Referat. Bestyrelsesmøde 8. december 2017 kl Ved Skrænten 4, Silkeborg

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde 8. december 2017 kl Ved Skrænten 4, Silkeborg Til stede: Bjarne Almind Johansen, Knud Erik Helbo, Gunnar Henriksen, Torben Larsen, Bente Søndergaard, Hanne Østergaard, Erik Christensen, Bjarne Lundgaard, Lars Bo Andersen og Preben Christiansen Fra BDK: Anita Skarregaard Dideriksen og Annemette Lehmann Bøgh Udsendt 8. december 2017 Indhold 1 Godkendelse af referat Revisionsprotokol Orientering fra formand og administration Styringsdialog Arbejdet med henlæggelser nyt fra Skanderborg Kommune Honorar bestyrelsen, Ipads, politik for udskiftning Byggesager Personale Boligafdelinger Nyt fra udvalg i Midtjysk Boligselskab og BDK Eventuelt Møder Næste møde...9 side 1/10

2 1 Godkendelse af referat Referat fra bestyrelsesmøde 9. oktober blev frigivet på edagsorden 17. oktober Der er ikke kommet kommentarer til referatet. Referat fra FU-møde er vedlagt som bilag 1. Til godkendelse 2 Revisionsprotokol Der er ikke tilføjet yderligere til protokollen siden det ordinære repræsentantskabsmøde. Administrationen har drøftet med revisionen, at punktet kan udgå på den betingelse, at revisionen altid har adgang til at få emnet på dagsordenen. Til orientering 3 Orientering fra formand og administration Orientering fra formand: Formanden orienterer om afholdt valgmøde i Silkeborg. Mødet var vel besøgt med knapt 50 deltagere. Bestyrelsen forventer, at et evt. kvotemøde med Byrådet bliver med deltagelse af de almene boligselskaber. Nyt fra fællesforvaltningen: Selskabet har 39,3 mio. kr. i indestående ultimo september 2017 inklusive forrentning. Forrentningen er gennemsnitligt for året 0,97 pct. Orientering fra administrationen: Annemette og Heine har deltaget i afskedsreception for Frode Frederiksen, Horsens Kommune. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 4 Styringsdialog Selskabet skal som sædvanligt via indrapportere materiale til styringsdialog med kommunerne. Administrationen har udarbejdet materialet tilhørende regnskab 2016 for alle afdelinger og selskabet og dette er lagt på på portalen for almen styringsdialog. Møde afholdt/ aftalt til Kommentarer Skanderborg Kommune oktober 2017 Rykket for mødedato Favrskov Kommune 14. december 2017 Samsø Kommune Rykkes december 2017 Silkeborg Kommune 6. november 2017 Horsens Kommune 28. september 2017 Hedensted Kommune Afholdt telefonisk Ikast-Brande Kommune Rykkes december 2017 side 2/10

3 Til orientering Taget til efterretning med bemærkning om, at Hedensted Kommune kontaktes i januar om planerne for nybyggeri. 5 Arbejdet med henlæggelser nyt fra Skanderborg Kommune Administrationen har efterlyst en reaktion hos Skanderborg Kommune på det fremsendte materiale om arbejdet med henlæggelser og renoveringsprojekter. Der er ikke kommet svar fra kommunen. Renoveringssagerne for afdeling 65 og 80 fremsendes i januar Til orientering. Taget til efterretning. 6 Honorar bestyrelsen, 2018 Bestyrelsen behandler hvert år fordeling af bestyrelsesvederlag. For 2017 blev der besluttet at fordele honorarerne anderledes end tidligere for at sikre, at selskabet ikke overskrider det maksimale honorar. Bestemmelserne om det samlede årlige vederlag til organisationsbestyrelsen findes i 13, stk. 1, i Indenrigs- og Socialministeriets bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr af 15. december 2009 med senere ændringer. Taksterne brugt til 2018 honorarerne er for de første 100 lejemålsenheder 79,62 kr. og øvrige lejemål 47,76 kr. samlet set giver det Midtjysk Boligselskab et vederlag på kr. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august. Med udgangspunkt i fordelingsnøglen vedtaget på bestyrelsesmødet 15. december 2016, er her oplæg honorarer for bestyrelse og arbejdende udvalg. Oplægget er vedlagt som bilag 2. Valg af honorar meddeles Annemette senest 19. december Det indstilles, at bestyrelsen godkender oplæg med 4 pct. stigning. Godkendt. Bilag Bilag 2: Honorar 2018 OB 7 Ipads, politik for udskiftning FU indstiller, at der anskaffes nye Ipads til bestyrelsen i første kvartal Ved eventuel udtræden af bestyrelsen kan Ipads overtages for 500 kr., efter den 3-årige afskrivningsperiode. Til drøftelse. side 3/10

4 Godkendt. 8 Byggesager Poul La Coursvej Renovering i gang, tidsplanen følges ikke. Opgang 25 og 23 renoveres. Bofællesskabet er flyttet tilbage til blok 14 og 15, der mangler fortsat udbedring af mangler. Der er taget kontakt til LBF omkring byggeriets byggetekniske og økonomiske udfordringer. Informationsmøder med beboere / opgange afholdes løbende. Der er afholdt møde med totalrådgiver omkring håndteringen af ekstrahonorar ift. udvidelsen af projektet. Der arbejdes fortsat med tidsplanen set i relation til blok 2 og 3. Der er modtaget en tidsplan (ikke godkendt) som viser, at byggeperioden forlænges med 14 måneder. Totalrådgiverne har udarbejdet et notat som redegør for de byggetekniske og tilhørende økonomiske og tidsmæssige udfordringer. Notatet mangler en færdigredigering. Håndtering af tidsplan i udførelsesfasen set i relation til varsling af beboere. Eksisterende bygninger er ikke opført som tegningsgrundlag. Forlængelse af tidsplan og genhusningsperioden. Udvidelse af projektøkonomi og finansiering. Byggeplads og beboere. Den reviderede økonomiske ramme som Landsbyggefonden har godkendt overholdes ikke. Et skøn over forventede ekstraudgifter er i størrelsen +50 mill. kr.. Genhusning Opgang 25 og 23 er genhuset. Der er afholdt åben byggeplads 7. december kl med fint besøg af beboerne Borgergade 8-10, Ved Skrænten etape 2 Projektering af hovedprojekt pågår fortsat og nærmer sig afslutningen (mangler detailprojektering af altaner og ventilation). Byggefase er i gang og tidsplanen følges. Kælder og liniefundamenter etableret, terrændæk under etablering. Tilkøb til byggeriet godkendt. Tinglysning, etablering af ejerlejlighedsforening pågår. Udarbejdelse af udlejningsmateriale pågår. Ændringerne i tidsplanen vil medfører mere vinterbyggeri samt en mere presset byggeperiode. Kommunens støjkrav til projektet bevirker at facadeløsningen mod Borgergade skal revideres (ingen skydedøre mod altaner, men almindelige terrassedøre). Byggeriets etape skal udføres som en selvstændig afdeling og sammenlægges med afd. 70 efterfølgende. Samlet set overholdes skema A ramme ved skema B. Totalentreprenør afholder merudgift til projektet ved at aflevering skubbes 1 måned. side 4/10

5 Ikke begyndt Rødtjørnen etape 2 1 års gennemgang udført og der er reklameret over for totalentreprenør. Der er reklameret til totalentreprenøren over manglerne i rapporten fra Byggeskadefonden. Tidspunkt for udbedring af mangler fra 1 års gennemgang samt rapport fra Byggeskadefonden er aftalt. Der er fortsat enkelte uenigheder mellem CASA og bygherrerådgiver omkring 1 års gennemgangen samt rapporten fra Byggeskadefonden og der mangler tilbagemelding på enkelte punkter. Der er afholdt møde med CASA omkring udbedring af mangler. Beboernes forståelse af, hvad der bliver udbedret og hvorfor. Sidste aftaleseddel er modtaget fra CASA og godkendt af bygherrerådgiver, afventer betaling. Der er et økonomisk overskud i byggeprojektet. Udført Ved Skrænten 4 - Ved Skrænten etape 3 Afventer skema A godkendelsen. Skema A er sendt til kommunal sagsbehandling. Den indledende projektering er genoptaget. Byggeriets selvstændige etape skal sammenlægges med 2 selvstændige afdelinger ( ) og kan ske administrativt iht. gældende lovgivning (beslutning i boligorganisationen). Overholdelse af projektøkonomien. Skema A er tilpasset maksimalt rammebeløb for Ikke påbegyndt Havemarken Skema A sendt ind til godkendelse. Der er ved at blive udarbejdet en evalueringsmodel til prækvalifikationen til godkendelse hos BU, som pt. afventer en godkendelse af byggeafdelingen. Horsens Kommune forventer ikke skema B i 2017, men vurderer primo 2018 som passende, hvilket passer bedre ind i tidsplanen og reglerne omkring EU-udbud. Der er godkendt fælleshus og der er underskrevet tillæg til købsaftalen. D.A.I har sat næsen op efter en hjemmelavet evalueringsmodel som vil ende med forhandling og dermed ekstra honorar til rådgiver. Prisudviklingen i byggeriet kan presse licitationen. Skema A er sendt ind til godkendelse/gennemgang hos kommunen. Ikke påbegyndt Bredhøj Totalentreprisekonkurrence afholdt og bedømt med O. Adsbøll & Sønner AS som vinder. side 5/10

6 Totalentreprisekonkurrence i EU-udbuddet er overstået med 3 totalentreprenører som bydende. Finansieringsparternes holdning til etapebyggeri vil medføre, at der skal opføres 2 afdelinger som efterfølgende kan sammenlægges. At holde en kontinuitet i byggeprocessen sammenholdt med den kommunale beslutning omkring udlejning. Betonelementleverancer vil påvirke tidsplanen. Skema B tilpasses økonomisk til maksimalt rammebeløb for 2017 for etape 1. Ikke påbegyndt Nørreport Entreprenørerne er klar til at gå i gang så snart grundkøb og forhold med sælger er clearet. Skema B er sendt ind. Der er kommet spørgsmål retur fra kommunen, som skal afklares. Byggelånsdokumenter fra Nordea er sendt til underskrift. Licitation er afsluttet Der har været kontraheringsmøde med den vindende totalentreprenør-thomas Andersen A/S Grundsælger er ikke nem at komme i kontakt med og der er mange afklaringer omkring grundkøb som skal/skulle cleares. Håndtering af byggeplads i midtbyen med en sokkelgrund. Omfang af forureningen kendes først eksakt når nedrivning / oprensning udføres. Skema B er indsendt og afventer godkendelse. Ikke påbegyndt. Landsbyboliger, Horsens Ældreboliger, Horsens Fleksible boliger, Hammel Favrskov Kommune har henvendt sig om at få forslag fra boligselskabet til etablering af fleksible boliger på grunden ved den gamle børnehave i Hammel. Sagen tages op på styringsdialogen i december Overblik over byggesager (revideres løbende) Navn Antal boliger Byggestart Aflevering Nørreport 21 Marts 2018 August 2019 Rødtjørnen II 60-15/ Borgergade Ultimo februar 2017 Juni 2018 Ved Skrænten 4 9 August 2018 August 2019 Bredhøj etape 1 60 Marts 2018 September 2019 Bredhøj etape 2 60 September 2019 Januar 2021 Havemarken 60+1 fælleshus April 2018 November 2019 Til orientering. Taget til efterretning. side 6/10

7 9 Personale Sten Thorsager har opsagt sin stilling til fratrædelse med udgangen af november Administrationen er i gang med at udarbejde jobopslag. Klaus Koch har opsagt sin stilling til frædelse 31. januar Personalet har valgt June som sikkerhedsrepræsentant. Samarbejdsudvalget har drøftet lokalaftalen inklusive bilag på baggrund af ny overenskomst mellem BL og ESl Oplægget, bilag 3, er drøftet og godkendt af personalet. Den væsentligste ændring er, at alle beløb er reguleret med nettoprisindex fra 2010 til 2017, en faktor 1,1122. Efter beslutning i FU kommer opgaver vedrørende syn og faktuering også til at fremgå af bilag 1 i lokalaftalen. Administrationen og driften har fokus på, at personalets telefonsvarere skal være opdateret, og der skal vendes tilbage samme dag til beboere, der lægger besked. Lokalaftalen til godkendelse. Godkendt. Bilag: Bilag 3: Lokalaftale med bilag 10 Boligafdelinger Bellisvej, Ejstrupvej m.fl. Klovborg/ Nr. Snede På Grønnevænget 19-32, Klovborg står der 2 stk. 40 KW gaskedler af ældre dato, der leveres varme til 12 lejemål. Vi står overfor en større renovering af de to kedler og vil derfor foreslå en udskiftning til en ny 80 KW kondenserende kedel, som vil reducere varmeudgiften med 25-30%. Forventet udgift inkl. moms kr. Tilbud indhentes. Afdelingen har behov for, at dispositionsfonden betaler halvdelen af udgiften. Afdelingens husleje er 890,76 kr. pr. m 2 pr. år, og det vil derfor forbedre udlejningen, hvis varmeudgiften reduceres. Acontovarme er p.t kr. pr. måned i gennemsnit. Afdelingens henlæggelse er pr : kr og Poul La Coursvej, Skanderborg Der er aftalt fællesmøde med styregruppen og afdelingsbestyrelserne 20. november på Fælleden (Skanderborg Kommune). Projekt Højvangen har en pædogogstuderende i praktik i et halvt års periode fra 1. december Horsensvej, Møllestien Gl. Rye Ved arbejdet med hjemtagelse af lån til finansiering af afsluttet vinduesudskiftning er det konstateret, at tinglyst pantebrev nom ikke er mortificeret. Dette vil blive igangsat nu. Forventet sagsbehandlingstid er ca. et år. Som mellemfinansiering ind til hjemtagelse af realkreditlån anbefales, at afdelingen får stående lån på kr. fra selskabets dispositionsfond ind til ejerpantebrevet er mortificeret Rødtjørnen II, Horsens Afdelingsbestyrelsen inviterer til ekstraorinært afdelingsmøde 15. januar. Det vil blandt andet være forslag om udlicitering af vedligeholdelse af de grønne områder. side 7/10

8 Apotekerhaven, Hammel Bag afdelingen er opført nye udlejningsboliger, som skal have vejadgang via afdelingens vej. For at skabe en naturlig adskillelse mellem Apotekerhaven og nabomatriklen skal der opføres Lemminghegn i skel. Arbejdet bliver udført i starten af Der skal tinglyses aftale for vejret/ brug af afdelingens vej. Denne skal beskrive løbende betaling for daglig og vinter vedligeholdelse og renovering af vejen. Der lægges op til fordeling efter antal lejemål, der har adgang til at benytte vejen. Aktivitetsplanen medsendes som bilag Bellisvej, Ejstrupvej m.fl. Klovborg/ Nr. Snede indstilles til bestyrelsens godkendelse Horsensvej, Møllestien Gl. Rye godkendt med stående lån fra dispositionsstort kr. til midlertidig finansiring af vindues- og dørudskiftning Rødtjørnen II Horsens til drøftelse Bellisvej, Ejstrupvej m.fl. Klovborg/ Nr. Snede godkendt med 5-årigt lån fra dispositionsfonden på kr. til udskiftning af gaskedel. Eventuelt driftsoverskud i perioden anvendes til afvikling af lånet Horsensvej, Møllestien Gl. Rye godkendt med stående lån fra dispositionsfonden på kr. til midlertidig finansiering af vindues- og dørudskiftning. Resterende taget til efterretning Bilag: Bilag 4: Aktivitetsplan 11 Nyt fra udvalg i Midtjysk Boligselskab og BDK Der gives orientering på bestyrelsesmødet. Erik orienterede om Beboerdemokratiudvalgets møde. Ekstraordinært møde holdes i januar Bjarne orienterede om møde i byggeudvalget. Der afholdes ekstraordinært møde 12. december Kommunikations- og Marketingsudvalget holder møde i januar Til orientering. Taget til efterretning. 12 Eventuelt 13 Møder 2018 Her følger mødekalender for 2018, som også tidligere udsendt via mail: FU-møde tirsdag den 16. januar kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 20. februar kl. 16:00 FU-møde torsdag den 8. marts kl. 13:00 side 8/10

9 Forårskonference mandag den 19. marts kl. 17:00, Pejsegården - Brædstrup Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 5. april kl. 16:00 FU-møde torsdag den 17. maj kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 23. maj kl. 16:00 Repræsentantskabsmøde onsdag den 30. maj kl. 19:00 Repræsentantskabsmøde BDK lørdag den 2. juni kl. 10:00, København Skovtur med funktionærerne onsdag den 6. juni hele dagen FU-møde, budgetter torsdag den 28. juni kl. 13:00 FU-møde tirsdag den 15. august kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 23. august kl. 16:00 FU-møde tirsdag den 25. september kl. 13:00 Bestyrelsesseminar fredag den 5. lørdag den 6. oktober Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 10. oktober kl. 16:00 FU-møde torsdag den 22. november kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 6. december kl. 16:00 Til orientering. Møderne indkaldes via outlook. 14 Næste møde FU-møde tirsdag den 16. januar kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 20. februar kl. 16:00 FU-møde torsdag den 8. marts kl. 13:00 Forårskonference mandag den 19. marts kl. 17:00, Pejsegården - Brædstrup Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 5. april kl. 16:00 FU-møde torsdag den 17. maj kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 23. maj kl. 16:00 Repræsentantskabsmøde onsdag den 30. maj kl. 19:00 Repræsentantskabsmøde BDK lørdag den 2. juni kl. 10:00, København Skovtur med funktionærerne onsdag den 6. juni hele dagen FU-møde, budgetter torsdag den 28. juni kl. 13:00 FU-møde tirsdag den 15. august kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 23. august kl. 16:00 FU-møde tirsdag den 25. september kl. 13:00 Bestyrelsesseminar fredag den 5. lørdag den 6. oktober Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 10. oktober kl. 16:00 FU-møde torsdag den 22. november kl. 13:00 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 6. december kl. 16:00 side 9/10

10 Bjarne Almind Johansen Knud Erik Helbo Gunnar Henriksen Torben Larsen Hanne Østergaard Erik Christensen Bente Søndergaard Bjarne Lundgaard Lars Bo Andersen side 10/10