Udbudsbetingelser. vedr. Udbud ved Annoncering

Transkript

1 Udbudsbetingelser vedr. Udbud ved Annoncering Vedrørende levering (leje), opklodsning, montering og rengøring af toiletter, vaske, urinaler og badefaciliteter mv. til Landsstævne 2013 i Esbjerg fra den 29. juni - 7. juli 2013 November 2012 Side 1 af 14

2 Indholdsfortegnelse 1.1. Opgavens omfang Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Alternative tilbud Konsortier Udbyders forbehold Tilbudsgiver forbehold Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Generelt Grundmateriel: Tilbehør/tilslutningsmateriel: Opklodsning, montering, tilslutning og demontering Løbende rengøring Slutrengøring Transport... 7 Bilag 1: Virksomhedsoplysninger... 8 Bilag 2: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld... 9 Bilag 3: Referenceliste Bilag 4: Tidsplan Bilag 5: Tjekliste Bilag 6: Forventet forbrug af toiletter, urinaler og badefaciliteter mv Side 2 af 14

3 1. Indledning Esbjerg Kommune skal i perioden juli 2013 være værtsby for DGI & DDS Landsstævne 2013 (L2013). Der skal i forbindelse med indkvartering tilvejebringe et antal toilet- og badefaciliteter, så der bliver en ensartet standard for alle, ligesom der skal etableres toiletfaciliteter ved aktivitetssteder mv. L2013 (i det følgende kaldet Udbyder) udbyder hermed opgaven med levering og rengøring af toilet- og badefaciliteter til anvendelse under Landsstævnet Opgavens omfang Opgaven består i levering (leje), opklodsning og montering af toiletter, vaske, urinaler og badefaciliteter mv. til brug for de forventede deltagere ved landsstævnet. Der vil inden hovedstævnets start være igangsat flere aktiviteter, idet ca skytter vil ankomme til Esbjerg den 2. juli 2013 og vil blive indkvarteret i Camp Hedelund, hvorfor materiellet skal være funktionsdueligt fra den 1. juli 2013 ca efterskoleelever inkl. lærere vil ankomme den 30. juni 2013 og vil blive indkvarteret på Syddansk Universitet, Aalborg Universitet og Erhvervsakademi Vest samt ved kricketbanen, hvorfor materiellet skal være funktionsdueligt fra den 29. juni 2013 øvrige deltagere vil ankomme den 3. juli 2013 hvilket indebærer, at materiellet skal være funktionsdueligt den 2. juli Opstillingsadresser fremgår af bilag 6. Afhentning af materiellet må tidligst påbegyndes mandag den 8. juli 2013 kl Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Tilbudslovens afsnit 2, lov nr. 572 af 6. juni 2007, om annonceringspligt for offentlige kontrakter om varer og tjenesteydelser, hvis værdi overstiger kr. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal stiles til Landsstævnesekretariatet i Esbjerg, Nørregade 25, 6700 Esbjerg og sendes pr. mail til kikir@esbjergkommune.dk. Se hertil bilag 5 Tjekliste. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Side 3 af 14

4 Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til med emnet: Spørgsmål udbud vedrørende levering af toiletter og badefaciliteter senest den 28. november Spørgsmål fremsendt inden ovenstående frist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på Esbjerg Kommunes hjemmeside på adressen Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud udbud vedrørende levering af toiletter og badefaciliteter. Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 12. december 2012 kl på følgende mailadresse: kikir@esbjergkommune.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 1. marts Alternative tilbud Såfremt der afgives alternative bud skal disse være så detaljeret beskrevet at de umiddelbart kan sammenlignes med bilag Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) Udbyders forbehold De anførte antal er forventede antal med baggrund i erfaringer fra tidligere gennemførte landsstævner, hvorfor der kan forekomme ændringer i såvel antal som typer og opstillingssteder Tilbudsgiver forbehold Forbehold accepteres ikke, og vil således medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Side 4 af 14

5 Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets pkt. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold kan undgås Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Personlige forhold Virksomhedsoplysninger, anvend bilag 1. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), anvend bilag 2. Økonomisk og finansiel kapacitet I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens seneste afsluttede og reviderede regnskab. Teknisk kapacitet Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner, anvend bilag 3. Der skal afgives minimum 3 referencer Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Pris 60%. Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser. Alle forhold i forbindelse med varetagelsen af opgaven skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Kvalitet 40%. Vurderes ud fra forhold som tekniske løsninger, materiellets udseende, tilbudsgivers erfaring og organisering. 3. Kravspecifikation 3.1 Generelt I efterfølgende antalsopgørelse af grundmateriel er registreret de nu kendte og større placeringer, og der ønskes mulighed for udvidelse med op til 10% til samme enhedspris, ligesom leverandøren må kunne tåle reduktioner på op til 10% uden at dette medfører ændringer i enhedsprisen. Det forudsættes, at det lejede materiel opsættes i henhold til kort og køreplan, der sendes til ordremodtager senest 14 dage før landsstævnet samt afmærkning af materiellets Side 5 af 14

6 placering de enkelte steder det henvises til bilag 6 over de i november 2012 påtænkte steder der til arbejdet med til- og frakobling til el, vand og afløb foreligger specifikationer og monteringsvejledninger, således at der evt. kan anvendes frivillig arbejdskraft stillet til rådighed af Esbjerg Kommune udover det omfang, der kræver autorisation og tilbydes til lokale håndværkere. 3.2 Grundmateriel: 35 stk. toiletvogne med 10 vandskyllende toiletter 14 stk. vaskeunits med 8 x vandhaner, aftapningshaner og afløbskværn 20 stk. urinalsæt bestående af 6 urinaler for hegn med dug, afløbspumpe og håndvask 2 stk. badetelte med brusekabiner, vaskeunits, ind- og udgangsmøller samt oliefyr. Kapaciteten skal være ca. 960 bade pr. time 8 stk. badevogne (gas) med 2x4 brusere og telt 16 stk. vaske med kold- og varmtvand til spisetelte 6 stk. handicap toilettrailer 16 stk. toiletvogne (4 dametoiletter, 3 herretoiletter, 2 urinaler og 4 håndvaske) 3 stk. VIP toiletvogne med 2 toiletter 3 stk. kontorvogne med toilet 4 stk. billetvogne 3.3 Tilbehør/tilslutningsmateriel: Tilbudsgiver skal oplyse lejepriser for nødvendigt tilbehør med en specifikation af art og længdeenheder, såfremt dette ikke medfølger i grundmateriellet. Da der ved forskellige fabrikater og typer kan være forskellige behov, bedes der for hver enhed anført det nødvendige tilbehør. Muligt tilbehør kunne være: Afløbspumper/kværn o afløbspumpe med kværn, el-tilslutning 230V CEE-stik o pumpebrønd med kværn, el-tilslutning 400V 16 amp CEE-stik Diverse slanger o vandslange ¾ med Nito kobling o afløbsslange 1 med Nito kobling o afløbsslange 2 med C kobling o tilslutning til kloaksystem ø160mm pvc ledninger El-kabler o 230V 10/16 amp med CEE-stik o 400V 16 amp med CEE-stik 3.4 Opklodsning, montering, tilslutning og demontering Der ønskes særskilt tilbud på opklodsning, montering, tilslutning og demontering af det lejede materiel. Tilbuddet kan afgives i form af forventet tidsforbrug samt timepris. 3.5 Løbende rengøring Der ønskes særskilt tilbud på daglig rengøring med en standard, så de sanitære installationer fremstår hygiejniske. Tilbudsgiver bedes beskrive den standard/rengøringsfrekvens, der ligger til grund for tilbuddet. Side 6 af 14

7 3.6 Slutrengøring Med henblik på at imødegå evt. tvister om rengøringsniveau ved aflevering ønskes der tilbud på slutrengøring af de under grundmateriel nævnte enheder. 3.7 Transport Såfremt transport ikke er indeholdt i lejepriser på de enkelte materielenheder ønskes der et tilbud på den samlede transport i forbindelse med levering og afhentning. Side 7 af 14

8 Bilag 1: Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR nr. Bank Revisor Selskabsmodel og ejerforhold Grundlagt Virksomhedsform Ejerkreds Forsikringsselskab Navn på tegningsberettigede Kontaktperson i forbindelse med udbuddet mail og telefonnummer Det bekræftes, at udbuddet vedstås indtil 1. marts 2013 Dato og underskift Side 8 af 14

9 Bilag 2: Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Virksomhedens navn og adresse Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift Side 9 af 14

10 Bilag 3: Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference, og der SKAL angives minimum 3 referencer. Udbyder har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. I feltet beskrivelse af leverancen skal det angives, hvilken ydelse der er tale om fordelt pr. reference. Firmanavn Kontaktperson Navn og tlf.nr. Omsætning År xx År xx År xx Beskrivelse af leverancen Øvrige bemærkninger Side 10 af 14

11 Bilag 4: Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse 15. november 2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål 28. november 2012 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar 4. december 2012 Sidste frist for modtagelse af tilbud 12. december 2012 kl Tilbudsvurdering uge Forventet beslutning om leverandørvalg uge 1/2013 Side 11 af 14

12 Bilag 5: Tjekliste Nedenstående materiale bedes vedlagt i nævnte rækkefølge: Tilbudsgivers indledning og eventuelle beskrivelse af tilbuddet og sig selv. Bilag 1 Seneste reviderede regnskab Bilag 2 Bilag 3 Det specificerede tilbud Evt. andet Såfremt der er tale om et konsortium afleveres ovenstående for alle deltagere. Side 12 af 14

13 Bilag 6: Forventet forbrug af toiletter og brusebadsfaciliteter mv. Hvor Indkvartering camps Antal Toiletter - vogn med 10 vandskyllende Mål H: 295, B: 250, L: 730 Kapacitetet 250 besøg pr. time Håndvaske - unit med 8 vaske Urinaler - unit med 6 urinaler H: 200, B: 2 x 350 Badetelt med 32 brusere + bokse m. lås og oplader 10 x 22 eller 15 x 21 Badevogn (gas) med 2x4 brusere + telt H: 300, B: 250, L: /960 bad pr. time 200 bad pr. time Vask til morgenmadstelt. Kold og varmvands- Handicaptoilet H: 150, B: 56, D: 50 H: 260, B: 255, L: 320 Toiletvogn - 4 dame, 3 herrer + 2 urinaler + 4 håndvaske Camp Skibhøj - 1, Lykkegårdsvej 11, Camp Skibhøj - 2, Lykkegårdsvej 11, Camp Skibhøj - 3, Lykkegårdsvej 11, 6700 (ikke mulighed for tilslutning til kloak) Camp Skibhøj - 4, Lykkegårdsvej 11, 6700 (ikke mulighed for tilslutning til kloak) Camp Guldager, Præstemarksvej 43, Gamp Guldager - Agility, Præstemarksvej 43, Camp Hedelund, Stengårdsvej/Sp. Møllevej, Camp Nørreskov, Golfvej/Gl. Vardevej, Indkvartering camps total VIP toiletvogn 2 toiletter Kontorvogn med toilet Billetvogne Indkvartering skoler Syddansk og Aalborg Universitet, Niels Bohrsvej , Erhvervsakademi Vest,,SP. Kirkevej 103, Esbjerg Gymnasium, Sp. Møllevej 310, 6705 Esbjerg Ø Præstegårdsskolen Søndervangen 18, 6700 Esbjerg Ravnsbjerggård Saturnvænget Sønderris Rørkjær Skole, Ringen 61, 6700 Esbjerg Sønderris Skolen inkl. hal, Krebens Kvarter 58, 6710 Esbjerg V Tjæreborg Skole, Tj. Stationsvej 39, 6731 Tjæreborg UC Vest - Seminariet, Degnevej 16 / Skolebakken 171, Esbjerg Ø Indkvartering skoler total 5 9 Idrætter Guldager, Præstemarksvej 43, 6710 Veldtofte + EFI, Sportsvej, Stævnecentrum, Gl. Vardevej 82, Byparken - gulv, Havnegade 18, Briatannia plads - gulv, Torvegade 24, Nykredit plads - gulv, Borgergade 38, Molevej, Måde, Mådevej 113, Idrætter total 2 4 Festområdet Gryden, Gl. Vardevej 82,

14 Hvor Antal Toiletter - vogn med 10 vandskyllende Håndvaske - unit med 8 vaske Urinaler - unit med 6 urinaler Badetelt med 32 brusere + bokse m. lås og oplader Badevogn (gas) med 2x4 brusere + telt Vask til morgenmadstelt. Kold og varmvands- Handicaptoilet Toiletvogn - 4 dame, 3 herrer + 2 urinaler + 4 håndvaske Festområdet total VIP toiletvogn 2 toiletter Kontorvogn med toilet Billetvogne Busterminal Sp. Kirkevej 103, Hulvejen, Busterminal total 2 Spisesteder Ekstra spisetelt v kastegården, Gl. Vardevej 82, 6700 Efterskolernes telt ved kricketbanen, Gl. Vardevej 82, Spisesteder total Andre steder Strandby Plads, City centeret, Skolegade/strandbygade, Andre steder total 2 Total områder