MK: Vil gerne have et punkt på dagsordenen fremover, hvor man følger op på de beslutninger, der er truffet på tidligere møder.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Vestjysk Gymnasium Tarm Afholdt fredag den 20. juni kl på Vestjysk Gymnasium Tarm. Mødt: John Clausen (form.), Peter Larsen (pers.rep.), Martin P. Kristensen (pers.rep.), Maja Johansen (elevrepr.), Mette Roesgaard (elevrepr.), Lars Bøttern, Kristian Andersen, Kent Thomsen, rektor Mikkjal Helmsdal og vicerektor John Frederiksen (kun til stede ved punkter 1 3). Afbud: Katja Uth 1. Godkendelse af dagsorden (bilag 1) Dagsorden godkendt med tilføjelse af nyt punkt 8, vedtagelse af ny lønpolitik. Valg af formand er ikke på dagsordenen. JC foreslår, at formandsvalgets udsættes til alle bestyrelsesposter er besat, formentlig på næste møde. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde og underskrift. (bilag 2) MK: Vil gerne have et punkt på dagsordenen fremover, hvor man følger op på de beslutninger, der er truffet på tidligere møder. MK: Der blev konstateret en forskel i UVM s fuldførelsesprocenter og skolens egne. Er årsagen undersøgt? JF: Ja. Men det er uafklaret, hvorfor der er en forskel. Der ikke en konsekvent forskel nogle gange er UVM s tal lavere og nogle gange højere end vores egne. Vi kan konstatere, at UVM s statistiske tal er ikke i overensstemmelse med de indrapporterede tal, som vi får taxameter efter. KA: Revisors kommentar om, at et fald på 15% i elevgrundlaget vil give et indtægtsfald på 8 mill. kr., bør give os anledning til have et tilbagevendende punkt på dagsordenen, hvor vi diskuterer fremtidens demografiske udfordringer, og hvordan vi imødegår dem. KT: Enig. Ledelsen har haft nogle idéer fremme. Vi bør diskutere det videre. JC: Det er noget vi kan have på dagsordenen jævnligt. MK: Hvordan med punktet som blev nævnt sidste gang om, at man overvejer at ansætte en mentor. MH: Vi er lige kommet i mål med at afdække mulighederne og behovet: Vi har økonomi, vi har opgaverne til en stilling og vi har en kvalificeret ansøger i sigte. Vi kan også annoncere en stilling, såfremt den pågældende ikke skulle være interesseret i stillingen. KA: Solceller hvor står det projekt. MH: De installeres i sommer på festsalens tag. Konklusion: Referatet er godkendt. 3. Økonomi: Regnskab for årets første kvartal og forecast for 2014 bilag 3 1

2 JF: Budgettet besluttes i december under de forudsætninger, man kender på det tidspunkt. Det justeres efterhånden, som forudsætningerne ændres elevgrundlag, indtægter osv. Resultatet af 1. kvartal: Et minus på knapt 600 tus. I forhold til et budgetteret underskud på 66 tus. Det skyldes, at indtægterne har været mindre end budgetteret. Beror på bl.a. forskydninger af tilbagebetaling af sygedagpenge og VUC tilskud. Merudgifterne skyldes hovedsagelig udgifter til ekstra lønninger i forbindelse med langtidssygemeldinger. I administrationen er der brugt mindre end budgetteret. Men vi kommer at bruge budgettet: Vi skifter elevadministrationssystem i sommer. Og vi får et nyt journaliseringssystem. Så der er gode forklaringer på afvigelsen. KT: Undervisningens gennemførsel: Udgifterne til langtidssygemeldinger, vil de fortsætte? JF: De fortsætter ind i 2. kvartal. Situationen lysner efter sommerferien. Til gengæld har vi flere barselsvikariater, som har samme indvirkning på økonomien. KA: Hvis sygemeldingerne er stressrelaterede er der noget man kan gøre for at hjælpe de ansatte at håndtere stress? MH: Ledelsen er opmærksom på problemet og arbejder på flere fronter for at dæmme op for det tilpasse arbejdsbelastning, tilbyde coaching. PL: Er det klog politik på langt sigt at have store overskud? Kan det ikke føre til, at Finansministeriet kommer efter pengene? JC: Vi genererer ikke store overskud på driften. JF: Det store overskud sidste år skyldtes, at den store renovering af klasselokaler og ventilation i den røde bygning blev udskudt fra 2013 til Nyt fra revisor Bestyrelsen tager bemærkningen fra Tilsynsstyrelsen til det reviderede årsregnskab 2013 til efterretning. 5. VUC aktivitetssituationen, udbud af fag på VUC Der lægges op til uændret aktivitetsniveau fremadrettet. 6. Overvejelse: samarbejde med Ringkøbing Gymnasium om HF. (bilag 6, uddelt på mødet) MH uddelte notat til bestyrelsen, der gengiver dialog med Ringkøbing Gymnasium om samarbejde om oprettelse af et to årigt HF i Ringkøbing i de lokaler, hvor VUC er i dag, og AUC delen muligvis rykker ud, da UC har et ønske om at flytte virksomheden og har opsagt lejemålet med Ringkøbing Gymnasium. Hvad er bestyrelsens holdning? KA: Vi skal ikke oprette tilbud bare fordi lokalerne er ledige. Det kan dog være interessant strategisk. F.eks. et særligt tilbud til ordblinde. LB: Fjernundervisningsudstyr er blevet bedre. HF har også nogle mere modne studerende. Man kan overveje HF som en satellit skole, der har undervisning forskellige steder. 2

3 MR: Mange HF ere kommer langvejs fra. Sandsynligt at mange flere ville starte på HF, hvis der kom et tilbud i Ringkøbing. KT: Hvad er elevgrundlaget? Hvor mange HF kursister på VGT kommer i dag fra Ringkøbing og Hvide Sande? Bestyrelsen beslutter, at ledelsen kan arbejde videre med sagen og vende tilbage med et konkret oplæg til bestyrelsesmødet i december. 7. VGT: Vision 2014 (bilag 4) Generelle kommentarer: LB: Kan lide visionen, som den foreligger den har det med, som der er brug for. Visionen: KA: Spørger om den indledende sætning skal være den foretrukne gymnasiale ungdomsuddannelsesinstitution i Vestjylland kan forstås som en nedprioritering af de andre ungdomsuddannelser i kommunen? Værdier, samlet: KA: Glad for at faglighed nævnes så prominent og tydeligt. PL: I forbindelse med lokalt samarbejde: Lægge større vægt på samarbejdet med erhvervslivet. Værdier/Fællesskab: MR: Glad for at traditionerne også nævnes som en del af fællesskabet. Værdier/Nysgerrighed: MR: Er eleverne åbne for nye undervisningsmetoder? Ja! MJ: Skal nysgerrigheden måske stå øverst blandt værdierne? MK, PL: Nysgerrigheden er det, undervisningen bygger på. MR: Nysgerrighed er en anderledes værdi, eller anderledes formulering af værdi, end man ser hos andre gymnasier. KA: Godt med vægt på nysgerrigheden over for både det globale og det lokale. Værdier/Respekt: MJ: Medejerskab for eleverne kræver en aktiv indsats fra ledelsens side. KA: Rummelighed bør også omfatte elever med særlige behov. MR: Vi har en meget sammensat og uhomogen elevgruppe både socialt og religiøst. Så respekt er en vigtig værdi for at skabe rummelighed og tolerance. Konklusion: Bestyrelsen vedtager det foreliggende forslag til formulering af mission, vision og værdier MH: Nu er det så ledelsens opgave, at sørge for, at gøre mission, vision og værdier synlige i hverdagen og at de bliver inddraget som grundlag for vores strategiske overvejelser og beslutninger fremover. 3

4 8. Vedtagelse af ny lønpolitik (bilag 5) KT: hvor store beløb taler vi om? MH: det drejer sig om 0,52% af den samlede lønpulje. Bestyrelsen tilslutter sig den nye lønpolitik. JC: Ledelsen har mulighed for at præmiere særlige indsatser. 9. Siden sidst/nyt fra: a. Bestyrelsesformanden: Ikke noget at meddele. b. Bestyrelsesmedlemmer: Ikke noget fra bestyrelsesmedlemmerne. c. Medarbejdere: Martin K: Lærerne er ved at få deres opgaveportefølje. Ifølge overenskomsten, så skal en diskuteres med ledelsen. Vil man kunne nå det nu, hvor der kun er en uge tilbage af skoleåret? Det bør ledelsen prioritere højt. Ledelsen er gået i gang med dialogmøder: Lærerne er glade for det. d. Elever: Har haft skriftlige eksaminer i festsalen, lysmængden ikke god nok. Der bør måles om lyset er tilstrækkeligt. Stress: Også et problem blandt eleverne. Skolen bør også tænke på forebyggelse her. Elevrådet har været glade for den dialog, der har været med ledelsen. Men der kunne være mere dialog og mere information fra ledelsen ned til klasseniveau. Der er en positiv udvikling med mere initiativ fra eleverne, især de nye årgange. F.eks. arrangerer en gruppe 1. g ere en skitur i juleferien for alle skolens elever. En gruppe 1.g ere og 1. HF ere har dannet en foreningen, som de kalder VGT logen: De har overtaget fredagsbaren. Og de vil også arrangere idrætseftermiddage og andre sociale aktiviteter. KA: Hvad er skolens alkoholpolitik? MH: Alkohol er kun tilladt ved fester og op til 4 fredagsbarer. Der må ikke serveres drinks, der er stærkere end 5,8%. e. Rektor (herunder bl.a. OK13 og resultat af APV/MTU) Rektor fremlagde APV/MTU (Arbejdspladsvurdering/Medarbejdertrivselsundersøgelse) på power point. MH: APV en/mtu en viser stor utilfredshed og lav arbejdsglæde hos lærerne. To frustrationslag: Generel frustration i hele lærergruppen over udfordringerne og usikkerhederne i OK13. Og en mere begrænset gruppe lærere, der er meget vrede på ledelsen, især mellemlederne, og giver udtryk for det, bl.a. i nogle meget voldsomme anonyme kommentarer. 4

5 Ledelsen har taget initiativ til følgende tiltag for at imødegå kritikken fra medarbejderne: Vil indhente ekstern konsulent at facilitere en dialogproces for at komme til bunds i og få bearbejdet de konflikter, der ligger til grund for noget af den meget hårde kritik, og som tydeligvis har været til stede i mange år. Vi har påbegyndt månedlige dialogmøder, hvor ledelsen og medarbejderne kan tale sammen uformelt og uden fastsat dagsorden, og hvor det står medarbejderne frit at bringe et hvilket som helst emne op. Vi har gennemført MUS samtaler med alle medarbejdere med undtagelse af rengøring og teknik, som vi ikke er kommet til endnu om kompetence og faglig udvikling. JC: Har givet opbakning til, at der kan bruges penge på at få en ekstern konsulent ind. MK: Ikke overrasket over resultatet. Skyldes nok, at den tidligere undersøgelse/apv ikke blev fulgt op. Der blev ikke taget fat i problemerne, og det kommer til syne nu. LB: Socialt overarbejde. De yngre medarbejderes følelse af arbejdspres kan skyldes, at de ældre medarbejdere ikke videndeler og støtter nok. På vej væk i undersøgelsen: Ikke lyst til at være her. Eller utilfredse, men uden at have erkendt, at de ønsker noget andet. KA: Overrasket over undersøgelsernes resultat. Kvitterer for at rektor scorer højt. Bestyrelsen bør følge op på processen. Vil råde til at tage det i delvise skridt. Bestyrelsen tager rektors præsentation af APV en og MTU en til efterretning og støtter de tiltag, som ledelsen har taget initiativ til. Bestyrelsen vil holdes orienteret om udviklingen og resultaterne af de planlagte tiltag. 10. Videregivelse af informationer til andre. Ingen informationer, der ikke må videregives. 11. Eventuelt JC: Vi mangler to bestyrelsesmedlemmer. Vi arbejder på det. Der skal findes et bestyrelsesmedlem ved selvsupplering og et bestyrelsesmedlem, der repræsenterer de videregående uddannelser. LB: Har haft møde med Erhvervscenteret. EC flytter ned i Innovationscenteret i Skjern. Man er i færd med at bestemme nærmere, hvad indholdet i IC skal være. Man signalerer en lyst til samarbejde med VGT. Det er ikke klart formuleret endnu, hvad man skal samarbejde om, men vi skal opfatte det som en invitation. Man kunne forestille sig en udvidelse af samarbejdet med Universiteterne. Hvis har nogen idéer om samarbejde omkring innovation skal vi endelig komme med dem, så vil LB formidle dem. KA: Hvornår afholdes de næste bestyrelsesmøder? MH: Bestyrelsen har vedtaget en mødeplan for De resterende møder i år er planlagt til fredag den 26. september og fredag den 5. december. 5

6 Mødet afsluttedes kl Ref/MH. Godkendt, den 25. september 2014 John Clausen Martin P. Kristensen Peter K. Larsen Kent Thomsen Maja Johannesen Mette Roesgaard Lars Bøttern Kristian Andersen 6