Netværksmøde e-dok nøglepersoner Referat af møde 25. marts 2015, kl Auditoriet Herning

Transkript

1 Netværksmøde e-dok nøglepersoner Referat af møde 25. marts 2015, kl Auditoriet Herning

2 Dagsorden: 1. Information om diverse mail fra koordineringsteamet 2. Information fra regionalt møde d. 19. marts 3. Dokumenter i regional dokumentsamling og Status på HEV-pushede dokumenter 4. Kursus for redaktører 5. Abonnementsfunktionen 6. Sammenlægning af dokumentsamlinger Fælles-delen ( ): Sammenhæng mellem patientpjecer i e-dok og i indkaldelsesbreve.

3 Punkt 1: Information om diverse mail fra koordineringsteamet (1) Referat: der er løbet af de sidste måneder kommet en del mail fra det regionale e-dok koordineringsteam. Dorthe har valgt ikke at videresende dem alle. Herunder er vist udvalgt indhold fra mailene. Hvis lokale tilføjelser ikke placerer sig korrekt. Det kan skyldes: Ankerlinks/bogmærkerne er ødelagt Der er ikke anvendt den automatiske skabelon Løsning: indlæs en ny skabelon (husk at gemme teksten inden skabelonen importeres) Problemer ifm udskudt publicering 26. nov blev funktionen Udskudt publicering sat i drift. Der har været udsendt nogle ekstra læsekvitteringer og abonnementsmail. Fejlen skulle være rettet. Automatisk opdatering af app I opsætning kan man vælge, at app en automatisk opdaterer Vis kladde/ vis gældende I redaktørmiljøet er det nu muligt, at se om der er en arbejdskopi af dokumentet. Hvis der på et publiceret dokument er en knap Vis kladde er der allerede oprettet en arbejdskopi. På kladdedokumenter vil der ligeledes være en knap Vis publiceret, Arkiverede dokumenter fjernes fra dokumentsamlinger en gang i døgnet og mærkelige tegn i overskrifter skulle blive tilrettet hver nat.

4 Punkt 1: Information om diverse mail fra koordineringsteamet(2) Fejl ved brug af tabelfunktion. Når man vil opdele en celle lodret deler systemet vandret og modsat Brug af Firefox og Chrome Nyere versioner af ovennævnte kan ikke anvendes til e-dok på nuværende tidspunkt Det er i overensstemmelse med de leveringsbetingelser der er sat op for regionens IT-systemer. Der bliver udarbejdet lister over døde link. De fremsendes til e-dok nøglepersonerne ca 1 gang/md. Der bliver udarbejdet lister over antal dokumenter På listen kan man se, hvor mange dokumenter, der ikke er publiceret på internettet. Vi mener ikke det er muligt, at se præcist hvilke dokumenter det drejer sig om.

5 Punkt 2: Information fra regionalt møde d. 19. marts Møde mellem regional styregruppe og hospitalernes e-dok koordinatorer. Pointer: Udvikling af e-dok vil i 2015 have fokus på søgefunktionen. Der skal aftales detaljer for forbedring og pris Ønske om fælles undervisningsmateriale til introduktion i brug af e-dok. Århus har udarbejdet små film, men ikke tilgængelige endnu. Inspiration til hvad der kan introduceres til kan findes hos hospitalsapoteket, der har et dokument Uddannelse til e-dok niveauopdelt.

6 Punkt 3: Dokumenter i regional dokumentsamling og Status på HEVpushede dokumenter(1) En del af Blodcenter Midts dokumenter er allerede oprettet i den regionale samling. Gyn-obs ønsker deres fælles dokumenter lagt i den regionale dokumentsamling. Tidshorisont ukendt!

7 Punkt 3: Dokumenter i regional dokumentsamling og Status på HEVpushede dokumenter(2) Hans Peder Graversen orienterede om, at Kvalitet og Data er i gang med at rydde op i den regionale dokumentsamling (e-dok) i samarbejde med hhv. de fagligt- og kvalitetsansvarlige for dokumenterne. Det forventes, at gennemgangen er gennemført i løbet af foråret 2015! Det vurderes at opgaven vil trække længere ud, da der er mange personer, der skal ind over de enkelte dokumenter og det tager tid. Der er på nuværende tidspunkt ca 260 HEV-Fælles dokumenter, der ikke er distribueret. Af disse vil et ukendt antal blive erstattet af regionale dokumenter. Netværksgruppen anbefaler at dokumenter vedr patientsikkerhedskritiske standarder prioriteres højest.

8 Punkt 4: Status for kurser for redaktører Der udbydes kurser via Plan2Learn. Oprettes nok først ved henvendelse. Er der behov for HEV-kurser for superbrugere/dokumentkoordinatorer? Netværksgruppen mener ikke, at der er behov herfor. Undervisning af redaktører i afdelingerne forventes foretaget af superbrugere/dokumentkoordinatorer. Se evt hospitalsapotekets dokument Uddannelse til e-dok niveauopdelt. Skal vi genindføre workshops? Netværksgruppen mener ikke vi skal genindføre workshop Det er stadig tilladt at ringe til Dorthe eller aftale en seance

9 Punkt 5: Abonnementsfunktionen Kort gennemgang Det er kun muligt at abonnere på en afdelings dokumentsamling, eller på enkelt-dokumenter For at abonnere på enkeltdokumenter skal man stå på dokumentet For at abonnere på en dokumentsamling skal man være logget på i søgemiljøet Det kunne være dejligt, at kunne søge på dele af en dokumentsamling, men det er ikke muligt på nuværende tidspunkt.

10 Punkt 6: Sammenlægning af dokumentsamlinger Neurologisk Afdeling og Fysio-ergoterapien er fusioneret og dokumentsamlingerne er fusioneret. Jeres link til den tidligere Fysio-ergoterapi er ødelagt!

11 Evt Evt Distributionsprocessen er uoverskueligt og svært at håndtere Ønskeliste: Det er muligt at se dato for afsend læsekvittering. Håndtering af papirkopier af dokumenter fra højereliggende niveauer er svær kan dokumenteres via lokal tilføjelse og abonnement på aktuelle dokument. Næste møde: 16. september Auditoriet Herning

12 Fælles mødet Sammenhæng mellem patientpjecer i e-dok og i indkaldelsesbreve. (Pernille Godballe, KIT-kontoret deltager) På nuværende tidspunkt: gemmes en pdf-fil af patientpjece på et fælles p:drev. I indkaldelsesbrevene linkes til disse, så printsystemet selv henter bilagene. Andre steder henter sekretær selv bilagene ind manuelt. Problemstilling: hvordan sikrer vi, at pdf-filerne altid er den sidst opdaterede? Linkene viser hen til det historiske dokument/fil (det er der ingen der opdager). Fremadrettet: Regionen arbejder på, at dybe link til e-dok ikke skifter URL-adresse ved opdatering Man kan linke til e-dok og pt skal derefter selv åbne den vedhæftede fil. Dette er ikke en optimal løsning Her og nu: Vi afventer tilbagemelding på, om e-dok opdateres, så URL-adresser til vedhæftede filer ikke ændres, når e-dok dokumentet opdateres. Pernille Godballe afholder 16. april møde med de brevansvarlige i afdelingerne. Mødet afholdes i Holstebro. Interesserede fra denne gruppe bedes give besked til Pernille. Pernille vil give tilbagemelding til denne gruppe efter 16. april.