Organisationsbestyrelsesmøde den 23. august 2012, kl Kagsgårdens mødelokale, Stationsalleen 38, 1. sal, 2730 Herlev

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 23. august 2012, kl Kagsgårdens mødelokale, Stationsalleen 38, 1. sal, 2730 Herlev Til stede: Erik Nielsen, Kirsten Persson, Bo Zabel, Bent Andrup, Bjarne Hauritz, Kurt Gjerstof og Orla Andersen Afbud fra: Lasse Vojens og Grete Greve Fra KAB: Peter Rørbye og Kurt Rytter Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning: Banevænget byggeregnskab vedrørende dørtelefoner Banevænget byggeregnskab vedrørende baldakin Forslag til vedtægtsændringer... 4 Sager til orientering: Godkendt dispensation Enebærstien ejendomsforsikring Rengøringsudbud Tal fra Huslejeområdet og Udlejningsområdet Kirkehøj Etagehuse sætningsskader i blok 1 og udskiftning af faldstammer i hele Kirkehøj Etagehuse Nørrevang renovering Tubberupvænge II, vandtank og badeværelser status Enebærstien, Almen Bolig+ - nybyggeri status Glødelampen, nybyggeri status Orientering om driftssager Investeringsforeningen Kursusoversigt Beboerklagenævnssager Eventuelt /15

2 Bilagsfortegnelse Bilag 3: Byggeregnskab dørtelefoner... 3 Bilag 4: Byggeregnskab baldakin... 4 Bilag 5: Forslag til vedtægtsændringer... 4 Bilag 9: Licitationsresultat... 6 Bilag 10: Notat Huslejeområdet Bilag 10.1: Notat Udlejningsområdet Bilag 15: Bygherrerådgivers status Bilag 18: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2012 den 30. april Bilag 19: Oversigt over beboerklagenævnssager /15

3 Erik Nielsen bød velkommen til organisationsbestyrelsesmødet. Selskabet: 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens senest afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 10. maj 2012 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referatet og efterfølgende underskrives det af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, som efterfølgende blev underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der siden sidste organisationsbestyrelsesmøde ikke er foretaget indførelse i protokollen. Sager til beslutning: 3. Banevænget byggeregnskab vedrørende dørtelefoner Der er nu udarbejdet byggeregnskab vedrørende dørtelefoner i Banevænget. Byggeregnskabet vedlægges som bilag 3. Regnskabet balancerer med en anlægssum på ,94 kr. Bilag 3: Byggeregnskab dørtelefoner Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet. 3/15

4 4. Banevænget byggeregnskab vedrørende baldakin Der er nu udarbejdet byggeregnskab vedrørende baldakin i Banevænget. Byggeregnskabet vedlægges som bilag 4. Regnskabet balancerer med en anlægssum på ,35 kr. Bilag 4: Byggeregnskab baldakin Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet. 5. Forslag til vedtægtsændringer Som følge af de 2 nye byggerier Edison Park (indflytning medio 2013) og Enebærstien, som er indflyttet pr. den 1. august 2012, er det nødvendigt med konsekvensrettelser samt tilføjelser til nuværende vedtægter. De foreslåede ændringer vedrører navneændring af Enebærstien, som i nuværende vedtægter hedder Hjortespring, samt en ændring af repræsentantskabets og organisationsbestyrelsens sammensætning som følge af nybyggeriet Edison Park: Edison park tildeles 5 medlemmer af repræsentantskabet Banevænget og Edison Park indstiller i fællesskab 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen Ejendomsfunktionærerne vælger 1 observatør med samme rettigheder og pligter, som den øvrige bestyrelse dog uden stemmeret, ligesom funktionærerne ikke længere er en del af s tegningsret Forslaget sikrer, at det ikke er nødvendigt at udvide organisationsbestyrelsen fra de nuværende 9 medlemmer, hvoraf 2 er udpeget af kommunen. Bilag 5: Forslag til vedtægtsændringer Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender endelig udformning af de nødvendige vedtægtsændringer og indstiller disse til repræsentantskabets vedtagelse. Erik Nielsen orienterede om tankerne bag vedtægtsforslaget. Han bemærkede, at forslaget skal ændres således, at repræsentantskabet vælger 7 medlemmer. 4/15

5 Der var enighed om, at Edison Park får indstillingsret til 1 medlem, og at Banevænget får indstillingsret til 1 medlem. Resten af vedtægtsforslaget beholdes uændret. På foranledning af Peter Rørbye blev det besluttet, at han kommer med et oplæg til driftsfællesskab mellem Banevænget og Edison Park. 6. LBF støtte til individuelle moderniseringer har tidligere vedtaget at give tilskud til individuelle moderniseringssager på 25 % eller maksimalt kr. pr. sag. Som en udløber af store renoveringssager, samt sager der tidligere er ydet LBF tilsagn til, er de økonomiske muligheder for at yde støtte til individuelle moderniseringer begrænset. Når de individuelle moderniseringssager er afsluttet, og endeligt byggeregnskab foreligger, foreslås det, at der fremover ikke gives tilskud til individuelle moderniseringssager. Afdelingerne fortsætter med at give tilskud på kr. pr. sag i henhold til ønske fra Herlev kommune. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter forslaget og træffer beslutning i sagen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at ordningen stilles i bero indtil videre. Igangværende projekter, besluttet før dags dato, er stadig omfattet af tilskudsordning fra egen trækningsret i Landsbyggefonden. Sager til orientering: 7. Godkendt dispensation Formandskabet har ekstraordinært godkendt en bytteflytning vedrørende en beboer i Banevænget, da særlige familiemæssige forhold talte herfor. Dispensationen var nødvendig, da beboeren manglede få måneder for at opfylde den gældende karenstid i. Erik Nielsen orienterede kort om sagens substans og oplæste baggrunden for dispensationen. Det blev besluttet, at hvis der fremtidigt skal gives dispensationer, skal den berørte afdeling orienteres herom. 5/15

6 8. Enebærstien ejendomsforsikring Enebærstien er tilmeldt s rammeforsikring med samme standardvilkår som de øvrige afdelinger i. 9. Rengøringsudbud KAB har i samarbejde med Dansk Servicerådgivning udført udbud af rengøringen i 34 afdelinger i KAB fællesskabet. I har følgende afdelinger deltaget i udbuddet: Kilometergården, Herlev Ringgård, Banevænget og Kirkehøj Etagehuse. Formålet med det fælles udbud af rengøring af trapper, vaskerier, vinduespudsning m.m. er at få de bedst mulige priser, men også at sikre en ensartet og klart beskrevet rengøringsydelse. Til hver enkelt afdeling/ejendomskontor er der beskrevet en kravspecifikation med klar beskrivelse af ydelserne. Endvidere er der også mulighed for at lave uanmeldt kvalitetskontrol af det udførte arbejde i henhold til udbuddet. I Herlev er der følgende resultat af licitationen for trappevask, rengøring af vaskerier og vinduespolering: Kilometergården har betalt kr., og licitationsresultatet var kr. = kr. dyrere. Herlev Ringgård har betalt kr., og licitationsresultatet var kr. = kr. dyrere. Banevænget har betalt kr., og licitationsresultatet var kr. = kr. dyrere. Kirkehøj Etagehuse har betalt kr., og licitationsresultatet var kr. = kr. billigere. Generelt er priserne ikke billigere end de tidligere rengøringspriser, der betales, men via udbuddet er der sikret et højere kvalitetsniveau samt professionel backup. Bilag 9: Licitationsresultat 6/15

7 Erik Nielsen spurgte, hvorvidt alle afdelinger er tilsluttet eller ej. Peter Rørbye oplyste, at alle afdelinger er med, samt at sagen har været forelagt og godkendt i de respektive afdelingsbestyrelser. Erik Nielsen ønskede, at projektet løbende evalueres i organisationsbestyrelsen. 10. Tal fra Huslejeområdet og Udlejningsområdet 2011 Vedlagt som bilag 10 og 10.1 er to notater fra henholdsvis Huslejeområdet og Udlejningsområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notat Huslejeområdet 2011 Bilag 10 er en samlet pdf-fil med notat og bilag A, B, C, D og F. Der er i bilaget en række nøgletal omkring udsættelser. Når man ser alle boligorganisationer under ét, viser tallene at: Antallet af udsættelser er steget fra 402 i 2010 til 497 i 2011 De gennemsnitlige omkostninger pr. udsættelsessag for boligorganisationen er kr i 2011, hvilket svarer til niveauet i Beløbet søges inddrevet hos beboerne KAB har iværksat flere initiativer til at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. I bilag C omkring alle fraflytninger, viser tallene blandt andet, at: Beboerne i gennemsnit - efter modregnet indskud betalte kr. ved fraflytning mod kr. i 2010 Notat Udlejningsområdet 2011 Bilag 10.1 er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. I bilaget ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at: Den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger I 2011 er nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod i Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården. 7/15

8 Bilag 10: Notat Huslejeområdet 2011 Bilag 10.1: Notat Udlejningsområdet 2011 Indstilling: Organisationsbestyrelsen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. Organisationsbestyrelsen gennemgik det fremsendte materiale og noterede sig, at der ikke er anledning til at iværksætte særlige initiativer for nærværende. 11. Kirkehøj Etagehuse sætningsskader i blok 1 og udskiftning af faldstammer i hele Kirkehøj Etagehuse Projektet vedrørende opretning af sætningsskader er opstartet i begyndelsen af august Projektet der vedrører udskiftning af faldstammer forventes opstartet i begyndelsen af september Der er afholdt licitation for arbejderne vedrørende sætningsskader, og tilbud er indenfor budgettet herunder nødvendig ombygning og udvidelse af ejendomskontoret i Kirkehøj Etagehuse. Der er licitation for projektet vedrørende faldstammer i ultimo august Det er Dansk Fundering A/S, som skal stå for projektet med opretning af sætningsskader og understøbning af alle fundamenter i blok 1. Det er en stor og udfordrende opgave, og det vil også give gener for beboerne i blok 1. Kælderen i blok 1 skal totalryddes i perioden frem til ca. marts Alle beboere har nedpakket indbo fra kælderrum til opbevaring på lagerhotel uden problemer. Vaskeriet nedlægges i byggeperioden. Beboerne i blok 1 får mulighed for at vaske i blok 2 og 3. Alle maskiner fra vaskeriet i blok 1 er midlertidigt flyttet til henholdsvis blok 2 og 3, og de berørte beboerne i blokkene er informeret. Der er modtaget alle nødvendige godkendelser fra Herlev Kommune herunder godkendelse for restgæld for lån, efter der er hjemfald til Herlev Kommune i Der er ligeledes modtaget godkendelse vedrørende egen trækningsret fra Landsbyggefonden. Det forventes, at alle arbejder er afsluttet i foråret /15

9 12. Nørrevang renovering De supplerende fugtundersøgelser m.v. i Nørrevang er afsluttet. Undersøgelser angiver, at der er problemer med fugt og skimmel i boligerne. Samtidig er der konstateret lidt forhøjet måling af Radon i boligerne i forhold til nuværende krav i Bygningsreglementet. Herudover er der konstateret asbest i magnesitgulve i gulvbeklædningen i entre og køkken, ligesom der er konstateret asbest i den oprindelige tagbeklædning af skifereternit. Resultatet af undersøgelserne er samlet i en helhedsplan for Nørrevang og er fremsendt til Landsbyggefonden til videre behandling. 13. Tubberupvænge II, vandtank og badeværelser status Ansøgningen til Landsbyggefonden er nu opdelt i en renoveringssag badeværelserne og i en huslejestøtte/kapitaltilførselssag. Landsbyggefonden har kvitteret for modtagelse af ansøgningerne og gjort opmærksom på, at midlerne til kapitaltilførsel er begrænsede, og at der derfor kan forventes en vis ventetid. 14. Enebærstien, Almen Bolig+ - nybyggeri status Byggeriet forløber fortsat planmæssigt og afleveres den 31. juli 2012 med efterfølgende indflytning fra den 1. august Byggeudvalget har sidst afholdt møder den 7. maj 2012 og den 21. maj 2012, hvor udvalget blev orienteret om og drøftede byggeriets fremdrift og enkeltheder samt har truffet nødvendige beslutninger herom. For at sikre, at de nye beboere føler sig hurtigt hjemme på bebyggelsens friarealer, har udvalget besluttet, at der inden indflytningen udlægges rullegræs på forhaverne og gårdrummenes græsarealer. 9/15

10 Udvalgets næste møde er aftalt til afholdelse den 27. august 2012, hvor afleveringen, overgangen til drift og indflytningen drøftes. Byggeriets samlede anlægsøkonomi forventes fortsat at holde sig inden for det budgetterede ved Skema B godkendelsen. Rejsegildet afholdtes med stor succes den 22. maj 2012, hvor en stor del af de kommende beboere deltog. 15. Glødelampen, nybyggeri status Grundet ferieafholdelse vedlægges bygherrerådgivers status for byggeriets stade som bilag 15. Bilag 15: Bygherrerådgivers status Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen om byggeriets stade jf. bilag 15 til efterretning. Erik Nielsen uddybede notatet og redegjorde kort status for mødet den 22. august Et eventuelt krav mod rådgiverne eller Barslund anbefales ikke af sagens advokat, men han tilkendegav, at sagen mod Nordea om medfinansiering af merudgifterne i forbindelse med bortkørsel af jord, skønnes at være god. 16. Orientering om driftssager Nye ejendomskontorer I begge de to nye fællesejendomskontorer har der været holdt åbent ejendomskontor, hvor alle beboerne i de berørte afdelinger var inviteret til at komme og hilse og tage en snak med de ansatte. Åbent ejendomskontor var en succes, og der var et pænt fremøde. 10/15

11 Begge steder er der brugt meget tid og energi på at få hverdagen til at fungere, samtidig med at alle skal lære hinanden og hinandens afdelinger at kende. Det er gået rigtigt godt og uden de helt store problemer, og tilbagemeldingerne fra beboerne er positive. Kilometergården Problemer med fugtoptrængning i skorsten ser ud til at være begrænset og kan løses ved at hugge ventilationshuller i skorsten, da den ikke bruges. Afdelingen arbejder videre med problemerne vedrørende dårlig cirkulation mellem blokkene. En varmetekniker er blevet inddraget i sagen. Herlev Ringgård Gartner Henrik Vestergaard fra ejendomskontoret i Herlev Midte har sammen med afdelingsbestyrelsen gennemgået afdelingen for at aftale fremtiden for de grønne arealer. Banevænget Projektet vedrørende tagudskiftningen fortsætter. Følgegruppen drøfter omfanget af projektet og finansieringen. Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde i efteråret Der er udført 1-års gennemgang af den nye baldakin ved Herlev Hovedgade, og der var kun mindre bemærkninger. Ombygning/renovering af ejendomskontoret er fuldendt, og resultatet er blevet rigtig godt, og alle er tilfredse. Kirkehøj Etagehuse Det fælles ejendomskontor er flyttet grundet renovering af bygningen, som ejendomskontoret er placeret i. Ejendomskontoret er flyttet til Kirkehøj Etagehuses selskabslokale, Tornerosevej 91. Alle beboerne i Herlev Midte er blevet orienteret. Der er blevet etableret en ny grillplads, så der nu er en i samtlige gårde på nær to. Kirkehøj Kædehuse Der er udtaget legionellaprøve på brugsvandet, og prøven var acceptabel, dog var der bemærkning om, at temperaturen på de fjerneste tapsteder var for lave, hvor de blev målt til grader, hvor den bør være ca. 50 grader. Samtidig er der udskåret et stykke rør til prøve for kvalitets- og levetidsvurdering. Prøven konkluderede, at rørstykkerne er med betydende korrosion, og at godstykkelsen er reduceret til tolerancetærsklen, samt at der var store kalkaflejringer svarende til 47 % reduktion. Nørrevang Afdelingen er gennemgået sammen med driftsleder for Herlev Nord, og det er aftalt, hvilket niveau afdelingen skal have samt afdelingsbestyrelsens ønsker til driften. 11/15

12 Kagsgårdens Boliger Det er aftalt mellem Kagsgårdens Boliger og kontorbygningen, at der laves aftale med P-vagt firma. Dette forudsætter dog afdelingsmødets godkendelse. Der er aftalt møde med Vestforbrændingen for at sikre bedre afkøling på varmeanlægget. Herlev Kommune har udført rottetilsyn ved Aldi/ungdomsboliger, da der er anmeldt rottehuller og underminering af fliser. I samarbejde med Herlev Kollegiet er kloakken udbedret og problemet forhåbentligt løst. Tubberupvænge I I glashuset er solskærme (gardiner) blevet repareret, og linerne på solskærmene er udskiftet. Tubberupvænge II Arbejdstilsynet har været på besøg den 9. maj Afdelingens arbejdsmiljø blev fundet i orden, og afdelingen får derfor en grøn smiley. Det betyder, at afdelingen ikke har noget udestående med Arbejdstilsynet. Den grønne smiley gælder i fem år, hvis afdelingen ikke har fået et påbud eller lignende i mellemtiden, og kan kun forlænges efter et nyt tilsyn. I forbindelse med udskiftning af komfurer drøftes det, om udskiftning skal være til Miele eller en mere prisbillig model i forhold til kvalitet/pris. Lærkegaard Center Ingen bemærkninger. Cederbo I samarbejde med Herlev Kommune og Tubberupvænge II arbejdes der for at lave flere sorteringsfraktioner vedrørende affald. Oliering af vinduer er udbudt og udføres i august/september Generelt I forbindelse med at driftsleder Knud Dohm er stoppet, skulle der vælges ny sikkerhedsrepræsentant for, AKB Herlev og SAB Herlev. Den nye sikkerhedsrepræsentant er nu Tommy Grimm fra EK34 AKB Herlev. Dødsfald Driftsleder Henrik Haarlev døde den 22. maj 2012 efter kort tids sygdom. Ansættelse Pr. den 1. juni 2012 er Morten Lind ansat som servicemedarbejder i Herlev Midte. 12/15

13 Pr. den 1. august 2012 er Jan Forsberg ansat som ny driftsleder i Kagsgårdens Boliger. 17. Investeringsforeningen Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I SEB har værdiudvikling/afkast for første halvår 2012 været på +1,49 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på +0,60. For hele 2011 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 8,40 %. Indre værdier Nominel beholdning juni 2012 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2011 Indre værdi 30. juni 2012 SEB ,73 104,01 Ændring af indre værdi 3,28 %- point Der er pr. 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra investeringsforeningen SEB. har betydelige likvide midler, i form af bankindestående, som man på nuværende tidspunkt ikke opnår en særlig høj renteindtægt for. Man skal dog holde sig for øje, at der i forbindelse med de kvartalsvise terminsbetalinger er brug for et stort likvidt beløb, hvorfor der ikke vil blive foretaget yderligere investeringer i investeringsforeninger i øjeblikket. KAB foretager dog løbende vurdering af hvorvidt der skal foretages yderligere indskud. 13/15

14 18. Kursusoversigt Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt over kursusforbruget for perioden den 1. maj den 30. april 2013 som bilag 18. Bilag 18: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2012 den 30. april Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt som bilag 19 over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 19: Oversigt over beboerklagenævnssager Eventuelt Organisationsbestyrelsesmøder i 2012: Tirsdag den 20. november 2012, kl.9.00, KAB Organisationsbestyrelsesmøder i 2013: Tirsdag den 22. januar 2013, kl , lokalt Torsdag den 2. maj 2013, kl. 9.00, KAB Torsdag den 22. august 2013, kl , lokalt Torsdag den 21. november 2013, kl. 9.00, KAB Repræsentantskabsmøde i 2012: Onsdag den 28. november 2012, kl , lokalt Repræsentantskabsmøde i 2013: Onsdag den 27. november 2013, kl , lokalt 14/15

15 Afdelingsmøder i 2012/2013: 2012: Herlev Ringgård torsdag den 1. november 2012, kl , lokalt Kilometergården mandag den 5. november 2012, kl , lokalt Kirkehøj Etagehuse tirsdag den 6. november 2012, kl , lokalt Kagsgårdens Boliger mandag den 12. november 2012, kl , lokalt Banevænget tirsdag den 22. november 2012, kl , lokalt (ny dato) Kirkehøj Kædehuse mandag den 19. november 2012, kl , lokalt 2013: Lærkegård Center Tubberupvænge II Tubberupvænge I Cederbo Nørrevang Enebærstien tirsdag den 8. januar 2013, kl , lokalt onsdag den 9. januar 2013, kl , lokalt torsdag den 10. januar 2013, kl , lokalt mandag den 14. januar 2013, kl , lokalt tirsdag den 15. januar 2013, kl , lokalt torsdag den 17. januar 2013, kl , lokalt (nyt møde) Erik Nielsen efterlyste det nye skilt til statuen i Herlev. Peter Rørbye oplyste, at skiltet vil blive bestilt snarest. Erik Nielsen har modtaget en mail fra driftsleder Niels Wagner som takker for gaven i forbindelse med hans stillingsophør i. Orla Andersen har skriftligt udtrykt stor tilfredshed med det nye driftsfællesskab i. Erik Nielsen oplyste, at han har godkendt årsregnskaberne for Kagsgårdens Børnehave og Lærkegård Center. Årets repræsentantskabsmøde afholdes i Kagsgårdens Boliger. Kirsten Persson gav en kort status på studieturen Endeligt program forventes færdigt i uge 35. Kurt Gjerstof oplyste, at Jane Boesen fraflytter Kilometergården. Orla Andersen oplyste, at der afholdes sommerfest i Herlev Ringgård den 3. september Alle fra organisationsbestyrelsen er velkomne. Kirsten Persson oplyste, at der afholdes sommerfest i Tubberupvænge I den 1. september Rundvisningen i Kagsgårdens Boliger i forbindelse med Herlev Festuge er aflyst grundet manglende tilslutning. 15/15