Fra SkoleIntra til Aula fase 2

Transkript

1 Børne- og Ungdomsforvaltningen Fra SkoleIntra til Aula fase 2 Fra april til september 2018 kopieres skolens fælles dokumenter fra SkoleIntra til fx O365. Figur 1: Tidsplan for flytningen fra SkoleIntra til Aula Personfølsom data flyttes IKKE Bemærk at Fase 2 udelukkende indeholder dokumenter der IKKE er følsomme eller fortrolige. Følsomme eller Fortrolige dokumenter flyttes til Aula i Fase 4 / forår Data der IKKE flyttes i Fase 2 Følsomme og fortrolige oplysninger er bl.a.: Helbredsoplysninger Oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering. Oplysninger om race eller etnisk oprindelse. Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning. Sociale forhold. Strafbare forhold Eksempler på dokumenter indeholdende følsomme oplysninger: Referater af elevsamtaler Elevplaner og udviklingsplaner Portrætbilleder

2 Fase 2 Forberedelse 1. Skab overblik over hvilke dokumenter der skal kopieres. I denne fase kopieres dokumenter der anvendes på skole- eller teamniveau. Skolen medtager naturligvis kun dokumenter som de fortsat ønsker at kunne tilgå Hver skole har i dag sin egen struktur i SkoleIntra. Indledningsvist anbefales det at skolen overvejer om strukturen skal fastholdes eller om den med fordel kan korrigeres. Hvis skolen fx arbejder i indskoling, mellemtrin og udskoling kan det gengives i strukturen. Der kan ligeledes aftales en lokal forældelsesfrist således at dokumenter der er x antal år gamle ikke kopieres videre. Som beskrevet på foregående side flyttes personfølsomme data IKKE og der er derfor ikke behov for at indtænke disse data i strukturen før vi har adgang til Aula. I tabellen herunder vises de SkoleIntra menupunkter der inkluderes i denne opgave: Menupunkt Underpunkt i SkoleIntra, der skal Noter SkoleIntra flyttes fra Arkiv Samlemapper OBS: Samtlige gruppemapper ses kun m. administrator- kode. Arkiv Dokumenter (skolens fælles dokumenter) Arkiv Billeder Bemærk: Værktøj Skolens fotoalbum Værktøj Værktøj Værktøj Samarbejde Skabeloner Værktøjskassen skolens logo Evaluering Spørgeskemaundersøgelser Samarbejde Teamsamarbejde Bemærk: Dokumenter med personfølsomme oplysninger skal først flyttes i fase 4 Portrætbilleder skal først flyttes i fase Skab overblik over hvilke medarbejdere der skal inddrages Det anbefales at følgende medarbejdere inddrages: Ledelse (Evt også ledelse fra KKFO) SkoleIntra-administrator Evt. O365 ressourceperson Evt. fag/team/indsats-ansvarlig 2

3 Fase 2 Trin for trin vejledning - SkoleIntra 1. Kopiering af hele mapper fra SkoleIntras Dokumenter eller Samlemapper I SkoleIntra er det muligt at kopiere hele mapper. Hvis mappen selv indeholder undermapper kommer undermapperne dog ikke med. 1. Tilgå en mappe der ikke inderholder undermapper. 2. I øverste højre hjørne komprimeres alle mappens dokumenter til en zip-fil ved at trykke på ZIP -knappen 3. I skærmens nederste venstre hjørne findes alle mappens dokumenter nu i en zip fil (markeret med en mappe med lynlås) Tryk på zip-filen 3

4 4. Zip filens dokumenter pakkes ud ved at trykke på Pak ud Og herefter på Udpak alle Og endnu en gang på Pak ud 4

5 I overførsler vælges den udpakkede mappe altså mappen UDEN lynlås. Det er denne mappe der skal flyttes over i Teams Tip: Når en mappe er kopieret fra SkoleIntra til fx O365, kan SkoleIntra mappen med fordel mærkes med XX forrest i mappens titlen. Herved husker du selv, hvad der er kopieret, ligesom dine kollegaer ved at denne mappe allerede er kopieret. Mappens titel ændres under Mappen egneskaber til højre i skærmbilledet. 5

6 Fase 2 Trin for trin vejledning - O365 De følgende trin er udelukkende relevante hvis din skole vælger at kopiere skolens fællesdokumenter til O Log på O365 Tilgå office.com > log på Brugernavn er UNI-Login bruger [email protected] som fx [email protected] Adgangskoden er din UNI-Login adgangskode 2. Åbn Teams Figur 2 Teams findes på forsiden eller i App-starteren øverste venstre hjørne 6

7 Fase 2 Trin for trin vejledning, fortsat 3. Skolens teams Skolen har allerede to autogenererede teams: et Skoleteam og et Fagteam Alle skolens medarbejdere har adgang Alle skolens medarbejde har adgang Dokumenter der er relevant for hele skolen (fx MED, referater fra fællesmøder, billeder fra skolens fødselsdag, skolens logo) flyttes til Skolens fælles mappe. Dokumenter der er relevante for et fagteam eller lignende lægges i Fagteam. Der kan enkelt oprettes andres kanaler i Fagteam hvis der fx ønskes et fagteam for dansk i indskolingen. Klasseteams vil være tilgængelige fra august 18. Her vil elever og lærere have adgang til et fælles klasse-team. Elever og lærere der er tilknyttet en klasse i KMD elev får automatisk adgang til relevante klasseteams. 7

8 4. Lav en mappe i O365 Under Teams vælges Filer > Ny > Mappe oprettes en ny mappe med et relevant navn. Afslut med at trykke på Opret. 5. Åbn SharePoint Overførsel af flere fælles dokumenter foretages nemmest i SharePoint. SharePoint anvendes som skolens fælles drev dokumenter som skal kunne tilgås af alle medarbejdere på skolen lægges her Figur 3: Teams > Files > Åbn i SharePoint 8

9 5. Træk dokumenter over vha. musen Dokumenter fra zip-filer (SkoleIntra mapper kan laves til zip-filer - se s. 3f) kan med fordel trækkes over ved at markere alle dokumenter i overførselsmappen og trække dem over med musen til mappen i O365. Alternativt kan hele mappen uploades under Upload. 9