Markedsdialog om Ny Sagsbehandlingsløsning. Afrapportering fra 1. etape

Transkript

1 Markedsdialog om Ny Sagsbehandlingsløsning Afrapportering fra 1. etape

2 Resumé ANS-projektet har gennemført den første af to etaper i markedsdialogen om en ny sagsbehandlingsløsning. Projektet afholdte fællesmøde for leverandører den 1. februar 2017 og individuelle leverandørmøder den i perioden fra den 20. til 27. februar Form ålet med dialogens første etape var at få indblik i løsningerne på markedet og deres kompatibilitet i forhold til at understøtte AES anvendelsesområde. AES har som følge af dialogen erfaret, at der findes løsninger på markedet, der i rimeligt omfang kan understøtte AES behov til en ny sagsbehandlingsløsning. Side 2 af 11

3 Indholdsfortegnelse 1. Proces for markedsdialog Deltagelse i individuelle møder Løsning Selvbetjeningsløsning Frasebibliotek og brevproduktion Styringsreoler Storage og migrering Forberedelse af udbud Hvad er standard? Agilitet Userstories Proof of Concept (POC) Cost drivers Næste skridt Side 3 af 11

4 1. Proces for markedsdialog Markedsdialogen afholdes i to etaper; henholdsvis en indledende og en dybdegående del. Denne rapportering redegør for fund og erfaringer fra den første etape af markedsdialogen, som blev afholdt i februar Den indledende markedsdialog havde til formål at skabe interesse om projektet og sikre leverandørernes tilbagemeldinger på overordnede og strategiske dokumenter, som ligger til grund for udarbejdelse af udbudsmaterialet. For at indlede markedsdialogen afholdte ANS-projektet den 1. februar 2017 et informationsmøde, hvor 19 interesserede leverandører deltog. Birgitte Kartman introducerede AES forretningsområde og ANS - projektet præsenterede de overordnede rammer for projektet. I perioden februar 2017 afholdtes individuelle møder, hvor udvalgte leverandører præsenterede deres relevante standardsystemer. 1.1 Deltagelse i individuelle møder 14 leverandører anmodede om deltagelse i individuelle møder. Følgende 5 leverandører blev udvalgt til at præsentere deres standardløsninger for projektet: - cbrain - CSC - Netcompany - KMD - Tieto Leverandørerne anmodede om deltagelse ved angivelse af, hvilket standardsystem, de ønskede at præsentere for projektet. Ved udvælgelsen har projektet lagt vægt på, at få præsenteret forskellige typer af standardsystemer, som hver i sær vurderedes at kunne understøtte AES anvendelsesområde. Udvælgelsen afspejler således et ønske om at identificere de mest anvendelige system typer. Side 4 af 11

5 2. Løsning AES har som følge af den første etape af markedsdialogen erfaret, at der findes løsninger på markedet, der i rimeligt omfang kan understøtte AES behov til en ny sagsbehandlingsløsning. Desuden har de individuelle møder bidraget til projektets muligheder for at identificere, i hvilket omfang AES behov til en sagsbehandlingsløsning adskiller sig fra standardløsninger på markedet. De tilgængelige løsninger giver i rimeligt omfang mulighed for at understøtte kerneproces ser for sagsbehandlingen i AES. De demonstrerede ESDH-løsningerne understøtter således sagsbehandlingen ved hjælp af enten procesværktøjer eller tjeklister. Leverandørerne udtrykker, at standardløsningernes konfigurerbarhed gør det muligt at understøtte sagsbehandling i vidt omfang uden at kompromittere adgangen til opdateringer. Nogle leverandører præsenterede en løsning der er en sammensætning af flere standardsystemer, herunder bl.a. ESDH, CRM og procesværktøj. Det er således forventningen, at en kommende leverandør skal levere en løsning, som kan være sammensat af flere systemer. Om der er brug for flere standardsystemer afhænger af AES konkrete behov, eksempelvis afgør behovene for styring af sagsbehandlingsprocesserne, om der er behov for avancerede procesværktøjer udover de procesværktøjer løsningerne indeholder som standard. Projektet har foreløbigt identificeret følgende behov, der kan være særlige for AES set i forhold til de præsenterede løsninger: - Selvbetjeningsløsning (afsnit 2.1) - Frasebibliotek og brevproduktion (afsnit 2.2) - Styringsreoler (afsnit 2.3) - Datamængder (afsnit 2.4) 2.1 Selvbetjeningsløsning Selvbetjeningsløsningerne som blev præsenteret vurderes at kunne udvikles så de opfylder AES behov til en selvbetjeningsløsning, ved at skadelidte kan se i egen sag, se sagsstatus og i øvrigt betjene sig selv i forbindelse med interaktion med AES. Digital understøttelse af interaktion med forskellige grupper af samarbejdspartnere, herunder læger, forsikringsselskaber etc. kræver desuden udvikling og grundlæggende tilpasning af de viste selvbetjeningsløsninger. Leverandørerne havde med deres præsentationer i høj grad rettet fokus på kerneprocesserne i sagsbehandlingen og således kernesystemet. En selvbetjeningsløsning er således som udgangspunkt ikke en integreret del af kernesystemet og vil derfor formentlig være adskilt fra sagsbehandlingsmodulet. Side 5 af 11

6 Fælles for de præsenterede løsninger var, at selvbetjeningsløsningen specialudvikles på baggrund af standardkomponenter. Anbefalingen er således, at en selvbetjeningsløsning specialudvikles og kobles løst til sagsbehandlingsløsningen, så det vil være muligt at udbyde videreudvikling og vedligeholdelse af løsningerne separat og løsningen dermed bliver mindre sårbar i forhold til at følge den teknologiske udvikling på afgrænsede områder. Det bør afklares, om det vil være hensigtsmæssigt at sondre mellem selvbetjenings- og sagsbehandlingsløsningerne i relation til krav om standard, konfigurering og specialudvikling. På denne måde vil det være muligt at have en mindre standardiseret selvbetjeningsløsning og en mere standardiseret sagsbehandlingsløsning. 2.2 Frasebibliotek og brevproduktion AES har i dag en meget kompleks funktionalitet, som håndterer frasebibliotek og brevproduktion. Erfaringerne fra markedsdialogen er, at standard ESDH-løsninger for de fleste løsninger har en meget enkel funktionalitet til understøttelse af frasebibliotek og brevproduktion. Det forventes således ikke, at AES behov i relation til brevfletning kan understøttes i kernesystemet ESDH og dettes funktioner til brevproduktion. Der findes imidlertid leverandører, der har specialiseret sig i standardløsninger til netop frasebibliotek og brevproduktion. Der er således behov for en nærmere afdækning af AES behov i relation til frasebibliotek og brevproduktion og i hvilket omfang specialiserede standardsystemer kan opfylde disse behov. Formålet er at afdække, om der er behov for specialudvikling for at understøtte forretningens behov og således målrette krav til en kommende løsning. 2.3 Styringsreoler AES forretning er i dag baseret på, at sager fordeles indenfor grupper. En sag følger således ikke en sagsbehandler, men i stedet en gruppe af sagsbehandlere. Dette skyldes, at sagerne er kendetegnet ved for en stor dels vedkommende at have lange sagsbehandlingsforløb, som består af korte aktive perioder afbrudt af længere perioder, hvor der afventes materiale/akter fra eksterne, som f.eks. læger. Ved denne type sagsstyring er der således ikke de samme problemer med ophobning af sager ved ferie. Side 6 af 11

7 De præsenterede løsninger havde styringsreoler som en del af deres standard. Der er imidlertid behov for en yderligere afdækning af, om styringsreolerne kan understøtte AES. 2.4 Storage og migrering Med projektets migreringsstrategi lægges op til, at data, der skal migreres, stilles til rådighed for leverandøren i.tif-format. AES er således ansvarlig for at data ekstraheres fra SJP. Leverandøren har således alene ansvar for at sikre, at data migreres ind i en ny sagsbehandlingsløsning. Leverandørernes tilbagemelding i forhold til denne ansvarsfordeling var positiv. Enkelte gjorde opmærksomme på, at der AES skal sikre sig, at der er tilstrækkeligt stamdata til rådighed ved udtræk fra det eksisterende system, så det er muligt at lægge data korrekt ind i en ny løsning. AES har ca. 150 millioner filer i det nuværende digitale arkiv. Det forventes ikke at samtlige data migreres, men grundet genoptagelsesadgangen, vil der være behov for migrering af størstedelen af disse filer. Erfaringen fra dialogen var, at kun få af de præsenterede systemer hidtil har håndteret så store datamængder som AES har. Det er således afgørende, at de store datamængder ikke får betydning for systemets funktionalitet, så systemets ydeevne ikke kompromitteres af de store dokumentmængder. Der er således behov for at afdække, i hvilket omfang løsningernes arkitektur og muligheder for back -up understøtter så store datamængder. Desuden vil store datamængder forventeligt betyde en stor migreringsopgave. Der er således behov for at afdække, hvordan leverandørerne vil løse en migreringsopgave af denne størrelse. For ESDH systemer, som lagrer dokumenter i formater, som forudsætter, at der sker en formatering inden præsentationen, skal det sikres, at dokumentet kan præsenteres på den samme måde uafhængigt af eventuelle fremtidige opgraderinger af præsentationsværktøjet. Endelig skal det afdækkes, hvordan leverandøren håndterer dokumenter i.tiff format, så konverteringen fra andre formater ikke medfører fejl i de konverterede data. Side 7 af 11

8 3. Forberedelse af udbud I forbindelse med forberedelse af et udbud havde leverandørerne en række anbefalinger og opmærksomhedspunkter, som AES bør have for øje i forbindelse med forberedelse af et kommende udbud, herunder valg af kontraktparadigme, udviklingsstrategi og plan for gennemførelse af udbud: AES behov ved definition af standard Rum for agilitet i udviklingsforløbet Userstories eller krav Proof of Concept (POC) Cost drivers generelt 3.1 Hvad er standard? Dialogen med leverandørerne har givet anledning til drøftelse af, hvad AES tillægger vægt ved definitionen af standard i et kommende udbud. Generelt er der ikke en almen opfattelse af, hvad en der er en standardløsning. De løsninger leverandørerne har præsenteret har været karakteriseret ved at de bygger på komponenter som er skabt af leverandøren ved anvendelse af en eller flere kendte platforme eller teknologier. Det er i næsten alle tilfælde kun leverandøren og dennes medarbejdere som tilbyder at udføre konfiguration, tilpasning og udviklingsopgaver i forhold til løsningen. Udbyttet af at vælge en løsning bygget på leverandørernes egne standard komponenter er at disse har nået et vist modenhedsstadie og at udviklingsomkostningerne må forventes at være delt imellem kunderne. Dette gælder i noget omfang også fremtidige udviklings og vedligeholdelses omkostninger. Ulempen er at der skabes en stor afhængighed af leverandøren i forhold til fremtidig vedligehold og udbygning af løsningen. Der er således risiko for at der være begrænset konkurrence ved fremtidige udbud af vedligeholdelse og driftsopgaver. Den fremtidige vedligeholdelse af leverandørens standardkomponenterne kræver at der er en tilstrækkelig stor population af løsninger, hvor de indgår, til at dette er attraktivt for leverandøren. Side 8 af 11

9 3.2 Agilitet Projektet fremlagde på fællesmødet udviklings-, migrerings- og idriftsættelsesstrategi for projektet. Udviklingsstrategien efterlader kun i begrænset omfang rum for agilitet i udviklingsforløbet. Dette skyldes, at det blev vurderet, at AES projektorganisation ikke i tilstrækkeligt omfang ville kunne indgå i et agilt samarbejde med leverandøren. Leverandørerne opfordrede imidlertid enstemmigt til at give mulighed for agilitet i udviklingsforløbet, så fortolkningen af AES behov i lyset af leverandørens løsning håndteres smidigt og løbende. På denne måde mener leverandørerne, at man opnår et partnerskab omkring udviklingsforløbet som vil sikre den bedste løsning. Leverandørernes forventninger til AES i udviklingsforløbet, herunder AES evne til at træffe hurtige forretningsmæssige beslutninger på workshops, er imidlertid store. 3.3 Userstories Projektet har hidtil arbejdet efter samme anskaffelsesmodel for Udbetaling Danmark (KUP). Dette indebærer en fuldstændig kravstillelse af anskaffelsen. Leverandørerne opfordrede imidlertid enstemmigt til at bruge user stories eller brugerhistorier til beskrivelse af anskaffelsen. Ved at kravstille efterlades et mindre rum, hvor leverandørerne kan sikre, at AES behov opfyldes indenfor rammerne af standardløsningen og med mindst mulig specialudvikling. På denne måde mener leverandørerne, at AES får den bedste løsning til den bedste pris med mulighed for at drage nytte af opdateringerne til standardplatformen. 3.4 Proof of Concept (POC) AES har tilkendegivet overfor markedet, at man forventer at gennemføre POC-forløb forud for kontraktindgåelse med henblik på at afprøve leverandørens metode og eventuelt verificere om løsningen opfylder AES krav og behov. Leverandørerne var positivt stillede overfor dette. 3.5 Cost drivers Leverandørerne tilkendegav, at følgende faktorer kan være fordyrende elementer ved anskaffelse af en sagsbehandlingsløsning til AES: - Hvis leverandøren skal udarbejde dokumentation, så AES/ATP selv kan overtage systemet Side 9 af 11

10 - En kompleks informationsmodel - Antallet af brugere, hvor standardprodukter er brugerlicenserede - Behov for en avanceret proces/regelmotor, hvis systemet er meget proces/regeltungt - Datamængder kan være afgørende for hvor meget storage, der er behov for. - Risikofordeling og behov i forbindelse med datamigrering. Side 10 af 11

11 4. Næste skridt Konklusionerne (dette dokument) fra markedsdialogen offentliggøres på AES.dk og notifikation sendes til leverandørerne via Mercell. Ligesom ved første etape af markedsdialogen forventer AES at udvælge et passende antal leverandører til deltagelse i anden etape af markedsdialogen, hvor standardløsningernes funktionalitet afdækkes mere indgående og udvalgte emner drøftes med leverandørerne. Følgende er forslag til materiale, som projektet overvejer at offentliggøre for markedet forud for afholdelse af anden etape: - Informationsmodel - Kermeflow og tilhørende aktivitetsbeskrivelser - Udsnit af brugerhistorier - Notat om udvalgte emner, som ønskes drøftet med leverandørerne - Notat om behov for sagsproduktionsstyring - Notat om sagskendetegn Da formålet med anden etape af markedsdialogen er at afdække standardløsningernes formåen, forventer AES at anmode de udvalgte leverandører om at præsentere en demo af deres udvalgte standardsystem. Demoen kunne eksempelvis afspejle det offentliggjorte udsnit af brugerhistorier og vil således udgøre et mini Proof of Concept. Da selvbetjeningsløsningerne har vist sig ikke at være adskilte systemer, må demoen forventes hovedsagligt at knytte sig til den i AES interne del af sagsbehandlingen. På denne måde forventes det, at løsningernes muligheder og begrænsninger vil materialisere s ig, så det bliver muligt at afdække, i hvilket omfang standardprodukterne alene kan understøtte sagsbehandlingen, og i hvilket omfang der er behov for specialudvikling af en ny sagsbehandlingsløsning. AES arbejder i den kommende tid på at finde de mest relevante rammer for anden etape af markedsdialogen. Notifikation om det fremadrettede forløb vil ligeledes ske via Mercell og AES.dk. Anden etape forventes afholdt i løbet af maj og juni Side 11 af 11