Programstyringsdokument (PSD) BBR-programmet

Transkript

1 Programstyringsdokument (PSD) BBR-programmet - til understøttelse af ejendomsvurderingen BBR-programmet Version februar 2017

2 Indhold 1. OM PROGRAMSTYRINGSDOKUMENTET BAGGRUND KONTEKST OG BERETTIGELSE OVERORDNET AFGRÆNSNING ALTERNATIVE SCENARIER MÅLSÆTNING MED PROGRAMMET FORMÅL OG MÅLSÆTNING FREMTIDSMODEL SUCCESKRITERIER CENTRALE FORUDSÆTNINGER STRUKTUR OG LEVERANCER HOVEDSPOR PROJEKT- OG LEVERANCEOVERSIGT KOORDINATION MED DET ØVRIGE BBR- OG OIS-RELATEREDE ARBEJDE TIDSPLAN ORGANISERING ØKONOMI RISIKOBILLEDE INDHOLD I BILAGSSAMLING TIL PSD BILAG 1. FORUDSÆTNINGER OG TERMINER FRA EJENDOMSVURDERINGEN BILAG 2. PROJEKTOVERSIGT BILAG 2A. FORUDSÆTNINGSSKABENDE PROJEKTER (FSP) VEDR. BBR OG OIS 18 - BILAG 3. LEVERANCER OG MILEPÆLE BILAG 3A. LEVERANCER OG MILEPÆLE FOR FSP-PROJEKTER BILAG 4. MILEPÆLSPLAN BILAG 5. MÅL OG SUCCESKRITERIER Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 1

3 1. Om programstyringsdokumentet Programstyringsdokumentet (PSD) for BBR-programmet fungerer som den overordnede aftale mellem programstyregruppen og programledelsen hhv. programledelsen og projektlederne i programmet. PSD en skal dels give styregruppen grundlag til at træffe beslutning om programmets og projekternes levedygtighed, dels sætte de overordnede styringsmæssige rammer for programmet, således at programledelsen og projektlederne har et afstemt og operationelt grundlag at arbejde ud fra 1. I hovedteksten beskrives BBR-programmets baggrund, målsætning, struktur, interessenter og organisation, som sætter en relativ stabil ramme om programmet. De mere operationelle elementer vedrørende leverancer, tidsplan og afhængigheder er beskrevet på et overordnet niveau, men foldes ud i bilagssamlingen. På denne måde er det lettere at justere PSD en i takt med programmets udvikling og dermed fastholde PSD en og bilagssamlingen, som et aktuelt og levende styringsgrundlag. 2. Baggrund Med henblik på at udvikle og implementere et nyt ejendomsvurderingssystem blev der i oktober 2014 etableret et Implementeringscenter for Ejendomsvurderinger (ICE) i Skatteministeriets departement. Ejendomsvurderingerne danner grundlag for opkrævning af ejendomskatter på årligt ca. 40 mia. kr., hvoraf ca. 70 procent hidrører fra ejerboliger og ca. 30 procent fra erhvervsejendomme. ICE skal bl.a. løse følgende opgaver: - Afklaring af juridiske forhold og udarbejdelse af forslag til ny vurderingslov. - Udvikling af ny beregningsmodel for ejerboliger samt udvikling af model for beregning af grundværdier og erhvervsejendomme mv. - Udvikling af et it-system til understøttelse af ejendomsvurdering. - Tilrettelæggelse af nye processer i forbindelse med ejendomsvurdering. Det nye ejendomsvurderingssystem skal blandt andet baseres på et mere objektivt datagrundlag og datadrevne processer. Dette gælder blandt andet i forhold til bygnings- og boligoplysninger, som registreres i Bygnings- og Boligregistret (BBR) med SKAT Ejendom som national myndighed. BBRprogrammet samler de relevante aktiviteter på dette område og er et underprogram til ICEs program til etablering af et nyt ejendomsvurderingssystem. Programmet er udkrystalliseret i løbet af 2015 i et samarbejde mellem ICE og det tidligere Ministerium for By, Bolig og Landdistrikter og senere SKAT Ejendom, hvortil opgaverne i nærværende PSD blev ressortoverført ved regeringsskiftet i juni BBR-programmet er et program, der sigter på sikker datafangst og effektive forvaltningsmæssige arbejdsgange i samspillet mellem BBR-myndigheden og ejendomsvurderingsmyndigheden. Selvom BBR-programmet ikke er et egentligt it-program er der hentet inspiration til denne PSD fra den fællesstatslige programmodel, der fokuserer på itrelaterede programmer. BBR-programmet gør således brug af de mest relevante dele fra følgende ledelsesprodukter fra den fællesstatslige programmodel: Vision, Programpræciseringsdokument, Programplan, Projektkatalog og Implementeringsstrategi (se evt. januar 2016). Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 2

4 2.1. Kontekst og berettigelse BBR og systemlandskabet omkring registret er udviklet til at indgå i et forpligtigende samspil med store forvaltningsområder så som ejendomsvurderingen. Den aktuelle situation, hvor ejendomsvurderingen har en række markante behov i forhold til BBR, er den konkrete anledning til at gennemføre BBR-programmet. I henhold til den fælles statslige programmodel er der forskellige typer af programmer 2. BBR-programmet kan kategoriseres på følgende vis. Den almindelige udvikling af BBR mm., herunder de aktiviteter der gennemføres under det fællesoffentlige grunddataprogram, arbejder ud fra en vision om, at der skal være gode og harmoniserede grunddata til alle, som en kilde til vækst og effektivisering 3. En effektivisering som typisk vil finde sted inden for centrale forvaltningsområder, som ejendomsvurderingen her er eksempel på. BBR-programmet er i forhold til disse aspekter et visionsdrevet program med en bred samfundsmæssig vision, der har været arbejdet henimod i en årrække. Den nye ejendomsvurdering har en række nye behov i forhold til datagrundlag (fx for erhvervsejendomme) og for relaterede arbejdsgange (fx ejernes berigtigelse af bygningsoplysninger). BBR-programmet er i forhold til disse aspekter et evolutionsprogram, der samler en række projekter med det fælles sigte at understøtte ejendomsvurderingen. Da programmet er en sammensat programtype, skal der være opmærksomhed på at balancere hensynene til at realisere den visionsdrevne del henholdsvis de dele evolutionsdelen samler Overordnet afgrænsning BBR-programmet sigter grundlæggende på at opfylde ejendomsvurderingens behov, og er overordnet afgrænset til at omfatte projekter, som bidrager hertil. De tidsmæssige rammer i forhold til opfyldelsen af ejendomsvurderingens behov er stramme. For at kunne levere rettidigt, er det derfor også nødvendigt, at BBR-programmet tager udgangspunkt i den infrastruktur, der allerede er opbygget eller under udvikling i forhold til BBR og OIS. Dette er dog uden tvivl også den mest rationelle fremgangsmåde og den måde, der giver de bedste muligheder for at etablere effektive arbejdsgange. 2 Ifølge den fælles statslige programmodel findes der som udgangspunkt tre forskellige programtyper: - Visionsdrevne programmer (Vision-lead programmes), kendetegnet ved en klar og stærk vision som udgangspunkt for en top-down tilgang til den efterfølgende identifikation af projekter. - Evolutionsprogrammer (Emergent programmes), der er opstået eller har udviklet sig fra allerede etablerede og/eller definerede projekter med behov for koordination og fælles mål- og rammesætning. - Lov- og kravprogrammer (Compliance programmes), hvor programmet opstår som et skal initiativ, fx på baggrund af lovgivning. (Se evt. januar 2016) 3 Der henvises til beskrivende af Ejendomsdataprogrammet/GD1 under grunddataprogrammet for nærmere information (se evt. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 3

5 2.3. Alternative scenarier Når den visionsdrevne del af BBR-programmet skal respekteres, således at grunddata (her om ejendomme, bygninger og boliger) samles og harmoniseres i grunddataregistre (her i BBR) er der umiddelbart ikke nogen realistiske alternativer, der kan imødekomme ejendomsvurderingens behov. Man kan også sige, at den almindelige udvikling af BBR sammen med grunddataprogrammet netop har til formål at understøtte forretningsmæssige behov, som dem der aktuelt er for ejendomsvurderingen. Udviklingen vil således under alle omstændigheder gå i den retning, som er beskrevet under afsnit 3.2 fremtidsmodel, men BBR-programmet vil sætte tempoet for denne udvikling i vejret samtidig med, at der vil blive en forbedret registrering af erhvervsbygninger samt landbrugs- og skovbrugsbygninger. 3. Målsætning med programmet 3.1. Formål og målsætning BBR-programmet er som tidligere nævnt et underprogram til programmet til etablering af et nyt ejendomsvurderingssystem. Det nye system skal blandt andet baseres på et mere objektivt datagrundlag og datadrevne processer med henblik på at understøtte målsætningen om at skabe en ejendomsvurdering, der er mere retvisende og gennemsigtig. BBR-programmets formål er at bidrage til at skabe et mere objektivt datagrundlag og datadrevne processer. Det sker gennem en række konkrete projekter med udgangspunkt i fremtidsmodellen (jf. afsnit 3.2) samt succeskriterierne (jf. afsnit 3.3) Fremtidsmodel BBR er et moderne register opbygget efter tidssvarende principper for it-arkitektur, datastruktur med tilhørende processer for kontrol, ajourføring mm. Grundlæggende har BBR-systemet således et godt udgangspunkt for at kunne indgå et i operationelt samspil med ejendomsvurderingen om dataindhold, registrering, ajourføring samt analyser og kontrol. Dette er illustreret i figur 1, som viser det systemlandskab, som kan sikre sammenhæng mellem BBR-systemet og ejendomsvurderingen via digitalt understøttede processer. I forbindelse med udvikling af det nye ejendomsvurderingssystem er der behov for at få udført en række tilpasninger i BBR-systemet, som kan sikre at BBR er afstemt med den nye ejendomsvurdering i forhold til dataindhold, funktionalitet og arbejdsgange. Behovene, som er udviklingspunkter i BBR-programmet, vedrører i overskrifter: 1. Digital indberetning af ændringer til BBR-oplysninger fra ejendomsejere 2. Koordinerede arbejdsgange mellem relevante myndigheder i forbindelse med opdatering mm. af BBR 3. Mulighed for at gennemføre berigtigelse af BBR-data 4. Sikker dataleverance af BBR-data via OIS 5. Forbedret registrering af erhvervsbygninger samt landbrugs- og skovbrugsbygninger i BBR 6. Forstærket indsat i forbindelse med analyse og kontrol Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 4

6 Adgang til at rette BBR gives fx via: Ejendomsinfo.dk, Borger.dk, og Virk.dk Ejer Ejendom Ejendomsvurderingsmyndigheden Ejendomsvurdering Berigtigelse af data fra BBR Indsigelser vedr. BBR EV analyse EV db BBR-myndigheden - BBR analyse OIS Udover BBR indeholder OIS data fra ESR, SVUR, DAR, Matriklen og PlansystemDK BBR kontrol BBR Ret BBR online Kommune Medarb. BBR inddataboks Anden indberetning til BBR Indberetning til BBR via byggesager Kommunal hjemmeside Figur 1. Illustration af det fremtidige systemlandskab for BBR og ejendomsvurderingen Anmærkning. - Figurelementer med blå fyldning illustrerer det ejendomsvurderingsmyndigheden i SKAT er ansvarlig for. - Figurelementer med grøn fyldning illustrerer det BBR-myndigheden i SKAT er ansvarlig for - Figurelementer med grå fyldning illustrerer det de registerførende kommuner er ansvarlig for. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 5

7 Punkt 1 vedrører etablering af ny funktionalitet, der kan sikre ejere af ejendomme digitalt let kan indberette retvisende bygnings- og boligoplysninger til BBR. Ejerne har oplysningspligt i henhold til BBRloven. Punkt 2 til 4 vedrører trimning af hovedprocesserne i forbindelse med at få data ind og ud af BBR. Punkt 5 vedrører etablering af et forbedret grundlag for registrering af erhvervsbygninger samt landbrugsog skovbrugsbygninger i BBR. Punkt 6 vedrører en vedvarende og forstærket analyse- og kontrolindsats for at sikre at oplysningerne i BBR er retvisende. Ovenstående udviklingspunkter kan rummes inden for fremtidsmodellen, som illustreret i figur 1. Fremtidsmodellen og ejendomsvurderingens udviklingspunkter er det konceptuelle udgangspunktet for BBR-programmet Succeskriterier Med udgangspunkt i målsætningen om at skabe et mere objektivt datagrundlag og datadrevne processer er de overordnede succeskriterier for BBR-programmet: a. Indsamling af nye og/eller tilpassende data med henblik på at understøtte ejendomsvurderingens behov b. Sikre en stabil og sikker dataleverance til ejendomsvurderingen fra BBR via OIS, evt. også fra andre registre/datakilder c. Bidrage til at udvikle effektive forvaltningsprocesser omkring ejendomsvurderingen, hvor SKAT som BBR-registermyndighed har en rolle, og hvor kommunerne som registerførere for BBR er involverede. d. Bidrage til løbende datakvalitetsforbedringer ved analyser, kontrol samt indberetning af fejlregistreringer, der identificeres i forbindelse med ejendomsvurderingens processer, dvs. etablering af positive feedback loop. e. Udnytte/sikre sammenhæng til den øvrige fællesoffentlige infrastruktur for så vidt angår oplysninger om det fysiske miljø, herunder grunddata. Disse succeskriterier skal afspejles i de konkrete projektleverancer, der således skal give konkrete bidrag til effektive processer, forbedret datakvalitet og/eller rationel anvendelse af den fællesoffentlige infrastruktur på området Centrale forudsætninger Udover de organisatoriske, økonomiske og ansvarsmæssige rammer for BBR-programmet, som er beskrevet i dette programstyringsdokument, er der en række forudsætninger, der skal fastlægges i programmets indledende periode af hensyn til BBR-programmets faglige kvalitet samt den tværgående sammenhæng og fremdrift. 4 Notatet om Fremtidsmodellen for samspillet mellem BBR og ejendomsvurderingen beskriver hvordan BBR og OIS kan understøtte ejendomsvurderingen på et konceptuelt plan og er et pejlemærke for alle projekter i BBRprogrammet. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 6

8 De vedrører bl.a.: - Kendskab til hvilke data om det fysiske miljø, der kan indgå i ejendomsvurderingen (bruttolisten) samt mærkning af de data, der har størst betydning og evt. særlige kvalitetskrav til disse. - Hvilke forvaltningsprocesser, der bliver berørt at BBR-programmet, og i forlængelse heraf - klarhed over hvilke myndigheder, der har ressortansvar, for de relevante forvaltningsområder, således at der ikke er tvivl om eksempelvis registreringsgrundlag, registreringsdestination, regel- og hjemmelsgrundlag, dataansvar og ansvar for forvaltningsprocesser. - Konkretisering af systemlandskabet omkring BBR og OIS ift. det samspil, der skal være med ejendomsvurderingen og dens arbejdsgange, samt i forlængelse heraf. - fastlæggelse af BBR-myndighedens ansvar og rolle, når den nye ejendomsvurdering kommer i going concern, herunder også ift. OIS som dataprovider til ejendomsvurderingen. Ejendomsvurderingens tidsmæssige krav til leverancerne fra BBR-programmet er yderligere en vigtig forudsætning. Det overordnede krav er, at BBR-data for ejerboliger og erhvervsbygninger er tilstede på det tidspunkt ejendomsvurderingen skal bruge dem, samt at der findes en gennemtestet funktionalitet, som sikrer at BBR-systemet kan spille sammen med ejendomsvurderingen på den ønskede måde. Ejendomsvurderingens hovedkrav er konkretiseret i såkaldte ICE-milepæle i afsnit 5. Tidsplan. I bilagssamlingen bilag 1 findes yderligere en oversigt med en række forudsætninger og terminer, som er med til at sikre ovenstående. 4. Struktur og leverancer 4.1. Hovedspor BBR-programmet er ud fra faglige og operationelle kriterier opdelt i to spor med henblik på at gøre det styrbart og overskueligt: A. Register- og dataspor: Omfatter projekter, der vedrører tilpasninger i BBR-registeret, samt data som skal anvendes i forbindelse med ejendomsvurderingen. B. Proces- og portalspor: Omfatter de projekter, der vedrører processer der skal sikre samspillet mellem BBR, OIS mm. samt de relevante processer for disse i forbindelse med ejendomsvurderingen. Afprøvning og test af de samlede systemtilpasninger er også placeret i dette spor Projekt- og leveranceoversigt Opgaverne indenfor BBR-programmets to spor er organiseret i nedenstående projekter. A. Register- og dataspor: - A1. Registreringsgrundlag for bygninger til erhverv, landbrug- og skovbrug o Projektet skal opstille nye mere detaljerede anvendelseskoder for erhvervsbygninger samt tilpasse BBR-registret og lov- og regelgrundlaget. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 7

9 - A2. Nyregistrering af bygninger til erhverv, landbrug og skovbrug o Projektet skal gennemføre en nyregistrering af erhvervsbygninger ud fra det grundlag, der er specificeret i projekt A1. - A3. Analyse, tilsyn og øgede logiske kontroller m.v. (alle ejendomstyper) o Projektet skal skabe grundlag for en forstærket indsats med henblik på at forbedre datakvaliteten i BBR. - A4. Geokodning af resterende bygninger o Projektet skal gennemføre en geokodning af de resterende bygninger i BBR i en god kvalitet. B. Proces- og portalspor: - B1. Berigtigelse og indsigelser (alle ejendomstyper) o Projektet skal afklare, hvordan ejendomsejere mest hensigtsmæssigt kan berigtige BBRoplysninger og fastlægge digitalt understøttede arbejdsgange herfor. Tilsvarende gælder i forhold til klager over ejendomsvurderinger, som indeholder en indsigelse mod BBR-data. - B2. Ret BBR online Digital indberetning af oplysninger til BBR o Projektet skal etablere en ny funktionalitet, der giver ejere af ejendomme mulighed for digitalt at indberette bygnings- og boligoplysninger til BBR. - B3. Klargøring og samlet test af BBR-relaterede processer o Projektet skal sikre at de forskellige arbejdsgange, procesværktøjer mm. bliver testet på tværs af projekterne. Projekterne er beskrevet i bilagssamlingens bilag 2, og projekternes hovedleverancer/-milepæle er beskrevet i bilag Koordination med det øvrige BBR- og OIS-relaterede arbejde Projekterne i BBR-programmets to spor er direkte afhængige af, at BBR og OIS udvikles på en række punkter, der ikke er omfattet af BBR-programmet, men er en del af SKAT Ejendoms øvrige aktiviteter. For at kunne planlægge og styre BBR-programmet er det nødvendigt, at disse forudsætninger/afhængigheder er gjort operationelle på linje med BBR-programmets projekter for så vidt angår leverancer og milepæle. De forudsætningsskabende projekter (FSP) er nævnt i bilag 2a og omfatter: - FSP1. BBR s udvidelse o Projektet står for udviklingen af BBR v1.8, som blandt andet implementerer en ny inddataboks til digital opdatering og BBR v2.0, som blandt andet indarbejder den nye ejendomsidentifikation (BFE-nr.). - FSP2. OIS s tilpasning o Projektet skal i forhold til datadistribution håndterer de ændrede forudsætninger som følger af den nye ejendomsidentifikation (BFE-nr.), den nye datafordeleren under Grunddataprogram, overgangsperioden fra ESR til samarbejdende grunddataregistre samt ejendomsvurderingens eventuelle behov for tilpasninger. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 8

10 - FSP3. Redesign af Ejendomsinformationsportalen o Projektet udskiller OIS-delen af webportalen boligejer.dk og skaber adgang til ny funktionalitet, som bl.a. skal anvendes i forbindelse med ret BBR online (projekt B2). - FSP4. Tilpasning af BBR-loven o Projektet håndterer ændringer i BBR-loven som følge at grunddataprogrammet og ressortændringen i 2015 samt ejendomsvurderingens eventuelle behov for tilpasninger. - FSP5. Geokodning af BBRs bygninger o Projektet etablerer en infrastruktur til vedligehold af geokodede bygningsdata samt harmonisere fremtidige geokodning og ajourføringer heraf. 5. Tidsplan Det nye ejendomsvurderingssystem skal være klar, så den første vurdering for ejerboliger kan gennemføres i efteråret 2018 og den første vurdering af erhvervsejendomme kan gennemføres i efteråret Det stiller nogle hovedkrav, som er konkretiseret i nogle få såkaldte ICE-milepæle, som BBR-programmet skal leve op til: - ICE1: Første version af den nye funktionalitet til at rette BBR online er klar oktober 2017, så det er muligt at henvise hertil i forbindelse med opdatering, berigtigelse og lignende. - ICE2: BBR-data vedrørende ejerboligerne er klar september 2018 til brug for den nye ejendomsvurdering. - ICE3: Nyregistrering af bygninger til erhverv, land- og skovbrug er gennemført inden september 2018, således at BBR-data kan indgå i klargøringen af beregningsgrundlaget for ejendomsvurderingen. - ICE4: BBR-data vedrørende bygninger til erhverv, landbrug og skovbrug er klar september 2019 til brug for den nye ejendomsvurdering. Tidsplanerne for BBR-programmet tager udgangspunkt i ICE-milepælene. Hovedtidsplanen er illustreret nedenfor i figur 2. I bilagssamlingens bilag 4 findes en detaljeret milepælsplan. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 9

11 Projekt: Aktivitet: K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K4 A1. Registreringsgrundlag erhvervsbygn. Anvendelsekoder, regler mm. BBR-instruks < Drift > A2. Nyregistrering erhvervsbygninger Metodeudvikling Pilotprojekt Nyregistreringsbølger < Drift > A3. Analyse og kontrol Metode- og værktøjudvikling Analyser og kontroller < Drift > A4. Geokodning, resterende bygninger Maskinel geokodning Anden geokodning < Drift > B1. Berigtigelse og indsigelser Afklaring arbejdgange Udvikling arbejdsgange < Drift > B2. Ret BBR, digital indberetning Version 1.0 Version 1.1 Version 1.8 < Drift > B3. Klargøring og test Afprøvninger i produktionsmiljø FSP1. BBR s udvidelse Udvikling af BBR 1.8 og 2.0 < Drift > FSP2. OIS tilpasning og konvertering Implementering af ændringer FSP3. Ejendomsinformationsportal Udvikling og implementering < Drift > FSP4. Tilpasning af BBR-loven Lovforslag FSP5. Geokodning, infrastruktur Udvikling af national metode 2 Kritisk vej: ICE-milepæle: Figur 2. Illustration af hovedtidsplanen for BBR-programmet Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 10

12 6. Interessenter Bygnings- og boligoplysninger fra BBR indgår i en lang række opgørelser og processer i både offentligt og privat regi. Der er derfor mange, der direkte eller indirekte har interesse i registerets oplysninger. For ejere kan det eksempelvis vedrøre: Låntagning i ejendom, fastsættelse handelsværdien, forsikring, ejendomsvurdering og byggesagsbehandling. For samfundet som helhed kan det fx være: Administrationsgrundlag, skatteudskrivning, statistik, dokumentation, planlægning, analyser og politikudvikling, sikkerhedsog redningsarbejde. Udover ejendomsejere har BBR, og dermed også BBR-programmet, blandt andet nedenstående interessenter. Skatteministeriet: - Departementet / ICE: Har ansvar for at udvikle et nyt ejendomsvurderingssystem. - SKAT Ejendom: Ejendomsvurderingsmyndighedens løbende opgaver er forankret i afdelingen. - SKAT Ejendom Ejendomsdatakontoret: BBR-myndighedens opgaver er forankret i kontoret, som har ansvar for at BBR og OIS bedst muligt lever op til samfundets behov inden for de politisk fastsatte rammer. - SKAT i øvrigt: SKAT har en række systemer, som anvender data fra BBR og OIS. Disse skal tilpasses de ændringer der sker i de kommende år for BBR og de øvrige ejendomsregistre i forbindelse med implementeringen af grunddataprogrammet. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen (TBST): - Ministeriets boligområde anvender BBR til mange formål og har en grundlæggende interesse både boliger og erhvervsejendomme samt oplysningernes karakter, herunder definitioner og kvalitet. BBR-data indgår som en integreret del af boligområdets analyseberedskab, og anvendes i den løbende politikudvikling, som værktøj til udarbejdelse af baggrundsviden og evalueringer. Eksempelvis i forbindelse med udarbejdelse af kriterier for støtte, uddeling af byfornyelsesmidler, udpegning af ghettoområder, diverse opgørelser af boligkvalitet, kortlægning af flyttemønstre og kortlægning af tomme boliger. Danmarks Statistik: - Danmarks Statistik er ansvarlig for udarbejdelsen af den nationale statistik om anvender BBR til mange formål, eksempelvis bolig- og erhvervsstatistik, og har en grundlæggende interesse BBRoplysningernes karakter, herunder definitioner og kvalitet. Justitsministeriet og Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse: - Disse institutioner har en særlig interesse, da visse af bygningerne er undtaget fra oplysningspligten til BBR af hensyn til offentlighedens sikkerhed. Erhvervsstyrelsen: - Erhvervsstyrelsen er ansvarlig for registrering af virksomheder, herunder identifikation og virke, samt det nationale plansystem, der fastlægger rammerne for byggeri og anvendelse nationalt, regionalt og lokalt. Herudover anvender Erhvervsstyrelsen BBR-data til statistik og analyser. Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering: - Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering (før 2016 Geodatastyrelsen) er ansvarlig myndighed for kortlægning, som i regi af GeoDanmark sammen med kommunerne forestår en nationale geokodning af blandt andet bygningernes omrids (bygningspolygonen). Geokodningen kæder geografien sammen med registerinformationer, herunder BBR-data. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 11

13 NaturErhvervstyrelsen: - NaturErhvervstyrelsen er ansvarlig for en tilskudsordninger og kontrolaktiviteter og indsamler i denne sammenhæng en række informationerne om landbrug og gartneri, herunder til en vis grad de bygninger og anlæg som produktionen foregår i. Kommunerne/KL: - Kommunerne er registerførere for BBR, og har dermed blandt andet en direkte interesse i indhold og arbejdsgange i forbindelse med registreret. Som ansvarlig for byggesagsbehandling, der er den største enkeltkilde til opdatering af BBR. Herudover har BBR-data betydning for kommunernes beskatningsgrundlag og visse tilskuds- og støtteordninger. Erhvervs- og interesseorganisationer: - Virksomhederne har generelt en interesse i at BBR-data er korrekte og gennemskuelige samt at arbejdet med indberetning og vedligeholdelse af oplysninger i BBR er let og gennemskuelig. Virksomhederne er typisk organiseret i interesseorganisationer, som kan opdeles i: o Brancheorganisationer mv., der blandt sine medlemmer har ejere af bygninger (fx Dansk Industri, Dansk Erhverv, Forsikring & Pension, Håndværksrådet, BOSAM Boligforeningernes sammenslutning i Danmark, Ejendomsforeningen, Danske udlejere, Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation, Landbrug & Fødevarer, Dansk Gartneri, Dansk Skovforening) o Rådgivere for ejere/købere af bygninger (fx Advokatsamfundet, Dansk Ejendomsmæglerforening, Foreningen Danske Revisorer (FDR), FSR Danske Revisorer, Administratorer) o Rådgivere for bygherrer til bygninger mm. (fx Arkitektforbundet, Danskeark, Foreningen af rådgivende ingeniører (FRI), Ingeniørforeningen i Danmark, Dansk Landinspektørforening, Praktiserende Landinspektørers Forening, Konstruktørforeningen, Entreprenører, Brancheforeningen for bygningssagkyndige og energikonsulenter, Bygherreforeningen i Danmark, Dansk Byggeri) Den finansielle sektor: - Banker og realkredit i den finansielle sektor anvender i udstrakt grad BBR-oplysninger til at belyse og dokumentere værdierne i fast ejendom. Det har finansieringsmæssigt stor betydning at værdierne (her bygningsværdien) er veldokumenteret i stabile og internationalt anerkendte systemer. Ejendomsmæglere: - Ejendomsmæglerne anvender i udstrakt grad BBR-oplysninger til at belyse og dokumentere bygningernes karakteristika. Det skal bemærkes, at ovenstående liste har til formål at illustrere den brede og forskelligartede interessentkreds for BBR-programmet, men at den ikke nødvendigvis er fyldestgørende. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 12

14 7. Organisering BBR-programmet er organiseret som illustreret i figur 3. De enkelte elementer er efterfølgende beskrevet. Styregruppe Programforum Programledelse Programsekretariat A. Data- og registerspor B. Proces- og portalspor Projekter: - A1. Registreringsgrundlag for bygninger til erhverv, landbrug- og skovbrug - A2. Nyregistrering af bygninger til erhverv, landbrug og skovbrug - A3. Analyse, tilsyn og øgede logiske kontroller m.v. (alle ejendomstyper) - A4. Geokodning af resterende bygninger Projekter: - B1. Berigtigelse og indsigelser (alle ejendomstyper) - B2. Ret BBR online Digital indberetning af oplysninger til BBR - B3. Klargøring og samlet test af BBRrelaterede processer Figur 3. Organisationsdiagram for BRR-programmet Styregruppe: Styregruppen har overordnet ansvar for, at: - etablere rammebetingelser for programmet - programmet når de overordnede mål - sikre forankring og støtte for programmet i hele organisationen samt arbejde for at fjerne eventuelle hindringer - definere den acceptable risikoprofil for programmet og løbende vurdere risici - tage stilling til anmodninger om større ændringer af leverancernes omfang, kvalitet og milepæle - følge og støtte fremdriften i programmet Styregruppen består af ledende medarbejdere i SKAT Ejendom og Skatteministeriets departement (ICE): - Sanne Kjær (formand), underdirektør for SKAT Ejendom - Morten Thaarup, kontorchef for ICE Data - Søren Rude, kontorchef for Ejendomsdatakontoret i SKAT Ejendom Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 13

15 Programledelse: Programledelsen har overordnet ansvaret for, at: - planlægge og styre programmets samlede fremdrift på tværs af alle projekter i programmet - sikre koordination med øvrige BBR- og OIS-relaterede projekter, der udgør en forudsætning for gennemførelse af BBR-programmet, herunder samspillet med grunddataprogrammet - designe og etablere den samlede programorganisation og governance - levere programmets samlede resultater - tilvejebringe og vedligeholde nødvendig kompetence og kapacitet i programmet - sikre, at de enkelte leverancer fra projekterne understøtter programmets vision og formål iht. den definerede fremtidsmodel En række af BBR-programmets projekter berører kommunerne og får betydning for de kommunale arbejdsgange. For at sikre en løbende dialog omkring tilrettelæggelsen af kommunikation og samarbejde med kommunerne er der indgået en aftale med KL om at stille en kompetent kontaktperson til rådighed, som kan indgå i en løbende dialog med programledelsen. Kontaktpersonen vil samtidig være et naturligt kommunalt bindeled til de aktiviteter, som håndteres inden for den almindelige BBR-organisation og hvor KL/kommunerne allerede har veldefinerede roller. I det omfang der er behov for at informere og/eller drøfte mere generelle problemstillinger vedrørende BBR-programmet i en bredere interessentkreds aftales det med styregruppen, hvordan det bedst håndteres. Programledelsen for BBR-programmet varetages af Ejendomsdatakontoret i SKAT Ejendom og består af: - Søren Rude, programleder - Lars Misser, faglig programleder (på tværs af projekter) Programsekretariat: Programsekretariatet bistår programledelsen og har i den forbindelse ansvar for, at: - følge op på projekterne i programmet (fremdrift, kvalitet og økonomi) - håndtere ændringsanmodninger med henblik på forelæggelse for programledelse og i nødvendigt omfang styregruppen - sparre med projekterne om projektplanlægning og projektstyring - etablere og vedligeholde fælles metoder, værktøjer, standarder og processer for projektarbejdet - sikre løbende statusrapportering og anden ledelsesmæssig rapportering for programmet - etablere og sikre en god praksis for programmets interne og eksterne kommunikation. - drive programforum jf. beskrivelsen heraf nedenfor - forberede styregruppemøder og følge op herpå Programsekretariatet varetages af Ejendomsdatakontoret og ICE. ICE medvirker især ifm. ændringsstyring og opfølgning på projekternes fremdrift samt koordination med ICE s øvrige aktiviteter. Sekretariatet består af: - Nikoline Gudomlund/Tanja Haagh Jensen, programkoordinator - Paw M.K. Gyldenkærne, ICE Data - programledelsen Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 14

16 Programforum: Programforum danner en ramme for det tværgående samarbejde i programmet, hvilket sker gennem løbende informationsudveksling og koordination mellem projekterne på et praktisk og operationelt plan. Programforum består af: - programkoordinatoren, som har ansvar for forummets aktiviteter, - programledelsen - projektlederne - repræsentanter fra Ejendomsvurderingskontoret og ICE Data, som deltager efter behov Projekter og projektledelse: BBR-programmets projekter fremgår af afsnit 4.2 og bilagssamlingens bilag 2. Hvert projekt ledes af en projektleder, der har ansvar for, at - projektets leverancer i henhold til de fastlagte krav til indhold, omfang, kvalitet, tid og økonomi, som fremgår at den projektbeskrivelse (eller projektinitieringsdokument, PID), som udarbejdes for hvert projekt. - sikre relevant involvering og koordinering med ICE, SKATs Ejendomsvurderingskontor og andre eksterne interessenter. - løbende overvåge projektets forudsætninger og fremdrift og rapportere risici og eventuelle behov for ændring i forhold hertil. Projekt A2 Nyregistrering af bygninger vedrørende erhverv, landbrug og skovbrug har som et stort implementeringsprojekt en særstatus, der kræver særlig ledelsesmæssig bevågenhed. Projektleder Nina Munkstrup deltager derfor jævnligt i programledelsens møder mm. efter nærmere aftale. 8. Økonomi BBR-programmets projekter er finansieret via en særlig bevilling, som er indarbejdet i Finansloven. BBR-programmet forudsætter kommunernes involvering. Som led i ØA17 er indgået en aftale med kommunerne om deres medvirken ved gennemførelsen af projekterne og finansieringen heraf. Som et underprogram til programmet til etablering af et nyt ejendomsvurderingssystem udarbejdes der ikke en selvstændig business case for BBR-programmet, idet gevinster realiseres gennem hovedprogrammet. Det ændrer dog ikke ved at BBR-programmet vil være med til at realisere en række positive gevinster fx i form af etablering af forbedrede bygningsdata, genbrug af data via hensigtsmæssig anvendelse af den fællesoffentlige infrastruktur og ved at medvirke til at udvikle og vedligeholde en række effektive arbejdsgange, jf. afsnit 3.3 Succeskriterier. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 15

17 9. Risikobillede BBR-programmet er en sammensat programtype (jf. afsnit 2) og de forskellige elementer har derfor også forskellig risikoprofil. Samlet set vurderes programmet at have en normal risikoprofil. Denne vurdering er baseret på nedenstående betragtninger ift. programmet overordnet set, programmets projekter og de omgivelser, som programmet gennemføres i. Risici for BBR-programmet overordnet set - Scope: Det scope som fremtidsmodellen (jf. afsnit 3) fastlægger er mainstream i forhold til udvikling af BBR som grunddataregister, den måde BBR-data stilles til rådighed for ejendomsvurderingen samt for de tilknyttede arbejdsgange og processer. De indholdsmæssige risici er derfor primært bundet til de konkrete projekter, jf. nedenfor. - Tid: De tidsmæssige rammer i forhold til opfyldelsen af ejendomsvurderingens behov er stramme. For BBR-programmet har det især betydning for projekterne vedrørende nyregistrering af erhvervsbygninger (jf. projekt A1 og A2), geokodningen af bygninger (jf. projekt A4) samt for mulighederne for integration mellem BBRs arbejdsgange med de tilgrænsende forvaltningsområder, især ejendomsvurderingen og byggesagsbehandling (jf. projekt B1 og B2). De tidsmæssige risici vedrører bl.a. spørgsmål som opbygning af tilstrækkelig kapacitet samt håndteringen af aftaleindgåelse og lignende. - Kommunikation og interessenter: Den politiske bevågenhed omkring ejendomsvurderingen og det store antal interessenter, som er involveret, er et element som kræver opmærksomhed. Da BBRprogrammet vil være blandt de første til at igangsætte aktiviteter/projekter med en bred offentlig involvering målrettet den nye ejendomsvurdering, er koordinationen med ICE om kommunikation mm. vigtig for at imødegå risikoen for misforståelser og evt. modvilje. Dette gælder især i forbindelse med nyregistrering af erhvervsbygninger og geokodningen af bygninger. Risici ifm. BBR-programmets projekter Som nævnt ovenfor er der risici forbundet med de konkrete projekter. Disse er især forbundet med: - Projekt A1 og A2 vedrørende registreringsgrundlag og nyregistrering for bygninger til erhverv, landbrug og skovbrug: Der er tale om en engangsopgave, hvor der ikke er nogen større erfaringsbase at trække på. Dette sammen med projektets størrelse, kompleksitet, brede interessentkreds og stramme tidsfrister stiller store krav til planlægning og koordination. Det er projekterne vedrørende erhvervsbygninger, som har den højeste risikoprofil i BBR-programmet. Selv små tilbageløb kan give kritiske forsinkelser. For at imødegå risiciene er der særligt fokus på, at: o Sikre højt fagligt niveau og praktiske løsninger ved at inddrage eksperter og interessenter tidligt i projektet. o Sikre accept og anvendelighed af registreringsgrundlaget ved at høre interessenter og gennemføre pilotafprøvning. o Opbygge en fleksibel midlertidig organisation med tilstrækkelig kapacitet og kompetence, hvor internt personale samarbejder med eksterne leverandører, som muligvis skal findes via udbud. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 16

18 - Projekt A4 vedrørende geokodning af resterende bygninger: For at geokodningen skal gennemføres indenfor stramme tidsfrister og der er ikke plads til tilbageløb. Da der er tale om en kendt opgave og kendt teknologi forventes det, at opgaven i overvejende grad at kan løses af eksterne leverandører, som findes via udbud. Et godt samarbejde med leverandøren forventes at være den bedste måde at sikre en rettidig leverance. - Projekt B1 og B2 vedrørende berigtigelse og indsigelser samt en online rette-funktionalitet for BBR-data: BBR er ved at blive udbygget med en digital inddataboks, så BBR bedre kan modtage digitale opdateringer og indgå i et integreret samspil med andre forvaltningsprocesser, hvor ejendomsvurderingen og byggesagsbehandlingen er blandt de vigtigste. Teknisk set er der formentligt et betydeligt rationale i at samtænke arbejdsgange/processer. Erfaringsmæssigt kræver dette dog et betydeligt forberedelsesarbejde at finde og aftale løsninger, hvor arbejdsgange/processer fungere i sin helhed, herunder forvaltnings- og retssikkerhedsmæssigt. Det vurderes, at der er en betydelig risiko for at mere integrerede løsninger ikke kan udvikles indenfor tidsfristerne. Udviklingen af integrerede løsninger vil dog fortsætte og blive implementeret hurtigst muligt. Omgivelserne - udefra kommende risici Det nye ejendomsvurderingssystem skal implementeres samtidigt med grunddataprogrammet, som bl.a. implementerer et nyt ejendomsbegreb (BFE-nr.), en ny Ejerfortegnelse samt en række grunddataregistre på den nye datafordeler med nye datamodeller mm. Grunddataprogrammet ligger principielt udenfor både BBR-programmet og ejendomsvurderingen, men vedrører grundlæggende forhold som både ejendomsvurderingen og BBR-programmet må forholde sig til. Grunddataprogrammet vil, når det er implementeret, udgøre et bedre og mere entydigt grundlag for anvendere af ejendomsdata, herunder for ejendomsvurderingen. Overgangsperioden fra de nuværende systemer, der er baseret på ejendomsnummeret og ESR som begge udfases, rummer imidlertid en række problemstillinger. I omstillingsperioden er der derfor risici for ejendomsvurderingen - og andre private og offentlige anvendere af ejendomsdata - som skal håndteres. OIS er den primære distributionskanal for BBR-data, som også anvendes af ejendomsvurderingen. For at imødegå de usikkerheder og risici, der er ved de omstillinger der følger af grunddataprogrammet, gennemføres projektet OIS s tilpasning (FSP2). Projektet håndterer omlægningerne generelt, herunder de ovenfor nævnte forhold. Herudover vil det være muligt at foretage tilpasninger målrettet ejendomsvurderingens evt. særlige behov. Hele formålet med OIS s tilpasning er at skabe grundlag for en sikker omstilling for alle og projektet er dermed i sig selv et risikominimerende tiltag. En af metoderne er at etablere paralleldrift i lang periode, hvor de gamle systemer kører sideløbende med de nye systemer. OIS s tilpasning vil således sikre, at ejendomsvurderingen i alle situationen har en stabil forsyning af BBRdata. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 17

19 Indhold i Bilagssamling til PSD Bilagssamlingen er et selvstændigt dokument, som omfatter følgende bilag: - Bilag 1. Forudsætninger og terminer fra ejendomsvurderingen - Bilag 2. Projektoversigt - Bilag 2a. Forudsætningsskabende projekter (FSP) vedr. BBR og OIS - Bilag 3. Leverancer og milepæle - Bilag 3a. Leverancer og milepæle for FSP-projekter - Bilag 4. Milepælsplan - Bilag 5. Mål og succeskriterier Revisionshistorik for Bilagssamling til Programstyringsdokument (PSD) Oprettet af Version Dato Status SRU Godkendt i styregruppen den 28. januar 2016 SRU/THJ Godkendt i styregruppen den 27. april Version 2.0 tager højde for den udskydelse af Ejendomsvurderingen på et år, som Skatteministeriet udmeldte den 9. februar SRU/THJ Godkendt i styregruppen den 16. september Version 2.1 indeholder et nyt bilag 5 Projektmål og bidrag til succeskriterierne samt en opdatering af bilag 3 Leverancer og milepæle med ændringer behandlet af styregruppen. SRU/NG Godkendt i styregruppen den 20. februar Version 3.0 indeholder en opdateret hovedtidsplan som følge af en planrevision, som blandt andet tager højde for at grunddataprogrammet er forsinket et år. Bilagssamlingen er ligeledes opdatering, hvor de væsentligste ændringer er i bilag 3 Leverancer og milepæle. Programstyringsdokument (PSD) for BBR-programmet Side 18