1. Godkendelse af dagsordenen 2. Meddelelser fra formanden. 3. Meddelelser fra direktionen Sager til beslutning

Transkript

1 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Til stede: Thomas Gyldal Petersen, Per Hovmand, Allan Ahmad, John Schmidt Andersen, Poul Erik Ibsen, Peter Jacobsen, Knud Larsen, Jens Mandrup, Hans Toft og medarbejderobservatør Helle Kjær Larsen Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 01 Dagsorden for bestyrelsesmødet den 15. maj Godkendelse af dagsordenen 2. Meddelelser fra formanden 3. Meddelelser fra direktionen Sager til beslutning 4. LUKKET PUNKT 5. Budgetforudsætninger for LUKKET PUNKT 7. Implementering af realtid i takstområde Syd og Vest 8. Udfasning af trykte køreplaner i brochureform 9. CSR-målepunkter for Udpegning af to suppleanter til Trafikselskabsforeningens bestyrelse Sager til orientering 11. Orientering om status for ny finansieringsmodel 12. Movias busprodukter og økonomianalyser 13. Kommunikationsplan for udfasning af klippekort. 14. LUKKET PUNKT 15. LUKKET PUNKT 16. Status for udbud 17. Status for miljøarbejdet i Movia 18. LUKKET PUNKT 19. Eventuelt Trafikselskabet Movia Ressourcer og Service, Movia 1/1

2 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 05 Budget forudsætninger Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender At administrationsudgifter og rutespecifikke udgifter pris- og lønfremskrives fra 2014 til 2015 med 2,1% jf. KL s udmeldte PL-sats. At der ikke indarbejdes en negativ likviditetseffekt i 2015 som følge af udfasning af klippekort i takstområde Hovedstaden At en eventuel indtægtseffekt fra nyt passagertællesystem ikke udlignes imellem kommuner og Region Sjælland i takstområde Syd og Vest i At der ikke budgetteres med kapitalindskud i Rejsekort A/S i 2015 Beslutning: Tiltrådt. Det præciseres i en note til budgetforslaget, at der ikke indarbejdes en negativ likviditetseffekt i 2015 som følge af udfasning af klippekort i takstområde Hovedstaden. Sagsfremstilling: Den foreliggende sag indeholder forslag til grundlæggende budgetforudsætninger til bestyrelsens beslutning forud for forelæggelsen af budgetforslaget for 2015 til bestyrelsens 1. behandling den 26. juni Budgetforslaget vil herudover være baseret på kommunernes og regionernes trafikbestillinger for 2015 samt øvrige udefrakommende budgetforudsætninger som eksempelvis den forventede udvikling i de prisindeks, som er bestemmende for de kontraktmæssige betalinger til busoperatører og baneselskaber. Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/6

3 Movit Under overskriften budgetstabilitet har Movia og kommunerne/regionerne i fællesskab aftalt, at budgetforslaget i videst muligt omfang ikke ændres mellem 1. behandlingen i juni måned og 2. behandlingen i september måned. Princippet om budgetstabilitet giver kommunerne/regionerne et tidligt og stabilt budgetgrundlag til brug for deres egne budgetter. Bestyrelsen vedtog på mødet den 10. april 2014 en økonomisk politik for Movia. Den økonomiske politik er udgangspunktet for denne fremlæggelse af budgetforudsætninger for budget Forudsætningerne er beskrevet i følgende afsnit: 1. Generelle forudsætninger 2. Bus 3. Flextrafik 4. Lokalbaner 5. Fællesudgifter 1. Generelle forudsætninger Pris- og lønfremskrivning KL s budgetvejledning angiver en pris- og lønfremskrivning (P/L) på 1,3% mellem 2013 og 2014 og 2,1% fra 2014 til I Movias budget 2015 anvendes KL s P/L-satser ved fremskrivning af de administrative fællesudgifter og de rutespecifikke udgifter. 2. Bus Takster Takstforudsætningerne for 2015 behandles særskilt under dagsordenens punkt 4, hvortil der henvises. Grundlaget for passagerbudgettering for 2015 Movia er med start ved årsskiftet 2013/14 i færd med at implementere et nyt automatisk passagertællesystem. Bestyrelsen besluttede i december 2013, at budgetforslaget for 2015 primært udarbejdes på baggrund af tælledata fra de eksisterende tællesystemer, dog kombineret med anvendelse af data fra 1. kvartal 2014 fra det nye system, så vidt dette er muligt. Leverandøren af det nye tællesystem forventes ikke at levere tilstrækkeligt gode tælledata så betids, at de kan indgå i budgetgrundlaget for 2015, således som det var forventet. Det hidtidige tællesystem i Hovedstaden er i (parallel)drift, og bruges derfor til at generere passagerdata til budget Da parallelle tællinger i Syd og Vest med den gamle metode er omkostningstungt (ca. 3 mio. kr.), og giver mindre troværdige data, blev det på bestyrelsesmødet i 2/6

4 Movit december 2013 besluttet, at der ikke skulle foretages parallelle tællinger i Syd og Vest. Det betyder, at i Syd og Vest vil realiserede passagertal for 2013 være grundlaget for passagerdata til budget 2015 På bestyrelsesmødet den 10. april 2014 blev det besluttet, at eventuelle indtægtseffekter fra det nye passagertællesystem udlignes imellem kommuner og Region Sjælland i takstområde Syd og Vest i Administrationen indstiller, at der ikke sker en udligning i 2015, da budget 2015 vil være påvirket af mange andre faktorer. Mulig likviditetseffekt fra udfasning af klippekort i Takstområde Hovedstaden Salg af klippekort i takstområde Hovedstaden forudsættes at stoppe pr. 12. oktober Risikoen for en eventuel negativ likviditetseffekt fra udfasningen af klippekort er i lighed med budget 2014 ikke indarbejdet i budget 2015 eller i estimat 2/2014. "Likviditetseffekten" er en erfaring fra udfasningen af klippekort i takstområde Vest, som handler om, at når salget af klippekort stopper, vil nogle kunder udskyde køb af ny rejsehjemmel, til de har brugt tidligere opkøbte klippekort. Dette forbrug af tidligere købte klippekort skaber for en periode en negativ likviditetseffekt, som reducerer indtægterne indtil kundernes lager af klippekort er opbrugt, hvorefter likviditeten vil genskabes gradvist. Takstområde Vest og Hovedstaden er væsensforskellige i denne sammenhæng, idet mange borgere i Hovedstadsområdet allerede har anskaffet rejsekort før klippekortets ophør, samt bl.a. demografisk, geografisk, tilgængelighed af salgssteder og udvalget af klippekort. Derfor kan erfaringen med likviditetseffekten fra Vest ikke umiddelbart overføres direkte til takstområde Hovedstaden. 3. Flextrafik Økonomiaftalen mellem staten og kommunerne (KL) for 2014 indebærer bl.a., at kommunerne skal realisere et besparelsespotentiale på specialkørselsområdet på 430 mio. kr. med udgangen af Cirka halvdelen af potentialet kan henregnes til Movias område. Kommunerne skal ikke nødvendigvis benytte trafikselskaberne, men det må forventes, at en væsentlig del af kommunerne vil henvende sig for at få Movia til at overtage udbud, drift og afregning. Movia arbejder på en prognose for implementering af den øgede kørsel i perioden 2014 til Det forventes, at størstedelen af stigningen kommer i den sidste del af perioden. Der regnes således med moderate stigninger i 2014 og Fra budget 2015 vil Movia som noget nyt indregne den forventede vækst i Flextrafik i budgettet. Vækst som følge af ændrede eller nye kommuneaftaler er hidtil først budgetlagt i forbindelse med aftalernes realisering. Det samlede budget er opbygget som summen af den bud- 3/6

5 Movit getterede kørsel på kommuneniveau. Den budgetterede vækst, som ligger ud over indgåede aftaler vil blive placeret på en fiktiv kommune, indtil der er indgået konkrete aftaler med kommuner om ny kørsel, således at den enkelte kommunes budget ikke påvirkes af den generelle vækst, som der endnu ikke er indgået konkrete aftaler omkring. Ud over væksten som følge af overførsel af kørselsordninger fra kommunerne forventes en årlig vækst på 2% i handicapkørslen på grund af den demografiske udvikling. Endelig forventes en organisk vækst i Flextur som følge af, at kendskabet til produktet stiger i de allerede tilsluttede kommuner. For at administrere den forventede stigning i kørslen må administrations- og personaleudgifter udvides samtidig med driften. Der må regnes med øget bemanding til at facilitere indkøringen af de nye kommuner. Omvendt giver den øgede kørsel mulighed for effektivisering. På den baggrund har bestyrelsen på mødet den 10. april 2014 vedtaget en økonomisk politik for Movia. Den økonomiske politik for administration og personale i Flextrafik er: Målsætningen for administrations- og personaleudgifter i Flextrafik er en uændret udgift pr. passager målt i faste priser fra budget 2014 til budget I 2016 tages målsætningen for 2017 og efterfølgende år op til vurdering Budgettet for administration og personale i Flextrafik vil blive baseret på denne målsætning i forhold til den budgetterede vækst i driften. I budgetoverslagsårene fastholdes målsætningen budgetmæssigt. Grundtaksterne for Handicapkørsel og Flextur følger prisen for en kontantbillet med bus/tog til 2 zoner. 4. Fællesudgifter Bestyrelsen vedtog på mødet den 10. april 2014 en økonomisk politik for Movia. Den økonomiske politik for administration og personale, fællesudgifter: Budgettet reduceres som en engangsforanstaltning i 2015 med 8 mio. kr. Forudsætningen for dette er, at der ikke opstår uventede etableringsomkostninger i forbindelse med paraplyorganisationen for kollektiv trafik på Sjælland Målsætningen for administration og personale, fællesudgifter er en yderligere årlig reduktion i budgettet på 2% i faste priser fra 2015 til 2017 Som konsekvens af den vedtagne besparelse i fællesudgifterne besluttede bestyrelsen, at: Udgifter til billetkontrol på 8 mio. kr. flyttes fra de rutespecifikke udgifter til de administrative udgifter. 4/6

6 Movit Dermed vil også udgifterne til billetkontrol være omfattet af den årlige besparelse på 2% indtil I 2014 og de følgende år vil der være stor usikkerhed om betydningen for Movias økonomi af indførelsen af en paraplyorganisation for trafikselskaberne på Sjælland. Bl.a. er der usikkerhed om den momsmæssige behandling af paraplyorganisationen. Det er en lovgivningsmæssig forudsætning for etablering af paraplyorganisationen, at den ikke må medføre øgede udgifter. Der vil dog givetvis være etableringsomkostninger. Det er en forudsætning for administrationens indstilling af reduktionen på 8 mio. kr. i den administrative ramme, at der ikke opstår uventede etableringsomkostninger eller øgede momsudgifter til paraplyorganisationen. Hvis der opstår uventede udgifter, som ikke kan afholdes indenfor den reducerede budgetramme, vil dette blive forelagt bestyrelsen i et af de tre årlige estimater. Rammen for administration og personale under fællesudgifter kan fremskrives således: Tabel 2 Administration og personale mio. kr. Budget ,0 Besparelse -8,0 Billetkontrol 8,0 PL-regulering 2,1% 6,5 Effektivisering 2% -6,3 Budget ,2 Den samlede besparelse på administration og personale i 2015 udgør således (8 + 6,3 mio. kr.) 14,3 mio. kr. svarende til 4,6%. Rejsekort: Det er budgetteret, at 2014 er sidste år med kapitalindskud i Rejsekort A/S. Behovet for kapitalindskud i Rejsekort A/S vil dog afhænge af udviklingen i omsætning og antal rejser på rejsekort. Hvis udviklingen er utilfredsstillende, kan der bliver behov for yderligere kapitalindskud i Der budgetteres ikke med dette. Økonomi: De i sagen fremlagte budgetforudsætninger vil indgå i Budgetforslaget for Dermed vil forudsætningerne danne udgangspunkt for de á conto indbetalinger i 2015, som baseres på budgettet. Kundemæssige konsekvenser: 5/6

7 Movit Ingen Miljømæssige konsekvenser: Ingen Åbent/lukket punkt: Åbent Kommunikation: Offentliggøres på Movias hjemmeside 6/6

8 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 07 Implementering af realtid i Takstområde Syd og Vest Indstilling: Administrationen indstiller, at Trafikinformation baseret på realtid udbredes til Takstområde Syd og Vest Beslutning: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Movia, kommunerne i Syd og Vest og Region Sjælland har igennem flere år ønsket at udbrede trafikinformation baseret på realtid til også at omfatte Takstområde Syd og Vest, således at alle busser i Movia kan levere realtid. Ønsket er forankret i kundepræferenceanalysen fra 2011, hvor det vigtigste kundebehov er brugbar realtidsbaseret rejseinformation. Administrationen har siden februar 2012 undersøgt mulighederne for billigt og effektivt at implementere realtid i Syd og Vest, og efterfølgende at erstatte det nuværende utidssvarende realtidssystem i Hovedstadsområdet. Der arbejdes med et nyt koncept, hvor busoperatøren ejer og vedligeholder det fysiske udstyr i busser og på garager, og hvor Movia alene modtager data, kvalitetskontrollerer disse og videreformidler trafikinformation til kunderne, analyseformål mv. Administrationen har med udgangspunkt i et gennemført pilotprojekt i 2013 realitetsvurderet det nye koncept, undersøgt hvilke forandringer, der er nødvendige internt i Movias organisation og i samarbejdsrelationerne til operatørerne, og endelig udarbejdet en business case samt en tids- og aktivitetsplan for implementeringen inklusive forhandling med operatørerne af tillægskontrakter til allerede eksisterende kontrakter. Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/6

9 Movit Det nye koncept består i: Movia forhandler tillægskontrakter med operatørerne i Syd og Vest: o Operatøren får ansvar for at levere realtidsdata til Movia o Operatøren skal selv eje og vedligeholde det fysiske udstyr i busser og på garager Movia anskaffer nyt it-system til håndtering af de leverede data: o Movia modtager og kvalitetsvurderer data fra operatøren/bussen o Movia behandler data og videredistribuerer realtid til relevante formål Konklusionen fra pilotprojektet er, at det er realistisk at indføre det nye koncept i Syd og Vest. Konklusionen baseres på: Observationer der viser, at der i markedet findes egnede realtidsløsninger, store som små, som operatørerne kan anskaffe, og som vil kunne levere den ønskede realtidsfacilitet til Movia. Administrationen har testet et it-system, der på tilfredsstillende vis kan modtage og viderebehandle data fra busserne. Mobildata-dækningen er tilfredsstillende for transmission af data fra busserne til Movia. Operatørerne er modnet i processen gennem pilotprojektet, og de er samarbejdsvillige og klar til at påtage sig ansvaret for udstyr og generering af data til Movia. Pilotprojektet har tilvejebragt et økonomisk overblik over de nye muligheder i markedet. Administrationen vurderer, at det nu er muligt at implementere og drive realtid i Syd og Vest til priser, som pr. bus er et godt stykke under det nuværende niveau i Hovedstadsområdet. Implementering af realtid i Syd og Vest kan, hvis den besluttes nu, gennemføres med virkning fra udgangen af Med realtid i Syd og Vest fås et ensartet grundlag i hele Movia for: Driftsopfølgning til kontrol af den udførte kørsel og bedre behandling af kundehenvendelser om forsinkede eller aflyste busser. Indsamling af data til analyser til bedre rådgivning af kommuner og regioner omkring trafikplanlægningen og dermed en mere effektiv drift. Mulighed for at udbrede realtidsbaseret passagerinformation på info-tavler, stoppesteder med countdown-moduler, Movias hjemmeside, - mobile hjemmeside og apps samt i Rejseplanen.dk. 2/6

10 Movit I takstområde H driver Movia i dag en realtidsløsning, som er forældet og dyr. Administrationen vil iværksætte en modernisering af denne løsning baseret på samme principper som realtidsløsningen i takstområderne Syd og Vest. Bestyrelsen forelægges oplæg til beslutning om dette primo Tabel 1 Tids- og aktivitetsplan, forudsat bestyrelsens godkendelse: Aktivitet Start Slut Anskaffelse (og implementering) af it-system til håndtering af data fra busserne, via udbud med forbehold for bestyrelsens godkendelse i maj Forhandling af tillægskontrakt med to operatører (60 busser) samt implementering af nyt realtidskoncept Evaluering af koncept på baggrund af bl.a. modtagne data fra de 60 busser Forhandling af tillægskontrakt med resterende 9 operatører (340 busser) samt implementering af nyt realtidskoncept Januar 2014 November 2014 Maj 2014 December 2014 December 2014 Marts 2015 Marts 2015 December 2015 Økonomi: Administrationen har udarbejdet en business case baseret på et realistisk skøn over, hvad det vil koste Movia at købe og installere det udstyr og de services, der ønskes implementeret. I dette skøn er ikke medtaget prisreduktioner som følge af udvikling i markedet eller konkurrenceudsættelsen ved kommende udbud hos operatørerne. Således forventes prisen for implementering af realtid i Syd og Vest ikke at blive højere end den i Tabel 2 angivne. Omkostningerne opgøres som rutespecifikke udgifter. Det bemærkes, at implementeringsomkostningerne i 2014 er forudsat i budget Det betyder, at kommuner og regioner betaler i forhold til antallet af køreplantimer. 3/6

11 Movit Tabel 2 Rutespecifikke omkostninger: Implementering af realtid i Syd og Vest (1.000 d.kr.) Udbudsmateriale vedr. anskaffelse af it-system til håndtering af operatørdata Licensudgift til it-system til håndtering af operatørdata Forventede ekstra udgifter til operatører-kontrakter i Syd og Vest Udgifter i alt pr. år De løbende merudgifter fra 2016 svarer til ca. 4,50 kr. pr. køreplantime eller mindre end 1 pct. af den samlede betaling til operatørerne. I 2015 er der forudsat driftsmæssig halvårseffekt. Værdien af en sådan investering skal ses og måles på flere områder. Først og fremmest forbedres trafikinformationen, som har betydning for den generelle kundetilfredshed, som beskrevet i næste afsnit. Med kundetilfredsheden følger også flere passagerer i et stabilt marked eller fastholdelse af passagerer i et vigende marked. I Syd og Vest har Movia i dag ca. 20 millioner passagerer årligt. Administrationen vurderer, at højere kundetilfredshed baseret på bedre trafikinformation vil kunne generere en tilvækst på 1 pct.; altså flere passagerer årligt svarende til en merindtægt på kr. årligt efter 2015 eller ca. halvdelen af de forventede udgifter. Tabel 3 Implementering af realtid i Syd og Vest (1.000 d.kr.) Udgifter i alt pr. år Indtægter i alt pr. år Korrigerede udgifter i alt pr. år /6

12 Movit Set fra et driftsperspektiv vil der, som tidligere nævnt, også være gevinster. Det handler om driftsovervågning og driftsstyring. Sidstnævnte er en gevinst på operatørsiden, hvor realtiden muliggør en mere effektiv styring af driften. En gevinst, der vil påvirke vogntimeprisen i en for Movia positiv retning. Endelig får Movia med realtid i Syd og Vest et bedre grundlag for at kunne rådgive kommunerne og regionerne samt et bedre grundlag for at optimere køreplanerne. Den samlede konklusion på business casen er, at den umiddelbare økonomiske konsekvens er en nettoudgift for kommuner og region på 2,594 mio. kr. i 2015, hvor realtidsløsningen indfases, og 1,9 mio. kr. årligt fra 2016, men at der er yderligere betydelige kvalitative gevinster med en gunstig økonomisk gevinst på sigt. Kundemæssige konsekvenser: Implementering af realtid i Syd og Vest understøtter først og fremmest både trafikplanens og forretningsplanens overordnede mål om Flere kunder idet realtids fladedækningen muliggør at kommunikere troværdigt om den sammenhængende rejse. Målet hænger naturligt sammen med et andet overordnet mål fra begge planer; nemlig målet Høj kundetilfredshed. Projektet arbejder med det overordnede virkemiddel fra trafikplanen: Forbedre trafikinformationen Kunderne efterspørger relevant, korrekt og lettilgængelig information om deres rejse både når de planlægger den og undervejs. Derfor skal fremtidens trafikinformation i endnu højere grad end i dag være digital, mobil, sammenhængende og bygge på oplysninger i realtid. Og fra forretningsplanen arbejder projektet med virkemidlerne: Tiltrækker nye kunder Reducerer den oplevede ventetid Informerer om, hvornår bussen (og toget) er fremme Sidstnævnte virkemiddel, eller realtiden i det hele taget, adresserer direkte det vigtigste kundebehov fra seneste kundepræferenceanalyse (2011); nemlig den brugbare rejseinformation og det at vide, hvornår den næste bus kommer. Realtid i hele Movia spiller også ind i samarbejdet med de øvrige trafikselskaber (Rejseplanen.dk og den kommende paraply organisation), så kunderne får en endnu bedre oplevelse og realtidsinformation om hele rejsen. 5/6

13 Movit Miljømæssige konsekvenser: Ingen. Åbent/lukket punkt: Åbent. Kommunikation: Sagen offentliggøres på Movias hjemmeside. Bilag: Ingen. 6/6

14 Politisk dokument med resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 08 Udfasning af trykte køreplaner i brochureform Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender planen for udfasning af trykte køreplaner i brochureform til gennemførelse i andet halvår af Beslutning: Tiltrådt. Resume: Bestyrelsen godkendte i oktober 2012 en strategi for Movias samlede trafikinformation til udmøntning via et antal delprojekter i de efterfølgende år. Udfasning af brugen af de resterende køreplaner i brochureform er et af disse. Det sker i forlængelse af, at køreplanerne i A, S og Natbusser tidligere er udfaset. Bestyrelsen besluttede den 4. april 2013, at den planlagte udfasning af de resterende trykte køreplaner skulle udsættes til 3. kvartal i Arbejdet sker som en del af programmet Udmøntning af trafikinfostrategi 2014, præsenteret for bestyrelsen i februar i år. Dette notat præsenterer processen herfor og skitserer, hvordan kommunikationen overfor kunder og øvrige interessenter planlægges. Sagsfremstilling: Formålet med at udfase de tilbageværende trykte køreplaner er at sikre, at kunderne i større omfang har adgang til opdaterede informationskilder ved at fokusere på og prioritere de digi- Trafikselskabet Movia - 1/4

15 Movit tale kommunikationskanaler fremfor de analoge. Derved kan Movia give kunderne mere præcis og opdateret information på en mindre ressourcekrævende og miljøbelastende vis. Opgaven er at udfase de tilbageværende, trykte linjekøreplaner, der i dag findes i busser, på stationer og enkelte andre steder og at sikre god kommunikation herom. Procesforslag De sidste trykte køreplaner produceres i forbindelse med sommerferiens køreplanændringer i juni og august Medio september fjernes alle trykte køreplaner fra busser og andre steder, hvor kunderne kan tage en køreplan. For at kunne kommunikere klart og tydeligt om stoppet for trykte køreplaner til kunder og operatørerne, fastsættes der på forhånd en skæringsdato. Op til denne dato iværksættes der en kundevendt informationskampagne med oplysning om de øvrige informationskilder. Formålet med denne clean cut tilgang - fremfor en løbende udfasning - er at gøre kommunikationen enkel og forståelig. Tidspunktet er valgt, fordi der ikke er et nært forestående køreplanskift, hvor behovet for køreplaner er størst. Kunderne har således tid til at vænne sig til de ændrede vilkår før næste køreplanskift. Første store køreplanskift uden trykte køreplaner vil være ved køreplanskiftet i forbindelse med efterårsferien i oktober Her vil det være nødvendigt at gentage budskaberne om, hvor man kan finde sine køreplaner. Det samme vil være nødvendigt ved køreplanskiftet i december 2014 samt i mindre omfang ved skiftene i Movia fortsætter uændret med at producere køreplanerne i pdf-filform, som kunderne når som helst kan hente på hjemmesiden på nettet samt på telefonen via mobilsiden. De ligner de kendte, trykte køreplaner og bliver til stadighed holdt opdateret. Hvis der er brug for det, er de grundlaget for køreplaner til tryk i eventuelle specialfoldere til kommuner eller andre samarbejdspartnere, der måtte ønske selv at printe og udlevere papirkøreplaner. Kommunikation især til IT-svage kundegrupper Den øgede brug af digital information gør det nødvendigt at yde en særlig informationsindsats for de kunder, som har svage IT-kundskaber og dårlig eller ingen adgang til IT. Alle vil kunne ringe eller på anden måde kontakte Movia og gratis få tilsendt print af de køreplaner, 2/4

16 Movit de ønsker i præcis den samme form som de fremtræder på moviatrafik.dk eller på Movias mobile hjemmeside. Denne ordning er tidligere tilbudt i forbindelse med stop for trykning af køreplaner for A- og S-busser. Erfaringen herfra er, at der den første tid uden trykte køreplaner er nogen efterspørgsel, men at den ret hurtigt falder til et relativt lavt niveau uden dog helt at dø ud. For hele 2013 var der ca. 900 bestillinger i alt. Der må også denne gang forventes en efterspørgsel efter køreplaner, som vil være størst ved de første køreplanskift, men det er vurderingen, at det vil være håndterbart. Budskaberne i kommunikationen er udformet på baggrund af erfaringer fra de tidligere afskaffelser af køreplaner og med input fra fokusgruppeundersøgelser om trafikinformation, der blev gennemført ultimo De overordnede budskaber i kommunikationen er: Hent selv din køreplan - når det passer dig Få din køreplan gratis som i dag - men på nettet og mobilen Hent en køreplan der altid er opdateret på nettet og mobilen Brug mobilen, skærme eller nettet mest muligt så passer tiderne, også når der er forsinkelser i trafikken (kun i de områder, hvor trafikinformation er baseret på realtid) Du kan få tilsendt en printet køreplan, hvis du ikke selv kan hente den digitalt Interessentdialog om de digitale værktøjer Den øgede anvendelse af digitale informationskanaler er en naturlig del af Movias bidrag til digitaliseringen af den offentlige sektor. Der er i løbet af 2013 foretaget et forarbejde i forbindelse med at opnå forventningsafstemning i forhold til interessenter som operatører, kommuner, interesseorganisationer m.v. I 2014 fortsætter udbredelsen som en del af programmet Udmøntning af trafikinfostrategi. Princippet er at nå de IT-svage befolkningsgrupper via de steder, hvor de i forvejen kommer, såsom Borgerservice og biblioteker i Københavns Kommune og Ældresagen, og her iværksætte hjælp-til-selvhjælp initiativer ved informationsmøder og kursusmateriale, som efterfølgende kan anvendes efter behov ude på de pågældende steder, eksempelvis Ældresagens datastuer. Økonomi: Udgifter til informationskampagne m.m. er indeholdt i administrationens budget for Det indgår i den overordnede strategi for trafikinformation i 2012, at besparelser opnået ved 3/4

17 Movit udfasning af analog information som fx trykte køreplaner skal anvendes til at styrke udviklingen af digital trafikinformation. I den foreliggende sag vil det have virkning i forhold til budgetlægning for Kundemæssige konsekvenser: Med udfasningen af de resterende, trykte køreplaner følger Movia den digitale udvikling i samfundet, som kunderne i forvejen i vidt omfang følger vel vidende, at nogle kunder føler sig udfordret på dette område. Movia søger at imødekomme dem ved tilbud, der i vid udstrækning tilgodeser deres ønsker. Det er vurderingen, at for den allerstørste del af kunderne vil der ikke være særlige ulemper forbundet med udfasningen. Især ikke, hvis der i kommunikationen lægges vægt på fordelene ved den digitale udvikling af trafikinformation. Miljømæssige konsekvenser: Der spares papir, kemikalier og energi ved at udfase trykning og distribution af køreplaner. Åbent/lukket punkt: Punktet er åbent Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. Der udarbejdes en separat, detaljeret kommunikationsplan for opgaven til udførelse i andet halvår af /4

18 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 09 CSR - målepunkter for 2014 Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender målepunkter for CSR 2014 i Movia, jf. bilag 1. og at CSRmålepunkter i lighed med regnskab 2013 indgår som tillæg til rapportering i årsregnskabet at bestyrelsen godkender, at Movia indfører en CSR-stikprøvekontrol ved både trafikindkøb og øvrige indkøb. Stikprøverne tilrettelægges og gennemføres af Movias revision. at bestyrelsen godkender, at konstaterede uregelmæssigheder hos leverandører ved CSR-stikprøvekontroller overdrages til relevante myndigheder. Beslutning: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Baggrund Movia ønsker at kommunikere samfundsansvar både udadtil og internt i organisationen. Det skal være synligt, at selskabet arbejder samfundsansvarligt og efter samme mål overalt i virksomheden, samt at operatører og leverandører, der arbejder for Movia, efterlever selskabets CSR-politik. Movia har ingen myndighedsbeføjelse, og opfølgning og kontrol ift. CSR-politikken kan alene ske ud fra den kontraktuelle forpligtelse mellem Movia og leverandører, herunder den kontraktuelle CSR-forpligtigelse. Trafikselskabet Movia Ressourcer og Service, Movia 1/5

19 Movit Den tidligere bestyrelse besluttede på møde den 28. februar 2013, at Movias CSR-politik baserer sig på en model, der sammenfatter målinger og politikker om adfærd baseret på syv hovedområder, der er vist i nedenstående figur 1. Af de syv hovedområder tegner miljøaktiviteter, kundeaktiviteter og samfundsaktiviteter Movias udadvendte profil, som forankres i drøftelser med bestyrelsen, hvorimod de øvrige hovedområder håndteres af Movias daglige ledelse i samarbejde med medarbejdere og MED-strukturen. Movia CSR-politik er dermed en samlende model for en række indsatser og måleaktiviteter fordelt i hele organisationen. Alle målepunkter er hentet fra delpolitikker i Movia, som tidligere er vurderet både relevante og ambitiøse for Movias strategi og kerneopgaver. Som eksempel kan området Interessentdialog, Operatørsamarbejdet fremhæves. Samarbejdet med operatører er centralt for, at Movia kan levere en stabil og effektiv kollektiv trafik til kunderne. Første rapportering på Movias CSR-politik indgik som tillæg til rapportering i årsregnskabet Rapporteringen beskrev på basis af interviews med repræsentanter fra de syv områder, hvordan Movia har omsat sin CSR-politik til handling samt selskabets vurdering af de opnåede resultater. 2/5

20 Movit Figur 1 Movias CSR-model Målepunkter i 2014 for CSR-aktiviteter Målepunkter for året 2014 for de oplistede områder er blevet vurderet og fastlagt ved indgangen til Vurderingen har udover relevans også været baseret på, hvorvidt målene for 2013 er opnået. Hvis målene ikke er nået tilfredsstillende fortsætter målene overvejende i 2014, men med en skærpet indsats. På denne måde er det muligt at følge udviklingen fra 2013 til 2014 og Movias indsats for at opnå målene. I 2013 var der to særlige ambitiøse mål, at sikre CSR-leverandørerklæringer for trafikindkøb og øvrigt indkøb samt reduktion af sygefravær. CSR i forhold til øvrige indkøb var et nyt tiltag i Movia i CSR blev indarbejdet i kontrakterne samt Movias generelle indkøbsbetingelser, og det lykkedes at opnå det ambitiøse mål om, at størstedelen af kontrakterne indgået i 4. kvartal 2013 indeholdt CSR leverandørerklæringer. Yderligere opnåede Movia det ambitiøse mål om at bringe det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder ned fra 9,9 i 2012 til 8,0 dage i Gennem en række ledelsesmæssige tiltag, der sikrer hurtigere opfølgning på sygefravær blev resultatet på det gennemsnitlige sygefravær 7,4 sygedage i I 2014 er der fortsat ambitiøse målepunkter for CSR leverandørerklæringer og reduktion af sygefravær. Antallet af CSR-leverandørerklæringer er hævet og sygefraværet skal yderligere reduceres. Yderligere ønsker Movia i 2014 fortsat at sætte fokus på samarbejdet med operatører og leverandører. I 2014 er et nyt mål at sikre erklæringer for leverandørernes sociale ansvarlighed med henvisning til ILO konventionen nr. 94, der skal sikre løn og ansættelsesforhold i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser. Movias samlede CSR målepunkter for 2014 fremgår af bilag 1. Kontrolindsats for CSR-Målepunkter vedr. sociale klausuler og social dumping Som det vil fremgå nedenfor i tabel 1 har Movia i 2014 fokus på at fremme sociale klausuler og modvirke social dumping. Movia stiller krav til sig selv ved at oprette praktikpladser i Movia, der svarer til niveauet for Samme krav stilles ikke til entreprenører i bus- eller taxabranchen, idet disse brancher primært beskæftiger ufaglært personale og i øvrigt bliver anvendt som integrationsarbejdsplad- 3/5

21 Movit ser. Erfaringsmæssigt udbyder Movia ikke bygge- og anlægsopgaver med en kontraktsum på over 1,0 mio. kr. Det vil derfor ikke være rimeligt at stille krav til leverandører om beskæftigelse af praktikanter. Såfremt Movia måtte udbyde bygge- og anlægsopgaver med en kontraktsum på mindst 10 mio. kr., vil der efter konkret vurdering blive stillet krav til leverandører om beskæftigelse af praktikanter. I forbindelse med igangsætning af Movias CSR-politik i 2013 er udbuds- og kontraktparadigmer udvidet med tro- og loveerklæringer for leverandørers opfyldelse af CSR. I 2014 udvides Movias CSR-politik med en aktiv kontrol, som leverandører orienteres om, at de kan blive udtaget til. Målet hermed er adfærdsregulerende ift. leverandørers overholdelse af Movias CSR-politik. Kontrol af leverandørers overholdelse af arbejdsklausul iht. ILO konvention nr. 94 sker ved udtagelse af 5 årlige stikprøver ved både trafikkøb og øvrige indkøb. Stikprøver tilrettelægges og gennemføres sammen med Movias revision. Der må påregnes en øget økonomisk omkostning til revision ifm. gennemførelse af stikprøvekontrollen. Antallet af stikprøver i 2014 er udtryk for en vurdering af, hvad der er realistisk at gennemføre i det første år med aktiv kontrol. Antallet af stikprøver vurderes ift. ressourceindsats og økonomisk omkostning ifm. aflæggelse af CSR-regnskab Det er alene kontrakter, der er indgået efter vedtagelsen af Movias CSR-politik 2013, der udtages ved tilfældig stikprøvekontrol. Ved konstatering af uregelmæssigheder ifm. stikprøvekontrol af CSR overdrages sagen til relevante myndigheder, SKAT mv. Økonomi: Ved at stille krav til leverandører om opfyldelse af CSR kan konkurrencen ved indkøb indsnævres og dermed fordyre indkøb. Der må påregnes øgede omkostninger til revision ifm. stikprøvekontroller. Kundemæssige konsekvenser: Ingen. Miljømæssige konsekvenser: 4/5

22 Movit Ved at stille krav til leverandørerne om opfyldelse af CSR-mål overholdes miljøkrav, både hos Movia og leverandører. Åbent/lukket punkt: Åbent punkt. Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. Bilag: Bilag 10.1: Movia CSR-målepunkter /5

23 Bilag 09.1: Movia CSR-målepunkter 2014 CSR-område CSR-aktivitet Delpolitik Resultat 2013 Målepunkt 2014 Indsats 2014 Interessentdialog Kundeaktiviteter Kundeaktiviteter Operatørsamarbejde Kommune- og regionstilfredshed Kundetilfredshedsmåling Kommunikation eksternt Kommunikationspolitik Kommunikationspolitik Operatørstrategi Kommune- og regionstilfredshed Trafikplan 2013 Forretningsplan Målet for 2013 var, at der skulle være udarbejdet en ny kommunikationspolitik. Da målet for 2013 ikke blev nået fastholdes målet i Målet for 2013 var, at Operatørernes tilfredshed med samarbejdet med Movia lå på mindst 3,75 på en 5-skala. Resultatet var 3,52 på en 5-skala. Målet for 2013 fastholdes i Målet for 2013 var, at der blev afholdt 15 dialogmøder med kommunerne og to med regionerne. Resultatet var, at der er blevet holdt 13 møder med kommunerne og 2 med regionerne. Movia vurderede for første gang kommunetilfredsheden ved dialogmøder med det tekniske direktørniveau i kommunerne samt evalueringsskemaer til de direkte samarbejdspartnere. Kommunerne har udtrykt stor tilfredshed med denne evalueringsform. Derfor har Movia besluttet, at vurderingen af kommunetilfredshed i 2014 skal foregå efter samme model. Målet for 2013 var, at ved udgangen af 2013 skulle 95 pct. af kunderne være tilfredse og 24 pct. være meget tilfredse. Der er inden udgangen af andet kvartal 2014 udarbejdet og vedtaget en kommunikationspolitik, som er forankret i Movias ledelse. Tilfredsheden er mindst 3,75 på en 5-skala Der er afholdt 15 dialogmøder med kommunerne og to med regionerne. Ved udgangen af 2014 skal 95 pct. af kunderne være tilfredse og 24 pct. være meget tilfredse I 2014 skal en ny kommunikationspolitik være udarbejdet og forankret i Movias ledelse. Movia har jævnligt kontakt med alle operatører for at få en fornemmelse for, hvad de sætter pris på i samarbejdet, og hvor der er behov for forbedringer. Samarbejdet med operatører er centralt for, at Movia kan levere en stabil og effektiv kollektiv trafik til kunderne. I 2014 er der aftalt ny organisering af faste møder med operatørerne og samtidig er direktørmøderne genindført. MAC-centerchefen holder 1-2 gange om året 1:1 møder med direktørerne hos alle operatører. Desuden er der indført et nyt mødeforum hvor den samlede kreds af operatører kan løfte problemstillinger som opleves uhensigtsmæssige ift at gennemføre den bedst mulige drift. Et af de første tiltag i denne kreds handler direkte om Movias driftsopfølgning ude på gaden, der arbejdes med forslag, hvor opfølgningen udføres således at flest mulige konflikter mellem Movia og operatørerne undgås. I 2014 skal der afholdes 15 dialogmøder med ko og to med regionerne. I 2014 skal der fortsat være fokus på sammen med operatørerne at levere bedre oplevet kvalitet ude hos kunderne, dette med det gode operatørsamarbejde som fundament.

24 Resultatet var, at den samlede kundetilfredshed i 2013 var på 95 pct., hvilket fordelte sig på 76 tilfredse og 19 pct. meget tilfredse kunder. Således blev målsætningen om en samlet kundetilfredshed på 95 pct. opnået, mens målet om 24 pct. meget tilfredse kunder ikke blev opfyldt. Målet for 2013 fastholdes i Yderligere skal der være fokus på god trafikinformation, smart måde at løse billet på og bedre komfort på rejsen. Miljøaktiviteter Miljøcertificering EMAS 2013 var målet 5 pct. reduktion af udgifter til el og papirforbrug pr. 31. december Målet blev nået og er opnået igennem manges års indsats med interne miljøkampagner. Reduktion i papirforbrug med 5% i sammenligning med 2013 Reduktion af elforbruget på 15% over en periode på 3 år. Reduktionen måles ift. antal årsværk Antallet af køretøjer i Movia reduceres med 5 stk. i En benzin/dieselbil udskiftes med en elbil til at varetage de kortere ture. For at opnå mål for reduktion i el- og papirforbrug vil medarbejderne fremadrettet via 1-2 årlige kampagner blive mindet om at tænke på miljøet. Nyt fokuspunkt er biler til administrativt brug, hvor målet er en reduktion i antallet af biler og overgang til miljørigtige biler. De miljømæssige gevinster ved at reducere antallet af køretøjer kommer ved at de mest forurenende køretøjer reduceres og de kilometer som bliver kørt foretages i køretøjer, der forurener mindre. Aktiviteter i leverandørkæden CSR i forbindelse med trafikkøb Udbudsbetingelser I 2013 var målet, at samtlige kontrakter, Movia indgik i 2013, indeholdt CSR-krav. Målet blev opfyldt og videreføres i Samtlige kontrakter indgået i 2014 indeholder CSR-krav. Et særligt fokuspunkt i 2014 er at sikre erklæringer for leverandørernes sociale ansvarlighed med henvisning til ILO konventionen nr. 94 der skal sikre løn og ansættelsesforhold i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser. I forbindelse med prækvalifikationen har operatørerne indsendt en tro- og loveerklæring indeholdende oplysninger om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt. Det er et krav, at den ansatte hos tilbudsgiver aflønnes efter de for området gældende overenskomster. (Dette fremgår ikke direkte, men dette krav skal være opfyldt for at få udstedt de krævede tilladelser). For at beskytte de ansatte, stilles der krav om, at principperne i virksomhedsoverdragelsesloven skal anvendes i forbindelse med operatørskifte uanset om der overdrages busmateriel. Dette er en del af de aftalte vilkår mellem udbyder og operatør. Operatørerne opfordres til efter anmodning - at formulere en integrations-

25 politik. Aktiviteter i leverandørkæden Medarbejderaktiviteter CSR leverandørerklæringer for øvrigt indkøb Sygefravær i Movia Indkøbspolitik Personalepolitik Forretningsplan I 2013 var målet, kontrakter indgået i 4. kvartal 2013 indeholder enten SKI- eller CSR- leverandørerklæringer, for EU udbud 100 procent og øvrige udbud 50 pct. Målet med nået med et resultat på 100 pct. for EU udbud og 67 pct. for øvrige udbud. Målet øges for 75 pct. for øvrige udbud i I 2013 var målet for det gennemsnitlige sygefravær 8 dage pr. medarbejder, som blev nået med resultatet på 7,4 dage. Det var et meget ambitiøst mål, som blev nået ved at sætte ekstraordinært ind over for sygefraværet. I 2014 er målet at komme ned på 7 dage pr. medarbejder. Kontrakter indgået i 2014 indeholder enten SKI- eller CSR- leverandørerklæringer, for EU udbud 100 pct. og øvrige udbud 75 pct. Alle indkøbskontrakter indeholder det nye paradigme om social ansvarlighed jf. ILO konventionen nr pct. af kontrakter indgået i 2014 udtages via revisor til stikprøvekontrol af CSR-erklæringer. Sygefravær på højst 7 sygedage i gennemsnit pr. medarbejder Derudover forpligter operatørerne sig i kontrakterne til at overholde overenskomster indgået på området for deres virke. Det pointeres, at Movia ikke er myndighed for at påse overholdelse af overenskomster op området. Der henvises i det hele til Trafikstyrelsen, som er myndighed Et særligt fokuspunkt er at Kontraktparadigme for indkøb justeres, så det indeholder et afsnit om social ansvarlighed, jf. ILO konventionen nr. 94 der skal sikre løn og ansættelsesforhold i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser. Målet er at alle indkøbskontrakter indeholder det nye paradigme. Et andet fokuspunkt for øvrigt indkøb er en leverandørstikprøvekontrol af CSRerklæringer. 5 pct. af de indgåede de kontrakter i 2014 udtages via revisor til stikprøve, hvor kontraktholder via interview med leverandør kontrollerer om CSR-forpligtigelsen overholdes. 7 dage pr. medarbejder i gennemsnit er fortsat et meget ambitiøst mål, og ligger under det sammenlignelige sygefravær i kommunerne. Målet skal nås ved fortsat at have fokus på omsorgssamtaler, uddannelse af lederne og indsats for at langtidssyge medarbejdere vender hurtigt tilbage til arbejdet. Medarbejderaktiviteter Antal praktikpladser Elevpolitik 2013 var målet, at Movia årligt har fem elever ansat i uddannelsespraktik. Målet blev nået med seks medarbejdere i uddannelsesforløb i Movia fastholder målet for 2013, da det var en ekstra uddannelsesplads, der blev oprettet i Movia har årligt fem elever ansat i uddannelsespraktik I 2014 ønsker Movia fortsat at bidrage til, at der skabes uddannelsespladser i samfundet. For at forbedre elevernes muligheder for at komme i arbejde efter endt elevtid, har Movia som noget nyt oprettet en administrationselevplads med speciale i sekretariatsbetjening. Medarbejderaktiviteter Ledelseskodeks Movias ledelseskodeks 2013 udformede Movias chefgruppe et ledelseskodeks for god ledelse i Movia, Movia havde et CSR mål for dette i 2013, men har vurderet det så relevant, at det Der er afholdt 8 chefgruppemøder med formålet at få chefgruppen til at have en fælles forståelse for god ledelse I 2014 skal chefgruppen intensivt igennem 8 chefgruppemøder arbejde med at forankre Movias ledelseskodeks og omsætte kodekset til konkrete handlinger i chefgruppen. Det skal medvirke til at skabe en fælles forståelse for

26 er formuleret som et mål i god ledelse og dermed få et fælles ledelsessprog i Movia og i organisationen som helhed. Samfundsaktiviteter Samfundsaktiviteter Job på særlige vilkår Ny politik for Movias indsats for job på særlige vilkår og praktikforløb Tilgængelighed til Movias transportformer Tilgængelighedspolitik I 2013 havde Movia et mål om, at mindst 2 pct. af medarbejderne er ansat på særlige vilkår, f.eks. akutjob, skånejob og flexjob. Resultatet var 2,7 pct. af medarbejderne. I 2014 inddrages dette mål i en ny politik for Movias indsats for job på særlige vilkår og praktikforløb I 2013 var målet, at tilgængelighedspolitikken skulle sendes til høring i interesseorganisationer samt målepunkter for 2014 og frem udarbejdes efter afsluttet høring. Tilgængelighedspolitik var til høring i interesseorganisationerne: Ældre sagen og Danske handicaporganisationer (DH). På baggrund af høringen er der udarbejdet mål for Der er udarbejdet en politik, der beskriver Movias indsats for job på særlige vilkår og praktikforløb Der er oprettet et tilgængelighedsforum, og der er udarbejdet et forsøgsoplæg for afprøvning af elektriske ramper på en buslinje I 2014 skal der udarbejdes en politik for Movias indsats for job på særlige vilkår (flexjob, skånejob etc.), samt tilbud om praktikforløb såvel skolepraktik som virksomhedspraktik. Politikken skal beskrive Movias mål, indsatser og processer for at sikre at Movia får ansat medarbejdere på særlige vilkår og i praktikforløb. I 2014 skal der arbejdes med oprettelse af et tilgængelighedsforum og forsøgsoplæg for afprøvning af elektriske ramper på en buslinje.

27 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 10 Udpegning af to suppleanter til Trafikselskabsforeningens bestyrelse Indstilling: Administrationen indstiller, At bestyrelsen udpeger suppleanter for henholdsvis formanden og næstformanden til foreningen Trafikselskaberne i Danmarks bestyrelse. Beslutning: Jens Mandrup er suppleant for Thomas Gyldal Petersen. John Schmidt Andersen er suppleant for Per Hovmand Sagsfremstilling: Trafikselskabsforeningens bestyrelse består af formændene for trafikselskaberne samt næstformanden for Movias bestyrelse. I henhold til foreningens vedtægt udpeger hvert trafikselskab en suppleant for selskabets bestyrelsesmedlem, og Movia skal i medfør heraf udpege to suppleanter. Suppleanternes navne meddeles til foreningens generalforsamling, som finder sted den 21. maj. Økonomi: Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser for Movia. Kundemæssige konsekvenser: Ingen Miljømæssige konsekvenser: Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/2

28 Movit Ingen Åbent/lukket punkt: Åbent. Kommunikation: Sagen offentliggøres på Movias hjemmeside. Bilag: 1. 2/2

29 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 11 Orientering om status for ny finansieringsmodel Indstilling: Administrationen indstiller, At orienteringen tages til efterretning At sagen ikke offentliggøres. Beslutning: Sagsfremstilling: Arbejdet med at forberede implementeringen af en ny finansieringsmodel for trafikselskabet er organiseret i en administrativ og en politisk styregruppe, som holdt det indledende møde den 19. marts. Den administrative styregruppe har holdt 2 møder, og næste møde forventes senest den 19. maj, hvor et udkast til høringsforslag forventes behandlet. Som det den 19. marts blev aftalt, er høringsperioden forlænget til den 15. september, og den aktuelle tidsplan med møder på henholdsvis administrativt og politisk niveau vedlægges til orientering. På bestyrelsesmødet vil administrationen give en planchebaseret gennemgang af de fordelingsmodeller, der arbejdes med. Økonomi: Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser for Movia. Kundemæssige konsekvenser: Ingen Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/2

30 Movit Miljømæssige konsekvenser: Ingen Åbent/lukket punkt: Lukket. Kommunikation: Ingen Bilag: 1. Revideret tidsplan for proces for ny fordelingsmodel. 2/2

31 Notat Til: Styregruppen Kopi til: Arbejdsgruppen Sagsnummer Movit Sagsbehandler MLL Direkte Fax - MLL@moviatrafik.dk CVR nr: EAN nr: maj 2014 Revideret tidsplan for proces for ny fordelingsmodel maj 2014 (2) Ved mødet 19. marts i Herlev blev der rejst ønske om at få mere tid til forhandlingsforløbet, inden høringen igangsættes. Tidsplanen, hvor høringsperioden forlænges til 15. september og bestyrelsen udsender høringsmateriale 26. juni, er nu udmøntet som følger. Administrationen Politiske møder Movias bestyrelse Maj 12. maj møde med de 17 kom- Efter embedsmandsmø- Formandsstatus ved muner i Regions Sjællands om- der inviterer Regions- bestyrelsesmødet 15. råde på Regionsgården i Sorø rådsformand, KKR- maj 13. maj møde med de 28 kommuner i Region Hovedstadens område. Udkast til endeligt forslag behandling ved styregruppemøde (senest 19. maj). K29 møde 21. maj. Emnet sættes på og administrationen del- Sjællands formandsskab og Movias formandsskab udvalgsformænd fra de 3 kommunegrupper til drøftelse ved 3 møder. 23. maj Movias Formand deltager i OS i Brøndby tager for Movia. Skitser til aftaler for de 2 regioners områder udarbejdes. Juni Administrationen udarbejder KKR-Hovedstaden mø- 26. juni Høringsmateri- endeligt forslag til linjefordeling de den 11. juni i Hørs- alet behandles og sen- og høringsmateriale. holm med deltagelse af des ud til kommuner. Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/2

32 Movit administrationen KKR-Sjællandmøde den 11. juni med deltagelse af administrationen juni indkaldes til møde med Movias formandsskab, KKRformandsskaber og regionsrådsformænd. Her bekræftes aftaler. August september Høringssvar bearbejdes fra 15. september frem til forelæggelse i bestyrelsen. Styregruppen samles for at gennemgå resultater af høring. Politisk behandling i de 45 kommuner og 2 regioner. Oktober Endelig beslutning kommunikeres til alle parter. 9. oktober. Høringsresultater behandles i bestyrelsen. November Trafikbestillingsgrundlag 2016 udarbejdes. December 11. december trafikbestillingsgrundlag 2016 udsendes. 2/2

33 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 12 Bus- og baneprodukter og deres økonomi Indstilling: Sag uden indstilling Beslutning: Sagsfremstilling: Der gives en planchegennemgang af de væsentligste produktgrupper i bustrafikken og lokalbanetrafikken med overordnet konceptbeskrivelse og produkternes driftsøkonomi udtrykt ved centrale nøgletal baseret på regnskab Nøgletallene for Movias produkter fokuserer på andre vinkler end den sædvanlige fokus på tilskudsbehov. Således sættes tilskud i relation til de producerede køreplantimer og realiserede passagerer i de enkelte produktgrupper og endelig trafikarbejdet udtrykt ved passagerkilometer. Økonomi: Sagen har ikke økonomiske konsekvenser for Movia. Kundemæssige konsekvenser: Ingen. Miljømæssige konsekvenser: Ingen. Åbent/lukket punkt: Åbent. Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/2

34 Movit Kommunikation: Sagen og de anvendte plancher offentliggøres på Movias hjemmeside. 2/2

35 Økonomisk analyse af bus- og baneprodukter Christian Kierkegaard / København Dok.nr.

36 Movias busprodukter og lokalbaner Produkterne kan opdeles på produkter der er i pendlernettet, og produkter uden for pendlernettet Pendlernettet består af: A-bus (22% af drift) S- og E busser (13% af drift) R-bus ( 6% af drift) Øvrige linjer i pendlernettet (11% af drift) Lokalbaner ( 3% af drift) Hertil er der buslinjer, som ikke er i pendlernettet.(44% af drift) 2

37 Beskrivelse af udvalgte busprodukter A-bus A-busserne er det højfrekvente bybusnet, hvor der samtidig er arbejdet med god fremkommelighed, gode stoppesteder og digital trafikinformation både i bussen og ved stoppestederne. Særkendet ved A-busserne er, at de kører så hyppigt, at køreplanen unødvendig. S-bus S-busserne er hurtige busser, der sammen med S-toget er grundstammen i betjeningen mellem byfingrene. S-busserne forbinder med relativ høj frekvens boligområder, arbejdspladser og indkøbsmuligheder og betjener borgere der rejser langt. S-bussernes særkende er at der er langt mellem stoppestederne og attraktiv frekvens. R-bus R-busserne udgør sammen med jernbanerne et samlet regionalt net udenfor Storkøbenhavn. Nettet forbinder alle større byer og prioriteres ift. at opnå gode korrespondancer mellem bus og tog. 3 R-bussernes særkende er afgang hver halve time alle hverdage, og timedrift aften/weekends.

38 Pendlernettes linjer Mellembys R-bus S- og E bus Øvrige mellembys Byinterne Baner Pendlernettet er et forhandlet net, hvor kommuner og regioner selv bestemmer, hvilke linjer der skal med i nettet. I princippet ligeså stabilt som S-tog nettet. Pendlernettet omfatter 97 bus- og toglinjer. Dertil kommer Metro, S-tog og regionale DSB baner. 4 Den største produktgruppe er buslinjerne uden for pendlernettet, som grafisk ville være fordelt på hele kortet.

39 4,4 mio. timer 222 mio. passagerer mio. kr. i tilskudsbehov Passagerer (mio.) Timer (1.000) Tilskud (mio. kr.) % 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% A bus S- og E bus R-bus Øvrige pendlerlinjer Lokalbaner Linjer udenfor pendlernet 5

40 Nøgletal på produkter (Opdelt på Storkøbenhavn og Øvrige) Pass/ time Passagerer pr. time (Storkøbenhavn) A-linjer S-linjer Øvrige pendlerlinjer 42 Linjer udenfor pendlernet Pass/time Passagerer pr. time (øvrige) A-linjer R-linjer Øvrige pendlerlinjer 22 Linjer udenfor pendlernet Pass/ time Passagerer pr. time (lokalbaner i alt) Lokalbaner Indt./udg. Selvfinansieringsgrad (Storkøbenhavn) Indt./udg. Selvfinansieringsgrad (øvrige) Indt./ udg. Selvfinansieringsgrad (lokalbaner i alt) 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 79% 71% 67% 41% A-linjer S-linjer Øvrige Linjer udenfor pendlerlinjer pendlernet 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 56% 50% 46% A-linjer R-linjer Øvrige pendlerlinjer 28% Linjer udenfor pendlernet 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 42% Lokalbaner 6

41 Nøgletal på produkter (Opdelt på Storkøbenhavn og Øvrige) kr./time Tilskud pr. time (Storkøbenhavn) kr./time Tilskud pr. time (øvrige) 536 kr./ time Tilskud pr. time (lokalbaner I alt) A-linjer S-linjer Øvrige pendlerlinjer Linjer udenfor pendlernet A-linjer R-linjer Øvrige Linjer udenfor pendlerlinjer pendlernet Lokalbaner kr./pass 25,0 Tilskud pr. passager (Storkøbenhavn) kr./pass 25,0 Tilskud pr. passager (øvrige) 24,9 Tilskud pr. passager kr./ (lokalbaner I alt) pass 25,0 23,4 20,0 20,0 20,0 15,0 10,0 5,0-1,7 4,0 3,5 A-linjer S-linjer Øvrige pendlerlinjer 10,2 Linjer udenfor pendlernet 15,0 10,0 5,0-6,4 13,7 11,4 A-linjer R-linjer Øvrige pendlerlinjer Linjer udenfor pendlernet 15,0 10,0 5,0 - Lokalbaner

42 Nøgletal på produkter (Passagerkm. medtaget) kr./ passager 25,0 Tilskud pr. passager. 23,4 kr./ passagerkm. 3,5 Tilskud pr. passagerkm. 20,0 3,0 2,9 2,5 15,0 2,0 10,0 5,0 1,7 4,0 3,5 10,2 1,5 1,0 0,5 0,6 0,7 1,0 1,4 - A-linjer (storkbh) S-linjer (storkbh) Øvrige pendlerlinjer (storkbh) Linjer udenfor pendlernet (storkbh) Lokalbaner (i alt) - A-linjer (storkbh) S-linjer (storkbh) Øvrige pendlerlinjer (storkbh) Linjer udenfor pendlernet (storkbh) Lokalbaner (i alt) Ved at medtage passagerernes rejselængder, og derved se på tilskud pr. passagerkm. udlignes forskellene. F.eks. kan man se at passagerer på S-linjer rejser længere end på A-linjer, derved udlignes forskellen. 8 Hertil ses at tilskud pr. passagerkm. for banerne bliver lavere end for linjer uden for pendlernettet, da rejselængden er længere på lokalbanen

43 Udvikling i timer og passagerer Udvikling i timer og passagerer i fra (pct.). 30,0% 25,0% 26,5% 27,1% 20,0% 17,9% 19,6% 19,5% 15,0% 10,0% 7,1% 9,7% 7,3% 5,0% 0,0% -0,3% -5,0% -10,0% -7,3% -15,0% -20,0% A-linjer timer A-linjer påstigere -17,8% -18,6% S- og E-linjer timer S- og E-linjer påstigere R-linjer timer R-linjer påstigere Øvrige pendlerlinjer timer Øvrige pendlerlinjer påstigere 10 Linjer udenfor pendlernet timer Lokalbaner timer Linjer udenfor pendlernet påstigere lokalbaner passagerer

44 Lidt af grunddata for plancherne er indsat i skemaet herunder Timer procent Passage procent Tilskud procent Pass. Tilskud Tilskud pr. selvfinansie Regnskab 2013 (1.000) af drift rer (mio.) af pass. kr. af tilskud pr. time pr. time passager ringsgrad Pendlernet - busdrift 2.320,8 54% 145,1 69% 590,7 39% 62,5 254,5 4,1 66% Heraf: - A linjer 991,2 23% 82,3 39% 176,5 12% 83,0 178,1 2,1 75% - S og E linjer 578,6 13% 34,9 16% 152,3 10% 60,3 263,3 4,4 69% - R linjer 269,6 6% 7,0 3% 95,9 6% 25,9 355,6 13,7 50% - Øvrige linjer i pendlernet 481,4 11% 21,0 10% 166,0 11% 43,6 344,7 7,9 52% Linjer som ikke er i pendlernet 1.971,9 46% 66,4 31% 928,1 61% 33,7 470,7 14,0 36% Movia busdrift i alt 4.292,7 100% 211,5 100% 1.518,8 100% 49,3 353,8 7,2 52% Pendlernet lokalbaner 148,1 100% 10,4 100% 242,1 100% 69, ,7 23,4 42% Note: baneudgifter er excl. infrastrukturtilskud og anlæg 11

45 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Pernille Jørgensen 13 Kommunikationsplan for udfasning af klippekort i hovedstadsområdet. Indstilling: Administrationen indstiller, At bestyrelsen tager kommunikationsplanen for udfasning af klippekort i hovedstadsområdet til efterretning. Beslutning: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Som følge af beslutning i hovedstadssamarbejdets direktørkreds om en ny dato for stop af salget af klippekort den 12. oktober 2014 er der i fællesskabet udarbejdet en ny tidsplan for kommunikationsaktiviteter om udfasning af klippekort koordineret med en plan for markedsføring af Rejsekort. Se vedlagte bilag. Tidsplanen er videresendt til styregruppen for hovedstadssamarbejdet til godkendelse. Planen er, at rejsekort kommunikationen fortsættes i mindre kampagner hen over 2014, hvor budskaberne handler om fordele ved rejsekort (rabat på rejser uden for myldretiden og rejsekort personligt til 0 kr.). Informationskampagnen om udfasning af klippekort genoptages ved udgangen af maj 2014, og kampagnerne koordineres med den fælles presseplan. Derudover er der efter sommerferien planlagt informationsindsats om tilgængelige billetprodukter for institutioner og virksomheder samt turister. Informationskampagnen om udfasning af klippekort er planlagt ud fra forventningen om, at udrulning af rejsekort version 5 vil ske i slutningen af maj Hvis denne udrulning forsinkes, kan der blive tale om at mindske informationsindsatsen før sommerferien. Movia har sideløbende med de fælles kommunikationsaktiviteter i samarbejde med DSB og Trafikselskabet Movia Marketing, Markedscenter 1/3

46 Movit Metroen tilbudt kommunernes ældreråd at deltage i arrangementer, hvor der informeres om rejsekort og besvares spørgsmål. Der har foreløbig været afholdt 11 arrangementer med stor succes, og der er fortsat efterspørgsel efter flere, hvorfor indsatsen fortsættes. Hovedstadssamarbejdet havde besluttet at forlænge salget af 1- og 2-klips klippekort til virksomheder og institutioner frem til den 31. oktober 2014, da salgsstoppet over for de almindelige forbrugere var planlagt til 1. juni For at gøre kommunikationen til kunderne mest enkel er det samtidig med fremlæggelsen af kommunikationsplan indstillet til styregruppen for hovedstadssamarbejdet, at stop for salg af 1- og 2-klip klippekort til virksomheder og institutioner harmoniseres med det øvrige stop for salg af klippekort. Økonomi: Dokumentet har ikke økonomiske konsekvenser. Udgifterne til kommunikation af udfasning af klippekort i hovedstadsområdet er indarbejdet i administrationsbudgettet. Kundemæssige konsekvenser: Kommunikationsplanen får ikke betydning for antallet af passagerer i den kollektive trafik. En yderligere udskydelse af stop for salg af klippekort kan skabe bevågenhed i pressen og hos Forbrugerombudsmanden. Det vurderes, at der vil være risiko for kritik for misinformation af kunderne. Miljømæssige konsekvenser: Ingen. Åbent/lukket punkt: Åbent Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. Kommunikation foregår i henhold til den vedlagte plan. Forbrugerombudsmanden orienteres, når styregruppen har godkendt planen. Bilag: 1. Rejsekort og udfasning af klippekort i H, Markedsplan af 11. april /3

47 Movit /3

48 Rejsekort og udfasning af klippekort i H Markedsplan 11. april 2014

49 Markedssituation Markedsproblemstilling ƒ Udfasningen af Hovedstadsområdets klippekort er blevet udskudt fra 1.juni 2014 til sidste salgsdato den 12. oktober 2014 og sidste brugsdato den 17. januar ƒ De seneste kampagneaktiviteter betyder, at der pt. holdes et ugentligt salg på ca rejsekort. Derfor forventes årets mål på indfriet ƒ Kunderne har en generel viden om rejsekort og dets indførelse pba. rejsekortkampagnen i 2013 ƒ Samtidig har kunderne pba. baselinekommunikationen i 2013 forstået den uundgåelige udfasning af klippekort ƒ Offentligheden mangler fortsat viden om hvilke billettyper, der kan anvendes til hvilke formål og målgrupper ƒ Kundernes kendskab til baggrunden for indførelsen af rejsekort er fortsat begrænset ƒ Q vil være præget af kommunikation om udfasninger og nye zoner, idet fastprisprodukt, DSB- & Arriva-produkter samt zoneændringer implementeres eller udfases primo 2015 Komplikationer Udskydelserne af udfasningen har skadet rejsekorts troværdighed og attraktivitet hos kunderne og fjernet kampagnemomentum En mangelfuld forståelse og kommunikation af det nye produktmix i Hovedstadsområdet kan underminere rejsekortkampagnen Kunderne reagerer negativt ved stort fokus på udfasningsbudskabet i rejsekortuniverset. Løsning 1) Vi fortsætter rejsekortkommunikationen i mindre bursts i Budskaberne er rene rejsekort-usp er og ikke udfasning 2) Vi genetablerer informationskampagnen om udfasningen (blot ændring af dato) og det nye produktmix 3) Vi laver særskilt direct mail-aktivitet over for institutionsområdet 4) Vi koordinere kampagnerne med den fælles presseplan Side 2

50 Markedsplan 2014, Hovedstadsområdet JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC SALGSMÅL KAMPAGNER & KOMMUNIKATION Landsdækkende kampagne Imagekamp. Imagekamp. Image kamp. Rejsekortkampagne i Hovedstadsområdet Off peak. 0 kr Et kort 0 kr. Et kort julefrokost Udfasningen af klippekort Basiskommunikation 12. okt. slut med klippekort 12. okt. slut med klip 12. okt. slut med klip Husk at bruge ubrugte klip. Informationsindsats overfor turisterhverv Interessent-håndtering Salgsdrivende kommunikation Informationsindsats overfor til institutioner og virksomheder Interessent-håndtering Direct mail, folder oa. til skoler/ institutioner Interessent-håndtering ift. virksomheder. Afventer input fra erhvervskort gruppen Presse Forstærket, reaktiv presse Proaktiv presse Side 3

51 Detaljeret markedsplan, Hovedstadsområdet EMNE JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Rejsekortkampagne TH Off peak. + 0 kr. A 0 kr Et kort B 0 kr. Et kort C D 0 kr. Et kort Fase A B C D Målsætning (antal kort) Salg i januar: ca Salg i februar: ca Salg i april: ca Salg i maj: ca Salg i sep..: ca Salg i okt.: ca Salg i nov.: ca Salg i dec.: ca Budget (mio. kr.) 1 mio.kr. (midler fra Hovedstadssamarbejdet) kr. (midler fra Rejsekort A/S) kr. (midler fra Rejsekort A/S) kr. (midler fra Rejsekort A/S) Budskaber Få 20 % rabat efter kl. 18 og i weekenden 0 kr. for personligt kort 0 kr. for personligt kort Et kort til alle rejser Tank-op-aftaler 0 kr. for personligt kort Et kort til alle rejser 0 kr. for personligt kort Et kort til alle rejser Målgrupper Mellem- og lavfrekvente Mellem- og lavfrekvente Mellem- og lavfrekvente Mellem- og lavfrekvente Timing Uge 8-12 Uge Uge Uge Medier Side 4 TV Online Print Egne medier Online Egne medier Annoncer MetroXpress Online Annoncer i lokalaviser Egne medier Online Egne medier

52 Detaljeret plan, Udfasning af klippekort EMNE JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Informationskampagne - Udfasningen af klippekort 12. okt. slut med klip stickers/spots 12. okt. slut med klip 12. okt. slut med klip A B C C Husk brug klip. stickers/spot Fase A B C D Målsætning (antal kort) Informationskampagne som skal sikre, at vores kunder kender udfasningsdatoen, og som skal skabe bunden for rejsekortkampagnens effektivitet Informationskampagne som skal sikre, at vores kunder kender udfasningsdatoen, og som skal skabe bunden for rejsekortkampagnens effektivitet Informationskampagne som skal sikre, at vores kunder kender udfasningsdatoen, og som skal skabe bunden for rejsekortkampagnens effektivitet Information som skal sikre, at kunderne kender datoen for hvornår de skal have brugt deres klippekort. Skal mindske den efterfølgende administrative opgave i at refundere ubrugte klip. Budget (mio. kr.) Budskaber kr kr kr kr. (budget dækker hele kampagnen inkl. rest i jan 2015) 12. okt. er det slut med klippekort til rejser i Hovedstadsområdet 12. okt. er det slut med klippekort til rejser i Hovedstadsområdet 12. okt. er det slut med klippekort til rejser i Hovedstadsområdet Husk at bruge dine resterende klip til og med 17. jan Målgrupper Mellem- og lavfrekvente Mellem- og lavfrekvente Mellem- og lavfrekvente Mellem- og lavfrekvente Timing Uge Uge Uge Uge 42- uge Side 5 Medier Stickers på salgs- automater Visitkort Landing page Stickers på automater Spot i bus og tog Visitkort Landing page + øvrige egne medier + MetroXpress ann. Stickers på automater Spot i bus og tog Visitkort Landing page + øvrige egne medier + købte medier (-TV) Spot i bus og tog Stickers på klippekortautomater Visitkort

53 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Movit Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 16 Orientering om status for udbud Indstilling: Administrationen indstiller At orientering om status for udbud tages til efterretning Beslutning: Tiltrådt. Statusorienteringerne indeholder fremover en redegørelse for de opnåede priser i afsluttede udbud. Sagsfremstilling: Bestyrelsen orienteres to gange om året om status for udbud af buskørsel. Orienteringen omfatter udbud, der er afsluttet for nylig, igangværende udbud samt udbud, der er under forberedelse. Eventuelt tilføjes udbud, der af en eller anden særlig årsag har et specielt fokus og ikke umiddelbart er omfattet af ovenstående kategorier. Kommuner og regioners involvering i de enkelte udbud sker gennem dialog med administrationen i den fase, hvor udbudsbetingelserne udarbejdes, og inden udbudsbetingelserne offentliggøres for tilbudsgiverne. Involveringen omfatter eksempelvis udbudsomfang og særlige krav til materiel, herunder miljøkrav, som baserer sig på miljømålsætningerne i Trafikplan 2013, der er udarbejdet i samarbejde med alle kommuner og regioner. I denne orientering er følgende udbud beskrevet: 1. A11 udbud af almindelig rutekørsel 2. A12 udbud af almindelig rutekørsel 3. H4 udbud af havnebussejlads 4. FV4 udbud Flextrafik Variabel 5. FG4 udbud af Flextrafik Garanti Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/9

54 Movit FR5 udbud Af Flextrafik Rute Ad 1 A11, udbud af almindelig rutekørsel Tildelingskriterier Kriterium Vægt Pris 40 % Driftskvalitet 35 % Miljø 15 % Materiel 10 % Status Udbudsprocessen er forløbet planmæssigt med prækvalifikation og afgivelse af bud i efteråret 2013 og afgørelse i februar Der indkom tilbud fra 11 bydere, hvilket resulterede i afgivelse af 306 tilbud fordelt på de 12 udbudsenheder. Udbuddet blev afgjort til en samlet gennemsnitlig timepris på 702 kr. pr. køreplantime inkl. 10 kr. i incitamentsbetaling. De 12 udbudsenheder er tildelt følgende 3 bydere: Nobina (enhederne 1, 2, 3, 4, 9, 11 og 12) De Blaa Omnibusser (enhederne 5 og 7) City-Trafik (enhederne 6, 8 og 10) Miljømæssigt opnås en pæn forbedring pga. flere nye busser, der leveres med Euro 6 motorer. Dertil kommer yderligere en miljømæssig forbedring pga. indkøb af differentierede busstørrelser, eksempelvis minibusser på ca. 8 meter. Euro 2+ Euro 3+ Euro 4 EEV Euro 6 Nuværende A /9

55 Movit Udbudsomfang Der er udbudt ca timer og 141 busser. Den udbudte kørsel er hovedsagelig i Movias nordlige område. Kørslen er udbudt i 12 enheder, jf. nedenstående oversigt: Den efterfølgende oversigt viser den fremtidige procentvise fordeling af den samlede busdrift i Movia-området, dvs. fra december 2014 set i forhold til situationen fra december 2013: 3/9