Tilbud/Redegørelse vedrørende bookingsystem til sportshaller i Faaborg-Midtfyn Kommune

Transkript

1 Tilbud/Redegørelse vedrørende bookingsystem til sportshaller i Faaborg-Midtfyn Kommune Globus Data ApS Kongevejen Holte Telefon: info@globusdata.dk Kontakt: Torben Dyrvang 1

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Udgangspunkt for tilbud...3 Tilbud/Prisoverslag...4 Beskrivelse af løsningen...5 Halbooking.dk...5 Søgeportal...6 Brugere...7 Kontaktpersoner...8 Interne brugere...8 Administratorer...8 Reservationer...9 Lokaler via forespørgsel...9 Behandling af forespørgsel...10 Fakturering...11 Betaling...11 Priser...12 Infoskærm...12 Straks-bookinger...13 Multi-booking...13 Arrangementer/Holdsystem...14 Vagtplaner...14 Abonnementer/Klippekort...15 Bookingregler...15 Foreningsmodul...16 Foreningsmodul - økonomi...16 Bookingterminal i hallen...16 Ordresystem...17 Generelt om fakturering via PBS...17 Regnskab/Saldi...18 Integration til økonomi-system...18 Specifikation af tilbud...19 Etableringsomkostninger...19 Driftsomkostninger...19 Licensbetingelser/begrænsninger...20 Kurser/Workshops...20 Globus Data ApS

3 Udgangspunkt for tilbud Tilbudet omfatter en samlet portal-løsning for 16 lokationer, med alle moduler for halbooking tilkoblet for alle lokationer (se side 5) samt en overbygning i form af en søgeportal. Foreningsmodulet omfatter dog max 5 foreninger pr. lokation. Etableringsprisen omfatter etableringsomkostninger, introduktionskursus, workshops telefonisk-/ -support til administrative brugere for de første 6 måneder efter etableringsdato. Efter de første 6 måneder foretages en samlet evaluering af projektet, og hver enkelt hal vil i den forbindelse få mulighed for at beslutte, om man fortsat ønsker at anvende systemet og i givet fald samtidig at fravælge de system-moduler, man ikke ønsker at anvende fremover. I den forbindelse indgås en drift- og supportaftale imellem Globus Data og hver enkelt hal.- Vælger hallen at fortsætte i den tilbudte konfiguration vil abonnementet fortsat være som angivet på side 4. I modsat fald vil det månedlige abonnement kunne tilbydes med udgangspunkt i gældende listepriser for de moduler, som hallen ønsker fortsat at anvende. 3

4 Tilbud/Prisoverslag Etableringsomkostninger Etablering af system 16 lokationer ,- Inkluderer: - Opsætning og konfiguration af 16 enkeltsystemer efter de enkelte hallers specifikationer til lokaler, baner, åbningstider, priser, afdelinger m.v. - 1 dags samlet introduktionskursus for alle hal-administratorer - 3 timers individuel introduktion/workshop i hver enkelt hal. - Telefonisk-/ -support overfor administrative brugere de første 6 mdr. Ialt excl. moms ,- Driftsomkostninger efter de første 6 måneder: Månedligt abonnement (for alle system-moduler) pr. hal 936,- Inkluderer: - Drift af lokalebookingsystem - Sikkerhedskopiering - Telefonisk support hverdage , support alle dage - Automatisk opdatering med nye systemversioner - Abonnement til PSP (QuickPay) online-betalinger (standard 150,- pr. md) - Automatisk fakturering og betalingsregistrering via PBS For alle 16 lokationer - I alt excl. moms: ,- Øvrige omkostninger: Omkostninger til præsentationer, uddannelse, workshops, onsite konsulentassistance m.v. ud over ovenstående debiteres efter medgået tid incl. transport med kr. 650,- pr. time. Omkostninger til PBS i forbindelse med indløsningsaftaler og FI-kreditoraftaler er ikke omfattet af ovenstående tilbud. Hver lokation etablerer aftale direkte med PBS. Ovenstående tilbudpris er gældende til

5 Beskrivelse af løsningen Halbooking.dk Den tilbudte løsning er baseret på Globus Data s standardsystem Halbooking.dk Systemet er 100% internet-baseret og hostes på servere placeret hos Globus Data. Konfigurationen består af en række enkeltstående systemer (i det følgende kaldet lokationer) samt en portal-overbygning der giver brugerne mulighed for at søge blandt lokaler på tværs af lokationerne. En lokation defineres som værende én fysisk placering af en række lokaler med egen lokaleadministrator. I den tilbudte konfiguration omfatter alle systemer følgende moduler: Lokalebooking - Online oprettelse af forespørgsel - Angivelse af ekstraydelser - Fakturering online eller elektronisk via PBS Banebooking - Opdeling af hal i fx badmintonbaner, volleyballbaner m.v. - Mulighed for overlap så en hal kan bestå af flere forskellige baner, der dækker over samme fysiske placering - Online-betaling direkte i forbindelse med booking Holdtilmelding - Oprettelse af enkelt-hold og arrangementer, sæsonhold - Online-betaling direkte i forbindelse med tilmelding - Ventelistesystem med advisering via /sms Abonnement/Klippekort - Styring af abonnementer/klippekort med individuelle rettigheder til booking af baner og tilmelding til hold - Online-køb af abonnementer og klippekort Online Shop - Simpelt shopmodul med mulighed for online-køb af diverse varer som f.eks. sportsudstyr Faktureringssystem - Ordre/Faktureringssystem med automatisk fakturerering via eller PBS - Automatisk registrering af indbetalinger via indbetalingskort - Online-betaling af fakturaer Foreningsmodul - Etablering af afdelinger, der individuelt kan administrere egne medlemmer, banetimer, hold, abonnementer og klippekort. 5

6 Søgeportal Som overbygning etableres en søgeportal hvor brugerne har mulighed for at søge efter ledige lokaler/baner. Lokalesøgning kan ske efter følgende kriterier:; - Bydel/Placering - Lokation - Lokale-/Banetype - Materialer/Tilbehør - Ledig dato og klokkeslæt Hver lokation opererer med sit eget system der i princippet er 100% adskilt fra systemets øvrige lokationer, og lokationens administrator(er) har fuld adgang til individuelt at konfigure deres del af systemet. Konfiguration af systemet kan f.eks. omfatte - Booking-områder, Lokaler, Baner, Hold - Lokaletider/Åbningstider - Opdeling af lokaler i faste tidsblokke - Priser, Abonnementer, Klippekort - Lejebetingelser - Foreninger/Afdelinger og deres administratorer/rettigheder - Informations-sider ( mini-hjemmeside ) En række stamdata er fælles for alle lokationer primært af hensyn til portalens søgefunktionalitet: - Lokaletyper - Kundegrupper/Prisgrupper - Materialer/Tilbehør 6

7 Brugere For at kunne anvende systemet skal man være oprettet som bruger. Systemet er designet med henblik på størst mulig grad af selvbetjening og brugerne kan selv oprette sig i systemet og angive deres stamoplysninger navn, adresse, -adresse m.v. Det er kun nødvendigt at oprette sig som bruger én gang da brugerkartoteket deles af alle lokationer. Ved oprettelsen angiver brugeren hvilken kundegruppe brugeren tilhører. Kundegruppen styrer hvilke felter brugeren skal indtaste. For en erhvervsvirksomhed vil systemet f.eks. kræve et CVR-nummer samt eventuelt et EAN-nummer. For en offentlig institution kræves altid et EAN-nummer. Kundegruppe styrer samtidig valg af lokalepriser hver kundegruppe tilkobles en af systemets 9 prisgrupper. Brugeren skal angive et brugerid og et password som senere anvendes i forbindelse med login. Vælger brugeren et brugerid, der allerede findes i systemet afvises oprettelsen og brugeren må vælge et andet brugerid. Når oprettelsen af bruger er godkendt, sender systemet en til brugeren med kvittering for oprettelsen. Dette sker bl.a. for at sikre, at brugerens system kan acceptere s fra halbooking.dk uden problemer. Mange antispam-produkter kan finde på at afvise legale s og brugeren tilrådes derfor at ændre et evt. antispam-program til altid at acceptere s fra domænenavnet halbooking.dk Brugerkartoteket indeholder en væsentlig parameter: faktureringsmetode, som angiver om brugeren skal faktureres online (via og PDF-faktura) eller via PBS (FI-kort). Angives et EAN-nummer vil faktureringsmetoden automatisk blive sat til PBS: Systemets administrator har mulighed for at oprette brugere. 7

8 Kontaktpersoner For visse kundegrupper (institutioner, foreninger og erhvervsvirksomheder) har brugeren mulighed for at oprette et antal kontaktpersoner i tilknytning til sit brugerid. Det er brugeren selv, der vedligeholder sine kontaktpersoner, som hver har sit eget brugerid og password. Når en kontaktperson reserverer via systemet knyttes alle oplysninger til hovedbrugeren som også er den bruger, som får tilsendt fakturaen. Interne brugere Interne brugere er en særlig kundegruppe, som kun kan oprettes af systemets administrator. Disse skal oprettes på linie med alle øvrige brugere med angivelse af stamoplysninger, adresse m.v. Interne brugere har ret til ubegrænset (og gratis) at oprette reservationer via funktionen multi-booking (se senere i dette dokument) men kun til de lokaler, som administrator har tildelt tilladelse til. Bookingtilladelser til interne brugere angives i administrationsmodulet. Administratorer Systemets administrator har mulighed for at oprette yderligere administratorer i systemet for derved at have overblik over hvilken administrator der f.eks. er ansvarlig for en given sag. Der findes pt to typer administratorer 1) Fuld adgang til alle systemets administrator-funktioner 2) Kun adgang til at se alle informationer, men ikke at ændre i data 8

9 Reservationer Systemet opererer med 3 forskellige former for reservation 1) Lokaler via forespørgsel betales efter fremsendelse af faktura 2) Straks-booking betales i forbindelse med oprettelse af booking 3) Multi-booking administrators bookinger I det følgende gennemgås procedurerne for de 3 former for reservation. Lokaler via forespørgsel Brugeren vælger det ønskede lokale og dato/tidspunkt via systemets dagsoversigt. Herefter skal brugeren angive - hvilken bookingtype der er tale om - en titel på arrangementet - antal deltagere - aldersgrupper Brugeren har mulighed for at tilføje flere lokaler i samme forespørgsel ved at vende tilbage til dagsoversigten og klikke på det ønskede lokale/tidspunkt. Brugeren har endvidere mulighed for at vælge at gentage bookinger dvs at de valgte bookinger kopieres et antal uger frem. Når de ønskede lokaler/tider er valgt har brugeren mulighed for at vælge blandt de tillægsydelser som systemet er sat op til at vise for den valgte kombination af bookingtype og lokale(r). For nogle ydelser beregnes prisen pr. dag og for andre beregnes prisen pr. deltager/dag. Når de ønskede ydelser er valgt får brugeren vist en oversigt over de valgte lokaler/ydelser med en foreløbig prisberegning og skal inden forespørgsel kan godkendes acceptere de generelle betingelser for lokaleleje. Når brugeren godkender sin forespørgsel oprettes en ny sag i systemet og der afsendes en til brugeren med kvittering for den oprettede forespørgsel i form af et PDF-dokument. Hver sag tildeles et unikt sagsnummer, som også fremgår af brugerens kvittering. 9

10 Behandling af forespørgsel Systemets administrator kan på sagsoversigten få vist alle nyoprettede sager (samt alle øvrige sager, og deres status). Før en ny sag kan behandle skal administrator overtage sagen. Når en administrator overtager en sag tilknyttes administrator som ansvarlig for sagen og den får tildelt en ny status = Under behandling Administrator har nu mulighed for eventuelt at justere sagen og de bookinger der er tilknyttet til sagen f.eks. flytte en enkelt booking til ny lokale/dato/tid eller aflyse enkeltbookinger. BEMÆRK: Så længe en sag er under behandling vil de tilhørende bookinger være oprettet i systemet men kun være synlige for administrator. Når sagen godkendes, vil sagen og de tilhørende bookinger ændre status til Godkendt og bookingerne vil herefter være synlig for alle (og brugere vil herefter ikke kunne oprette forespørgsler på disse tidspunkter). Administrator har (både før og efter godkendelse af sagen) mulighed for at redigere i sagens fakturagrundlag dvs antal og priser for både lokaler og ydelser. Fakturagrundlaget vil altid afspejle de faktiske bookinger. Har administrator f.eks. aflyst en enkelt-booking vil denne herefter ikke blive regnet med i fakturagrundlaget. I forbindelse med redigering har administrator mulighed for at sende en til brugeren med en af følgende: - kvittering - tilbud - ordrebekræftelse Alle 3 fremsendes som tilknyttet PDF-dokument og er opbygget som en faktura med specifikation af lokaler, ydelser og priser. Alle 3 kan genfremsendes et ubegrænset antal gange til bruger så længe sagen ikke er faktureret. 10

11 Fakturering Når en sag er klar til fakturering bestiller administrator (efter at have færdigredigeret fakturagrundlaget) faktura sendt til kunden. I alle tilfælde vil der blive fremsendt en til bruger med faktura eller fakturakopi i PDFformat. Hvis brugerens faktureringsmetode er online har brugeren efterfølgende mulighed for at logge på systemet og betale fakturaen online med Dankort. Hvis brugerens faktureringsmetode er PBS vil systemet samme aften fremsende en faktura via PBS dvs at brugeren vil modtage en faktura med et indbetalingskort (FI-kort) som efterfølgende kan betales på posthus eller via bankoverførsel (muligheden for at betale online med Dankort forefindes også selv om fakturering er sket via PBS). Der går normalt 2-3 dage før brugeren vil modtage fakturaen fra PBS. For brugere med EAN-nummer vil PBS fremsende faktura elektronisk. Betaling Når brugeren betaler online med Dankort registreres betalingen i systemet med det samme. Hver nat henter systemet betalinger fra PBS og opdaterer disse automatisk i systemet. Systemet vil hver nat afsende en til hver enkelt lokations administrator med angivelse af hvilke fakturaer, der er sendt til PBS og hvilke betalinger, der er modtaget og opdateret. Administrator kan til en hver tid se en oversigt over udestående fakturaer, og har også mulighed for manuelt at betalingsregistrere en faktura (f.eks. hvis brugeren har fremsendt en check eller har betalt kontant). 11

12 Priser Priser for lokaleleje kan beregnes efter flere modeller: - Pris pr. time eventuelt med en maksimumspris pr. dag - Pris pr. modul hvis lokalet er opdelt i faste tidsmoduler af forskellig varighed Administrator kan altid efterfølgende ændre priserne på sagens faktureringsgrundlag. Systemets priser er registreret i en tabel med prislister hver prisliste indeholder 9 priser gældende for prisgruppe 1-9. Kundegruppen styrer hvilken prisgruppe brugere fra den pågældende kundegruppe skal anvende. Hvert lokale og hver ydelse refererer til en prisliste. Hvert enkelt lokale/ydelse kan have sin egen prisliste, eller flere lokaler/ydelser kan dele en fælles prisliste. Opdeling af baner Systemet kan operere med baner, der dækker over samme fysiske placering. En hal kan f.eks. specificeres omfattende: - 6 badmintonbaner, eller - 2 volleyballbaner, eller - 1 fodboldbane Bookes badmintonbane 1, vil volleyballbane1 og fodboldbanen automatisk blive booket. Bookes volleyballbane 1 vil badmintonbane 1,2 og 3 samt foldboldbanen automatisk blive booket. Hallen har mulighed for på forhånd at dedikere givne tidspunkter anvendt til givne banetyper således at f.eks. opstilling af net og bander kan ske efter en fast tidsplan. Infoskærm Der kan etableres et særligt kald til systemet, der viser en oversigt over dagens aktiviteter. Dette kald kan indplaceres i f.eks. en PowerPoint-præsentation, der kører på en PC med infoskærm i hallen. 12

13 Straks-bookinger Straks-bookinger er primært tænkt til anvendelse for baner f.eks. badmintonbaner eller fodboldbaner, hvor der ikke er behov for administrators forudgående godkendelse af reservationen, og hvor der ikke er mulighed/behov for oprettelse af gentagne bookinger. For de lokaler, som er markeret til straks-booking kan enhedslængden defineres individuelt (f.eks. 45 minutter, 60 minutter). Når en bruger reserverer en bane (= et lokale markeret til straks-booking) vil systemet med det samme bede om betaling for banen. Betaling sker online via Dankort. Når betalingen er gennemført er banen reserveret og brugeren modtager en med bekræftelse på reservationen (som brugeren kan medbringe som kvittering). Hvis brugeren sletter sin reservation indenfor den angivne slettefrist vil brugeren få tilbagebetalt banens pris MEN tilbagebetalingen vil i givet fald ske til en virtuel konto kaldet StraksKonto. Det tilbagebetalte beløb bliver stående på kundens StraksKonto indtil det bruges på en anden reservation. Brugeren kan vælge at indbetale et større beløb til sin StraksKonto end prisen for en enkelt reservation f.eks. hvis brugeren er i færd med at oprette flere bookinger. Ønsker en bruger sin StraksKonto tømt og beløbet tilbagebetalt skal administrator foretage tilbagebetalingen manuelt og med efterfølgende manuel nulstilling af saldoen i systemet. Multi-booking Multi-booking er en særlig booking-funktion, som kun er tilgængelig for systemets administrator og for interne brugere. Multi-booking er ment som en hurtig og direkte vej til at oprette specielle bookinger, som ikke kræver håndtering via en sag og som eventuelt faktureres manuelt via systemets ordrefunktion. Multi-booking er samtidig den funktion, der anvendes ved booking af interne lokaler (Lokaler som brugere udefra ikke skal have adgang til). I forbindelse med multi-booking kan de bookinger, der er angivet for en given dag vælges kopieret til enten et antal vilkårlige øvrige datoer eller gentaget et antal uger frem i tiden. 13

14 Arrangementer/Holdsystem Halbooking.dk indeholder et holdsystem hvor administrator kan oprette en række hold/arrangementer med angivelse af placering (lokale), tidspunkt, max antal deltagere og evt. pris for tilmelding. Et hold kan oprettes i forbindelse med et lokale (hvorved lokalet bookes således at lokalet efterfølgende er spærret) Systemets brugere kan oprette tilmeldinger og betale online (hvis prisen er > 0). Betaling sker som beskrevet under straks-bookinger på forrige side. Er holdet overtegnet kan brugeren oprette sig på venteliste, og bliver der senere plads på holdet (hvis en allerede tilmeldt bruger sletter sin tilmelding) aktiveres den første ventelistetilmelding i køen og brugeren modtager en og en SMS med besked herom. Flyttes et hold til et andet lokale eller et andet tidspunkt modtager tilmeldte brugere automatisk en med besked om flytningen. Holdsystemet kan anvendes til hold og mindre arrangementer som f.eks. - Spinning/Aerobic - Gymnastik/Dans - Foredrag - Børneteater Holdsystemet kan endvidere anvendes til sæsonhold som f.eks. et gymnastikhold, der løber over en hel sæson, og hvor brugerens tilmelding/betaling sker for hele sæsonen. For denne type hold kan brugerne ikke oprette tilmeldinger til de enkelte hold-datoer. Det er væsentligt at understrege at holdsystemet ikke er tænkt som et egentligt billetsystem beregnet på større arrangementer rettet mod en bred offentlighed (som f.eks. større koncerter). Vagtplaner Administrator kan oprette interne områder, der kun er synlige for lokationens administratorer og interne brugere. Disse områder kan bl.a. anvendes til en simpel registrering af vagtplaner hvor hver booking tilkobles en intern bruger. Hver arbejdsfunktion vil i dette tilfælde blive oprettet som et lokale i det interne område. 14

15 Abonnementer/Klippekort Administrator kan oprette forskellige former for abonnementsordninger og klippekort med individuel adgang til booking af baner og tilmelding til hold. Klippekort: Månedsabonnement: Sæsonabonnement: Et klippekort omfatter et givet antal klip (= reservationer eller tilmeldinger). Der kan på klippekortet angives op til 5 forskellige antal/priser og dermed give mulighed for kvantumsrabat ved køb af et større antal klip. Et månedsabonnement løber fra den dato det tegnes og én eller flere måneder frem. Der kan på varen angives op til 5 forskellige antal måneder/priser og dermed give mulighed for kvantumsrabat ved køb af et længerevarende abonnement. Et månedsabonnement opkræves automatisk via PBS eller fornyes online af brugeren. Et sæsonabonnement løber fra en fast defineret dato til en fast defineret dato. Hvis man i løbet af sæsonen ønsker at definere prorata -abonnement kan dette gøres ved enten af oprette flere varer med forskelligt dato-interval eller løbende at ændre dato-interval og pris på varen. Alle former for klippekort/abonnementer kan åbnes for køb og betaling online. Bookingregler Hvert abonnement/klippekort tilknyttes en bookingregel, der angiver eksakt hvilke banetimer/holdtyper og tider som abonnementet/klippekort giver adgang til. En regel for et abonnement/klippekort kan omfatte adgang til både baner og hold - og individuelle ugedage/tider for udvalgte baner/holdtyper. Systemet kan, såfremt de involverede haller udtrykker ønske herom, tilbydes udbygget med muligheden for at anvende klippekort til f.eks. badmintonbaner på tværs af lokationer. I givet fald vil konceptet blive baseret på den funktionalitet som allerede er lavet til som er udviklet af Globus Data og etableret i samarbejde med DGI. I dette system administrerer Globus Data alle indbetalte beløb og afregner overfor de enkelte systemadministratorer i takt med at klip fra klippekort bliver brugt af brugerne. (Denne centrale afregningsform vil kun gælde for de fælles klippekort). Bemærk at såvel etablerings- som driftsomkostninger for et sådant system ikke er omfattet af dette tilbud. 15

16 Foreningsmodul Med foreningsmodulet får de enkelte afdelinger (klubber) i den idrætsforening, der er tilknyttet hallen, mulighed for at administrere de resourcer, der er tildelt afdelingen. Hvis f.eks. en badmintonklub har fået tildelt en række banetimer i hallen, vil badmintonklubbens administrator få råderet over disse banetimer og vil f.eks. kunne multibooke udvalgte timer til træning/turnering. Samtidig vil klubbens administrator kunne oprette og vedligeholde abonnementer og klippekort gældende for klubbens medlemmer med individuelle bookingrettigheder for de banetimer, som klubben har rådighed over og dermed kunne tilbyde klubbens medlemmer mulighed for løs-booking af timer. Brugerkartoteket indeholder markeringer for medlemskab af de enkelte afdelinger og afdelingens administrator vil hermed få mulighed for at administrere sin del af den samlede brugerdatabase og anvende informationerne til udarbejdelse af medlemsstatistikker, fremsendelse af nyhedsbreve m.v. Foreningsmodul - økonomi Hver hal har som udgangspunkt én indløsningsaftale med PBS (og dermed én bankkonto hvortil betalinger for hele systemet overføres). Systemet kan på anfordring producere rapporter over indbetalte beløb opdelt pr. afdeling således at hallens administrator har mulighed for at fordele de indbetalte beløb. Bookingterminal i hallen For de haller, der anvender abonnements- og klippekortsordninger til booking af baner/hold kan systemet udbygges med en booking-terminal med touch-skærm, der opstilles i hallen. Herfra vil medlemmer/brugere kunne oprette og slette banereservationer og tilmeldinger. 16

17 Ordresystem Halbooking.dk indeholder et ordre/faktureringssystem hvor administrator kan oprette ordrer (=fakturakladder) omfattende lokaler, ydelser eller diverse-varer. En ordre oprettes altid i tilknytning til en kunde og indeholder en informationstekst, fakturadato, betalingsbetingelser og eventuelt faktureringsmetode. En ordre kan oprettes som enten en fakturakladde eller en kreditnotakladde. I tilknytning til ordren oprettes et antal varelinier med tekst, antal og a-pris. Ordren bliver liggende i systemet indtil den klargøres til fakturering. At klargøre en ordre til fakturering betyder, at den faktureringskørsel, som automatisk foretages hver nat vil konvertere ordren til en faktura såfremt den angivne fakturadato er nået. Har kunden faktureringsmetode online vil systemet sende en med PDF-faktura til kunden i modsat fald fremsendes faktura via PBS: Generelt om fakturering via PBS Hver nat opsamler en særlig faktureringskørsel alle de fakturaer, der ligger i systemet og sender dem elekronisk til PBS, som udskriver faktura og indbetalingskort (FI-kort) der fremsendes til brugeren. Er brugeren markeret med EAN-nummer fremsender PBS fakturaen elektronisk. Samtidig med afsendelse af fakturaer til PBS henter systemet informationer om betalinger fra PBS og de enkelte betalinger opdateres automatisk i systemet. Der afsendes hver nat en til systemets administrator med information om hvilke fakturaer, der er afsendt, og hvilke betalinger, der er opdateret i systemet (med angivelse af eventuelle problemer i forbindelse med opdateringen). 17

18 Regnskab/Saldi Det er vigtigt at understrege (og forstå) at der i princippet eksisterer to 100% adskilte konti for hver enkelt bruger - En konto som omfatter alle fakturaer, der er afsendt og betalinger på fakturaer Saldo på denne konto vil være større end 0 hvis brugern har modtaget fakturaer, som endnu ikke er betalt. - En StraksKonto som kun anvendes i forbindelse med straks-bookinger og holdtilmeldinger. Saldo på denne konto vil normalt kun være større end 0 hvis brugeren har oprettet straks-bookinger/tilmeldinger, som er slettet igen (inden for gældende slettefrist). (brugeren kan dog vælge at indbetale et større beløb end reservationens pris i forbindelse med reservation) Med 100% adskilt menes, at selv om brugeren har penge tilgode på sin faktura-konto, kan disse ikke umiddelbart anvendes som betaling for straks-bookinger/tilmeldinger. Omvendt vil en saldo på StraksKonto ikke automatisk blive brugt til at betale en ny faktura der afsendes. Administrator kan altid udligne / flytte penge imellem de to konti ved henholdsvis at justere brugerens StraksKonto og betalingsregistrere faktura manuelt. Integration til økonomi-system Systemet er primært baseret på manuel integration til økonomisystem. Da al fakturering og betalingsregistrering foregår i halbooking.dk, som dermed kan betragtes som et selvstændigt debitor-modul, vil data til økonomisystem kunne produceres som sumposter (kun finansposter) for et valgt datointerval hvilket minimerer arbejdet med manuelt at indtaste posteringer. I systemets databaser kan der indsættes finanskontonumre (f.eks. for hvert lokale, hver ydelse, hver betalingstype) således, at konteringslisten kan udskrives med korrekte kontonumre klar til registrering i økonomisystemet. Den enkelte lokation kan dermed som udgangspunkt selv vælge med hvilket interval data skal overføres til økonomisystemet. Systemet kan på anfordring sende en til hallens administrator med posteringer i CSVformat, som kan anvendes til maskinel integration til et økonomisystem. 18

19 Specifikation af tilbud Etableringsomkostninger I forbindelse med etablering af systemet fremsender hver enkelt hal en specifikation af ønsket startkonfiguration. For hver lokation kan angives: - Hvilke lokaler systemet skal omfatte - navn, adresse, kontaktperson(er), -adresse(r) - Eventuelle detaljerede lokalebeskrivelser - Hvilke områder lokalerne skal opdeles i - Åbningstider - Tidsenheder, som det enkelte lokale skal kunne bookes i - Prisstruktur - Foreninger tilknyttede afdelinger Globus Data konfigurerer systemet så tæt på klar til brug som det er muligt på basis af de fremsendte oplysninger. Globus Data har stor erfaring i specialopgaver omfattende import af data i forbindelse med etablering af nye systemer, og kan på anfordring udarbejde tilbud på import af f.eks. medlemskartoteker. Driftsomkostninger Udover den egentlige drift af systemet omfatter det månedlige abonnement support overfor systemets og lokationernes administratorer. Telefonisk support ydes som standard indenfor normal åbningstid hvilket er hverdage Udenfor normal åbningstid checkes indkomne s og svar vil blive fremsendt max 24 timer efter modtagelse. Det månedlige abonnement omfatter endvidere omkostninger til Quickpay som håndterer validering og gennemførelse af online-betalinger (normalprisen er 150,- pr. måned). 19

20 Licensbetingelser/begrænsninger Den tilbudte løsning er baseret på et maksimum på 16 lokationer placeret i Faaborg-Midtfyn Kommune. En lokation defineres som værende én fysisk placering af en række lokaler med egen lokaleadministrator. Der er ingen begrænsninger i systemet hvad angår antallet brugere, administratorer, medlemmer eller lokaler dog skal det fremgå klart af aftalen hvilke lokationer/placeringer og administrative enheder systemet omfatter. Kurser/Workshops Den tilbudte løsning omfatter: - 1 dags samlet introduktionskursus for alle hal-administratorer Det forudsættes at Faaborg-Midtfyn Kommune kan stille et egnet kursuslokale til rådighed. Enkelt-PC er til hver deltager er ikke et krav, men et ønske. Dette kursus vil fokusere på de funktioner, som vil være fælles for alle haller. - 3 timers introduktion/workshop for hver hal, som afholdes i den enkelte hal med fokus på lokale forhold som f.eks. opsætning af lokaler, prisstruktur, abonnementer og klippekort, afdelinger/foreninger og deres administratorer. Alle yderligere omkostninger i forbindelse med forberedelse til og afholdelse af - kurser - workshops - præsentationer - onsite konsulentassistance/brugergruppemøder/statusmøder debiteres som udgangspunkt efter medgået tid. Gældende timepris er kr. 650,- pr. time 20

21 Globus Data ApS Globus Data er etableret i 1985 og har gennem de seneste 10 år stået for udvikling og drift af en række online bookingsystemer til forskellige brancher: - Banebooking til sportsklubber (tennis/squash/badminton) - Hold- og banebooking til fitness-centre - Lokalebooking til biblioteker, kommuner, haller og kultur-/medborgerhuse Vores løsninger omfatter herudover en række moduler integreret med bookingsystemerne: - Medlemsadministration/Kontingentopkrævning - Adgangskontrol - Styring af banebelysning - Billetsystemer - Bogholderi Vi hoster i dag bookingsystemer for ca. 170 klubber/centre/lokationer heraf ca. 25 tennis- og squashklubber i England. Vores kunder repræsenterer mere end brugere/medlemmer, der regelmæssigt anvender vore systemer. Første prioritet i vores arbejde er at yde en effektiv og kvalificeret kundesupport, og dette i kombination med stabile og velfungerende systemer har gennem mange år dannet grundlag for et positivt og tillidsfuldt samarbejde med vores kunder. Halbooking.dk er udviklet med det formål at samle funktionaliteter fra vore forskellige systemer i ét og samme produkt. Systemet blev installeret første gang i starten af 2007 hos DGI-huset i Århus, og systemet er siden blevet videreudviklet og udvidet kontinuerligt en proces der vil fortsætte i de kommende år. Globus Data har indgået aftale med Københavns Kommune om etablering af halbooking.dk til brug for lokalebooking i alle kommunens kultur- og medborgerhuse incl. en søgeportal. Dette projekt blev sat i drift den og kan ses på kk.halbooking.dk. En samlet referenceliste kan ses på vores hjemmeside En præsentationsudgave af systemet kan ses på I denne udgave er samtlige slutbrugerfunktioner tilgængelige. Globus Data tilbyder vederlagsfrit at sætte et prøvesystem op til Faaborg-Midtfyn Kommune hvor alle administratorfunktioner vil være tilgængelige. 21