C5 Bogholder - kursus med fokus på Finans

Transkript

1 Microsoft Dynamics C5 version 2012 C5 Bogholder - kursus med fokus på Finans Copyright 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: ,

2 Indholdsfortegnelse Indledning Kontoplan... 6 Import af standard kontoopsætning... 6 Kontoplanens faneblade... 7 Kontoplanens opbygning... 7 Væsentlige felter i kontoplanen Manuel oprettelse af konti i kontoplanen Opgaver: Kontoplanen Kassekladder Opret nye kassekladder Beholdningsfelter i kassekladden Arbejdsgangen i kassekladder Bogføring på debitor- og kreditorkonti Indtastning af åbningstal i kassekladder Hjælp til den daglige bogføring Funktioner i kassekladderne Huskeliste: Kassekladder Opgaver: Kassekladder Kladde import/eksport Revisor eksport Revisor Import Import / eksport Excel skabeloner Huskeliste: Kladde import/eksport Opgaver: Kladde import/eksport Betaling og Udligning Automatisk udligning Manuel udligning Huskeliste: Betaling og udligning Opgaver: Betaling og udligning Søgning efter oplysninger Transaktionsspor Finanskartoteket

3 Debitorkartoteket og kreditorkartoteket Filtrering af oplysninger Huskeliste: Søg oplysninger Opgaver: Søg oplysninger Periodiske rutiner i Finans Dan primoposteringer Efterberegn perioder Bankafstemning Moms Huskeliste: Periodiske rutiner i Finans Opgaver: Periodiske rutiner i Finans Budgetkladden Budgetposter Budgetlag Huskeliste: Budgetkladden Opgaver: Budgetkladden Balancer Simple balancer Avancerede balancer Udskrivning af balancer Ændring/oprettelse af balancer Huskeliste: Balancer Opgaver: Balancer Appendix - Budgetberegning Standardfelter Opsætning Budgetberegningskladden Huskeliste: Budgetberegning Opgaver: Budgetberegning Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata

4 Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

5 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Bogholder. Kurset er berammet til 1 dag. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Målgruppe Kurset henvender sig til C5 brugere, der skal beskæftige sig med bogholderiopgaver i C5. Forudsætninger Kendskab til Windows og generel brug af en PC er nødvendigt, for at få et optimalt udbytte af kurset. Det forudsættes, at deltagerne har deltaget på kurset C5 Light, eller at de har tilsvarende viden. Det er desuden en fordel at have en vis regnskabserfaring Formål Formålet med dette kursus, er at give deltagerne et kendskab til de funktioner og arbejdsprocesser i Finansmodulet, der primært udføres af en bogholder. Emner Efter dette kursus skal deltagerne: Kende til opbygning og ændring af kontoplanen Kende til bogføring i kassekladder Kende til brug af forskellige funktioner i kassekladderne herunder periodisering Kunne foretage bogføring af betalinger med samtidig udligning Kunne foretage en revisor eksport og -import Kende til mulighederne for at søge efter informationer i C5 Kende til periodiske rutiner i Finansmodulet herunder bankafstemning, momsafregning m.m. Kunne oprette egne balancelayouts samt udskrive balancer Kunne indtaste og bogføre budgetter via budgetkladden Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil, der undervises i. 5

6 1. Kontoplan Formål At kursisten kan genkende, anvende og benytte de grundlæggende muligheder der eksisterer i kontoplanen i C5. Emner Kursisten skal kunne: Oprette og vedligeholde en kontoplan Forstå kontoplanens systematik. Kontoplanens systematik Kontoplanen findes og vedligeholdes via Finans/Kartotek/Kontoplan. Kontoplanen skal afspejle virksomhedens økonomistyringsopgaver, og vise løbende saldi på drift og status. Import af standard kontoopsætning Når kontoplanen åbnes, og der endnu ikke eksisterer konti i kontoplanen, vil man få vist en oversigt over mulige kontoplansopsætninger, der kan indlæses. Dette som et alternativ til, at skulle oprette hele kontoplanen manuelt. De regnskabsopsætninger der kan importeres, består ikke kun af en kontoplan, men af nedenstående informationer: Kontoplan under Finans/Kartotek/Kontoplan Momskonti under Finans/Tilpasning/Moms/Momskoder Systemkonti under Finans/Tilpasning/Systemkonti Valutakonti under Generelt/Kartotek/Valuta En debitorgruppe under Debitor/Tilpasning/Grupper En kreditorgruppe under Kreditor/Tilpasning/Grupper 2 varegrupper under Lager/Tilpasning/Grupper NB! Regnskabsopsætningen Manuel indeholder ingen regnskabsopsætning, og benyttes kun hvis man manuelt ønsker at indtaste en kontoplan samt den øvrige del af regnskabsopsætningen manuelt. Kontoplanen indtastes manuelt, såfremt et af de medfølgende standardregnskaber ikke anvendes og evt. tilrettes efter behov. Du kan på ethvert tidspunkt ændre i kontoplanen ved at oprette nye, slette eller rette eksisterende konti. 6

7 Kontoplanens faneblade Kontoplanen er opbygget med Oversigt, Opsætning og Statistik-faner. Oversigt Her ses en oversigt over flere konti og det er kun i dette skærmbillede, man kan oprette og slette konti. Opsætning Dette faneblad indeholder yderligere felter i finanskartoteket. Statistik På Statistik-fanen, kan du se saldi for tidligere perioder i anden valuta, samt budget, hvis valuta og budget er anskaffet. Kontoplanens opbygning En konto i kontoplanen kan have tre funktioner. Der er reelle posteringskonti, der er konti til sammentællinger og endelig er der konti beregnet til at gøre udskrifter mere præsentable. Funktionen bestemmes af kontoens Kontotype. Posteringskonti Kontotyperne Drift og Status er posteringskonti. Driftskonti hører til resultatopgørelsen, statuskonti hører til balancen. Sammentællingskonti Kontotyperne Sumkonto og Tælleværk bruges til at summere konti i kontoplanen. Sumkonti Dette er sammentællingskonti, der tæller sammen fra en konto af typen Overskrift, Tom eller Sideskift. Kontoens saldo er lig summen af samtlige posterings-konti mellem Overskriftskontoen og denne sumkonto. Det vil sige, at sumkonti betinger, at de konti, der skal summeres, står umiddelbart efter hinanden. Tælleværk Tælleværkskonti er en summeringskonto, der kan lægge forskellige kontonumre sammen på tværs i kontoplanen. Tælleværk udviser summen af et antal konti med det samme tælleværk. Det vil sige at tælleværk kan anvendes, når de relevante konti står spredt i kontoplanen. Fra version 2.0 i C5 er det muligt at lave beregninger i Tælleværks-felterne. Det betyder, at der i alle tælleværkskoder vil blive tilføjet et T foran den oprindelige kode i forbindelse med opdatering fra en version ældre end C

8 Følgende regneregler kan anvendes i tælleværker: + Addition af flere tælleværker og/eller beløb. - Subtraktion af flere tælleværker og/eller beløb. * Multiplikation af flere tælleværker og/eller beløb. / Division af flere tælleværker og/eller beløb. > Addition af flere tælleværker i et interval. ( ) Parenteser. Eks. T1>T5 betyder (T1+T2+T3+T4+T5) Et eksempel på et tælleværk, hvor man kunne benytte ovennævnte regneregler, kunne f.eks. være på kontoen Dækningsgrad, hvor følgende beregning kunne angives i Tælleværk-feltet: T1 * 100/T2 Nedenfor kan du se en oversigt over, hvordan posterings- og sammentællingskonti fungerer, hvis ikke man angiver beregninger i forbindelse med tælleværkerne. Konto Kontonavn Kontotype Sum fra Tælleværk 1000 Resultatopgørelse Overskrift 1100 Omsætning Overskrift 1111 Varesalg, jakker Drift T Varesalg, bukser Drift T Omsætning i alt Sumkonto Vareforbrug Overskrift 2111 Vareforbrug, jakker Drift T Vareforbrug, bukser Drift T Vareforbrug i alt Sumkonto Bruttofortjeneste, jakker Tælleværk T Bruttofortjeneste, bukser Tælleværk T Bruttofortjeneste i alt Sumkonto 1000 Nedenfor kan du se en oversigt over, hvordan posterings- og sammentællingskonti fungerer, når der benyttes beregninger i forbindelse med tælleværkerne. Omsætning Overskrift Tælleværker Varesalg, jakker Drift Varesalg, bukser Drift Omsætning i alt Sumkonto oms Vareforbrug Overskrift Vareforbrug, jakker Drift Vareforbrug, bukser Drift Vareforbrug i alt Sumkonto vf Bruttofortjeneste Tælleværk oms - vf Dækningsgrad Tælleværk (oms - vf) / oms * 100 8

9 Layoutkonti Der er tre typer konti til layout formål: Overskrift, Sideskift, Tom. Overskrift Udskriver kontonavnet som en overskrift inkl. nummer og navn. Sideskift Sideskift bevirker, at der umiddelbart før den givne konto skiftes side i udskriften og at navnet på kontoen anvendes som overskrift. Dette anvendes f.eks. til sideskift inden balancen. Tom Tom udskrives ikke på balancer, men bevirker, at der på dette sted i balancen kommer en blank linje. Denne type kan med fordel anvendes til at indlede særlige sammentællingsintervaller uden overskrift. 9

10 Væsentlige felter i kontoplanen Udover kontotypen, kan du angive mange andre oplysninger omkring den enkelte konto i kontoplanen. Idéen er, at systemet herefter kan hjælpe dig i den daglige bogføring, dels ved at automatisere funktioner og dels ved at sikre, at du ikke laver fejl. Herunder er vist en oversigt over de væsentligste felter i Kontoplanen. Via hjælpefunktionen i C5 kan du se en beskrivelse af alle felter. Feltnavn Konto (skal angives) Kontonavn (bør angives) Kontotype (skal angives) Sum fra Tælleværk Adgang Saldo i DKK Primo konto Indhold Kontonummeret, som kan være 10 tegn langt. Tal og bogstaver kan kombineres, men der må ikke være blanke mellemrum i konto-nummeret. Efterlad lidt luft i nummerrækken til evt. nye oprettelser. Når en konto er oprettet, kan ændring af kontonummeret kun foretages i menupunktet Finans/Periodisk/Ændre kontonummer. Det navn, der tilknyttes kontoen. Kontonavnet kan i alt bestå af 30 tegn: tal, bogstaver, tegn, mellemrum eller kombinationer af disse. Angiv, hvilken kontotype den aktuelle konto er (jvf. tidligere beskrivelse af de syv typer). Det er frivilligt om driftskonti ligger før statuskonti eller omvendt. Skal udfyldes, hvis den aktuelle konto er af typen Sumkonto. I feltet angives den konto af typen Overskrift, hvor summeringen skal starte. Er kontoen af typen Drift eller Status, kan du her angive, hvilke tælleværker, kontoen skal medregnes i. Er kontoen af typen Tælleværk, skal du angive hvilket tælleværk, der skal summeres eller angive et beregningsudtryk. Kontoen kan være åben for posteringer i alle moduler, den kan være spærret, hvilket betyder, at alle bogføringer afvises, eller det kan være en konto med adgangen System, hvorpå der kun kan bogføres via eksempelvis fakturering eller bogføring via et debitornummer (debitorsamlekonti, lagerbeholdningskonti etc.). Viser saldoen i standardvaluta (DKK) på den aktuelle konto. Der kan ikke indtastes i feltet, der bliver opdateret ved bogføring på kontoen. På alle status-konti kan der i dette felt defineres hvilken konto primoposteringerne fra den aktuelle konto skal bogføres på i forbindelse med dannelsen af primoposteringer. Såfremt der ikke defineres et kontonummer i feltet her, vil primoposteringerne blive bogført på kontoen defineret som systemkontoen Årets resultat under Finans/Tilpasning/Systemkonti. Feltet er f.eks. aktuelt på en konto med Årets afskrivninger, hvor saldoen automatisk ønskes flyttet til en konto med Afskrivninger primo i forbindelse med dannelsen af primoposteringer. 10

11 Manuel oprettelse af konti i kontoplanen Skal du oprette kontoplanen fra bunden, er det en god idé at lave en grovskitse, så du har et nogenlunde overblik over nummereringen af konti. Lav endvidere luft i nummereringen, så du altid kan tilføje nye konti efter behov. Inden du går i gang, med at oprette konti i kontoplanen, skal du først sikre dig, at relevante momskoder er oprettet i Finans/Tilpasning/Momskoder. Momskoderne skal du anvende på nogle af dine drifts- og statuskonti. Oprettelse af poster Skal man oprette en kartotekspost i C5, eksempelvis en finanskonto, en debitor, en kreditor eller en vare, gøres dette ved at: Taste F2 (eller den tilsvarende knap på værktøjslinjen) eller Taste Shift+F2 En finanskonto oprettes således ved at åbne kontoplanen, og benytte én af de tre ovennævnte muligheder. Herefter skal data naturligvis indtastes, eksempelvis finanskontoens, debitorens, kreditorens eller varens nummer i kartoteket. Valg af oplysninger I visse felter skal der ikke indtastes data, men vælges data via en hjælpeliste. Eksempelvis vises der en oversigt over kontotyper i Kontotype-feltet i kontoplanen under Finans/Kartotek/Finans. Hjælpelister kan vises i felter, hvor følgende knapper vises i højre side af feltet. Hjælpelisterne vises ved at klikke på knappen med venstre musetast eller ved at taste ALT+H. Valgmulighederne markeres ved hjælp af piletasterne (op og ned) og vælges ved at taste ENTER. Forskellen på de to knapper er, at der ved knappen er et begrænset antal valgmuligheder, mens man ved knappen selv kan oprette poster til feltet. Hvis der i forvejen findes en post på skærmen, kan denne kopieres ved at bruge SHIFT+F2, kommandoen Dubler post eller den tilsvarende knap på værktøjslinjen. Dette gør oprettelsen af nye poster nemmere, idet en del stamdata føres med over på den nye post. Dette kan især være nyttigt i forbindelse med oprettelse af debitorer, kreditorer og lagerposter. Rettelse af data Rettelse af stamdata, bortset fra kontonumre, sker ved, at man på kartotekskortet stiller sig i det relevante felt og indtaster de nye data eller vælger nye data via hjælpelisterne med ALT+H. Kontonumre ændres særskilt under Finans/Periodisk/Ændre kontonummer. Gem tilføjelser / ændringer C5 gemmer tilføjelser og ændringer i takt med at disse indtastes. Hvis der f.eks. oprettes en ny konto i kontoplanen gemmes denne, når der hoppes til næste linje for at oprette endnu en konto, eller når der tastes F3 for at forlade skærmbilledet. NB! Hvis man er ved at ændre kontonavnet på en eksisterende konto, men fortryder midt i indtastningen af ændringen, kan man med ALT+U fortryde ændringen. Dette er dog kun muligt såfremt markøren stadig er placeret i feltet der ændres. Når man først er gået videre til et andet felt, er eneste mulighed for at fortryde, at forlade skærmbilledet med ALT+Q (Fortryd). Herved gemmes ændringer foretaget på den aktive linje ikke. 11

12 Huskeliste: Kontoplanen Funktion Fremgangsmetode Tast Bladre mellem fanebladene Opret ny konto i kontoplanen Slet konto Opret ny konto med udgangspunkt i eksisterende konto Du kan bladre mellem fanerne. Hvis du bruger musen, klikkes på den fanen du vil aktivere. Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan. Tast F2 Udfyld som minimum følgende felter: Konto Kontonavn Kontotype Resten af felterne kan udfyldes efter behov se Opsætningfanen. Godkend oprettelse af konto ved enten at: Godkende og afslutte med F3 eller Oprette endnu en konto med F2 eller Shift+F2. Typisk fejlmeddelelse: DB-fejl posten kunne ikke oprettes. Dette betyder som oftest, at det kontonummer du har angivet, er brugt i forvejen. Angiv et nyt kontonummer for at rette fejlen. En posteringskonto kan umiddelbart ikke slettes, såfremt der er posteret på kontoen. Øvrige kontotyper kan altid slettes. Vær dog opmærksom på, at du f.eks. ikke sletter en overskriftskonto, der er udgangspunkt for en sammentælling i en Sumkonto. Ofte skal en ny konto indeholde mange af de samme data som en eksisterende konto. Disse data kan kopieres til en ny konto ved oprettelse. Find frem til den konto, du vil tage udgangspunkt i når stamdata skal kopieres. Udfør kommandoen: Dubler post og C5 kopierer udvalgte felter med over på den nye konto. Udfyld udover de kopierede felter: Konto Kontonavn Godkend oprettelse af konto ved enten at: Godkende og afslutte eller Oprette endnu en konto. ALT+F8 ALT+F7 F2 F3 eller F2 ALT+F9 SHIFT+F2 F3 eller F2 12

13 Funktion Fremgangsmetode Tast Ændring af stamdata for en konto Ændre kontonummer Find en konto Du kan rette stamdata på en konto, hvis du ønsker dette. OBS! Du kan ikke umiddelbart ændre et kontonummer. Læs nedenfor. Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og find den konto du vil rette stamdata på. Placér markøren i det felt du ønsker at rette. Slet indholdet af feltet. Skriv hvad du ønsker, skal erstatte den tidligere information. Godkend rettelse. Du kan ikke umiddelbart ændre et kontonummer i C5 ved at overskrive kontonummeret i kontoplanen. Vælg Finans/Periodisk/Ændre kontonummer. Fra-feltet: Angiv kontonummeret på den konto, hvor du vil ændre kontonummeret. Til-feltet: Angiv kontonummeret du vil ændre til. Skriv: Ændre, i det nederste felt for at kunne igangsætte kørslen med et klik på OK-knappen. OBS! Alt efter hvor mange transaktioner der ligger i datafilen, vil systemet nu blive låst indtil C5 har ændret alle registreringer med det gamle kontonummer. Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan. Indtast kontonummeret i Konto-feltet og tast ENTER. Hvis du ikke kender kontonummeret, men kender navnet på kontoen kan du søge efter kontoen. F3 F4 13

14 Opgaver: Kontoplanen I de følgende opgaver skal du prøve, at oprette nye konti i kontoplanen. Opgave 1: Nye konti til autodrift Firmaet har fået en ekstra firmabil, hvorfor der skal oprettes ekstra konti til disse omkostninger, men chefen vil gerne kunne se omkostningerne fordelt på hver firmabil. Opret derfor følgende konti: Konto Kontonavn Type Tælleværk Moms 7010 Rep. og vedl. - Bil 1 Drift Bil1 Køb 7040 Forsikring og vægtafg. Bil 2 Drift Bil Leasingafgift Bil 1 Drift Bil1 Køb 7060 Leasingafgift Bil 2 Drift Bil2 Køb 7070 Brændstof - Bil 1 Drift Bil1 Køb 7080 Brændstof Bil 2 Drift Bil2 Køb 7097 AUTODRIFT BIL 1 I ALT Tælleværk Bil AUTODRIFT BIL 2 I ALT Tælleværk Bil2 Opgave 2: Ændring af oplysninger Du skal ændre kontonavne samt angive tælleværker på nedenstående konti: Konto Kontonavn Tælleværk 7020 Rep. og vedl. - Bil 2 Bil Forsikring og vægtafg. Bil 1 Bil1 14

15 2. Kassekladder Formål Formålet med lektionen er, at deltagerne kan anvende de grundlæggende funktioner ved bogføring via kassekladde. Emner Efter denne lektion, skal deltagere kunne: Oprette og bogføre kassekladder Oprette beholdningsfelter i kassekladder Indsætte automatisk linjeskift ved angivelse af slutfelt i kassekladden Og kende til: Stående kassekladder. Opret nye kassekladder Det er muligt, at anvende flere forskellige kassekladder. Er der flere brugere på systemet, kan det være en nødvendighed. Nye kassekladder oprettes via Finans/Tilpasning/Kladdenavne. Automatisk linjeskift ved angivelse af slutfelt i kassekladden Under Finans/Tilpasning/Kladdenavne kan man i feltet Linjeskift angive, hvilket felt der skal være slutfelt for indtastning på den enkelte linje i kladden. Hvis man f.eks. vælger Txt i feltet Linjeskift, vil man efterfølgende kunne taste ENTER i Tekst-feltet i kassekladden og herved få markøren til automatisk at hoppe ned på næste linje i kassekladden. Skulle man have behov for at udfylde flere felter som ligger efter det angivne felt, bruger man blot TABtasten i stedet for Enter. Fast modkonto Under Finans/Tilpasning/Kladdenavne kan man i feltet Modkonto vælge hvilken konto der automatisk skal foreslås som modkonto i den aktuelle kassekladde. NB! Såfremt man på en konto i kontoplanen har defineret en modkonto, vil denne konto overstyre modkontoen defineret på under Finans/Tilpasning/Kladdenavne. Stående kassekladder Under Finans/Tilpasning/Kladdenavne kan man i feltet G vælge, om linjerne i kladden skal gemmes efter bogføring af kladden eller ej. Hvis der vælges ja i feltet G er kladden med andre ord, en kladde der kan bogføres igen og igen. Der er dog mulighed for at ændre på bilagsnumre og datoer før bogføring. 15

16 Beholdningsfelter i kassekladden Kassekladderne åbnes under Finans/Dagligt/Kassekladde. Du har mulighed for at anvende flere forskellige kassekladder i C5. I hver kassekladde kan du få vist saldoen på udvalgte konti, så du løbende kan holde øje med forskydningerne på disse konti, inden du bogfører. Beholdningskontiene vælges under knappen Beholdnings konti. Under indtastning i kassekladden er det vigtigt at vide, hvor meget beholdningen er på Kasse og Bank, samt eventuelt andre beholdningskonti. Der er mulighed for to forskellige måder at se saldiene på beholdningskontiene; Saldo ultimo og Løbende saldo. Ved Saldo ultimo, vil man kun se ultimo saldoen for samtlige posteringslinjer efterhånden som de indtastes, hvorimod Løbende saldo vil vise beløbet i beholdningsfelter afhængigt af hvilken posteringslinje, man står på. Der er mulighed for at oprette op til seks forskellige beholdningskonti til hver kladde. Bemærk beholdningsfelter skal oprettes i hver kladde for sig. Arbejdsgangen i kassekladder Bogføring i C5 foregår via en kassekladde, hvor du registrerer dine finans-bilag og derefter foretager den endelige bogføring. I forbindelse med bogføringen benyttes følgende arbejdsgang: Indtast posteringslinier i kassekladden Check kassekladden Ret fejl i kladden! Nej Er kladden O.K.? Ja Hertil kan du stadig nå at rette kladden Udskriv Kassekladde eller -rapport Bogfør kassekladden 16

17 Indtastning Når du skal bogføre via en kassekladde, skal du starte med at vælge den relevante kladde. Dette gøres under Finans/Dagligt/Kassekladde. Når kassekladden er åbnet, registrerer du dine bilag. Det vil sige, at du angiver dato, bilagsnummer, kontonummer, beløb etc. for hvert bilag. Check Derefter kan du, via Check-knappen i C5, kontrollere at kladden reelt kan bogføres. Angivne kontonumre skal være posteringskonti, datoer skal være i åbne perioder etc. Hvis systemet peger på fejl i kassekladden, skal du rette disse, inden du kan bogføre kassekladden. Parametre Du kan f.eks. ved hjælp af parameteropsætningen under Finans/Tilpasning/Parametre definere, om C5 skal tjekke på, om der er dato- og/eller bilagsbalance før bogføring af kladden. Udskriv kasserapport / kassekladde Når kladden er checket og eventuelle fejl er rettet, kan du udskrive en kasserapport eller kassekladde. Vælg knappen Udskriv og vælg hvilken type udskrift du ønsker. Bemærk! Når kladden er bogført, kan kassekladder og kasserapporter identiske med dem der udskrives her fra kladden, ikke udskrives. Det er dog muligt at udskrive posteringslister der indeholder tilsvarende informationer. Udeladte linjer / Print alle I forbindelse med udskrivningen af kassekladderne kan det vælges om udeladte linjer ønskes udskrevet eller ej. Udeladte linjer er de linjer i kassekladden der har en markering i feltet Udelad bogfø(ring). Disse linjer bogføres ikke når kassekladden bogføres, men forbliver i kladden til senere bogføring. Tilsvarende valgmulighed findes ved udskrivning af kasserapporterne. Her spørges der til om alle linjer skal printes. Udskriv kun beholdningskonti I forbindelse med udskrivningen af kassekladderne kan det vælges om det kun er beholdningskonti der skal udskrives. Med dette menes om der kun ønskes vist en oversigt over beholdningen på beholdningskontiene før og efter de indtastede bilag nederst på kassekladden. Hvis man svarer nej til spørgsmålet vises også beholdning før og efter på de øvrige konti benyttet i kassekladden. Bogfør kassekladden Når kladden er checket for fejl og kasserapporter eller kassekladder er udskrevet, kan kladden bogføres ved hjælp af knappen Bogfør. 17

18 Bogføring på debitor- og kreditorkonti I kassekladderne kan der bogføres direkte på finanskonti, men der kan også bogføres på en samlet konto via et debitor- eller et kreditornummer, se nedenstående figur. Dette kræver, at den pågældende debitor eller kreditor er oprettet i Debitor- eller Kreditor-kartoteket. Finanskartotek Bogføring sker direkte på finanskontoen. Kassekladde Kontotype-feltet afgør, om der skal bogføres på: Finanskartoteket (F) Debitorkartoteket (D) Kreditorkartoteket (K). Debitorkartotek Bogføring sker på samlekontoen for den pågældende debitor. Kreditorkartotek Bogføring sker på samlekontoen for den pågældende kreditor. Indtastning af åbningstal i kassekladder Når C5 tages i brug bør eventuelle åbningstal indtastes via en kassekladde. Momskoder Når åbningsbalancen indtastes i kassekladden er det meget vigtigt, at eventuelle momskoder ikke bruges, da det er den aktuelle saldo på hver finanskonto, der skal indtastes. Foreslår C5 en momskode i kassekladden, skal denne derfor slettes. Modkonto Modkonto-feltet skal ikke bruges. Såfremt der er sat kryds ved bogføringsparameteren Tvungen bilagsbalance via Finans/Tilpasning/Parametre, vil det være nødvendigt at bruge samme bilagsnummer på alle linjerne i kassekladden. Det vil ligeledes være en fordel, at der ikke er sat kryds ved finansparameteren Nyt bilagsnummer pr. linje. Åbningsbalance ved start på regnskabsår Hvis der er tale om en åbningsbalance ved regnskabsårets start, vil det være hensigtsmæssigt at indtaste åbningsbalancen med den sidste dag i det gamle regnskabsår. Dette kan f.eks. være Perioden skal dog først åbnes via Finans/Tilpasning/Perioder. Når tallene er bogført, skal de overføres til primoperioden (PR.01.12) i det nye år. Dette gøres via Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Dan primoposteringer. Det er nødvendigt at gøre det på denne måde, da det ikke er muligt at bogføre direkte i primoperioden. 18

19 Åbningsbalance midt i regnskabsår Er der derimod tale om en åbningsbalance midt i et regnskabsåret, vil det være hensigtsmæssigt at indlægge åbningsbalancen på den sidste dag i måneden før opstartsmåneden. Dette kan f.eks. være , hvis der startes op d. 1. juni I dette tilfælde skal der ikke dannes primoposteringer. Hjælp til den daglige bogføring Du kan få hjælp til udfyldning af diverse felter under indtastning af linjer i kassekladderne. Her er nogle eksempler på felter i kontoplanen, der kan hjælpe dig: Feltnavn Kode DK-forslag Modkonto Moms Indhold Her kan du angive en kode til hurtig søgning efter kontoen i kassekladden. I stedet for kontonummer eller kontonavn, angives koden i Kontofeltet i kassekladden. Eksempelvis G for giro, B for bank og K for kasse. Hvis posteringer på kontoen typisk er i Debet- eller Kreditkolonnen i kassekladden, kan du angive det her. Når du indtaster i kassekladden, vil markøren automatisk placeres i det angivne felt ved posteringer på kontoen. Hvis der til en given konto ønskes en fast modkonto, indtastes denne i dette felt i kontoplanen. Ved postering på kontoen, foreslås modkontoen automatisk i kassekladden. Den ønskede momskode, for den aktuelle konto indtastes i Moms-feltet i kontoplanen. Herefter foreslås denne værdi som standard, når der posteres på kontoen i kassekladden. Funktioner i kassekladderne I kassekladderne kan der via knappen Funktioner udføres forskellige handlinger, der kan gøre arbejdet i kassekladderne nemmere. Kopiering af bilag eller kassekladde Ønsker man at kopiere et tidligere bogført bilag til den kassekladde man arbejder i, skal funktionen Funktioner/Kopier Kladde/Bilag aktiveres. Feltet Bilag udfyldes med det bilagsnr. der ønskes kopieret felterne Transaktion, Dato og Vend fortegn kan udfyldes efter behov. Tryk OK og det oprindelige bilag returneres til kassekladden. Tilsvarende kan en kassekladde der er bogført kopieres til den kassekladde man arbejder i. Her udfyldes feltet Kladdenr. og de øvrige feltet udfyldes efter behov. Hente/Gemme kladder For hver enkelt kladde er der mulighed for at gemme posteringer i kassekladden, således at genindtastning undgås. De gamle posteringer kan genbruges, f.eks. næste måned, blot med en anden dato. Faciliteten er nyttig i forbindelse med periodisk tilbagevendende, ensartede posteringer som f.eks. husleje, løn, el, gas, vand, varme m.m. Under Finans/Dagligt/Kassekladde vælges en kladde. Indtast linjer og aktiver funktionen Funktioner/Gem Kladde. Når der promptes for Til Kladde angives det nye kladdenavn under hvilken man ønsker at oprette den stående kladde samt en kladdebetegnelse. 19

20 Kladden vil blive gemt under Finans/Tilpasning/Kladdenavne med markering i feltet Gem for stående kladde. Når kladden skal bruges igen, aktiveres Funktioner/Hent kladde fra Finans/Dagligt/Kassekladde. Nu angives hvilken kladde (den stående) som man ønsker kopieret fra, dato og bilag. Desuden kan man markere feltet Nulstil beløb, hvorved de linjer der hentes får nulstillet beløb. Renummerer bilag, Regulering af dato m.fl. Under knappen Funktioner i kassekladderne findes der forskellige funktioner, som f.eks. kan benyttes i forbindelse med brugen af kladde skabeloner (stående kassekladder). Der er f.eks. mulighed for at renummerere bilag, således at de enkelte bilag i kladden tildeles et nyt bilagsnummer jævnfør bilagsserien for den aktuelle kladde. Der kan både indsættes en bestemt dato på alle linjer, eller datoerne kan reguleres med f.eks dage eller -1 dag. Periodisering Med funktionen Periodisering kan der automatisk dannes periodiseringslinjer i kassekladden. Hvis man ønsker en omkostning periodiseret, indtastes omkostningsbilaget eksempelvis på omkostningskontoen samt på banken, hvorefter der vælges Funktioner/Periodisering. I periodiseringsbilledet vælges periodiseringsperioden osv. Når der vælges OK danner C5 automatisk de ønskede periodiseringslinjer. NB! Såfremt man ønsker at periodisere en regning fra en kreditor, skal bilaget indtastes på to linjer i kassekladden, for det er kun muligt at foretage periodisering på finanskonti. Match I forbindelse med import af posteringer til en kassekladde som beskrevet ovenfor, kan C5 automatisk udfylde kontonumre og tekster ud fra match-opsætningen på den enkelte konto. Såfremt dette ønskes, skal der i forbindelse med importen svares ja til at benytte match tekster. Funktionen Match kan f.eks. benyttes til import af posteringer ud fra et kontoudtog fra banken, såfremt kontoudtoget fra banken kan hentes elektronisk via netbank. Hvis alle dankort-hævninger på Benzintanken ønskes bogført på en bestemt konto, defineres en matchopsætning på denne konto i kontoplanen under knappen Match. 20

21 Huskeliste: Kassekladder Funktion Fremgangsmetode Tast Valg af bogføringskladde Posteringslinjer Bogføring af posteringslinjer Opret ny kassekladde Vælg Finans/Dagligt/Kassekladde Vælg den kladde, der skal posteres i Indtast posteringslinjerne Kontotype: (F)=Finanskonti (D)=Debitorkontonumre (K)=Kreditorkontonumre Konto-feltet styrer, om beløbet skal indtastes som debet eller kredit. Hvis Modkonto-feltet udfyldes vil modposteringen foretages her. Du kan se navnene på Konto og Modkonto nederst i kassekladden. Er der angivet Momskode, skal beløb indtastes inkl. moms. Hold løbende kontrol med Balance-feltet. Hvis der ikke er balance i kladden vises differencen mellem debet og kredit her. Lav nye posteringslinjer for hvert bilag Check først, at posteringslinjerne er OK. Dette gøres via Check kladde-knappen Udskriv via Udskriv-knappen en Kassekladde eller en Kasserapport Bogfør via Bogfør-knappen i kassekladden Husk! Afmærk at kladden er udskrevet. Posterings-linjerne forsvinder efter bogføring, hvis det ikke er en stående kladde. Finans/Tilpasning/Kladdenavne Angiv data for den nye kassekladde: Navn, Betegnelse, Minimum, Maksimum (bilagsnummer) og Bilag (næste bilagsnummer i kladden). Afmærk Gem-feltet, hvis du ønsker en stående kladde. Angiv felt i linjeskift-feltet, hvis du ønsker automatisk linjeskift. ENTER F8 ALT+A ALT+V ALT+Ø MELLEMRUM F2 21

22 Funktion Fremgangsmetode Tast Opret beholdningskonti i kassekladden Kopiering af bilag Periodisering Vælg Finans/Dagligt/Kassekladde Vælg den kladde, du vil oprette beholdningskonti i. Opret beholdningskonti via Beholdnings konti-knappen. Angiv kontonummeret og en beskrivende tekst for hver beholdningskonto Du kan endvidere angive, om beholdningen skal vises i valuta og i hvilken rækkefølge kontiene skal vises Godkend indtastning I feltet under det første beholdningsfelt, vælges hvorvidt man vil se beholdningsfelter med løbende saldo eller med ultimo saldo. I kassekladden vælges knappen Funktioner og derefter Kopier bilag/kladde Indtast f.eks. bilagsnummer og angiv om der skal vendes fortegn. I kassekladden indtastes omkostningen der skal periodiseres, og herefter vælges knappen Funktioner og derefter Periodisering. Indtast den ønskede periodiseringsperiode, periodiseringskontoen m.m. og vælg OK. ENTER ALT+B F3 ALT+S ALT+O ALT+O 22

23 Opgaver: Kassekladder Opgave 1: Opret ny kassekladde Opret en ny kassekladde og giv den dit eget navn. (Kladden skal bruges til de daglige bilag) Vælg selv hvilken bilagsserie kladden skal benytte Linjerne i kladden skal ikke gemmes efter bogføring Vælg at feltet Faktura (InvoiceNumber) skal benyttes som linjeskift i kladden. Opgave 2: Opret Beholdningskonti Åbn den kassekladde du netop har oprettet For at holde øje med bank-, kasse- og kassekredittens udvikling under indtastning af bilag, skal du vælge disse 3 konti som beholdningskonti i kassekladden Skift saldometoden til Ultimo saldo i stedet for Løbende saldo ved at taste ALT+S. Opgave 3: Bogfør finansbilag Indtast følgende bilag i kassekladden og notér bilagsnumrene ned: Bilagsnr. Bilagsindhold Beløb Polle s Autoværksted Dagsdato Reparation af firmabil (bil 1) inkl. montering af nye dæk. (Brug kontoen for rep. og vedligeh. Bil 1 og kassekredit) Lokal Tanken Dagsdato Benzin (Bil 2) (Brug kontoen Brændstof Bil 2 og kassen) Ex. moms moms I alt , , ,- Inkl. moms 457,25 Check, Udskriv og Bogfør Check kladden for fejl. Ret evt. fejl Udskriv en kassekladde til skærmen Bogfør kassekladden. Opgave 4: Tjek beløb på sum- og tælleværkskonti Åbn kontoplanen Summerer dine sum- og tælleværkskonti med kontonumrene 7097, 7098 og 7099 beløbene korrekt? 23

24 Ekstra opgaver Opgave 5: Kopiering af bilag Bilaget vedrørende Lokal-Tanken fra opgave 3 skulle have været på Bil 1. Foretag denne rettelse ved hjælp af funktionen Kopier bilag i din kassekladde. Tip! Kopier først med ja til Vend fortegn, og derefter igen med nej til Vend fortegn. Ret herefter kontonummeret på linjen og bogfør kladden. Åbn kontoplanen igen Summerer dine sum- og tælleværkskonti med kontonumrene 7097, 7098 og 7099 stadig beløbene korrekt? Opgave 6: Periodisering Opret en ny statuskonto med nummer til periodisering i kontoplanen. Bogfør nedenstående regning, og foretag i den forbindelse en periodisering, således at regningen periodiseres over 6 måneder fra d. 1/ til d. 31/ : Bilagsnr. Bilagsindhold Beløb Forsikring 10/ Forsikring for perioden 1/ / (Brug konto 5040 Forsikringer og kassekreditten samt konto til periodisering) I alt 7.500,- 24

25 3. Kladde import/eksport Formål Formålet med lektionen er at give deltagerne et indblik i mulighederne for at udveksle data i C5 med f.eks. revisoren via kladde import/eksport-funktioner. Emner Efter denne lektion, skal deltagerne kunne: Foretage en revisor eksport/import Og kende til: Opsætningen af kladdedefinitioner Brugen af kladde import-/eksport funktioner Revisor eksport Eksporten gør revisorens arbejde Når en revisor skal udarbejde et årsregnskab, er det nødvendigt for revisoren at modtage oplysninger om virksomhedens kontoplan, samt posteringer for det aktuelle regnskabsår. Førhen modtog revisoren blot disse oplysninger på papir. Herefter indtastede revisoren oplysningerne i deres eget system, eller arbejdede videre med oplysningerne i papirform. I dag har de fleste revisorer mulighed for, ved hjælp af kommafiler, at importere kontoplaner og posteringer ind i deres eget økonomisystem. Derved slipper revisorerne for at bruge tid på at indtaste oplysningerne manuelt. De omtalte filer kan sendes til revisoren på f.eks. en cd eller via . Under Finans/Periodisk/Udfyld Årsregnskab vælges vælge punktet Revisor eksport. Revisor eksporten benyttes til at eksportere Finansposter, Kontoplanen og Momskartoteket til revisoren. Afgrænsning på: Finansposter Kontoplanen Momskartoteket Når man har foretaget en afgrænsning i det overfor viste skærmbillede, skal man angive den ønskede placeringen af filen der eksporteres samt et filnavn. Oplysningerne eksporteres ud i én fil, som så kan sendes til revisoren. Revisoren kan indlæse filen i en kassekladde i C5. Læs mere om dette nedenfor under Revisor import. NB! Ovennævnte funktion kan også benyttes, hvis revisoren ønsker at sende finansposter, kontoplan og momskartoteket til virksomheden f.eks. i forbindelse med at virksomheden tager C5 i brug. 25

26 Revisor Import I Finanskassekladderne under knappen Funktioner er det muligt at vælge punktet Revisor import. Ved hjælp af denne funktion indlæses posteringer, kontoplan og momskartotek til C5. Posteringerne indlæses til den aktuelle kassekladde, mens at oplysningerne om kontoplanen og momskartoteket opdateres direkte i disse kartoteker. Når selve Revisor importen vælges, skal man først vælge filen, der indeholder oplysningerne. Herefter er det muligt at vælge, om både posteringer, konti og momskonti ønskes importeret. Hvis der er posteringer med bilagsnummer=0, er det muligt i feltet Primo/Ultimo-bilagsnummer at angive, hvilket bilagsnummer disse posteringer skal tildeles i kassekladden. Import / eksport Ved hjælp af punkterne Import og Eksport under knappen Funktioner i kassekladderne er det muligt at importere og eksportere posteringer til og fra kladderne. Import / eksport definition For at kunne importere og eksportere data til kassekladderne ved hjælp af punkterne Funktioner/Import og Eksport er det nødvendigt at oprette en definition der skal benyttes i forbindelse med importen/eksporten. Definitionen oprettes under Generelt/Tilpasning/Kladde imp./eksp. def. På første faneblad angives et navn på definitionen og ligeledes hvilken kladde definitionen skal benyttes i. 26

27 På fanen Opsætning defineres hvilke oplysninger der skal importeres/eksporteres samt hvorledes informationerne ønskes formateret mht. f.eks. datoformat, feltseparator osv. Når man så vælger Funktioner/Import eller Eksport i en af kassekladderne, skal man vælge hvilken definition der ønskes benyttet, og herefter udpeger man filen der skal importeres eller vælger placering samt filnavn på filen der skal dannes i forbindelse med eksporten. Excel skabeloner Eksport funktionen i kassekladderne kan ligeledes benyttes til lave Excel skabeloner. Dette gør det f.eks. muligt at lave en Excel skabelon af kassekladden indeholdende stamdata i form af kontoplanen, momskoder osv. således at denne skabelon f.eks. kan gives til en ekstern bogholder eller revisor. Når revisoren eller bogholderen har indtastet bilag i Excel skabelonen kan denne herefter importeres direkte ind i kassekladden i C5 via Import-funktionen. 27

28 Huskeliste: Kladde import/eksport Funktion Fremgangsmåde Tast Revisor eksport Revisor import Opsætning af kladdedefinitioner Excel skabelon Kladde import Vælg Finans/Periodisk/Udfyld årsregnskab/revisor eksport. Afgræns på periode, konti og momskoder Angiv ønsket navn og placering for den fil som C5 efterfølgende danner. Vælg Finans/Dagligt/Kassekladder og åbn den kassekladde, som posteringerne ønskes importeret til. Vælg knappen Funktioner og herefter Revisor import. Angiv navn og placering for den fil som indeholder informationerne der skal importers. Afmærk om posteringer skal importers og om kontoplanen og momskartoteket skal ajourføres. Vælg Generelt/Tilpasning/Kladde imp./eksp. def Giv skabelonen et navn i kolonnen Navn og Vælg fanen Opsætning. Her vælges hvilke informationer der skal importeres og eksporteres fra kladderne. Vælg Finans/Dagligt/Kassekladder og åbn en kassekladde. Vælg knappen Funktioner og herefter Eksport. Vælg kladdedefinitionen der skal benyttes Vælg at der skal laves en Excel skabelon Sig ja til at medtage stamdata MS Excel åbnes og viser skabelonen, der kan gemmes og f.eks. sendes via mail. Vælg Finans/Dagligt/Kassekladder og åbn en kassekladde. Vælg knappen Funktioner og herefter Import. Vælg om der skal importeres fra en fil eller en MS Excel skabelon Vælg kladdedefinitionen der skal benyttes Udpeg filen der skal importers ALT+O/T SPACE ALT+O/O ALT+O/M 28

29 Opgaver: Kladde import/eksport Opgave 1: Lav en revisor eksport Lav en revisoreksport indeholdende alle posteringer i det indeværende regnskabsår, alle konti i kontoplanen samt alle momskonti. Kald filen for RevEksp. Opgave 2: Foretag en revisor import Importer dataene fra opgave 1 ind i en kassekladde, og sørg samtidig for at kontoplanen og momskartoteket bliver opdateret. Ekstra opgaver Opgave 3: Kladdedefinition Lav en Finanskladdedefinition med felter Dato, Bilag, tekst, kontotype, konto, beløb og Moms. Opgave 4: Excel kladdeskabelon Lav en MS Excel kladde skabelon på baggrund af definitionen fra opgave 3. 29

30 4. Betaling og Udligning Formål At deltagerne lærer de forskellige former og metoder til udligning af åbne poster på debitorer og kreditorer i C5. Emner Deltagerne skal kunne: Udligne fakturaer og kreditnotaer med de tilhørende betalinger Og kende til: Automatisk udligning i Debitor- og Kreditormodulerne Metoder til udligning I C5 er der flere metoder hvormed en faktura eller købsfaktura kan markeres som værende betalt (udlignet). Automatisk udligning Man kan vælge at foretage Automatisk udligning, som vil udligne alle indbetalinger med tilsvarende fakturaer. Udligning sker kronologisk med den ældste faktura først. Dette gør dog blot at man på debitor/kreditor får en korrekt saldo. Systemet har ingen mulighed for at udpege en speciel faktura som betalt. Den automatiske udligning findes under Debitor/Periodisk/Automatisk udligning. Manuel udligning Hvis man derimod udligner fakturaen, f.eks. i forbindelse med at betalingen bogføres, har man hele tiden et overblik over, hvilke fakturaer der endnu ikke er betalte. Denne udligning kan også foretages, selvom indbetalingen ikke dækker hele beløbet. Denne udligning kan foretages følgende steder: I kassekladderne ved hjælp af knappen Udlign faktura I kassekladderne ved hjælp af feltet Modfaktura Ved hjælp af knappen Udligning i Debitor- og Kreditorkartotekerne Under Debitor eller Kreditor/Periodisk/Åbenpostredigering De første to benyttes såfremt udligningen foretages i forbindelse med bogføring af betalingen. De nederste to benyttes, såfremt fakturaen og betalingen ikke er blevet udlignet i forbindelse med bogføring af betalingen, eller såfremt udligningen skal ændres. Hvis fakturaen eller kreditnotaen allerede er markeret til udligning i denne eller i en anden kassekladde, vil det være illustreret med en venstre pil yderst til venstre på den pågældende faktura/kreditnota. På denne måde, kan du hurtigt se om linjen allerede er afmærket til udligning. Du kan kun markere linjen ét sted. Så skal den ændres, må du først ophæve den oprindelige markering før du kan markere den igen. 30

31 Hvis man ønsker at køre udligningen direkte ved registreringen af betalingen, kan der opsættes en parameter via Finans/Tilpasning/parameter/Bogføring, som hedder Tvungen Åbenpost. Dette vil betyde, at en indbetaling på en bestemt debitor eller udbetaling til en bestemt kreditor, ikke kan bogføres uden at foretage en udligning. Feltet Modfaktura I kassekladderne findes et felt ved navn Modfaktura. Hvis man i feltet indtaster fakturanummeret på den faktura som en debitor har betalt, udfylder C5 automatisk en del andre felter som f.eks. Konto, Beløb, Tekst osv. automatisk. Samtidig foretager C5 den manuelle åbenpost udligning, således at man ikke selv behøver foretage denne udligning. 31

32 Huskeliste: Betaling og udligning Funktion Fremgangsmetode Tast Udligning ved hjælp af feltet Modfaktura (Kan kun benyttes til debitorbetalinger) Manuel udligning via Kassekladden Udligning via Debitor- /Kreditorkartoteket Åben en kassekladde Indtast dato og bilagsnummer. Vælg D i Kontotype-feltet (K) og indtast fakturanummeret der betales i feltet Modfaktura. Hop til næste felt og C5 udfylder automatisk de tilhørende oplysninger. Åben en kassekladde. Indtast dato og bilagsnummer. Vælg D eller K i Kontotype-feltet (K) og angiv kontonummeret for den pågældende debitor eller kreditor. Vælg Modkonto (f.eks. kasse, bank eller giro). Åben udligningsskærmbilledet ved at taste F5 eller vælge knappen Udlign faktura Markér den/de faktura(er), der skal udlignes Er der vist en venstre pil ud for linjen, er denne allerede markeret i en anden kassekladde. Ved delbetaling skal det betalte beløb indtastes i Udlign DKK kolonnen (rest betaling vises). Afregnes der i Valuta, angives beløbet i Udlign valuta. Godkend de markerede poster. Programmet vender så tilbage til kassekladden. Beløbet er automatisk angivet i den rigtige kolonne. OBS! Hvis man anvender kasserabat og betalingens dato ligger indenfor denne frist, modregnes kasserabatbeløbet automatisk i fakturabeløbet. I tilfælde hvor debitoren har angivet på betalingen, hvilke fakturaer der er betalt, kan fakturanumrene skrives direkte i Modbilag-feltet i kassekladden. Bliver flere fakturaer betalt, adskilles fakturanumrene med semikolon. Vælg Debitor/Kartotek/Debitor (eller Kreditor/Kartotek/Kreditor) Vælg Udligning via Udligning-knappen. Marker betaling/kreditnota og Faktura som skal udlignes. Når alle poster til udligning er markeret, vælges Udfør udligning-knappen. Godkend og afslut. ALT+H F5 F5 F3 ALT+L F5 ALT+Ø F3 32

33 Funktion Fremgangsmetode Tast Automatisk udligning Vælg Debitor/Periodisk/Automatisk udligning. Opsæt afgrænsninger, hvis der kun ønskes at udligne en bestemt gruppe eller andet. Godkend afgrænsninger. Hvis afgræsningsfelterne efterlades blanke, vil alle debitorerne blive udlignet. Vælg om kasserabat skal udnyttes, skriv: Start og godkend. F3 F3 Udligning via Åbenpostredigering Vælg Debitor/Periodisk/Åbenpostredigering Vælg den debitor der skal udlignes på. Vælg den faktura der skal udlignes. Og udfør udligningen med F5 F5 eller ALT+G Udlign fra Ordrehoved Afslut med F3 eller ALT+U Efter oprettelse af ordrelinjer til kreditnota. Placér markøren i ordrehovedet og skift til udligningsbilledet. Markér faktura der skal udlignes. Accepter. Vælg fakturering, af kreditnotaen. F3 F5 eller ALT+E / markér post til udligning F5 F3 ALT+K 33

34 Opgaver: Betaling og udligning Opgave 1: Indbetaling fra debitor Lillevangskolen betaler pr. dags dato faktura og De har overført beløbet til vores bankkonto. Bogfør denne indbetaling via kassekladden, og udlign i den forbindelse fakturaerne. Opgave 2: Betaling til kreditor Vi har dags dato overført en betaling fra kassekreditten til Romme Trælasthandel. Betalingen dækker alle vores skyldige beløb til Romme trælasthandel. Bogfør denne betaling i kassekladden, og udlign i den forbindelse fakturaen. Opgave 3: Indbetaling fra debitor Vi har modtaget en indbetaling på vores bankkonto med teksten Faktura Bogfør denne indbetaling via kassekladden, og benyt i den forbindelse feltet Modfaktura Hvem er betalingen fra? 34

35 5. Søgning efter oplysninger Formål Formålet med lektionen, er at give deltagerne indsigt i hvordan der kan søges efter oplysninger i Finans-, Debitor- og Kreditorkartoteket og kende til muligheden for at spore alle posteringer, som de enkelte funktioner i C5, har givet anledning til. Emner Efter lektionen, skal deltagerne kunne: Genfinde oplysninger Afgrænse oplysningerne der vises på skærmen Og kende til begreberne: Posteringer Transaktioner Grundlag. Kartoteker Du har mulighed for, via hvert enkelt kartotek, at søge efter bogførte posteringer. Det kunne være en kunde, der ringer og spørger om en gammel faktura. Eller bogholderen der har brug for at vide, hvordan et bestemt bilag er bogført. I hver enkelt tilfælde må du vurdere, hvilket kartotek der er relevant for din søgning. Spørger en kunde efter fakturaoplysninger, skal du lede i Debitorkartoteket. Skal bogholderen have oplysninger om et konkret bilag, skal han/hun lede i Finanskartoteket. Transaktionsspor Via den enkelte konto i Finans-, Debitor-, Kreditor-, Lager- og Projektkartotekerne i C5, er det muligt, at få uddybet hvilke posteringer der har været på denne konto, samt hvilke bagved liggende bilagsposteringer denne transaktion har givet anledning til. Selve posteringsgrundlaget viser, hvilke kartoteker programmet har involveret i transaktionen. Dette værktøj, til at spore posteringer i systemet, kaldes revisionsspor eller transaktionsspor. Posteringsoversigten indeholder bl.a. oplysninger om, hvilken bruger, dato, bilag mv. posteringen oprinder fra. Ved at markere en postering af interesse, og dernæst aktivere knappen Transaktion, åbnes en oversigt over samtlige posteringer for denne transaktion, dvs. hvilke andre konti dette bilag er bogført på. Vælges knappen Grundlag i stedet for, åbnes transaktionens posteringer i såvel Finans- som øvrige involverede moduler. 35

36 Finans-, Debitor-, Kreditor-, Lager-, Projektkartotekerne Posteringer Se alle posteringer på den enkelte debitor/kreditor Transaktioner Se alle transaktioner foretaget i finansmodulet if. med den enkelte postering Grundlag Se alle transaktioner fordelt på de forskellige moduler if. med den enkelte postering. Det er ikke kun transaktionsspor man kan søge oplysning om i kartotekerne. I det følgende kommer en kort introduktion til de oplysninger, der kan findes i de enkelte kartoteker. Finanskartoteket Der findes forskellige oplysninger og statistikker for hver konto. Du kan via knappanelet få oplysninger om posteringer på kontoen og om budgetterede beløb på kontoen. Endvidere er der også, på Statistik-fanen, mulighed for at få oplysninger om periodesaldi på kontoen, sammenlignet med periodebudgetter og tidligere års saldi. Debitorkartoteket og kreditorkartoteket Der findes forskellige oplysninger og statistikker for hver konto i disse kartoteker. Man kan via knappanelet få oplysninger om bl.a. posteringer på hver debitor/kreditor, hvilke varelinjer der har været på debitor/kreditor m.m. I Debitor-/Kreditorkartotekerne findes der også en Journal-knap, hvor transaktionen kan ses, en fakturakopi kan udskrives og arkiverede ordrer kan undersøges. Der er også knapper der benyttes til at hente oplysninger om indeværende ordre/indkøb og projekter, samt alternative adresser til leverandører, eksisterende rabat-aftaler og standard aktionslister. Oplysningerne om saldi på debitor/kreditor, fakturajournalen, posteringslisten osv. vedligeholdes automatisk ved fakturering. Filtrering af oplysninger Når listerne bliver længere er der ofte behov for at finde bestemte informationer, eller for at fremvise et bestemt interval af linjer. Der findes også funktionsknapper til dette. Knap Genvejstast Funktion SHIFT+F4 F2 ALT+F9 Filtrering Tilføj afgrænsningsfelt Fjern afgrænsningsfelt 36

37 Ligesom du afgrænser rapporter, kan du også afgrænse de oplysninger, du får vist på skærmen via kartotekerne. Det kaldes filtrering. For eksempel kan du finde et bilag, selvom du kun kender bilagsnummeret, eller kun kender datoen. Når du har en liste, kan du altid begrænse - eller filtrere - de linjer, der skal vises på skærmen. Der er mulighed for at bestemme Fra/Til grænser for samtlige felter i kartoteket. Der vises som regel 2-3 afgrænsningsfelter, men der er altid mulighed for at tilføje flere efter behov. Når man har aktiveret filtreringsboksen, kan man indsætte afgrænsningsfelter med F2 (opret post) og kan fjerne afgrænsningsfelter med ALT+F9 (slet post). Når man har sat de ønskede afgrænsningskriterier, er der er mulighed for at sortere data i den rækkefølge, man ønsker at se sine data. I filtreringsdialogboksen findes der Sortering-knappen, klikker man på denne knap, får man mulighed for at vælge hvordan man vil have sine data sorteret. 37

38 Huskeliste: Søg oplysninger Funktion Fremgangsmåde Tast Find oplysninger i kartotek Vælg det relevante kartotek: Finans, Debitor, Kreditor etc. Vælg den type af oplysninger, du søger via knappanelet. Eksempelvis: Posteringer eller Journal (i Debitor- eller Kreditorkartoteket). ALT+P ALT+J Afgrænsning af oplysninger på listen Transaktionsspor Har du for mange oplysninger på listen, kan du filtrere, så du kun ser de relevante oplysninger. Du kan tilføje nye felter i filtreringsboksen. Slette afgrænsningsfelter. Indtast Fra og Til i filtreringsboksen og godkend. Placér markøren på posteringen for hvilken du vil undersøge transaktionssporet. Vælg Transaktion-knappen SHIFT+F4 F2 ALT+F9 F3 ALT+O eller ALT+K 38

39 Opgaver: Søg oplysninger Opgave 1: Finansbilag Find posteringen bogført med bilagsnummer 1013 på konto 5050 Telefon Firma. Ved hjælp af transaktionssporet, skal du finde ud af hvilke konti der er bogført på i forbindelse med dette bilag? Opgave 2: Debitoroplysninger Find Kontor & Møbel i Debitorkartoteket og vælg knappen Information/Varelinjer Hvilken vare eller ydelse købte Kontor & Møbel sidst hos os? Opgave 3: Åbne poster på debitor Er der nogen åbne poster på vores kunde Restaurant Two? Opgave 4: Søgning efter debitor ud fra fakturanummer Åbn Debitorkartoteket og undersøg ved hjælp af Shift+Alt+F4, hvilken kunde der har fået fakturanummer 10040? Opgave 5: Find finanskonto ud fra bilagsnummer Åbn kontoplanen og undersøg ved hjælp af Shift+Alt+F4 og transaktionssporet, hvilke konti bilag nr er bogført på? 39

40 6. Periodiske rutiner i Finans Formål Formålet med denne lektion er, at lære kursisterne om de periodiske rutiner i Finansmodulet. Emner Kursisterne skal efter denne lektion kunne: Danne primoposteringer Oprette momsgrupper og momskombinationer Foretage momsafregning Og kende til: Efterberegning af perioder Bankafstemninger Dan primoposteringer Ved starten på et nyt regnskabsår, skal der efter oprettelsen af et nyt regnskabsår dannes primoposter. Dvs. at beløbene i resultatopgørelsen skal nulstilles, og årets resultat skal tillægges egenkapitalen (jvf. nedenstående figur). Alle balancesaldi overføres til det nye år. Resultatopgørelse Balance Omkostninger Indtægter Aktiver Passiver Omkostninger Indtægter Aktiver Egenkapital (pr.01.09) Årets resultat Gæld Årsskiftet Omkostninger Indtægter Aktiver Passiver Aktiver Egenkapital (pr.01.10) Gæld Som udgangspunkt overføres summen af alle indtægter og omkostninger fra resultatopgørelsen til kontoen defineret som kontoen for Årets resultat under Finans/Tilpasning/Systemkonti. Summen af beløbene på de enkelte status-konti overføres som udgangspunkt til de enkelte statuskonti som en primopostering. Men ved hjælp af feltet Primokonto i kontoplanen, kan der på den enkelte statuskonto vælges en anden konto, såfremt saldoen fra status-kontoen ønskes overført til en anden konto i forbindelse med dannelsen af primoposteringer. Denne mulighed benyttes f.eks. på konti med årets afskrivninger der ønskes overført til en anden statuskonto med afskrivninger primo. 40

41 Fremgangsmåde Dannelse af primoposteringer for det nye regnskabsår foregår via Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/ Dan primoposteringer. Der er tre metoder, hvormed man kan danne primoposteringer: Drift=0, Status=0 Med denne metode nulstilles både drifts og statuskonti. Det vil sige, man danner egentlig ikke primoposteringer, men klargør bare til at postere i nyt regnskabsår. Drift=0, Status=Ultimo Med denne metode overføres ultimosaldi på statuskonti og driftskonti nulstilles, som skitseret på figuren ovenfor. Drift=Ultimo, Status=Ultimo Med denne metode kan man overføre alle saldi fra et regnskabsår til det næste. Det vil typisk være, hvis man forlænger sit regnskabsår med eksempelvis fire måneder. De ekstra fire måneder oprettes som nyt regnskabsår og ultimosaldi på alle konti videreføres til det nye regnskabsår. Specifikationsgrader Det er ligeledes muligt at vælge specifikationsgrad på primoposteringerne. Man kan således vælge: En primopostering pr. afdelingskode der er anvendt på kontoen En primopostering pr. momskode der er anvendt på kontoen At få vist momsbeløbet der er trukket i automatisk moms En primopostering for både debet og kredit, hvis der er både debiteret og krediteret på kontoen Ovenstående specifikationsgrader, kan kombineres frit. Angives ikke nogen specifikationsgrad, dannes blot én primopostering pr. konto. Man kan danne nye primoposter så mange gange, det er nødvendigt. Det vil sige, hver gang man har posteret i et foregående regnskabsår, for eksempel i forbindelse med efterpostering af revisorregning. Efterberegn perioder Under Finans/Periodisk kan man efterberegne perioder, det vil sige at efterberegne saldi på en eller flere konti. C5 efterberegner kun saldi på samlekonti og tælleværker i forbindelse med bogføring, såfremt der er svaret ja til parameteren Opdater sum og tælleværker under Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. Har man svaret nej til denne parameter, er det nødvendigt at opdatere (efterberegne) saldi på sumkonti og tælleværker manuelt ved hjælp af kørslen Efterberegn perioder under Finans/Periodisk. Det er blandt andet en god idé, at efterberegne finanskonti fra primo til ultimo i et nyt regnskabsår, når der er dannet primoposteringer og inden der udskrives åbningsbalance. Herved sikrer man sig at saldi på tælleværker og sumkonti er rigtige samt at perioder tilknyttes kontoplanens Statistikfaneblad. 41

42 Bankafstemning Under Finans/Periodisk/Bankafstemning er det muligt at foretage bankafstemninger. Ved aktivering af menupunktet kommer et skærmbillede hvor følgende angives i den øverste del: Afstemning, konto, dato samt primosaldo og ultimosaldo. Når der herefter hoppes til den nederste del af skærmbilledet, vil man her kunne se alle ikke afstemte poster. Afstemte poster markeres i kolonnen G. Når man er færdig, kan man udskrive afstemningen, inden der vælges Godkend. Næste gang en bankafstemning skal foretages på samme konto, tilføjes en ny linje i den øverste del af skærmbilledet, og de poster der ikke blev afstemt i forbindelse med den forrige afstemning, vises i den nederste del af skærmbilledet sammen med nye poster i den angivne periode. NB! En tidligere godkendt afstemning kan annulleres med knappen Annuller. Moms Momskoder Under indtastning af bilag vil programmet anvende dine momskoder for at beregne momsen. Der kan oprettes så mange momskoder som ønsket. Der skal angives en kode, en forklarende tekst, der vises på fakturaer, satsen, (som er beregningsprocenten) og et kontonummer til bogføring. Hvis der anvendes konti til EU køb, skal disse kontonumre angives ved momskoderne for EU indg. og EU udg. % Fri bruges til angivelse af procentdel, der ikke skal afløftes moms af, f.eks. repræsentationsmoms hvor der ikke afløftes moms af 75% af momsbeløbet. I Forfald-feltet angives hvor ofte momsen afregnes. Der kan vælges mellem Måned, Kvartal eller År. 42

43 Opret momskoder Momskoder oprettes under Finans/Tilpasning/Moms/Momskoder. Klik på den næste tomme linje eller tast F2. Indtast en kode, en beskrivelse, satsen og et kontonummer. Nedenfor ses eksempler på de momskoder der anbefales såfremt man både har køb og salg til Danmark, EU-lande og 3.lande. Feltet Modkonto benyttes kun i forbindelse med momskoder der benyttes til køb fra EU- eller 3. lande. Feltet % Fri benyttes eksempelvis i forbindelse med repræsentationsmoms som vist ovenfor. Afslut skærmbilledet med F3 for at godkende. Momsgrupper og momskombinationer Under Finans/Tilpasning/Moms/Momsgrupper og Momskombinationer oprettes momsgrupperne og momskombinationerne. Momsgrupperne kan tilknyttes de enkelte debitorer, kreditorer og varenumre i kartotekerne, men det er også muligt at ændre momsgruppen på de enkelte ordrer, indkøb og projekter. Ved hjælp af momsgrupperne og momskombinationerne kan systemet automatisk finde ud af, hvilken momskode der skal benyttes, afhængig af om der f.eks. købes eller sælges varer eller ydelser, samt om der købes af en dansk eller udenlandsk leverandør eller sælges til en dansk eller udenlandsk kunde. 43

44 Momsperioder Momsperioderne benyttes bl.a. i forbindelse med udskrivning af momsrapporterne, samt til definition af betalingsbetingelser på momsposteringerne. Momsperioder oprettes og vedligeholdes under Finans/Tilpasning/Moms/Momsperioder. Tilføj momsperioder Nye momsperioder tilføjes ved at vælge knappen Ny periode. Momsrapporter Det anbefales at udskrive en momsrapport under Finans/Rapporter/Ekstern/Momsrapport inden afregning af momsen, således at eventuelle fejl i momsen kan rettes før afregningen. Momsrapporten udskriver en liste med summen af bevægelser på de enkelte moms- og afgiftskonti. Rapporten indeholder informationer om bevægelserne på momskontiene i perioden samt tidligere perioder. Endvidere vises hvor meget der er afregnet tidligere og sidst på rapporten vises en oversigt over momsen pr. konto. Værdien af varesalg til EU kan f.eks. aflæses som momsgrundlag nederst på rapporten, såfremt ovennævnte momskoder m.m. er anvendt. Afregning af moms Moms afregnes normalt efter hver endt momsperiode, men momsafregningen kan i princippet foretages når det ønskes. NB! Under Finans/Tilpasning/Moms/Momsperioder kan man i feltet Status se, om der er afregnet moms for den enkelte periode eller ej. Momsafregningen foretages under Finans/Periodisk/Skat og DST/Afregning af moms. Der afgrænses først på ønskede momskoder, hvorefter nedenstående skærmbillede udfyldes med følgende informationer: 44

45 Periodens startdato Her vælges startdatoen for den momsperiode, hvortil der ønskes at afregne moms. Søg fra periode Her er det muligt at indtaste en dato ældre end datoen angivet i Periodens startdato såfremt momsafregningen skal medtage momsposteringer fra tidligere perioder. Det er dog kun momsposteringer der endnu ikke er udlignet, der vil blive medtaget. Inkl. poster uden momskode Dette felt markeres såfremt posteringer uden momskode ønskes medtaget i forbindelse med momsafregningen. Der kan her f.eks. være tale om manuelle posteringer foretaget på momskontiene for indgående og udgående moms. Overførsel Hvis feltet markeres overføres beløbene beregnet i forbindelse med momsafregningen til en kassekladde under Finans/Dagligt. Hvis feltet markeres, skal det vælges hvilken konto der er momsafregningskontoen, hvilken bogføringsdato der skal benyttes, samt hvilken kassekladde momsafregningsposterne skal overføres til. 45

46 Huskeliste: Periodiske rutiner i Finans Funktion Fremgangsmåde Tast Dan primoposteringer i nyt regnskabsår Vælg Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Dan primoposteringer. Godkend afgrænsningsboksen. Vælg metode for dannelse af primoposteringer: Drift=0, Status=0 Drift=0, Status=Ultimo Drift=Ultimo, Status=Ultimo Indtast primodato. f.eks. PR0112 Afkryds Efterberegn finans-feltet(dermed køres efterberegning af perioder med det samme). Skriv start og godkend for at igangsætte kørslen. NB: Der kan dannes primoposteringer et valgfrit antal gange. De efterfølgende vil overskrive den oprindelige. F3 SPACE F3 Efterberegn perioder Foretag bankafstemning Momskoder Momsgrupper Momskombinationer Vælg Finans/Periodisk/Efterberegn perioder. Afgræns eventuelt m.h.t. kontonumre og godkend. Indtast start- og slutperiode, f.eks og , eller ved årets start, PR og UL Hvis tælleværker skal beregnes sættes der kryds i Tælleværker-feltet. Skriv start og godkend. Vælg Finans/Periodisk/Bankafstemning. Udfyld den øverste del af skærmbilledet med: Afstemning, konto, dato samt primosaldo og ultimosaldo. Hop til den nederste del af skærmbilledet. Afmærk de posteringer der kan afstemmes i den nederste del af skærmbilledet i kolonnen G. Åben Finans/Tilpasning/Moms/Momskoder. Opret momskoder. Åben Finans/Tilpasning/Moms/Momsgrupper. Opret momsgrupper. Tilknyt momsgrupperne til kunder, leverandører og varenumre i feltet Momsgruppe i Debitor-, Kreditor- og Lagerkartotekerne. Åben Finans/Tilpasning/Moms/Momskombinationer. Opsæt de ønskede momskombinationer. F3 SPACE F3 SHIFT+F8 SPACE F2 F2 46

47 Funktion Fremgangsmåde Tast Momsperioder Åben Finans/Tilpasning/Moms/Momsperioder. Opret nye momsperioder vha. knappen Ny periode ALT+Y Udskriv momsrapport Afregn moms Vælg Finans/Rapporter/Ekstern og rapporten Momsrapport. Momsen afregnes under Finans/Periodisk/Skat og DST/Afregning af moms. 47

48 Opgaver: Periodiske rutiner i Finans Opgave 1: Opret nyt regnskabsår Opret regnskabsåret 2013, såfremt regnskabsåret ikke allerede er oprettet. Opgave 2: Dan primoposter Dan primoposteringer i regnskabsåret 2012 med metoden Drift=0 Status=Ultimo. Opgave 3: Opret momsperioder Opret momsperioder for hele Virksomheden skal afregne moms kvartalsvis og betalingsfristen er løbende kvartal + 40 dage. Opgave 4: Udskriv momsrapport Udskriv en momsrapport for 1. kvartal 2012 til skærmen. Opgave 5: Afregn moms Afregn moms for 1. kvartal Momsbeløbene skal overføres til kladden Moms. Benyt momsafregningskontoen og bogfør momsafregningen med datoen 31/

49 7. Budgetkladden Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne kendskab til den simple form for budgettering i C5. Budgetteringsfaciliteterne i C5 kræver at man har licenskoden til dette. Emner Efter lektionsgennemgangen vil kursisten kunne: Lave et simpelt budget via budgetkladden. Og kende til: Felter og funktioner i budgetkladden. Budgetkladden Budgetkladden fungerer på samme måde som en kassekladde. Linjerne indtastes på samme måde og efter Check og Udskriv skal den bogføres. Der er dog enkelte ting, i budgetkladden, der afviger fra kassekladden. I budgetkladden skal man, ud over en start dato, også angive i hvilken periode, samt med hvilket interval et givent beløb skal gentages. Det skal også bemærkes at kredit-beløb angives med negativt fortegn samt at budgetbeløb indtastes ekskl. moms. Budgetkladden findes under Finans/Periodisk/Budgettering/Budgetkladde. Med Overfør konti-knappen er det muligt, automatisk at få overført konti fra kontoplanen til budgetkladden, så man slipper for manuelt at indtaste kontonumrene. N.B. Inden man overfører disse konti automatisk, kan det være en fordel at ændre systemdatoen via Værktøjer/Klokken eller CTRL+T. Det er nemlig denne systemdato, der bliver påført hver linje i budgetkladden ved denne overførsel. Der skal angives et kontonummer i Modkonto-feltet på hver budgetlinje. Vælg f.eks. bankkontoen, således at budgettet på denne konto vil kunne illustrere likviditetsvirkningerne fra budgettet. Eller opret en speciel konto der f.eks. er placeret under egenkapitalen, så den kan illustrere det budgetterede over-/underskud. Budgetposter Bogførte budgetter kan ses, på de enkelte konti i Finanskartoteket, ved at bruge Budget-knappen eller ALT+B. Ved hjælp af Skift budget-knappen er det muligt, at vælge mellem de budgetlag, hvor der foreligger budgetposteringer. Det samlede budgetbeløb vises på Statistik-fanen i Finanskartoteket. Budgetlag I C5 kan man vælge mellem flere budgetlag. Som standard er der ét ankerbudget, Budget, og seks reviderede budgetter, Rev.1, Rev.2... Hvis du har behov for flere reviderede budgetter kan de oprettes via Finans/Tilpasning/Budgetkoder. 49

50 Formålet med flere budgetlag er, at du hele tiden kan se historikken med hensyn til både udgangsbudgettet, samt eventuelle budgetændringer. Inden du bogfører de reviderede budgettal, skal du huske at ændre budgetlaget via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans/Budgetkode ved opdatering. Eksempel på effekten af budgetlag: Konto Budget (Ankerbudget) Rev. 1 (ændring til ankerbudget) Samlet budget (Budget + Rev.1) 1120 Varesalg borde kr kr kr Varesalg stole kr kr kr. Ved udskrivning af balancer, kan det oprindelige budget sammenholdes med det/de reviderede budgetter. Det er også muligt at lave ændringer til ankerbudgettet uden at benytte et andet budgetlag hertil. I givet fald bogføres ændringerne på tilsvarende vis som vist ovenfor, blot i samme budgetlag som ankerbudgettet. 50

51 Huskeliste: Budgetkladden Funktion Fremgangsmåde Tast Indtast budget via budgetkladden Overfør konti til budgetkladden Skift budgetlag Se budgettet for en konto Vælg Finans/Periodisk/Budgettering/Budgetkladden I Gentag-feltet, vælges hvor ofte budgetbeløbet, skal gentages på kontoen. NB! Modkonto skal udfyldes for hver linje. Når linjerne er indtastet, skal disse kontrolleres, udskrives og bogføres ligesom i kassekladden. Husk! Afmærk at budgetkladden er udskrevet, ellers vil C5 ikke bogføre budgetkladden. Når budgetkladden er bogført vil posteringslinjerne forsvinde. I budgetkladden vælges Overfør konti-knappen og derefter vælges, hvilke konti der ønskes overført. Du skal skifte budgetlag via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans/ Budgetkode ved opdatering. I kontoplanen under Finans/Kartoteket vælges Budgetknappen og en oversigt over alle budgetposteringer på denne konto vises. Ligeledes vil du kunne se de samlede budgettal ved at vælge Statistik-fanen. ALT+K ALT+R ALT+B ALT+O ALT+B 51

52 Opgaver: Budgetkladden Opgave 1: Indtast budgetlinjer Tjek at budgetkoden under Finans/Tilpasning/Parametre/Finans er Budget. Indtast dernæst følgende budget i budgetkladden. Perioden for budgettet er fra 1/1 til 31/12 i indeværende regnskabsår. Benyt kassekreditten som modkonto. Konto Budgettal Gentagelse 1110 Varesalg Stole & Sofaer ,- Pr. mdr Annoncer og Tryksager ,- Pr. mdr. Check budgetlinjerne og bogfør budgetkladden. Opgave 2: Se budgetposterne Åbn kontoplanen og find konto 1110 Vælg knappen Budget og tjek at der er bogført 12 gange Opgave 3: Udskriv budgetoversigt (scale) Udskriv en budgetoversigt til skærmen for perioden pr ul.12 i indeværende regnskabsår under Finans/Rapporter/Budgetter/Budgetoversigt (scale). Ekstraopgaver Opgave 4: Ændringer til budgettet Indtast en ændring til budgettet fra opgave 1, således at budgettet for konto 1110 er kr. pr. måned i stedet for pr. måned. Opgave 5: Udskriv budgetoversigt (scale) Udskriv en budgetoversigt til skærmen for perioden pr ul.12 i indeværende regnskabsår under Finans/Rapporter/Budgetter/Budgetoversigt (scale) Er der bogført kr. pr. måned på konto 1110? 52

53 8. Balancer Formål Formålet med lektionen er, at kursisterne skal kunne udskrive balancer i Finansmodulet i C5. Emner Efter lektionen skal kursisten kunne: Udskrive en simpel balance Hente en foruddefineret balance Afgrænse og udskrive en avanceret balance Oprette nye eller tilrette eksisterende balancer. Simple balancer Under Finans/Rapporter/Balancer kan der udskrives en simpel balance. Den simple balance gør det muligt, at udskrive en balance med op til fire beløbskolonner blot ved at indtaste ét datointerval. Såfremt man ønsker at udskrive andre typer balancer, gøres dette ved hjælp af de avancerede balancer, der beskrives nedenfor. Avancerede balancer Balancer i C5 er en overordnet rapporttype, som du kan anvende, når du skal udskrive en periodisk resultatopgørelse, statusbalancer m.m. Der findes 10 forud definerede balancetyper i C5. Balancer udskrives via Finans/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret. Rapportens titel står øverst på skærmbilledet. Rapportens kolonner er defineret af linjer i den nederste blok. Der findes Fra/Til-afgrænsningsfelter til kontoplanen, samt andre parametre der kan vælges. Her er en forklaring til udvalgte felter i skærmbilledet: Felt Balance Konto (Fra og Til) Beskrivelse Den aktuelt valgte balance vises med nummer og navn. Ved hjælp af Hentknappen er det muligt at vælge mellem alle definerede balancer. Felterne benyttes til afgrænsning af balancen til en del af den oprettede kontoplan. Hvis felterne efterlades tomme, udskrives hele kontoplanen. 100% Ved angivelse af en 100% konto beregnes den enkelte kontos andel i procent af den valgte 100%-konto (eksempelvis Omsætning i alt). Feltet udfyldes kun hvis der er en kolonne af typen 100%. Forside Skip 0 Kun sum Angiver, om balancen skal udskrives med en forside med firma-oplysninger og afgrænsninger. Angiver, om konti med nul-saldi i alle kolonner skal udelades af balancen. Ved afkrydsning vil udskriften udelukkende indeholde konti af typen Overskrift, Sideskift, Sumkonto og Tælleværk. 53

54 Felt Fra top Beskrivelse Ved afkrydsning sikrer du, at alle udskrevne Sumkonti og Tælleværker vil blive beregnet, selvom nogle af kontiene i beregningen eventuelt ikke er med på rapporten. I balancen vil kolonnen være markeret med stjerner (*), hvis ikke feltet er afkrydset og der er konti med i udregningsgrundlaget. Du skifter mellem øverste og nederste blok med kommandoerne SHIFT+F7 og SHIFT+F8. I nederste del vises de enkelte kolonner i den valgte balance med følgende felter: Felt Type, Navn U Enhed Fra og Til Beskrivelse Indholdet hentes fra den pågældende balances opsætning og kan ikke ændres i dette skærmbillede. Ved at sætte eller fjerne afmærkninger (afmærkning = Ja) i denne kolonne, kan du bestemme, hvilke kolonner der skal med på udskriften. Angiver, om kolonnen evt. kun skal vise værdien i hele kroner. Kolonnerne der indeholder aktuelle eller budgetterede tal, skal afgrænses med fra og til dato. Hermed markeres, hvilken periode den enkelte kolonne skal indeholde. Husk evt. også primo og ultimoperioder. Du kan endvidere i Budget-feltet, angive hvilke budgetlag du vil medtage i en eventuel budgetkolonne. Udskrivning af balancer Efter opsætning af balancen udskrives denne ved hjælp af funktionsknapperne: Funktionsknap Udskriv Kommafil Tekstfil Hent Beskrivelse Almindelig udskrivning af den definerede balance til Printer, Skærm eller Spoolfil. Udskriver til en komma-separeret fil til brug i eksempelvis et regnearkseller databaseprogram. Udskriver til en tekstfil til brug i eksempelvis et tekstbehandlingsprogram. Giver dig mulighed for at hente en foruddefineret balance-opsætning. 54

55 Ændring/oprettelse af balancer Der er i C5 mulighed for, at oprette nye og tilpasse eksisterende avancerede balanceskabeloner. Der findes et antal foruddefinerede balancetyper, som man med fordel kan tage udgangspunkt i, når man skal lave en ny balance. Oprettelse af nye eller tilretning af eksisterende balancer foretages via Finans/Tilpasning/Balancer eller via knappen Redigering under Finans/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret. Opret en ny Balance Det man reelt skal gøre, når man vil oprette en ny balance, er at definere hvilke kolonner der skal med på balanceudskriften. Det kan eksempelvis være kontonummer, kontonavn, realiserede saldi, budgetsaldi, i standard valuta, i anden valuta etc. Kolonne for kolonne definerer man således rapporten. Det vil sige, hvilke data der skal vises i kolonnen og i hvilket format. Ændring af eksisterende balance For at ændre en eksisterende balance følges vejledningen i huskelisten, bortset fra at man vælger en eksisterende balance i stedet for at skrive et nyt navn. Når man gemmer balancen, gemmer man den under det samme navn og skal svare ja til at overskrive den eksisterende. NB! Når en Balance skal udskrives, er det vigtigt at sætte de rigtige begrænsninger op i form af datoer og konti som ønskes medtaget. Ændring af skrifttyper på balancen På balancerne kan der defineres skrifttyper i form af normal, fed, understreg og kursiv på de forskellige kontotyper. Dette gøres via knappen Skrifttyper under Finans/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret. 55

56 Huskeliste: Balancer Funktion Fremgangsmåde Tast Udskriv Simpel balance Udskriv Balance Vælg Finans/Rapporter/Balancer/Simpel balance. Vælg Finans/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret Vælg, eventuelt via Hent knappen, en foruddefineret balance. ALT+N Foretag yderligere tilpasninger i balancen med hensyn til Konti Kolonner Datointervaller Budgetlag (vælg evt. flere budgetlag). ALT+H Vælg udskriftsform via funktionsknapperne: Ændr skrifttyper Opret ny Balance Udskriv (Printer, Skærm m.m.) Kommafil Tekstfil Vælg Finans/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret og knappen Skrifttyper. Finans/Tilpasning/Balancer eller Finans/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret og knappen Redigering. Vælg Opret-knappen. Giv balancen et sigende navn, som ikke eksisterer i forvejen. Øverste blok: Vælg skrifttype, størrelse og linje-afstand. Bevæg dig til nederste del af skærmbilledet. Nederste blok: Spring K-feltet over Vælg type og navn Markér U-feltet, såfremt kolonnen ønskes udskrevet på rapporten. Vælg enhed og feltlængde (enhed er standard sat til 1). Ud over feltlængde, kan ligeledes angives forskellige andre opsætninger af feltet, afhængig af kolonnetype. F.eks. kan angives hvordan debet- og kreditbeløb vises. Andet skal ikke udfyldes medmindre type er: Beregning eller 100% ALT+V ALT+A ALT+L ALT+P ALT+G ALT+O SHIFT+F8 ALT+H SPACE ALT+H 56

57 Funktion Fremgangsmåde Tast Beregning / 100% 100%-feltet markerer, hvilken kolonne som 100% beregningen skal beregnes af Skriv derfor kolonnenummeret (K) i 100%-feltet. Ændring af eksisterende Balance Gem balance For typen beregning og de efterfølgende felter, markeres hvilken beregningsform der ønskes og hvilke 2 kolonner som skal indgå i beregningen. I #1 og #2-felterne skrives de ønskede kolonner. Tips: For en mere dybdegående gennemgang af de enkelte typer og beregninger anvend den interne manual (F1). Finans/Tilpasning/Balance eller Finans/Rapporter/Balancer/Balancer avanceret og knappen Redigering. Vælg Hent-knappen. Vælg en af de eksisterende balancer ved, at dobbeltklikke på den eller ved at trykke ENTER. Ændr formater og de enkelte kolonner. Du kan eventuelt slette kolonner eller tilføje nye kolonner. Se Opret ny balance for uddybning af kolonne-typer og formatering. Når du har oprettet en ny balance eller ændret en eksisterende balance, skal du huske at vælge Gem inden du forlader skærmbilledet. ALT+G ALT+N ALT+F9 F2 ALT+G 57

58 Opgaver: Balancer Opgave 1: Udskriv balancer Simpel balance Udskriv en simpel balance for det indeværende regnskabsår med sammenligningstal fra sidste regnskabsår. Åbningsbalance Udskriv en åbningsbalance vha. Balancer avanceret der viser primo posteringerne for Opgave 2: Opret din egen balanceskabelon Opret din egen balanceskabelon Udskriv en balance ved hjælp af din nye skabelon Tips til ny balance Hent Saldobalance flere år (nr. 2) Slet kolonne 5 Indsæt en ny kolonne 5 der viser forskellen mellem indeværende år og sidste års tal. (Dvs. type = Beregning) Giv balancen dit eget navn og sig gem. Svar nej til at overskrive) Udskriv en balance med den nye balanceskabelon til skærmen. Afgræns på hele det indeværende år samt hele sidste år, og vælg at konti med 0-beløb ikke skal udskrives. Ekstraopgave Opgave 3: Udskriv balance med budgettal Budgetbalance Udskriv en balance der både viser de realiserede samt budgettallene for indeværende regnskabsår. Budgettallene der udskrives, skal kun være fra budgetlaget Budget. 58

59 9. Appendix - Budgetberegning Formål Formålet med denne lektion er, at give kursisterne kendskab til budgetberegning i C5. NB! Det er kun muligt at benytte budgetberegningsfunktionen i C5, såfremt koden til Budgetberegning er anskaffet. Emner Efter lektionsgennemgangen vil kursisten kunne: Beregne budgettal med C5 Og kende til: Felter, funktioner og skærmbilleder i forbindelse med budgetberegningen. Budgetberegning Det er muligt for C5, at beregne budgettal med udgangspunkt i de realiserede og/eller budgettal fra foregående år. Hvis man f.eks. ønsker at budgettere for året 2013, er det muligt at beregne budgettet ud fra de realiserede beløb frem til d.d. i år 2012, og derefter ud fra budgetbeløbene vha. Skilledatofeltet. Når man har foretaget en budgetberegning, skal budgettallene overføres til Budgetkladden. I Budgetkladden behandles disse beregnede budgetlinjer nøjagtig som manuelt indtastede budgetlinjer. Selve budgetberegningen aktiveres via Finans/Periodisk/Budgettering/Budgetberegning. Standardfelter Inden selve budgetberegningen, kan du i skærmbilledet Standardfelter, bl.a. angive Finansieringskontoen, den konto som ønskes som modkonto på budgetlinjerne, samt Beregningsindex. Skærmbilledet vises automatisk når man vælger Finans/Periodisk/ Budgettering/Budgetberegning eller kan vælges vha. knappen Sæt standardværdier. Beregningsindex Eksempel på hvilken effekt valget af index har: Index Realiseret saldo år 2011 Budgetberegning 2012 Index kr kr. Index kr kr. Index kr kr. 59

60 Realiserede tal 2011 Periode=Uge Periode=Måned Periode=Finansperiode Konto 1120 VS Borde (Budgettal) (Budgettal) (Budgettal) NB. Regnskabsåret består af 4 periode = de fire kvartaler Uge Januar Uge Februar Uge Opsætning I skærmbilledet Opsætning, som åbnes automatisk når man vælger Finans/Periodisk/ Budgettering/Budgetberegning eller som fremkommer ved at vælge knappen Opsætning, skal man angive, hvilken periode man ønsker at budgettere for, samt antal år m.m. I Periode-feltet, kan man vælge imellem Finansperiode, måned og uge. I nedenstående eksempel kan du se forskellen mellem disse perioder (i dette eksempel består regnskabsåret af 4 perioder nemlig de 4 kvartaler): Posteringsdag er den dato i perioden man ønsker, at de beregnede budgetposteringer skal posteres på. Skriver man f.eks. 5 og Periode = måned, så vil posteringerne blive bogført 5/1, 5/2, 5/3 osv. NB! Såfremt der ikke angives en posteringsdag, foretages ingen budgetberegning. Skilledato anvendes til at angive pr. hvilken dato, der skal benyttes budgetbeløb fra budgetkoden angivet via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans i stedet for realiserede tal som grundlag for budgetberegningen. 60

61 Budgetberegningskladden I Budgetberegningskladden vælger du Hent konti, for at få overført konti, budgetsaldi m.m. Det er dog altid muligt bagefter, at ændre i de data der bliver overført til budgetberegningskladden. Via Fordeling-fanen kan du se, hvorledes de beregnede budgettal er fordelt over regnskabsperioderne. Du har mulighed for at ændre i dette skærmbillede, dog er der et krav om, at der altid fordeles med i alt 100 %. Beregn budget-knappen anvendes til at kopiere budgetposterne over i budgetkladden. Budgetposterne i Budgetberegningskladden forsvinder ikke ved overførsel til budgetkladden. Man skal derfor huske, at slette budgetposterne med Slet alle linjer, hvis det er et nyt budget man arbejder med. I kolonnen Index type kan der vælges mellem følgende valgmuligheder: Index Denne type vælges altid som standard. Index skal være mindre eller større end 0, ellers bliver der ikke dannet nogen budgetlinjer. Fast Stigning Denne type angives automatisk, når man ændrer beløbene i kolonnerne Budget i DKK Hvis du vælger stigning, skal du i Index type-feltet, angive med hvilket beløb du ønsker at øge en given omkostning. (Husk, at hvis der er tale om budgettering på en omsætnings/indtægtskonto, skal beløbet i Index værdi-feltet angives med negativ fortegn ellers opfatter C5 det som et fald i omsætningen, i stedet for en stigning). Bemærk! Hvis du ikke ønsker at anvende salgsbudgettering, men i stedet vil bogføre budgetposteringer for omsætning og forbrug via budgetberegningen, skal: Debitor samlekonto-feltet udfyldes for oms. kontiene og Lagerdage-feltet skal udfyldes for vareforbrugskontiene. Ellers benyttes kontiene for VL tilgang og VL afgang ikke. 61

62 Huskeliste: Budgetberegning Funktion Fremgangsmåde Tast Angiv standardværdier Opsætning Overføre konti til kladden Angiv standardværdierne: Finansieringskonto er modkontoen. Index er den ønskede stigning/fald i procent. Betalingsbetingelse debitor. Betalingsbetingelse kreditor. Gns. antal lagerdage. I skærmbilledet Opsætning angives Afdeling, hvis der skal budgetteres pr. afd. Ligeledes angives Budgetperiode, Antal år, Periode: uge, måned eller finansperiode samt posteringsdag. Ved at vælge Hent konti-knappen overføres linjer til kladden. Hvis de linjer, der i forvejen er i kladden, skal slettes, vælges ja til Slet alle linjer. ALT+A ALT+H ALT+H ALT+H ALT+P ALT+H ALT+H ALT+K MELLEMRUM ENTER Afgræns eventuel på konti og/eller sortér de ønskede konti. ENTER Udelad evt. nulkonti (dvs. konto uden saldo) og Udelad evt. omsætnings- og vareforbrugskonti såfremt du ønsker at bruge salgsbudgetteringsfunktionen til at budgettere omsætning og vareforbrug. MELLEMRUM MELLEMRUM ENTER Overfør linjer til budgetkladden Vælg Beregn budget-knappen og linjerne bliver kopieret over i budgetkladden ALT+B 62

63 Opgaver: Budgetberegning Opgave 1: Budgettering vha. budgetberegningskladden Du er nu kommet til slutningen af år 2011, hvorfor du skal til at budgettere for år Du kan derfor beregne det nye budget ved hjælp af budgetberegningskladden. Angiv konto som finansieringskonto, index = 100 og vælg selv betalingsbetingelser for debitorer og kreditorer samt antal lagerdage. Budgetperioden er PR UL Budgettet skal beregnes ud fra gennemsnittet i 1 år. Posteringsdagen skal være d. 1. i måneden og skilledatoen skal være d Overfør konti til budgetberegningen. Nul-konti, varesalgs- og varebrugskonti skal udelades. Prøv nu at angive forskellige index-værdier for forskellige konti. Angiv en speciel fordeling på en konto og kopiér derefter denne fordeling til andre konti. Beregn og overfør budgettallene til budgetkladden. Brug momsafregningskontoen og banken (15020) som betalingskonto. Øvrige felter behøver ikke blive udfyldt i dette tilfælde. Åbn, check og bogfør budgetkladden. 63

64 10. Appendix Genvejstaster Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne en oversigt over forskellige genvejstaster og værktøjsknapper i C5, samt beskrive hvortil disse anvendes. Emner I lektionen beskrives knapperne på værktøjslinjen samt de oftest anvendte genvejstaster i C5. Værktøjslinjen I nedenstående liste ses de oftest anvendte genvejstaster til Windows versionen af C5. Vil du ikke bruge genvejstaster til de mange funktioner i C5, er der naturligvis også mulighed for, at benytte musen og klikke på de forskellige knapper i værktøjslinjen. Se hvilke knapper der svarer til hvilke genvejstaster i listen nedenfor. Generelle genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F1 ALT+H MELLEMRUMS- TASTEN ALT+N CTRL+ALT+F6 CTRL+F9 SHIFT+F5 ALT+I ALT+F4 ALT+W CTRL+T D ALT+C CTRL+ J Åbn den interne hjælp Åbn hjælpeliste og se valgmuligheder i et felt Afmærk ja/nej felter Vælg mellem valgmuligheder (kun i felter med knappen højre side) Åbn notatfelter Redigér det aktuelle skærmbillede Slet egne rettelser i det aktuelle skærmbillede Kopier Indsæt Afslut C5 Start Wizards Systemdato og tid Indsætter dagsdato i dato-felter Kopiér informationer fra feltet ovenfor f.eks. i kassekladder Overfør data til Excel i 64

65 Navigation i C5 Tast Beskrivelse Knap CTRL+TAB CTRL+SHIFT+TAB ALT+F8 ALT+F7 F8 F7 PgUp (page up) PgDn (page down) CTRL+F8 CTRL+F7 SHIFT+F8 SHIFT+F7 ENTER og TAB SHIFT+TAB PIL venstre og højre CTRL+ALT+F4 CTRL+F10 Næste faneblad (modul) Forrige faneblad (modul) Næste faneblad (kartoteker) Forrige faneblad (kartoteker) Næste post eller linje Forrige post eller linje Næste sides poster/linjer Forrige sides poster/linjer Sidste post eller linje Første post eller linje Hop til næste blok på skærmbilledet Hop til forrige blok på skærmbilledet Næste felt Forrige felt Åbn/luk menupunkter i hovedmenuen vist som træstruktur Hop til hovedkartotek Skift til hovedmenuen ved flere åbne vinduer samtidig Vedligeholdelse af stamdata Tast Beskrivelse Knap F2 SHIFT+F2 ALT+F9 F3 CTRL+F2 ALT+D eller DELETE BACKSPACE ALT+U ALT+Q ALT+C Opret ny post, linje eller afgrænsning Opret en ny post som kopi af den valgte Slet post, linje eller afgrænsning Godkend og luk aktuelt skærmbillede Opdatér post eller linje Slet indholdet i et felt Slet tegn til venstre i et felt Fortryd ændring i felt (genskab feltindhold) Fortryd sidste handling og luk skærmbillede Kopier feltindholdet fra samme felt på forrige linje 65

66 Søgning og filtrering af poster Tast Beskrivelse Knap F4 SHIFT+F4 SHIFT+ALT+F4 ALT+F5 F2 ALT+F9 ALT+L Find post Filtrer poster Find faktura i Debitor- og Kreditorkartotekerne Fritekstsøgning i kartoteker Indsæt afgrænsningsfelt Slet afgrænsningsfelt Læg afgrænsningsfelter sammen (ét afgrænsningsfelt i stedet for et fra og et til afgrænsningsfelt) Øvrige genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F5 CTRL+L CTRL+Q CTRL+W CTRL+U CTRL+N Markér post if. åbenpostredigering (udligning) af poster Lommeregner Vis billede Sæt præsentationsvaluta Udskrifter - spoolfil Åbn dokumentoversigten på f.eks. en valgt debitor 66

67 NB! Ud over de ovenfor listede genvejstaster findes der en liste over samtlige genvejstaster under Opsætning/Taster og værktøjslinje: I kolonnen Knap på værktøjsbjælken kan man vælge/fravælge hvilke knapper der skal vises på værktøjslinjen. 67