Båndet briefes om forventet service i vejledningscentret i løbet af sommerperioden.

Transkript

1 Møde den: (Vært: Anne) VEST båndmøde DAGSORDEN Deltagere: Lisette Prins (HE), Jesper Sølund Hansen (AR), Anne Christine Teglborg (AU UDD./ordfører for båndet)), Michael Mejlgaard Udby (BSS) og Eva Kvistgaard Arent (ST) Afbud: Esben Højbjerre Larsen (koordinator) Gæst: Kim Nørskov (Studiesystemer, AU UDD.) medvirker under pkt. 2. Punkt 1 Orientering: Service henover sommeren v/anne Båndet briefes om forventet service i vejledningscentret i løbet af sommerperioden. Dato: Ref: MIMU Side 1/6 Det oplyses, at der i vejledningscentret er begrænset åbent i ugerne 29 og 30. Der er åbent kl På alle Fakulteter skal der meldes klart ud omkring tilmelding til om-eksamen. 30. juli er der åbent for henvendelser i vejledningscentret fra kl. (9) Der undersøges mulighed for at lave ekstra video vejledning til bekræftelse af studieplads Lisette sender rundt omkring film og program der kan lave film. Forslag: - Sådan bekræfter du din studieplads - Sådan ser du, om du er optaget Der er specialeaflevering på Arts d. 28. juli, og der er derfor åbent. Alle fakulteter melder ind om åbningstider og kontaktpersoner i sommeren. Punkt 2 Drøftelse: Distribution af VEST-rapport v/anne og Michael Den just færdiggjorte VEST-rapport skal ud til diverse interes-

2 senter hvem, hvor og hvordan? Side 2/6 Anne sender som tovholder til prorektor og VD for AU Udd. Uddannelsescheferne og Prodekanerne for uddannelse (Alle sender pr. fakultet) Michael laver mailtekst med kort sammenfatning Punkt 3 Orientering + feedback: Ny visning i mit.au.dk (kl. 10:30-10:45) v/kim Nørskov Demo af ny visning i mit.au.dk af, hvilken uddannelse, studieordning, årgang samt diagram, som en konkret studerende er indskrevet på. Kim ønsker at høre VEST-båndets kommentarer hertil. Prototype præsenteret fra mit.au.dk. Kim sender testudgave ud og vi kommenterer på, om der er tekster der skal rettes til. Punkt 4 Status: Netværksgrupper v/anne 360 eftersyn af netværksgrupper fungerer de, som de skal? Er der behov for nye grupper? Nuværende netværksgrupper (m. tovholder): Uddannelsesgruppe (Anne) Trivsel.au.dk (Jesper) Kvalitet (Michael) Videndelingsgruppen (Lisette) Forsinkelsesgruppe (Lisette) Studiestart (Eva) Status fra december (hvor vi sidst havde snakken): Uddannelsesgruppe (Anne) Mette Bak Odder (BSS) og Jannie Laigaard (AR) er begge på barsel. Stina Lykkebie Tylén (ST) kommer med i stedet for Sanne Schou. Gruppen skal fremover også stå for temaarrangementer og bør ligeledes overtage ansvaret for fyraftensmøder fra den hedengangne Gå-hjem-møde-gruppe.

3 Trivsel.au.dk (Jesper) Der mangler en formålsbeskrivelse på hjemmesiden. Gruppen bør kobles sammen med redaktionen for studerende.au.dk, når projektet udløber. Der afholdes status den 15. december med Nikoline og to repræsentanter fra gruppen. Tovholderposten overgår til Anne. Side 3/6 Kvalitet (Michael) Der er et ønske, at gruppen fremover sætter fokus på dokumentation af kollektive vejledningsformer. Endvidere ønsker båndet, at gruppen kommer med forslag til, hvordan data kan udnyttes mere og bedre i kvalitetsudviklingen af vejledningen. En idé kunne være at lave særlige træk (og evt. spørgsmål til) vedrørende vejledning om stress. Gruppen smeltes sammen med videndelingsgruppen. Der skal ved samme lejlighed kigges på kommissorium og sammensætning. Gruppen får ydermere til opgave at skrive en formålsbeskrivelse til hjemmesiden. Videndelingsgruppen (Lisette) Se ovenstående punkt. Forsinkelsesgruppe (Lisette) Ingen aktivitet i øjeblikket. Gruppen skal sammensættes på ny og fremover kun mødes en enkelt gang pr. år som erfaringsopsamlingsgruppe. Regler og rammer for de lovpligtige forsinkelsessamtaler ligger på de enkelte fakulteter, hvorfor procedurerne er meget forskellige. Dorthe Lindvald (HE) indkalder til disse årlige møder. Der inviteres bredt, sådan at alle medarbejdere, der arbejder med forsinkelse, kan deltage. Studiestart (Eva) Gruppens formål skal omdefineres til at omfatte hele det første studieår. Gruppen mødes og laver nyt kommissorium/formålsbeskrivelse. Sammensætningen kan evt. overvejes. Charlotte tager initiativ til første møde i gruppen. Yderligere bemærkninger Vi mangler grupper med fokus på gennemførsel, herunder en-til-en, kollektive arrangementer osv. Det bør vi have in mente, når vi får et endeligt overblik over handlingsplanerne. Derudover kan det bemærkes, at vi er en smule reaktive i forhold til emnerne. Her kan vi være mere proaktive og op-

4 rette grupper med fokus på innovation af vejledningen. Side 4/6 Bilag: Liste over medlemmer: Uddannelsesgruppen (Anne): Kathrine, Damian, (Kristine), og Stina, (Catalina) hvem indkalder og er tovholder? Anne indkalder først og aftaler videre forløb for gruppen. Trivsel (Lisette): Kathrine, Dorthe, Lena, Stina og Charlotte. Der kigges på sammenkobling med studerende.au.dk. Kvalitetsgruppen og vidensdeling (Michael): Damian, Stina, Mona og Morten Forsinkelsesgruppen (Jesper): Dorthe, Charlotte der meldes ind når der indkaldes Studiestartsgruppen (Eva): Der indkaldes snarest til møde omkring, hvad der skal være klar til studiestart, web, organisation mv. I forbindelse med særlige indsatser kan der nedsættes ad hoc grupper. Hvad er tovholderens arbejdsopgaver?? Tovholderen sørger for, at grupperne er selvkørende, ligesom der er tovholderens opgave at sørge for sammenhæng til VESTbåndet, og hjælper med sparring. Punkt 5 Drøftelse: Strategiske midler 2016 v/michael Har vi nogen projekter i støbeskeen, som vi skal have søgt midler til? Michael starter et projekt i samarbejde med psykologi omkring grønlandske studerende Brainstorm over hvilke problemer vi ser ift. gennemførsel:

5 - Sygdom (Angst og depression mv.) - Personlige forhold - Karriere (Cv-fokus, praktik) - Speciale (Sygdom, stress, faglige hensyn, udsættelser) - Førsteårsforsinkede de måske egnede - Synliggørelse af medansvar for hurtigere gennemførsel - Hvordan får vi færre 1-1 vejledninger, men stadig vejledt tilstrækkeligt? Side 5/6 Der blev ikke fundet frem til konkrete projekter for 2016, men temaet omkring gennemførsel genoptages ved senere lejlighed. Punkt 6 Drøftelse: Indsatser 2016 v/anne Anne har udfærdiget notat til ledelseskredsen vedrørende de prioriterede handlingsplaner. Notat vedlægges til kommentering. Båndet bedes også forholde sig til, om notatet eventuelt skal suppleres af en status over året 2015? Bilag: Annes notat (Båndmøder ) Se rettelser i bilaget. Punkt 7 Mødeplanlægning i marts/april v/anne Næste møde (22.03) finder sted i påskeugen, og 5. april er ordføreren på Island. Skal vi evt. finde nogle andre datoer? 22/3 flyttes til d. 29/3 og starter kl april aflyses. Punkt 8 Evt. Bordet rundt. Diskussion omkring evaluering af 1-1 vejledning: Best Practice? Tages op på næste møde

6 Lisette: Udmeldelsesstatistik hvor er det og hvad kan vi bruge det til? Punkt til næste gang. Anne har fat på Lone Urbak Side 6/6 Kommende dagsordenspunkter: Status på kommissorium Kommende møder: Dato Tid Sted (Jesper) (Michael) Dagsordner udsendes torsdag eftermiddag, sidste frist for indsendelse af punkter er torsdag inden 12. et sendes rundt onsdag og er godkendt fredag.