K I M K R A R U P A N D E R S E N

Transkript

1 K I M K R A R U P A N D E R S E N PUBLISHER 2010 LÆR DET SELV PUBLISHER 2010 LÆR DET SELV Bliv fortrolig med den helt nye brugerflade Lær at bruge programmet og dets værktøjer Skab flotte publikationer til forskellige formål

2

3 K I M K R A R U P A N D E R S E N PUBLISHER 2010 LÆR DET SELV

4 Publisher 2010 lær det selv 1. udgave, 1. oplag 2010 Copyright 2010 Forlaget Libris Forfatter: Kim Krarup Andersen Forlagsredaktion: Kirsten Bæk Omslag: Per-Ole Lind DTP: Kim Krarup Andersen Korrektur: Jens Lyng Tryk: AKA-PRINT a/s ISBN: Om Libris Libris er sat i verden for at gøre vanskeligt stof tilgængeligt og anvendeligt for både professionelle og almindelige brugere. Siden 1994 har vi gjort det inden for: Computer og it Digitalfoto Job, karriere og erhverv Sundhed og sygdom Alene i Danmark er hæfterne solgt i over otte millioner eksemplarer, og vores titler udgives i 14 europæiske lande. Besøg Libris.dk Besøg os på libris.dk, hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler. It-hæfterne fås tillige i større computerforretninger, og flere større kiosker fører et udvalg af vores hæfter.

5 Indholdsfortegnelse Indledning Nyheder i Publisher Rundvisning i Publisher Opret en ny publikation... 7 Brugerfladen... 9 Filhåndtering Introduktion til rammer Kopier og flyt Tekster det grundlæggende Tekstfelter Formatering af tekst og tekstfelter Tekster det avancerede Automatisk tekstomløb Indsæt filer Firmaoplysninger Tabeller WordArt Design din egen publikation Sideopsætning Mastersider Placering af objekter Stabling og gruppering af objekter Dokumentkomponenter Farveskema og skrifttypeskema Publicering Designkontrol Udskrivning Send via Udgiv på nettet Appendiks Drejebog Stikordsregister Billeder og figurer Billeder Multimedieklip Figurer Tekstombrydning FORLAGET LIBRIS

6 Indledning Publisher 2010 er Microsofts bud på et dtpprogram (desktop publishing-program), du kan bruge til at designe, udskrive og distribuere publikationer med professionelle snit. For blot få år siden krævede det stor indsigt i grafisk design og et avanceret dtp-program at lave publikationer af den kvalitet, som du kan med Publisher Med et stort udvalg af skabeloner kan du legende let designe alt fra visitkort, invitationer og nyhedsbreve til marketing- og salgsmateriale og fakturaer. Du kan faktisk nøjes med at vælge en skabelon og supplere med egen tekst og grafik. Du kan naturligvis også designe dine helt egne publikationer helt fra bunden. Dette hæfte forudsætter kun, at du har installeret Publisher 2010, og at du har et grundlæggende kendskab til Windows; men det er naturligvis ingen ulempe, hvis du har arbejdet lidt med andre produkter i Office-familien! Hæftets opbygning Du behøver ikke læse hæftet i en bestemt rækkefølge. Du kan uden videre springe til de emner, som interesserer dig. Hvis du kender lidt til Publisher i en ældre udgave, kan du som en appetitvækker i første kapitel blive opdateret på de spændende nyheder i Publisher Den nye båndbaserede brugergrænseflade er hovedemnet i hæftets andet kapitel. I de næste kapitler vil jeg med farveillustrationer og klare trinvise instruktioner guide dig igennem de grundlæggende og de mere smarte og avancerede muligheder for at designe og udgive publikationer i Publisher Til sidst finder du et appendiks, du kan bruge som tjekliste eller som inspiration, når du laver dine egne publikationer. Hæftets notation Navne på faner, knapper, taster og links, du skal vælge, markere eller klikke på, viser jeg med denne skrifttype. Ved tastaturgenveje som f.eks. Ctrl+d skal du holde Ctrl-tasten nede, imens du trykker på d. Når du skal bruge en bestemt funktion i programmet, vil det typisk være beskrevet på denne måde: Vælg Flyt bagud Placer bagest i gruppen Arranger på fanebladet Startside. Det vil sige, at der på fanen Startside er en gruppe kaldet Arranger, hvor du finder knappen Flyt bagud. Når du klikker på knappen, åbnes en menu, hvor du skal vælge punktet Placer bagest. T IP Hæftet er desuden fyldt med nyttige tips, advarsler og supplerende oplysninger om det aktuelle emne. Kom så i gang! Når du har afprøvet de trinvise vejledninger i hæftet, er du for alvor klædt på til at bruge dine kreative evner til at designe publikationer af enhver art med Publisher Jeg håber, du får glæde af hæftet! Kim Krarup Andersen FORLAGET LIBRIS 4

7 1. Nyheder i Publisher 2010 Publisher 2010 indeholder mange små og store nyheder og ændringer, som gør det nemmere og hurtigere at lave endnu flottere publikationer. Dette kapitel er blot en appetitvækker til de mest spændende nyheder. Resten af hæftet handler om, hvordan du i praksis bruger programmet. Båndet i Publisher 2010 I Publisher 2010 har båndet erstattet de tidligere menuer og værktøjslinjer, så brugerfladen nu er ens i alle programmer i Office 2010-pakken. Du kan læse alt om den båndbaserede brugergrænseflade på side 11. Backstage-visningen indeholder i den venstre rude en menu med en blanding af knapper og menupunkter. Du bruger blandt andet visningen til at gemme, åbne, lukke og oprette filer, til at ændre indstillinger og til at udskrive publikationer. Du forlader Backstage-visningen ved endnu en gang at klikke på fanen Filer. Backstage er i øvrigt omtalt flere steder i dette hæfte. Fanebladet Udskrivning Alt med hensyn til udskrivning, udskriftsvisning og printerindstilling er omstruktureret og samlet under menupunktet Udskrivning i Backstage-visningen. Læs meget mere på side 71. Figur 1.1 Bånd og faner i Publisher Visningen Backstage Den turkise fane Filer åbner den nye Backstage-visning, som erstatter menuen Filer i tidligere versioner af Publisher. Figur 1.3 Punktet Udskrivning, hvor alt om udskrivning i Publisher 2010 er samlet. Figur 1.2 Et udsnit af visningen Backstage. Forbedret billedbehandling Det er blevet endnu nemmere at zoome, beskære, rotere og redigere dine billeder direkte i Publisher Med få klik kan du f.eks. ændre billedernes form og ramme. Du kan studere de mange muligheder på side FORLAGET LIBRIS

8 1. Nyheder i Publisher 2010 Nemmere justering af objekter Publisher hjælper dig med at placere objekter i forhold til hinanden ved hjælp af dynamiske sigtelinjer, som du kan læse om på side 61. Figur 1.4 Billede med en ramme der matcher husets farve. Billedtekster I Publisher 2010 har du et helt galleri af billedtekster, som du nemt kan føje til dine billeder, så billede og tekst altid følges ad. Læs om billedtekster på side 49. Figur 1.6 Den lyserøde sigtelinje foroven mellem de to objekter er nyttig, når objekterne skal flugte. Stort udvalg af skabeloner og dokumentkomponenter I Publisher 2010 får du adgang til mange flere professionelle skabeloner af enhver art, så du ikke skal starte på bar bund. Du har nu også adgang til en lang række flotte dokumentkomponenter, som du kan indsætte i dine dokumenter eller blot bruge som inspiration. Læs mere på side 66. Figur 1.5 Eksempel på billede med en tilknyttet billedtekst. Figur 1.7 Eksempler på dokumentkomponenter. FORLAGET LIBRIS 6

9 Publisher minder meget om et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word, men du har flere layoutmæssige muligheder i dtpprogrammet Publisher Uanset om du er ny Publisher-bruger eller blot skal opdateres til 2010-versionen, skal du være fortrolig med brugergrænsefladen. Det kan du blive i dette kapitel. Opret en ny publikation Når du starter Publisher 2010, får du vist siden i figur 2.1. Du bruger den, når du opretter et nyt dokument eller en publikation, som det kaldes i Publisher. Du kan vælge at oprette din publikation helt fra bunden, som du måske er vant til fra dit tekstbehandlingsprogram. Eller du kan skyde genvej ved at tage udgangspunkt i en skabelon. Opret en tom publikation Sådan opretter du et nyt Publisher-dokument ud fra en tom publikation: 1 Start Publisher 2010, eller klik på den farvede fane Filer foroven til venstre. 2 Hvis du ikke straks får vist siden i figur 2.1, skal du klikke på menupunktet Nyt i den venstre rude. Figur 2.1 Galleriet i Publisher 2010, hvor du kan vælge udgangspunktet for din nye publikation. Siden er en del af den såkaldte Backstage-visning, som du kan læse mere om på side FORLAGET LIBRIS

10 3 Hvis du ønsker at bruge standardstørrelsen A4 til din nye tomme publikation, skal du klikke på Tom A4 (stående) eller Tom A4 (liggende) i den øverste række i den højre rude, afhængigt af om du ønsker et dokument i portræt- eller i landskabsformat. Se figur Herefter opretter Publisher din nye tomme publikation. I figur 2.2 har jeg oprettet et dokument i liggende A4-størrelse. Foretrækker du en anden papirstørrelse end A4, er fremgangsmåden lidt anderledes. Det kan du læse meget mere om i kapitel 6 på side 54ff. Opret en publikation ud fra en skabelon Sådan tager du udgangspunkt i en skabelon: 1 Start Publisher 2010, eller klik på fanen Filer Nyt. Publisher viser galleriet i figur Under overskrifterne Mest populære og Flere skabeloner kan du se en række forskellige publikationstyper som Brochurer, Kort, Nyhedsbreve og Visitkort. Klik på den type, som du finder interessant; der er noget for enhver smag. 3 Publisher åbner herefter en side med de tilgængelige publikationer af den valgte type. I figur 2.3 på næste side har jeg som eksempel valgt typen Nyhedsbreve. 4 Hvis din pc er koblet på nettet, kan du både se de skabeloner, der er installeret på din computer, og de onlineskabeloner, der er frit tilgængelige på internettet. Klik på den skabelon, du ønsker at bruge. 5 I den højre rude kan du f.eks. vælge et andet farveskema og skrifttypeskema. Jeg vil dog anbefale dig at vente med disse tilpasninger, til du har oprettet din første publikation og studeret den nærmere. Det kan du læse mere om på side 67. Figur 2.2 Eksempel på en tom publikation med lyseblå margenhjælpelinjer i det store dokumentområde. FORLAGET LIBRIS 8

11 Figur 2.3 Siden med tilgængelige skabeloner minder om en browser. Du kan vende tilbage til hovedsiden i figur 2.1 via knappen Startside (1), og du kan bruge pileknapperne (2) til at blade frem og tilbage i de besøgte sider. 6 Endelig klikker du på knappen Opret i ruden længst til højre. Hvis du har valgt en skabelon fra nettet, hedder knappen dog Hent. 7 Nu opretter Publisher din nye publikation med udgangspunkt i den skabelon, som du har valgt. I figur 2.4 på næste side kan du se nyhedsbrevskabelonen Stribet, som den ser ud i programvinduet. Når du bruger en skabelon, får du foræret et forslag til, hvordan din publikation kan være opbygget med placering af tekster, billeder og anden grafik. Du kan nøjes med at erstatte teksteksempler og billeder med dine egne, eller du kan vælge at omstrukturere det hele, som du ønsker. Det kan du læse meget mere om senere i hæftet. Brugerfladen Hvis du kender et eller flere af de andre programmer fra Office 2007 eller Office 2010, vil brugerfladen i Publisher 2010 virke bekendt. I Office 2010-familien deler alle programmer nu den samme brugerflade. I forhold til Publisher 2007 er værktøjslinjer og menuer erstattet af båndet foroven med kommandoer fordelt på faneblade. De eneste overlevende værktøjslinjer i Publisher 2010 er Hurtig adgang med de små ikoner længst til venstre i titellinjen og en miniværktøjslinje, som bliver vist, når du markerer tekst. Miniværktøjslinjen kan du læse om på side 25. I figur 2.4 kan du se fanebladet Startside på båndet, som næste afsnit handler om. 9 FORLAGET LIBRIS

12 Figur 2.4 Programvinduet i Publisher 2010, hvor du opbygger dine dokumenter fra bunden eller tilretter dem ud fra en skabelon som f.eks. dette nyhedsbrev. Vinduet består blandt andet af værktøjslinjen Hurtig adgang (1), båndet (2), fanen Filer (3), ruden Sidenavigation (4), linealerne (5), dokumentområdet (6), arbejdsområdet med din publikation (7) og endelig statuslinjen nederst (8). B EMÆRK Den turkise fane Filer til venstre for de almindelige faner skifter til visningen Backstage, der fylder hele vinduet og erstatter den gamle menu Filer. Visningen, der er ny i Office 2010, kan du læse om på side 13. Under båndet finder du disse komponenter: Ruden Sidenavigation til venstre viser miniaturebilleder af siderne i den aktuelle publikation. Ruden er specielt nyttig til at få overblik over store publikationer. Klik på den ønskede miniatureside i ruden for at få den vist i den store rude til højre. Du kan læse om sidenavigering på side 13. I den store rude, dokumentområdet, kan du se en eller to fortløbende sider (et opslag) i din publikation. Du placerer dokumentets objekter som tekster, billeder og anden grafik i arbejdsområdet, som er det store hvide areal i dokumentområdet i figur 2.4. Som standard er der linealer oven for og til venstre for dokumentområdet. Den aktuelle markørplacering bliver hele tiden vist på de to linealer med en tynd sort streg. På side 62 kan du lære at bruge linealerne til at placere objekter helt præcist i dit dokument. Den ændrede statuslinje nederst i vinduet kan du læse om på side 15. FORLAGET LIBRIS 10

13 Båndet I den båndbaserede brugergrænseflade, som erstatter den gamle menustruktur, er funktionerne arrangeret efter, hvor tit du forventes at bruge dem, og efter hvilke opgaver du er i gang med at løse. På båndet er kommandoerne fordelt logisk på faneblade, som vedrører hver sin aktivitetstype. Der er f.eks. et faneblad med kommandoer til at indsætte alle mulige objekter, og et faneblad du bruger, når du vil dele din publikation med andre. Se eksemplet i figur 2.5. Publisher åbne dialogboksen Formater billede, hvor du f.eks. kan ændre billedstørrelse og tekstombrydning for det aktuelle billede. Nogle af funktionerne består af såkaldte gallerier. I figur 2.5 kan du f.eks. se et galleri med et udvalg af layouts, du kan føje til dine billeder. Når du fører musemarkøren hen over en af valgmulighederne i galleriet, vil du løbende få vist det aktuelle billede, som det vil se ud med de pågældende layouts. Du behøver med andre ord ikke vælge billedlayout, før du har set, hvordan dit billede vil tage sig ud med det ene eller andet valg. Med knappen Mere (den lille knap med en nedad-pil) kan du få vist hele galleriet. Du kan se det i figur 2.6. Figur 2.5 Udsnit af fanebladet Billedværktøjer Format, som f.eks. bliver vist, når du dobbeltklikker på et billedobjekt i din publikation. Mere-knappen er i øvrigt markeret med en rød ring. Publisher 2010 skifter løbende til den fane, programmet finder det mest sandsynligt, at du vil bruge i forhold til det, du foretager dig. Du kan naturligvis altid skifte fane, som det passer dig, når programmet ikke gætter rigtigt. Kommandoerne på det enkelte faneblad er inddelt i logiske navngivne grupper. Gruppenavnene kan du se nederst i grupperne. Gruppen Billedlayout på fanebladet Billedværktøjer Format indeholder f.eks. kommandoer som Billedkant og Billedfigur (se figur 2.5). Nogle af grupperne er udstyret med en såkaldt dialogboksvælger (en lille pil) til højre for gruppenavnet. Publisher åbner en dialogboks med flere valgmuligheder, når du klikker på vælgeren. Klikker du f.eks. på dialogboksvælgeren i gruppen Billedlayout i figur 2.5, vil Figur 2.6 Hele billedlayoutgalleriet. Du kan tilrette båndet på flere forskellige måder, så du kan bruge Publisher 2010 allermest effektivt: 11 FORLAGET LIBRIS

14 Højreklik på en vilkårlig fane, og vælg Tilpas båndet i genvejsmenuen. Publisher viser dialogboksen Udgiverindstillinger i figur 2.7, hvor du med pileknapperne yderst til højre f.eks. kan flytte rundt på grupperne på de enkelte faner. Du kan tilføje kommandoer ved at markere dem i den venstre rulleliste og klikke på knappen Tilføj. Med knapperne nederst til højre kan du f.eks. også tilføje din egen fane, lave nye grupper eller omdøbe faner. Du kan altid vende tilbage til standardindstillingen ved hjælp af knappen Nulstil. Du kan få mere plads på skærmen ved midlertidigt at minimere båndet. Du skal blot dobbeltklikke på en af fanerne eller taste Ctrl+F1. Kun fanenavnene forbliver synlige, som du kan se i figur 2.9. Klikker du på en af fanerne, bliver fanebladet midlertidigt vist, indtil du eventuelt klikker på en af dets knapper. Du maksimerer båndet igen på samme måde med dobbeltklik eller med Ctrl+F1. T IP Hvis du foretrækker tastaturet frem for musen, kan du trykke på Alt-knappen og få vist genveje til kommandoer i det aktuelle Publisher-vindue. Se figur 2.8. Så længe genvejene er vist på skærmen, kan du nøjes med at trykke på det viste bogstav eller tal for at kalde kommandoen. I figuren kan du f.eks. trykke på e-tasten for at skifte til fanen Startside. Resultatet er det samme, som hvis du trykker på Alt+e. Figur 2.7 Udsnit af dialogboksen Udgiverindstillinger. Du kan slette en fane helt fra båndet ved at fjerne markeringen i fanens afkrydsningsfelt i den højre rulleliste i figur 2.7. Du kan f.eks. se, at fanen Udvikler er fjernet i opsætningen (se forneden i listen). Figur 2.8 Genvejstaster, der fungerer med Alt-tasten. Værktøjslinjen Hurtig adgang Værktøjslinjen Hurtig adgang, som du finder øverst til venstre, indeholder som standard Figur 2.9 Minimeret bånd i Publisher FORLAGET LIBRIS 12

15 genvejene Gem samt Fortryd og Annuller Fortryd, men du kan selv vælge, hvilke genveje den skal bestå af. Kommandoer, som du bruger tit, kan du med fordel placere i denne værktøjslinje, så de er lige ved hånden, uanset hvad du er i gang med. Du tilføjer en kommando fra et faneblad ved at højreklikke på den og vælge Føj til værktøjslinjen Hurtig adgang. Du kan fjerne den igen ved at højreklikke på den i værktøjslinjen og vælge Fjern fra værktøjslinjen Hurtig adgang. Figur 2.10 viser en tilpasset værktøjslinje. Figur 2.10 Min udgave af værktøjslinjen Hurtig adgang. Du kan også føje genveje til værktøjslinjen ved at klikke på pilen i værktøjslinjens højre side og vælge Flere kommandoer i menuen. I dialogboksen i figur 2.11 kan du tilføje og fjerne genveje, og du kan gruppere kommandoerne ved at indsætte lodrette adskillelsesstreger, som jeg har gjort i figur Fanen Filer Fanen Filer finder du længst til venstre på båndet. Når du klikker på fanen, åbner du visningen Backstage, der ikke har fået en dansk oversættelse. Visningen erstatter menuen Filer i ældre udgaver af Publisher. Læg mærke til, at fanen i modsætning til fanerne på båndet, er farvet. For alle Officeprogrammerne gælder, at den nye fane Filer er vist med programmets officielle farve. Derfor er fanen turkis i Publisher 2010! Som du kan se i figur 2.12 på næste side, indeholder Backstage-visningen i den venstre menu en blanding af knapper og rigtige menupunkter. Du bruger visningen til at gemme, åbne, lukke og oprette filer, til at ændre indstillinger, til at udskrive publikationer og til at få hjælp til arbejdet i Publisher Du kan se endnu et eksempel på Backstagevisningen i figur 2.1 på side 7. På relevante steder i hæftet vil jeg vende tilbage til Backstage-visningen, men jeg vil anbefale dig at gå på opdagelse i visningen, så du kan få en idé om mulighederne. Du forlader Backstage-visningen ved endnu en gang at klikke på den turkise fane Filer. Sidenavigering Ruden Sidenavigation i figur 2.4 viser miniaturebilleder af alle sider i den aktuelle publikation. Figur 2.11 Udsnit af dialogboksen, hvor du tilpasser værktøjslinjen Hurtig adgang. Du kan vælge at flytte værktøjslinjen Hurtig adgang ned under båndet, hvis du markerer afkrydsningsfeltet nederst i venstre side af figur Som standard viser sidenavigeringsruden et såkaldt tosidet opslag. Det svarer til, at du kan se to modstående sider i en opslået bog. Når bogen er lukket, kan du enten se forside eller bagside. Man bruger som regel et tosidet opslag, hvis man ønsker, at der skal være forskel på højreog venstresider. Du kan f.eks. bruge det til at 13 FORLAGET LIBRIS

16 Figur 2.12 Visningen Backstage med menupunktet Oplysninger. placere sidenummer til højre på højresider og til venstre på venstresider. Hvis du helt vil skjule sidenavigationsruden, skal du fjerne markeringen af afkrydsningsfeltet Sidenavigering i gruppen Vis på fanebladet Vis. Når du klikker på en enkelt eller en dobbeltside i sidenavigationsruden, viser Publisher dit valg i dokumentområdet til højre. I figur 2.4 på side 10 er dokumentets første side vist i dokumentområdet, da det er markeret i navigationsruden. Hvis du klikker på den lille pil i højre side af sidenavigationsrudens titellinje, skifter du ifølge hjælpeteksten mellem at skjule og udvide ruden. Du skjuler dog ikke ruden, men må nøjes med at minimere den. Du kan også bare trække i rudens højre, lodrette skillelinje, så ruden får præcis den ønskede størrelse. Se eksemplet i figur Figur 2.13 Du kan lade sidenavigationsruden fylde næsten halvdelen af skærmen, hvis du ønsker. FORLAGET LIBRIS 14

17 I et tekstbehandlingsprogram som Microsoft Word tilføjer programmet automatisk en ny side, når din tekst bliver så lang, at der er behov for det. Sådan fungerer Publisher ikke; det minder mere om et program som Power- Point, hvor du manuelt skal tilføje nye sider til mere tekst. Du kan blandt andet bruge sidenavigationsruden til at indsætte nye tomme sider eller duplikere, slette, flytte og omdøbe sider i den aktuelle publikation. Jeg omtaler sidenavigationsruden flere steder i resten af hæftet. Træk i zoomskyderen i højre side af statuslinjen. Klik på minus- eller plus-knapperne omkring zoomskyderen. Højreklik i dokumentområdet, og vælg Zoom i genvejsmenuen. Herefter vælger du den ønskede zoomprocent i undermenuen. Se figur Statuslinjen Statuslinjen nederst kan vise en række nyttige oplysninger, og du kan tilpasse den, så den viser de oplysninger, du foretrækker. I figur 2.15 kan du se et eksempel på statuslinjen. I standardvisningen kan du blandt andet se det aktuelle og det totale sidetal længst til venstre i statuslinjen. Hvis du markerer et billede eller et andet objekt, kan du se dets placering på siden (f.eks. 6,51 cm fra den venstre side og 1,27 cm fra toppen) og dets størrelse (13,25 cm bredt og 4,59 cm højt). Med knapperne Enkelt side og Tosidet opslag (markeret med gul baggrund i figur 2.15) kan du skifte visning af din publikation. Hvis du vil finjustere detaljer eller have overblik over den aktuelle side eller det viste opslag, kan du zoome ind eller ud på flere måder: Figur 2.14 Vælg zoomprocent i undermenuen. Du kan altid se det aktuelle zoomniveau til venstre for minusknappen på statuslinjen. Det står til 68% i figur Hvis du klikker på genvejen Vis hele siden længst til højre på statuslinjen, vil Publisher zoome den aktuelle side eller det aktuelle opslag, så det udnytter den aktuelle plads på skærmen mest muligt. Hvis du højreklikker på statuslinjen, får du adgang til menuen Tilpas statuslinje, hvor du kan markere, hvilke oplysninger linjen skal vise. Figur 2.15 Statuslinjen i Publisher FORLAGET LIBRIS