32,- KnowWare. Start med. Access 7/97. Kåre Thomsen. 1. udgave.

Transkript

1 32,- KnowWare Start med Access 7/97 Kåre Thomsen 1. udgave

2 Acrobat Reader: tips... F5/F6 åbner/lukker Bogmærker I Menu AVis sindstiller du, hvordan filen vises på skærmen CTRL+0 = Hele siden CTRL+1 = Originalstørrelse CTRL+2 = Vinduesbredde I samme menu kan du osse sætte: Enkelt side, Fortløbende eller Fortløbende - Dobbelsider.. Prøv, saa ser du forskellen. Navigation Pil til højre/venstre: fremad/tilbage en side Alt+Pil Højre/Venstre: som i Browser: fremad/tilbage Ctrl++ forstørrer og Ctrl+ formindsker Ring gratis aften og weekend til familie og venner! Det er nu muligt i Danmark, se her hvordan:

3 KnowWare 2 Øvelse 1: Adressekartotek... 5 At udvikle et system... 8 Systemet FIRMA... 8 Sådan vil arbejdet skride frem... 9 Planlægning... 9 Analyse af dine data... 9 Brain storm Model over databasen Planlægning af selve tabellerne Kundekartoteket Fakturaer Øvelse 2: Oprette databasen og den første tabel Ekstra forklaringer om feltegenskaber Indtaste data i tabellen Autoformular Øvelse 3: Tabellerne til faktura Tabellen fakturahovede Tabellen Fakturalinje Øvelse 4: Relationer Øvelse 5: Forespørgsel til sortering Øvelse 6: Kombinere tabeller Øvelse 7: En forespørgsel der kan regne Øvelse 8: Et nyt og bedre kundekartotek...26 Slette en post...27 Se posterne i tabelform...27 Automatisk telefonopkald...28 Træt af skyerne?...29 Øvelse 9: Skærmbillede til fakturaer...30 Forbedring af formularen...31 Øvelse 10: Sum i nyt felt...34 Opsummerende forklaringer...35 Øvelse 11: Kombinationsboks...37 Udskrift af en faktura...39 Øvelse 12: Rapporter...39 Kundeliste...39 Sortering og gruppering...40 Rapport over fakturering...41 Øvelse 13: Udskrift af én faktura...42 Forespørgslen...42 Rapporten...44 Knap til udskrift af faktura...46 Øvelse 14: Systemets menu...47 Menuformularen...47 En makro, der automatisk åbner menuen...49 Genvejen til dit system...50 Øvelse 15: Brevfletning i Word...50 Øvelse 16: Lav dit eget opslagsværktøj...52 Øvelse 17: En avanceret forespørgsel...54 Efterord...56

4 3 Forord Forord Access er både et program for almindelige edb-brugere og et professionelt udviklingsværktøj. Det bruges til at udvikle databaser det vi i daglig tale kalder systemer. Du kan f.eks. udvikle dit eget fakturasystem eller et effektivt kartotek.. Dette hæfte følger dig på vej som helt ny bruger af Access, udanset hvilken baggrund du starter med. Følger du hæftets øvelser fra først til sidst, vil du ende med at have udviklet et fakturasystem. Det kan bruges til at holde styr på kunder og fakturering. Ved at gennemgå øvelserne har du fået et eksempel, som forhåbentlig kan arbejde videre med selv - også selv om du ønsker dig et helt andet system. Access er nemt. Programmet inviterer til, at du bare sætter dig ved pc en og går i gang. Og det skal du sådan set også bare gøre, for det er vældig sjovt. Du kan nemt lave tabeller, skærmbilleder og funktioner. Men hvis du vil udvikle et godt system, skal der en smule mere til: Planlægning og systematik. Derfor giver hæftet dig en introduktion til arbejdsmetoden i databaseudvikling. Det er op til dig selv, hvor meget du vil lægge i dette. Og det kommer selvfølgelig an på, hvor store ambitioner, du har med dit system. Hvad får du ud af hæftet? Du får overblik over, hvordan Access virker. Du vil desuden få et indblik i, hvordan du så at sige løser et problem det vil sige, hvordan du kommer fra jeg ønsker mig et fakturasystem til at se det for dig som en database. Du bliver dog ikke ekspert i databasedesign ved at læse dette hæfte. Vil du vide mere om design af relationsdatabaser, må du i gang med den tungere litteratur. Hæftets eksempel tager udgangspunkt i, at du laver et system til en enkeltstående pc. Vil du udvikle til flerbrugermiljøer, kommer du blandt andet ud i overvejelser om sikkerhed og vedligeholdelse. Disse emner berøres ikke her i hæftet, som alene er en introduktion til at udvikle selve systemet. Sådan bruger du hæftet Start med Øvelse 1 og kør derudaf. Når du er færdig med sidste øvelse, skulle du gerne have fremstillet dit fakturasystem og forstået, hvordan du videre kan arbejde med programmet. Hvad skal du kunne på forhånd? Du behøver ikke have nogen forhåndsviden om (relations)databaser. Men: For at få et rigtig godt udbytte af hæftet, er det en fordel, hvis du er nogenlunde vant til at arbejde med mindst ét Office program i forvejen. Jeg forestiller mig, at du fx allerede bruger Word 97 og måske Excel. Hvis du trænger til at opdatere din viden, kan du finde KnowWare hæfter om både Word, Excel og Windows. Kåre Thomsen Jeg er 39 år og arbejder free-lance med edb-undervisning, systemudvikling og dokumentation. Lejlighedsvis holder jeg foredrag om brugergrænseflader, som jeg interesserer mig særligt for. Jeg har desuden skrevet et par hæfter om Excel. Sammen med min kollega Pia Hardy har jeg skrevet et øvehæfte om Windows 95. Access 7 eller Access 97? Du kan bruge dette hæfte, hvad enten du har Access 7 (også kaldet Access 95) eller Access 97. Nogle få kommandoer har forskelligt navn i de to versioner. I disse tilfælde står Access 7 kommandoen i parentes. Arbejdsmetoden til systemudvikling i de to versioner er den samme.

5 Forord 4 God arbejdslyst Jeg ønsker dig god fornøjelse med dit kreative databasearbejde. Jeg har selv masser af fornøjelse af det. Lad mig advare dig: Hvis det går dig, som det er gået mig, kan du få flimmer for øjnene. Jeg bliver så optaget af processen, at jeg glemmer at holde pauser. Med røde, irriterede øjne og hovedpine som resultat. Det er simpelt hen umuligt at forlade skærmen, når man er lige ved at have løst sit problem. Så husk det nu: Rejs dig fra arbejdet hver halve time, kig ud på solskinnet - og lav øjne bøj, øjne stræk. Notation Der refereres til taster med speciel skrift. Eksempel: DELETE. Kåre Thomsen, september 1997 Nogle gange skal du holde en tast nede, mens du trykker på en anden. Det vil for eksempel blive beskrevet således: Tryk CTRL+DELETE. Når du skal vælge en menukommando, står det også med speciel skrift, fx menukommandoen Filer, Åbn. Der refereres til navne, felter og værktøjer, du ser på skærmen, med en speciel skrifttype. Eksempel: Tilføj. Når du selv skal skrive noget, står det med speciel skrift. Eksempel: Tast: Firma. Når der er forskel på en menukommandoen i Access 97 og Access 7, står den sidstnævnte i parentes. Eksempel: Vælg menukommandoen Vis, Designvisning (Formulardesign). Det samme gælder værktøjsknapper: Klik på Visning (Forespørgselsvisning).

6 5 Adressekartotek Øvelse 1: Adressekartotek I denne indledende øvelse lærer du følgende: en nem måde at oprette en database på at oprette et adressekartotek til at holde styr på navne, adresser, telefonnumre og andre oplysninger om kunder, medlemmer eller kontakter Øvelsen er ment som en første smagsprøve for at lære Access at kende. Her arbejder du ved hjælp af indbyggede guider i Access. Denne første database er ikke en del af det fakturasystem, du siden kommer til at udvikle. Sæt dig godt til rette foran din pc og tænd for den. Efter opstarten af pc en befinder du dig i Windows 95 programmets Skrivebord. Vælg Start-knappen i Windows 95 s Proceslinje nederst i skærmbilledet. Vælg menupunktet Programmer, og vælg herefter Microsoft Access. Access starter nu, og en første dialogboks beder dig tage stilling til, hvad du vil gøre. Vælg Tom database og klik OK. Tip: Hvis du vælger Guiden Database, vil systemet bede dig vælge en skabelon f.eks. Adressekartotek og ud fra nogle få retningslinjer, som du giver undervejs oprette et helt system for dig. Du skal i den næste dialogboks tage stilling til, hvor databasen skal gemmes, og hvad den skal hedde. Udvælg den ønskede mappe, skriv det ønskede navn på databasen i feltet Filnavn (fx Adresser) og klik på Opret. Dette er databasevinduet kontroltårnet i dit system. Herfra kan du åbne, oprette, slette eller ændre alle systemets objekter. Dit databasesystem indeholder endnu ingen objekter. Ved at klikke på fanebladene vælger du, hvilken type objekt, du vil arbejde med: Tabel, forespørgsel, formular, rapport, makro eller modul. En database består af én eller flere tabeller det er dem, der kan indeholde data. Derfor skal du starte med at oprette en tabel. Klik på knappen Ny.

7 Adressekartotek 6 Vælg Guiden tabel og OK. Vent et øjeblik, mens guiden gør sig klar. Vælg knappen Privat (Personligt i Access 95) forneden i venstre side af dialogboksen. Vælg Adresser i kolonnen Eksempeltabeller. Vælg derefter AdresseID i kolonnen Eksempelfelter. Klik på værktøjet > for at få AdresseID over i kolonnen Felter i den nye tabel. Vælg nu Fornavn i kolonnen Eksempelfelter og klik på > På samme måde vælger du felterne Efternavn, Adresse, Postnr, Bynavn og Telefon (privat). Klik til sidst på knappen Udfør. Værs go! Din tabel er oprettet! Access har automatisk gemt den med navnet Adresser. Inden du begynder at indtaste data, er det en god idé at oprette en brugervenlig formular. Klik på listepilen ved værktøjet Nyt objekt... og vælg Autoformular. Så er din formular klar men den skal først gemmes. Vælg Filer, Gem. I dialogboksen foreslår Access navnet Adresser. Klik på OK for at acceptere dette. Nu er du klar til at indtaste oplysninger. Udfyld skærmbilledet. Når du vil oprette én til, klikker du på værktøjet Ny post for neden i vinduet (findes også i værktøjslinjen). Ny post Trekanterne for neden i vinduet bruges til at blade i de indtastede navne. Du kan gå direkte til første eller sidste post, og du kan blade til næste eller forrige.

8 7 Adressekartotek Indtast nogle flere navne og adresser. Når du har nogle stykker, er du klar til at udføre en søgning. Klik på værktøjet Filtrer efter formular (eller vælg menukommandoen Poster, Filter, Filtrér efter formular). Formularen tømmes nu for oplysninger. Skriv: John i feltet Fornavn. Klik på værktøjet Anvend filter (eller vælg menukommandoen Filtrér, Anvend filter/sortering). Du kan nu blade i alle, der hedder John til fornavn. Slå filteret fra igen ved at klikke på værktøjet Fjern filter (eller ved at vælge menukommandoen Poster, Fjern filter/sortering). Til sidst skal du udskrive adresselisten dvs. oprette en rapport. Først går du tilbage til databasevinduet på denne måde: Klik på værktøjet Databasevindue. Klik på fanebladet Rapporter og på knappen Ny. Vælg Autorapport tabelformat. Angiv i feltet for neden, at data kommer fra tabellen Adresser. Klik på OK. Din navneliste er nu klar til udskrift: Klik på værktøjet Udskriv (eller vælg menukommandoen Filer, Udskriv, OK). Gem rapporten ved at vælge menukommandoen Filer, Gem, OK. Hermed accepterer du Access forslag om at kalde rapporten Adresser. Gå tilbage til databasevinduet ved at klikke på værktøjet Databasevindue. Luk databasen med menukommandoen Filer, Luk. Åbn systemet igen med menukommandoen Filer, Åbn database. Vælg Adresser.mdb (eller blot Adresser - det kommer an på opsætningen i Windows 95) og klik på Åbn. Klik på fanebladet Formularer og dobbeltklik på Adresser. Du er nu klar til at oprette nye navne eller søge... Luk formularen igen med menukommandoen Filer, Luk. Du er nu tilbage i databasevinduet. Vælg fanebladet Rapporter. Dobbeltklik på Adresser. Din adresseliste vises nu - klar til udskrift. Luk adresselisten igen med menukommandoen Filer, Luk. Du er nu igen tilbage i databasevinduet. Luk databasen med menukommandoen Filer, Luk. Dette var en første introduktion til Access. Hvis du kun har brug for et meget enkelt system, er dette måske nok. Men vil du udvikle et rigtigt system med flere sammenhængende tabeller og flere funktioner, skal det gribes an på en lidt anden måde. Det handler resten af hæftet om...

9 At udvikle et system 8 At udvikle et system Inden vi kaster os over Access, skal vi gøre os klart, hvad vi vil lave. Så du må først læse lidt her, jeg skal nok gøre det kort. Jeg har lagt mærke til, at mange skriftlige vejledninger i brugen af Access - ikke mindst kursusmateriale fra diverse edb-firmaer - tager et meget teknisk udgangspunkt. Dvs. man lærer alt muligt om tabeller, joins, forespørgsler og referenciel integritet, inden man som nybegynder har den ringeste chance for at vide, hvad alle de fine ord skal bruges til. Det skyldes, at man kunne snakke fra nu af og til år 2000 om alle de professionelle faciliteter, Access byder på. Men jeg vælger altså en anden vej her: Vi starter med at tænke på målet, dvs. et system, vi vil fremstille, og så ser vi undervejs, hvad vi får brug for. Denne fremgangsmåde skulle gerne skåne dig for uforståelige forklaringer. Systemet FIRMA Her i hæftet vil vi som eksempel udvikle et system, som vi giver navnet Firma. Det skal holde styr på kunder og fakturaer. Firmaet kunne være et rengøringsfirma eller hvad som helst andet - selvfølgelig med visse justeringer for de enkelte firmaers vedkommende. Hvis du selv driver et lille firma, vil eksemplet være lige i øjet til dig. Hvis det er noget helt andet, du har brug for, vil eksemplet forhåbentlig alligevel være lærerigt. Principperne i systemet her vil kunne anvendes på alle mulige systemer. Databasesystemet Firma skal give dig følgende fordele: Du har alle dine kunder i et alfabetisk ordnet kartotek, hvor du nemt kan finde én eller flere frem, fx for at finde telefaxnummeret eller bruge navn og adresse til et brev i Word. Du skriver fakturaer på en meget nem måde: Du vælger kundenavnet i et rullegardin, så er du sikker på, at navn og adresse altid er korrekt. Moms, totalbeløb mv. regnes automatisk ud. Du kan med andre ord skrive en faktura meget hurtigt og være sikker på, at den bliver korrekt. Alle oplysninger om, hvad du har faktureret, er til at søge i. Du kan fx finde ud af, hvad du har tjent på en bestemt kunde eller i et bestemt postdistrikt. Når systemet er færdigt, opretter du en genvej på dit Skrivebord, så du altid hurtigt kan komme ind i det. Systemets menu skal være noget i denne stil - og det bliver noget af det sidste, du laver. Vi starter nemlig indefra - med at organisere data - og så arbejder vi os udefter.

10 9 At udvikle et system Fakturering Kunder Faktureringsrapport Kundeliste Bruges til at indtaste og udskrive en faktura. Bruges til at oprette, ændre eller finde en kunde. Kunde skal forstås i videste forstand. Det kan også være leverandører og andre kontakter. Kartoteket vil kunne bruges til brevskrivning i Word. Herunder brevfletning, dvs. skrivning af enslydende brev til forskellige personer/firmaer. Udskriver en rapport over din fakturering. Laver en alfabetisk udskrift af alle dine kunder med telefonnumre mm. Lyder det indviklet? Gå bare videre - og vend eventuelt tilbage hertil en anden gang. Sådan vil arbejdet skride frem For at du på forhånd har en fornemmelse af, hvordan vi vil gøre, skal du have en oversigt over arbejdets forskellige faser: 1. Analysere data. Hvilke data skal der være i systemet, og hvordan hænger de sammen? 2. Oprette tabeller. Tabellerne er så at sige selve databasen. Her ligger data delt fornuftigt op i overensstemmelse med den analyse, vi har lavet. Det vil være nemt for dig her, fordi du får svarene af mig, men det kan godt være, du får lidt at tænke over, den dag du vil lave noget, der er helt forskelligt fra hæftets eksempel. Man kan sige, at tabellerne indeholder dine data i en slags rå form, dvs. ikke sorteret og ikke tilstrækkeligt kombineret til at det (i mange tilfælde) vil være smart at bygge skærmbillederne og rapporterne direkte på dem. 3. Derfor opretter vi derefter en række såkaldte forespørgsler ud fra dine tabeller. Forespørgslerne gengiver tabellerne i en fordøjet, dvs. ordnet og kombineret form, der gør det nemt for eksempel at opbygge skærmbilleder, hvor kundens navn og adresse kommer automatisk frem, når du indtaster kundenummer. 4. Herefter er du klar til at lave de skærmbilleder, som du kommer til at se i det daglige som bruger af dit system. Et faktura-skærmbillede, et kunde-skærmbillede osv. Skærmbillederne kaldes formularer i Access. 5. Rapporterne - for eksempel udskrift af din kundeliste - er det næste, der skal laves. 6. Endelig samler vi det hele i en pæn menu, som den du så tidligere i dette afsnit. Kig det foregående grundigt igennem. Når du føler dig nogenlunde orienteret om, hvad vi skal i gang med, er du klar. Planlægning Hvis du vil i gang med at lave noget i Access, så læs dette kapitel hurtigt igennem i første omgang. Du kan altid vende tilbage til det senere! Analyse af dine data Det indledende besvær med at analysere dine data kommer du ikke uden om. Hvis ikke du har taget beslutningerne på forhånd, får du bare problemer siden hen. Kapitlet her er kun en smagsprøve, men hvis dine data ikke er for indviklede og komplekse, kan du sikkert overføre eksemplet på det, du selv vil lave.

11 At udvikle et system 10 Brain storm Start med en brain storm. Tag en blyant og et stykke papir, og skriv alt det op, der falder dig ind. Det er en god måde at få tankerne på gled på. En brain storm om det system, vi her vil udvikle, ville måske indeholde følgende stikord: kunder fakturaer momsregnskab telefonliste brevskrivning Prøv at skrive ned, hvad du ønsker dig. Fx: Det skal være nemt at skrive en faktura. Brevfletning til bestemte kundegrupper skal være mulig, fx alle i postdistrikt 2610 Rødovre. Det skal være muligt at søge på, hvad man har tjent i et bestemt tidsrum eller på en bestemt kunde - eller begge dele. - og så videre. På den måde får du i første omgang fastlagt, hvad du ønsker dig. Og du får noget at diskutere ud fra, hvis der er andre end dig selv involveret. Først når du er sikker på, at ønskerne er formuleret, går du videre. Model over databasen Du kan tegne en model over databasen, hvis du vil have styr på, hvilke data den skal indeholde eller behandle. Alle begreber eller ting - f.eks. kunde og faktura - tegner som kasser. Det lyder måske overflødigt, men prøv selv. Det giver overblik. Udtænk dernæst, hvordan de enkelte enheder hænger sammen. Eksempel: Kunder og fakturaer hænger sammen, fordi en faktura udskrives til en kunde, hvis navn mv. skal stå på fakturaen. De hænger desuden sammen på den måde, at til hver kunde kan der skrives mange fakturaer. Relationen kunde-faktura kaldes derfor en én-til-mange relation. Dette er den mest almindelige type af relation. Andre typer af relationer er én-til-én og mangetil-mange. Ekstra forklaring: Én-til-mange relationen er specielt interessant, fordi den giver dig mulighed for at registrere kunden én og kun én gang, og så genbruge oplysningerne om ham, hver gang du skal skrive en faktura. Ellers skulle du skrive kundens navn og adresse på hver eneste faktura, og så ville du dels gemme de samme oplysninger mange gange, dels have en risiko for at skrive hans navn og adresse forkert, hvilket ikke mindst ville gøre søgninger upålidelige. Denne tanke er én af hovedhjørnestenene i en relationsdatabase. På stregerne mellem kasserne angiver du et 1-tal tæt ved kassen med én-siden (her kunder) og et N tæt ved kassen med mange-siden (her faktura). Midt på stregen mellem kasserne tegner du en rombe, og inde i romben skriver du, hvilken forbindelse, de to enheder har med hinanden. Det kan være ord som får, betaler, er afhængig af, afvikler osv. Her kunne det være FAKTURA-UDSKRIVES TIL-KUNDE

12 11 At udvikle et system En faktura udskrives til en kunde, og til én og samme kunde kan der udskrives mange fakturaer. Se på nedenstående tegning, hvordan modellen for vores system tager sig ud: Kig godt på tegningen her, og vend tilbage til den, hvis du i det følgende mister overblikket over vores system. Denne tegning viser i al sin enkelhed, hvad det hele går ud på. Det du får ud af tegningen er: Kunder i én tabel, fakturaer i en anden. Så har du hul på strukturen - selv om det er muligt, at du af praktiske grunde kommer til at opdele yderligere! Planlægning af selve tabellerne Tegningen i forrige afsnit kan selvfølgelig ikke umiddelbart omsættes til tabeller. Og her kommer du på lidt af en opgave, hvis du vil lave en database med mange forskellige slags data. Uden at vi skal fordybe os side op og side ned i problemet, skal du her have nogle tips/eksempler, som forhåbentlig giver dig så meget af idéen, at du kan komme til et tilfredsstillende resultat med dit eget. Kundekartoteket Lad os først tænke på kundekartoteket. Det er vel i og for sig nemt nok at afgøre, hvilke oplysninger, der skal ligge heri. Noget i retning af det, som er vist i rammen. Du kan selv lægge til og trække fra. I enhver relationsdatabase kræves entydighed med hensyn til identifikation af for eksempel en kunde i et kartotek, som er det vi vil lave her. Denne entydighed opnås ved, at vi udvælger et felt (eller en kombination af flere felter) som nøgle (primærnøgle). Hvis nøglen for eksempel er et navn, må der kun ligge én kunde med det navn i kartoteket. Derfor bruger man i praksis aldrig kundenavn som nøgle. Flere firmaer kan hedde det samme. Ofte er den mest praktiske nøgle et løbenummer. KundeNr Firmanavn Adresse PostnrBy Telefon Fax Kontaktperson Note Tip! Brug aldrig hverken navn, adresse eller telefonnummer som nøglefelt. De er ikke éntydige, og de kan risikere at skulle ændres. Tip tip! Det korrekte ville være, kun at have postnr og ikke by med i denne tabel, og lade postnummer-by ligge i en tabel for sig. Det er nemlig også en én-til-mange relation: Mange kunder har samme postnummer. For at forenkle tingene, har vi ikke den opdeling med her i eksemplet.

13 At udvikle et system 12 Fakturaer Forestil dig en faktura. Øverst står følgende oplysninger: Kundens navn og adresse, samt faktura dato, faktura nummer og kunde nummer. Længere nede er selve fakturalinjerne (det kunden skal betale), som indeholder oplysninger som: Tekst, antal timer (dette er et rengøringsfirma, der arbejder på timeløn), pris, total og moms. Nederst på fakturaen kommer så sum - den er ikke med på illustrationen. Men bemærk følgende: På hver faktura kan der være flere FAKTURA The Shop Kunde Nr: 1 Westend 3 Fakturanr: Solby Dato: Att: Julie Jensen Tekst Timer Pris Total Moms Rengøring 8 100,00 800,00 200,00 Vinduespudsning 3 100,00 300,00 75,00 fakturalinjer! Det lugter jo langt væk af en én-til-mange relation, og det er det også! Til hver faktura svarer i princippet flere fakturalinjer. Derfor skal der laves to tabeller til fakturaer: Én som vi kunne kalde fakturahovede, og én som vi kan kalde fakturalinje. Tabellen med fakturalinjer skal indeholde et fakturanummer, som viser, hvilken faktura, linjen hører hjemme i. Det lyder måske lidt kaotisk, men ved at opbygge skærmbilleder og rapporter rigtigt, får du det til at hænge smukt sammen på skærmen. Når du en gang skal udforme selve den fysiske faktura - den du printer ud på papir - tager du kun de oplysninger med i udskriften, du synes skal være der. Og dit resultat bliver måske noget à la det ovenfor viste. Tabellen Fakturahovede skal indeholde generelle oplysninger for fakturaen, og det er fx følgende felter: FakturaNr (dette nummer er éntydigt, og kan derfor være nøgle). KundeNr (som henviser til kundekartoteket og derfor kan hente kundens navn og adresse). Dato. Tabellen Fakturalinje skal indeholde følgende felter: FakturalinjeNr (nødvendig som nøgle) - printes ikke med på fakturaen. Fakturanummer - til angivelse af, hvilken faktura, linjen hører hjemme på. Printes ikke med ud på fakturaen. Tekst Antal Pris Øvrige oplysninger som for eksempel Total og Moms skal ikke med. De kan jo regnes ud på baggrund af de oplysninger, der allerede er til stede. Tabellerne skal være minimale, de skal kun indeholde de oplysninger, der er absolut nødvendige. Videre udregninger kan foretages i forespørgsler, formularer eller rapporter. Dette var planlægning af din database. Uden dette stykke arbejde kan du ikke rigtig komme videre. Men lad os nu se på, hvad vi kan bruge al den planlægning til!

14 13 Oprette databasen og den første tabel Øvelse 2: Oprette databasen og den første tabel I denne øvelse lærer du følgende: at oprette en ny database at oprette en tabel, som du selv definerer I hæftets første øvelse arbejdede du ud fra Access tabelguide. Det vil jeg ikke anbefale til systemudvikling generelt. Når først du ved, hvad du vil lave, er det ikke noget problem, selv at definere dine tabeller. Åbn Access ved at klikke på Start, Programmer, Microsoft Access. Vælg Tom database og OK. Vælg (C:\) i feltet Gem i og skriv: Firma i feltet Filnavn. Klik på Opret. Du er nu inde i det tomme databasevindue i din nye database. Fanebladet Tabeller er valgt, og du kan oprette en ny tabel: Klik på knappen Ny. Vælg Designvisning og klik på OK. Din markør står allerede klar i kolonnen Feltnavn. Måske husker du, at vores kundekartotek skal indeholde de felter, som er vist i rammen. Markøren står klar i kolonnen Feltnavn. Indtast: KundeNr (uden mellemrum). Tryk på EN- TER. Markøren er nu hoppet til feltet Datatype. Klik på listepilen i feltet, eller tryk på tasten F4. Vælg Autonummerering. Herved opnår du, at hver ny kunde, som indtastes, tildeles et løbenummer af systemet. Tip: Til feltet KundeNr kunne man måske også tænke sig datatypen Tal, som giver brugeren muligheden for at bestemme, hvilket kundenummer der skal tildeles. Envidere kunne man tænke sig datatypen Tekst, som giver brugeren mulighed for at give kunden et kundenummer, som også indeholder bogstaver. Tryk på ENTER. I kolonnen Beskrivelse skriver du: Kundenr - automatisk. Inden du går videre, skal du udnævne feltet KundeNr til at være nøgle i tabellen. Hvis feltet KundeNr udnævnes til nøgle (primær nøgle), vil der ikke være to kunder, som har samme kundenummer. Der er kun én primær nøgle i hver tabel! Klik på værktøjet Primær nøgle for at udnævne feltet til nøglefelt. NB: Alle tabeller skal have et felt, som udnævnes til primærnøgle. Det kan være praktisk at lade det første felt i tabellen være primærnøgle. Systemet sørger herefter for, at alle poster i tabellen har en unik værdi i dette felt. Tryk på ENTER igen - og du er nu klar til at oprette næste felt. I kolonnen Feltnavn taster du: Firmanavn KundeNr Firmanavn Adresse PostnrBy Telefon Fax Kontaktperson Note Tryk ENTER. Access foreslår datatypen Tekst. For neden i vinduet kan du se, at Access foreslår en længde på 50 tegn. Alt dette passer fint, så du kan gå videre til næste kolonne ved at trykke ENTER

15 Oprette databasen og den første tabel 14 Skriv: Kundens navn i kolonnen Beskrivelse. På samme måde som Firmanavn opretter du felterne Adresse og PostnrBy. Opret også samme slags felter med navnene Telefon, Fax, og Kontaktperson. Tip! Hvis du midt i det hele vil indsætte eller slette linjer i dit tabel-design, bruger du knapperne Indsæt linje og Slet linje. Det sidste felt skal hedde Note. Her kan du indtaste bemærkninger om kunden, fx Ønsker regelmæssig kontakt vedr. nye produkter eller lignende. Her kan du overveje at lave et almindeligt tekstfelt - tekstfelter kan være op til 255 karakterer lange. Du kan også vælge datatypen Notat. Det betyder et tekstfelt af variabel længde, hvor du i princippet kan indtaste så meget tekst, du har lyst til. Hvilket naturligvis kan være en fordel, men du skal tage i betragtning, at systemet bliver langsommere, hvis der indtastes meget tekst. Vi vælger her at gøre feltet Note til typen Notat. Nu har du oprettet de felter, der skal bruges i kundekartoteket. Din færdige tabel ser sådan ud: Det er nu på tide at gemme den. Klik på værktøjet Gem (eller vælge menukommandoen Filer, Gem) for at få dialogboksen Gem som frem. Access mangler desværre en navngivningsfunktion, der fortæller om det er en tabel, en forespørgsel, en formular eller andet. Derfor anbefaler jeg dig at have en navnepolitik, der viser objektets type. Fx kan du kalde alle tabellerne noget med T_ som vist her. Lad os kalde denne tabel T_Kunde. Klik på OK, når du har indtastet navnet. Luk tabellen af ved at vælge menukommandoen Filer og Luk.

16 15 Oprette databasen og den første tabel Ekstra forklaringer om feltegenskaber (kan springes over...) Nederst i vinduet kan du vælge Feltegenskaber. For tekstfelter har du flg. muligheder: Feltstørrelse Antal anslag, brugeren maksimalt kan indtaste i feltet. Angives standard til 50. Kan højst være 255. Format Hvordan skal indholdet i feltet vises? Her kan du anvende en række allerede indbyggede formater. Ex: 0,0 Talformat til visning af decimaltal. Altid en plads efter kommaet. 0,0;[Red]\-0,0 Det samme, men negative tal er røde. \ angiver, at der kommer et fast tegn, fx en binde-streg eller et mellemrum. Efter semikolon står format for negative tal \-0000 Vis tal som CPR-nummer. > Vis alle bogstaver som STORE bogstaver. Inputmaske Bruges til at styre indtastningen i et felt, sådan at du kun kan indtaste bestemte typer af data. Ex: 000 Der må og skal indtastes 3 cifre cifrede tal, men de behøver ikke indtastes. LL 2 bogstaver. LL\ 00\ 000 Nummerplade på dansk vogn. Titeltekst Hvis du indskriver tekst her, vil den blive brugt som titeltekst for feltet i formularer og rapporter. Hvis du ikke angiver noget, vil feltets navn blive brugt. Standardværdi Her indtastes en værdi, som på forhånd vil være udfyldt i feltet. Fx DK i et felt, der indeholder landekode, og hvor man oftest angiver DK. Værdien kan overskrives af brugeren. Valideringsregel Bruges til at styre brugerens indtastning. Hvis et talfelt kun må indeholde værdier større end eller lig med nul, skal valideringsreglen være: >=0 Valideringsmeddelelse Den tekst, der kommer på skærmen, hvis valideringsreglen brydes. Obligatorisk Sættes denne værdi til Ja, skal feltet udfyldes. Brugeren bliver simpelt låst i feltet, indtil der er indtastet noget. TilladNulmængde Sættes denne værdi til Nej, må feltet ikke være tomt, men må gerne indeholde en tom tekststreng. Indekseret Sættes denne værdi til Ja, bliver søgning på feltet hurtigere. Til gengæld bliver det langsommere at indtaste nye værdier i feltet. Der findes to udgaver: Ja - dubletter tillades og Ja - ingen dubletter. Det vil i praksis være den førstnævnte, du bruger. Den anden vælges automatisk i det felt, der udpeges til at være nøgle. Tip! Du kan altid få disse forklaringer frem på skærmen ved at bruge Hjælp-funktionen. Placér markøren i linjen med den feltegenskab, du vil vide noget om, og tryk på tasten F1.

17 Oprette databasen og den første tabel 16 Indtaste data i tabellen Tilbage i databasevinduet ser du nu dit tabelnavn T_Kunde. Du kunne nu vælge at gå videre med at få lavet den næste tabel. Men inden vi gør det, skal vi lige se lidt nærmere på mulighederne med en eksisterende tabel. Til højre i databasevinduet har du knapperne Åbn, Design og Ny. Åbn bruges, når du vil ind i tabellen og se eller indtaste data i den. Design bruges til at ændre tabellens opbygning. Det var designvisning, du var inde i, da du oprettede tabellen. Klik på knappen Åbn (eller dobbeltklik på T_Kunde). Nu ser tabellen sådan ud : Her kan du allerede begynde at taste data ind. Markøren står og venter på dig i feltet KundeNr. Tryk på ENTER og udfyld de øvrige felter. Feltet KundeNr udfyldes automatisk. Når du er færdig med én kunde, hopper markøren automatisk ned på næste linje, dvs. opretter en ny post. Klik på knappen Visning (Tabelvisning) i værktøjslinjen. Tabellen vises nu i designvisning. Det har du brug for, hvis du vil ændre dens opbygning. Klik igen på Visning (Tabelvisning). Den har skiftet udseende. Nu er du tilbage til tabellens indhold (dataarkvisning). Men - der skal et lidt mere brugervenligt skærmbillede til, for at dit daglige arbejde med systemet bliver til at holde ud. Autoformular Klik på værktøjet Autoformular (Nyt objekt). Formularen oprettes og åbnes straks.

18 17 Oprette databasen og den første tabel Sådan ser formularen ud. Her kan du indtaste, søge og ændre kundeoplysninger. Det kan godt være, at du ønsker at ændre og forbedre skærmbilledet. Det kommer vi til senere. For at indtaste en ny kunde, klikker du på knappen Ny Post (den med *). Opret 3 kunder mere: Cleno Corso Pass Solby Tlf: Fax: Kontaktperson: Peter Topp Liberty Europa Pl Solby Tlf: Fax: Kontaktperson: Anne Duval Jumbo Toys Ming St Solby Tlf: Fax: Kontaktperson: Joe Kern Du kan blade i dem bagefter med tasterne PageUp og PageDown. Brugen af formularen blev i øvrigt beskrevet på side 6. Formularen skal gemmes. Vælg menukommandoen Filer, Gem Tast: FM_Kunde - klik på OK. Luk formularen igen ved at vælge menukommandoen Filer, Luk. Du kommer nu tilbage til tabellen. Også denne lukkes med Filer, Luk. Du er nu tilbage i databasevinduet. Under fanebladet Tabeller har du din tabel T_Kunde, og under fanebladet Formularer har du formularen FM_Kunde. Klik skiftevis på fanebladene. I en senere øvelse kommer vi ind på, hvad du mere kan gøre med formularer.

19 Tabellerne til faktura 18 Øvelse 3: Tabellerne til faktura I denne øvelse lærer du følgende: at oprette to tabeller, der danner grundlag for ét skærmbillede at bruge datatypen Tal i tabeller Fakturaer skal lagres ved hjælp af to tabeller: Én tabel til fakturahovede (Fakturanr, Kundenr, Dato), og én tabel til én eller flere linjer med fakturaens indhold. Tabellen fakturahovede Du står i databasevinduet. Hvis ikke, går du derind med menukommandoen Vindue, Firma - database. Klik på fanebladet Tabeller. Klik på knappen Ny. Vælg Designvisning og klik OK. Tabellen skal indeholde de oplysninger, som er til stede én gang på hver faktura. Det vil sige FakturaNr, KundeNr og Dato. De oplysninger, der kan optræde flere af på hver faktura, dvs. hvad kunden har købt, skal i en tabel for sig. Det laver du bagefter, og så får du det hele til at spille sammen til sidst. Tast: FakturaNr som feltnavn. Tryk ENTER. Vælg Autonummerering. Tryk ENTER. Skriv en kort tekst i feltet Beskrivelse. Klik på værktøjet Primær nøgle for at udnævne dette felt til nøgle. Tryk ENTER. Tast: KundeNr. Tryk ENTER. Nu er det vigtigt at vælge den rette datatype. Kundenummeret skal som datatype svare til det felt, der hedder KundeNr i tabellen T_Kunde. Her var det Autonummerering - hvilket svarer til datatypen Langt heltal (dobbelt heltal). Vælg: Tal i feltet. Tryk ENTER. Bemærk, at Langt heltal (dobbelt heltal) er valgt som feltstørrelse i listen over feltegenskaber. Klik i feltet Standardværdi. Slet nullet. Gå tilbage til feltet Beskrivelse for oven - skriv Kundenr - og tryk ENTER. Skriv: Dato. Tryk ENTER. Vælg Dato/klokkeslæt og tryk ENTER igen. Udfyld feltegenskaberne som vist på illustrationen. Som format vælges Kort datoformat, og i feltet Standardværdi skriver du: =Date() Det betyder, at standardværdi i feltet vil være dags dato.

20 19 Tabellerne til faktura Du er nu klar til at gemme dit tabeldesign. Vælg menukommandoen Filer, Gem. Tast: T_Fakturahoved og klik på OK. Vælg menukommandoen Filer, Luk for at lukke tabellen. Du kommer nu tilbage til databasevinduet. Tabellen Fakturalinje I denne tabel gemmes oplysninger om, hvad kunden har købt på hver faktura. Det skal i en separat tabel, fordi der kan være mange fakturalinjer på én faktura. Klik på knappen Ny. Vælg Designvisning og klik OK. Tabellen Fakturalinje skal indeholde følgende: FakturalinjeNr (primær nøgle), FakturaNr (så det er éntydigt, hvilken faktura, linjen hører hjemme på), FakturaTekst (hvad kunden har købt), Antal (antal enheder af det købte) og Pris pr. enhed. Dette er de nødvendige oplysninger. Udregning af total og moms hører ikke hjemme her! Feltegenskaberne i tabellen kan se sådan ud: FakturalinjeNr FakturaNr FakturaTekst Antal Feltet har datatypen Autonummerering, og det er udnævnt til primær nøgle. Du behøver ikke gøre noget ved feltegenskaberne. Her er det vigtigt at få det korrekt. Feltet henviser jo til fakturanummeret i tabellen T_Fakturahovede. Datatype er Tal. Feltet, der henvises til, er af datatypen Autonummerering. Det svarer til feltstørrelsen Langt heltal (Dobbelt heltal). Sæt Obligatorisk (Påkrævet) til Ja - det ville jo være absurd at indtaste fakturaoplysninger, som ikke hører hjemme på nogen faktura! Indekseret kan sættes til Ja - dubletter tillades. Her er der ikke noget videre at gøre. Jeg har sat feltstørrelsen til de 50, systemet selv foreslår, men om det er nok, afhænger af, hvem der skal bruge systemet. Feltet Antal har datatypen Tal, og under Feltstørrelse angiver du Reelt tal. Det betyder decimaltal. Det kunne jo være, at rengøringsfirmaet solgte halve og kvarte timers service. Slet nullet ved Standardværdi - systemet skal ikke selv foreslå noget i dette felt.