Arbejdspakke: Forberedelse Pakken bestod af planlægning, programlægning, markedsføring og kongresadministration.

Transkript

1 24 Økologi-Kongres: Øget dansk økologisk produktion og innovation 1. Projektperiode Projektstart: Januar 2009 Projektafslutning: December Sammendrag af formål, indhold og konklusioner Økologi-Kongres 2009 samlede de centrale aktører fra landmænd, virksomheder, konsulenter, forskere, embedsmænd, organisationer til forbrugere, med henblik på videndeling, uddannelse, netværksdannelse og debat på baggrund af den ypperligste faglige viden. Økologi-Kongres 2009 var en nødvendig platform til at omsætte ord og hensigtserklæringer i f.eks. vidensyntesen fra Fødevareministeriet til praktisk handling. Det lykkedes at opfylde formålet med Økologi-Kongres 2009, som var at: Formidle den nyeste faglige viden om de mest aktuelle temaer inden for økologisk fødevareproduktion og derigennem medvirke til øget innovation i den økologiske produktion. Samle og inspirere fagfolk, der arbejder med økologi, til en fordomsfri og inspirerende kongres. At give nye og eksisterende aktører i den økologiske produktionskæde lejlighed til at skabe netværk og høste erfaringer fra aktører i sektoren. At give aktører i den økologiske sektor mulighed for at mødes på tværs af produktkæden fra landmænd, virksomheder, konsulenter, forskere, embedsmænd, organisationer til forbrugere. At skabe positiv opmærksomhed om økologi i det omgivende samfund ved gennem faglig viden at forebygge trusler mod troværdigheden. At etablere et tilbagevendende nationalt samlingssted for den økologiske bevægelse og branche med internationalt islæt. Projektet bestod af tre elementer: 1) forberedelse, 2) afholdelse og 3) rapportering af Økologi-Kongres i Økologikongressen i 2009 blev afholdt i Odense Congress Centre i dagene november Planlægning fandt sted i løbet af forår og sommer Efter kongressen blev en effektevaluering i elektronisk form blandt deltagerne gennemført samt en vurdering af eksponeringen i medierne. 3. Projektets faglige forløb 3.1 Projektforløbet Projektet bestod af tre arbejdspakker, som alle er gennemført som planlagt: 1. Forberedelse 2. Afholdelse 3. Opsamling/rapportering. Arbejdspakke: Forberedelse Pakken bestod af planlægning, programlægning, markedsføring og kongresadministration. Planlægning Planlægningen bestod af valg af kongrescenter, udvikling af udstillingskoncept samt andre praktiske forhold omkring kongressen. Hovedplanlægningen blev gennemført i perioden november 2008 til april Der blev udpeget en styregruppe for kongressen med repræsentanter for samarbejdspartnerne. Følgende var medlemmer i Styregruppen: Formand for Landbrug og Fødevarer Michael Brockenhuus-Schack (overtog posten fra Peter Gæmelke) Formand for Økologisk Landsforening Evald Vestergaard Bestyrelsesformand for Økologisektionen i Landbrug og Fødevarer Uffe Bie. Der blev nedsat en projektgruppe, der var udførende på kongressen. Følgende indgik i projektgruppen: Søren Nilausen Økonomisk ansvarlig for kongressen, Chef, Landscentret, Økologi Tomas Fibiger Nørfelt, Projektleder, Informationskonsulent, Landscentret, Økologi Christina Udby, Viceprojektleder, Chefkonsulent i Ledelsessekretariatet, Økologisk Landsforening Bruno Sander Nielsen, Chefkonsulent i Forskning og Fødevarer i Landbrug & Fødevarer Karen Hertz Larsen, Projektleder, Forbrugerpolitisk Center, Forbrugerrådet Simon Olling Rebsdorf, Informationsmedarbejder, Internationalt Center for Forskning i Økologisk Jordbrug og Fødevaresystemer (ICROFS) Klaus Loehr-Petersen, Foreningen for Biodynamisk Jordbrug

2 Ester Simonsen, Sekretær for kongressen, afdelingssekretær på Landscentret, Økologi Peder Hovgaard, Grafiker og udstillingskoordinator, ph7 kommunikation. Der har været afholdt følgende møder i styregruppen: 6. februar, 17. april, 2. november og 9. december Projektgruppen holdt møder: 20. januar, 17. marts, 1. april, 24. april, 5. maj, 13. maj, 29. maj og 21. oktober I marts tog projektgruppen et SharePoint fildelingssystem i anvendelse til planlægning af kongressen. Programlægning Programlægning bestod af valg af temaer for møderne, valg af og aftaler med oplægsholdere og ordstyrere. Programlægningen blev gennemført i perioden april til september For at få de rigtige deltemaer på Økologi-Kongres 2009 var det muligt at sende ideer til temaer til arrangørerne via kongressens websted, hvor der fra 1. januar 2009 til 1. maj 2009 var en ide-skabelon, som kunne udfyldes. Det var 14 ideer, der kom ind via hjemmesiden. Markedsføring Markedsføring bestod af pressearbejde i form af pressekontakt og udsendelse af pressemeddelelser, udformning af skriftlige materialer, annoncering i relevante medier og hjemmeside og udsendelse af materialer. Informationsmateriale om kongressen med tilhørende udstilling blev udformet og distribueret til målgrupperne via nettet, med post og og gennem annoncering. Materialet omfattede: Invitation med detaljeret program. Udsendt i august 2009: Programhæfte med omtale af møder og oplæg. Uddelt på kongressen. Opsamlende og inspirerende hjemmeside blev oprettet med start i januar Hjemmesiden rummede praktiske oplysninger, program, deltageroplysninger, oplæg og bilag. Hjemmesiden anvendte linket, Hjemmesiden har været brugt i forbindelse med kongresserne siden 1998, og har mange besøgende også i perioderne mellem kongresserne. Udstillingsfolder med praktiske oplysninger og bestilling af stand mv. blev udsendt i august I forbindelse med kongressen blev gennemført et løbende pressearbejde, hvor der blev sat fokus på centrale temaer og oplægsholdere. Medier blev inviteret til at deltage i arrangementet, og der blev løbende reporteret fra kongressen. Vi gennemførte løbende pressekontakt, der kulminerende i oktober og november, f.eks. kontakt til Børsen, DR s miljøreportagen, Effektivt jordbrug, Food Culture, Fyns amts avis, Fyns Stiftstidende, Information, Jydske-Vestkysten, Jyllandsposten, Landbrug Fyn, Maskinbladet, P1 Eftermiddag, Politiken, Radio Midtvest, Radioavisen, Regionalt DR radio på Fyn, Ritzau, TV Midt- Vest, TV2 Fyn, TV2 nyhederne, TV-avisen og Århus Stiftstidende/Randers Amtsavis. Både Økologi og Erhverv samt LandbrugsAvisen var mediepartnere for kongressen, hvilket betød, at de satte ekstra fokus på kongressen og de temaer, som blev drøftet - både før, under og efter kongressen. Vi anvendte aprilsnar på kongreshjemmesiden som en metode til at få omtale af kongressen. Historien gjaldt en forsker, som kan tale med dyr, som holder oplæg på kongressen. Vi kunne med tilfredshed konstatere, at den fik kongressen omtalt flere steder, hvilket var det primære formål. Og så har den sikkert skabt fornøjelse og har bidraget til at øge den kritiske sans i almindelighed. LandbrugsAvisen har omtalt den i netudgaven. Børsen tog den med i en afstemning af de bedste aprilnar, og her fik vi en flot 8. plads, Økologisk landsforening bragte historien i deres nyhedsmail. Den blev omtalt i Effektivt Landbrug. Meltwater News, der overvåger pressen, bragte også omtale af den. Vores omtale på LandbrugsInfo fik omkring 100 besøg i løbet af 1. april. Jeg fik flere positive mails om aprilsnarren. En lokal konsulent skriver Gennemført! God joke. En journalist skriver: Jeg hoppede på den! Læste meget af artiklen og først da en stemme der minder meget om din siger noget om»1st of April«, falder tiøren Presseomtalen er registreret og brugt i evalueringen af kongressen, se under formidling. Markedsføringsopgaven i arbejdspakke 1 indledtes i april 2009 og kulminerede i oktober Kongresadministration Kongresadministration bestod af opbygning af en tilmeldingsmodul på hjemmesiden til registrering af deltagere samt fakturering, sekretariatsbemanding og økonomistyring. Denne opgave blev påbegyndt i maj 2009 og afsluttedes efter kongressen i november 2009.

3 Der blev opkrævet et kongresgebyr for deltagelse i kongressen, og deltagernes kongresbetaling indgik som en væsentlig del af finansieringen af kongressen. Vi har kun betalt for oplægsholdernes transport og i begrænset omfang er der blevet udbetalt honorar for oplæg. Arrangørerne bestræbte sig på at gøre kongressen så økologisk som muligt, hvilket betød, at al fortæring var økologisk. En række sponsorer gav bidrag til kongressen gennemførsel. 2. arbejdspakke: Afholdelse Pakken bestod af praktisk gennemførsel af to-dages kongres. Opgaverne var at styre og gennemføre møder, forplejning, overnatning, pressearbejde, krisestyring og koordinering mv. Økologi-Kongres 2009 blev afholdt i Odense Congress Centre i dagene november Det deltog ca. 440 deltagere, hvilket var noget under forventningen. Den finansielle krise er hovedårsag til det lidt lavere deltagerantal. Kongressen bestod af en blanding af plenummøder, hvor de helt overordnede problemstillinger blev belyst og mindre møder med mere målrettede emner. I løbet af de to dage kongressen varede, blev afholdt 6 plenummøder og 18 temamøder. Oplæggene på kongressen var baseret på nyeste faglige viden, debatskabende, perspektiverende og anvendelsesorienterede. På udvalgte områder var internationale kapaciteter indbudt som oplægsholdere, så kongressen bød på den ypperste viden på området og formidlede erfaringer fra udlandet. Den faglige del af kongressen byggede blandt andet på de nye forskningsprojekter i FØJO III inklusiv det fælleseuropæiske forskningsprogram Core Organic. Kongressen trak ligeledes på faglige resultater fra projektet Økologisk Indsigt og Økologisk Fundament, der løb frem til udgangen af 2008, og som Økologisk Landsforening i samarbejde med Landscentret gennemførte. I forbindelse med kongressen blev afholdt en udstilling, hvor økologiske fødevarer og nyskabende udstyr til økologisk produktion og forarbejdning bliver præsenteret. Udstillingen var åben i alle pauser i kongresprogrammet. Udstillingen havde til formål at give deltagerne i kongressen en mulighed for ved selvsyn at orientere sig i den mangfoldighed af produkter, organisationer, forskningsprojekter, firmaer og nyskabelser, der findes inden for det økologiske område. Udstillingsdelen blev gennemført af et eksternt bureau og var økonomisk selvbærende via betaling fra udstillerne. Om aftenen den 18. november kunne gæsterne deltage i en økologisk festmiddag med underholdning og musik, og der var mulighed for overnatning. Udgiften til dette indgik ikke i nærværende projekt, middagen blev dækket af deltagerbetaling samt sponsorater. Arbejdspakken gjaldt de to dage kongressen fandt sted. Der blev afholdt et møde i projektgruppen under kongressen, foruden korte briefinger, når det var nødvendigt. 3. arbejdspakke: Opsamling/rapportering Umiddelbart efter kongressens afslutning blev der sendt en mail med et link til et spørgeskema til alle deltagerne. 60 % udfyldte spørgeskemaet, hvilket må siges at være meget tilfredsstillende. Undersøgelsen var baseret på nogle faktuelle spørgsmål, og en række lukkede spørgsmål, hvor deltagernes tilfredshed på en række områder er blevet evalueret. Herudover en række åbne spørgsmål, hvor deltagerne har haft muligheder for at skrive kommentarer. Generelt var vurderingen af kongressen positiv blandt deltagerne. Der var især tilfredshed med kongressens faglighed, faciliteter og organisering. På det åbne spørgsmål om, hvad der var godt på kongressen, lød et svar: Muligheden for at netværke og diskussionerne til møderne. Stemningen var herlig. Der blev afholdt et evalueringsmøde i styre- og projektgruppen, hvor man gjorde status på kongressen. Pakken løb fra november 2009 til december Udbyttet Der blev gennemført en to-dages kongres. Efter kongressen står en inspirerende hjemmeside med spændende oplæg tilbage, der kan anvendes fremadrettet. Deltagerne har i forbindelse med kongressen blandt andet modtaget et fyldigt programhæfte og to inspirerende kongresaviser. Økologi-Kongres 2009 var en synlig markering af den økologiske fødevareproduktion, og var på den måde være med til at fastholde økologien i mediernes fokus og på meningsdannernes dagsorden i en tid med finansiel krise.

4 Som en faglig kongres var den med til at styrke udviklingen af den økologiske fødevareproduktion. Kongressen har haft en positiv effekt på sektoren, idet kongressen har givet nye og eksisterende aktører i den økologiske produktionskæde lejlighed til at skabe netværk og høste erfaringer fra aktører i sektoren. De fik mulighed for at blive inspireret og for at mødes på tværs af produktkæden fra landmænd, virksomheder, konsulenter, forskere, embedsmænd, organisationer til forbrugere. Kongressen spillede også en vigtig rolle i forhold til at bringe den positive effekt af at være udnævnt til årets land på BioFach messen i foråret 2009 videre. Presseindsatsen førte til omtale i en række medier i ind- og udland. Kongressen faldt sammen med kommunalvalget, hvilket betød en noget mere afdæmpet omtale i omnibuspressen. Før kongressen havde vi sat os en række succeskriterier. Her kan ses, hvordan vi levede op til kriterierne for projektet: Vi opnåede ca. 450 deltagere. Målet var ca. 500 personer. Vi oplevede stor tilfredshed med kongressen blandt deltagerne, målt via evaluering. Vi nåede 36 udstillere. Vores mål var omkring 40 udstillere. Især den finansielle krise har haft betydning for dette noget lavere tal. Stor medieeksponering. Vi fik en mere begrænset eksponering pga. kommunalvalget end håbet på. For Landscentret og de andre samarbejdspartnere er der sket en opbygning af viden om økologi gennem kontakt og dialog omkring program og oplæg samt opbygning af knowhow omkring kongresgennemførsel og planlægning. Dette have givet muligheden for at etablere et tilbagevendende nationalt samlingssted for den økologiske bevægelse og branche med internationalt islæt. 3.3 Formidling og vidensdeling vedrørende projektet Kongreshjemmeside med pressemeddelelser, billeder, oplæg, sammendrag, blog, kongresaviser, programhæfte og andre materialer, LandbrugsAvisen med kongreslogo, 13. november 2009: Foromtale af kongressen på fire sider. To videoer med oplægsholdere, som foromtale af kongressen, 15. september Produceret i samarbejde med Jens Tønnesen, LandbrugsAvisen, Video med Niels Tvedegaard, Video med Jørgen E. Olesen, Internet og nyhedsmails Forsiden af Landscentrets hjemmeside, september 2009 Forsiden af Landbrug & Fødevarers hjemmeside, oktober 2009 Forsiden af ICROFS hjemmeside, oktober 2009 Nyhed på OIKOSs hjemmeside, 26. oktober 2009 Omtale i LandbrugsAvisens netnyheder, fx 19. november 2009 under overskriften Økologikongressen sluttede med optimisme. Mail udsendt til tidligere deltagere i økologikongresser via nyhedsmailservice på kongressens hjemmeside, flere udsendelser frem mod kongressen. I alt 369 personer er tilmeldt nyhedsmailen. Omtale i nyhedsmail fra Økologisk Landsforening, 15. maj 2009 og 15. september 2009 Omtale i mail til samtlige økologi konsulenter i Danmark, uge 41, 43 og Omtale i diverse arrangementskalendere, fx Ecoweb, Maskinbladet, Øko-info, Foreningen for Biodynamisk Jordbrug Aprilnar fra kongresprogrammet, der gav stor omtale, LandbrugsAvisen, 1. april 2009, Effektivt Landbrug, 2. april 2009 og Økoweb, 1. april Annonceret i to Facebook-grupper: Det Økologiske Råd, Økologi og biodynamik er vejen frem, september Artikler og aviser Økologi & Erhverv på kongres, 8 s. kongresavis, 19. november 2009 (uddelt på selve kongressen) Økologi & Erhverv på kongres 2, 8 s. kongresavis, 20. november 2009 (sendt til samtlige deltagere på kongressen) LandbrugsAvisen med kongreslogo, 20. november 2009: Omtale fra kongressen på to sider Artikel Den sjette kongres rammer Odense til november, Økologisk Jordbrug, 6. februar 2009 Artikel Økologer bør være CO2 neutrale, LandbrugsAvisen, 25. september 2009 Artikel kongres for dem der overvejer økologi, Landbrugsavisen netavis,

5 Artikel Økologikongres med rabat, Direkte nyheder til skolerne, Landbrugsforlaget, oktober 2009 Note i Ren Mat, nr , Oikos Note i ICROFS nyt, oktober 2009 Note i Økologi Nyhedsbrev fra Landbrug & Fødevarer, 31. oktober Materialer fra kongressen Programhæfte fra kongressen, november Invitation med omtale af program mv., september Udstillingsfolder med omtale af udstillingen, august Deltagerliste fra kongressen, november Fire poster med omtale af kongressen. Postkort med fire motiver med stopeffekt og omtale af kongressen stk. - marts Annoncer Trespaltet annonce i Økologi & Erhverv, 131x131 mm i fire farver. 29. maj, 26. juni, 21. august og 30. oktober Projektansvarlig Tomas F. Nørfelt, Landscentret, Økologi, tlf.: , tfn@landscentret.dk