-1- VEDTÆGTER FOR AARHUS CITY ROTARY KLUB

Transkript

1 -1- VEDTÆGTER FOR AARHUS CITY ROTARY KLUB 1. Klubbens navn er Aarhus City Rotary Klub. 2. Klubbens vedtægter skal altid være i overensstemmelse med Rotary Internationals til enhver tid gældende præceptive bestemmelser. 3. Klubben repræsenteres i Aarhus-Klubbernes fælleskomite i overensstemmelse med komiteens forretningsorden. Fastlæggelsen af klubbens grænser sker i overensstemmelse med særlig overenskomst mellem Aarhus-områdets klubber. Overenskomsten udarbejdes af klubbernes fælleskomite. 4. Valg af bestyrelse. a. Klubben ledes af en bestyrelse bestående af: - én præsident - én præsident elect - én pastpræsident - én sekretær - én kasserer - én klubmester - én councellor

2 -2- b. Ved det første møde i oktober måned indkalder mødets leder forslag om kandidater til: 1) præsident elect 2) sekretær 3) øvrige bestyrelse for næste periode. Forslag kan indgives af ethvert medlem og skal være indgivet skriftligt til sekretæren senest 14 dage fra det pågældende møde at regne. Valgene foretages i november måned. Præsident elect og sekretæren skal vælges særskilt (og hver for sig) med absolut flertal, om fornødent ved gentagne bundne afstemninger efter valglederens bestemmelse. Præsident elect er automatisk valgt til præsident for det efter hans/hendes valgperiode kommende Rotary-år. Af de til de øvrige bestyrelsesposter foreslåede kandidater erklæres de medlemmer for valgte, der opnår det højeste antal stemmer. c. Bestyrelsen konstituerer sig inden 1 måned efter valget, og de nyvalgte bestyrelsesmedlemmer overtager deres respektive stillinger ved det nye Rotaryårs begyndelse den 1. juli. d. Den afgående præsident kan ikke genvælges før 4 år efter afgangen. e. Indtræder der vakance inden for bestyrelsen, vælges der efter klubbens bestemmelser et nyt medlem på samme måde som beskrevet i stk. b. Det foregående års præsident erstattes dog ikke.

3 -3-5. Bestyrelsesmedlemmernes pligter Præsidenten: Præsidenten præsiderer ved klubbens møder, ved bestyrelsesmøder og sammenkomster samt varetager i øvrigt de under præsidentembedet henhørende almindelige pligter. Præsidenten har herunder ansvar for tilrettelægning af klubbens virksomhed og gennemførelsen af det af bestyrelsen vedtagne program og budget. Pastpræsidenten: Pastpræsidenten præsiderer ved klubbens og bestyrelsens møder under præsidentens fraværelse og varetager i øvrigt de under præsident-embedet hørende pligter. Er både præsident og pastpræsident fraværende under et klubmøde, ledes mødet af en tidligere præsident Præsident elect.: Præsident elect. Varetager de under dette embede hørende pligter såsom klassifikation, medlemskab, medlemsudvikling og Rotary information. Sekretæren: Sekretæren noterer tilslutningen til møderne, sender meddelelser ud om klubbens møder, fører protokol på sådanne møder, sender de påkrævede indberetninger til Rotary Internationals hovedkontor og til distriktsguvernøren. Ved Rotary årets slutning samles fornødne oplysninger til klubbens historie for det pågældende år, herunder kronologisk fortegnelse over mødeprogrammer. I øvrigt udfører sekretæren det arbejde, der sædvanligt påhviler en sekretær. Kassereren: Kassereren fører liste over medlemmerne og placerer klubbens midler på klubbens bankkonto og gør regnskab for samme på dennes årsmøde (jfr. 9), og på hvilket som helst tidspunkt, der måtte ønskes af bestyrelsen, opkræver kontingent og øvrige ydelser hos medlemmerne og udfører i øvrigt sådant arbejde, der sædvanligvis henhører under en kasserers hverv.

4 -4- Når kassereren træder tilbage fra sin stilling, skal den pågældende overgive sin efterfølger eller præsidenten alle værdier, regnskabsbøger og øvrige klubben tilhørende ejendele, som er i vedkommendes værge. Klubmesteren: Klubmesteren træffer de fornødne aftaler angående den ugentlige frokost og øvrige sammenkomster. Han/hun påser, at flag og insignier er til stede og drager omsorg for, at gæster modtages. Han/hun sørger, om fornødent, for gæsters formålstjenstlige placering og meddeler deres navne og klassifikation til præsidenten. Det påhviler klubmesteren eventuelt med fornøden assistance, at holde arkivet i brugelig stand. Councelloren: Councelloren er ansvarlig for vores udvekslingsprojekt (Long Term Exchange), Vores klub tilstræber årligt at udveksle en ung person med en tilsvarende ung person fra et oversøisk land. Der er tale om en kulturel udveksling. Councelloren har ansvaret for at finde egne udvekslingsstudenter, holde kontakten til den, der er sendt ud, og informere klubben. Han/hun er rådgiver for den udvekslingsstudent, klubben modtager, og har kontakten til - og udvælger værtsfamilie. Councelloren udarbejder og opdaterer councellormanualen. 6. Stemmeafgivningen. Alle afstemninger vedrørende klubbens anliggender sker ved håndsoprækning undtagen valg af bestyrelsesmedlemmer, der sker skriftligt. Skriftlig afstemning skal dog i alle tilfælde finde sted, såfremt et medlem stiller forslag herom, og flertallet af bestyrelsens tilstedeværende medlemmer støtter forslaget. Afgørelsen sker, hvor intet andet er bestemt, ved almindelig stemmeflertal af de afgivne stemmer. I øvrigt henvises til 10 d.

5 -5-7. Tjenester og udvalg. a. Inden den 1. juli nedsætter den nye præsident de ønskede tjenester og udvalg med dertilhørende formænd: 1. Erhvervstjenesten. 2. Klubtjenesten. 3. Internationaltjenesten 4. Samfundstjenesten. 5. Ungdomstjenesten Formændene for de nedsatte tjenester udgør sammen med klubbens præsident programudvalget (fællesudvalget). Formanden for programudvalget udpeges af præsidenten. b. I øvrigt kan præsidenten nedsætte ethvert andet udvalg, som måtte findes påkrævet. Klubben har nedsat følgende 5 andre udvalg: 1. Administrationsudvalget 2. Medlemsudvalget 3. PR-udvalget 4. Projektudvalget 5. Foundationudvalget c. Præsidenten er ex. officio medlem af samtlige tjenester og udvalg, hvis formænd han/hun udpeger. Præsidenten kan dog uddelegere sin deltagelse i tjenesterne og udvalgene til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. 8. Udvalgenes pligter a. Ethvert udvalg skal udføre det arbejde, der påhviler udvalget ifølge klubbens gældende arbejdsbeskrivelser for de respektive udvalg eller pålægges af bestyrelsen. b. Bestyrelsen skal undersøge foreslåede personers kvalifikationer med hensyn til deres eventuelle optagelse i klubben og bestemme tillige, hvilke klassifikationer, der bør besættes.

6 -6- c. Erhvervstjenesten, klubtjenesten, internationaltjenesten, samfundstjenesten og ungdomstjenesten, skal våge over, at de under hvert udvalg hørende emner behandles ved klubbens møder, og de skal i øvrigt bistå bestyrelsen med forslag og råd. d. Programudvalget skal samles så tidligt som muligt og forberede en plan for klubbens virksomhed i det nye Rotary-år, og udvalget drager i årets løb omsorg for planernes gennemførelse med de ændringer og suppleringer, der måtte findes hensigtsmæssige. 9. Valg af medlemmer. a. Navnet på et kommende medlem, foreslået af et aktivt medlem af klubben, skal afleveres skriftligt til bestyrelsen gennem klubbens sekretær. Et medlem, som er blevet overflyttet, eller et tidligere medlem af en anden klub, kan foreslås som aktivt medlem af den tidligere klub. Forslaget skal behandles konfidentielt med udtagelse af, hvad der følger herunder. b. Bestyrelsen skal sikre sig, at forslaget overholder alle klubgrundlovens krav med hensyn til klassifikation og medlemskab. c. Bestyrelsen skal godkende eller afvise forslaget inden for 30 dage efter dets fremsættelse, og skal orientere forslagsstilleren herom gennem klubbens sekretær. d. Hvis bestyrelsen går ind for forslaget, skal det foreslåede medlem informeres om Rotarys formål samt klubmedlemmernes privilegier og ansvar. Derefter skal det foreslåede medlem anmodes om at udfylde en medlemsansøgning og give tilladelse til at hans/hendes navn og forslag til klassifikation offentliggøres i klubben. e. Hvis ingen skriftlig begrundet protest er modtaget af bestyrelsen fra et medlem af klubben (bortset fra honorære medlemmer) inden for 7 dage efter offentliggørelsen af meddelelsen om det kommende medlem, så er denne person efter at have betalt optagelsesgebyret i henhold til disse vedtægter (hvis det ikke drejer sig om et honorært medlem) at betragte som medlem. Hvis en protest er modtaget af bestyrelsen, skal den stemme om dette spørgsmål på sit næste møde. Hvis personen godkendes trods denne protest, skal den pågældende betragtes som medlem efter at have betalt optagelsesgebyret iflg. disse vedtægter (bortset fra honorære medlemmer). f. Når personen er blevet medlem, skal præsidenten sørge for at introducere det nye medlem i klubben, og at medlemmet får sit medlemsbevis og evt. litteratur

7 -7- om Rotary. Præsidenten eller sekretæren skal desuden indrapportere den ny rotarianers medlemsoplysninger til RI. Præsidenten udpeger et medlem til at hjælpe den nye rotarianer til rette i klubben og sørger desuden for at medlemmet bliver optaget i et udvalg. Sekretær eller CICO skal hjælpe det nye medlem i gang med at bruge Rotary Danmarks kommunikationssystem. g. Klubben kan i overensstemmelse med grundlaget for rotaryklubber vælge et honorært medlem, som er foreslået af bestyrelsen. h. Klubben registrerer data om dens medlemmer i det omfang, det er nødvendigt for at administrere klubben og opfylde Rotary Internationals krav til klubbens medlemskab. Klubbens medlemsdata administreres i Rotary Danmarks medlemssystem, og medlemsdata udveksles elektronisk med RI s database under Rotary Danmarks ansvar. 10. Møder. a. Klubbens årsmøde afholdes medio/ultimo juni hvert år, og på dette møde aflægger den afgående præsident årsberetningen. Kassereren forelægger det reviderede regnskab, hvoraf ekstrakter er omdelt. Den hidtidige bestyrelse fratræder derefter, og den nye bestyrelse overtager klubbens ledelse. b. Klubbens ordinære møder afholdes hver onsdag kl. 17:00, dog har bestyrelsen ret til undtagelsesvis at henlægge mødet til anden tid og sted end sædvanligt. c. Medlemmerne kan, under ansvar, medtage gæster til møderne dog ikke til møder for indre anliggender eller egoforedrag. Bestyrelsen er berettiget til, når den måtte finde anledning hertil, at indbyde ikke medlemmer til at overvære møderne. d. Tilstedeværelsen af 60% af medlemmerne, herunder enten præsidenten eller vicepræsidenten, er tilstrækkeligt til at gøre årsmødet og klubbens almindelige møder beslutningsdygtige, undtagen med hensyn til vedtægtsændringerne, se 13. e. Bestyrelsesmøder afholdes, så vidt muligt, en gang i hver måned. Ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes af præsidenten, når denne finder det nødvendigt, eller når 2 bestyrelsesmedlemmer begærer det. Præsidenten bestemmer varslets længde. f. Når halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne, herunder enten præsidenten eller vicepræsidenten, er til stede, er bestyrelsen beslutningsdygtig.

8 -8- g. Bestyrelsen kan for sin funktionstid i særlige tilfælde meddele dispensation fra mødepligten. Sker dette, skal vedkommende medlems fravær ikke medregnes ved udregningen af klubbens eller hans mødestatistik: han/hun tæller hverken som mødt eller som mødepligtig. 11. Kontingent. Årskontingent fastsættes for hvert år ved et ordinært møde, hvor spørgsmålet forud er sat på dagsordenen. Bestemmelsen træffes af de tilstedeværende medlemmer ved almindelig stemmeflertal, jfr Regnskabsforhold. a. Kassereren skal indsætte klubbens midler i den bank, som klubbens bestyrelse måtte bestemme. b. Der skal hvert år af kassereren optages status og aflægges driftsregnskab, der revideres af et af den kommende bestyrelse udpeget medlem. c. Tegningsberettede er præsidenten sammen med kasseren, 3 medlemmer i bestyrelsen i foreningen eller den samlede bestyrelse. d. Klubbens regnskabsår er fra den 1. juli til den 30. juni. 13. Vedtægtsændringer. a. Disse vedtægter kan ændres på ethvert ordinært møde (med en mødeprocent på mindst 60%) med ¾ af de tilstedeværende medlemmers stemmer, under forudsætning af, at meddelelsen om sådanne foreslåede ændringer er blevet sendt til ethvert medlem mindst 10 dage før et sådant møde. Skulle det ske, at et indvarslet møde ikke er beslutningsdygtigt på grund af for ringe mødedeltagelse, kan vedtægtsændringen sættes på programmet for et nyt møde, på hvilket de foreslåede ændringer da kan vedtages med ¾ af de tilstedeværende medlemmers stemmer. b. Ingen ændringer eller tilføjelser til disse vedtægter kan foretages, som ikke er i overensstemmelse med lovene for Rotary International.

9 Klubbens ophør. I tilfælde af klubbens ophør, der i givet fald skal vedtages på samme måde som vedtægtsændringer, disponerer bestyrelsen over klubbens midler, der skal anvendes til almennyttigt formål eller overføres til anden Rotary-klub eller til en fond under Dansk Rotary. Således vedtaget. Aarhus den 20. juni 2017