Referat e-dok netværksmøde 31. oktober 2013

Transkript

1 Referat e-dok netværksmøde 31. oktober 2013 Konvertering af redaktørmiljø - evaluering Processer og arbejdsgange Ændringsønsker Fif - hints og historik HEV-Fælles dokumenter vedr. e-dok Eventuelt Fælles med kvalitetskoordinatorerne: Distributionsprocessen Status på HEV-Fælles dokumenters opdatering ift DDKM2 Næste møde: mandag 3. februar 2014

2 Konvertering af redaktørmiljø Evaluering Undervisning (planlægning, afholdelse, udbytte): tidsmæssigt lige før konverteringen var godt, måske bedre med en uge mellem undervisning og konvertering. Manualer var et stort ønske de var ikke brugbare dem, der var. Undervisningen var for kort, alt for komprimeret. Der var funktionaliteter, der ikke blev gennemgået. Tekniske udfordringer: først da vi var konverteret, kom de forskellige mangelfuldheder til syne (bl.a. røntgen fik problemer) Mange nye procedurer/ord det er svært, en stor udfordring. Udfordringen er, at man ikke bare arbejder i det hele tiden, der er ikke tid til det i det daglige. Supporten, har været OK Hvad gør vi anderledes næste gang? Skal vi afholde flere work-shop? Ja tak, gerne. Der er udarbejdet HEV manualer for (kommer også i e-dok): Hvor finder jeg.. Dokumentmapper i e-dok Clinical Governance i e-dok E-Dok, roller og rettigheder + der ligger flere under hjælp, men de regionale er ikke korrekte på alle områder Gå under hjælp, der ligger en del manualmaterialer, også fra andre enheder. Ring gerne til K&U, vi kommer gerne ud og yder support.. Bemærk: Dokumenter, der distribueres ud, og f.eks distribueres til Medicinsk afd og anæstesiologisk, kan ikke søges på HEV - ingen, Der skal man vælge en afdeling, dokumenter er distribueret ud til. Det anbefales derfor enten at være logget på, eller at være bevidst om at søge Gældende for egen afdeling. Når I er i redaktørmiljøet kan det være en fordel at anvende Firefox ell. Chrome i stedet for Explorer. Firefox kan anbefales frem for Chrome, som ikke kan håndtere stifinder funktionen så godt. Kan ikke flytte dok. Rundt i strukturen. Firefox anbefales til redaktørmiljøet. Vejledning til div. Søgeportaler kan findes via dette link. Ved printning: benyt altid ikonet for print, ikke filer og print

3 Processer og arbejdsgange Nye processer hvad er udfordringerne Høring: de fleste afdelinger har sikkert sat 2 personer på som høringsadministratorer. Måske kan I sende fra den ene til den anden, før der sendes ud til flere i afdelingen. Så bliver de sidste defineret som høringsparter, hvilket virker mere naturligt end at være høringsansvarlig. Der kan ikke sendes ud til grupper, ville være en hjælp. Distribution (push-funktion) (gennemgår vi senere) Lokale tilføjelser (sikrer logning af ledelsesgodkendelse) Hvor skal den lokale tilføjelse placeres Under målgruppe kunne være en ide, hvis der kun er brug for at afdelingsledelsen skal godkende, at dokumentet gælder for afdelingen) Under fremgangsmåde Andre steder Dokumenter der pushes ud, indsæt en lokal tilføjelse, som skal ledelsesgodkendelse. Derved er der sikret, at medarbejdere kan se, hvilke dokumenter, der er gældende for dem. Beslut, hvor I vil placere den lokale tilføjelse. De lokale tilføjelser lægger sig op ad den søgning der foretages. Gør gældende for (pull-funktion) Regionen forbyder at vi puller regionale dokumenter ind i dokumentsamlinger de skal komme via distribution. KMA dokumenter er nødvendige for mange i kliniske afdelinger, men da de ligger under Hospitalsenheden Midt, kan de ikke distribueres til afdelinger i HEV. Et HEV-Fælles dokument med link som er pushet ned, kunne være forslaget?

4 Ændringsønsker - forslag 1. Oversigten kvalitetsstandarder skal vise alle dokumenter, som gælder for afdelingen. Pt viser den kun for egne dokumenter. Vær opmærksom på det. Ønske om selv at tilføje en kva-standard på de distibuerede dok. 2. Grupper som blev valgt ved tidligere udsendelse af læsekvittering, skal vises default næste gang dokumentet sendes til læsekvittering. Ikonet læsekvittering viser grupperne. Udsendelse af læsekvittering registreres ikke umiddelbart, der skal logges af. Bør rettes. 3. Skriftstørrelse gøres læselig i pdf-udskrifter. 4. Styring af papirkopi af distribueret dokument. Lokaltioner kan ikke styres. Det kræver at lokationer skrives i en lokal tilføjelse. 5. Grupper for læsekvittering det er kun superbruger kan se grupperne, det er for snævert. 6. Svært at tjekke links skal ud af redigeringsmode for at tjekke det. 7. Bedre søgefunktion som bruger. 8. Ønske om erstatning for oversigten under udarbejdelse. 9. Svært at finde ud af hvem og hvor dokumentet er i strukturen. 10. Send i høring til grupper, ikke enkeltvis udvælgelse. 11. At der kommer mail når der oprettes kommentarer. 12. Faglig ansvarlig er ikke default fremme i oversigten i redaktørmiljøet 13. Ville gerne have en stop-knap (hvis stor søgning i gang) 14. Vi vil gerne, at det bliver muligt at rette i metadata at skulle oprette ny version kræver, at vedhæftede filer skal versionsopdateres. 15. Dokumenter i høring eller i godkendelseshjulet skal ikke vises under eksterne udgivere.

5 Fif, hints og historik Kommer med referatet ud, heri findes link til vejledning til browser. OBS: Når et dokument er distribueret fra HEV: kolleger kan finde dem som gældende for dem. Vær derfor hurtig til at afvise, det vil også være godt at hurtigt at kunne sætte lokal tilføjelse på, men det kan være vanskeligt, hvis der er flere personer, der skal involveres i den proces. Log på e-dok som ansat: i Århus er de logget på e-dok straks, de åbner e-dok, kan det være en mulighed her? Søgning: findes på det niveau, hvor dokumentet er oprettet. Puller ind fra Horsens f.eks.: det vil fremstå som fra Horsens. Derfor HUSK den lokale tilføjelse.

6 HEV-Fælles dokumenter vedr. e-dok e-dok i Hospitalsenheden Vest, HEV Er næsten færdigt. K&U overvejelser: - Fortsætte nummerering af HEV-Fælles dokumenter!? Dokumenter, der distribueres ud til afd. det passer ikke ind i strukturen andre steder. Derfor er nummerering ikke hensigtsmæssig at benytte mere. Denne ændring vil ske hen ad vejen. En mulighed kan være at sætte DDKM-nr ind sidst i overskriften så kan det ses, hvor den relateres til. Regionen har besluttet at de ikke vil bruge numre. - Træstrukturen er svær at vedligeholde, idet man først kan opdatere strukturen, når et dokument er publiceret (ledelsesgodkendt) man kan vælge at sætte sig på til læsekvittering. Så ved man, man skal gøre noget. - Skal HEV-Fælles dokumenter og distribuerede dokumenter være gældende for HEV eller udelukkende for afdelinger? Det gør en forskel i ved søgning. K&U overvejer hvad vi gør her.

7 I øvrigt: HEV-Fælles dokumenter, der ligger til høring kan ses under eksterne udgivere. Når man klikker på dem vil man få besked om at data kan ikke hentes.

8 Distributionsprocessen fra HEV-Fælles til afdelinger Gennemgang af de forskellige trin i processen: På min side kan man få overblik over distribuerede dokumenter. I Redaktørmiljøet kan man se: Godkendte lokale tilføjelser Om dokumentet er sendt til læsekvittering Ingen steder kan du se om dokumenter er vist i den/de ønskede mapper og om Link-dokumentet er arkiveret. Hvilke akkrediteringsstandarder mangler stadig at have et tilsvarende opdateret e-dok dokument. Opdateret liste bliver lagt på hjemmesiden Der er mangler vedrørende (mest mindre mangler): 15 organisatoriske standarder 14 patientforløbsstandarder