34. ordinære generalforsamling i Skiklubben Hareskov

Transkript

1 34. ordinære generalforsamling i Skiklubben Hareskov den 12. september 2013 Formandens beretning. Sæson var en fantastisk fin sæson i Skiklubben Hareskov. Vejret var positivt indstillet overfor skiløbere, og vi fik afholdt størstedelen af vores traditionelle aktiviteter og ture. Men i bestyrelsen har der været udfordringer hele sæsonen. På generalforsamlingen 2012 blev man enige om, da ingen stillede op til valget som kasserer, at bestyrelsen skulle arbejde på at bemande den position i løbet af sæsonen. Dette viste sig at være en stor udfordring, som krævede meget ekstra arbejde fra forretningsføreren, og selv om klubben, bl.a. også takket være ekstern hjælp til bogføring og regnskabsudfærdigelse, på nuværende tidspunkt har bedre styr på økonomien, har dette emne taget meget plads i bestyrelsens arbejde igen i år - og vi er stadig uden en formel kasserer. Andet år med en fultidsansat forretningsfører, Flemming Steenvinkel betød, at visse opgaver blev løst hurtigt og effektivt, men samtidig var det i løbet af sæsonen klart, at bestyrelsens egen opfattelse af sin rolle, interne samarbejdsevne og prioritering af forretningsførerens opgaver ikke var klart definerede og derfor resulterede i frustration og lange møder. Så selvom bestyrelsen og udvalgene har arbejdet hårdt i år, har det på flere områder været tydeligt, at vi stadig har langt at gå for at forbedre vores overordnede styring, samt koordinationen med den frivillige del af klubben. Medlemssituation Den gode nyhed er, at vi er tilbage på sporet med en stigning i medlemstallet. Vi vurderer, at der er flere grunde til dette: - På grund af vejret og afslutningen på den økonomiske krise har flere lyst og råd til at stå på ski. - Selve indmeldelsesprocessen og betalingen, som vi samarbejder med Danmarks Skiforbund om, har virket bedre i år. Der er stadig visse uhensigtsmæssigheder, og vi arbejder på at løse dem, men alt i alt er det let at melde sig ind i Skiklubben Hareskov. - Vi har gjort en del for at følge op på medlemmers indbetaling af kontingent, bl.a. ved at checke kontingentstatus for deltagere i klubbens aktiviteter, og da folk som regel ikke er klar over, at de ikke har betalt, har det ført til en lang række lynhurtige (og flove) indbetalinger, deriblandt fra en del udvalgs og bestyrelsesmedlemmer (inklusive formanden). - Klubben er blevet mere synlig gennem målrettet markedsføring via sponsorer, på vores store ture, på Valåsen og gennem nye uniformer til ski teamet og instruktørerne - Klubbens udbud af ture, Vallåsen aktiviteter og aktiviteter generelt er steget betragteligt, og det er vores opfattelse, at dette har genereret mange nye medlemmer. Vi har i skrivende stund 2560 medlemmer, en stigning på over 11% siden sidste år.

2 Skiturene Sæsonen startede i uge 42 med den traditionelle Sölden tur. Som sædvanligt med god sne og godt vejr. Igennem hele sæsonen havde vi stor tilslutning til turene, og igen var uge 7 den helt store trænings uge på ski. Vi gennemførte 16 breddeture (mod ti året før), ni AU ture, en Freestyle tur og instruktørerne gennemførte to efteruddannelsesture. Bestyrelsen og turudvalget bestræber sig på at udbyde et bredt udvalg af ture, der afspejler klubbens mange forskellige typer skiløbere. Det kan dog være svært at efterkomme alle ønsker om billige ture i uge 7, dels er der ikke noget billigt i uge 7, dels kan det være svært at skaffe instruktører. Sponsorat fra Danski har været med til at gøre nogle ture bedre og billigere, og vores aftale med SAS, der betyder gratis transport af ski, fleksibel billet og rabat på prisen, er også en stor fordel for klubbens medlemmer. En stor tak til alle vore turledere og turudvalget, som har gjort en kæmpe indsats! Vallåsen Vallåsen udvalget fungerede i år upåklageligt. Fem nye medlemmer bakket op af forretningsføreren, samt ny IT support i tilmeldingsprocessen og flere afgangssteder resulterede i en perfekt sæson. Vejret var selvfølgelig også en fordel. Ni ture blev gennemført, og for første gang havde vi ture i uge 6 og 7. Nye initiativer som sandwichordning og nyt opsamlingssted har mange medlemmer været glade for. Denne aktivitet er helt essentiel for klubben, både som en platform for rekruttering af nye medlemmer, som efteruddannelses sted for klubbens instruktører og som et sted klubbens medlemmer kan mødes for at stå på ski og have det hyggeligt sammen. Instruktionstilbuddet var bedre end nogensinde. Instruktørudvalget har gjort et stort arbejde med at knytte vore mange dygtige instruktører tættere til klubbens største aktivitet. Eneste minus er at det halter noget med at tilbyde snowboardinstruktion. Alpin Alpin Udvalget har igen i år ydet en stor indsats. En lang række tilbud til alpinløbere på alle niveauer; elite, konkurrence og motion, har været spredt ud over en lang sæson. Skiteam Hareskov har igen i år taget mange medaljer i alle klasser i de alpine konkurrencer og DM, og vores løbere har tillige gjort sig gældende i internationale konkurrencer. Sponsorater fra Steep n Deep, QualiWare, Uvdal Skisport, Stores og Notesnet.dk gjorde det lidt lettere at få råd til at løbe alpin konkurrencesport. Alpin Udvalgets beretning fortæller mere om succeserne for SH s alpin løbere. Freestyle Vore Freestylere er blevet ældre, og mange har valgt at dyrke deres sport uden for klubregi, enten i forbindelse med at tilbringe sæsonen som bums på et skisportssted, eller ved at gå i gymnasiet udenlands. Der ligger således et arbejde med at tiltrække nye freestylere, så vi kan opretholde vort aktivitetsniveau. I år har vi fået nye medlemmer i Freestyle Udvalget og den kommende sæson kommer til at indeholde en række aktiviteter for denne del af klubben.

3 Langrend For langrendsløberne indeholder det nye klubhus optimale muligheder. Der er værksted til skismørring og vedligeholdelse, og mulighed for bad og socialt fælleskab efter turen i skoven som kun er 100 m væk. Desværre mangler der stadig en tovholder til at samle klubbens langrendsløbere. Bestyrelsen vil gerne gøre mere for vore langrendsløbere, men det kræver at der er nogle der driver det, samt at de interesserede mere aktivt giver udtryk for deres ønsker! Det skal i denne forbindelse også nævnes at Danmarks Skiforbund og bestyrelsen meget gerne vil supporte opstarten af en rulleski aktivitet. Handikapskiløb Vi har et medlem, der er lam i benene, kører sitski, der er ol-kandidat. Hans træner er instruktør og uddanner i klubben, og vi håber at udnytte dette til at få oprettet et udvalg el.lign. for handikapskiløb. Instruktører Instruktørerne er klubbens største aktiv, og er et meget seriøst arbejdende udvalg, som dog til tider lider under at have mange jern i ilden. Denne sæson blev en stor succes for instruktørerne, og det kan mærkes at udvalget fungerer perfekt til gavn for både klubben og instruktørerne selv. Instruktørerne fik et meget stort tøjsponsorat gennem Salomon og Ski og Fritid, hvilket betød, at alle vores instruktører bar ens uniform på alle ture. Dette gav klubben en meget stor synlighed på turene og er medvirkende til en samhørighedsfølelse hos instruktørerne. Sölden turen er grundstenen i den efteruddannelse som tilbydes klubbens instruktører, og i år var der over 20 instruktører der deltog. Konceptet er udviklet af Skiklubben Hareskov og er godkendt af den danske skiskole. På Vallåsen gennemførtes en række mere omfattende efteruddannelsesaktiviteter, og på enkelte øvrige træningsaftener blev der arrangeret en times lektioner. Der blev desuden gennemført to efteruddannelsesture; en tur til Uvdal med fokus på portløb og træning, samt en efteruddannelsestur til Hemsedal med næsten 30 instruktører. IndoorSki-udvalget Her er der fortsat et højt aktivitetsniveau, og flere ture har brugt IndoorSki til for-træning. I efteråret holdt vi en stor event i IndoorSki, som også blev promoveret i div. københavnske og lokale aviser, hos Uhrskov mv. Ca. 200 deltagere mødte op. SHS SHS udvalget har fortsat det høje aktivitetsniveau og har afholdt mange aktiviteter. Det er blevet til mange danseaftner og vandre- og cykelture. SHS er et stort aktiv for klubben. De arrangerer aktiviteter med fokus på at vedligeholde en vis grundkondition samtidig med et hyggeligt samvær. Frivillige Det er altid en udfordring for en idrætsklub at skaffe frivillige til klubbens aktiviteter, og Skiklubben Hareskov er ingen undtagelse. Når vi alligevel har kunnet udvide vores aktiviteter markant både på ski og

4 barmark i den forløbne sæson, skyldes det uden tvivl tilstedeværelsen af en fuldtids ansat forretningsfører. Mindst 30 nye frivillige blev rekrutteret til større eller mindre opgaver i den forløbne sæson, og deres mulighed for at få øjeblikkelig vejledning eller hjælp til at få løst en kompliceret opgave af en forretningsfører, der er til stede i dagtimerne, har været medvirkende til, at deres opgave har virket mere overkommelig. Samtidig har forretningsføreren kunnet sikre en løbende økonomisk kontrol af aktiviteterne til gavn for klubbens økonomi. Desuden er der i år blevet indgået specielle rabataftaler med leverandørerne for frivillige i klubben. De nye frivillige har fordelt sig på alle klubbens aktiviteter, men også på nye områder. F.eks. har en overlæge skaffet klubben en attraktiv aftale med Gentofte Hospital, der sikrer øjeblikkelig adgang til kompetent behandling for klubbens medlemmer i forbindelse med uheld. Flere medlemmer har - desværre kan man sige - allerede haft glæde af denne direkte tidsbestilling. Og senest har en journalist og motionsredaktør fra Politiken tilbudt sin hjælp til kommunikationsudvalget Fysisk træning Trænere på skigymnastikken har været Maja og Kathrine og ansvaret har været delt af Lone, Per og Flemming. Gymnastikken har været velbesøgt og er en af klubbens mest stabile aktiviteter. Også i den forløbne sæson har der været hockey på Hareskov Skole. Tak til Børge, der har været tovholder på denne aktivitet. Elitestøtte I den forløbne sæson har 3 løbere modtaget elite-støtte. Maj Henningsen, Yina Moe Lange og Casper Dyrbye blev hver tildelt kr. til deres forsatte udvikling. De har alle et fantastisk potentiale, der med tiden kan kaste flotte præstationer af sig, og specielt bør det bemærkes, at Maj Henningsen er officiel OL kandidat udpeget af DIF. Danmarks Skiforbund I Skiklubben Hareskov anerkender vi meget det arbejde der gøres i forbundet for at styrke den sportslige profil. Vi noterer os også de tiltag der er til administrative lettelser, omend det en gang imellem tager lidt langt tid at få løsningerne leveret. I forbundets bestyrelse er klubben er rigt repræsenteret - senest er Anna Harboe fortsat næstformand, Jørgen Kilsgaard er bestyrelsesmedlem og Kim Valentin er kasserer. Desuden udgør klubben størstedelen af medlemmerne i ADT, det Alpine Disciplin Team, der står for forbunds- og landshold, samt afviklingen af kredsmesterskaber og DM. Events Igen blev der afholdt Box-Event i forbindelse med juletræstændingen på Værløse bymidte. Arrangementet er en tilbagevendende succes, hvor vi har et fast team til afvikling af eventen. Klubmøder Der var 140 medlemmer til den traditionelle klubaften på Vallåsen, med hygge, pølser og glühwein. I foråret har vi haft en klubdag med medaljeoverrækkelse og mange deltagere, og desuden har der været diverse arrangementer i vores fine klublokaler, bl.a. MTB tur med stor deltagelse.

5 Medierne Kommunikationsudvalget havde i år fået godt fat i de primære opgaver: Klubbens Nyhedsbrev, Hjemmesiden og Kontakt til medier. Udfordringen bestod primært i at håndtere hackningen af vores website lige før jul, og den efterfølgende kommunikationstørke på grund af dette. Flere frivillige gav en uvurderlig hjælp til retableringen af sitet, og nu er en fungerende løsning på plads, indtil der måtte blive truffet beslutning om ny it support til dette område. Klubhuset Klubhuset er blevet en fast del af klubbens arbejde. Alle udvalgsmøder kan foregå her, der er værksted, baderum og fælles lokaler, hvis man er mange. Vores forretningsfører har haft sin daglige gang i klubbens lokaler. Furesø kommune En klub af vores størrelse og karakter kan ikke klare sig uden velvilje fra offentlige myndigheder. Vi har et meget fint samarbejde med Furesø kommune som bl.a. resulterede i vort nye klubhus. Desværre er det dårlige tide for kommunens økonomi, men kommunen har været flinke til at understøtte vores efteruddannelse af instruktører. Økonomi Klubbens økonomi er stadig sund, men vi kommer ud med et underskud på kr. og en egenkapital på kr. Forklaringen på underskuddet er dels en feriepenge hensættelse på ca kr. samt manglende indtægter fra Kraftcenter og Firmamedlemskab initiativer som heller ikke i år blev gennemført. Til gengæld har vores succes i andre primære aktiviteter resulteret i en stor stigning af nye medlemmer og dermed en stor stigning i kontingentindtægter på ca kr. Bestyrelsen Bestyrelsen holder fortsat fast i klubbens vision: Skiklubben Hareskov vil være en førende idrætsklub indenfor dansk skisport, hvor vi på alle niveauer bliver bedre på ski og sammen deler oplevelser året rundt. - og tilhørende pejlemærker: Vores mål er: at medvirke til at udvikle såvel eliten som bredden indenfor dansk skisport at medvirke til konstant at udvikle skiløberens skimæssige egenfærdighed at medvirke til at styrke de sociale og idrætsmæssige relationer imellem klubbens medlemmer at være Danmarks mest attraktive klub for instruktører. Forretningsfører Klubben er blevet en stor virksomhed, hvor det er nødvendigt at have en større disciplin for at samle alle tråde og sikre at vi går samme vej. Dette betyder at bestyrelsen har stillet mere formelle krav til udvalg,

6 turledere, instruktører og frivillige i forbindelse med klubrelateret arbejde. Det kan på nogen virke demotiverende at forholde sig til både budgettering, regnskab og revision, når man bare vil have en gruppe skivenner med på en tur. Men det er vigtigt, at klubbens voksende økonomi, medlemsskare og aktivitetsniveau administreres på en acceptabel måde, og at alle arbejder efter en række ensartede regler. Bestyrelsen ser det som en af sine vigtigste opgaver, at disse administrative byrder automatiseres og gøres så lette som muligt for de frivillige. Som et led i varetagelsen af denne opgave ansatte vi for næsten to år siden en forretningsfører, der med reference til bestyrelsen skulle varetage de daglige administrative opgaver i klubben, samt sikre at de frivillige i klubben fik den fornødne opbakning til deres aktiviteter. Flemming Steenvinkel blev ansat per 1/ på en tidsbestemt aftale, der løb frem til d. 30/ Bestyrelsen startede i april 2013 en evaluering af forsøget med en fastansat forretningsfører og en diskussion af en kontraktforlængelse for Flemming. Dette skete samtidig med at vi gennemførte en evaluering og eventuelt justering af klubbens generelle strategi. I forbindelse med opstarten af hele denne proces annoncerede jeg, at jeg ville gå af som formand og bestyrelsesmedlem ved generalforsamlingen i september, således at dette aspekt kunne tages med i planlægningen. Desværre var bestyrelsen meget splittet i spørgsmålet om forretningsføreren, og efter en række møder stod det klart, at der hverken kunne skabes enighed om konceptets opbygning eller en forlængelse af Flemmings kontrakt. Formelt kunne et lille flertal i bestyrelsen have gennemtrumfet en forlængelse af ordningen, men vi vurderede, at hvis en klub som Skiklubben Hareskov skal fastansætte en forretningsfører, skal det være en enig bestyrelse, der står bag. Dette har skabt en del skuffelse i udvalg, der har været afhængige af Flemmings opbakning i løbet af sæsonen specielt Valåsen Udvalget og Instruktør Udvalget. Flere udvalgsmedlemmer har i protest valgt at sætte deres frivillige arbejde på stand-by, indtil der er en endelig afklaring på, hvorvidt der skal ansættes en forretningsfører. Jeg vil gerne benytte lejligheden til at udtrykke min store respekt for det arbejde, der udføres i udvalgene, og jeg vil bede frivillige om at bakke op om den proces bestyrelsen har sat i gang. Vi har brug for jer i de udvalg det er jer der får klubben til at køre og vokse men bestyrelsen har også brug for at holde orden på økonomien, samt følge de retningslinjer, der er udstukket for bestyrelsen i vores vedtægter, og som ligger i tråd med klubbens ånd. Og når store og vigtige beslutninger kan splitte en erfaren bestyrelse i en klub baseret på frivilligt arbejde, så er den eneste acceptable mulighed for at komme videre at spørge generalforsamlingen! Vores konklusion er, at erfaringen med en forretningsfører har været særdeles positiv for den frivillige organisation i de udvalg, der har været i løbende kontakt med Flemming, samt for en stor del af det administrative arbejde. Der har selvfølgelig været en del situationer i forbindelse med bestyrelsesarbejdet og eksekvering af handlingsplaner, hvor både bestyrelsen og Flemming har skullet afdække forventningerne til hinanden, men generelt føler bestyrelsen, at dette er den rette vej at gå. Firmaklubber Bestyrelsen ønskede igen i den forløbne sæson at igangsætte en række aktiviteter for at skaffe flere firmamedlemskaber. Vi fik heller ikke i år sat gang i dette initiativ, hvilket bestyrelsen beklager.

7 De manglende indtægter fra dette område kan ses direkte på vores bundlinje. Vi havde budgetteret med indtægter på kr. fra dette område. Kraftcenter Hareskov Et andet initiativ, der (igen) ikke blev til noget i den forløbne sæson, var etableringen af Kraftcenter Hareskov. Desværre var der ikke den store opbakning fra forældrene omkring U-holdene, og et ønske om etablering af et mindre setup blev heller ikke modtaget positivt blandt løberne og den frivillige organisation. Danmarks skiforbund har bakket initiativet op fra starten, og havde forpligtet sig til at dække 33 % af udgifterne. Vi havde budgetteret med indtægter på kr. fra Kraftcenter Hareskov en indtægt der ville have sikret et flot overskud i klubbens samlede regnskab. Ny formand Når det drejer sig om min afgang som formand for Skiklubben Hareskov, vil jeg gerne understrege, at den er ganske udramatisk! Grundet stor ekspansion i markeder og organisation på min arbejdsplads får jeg ekstra travlt de næste to år, og jeg bliver derfor tvunget til at drosle kraftigt ned på det frivillige klubarbejde. Jeg har været glad for at være med i klubbens Alpin Udvalg, forbundets arbejde med talentudvikling og U-hold, samt senest i Skiklubben Hareskovs bestyrelse. For mig er nøgleordene i udvalgs- og bestyrelsesarbejde; transparens og inklusion. Konsensus om ensartede og retfærdige regler, samt åbenhed om økonomi og beslutninger er en nødvendighed for en amatør idrætsklub. Men samtidig er det helt afgørende for dedikationen hos den frivillige arbejdskraft, at man møder folk på et realistisk niveau. Man kan ikke forvente at frivillige har samme kompetencer og kapacitet som i en professionel organisation, og hvis man ikke accepterer folks svagheder, fejl og forsinkelser ender man med en klub uden frivillige. Jeg vil derfor opfordre generalforsamlingen til at vælge en bestyrelse, som ønsker at varetage ALLE medlemmernes interesser. En bestyrelse, der er klar over værdien af den frivillige organisation, og som forstår at motivere folk til en ekstra indsats for klubben. Men samtidig en bestyrelse, der kan skabe enighed om klubbens langsigtede strategi, og som står samlet i et målrettet arbejde med at gennemføre strategien. Tak Og så er jeg kommet til punktet hvor jeg gerne vil takke alle omkring klubben: Jeg vil takke bestyrelsen for et godt samarbejde. Og udover bestyrelsen er der en lang række medlemmer som giver en hånd i løbet af året til alle typer opgaver, fx Arrangør af SHS-arrangementer, Arrangør af sommer-aktiviteter, Artikelforfattere, Ekstern kommunikation, Hjælp til klubmøder, Medlemsadministration, Portvagter, Revisorer m.m., Trænere og instruktører, Turarrangører, Turledere, Udvalgsmedlemmer - samt øvrige hjælpere uden ildsjæle, ingen klub. Der skal naturligvis også lyde en stor tak til klubben sponsorer. Med disse ord vil jeg afslutte årets formandsberetning for Skiklubben Hareskov Danmarks største og bedste skiklub. Kuno Brodersen September 2013