Organisationsbestyrelsesmøde d kl på afdelingskontoret i Skanderborg

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde d kl på afdelingskontoret i Skanderborg Dagsorden Organisationsbestyrelsen: Bjarne Almind Johansen, Knud Erik Helbo, Gunnar Henriksen,, John Pedersen, Bente Søndergaard, Hanne Østergaard, Bjarne Lundgaard, Erik Christensen og Preben Christiansen (Funktionær). Fra Boligkontoret Danmark: Dorthe Støve, Michael Demsitz og Lars Lehmann. Udsendt den 21. august 2014 via . Ad 1 Godkendelse af referat...1 Ad 2 Revisionsprotokol...2 Ad 3 Orientering fra formand og administration...2 Ad 4 Evaluering af repræsentantskabsmøde den 26. maj Ad 5 Evaluering af repræsentantskabsmødet i BDK den 14. juni Ad 6 Konstituering af bestyrelse...3 Ad 7 Bestyrelseskonference den september Ad 8 Effektivisering af driften...4 Ad 9 Budget 2015 herunder afd Sportscollege...5 Ad 10 Halvårsregnskab samt endelig godkendelse af model for afvikling af antenneunderskud....5 Ad 11 Seniordage...6 Ad 12 Varmekilde - beboermødebeslutning...6 Ad 13 Boligafdelinger...6 Ad 14 Pendleraftale Ikast Brande Kommune...9 Ad 15 Aktivitetsoversigt...9 Ad 16 Eventuelt...9 Ad 17 Næste møde...9 Ad 1 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 20. maj 2014 samt fra forretningsudvalgsmødet den 12. august Det indstilles, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne godkender og underskriver referatet fra organisationsbestyrelsesmødet. side 1/9

2 Ad 2 Revisionsprotokol Der er ikke indført bemærkninger i revisionsprotokollen siden sidste møde. At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ad 3 Orientering fra formand og administration Bjarne Almind Johansen og Boligkontoret Danmark orienterer om følgende emner, som blev behandlet på forretningsudvalgsmødet, og som der efterfølgende er fulgt op på, som beskrevet under punkterne. Bemandingsplan for afdelingskontoret indtil der kommer ny forretningsfører. Der er lavet en bemandingsplan for, hvordan afdelingskontoret ved hjælp af støtte fra Lars Lehmann, Bent Gail-Kalashnyk og Kim Frederiksen er dækket ind frem til ansættelsen af ny forretningsfører. Planen er udsendt sammen med referat fra forretningsudvalgsmødet. Processen frem i mod ansættelsen af ny forretningsfører er den, at Mercuri Urval, Michael Demsitz og Lars Lehmann afholder første runde samtaler den 17. september 2014 i Århus, hvorefter 2 runde samtaler vil løbe af stablen den 30. september 2014 med deltagelse af yderligere formand og næstformand for Midtjysk Boligselskab samt medarbejderrepræsentant. Den nye forretningsfører vil efter planen kunne tiltræde den 1. november Kursus Kim og Anders. Forretningsudvalget har nøje overvejet ønske om deltagelse på BL kursus omkring byggesager for de to ejendomsmestre Kim og Anders. Det er Forretningsudvalgets holdning, at dele af kurset er relevant, men at en for stor del af kursus ikke vil være relevant. Boligkontoret Danmark er derfor blevet bedt om at undersøge, hvorvidt der kan stables et kursus på benene som ganske vist omhandler byggesager m.v., men i en anderledes form. MidtjyskNyt - distributionsliste. Bjarne Almind Johansen og Dorthe Støve koordinerer og opdaterer distributionsliste til MidtjyskNyt forud for den næste udsendelse i efteråret. Hjemmeside fejlretning samt ønske om kursusafholdelse. Det har vist sig, at de huslejepriser som overføres til Midtjysk Boligselskab m.fl. indeholder a conto betalinger 2 gange, hvilket der er ved at blive rettet op på. Endvidere har et par beboerdemokrater samt medlemmer af imageudvalget forespurgt, om det kan iværksættes et kursus i forhold til hjemmesiden, som kan gøre dem i stand til at agerer webmastere og dermed benytte mulighederne for selv at uploade materiale til hjemmesiden. Boligkontoret Danmark arbejder videre med dette ønske, således at der kan inviteres til kursus i Skanderborg området. Fælles opskrivning mellem Midtjysk Boligselskab og SAB Der har været afholdt ekstraordinært repræsentantskabsmøde i SAB den 18. august 2014 med et emne på dagsordenen; fælles opskrivning med Midtjysk Boligselskab. Repræsentantskabet i SAB valgte, at der ikke skal arbejdes videre med fælleventeliste. side 2/9

3 Vandsag, Solgårdsvej Forretningsudvalget har behandlet en speciel vandsag på Solgårdsvej. Beboerne har fået fremsendt en aftale omkring afdragsordning af det udestående beløb, som vil blive afdraget over en årrække. Evt. forlængelse af aftale med Skanderborg Kommune om flygtninge. Forretningsudvalget har indvilget i at imødekomme ønske fra Skanderborg Kommune omkring anmodning om forlængelse af allerede indgået aftale omkring placering af flygtningen i de mindre boliger i boligselskaberne i Skanderborg. Det indstilles, at Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ad 4 Evaluering af repræsentantskabsmøde den 26. maj 2014 Bjarne Almind Johansen lagde op til en fælles drøftelse af forløbet af repræsentantskabsmødet den 26. maj Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter forløbet af repræsentantskabsmødet. Ad 5 Evaluering af repræsentantskabsmødet i BDK den 14. juni 2014 Bjarne Almind Johansen lagde op til en fælles drøftelse af forløbet af repræsentantskabsmødet i Boligkontoret Danmark den 14. juni Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter forløbet af repræsentantskabsmødet i Boligkontoret Danmark. Ad 6 Konstituering af bestyrelse Efter repræsentantskabsmødet den 26. maj 2014 skal bestyrelsen konstituere sig, ligesom der skal udfyldes habilitetserklæringer og 10 punkts programmet for god selskabsskik skal udfyldes. På valg i 2014 for Midtjysk Boligselskab er: Forretningsudvalget: Gunnar Henriksen Knud Erik Helbo Byggeudvalget: Bjarne Lundgaard Bladudvalget: Gunnar Henriksen Knud Erik Helbo Imageudvalget: Erik Christensen Knud Erik Helbo Sammenlægningsudvalget: side 3/9

4 Målsætningsudvalget: Gunnar Henriksen Knud Erik Helbo På valg i 2014 i forhold til udvalg i Boligkontoret Danmark er: Beboerdemokratiudvalget: Erik Christensen Energi- og Miljøudvalget: Bjarne Almind Johansen Kommunikationsudvalget: Gunnar Henriksen Byg netværksgruppe vest: Bjarne Lundgaard Det indstilles, at organisationsbestyrelsen konstituerer sig efter de nye regler, hvor det kun er dem, der har været på valg på det sidste repræsentantskabsmøde, der skal deltage i konstitueringen. Sidst men ikke mindst vil 10 punkts programmet for god selskabsskik blive gennemgået og udfyldt. Bilag 1 Folder omkring God Selskabsskik samt sidste års udfyldte skema. Ad 7 Bestyrelseskonference den september 2014 Bjarne Almind Johansen orienterer omkring bestyrelseskonferencen, som løber af stablen den september 2014 i København. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ad 8 Effektivisering af driften Midtjysk Boligselskab er et af de boligselskaber som er en del af forsøget omkring effektiv drift, som Boligkontoret Danmark med støtte fra ministeriet har iværksat. Der er tale om et forsøg, som skal være løftestang for en effektivisering og billiggørelse af driften, og der er i de forskellige forsøg i boligselskaberne forskellige initiativer som vil blive implementeret. Forretningsudvalget drøftede forsøget og ønsker at Boligkontoret Danmarks Indkøbsafdelinger arbejder frem i mod et udbud af håndværkerydelserne i flytteboligerne. At der arbejdes videre frem i mod indførelse af Elektronisk Syn i Midtjysk Boligselskab. At der arbejdes frem i mod en fælles maskinpark i Midtjysk Boligselskab. Boligkontoret Danmark orienterer om tidshorisonten samt nødvendige tiltage i forhold til at kunne komme videre med ovennævnte 3 elementer i forhold til effektivisering og billiggørelse af driften. Organisationsbestyrelsen bedes læse den vedhæftede folder omkring Elektronisk syn samt forholde sig til det vedhæftede tilbud. side 4/9

5 Bilag 2 - Folder omkring Elektronisk syn. Bilag 3 - Tilbud på Elektronisk syn. Ad 9 Budget 2015 herunder afd Sportscollege Budgetterne for 2015 er udarbejdet, og for de fleste vedkommende sendt ud forud for beboermøderne i august og september måned Liste over ændringer i budget 2015 for afdelingerne er vedlagt for boligafdelingerne og skal forment godkendes af organisationsbestyrelsen. Som det fremgår af referatet fra forretningsudvalgsmødet den 12. august 2014 spurgte ind til baggrunden for nedsættelsen af huslejen i afd. 11 Schüttesvej og Afd. 13, Nylandsvej. Baggrunden fremgår af referatet, og er tillige gengivet nedenfor: Afd. 11 Schüttesvej Deloitte har bedt administrationen være opmærksom på, at afdeling 11 har haft overskud de sidste 3 år (overbudgetteret) samtidig med at der i budget 2014 varsles en huslejestigning. Administrationen har derfor gennemgået budgettet og nedsat kontoen for renovation, almindeligvedligeholdelse samt henlæggelser. Den varslede nedsættelse på -6,15 % fastholdes. Afd. 13, Nylandsvej. Afdelingen har et lån med et afdrag på kr. der udløber 31. december 2014 Nedsættelsen på 4,57 % svarer til kr. Henlæggelserne er sat op med på konto 120 og på konto 121. Nedsættelse på 4,57 fastholdes. I forhold til afdelingen 98, College står afdelingen til en stigning på 8,35 %, som skyldes tidligere års underskud. Huslejen var i 2014 på 931,94 pr. m 2 og vil stige til 1.009,77 pr. m 2 i Hvis afdelingen skal komme ud med en 0 løsning kræves der en tilførsel af ,- kr. Det optimale ville måske være at fjerne hele deres underskud på som er resultatet i 2013 på , minus en forventet afvikling i budget 2014 på e Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og behandler på et senere tidspunkt udfordringen med afd. 98, College. Bilag 4 - Liste over ændringer i budget Ad 10 Halvårsregnskab samt endelig godkendelse af model for afvikling af antenneunderskud. Forretningsudvalget drøftede de forskellige modeller for afvikling af antenneunderskuddet, og fulgte Boligkontoret Danmarks opfordring om at bruge kombinationsmodellen, som betyder, at Boligkontoret Danmarks tilskud på kr bruges til afvikling af underskud i de boligafdelinger, hvor der er størst opsamlet underskud. Midtjysk Boligselskabs tilskud på kr bruges så til en generel nedbringelse af underskuddene, hvorefter det vil være muligt i alle boligafdelinger at have bortskaffet de opsamlede antenneunderskud over maksimalt 3 år. Organisationsbestyrelsen tager endelig beslutning om at følge forretningsudvalgets og Boligkontoret Danmarks forslag til fordeling af tilskuddene til afvikling af antenneunderskuddene, hvorefter der fra Midtjysk Boligselskab vil blive taget initiativ til et møde med Skanderborg Kommune, hvor planen for afvikling af antenneunderskud gennemgås tillige med hvilke initiativer som er taget for at forhindre akkumulering af underskud år efter år. Bilag 5 - Kombinationsmodellen for afvikling af antenneunderskud. side 5/9

6 Ad 11 Seniordage Som en del af overenskomsterne er der indføjet seniordage til funktionærer, når de når en vis alder. Intentionen er naturligvis, at kunne beholde erfarne medarbejdere længere på arbejdsmarkedet, hvilket selvsagt som udgangspunkt er positivt for alle parter. Til gengæld kan udfordringen med seniordage, set ud fra boligafdelingernes perspektiv være, at man dermed er nødt til at undvære funktionærerne et vist antal dage, som en konsekvens af, at de afholder seniordage. I Midtjysk Boligselskab drejer det sig pt. om 8 medarbejdere, som har et forskelligt antal seniordage (alt efter alder), som alt i alt i 2014 har betydet, at der er afholdt 32 seniordage. Forretningsudvalget drøftede, hvorvidt det kunne være en mulighed at imødekomme de stigende antal seniordage ved at forlænge ansættelsen Søren Greve fra 8 måneder til 9 måneder, og dermed få dækket en stor del af de afholdte seniordage ind i de berørte boligafdelinger. En sådan beslutning vil koste kr for en måned i løn og sociale ydelser. Organisationsbestyrelsen drøfter udfordringen og problemstillingen, og tager beslutning om, hvorvidt man vil forlænge ansættelsen af Søren Greve til en merudgift på kr Bilag 6 - Oversigt over medarbejdere med seniordage. Ad 12 Varmekilde - beboermødebeslutning Kim Würtz har været til beboermøde i afd. 33 d. 7. juli 2014, hvor forslag omkring overgang til Fjernvarme blev stemt ned med stemmerne 24 stemmer mod og 10 for. Den nødvendige overgang til fjernvarme skyldes fusionering mellem Lading varmeværk og Hammel fjernvarme, som er vedtaget på møde i Lading, blandt varmeaftager, hvor også Midtjysk Boligselskab var til stede. Udgiften til fjernvarme (tilslutningsbidraget) udgør i alt kr ,60. Udgiften svarer til en stigning på kr. 60 kr. pr. måned, når der tages udgangspunkt i et 10 årigt lån på 5 %. Problemet med beboermødets beslutning er, at der i afdeling 33 ikke er noget alternativ som varmekilde, hvorfor den eneste reelle mulighed er, at Møllebakken i Lading overgår til fjernvarme. Med baggrund i det manglende alternativ til fjernvarme indstilles det til organisationsbestyrelsen, at der tages beslutning om at inddrage tilsynet (Kommune), således at tilsynet kan beslutte, at omgøre beboermødets beslutning. Ad 13 Boligafdelinger Projekt i Hammel Orientering omkring det afholdte byggemøde den 25. august Genforhandling af stiforbindelse Silkeborg Kommune er tilskrevet i forhold til en fornyelse af aftalen og honoreringen for brugen af stiforbindelsen ved College. Hørning bymidte Orientering omkring det afholdte byggemøde den 25. august side 6/9

7 Rødtjørnen etape 2 Orientering omkring licitationsresultatet. Afd. 39 PLC, godkendelse af finansiering af renovering af blok 15 - Bofællesskab. Endelig godkendelse af belåning og huslejestigning i forbindelse med renovering af blok 15 - Bofællesskab. Det endelige og mest fordelagtige tilbud lyder på kr inkl. Håndværkerudgifter, omkostninger, gebyrer og moms, svarende til en årlig lejeforhøjelse på kr ved 30 årigt kreditforeningslån. Projektet i blok 15 Bofællesskab samt beboermødets beslutning er baseret på, at de øvrige beboere på PLC ikke stiger i husleje. Husleje: Den eksisterende årshusleje er på 277 kr. pr. m 2. Projektet medfører en huslejestigning på 719 kr. pr. m 2. Fremtidige årshusleje vil være på 996 kr. pr. m 2., svarende til en stigning på ca. 360 %. De eksisterende boliger i bofællesskabet har til sammenligning en årshusleje på kr. pr. m 2. PLC. Totalrådgiver, Anitas deltagelse i genhusning samt informationer til beboerne Der arbejdes på en løsning, hvor Anita kan blive fritaget for nogle af de nuværende sagsbehandleropgaver samtidig med at Anja kan sættes op i tid, således at Anita kan få en stor rolle at spille i forhold til håndteringen af genhusningerne på PLC. Administrationen udarbejder en liste med punkter omkring genhusning og byggesagen, som organistionsbestyrelsen bedes tage stilling til på organisationsbestyrelsesmødet, så vi kan arbejde videre med information og planlægning af informationsmøder med beboerne på PLC. Bilaget eftersendes. Afd. 98 College Orientering omkring mødet afholdt den 20. august Her og nu er et af de største problemer for afd. 98 College naturligvis tomgangen, men også det stigende og meget høje huslejeniveau, som gør det vanskelligt at finde lejere til ungdomsboligerne. En del af forklaringen på det høje huslejeniveau er, at afdelingen har et oparbejdet underskud pr. 31. december 2013 på kr , som alene i forbindelse med budget 2015 betyder, at huslejen skal stige med 8,35%, således at det fremtidige lejeniveau herefter vil lyde på mere end kr pr. m 2, hvilket ikke er holdbart. Organisationsbestyrelsen bedes udover at forholde sig til orienteringen fra mødet den 20. august 2014 med sportscollege, ligeledes drøfte og tage beslutning om, hvorvidt man fra dispositionsfonden vil yde et lån til afvikling af det oparbejdede underskud på kr Afd. 46 Gl. Ry, godkendelse af finansiering af renovering. Endelig godkendelse af belåning og huslejestigning i forbindelse med vinduesudskiftning. Det endelige og mest fordelagtige tilbud lyder på kr inkl. Håndværkerudgifter, omkostninger, gebyrer og moms, svarende til en årlig lejeforhøjelse på kr ved 30 årigt kreditforeningslån. For den enkelte beboers husleje vil det betyde en huslejestigning på 5,69 % svarende til en gennemsnitlig stigning pr. måned på kr. 232 (42 pr. m 2 ). Afd. 14 Hostrupsgade, godkendelse af finansiering af renovering. side 7/9

8 Endelig godkendelse af belåning og huslejestigning i forbindelse med vinduesudskiftning på vestfacaden af Friboligen, 26A 21. Det endelige og mest fordelagtige tilbud lyder på kr inkl. Håndværkerudgifter, omkostninger, gebyrer og moms. De ønskes et realkreditlån over 25 år. For den enkelte beboers husleje vil det betyde en huslejestigning på 1,50 % svarende til en gennemsnitlig stigning pr. måned på kr. 65,00 (13 kr. pr. m 2 ). Afd. 99. Apotekerhaven Ansøgning om tilskud til opsætning af Lemminghegn i skel mellem afd. 99, Apotekerhaven og Flemming Nielsens ejendom, Gl. Randersvej 6, 8450 Hammel. Afdelingen kan dække halvdelen af udgiften over driften i Samlet pris for hegn og opsætning inkl. moms er ,00 kr. Afd. 34, Hampen Bjarne orienterede om en mulig køber at de 4 lejemål i Hampen. Bjarne har haft kontakt til Erik Andreasen som medgav, at det er den billigste løsning, hvis alle 4 boliger kan sælges for en samlet pris af kr. Udlejningssituationen Nedenfor fremgår ledige boliger pr. 1.august 2014: Engholmvej 33 st th., 8766 Nørre Snede Ejstrupvej 9, 7362 Hampen Ejstrupvej 11, 7362 Hampen Grønnevænget 27, 8765 Klovborg Grønnevænget 29, 8765 Klovborg Grønnevænget 28, 8765 Klovborg Grønnevænget 32, 8765 Klovborg Bellisvej 47, 8766 Nørre Snede Bellisvej 51, 8766 Nørre Snede Bellisvej 55, 8766 Nørre Snede Bellisvej 59, 8766 Nørre Snede Bellisvej 61, 8766 Nørre Snede Poul la Cours Vej th. v.21, 8660 Skanderborg Vestergade 39C, 7361 Ejstrupholm Dalen 5, 8305 Samsø Skovbakken 9,kld.v.1, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.2, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.3, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9, kld.v.4, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,kld.v.5, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,st.v.8, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,st.v.10, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,1.v.12, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,1.v.16, 8766 Nørre Snede Skovbakken 9,2.v.22, 8766 Nørre Snede Lyngbygade th., 8600 Silkeborg Engvangen 30 1., 8700 Horsens Ansvej 100 st v.1, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.3, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.4, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.6, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.8, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.9, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.11, 8600 Silkeborg Ansvej 100 st v.12, 8600 Silkeborg Ansvej v.2, 8600 Silkeborg side 8/9

9 Ansvej v.3, 8600 Silkeborg Ansvej v.4, 8600 Silkeborg Ansvej v.6, 8600 Silkeborg Ansvej v.7, 8600 Silkeborg Ansvej v.9, 8600 Silkeborg Ansvej v.12, 8600 Silkeborg Ansvej v.6, 8600 Silkeborg Ansvej v.7, 8600 Silkeborg Ansvej v.8, 8600 Silkeborg Ansvej v.9, 8600 Silkeborg Ansvej v.12, 8600 Silkeborg Ansvej v.2, 8600 Silkeborg Ansvej v.3, 8600 Silkeborg Ansvej v.4, 8600 Silkeborg Ansvej v.12, 8600 Silkeborg Ansvej v.1, 8600 Silkeborg Ansvej v.2, 8600 Silkeborg Ansvej v.3, 8600 Silkeborg Ansvej v.4, 8600 Silkeborg Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ad 14 Pendleraftale Ikast Brande Kommune Ikast Brande Kommune har fremsendt aftale omkring fortrin for pendlere til boliger i en række boligorganisationer. Midtjysk Boligselskab er en af boligorganisationerne, og organisationsbestyrelsen bedes drøfte den fremsendte aftale. Organisationsbestyrelsen drøfter det fremsendte forslag omkring pendleraftale, og tager beslutning om, hvorvidt man ønsker at indgå aftale tillige med en beslutning om, til hvilke typer boligen i så fald skal være gældende. Bilag 7 Pendleraftale. Ad 15 Aktivitetsoversigt Opdateret oversigt over aktiviteter udsendes sammen med dagsordenen, og organisationsbestyrelsen kan stille spørgsmål til aktivitetslisten, hvis der måtte være behov for uddybning. Organisationsbestyrelsen tager aktivitetslisten til efterretning. Bilag 8 - Aktivitetsliste. Ad 16 Eventuelt Punktet hvor alt kan diskuteres, men intet besluttes. Ad 17 Næste møde Næste organisationsbestyrelsesmøde løber af stablen den kl side 9/9