INDHOLD. Side 2 af 21

Transkript

1 Udbudsbetingelser for offentligt EUudbud af gasser, specialgasser, tankanlæg, helium, tøris til Aalborg Universitet, Danmarks Tekniske Universitet, Syddansk Universitet, Aarhus Universitet og Fødevarestyrelsen Side 1 af 21

2 INDHOLD 1. Indledning De ordregivende myndigheder Kontaktoplysninger Udbudsmaterialets dele Adgang til udbudsmaterialet Afholdelse af besigtigelse på tankanlæg Generel beskrivelse af udbuddet Formål med udbuddet Kontraktperiode Rammeaftalen Udbuddets indhold Procedurer og konkurrencevilkår Udbudsform Formkrav Egnethedskrav Støtte, sammenslutninger af virksomheder (f.eks. konsortier) samt underleverandører Returnering af udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Forbehold Åbning af tilbud Vedståelsesfrist Alternative tilbud Udelukkelsesgrunde Tildelingskriterium Gasser og Specialgasser Tankanlæg Flydende helium Tøris Evaluering Side 2 af 21

3 Gennemgang af de indkomne tilbud Evalueringsmetode Sekundær evalueringsmetode Tildeling Afslutning af udbudsproceduren Fortrolighed E-handel via indkøbssystem eller tilbudsgivers webshop Krav vedrørende E-handel via Indkøbssystem Krav vedrørende e-handel via tilbudsgivers webshop Krav Formelle krav Elektronisk tilbudsafgivelse Dokumentation Tekniske krav Kontraktuelle krav Tilbudsdisposition Enkeltstående virksomheder Konsortium (eller anden sammenslutning af virksomheder) Tjekliste til tilbudsafgivelse Tidsfrister Side 3 af 21

4 1. INDLEDNING Følgende udbudsbetingelser indeholder en opsummering af udbuddets genstand, betingelserne for tilbudsafgivelse, samt en beskrivelse af procedurens forløb. 1.1 DE ORDREGIVENDE MYNDIGHEDER Ordregiver under denne udbudsforretning er: Aalborg Universitet Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst CVR-nr.: Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C CVR-nr.: Danmarks Tekniske Universitet Anker Engelunds Vej Kgs. Lyngby CVR-nr.: Syddansk Universitet Campusvej Odense M CVR-nr.: Fødevarestyrelsen Stationsparken Glostrup CVR-nr.: AAU er ansvarlig for den fælles udbudsforretning, dens tilrettelæggelse og gennemførelse KONTAKTOPLYSNINGER Morten Denaa Udbudskonsulent Tlf-nr.: md@adm.aau.dk

5 1.2 UDBUDSMATERIALETS DELE Ud over udbudsbekendtgørelsen (EUT-nr. 2017/S af ) og nærværende udbudsbetingelser består det samlede udbudsmateriale af: - Bilag 1 Kravsspecifikation - Bilag 2 Tilbudsliste - Bilag 3 Rammeaftale - Bilag 4 ESPD - Bilag 5 Støtteerklæring - Bilag 6 Elektronisk varekatalog og webshop Bilag og skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilaget eller skemaet, og vil udgøre en del af tilbuddet, samt indgå som en del af den efterfølgende Rammeaftale. 1.3 ADGANG TIL UDBUDSMATERIALET. Udbudsmaterialet vil blive offentliggjort på ordregivers egen hjemmeside Samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar m.v., vil være tilgængelige på ordregivers hjemmeside AFHOLDELSE AF BESIGTIGELSE PÅ TANKANLÆG I forbindelse med udbuddet afholdes besigtigelse af de udbudte tankanlæg. Besigtigelsen vil være opdelt geografisk. Det er nødvendigt med tilmelding til de enkelte besigtigelser forud for besigtigelsen. Tilmelding ser på de angivne mailadresser ud for hver enkelt besigtigelse. AAU 23. november kl , Aalborg Ø (tilmelding til Morten Denaa på md@adm.aau.dk) DTU 28. november kl 10-11, DTU Risø (tilmelding til Michael Winther Allerup på miani@adm.dtu.dk) 30. november kl 13-15, DTU Lyngby (tilmelding til Michael Winther Allerup på miani@adm.aau.dk) SDU 21. november kl. 10, Campusvej 55, 5230 Odense M (tilmelding til Cindie Arendal Petersen på cap@sdu.dk) 22. november kl , Alsion 2, 6400 Sønderborg (tilmelding til Mogens Melskens Petersen på mogens@mci.sdu.dk) FVST: Side 5 af 21

6 23. november kl 10 (tilmelding til Kadir Atsiz på 1.4 GENEREL BESKRIVELSE AF UDBUDDET Udbuddet gennemføres som et fælles udbud for Aalborg-, Danmarks Tekniske-, Aarhus- og Syddansk Universitet og Fødevarestyrelsen (herefter benævnt Ordregiver). Ordregiver vil gennem dette udbud, der er delt op i 4 delaftaler, konkurrenceudsætte deres indkøb af gasser, specialgasser, tanke og indhold, helium, tøris. Der skal gøres opmærksom på, at Aarhus Universitet ikke deltager i udbuddet af delaftalen vedrørende tankanlæg, da man har eksisterende aftaler på dette område Ordregiver ønsker at indgå en 3-årig rammeaftale, med mulighed for yderligere 1x12 måneders forlængelse for delaftalerne 1, 3 og 4 jf. nedenstående. For så vidt angår delaftale 2 tankanlæg ønsker Ordregiver at indgå en 6-årig rammeaftale, med mulighed for yderligere 2x12 måneders forlængelse. Baggrunden for at afvige den 3-årige rammeaftale på tankanlæg er at Ordregiver er bekendt med at den tilbudsgiver der måtte vinde delaftalen vil have nogle betydelige initialomkostninger til etablering af tankanlæg og ordregiver vil også have nogle betydelige omkostninger i forbindelse med nedtagningen af tankanlæggene når rammeaftalen er slut. Det er derfor Ordregivers vurdering at det er nødvendigt med en længere løbetid på delaftalen vedrørende tankanlæg, for at den vindende tilbudsgiver kan nå at tjene sine investeringer ind. Den estimerede årlige volumen udgør samlet for de 4 delaftaler ca. 14 mio. kr. pr. år. Omsætningen er fordelt på de 4 delaftaler som nedenfor: - Delaftale 1: Gasser og specialgasser, ca. 9,5 mio. kr. pr år - Delaftale 2: Tankanlæg, ca. 2,5 mio. kr. pr år - Delaftale 3: Flydende helium, ca. 1,2 mio. kr. pr år - Delaftale 4: Tøris, ca. 0,9 mio. kr. pr år Man vil ikke fra tilbudsgivers side kunne byde ind med en ekstra rabat, såfremt man kan byde ind med tilbud på flere delaftaler. Af hensyn til konkurrencen og evt. skift af leverandører hos mere end halvdelen af ordregiverne, vil ordregiver accepterer at tilbudsgiver implementerer de 4 universiteter og Fødevarestyrelsen over en implementeringsperiode på 3 måneder. Implementeringen af aftalen for de enkelte Ordregivere skal senest være igangsat på følgende tidspunkt: Danmarks Tekniske Universitet (DTU) 1. februar 2018 Aalborg Universitet (AAU)1. februar 2018 Syddansk Universitet (SDU) 1. februar 2018 Fødevarestyrelsen (FVST) 1. marts 2018 Aarhus Universitet (AU)1. april 2018 Side 6 af 21

7 Rammeaftalen er opdelt i følgende delaftaler: - Delaftale 1: Gasser og specialgasser, en leverandør - Delaftale 2: Tankanlæg, en leverandør (AU deltager ikke i udbuddet af denne delaftale) - Delaftale 3: Flydende helium, en leverandør - Delaftale 4: Tøris, en leverandør Syddansk Universitets to tanke med Nitrogen på Campus vej 55 vil tidligst være omfattet af udbuddet fra medio 2019, da man afventer færdiggørelse af ny varegård hvor den ene af tankene fremadrettet skal være pladseret. Aarhus universitet indkøb af gasser er omfattet af dette udbud fra og med 1. april 2018, dog deltager AU ikke i delaftale 2 tankanlæg. Rammeaftalen kan anvendes af Ordregiverne, som har ret men ikke pligt til at anvende rammeaftalen. 1.5 FORMÅL MED UDBUDDET Formålet med nærværende udbud er at Universiteterne og Fødevarestyrelsen gennem udbuddet vil konkurrenceudsætte deres indkøb af gasser, specialgasser, tanke og indhold, flydende helium og tøris. På denne baggrund, vil kontrakten skulle hjælpe Ordregiverne med at opnå en væsentlig besparelse på indkøb af gasser, specialgasser, tanke og indhold, flydende helium og tøris. Det er derfor afgørende for Ordregiver, at tilbudsgiverne i deres tilbud fokuserer på at tilbyde gode priser der modsvarer ordregivernes størrelse i markedet KONTRAKTPERIODE Rammeaftalen for hver enkelt delaftale er at betragte som selvstændige kontrakter og træder i kraft den 1. februar 2018 og løber for delaftale 1,3 og 4 vedkommende i tre år. Rammeaftalen vedrørende delaftale 1, 3 og 4 kan inden udløb forlænges med 1 x 12 måneder. Rammeaftalen for delaftale 2 træder i kraft den 1. februar 2018 og løber i seks år. Rammeaftalen vedrørende delaftale 2 kan inden udløb forlænges med 2 x 12 måneder RAMMEAFTALEN Ordregiver har af praktiske hensyn udarbejdet en rammeaftale som kan rumme alle 4 delaftaler. Når man læser rammeaftalen skal man derfor kun forholde sig til de dele af rammeaftalen som er relevant for de delaftaler som man byder på. Ordregiver vil inden rammeaftalen for de enkelte delaftaler underskrives klippe de for de pågældende delaftale irrelevante passager ud af rammeaftalen. 1.6 UDBUDDETS INDHOLD Udbuddet vedrører Rammeaftale om levering af gasser, specialgasser, tanke og indhold, flydende helium og tøris. Side 7 af 21

8 2. PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR 2.1 UDBUDSFORM Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudslovens 56 (Lov nr af 15/12/2015), hvilket betyder, at alle interesserede tilbudsgivere har mulighed for at afgive tilbud i tilknytning til nærværende udbud. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S af 15/11/ FORMKRAV Tilbud skal afgives elektronisk og fremsendes via til md@adm.aau.dk med følgende tekst i emnefeltet: Tilbud udbud af gasser, specialgasser, tankanlæg, flydende helium og tøris til AAU, DTU, AU, SDU og FVST. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde. Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er Ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgivere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. 2.3 EGNETHEDSKRAV Tilbudsgiveren skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen indsende et udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) vedrørende såvel egnethedskravene, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder. Tilbudsgiver skal importere og udfylde xml-filen (bilag 4) via følgende link: - for herefter at eksportere og uploade besvarelsen sammen med sit øvrige tilbudsmateriale, jf. pkt Yderligere information kan findes i Konkurrenceog Forbrugerstyrelsens vejledning af juni 2017: I forhold til egnethed opstilles følgende minimumskrav: Side 8 af 21

9 A. Personlige forhold. Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter vedrørende tilbudsgivers personlige forhold: o Udfyldt ESPD (Fælles europæisk udbudsdokument) (bilag 4) B. Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger vedrørende tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet: o Tilbudsgiver skal oplyse den samlede årsomsætning for de seneste to afsluttede og godkendte regnskabsår. Minimumsniveauet for årsomsætningen er 2 x den oplyste kontraktværdi for den delaftale der bydes ind på jf. afsnit 1.4 o Tilbudsgiver skal oplyse soliditetsgraden for det seneste afsluttede og godkendte regnskabsår. Minimumsniveauet for soliditetsgraden er at den skal være positiv. C. Teknisk og faglig formåen Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger vedrørende tilbudsgivers tekniske og faglige formåen: o Tilbudsgiver skal angive referencer for sammenlignelige kontrakter. Minimumsniveauet for egnethed er 3 referencer og referencer må højst være tre år gamle. Referencerne skal være relevante i forhold til den udbudte opgave, og geografisk dækkende hele landet. 2.4 STØTTE, SAMMENSLUTNINGER AF VIRKSOMHEDER (F.EKS. KONSORTIER) SAMT UNDERLEVERANDØRER. Når tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen: En tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders økonomiske/finansielle/tekniske formåen i relation til opfyldelse af kontrakten eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for Ordregiveren, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at udfylde afsnit C og frem i ESPD dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Det skal fremgå både om der er tale om støtte i økonomisk eller teknisk/faglig henseende samt præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende virksomhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. Såfremt der er tale om teknisk eller faglig støtte, skal dette også præciseres. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds faglige formåen, så er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed der udfører den del af kontrakten, hvormed der støttes. Side 9 af 21

10 Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen, skal tilbudsgiver ligeledes dokumentere, at denne eller disse virksomheder: 1. Lever op til de relevante egnethedskrav (dvs. hvis der støttes økonomisk, er det de økonomiske mindstekrav osv.). 2. Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ud over at den støttende virksomhed skal udfylde et ESPD dokument skal der vedlægges en supplerende støtteerklæring, idet denne skal bekræfte, at der består en juridisk forpligtelse mellem tilbudsgiver og den støttende virksomhed. Støtteerklæringen som er vedlagt nærværende udbudsmateriale, skal anvendes. Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder): Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som Ordregiver, med bindende virkning overfor konsortiet, kan indgå aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel Rammeaftale. Såfremt tilbud afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede formåen i såvel økonomisk som teknisk/faglig henseende, vedlægges. Dog skal det for alle deltagende virksomheders vedkommende dokumenteres, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde ved at alle medlemmer af sammenslutningen udfylder et ESPD dokument. Anvendelse af underleverandører: Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Rammeaftale. 2.5 RETURNERING AF UDBUDSMATERIALET Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.6 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET. Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på Dansk. Ved tvivl eller uklarhed opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål hertil samt eventuelt foreslå konkrete alternative formuleringer. Ændringer vil ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Side 10 af 21

11 Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet bedes tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Det skal understreges, at spørgsmål eller foreslåede ændringer ikke nødvendigvis medfører tilpasninger af udbudsmaterialet. Det er således alene op til Ordregiver, på baggrund af de modtagne spørgsmål og eventuelle formuleringer konkret at tage stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang udbudsmaterialet skal tilrettes. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt til kontaktpersonen anført i punkt Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele tilbudsgiverne supplerende oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget tilsvarende således, at tilbudsgiverne altid har minimum 6 hele dage til at forholde sig til oplysningerne. 2.7 TILBUDSFRIST. Fristen for elektronisk afgivelse af tilbud er: Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. Mandag, d , kl. 12: FORBEHOLD. Eventuelle forbehold og begrundelse for samme skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 2.6, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder Rammeaftalen eller mindstekrav, vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Side 11 af 21

12 Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.9 ÅBNING AF TILBUD. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver VEDSTÅELSESFRIST. Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb ALTERNATIVE TILBUD. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Der kan alene afgives ét tilbud pr. delaftale, og der kan ikke afgives tilbud på dele af opgaven UDELUKKELSESGRUNDE Såfremt tilbudsgiver er omfattet af en af de nedenstående udelukkelsesgrunde, vil tilbudsgiver blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Tilbudsgiver skal anvende ESPD dokumentet til at bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af de obligatoriske udelukkelsesgrunde TILDELINGSKRITERIUM Tilbudsfasen skal føre til, at den bedste tilbudsgiver tildeles kontrakten. Tildeling af Rammeaftale vil for delaftale 1, 2 og 4 ske på baggrund af laveste pris og på delaftale 3 vil tildelingen af Rammeaftalen ske på grundlag af bedste forhold mellem pris og kvalitet, med følgende under- og delkriterier. Dee i skemaet anførte vægtninger, er udtryk for den indbyrdes vægtning mellem de enkelte kriterier GASSER OG SPECIALGASSER Underkriterium Vægtning i procent Pris 100% TANKANLÆG Underkriterium Vægtning i procent Pris 100 % Side 12 af 21

13 FLYDENDE HELIUM Underkriterium Vægtning i procent Pris 70 % Tekniske krav 30 % TØRIS Underkriterium Vægtning i procent Pris 100 % Ad. Pris Tilbudspriserne vil indgå som en samlet tilbudssum per delaftale, og blive vurderet på baggrund af de af tilbudsgiver angivne nettopriser, jf. Bilag 2: Tilbudsliste i forhold til det af Kunden estimerede årlige forbrug. Alle priser skal afgives i danske kroner, eksklusiv moms, men inklusive alle øvrige afgifter, tillæg og gebyrer. Ad. Tekniske krav Ved Teknisk krav forstås Tilbudsgivers opfyldelse af kravsspecifikationens ønsker, jf. bilag 1. Ordregiver vil i vurderingen af Tekniske krav derfor lægge vægt på Tilbudsgivers opfyldelse af ordregivers ønsker i bilag 1 kravsspecifikationen. Det vægtes positivt, at der er en stor opfyldelse af ordregivers ønsker EVALUERING Formålet med nærværende udbud er, som beskrevet i punkt at opnå gode priser på Ordregivers indkøb af gasser, helium og tøris. Det er med udgangspunkt i dette formål, at de ovenfor beskrevne tildelings- og underkriterier er valgt og den indbyrdes vægtning fastsat. I forbindelse med evalueringen af de indkomne tilbud, vil det foregå efter følgende fremgangsmåde: 1. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at de lever op til de formelle krav 2. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at tilbuddet lever op til de indholdsmæssige mindstekrav 3. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at verificere, at de enkelte tilbudsgivere ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund Side 13 af 21

14 4. Ordregiver gennemgår tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller forbehold, der ikke kan prissættes. Ordregiver evaluerer tilbuddene for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de ovenfor anførte underkriterier GENNEMGANG AF DE INDKOMNE TILBUD Tilbuddene vil blive vurderet af såvel en faglig som af en udbudsjuridisk arbejdsgruppe. De indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået med henblik på fastlæggelse af om hvert tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger. Et tilbud, som ikke indeholder de efterspurgte oplysninger vil kunne blive vurderet ikke konditionsmæssigt og dermed ikke komme i betragtning. Ordregiver vil herefter vurdere, hvorvidt tilbudsgiverne opfylder mindstekravene til personlige forhold, økonomisk og teknisk formåen samt virksomhedens egnethed til at levere ydelserne. Såfremt minimumskravene ikke er opfyldt, er Ordregiver i henhold til gældende udbudsret forpligtet til at afvise tilbuddet. Herefter vil Ordregiver undersøge hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en udelukkelsesgrund. Hvis dette er tilfældet vil Ordregiver give tilbudsgiver mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at tilbudsgiver ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden. Endelig vil Ordregiver gennemgå tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller forbehold, der ikke kan prissættes. Hvis tilbuddet indeholder ovennævnte forbehold, vil tilbuddet ligeledes blive afvist og kommer dermed ikke i betragtning. Når vurderingen om tilbuddenes konditionsmæssighed er gennemført, vil tilbuddene blive evalueret i henhold til tildelingskriteriet EVALUERINGSMETODE Antallet af point, der kan tildeles i det enkelte underkriterium, følger den procentuelle vægtning i forhold til tildelingskriteriet. Underkriteriet Pris vurderes relativt. Tilbuddene vurderes dermed i forhold til de øvrige indkomne tilbud. På de kvalitative kriterier (øvrige underkriterier) bliver tilbuddene vurderet absolut. Tilbuddene vurderes dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud. Tildeling af point sker på baggrund af hvor godt tilbuddene opfylder kravene knyttet til de enkelte underkriterier. Flere tilbud kan således opnå samme point. I udbuddet vil de indkomne tilbuds opfyldelse af de kvalitative kriterier blive vurderet ud fra følgende pointskala: Sammenfattende evaluering af underkriteriet Kvalitet Overordentlig tilfredsstillende med en fremragende besvarelse, der opfylder underkriteriet bedst muligt, med ingen eller få helt uvæsentlige mangler. Antal point 10 Side 14 af 21

15 Yderst tilfredsstillende med en glimrende besvarelse, der opfylder underkriteriet på fyldestgørende vis, med enkelte mindre og ikke væsentlige mangler. Meget tilfredsstillende med en fortrinlig besvarelse, der opfylder underkriteriet på fagligt kvalificeret vis, med nogle mindre og ikke væsentlige mangler. God med en god besvarelse, der opfylder underkriteriet på kvalificeret vis, med mindre og ikke væsentlige mangler. Over middel med en over tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på solid vis, med nogle mangler. Middel med en tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på rimelig vis, med nogle mangler. Under middel med en under tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på jævn vis, med en del mangler. Acceptabel med en utilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på ujævn vis, med mange mangler. Utilfredsstillende med en ringe besvarelse, der opfylder underkriteriet på ukvalificeret vis, med adskillige væsentlige mangler. Yderst utilfredsstillende med en meget svag besvarelse, der opfylder de ufravigelige krav og i øvrigt er meget mangelfuld. Netop antagelig med en minimumsbesvarelse, der kun opfylder de ufravigelige krav og som ikke indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning I forbindelse med den endelige evaluering vil der i forbindelse med evaluering af delaftale 3 blive anvendt en pointmodel, hvor priser omregnes til point, som så kan sammenvægtes med point for kvalitative kriterier i en samlet vurdering. Ordregiver vil ved prisevalueringen anvende den linenære betragtning: TTTTTTTTTTTTTTTTTTTT pppppppppp = MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM xx TTTTTTTTTTTTTTTTTTTT pppppppp LLLLLLLLLLLLLL tttttttttttttt pppppppp LLLLLLLLLLLLLL tttttttttttttt pppppppp Metoden tildeler det billigste tilbud maksimumpoint, på en skala fra 0 til 10, mens øvrige tilbud tildeles maksimumpoint med et fradrag, der svarer til deres afgivelse fra det billigste tilbud. Denne metode vil blive anvendt i de tilfælde, hvor spredningen i de indkomne priser ligger på mellem 0 % og 100 %. For delaftale 1, 2 og 4 vil Ordregiver se på hvilken tilbudsgiver der tilbyder der samlede laveste pris pr. delaftale SEKUNDÆR EVALUERINGSMETODE Såfremt de indkomne priser viser sig at være markant anderledes end forventet, vil der i stedet blive anvendt en evalueringsmetode som baserer sig på en prismodel, hvor pointene for de kvalitative kriterier omregnes til priser, som så kan sammenlægges med tilbudsprisen i den samlede evaluering. Ordregiver vil i så fald anvende OSLO modellen: BBBBBBBBBBBBBBBB pppppppp = TTTTTTTTTTTTTT pppppppp xx (11 + ttttttttægg ii pppppppppppppp) Side 15 af 21

16 TTTTTTTTægg ii pppppppppppppp = MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM TTTTTTTTTTTTTTTTTTTT pppppppppp MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM xx FFFFFFFFFFFF FFFFFFFFFFFF = DDDDDD kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkkkkkkkkkkkkkkkkk vvægggg PPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPP vvægggg Først tildeles de kvalitative kriterier point på en skala fra 0 til 10. Via en omregningsfaktor omdannes pointene til et beløb og beløbet indgår som et tillæg til den tilbudte pris, hvormed en beregnet pris fremkommer. Den laveste beregnede pris vil da være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Hvis et tilbud opnår maksimum point på alle kvalitative kriterier vil tillægget være 0. Tillægget bliver større des færre point der opnås. Denne metode vil blive anvendt i det tilfælde, hvor spredningen i de indkomne priser ligger på over 100 % TILDELING Når Ordregiver har foretaget evalueringen vil Ordregiver indhente dokumentation i form af en serviceattest og årsregnskaber fra den/de tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til. Indhentelse af dokumentation vil normalt tage mellem 2-4 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres. Når Ordregiver har indhentet den fornødne dokumentation, vil samtlige berørte tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning Ordregiver har truffet. Underretning om tildelingsbeslutningen til vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå Rammeaftale med tilbudsgiver, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet eller laveste pris. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel Rammeaftale er underskrevet af begge parter. Underretning om tildelingsbeslutning vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Ordregiver vil forud for tildeling anmode den tilbudsgiver, som Ordregiver agter at indgå Rammeaftale med, om at dokumentere oplysningerne afgivet i forbindelse med tilbudsgivers egnethed. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen, jf. pkt Efter underretningen af tilbudsgiverne afholdes der en stand-still periode på 10 kalenderdage i henhold til 2 og 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Dette indebærer at Ordregiver ikke kan indgå kontrakten med den vindende tilbudsgiver, før stand-still perioden er udløbet AFSLUTNING AF UDBUDSPROCEDUREN Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftalen er underskrevet og forbeholder sig adgangen til, med saglig begrundelse, at aflyse udbuddet. Side 16 af 21

17 Uanset om Rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter kontraktindgåelse forbeholder Ordregiver sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af den valgte tilbudsgivers tilbud. Ordregiver offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Men Ordregiver er omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor dele af tilbudsgivers tilbud vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er Ordregiver berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. 3. E-HANDEL VIA INDKØBSSYSTEM ELLER TILBUDSGIVERS WEBSHOP 3.1 KRAV VEDRØRENDE E-HANDEL VIA INDKØBSSYSTEM Tilbudsgiver skal inden aftalens ikrafttrædelse uploade et elektronisk varekatalog til Ordregivers samarbejdspartner, Tricom, hvori det varesortiment som er indeholdt i nærværende aftale, skal være repræsenteret. Kravene til det elektroniske varekatalog og generelt til e-handel fremgår af bilag KRAV VEDRØRENDE E-HANDEL VIA TILBUDSGIVERS WEBSHOP Enkelte af Ordregiverne anvender ikke et indkøbssystem til at foretage sine indkøb. Tilbudsgiver skal derfor inden aftalen ikrafttrædelse oprette en webshop til Ordregiver. Kravene til webshoppen fremgår af bilag KRAV Udbuddet indeholder forskellige former for krav, som tilbudsgiver skal gøre sig bekendt med og forholde sig til i forbindelse med tilbudsafgivelse. Side 17 af 21

18 4.1 FORMELLE KRAV De formelle krav, er krav der stilles til afgivelse af tilbud. Manglende overholdelse af de formelle krav vil som udgangspunkt føre til at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, jf. dog Udbudslovens 159, stk. 5, der giver Ordregiver ret til i visse tilfælde at bede tilbudsgiver berigtige fejl. De formelle krav er oplistet nedenfor: ELEKTRONISK TILBUDSAFGIVELSE Tilbud skal afgives elektronisk og fremsendes via til md@adm.aau.dk med følgende tekst i emnefeltet: Tilbud Udbud af gasser, specialgasser, tankanlæg, helium, tøris til AAU, AU, DTU, SDU og FVST. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på CD-rom, USB eller ved brev. Fristen for afgivelse af tilbud er: torsdag, den 14. december 2017, kl. 12:00 Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er Ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende DOKUMENTATION Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet vedlægge udfyldt version af dokumentet Fælles Europæiske Udbudsdokument (ESPD). Såfremt Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til tilbudsgiver, skal tilbudsgiveren forinden Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten fremlægge dokumentation i form af Serviceattest samt de to seneste godkendte regnskaber. Side 18 af 21

19 4.2 TEKNISKE KRAV Tekniske krav, er de krav der stilles til de produkter eller ydelser, der skal tilbydes. Disse krav fremgår af kravspecifikationen. 4.3 KONTRAKTUELLE KRAV Kontraktuelle krav er de krav, der stilles til leverandøren efter kontraktindgåelse. Disse krav kan f.eks. vedrøre krav om relevante forsikringer, sociale krav, krav til levering, risikofordeling m.v., og selvom de første træder i kraft efter kontraktens indgåelse, er de væsentlige at forholde sig til allerede i forbindelse med afgivelse af tilbud. De kontraktuelle krav er at finde i Rammeaftalen. Udkast til Rammeaftalen er en væsentlig del af udbudsmaterialet, og rummer de vilkår, der gælder for udførelsen af Rammeaftalen, herunder bl.a. betaling, levering, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Det er ikke muligt, at tage forbehold for Rammeaftalen, og det anbefales, at der tages højde for de forskellige vilkår, der er anført i Rammeaftalen, i forbindelse med tilbudsafgivelse. 5. TILBUDSDISPOSITION I forbindelse med afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver udfylde følgende skemaer, der findes under menupunktet Udbudsmateriale : - Tilbudsliste - Kravsspecifikation - Evt. Følgebrev (signeres) - ESPD - Evt. Støtteerklæring og ESPD for den støttende virksomhed Hvis en virksomhed ønsker at støtte sig på en anden virksomheds økonomiske formåen, skal den støttende virksomhed udfylde et selvstændigt ESPD dokument samt en supplerende støtteerklæring og tilbudsgiver skal uploade denne i forbindelse med afgivelse af tilbud. I det følgende er det beskrevet, hvorledes tilbuddet afgives af en enkeltstående virksomhed og af et konsortium (sammenslutning af virksomheder). 5.1 ENKELTSTÅENDE VIRKSOMHEDER Enkeltstående virksomheder udfylder i forbindelse med tilbuddet følgende dokumenter: - Tilbudsliste - kravspecifikation - Evt. Følgebrev (signeres) - Evt. støtteerklæring og ESPD for den støttende virksomhed. - ESPD (signeres) Hvis den enkeltstående virksomhed i relation til egnethedskravene, jf. punkt 2.3. støtter sig på en anden virksomheds formåen, skal ESPD samt støtteerklæring udfyldes af den støttende virksomhed. Side 19 af 21

20 5.2 KONSORTIUM (ELLER ANDEN SAMMENSLUTNING AF VIRKSOMHEDER). Et konsortium (eller en anden sammenslutning) skal udpege en befuldmægtiget, der på sammenslutningens vegne uploader og sender det samlede tilbudsmateriale. Den befuldmægtigede virksomhed udfylder i forbindelse med tilbuddet og på vegne af sammenslutningen følgende: - Tilbudsliste - Kravspecifikation - Evt. følgebrev Den befuldmægtigede virksomhed uploader og fremsender det samlede tilbud for sammenslutningen, herunder erklæringerne fra deltagerne i sammenslutningen. 5.3 TJEKLISTE TIL TILBUDSAFGIVELSE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er udfyldt korrekt, idet manglende besvarelse kan medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver bør sikre følgende: - Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc - Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem - Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist - Tilbudsliste o Udfyldes og vedhæftes - Kravspecifikation o Alle felter udfyldes og vedhæftes - ESPD o Udfyldes for hver enkelt deltager (undtagen fællessekretariats-virksomheden) o Vedhæftes tilbud - Evt. følgebrev vedhæftes Rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfrist punkt TIDSFRISTER Handling Dato Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Offentliggørelse af udbudsmateriale Frist for at indsende skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist (30 dage) Tilbudsvurdering Meddelelse om tildeling Stand-still periode Side 20 af 21

21 Forventet kontraktindgåelse Side 21 af 21