Sport-, Fritid- og Kulturudvalget

Transkript

1 Referat fra ordinært møde d Tirsdag kl. 16:00 Mødelokale D1 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Genudbudsrunde af cafe- og restaurantsdrift i Kulturhus Trommen 3 Ansøgning til 3teater og Trommens tænketank 4 Flygelkøb til Kulturhus Trommen 6 Birkeholt søger om tilskud til træfældning 8 Opgradering af Hørsholm Idrætspark - oplæg til proces 10 Bilagsoversigt 11 Fraværende Bemærkninger til dagsorden

2 Punkt: 1 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Marianne Godtfredsen Meddelelser Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den Opsamling på indtryk fra Afsnit I Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 2

3 Punkt: 2 Acadre sagsnr.: 11/12381 Journalnr.: S05 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Genudbudsrunde af cafe- og restaurantsdrift i Kulturhus Trommen Resume Oplæg til ny udbudsrunde fremlægges med henblik på godkendelse. Forslag Administrationen foreslår, at Sport-, Fritid- og Kulturudvalget godkender genudbud af Caféog restaurantdriften i Kulturhus Trommen Sagsfremstilling Det har ikke været muligt at afslutte det hidtidige udbud af cafe og restaurantdrift i Kulturhus Trommen med en kontraktindgåelse. Administrationen foreslår, på den baggrund at sætte gang i et genudbud af café- og restaurantdrift i Kulturhus Trommen med henblik på at gøre et nyt forsøg på at finde en operatør. Udbudsmaterialet, idet udbudsmaterialet er identisk med materiale godkendt på mødet i Sport-, Fritid- og Kulturudvalget 26. juni 2013 og indeholder fortsat dels en beskrivelse af rammerne for udbuddet, dels rammerne for den efterfølgende koncessionsaftale, samt kravene til det tilbud der skal afleveres. Udbuddet vil efter godkendelse af SFKU blive annonceret på Hørsholm Kommunes hjemmeside og på andre relevante hjemmesider. De indkomne tilbud behandles på Sport-, Fritid og Kulturudvalgets møde 26. marts Bilag - Udbudsbrev - og vilkår Hørsholm Kommune - Koncessionsaftale Hørsholm Kommune Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den Administrationens indstilling er godkendt, idet Administrationen indhenter sparring om, hvor det er relevant at annoncere et genudbud. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 3

4 Punkt: 3 Acadre sagsnr.: 13/21453 Journalnr.: P20 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Ansøgning til 3teater og Trommens tænketank Resume Trommen søger om fortsat publikumsudvikling, tænketank og opførsel af tre nye banebrydende moderne performance forestillinger i Trommen i sæson 2014/2015. Forslag Administrationen anbefaler, at Sport-, Fritid- og Kulturudvalget drøfter og beslutter, hvorvidt og i hvilken størrelsesorden udvalget ønsker at støtte 3eater med op til kr ,- Trommens tænketank med op til kr ,-. Da 3eater er en fortsættelse foreslås støtten finansieres med midler fra KFU puljen. Trommens tænketank er et nyt tilbud og foreslås finansieret med midler fra puljen til primært nye og nyskabende aktiviteter. Sagsfremstilling Trommen ønsker at skabe et nyt og tidssvarende rum for scenekunsten i Hørsholm Kommune. Trommen iværksatte sidste sæson et initiativ, støttet af SFKU, der via borgerinddragelse har affødt 3eater-konceptet og en tænketank. Trommen søger i forlængelse heraf om tilskud til at udvikle teaterkonceptet i form af opførsel af tre nye banebrydende, moderne, performanceforestillinger i Trommen, i sæsonen 2014/2015, og også med henblik på at skabe nye initiativer til Lille Trommen i det moderniserede kulturhus støtte til Trommens tænketank. 3eater koncept baseres på, at de 3 forestillinger præsenteres og kan ses hver for sig eller i sammen. Der kan således købes billet til alle 3 forestillinger til sæson 2014/2015 på en gang for 120 kr. incl. Gebyr og til hver enkelt forestilling. Forestillingerne varer mellem min. og afvikles i sæson 2014/2015. Trommens tænketank er en innovativ gruppe af lokale Hørsholm borgere i alderen år med interesse for teater og scenekunst i Hørsholm. 3eaterkonceptet udspringer af ideer udviklet af gruppen. P.t. er der 11 deltagere i tænketanken med deltagelse fra Ung i Hørsholm, skuespillere, sangere, en pensionist, en foreningsrepræsentant og en musicaldeltager. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 4

5 Økonomi/personale 3eater Honorarforestillinger (3 performance á ca. 75 min). På 3 afviklingsdage ,- Opsætningsudgifter for 3 arrangementer på 3 dage ,- Udgifter i alt ,- Statstilskud til i alt 3 forestillinger i særordning ,- Forventet billetindtægter ,- Øvrige indtægter, tilskud ,- Indtægter i alt ,- Ansøgt til nedbringelse af billetpris 3eater ,- Trommens tænketank Facilitering, workshop, publikumsudvikling og tiltag, der udvikles i tænketanken Honnorar (Grafisk designer, projektleder, Tovholder) ,- Materialer, gadgets etc. Ansøgt beløb ,- Resterende midler KFU-puljen kr ,- Puljen for primært nye og nyskabende aktiviteter kr ,- Kommunikation Projekterne vil blive markedsført via Trommen og i samarbejde og idé udvikling med Trommens tænketank, der består af frivillige aktører. Bilag - Ansøgning om støtte til 3teater og Trommens tænketank Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den Sport-, Fritid- og Kulturudvalget besluttede at støtte Trommens tænketank med kr. fra "Puljen for nye og nyskabende aktiviteter" og 3eater med kr. fra KFU Puljen. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget bad administrationen om at udarbejde et oplæg til markedsføring af Kulturhus Trommen i forbindelse med åbningen medio Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 5

6 Punkt: 4 Acadre sagsnr.: 13/17770 Journalnr.: Ø00 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Flygelkøb til Kulturhus Trommen Resume I forbindelse med budgettet for har aftaleparterne valgt at tilføre Kulturhus Trommen et nyt flygel, da det gamle ikke længere lever op til krav fra gæstende pianister. Administrationen fremlægger forslag til valg af flygel. Forslag Administrationen anbefaler, at Sport-, Fritid- og Kulturudvalget vælger ad 1) et fabriksnyt Steinway & Sons D274, til udvælgelse på fabrikken i Hamburg, og indgår aftale om tilbagekøb af Trommens gamle flygel. Midlerne til tilbagekøbet afholdes indenfor Musikskolens budget. Sagsfremstilling Administrationen har med inddragelse af eksperter i form af souschef for Musikskolen, eksterne samarbejdspartnere og Hørsholm Musikforening udarbejdet forslag til køb af et flygel, som forelægges til politisk behandling. Eksperterne fremhæver, at der er to flygler, som ville være seriøse alternativer til Trommens nuværende flygel, nemlig: Steinway & Sons model D274 Fazioli F278 Administrationen har fået tilbud på såvel et nyt flygel til udvælgelse på fabrikken, og et demoflygel til favorabel pris af hvert mærke. Det vil sige, at valget reelt står mellem følgende tilbud: Steinway & Sons D274 - Firma Juhl-Sørensen (eneforhandler i Danmark og Sverige) 1. Fabriksnyt flygel til udvælgelse på fabrikken i Hamburg med institutionsrabat. Vejl kr. Det tilbydes at købe Trommens nuværende flygel for ca kr. og placere det på musikskolen, som kan købe det finansieret over 10 år. Pris: minus Trommens gamle flygel. 2. Samme flygel som tilbud 1, men flyglet nr har stået i Juhl- Sørensens forretning som demo- og udlejningsmodel fra 2013, hvorfor der ydes 10% rabat. Trommens gamle flygel tages i bytte Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 6

7 under samme vilkår som i det første tilbud. Pris kr. minus Trommens gamle flygel. Fazioli F278 - Pianoværkstedet Mattsson & McGehee (eneforhandler i Danmark) 3. Fabriksnyt flygel til udvælgelse på fabrikken i Italien. Vejl kr. Tilbudspris kr. 4. Samme flygel som demo og udlejningsmodel fra hovedreparation af Trommens nuværende Steinway D-flygel placeret på musikskolen. Pris kr. Musikskolens faglige musikpædagogiske leder anbefaler, at man vælger et fabriksnyt flygel. Vedhæftet anbefalinger af de enkelte flygler fra danske pianister. Internationale kendte pianisters omtaler kan findes på internettet. Økonomi/personale I forbindelse med budgettet for har aftaleparterne valgt at tilføre Kulturhus Trommen et nyt flygel, da det gamle ikke længere lever op til krav fra gæstende pianister. Kommunalbestyrelsen behandler på mødet d.26.december 2013, frigivelse af anlægsmidler til køb af flygel. Såfremt beløbet frigives vil administrationen kunne indgå købsaftale i december, i 2013 priser, som betales i Musikskolen afholder finansieringen af indkøb af Trommens nuværende flygel for ca kr., over 10 år indenfor egen ramme. Bilag - Mail med udtalelser og anbefaling.pdf - Anbefalinger.pdf Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den Administrationens indstilling er godkendt. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 7

8 Punkt: 5 Acadre sagsnr.: 13/21937 Journalnr.: G01 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Gitte Søby Birkeholt søger om tilskud til træfældning Resume Birkeholt søger om tilskud på kr. til at dække udgifter til fældning af træer på Birkeholts grund. Forslag Administrationen anbefaler, at Sport-, Fritid- og Kulturudvalget imødekommer ansøgningen om fældning af væltet træ ved stormen 5.december på kr ,- og afslår tilskud på fældning af andet træ på kr ,- der er afholdt. Sagsfremstilling Birkeholt er en sammenslutning af de tre spejdergrupper: Lorenz Tuxen, Bent Byg og Jon Litle Søgruppe, og grupperne har tilsammen ca. 180 medlemmer, som for langt størstedelens vedkommende er børn og unge under 25 år. Birkeholt holder til i spejderhytten på Firhusvej 8. Birkeholt søger om tilskud til dækning af udgifter til fældning af et stort birketræ, der var gået ud og derfor af sikkerhedsmæssige grunde blev fældet i sommer. Træet stod i nærheden af og hældede imod skel, og træet var for stort til, at Birkeholt selv kunne fælde det. Birkeholt fik en professionel træplejer til at fælde træet og aftalte med firmaet, at firmaet blot skulle sørge for at træet kom ned på jorden, så skulle Birkeholt selv skære træet op til brænde og bortskaffede grene og kvas. Udgiften til fældning var kr. incl. moms. Under stormen den 5.december 2013 væltede et andet stort birketræ på Birkeholts grund træet står nu skråt og støtter sig til 2 andre træer. Af sikkerhedsmæssige grunde skal dette træ også fældes hurtigst muligt. Birkeholt har indhentet tilbud på dette arbejde hos en professionel træplejer tilbuddet lyder på kr. incl. moms. For at minimere udgifterne har Birkeholt også her aftalt med firmaet, at træplejeren får træet ned på jorden, og så klarer Birkeholt selv opskæring til brænde og bortskafning af grene og kvas. Birkeholt havde en formodning om, at udgifter til træfældning kunne dækkes over lokaletilskud, hvorfor Birkeholt ikke tidligere har søgt om midler til at dække udgifter til træfældning. Administrationen har nu oplyst Birkeholt om, lokaletilskud dækker vedligehold af bygninger og ikke vedligehold af beplantning på grunde. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 8

9 Birkeholt pointerer i sin ansøgning, at spejdergrupperne prioriterer aktiviteter for medlemmerne, og at grupperne gør en stor indsat for at minimere alle udgifterne ved selv at udføre så meget som overhovedet muligt ved frivilligt arbejde. Træfældning af en sådan karakter kræver dog professionel assistance og Birkeholt anmoder derfor Hørsholm Kommune om økonomisk hjælp til at dække disse udgifter. Økonomi/personale Status på Kultur- og fritidspuljen: kr. Bilag - Ansøgning Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den Sport-, Fritid- og Kulturudvalget imødekommer ansøgningen om fældning af væltet træ ved stormen den 5. december med kr kr. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 9

10 Punkt: 6 Acadre sagsnr.: 13/20104 Journalnr.: P00 Sagsforløb: SFKU - Åben sag Mødedato: Sagsansvarlig enhed: Politik og Borgerservice Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Opgradering af Hørsholm Idrætspark - oplæg til proces Resume Administrationen fremlægger forslag til proces for opgraderingen af Hørsholm Idrætspark. Forslag Administrationen anbefaler, at Sport-, Fritid- og Kulturudvalget drøfter og beslutter oplæg til proces for opgraderingen af Hørsholm Idrætspark. Sagsfremstilling Administrationen fremlægger forslag til proces for opgraderingen af Hørsholm Idrætspark. Økonomi/personale Kommunalbestyrelsen har afsat kr. 14. mio i 2014 og kr. 10. mio i 2015 og kr.10 mio i 2016 til opgradering af Hørsholm Idrætspark. Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den Udsat til næste møde. Beslutning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget den Administrationens oplæg til proces blev drøftet. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget bad Administrationen om at samtænke opgraderingen af Idrætsparken og etablering af en træningsskøjtehal i videst mulig omfang, idet budgetaftalens ordlyd skal afklares. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 10

11 Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 2 Åben Udbudsbrev - og vilkår Hørsholm Kommune Åben Koncessionsaftale Hørsholm Kommune Åben Ansøgning om støtte til 3teater og Trommens tænketank Åben Mail med udtalelser og anbefaling.pdf Åben Anbefalinger.pdf Åben Ansøgning Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Tirsdag den Side 11

12 s møde Nadja Maria Hageskov (C) Formand Henrik Klitgaard (B) Næstformand Hanne Merete Lassen (C) Medlem Mette Graah (V) Medlem Birger Bøgeblad (V) Medlem Sport-, Fritid- og Kulturudvalget Side 12