Husk at sætte BAN på cc. ved mailkommunikation så BAN kan følge med i fremdriften på de enkelte handlingspunkter og om nødvendigt være behjælpelig.

Transkript

1 Møde d. 9. september 2015, kl Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Jens Gerner-Smidt (JGS), Mariann Holmslykke (MAR), Mette Qvist Jensen (MQJ), Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Terkel Rørkær Sigh (TRS), Birgit Andersen (BAN) Afbud: Solveig Sannem (SOS), Theresa Albøge Laursen (TAL), Mette Dremstrup (MD), Thomas Nielsen (THNI) 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) BAN indkalder Jens Gerner-Smidt (JGS) til båndmøderne for en midlertidig periode i efteråret JGS, MD og TRS prioriterer fortløbende hvor meget JGS deltager i møderne. Fremefter tilføjes et fast dagsordenspunkt Opfølgning på grønne handlingspunkter fra sidste referat, v/ban - mhp sikring af at opgaver ikke bliver glemt men holdes i gang indtil de er udført. Husk at sætte BAN på cc. ved mailkommunikation så BAN kan følge med i fremdriften på de enkelte handlingspunkter og om nødvendigt være behjælpelig. 2. Opfølgningspunkter (15 min) 1. Anvendelse af tompladsmarkering i kursuskataloget, herunder drøftelse af om der med lidt supplerende info på tompladsforsiden kan sendes de rette signaler om hvad en markering betyder, ie forventningsafstemning overfor de studerende. Bilag: Tompladsordningen ST kan ikke forpligte sig til at tompladsmarkere kurser. HE, BSS og AR vil gerne anvende tompladsmarkeringen. Tompladsforsiden bør ideelt opdeles efter fakulteter, så det kan fremgå hvilke der har tompladsmarkering, ligesom anden fakultetsspecifik information kan gives. MAR fremsender en ny tilrettet version af tompladsforsiden forud for en gendrøftelse på båndmødet d. 23. sep Tompladsmarkeringen forventes taget i anvendelse ved kursusudbuddet foråret 2016.

2 En eventuel tilsvarende markeringsmulighed i forhold til exchange (internationale studerende), valgfag og gæstefag vil blive drøftet senere i båndet mhp mulig ibrugtagning efteråret Emnet oprettes i pipeline, dvs. sættes på Opgavepuljen En Exchange-markering kan også ses som et salgsargument overfor internationale studerende. 2. De studieadministrative fælles frister relateret til Optagelsen status v/mar. Status efter møde d. 7. sep med Optagelsen (Lone Urbak og Maia Jensen). - Hvad ønsker Optagelsen oplyst i et fælles dokument? - Hvad har fakulteterne behov for af oplysninger om Optagelsens praksis? - Hvad bliver næste trin i processen med opdatering af årshjulet? Punktet udskydes til næste båndmøde, da mødet med Optagelsen er flyttet til onsdag d. 16. sep SRJ fremsender SNUK-båndets input om tidspunkter for modtagelse af konkrete lister fra Optagelsen til SAA, der sammenskriver alle indkomne bidrag og rundsender resultatet til båndet. Fakulteternes input kan således foreligge forud for mødet med Optagelsen onsdag d. 16. sep Drøftelsespunkter (80 min) Beliggenhed af 1. og 2. prøveforsøg når der er givet dispensation ved sygdom, mhp sikring af at det ikke er muligt for den studerende at afmelde sig 2. prøveforsøg, v/alle. Gendrøftelse af fælles praksis på baggrund af fakulteternes her-og-nu praksis og erfaringer på området. Bilag: BSS-blanket: Udsættelse pga sygdom. Afmeldingsfristen, der kan registreres i STADS på kurserne, afgør om der kan afmeldes fra eksamen. Angives fristen til en dato der ligger før tilmeldingsperioden, dvs en ineffektiv afmeldingsdato, er det ikke muligt at afmelde sig eksamen. Sætter man afmeldingsfristen lig slutdatoen i tilmeldingsperioden, kan den studerende ombestemme sig (framelde sig) i tilmeldingsperidoen (ST praksis). Efter tilmeldingsperioden kan ansøgning om afmelding foregå via den nye fælles blanket på mit.au.dk. Blanketten er en følge af Fremdriftsreformen. Beslutning: Det mest optimale er at de studerende skal søge om ønsket afmelding fra eksamen via den fælles blanket på mit.au.dk. SAA kommer med 2

3 et forslag til en bedre tekst om afmelding - til STADS Selvbetjeningens forside. Ændringsforslaget bliver drøftet på båndmødet d. 23. sep Overflytning til anden intern uddannelse, v/mar Problematikken vedrører primært bachelorstuderende. Kan en bevidst placering af tidspunkt for udmeldelse / swop til anden uddannelse tidligst pr. 1. sep. (og ikke pr. 31. aug.) løse problemet? Indmelding på det nye studie vil da ske pr. 2. sep., men dette afføder givetvis kollision med tidspunkt for oprettelse af den studerende i BlackBoard mv. Snitflader/afhængigheder til andre studiestartsprocesser og adm.systemer skal undersøges. Punktet drøftes med Optagelsen på mødet d. 16. sep Lone og Maia kan overveje at inddrage OH (STADS-muligheder) samt MTH (formalia omkring indberetning) i afklaringen. Problemet består i at batchjobbet, der indskriver studerende fra optagelsessystemet, samtidig med at det lukker eventuelle åbne rammer også afmelder eventuelle undervisnings- og eksamenstilmeldinger. Derfor kunne man evt. se på om afmeldingsfunktionen kan gøres intellegent, så der kun sker afmeldinger i fremtidige terminer, og ikke i indeværende terminer. Emnet drøftes allerede i analyseprojektet omkring Optagelsen. 2. Gentænkning af dagsordenspunktet Orientering fra, v/mar Det foreslås, at punktet fordeles blandt UVA-EKA båndets medlemmer, således at der bliver en tovholder på hvert enkelt orienteringspunkt. Samtidig foreslås det, at nogle punkter udgår, da disse alligevel oftest kommer på UVA/EKA båndets dagsorden som deciderede punkter. Forslag: - Studiesystemer: Thomas Nielsen. - Fremdriftsreformen og Digital Eksamen udgår. - SNUK-båndet og UJS: Eksempelvis Sissel og/eller Theresa, da de sidder i begge bånd. - Uddannelsesudvalget og VEST-båndet: Til drøftelse både om det er nødvendigt og hvis ja, hvordan vi får disse oplysninger. Det blev besluttet at bevare to faste orienteringspunkter: - Studiesystemer, v/thni - SNUK-båndet, v/srj Orientering i relation til Fremdriftsreformen og Digital Eksamen kan sættes på dagsordenen efter behov. Orientering fra UJS, v/louise Hauptmann kan tilsvarende inddrages efter behov. Dagsordener og referater for Uddannelsesudvalgets møder er tilgængelige på AUs medarbejdervendte hjemmeside under Strategi og ledelse >> Uddannel- 3

4 sesudvalget. 3. Gennemgang af pipeline, herunder opgavepuljen for UVA/EKA-båndet, v/mar. Fastsættelse af det optimale tidspunkt for den enkelte opgaves behandling i båndet set i relation til det overordnede studieadministrative årshjul. Bilag: Opgavepulje Båndordfører og båndkoordinator vurderer fortløbende hvilke emner der skal på båndmøderne ud fra båndets pipeline, dvs. Opgavepulje Emner der har fastsat en dato for behandling i båndet synliggøres under dagsordenens /referaternes pipeline. 4. Orientering fra (5 min) 1. Studiesystemer Herunder fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organisering v/thni. 2. Fremdriftsreformen 3. Digital Eksamen 4. Uddannelsesudvalget 5. SNUK-båndet 6. VEST-båndet 7. UJS 5. Eventuelt (5 min) BAN forespurgte til feedback på Studiesystemers initiativ / formen på mødet 360 grader rundt om STADS specialemodulet. Båndet ser gerne tilsvarende møder om andre essentielle områder / emner via initiativ fra Studiesystemer. Båndet anbefaler at tydeliggøre øverst i invitationer at det er en såkaldt åben invitation, hvor fakulteterne selv kan byde de ønskede konkrete deltagere ind, hvilket nogle havde overset muligheden for i invitationen. MQJ stillede et forslag om i STADS at ændre antal terminer fra 0 til 99 for re- 4

5 gel 159. Alle giver feedback til MQJ i denne uge. 6. Pipeline for båndmøder i efteråret 2015 (5 min) Anbefaling mht. over/underløb i 30/60 ECTS i tællerfunktionen Emnet drøftes på båndmøde d. 23. sep. 2015, m/oh som gæst. Opfølgning på lynpejlingen om Uformel status på tilmelding til undervisning i efteråret i form af korte konkrete indlæg fra hvert fakultet, v/alle. Bilag: Skabelon for drøftelsen. Udkast udsendt fra MD d. 8. sep Emnet drøftes på båndmøde d. 23. sep Den overordnede refleksion er vigtig. - Hvilke valg traf man og hvad betød disse valg? - Hvad gik godt? - Hvor er der udfordringer? - Hvilke fælles tiltag fremefter på båndniveau? TRS opretter et Excelark til formålet og en opfølgning gendrøftes på næste båndmøde. Identificering af konkrete punkter til drøftelse med Kristian Thorn, v/alle Emnet drøftes på båndmøde d. 23. sep Drøftelse af båndkommisorium bør afklares først. Båndet tager derfor en brainstorm på båndmødet d. 23. sep om 3 gode grunde til at båndet eksisterer. På baggrund heraf udarbejder SRJ efterfølgende et udkast til revideret båndkommisorium. På båndmødet d. 7. okt drøftes hvilke emner båndet ønsker en dialog med Kristian Thorn om. Besøg af Kristian Thorn i UVA/EKA-båndet. Konkrete drøftelsespunkter, eksempelvis båndets rådgivende rolle samt AUs kommandoveje herunder specifikt infoflow til/fra båndet. Dato skal aftales. Meritstatistik v/mth. Meritstatistikken forventes udarbejdet hen over sommeren og offentliggjort i efteråret Inden offentliggørelse vil begge bånd blive hørt ift indhold. Sen-sensommeren