Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge

Transkript

1 Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge Oktober 2004 Den Digitale Taskforce Christiansborg Slotsplads København K T (+45) F (+45) E tforce@tforce.dk

2 Afrapportering: Indsatsområdet udsatte børn og unge... 1 Sammenfatning... 4 Baggrund... 4 Afgrænsning af fremtidige arbejdsprocesser... 5 Fælles begrebsanvendelse og registrering af data på 40 området... 7 Kontekst for og elementer i IT-løsningen... 9 Principper for IT-løsningen Valg af udbredelsesform Mål for et udviklings og implementeringsprojekt Potentialevurdering Indledning Kommissorium for indsatsområdet (uddrag) Baggrund for indsatsområdet Formål og opgave Økonomi Målsætninger og succeskriterier for indsatsområdet Indsatsområdets organisering Metode og proces for indsatsområdet Hvidbogen om IT-arkitektur den overordnede ramme Målsætninger og succeskriterier visioner og pejlemærker Arbejdsprocesser forretningsarkitekturen Fælles begreber IT-arkitektur løsningsarkitektur og informationsarkitektur Potentialevurdering Analyse/kortlægning af nuværende situation Arbejdsprocesser og begrebsanvendelse Arbejdsprocesser knyttet til administration af Servicelovens 40 og tilhørende paragraffer Arbejdsprocesser knyttet til administration af 20 i folkeskoleloven Arbejdsprocesser knyttet til administration af 28 og 29 i Serviceloven Arbejdsprocesser knyttet til grundtakstprocedurer og samarbejde ml. amt - kommune Eksisterende IT anvendelse inden for indsatsområdet Kortlægning af eksisterende IT anvendelse Vurdering af eksisterende IT anvendelse Fremtidige arbejdsprocesser og IT-understøttelse Afgrænsning af fremtidige arbejdsprocesser Arbejdsprocesser knyttet til administration af Servicelovens 40-og tilhørende paragraffer Sagsstyring Begrebsanvendelse Arbejdsprocesser knyttet til administration af 20 i folkeskoleloven Arbejdsprocesser knyttet til administration af servicelovens 28 og

3 3.5 Arbejdsprocesser knyttet til grundtakstprocedurer og samarbejde mellem kommuner og amter Enkeltsager Integration til eksterne systemer Økonomisystemer Lønsystemer Procedurer ved flytning: udveksling af sager med andre kommuner Visitation: anvendelse af foranstaltningsoversigt Anmodning om amtslig medfinansiering og svar på anmodning Den fremtidige IT-arkitektur Rammer for den fremtidige IT arkitektur Overordnet informationsarkitektur Overordnet løsningsarkitektur Relevante standarder og anbefalinger Relevante anbefalinger og standarder vedrørende teknisk arkitektur Arkitekturprincipper Vurdering af IT arkitektur i forhold til hvidbogens arkitekturprincipper og indsatsområdets målsætninger Potentialevurdering Anbefalede aktiviteter Forslag til aktiviteter vedrørende fremtidig IT understøttelse Valg af udbredelsesform Mål for et udviklings og implementeringsprojekt Bilag

4 Sammenfatning Baggrund I februar 2003 blev det i regi af Projekt Digital Forvaltning beslutt et at vælge udsatte børn og unge, som et selvstændigt indsatsområde. Arbejdet blev gennemført som et projekt varetaget af en styregruppe med tilhørende sekretariat/projektgruppe placeret i Den Digit a- le Taskforce. Socialministeriet var formand for styregruppen. Baggrunden for at udpege indsatsområdet var et ønske om sikre en bedre sagsb ehandling og styring på området blandt andet ved at udnytte mulighederne ved digitalis ering. Udgifter til forebyggelse og anbringelse af børn og unge blev i 2002 budgett eret til 8,5 mia. kr.. Fra voksede udgifterne med 35 pct. Stigningen skete, uden et tilstrækkeligt ove r- blik over, hvad årsagen var, eller hvorvidt indsatsen hjalp. Der var endvidere behov for en styrket indsats i forhold til den eksisterende administrative praksis og manglende viden om effekter. Projektets formål og opgave var at finde og udvikle nye arbejdsprocesser og lø sninger, som kunne medvirke til at skabe en bedre styring og sagsbehandling på børne og unge - området. Digitalisering skulle bidrage til: - Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen - Bedre matchning af behov og tilbud - Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser - Mere systematik i sagsbehandlingen - En mindre administrativ byrde for sagsbehandlerne - Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Projektet skulle herunder: 1. Udarbejde fælles målhierarki bestående af målsætninger, leverancebeskrivelser og succeskriterier for indsatsområdet; og herunder sikre målbarhed. 2. Beskrive nuværende og fremtidige arbejdsprocesser, der skal understøttes af IT, herunder fælles begrebsanvendelse. 3. Udarbejde af en plan for finansiering, implementering og drift af den ønskede ITarkitektur, samt gennemføre supplerende aktiviteter, der skønnes nødvendige. De valgte mål og leverancer er kort sammenfattet ovenfor. Nedenfor er resultaterne af a r- bejdet med arbejdsprocesser, begrebsanvendelse og IT-understøttelse opsummeret. Afslutningsvist opsummeres beslutning vedr. udbredelse og vurdering af pote ntiale. Udarbejdelsen af fremtidige arbejdsprocesser har fokuseret på at understøtte målsætni n- gerne ved: Sagsstyring: - Udarbejdelse af checkpunkter med mere eller mindre automatisk registrering af, at en aktivitet er foregået, hvornår den er foregået, og hvem, der ha r foretaget den, 4

5 - mulighed for adviser og - mulighed for opsamling af ledelsesinformation. Fælles begrebsanvendelse: - Identificering og udarbejdelse af definitioner af data, der kan o genbruges i processen eller sikre dokumentation og et velbeskrevet beslu t- ningsgrundlag, o bidrage til et bedre overblik på tværs af sager, viden om sammenhænge mellem mål/målopfyldelse, indsatser og ressourceanvendelse i forhold til bestemte målgrupper blandt andet til brug for ledelsesinformation. Udgangspunktet for arbejdet med fælles begrebsanvendelse har været, at det er en foru d- sætning for at indfri projektets målsætninger, at en række udvalgte data registreres stru k- tureret og sammenligneligt, så de kan frigøres fra sagernes enkelte dokumenter. Arbejdet har således fokuseret på disse data og har ikke haft som ambition at beskrive alle muli g- heder for dokumentation i arbejdsprocesserne. Analyserne har taget udgangspunkt i: - Integration af økonomiovervejelser i sagsbehandlingen af børne- og ungesager som blev iværksat af Socialministeriet og udført af Kommunernes Revision bl.a. med involvering af Den Sociale Højskole i Odense. Projektet har haft fokus på vis i- tationsfasen, begrebsdannelse og registrering af informationer vedr. valgte fora n- staltninger og effekter af indsatsen og skabelse af sammenhæng til økonomioplysninger - God sagsbehandling på børne- og ungeområdet iværksat af KL, med fokus på arbejdsprocesser, der skitserer en god administrativ praksis på området. - Amtsrådsforeningens udarbejdelse af en database med oversigt over amtslige tilbud på udsatte børn og unge-området. Arbejdsprocesser inklusiv sagsstyring og begrebsanvendelse har været været drøftet in d- gående med projektets opdragsgivere (Socialministeriet, KL, ARF, Københavns Ko mmune, Frederiksberg Kommune, Finansministeriet og Den Digitale Taskforce) og med en refere n- cegruppe bestående af fagpersoner på området. Både arbejds- og referencegruppe har løbende påpeget vigtigheden af, at begrebsarbejdet og systemudviklingen på området ikke fører til et værktøj, der k an gøre arbejdet for sagsbehandlerne. Begrebsarbejdet herunder de registreringsmuligheder, der er identific eret skal indgå i et værktøj, der metodisk støtter sagsbehandleren i sit arbejde og overveje lser. Afgrænsning af fremtidige arbejdsprocesser De fremtidige arbejdsprocesser koncentrerer sig om den kommunale sagsbehandling ve d- rørende servicelovens 40 herunder processer vedrørende grundtakstfinansiering samt supplerende sagsbehandling på specialundervisningsområdet (folkeskolelovens 20 stk. 1-3) og sagsbehandling af servicelovens 28 og 29. 5

6 Understøttelse af den kommunale sagsbehandling vedrørende servicelovens 40 dækker hovedprocesserne henvendelse/underretning, undersøgelse, visitation og opfølgning/tilsyn. Det skal være muligt at registrere sagsskridt og sende adviser samt at registrere relevant struktureret information hørende til disse hovedprocesser. I visitationsprocessen skal der være mulighed for at afsøge mulige indsatser gennem en national foranstaltningsoversigt. Indberetning af indsatser med mål og priser mv. fra institutioner mv. til en national foranstaltningsoversigt er ikke inkluderet i indsatsområdets a r- bejdsprocesser. Koblingen til sagsbehandlingen vedrørende specialundervisning afgrænses således at det skal være muligt for skoleforvaltningen at registrere en afgørelse med forventet forbrug, hvilket giver mulighed for at opgøre en økonomi for et barn på tværs af de to forvaltninger, samt at få et samlet overblik over sager i de to områder på et CPR nummer. Samarbejde med amtet vedrørende grundtakstfinansiering skal understøttes med mulighed for at afsende anmodning med tilhørende sagsinformation til amtet og modtage afgørelse retur. Den amtslige sagsbehandling skal ikke understøttes. Sagsbehandling af servicelovens 28 og 29 under støttes på linie med specialundervisningsområdet med registrering af sagsskridt og afgørelser samt adviser på tværs af s ocialog skoleforvaltning. Her skal det endvidere være muligt at sende informationer til et løns y- stem vedrørende en bevilling. Sagsstyring i en fremtidig IT-understøttelse på 40-området Indsatsområdets fokus på sagsstyring skyldes blandt andet den meget store politiske int e- resse i at sikre en korrekt sagsbehandlingsproces på børne- og unge området. Udvælgelsen af checkpunkter i sagsbehandlingen med henblik på sagsstyring er dels baseret på lovgivningens krav til sagsbehandlingsprocessen og dels en prioritering i arbejdsgrupper, referencegrupper og workshops. Som udgangspunkt er anvendt KL s God sagsbehandling på børne- og ungeområdet. Generelt skal der indarbejdes fleksibilitet i sagsstyringen, således at rækkefølgen af aktiv i- teter kan variere lokalt. Det anbefales, at aktiviteter, der sagsstyres på, kan foregå parallelt inden for de fire hovedprocesser, medens en hovedproces skal være afsluttet inden en ny kan indledes. I bestræbelserne på at opnå en bedre systematik i sagsbehandlingen har det ikke mindst været vigtigt at sikre, at visitationen ikke indledes før 38 -undersøgelsen er afsluttet. For en samlet oversigt over aktiviteter, hvor der vil blive etableret sagsstyring, se tabellen nedenfor. Muligheden for sagstyring omfatter også hovedprocesserne. Det skal bemærkes, at ud over aktiviteter, der er nævnt i tabel 1, er der særlige behov for sagsstyring i forbi n- delse med formandsbeslutninger. Tabel 1: Aktiviteter, hvor der bør sikres sagsstyring ( 40-området) 6

7 Henvendelse/underretning Sagsbehandler opretter sag Sagsbehandler afsender kvittering til ansøger/underretter Sagsbehandler afholder møde med forældremyndighedsindehaver Sagsbehandler orienterer forældremyndighedsindehaver om indledende vurdering 38-undersøgelse Visitationsprocessen Opfølgning/tilsyn Sagsbehandler indhenter samtykkeerklæring Sagsbehandler indhenter status og udtalelser Sagsbehandler afholder møde med forældremyndighedsindehaver Sagsbehandler afholder børnesamtale Sagsbehandler afholder møde med amt (afhængig af regional samarbejdsmodel) Sagsbehandler udarbejder 38-undersøgelse Sagsbehandler gennemgår 38- undersøgelse med forældremyndighedsindehaver og barn Sagsbehandler udarbejder indstilling til afgørelse Sagsbehandler drøfter indstilling til afgørelse om indsats med forældremyndighedsindehaver og barn Visitationsmøde træffer afgørelse om indsats Sagsbehandler udarbejder handleplan Sagsbehandler rekvirerer medfinansiering til skoleaktiviteter Sagsbehandler søger om amtslig medfinansiering Sagsbehandler modtager amtslig afgørelse Konsulent/kurator udarbejder kontrakt Barnet flytter ind Konsulent/kurator eller sagsbehandler iværksætter tilsynsmøde Sagsbehandler afholder opfølgningsmøde med forældremyndighedsindehaver Sagsbehandler reviderer handleplan. Fælles begrebsanvendelse og registrering af data på 40 området Her sammenfattes en række af de vigtigste registreringer af data, der giver basis for systematisk dokumentation, datagenbrug og ledelsesinformation. Det er vigtigt at pointere, at der herudover dannes en række dokumenter, som indgår i en typisk sag, men ikke er o m- talt her. I forbindelse med henvendelse/underretning er der særligt behov for at registrere udfaldet af den indledende vurdering, herunder om der skal iværksættes en 38 undersøgelse. Herudover registreres det hvem, der har henvendt sig eller underrettet, og den eller de vigtigste begrundelser for henvendelsen. 7

8 I hovedprocessen 38-undersøgelsen registreres, hvilke eksperter og samarbejdsparter, der har indgået i den tværfaglige gruppe, og som der er indhentet udtalelser fra. I 38 - undersøgelsen indgår en række registreringsmuligheder, der beskriver barnets forhold, som uddybes med fritekst. Der tages udgangspunkt i de temaer, som forventes at komme til at indgå i en kommende anbringelsesreform. Endelig registreres den faglige vurdering som fritekst, der afslutter 38-undersøgelsen. I visitationsprocessen er det først og fremmest centralt at registrere indstillinger og afgørelser vedrørende indsatsen koblet med pris og valgte mål. Det er disse oplysninger, der giver mulighed for en senere opfølgning og for at kunne sammenligne ressourceanvende l- se og målopnåelse, over tid på tværs af målgrupper og mellem organisatoriske enheder. Desuden skal en række af disse informationer kunne overføres automatisk til en handleplan for barnet. Det er hensigten, at sagsbehandleren på sigt skal kunne basere visitationen på en over sigt over indsatser og foranstaltninger i en central database, der inkluderer pris og oplysninger om understøttede målsætninger. De enkelte indsatser (fx et opholdssted) skal selv indtaste relevante oplysninger i databasen. Databasen forventes etableret so m led i strukturreformen. I forbindelse med tilsyn og opfølgning er der taget højde for behovet for at registrere deltagere i opfølgningsmødet. Desuden registreres de vigtigste aktørers vurdering af målopfyldelsen, herunder barnet selv, forældremyndighedshaverne, den konkrete foranstaltning, der leverer indsatsen og sagsbehandleren. Som en del af revision af handleplan registreres ændrede mål, og hvorvidt der er behov for hjemgivelse/ophør, forlænge lse af indsatsen eller efterværn. På de øvrige områder indenfor kommissoriet er der først og fremmest lagt vægt på, at r e- gistrere afgørelser med pris og varighed, således at der kan dannes et overblik over den samlede indsats med ressourceforbrug knyttet til det enkelte barn. Det drejer sig om 28 og 29 i Lov om Social Service samt afgørelser efter 20 stk. 1 og 2. i Folkeskoleloven. Af oversigt 1 fremgår samtlige begreber, der er defineret i begrebsarbejdet. For en del af begreberne gælder, at der er udarbejdet forslag til strukturerede data altså registreringskategorier. 8

9 Oversigt 1: Overordnede begreber udsatte børn og ungeområdet Tværgående begreber Barn/ung Forældremyndighedsindehaver Myndighed Sagsbehandler Stamdata Grundoplysninger Samtykke Afgørelse Rolletype Begreber fordelt efter hovedarbejdsprocesser Henvendelse/ underretning Henvendelse/ underretning Begrundelse for henvendelse/ underretning Indledende vurdering Formandsbeslutning Tvangsanbringelse 38-undersøgelse Visitation Tilsyn og opfølgning 38-undersøgelse Barnets forhold Forældrenes vurdering Børnesamtale Tværfaglig gruppe Faglig vurdering Handleplan Mål og måltyper Indsats Pris Indstilling til afgørelse om indsats 34-undersøgelse Afgørelse om indsats Afgørelse om specialundervisning (FSL 20,1; 20,2; 20,3) Afgørelse om økonomisk tilskud efter Servicelovens 28, 29 Revision af handleplan Målopfyldelse Ledelsesinformation Produktivitet Effektivitet Økonomi Kontekst for og elementer i IT-løsningen Her beskrives kort konteksten for den fremtidige IT løsning. Diagrammet i figur 2 nedenfor illustrerer IT løsningen som den store kasse i midten. Til venstre ses de tre kategorier af brugere (også kaldet aktører) angivet med tændstikmænd og eksterne systemer, som IT løsningen integrerer med, angives som mindre kasser med streger til. Kontekstdiagrammet 9

10 er udarbejdet ud fra beskrivelserne af arbejdsprocesserne, hvoraf det fremgår at de tre aktører udfører en række aktiviteter, der skal understøttes af IT løsningen. Figur 2: Kontekst for IT løsning. IT løsningen udgøres af to applikationer: en ESDH løsning, der lever op til FESD standarden, og et fagmodul med supplerende funktionalitet specifikt rettet mod indsatsområdet. ESDH, der lever op til FESD standarden, udnyttes til sagsetablering, sagsstyring, proce s- understøttelse og dokumenthåndtering samt håndtering af sagsparter, udveksling af info r- mationer på tværs af myndigheder, integration med andre systemer og ledelsesinform ation vedrørende sagsbehandlingsprocesserne. En del af den samlede funktionalitet til understøttelse af indsatsområdet ligger i et fagm o- dul, der udgør et nødvendigt supplement til den generelle funktionalitet, som ligger i ESDH. Fagmodulet skal understøtte registrering af struktureret information, som er specifik for indsatsområdet, således at denne information kan genbruges på tværs af arbejdsprocesserne. Dette omfatter fx. registrering af mål, matchning af mål og indsats og registrering af 10

11 afgørelser. Disse data skal også kunne anvendes i ESDH dokumenter såsom indstilli nger og afgørelser, og i forbindelse med fremskrivning af økonomi på den enkelte sag. Principper for IT-løsningen Styregruppen har besluttet en række generelle principper for IT -løsningen, hvoraf særligt skal fremhæves: Størst mulig anvendelse af ESDH Den samlede IT løsning til indsatsområdet skal i størst muligt omfang baseres på ESDH, der lever op til FESD standarden. Én national kravspecifikation for fagmodul Udviklingen af fagmodulet baseres på én national kravspecifikation, der fastlægger krav til funktionalitet og datamodel samt kvalitetsaspekter såsom sikkerhed, brugervenlighed, ti l- gængelighed og performance. Fagmodul er underordnet ESDH Fagmodulet skal udvikles som et tillægsmodul, der er underordnet i forhold til ESDH s y- stemet. Funktionalitet i fagmodulet skal aktiveres fra ESDH systemet, således at de to systemkomponenter i fællesskab udgør én samlet IT løsning for brugeren. Fagmodul skal være neutralt over for lokal eller central drift Fagmodulet skal udvikles således, at det er neutralt over for hvorvidt en myndighed ønske r at driften af fagmodulet sker lokalt eller hos en hosting-leverandør. Valg af udbredelsesform Der gennemføres et udbud af et fagmodul med deltagelse af et antal kommuner, der min i- mum skal dække 10% af landets kommuner målt i forhold til indbyggerantal. D er arbejdes med et budget på 10 mio. kr. for test af begreber, udarbejdelse af kravspecifikation og gennemførelse af udbuddet, hvoraf de deltagende kommuner selv skal betale de 2 mio. kroner. Anskaffelsesudgifter til erhvervelse af fagmodulet dækkes ikke a f projektets budget. Udbuddet gennemføres som fællesoffentligt udbud, men uden etablering af en rammeaftale som i det såkaldte FESD-projekt. Dette er sket ud fra et ønske hos indsatsområdets o p- dragsgivere om at kunne fokusere vedligeholdelsen på den fagli ge metode og standarder (fælles begreber). Socialministeriet og KL har forpligtet sig til at afsætte midler til at vedl i- geholde fælles begreber fra og med 1. januar Socialministeriet vil varetage forman d- skabet en styregruppe, der skal have det overor dnede ansvar for modellen. Vedligeholdelsen af administrative arbejdsgange, der understøttes i ESDH-systemer eller lignende varetages af markedet. Den valgte udbudsform indebærer, at der må stilles større krav til mængden af komm uner, der deltager i et udbud, end hvis der var tale om en rammekontrakt. 11

12 Udbuddet gennemføres uden projektkonkurrence. Projektkonkurrence vil virke forlængende og fordyrende for projektet, og skønnes ikke at være nødvendig i betragtning af, hvor langt indsatsområdet er kommet i beskrivelsen af et fagmodul. Der er ikke taget stilling til, hvorvidt udbuddet skal etableres som traditionelt udbud eller udbud efter forhandling. Kommuner, der deltager i et fælles udbud, forventes at få følgende fordele: - Større købekraft og mulighed for at påvirke leverandører end ved eget udbud: Det er et traditionelt problem, at der skal en betydelig købekraft til for at gøre levera n- dører interesseret i at udvikle mere specialiserede IT-moduler til det kommunale marked. Projektet vil tilvejebringe den nødvendige volumen. - Integrationer er med i udbuddet: Det er hensigten at integrationer til basissystemer som økonomi og lønsystemer skal sikres gennem udbuddet. - Økonomisk bistand til udarbejdelse af kravspecifikation og udbud: Projektet har et budget på ca. 10 mio. kroner til at gennemføre udbud og kravspecifikation. - Tilknytning til national metodeudvikling: Udbuddet er en del af en national metode - og begrebsudvikling, hvor KL og Socialministeriet har aftalt at afsætte midler til vedligeholdelse. - Mulighed for at trække på erfaringer fra andre kommuner: Projektet vil søge at sa m- le en række kommuner, hvoraf flere har arbejdet med indsatsområdets målsætni n- ger, herunder ledelsesinformation samt integration af økonomiovervejelser og s y- stematik i sagsbehandlingen. Mål for et udviklings og implementeringsprojekt Ved afslutningen af projektperioden (august 2004 til september 2006) skal der være et fagmodul på markedet, der kan leve op til de krav, der fremgår af IT -arkitekturbeskrivelsen. Der vil blive fulgt løbende op på følgende målepunkter: - Min. 10 pct. af kommunerne målt på antal indbyggere har besluttet at anskaffe børn og ungesystemet 1 år efter dets lancering (medio 2007). - Min. 30 pct. af kommunerne målt på antal indbyggere har besluttet at an skaffe børn og ungesystemet 2 år efter dets lancering (medio 2008). - Min. 50 pct. af kommunerne målt på antal indbyggere har besluttet at anskaffe børn og ungesystemet 3 år efter dets lancering (medio 2009). - Min. 75 pct. af kommuner, der anskaffer systemet, angiver, at anskaffelsen indenfor det første år har givet anledning til omlægning af arbejdsprocesser. - Kommuner, der har anskaffet systemet, har gennemsnitligt minimum 1% lavere u d- giftsstigninger eller større udgiftsfald end øvrige kommuner (jfr. ovenfor om forventede udgifter og gevinster). - 1 år efter anskaffelsen angiver 75 pct. af kommunerne, at systemet giver sagsb e- handlerne bedre overblik over anvendte foranstaltninger og sammenhængen til mål, økonomi og effekt. 12

13 - 1 år efter systemets anskaffelse oplever sagsbehandlerne på området i kommuner, der anskaffer systemet, at anvendelse af systemet frigør tid fra administrative o p- gaver (gennemsnitlig skønnet besparelse på min. 5%). I projektperioden varetages opfølgningen på målepunkterne af projektets styr egruppe, herefter af styregruppen for vedligeholdelse af fælles begreber m.v. Potentialevurdering Opnåelse af målet om en udbredelsesgrad på 10 pct. i 2007, skønnes at svare til et forve n- tet potentiale eller gevinster på samlet 12 mio. kr brutto pr. år. H eraf repræsenterer værdien af bedre effektopnåelse eller reducerede udgifter 8,8 mio. kr., mens potentialet i forhold til administrative lettelser vurderes at repræsentere en værdi på 3,2 mio. kr. jf. tabel n e- denfor. Begge dele er vurderet i forhold til servicelovens 40 og 62a I tabellen nedenfor fremgår endvidere, at der er store bruttogevinster, skønsmæssigt 53 mio. kr. årligt ved en 50%-udbredelse som følge af anskaffelse af systemet. Tabel 2: oversigt over estimerede kommunale bruttogevinster Estimerede kommunale bruttogevinster ved anskaffelse af fagmodul, mio. kr. År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 I alt Udbredelsesgrad 10% 30% 50% Sum 1% af udgifter på 40 og ,81 24,94 39,21 72,96 5% administrative gevinster - - 3,20 9,07 14,26 26,53 Samlede gevinster ,01 34,00 53,47 99,49 Der er lavet interviews med en række kommuner, der har gennemført dele af de metoder og værktøjer, som projektet lægger op til. Kommunerne har peget på, at potentialet ved en IT-understøttelse på området opstår som følge af: - muligheder for bedre opfølgning, så foranstaltninger ikke fortsætter pr. automatik, men løbende vurderes og tilpasses i forhold til behovet. - understøttelse af foranstaltningsvalget med synliggørelse af omkostninger ved flere ligestillede alternativer. - Mulighed for fremskrivning af udgifter på området og et samlet økonomisk overblik over faktisk og budgetteret forbrug. - Mulighed for at give den enkelte kommune viden på tværs af sager om hvilken type indsatser, der virker i forhold til, hvilke mål og problemer og med hvilke omkostninger. - Bedre gennemsigtighed med hensyn til muligheden for at omprioritere mellem fo r- anstaltninger som følge af bl.a. opsamlet viden om effekt i forhold til målgruppe og kombinationer af indsatser. 13

14 - Bedre og automatisk genereret information til ledelse og sagsbehandlere og de r- med også mindre tidsforbrug til særkørsler af data og m anuel datafangst og bearbejdning. - Lettere overlevering af sager mellem kommuner eller/og internt i en kommune fra én sagsbehandler til en anden. - Mindsket administrativt tidsforbrug til fx sagsgenfinding og manuelle genindtastni n- ger som følge af digital lagring af data og mulighed for datagenbrug. På baggrund af kommunernes vurdering er værdien i form af besparelser eller bedre e f- fektopnåelse på indsatserne konservativt estimeret til minimum 1% af de samlede udgifter, medens de administrative gevinster er sat til minimum 5%. 14

15 1. Indledning Indsatsområdet vedr. udsatte børn og unge udpeget af Bestyrelsen for Digital Forvaltning og Socialministeriet har haft til opgave at analysere og konkretisere mulighederne for at IT-understøtte sagsbehandlingen på området. Herunder har indsatsområdet skullet uda r- bejde det nødvendige grundlag for, at analysen kan udmøntes i udvikling af en IT -løsning, der kan indfri projektets målsætninger. Målsætningerne for indsatsområdet har stillet krav om, at IT-løsningen: - dels understøtter sagsbehandlingen, herunder ikke mindst med inddragelse af øk o- nomiske aspekter, og - dels kan give et bedre overblik til brug for den ledelsesmæssige og politiske planlægning og prioritering. Denne afrapporteringen har til formål at videreformidle projektets resultater. Rapporten skal tjene til at sikre fortsat fremdrift, når projektet overdrages fra projektenh eden i Den Digitale Taskforce til projektets parter. Herunder skal den fungere som grundlag for det fremtidigt gennemførelsesprojekt. Rapporten er udarbejdet af projektenheden, der har v a- retaget det praktiske arbejde i perioden fra indsatsområdets start og afslutning i regi af Den Digitale Taskforce, dvs. fra marts 2003 til primo september Afrapporteringen indeholder 4 kapitler: - Kapitel 1 består af en indledning, hvor det vigtigste indhold af projektets kommiss o- rium refereres, og projektets afgrænsning, formål og succeskr iterier oplistes. Desuden beskrives metode og fremgangsmåde i projektet. - I kapitel 2 refereres de vigtigste kortlægninger og analyser af nu-situationen og problemfelter på området, der er iværksat som led i projektet. Det drejer sig om en analyse af arbejdsprocesser knyttet til administration af servicelovens 28, 29 (udgifter til tabt arbejdsfortjeneste henholdsvis merudgiftsydelser til forældre, der passer handicappede i eget hjem); dertil kommer en kortlægning af arbejdsproce s- ser knyttet til administration af folkeskolelovens 20 vedr. specialundervisning og fælles visitation mellem på tværs af skole og socialområdet. Deru dover refereres en kortlægning af arbejdsprocesser knyttet til grundtakstprocedurer og endelig refer e- res en analyse af IT-understøttelsen på udsatte børn og ungeområdet i dag. - I kapitel 3 beskrives de resultater af projektet, der får direkte betydning for opby g- ningen af en fremtidig IT-løsning, og hvor der er lagt mest vægt i projektet. Det dr e- jer sig om de fremtidige arbejdsprocesser (forretningsarkitekturen) med tilhørende begreber og begrebsanvendelse samt opbygningen af en IT -løsning med moduler og data (løsnings- og informationsarkitektur). Kapitlet refererer til uddybende mat e- riale, der findes som bilag til projektets afrapportering. - I Kapitel 3 skitseres de aktiviteter, der anbefales i forbindelse med videreudvikling og gennemførsel af det videre projekt Kommissorium for indsatsområdet (uddrag) I februar 2003 blev det i regi af Projekt Digital Forvaltning besluttet at vælg e udsatte børn og unge, som et selvstændigt indsatsområde. Arbejdet blev varetaget af en styregruppe 15

16 med tilhørende sekretariat. I det følgende refereres det vigtigste indhold af kommissoriet for indsatsområdet. Baggrund for indsatsområdet Baggrunden for at udpege indsatsområdet var et ønske om sikre en bedre sagsb ehandling og styring på området blandt andet ved at udnytte mulighederne ved digitalisering. Udgifter til forebyggelse og anbringelse af børn og unge blev i 2002 budgett eret til 8,5 mia. kr.. Fra voksede udgifterne med 35 pct. Stigningen skete, uden et tilstrækkeligt ove r- blik over, hvad årsagen var, eller hvorvidt indsatsen hjalp. Der var endvidere behov for en styrket indsats i forhold til den eksisterende administrative praksis og manglende viden om effekter. Vurderingen fra både regeringen og de kommunale parter var, at der var gode muligheder for at skabe en mere målrettet indsats overfor de udsatte børn og unge koblet til en øk o- nomiske styring gennem indførelse af digitale løsninger. Det var ligeledes vurderingen, at de eksisterende sagsbehandlingsværktøjer ikke var tilstrækkelige, og at der var behov for en større koordinering af parternes initiativer på tværs af stat, kommuner og amter. I forbindelse med et typisk forløb for en person fra målgruppen, pegede aktørerne i projektet særligt på sagsbehandling/visitation, opfølgning som problemfelter. Hertil kom tværgående planlægning/prioritering, der ikke var knyttet til det enkelte sagsforløb. Der blev samtidig lagt vægt på, at en fremtidig IT-understøttelse aldrig ville skulle afløse sagsbehandlerens skøn, men i højere grad skabe overblik over muligheder og konsekvenser, både med hensyn til effekter og omkostninger. Formål og opgave Indsatsområdets opgave var at finde og udvikle nye løsninger, som kunne medvirke til at skabe en bedre styring og sagsbehandling på børn og unge-området. Digitalisering skulle opfylde følgende formål: - Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen - Bedre matchning af behov og tilbud - Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser - Mere systematik i sagsbehandlingen - Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne - Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Det blev besluttet, at en række projekter, iværksat uafhængigt af udpegningen af indsatsområdet, skulle inddrages i projeketet og altså bidrage til opfyldelse af målsætningerne. Beslutningen omfattede følgende projekter: - Integration af økonomiovervejelser i sagsbehandlingen af børne- og ungesager som blev iværksat af Socialministeriet og udført af Kommunernes Revision bl.a. med involvering af Den Sociale Højskole i Odense. Projektet har haft fokus på vis i- tationsfasen, begrebsdannelse og registrering af informationer vedr. valgte fora n- staltninger og effekter af indsatsen og skabelse af sammenhæng til økonomioplysninger 16

17 - Drejebog for god administrativ praksis af børne- og ungeområdet iværksat af KL, med fokus på arbejdsprocesser, der skitserer en god administrativ praksis på o m- rådet. - Amtsrådsforeningens udarbejdelse af en database med oversigt over amtslige ti l- bud på udsatte børn og unge-området. Flere af projekterne havde en regional forankring, men ambitionen var at resultatet af in d- satsområdets aktiviteter skulle kunne udbredes på landsplan, hvilket kunne give behov for justeringer undervejs. Rapporterne udarbejdet af KL og Kommunernes Revision kan findes på Projektgruppen i Taskforcen fik til opgave at løse nedenstående o pgaver og fremlægge dem for indsatsområdets styregruppe og bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning. 1. Udarbejde fælles et målhierarki bestående af målsætninger, leverancebeskrivelser og succeskriterier for indsatsområdet; og herunder sikre målbarhed. 2. Beskrive nuværende og fremtidige arbejdsprocesser, der skal understøttes af IT, herunder anvendelse af fælles begrebsapparat. Sekretariatet skal dels - Beskrive nye arbejdsprocesser i sagsbehandlingen, der ønskes digitaliseret. - Afgøre hvilke af disse arbejdsprocesser, der mere detaljeret bliver udviklet og beskrevet i eksisterende projekter. - Inddrage disse analyser i arbejdet hvor muligt, og igangsætte analyser af de øvrige arbejdsprocesser. - Sikre at resultatet bliver repræsentativt for eksempel ved at anvende følgegru p- per. - Løbende sikre at nye arbejdsprocesser overholder lovgivningen, herunder sæ r- ligt lov om persondatabeskyttelse. 3. Udarbejde overordnet beskrivelse af behov for kompetenceudvikling til at understøtte de ny arbejdsprocesser. 4. Udarbejde en oversigt over den eksisterende og ønskede fremtidige IT-arkitektur, evt. ved hjælp af eksterne konsulenter. Sekretariatet skal herunder sikre: - Kortlægning af den eksisterende IT-arkitektur - Vurdering af dennes evne til at understøtte målsætninger og nye arbejd s- processer - Anbefalinger til justering af den eksisterende IT-arkitektur. 5. Udarbejde af en plan for finansiering, implementering og drift af den ønskede ITarkitektur, samt gennemføre supplerende aktiviteter der skønnes nødvendige. Disse 5 elementer skulle tilsammen udgøre en forretningsmodel for digitalt understøttet administration og bidrage til en handlingsplan for det videre arbejde. Forretningsmodellen skulle udarbejdes, så styregruppen og bestyrelsen kunne få mulighed for at tage en strategisk drøftelse af de enkelte punkter. Drøftelserne skulle give retning til det efterfølgende arbejde i indsatsområdet med specifikation, udvikling samt implement e- ring af arbejdsprocesser og IT. 17

18 Beskrivelsen af behov for kompetenceudvikling er ikke blevet udarbejdet, men vil blive udformet i samarbejde med de kommuner, der skal implementere en kommende IT -løsning. Afgrænsning I forhold til det samlede sagsforløb forbundet med Servicelovens 40 for en familie, et barn eller en ung blev indsatsområdet afgrænset til de faser, der vedrører selv e sagsbehandlingen det vil sige undersøgelse og sagsforberedelse, selve visitationen til en yde l- se/aktivitet og opfølgningen på de iværksatte ydelser og aktiviteter. Der fokuseredes sål e- des på den del af sagsforløbet, hvor forvaltningen med udgangspunkt i en undersøgelse og vurdering af borgerens behov bestiller en ydelse. Ydelserne kan efterfølgende efterspørges enten i eget kommunalt regi, hos private udb y- dere eller hos amtskommunen. Aktiviteterne i det udførende led, selve behandlingen eller det konkrete socialpædagogiske arbejde, blev ikke inkluderet i indsatsområdet. Selve forløbet inden kommunens socialforvaltning får kendskab til en given social sag (det opsøgende sociale arbejde, indberetninger/underretninger fra andre myndigheder og priv a- te henvendelser mv.) var ikke inkluderet i projektet. Det skulle dog sikres, at der ikke tilre t- telægges arbejdsprocesser og IT-systemer, der afskærer muligheden for i fremtiden at kunne udveksle data med systemer der anvendes i dette tidlige forløb. Ønsket om at sætte borgeren i centrum og tage udgangspunkt i processer snarere end sektorer, indebar konkret at følgende ydelser blev inddraget i projektets analyser: - Ydelser efter servicelovens 40 eller 62, herunder anbringelser uden for hjemmet. - Specialundervisning og vidtgående specialundervisning efter Folk eskolelovens 20, stk. 1. og 2. af børn der samtidig modtager ydelser efter servicelovens 40 eller 62. Ydelser til familier med børn med adfærdsmæssige og sociale problemer, handicappede børn og børn med psykiske problemer tildeles alle med hjemmel i servicelovens 40. Det kunne således være vanskeligt socialfagligt, lovgivningsmæssigt og udgiftsmæssigt at a d- skille disse målgrupper for den offentlige støtte til sårbare børn og deres familier, og de er alle medtaget i indsatsområdet. Det fremgik i kommissoriet for projektet, at det anses for hensigtsmæssigt, hvis der fre m- over skabes mulighed for at registrere den baggrund, som ydelsen er tildelt på. Rel evante hovedgrupper kunne være: - Børn og unge med sociale og adfærdsmæssige problemer. - Børn og unge med fysisk og psykisk handicap. - Børn og unge med psykiske problemer. Ud over ydelserne hjemlet efter servicelovens 40 indgår det i indsatsområdets kommi s- sorium, at følgende områder bør medtages i analysen: 18

19 - Udgifter til tabt arbejdsfortjeneste og merudgiftsydelser til forældre, der passer hand i- cappet barn i hjemmet - 28 og 29 i serviceloven. - Specialdagtilbud - 16 og 23 i serviceloven. Endelig er der medtaget en række processer, der ska l kvalificere sagsbehandling, visitation og opfølgning, herunder: - 38-undersøgelser og 34-undersøgelser. - Handleplaner ved anbringelse udenfor hjemmet - 58 a, stk. 2 i serviceloven. - Visitation eventuelt i samarbejde med amtet. - Opfølgning - 6, 55 og 56 i serviceloven. Hertil kom planlægning og styring af området på tværs af de nævnte -områder, der ansås for helt centralt, jfr. målsætningerne vedr. ledelsesinformation. Derudover er der taget et generelt forbehold for at kortlægning af arbejdsproces ser kunne medføre justeringer i afgrænsningen. Dette er sket for så vidt angår opgaven i forhold til Servicelovens 28 og 29 samt Folkeskolelovens 20 og i forhold til grundtakstsager, jfr. kap. 3.1 Økonomi I udgangspunktet blev der afsat 3 mio. kroner fr a Projekt Digital Forvaltning til indsatsområdet frem til sommeren Hertil kommer midler til konkrete initiativer afholdt af de deltagende parter. Det samlede kommissorium er vedlagt som bilag Målsætninger og succeskriterier for indsatsområdet Formulering af en række langsigtede mål (i kursiv nedenfor) og succeskriterier har indgået som en opgave i kommissoriet for projektet. Disse har fungeret som styrende for analys e- arbejdet og udviklingen af nye arbejdsprocesser, begreber og IT -arkitektur. Der er tale om målsætninger og succeskriterier, der omhandler den fremtidige administrat ive praksis på udsatte børn og unge-området. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen - at forvaltningerne er i stand til at knække kurven mht. udgifter (aftalt mål i økonomiforhandlingerne mellem stat, amt og kommuner) og sikre en større budgetoverho l- delse, - at den politiske og administrative ledelse oplever at have fået et bedre priorit e- ringsgrundlag, - at lederne i højere grad går ind i prioriteringsdiskussioner og kan give sparring til sagsbehandlerne. Bedre matchning af behov og tilbud og Integration af socialfaglige og økonomiske overvejelser i sagsbehandlingen - at der kan konstateres en bedre effekt af foranstaltningerne, - at der anvendes færre revisiteringer, 19

20 - at sagsbehandlerne har fået bedre overblik over foranstaltninger og vælger bred e- re og - at sagsbehandlerne i højere grad inddrager økonomiske prioriteringer i valget. Mere systematik i sagsbehandlingen - større korrekthed i forhold til såvel forvaltnings- som særlovgivning og - større ensartethed i den faglige praksis og metode. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne - at der anvendes mindre tid på rene administrative funktioner, det vi sige funktioner, der fx ikke indeholder vejledning eller skønsmæssig sagsbehandling. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder - en hurtigere overdragelse af sager mellem myndigheder, herunder mellem komm u- ner, - enklere og lettere betalingsprocedurer mellem amt og kommuner og - smidigere arbejdsprocedurer i forbindelse med anvendelse af grundtakstfinansi e- ring Indsatsområdets organisering Indsatsområdet for udsatte børn og unge blev organiseret med en styregruppe og en pr o- jektenhed, der har været sekretariat for styregruppen. Styregruppen har været ansvarlig for indsatsområdet og refereret til bestyrelsen for Projekt Digital Forvaltning. En referenc e- gruppe med deltagelse af en række faglige videnspersoner på området blev etableret med det formål at tilvejebringe løbende kvalitetssikring af projektets leverancer vedr. begreber og arbejdsprocesser. Indsatsområdet har hentet input fra en række projekter iværksat af de involverede parter, jfr. afsnit 1.1. Bestyrelsen for PDF Input projekter Styregruppen for B&U Referencegruppe Projektgruppe KL administrativ praksis ARF tilbudsover sigt Arbejdsgruppe for begreber og arbejdsprocesser Arbejdsgruppe for IT-arkitektur Socialministeriets økonomimodel Supplerende analyser Figur 1: Organisationsdiagram Udsatte børn og unge-projektet 20

21 Styregruppen for indsatsområdet bestod af Socialministeriet, KL, Amtsrådsforeningen, Frederiksberg Kommune, Københavns Kommune, Videnskabsministeriet, Undervisning s- ministeriet, Finansministeriet og Den Digitale Taskforce. Formandskabet for styregruppen blev varetaget af Socialministeriet. Det løbende, praktiske arbejde på projektet er blevet varetaget af projektenheden, best å- ende af medarbejdere indstationeret i Den Digitale Taskforce. Som led i arbejdet med at kvalitetssikre leverancerne på projektet og sikre løbende inddr a- gelse af deltagerorganisationerne blev, der e tableret én arbejdsgruppe med fokus på arbejdet med begreber og arbejdsprocesser og én arbejdsgruppe med fokus på IT -arkitektur. Deltagerne i arbejdsgrupperne var fra Styrelsen for Social Service, KL, Amtsrådsforeni n- gen og Undervisningsministeriet. Deltagerne i styregruppe, projektsekretariat, arbejdsgrupper og referencegruppe er oplistet i bilag Metode og proces for indsatsområdet Hvidbogen om IT-arkitektur den overordnede ramme Arbejdet på indsatsområdet har fulgt en proces, der er inspirere t af Videnskabsministeriets hvidbog om IT arkitektur (herefter kaldet hvidbogen). I hvidbogen beskrives en såkaldt fo r- retningsarkitektur-proces (Enterprise Architecture proces), hvor begrebet forretning er en måde at betegne de sammenhængende processer o g arbejdsprocesser, der er på et område. Metoden leder frem til beskrivelser og arkitekturprincipper vedrørende fire hovedel e- menter: visioner og pejlemærker, forretningsarkitektur, informationsark itektur og teknisk arkitektur. På indsatsområdet vedr. udsatte børn og unge er der anvendt en variant af processen, som ser ud som i figur 1 nedenfor. Tekniske og Forretningsmæssige Trends Visioner og Pejlemærker Forretnings Arkitektur Informations Arkitektur Applikations Arkitektur Teknisk Arkitektur Arkitektur Principper Figur 1: Enterprise Architecture processen. De fem hoveddele i processen er: 21

22 - Visioner og pejlemærker beskriver, hvilke ændringer proje ktet skal resultere i, herunder hvilke processer der skal forbedres, og hvilke gevinster der forventes o pnået. - Forretningsarkitektur beskriver de arbejdsprocesser, som IT arkitekturen skal u n- derstøtte. - Informationsarkitektur indeholder en overordnet begr ebsmodel, der illustrerer centrale begreber og deres indbyrdes sammenhænge samt begrebernes sammenhæng med arbejdsprocesserne. - Løsningsarkitektur beskriver på overordnet niveau behovet for applikationer og d e- res kobling til arbejdsprocesserne, samt integration mellem applikationerne. - Teknisk arkitektur beskriver på overordnet niveau den IT infrastruktur, som skal u n- derstøtte den fremtidige IT løsning. Grundtanken er, at alle elementer i en IT-løsning skal være styret af de krav der stilles i de foregående kasser. Den konkrete anvendelse i projektet beskrives i det følgende. Målsætninger og succeskriterier visioner og pejlemærker Fastsættelse af målsætninger og succeskriterier for indsatsområdet skete på baggrund af en workshop marts 2003 med deltagelse af repræsentanter fra de deltagende organisationer i styregruppen for projektet. Efterfølgende blev resultatet bearbejdet og godkendt i st y- regruppen, jfr. kap Arbejdsprocesser forretningsarkitekturen Som led i arbejdet med at pege på en mulig IT-understøttelse er de relevante arbejdsprocesserarbejdsprocesser på udsatte børn og ungeområdet blevet kortlagt. Formålet har bl.a. været at pege på, hvilke checkpunkter, der skal være i en IT -understøttelse med henblik på at sikre opfyldelse af projektets målsætninger. Identificerede checkpunkter vil fx være de aktiviteter, som man vil få udbytte af at understøtte med sagsstyring eller udtræ k- ke generel ledelsesinformation om; fx: i hvor stor en andel af s agerne er der gennemført en 38-undersøgelse. Desuden har det været vigtigt at identificere på hvilke tidspunkter i sagsbehandlingen, at data har skullet registreres eller anvendes. Arbejdsprocesser knyttet til administration af 40 i serviceloven Beskrivelsen af arbejdsprocesser knyttet til 40 i Lov om Social Service har primært taget udgangspunkt i de analyser, KL og KR har gennemført, jfr. kommissoriet for indsatsomr å- det. KL s analyse har haft fokus på det samlede sagsbehandlingsforløb, og de aktiviteter, der skal gennemføres i sagsbehandlingen. Desuden er der fokus på anvendelse af elektr o- nisk dokumenthåndtering til at understøtte sagsbehandlingen. KR s analyse har haft sæ r- ligt fokus på metoden i visitationsfasen, herunder formulering af mål, valg af indsats og skabelse af sammenhæng til økonomi- og målopgørelse. I nærværende fremstilling har det været væsentligt at integrere de dele af de to analyser, der har konsekvenser for hhv. sagsstyring og registrering af data i et kommende fagmodul. Der har ikke været store modsætninger mellem de to analyser, så opgaven har ikke på det område været problematisk at gennemføre. Dette kan blandt andet skyldes et fælles væ r- digrundlag omkring en mere hensigtsmæssig integration af økonomiovervejelser i sagsb e- 22

23 handlingen og en mere tydelig adskillelse af de forskellige hovedprocesser, ikke mindst 38-undersøgelsen og visitationen. Behovet for sagsstyring og registrering af strukturerede data har efterfølgende været ige n- nem en validering svarende til begrebsudviklingen som nævnt nedenfor. Hovedelemente r- ne har været inddragelse af indsatsområdets arbejdsgruppe og referencegruppe samt a f- holdelse af workshops med sagsbehandlere, mellemledere og økonomimedarbejd ere fra Hinnerup, Silkeborg, København, Roskilde og Høje Taastrup Kommuner. Da rapporten fra KR først blev færdiggjort i August 2004 er inddragelsen af resultaterne herfra sket ud fra en løbende dialog med KR s projekt, og der kan være behov for enke lte konsekvensrettelser af både arbejdsprocesser og informationsarkitektur. Arbejdsprocesser knyttet til administration af 20 i folkeskoleloven Kommissoriet angiver, at sagsbehandlingen på specialundervisningsområdet skal inddr a- ges, men alene for de børn, der samtidig er omfattet af 40. Eksisterende arbejdsprocesser er skitseret i samarbejde med medarbejdere fra St yrelsen for Social Service, KL, Amtsrådsforeningen og Undervisningsministeriet. Efterfølgende har Deloitte og Touche i samarbejde med Taskforcen gennemført en række interviews og workshops med deltagere fra Fåborg, Åbenrå, Albertslund og Frederikshavn Kommuner. Disse har bidraget til at afgrænse behovet for systemunderstøttelse af sa m- menhæng mellem skole og socialområdet med udgangspunkt i muligheden for at lave fæ l- les visitation på tværs af de to områder. Arbejdet har bl.a. haft fokus på: - Formål med og organisering af fælles visitationsudvalg - Hvordan økonomi og kvaliteten af foranstaltninger indgår i visitationen - Hvilke oplysninger, der ligger til grund for beslutningerne i de fælles visitationsu d- valg - Om der er særlige forudsætninger, der skal være opfyldt for at fælles visitation kan fungere som ønsket. Styregruppen har i forlængelse heraf afgrænset de fremtidige arbejdspr ocesser, der skal systemunderstøttes. De konkrete beskrivelser er efterfølgende drøftet med indsatsomr å- dets arbejdsgruppe vedr. begreber og arbejdsprocesser. Arbejdsprocesser knyttet til administration af 28 og 29 i Serviceloven KL har foretaget en intern analyse for Taskforcen af eksisterende arbejdsprocesser vedr. 28 og 29 området i samarbejde med Næstved, Roskilde og Holbæk kommuner. Analysen har påpeget - hvilke oplysninger, der udveksles i sagsbehandlingen af 28 og 29, - hvilke aktører, der indgår i arbejdsprocesserne, - hvilke problemstillinger er forbundet med sagsbehandlingen og - hvordan kan sagsbehandlingen evt. understøttes bedre. 23

24 På baggrund af analysen har styregruppen vedtaget en afgrænsning af, hvilke arbejdspr o- cesser, der skal systemunderstøttes i en fremtidig IT-løsning. Arbejdsprocesser knyttet til grundtakstprocedurer Sammenhængen til amtslige arbejdsprocesser i forbindelse med grundtakstfinansiering er kortlagt på en workshop den marts 2004 i samarbejde med Ringkøbing, Frederiksborg, Københavns og Storstrøms Amter, Amtsrådsforeningen samt Næstved Kommune. Wor k- shoppen havde fokus på fælles krav til informationer, der skal overføres i forbindelse med ansøgning om medfinansiering. Dette fokus fulgte både af indsatsområdets målsætninger og drøftelser i styregruppen. Hele spørgsmålet om arbejdsprocesser vedrørende grundtakstprocedurer bliver endeligt afgjort, når lovforslag om implementering af kommunalreformen på det sociale område er vedtaget. Samlet set har arbejdet resulteret i: - identifikation af de hovedarbejdsprocesser, der er i sagsbehandlingen på området. - identifikation af, hvilke arbejdsprocesser og aktiviteter, der skal IT-understøttes. Fælles begreber Arbejdet med fælles begreber og informationsarkitektur har mundet ud i en overordnet b e- grebsmodel, der beskriver og definerer centrale begreber på udsatte børn og unge - området, begrebernes indbyrdes sammenhænge og deres sammenhæng med arbejdspr o- cesserne. Begrebsarbejdet peger også på de informationer (underkategorier), der vil kunne registreres i en sagsbehandlingsproces. Dermed beskrives også datagrundlaget for den ledelsesinformation, der vil kunne genereres i systemet. Opgaven er blevet varetaget af to fagkonsulenter fra konsulentfirmaet Muusmann R e- search & Consulting. Fagkonsulenterne har løbende været i tæt dialog med Den Digitale Taskforce. Kvalitetssikring af begrebsarbejdet er sket ved at inddrage en arbejdsgruppe og en referencegruppe, jfr. afsnit 1.3. Derudover har der været afholdt workshops med videnspers o- ner i et antal udvalgte kommuner. Der har i projektperioden været 5 valideringsrunder, hvor de overordnede begreber med tilhørende informationsindhold er blevet fremlagt for projektets arbejdsgruppe og referencegruppe. Arbejdsgruppe og referencegruppe har taget stilling til hensigtsmæssigheden af de udvalgte begreber, deres definitioner, det oplistede informationsindhold (herunder de konkrete registreringskategorier og mulighed for eventuel fritekst). Begreberne er på baggrund af valideringsm øderne blevet tilrettet og justeret af konsulenterne i samarbejde med projektgruppen. Ansvaret for det endelige resultat ligger derfor også i hos konsulenter og projektgruppe. Desuden er der blevet afholdt i alt 2 workshops med to mindre grupper af praktikere på området omfattende sagsbehandlere, økonomimedarbejdere og mellemledere fra i alt 5 kommuner: Københavns Kommune, Roskilde Kommune, Høj Tåstrup Kommune, Hinnerup 24