MidtEPJ skal stå sin første prøve

Transkript

1 Nr februar 2011 MidtEPJ skal stå sin første prøve Flere måneders EPJ-forberedelse skal nu testes for alvor: 1. marts tager de første afdelinger MidtEPJ i brug, og vi får den første prøve på, hvordan systemet kan understøtte det kliniske arbejde i Hospitalsenheden Vest. Læs mere side 2. Hospitalsenheden Vest

2 MidtEPJ skal stå sin første prøve Hospitalsdirektør Henning Vestergaard Kære alle Chefsygeplejerske Ida Götke Cheflæge Jens Friis Bak Om få dage tager de første afdelinger den samlede MidtEPJ i brug, og vi får den første prøve på, hvordan systemet kan understøtte det kliniske arbejde i Hospitalsenheden Vest. Det er noget, vi i hospitalsledelsen har set frem til, da vi har en forventning om, at vi med den samlede MidtEPJ får et redskab, der vil kunne bidrage til at styrke patientsikkerheden og kvaliteten i den sundhedsfaglige diagnostik, behandling og pleje og den tilknyttede journalføring/dokumentation. Desuden vil MidtEPJ kunne understøtte den organisationsudvikling, som vi er i gang med nu, og som gør os klar til, at vi fysisk samles i Det Nye Hospital i Vest. Den nye struktur er allerede blevet synlig med en fælles sygehuskode for Hospitalsenheden Vest, men vi forventer også, at MidtEPJ bliver et fælles værktøj, som gør det nemmere at drøfte patientforløb og arbejdsgange på tværs af afdelinger og afsnit og få dannet fælles praksis. Der er i de seneste måneder gjort et stort arbejde med at få drøftet og opsat MidtEPJ i forhold til funktioner og arbejdsgange i det enkelte afsnit, den enkelte afdeling og i Hospitalsenheden Vest generelt. Dette arbejde vil nu stå sin første test. Men vi skal også være klar til at håndtere de ændringsbehov, der vil dukke op, når systemet er taget i brug. Derfor skal vi også fortsat og løbende diskutere systemets funktioner og arbejdsgange og komme med tilbagemeldinger der, hvor der er behov for justeringer, således at MidtEPJ bedst understøtter den kliniske hverdag. Noget skal tilpasses, men vi skal også være bevidste om, at det vil være en udfordring at vænne sig til systemet og det vil tage tid at tilpasse sig de nye arbejdsgange, MidtEPJ medfølger. Med venlig hilsen hospitalsledelsen Side 2

3 Kage til kaffen på rul afdelingerne 1. marts Hospitalsledelsen vil gerne markere dagen for afdelingernes overgang til MidtEPJ 1. marts. Derfor bliver der kage til kaffen i de afdelinger, der går over på MidtEPJ. AFDELINGER I 1. RUL Anæstesiologisk Afdeling Arbejdsmedicinsk Klinik Ernæringsenheden Ergoterapi- og Fysioterapiafdelingen Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling Øre-Næse-Halsafdelingen Kan du logge på MidtEPJ? Hvis ikke du har prøvet at logge på MidtEPJ endnu, er det meget vigtigt, at du afprøver dit log on inden 1. marts. Som log on skal du bruge dit 6-cifrede RegionsID og den eksisterende adgangskode, som du i dag anvender til bl.a. e-dok eller Outlook. Adgangskoden er også den samme, du benytter til at logge på Windows. Hvis du ikke kan huske din adgangskode, eller har problemer med at logge på MidtEPJ skal du henvende dig til Helpdesk på lokalnummer Hvis du er i tvivl om, hvordan du logger på MidtEPJ kan du på EPJhjemmesiden eller ved at klikke på MidtEPJ link til vejledninger på skrivebordet - finde en vejledning til, hvordan du logger på MidtEPJ. Husk også at computeren skal være lukket helt ned eller genstartet, så du er sikker på, at alle opdateringer kommer med. Hvorfor er log on så vigtigt? Det er vigtigt, at du logger korrekt på MidtEPJ, da dit log on styrer en hel del af funktionerne i MidtEPJ. Når man arbejder i patientens journal, skal man i de fleste situationer logge på afsnitsniveau dvs. 7 cifre + en tillægskode bestående af en række bogstaver. For eksempel: Obstetrisk sengeafsnit Herning HEV OSHE Side 3

4 Prøv derfor inden 1. marts at logge på MidtEPJ. Ved korrekt log on vil de automatiske indberetninger der laves i systemet blive koblet korrekt, og data vil blive gemt korrekt i journalen. Ligeledes ved log on på afsnitsniveau kan du bestille prøver i RSM (Rekvisition/Svar) og ordinere medicin fra afdelingens standardsortiment. Dette er ikke muligt på det 7 cifrede niveau. Personer, der arbejder flere steder i egen afdeling, f. eks. både i sengeafsnit og ambulatorium, skal kunne logge på disse afsnit husk derfor at skifte log in sted svarende til, hvor du laver din dokumentation. Personer, der går tilsyn, eller laver opgaver på andre afsnit udenfor egen afdeling, skal logge på egen afdeling / eget afsnit, men husk at vælge patientens kontekst - dvs. der, hvor patienten opholder sig, inden du begynder at dokumentere. Yderligere info Projektleder Ole Zielke / EPJ-ansvarlig Jeanette Dent / Side 4

5 Slut med dokumentering i ElektRA Vær særligt opmærksom ved overgangen til MidtEPJ kl marts Yderligere info ElektRA lukkes kl d. 28. februar, og det skal noteres i patientens journal, at ElektRA lukkes, og at der skiftes over til nyt journalsystem. Patienten oprettes i MidtEPJ, og resten af det igangværende forløb gøres færdig her. Det er væsentligt, at I begynder af føre journal svarende til kl marts, da indberetning af ydelserne skal køres fra MidtEPJ fra 1. marts kl Det vil fortsat være muligt at logge på ElektRA og læse journaler, men I vil ikke kunne skrive eller oprette nyt på patientens journal. Der vil være behov for at lave nogen færdiggørelse i ElektRA - eksempelvis renskrivning af enkelte notater, indføring af prøvesvar m.v. I den forbindelse er der nogle personer, der fortsat har skriveadgang til ElektRA i en kortere periode. Projektleder Ole Zielke / EPJ-ansvarlig Jeanette Dent / Side 5

6 Hvad sker der i afdelingerne op til 1. marts? De afdelinger, der tager MidtEPJ i brug 1. marts, begynder allerede torsdag 24. februar at mærke, at forberedelserne er gået i gang. Læs mere i aktivitetsplanen på EPJ-hjemmesiden under Første rul 1. marts 2011 EPJ Produkter er i gang med de tekniske forberedelser. Torsdag eftermiddag vil alle patienter på de berørte afdelinger blive udskrevet. De kan så indlægges igen efter kl Der kan også forekomme lidt uregelmæssigheder i MidtEPJ, hvis dette er tilfældet så log af, vent ca. 5 minutter og log på igen. MEM (Medicinmodul), Booking og RSM (Rekvisition/Svar) vil kunne bruges uden problemer i perioden. Side 6

7 Sekretærerne i de berørte afdelinger går en travl weekend i møde de begynder lørdag med at taste alle henvisninger ind i MidtEPJ. Dette arbejde skal gøres manuelt, og de fortsætter, indtil de er færdige. Go Live support i Hospitalsenheden Vest 1. marts kl tager de første afdelinger i Hospitalsenheden Vest den fulde MidtEPJ i brug, og superbrugerne, vores supporthold, betræder scenen for første gang tag godt i mod dem, og brug dem flittigt. Superbrugerne eller supporterne - bliver nemme at finde i deres gule supportveste, og de bliver hos udrulningsafdelingerne de første 14 dage med tæt support, vejledning og støtte. Der er fokus på Hospitalsenheden Vest den første tid fra regionens IT-drift afdeling, EPJ Produkter og leverandørerne Systematic og Capgemini. Der vil bl.a. være overvågning af de hastigheder, programmet kører med og personer på pletten, der kan handle hurtigt, hvis der bliver behov for dette. Der holdes daglige statusmøder med deltagelse af hospitalsledelsen, de berørte afdelingsledelser, EPJ-kontoret og vores lokale IT-afdeling. Side 7

8 Se eller print planen for aktiviteterne på EPJ-hjemmesiden under Første rul 1. marts 2011 Supportguiden Hvordan får jeg hjælp til MidtEPJ? Der vil være superbrugere på alle afsnit i dagtimerne. Der vil være lidt færre superbrugere om aftenen og natten, men selv da vil ikke være langt til hjælp: Superbrugerne har mulighed for at hente hjælp fra EPJ-kontoret, da der vil være døgnvagt de første 14 dage fra kontorets side. Desuden er der en flyver, man kan ringe til som ekstra hjælp. Superbrugerne hjælper med EPJ-systemet - det vil sige, hvordan MidtEPJ anvendes systemmæssigt - især med hensyn til planlægning, resultat og diagnose også kaldet Klinisk Proces. Superbrugerne hjælper dig med dokumentation og overblik over et patientforløb. Hvordan er superbrugerne blevet klædt på til opgaven? Via undervisning i januar, så alle superbrugere kunne blive klar fra og med første rul og få så meget supporttræning, som muligt. Hvor får jeg hjælp, hvis teknikken driller? Har du problemer med teknik, log on eller adgangskoder kan du få hjælp via Helpdesk på lokalnummer Hvis du ikke kan huske en bestemt funktion i MidtEPJ, kan du: spørge superbrugeren eller bruge Hjælp i MidtEPJ: slå op i MidtEPJ brugermanualen, der findes på EPJ hjemmesiden eller via link på skrivebordet MidtEPJ link til vejledninger brug navigationssedlerne, der findes på EPJ-hjemmesiden eller via link på skrivebordet MidtEPJ link til vejledninger se eller print Hvordan får du hjælp? på EPJ-hjemmesiden under Første rul 1. marts 2011 Side 8

9 Hektisk aktivitet på EPJ-kontoret mens afdelingerne har travlt EPJ-kontoret har sat alle sejl til for at blive færdig med opsætningen af journalredskab til alle i Hospitalsenheden Vest. Nu kommer de første standardplaner, SFI og opsætninger til at stå deres prøve med afdelingernes implementering af hele MidtEPJ. Kontoret står klar, hvis der bliver behov for ændringer, tilføjelser eller andet undervejs, og er på banen fra driftsstart for at hjælpe med eventuelle tilpasninger i journalen ved overgangen. Der er døgnbemanding på kontoret som dækning for superbrugerne, hvis de har brug for ekstra hjælp. EPJ-kontoret holder korte afleveringsmøder med superbrugerne ved hvert vagtskifte for at holde fingeren på pulsen i forhold til afdelingerne og brugerne. Der afholdes desuden daglige statusmøder mellem Hospitalsenheden Vests ledelse, EPJ-projektledere, EPJ Produkter, IT-drift m.fl. for løbende at kunne fange eventuelle problemstillinger i opløbet. Performance dvs. den hastighed MidtEPJ kører med overvåges nøje, således der kan gribes ind, hvis der viser sig at være problemer. Yderligere info Projektleder Ole Zielke / EPJ-ansvarlig Jeanette Dent / Side 9

10 Læringstavler til hurtig kommunikation og EPJforbedringer Se godt på ovenstående læringstavle - den bliver nemlig et vigtigt værktøj til at skabe forbedringer med, og den kommer til at hænge fremme for medarbejderne i alle afdelinger og afsnit. Læs mere side 11. Side 10

11 Fortsat fra side I forbindelse med at MidtEPJ rulles ud, vil vi gerne opfordre alle til at bruge læringstavlerne, så den undren, og de spørgsmål og problemstillinger der måtte opstå, kan blive belyst, og eventuelle fejl rettet undervejs, siger Karin Dahl Lassesen, EPJ-ansvarlig i SFI-teamet. Yderligere info Medarbejdernes feedback i forbindelse med planlægningen og udrulningen af EPJ i Hospitalsenheden Vest vil være guld værd. Derfor opfordrer EPJkontoret alle til at komme med løbende feedback. Til gengæld vil afdelingerne opleve, der hurtigt bliver fulgt op på spørgsmål takket være læringstavler over alt i afsnittene. - For at indsamle tilbagemeldingerne, hænger EPJ-kontoret og supporterne lærings- og optimeringstavler op rundt i alle afdelinger og afsnit. Medarbejderne vil have mulighed for at stille spørgsmål til EPJ-kontoret ved hjælp af post-it sedler, fortæller Karin Dahl Lassesen. Post-it sedlerne vil løbende blive samlet ind af EPJ-supporterne og de EPJansvarlige. Undervejs i udrulningsperioden vil der blive givet tilbagemeldinger på de problemstillinger, der måtte opstå i afsnittene. EPJ-ansvarlig Karin Lassesen, SFI-teamet / Side 11

12 Computere klar til første rul I løbet af februar måned er der udskiftet intet mindre end 400 pc er. De øvrige maskiner er opgraderet med ekstra RAM, så alle computere i de afdelinger, der tager den fulde MidtEPJ i brug 1. marts, kan håndtere de tekniske krav til udstyret. Det har været et kapløb med tiden, da udstyret først blev leveret til i starten af måneden, men ITs Mobile Support Team satte alle sejl til, og det er lykkedes at få udstyret udskiftet efter planen. Nyt og bedre trådløst netværk på vej For at kunne understøtte brugen af MidtEPJ er der behov for flere mobile løsninger i forbindelse med den øgede brug af bærbare computere, så muligheden for at dokumentere tidstro og hændelsesnært bliver endnu bedre. Der stilles højere krav til det trådløse netværk i Hospitalsenheden Vest for at kunne klare den øgede belastning, hvor flere bærbare maskiner kommer i brug. Derfor er det nuværende trådløse netværk i Herning og Holstebro blevet testet. Testen har vist, at selvom netværket mange steder fungerer fint i forhold til opkobling fra få maskiner, vil det blive meget udfordret i forbindelse med den øgede belastning, efterhånden som flere brugere kommer på MidtEPJ. Derfor er det besluttet, at der i stedet skal etableres en ny type netværk, som har betydelig højere kapacitet og bedre dækning. Hospitalsenheden Vest vil være skiftet over til det nye netværk senest 1. juni. Samtidig vil der blive set på en udvidelse af det trådløse netværk til at dække de afsnit, hvor der ikke er trådløst netværk i dag. I første omgang vil der være områder, hvor den manglende dækning gør, at brugerne ikke kan være så mobile, som ønsket. Det gælder de afdelinger, som tager MidtEPJ i brug, før det nye netværk er etableret, Derfor står disse afdelinger også først i køen til at få etableret trådløst netværk. Side 12

13 Yderligere info Projektleder Ole Zielke / Sekretæropgaver op til udrulningen og 1. marts De kommende sekretæropgaver er vigtige opgaver, som skal varetages i det gamle PAS, PTI og Elektra, og opgaver, der skal varetages i MidtEPJ. Da der sker en oprydning i EPJ 24. og 25. februar, er nogle af opgaverne presset meget sammen fra 26. februar til 28. februar. Generelt inden udrulning Sekretærerne på de udrullende afdelinger har de sidste par måneder knoklet med at få alle notater og ydelsesregistreringer for perioden indtil 1. marts skrevet og registreret inden udrulningen, og har gennemgået alle aktive henvisninger, så der er sikkerhed for, at der f.eks. ikke er dobbelthenvisninger. EPJ-kontoret har anbefalet, at sekretærerne skal være i bund med opgaverne, for at undgå, at de har denne opgave oven i de opgaver, der kommer med hensyn til at tage MidtEPJ i anvendelse og et nyt system og nye arbejdsgange I brug. Opgaver lige op til udrulningen 1. marts I den kommende weekend og i løbet af mandag vil sekretærer fra de rullende afdelinger taste alle aktive henvisninger ind i MidtEPJ, så det er gjort inden overgangen 1. marts. Det er en større opgave, da der for nogle afdelingers vedkommende er flere hundrede henvisninger, og erfaringerne fra Randers er, at det tager 4 min. pr. henvisning. Opgaver tirsdag 1. marts Om morgenen skal sekretærerne fra sengeafsnittene slette indlæggelserne i MidtEPJ for de patienter, som er blevet indlagt februar og udskrevet igen inden 1. marts kl Ligeledes skal de patienter, som stadig er indlagt 1. marts kl have rettet deres indlæggelsestidspunkt i MidtEPJ til kl (med mindre de er indlagt på et tidspunkt efter kl marts). Senest kl marts skal alle indlagte patienter afsluttes i det gamle PAS. Side 13

14 Yderligere info EPJ-ansvarlig Britta Mørk, PAS-teamet / En ny måde at registrere på Hidtil har det primært været sekretærerne, som har stået for registrering i PAS. Med indførslen af MidtEPJ vil de øvrige faggrupper, der benytter journalen, indirekte komme til at foretage registreringer. Det skyldes, at mange af de skabeloner, som eksempelvis sygeplejersker og terapeuter dokumenterer i, vil indeholde koder, som indberettes i samme øjeblik, man færdiggør sin dokumentation. Yderligere info Det er derfor yderst vigtigt, at man er meget omhyggelig med at vælge den rigtige skabelon og den rigtige kode for at sikre en korrekt indberetning og korrekt DRG-afregning. En anden vigtig ting er, at dokumentationen bliver koblet på det rigtige forløb (den rette indlæggelse eller ambulant forløb). Selv om man har valgt den rette skabelon og den rigtige kode, så er det i MidtEPJ muligt at dokumentere og registrere uden at koble det sammen med et forløb. Hvis man ikke kobler det sammen, får man dokumenteret og oprettet et - i EPJ-sprog - resultat uden kontekst, og det betyder, at koden ikke indberettes, og dermed er der ingen DRG-afregning! EPJ-ansvarlig Britta Mørk, PAS-teamet / Side 14

15 EPJ-superbruger Rikke Monrad Hansen (t.v.) drøfter supportopgaver med Go Live og undervisningsansvarlig Ilse Lauridsen fra EPJ-kontoret. Realistiske supportforventninger eller ej? EPJ-superbruger Rikke Monrad Hansen og Ulla Mikkelsen er to ud af knap 150 superbrugere, der står klar til at yde support. Samtidig håber de, at forventningerne til, hvilke spørgsmål og problematikker de vil kunne assistere ved på de enkelte afdelinger, ikke overstiger deres egen formåen. EPJ-superbruger Rikke Monrad Hansen, Overlæge, Børneafdelingen i Herning: Hvilke forventninger har du til din rolle som supporter? Som supporter forventer jeg at få et større indblik i EPJ-systemets opbygning, og dermed en mulighed for også selv at kunne udnytte det optimalt som arbejdsredskab i hverdagen. Så forventer jeg at være med til at præge Børneafdelingens SFI (sundhedsfaglige indhold) i journalen med henblik på at få et godt, effektivt og anvendeligt lægefagligt redskab i dagligdagen, hvor det handler om at sikre genkendelighed og overblik. Jeg forventer også at kunne være med til at præge implementeringen af den elektroniske journal på Børneafdelingen i forhold til, hvordan MidtEPJ Side 15

16 fungerer mest effektivt for alle og bidrage med ideer til forbedringer i journalen. Føler du dig godt klædt på til at være supporter? Jeg synes ikke, der har været tid og mulighed til at få et grundigt kendskab til MidtEPJ. Vi har fået i alt to dages undervisning i starten af januar, som skal dække opbakning til både sekretærens, sygeplejerskens, lægens og diverse eksterne samarbejdsparters mulighed for at håndtere MidtEPJ i dagligdagen fra dag 1. Men vi arbejder jo i forvejen i et miljø med mange it-udfordringer, hvor vi er mere eller mindre selvlærte. Så hvis man kan lide udfordringen, og kender sine funktionstaster og højreklikket på musen, så kommer man langt - hvis bare medarbejderne er indforståede med, at vi ikke er rene it-hajer på lige præcis deres faglige felt, så skal det nok gå. Hvordan føles det at skulle supportere på en anden/andre afdelinger end din egen? Det har jeg det grundlæggende fint med. Med lidt held skal jeg supportere på Gynækologisk-Obstetrisk afdeling i marts, og dem har vi på Børneafdelingen jo et tæt og godt patientsamarbejde med i forvejen. EPJ-superbruger Ulla Mikkelsen, sygeplejerske, Medicinsk Afdeling i Holstebro: Hvilke forventninger har du til din rolle som supporter? Jeg forventer at blive godt modtaget på det afsnit, jeg kommer til, og at der vil være en god tone. Jeg skulle gerne kunne guide mine kolleger igennem systemet, så de kan finde de oplysninger, de skal bruge og dokumentere deres resultater. Jeg forventer også at skulle fortælle lidt om opbygningen af systemet, og har planer om at henvise til "højreklik" og F1. Jeg har selvfølgelig også en forventning om, at systemet er up to date, så der er de standardplaner og skærmbilleder, der skal bruges. Føler du dig godt klædt på til at være supporter? Ja, jeg tror ikke, jeg kunne lære mere i øvelokalet. Jeg er selvfølgelig spændt på, hvordan det kommer til at gå ude i det "virkelige liv" 1. marts. Hvordan føles det at skulle supportere på en anden/andre afdelinger end din egen? Jeg forventer som sagt at blive godt modtaget, og glæder mig derfor til at komme rundt i huset og se, hvordan man arbejder. Jeg håber til gengæld også, at der ikke er en forventning om, at vi EPJ-supportere kan svare på alle spørgsmål så kommer vi til at skuffe nogen. Side 16

17 Desuden er jeg forberedt på en del frustrationer i starten, hvis systemet skulle drille lidt, men forhåbentlig kan vi tage det med godt humør. Hug en hæl og klip en tå - Vi skal nok nå at blive færdige, så de respektive afdelinger kan gå i drift. Men samtidig må vi forvente, at det materiale afdelingerne går i drift med, helt sikkert både vil blive rettet til, forbedret og eventuelt ændret hen ad vejen, fastslår Pia Fransen, EPJ-ansvarlig i SFI-teamet på EPJ-kontoret. - Der er hektisk aktivitet, men stadig en god stemning og en tro på, at vi sammen får MidtEPJ til at fungere i Hospitalsenheden Vest, fortæller Pia Fransen. SFI-teamet og de EPJ-ansvarlige i afdelingerne er p.t. i fuld gang med at modellere standardplaner, SFI og Overblik til de afdelinger, der skal i drift. Samtidig arbejder Booking-teamet og de Booking-ansvarlige i afdelingerne på at få SFI sat på bookingopgaverne. - Der foregår et stort arbejde på EPJ-kontoret og hos de EPJ-ansvarlige på afdelingerne. Særligt arbejdet med at prioritere, hvad der er nice to have og need to have og at sikre dokumentationen i MidtEPJ mod redundante data, tager lang tid, fortæller Pia Fransen, og fortsætter: Side 17

18 - Vi skal tænke ud af boksen, og forsøge at genbruge så meget af materialet fra Randers som muligt. Det er i perioder en udfordring, og betyder for folk ude i klinikken, at der kan være ting, der vil være svære at genkende, når de går i drift med MidtEPJ. Særligt har vi været udfordret i forhold til den sygeplejefaglige dokumentation, fordi vi på nuværende tidspunkt har en meget struktureret sygeplejefaglig dokumentation. Denne struktur har ikke umiddelbart været mulig at genskabe i MidtEPJ. Planen er, at MidtEPJ skal udvikles kontinuerligt ud fra afdelingernes krav og ønsker. Via det regionale dokumentationsråd er der sat en proces i gang med at se på de forskellige ønsker til og behov for struktureret sygeplejefaglig dokumentation. Ifølge Pia Fransen arbejder EPJ-kontoret og SFI-teamet ud fra princippet om, at MidtEPJ er patientens journal og dermed et fælles dokumentationsredskab. Det får stor betydning for arbejdsgange og måden, medarbejderne i klinikken skal dokumentere på fremover: - Dokumentation skal ske på tværs af faggrænser, og derfor forsøger vi at tilrette det sundhedsfaglige indhold efter patientens forløb og ikke efter, hvilken faggruppe, der plejer at dokumentere. Det hænger nøje sammen med, at afdelingerne gennem deres workshops har fået afdækket deres arbejdsgange i patientens forløb, og her har haft mulighed for at beskrive eventuelle nye eller ændrede arbejdsgange samt, hvem der har ansvaret for dokumentation i forløbet, siger hun. I MidtEPJ er der mulighed for at linke direkte til instrukser, både lokale, regionale og nationale instrukser. Det betyder i flere tilfælde, at der vil være tjeklister på afdelingerne, som erstattes med links til de relevante instrukser. - Det bliver en stor omvæltning for mange ude i klinikken. Kvalitetsafdelingen har været med i arbejdet med at sikre, at de områder i Den Danske Kvalitetsmodel, der auditeres på, er indeholdt i - og kan dokumenteres i MidtEPJ, siger Pia Fransen. Yderligere info Efter 1. marts vil EPJ-kontoret opsamle ønsker og krav fra afdelingerne via læringstavler. Opsamlingen vil komme til at danne grundlag for en videre tilpasning af MidtEPJ til de afdelinger, der er i drift og til de næste afdelinger, der skal i drift. EPJ-ansvarlig Pia Fransen, SFI-teamet / Side 18

19 Forventninger, fordele og udfordringer Lone Geertsen, ledende oversygeplejerske i Gynækologisk- Obstetrisk Afdeling, Anette Kærgaard, overlæge og souschef, Arbejdsmedicinsk Klinik, og Lone Viggers, ernæringschef i Ernæringsenheden giver her hver deres bud på forventninger til MidtEPJ. LONE GEERTSEN, LEDENDE OVERSYGEPLEJERSKE, GYNÆKOLOGISK OBSTETRISK AFDELING Hvilke forventninger har du til MidtEPJ 1. marts? Vi har som den eneste afdeling i Hospitalsenheden Vest allerede en elektronisk journal, ElektRA, som vi er glade for. Vores forventning er, at MidtEPJ på nogle områder så vil være bedre - især hvad angår sammenhængen mellem systemerne og et integreret patientadministrativt system. På andre områder, og nok især for klinikerne, forventer vi, at den nye journal til en start bliver lidt dårligere. Vi forventer dog ikke de store problemer med at indføre den for klinikerne, da de i forvejen er vant til at dokumentere elektronisk. Fordelen ved MidtEPJ er først og fremmest, som vi kender det fra ElektRA, én fælles journal, hvor alt er dokumenteret i modsætning til fagspecifikke journaler, som typisk findes i papirform. Blandt workshop-deltagerne i vores afdeling, har der uanset faggruppe f.eks. været bred enighed om, at vi skal have et fælles tværfagligt overbliksbillede i journalen. En anden stor fordel er, at der kan arbejdes i journalen overalt, hvor der er en pc, og at den aldrig bliver væk. Vi kan så være bekymrede for, hvor stabil journalen vil være, men det er vi nødt til at vælge at tro på, at den er. Udfordringer er der mange af ikke mindst hele opstartsfasen og overgangen fra det ene system til det andet, som trækker endog meget store veksler på lægesekretærerne, som knokler en vis legemsdel ud af bukserne for at nå alt inden 1. marts. Det er helt Side 19

20 fantastisk flot arbejde og med meget stor ansvarlighed. Uden deres store indsats ville det simpelthen ikke kunne lykkes. Så er der teknisk set nogle udfordringer i MidtEPJ, som vi ikke har i ElektRA i dag. F.eks., at der ikke behøver at være en sammenhæng i journalen, således at der skal være en diagnose at handle ud fra. Det har også betydning for de begrænsninger MidtEPJ har med hensyn til at kunne trække data ud af journalen igen. Jeg tror, vores kliniske medarbejdere til en start vil mene, at MidtEPJ er lidt mere besværlig at arbejde med end det system, de er vant til. Sekretærerne glæder sig, og forventer, at deres arbejde bliver nemmere. Vi forventer alt i alt ikke så stor en reaktion, da alle jo allerede er vant til at arbejde med en elektronisk journal. Arbejdsgangene bliver derfor nok heller ikke så forskellige fra nu. Vi forventer mest små justeringer på de arbejdsgange, vi allerede har indarbejdet med ElektRA. ANETTE KÆRGAARD,OVERLÆGE OG SOUSCHEF, ARBEJDSMEDICINSK KLINIK Hvilke forventninger har du til MidtEPJ 1. marts? Jeg forventer, at vi får en fælles platform, som også kan opfylde de vigtige særbehov på den enkelte afdeling. Vi har nogle anderledes faglige behov, end de kliniske afdelinger generelt - f.eks i form af patientdata på papir, som kommer ind udefra, f.eks. fra virksomheder i forbindelse med arbejdsmiljøsager. For os i Arbejdsmedicinsk Klinik rejser overgangen fra papir til strøm derfor mange spørgsmål. Vi må finde ud af, hvordan vi skal håndtere udefrakommende dokumenter, herunder, hvor meget datamateriale det er muligt og i orden at lægge i MidtEPJ. Desuden kommer vi til at skrive, læse og bladre i patientjournalen på en helt ny måde, og det får betydning for vores møde med patienten. Det vil bestemt blive en tilvænning ja, måske ligefrem lidt af en kulturændring for flere af os i afdelingen at skulle fordele fokus mellem patienten og en computerskærm med journalen, hvor vi hidtil har siddet over for patienten med journalen i hånden. Side 20

21 LONE VIGGERS, ERNÆRINGSCHEF, ERNÆRINGSENHEDEN Hvilke forventninger har du til MidtEPJ 1. marts? Store. Jeg glæder mig meget til at få erstattet vores nuværende elektroniske journal med MidtEPJ. Der er rigtig mange fordele for os det betyder bl.a., at vi kun skal ind i én journal for at se de oplysninger, vi har brug for. Derudover kan vi hurtigt få et overblik, og vi skal ikke åbne andre systemer for at se f.eks. svar på patientens blodprøver. Med hensyn til udfordringer, så vil der ikke være nogen, som er større med MidtEPJ end dem, vi allerede har i dag. De kliniske diætister er i forvejen vant til selv at skrive journalnotater direkte i PTI, så nu gør de det bare i MidtEPJ. Jeg tror, journalen vil blive modtaget rigtig godt i afdelingen. Jeg tror desuden, at MidtEPJ vil lette mange arbejdsgange, især fordi vi kun har et sted, hvor vi både har journal, svar på blodprøver, registrering af patienten og booking. Og det bliver skønt at være fri for at bruge tid på E-scan når vi kommer dertil. Og rigtig godt bliver det, når vi også kan anvende f.eks. højde-vægtkurver i MidtEPJ. Side 21

22 Nye trykknapper i MidtEPJ Med seneste opdatering af MidtEPJ, er der nu kommet en såkaldt trykknapfunktion med genveje til forskellige andre systemer. Ikonet med Links til Trykknapintegrationer kan findes øverst i menubjælken, når man arbejder i patientens journal Der er udviklet trykknapper til Patologi, Billeddiagnostik og e-journal, men i første omgang vil det kun være sidstnævnte, der er adgang til fra Hospitalsenheden Vest pr. 1. marts. Adgang til e-journal Ved brug af trykknappen til e-journal, genbruger e-journal brugernavn og password fra MidtEPJ, så man med adgangen til MidtEPJ, også får adgang til e-journal. Trykknappen vil blive aktiv efter 1. marts. Yderligere info Med e-journal gives der adgang til journaldata fra hospitalerne fra alle fem regioner. Det afhænger dog af i hvilken grad, det enkelte hospital har indleveret data til e-journal. Der vil bl.a. kunne findes journaloplysninger fra Århus hospitalerne, men det tidligere Ringkjøbing Amt og nuværende Hospitalsenheden Vest har ikke leveret data til e-journal, så der vil ikke kunne findes oplysninger herfra endnu. Der arbejdes dog på at trække data ud fra PTI og få disse lagt over i e-journal - ligesom der i forbindelse med udrulningen ses på muligheder for at lægge data fra ElektRA i e-journal. Det forventes, at en løbende overførsel af data fra MidtEPJ til e-journal etableres i løbet af Projektleder Ole Zielke / Side 22

23 EPJ-DRIFT Følg med i MidtEPJ driftstatus på Linket findes under Favoritter i Internet Explorer: Nyhedsbrevet udgives af EPJ-kontoret og Kommunikation i Hospitalsenheden Vest. Spørgsmål om indhold til nyhedsbrevet, udgivelser og abonnement kan rettes til kommunikation@vest.rm.dk Fotos: Kommunikation. EPJ-kontoret Overgade 22 DK 7400 Herning Side 23