Referat 3. feb 2014 Husk de gode historier!!

Transkript

1 Referat 3. feb 2014 Husk de gode historier!!

2 SØGNING Søgefunktion Søgning på ordet desinfektion: 1) søger man for bredt med default valg på højst 500 hits finder man ikke hygiejnedokumentet vedr. desinfektion. Når man sætter søgningen på højst 1000 så kommer den frem. 2) søger du blot på MRSA inden for de 500 kommer den med isolation ikke frem, men når der søges med højst 1000, kommer den fint frem. Skriver du ex. 'MRSA isolation' kommer der 133 frem også den med isolation. Det vil sige, at hvis der søges for bredt kommer du ud i, at den ikke hitter dokumentet eller rettere, den bliver ikke synligt

3 SØGNING Hvordan får vi vist de rigtige dokumenter? Der søges der i lokale tilføjelser? Hvad er de gode anbefalinger til kollegerne? Log altid på indsnævring af søgning Relevansprincip: flest gange i dokumentet Lokale tilføjelser ses direkte, når man er logget på.

4 SØGNING Ikke distribuerede dokumenter kan ikke fremsøges som gældende for. Dette vises ved et udråbstegn i søgeresultatet 8se næste slide). Dette er et problem for første udgaver af nye dokumenter og for det første reviderede dokument efter konverteringen af redaktørmiljøet.

5

6 Dokumentmapper når vi trækker dokumenter over i egen dokumentmapper, hopper de rundt, så der hvor vi lægger dem er de ikke næste gang. Jo under overskriften, men ikke i relation til evt. andre retningslinjer vi gerne så dem i sammenhæng med i dokumentoversigten. Hvilken systematik hopper de ind efter?, og er der evt. nogen hints? Svar: anvend Explorer. Fremsøgning af dokumenter til mapper: Brug filter: Udgiver i stedet for Gældende for

7 Speciale specifikke dokumenter Det er et problem med placering af speciale specifikke dokumenter. Det kan med fordel placeret på hospitalsniveau!!?? (det har også ulemper)

8 ADVISERING Når man opretter en kommentar, gik der i den gamle e-dok udgave straks en mail med kommentaren til den fagligt ansvarlige. Det gør der ikke nu. Den ligger bare som kommentar til næste revision (som jo kan være om 2-3 år). Der kommer altid advis, når et distribueret dokument revideres.

9 Distribution Hvorfor kommer der 2 mail når et dokument er publiceret?

10 REDIGERING AF PUSHEDE DOKUMETNER Er det rigtigt forstået at vi nu kan redigere i egenskaber som f.eks. papirkopi, kvalitetsstandarder eller nøgleord på et HEV dokument til distribution? Jeg kan ikke finde redigeringsknappen. Svar: nej, man kan kun revidere i metadata i egne dokumenter. Ændring af metadata nøgleord, hvordan redigeres de? Tilføjelse af nøgleord til pushede dokumenter kan evt. laves som lokal tilføjelse under Referencer Problem: Man kan ikke styre papirkopier af pushede dokumenter det skal gøres vi tekst i lokal tilføjelse

11 PUSHEDE DOKUMEMTER kan læsekvittering sættes op før ledelsesgodkendelse af lokale kommentarer, men så den først går ud til læsekvittering efter - så man kan gøre færdig i en arbejdsgang. Svar nej. Praktiske tips og tricks vedr. distribution og rollefordeling/organisering overblik skal ske sideløbende (se forslag næste silde)

12 HJÆLPEVÆRKTØJ Lokal tilføjelse Oprettet Godkendt Placeret i mappe Læsekvittering udsendt Linkdokument fjernet Distribution accepteret

13 PDF-FIL med liggende sider eksempler på hvordan det virker, hvis man krydser af i Dan PDF-fil med liggende sider Liggende pdf: alt tekst tages med før blev det klippet af. Billeder vises i fuld størrelse, men man kan opleve at tekststørrelsen bliver mindre/lille

14 PULLEDE DOKUMENTER Hvordan får man oprettet en lokal tilføjelse på et pullet dokument? Svar: Den lokal tilføjelse laves som for distribuerede dokumenter Træk af dokumenter fra andre regionale afdelinger Pull er nu fuld tilladt. Du kan kun vælge mellem de dokumenter, hvor det er tilladt. Det betyder, at du ikke kan pulle alle dokumenter du kan dermed blive nødt til at fortsætte med at oprette dokumenter indeholdende link

15 EDITOR Det opleves, at e- Dok er blevet sværere at arbejde i, på hjemmecomputer efter den nye version er kommet indsættelse af billeder eller flowdiagrammer giver problemer Svar: Editorproblemer på hjemmecomputer, kan skyldes opsætningen: Funktioner/kompatibiltetsvisning/tilføj denne side

16 EDITOR Flowdiagrammer mv. illustration sammenstykket af flere elementer: Grupper altid /gem som billede (brug paint eller andet billedprogram) Ved Vis eksempel i editor: virker på eksterne links ikke på interne (bogmærker).

17 DIVERSE Kan arkiverede dokumenter genaktiveres? Svar: det er kun Symfoni, der kan gøre det. Findes der muligheder for at overføre til andre dokumentsamlinger? Overførsel af dokumenter mellem dokumentsamlinger: brug funktionen flyt Det kræver at der er rettigheder til den dokumentsamling, som man flytter dokumentet til. Fjernelse af opgave vedr papirkopier ved arkiverede dokumenter.

18 DIVERSE Gælder nedenstående også læsekvittering? Svar: nej fraråd alle e-dok godkender at anvende Ipads og andre Tablets til at godkende dokumenter på, idet at e-dok app en endnu ikke er modnet til at godkendere kan godkende fra en Ipad eller andre Tablets. Det viser sig nemlig, at nogle godkender troede, at de havde godkendt et dokument, men senere viste det sig, at dokumentet IKKE var godkendt. e-dok App en er altså endnu KUN til læsning

19 LINK Kopiering af e-dok link til et Word dokument, fungerer ikke Når jeg bruger linket, kommer jeg kun ind på e-doks forside forklaring??!! Svar: Symfoni kender fejlen og arbejder på forbedringer

20 OPGAVEOMFANG Ressourceforbrug (tid og penge) til at distribuere dokumenter i e-dok. Netværket ønsker at problemstilling vedr det enorme tidsforbrug skal synliggøres for ledelsen (er sendt til styregruppe HEV)

21 obs Vi har udarbejdet en lille kvikguide som hjælp til slutbrugerens forståelse af de nye funktioner i forbedringspakken: Markering af dokumenter på vej gennem clinical governance Udråbstegnet og hvornår det er synligt Kvikguiden er også lagt under Hjælp i e-dok. Den lille youtube film, der ligger under Hjælp lader vi ligge lidt endnu.

22 obs Dokumentoversigten Kvalitetsstandarder viser kun egne udgivne dokumenter ikke pushede dokumenter (som kun vises under Eksterne udgivere) Ønske: Personer i læsekvitteringsgrupper skal vises, f.eks. ved højreklik på gruppen, når man er ved at udsende læsekvitteringen Link til andet dokument linker altid til gældende dokumenter. Også nye versioner OBS: hvis titlen ændres, ændres den ikke i det dokument, som indeholde linket send ændringsforslag til Koordineringsteamet Det er for stor en opgave, at alle dokumenter kommer på samme tid - revisionen bør fordeles mere end nu

23 Næste møde 26. Maj i Holstebro