1. Endelig udgave af fælles overblik over udveksling af informationer mellem UVA/EKA og Optagelsen - placeret på O-drevet, v/saa.

Transkript

1 Møde d. 3. februar Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Mette Qvist Jensen (MQJ), Søren Anker Andersen (SAA), Terkel Rørkjær Sigh (TRS), Thomas Nielsen (THNI), Afbud: Solveig Sannem (SOS), Theresa Albøge Laursen (TAL), Pia Behrens Gammelgard (PBG), Sissel R. Johansen (SRJ) deltog ikke pga. tekniske vanskeligheder med Videolinket i Gæster: Bjarke Parner (BJP), Mads Ask Olesen (MAO), 1. Godkendelse af dagsorden (1 min) Tilføjelser eller ændringer Intet at bemærke 2. Opfølgning på grønne handlingspunkter fra sidste referat (15 min) 1. Endelig udgave af fælles overblik over udveksling af informationer mellem UVA/EKA og Optagelsen - placeret på O-drevet, v/saa. Dokumentet gennemset og taget til efterretning 2. Håndtering af overflytning til anden intern uddannelse (se referat fra d. 21. okt. 2015), v/mar og TAL. Punktet overføres til næste møde 3. Den videre praksis og systemunderstøttelse af specialer på AU forud for drøftelse i chefgruppen, v/thni Inden dokumentet omkring specialer sendes til drøftelse i chefgruppen, skal det have en gennemgang igen. Det anbefales at en 1 repræsentant fra hvert fakultet sammen med Morten Bak Josefsen mødes 2-3 gange de næste par måneder for at afklare yderligere: a) Hvilket behov er der for systemunderstøttelse fra start til slut? b) Hvad kan specialemodulet i STADS i forhold til dette behov? c) Hvad udestår i forhold til behovet og kan det evt. systemunderstøttes på andre måder?

2 Efter denne afklaring kan en indstilling fremsendes til chefgruppen. 4. Opfølgningspunkter (15 min) 1. Status vedr. formel godkendelse af procesbeskrivelser, brugerrettet dokumentation og vejledninger for proces 5 'Udsted bevis' - kan dokumentet godkendes? Dokumentet blev godkendt på mødet 2. Forum for erfaudveksling mellem undervisnings- og eksamensplanlæggere. - revideret emnemanchet kan dette godkendes? Emnemanchetten blev godkendt på mødet. Mikkel Madsen har intiativet i forhold til første møde i ERFA-gruppen. 5. Drøftelsespunkter (60 min) 1. Løsningforslag for SQL-træk over administrative udmeldelser v/bjp Bjarke Parner fortalte at de ønsker, der er for diverse SQL-træk, er inkluderet i kommende leverance i bevisløsningen. Leverancen leveres indenfor kort tid. 2. Konsekvenser ved den fremtidige fremdriftsbaserede aktivitetskontrol v/mao Styrelsen for Videregående Uddannelser vil foretage den fremtidige SUaktivitetskontrol for studerende, der starter på en ny uddannelse efter 1. juli Danske Universiteter har forsøgt at få skubbet datoerne for kontrollen, desværre uden held. Der foretages derfor 2 årlige kontroller henholdsvis 15. marts og 15. september ud fra de studerendes fremdrift i STADS. I perioden marts har uddannelsesinstitutionerne (SU-kontoret) en intern høring over de påtænkte studerende (skal de stoppes eller ej). I perioden april har de studerende en (ekstern) høringsfase, hvor de kan gøre indsigelser i forhold til f.eks. optjente ECTS. 15. april vil de studerende modtage brev i e-boks om at SU stoppes med virkning fra maj måned og de vil få en støttemeddelelse i e-boks. SU-kontoret er i dialog med Styrelsen i forhold til udformning af de breve, som de studerende modtager i processen.

3 For at undgå at studerende oplever unødvendige stop af deres SU med efterfølgende henvendelser og klager må fokus derfor være, at få STADS så opdateret som muligt i forhold til meritter og eksamensresultater inden kontrollen foretages den 15. marts og 15. september. Hvem vedrører det: Alle studerende, der starter på en ny uddannelse efter 1. juli Styrelsen har oplyst, at studerende, der bliver genindskrevet på en uddannelse, vil som udgangspunkt fortsætte efter de gamle regler (12 måneders forsinkelse). Hvornår sker kontrollen: Den første kontrol foretages 15. september Herefter 15. marts og 15. september. SU-kontoret vil uafhængigt af den nye kontrol fortsat foretage den såkaldte 7- måneders kontrol, hvor de studerende efter 7 måneder kontrolleres om de reelt er i gang med uddannelsen. På næste UVAEKA-møde skal der være en gennemgang af de tre notater om Resultatregistrering, som der ønskes drøftet sammen med Mads Ask Olesen. MAR, MQJ og SAA fremsender dokumenterne til THNI. 3. Drøftelse af første udspil til scenarier for studiefremdriftsreformen II, der blev udsendt af Louise Hauptmann d. 26/1 v/alle Bilag: Procesplan for studiefremdriftsreformen II Bilag: Første udspil til scenarier Erfaringsudveksling omkring de 4 fakulteters tanker omkring scenarierne for Fremdriftsreform II. Det blev besluttet at hvert fakultet fremsender egne kommentarer til Louise Hauptmann. 4. Gendrøftelse af udkast til revideret båndkommissorium, v/srj Bilag: Revideret udkast til kommissorium placeres i mødedatoens mappe på O-drevet i løbet af d. 29/1. Punktet overføres til næste møde.

4 6. Orientering fra ( 5 min) 1. Studiesystemer, v/thni STADS 14.2 vil med stor sandsynlighed blive idriftsat efter 15. marts. Nærmere dato vil snarest meldes ud. Christian Ramsing vil gerne med på næste UVAEKA-møde, hvor han kan fortælle mere om den fremadrettet sekretariatsunderstøttelse af båndet. Forud for mødet vil CKR fremsende et oplæg omkring sekretariatsunderstøttelsen. 2. SNUK-båndet, v/srj 7. Eventuelt (5 min) Undervisningstilmeldingsperioder MAR havde inden mødet fremsendt emnemanchet med forslag om at forkorte undervisningstilmeldingsperioderne. Emnemanchetten kommer på næste UVAEKA-møde, og som forberedelse til næste møde skal alle have haft en dialog med baglandet om eventuelle forbehold for at ændre på tilmeldingsperioden. Udfordringer med Excel-lister og administrative enheder MAR fremsendte før mødet en mail om ovenstående til en indledende drøftelse. Det giver udfordringer at nye EKA oprettes med et E i koden, fordi når man forsøger at trække en Excel fil ud af STADS, så bliver EKAen ulæselig på grund af E et. Derudover er der en udfordring med at få fx listen over tilmeldte til et fag på én oversigt, men bliver nødt til at få to, som så skal lægges sammen, hvilket giver besværligheder at holde styr på administrativt, da man således skal huske at udbyde undervisning og eksamen på alle de administrative enheder. Den korte drøftelse på mødet gav ikke noget klart svar, men MAR vil blive kontaktet af enten Bjarke Parner og/eller Thomas Rathcke om ovenstående problematikker. 8. Pipeline for båndmøder i foråret 2016 (5 min) Fælles frister for eksamenstilmeldingsperioder (3. prøveforsøg), v/saa

5 Besøg af Kristian Thorn i UVA/EKA-båndet Konkrete drøftelsespunkter, eksempelvis båndets rådgivende rolle samt AUs kommandoveje herunder specifikt infoflow til/fra båndet. Dato skal aftales (nytår 2016).