Nyt medlemssystem? Hør eksperterne! Groupcare Foreningernes hus

Transkript

1 Nyt medlemssystem? Hør eksperterne! Groupcare Foreningernes hus

2 GROUPCARE FORENINGERNES HUS ER: It-partner for danske foreninger og medlemsorganisationer med vores produkter medlemssystemet Membercare og Groupcare Community Udbyder af en række service og rådgivningsydelser Et samlingspunkt for viden om foreninger

3 Ordentlighed. Ordentlighed betyder for os, at man er rettidig og har styr på sine processer. Vi vil løbende reflektere over vores systemer og forretningsgange for at sikre gennemtestede medlemsløsninger og øget værdiskabelse. Faglighed. Faglighed betyder for os, at vi får sat vores kompetencer i spil og udnytter vores erfaring med organisationer og foreningers dagligdag. Vi vil være nysgerrige efter fag-faglig viden for at udvikle vores kompetencer, som vi kan omsætte til værdi for danske foreninger. Nærværende. At være nærværende betyder for os, at udvise empati og engagement over for vores kunder, medarbejdere og stakeholders; vi vil være i øjenhøjde og modtagerorienterede.

4 Program: Velkomst Nyt medlemssystem hvornår? v/lisbeth Bekker, Groupcare Forarbejdet v/mogens Engmark, Foreningsudviklerne Pause Valg af leverandør v/erik Lennings, IBM Den videre proces v/lisbeth Bekker, Groupcare Afrunding

5 Nyt medlemssystem? Hvornår ved man, at det vil give mening med et nyt medlemssystem?

6 Det ved man ikke altid men, der kan være nogle indikatorer eller ønsker i organisationen

7 Eksempler på indikatorer/ønsker: At øge kvaliteten i medlemsdata og muligheden for at arbejde mere vidensbaseret At samle foreningens viden om medlemmerne, så foreningen bliver i stand til i højere grad at målrette sine ydelser og tilbud At skabe transparens og forbedre samarbejdet på tværs af organisationen At optimere dataflow i forhold til hele organisationen (undgå suboptimering)

8 Eksempler på indikatorer/ønsker: At effektivisere og digitalisere for dermed at understøtte administrative arbejdsgange og flytte kvantitative opgaver til mere kvalitative At arbejde med tidssvarende medier til kommunikation med medlemmer og omverden At anvende nye teknologiske muligheder At sikre, at data kun skal registreres ét sted

9 Hvordan griber man processen an i de besværlige foreninger? Mange af de foreninger vi møder, har det svært med at gennemføre it-projekter, fordi medarbejdere og chefer ofte har meget lidt erfaring med at gennemføre projekter i denne størrelsesorden og ikke har den nødvendige it-indsigt. Påstand: Foreninger er gode til af drive forening, men dårlige til teknologi og it.

10 Hvordan griber man processen i de besværlige foreninger? Vi ser... Arbejdsgange og procedurer er ofte ikke beskrevet Systemer benyttes flere steder forskelligt fra medarbejder til medarbejder og alle mener, at de benytter det korrekt Der benyttes forskellige systemer fra afdeling/enhed/funktion til afdeling/enhed/funktion, hver enhed har fokus på sig og sine Der tænkes ikke i en organisatorisk sammenhæng Der kan være politiske interessenter, som skal håndteres i projektet

11 Der mangler kompetencer!! Og særligt den vi kalder... it-analytisk kompetence; En der kan tænke forretningsmæssigt på tværs af organisationen, og som både har: forretningsmæssig organisatorisk pædagogisk it-mæssig indsigt og forståelse

12 it-analytisk kompetence En der kan analysere organisationens forretningsmæssige behov, spotte relevante aktører i projektet og tilvejebringe relevante beslutninger til ledelsen. Én der ved, hvad der er muligt, og hvordan man får bragt organisationen derhen, som ledelsen ønsker.

13 Hvis kompetencen mangler Der træffes beslutninger på basis af mangelfuld viden. Nogle beslutninger er forkerte og vil skabe problemer for projektet og dets interessenter undervejs. Og vi ser næsten altid, at der ved test og implementering kommer yderligere ønsker til systemet, fordi man ikke har foretaget en grundig styring og ledelsesmæssig involvering i projektet.

14 Hvordan griber man projektet an? Hvem er i stand til at tilvejebringe det rigtige beslutningsgrundlag til ledelsen? Hvem kan levere den rette rapportering til ledelsen? Hvem kan screene markedet for relevante leverandører? Hvem vil være i stand til at tænke hele organisationens behov i en forretningsmæssig sammenhæng?

15 Hvordan griber man projektet an? Første vigtige step Kan vi klare det selv, eller skal vi have hjælp?

16 Hvordan griber man projektet an? Nyt system nye arbejdsgange Kend dine kerneprocesser og dine arbejdsgange, ellers er det svært at træffe beslutning om hvilket system, der bedst understøtter foreningen fremadrettet. Kan vi selv skabe det overblik? Og her er der god økonomi i at være ærlig overfor sig selv organisatorisk...

17 Hvordan griber man projektet an? Vi oplever små organisationer, der er yderst velplanlagte og strukturerede i deres tilgang, og vi oplever større organisationer som ikke er det - og hvor selverkendelsen mangler. Projektet bliver ganske enkelt bedre, hvis man er klar på, hvad man kan kompetencemæssigt, og hvis ledelsen forholder sig kritisk til egne ressourcer og kompetencer.

18 Hvordan griber man projektet an? Vores anbefaling: Har du de nødvendige kompetencer, eller skal vi have hjælp udefra? VIGTIGST Har du overblik over foreningens kritiske arbejdsgange? Hvad vil foreningen bruge sine data/sit system til fremadrettet? Hvilke data bruges af hvem og til hvad? Overblik over data og systemer hvor kommer data fra, og hvordan vedligeholdes data i dag, og er der ønsker til hvordan det skal være i fremtiden?

19

20 Den videre proces Stil krav om at første step er en forundersøgelse og brug pengene på den. - Det er her leverandøren skal lære jer at kende, både jer som individer og organisationens krav og behov. Stil krav om grundig dokumentation af undersøgelsen og stil krav om, at det er skrevet så I forstår det!!

21 Den videre proces Forundersøgelsen og udarbejdelse af løsningsbeskrivelse, form workshop tiden skal ikke spildes Er problemstillingen tydelig og relevant for alle parter? Skal den udfoldes mere? Har enkelte medarbejdere undervejs dannet hypoteser omkring problemstillingen, der skal afkræftes eller bekræftes? Hvilke overvejelser er der gjort omkring implementeringsfasen, og skal disse tænkes ind i udviklingen?

22 Den videre proces Overvejelser om udvælgelse af øvelser/metoder til workshoppen: Hvad skal metoden sætte fokus på? Arbejdsgang analyse eller dataanalyse? Er det hele gruppen der skal deltage, eller er det enkelte medarbejdere? Er det vigtigste gruppens proces? Skal der udvikles en spørgeguide, fordi der er særlige områder som I ønsker særlig fokus på?

23 Den videre proces Gældende for alle workshopdesigns: Hvor lang tid skal workshoppen tage? (5-6 timer)? Hvem og hvor mange deltager? Ville det være en fordel at invitere andre interessenter? Groupcare dokumenterer workshoppen, da vi opsamler viden til udarbejdelsen af kravspecifikationen. Workshopformatet inviterer til en faciliteret proces, og det er derfor vigtigt, at I oplever en leverandør der tager det alvorligt. Stil krav.

24 Den videre proces Levede leverandøren op til jeres krav? Var workshops velplanlagte? Er dokumentationen brugbar? Er der god kemi? Oplever I, at I bliver forstået? Voksede projektet, eller var leverandøren dygtig til at holde os på standard? Hvordan vil leverandøren hjælpe os med test og hvordan er deres testproces? Det er NU i kan vælge til eller fra på leverandøren.

25 Den videre proces Involver ledelsen og insister på at de forstår projektet og bakker op Skab rum og tid organisatorisk Vær ærlige om projektets ressourcer og kompetencer (også overfor leverandøren) Sørg for at det er det rigtige hold der sammensættes

26 Den videre proces Lav sammen med leverandøren en realistisk tidsplan Hav sammen med leverandøren fokus på need to have og nice to have og afstem med ledelsen hvad I beslutter, det er ledelsens opgave at bakke op om de beslutninger der træffes i projektet Vær opmærksom på test, og sørg for at der i projektet bliver udarbejdet testmaterialer Overhold styregruppemøderne og sørg for at der bliver udarbejdet løbende dokumentation for beslutninger, også det der ikke skal laves nu

27 Valg af leverandør Skræddersyet versus standard Den skræddersyede løsning er dyr både at anskaffe og vedligeholde. De nye features, man får, er dem man selv har købt. Ulempen er, at såvel økonomi som tidsplan kan være særdeles vanskelig at styre. Til gengæld kan løsningen rumme organisationens eksisterende arbejdsgange, hvilket minimerer konfliktniveauet internt i organisationen i forbindelse med implementeringen.

28 Valg af leverandør Skræddersyet versus standard Standardløsningen er relativ billig at anskaffe og vedligeholde. Desuden får man via betaling for vedligehold løbende adgang til nye features. Ulempen kan være, at organisationens arbejdsgange må tilpasses systemets design afhængig af hvordan de eksisterende arbejdsgange er, kan det dog også blive en fordel. Ud over at man skal ændre sine arbejdsgange, kan organisationen også opleve at ansvar for opgaver flyttes mellem afdelinger typisk medlemsadministration og kontingent. Det giver i reglen nogle ledelsesmæssige udfordringer internt i organisationen. Til gengæld er det relativt let at styre it-projektets økonomi og tidsplan.

29 Valg af leverandør - checkliste Lad leverandøren demonstrere, at systemet kan håndtere de krav, som organisationen har. Spørg ind til, hvordan leverandøren håndterer integrationer til organisationens øvrige systemer (fx web, økonomi og evt. ESDH). Gå efter standard ellers koster det. Spørg ind til hvilke muligheder der er for præsentation af data fra systemet. Det kan være et stærkt værktøj i forhold til at se medlemsudvikling og -adfærd undersøge målgrupper for kampagner mv. Vælg en leverandør, der har prøvet det før en der har erfaring fra organisationsverdenen, som kender til de typiske arbejdsopgaver i medlemsorganisationer og til spillereglerne i en politisk ledet organisation.!

30 Valg af leverandør - checkliste Overvej om organisationen selv råder over nødvendige tekniske- og projektledelses-kompetencer. Hvis det ikke er tilfældet, skal man se kritisk på, om leverandøren kan stille med det rigtige hold i forhold til at styre projektet i mål. Vælg en leverandør der kan hjælpe jer med test, og stil krav om at se leverandørens testdokumentation, Tag på referencebesøg hos de relevante leverandørers eksisterende kunder. Vælg kunder, der har en organisation, som ligner din egen, og se hvordan de bruger systemet i hverdagen. Og husk at tage repræsentanter fra det administrative personale med på referencebesøg, da de kan spørge mere detaljeret ind til håndtering af særlige tekniske finesser, end ledelsen (ofte) er i stand til.

31 Foreningernes hus på Linkedin Konferencen: Den digitale medlemsorganisation 6. oktober 2015, kl Kosmopol, København Pris 700 (for de udvalgte)