Tilsynsrapport. Ishøj Kommune Løkkekrogen

Transkript

1 Tilsynsrapport Ishøj Kommune Løkkekrogen Anmeldt tilsyn Juni 2010

2 Indhold 1 FORMÅL MED TILSYNET TILSYNETS VURDERING TILSYNETS BEMÆRKNINGER OG ANBEFALINGER DATAGRUNDLAG OPLYSNINGER OM TILSYNET OPLYSNINGER OM TILBUDDET OPFØLGNING FYSISKE RAMMER OG RUNDVISNING DEN PÆDAGOGISKE, OMSORGS- OG PLEJEMÆSSIGE PRAKSIS ORGANISATORISKE OG PERSONALEMÆSSIGE FORHOLD METODE TILSYNETS TILRETTELÆGGELSE OVERORDNET MATERIALE SOM HAR INDGÅET I TILSYNET TILSYNETS VARSLING DEFINITIONER KONTAKTOPLYSNINGER BDO KR 1

3 1 Formål med tilsynet I henhold til Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16 er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres fra hvert enkelt tilbud. Formålet med tilsynet er: - At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. - At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig forsvarlig måde. - At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvo r- ligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO KR s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningsli n- jer på området, og omfatter tilsynet med de organisatoriske, personalemæssige og pædagogiske forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for borgere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til såvel det observerede som personalets og borgere/brugeres heraf indgår ligeledes i tilsynet. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Ishøj Kommune ikke i BDO KR s tilsyn. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på institutionen til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelses forventninger. BDO KR 2

4 2 Det overordnede indtryk af Løkkekrogen er, at der er tale om et tilbud der aktuelt gennemgår organisatoriske forandringer. Tilsynet vurderer at Løkkekrogen på trods af en række gode initiativer i forbindelse med omorganiseringen, fortsat står overfor udfordringer på det organisatoriske, ledelsesmæssige, pædagogiske område og i relation til samarbejdet og kommunikationen med de pårørende. Leder har overfor tilsynet oplyst, at der skal udarbejdes en virksomhedsplan med beskrivelse af menneskesyn, værdigrundlag og pædagogik, som afsæt for en fælles forståelse for den overordnede ramme for Løkkekrogen. Dette er et godt initiativ, og tilsynet forslår desuden at der af virksomhedsplanen fremgår, hvilke mål og delmål som Løkkekrogen har for året, og hvordan der skal arbejdes med dem. Tilsynet kan konstatere, at der udarbejdes samarbejdsbaserede aftaler med borgerne. Tilsynet vurderer, at man med fordel kan indarbejde mere enkle dokumentations- og informationsbaserede systemer, og at disse bliver It-baserede. Løkkekrogen har indført en ny mødestruktur, hvor man løbende vil drøfte og evaluere borgernes samarbejdsaftaler på personalemøderne. Tilsynet vurderer dette som et kvalitetsløft idet det åbner mulighed for bedre overblik over opfølgning på indsatsområder og indgåede aftaler. Det er tilsynets, at borgerne tilbydes gode og varierede fritidsaktiviteter, og at borgerne generelt udtrykker tilfredshed med deres dagtilbud og hverdag. Èn af borgerne fortæller dog tilsynet, at hun gerne vil flytte til et andet bofællesskab, og to af de pårørende oplyser, at deres pårørende ikke trives optimalt. I relation til dette, anbefaler tilsynet, at der tages de fornødne initiativer medhenblik på at afdække og så vidt muligt sørge for at samtlige borgere kommer i trivsel. Tilsynet vurderer, at der er et godt fokus på sprogbrug og omgangsformer, og tilsynet kan tillige observere et sådant. Der er desuden et godt fokus på at sikre borgernes indflydelse gennem afholdelse af formelle informationsmøder med borgerne, og ved at arbejde med differentierede kommunikationsformer. Tilsynet anbefaler dog, at der i relation til en konkret borger undersøges, hvordan borgeren kan tilbydes tilstrækkelig specialiserede kommunikationsformer, så også denne opnår mulighed for optimal indflydelse på egen hverdag. Grundet en del kritik fra de pårørende vedrørende samarbejdet med Løkkekrogen, vurderer tilsynet, at det er afgørende vigtigt, at de pårørende informeres omkring de organisatoriske ændringer der er sket på Løkkekrogen, samt om fremtidige perspektiver. I forlængelse heraf vurderer tilsynet, at Løkkekrogen med fordel kan udarbejde retningslinjer for god praksis for pårørendesamarbejdet. I forlængelse heraf kan Løkkekrogen overveje at oprette brugerråd eller et pårørenderåd eller en kombination heraf. Da der ikke er gennemført APV eller MUS de seneste fire år, vurderer tilsynet at det er afgørende at få dette indarbejdet og gennemført snarest. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer og indretningen er i overensstemmelse med målgruppens behov, og at indretningen vidner om den enkelte borgers smag, interesser og behov. Borgerne udtrykker da også tilfredshed med de fysiske rammer og indretning af deres værelser og fælles rum. BDO KR 3

5 2.1 bemærkninger og anbefalinger 1 Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at leder tilkendegiver, at der skal udarbejdes en virksomhedsplan med beskrivelse af menneskesyn og værdigrundlag, som afsæt for en fælles forståelse for den overordnede ramme for Løkkekrogen. 2. Tilsynet bemærker, at man med den nye mødestruktur løbende vil diskutere og evaluere borgernes samarbejdsaftaler på personalemøderne. Tilsynet vurderer denne struktur som et kvalitetsløft idet det åbner op for refleksion og opfølgning på indgåede aftaler. 3. Tilsynet bemærker, at der vil blive taget initiativ til afholdelse af fælles kurser, og at der arbejdes på at kunne tilbyde medarbejderne sagssupervision. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at den overordnede referenceramme og pædagogiske metoder beskrives yderligere, og at de fremgår af hjemmesiden og tilbudsportalen og evt. virksomhedsplanen. 2. Tilsynet anbefaler, at der i relation til en konkret borger undersøges, hvordan det kan sikres, at borgeren tilbydes tilstrækkelig specialiserede kommunikationsformer, så også denne borger opnår mulighed for optimal indflydelse på egen hverdag. 3. Tilsynet anbefaler, at Løkkekrogen informerer de pårørende om de organisatoriske ændringer, der er sket på Løkkekrogen, samt om fremtidige perspektiver. 4. Tilsynet anbefaler, at Løkkekrogen udarbejder retningslinjer for god praksis for pårørendesamarbejdet. En mulighed er desuden at overveje om Løkkekrogen skal oprette et brugerråd eller et pårørenderåd eller en kombination heraf. 5. Da der aldrig er gennemført en APV på Løkkekrogen, anbefaler tilsynet at der snarest muligt lægges plan for gennemførelse af en APV indenfor dette år. 6. Da flere medarbejdere ikke har fået tilbudt MUS i knap fire år, anbefaler tilsynet at leder tilrettelægger gennemførelse af MUS samtaler inden for dette år. Heri kan med fordel indgå en afklaring af den enkelte medarbejders kompetencer og behov for ny viden/kursus. 7. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes interne retningslinjer for magtanvendelser, herunder for intern opfølgning og håndtering af gråzoner i relation til magtanvendelser. Nye medarbejdere og vikarer bør endvidere introduceres til bekendtgørelsen. 8. Tilsynet anbefaler, at der snarest muligt udarbejdes interne retningslinjer for medicinhåndtering, og at de medarbejdere der håndterer medicin gennemgår medicinkursus. 9. Tilsynet anbefaler, at Løkkekrogen udarbejder en evakueringsplan og informerer/taler med borgerne om denne; den bør oplyse om, hvordan borgeren skal forho l- de sig i tilfælde af brand. Tilsynet anbefaler desuden, at der afholdes en brandøvelse eller en instruktion i, hvordan borgerne konkret skal forholde sig ved en evt. brand. En mulighed er at tale om emnet i forbindelse med et beboermøde. 10. Tilsynet anbefaler, at Løkkekrogen udarbejder retningslinjer for håndtering af borgernes økonomi, og at der ved indflytning udarbejdes en aftale som underskrives af såvel perso- 1 Definition af begreberne findes i afsnit 4.4 BDO KR 4

6 Påbud Ingen nale og borger/værge/pårørende. 3 Datagrundlag 3.1 Oplysninger om tilsynet Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 15. juni 2010 kl Rundvisning Tilsynet blev vist rundt af leder og koordinator Deltagere ved dialogmøder Ledere: Tilsynet talte med leder og koordinator Medarbejdere: Tilsynet talte med to medarbejdere Borgere: Tilsynet talte med tre borgere Pårørende: Tilsynet talte med seks pårørende, svarende til fem borgere Tilsynsførende Helen Hilario Jønsson (Chefkonsulent, Cand. Pæd., PD og socialpædagog) og Lene Thorius (Specialkonsulent, Cand. Pæd., PD og socialpædagog) 3.2 Oplysninger om tilbuddet Adresse Løkkekrogen 9, 2625 Vallensbæk Leder Kim Schørling Juridisk grundlag SEL 85 med 108 indhold Antal pladser 7 pladser, heraf er to døgnpladser med vågen nattevagt. Målgruppe Udviklingshæmmede voksne, der har behov for hjælp og støtte i hverdagen og overvågning om natten. 3.3 Opfølgning Opfølgning fra sidste tilsyn Data Der har ikke tidligere været ført formelt tilsyn med Løkkekrogen jf. retssikkerhedslovens 16. Ingen bemærkninger. BDO KR 5

7 3.3.2 Opfølgning fra andre tilsyn Data Der har tidligere været ført brandtilsyn. Leder oplyser, at den lokale brandmand ikke længere laver brandtilsyn. Det oplyses endvidere, at der er brandalarmer på alle værelser og på gangen, og der er udgang til haven fra alle rum. Koordinator oplyser, at borgerne selv har efterlyst, at man lavede en brandøvelse, og vurderer, at det vil være oplagt, at der kommer brandtilsyn, og at der laves en evakueringsøvelse. Det oplyses endvidere, at der er vågen nattevagt til to af borgerne. Tilsynet anbefaler, at Løkkekrogen udarbejder en evakueringsplan og informerer/taler med borgerne om denne; den bør fortælle hvordan borgeren skal forholde sig i tilfælde af brand. Tilsynet anbefaler desuden, at der afholdes en brandøvelse eller en instruktion i hvordan borgerne konkret skal forholde sig ved en evt. brand. En mulighed er at ovenstående gøres i forbindelse med et beboermøde. 3.4 Fysiske rammer og rundvisning Fysiske rammer og observation Data Løkkekrogen er et bofællesskab, der ligger centralt i Vallensbæk tæt på Albertslund station og gode indkøbsmuligheder. Bofællesskabet har eksisteret siden Bygningen ejes af LEV og Ishøj Kommune står for den daglige drift. Huset er i ét plan og er en ombygget børnehave med syv boliger med eget tekøkken og badeværelse. Der er fælles stue, køkken og vaskerum. Ud for hver bolig er der en mindre terrasse, og der er adgang til en mindre fælleshave. Derudover rummer huset et kontor, personaletoilet, depot samt et opbevaringsrum med toilet. Borgernes værelse er individuelt indrettede og meget hyggelige. Overalt ses en pæn rengøringsstandard. Det oplyses af leder og koordinator, at udover, at borgerne gør rent i det omfang de selv formår, så betaler flere af borgerne et rengøringsfirma til at udføre ekstra rengøring. Fællesstuen rummer sofaarrangement og TV, og er sammenhængende med køkkenet med spisebord. Ved spisebordet hænger en white board tavle. Borgerne har på skift til opgave at sætte fotos af de medarbejdere, der kommer på arbejde på næste vagt, op på denne tavle. Borgernes værelse vidner om den person, der bor der. Hos en af borgerne hænger der således adskillige guitarer, som benyttes flittigt. Hos en anden hænger der et piktogramskema for dagens aktiviteter, hvilket borgeren er BDO KR 6

8 med til at sætte op om aftenen. Samme beboer får sondemad, hvorfor der også hænger et sondeskema på borgerens værelse. Hos en tredje beboer vidner indretningen om, at her bor en kvinde med interesse for feminine ting. Og endelig kan man hos en fjerde beboer se, at han er glad for at male billeder, og er ivrig Brøndby fan. Hos samme beboer hænger der et ugeskema for aktiviteter og gøremål. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer og indretning er i overensstemme l- se med målgruppens behov, og vidner om den enkelte borgers smag, interesser og behov. 3.5 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Rammer for arbejdet Data Rent organisatorisk og ledelsesmæssigt er Løkkekrogen den 1. januar 2010 blevet lagt sammen med Spindehuset, Kløverengen og hjemmevejlederteamet. Dette betyder, at der p.t. pågår et større arbejde med at få indarbejdet nye fælles procedurer og retningslinjer for området. Samtidig er det først for nylig blevet afklaret, hvem der skal fungere som leder, oplyser lederen. Koordinator, med daglig funktion i Løkkekrogen, har været ansat i ca. 1 år. Tilsammen betyder dette, at Løkkekrogen, ifølge leder og koordinator, står overfor store ledelsesmæssige og organisatoriske udfordringer. Der foreligger ikke en virksomhedsplan eller en driftsaftale med angivelse af mål og delmål og evt., handleplan for året. Leder oplyser, at det er planen, at der skal udarbejdes en overordnet virksomhedsplan med menneskesyn og værdigrundlag mv. Endelig oplyses det, at kommunen i forhold til to af borgerne har visiteret dem til at have døgnbemaning - og ikke som de øvrige, der har dag og aftendækning. Flere pårørende efterlyser information om den nye organisering, om den nye ledelse og om pædagogikken. Leder oplyser, at han vil indkalde til et informationsmøde, hvor den nye ledelse vil blive præsenteret. Tilsynet kan konstatere, at de pårørende ikke oplever at have modtaget tilstrækkelig information om den nye organisering, om hvem der er ny leder og om, hvad Løkkekrogen arbejder hen imod som mål etc. Tilsynet bemærker, at leder snarest vil udarbejde en virksomhedsplan med beskrivelse af bl.a. menneskesyn, værdigrundlag og pædagogik, som afsæt for en fælles forståelse for den overordnede ramme for Løkkekrogen. Tilsynet anbefaler i relation til dette, at der udarbejdes en plan for, hvordan Løkkekrogen vil informere om de organisatoriske og ledelsesmæssige ændrin- BDO KR 7

9 ger således, at der sikres relevant og tilstrækkelig information til de pårørende. Tilsynet vurderer, at de organisatoriske ændringer desuden bør fremgår af tilbudsportalen Belægning Data Der er fuld belægning. Ingen kommentarer Pædagogisk metode/referenceramme Data Af Tilbudsportalen fremgår det, at man på Løkkekrogen arbejder med neuropædagogik som overordnet socialfaglig metode. Det beskrives, at metoden tager udgangspunkt i den enkeltes evner og begrænsninger, så den pædagogiske indsats målrettes borgerens udviklingspotentiale. Pædagogikken tilrettelægges på baggrund af screeninger sammenholdt med pædagogisk kendskab til den enkelte borger, løbende evalueringer og ekstern supervisor og undervisere. Koordinator fortæller, at flere af medarbejderne gennem tiden har deltaget i flere neuropædagogiske kurser, herunder på Sølund. Grundet udskiftning i personalegruppen har kun tre af de nuværende medarbejdere deltaget i disse kurser, og derfor er en del viden og erfaring gået tabt den skal genopbygges. Koordinator beskriver, at man overordnet anvender den anerkendende tilgang til borgerne, og den personcentrerede metode. Koordinator forklarer, at disse to metoder supplerer hinanden. I relation til det konkrete arbejde handler det pædagogiske arbejde med nogle af borgerne om at sikre, at de fastholder og ikke mister kompetencer, mens det for andre borgere handler om at finde og udvikle nye kompetencer. Koordinator fortæller, at borgerne er meget forskellige med forskelligt udviklingsniveau, og har derfor forskellige behov. Dette betyder, at sprogbrug, aktiviteter etc. tilrettes den enkelte beboer, og at man har en individuel tilgang til borgerne. Perspektivet er, ifølge leder, at få beskrevet en overordnet referenceramme og pædagogiske metoder, hvilket vil ske i samarbejde med en ekstern konsulent til efteråret Tilsynet anbefaler, at den overordnede referenceramme og pædagogiske metoder beskrives, så de kan indgå i virksomhedsplanen og fremgår af hjemmesiden og tilbudsportalen. Tilsynet vurderer at processen med at beskrive dette er vigtig, idet det skærper det pædagogiske fokus, ligesom det bidrager til at sikre fælles forståelse og viden for nuværende og nye medarbejdere. Denne viden vil pårørende og omverdenen i det hele taget også få glæde af. BDO KR 8

10 3.5.4 Pædagogiske planer Data Koordinator oplyser, at der er udarbejdet samarbejdsaftale for alle borgere, og at man ikke arbejder med begrebet pædagogiske planer. Samarbejdsaftalen udarbejdes sammen med borgeren, når vedkommende flytter ind. Heraf fremgår det, hvad borgeren har behov for støtte og hjælp til. For nogle borgeres vedkommende handler det fx om hjælp til at styre sin økonomi, mens det for andre handler om intensiv pleje og omsorg. Samarbejdsaftalen evalueres en gang om året af kontaktpersonen. Kontaktpersonen får løbende orienteringer om kollegaernes oplevelser med borgerne, og med den nye mødestruktur skal samarbejdsaftalen løbende diskuteres og evalueres på personalemøderne, fortæller leder. Aftalen drøftes desuden løbende med den enkelte borger. Det oplyses, at hver borger har to kontaktpersoner. En af borgerne fortæller, at han hver fredag taler med sin kontaktperson om, hvordan han har det. Borgeren vurderer, at det er godt at vide, at han kan tale med kontaktpersonen på faste tidspunkter. Hver borger har sin egen mappe med en socialpædagogisk beskrivelse med diverse skemaer, sygdomsforløb. Der er desuden lavet et svingsystem, hvori konkrete oplysninger fx telefonnumre er indskrevet. Endelig har hver borger en dagbog, hvori der i hånden skrives forskellige informationer, bl.a. om hvad der er sket i løbet af dagen. Medarbejderne skal hver dag orientere sig i dagbøgerne, løbende orientere sig i svingsystemet og i borgernes sagsmapper, der rummer personfølsomme oplysninger. Den ene af medarbejderne, som tilsynet taler med har været ansat i forholdsvis kort tid, og han beskriver, at svingsystemet er let at orientere sig i, idet der er en indholdsfortegnelse. Men han vurderer dog, at der findes mange forskellige kilder til information, og at det samlet set virker som noget af en opgave, at skulle orientere sig så mange forskellige steder. Adspurgt af tilsynet vurderer han, at man med fordel kunne opbevare informationerne elektronisk i stedet for i diverse mapper og dagbøger. De pårørende fortæller, at flere af dem har deltaget i handleplansmøderne sammen med medarbejderne og borgeren, mens en af de pårørende ikke har deltaget, hvilket kan skyldes, at borgeren ikke har ønsket dette. En af de pårørende fortæller, at dialogen omkring handleplanerne fungerer fint, men at hun savner efterfølgende handling på aftalerne. Den pårørende nævner eksempler på, hvordan der fx ikke er sket opfølgning på aftaler i relation til indførelse af forskellige kommunikationsformer til datteren. Tilsynet vurderer, at der arbejdes med test til udredning af borgernes alderstrin og udvikling, samt med samarbejdsbaserede aftaler med borgerne. Tilsynet vurderer, at man med fordel kan indarbejde mere enkle dokumentations- og informationsbaserede systemer, og at disse bliver It-baserede. BDO KR 9

11 Det vil forbedre graden af ensartethed, systematisk dokumentation samt mulighed for opfølgning fra såvel den pågældende kontaktperson som fra enhver. Tilsynet bemærker, at man med den nye mødestruktur løbende vil diskutere og evaluere borgernes samarbejdsaftaler på personalemøderne, hvilket tilsynet vurderer, vil være hensigtsmæssigt for at sikre konkret handling samt opfølgning på indgåede aftaler Hverdag og aktiviteter Data Medarbejderne fortæller, at borgerne selv er med til at vælge, hvilke aktiviteter de vil deltage i. Det oplyses endvidere, at fem af borgerne har et dagtilbud, mens de to øvrige af forskellige årsager ikke har et dagtilbud. Den ene fordi han ikke ønsker det, mens det vurderes, at den beboer ikke har behov for det. Medarbejderne oplyser, at borgerne er glade for deres dagtilbud, hvilket bekræftes af borgerne selv. En ny medarbejder vurderer, at borgerne har et højt aktivitetsniveau i fritiden med muligheder for bl.a. fx sport og forskellige aftenskoletilbud. Leder og koordinator oplyser, at nogle af borgere styrer deres egen økonomi, eller får hjælp til at øve sig i dette, mens andre borgeres økonomi styres af deres pårørende. Borgerne betaler selv for deres fritidsaktiviteter, tøj etc. De pårørende fortæller, at de er tilfredse med udbuddet af aktiviteter, og at borgerne trives med de tilbudte aktiviteter. Én af de pårørende fortæller fx, at hans søn om vinteren har forskellige fritidsaktiviteter hver dag som supplement til sit arbejde. En af borgerne fortæller, at han går til badminton om mandagen, hvor han også har maddag, tirsdag og torsdag går han i klub, mens weekenden går med at slappe af, fortæller borgeren. Tilsynet vurderer, at borgerne tilbydes gode og varierede fritidsaktiviteter, og at borgerne udtrykker tilfredshed med deres dagtilbud og hverdag. Tilsynet vurderer, at Løkkekrogen med fordel kan udarbejde retningslinjer for håndtering af borgernes økonomi, og at der ved indflytning udarbejdes en aftale som underskrives af såvel personale og borger/værge/pårørende. Såfremt Løkkekrogen administrer en borgers økonomi anbefaler tilsynet, at der på udgiftsbilaget sikres to underskrifter. Det skal understreges at tilsynet på ingen måde sår tvivl om hverken Løkkekrogens eller forældre/værges håndtering af den enkelte borgers økonomi, men alene foreslår dette indført med baggrund i at leve op til sædvanlig praksis på området, mulighed for at tydeliggøre ansvar samt at sikre sig mod uberettiget mistanke om besvigelse eller andet. BDO KR 10

12 3.5.6 Indflydelse og kommunikation Data Der afholdes informationsmøde med borgerne hver 14. Dag(borgerne har selv valgt denne betegnelse). Personalet laver referat, og på det efterfølgende møde læses referatet op, og godkendes. Referatet bliver desuden brugt til fælles refleksion på personalemøderne. Den nyindflyttede borger fortæller, at han har deltaget i et af informationsmøderne, og at der skal holdes et nyt møde de kommende søndag. Han beskriver, at det var et godt møde, hvor man fik talt om nogle vigtige ting, fx hvad man skal have at spise. En af de pårørende lægger vægt på, at der i relation til hendes datter ikke anvendes de kommunikationsformer som hun mener der er brug for; datter har ifølge moderen brug for specialiserede kommunikationsformer som fx kommunikationstavler. I samarbejdsaftalen er der lavet aftaler om, at der skal arbejdes med disse kommunikationsformer, men ifølge den pårørende sker dette arbejde ikke i et tempo som man kunne forvente. Den pårørende oplever, at der ikke bliver fulgt op på aftalen i tilstrækkelig grad. Den pårørende giver et eksempel på, at datteren benytter sig af øjenbevægelser til at kommunikere med, - i forhold fx at kunne sige til og fra i forskellige situationer. Tilsynet observerer, at der anvendes piktogramsystemer og konkreter til flere af beboerne, ligesom der er opsat plakater med tegn til tale. Tilsynet vurderer, at der er et godt fokus på at sikre borgernes indflydelse gennem afholdelse af formelle informationsmøder med borgerne. Det er desuden tilsynets, at der arbejdes med differentieret kommunikationsformer. Tilsynet bemærker dog, at en pårørende vurderer, at der i relation til hendes datter ikke anvendes tilstrækkeligt specialiserede kommunikationsformer. Tilsynet anbefaler derfor, at der i relation til den konkrete borger undersøges, hvordan det kan sikres, at borgeren tilbydes tilstrækkelig specialiserede kommunikationsformer, så også denne borger får mulighed for optimal indflydelse på sin hverdag Sundhed, kost og motion Data Koordinator fortæller, at der fokuseres på sund mad og motion i hverdagen. Der er desuden ansat en medarbejder med særlige faglige forudsætninger på området. Emnet blev ikke uddybet yderligere på tilsynet. Ingen kommentarer Tryghed og trivsel Data En af borgerne, som tilsynet taler med, fortæller, at han trives og er glad for at bo på Løkkekrogen. Han fortæller, at medarbejderne er søde og at de hjælper ham med de ting, som har behov for. Han er flyttet ind for nylig, og har fået BDO KR 11

13 god hjælp i den forbindelse, synes han. En anden beboer udtrykker også tilfredshed med stedet. En tredje beboer fortæller, at hun ikke er glad for på at bo på Løkkekrogen, dog uden at tilsynet får kendskab til årsagen, idet borgeren ikke ønsker, at tilsynet skal kende denne. De pårørende fortæller, at flere af borgerne er påvirket af den store udskiftning, der har været på Løkkekrogen, og særligt to pårørende fortæller, at deres børn ikke trives optimalt. Den ene af de pårørende har bedt om et møde med ledelsen dagen efter tilsynet foregår, netop omkring hendes oplevelse af, at datteren mistrives. Vedkommende har en idé om, hvordan man evt. kan ændre strukturen omkring datteren, så der ikke er så mange forskellige medarbejdere omkring hende. En anden pårørende fremsætter ønske om, at man visualiserer, hvem der kommer på arbejde flere dage frem. Dette vil ifølge den pårørende bidrage til sønnens trivsel. P.t. visualiseres det, hvem der kommer på arbejde de kommende par dage, hvilket sker på et skema, der hænger i spisestuen. Tilsynet vurderer, at flere af borgerne udtrykker tilfredshed med at bo på Løkkekrogen, og fortæller, at de trives. En borger udtaler, at hun ikke trives med at bo på Løkkekrogen, idet hun gerne vil bo for sig selv. Nogle af de pårørende som tilsynet taler med udtaler at nogle af borgerne ikke trives optimalt. Tilsynet vurderer således, at der bør tages de fornødne initiativer, så det sikres, at samtlige borgere kommer i trivsel Seksualitet Data Det oplyses, at emnet aktuelt ikke udgør en udfordring. Ingen kommentarer Sprogbrug og omgangsformer Data Medarbejderne fortæller, at de i deres arbejde vægter at skabe gode relationer, at være motiverende og have en anerkendende tilgang. Konkret handler det, ifølge medarbejderne, om at møde borgerne i øjenhøjde og at bruge humor. Én af borgerne, som tilsynet taler med, giver udtryk for, at medarbejderne er søde og rare, og at de taler pænt til borgerne. Tilsynet observerer, at medarbejderne taler pænt og ordentligt til borgerne, at der anvendes humor, og at der er en god stemning mellem borgere og personale. BDO KR 12

14 En af de pårørende fortæller, at hun mener, at der er et vigtigt satsningsområde omkring måden man taler til og om hendes datter. Der er tale om en borge med svage forudsætninger for verbal kommunikation. Den pårørende peger specifikt på at hun har oplevet at personalet har omtalt hendes datter i tredje person mens datteren er tilstede, i stedet for at tale direkte til datteren. For denne pårørende handler det om, at der ikke er entydighed omkring menneskesynet på Løkkekrogen. Tilsynet vurderer, at der er et godt fokus på at have et ordentligt sprogbrug og en god omgangsform, og at tilsynet kan observere et sådant. Tilsynet konstaterer dog også, at der blandt en pårørende gives udtryk for kritik af, at personalet har omtalt hendes datter i tredje person, mens hendes datter var tilstede og således burde være talt direkte til Medicinhåndtering Data Koordinator fortæller, at der ikke er udarbejdet interne retningslinjer for medicinhåndtering. Fire af borgerne får medicin. Heraf håndterer én af borgerne sin medicin helt selvstændigt. Proceduren er, at personalet husker borgeren på medicinen, og så tager borgeren den selv. Medicinen bliver pakket af hjemmevejleder, der har medicinhåndteringskursus, og af en forælder til én af borgerne. Medarbejderne fortæller, at de ved, at de skal tælle pillerne og kontrollere, at der er det rigtige antal, og at pillerne har det rigtige udseende. Leder oplyser, at det er planen, at der skal udarbejdes interne retningslinjer for medicinhåndtering, og at der skal laves interne medicinkurser. Tilsynet vurderer, at der snarest muligt bør udarbejdes interne retningslinjer for medicinhåndtering, og at de medarbejdere der håndterer medicin gennemgår medicinkursus Magtanvendelse og konflikthåndtering Data Leder oplyser, at der ikke sker magtanvendelser. En medarbejder fortæller, at der kan opstå situationer, hvor medarbejderne kan komme i tvivl, hvorvidt der er tale om magtanvendelse. Adspurgt fortæller medarbejderne, at de kun delvis kender til bekendtgørelsen om magtanvendelser og andre indgreb i selvbestemmelsesretten, mens en ny medarbejder fortæller, at vedkommende ikke er blevet introduceret til bekendtgørelsen. Leder og koordinator fortæller desuden, at der ikke findes interne retningslinjer for magtanvendelse og for håndtering af gråzoner. Tilsynet vurderer, at der bør udarbejdes interne retningslinjer for magtanvendelser, herunder for intern opfølgning og håndtering af gråzoner i relation til magtanvendelser. BDO KR 13

15 Pårørende Data Tilsynet taler med seks pårørende til fem borgere. Der er delte meninger om, hvordan samarbejdet med medarbejderne fungerer. Den nyindflyttede borgers far fortæller, at indflytningen af sønnen har fungeret rigtig godt, og at der bliver lyttet til sønnen omkring hans ønsker og behov. Denne pårørende oplever, at personalet har hjulpet med bl.a. følgeskab til en aktivitet et følgeskab som sønnen og han selv har sat meget stor pris på. Borgeren og den pårørende oplever i det hele taget at være blevet taget rigtig godt imod på Løkkekrogen. En anden pårørende fortæller, at der er en god dialog, men at der ikke altid bliver fulgt op på aftalerne, jævnfør tidligere afsnit. Den pårørende har talt med kontaktpersonen, uden at dette har givet de nødvendige ændringer, hvorfor den pårørende har udbedt sig et møde med leder. En tredje pårørende fortæller, at informationsniveauet til de pårørende slet ikke fungerer. Han beskriver, at et aftalt møde om den generelle situation på Løkkekrogen blev aflyst, og at han efterfølgende har forsøgt med telefonisk kontakt med koordinator. Også uden at opnå et tilfredsstillende resultat, fortæller den pårørende. Samme pårørende savner viden hos personalet fx omkring datterens økonomi, og om andre praktiske ting, ligesom han gerne ville have haft information om, at datteren har fået en del sår på kroppen. Vedkommende giver eksempler på sin kritik, som bl.a. går på, at personalet udover kontaktpersonen, ikke kendte til, at datteren bruger p-piller, at der ikke bliver gjort ordentlig rent, at sengetøjet er snavset, at datteren har taget voldsomt på i vægt. Grundet de pårørendes utilfredshed, og det faktum, at datteren ifølge den pårørende selv ikke har lyst til at bo på Løkkekrogen længere, afstedkom det en aftale om, at datteren skulle flytte til et andet botilbud. Men ifølge den pårørende, er der endnu ikke handlet på denne aftale. Den pårørende oplever samlet set, at situationen er som at kaste håndklædet i ringen på grund af lang ventetid i visitationen i Vallensbæk/Ishøj Kommune, og overvejer at indgive en skriftlig klage til Ishøj Kommune. De pårørende fortæller, at der tidligere i amtets tid har eksisteret et pårørenderåd, men at dette ikke fungerer længere. Man efterlyser et bedre samarbejde i form af dialog, og at der rent pædagogisk sikres en bedre balance mellem selvstændighed og støtte til borgerne. En af de pårørende udtrykker, at denne balance, for hende at se, handler om balancen mellem omsorg og omsorgssvigt. Der udtrykkes dog også anerkendelse til personalet, - herunder at personalet arrangerer to årlige fester, hvilket kræver et meget stort arbejde, vurderes det. Tilsynet vurderer, at det er afgørende vigtigt, at de pårørende informeres omkring de organisatoriske ændringer der er sket på Løkkekrogen, samt om BDO KR 14

16 fremtidige perspektiver. I forlængelse heraf vurderer tilsynet, at Løkkekrogen med fordel kan udarbejde retningslinjer for god praksis for pårørendesamarbejdet. Her kan der med fordel nedskives muligheder og grænser for indflydelse, information, høring etc. samt i hvilken struktur det indgår. Tilsynet vurderer, at Løkkekrogen med fordel kan overveje at oprette et brugerråd eller et pårørenderåd eller en kombination heraf. Såfremt et sådan oprettes skal der uarbejdes retningslinjer og de borgere, der er myndige, skal så vidt muligt tage stilling til, om de gerne vil repræsentere sig selv, eller om de i stedet ønsker at lade sig repræsentere af en pårørende/værge. 3.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Data Indenfor de sidste år er der sket en stor udskiftning af personalegruppen, idet tre ud af ni medarbejdere er stoppet. Samtidig er der sket organisatoriske og ledelsesmæssige forandringer, som alt sammen betyder, at medarbejderne oplever, at personalesituationen er præget af manglende stabilitet og kontinuitet. Der er således et udtrykt ønske om mere ro og stabilitet i personalegruppen. Samtidig udtrykker personalet en vis bekymring for fremtiden, såfremt ledelsen er længere væk i hverdagen, da dette efter deres kan vanskeliggøre fornemmelsen af stabilitet i personalegruppen. Medarbejderne fortæller, at man som nyansat gennemgår et introduktionsprogram. Den senest ansatte medarbejder fortæller, at han oplever, at der eksisterer mange forskellige mapper om forskellige emner, som man løbende skal orientere sig i, og efter. Der findes fx en mappe kun om beslutninger. Tilsammen betyder dette, som tidligere nævnt, at der anvendes uforholdsmæssig meget tid på at holde sig ajour med diverse forhold. Leder oplyser, at hjemmevejlederne og ledelse sammen skal beslutte om man skal indkøbe en PDA eller bærbar til hver medarbejder. Eller noget helt tredje for herigennem at sikre en optimal informationssøgning. I forbindelse med indkøb af dette vil medarbejderne blive tilbudt IT-kursus. Tilsynet kan konstatere, at der har været udskiftninger i personalegruppen indenfor de seneste par år. Det er dog samtidig tilsynets, at der med den nye organisering og ledelse er skabt mulighed for, at personalesituationen stabiliserer sig, hvis der fokuseres på personalepleje, tydelig ledelse, mødestruktur og kultur, etablering af nye administrative systemer og introdukti- BDO KR 15

17 on til disse Eksternt samarbejde Data Medarbejderne oplyser, at der generelt eksisterer et godt samarbejde med de eksterne samarbejdspartnere, men at der i relation til samarbejdet med borgernes sagsbehandlere, eksisterer nogle udfordringer på baggrund af udskiftning af sagsbehandlere. Tilsynet vurderer, at der generelt eksisterer et velfungerende samarbejde med eksterne samarbejdspartnere Internt samarbejde og kommunikation Data Koordinator oplyser, at der afholdes teammøde hver onsdag, hvoraf hverandet er henholdsvis personalemøde og supervision. Koordinator oplever, at hun er blevet taget godt imod af medarbejdergruppen, og hun vurderer, at der skal arbejdes med at få implementeret brug af computer, bl.a. til referater fra personalemøderne, til vagtplaner, og Care systemet. Det vigtigste vil i første omgang være, at alle medarbejdere bl i- ver fortrolige med brug af computer. Leder fortæller, at han har stillet krav om, at man kan læse referaterne fra personalemøderne elektronisk, og at medarbejderne er forberedte til møderne ved at have læst referaterne fra sidse møde. Koordinator og leder mødes en gang om ugen for at koordinere og planlægge nye tiltag. Koordinator fortæller, at ansvars- og kompetenceplanen p.t. er lidt diffus for hende, og for medarbejderne. I relation til dette oplyser leder, at der på sigt skal udarbejdes en kompetence- og ansvarsplan for koordinatorerne, men at der p.t. foregår en proces, hvor der sker en afklaring af, hvilke opgaver henholdsvis leder og koordinatorerne skal have. P.t. ligger det fast, at vagtplanerne og det pædagogiske ansvar ligger hos koordinatorerne. Med den nye organisation er der otte koordinatorer i alt. Disse mødes hver 3. måned i et netværk, med mulighed for sparring. Til september skal man på fælles seminar, hvor der bl.a. skal udarbejdes en fast skabelon for møderne. Dagen efter, at netværket af koordinatorerne har mødtes, er der afsat tid til, at man mødes med ledelsen. Der har desuden været afholdt internat for MED-udvalget, hvor også TR og SR deltog. Her diskuteres organisationsforandringerne, værdier, ligesom to af MED-udvalgets medlemmer skal være med til at udarbejde nye ydelsesbeskrivelser. Leder fortæller, at alle medarbejdere har fået tilbudt en JTI tests (Jungs Type Indikator test) til afdækning af egne og teamets samlede kompetencer og præferencer, hvilket italesættes i relation til udarbejdelse af et teamhjul. Formålet er at skabe et fælles sprog, og at skabe grobund for selvstændig problemløsning. Leder fortæller, at to medarbejdere er uddan- BDO KR 16

18 nede i at lave testen. Næste skridt er at arbejde med fantasien om hvordan man kunne komme til at fungere, afdække hvad man kan gøre og hvordan man konkret skal handle for at nå målet gennem en såkaldt Z- model. Tilsynet vurderer, at der er taget flere relevante initiativer til at arbejde med organisering, medarbejderudvikling og kommunikation, hvilket tilrettelægges og foregår via medarbejderinddragelse Arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold Data Såvel leder, koordinator som medarbejdere giver udtryk for, at Løkkekrogen er præget af den nye organisering, hvilket i relation til arbejdsmiljøet har betydet, at man pr. 1. januar 2010 er gået fra at have et lokalt samarbejdsudvalg til at have et formelt MED-udvalg sammen med Spindehuset, Kløverengen og det øvrige hjemmevejlederteam. På samme vis deler Løkkekrogen sikkerhedsrepræsentant med resten af organisationen. Koordinator oplyser, at der er foretaget en APV, mens Løkkekrogen hørte under Vallensbæk Kommune. Mappen, hvori resultaterne burde sidde, er imidlertid tom, så det vides ikke præcis hvornår og med hvilke resultater APV en er foretaget. Adspurgt oplyser ledelsen, at der aldrig har været foretaget en APV. Det er tilsynets, at der er etableret relevante formelle organer, der har til formål at fokusere på arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold. Tilsynet anbefaler, at der snarest muligt gennemføres en APV med henblik på at få identificeret mulige problemområder i arbejdsmiljøet. På baggrund af APV kan der opstilles en handleplan med angivelse af problemområder, løsning, ansvar for løsning samt opfølgning Kompetenceudvikling og kvalitetssikring Data Leder oplyser, at der p.t. arbejdes på at finde en ekstern supervision til at varetage sagssupervision. Medarbejderne fortæller, at medarbejderne i hvert fald gennem knap fire år ikke har fået tilbudt MUS-samtaler. Leder er opmærksom på problematikken, og oplyser, at man centralt arbejder med at udvikle et koncept omkring afholdelse af MUS-samtaler, så der forholdsvis hurtigt kan etableres tilbud om MUS-samtaler med samtlige medarbejdere. Medarbejderne oplyser, at der det sidste år ikke har været mulighed for at deltage i kursusvirksomhed. Man håber, at der med den nye ledelse bliver mulighed for dette. Leder oplyser i relation til dette, at man vil prioritere at bruge kursusmidlerne til at afholde fælles kurser på stedet, i stedet for at sen- BDO KR 17

19 de enkelte på kursus udenfor institutionen. Leder peger bl.a. på fælles kurser omkring JTI-kursus (Jungs Type Indikator) med henblik på at skabe en fælles referenceramme og et fælles sprog. Leder oplyser endvidere, at der ikke er nedsat et kursusudvalg. Tilsynet kan konstatere, at der ikke har været afholdt MUS i knap fire år. Videre at leder arbejder med at finde en skabelon og en form på MUS således at alle medarbejderne kan få tilbudt MUS samtaler. Der arbejdes med at finde egnet ekstern supervisor til bl.a. sagssupervision., og der arbejdes med en plan for afholdelse af fælles kurser. Tilsynet vurderer at en sådan plan med fordel kan indgå i virksomhedsplan 2010, således at der fx kan ses sammenhæng mellem de faglige kompetencer man søger at udvide/udvikle i relation til den pædagogiske referenceramme og metoder Sammenhæng mellem kompetencer og behov Data Medarbejderne giver udtryk for, at de kunne ønske sig mere viden omkring konkrete områder fx specialiserede kommunikationsformer, ligesom de helt generelt ønsker sig flere kurser for at kunne matche borgernes behov. Leder oplyser, at ønsker om flere kompetencer vil blive inddraget i forbindelse med afholdelse af MUS-samtalerne. Tilsynet kan konstatere, at der udtrykkes behov for flere kompetencer, og anbefaler, at medarbejdernes behov for kompetenceudvikling afdækkes. Dette med henblik på fortsat at sikre overensstemmelse mellem medarbejdernes kompetencer og borgernes behov. 4 Metode BDO KR s tilsyn anvender en udviklingsorienteret og dialogbaseret tilgang, der samtidig med at tilsynet, jf. Retssikkerhedslovens 16, skal udøve kontrol med, om tilbuddet følger lovgivningen, danner rammen for tilsynet. Dette indebærer interview, dialog og observ a- tion, som sammen med uddybninger på forskellige områder og punkter, giver et samlet billede af stedet. Tilsynet anvender endvidere en anerkendende tilgang, hvilket bl.a. handler om at se og spørge til det, der virker, for at kunne identificere stedets ressourcer, sty r- ker og gode erfaringer. Rapporten har været fremsendt forstander med henblik på rettelser af faktuelle fejl. 4.1 tilrettelæggelse Overordnet har organiseringen af tilsynsbesøget set ud som følger: BDO KR 18

20 Rundvisning, hvor tilsynet ofte har haft mulighed for at tale med borgere/medarbejdere undervejs, og/eller at observere det sociale liv Dialog med Ledelsen /ledelse Dialog med medarbejdere Dialog med borgere Evt. dialog med pårørende, hvor dette er planlagt af tilbuddet 4.2 Overordnet materiale som har indgået i tilsynet Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO KR indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.3 varsling Leder af tilbuddet er orienteret om tilsynsbesøget ca. fem uger før gennemførelse. Endvidere har BDO KR haft telefonisk dialog med leder inden tilsynet, hvor programmet er blevet drøftet og endelig fastlagt således, at dagens møder er tilpasset hverdagen og aktivit e- terne på tilbuddet. 4.4 Definitioner Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt. Påbud Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. BDO KR 19

21 4.5 Kontaktoplysninger HELEN HILARIO JØNSSON, Chefkonsulent BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf Mob BDO KR 20