1:1 Samtaler Fejl! Bogmærke er ikke defineret.

Transkript

1 1:1 Samtaler 1:1 samtalerne er en af dine muligheder for at være en synlig leder og for at give dine medarbejdere kvalitetstid. Det er her, hvor I sætter jer ned sammen og hvor dine medarbejdere får din fulde opmærksomhed. 1:1 samtalerne skal primært anvendes til at tale om, hvordan medarbejderen har det med deres arbejde, kolleger, interne samarbejdspartnere fra andre afdelinger og eksterne samarbejdspartnere så som leverandører eller kunder. Samtalerne skal også bruges til opfølgning på private sager så som sygdom i familien, udfordringer med børn, men også til de glædelige ting så som et godt resultat fra medarbejderens hobby, en privat fejring, en god ferie, en familieforøgelse mv. Sekundært kan der tales om konkrete opgaver og prioritering af opgaver mm. Det fremgår af mange medarbejdertilfredshedsundersøgelser, at medarbejderne ikke altid har tillid til nærmeste leder eller til ledelsen generelt. Du kan bl.a. bruge 1:1 samtalerne til at opbygge tillid mellem dig og dine medarbejdere ved at skabe et rum, hvor I kan tale om alt muligt, uden at det kommer videre. Du kan også anvende 1:1 samtalerne til coaching af dine medarbejdere. Hvis der er områder, hvor de har brug for feedback eller hjælpe, så er det fint at bruge 1:1 samtalerne til at tale om, hvordan forskellige situationer kan håndteres, eller hvordan man kommer videre med en opgave eller et svært samarbejde. Vi kommer tilbage til coaching i afsnittet Coaching af egne medarbejdere på side Fejl! Bogmærke er ikke defineret.. Lidt fra den virkelige verden. Jeg overtog en afdeling og da jeg afholdte de første 1:1 samtaler var de alle meget overraskede over, at jeg bad dem om at sige, hvad de havde på hjertet. Jeg fortalte dem, at jeg gerne ville lære dem at kende og derfor gerne ville høre, hvordan de havde det. Jeg havde fået at vide, at de var vant til 1:1 samtaler, men fandt hurtig ud af, at det de havde været vant til, var prioriteringsmøder, hvor deres tidligere chef var den eneste, der talte. Deres tidligere chef havde ikke vist interesse for dem eller for, hvordan de havde det hverken på job eller privat. For at sikre dig, at du får prioriteret dine 1:1 samtaler, er det en god idé at lægge dem fast i kalenderen. Når du først har sagt, at du vil afholde 1:1 samtaler, skal du også gøre det, for ellers skuffer du dine medarbejdere.

2 Lav en agenda til møderne. Det må gerne være en fast agenda, men den må også gerne variere fra møde til møde. Du finder et forslag til en agenda til 1:1 samtaler på side 3. Motivation kan være et af de emner, du fra tid til anden sætter på agendaen. Når du indkalder til 1:1 samtalerne, er det vigtigt at du medsender en agenda, så medarbejderen har mulighed for at forberede sig. Du kan evt. bede dem om også at sende dig de punkter, som de gerne vil drøfte på mødet 1-2 dage i forvejen, så du også har mulighed for at forberede dig på dem. Sæt tid af i din kalender umiddelbart efter mødet til noter og til refleksioner, gerne minutter. På siderne 4 og 5 finder du skemaer til noter til 1:1 samtalerne og til dine refleksioner over, hvordan samtalerne er gået. Få renskrevet dine noter, få sendt et beslutningsreferat til medarbejderen og reflekter derefter over jeres møde. Det er når du reflekterer over samtaler, situationer, episoder med mere, at du lærer mest. Du kan godt bede dine medarbejdere om feedback, og du kan være heldig at nogle af dem også kommer med konstruktiv feedback, men du skal til en hver tid huske på, at du er deres leder, så der kan være et filter på deres feedback. Husk at 1:1 samtaler er både dit og dine medarbejderes møde.

3 Agenda til 1:1 samtaler Agendaen er en hjælp til at I får talt om alle de emner, som hører til på en 1:1 samtale og til at I begge kan forberede jer til møde, så I får det bedste ud af det. 1. Hvordan har du det? Her skal I tale om forholdet til kolleger, interne og eksterne samarbejdspartnere, andre ledere i organisationen, kunder, leverandører m.fl. Det er her, du kan få en finger på pulsen om, hvordan det står til med medarbejderen. 2. Opfølgning fra sidste 1:1 Havde I nogle aktioner fra tidligere møder, der skal følges op på? 3. Udfordringer Her kan I drøfte, om medarbejderen har nogle udfordringer med opgaver, samarbejde med andre eller lign. 4. Dine emner Dette punkt er medarbejderens punkt, det er her hvor han/hun har mulighed for at komme med emner, som vedkommende gerne vil drøfte med dig. Hvis du sikrer, at de sender dig deres punkter i forvejen, så har du mulighed for at forberede dig på dem samt for at sætte tilstrækkelig tid af til dem. 5. Prioritering af opgaver Har medarbejderen brug for hjælp til prioritering af opgaver? Her kan I evt. også drøfte om omfanget af opgaver svarer til ressourcerne. 6. Evt.

4 Noter Det er en god idé at tage noter til jeres 1:1 samtaler for at får dokumenteret jeres aftaler, men også som huskeseddel til dig selv til jeres næste møde, så du bedre kan forberede dig på mødet. Det er også en god idé at sende et beslutningsreferat til medarbejderen, hvis I har aftalt nogle aktioner, som I hver især skal udføre og husk deadlines. Husk at det er en 1:1 samtale i ordets bogstaveligste forstand. Det betyder, at I begge to skal have taletid, og at I begge to skal have mulighed for at komme med emner, som I skal drøfte på jeres møde. Emne Noter Aktioner Deadline/ansvarlig Hvordan har du det? Opfølgning fra sidste 1:1 Udfordringer Medarbejderens emner Prioritering af opgaver Evt.

5 Refleksioner fra 1:1 samtaler Refleksioner er et vigtigt værktøj til dig selv, for at du kan forbedre dig som leder. Det er her, du ser tilbage på mødet og vurderer, hvad der gik godt, og hvad der gik knap så godt. Det er her, du skal tage de selvkritiske briller på og se på din egne performance udefra. Du skal overveje, hvorfor det gik godt, og hvorfor det gik knap så godt. Du skal tænke over, hvordan medarbejderen reagerede på de forskellige emner. Du skal vurdere, hvad du kunne have gjort anderledes, og hvad du skal holde fast i. Husk at medarbejdere er forskellige, så det der virker godt i dialogen med en medarbejder, virker ikke nødvendigvis godt i dialogen med en anden. Emne Hvordan gik det? Hvorfor? Hvad kan du gøre anderledes? Noter Hvordan har du det? Opfølgning fra sidste 1:1 Udfordringer Medarbejderens emner Prioritering af opgaver Evt.