Tilsynsrapport Ishøj Kommune. Spindehuset. Anmeldt tilsyn December 2011 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Ishøj kommune Tilsynsrapport Ishøj Kommune Spindehuset Anmeldt tilsyn December

2 Indholdsfortegnelse bemærkninger og anbefalinger grundlag Oplysninger Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Opfølgning fra andre tilsyn Fysiske rammer Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Pædagogiske planer Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Medindflydelse og kommunikation Sundhed, kost og motion Sprogbrug og omgangsformer Medicinhåndtering Magtanvendelse og konflikthåndtering Organisatoriske og personalemæssige forhold Rammer for arbejdet Belægning Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Internt samarbejde og kommunikation Arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold Kompetenceudvikling Eksternt samarbejde Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Kontaktoplysninger BDO Kommunernes Revision

3 1 BDO har på vegne af Ishøj Kommune foretaget et anmeldt tilsyn på Spindehuset. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Spindehuset er, at det er et meget velfungerende botilbud, hvor beboerne trives, og hvor medarbejderne arbejder ud fra et fagligt højt niveau. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er slidte, men at indretningen stemmer godt overens med målgruppens behov. Der er p.t. ved at blive indsat helt nyt køkken, hvilket fremmer indtrykket af Spindehuset. Det er tilsynets, at medarbejderne på et højt fagligt niveau redegør for de teoretiske tilgange, der anvendes i arbejdet med beboerne samt hvordan tilgangene fungerer i praksis. Tilsynet vurderer det positivt, at både leder og medarbejdere har fokus på at sikre en fælles forankring af den pædagogiske referenceramme i personalegruppen. I relation til udarbejdelse af pædagogiske planer foregår der et struktureret og fagligt velfunderet arbejde på Spindehuset. Både hjemmedagssedler, pædagogiske statusbeskrivelser og handleplaner er med til at understøtte systematikken. Medarbejderne ønsker ledelsens sparring i forhold til arbejdet, hvilket tilsynet tilslutter sig ikke mindst for som udgangspunkt at skabe enighed om de planer, der anvendes. Beboerne giver udtryk for, at de har en god hverdag, hvor de især har indflydelse på indholdet i deres hjemmedage, og ellers bliver de inddraget på beboermøder, hvor mere generelle emner bliver taget op. Tilsynet vurderer, at medarbejderne på Spindehuset har fokus på at skabe sunde kostvaner for beboerne, under hensyntagen til at de i så høj grad som muligt selv skal kunne lave maden. Det er endvidere tilsynets, at beboerne tilbydes og motiveres til fysisk aktivitet, dog ud fra et hensyn til at nogle af beboerne i forvejen er meget aktive. Det er tilsynets indtryk, at der hersker en god stemning i Spindehuset, og at medarbejderne i høj grad er med til at skabe den gode stemning via deres respektfulde tilgang til beboerne. Denne underbygges af de pårørendes rosende ord om et meget engageret personale i Spindehuset samt af beboernes beskrivelse af medarbejdernes rolige omgang med beboerne. Tilsynet vurderer ligeledes, at personalegruppen arbejder udfra et stort engagement og en lyst til at dygtiggøre sig inden for målgruppens behov, herunder specielt i forhold til kommunikation. Der arbejdes struktureret, og medarbejderne har stor rutine i at dokumentere deres faglige indsats. Dog bemærker tilsynet, at der kan være behov for at ledelse og medarbejdere skaber enighed om, hvilke planer og systemer, der anvendes til dokumentationsarbejdet. Tilsynet konstaterer, at information og internt samarbejde mellem leder og medarbejdere på Spindehuset beskrives som en udfordring. Tilsynet vurderer, at der er behov for at gentænke den eksisterende kultur på Spindehuset, og anbefaler, at ledelsen tager initiativ til at skabe fælles forståelse for indholdet i det gode samarbejde, herunder overensstemmelse mellem ledelsens og medarbejdernes ønsker til informationsbehov. I forlængelse af dette bemærker tilsynet, at de planlagte MUS samtaler med samtlige medarbejdere i Spindehuset vil blive gennemført i foråret Samarbejdet mellem personale og pårørende beskrives som velfungerende, men fra de pårørendes side ytres der ønske om et højere informationsniveau og pårørendesamarbejde, herunder at der arrangeres fællesarrangementer for beboere, medarbejdere, ledelse og pårørende. 2

4 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkningen, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at de planlagte MUS samtaler med samtlige medarbejdere i Spindehuset vil blive gennemført i foråret Tilsynet bemærker, at de pårørende ønsker højere grad af information, pårørendesamarbejde og fælles arrangementer. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes retningslinjer for magtanvendelser, og at retningslinjerne sammen med magtanvendelsescirkulæret gennemgås med medarbejderne med henblik på at skabe klarhed omkring procedurer og indberetninger. 2. Tilsynet anbefaler, at introduktion til retningslinjer vedrørende magtanvendelser og kendskab til organisatorisk sammenhæng indarbejdes i tjeklisten til brug for introduktion af nye medarbejdere. 3. Tilsynet anbefaler, at ledelsen tager initiativ til at skabe fælles forståelse for indholdet i det gode samarbejde, herunder overensstemmelse mellem ledelsens og medarbejdernes ønsker til informationsbehov. Påbud Ingen påbud 2 grundlag 2.1 Oplysninger Adresse Drejerpladsen 54, 2635 Ishøj Leder Margherita Beknes Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt botilbud. Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 107. Antal pladser og belægningsgrad Der er 6 pladser og fuld belægning. Takst pr. døgn 3

5 Ifølge tilbudsportalens oplysninger er prisen pr. døgn kr Målgruppebeskrivelse Målgruppen er velfungerende udviklingshæmmede uden behov for nattevagt. (kilde: hjemmeside) Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af: Leder 4 pædagoger, herunder en barselsvikar. Medarbejderne er på arbejde fra kl i hverdagene, kl lørdag og kl om søndagen. Der er ingen koordinator på Spindehuset, de ansatte har fordelt opgaverne imellem sig. Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg 8. december 2011, kl Deltagere i interviews Ledelse: Margherita Beknes, Leder af Spindehuset og Løkkekrogen, omsorgsassistent, har været på stedet et halvt år, har tidligere arbejdet på støttecenter for senhjerneskadede, dagområdet, stor ledelsesmæssig erfaring. Henriette Thoudal Jespersen, konstitueret leder for Løkkekrogen og Spindehuset fra januar 2011, nu leder for hjemmevejlederne, sygeplejerske, primært arbejdet inden for socialpsykiatrien. Medarbejdere: En medarbejder, der har været på Spindehuset i 1 1/2 år, uddannet pædagog. En medarbejder, der har været på Spindehuset i 7 år, uddannet pædagog. Beboere: To beboere (mænd), der har boet på Spindehuset i 1 ½ år. Pårørende: Et forældrepar, forældre til søn, der har boet på Spindehuset i 1 ½ år. Et forældrepar, forældre til søn, der har boet på Spindehuset i 1 ½ år. En mor til datter, der har boet på Spindehuset i 5 år En mor til søn, der har boet på Spindehuset i 1 ½ år. BDO blev vist rundt på stedet af: Leder Tilsynsførende Lene Thorius (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) Iben Sahl Hansen (Chefkonsulent, cand.scient.pol.). 4

6 2.2 Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Ved sidste tilsyn (anmeldte, juni 2010), gennemført af BDO, blev der givet følgende anbefalinger: 1. Tilsynet anbefaler, at instruktioner i tilfælde af brand løbende gennemgås med beboerne, samt at man årligt afholder evakueringsøvelse, så beboerne får forståelse for korrekt adfærd i relation til forebyggelse af, registrering af og evakuering i tilfælde af brand. Ansvarlig har undersøgt, hvem der er ansvarlig for evakueringsøvelser, og det har vist sig, at Spindehuset selv har ansvaret. Der er ikke afholdt evakueringsøvelse, men beboerne er instrueret i, hvad de skal gøre ved brand. Der er lavet aftale med brandmand om at komme og gennemføre brandøvelse. 2. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes med beskrivelse af de overordnede rammer for Spindehuset, fx i form af en virksomhedsplan med angivelse af mål og delmål, og at der formuleres ydelsesbeskrivelser med henblik på at skabe tydelighed indadtil og udadtil om Spindehuset serviceniveau og kvalitet. Leder er i gang med at udarbejde virksomhedsplan og afventer nyt koncept fra Ishøj Kommune. Der er afholdt temadag om kendetegnene ved Spindehuset, herunder pædagogisk praksis. Leder har samlet medarbejdernes bidrag sammen og indholdet vil indgå i den kommende virksomhedsplan. I relation til beskrivelse af referenceramme og metoder, er der afholdt undervisning i efteråret 2011, hvor fokus har været på den personcentrerede tilgang og den neuropædagogiske tilgang. Leder overvejer at fortsætte dette forløb med den samme underviser for at der bliver mulighed for at blive helt konkrete i forhold til den pædagogiske praksis på stedet, og for at skabe en fælles forståelse af tilgangen på stedet. Efterfølgende skal Spindehusets tilgang og praksis beskrives, så det kan anvendes på hjemmesiden. I forhold til at oprette hjemmeside vil Spindehuset i samarbejde med Centrets udviklingsmedarbejder samt kommunikationsafdelingen oprette en sådan. Tilbudsportalen skal opdateres og ledelsen er blevet orienteret om, at det er deres opgave. 3. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en fælles skabelon for de pædagogiske planer, herunder beskrivelse af systematik, indhold, ydelser, aktiviteter samt interne procedurer for tidsfrister, ansvar, evaluering, sparring etc. Ledelsen oplyser, at der er igangsat en proces, hvor man er i gang med at tilrette Care som elektronisk dokumentationssystem. Medarbejderne involveres i processen. 4. Tilsynet anbefaler, at der i forbindelse med udarbejdelsen af ydelseskataloget udarbejdes skriftlige retningslinjer for beboernes betaling til aktiviteter, ferier, ture, restaurantbesøg, is etc. Leder oplyser, at der er udarbejdet retningslinjer for dette. 5. Tilsynet anbefaler, at der med afsæt i Spindehusets overordnede værdier udarbejdes en samlet kost- og motionspolitik, og at det overvejes hvordan man kan sikre, at en enkelt beboer får den fornødne støtte og hjælp til at leve et sundere liv (Jævnfør Sundhedsstyrelsens 5

7 Nationale handlingsplan mod svær overvægt). Der findes retningslinjer for kost og motion på Spindehuset, og der er fokus på at spise sundt. 6. Tilsynet anbefaler, at Spindehuset udarbejder retningslinjer for håndtering af borgernes økonomi, og at der ved indflytning udarbejdes en aftale som underskrives af såvel personale og borger/værge/pårørende. Der er udarbejdet retningslinjer for håndtering af beboernes økonomi. Ledelsen oplyser, at der ikke har været klager siden sidste tilsyn. Der er generelt fulgt op på anbefalingerne fra sidste tilsyn, men det fremgår af hvert af de seks punkter, hvorledes tilsynet vurderer opfølgningen på anbefalingerne Opfølgning fra andre tilsyn Der har ikke været ført andre tilsyn. Ingen bemærkninger. 2.3 Fysiske rammer Spindehuset er beliggende i en ombygget daginstitution. Det ligger i et almennyttigt boligbyggeri i kort afstand fra S-tog, indkøbscenter, biograf, bibliotek og svømmehal. Huset er i et plan, og der er 6 lejemål-. Alle lejemål i Spindehuset har et lille tekøkken med plads til et lille køleskab og en enkelt kogeplade samt eget bad og toilet. Der er fælles køkken og opholdsstue, fælles have, fælles vaskerum og fælles indgang til huset. Desuden er der med udgang fra stuen en have, med 2 små terrasser. I fællesvaskeriet er der opsat skema for vasketider. I køkkenet hænger et skema, hvoraf det fremgår, at beboerne har faste indkøbs- og maddage. Der er opsat instrukser for god håndhygiejne fx i forbindelse med madlavning. Under sidste tilsyn blev det påpeget, at kølesystemet ikke fungerede tilfredsstillende, men de pårørende fortæller, at det er blevet bragt i orden. Beboerne er meget glade for deres værelser og for Spindehuset. De pårørende beskriver de fysiske rammer som slidte, især beboernes værelser trænger til at blive renoveret. Det er især gulve, vinduer og badeværelse, der trænger til at blive frisket op. De pårørende ser derfor positivt på, at der nu bliver sat nyt køkken i det trænger der til. De pårørende nævner prisen på boligerne som meget kritisable. Beboerne betaler ca kr. for m2 i meget dårlig stand. Der står i lejekontrakten, at huslejen skal stå i sammenhæng med den omkringliggende bebyggelse, og en pårørende vurderer, at der ikke er nogen sammenhæng. 6

8 Det er tilsynets, at indretningen i Spindehuset er tilpasset beboernes behov, og at det er positivt, at køkkenet er ved at blive renoveret. Tilsynet vil give de pårørende medhold i, at de fysiske rammer fremstår som slidte. 2.4 Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Ledelsen fortæller, at der arbejdes ud fra den personcentrerede tilgang, og at tilgangen er meget udbredt blandt medarbejderne. Der tages hensyn til individuelle behov hos den enkelte beboer. Medarbejderne understøtter ledelsens beskrivelse og fortæller, at de arbejder ud fra den personcentrerede tilgang. De har af tre omgange haft supervisor på besøg, hvor de har gennemgået den klientorienterede tilgang. Medarbejderne har fået øjnene op for, at den personcentrerede tilgang kan virke lidt snæver i forhold til deres målgruppe, og de skal nu beslutte, hvilken tilgang de fremadrettet vil anvende. De har konkret gennemgået metallisering, og en medarbejder giver et eksempel på den nye metode, hvor de sammen med en beboer har behandlet emnet Kæresteforhold. En beboer ønsker at sige til sin kæreste, at han er for meget sammen med en anden beboer. Med den nye tilgang vil medarbejderen spørge mere bagom problemstillingen og få afdækket følelserne og give beboerens tid til at føle, hvordan hun har det, inden hun går ind i det handefelt, som man ofte gør som pædagog. Formålet med den igangsatte proces drejer sig også om at få skabt en fælles forståelse og tilgang til beboerne, hvor det ikke kun er de gamle medarbejdere, der kender til tilgangen. Medarbejderne har et ønske om i fremtiden at blive superviseret ud fra bestemte tilgange, og vil gerne fortsætte med den samme supervisor. Det er tilsynets, at medarbejderne på et højt fagligt niveau redegør for de teoretiske tilgange, der anvendes i arbejdet med beboerne samt hvordan tilgangene fungerer i praksis. Tilsynet vurderer det positivt, at både leder og medarbejdere har fokus på at sikre en fælles forankring af den pædagogiske referenceramme i personalegruppen Pædagogiske planer Ifølge lederen anvendes samarbejdsaftaler, min plan, i Spindehuset, og en ny beboer, der lige er flyttet ind, har været med til at udfylde planen. Leders rolle i forhold til arbejdet med planerne er fremadrettet at introducere medarbejderne til arbejdet, og at de skal udarbejde en årlig evaluering. Medarbejderne fortæller, at der er blevet udarbejdet en skabelon for pædagogiske handleplaner, at det ikke er min plan, men at de anvender den nye skabelon, der indeholder punkter som: Langsigtede, kortsigtede, personlige mål, hvem gør hvad og med underskrift fra medarbejder og beboer. Tilsynet ser en udfyldt plan, og det er beboerens udtrykte ønsker, der fremgår af handleplanen, og der er tale om etisk sprogbrug. Der udarbejdes pædagogisk handleplan en gang om året, og ved akut behov laves en midlertidig handleplan. Endvidere udarbejdes socialpædagogiske beskrivelser (status) med en række relevante punkter en gang om året. Der findes også et koncept for de samtaler, der foregår på beboernes 7

9 hjemmedage. På hjemmedagssedlen fremgår dokumentation omkring praktiske aftaler, og hvad der ellers er foregået og aftalt på mødet. Der kan også indgå punkter vedrørende familie og venner, hvis det er et punkt, der fylder noget for beboeren. Medarbejderne ønsker en dialog med ledelsen omkring indholdet i planerne og helt overordnet om, hvorvidt konceptet skal hedde pædagogisk opholdsplan og indeholde de nævnte punkter. Medarbejderne har taget ønsket om ledelsesmæssig sparring omkring konceptet med i den igangværende APV. Tilsynet drøfter med medarbejderne, at de med fordel kunne visualisere diverse planer og sedler med billeder/smileys for at øge forståelsen hos beboerne. En beboer fortæller, at de er meget glade for deres kontaktpersoner, og at de laver fis og ballade med dem. Den anden beboer fortæller, at han var ked af det i mandags, og at medarbejderne hjalp ham. Tilsynet vurderer, at der foregår et struktureret og fagligt velfunderet arbejde på Spindehuset vedrørende de pædagogiske planer. Både hjemmedagssedler, pædagogiske statusbeskrivelser og handleplaner er med til at understøtte systematikken. Medarbejderne ønsker ledelsens sparring i forhold til arbejdet, hvilket tilsynet tilslutter sig ikke mindst for som udgangspunkt at skabe enighed om de planer, der anvendes. 2.5 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Samtlige beboere i Spindehuset er i dagtilbud, og Dagtilbuddene er meget forskellige. Det er medarbejdernes, at beboerne har en god hverdag, og at deres tilbud er veltilpasset deres behov, således at de også har overskud til fritidsaktiviteter i fællesskabet i Spindehuset, når de kommer hjem. Beboerne fortæller, at de arbejder om dagen den ene på Langbjerg og den anden på Hørkjær. De fortæller, at de tager bussen om morgenen, og at bussen ofte er forsinket. Om eftermiddagen går den ene i klub, hvilket han er glad for. Den anden har gået til svømning, hockey og fodbold. Beboerne skiftes til at have maddag, og den ene beboer fortæller, at det er ham, der er kokken, men at det er godt, at han får hjælp af medarbejderne til at lave mad. En pårørende fortæller, at der er søgt om klubplads til vedkommendes datter, men, at de har fået afslag. Den pårørende har bedt om at få afslaget skriftligt, men den er efter et halvt år endnu ikke kommet. Medarbejderne hjælper den pårørende med at søge og støtter op omkring klagen. Men det opleves, at det tager for lang tid. Dagtilbuddene vurderes overordnet som positive af de pårørende, og beboerne trives og er glade, når de får fri. De pårørende påpeger, at der er stor forskel på, hvad deres børn kan få tildelt af tilbud, eksempelvis klubtilbud. De pårørende oplever i høj grad, at beboerne er trygge på Spindehuset, og at de trives i så høj grad, at de ikke vil hjem i weekenderne. 8

10 Det er tilsynets, at beboerne tilbydes aktiviteter og en hverdag, der er relevant i forhold til deres behov og ønsker, men at der fortsat bør være fokus på beboernes dagtilbud og på udvikling af aktivitetsstilbud på Spindehuset Medindflydelse og kommunikation Der eksisterer et beboerråd, hvor alle beboere deltager. Der afholdes møder to gange om måneden. Medarbejderne har arbejdet på at motivere beboerne til at deltage, da der i en periode har været mødeskræk blandt beboerne. Tilsynet drøfter med medarbejderne, at de kan anvende en visualiseret dagsorden og resume, for at skabe billede af indholdet på møderne og for at personalet kan forberede beboerne på møderne, og dermed minimere evt. mødeskræk. Medarbejderne beskriver, hvordan hjemmedagene bruges til at skabe medindflydelse for beboerne, da det er beboerne, der bestemmer indholdet på hjemmedagene. Medarbejderne har været på kursus i tegn-til-tale, hvor medarbejderne efterfølgende oplever stor respons hos især en beboer. Beboerne fortæller, at der mange gange er blevet holdt beboermøder, og at de snakker om ferie, mad, indkøb og hvad de skal lave til næste år. En af beboerne fortæller, at hvis der er noget, de gerne vil have hjælp til, så kan de få det. Tilsynet vurderer, at beboerne har både formel indflydelse på overordnede beslutninger i Spindehuset via beboermøderne, og at de har reel indflydelse på deres hverdag, herunder specielt i forhold til indholdet på hjemmedage. Tilsynet vurderer ligeledes, at medarbejderne har fokus på kommunikationen med beboerne Sundhed, kost og motion Der findes retningslinjer for kost og motion på Spindehuset, og der er fokus på at spise sundt. Der er oprettet en forening, der tager sig af kosten og som fokuserer på sund kost. Medarbejderne fortæller, at retningslinjerne tager udgangspunkt i den praksis, der fungerer. Der er stort fokus på at involvere beboerne i madlavningen, hvilket kan betyde, at der indkøbes halvfabrikata af den sunde slags men med udgangspunkt i at lære beboerne at lave mad. Det er ligeledes et argument, at hvis beboerne skulle flytte for sig selv, ville det også ofte være halvfabrikata, der anvendes til madlavning. Medarbejderne tager primært udgangspunkt i den enkelte beboers udvikling i forhold til at kunne finde opskrift, handle ind og lave mad. Derfor laver de ikke en langsigtet madplan, men beslutter fra dag til dag, hvad der skal laves. Beboerne tager meget hensyn til, hvad de andre beboere kan lide og til, ligesom de ikke laver de samme retter hver gang. Medarbejderne bestemmer, at der skal være grønt til maden hver dag. I forhold til motion er det forskelligt, hvor aktive beboerne er. Nogle beboere går til aktiviteter, herunder hockey og fodbold. I hjemmevejledningen motiverer medarbejderne beboerne og hjælper dem til at deltage i aktiviteter. 9

11 I Spindehuset kan de tilbyde en gåtur om aftenen. Tilsynet vurderer, at medarbejderne på Spindehuset har fokus på at skabe sunde kostvaner for beboerne, under hensyntagen til at de i så høj grad som muligt selv skal kunne lave maden. Det er endvidere tilsynets, at beboerne tilbydes og motiveres til fysisk aktivitet, dog ud fra et hensyn til at nogle af beboerne i forvejen er meget aktive Sprogbrug og omgangsformer Ledelsen fortæller, at der er en god tone i huset, og det er ledelsens opfattelse, at der er stor værdighed omkring beboerne. En leder giver et eksempel på, at nye beboere er blevet vist rundt, og at de nye pårørende i den forbindelse oplever stor faglighed og respekt for beboerne i kommunikationen mellem beboer og medarbejder. Medarbejderne beskriver, at deres ensartede tilgang til beboerne er med til at skabe en god hverdag for beboerne, og at det gode samarbejde i personalegruppen smitter af på beboerne og skaber en god stemning i huset. Beboerne kender til forskellen mellem hjemmevejledere og pædagoger på botilbuddet. Der er generelt en god tone i huset, og beboerne er klar over det, hvis de har fået et hidsigt udbrud. Medarbejdernes sprogbrug over for beboerne er kendetegnet ved, at de respekterer beboerne som voksne mennesker med deres forskellige problemer og kompetencer. Medarbejderne udviser eksempelvis respekt overfor beboerne ved ikke selv at tage initiativ til at give beboerne knus. I stedet afventer medarbejderne, at beboeren kommer til dem, inden de giver knus. Dette sker i forståelsen af, at det ikke er alle, der altid har lyst til knus. De pårørende fortæller, at der overordnet er en god stemning på stedet. De pårørende oplever i høj grad, at der bliver talt ordentligt til beboerne. Der er tale om dybt engagerede medarbejdere, der tager sig tid til at snakke, og de tager sig af tingene, når der er noget at komme efter. De pårørende, der kender til andre botilbud, har aldrig oplevet nogle steder så velfungerende som Spindehuset. Beboerne fortæller, at de snakker pænt til hinanden, og en beboer fortæller, at medarbejderne er meget rolige. Beboerne giver endvidere udtryk for, at de laver skæg med medarbejderne, og at de er rigtig glade for dem. Det er tilsynets, at der hersker en god stemning i Spindehuset, og at medarbejderne i høj grad er med til at skabe den gode stemning via deres respektfulde tilgang til beboerne. Denne underbygges af de pårørendes rosende ord om et meget engageret personale i Spindehuset samt af beboernes beskrivelse af medarbejdernes rolige omgang med beboerne Medicinhåndtering Der findes ikke meget medicin på Spindehuset, men alle medarbejdere har været på medicinkursus, og medicinen er låst inde. Tilsynet vurderer, at det som positivt, at alle medarbejdere har været på medicinkursus, trods det at ingen beboere anvender medicin. På den måde er medarbejderne forberedte, såfremt der skulle flytte en beboer ind, der tager 10

12 medicin Magtanvendelse og konflikthåndtering I forhold til magtanvendelser oplyser ledelsen, at de ikke er klar over, om medarbejderne kender til retningslinjer vedrørende magtanvendelser. Pr. 15. februar 2012 ansættes der en jurist i Centret, der bl.a. har til opgave at undervise medarbejdere om retningslinjer vedrørende magtanvendelser. På spørgsmål om magtanvendelse, tøver medarbejderne med at svare på, hvor godt de kender til magtanvendelsescirkulæret. En relativt ny medarbejder er ikke blevet introduceret til magtanvendelsescirkulæret og retningslinjer. Endvidere drøftes det med medarbejderne, at det kunne være relevant at udarbejde en beskrivelse af krisesituationer og påkrævede handlinger i de sammenhænge. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes retningslinjer for magtanvendelser, og at retningslinjerne sammen med magtanvendelsescirkulæret gennemgås med medarbejderne med henblik på at skabe klarhed omkring procedurer og indberetninger. 2.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold Rammer for arbejdet Ishøj Kommunes vision og mission anvendes som afsæt for arbejdet i Spindehuset. Både vision og mission er igen blevet gennemgået på temadage for medarbejderne på Løkkekrogen, Spindehuset og i vejlederteamet, og på den måde fungerer disse som de styrende værdier for hverdagen. Ledelse fortæller, at de løbende drøfter, hvad værdierne betyder for praksis, men er klar over, at det er et arbejde, der skal pågå hele tiden for at sikre sammenhæng mellem vision og praksis. Tilsynet vurderer, at det er positivt, at ledelsen har gennemgået vision og mission på temadage med medarbejderne, og påpeger vigtigheden af løbende at erindre de overordnede rammer for arbejdet Belægning Belægningen er 100 %. Ingen kommentarer Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Siden sidste tilsyn er en medarbejder, der er stoppet, og der er på tidspunktet for tilsynet ansat en barselsvikar. Det er ledelsens opfattelse, at medarbejderne er meget fleksible, og at de selv finder ud af at få vagtplaner til at gå op, ved sygdom mm. 11

13 Der er en overordnet sygefraværspolitik, som lige er revideret i MED regi. I ugen efter tilsynet skal det beskrives helt praktisk, hvordan sygemeldinger eksempelvis skal foregå på Spindehuset. En relativt ny medarbejder beskriver, at hun ud fra en tjekliste er blevet introduceret, og at der er følordning på stedet. Magtanvendelser fremgår dog ikke af tjeklisten, og den organisatoriske sammenhæng fremgår heller ikke, hvilket efterspørges. Tilsynet vurderer, at der er stabilitet og kontinuitet i personalegruppen i Spindehuset. Tilsynet konstaterer, at magtanvendelser og organisatorisk sammenhæng ikke fremgår af den tjekliste, som nye medarbejdere introduceres ud fra. Tilsynet anbefaler, at begge emner indarbejdes i introduktionen af nye medarbejdere Internt samarbejde og kommunikation Der afholdes personalemøde hver uge, hvor fokus i en periode har været pædagogik. Hver anden uge holder Spindehuset og Løkkekrogen personalemøde sammen. En onsdag om måneden er der teammøde og et møde, hvor leder deltager. Der afholdes supervision i hvert botilbud 8 gange om året. Leder sidder som udgangspunkt på rådhuset, men det føles som langt væk og ikke tilstrækkeligt. Derfor vil leder fremover deltage på personalemøder på de to botilbud (Spindehuset og Løkkekrogen) hver uge og herudover have en hel dag på hvert tilbud for at komme tættere på personalegrupperne. Leder er på Spindehuset hver tirsdag. Medarbejdergruppen har et ønske om, at denne ordning ophører igen, ud fra den betragtning, at de ønsker at huset skal være beboernes, og at der ikke skal sidde fast personale på stedet. Leder understreger, at Spindehuset er et 107 tilbud med behov for synlig ledelse på stedet. Leder ønsker at være mere tydelig, og med den nye struktur skaber leder rammerne for at kunne tage nogle problemstillinger i opløbet. Leder oplever, at det interne samarbejde mellem medarbejderne fungerer fint, men at det tager tid at lære personalegruppen at kende på Spindehuset. Det mærkes tydeligt, at personalegruppen er vant til at være meget selvstyrende. Personalegruppen er vant til at arbejde som hjemmevejledere og den selvstædighed, der kræves i den funktion, tager medarbejderne med ind i botilbuddet. Det opleves positivt, men også som en udfordring på de områder, hvor der skal skabes fælles forståelse. Medarbejderne beskriver, at det interne samarbejde mellem medarbejderne fungerer godt og de dage, hvor det kan lade sig gøre, spiser de frokost sammen. De overlapper også mellem vagterne og er gode til at bruge hinanden til faglig sparring. Der er teammøde en gang om måneden, men det opleves ikke som tilstrækkeligt. Ifølge medarbejderne er informationsniveauet fra ledelsen mangelfuldt i den forstand, at medarbejderne mangler fælles udmeldinger. Kommunikationen sker på forskellige måder og tidspunkter, og medarbejderne ønsker i stedet at den bliver givet i fælles fora og samtidigt. Det kunne fx ske ved udsendelse af nyhedsbreve om hele organisationen. Fælles information ville sikre, at der bliver givet de samme informationer til alle. Medarbejderne ønsker at afklare med ledelsen, hvilke informationer de ønsker. Tilsynet konstaterer, at information og internt samarbejde mellem leder og 12

14 medarbejdere på Spindehuset beskrives som en udfordring. Tilsynet vurderer, at der er behov for at gentænke den eksisterende kultur på Spindehuset, og anbefaler, at ledelsen tager initiativ til at skabe fælles forståelse for indholdet i det gode samarbejde, herunder overensstemmelse mellem ledelsens og medarbejdernes ønsker til informationsbehov Arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold Arbejdstilsynet har været på besøg, som en del af en generel screening i Ishøj Kommune. Arbejdstilsynet påpegede, at APV en var for gammel, og en ny APV er herefter igangsat af leder. Der er opleves ikke vold og trusler, og Spindehuset beskrives som et sikkert arbejdsmiljø. Medarbejderne beskriver, at de har en konfliktforebyggende tilgang, som de oplever virker. Det er tilsynets, at der er et sikkert arbejdsmiljø på Spindehuset, og at det vurderes positivt, at der er taget initiativ til at gennemføre en ny APV undersøgelse Kompetenceudvikling Medarbejderne fortæller, at der kun er blevet afholdt MUS samtaler for en del af personalegruppen med den leder, der var på stedet ind til efteråret 2010, og at den resterede del af medarbejdergruppe endnu ikke har fået tilbudt en MUS samtale. Leder oplyser, at der er afholdt indledende samtaler, og der er planer om, at afholde nye MUS samtaler i foråret 2012 for samtlige medarbejdere. Der er fokus på tegn-til-tale, og det har virket som et kraftigt fagligt løft blandt medarbejderne. Specielt i forhold til en beboer opleves det som meget positivt, at medarbejderne nu kan kommunikere med ham ved brug af tegn-tiltale. Supervision bliver tilbudt ved behov. Sammen med Løkkekrogen er der iværksat undervisning/refleksionsrum med ekstern underviser i den personcentrerede metode. Forløbet er startet i efteråret 2011 og fortsætter med 2 gange i foråret Medarbejderne er meget tilfredse med forløbene og oplever et stort fagligt udbytte af samtalerne. Medarbejderne giver udtryk for et ønske om at få mere viden og uddannelse omkring kommunikation. De ville gerne i relation til beboernes svagheder specialisere sig i kommunikation. Medarbejderne forventer dog, at når de har arbejdet med at skabe det fælles metodiske og teoretiske grundlag, så vil en del af kommunikationen komme af sig selv. Tilsynet bemærker, at der vil blive gennemført MUS samtaler i løbet af foråret 2012 for samtlige medarbejdere. Det er tilsynets, at gennemførelse af MUS samtaler vil kunne bibringe ledelsen viden om medarbejdernes ønsker om at skabe mere fælles viden om kommunikation på Spindehuset Eksternt samarbejde Ledelsen oplyser, at samarbejdet med sagsbehandlerne og de pårørende fungerer fint. Medarbejderne underbygger denne opfattelse og fremhæver, at 13

15 samarbejdet med arbejdspladserne er godt, men at de i forhold til sagsbehandlerne godt kan mærke, at de har travlt ind imellem. I forhold til de pårørende oplever de ligeledes et positivt samarbejde, og de oplever, at en del forældre giver mere og mere slip på deres børn, hvilket de oplever som en tillid til stedet. Når der er noget at samarbejde med de pårørende om, så spørger medarbejderne først beboeren om lov. Medarbejderne vil gerne afholde samtalerne med de pårørende, hvor beboerne er til stede, hvis det kan lade sig gøre. De pårørende fortæller, at der ikke er pårørenderåd, men at de godt kunne bruge, at der blev afholdt informationsmøder for forældrene, når det var relevant. På andre botilbud bliver der eksempelvis afholdt grillarrangement og julearrangement, hvilket en pårørende nævner som en god mulighed for at skabe information og fællesskab blandt pårørende, medarbejdere og beboere. De pårørende efterspørger, at der kunne være et telefonnummer, som beboerne kan bruge, hvis de er utrygge, eller hvis en af beboerne bliver syge. Det ville skabe større tryghed både for forældre og beboere. Det er tilsynets, at medarbejderne på Spindehuset både har et godt samarbejde med sagsbehandlere og de pårørende samt at personalet gør sig relevante etiske overvejelser vedrørende inddragelse af beboerne, når der samarbejdes med de pårørende. Tilsynet bemærker, at de pårørende ønsker højere grad af information, pårørendesamarbejde og fælles arrangementer. 14

16 3 Formål og metode 3.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Ishøj Kommune ikke i BDO s tilsyn. 3.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 15

17 3.3 varsling og tilrettelæggelse Leder af tilbuddet er orienteret om tilsynsbesøget ca. fire uger før gennemførelse. I den forbindelse orienteres leder af tilbuddet endvidere om BDO s metoder og hvordan tilsynsbesøget kan tilrettelægges. Overordnet har organiseringen af tilsynsbesøget set ud som følger: Rundvisning, hvor tilsynet ofte har haft mulighed for at tale med beboere/medarbejdere undervejs og/eller at observere det sociale liv Dialog med Ledelsen /ledelse Dialog med medarbejdere Dialog med beboere Evt. dialog med pårørende, hvor dette er planlagt af tilbuddet Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 3.4 BDO s definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Gode og tilfredsstillende forhold Dette betyder, at den leverede ydelse og det skriftlige arbejdsgrundlag er vurderet til at leve op til såvel lovgivningens krav, kommunens kvalitetsstandarder og almene pædagogiske, sundheds- og omsorgsfaglige standarder. Forholdene på stedet vurderes samlet set at være gode og tilfredsstillende. Gode og tilfredsstillende forhold kan give anledning til at påpege udviklingspunkter i form af bemærkninger eller anbefalinger, som angiver at at og evt. angiver hvordan stedet kan arbejde med yderligere kvalitetsforbedring. En bemærkning kan også påpege forhold, som tilsynet bemærker og som vil være relevant at følge op på ved det næste tilsyn. Ikke tilfredsstillende forhold Dette betyder, at dele af den leverede ydelse og/eller det skriftlige arbejdsgrundlag har mangler eller er utilfredsstillende vurderet ud fra lovgivningens krav, kommunens kvalitetsstandarder og/eller almene pædagogiske, sundheds- og omsorgsfaglige standarder. Ikke tilfredsstillende forhold giver anledning til anbefalinger om hvilke områder, der skal arbejdes med for at rette op på de pågældende forhold. Kritisable forhold Dette betyder, at den leverede ydelse og/eller det skriftlige arbejdsgrundlag har alvorlige mangler vurderet ud fra lovgivningens krav, kommunens kvalitetsstandarder samt almene pædagogiske, sundheds- og omsorgsfaglige standarder. Manglerne er af et sådan omfang, at der er tale om kritisable forhold for en eller flere beboere og fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Kritisable forhold giver anledning til, at tilsynet kontakter forvaltningen i forlængelse af tilsynet og i den skriftlige rapportering anbefaler tilsynet kommunen at give et påbud. 16

18 4 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Chefkonsulent BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen København V 4.1 BDO Kommunernes Revision BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 17