Til tasterne, lyder rådet. Hospitalsenheden Vest

Transkript

1 Nr maj 2011 Ser journalbunkerne sådan her ud, er det en god ide at bruge ekstra tid ved tasterne inden den elektroniske journal rulles ud på de sidste afdelinger i Hospitalsenheden Vest 1. juni. Til tasterne, lyder rådet Meget tyder på, at det bl.a. betaler sig at bruge tid på færdigregistrering inden udrulningen af den elektroniske patientjournal. Læs, hvordan Børneafdelingen og Neurologisk Afdeling greb forberedelserne an på side 4. Navneskifte Nyt arkiv- Nyt tidspunkt Til tasterne, lyder Vær OBS på Kort nyt: og nedluk modul skal for ERFA-møde i rådet indkøb af PCer - BrugerID og adgangskoder 20. maj testes før brug Herning til 3. rul - Husk korrekt login ved side 2 side 2 side 3 side 4 side 5 bestilling af blodprøver side 6 Hospitalsenheden Vest

2 Navneskifte i MidtEPJ og nedluk 20. maj Da den nye fælles sygehuskode for Hospitalsenheden Vest i starten af året blev oprettet i MidtEPJ blev den desværre oprettet som Hospitalsenhed Vest. En lille forskel, som ikke umiddelbart blev opdaget, men som betyder en del, da MidtEPJ bl.a. trækker navnet til de forskellige brevhoveder, herunder i epikriser. Navnet ændres derfor til det korrekte Hospitalsenheden Vest. Den lille navneændring vil imidlertid indebære et luk for brug af MidtEPJ i hele Vest på mindst en times varighed. Derfor er det besluttet, at det sker natten mellem 19. og 20. maj, hvor MidtEPJ i forvejen har et planlagt nedluk i forbindelse med generel opdatering af systemet. Ud over navneskiftet vil der være den konsekvens, at MidtEPJ glemmer, hvor og med hvilken rolle, du har logget dig ind sidst. Så ved første login efter MidtEPJ er startet op igen, skal du derfor vælge afdeling/afsnit og rolle igen. Efterfølgende vil MidtEPJ huske login som normalt. OBS! Nedluk kan give knas med password-ændringer I forbindelse med det planlagte nedluk vil du stadig kunne logge på MidtEPJ uden problemer. Du vil også kunne skifte password via alle andre systemer end MidtEPJ (f.eks. Ændringer vil så først slå igennem i MidtEPJ efter nedlukket. Hvis du kommer til at skifte password via MidtEPJ i stedet for selvbetjeningen, så kan det nye password risikere at blive stillet tilbage under nedlukket. Projektleder Ole Zielke / EPJ-koordinator Jeanette Dent / Nyt arkivmodul skal testes før brug I forbindelse med, at MidtEPJ skal opdateres, vil journalen komme til at rumme et arkivmodul - bl.a. med mulighed for at scanne og gemme patientdokumenter. Modulet skal testes i juni, før det kan tages i brug. Modulet er beregnet til arkivering af de resterende papirdokumenter i patientens journal /chartek efter, at MidtEPJ er taget i brug. Der kan f.eks. være tale om vækstkurver, skriftlige samtykkeerklæringer, kliniske fotos og observationsskemaer. Side 2

3 Dokumenterne kan overføres til patientens journal, enten via overførsler af filer på PCen eller netværket, eller ved inscanning, f.eks. via en multifunktionsmaskine. Selvom funktionaliteten i MidtEPJ er klar til brug 20.maj., går der lidt tid, før hele Hospitalsenheden Vest kan have glæde af arkivmodulet. Planen er at køre en pilotimplementering i juni måned, hvor arbejdsgange og udstyr mm. vil blive afprøvet. På baggrund af de erfaringer der kommer derfra, skal arkivmodulet derefter tages i brug på de øvrige kliniske afdelinger. EPJ-ansvarlig Robert John Oscroft Nyt tidspunkt for ERFA-mødet i Herning Erfaringsmødet for EPJ-supporterne 18. maj i Herning er blevet rykket frem til kl i Auditoriet. Mødetidspunktet i Holstebro er fortsat uændret: 16. maj kl i Holstebro. Side 3

4 På ERFA-møderne vil der være opsamling på erfaringerne fra rul 2 og orientering om rul 3, 1. juni og om nye funktionaliteter i MidtEPJ. EPJ-ansvarlig Ilse Lauridsen / Til tasterne, lyder rådet Erfaringer i to rul-afdelinger tyder på, at det bl.a. betaler sig at bruge tid på færdigregistreringer og at skrue ned for aktiviteten inden udrulningen af den elektroniske patientjournal. Vi har erfaret, at er vigtigt, at man både sørger for at skrue ned for aktiviteten de rigtige steder, og at sekretærsupporten får topprioritet. - Ledende overlæge Nana Thrane, Børneafdelingen. Børneafdelingens ledelse havde sørget for, at de ambulante aktiviteter kørte på lavere blus i de første to uger efter EPJ-udrulningen, og at sekretærerne havde fået tid til at færdiggøre så mange notater som muligt i PTI (red.) inden 1. maj. Alligevel skred tidsplanen, da en nøgleperson blandt sekretærerne måtte lægge sig syg. Takket være bl.a. en god forberedelse formåede afdelingen at løfte implementeringen af MidtEPJ uden, at læsset væltede: - Vi blev selvfølgelig ekstra pressede på sekretær- og supportsiden, fordi der er meget sekretærarbejde forbundet med at registrere, samtidig med, at sekretærerne også skal hjælpe de andre faggrupper med at lære korrekt registrering, fortæller ledende overlæge Nana Thrane på Børneafdelingen. Den planlagte reduktion af ambulante aktiviteter lettede imidlertid på det indledende pres: Side 4

5 - Det er vigtigt, at man både sørger for at skrue ned for aktiviteten de rigtige steder, og at sekretærsupporten får topprioritet. Vi nedjusterede ambulatorieaktiviteten et sted mellem en tredjedel og en fjerdedel af det sædvanlige niveau, og vi skød bestemt ikke over målet. mener Nana Thrane. Desuden har Børneafdelingen draget fordel af, at erfaringsudveksling og videndeling supportere og slutbrugere i mellem hele tiden har været prioriteret højt: - Når vores egne EPJ-supportere havde en ledig stund, udvekslede de erfaringer, og det fik alle stor gavn af. F.eks. gav vores læger og sygeplejersker undervisning i journalen på morgenkonferencen, hvis de ikke var i support, og det har haft stor betydning for, hvordan folk føler, de kan håndtere MidtEPJ, fastslår Nana Thrane. Brug supporterne, prioritér intern undervisning og hav tålmodighed med hinanden. - Ledende oversygeplejerske Gitte Kjær Nielsen, Neurologisk Afdeling. Supporternes interne undervisning til egne faggrupper i afdelingen har ifølge ledende oversygeplejerske Gitte Kjær Nielsen fungeret super godt på Neurologisk Afdeling: - Undervisningen har taget en del spørgsmål i opløbet, har fjernet berøringsangsten, og har givet brugerne et lille indblik i MidtEPJ, siger Gitte Kjær Nielsen, og tilføjer: - Brug i det hele taget supporterne! De skal høres, for, de har så meget erfaring efterhånden, og de har et rigtig godt indblik i MidtEPJ. Desuden er det vigtigt, at der er tæt kontakt mellem afdelingens supportere og den EPJ-ansvarlige i hele udrulningsprocessen. Neurologisk Afdeling har erfaret, at holdning og arbejdsgange skal være et vigtigt fokusområde i forberedelsesfasen. Medarbejderne skal forberedes på, at de tager et helt nyt system i brug, som tager tid at lære. Og at arbejdsgange nødvendigvis vil ændre sig. - Personalet skal forberedes på, at alt nyt er svært, og at det til tider vil forekomme svært men at med tid og tålmodighed så kommer alt det nye ind under huden. Man skal forvente, at der skal ændres i arbejdsgange, og at det kun kan gøres, efterhånden som brugerne lærer systemet at kende. Summa summarum er det vigtigt med tålmodighed også på tværs af faggrupper, fastslår Gitte Kjær Nielsen. Vigtigt med balanceret support I 1. uge var der passende og fin organiseret supportstøtte. I 2. uge har spørgsmålene været mere dedikeret til dybere lag i EPJ-systemet. Så der kan spares på supporten i uge 2. Det er vigtigt, man kan fortsætte med egne supportere og en EPJ-ansvarlig til de faglige spørgsmål, som opstår til systemet. - Neurologisk Afdeling Tag godt i mod supporterne EPJ-Supporterne udfører et kæmpe stykke arbejde, og de har meget erfaring med MidtEPJ. På Neurologisk Afdeling er vi meget OBS på at tage godt i mod supportere fra andre afdelinger - vi kan kun anbefale, at man tager i mod dem med kyshånd! - Neurologisk Afdeling Side 5

6 Vær OBS ved PC-indkøb til 3. rul Op til 3. og sidste rul er der kommet gang i bestillingerne af nyt it-udstyr til afdelingerne. I den forbindelse er det vigtigt at huske, at alle bestillinger - specifikt i forhold til indkøb af stationære PCer, bærbare og skærme til brug af MidtEPJ - skal gå via it-afdelingen og EPJ-kontoret. Projektleder Ole Zielke / EPJ-koordinator Jeanette Dent / BrugerID og adgangskoder til MidtEPJ - Praksis for bestilling af brugerid og adgangskode til MidtEPJ. Retningslinje for bestilling Først og fremmest skal du finde retningslinjen for bestilling af brugerid og adgangskode til MidtEPJ på EPJ-siden under BrugerID og adgangskoder her. Bestilling af log on koder til MidtEPJ foregår ved, at du bruger tilmeldingsblanketten på Sundheds-ITs hjemmeside: Nyansættelse. Fastansatte, faste vikarer m.v. Side 6

7 Alle fastansatte og vikaransatte og vikarer, som kommer flere gange i Hospitalsenheden Vest, skal have personligt brugerid og personlig adgangskode. Akut tilkald af vikarer Vikarer, som rekvireres akut på grund af sygdom eller lignende, kan få udstedt et midlertidigt brugerid og en midlertidig adgangskode ved fremmøde i afdelingen. Denne løsning skal kun bruges i denne sammenhæng og ikke, hvis en ansat har glemt sin kode eller lignende. Vikarkoder kan bestilles via IT Koderekvirering. Afdelinger, som tidligere har brugt vikarkoder, er allerede tilmeldt denne ordning. Andre afdelinger kan tilmelde sig ordningen ved henvendelse til Sundheds IT: Mette Johannesen eller Bente Lykkegaard Brandsborg. EPJ-koordinator Jeanette Dent / Husk korrekt afsnit-login ved bestilling af blodprøver Det afsnit, som du er logget ind på, bliver rekvirent på de blodprøver, du bestiller, og svarene kommer på det pågældende afsnits liste over modtagne svar. Hvis du logger ind forkert, når du bestiller blodprøver, bliver der i værste konsekvens ikke reageret på skæve blodprøvesvar, fordi patienten ikke er kendt på det afsnit, som modtager svaret. Det er vigtigt, at modtagne blodprøvesvar bliver set og godkendt med henvisning til DDKM om rettidig reaktion på prøvesvar. Obs! Tooltip i biokemi kumulerede viser både referenceintervallet for analysesvaret samt eventuelle beskeder fra laboratoriet. Ved at klikke på det pågældende svar, kan man i kommentarfeltet nederst også læse eventuelle beskeder fra laboratoriet. Eksempel på kommentarfelt: Side 7

8 Projektleder Ole Zielke / EPJ-koordinator Jeanette Dent / EPJ-ansvarlig Dorthe Pilgaard / Nødprocedurer, fejlindmeldinger og spørgsmål og svar på EPJ-siden Nu kan du både finde nødprocedurer, læse, hvordan du indmelder fejl og få svar på de mest hyppige spørgsmål om hjælp på vores EPJ-side. Skal du varsle akutte problemstillinger, finde nødprocedurer og supporthjælp? Hvis EPJ er lukket eller går ned uventet, hvordan får man så adgang til journaldata, og hvordan kan man lave dokumentation? Svaret finder du i retningslinjerne for nødprocedurer. Hent alle retningslinjer vedrørende nødprocedurer på EPJ-siden under Nødprocedurer. Fejlindmelding hvordan? Bliv klog på, hvordan du bl.a. indmelder fejl i MidtEPJ, og indberetter ændringsønsker på EPJ-siden under Superbrugerinfo. Spørgsmål-svar På vores spørgsmål-svar-side kan du få svar på nogle af de hyppigst stillede spørgsmål det er alt lige fra log on problemer til hjælp med standardplaner. Klik her for mere info. EPJ-koordinator Jeanette Dent / Side 8

9 Problemer med MidtEPJ - hvor starter jeg? Hvis der er problemer med MidtEPJ, kan du først og fremmest hente hjælp i følgende dokument: Hvor får man hjælp Tekniske problemer med log on, adgangskode eller brugeroprettelse? Ved tekniske problemer eller problemer med log on, adgangskode, eller brugeroprettelser skal du kontakte HelpDesk via ikonet på skrivebordet eller på lokalnummer EPJ-spørgsmål. ændringer til SFI eller ændringsønsker til MidtEPJ? Ved EPJ-spørgsmål, spørgsmål om ændringer til SFI, ændringsønsker til funktionaliteter i MidtEPJ, eller ønsker til nye funktioner, skal du enten via superbruger, EPJ-ansvarlig i afdelingen, eller læringstavlerne. Følg med i MidtEPJ driftstatus Side 9

10 Nyhedsbrevet udgives af EPJ-kontoret og Kommunikation i Hospitalsenheden Vest. Spørgsmål om indhold til nyhedsbrevet, udgivelser og abonnement kan rettes til kommunikation@vest.rm.dk Fotos: Kommunikation. EPJ-kontoret Overgade 22 DK 7400 Herning Side 10