Udbudsbetingelser. for offentligt udbud af nye anlæg for affald, regn og spildevand på Glostrup Hospital som OPP

Transkript

1 Region Hovedstaden Nye anlæg for affald, regn og spildevand på Glostrup Hospital som OPP Udbudsbetingelser for offentligt udbud af nye anlæg for affald, regn og spildevand på Glostrup Hospital som OPP Det er ikke tilladt at gengive hele eller dele af disse udbudsbetingelser uden Kammeradvokatens tilladelse. Dog må Kammeradvokatens klienter og deres rådgivere, som har fået udbudsbetingelserne udleveret i forbindelse med et udbud, og tilbudsgivere i et udbud benytte udbudsbetingelserne i forbindelse med det pågældende udbud.

2 Indholdsfortegnelse 1 Ordregiver De retlige rammer Udarbejdelse af tilbud Udbudsmaterialet Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Tilbuddets indhold og disposition Fortrolighed Forhandlingsforbud Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Adresse, antal eksemplarer mv Sprog Vedståelsesfrist Orienteringsmøde Skriftlige spørgsmål ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD Åbning af tilbud Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Tilbudsgivernes personlige forhold Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Vurdering af forbehold Kriterier for vurdering af tilbud Pris Teknisk kvalitet Løsningsdesign (45 %) Forsyningssikkerhed (45 %) Miljøvenlighed (10 %) Tids- aktivitets- og vedligeholdelsesplan TILDELING AF KONTRAKT TJEKLISTE Oversigt over tidsfrister i udbuddet

3 1 Ordregiver Glostrup Hospital Nordre Ringvej Glostrup Hjemmeside: Bemærk, at tilbud ikke skal afleveres til denne adresse, jf. punkt

4 2 De retlige rammer Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsdirektivet for den offentlige sektor. 1 Udbuddet består af en tilbudsfase: Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle: 1) Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud efter modtagelse af udbudsmaterialet og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt Tilbudsgiver udarbejder sit tilbud på baggrund af udbudsmaterialet og den deri anførte vejledning, jf. punkt 3.1. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at deltage i et orienteringsmøde, jf. punkt 3.4, og mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt ) Tilbudsgivers personlige forhold - efter åbning af tilbuddene vurderer ordregiver som det første, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt dokumentation for de i punkt krævede personlige forhold, samt hvorvidt dokumentationen indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet. 3) Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet - ordregiver vurderer herefter, hvorvidt tilbudsgiver opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet. 4) Vurdering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 4.6 angivne tildelingskriterier. 5) Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen. 1 Europa Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 3

5 3 Udarbejdelse af tilbud 3.1 Udbudsmaterialet Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmateriale, som består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, krav til tilbudsgivernes kapacitet, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten. Bilag 1-3 til nærværende udbudsbetingelser: o Bilag 1: Skabelon til tilbudsbrev, som tilbudsgiver kan benytte ved afgivelsen af sit tilbud o Bilag 2: Støtteerklæring for økonomisk kapacitet hhv. teknisk kapacitet Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid. Udkast til kontraktens bilag 0-6, som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes, og som bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning. 3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud Indledning Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt 3.2.2), samt hvilke formkrav, der gælder for tilbuddet (punkt 3.3) Tilbuddets indhold og disposition Alternative tilbud Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud Dokumentation vedrørende personlige forhold Følgende dokumentation skal indgå i tilbuddet: Enten en tro og love-erklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love. Loven kan hentes på Eller en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen indeholdende samme oplysninger. 4

6 Eller en serviceattest fra en tilsvarende udenlandsk myndighed indeholdende samme oplysninger. Bemærk, at det kan være nødvendigt at supplere den udenlandske attest med en tro og love-erklæring om forhold, der ikke måtte være omfattet af attesten (f.eks. om virksomhedens opfyldelse af sine forpligtelser i Danmark). Det er vigtigt, at tro og love-erklæringen/serviceattesten vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. selskab), der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen Dokumentation for økonomisk og teknisk kapacitet A. Økonomisk kapacitet Følgende dokumentation for økonomisk kapacitet skal indgå i tilbuddet: 1) Tilbudsgivers balance eller uddrag heraf i de seneste tre disponible regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor tilbudsgiver er etableret eller anden dokumentation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. 2) Erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller tilbudsgiver startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. 3) Erklæring om, hvorvidt tilbudsgivers økonomiske nøgletal, jf. 1) og 2) ovenfor, fortsat må antages at være et udtryk for tilbudsgivers økonomiske situation, eller om der er sket væsentlige ændringer heri, som har indvirkning på den økonomiske formåen. Der stilles ikke krav om, at erklæringen skal være revisorpåtegnet. Denne dokumentation afleveres alene, hvis årsregnskabet er afsluttet for mere end 6 måneder før datoen for tilbudsfristen. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver ønsker at basere sig på andre enheders formåen, henvises der til det i udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) anførte vedrørende erklæring eller anden dokumentation herfor. Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer: Som mindstekrav kræves en egenkapital på mindst DKK i de seneste tre disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. 5

7 Som mindstekrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hvert af de tre seneste disponible regnskabsår. B. Teknisk kapacitet Følgende dokumentation for teknisk kapacitet skal indgå i tilbuddet: 1) Fremlæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende bygge-/anlægsopgaver indenfor hhv. affalds-, regnvands- og spildevandshåndtering, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5), som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste fem år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende: en kort beskrivelse af opgaven og den rolle, som ansøger har haft i forbindelse med udførelsen, modtager, beløb og tidspunkter for opgaven. 2) Fremlæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende ydelser indenfor drift og vedligehold af hhv. affalds-, regnvands- og spildevandshåndtering, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.5), som ansøger har udført i løbet af de sidste tre år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende: en kort beskrivelse af opgaven og den rolle, som ansøger har haft i forbindelse med udførelsen, modtager, beløb og tidspunkter for leverancen. Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer: Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiver har mindst én relevant reference fra tilsvarende ydelser om affaldshåndtering, mindst én relevant reference fra tilsvarende ydelser om separation og/eller håndtering af regnvand og mindst én relevant reference fra tilsvarende ydelser om rensning af hospitalsspildevand. Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. Ordregiver har udarbejdet en skabelon for erklæringen, som indgår i nærværende udbudsmateriale Forbehold og mindstekrav Indenfor de nedenfor angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller 6

8 mindstekrav. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt i resuméet af tilbuddet, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt i resuméet, har førstnævnte forrang. Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i punkt 4.4, eller forbeholdet vil blive kapitaliseret. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. punkt Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A-G umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger. A. Tilbudsbrev Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, adresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet. B. Resumé af tilbuddet Tilbuddet bør indeholde et resumé af tilbuddet. Resuméet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men har alene til formål at give ordregiver et samlet overblik over tilbuddet. Resuméet bør indeholde en sammenfatning af tilbuddets vigtigste elementer og en samlet oversigt over tilbudsgivers eventuelle forbehold, jf. punkt Resuméet bør endvidere angive, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra 7

9 aktindsigt, jf. punkt C. Dokumentation vedrørende personlige forhold Skabelon til tro og love-erklæringen om gæld til det offentlige indgår i tilbudsbrevet. Tro og love-erklæringen anses for afgivet ved underskrift af tilbudsbrevet. Ved sammenslutning af virksomheder anses tro og love-erklæringen for afgivet, såfremt hver deltager i sammenslutningen underskriver tilbudsbrevet. D. Dokumentation for økonomisk og teknisk kapacitet Tilbuddet bør indeholde den i punkt krævede dokumentation for økonomisk og teknisk kapacitet. E. Udkast til kontrakt Ordregiver har udarbejdet et udkast til kontrakt. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre kontrakten. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten, jf. punkt F. Udkast til bilag Ordregiver har udarbejdet udkast til kontraktens bilag 0-6. I bilagene kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard, eksempelvis en ISO-standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der enkelte steder alene måtte være henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen "eller tilsvarende". Tilbudsgiver bør ikke udfylde eller færdiggøre følgende bilag: Bilag 1 samt bilag 3-6. I den vejledende tekst til hvert bilag er det angivet, hvorvidt bilaget eller bestemte krav i bilaget er mindstekrav. Tilbudsgiver bør udfylde eller færdiggøre følgende bilag: Bilag 2. I appendiks 2.01 Krav til tilbudsmodellen er det forklaret, hvordan Tilbudsarket skal udfyldes, og hvilke information tilbudsgiverens tilhørende tilbudsmodel som minimum skal indeholde I forhold til tilbudsgivers løsningsbeskrivelse er det i afsnit 4.7, 4.8 og 4.9 nedenfor angivet, hvilke oplysninger tilbudsgiver i bilag 2 bør oplyse i forhold til den tilbudte løsning, samt hvorledes ordregiver vil evaluere løsningen. Som det fremgår af afsnit 4.6 vil evalueringen af det enkelte tilbud ske som en samlet vurdering på tværs af de tre hovedområder (affalds-, regnvands- og spildevandshåndtering). De tre hovedområder vurderes dog indledningsvist separat. Tilbudsgiver skal derfor også som udgangspunkt udarbejde en selvstændig løsningsbeskrivelse for de tre hovedområder. Tilbudsgiver kan dog, hvor der er tale om identiske løsninger på de tre hovedområder, nøjes med at beskrive løsningen én gang. Ordregiver lægger til grund, at hvor intet andet fremgår af sammenhængen, da gælder den tilbudte løsning for alle hovedområder. Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilag så vidt muligt benytte 8

10 formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.5, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer til udbudsmaterialet vil blive indarbejdet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår. G. Øvrige oplysninger Her kan tilbudsgiver angive samtlige øvrige oplysninger, som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke hører under A-F ovenfor Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage 9

11 omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 3.3 Formkrav til tilbuddet Frist for afgivelse af tilbuddet Fristen for afgivelse af tilbud er Mandag, den 4. maj 2015, kl. 12:00. Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen Adresse, antal eksemplarer mv. Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: EY Att.: Guri Weihe Osvald Helmuths Vej Frederiksberg Tilbud må ikke indsendes pr. mail. Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt 3.3.1nævnte frist. Tilbuddet bør indeholde tilbudsbrev, tro og love-erklæring, jf. punkt , dokumentation for økonomisk og teknisk kapacitet, jf. punkt , resumé, det bilag, som skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt , litra F, samt eventuelle øvrige oplysninger, jf. punkt , litra E. Tilbuddet behøver således ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt litra F, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver. Ordregiver ser gerne, at tilbuddet afleveres i 5 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Nye anlæg for affald, regn og spildevand på Glostrup Hospital - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på eksempelvis USB Sprog Tilbuddet skal være på dansk eller engelsk Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 10

12 3.4 Orienteringsmøde Ordregiver inviterer alle tilbudsgivere til orienteringsmøder om udbuddet. Det første møde vil blive afholdt torsdag, den 5. februar 2015 i tidsrummet kl , på følgende adresse: Glostrup Hospital Driftsafdelingen, Indgang 9 Nordre Ringvej Glostrup På det første møde vil ordregiver forklare baggrunden for udbuddet samt formålet med den udbudte kontrakt. Ordregiver vil også give en mere generel orientering om udbudsmaterialets opbygning, samt hvordan tilbudsgiverne skal forholde sig til udbudsmaterialet. Endelig vil der være fremvisning af de eksisterende faciliteter. Det andet møde vil blive afholdt torsdag den 26. februar 2015 i tidsrummet kl Mødet vil omfatte besigtigelse af kliniske afsnit og områder, hvor affaldshåndteringen skal foregå, ligesom tilbudsgiverne kan indgive ønsker til områder, der eventuelt ønskes besigtiget. Eventuelle ønsker skal fremsendes til guri.weihe@dk.ey.com senest den 12. februar Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes tilbudsgiver senest fire dage inden mødet meddele, hvorvidt tilbudsgiver agter at deltage i orienteringsmødet med oplysning om forventet deltagerantal. Ordregiver tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. tilbudsgiver. Tilmeldingen sker via mail til: Guri.Weihe@dk.ey.com. Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under orienteringsmødet. Såfremt spørgsmålet efter ordregivers vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at kræve nærmere overvejelser hos ordregiver, kan ordregiver dog henvise tilbudsgiver til stille spørgsmålet skriftligt. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som alle tilbudsgivere efterfølgende vil få adgang til. 3.5 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål. Spørgsmålene skal være på dansk eller engelsk og skal stilles skriftligt, gerne pr. til følgende adresse: Guri.Weihe@dk.ey.com. Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser (på dansk eller engelsk) vil blive anonymiseret og derefter lagt på udbuddets hjemmeside samt sendt til samtlige tilbudsgivere forudsat at tilbudsgiver har oplyst en adresse, som ordregiver kan benytte til dette formål. Tilbudsgiver opfordres til løbende at holde sig orienteret på udbuddets hjemmeside: 11

13 Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den 20. april Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest den 27. april 2015, medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål, som er modtaget efter den sidstnævnte dato, kan ikke forventes besvaret. 12

14 4 ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 4.1 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 12 i ovennævnte bekendtgørelse. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 4.3 Tilbudsgivernes personlige forhold Ordregiver vurderer, hvorvidt tilbuddet indeholder den i punkt krævede dokumentation for personlige forhold. Herudover vurderer ordregiver, hvorvidt dokumentationen indeholder forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. 4.4 Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet Derefter vurderer ordregiver, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt den i punkt krævede dokumentation for økonomisk og teknisk kapacitet, samt hvorvidt tilbudsgiver opfylder de i punkt opstillede mindstekrav. Vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de i punkt stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist og ordregiver vil ikke foretage en vurdering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfylder de i punkt angivne mindstekrav, vil ordregive vurdere tilbuddet som anført nedenfor i punkt 4.5 og Vurdering af forbehold Herefter vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt , som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt. 4.6 Kriterier for vurdering af tilbud Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 13

15 1) Pris 60 % bedømt på grundlag af den beregnede totale tilbudspris, dvs. den vægtede totaløkonomiske nutidsomkostning, som beregnet i henhold til afsnit 4.7 nedenfor. 2) Teknisk kvalitet 30 % bedømt på grundlag af følgende delkriterier: Løsningsdesign (45 %) Forsyningssikkerhed (45 %) Miljøvenlighed (10 %) Grundlag for evaluering af underkriteriet Teknisk løsning fremgår nærmere af afsnit 4.8 nedenfor. 3) Tids-, aktivitets- og vedligeholdelsesplan 10 % bedømt på grundlag af følgende delkriterier: Tids- og aktivitetsplan Vedligeholdelsesplan Grundlag for evaluering af underkriteriet Tids-, aktivitets- og vedligeholdelsesplan fremgår nærmere af afsnit 4.9 nedenfor. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen. Evalueringen af det enkelte tilbud sker som en samlet vurdering på tværs af de tre hovedområder (affalds-, regnvands- og spildevandshåndtering). De tre hovedområder vurderes dog indledningsvis separat. Evalueringen gennemføres således i følgende fire trin: 1) Ordregiver foretager en evaluering af den tilbudte løsning for så vidt angår hovedområdet affaldshåndtering. Evalueringen foretages på baggrund af de i punkt 4.6, 4.7, 4.8 og 4.9 oplyste underkriterier og delkriterier med tilhørende vægtninger. 2) Ordregiver foretager en evaluering af den tilbudte løsning for så vidt angår hovedområdet regnvandshåndtering. Evalueringen foretages på baggrund af de i punkt 4.6, 4.7, 4.8 og 4.9 oplyste underkriterier og delkriterier med tilhørende vægtninger. 3) Ordregiver foretager en evaluering af den tilbudte løsning for så vidt angår hovedområdet spildevandshåndtering. Evalueringen foretages på baggrund af de i punkt 4.6, 4.7, 4.8 og 4.9 oplyste underkriterier og delkriterier med tilhørende vægtninger. 4) Ordregiver foretager en endelig samlet vurdering af den tilbudte løsning. De tre evalueringstekniske delevalueringer af hhv. affalds-, regnvands- og spildevandshåndtering, jf. pkt. 1, 2 og 3 vægtes med følgende procenter i en endelig samlende vurdering: 14

16 Pris Teknisk kvalitet Tids-, aktivitets- og vedligeholdelsesplan Affalds-håndtering Regnvandshåndterinhåndtering Spildevands Pointgivning for underkriteriet "Pris" foretages på en skala fra 1-10, hvor 10 gives til den laveste konditionsmæssige pris, og hvor de øvrige tilbud tildeles point i forhold hertil. Der gives ikke 0 point eller negative point. Den nærmere fordeling af point sker på baggrund af en beregningsmodel, der fastlægges efter modtagelse af de indkomne tilbud og under hensyntagen til forventet og faktisk spredning i pris. Pointgivning for underkriterierne "Teknisk kvalitet" og "Tids-, aktivitets- og vedligeholdelsesplan" sker ved at der på hvert delkriterium tildeles point fra 1 til 10 ud fra en vurdering af den del af tilbuddet, der vedrører det pågældende delkriterium. Der gives ikke halve point mellem 1 til 10 (f.eks. 1,5 point). Ved pointtildelingen på hvert delkriterium gives karakteren 10 til det eller de tilbud, der vurderes at opfylde det pågældende delkriterium på udmærket vis. Karakteren 1 gives til det eller de tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav, og som ikke indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til det pågældende delkriterium. Tilbud, der ikke tildeles 10 point eller 1 point, tildeles et pointtal mellem 9 og 2 afhængig af, hvordan tilbuddet i relation til det pågældende delkriterium vurderes at være placeret mellem de angivne yderpunkter. 4.7 Pris I forhold til affaldshåndtering vurderes underkriteriet Pris som nutidsværdien af Glostrup Hospitals forventede pengestrømme til OPP-selskabet. Nedenstående pengestrømme medtages i nutidsværdiopgørelsen: Anlægsbetalingen til OPP-selskabet (plus) de løbende kvartalsvise Driftsbetalinger til OPP-selskabet over kontraktens løbetid (plus) de løbende Vedligeholdelsesbetalinger til OPP-selskabet over kontraktens løbetid (plus) 20 % af nutidsværdien af Option 2 - håndtering af klinisk affald. Tilbagediskontering foretages til tilbudsafleveringstidspunkt med en af bestiller fastsat diskonteringsrente. I forhold til separation af regn- og spildevand vurderes underkriteriet Pris som nutidsværdien af 15

17 Glostrup Hospitals forventede pengestrømme til OPP-selskabet. Nedenstående pengestrømme medtages i nutidsværdiopgørelsen: Anlægsbetalingen til OPP-selskabet. (plus) de løbende kvartalsvise Driftsbetalinger til OPP-selskabet over kontraktens. (plus) de løbende Vedligeholdelsesbetalinger til OPP-selskabet over kontraktens løbetid (plus) 75 % af nutidsværdien af Option 1 nedsivningsbrønd. Tilbagediskontering foretages til tilbudsafleveringstidspunkt med en af bestiller fastsat diskonteringsrente. I forhold til spildevandsrensningsanlægget vurderes underkriteriet Pris som nutidsværdien af Glostrup Hospitals forventede pengestrømme til OPP-selskabet samt relaterede forsyningsudgifter. Nedenstående pengestrømme medtages i nutidsværdiopgørelsen: Anlægsbetalingen til OPP-selskabet. (plus) 50 % af den løbende kvartalsvise Driftsbetaling til OPP-selskabet over kontraktens løbetid v/ m3 spildevandsmængde. (plus) 50 % af den løbende kvartalsvise Driftsbetaling til OPP-selskabet over kontraktens løbetid v/ m3 spildevandsmængde. (plus) de løbende Vedligeholdelsesbetalinger til OPP-selskabet over kontraktens løbetid (plus) Glostrup Hospitals forventede omkostninger vedr. el til forsyningsselskaberne. Tilbagediskontering foretages til tilbudsafleveringstidspunkt med en af bestiller fastsat diskonteringsrente. Det er gældende for alle anlæg, at underkriteriet Pris udregnes som de forventede pengestrømme med en af Glostrup Hospital defineret inflationsforventning og diskonteringssats tilbagediskonteret til tilbudsafgivelsestidspunktet. De pågældende inflations- og diskonteringssatser udmeldes senest fire uger før tilbudsaflevering. 4.8 Teknisk kvalitet I afsnit 4.8.1, og nedenfor er der for hvert af de tre delkriterier angivet, hvilke oplysninger tilbudsgiver bør angive i tilbuddet vedrørende hhv. den tilbudte løsning på separation af regn- og spildevand, affaldshåndtering og spildevandsrensningsanlægget. Endvidere er det angivet, hvorledes ordregiver vil evaluere den tilbudte løsning i forhold til de enkelte delkriterier. 16

18 Procentsatserne angiver de enkelte delkriteriers vægt i tilbudsevalueringen Løsningsdesign (45 %) Løsningsdesign regnvandshåndtering Tilbudsgiveren bør udarbejde en samlet og tværgående løsningsbeskrivelse, der omfatter en teknisk beskrivelse af den tilbudte løsning. Som del af den tekniske beskrivelse bør fremgå: 1. Karakteristika og specifikationer for hovedkomponenter. 2. Principledningsplan for de nye afløbsledninger og princip for forsinkelse af regnvand. 3. Principplan for nedsivningsbrønd til grundvand (option 1). 4. Princip for omkobling af afløbsledninger. 5. Angivelse af regnvandsflowet for Glostrup Hospital Løsningsdesign affaldshåndtering Tilbudsgiveren bør udarbejde en samlet og tværgående løsningsbeskrivelse, der omfatter en teknisk beskrivelse af det tilbudte anlæg. Som del af den tekniske beskrivelse bør fremgå: 1. Beskrivelse af hvorledes håndteringen og behandling af dagrenovation samt madaffald vil foregå. 2. Karakteristika og specifikationer for hovedkomponenter. 3. Beskrivelse af hvorledes håndtering og behandling af klinisk risikoaffald vil foregå (option 2). 4. Layout-tegninger for skyllerum Løsningsdesign spildevandsrensningsanlægget Tilbudsgiveren bør udarbejde en samlet og tværgående løsningsbeskrivelse, der omfatter en teknisk beskrivelse af det tilbudte anlæg. Som del af den tekniske beskrivelse bør fremgå: 1. Karakteristika og specifikationer for hovedkomponenter. 2. Dimensionerende flow og bufferkapacitet. 3. Beskrivelse af styrings- og overvågningssystemet. 4. Layout-tegninger for spildevandsrenseanlægget. 5. Skitseprojekt for bygning. 6. Måleprincipper for kontrol af udledt spildevandskvalitet. 7. Ledningsplan for spildevandsrenseanlægget. 8. En risikovurdering og tilhørende risikostyringsplan som demonstrerer, at det med den tilbudte løsning er sundhedsmæssigt og sikkerhedsmæssigt forsvarligt at genbruge en delmængde af det rensede spildevand som en del af vandforsyningen til hospitalet Evaluering af løsningsdesign For alle systemer lægges der vægt på, at tilbudsgivers løsninger afspejler forståelse for og imødekommelse af ordregivers behov som udtrykt i kravspecifikationen, og at tilbudsgiver demonstrerer forståelse for opgavens kompleksitet. Der lægges endvidere vægt på, at løsningen er sammenhængende, og at der tilbydes en løsning, der er enkel at betjene og vedligeholde. Der lægges også vægt på, at løsningsdesignet understøtter en kontinuerlig drift og fleksibilitet i forhold 17

19 til mulige ændringer i anlægget i driftsperioden. Endelig lægges der vægt på, at den tilbudte løsning overordnet set er baseret på kendt teknologi, og at tilbudsgiver i sit materialevalg har lagt vægt på høj kvalitet og robusthed. I forhold til spildevandsrensningsanlægget lægges der endvidere vægt på, at den tilbudte målemetode af spildevandskvaliteten i størst mulig grad understøtter, at krav til vandkvalitet (udledning og genbrug) til enhver tid overholdes, og at den fremlagte risikovurdering og risikostyringsplan understøtter genbrug af renset spildevand på en sundhedsmæssig og sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. Videre vil der blive lagt vægt på, hvorledes den tilbudte bygningsudformning falder ind i den eksisterende bygningsmasse Forsyningssikkerhed (45 %) Såvel separation af regnvandshåndtering, affaldshåndtering og spildevandsrensningsanlægget er centrale funktioner i forhold til at understøtte hospitalets kernefunktioner. Manglende funktionalitet kan have stor betydning for hospitalets drift. Forsyningssikkerhed er således af afgørende betydning for ordregiver. Tilbudsgiver bør beskrive, hvorledes tilbudsgiver vil understøtte forsyningssikkerheden: 1. I forhold til Bygge- og anlægsfasen bør tilbudsgiver beskrive, hvorledes sammenkoblinger mellem eksisterende og nye rør udføres, hvordan anlæggets udformning understøtter en etapevis idriftsættelse, og hvorledes tilbudsgiver sikrer, at hospitalets almindelige drift kan opretholdes med mindst mulig gene i Bygge- og anlægsfasen, herunder beskrive hvordan adgangsveje sikres for ansatte, patienter og pårørende. 2. I forhold til Driftsfasen bør tilbudsgiver beskrive, hvordan tilbudsgiver løbende vil overvåge driften med henblik på at sikre, at de aftalte ydelser altid leveres til den aftalte kvalitet og kan dokumenteres. Herunder bør det beskrives, hvilket beredskab tilbudsgiver tilbyder, ligesom det bør beskrives, hvilke og hvordan løbende test gennemføres med henblik på at sikre anlæggets fulde funktionsdygtighed. 3. Tilbudsgiver bør endvidere udarbejde en organisationsplan med redegørelse for organisation og bemanding, der skal gennemføre opgaven, dvs. i hhv. Bygge- og anlægsfasen og i Driftsfasen. Redegørelsen bør indeholde en beskrivelse af kompetenceforhold, kommunikationsveje og ansvarsfordeling, ligesom tilbudsgiver bør beskrive de centrale grænseflader til ordregiver og håndtering heraf. 4. Endeligt bør tilbudsgiver udarbejde en beskrivelse af, hvilke fem risici tilbudsgiver anser som de væsentligste ved realiseringen af nærværende projekt. For hver af de fem risici skal tilbudsgiver beskrive, hvorfor de pågældende risici er udvalgt, og hvordan risici kan minimeres eller undgås. Der henstilles til, at beskrivelsen ikke overstiger 5 A4-sider. Ved evalueringen af forsyningssikkerheden i Bygge- og anlægsfasen lægges der vægt på, at den tilbudte løsning, under såvel etableringen som indfasningen af anlægget, understøtter, at der er tale om et hospital, hvor der er aktivitet døgnet rundet, hvorfor problemer med de omfattede ydelser kan 18

20 have store konsekvenser for hospitalets normale drift. Ved evalueringen af den tilbudte kvalitetssikring i driftsfasen lægges der vægt på, at tilbudsgiverens kvalitetssikringsmetode understøtter, at leverancerne altid leveres i aftalt kvalitet og til aftalte tidspunkt. Der lægges vægt på, at eventuelle mangler/fejl hurtigt opfanges og korrigeres, samt at den tilbudte metode til kvalitetssikring i relevant omfang forebygger, at fejl opstår, eller hvor fejl er opstået, at tilsvarende fejl ikke opstår igen. Ved evalueringen af den tilbudte organisation vil der blive lagt vægt på, i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder en robust organisering, der understøtter, at Aftalens leverancekrav til en hver tid efterleves, at der tilbydes en organisering med enkle kommandoveje og kompetente profiler på nøgleposterne, samt at løsningen understøtter en passende grad af inddragelse og koordinering med ordregiver. Ved vurderingen vil der endelig blive lagt vægt på tilbudsgivers evne til at identificere væsentlige og relevante risici og at demonstrere evne til at imødegå de identificerede risici i form af en plan for håndtering heraf. Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at de foreslåede handlinger er egnede til at minimere eller undgå de identificerede risici og i hvilket omfang, de vurderes at være realistiske at gennemføre Miljøvenlighed (10 %) Tilbudsgiver bør beskrive: I hvilket omfang de anvendte materialer og komponenter indeholder PVC, halogen og bly. I hvilke energiklasser de tilbudte motorer er placeret. Hvordan støjpåvirkningen vil være såvel internt som eksternt. Hvorledes lugtpåvirkning i forbindelse med anlæggets drift minimeres, så det ikke er til gene for naboer og hospitalet. Endvidere skal tilbudsgiver for spildevandsrensningsanlægget beskrive: Hvorvidt løsningen inkluderer egenproduktion af el eller varme og i hvilket omfang. Brutto el- og varmeforbrug (dvs. el- og varmeforbrug minus evt. egenproduktion) per m 3 behandlet spildevand. Vandforbruget per m 3 behandlet spildevand. Hvordan den tilbudte løsning sikrer, at bortkørsel af restprodukt fra spildevandsrensningsanlægget minimeres mest muligt. Hvilke kemikalier der anvendes samt risikodatablade for kemikalierne. Videre skal tilbudsgiver for affaldshåndteringen beskrive: Hvorvidt løsningen inkluderer egenproduktion af el eller varme og i hvilket omfang. Brutto el- (dvs. elforbrug minus evt. egenproduktion) per m 3 behandlet affald. Hvordan den tilbudte løsning sikrer, at bortkørsel af affald minimeres mest muligt. Vandforbruget per m 3 behandlet affald. Ved evalueringen lægges vægt på, at spildevandsrensningsanlæggets bruger mindst mulig ekstern forsyning af el, varme og vand. Videre lægges der vægt på, at omfanget af bortkørsel af restprodukt 19

21 fra anlægget er så lille som muligt, og at anvendte kemikalier har den mindst mulige negative påvirkning af miljøet. Ved evalueringen lægges vægt på at affaldshåndteringen bruger mindst mulig ekstern forsyning af el, varme og vand. Videre lægges der vægt på, at omfanget af bortkørsel af affald er så lille som muligt. For alle tre anlæg vil der ved evalueringen blive lagt vægt på, at anvendelsen af PVC, halogen og bly minimeres mest muligt, at de tilbudte motorer har en så høj energiklasse som muligt, at støjpåvirkningen internt og eksternt er så lav som mulig, og at lugtpåvirkningen fra anlæggets drift er så lille som mulig. 4.9 Tids- aktivitets- og vedligeholdelsesplan Tilbudsgiver bør for hhv. regnvandshåndtering, affaldshåndtering og spildevandsrensningsanlægget: en overordnet tids- og aktivitetsplan med de vigtigste milepæle i Bygge- og anlægsfasen i forbindelse med hhv. projektering, etablering og test. en redegørelse for det tids- og koordineringsmæssige perspektiv, der skal sikre projektets fremdrift i forhold til den overordnede projekttidsplan. angivelse af Afleveringsdato, dvs. det tidspunkt, hvor ejerskabet til anlægget overgår fra OPP-selskabet til ordregivers Financier. Tilbudsgiver bør endvidere beskrive vedligeholdelsesstrategi og vedligeholdelsesplaner for anlæggene. Ved evalueringen vil der blive lagt vægt på, at der er tale om en robust tids- og aktivitetsplan, hvor alle væsentlige aktiviteter er medtaget. Ved evaluering lægges endvidere vægt på, at den beskrevne vedligeholdelsesstrategi og vedligeholdelsesplan for de enkelte anlæg understøtter ønsket om, at anlæggene er vedligeholdt, således at driften af anlæggene til alle tider kan leve op til de høje krav til forsyningssikkerheden. 20

22 5 TILDELING AF KONTRAKT Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i punkt 4.6 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår standstill-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. Tilbudsgivere der afgiver et konditionsmæssigt tilbud, men som ikke får tildelt kontrakten, vil modtage kr i tilbudsvederlag. Der gives således alene vederlag til konditionsmæssige tilbud. I det omfang at det er åbenbart, at et tilbud alene afgives med det formål at kunne modtage et tilbudsvederlag, er ordregiver ikke forpligtet til at udbetale vederlaget. 21

23 6 TJEKLISTE Ordregiver har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Tilbudsbrev, hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet Henvisning Punkt , litra A Erklæring om gæld til det offentlige Punkt Dokumentation for økonomisk og teknisk formåen Punkt Resumé af tilbuddet med oversigt over eventuelle forbehold og med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Alle bilag i udfyldt/færdiggjort stand, hvis tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre bilagene. Punkt , litra B Punkt , litra F Opfyldelse af alle mindstekrav Punkt Tilbudsmaterialet i det anviste antal eksemplarer og form Punkt Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering Punkt Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist Punkt

24 7 Oversigt over tidsfrister i udbuddet Dato, klokkeslæt Torsdag den 5. og 26. februar 2015, kl Mandag den 20. april 2015 Mandag den 27. april 2015 Mandag den 4. maj 2015, kl. 12:00 Maj 2015 Juni 2015 Aktivitet Afholdelse af orienteringsmøder Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for at besvare spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for afgivelse af tilbud Forventet tildeling af kontrakt Forventet indgåelse af kontrakt 23