OPLÆG OM FÆLLES SØNDERJYSK HUSLEJENÆVN OG BEBOERKLAGENÆVN

Transkript

1 OPLÆG OM FÆLLES SØNDERJYSK HUSLEJENÆVN OG BEBOERKLAGENÆVN Adgangen til at etablere fælleskommunale husleje- og beboerklagenævn fremgår af henholdsvis boligreguleringslovens 35 og almenlejelovens 96. Der er adgang til både at etablere selve nævnene og til at indgå aftale om sekretariatsbetjening som fælleskommunale samarbejder, enten i kombination eller uafhængigt af hinanden. De største samarbejds- og synergieffekter opnås ved både at samle bolignævnene og sekretariatsbetjeningen i én fælles enhed. Dette vil både sikre den størst mulige ekspertise og erfaring i behandlingen af huslejenævns- og beboerklagenævnssager, skabe et godt fagligt miljø og gode rammer for rekruttering og vidensdeling, sikre en ensartet sagsbehandling på tværs af kommunerne og indhøste synergieffekterne ved samling af administrationen. Såfremt der alene oprettes fælles bolignævn, vil fordelene bl.a. være større professionalisering blandt nævnsmedlemmerne og en mindre reduktion i vederlag og diæter til nævnsmedlemmerne. Ulemperne vil bl.a. være, at bolignævnene sekretariatsbetjenes fra 4 forskellige kommuner, og at både systemadgang og sagsbehandlingen ikke er ensartet på tværs af kommunerne. Det vil givetvis også være nødvendigt at etablere en form for turnusordning, således at bolignævnene enten skiftevis holder møde i de deltagende kommuner, eller at sekretariaterne på tur deltager i selve nævnsmøderne. Såfremt der alene oprettes et fælles sekretariat til betjening af de deltagende kommuners bolignævn, vil fordelene bl.a. være større professionalisering af sekretariatsmedarbejderne, ensartet sagsbehandling, mindre sårbarhed ift. medarbejderstaben og større rekrutteringsgrundlag. Ulemperne vil bl.a. være, at sekretariatet skal deltage i alle nævnsmøderne og besigtigelser på geografisk adskilte lokationer, hvilket med den nuværende mødefrekvens svarer til godt 60 møder om året. Der vil derfor medgå en del ressourcer til transporttid og kørselsudgifter. Derudover vil sekretariatet skulle koordinere og tilrettelægge sagerne med 8 forskellige bolignævn. Fælles huslejenævn og/eller beboerklagenævn I alle 4 sønderjyske kommuner er der nedsat henholdsvis ét huslejenævn og ét beboerklagenævn, som hver især består af en formand og 2 sagkyndige medlemmer. I særlige typer sociale sager tiltrædes nævnet af en socialt sagkyndig, der udpeges af Kommunalbestyrelsen. Den socialt sagkyndige har dog ikke stemmeret. Formanden, der skal være jurist, beskikkes af Statsforvaltningen efter indstilling fra Kommunalbestyrelsen. De 2 øvrige medlemmer udpeges af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra henholdsvis de større udlejerforeninger og de større lejerforeninger i kommunen. Der er intet til hinder for, at et medlem sidder i både huslejenævnet og beboerklagenævnet. Således har huslejenævnene og beboerklagenævnene for henholdsvis Aabenraa og Tønder kommuner stort set samme personsammensætning, hvorimod der eksempelvis ikke er personsammenfald mellem medlemmerne af Haderslev og Sønderborg kommuners huslejenævn og beboerklagenævn. Medlemmerne udpeges ifølge gældende praksis ifm. konstitueringen, og sidder ifølge praksis for samme 4-årige periode som Kommunalbestyrelsen.

2 Kommunalbestyrelsen skal stille de fornødne lokaler til rådighed for nævnene og sørge for den nødvendige medhjælp (sekretariatsbistand) til dem. Kommunen afholder de udgifter, som nævnenes virksomhed medfører, herunder til kontorhold mv. og formandens og medlemmernes udlæg i anledning af hvervet, eksempelvis kørsel. Kommunalbestyrelsen kan selv beslutte, hvordan aflønning af medlemmerne skal ske, herunder om det eksempelvis skal ske ved aflønning i form af (dobbelte) diæter eller som fast vederlag. I de sønderjyske kommuner aflønnes medlemmerne af huslejenævnene og beboerklagenævnene som følger: Aabenraa Kommune Haderslev Kommune Sønderborg Kommune Tønder Kommune Huslejenævn kr modtager en diæt for møder under 4 timer, og dobbelt diæt for møder over 4 timer kr modtager alm. diæter afhængig af mødernes varighed kr modtager dobbelte diæter uanset mødernes varighed kr modtager alm. diæter afhængig af mødernes varighed Beboerklagenævn kr modtager en diæt for møder under 4 timer, og dobbelt diæt for møder over 4 timer kr modtager alm. diæter afhængig af mødernes varighed kr modtager dobbelte diæter uanset mødernes varighed kr modtager alm. diæter afhængig af mødernes varighed Derudover modtager alle nævnsmedlemmer kørselsgodtgørelse. Forslag til fælles nævn - Der oprettes ét fælles Huslejenævn og ét fælles Beboerklagenævn for de 4 sønderjyske kommuner - Indstilling til formand/formænd sker ved, at der de 4 kommuner imellem udarbejdes en fælles indstilling til direktøren for Statsforvaltningen. Indstillingen drøftes i Det Sønderjyske Koordinationsudvalg senest i 3. kvartal forud for valg til kommunalbestyrelsen. Derefter fremsendes forslaget til indstilling til behandling i Aabenraa, Haderslev og Sønderborg kommuners kommunalbestyrelse senest i november måned i valgåret, men den endelige indstilling skal behandles af den nytiltrådte kommunalbestyrelse i Tønder Kommune efter konstitueringen. - Indstilling af de 4 sagkyndige medlemmer (2 pr. nævn) foretages af de større udlejerforeninger og de større lejerforeninger i de omfattede kommuner, jf. BRL 36, stk. 3 og ALL 97, stk. 3. Forslag til indstilling indhentes gennem høring af de større udlejerforeninger og de større lejerforeninger samt annoncering i minimum et dagblad/medie, der dækker alle de omfattede kommuner. Høringsprocessen skal

3 gennemføres så betids, at forslag til indstilling kan ligge klar til samme møde i det Sønderjyske Koordinationsudvalg, hvor også indstilling til formand/formænd behandles. - Tønder Kommune udpeger også den socialt sagkyndige, som skal bistå nævnene i sager om lejerens tilsidesættelse af god skik og orden blandt de ansatte i kommunens egen socialforvaltning. - Der arbejdes med faste nævnsmøder, der planlægges et år ad gangen (udg. pkt. om 11 årlige møder med mulighed for aflysning i tilfælde af manglende sager til behandling) - Tønder Kommune stiller lokaler til rådighed for bolignævnene - Formanden for hvert nævn aflønnes med et fast årligt vederlag på kr De øvrige nævnsmedlemmer, med undtagelse af den socialt sagkyndige, modtager diæter efter de alm. takster for deres deltagelse i nævnsmøderne. Fælles sekretariat for huslejenævn og/eller beboerklagenævn Med undtagelse af huslejenævnet i Haderslev Kommune, varetager de sønderjyske kommuner selvstændigt sekretariatsbetjeningen af nævnene. For Haderslev Kommunes vedkommende er der pr. 15. februar 2016 indgået en aftale med Århus Kommune om overtagelse af sekretariatsbetjeningen for så vidt angår huslejenævnet. Omfanget af sekretariatsbetjeningen, herunder mødefrekvens, antal sager og personaleressourcer fremgår af den udarbejdede praksisoversigt, der er vedlagt som bilag 2. De overordnede linjer i den nuværende praksis er: Mødefrekvens Antal sager Antallet af årlige sager svinger meget: Fra mere end 1 pr. måned (Aabenraa) til ca. 1 hver anden måned (Tønder). Generelt er der færre møder i beboerklagenævnene end i huslejenævnene. Der er meget stor variation i antallet af sager kommunerne imellem: Fra huslejenævnssager og beboerklagenævnssager for Aabenraa og Sønderborg kommuners vedkommende til huslejenævnssager og 6-11 beboerklagenævnssager for Tønder Kommunes vedkommende. Samlet er der i de 4 kommuner i 2016 afgjort 297 sager, hvoraf de 88 svarende til knap 1/3 er beboerklagenævnssager. Personaleressourcer Der anvendes mellem 0,25 til 0,7 årsværk til sekretariatsbetjening for nævnene i de 4 sønderjyske kommuner. Ved opgørelsen af Haderslev Kommunes ressourceforbrug er det anslået, at betalingen til Århus Kommune for varetagelse af huslejenævnsbetjeningen på kr årligt svarer til ca. ½ årsværk. Med undtagelse af Haderslev Kommunes ordning har ingen af de sønderjyske kommuner således administrative medarbejder, hvis opgave det er alene at varetage sekretariatsbetjeningen af huslejenævnene og beboerklagenævnene. Dog er der forskel på, om der i ressourceopgørelsen er indregnet træk på juridisk bistand eller ej, og i hvor stort omfang nævnsformanden varetager eller løbende inddrages i sagsbehandlingen (Tønder). Der er ikke i personaleressourcerne indregnet de ressourcer der medgår til den social sagkyndiges deltagelse i møderne. Sagsgang Proceduren for sekretariatsbetjeningen af nævnene i de 4

4 sønderjyske kommuner er i store træk identisk. De store forskelle består primært i - Hvorvidt udkast til afgørelser udarbejdes af nævnsformanden selv (Tønder) eller af nævnssekretariatet med bistand fra en tilknyttet jurist (Aabenraa, Haderslev og Sønderborg) - Hvorvidt nævnene får stillet digitale devices til rådighed for adgang til elektronisk dagsordener (Sønderborg og Haderslev), eller om nævnene får udleveret sagerne i print (Aabenraa og Tønder) Forslag til fælles huslejenævns- og beboerklagenævnssekretariat - Der oprettes ét fælles nævnssekretariat for de 4 sønderjyske kommuner - Sekretariatsopgaven varetages af Tønder Kommune - Der afsættes 2 årsværk til opgaven. Heri er inkluderet træk på juridisk afdeling samt deltagelse af en socialt sagkyndig fra Tønder Kommunes socialforvaltning i visse af nævnsmøderne. - Fordelingen af udgifterne for de deltagende kommuners behandling af husleje- og beboerklagenævnssager kan enten opgøres som en betaling pr. sag, eller som en fast årlig betaling ud fra baseline for antallet af sager i I bilag 3 er der foretaget en beregning, der er sammensat af såvel en fast basisomkostning (budgetterne for bolignævnene) og en variabel omkostning (udgifterne til sekretariatsbistand). Basisomkostningerne foreslås fordelt efter befolkningsantal, mens de variable omkostninger foreslås fordelt efter antal sager. I aftaleudkastet i bilag 1 er beregningerne dog lagt sammen til en fast årlig betaling. Dette af hensyn til budgetsikkerheden for Tønder Kommune. - Der arbejdes med faste nævnsmøder, der planlægges et år ad gangen (udg. pkt. om 11 årlige møder med mulighed for aflysning i tilfælde af manglende sager til behandling) - Nævnene udstyres med IT-devices med henblik på digital adgang til dagsordenssystem og sager. Bilag Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Udkast til aftale om fælles bolignævn og sekretariat Opgørelse over antal sager, mødefrekvens, budget og ressourcer for husleje- og beboerklagenævn i de 4 sønderjyske kommuner Udkast til budget for fælles beboerklagenævn og sekretariat

5 Bilag 1 UDKAST TIL AFTALE OM FÆLLESKOMMUNALE HUSLEJENÆVN OG BEBOERKLAGENÆVN 1 Aftalens parter 1.1 Aabenraa Kommune, Haderslev Kommune, Sønderborg Kommune og Tønder Kommune (herefter samlet benævnt de deltagende kommuner ) har indgået følgende aftale om etablering af et fælleskommunalt huslejenævn og et fælleskommunalt beboerklagenævn (herefter samlet benævnt bolignævnene ) i henhold til lov om midlertidig regulering af boligforholdene og lov om leje af almene boliger. 1.2 Det fælles huslejenævn kaldes Huslejenævnet for de sønderjyske kommuner. 1.3 Det fælles beboerklagenævn kaldes Beboerklagenævnet for de sønderjyske kommuner. 2 Bolignævnenes opgaver 2.1 Bolignævnene træffer afgørelse i de sager, hvor dette er fastsat i lovgivningen. 3 Udpegning af bolignævnenes medlemmer 3.1 For så vidt angår udpegningen af bolignævnenes formænd og formændssuppleanter, udarbejder Tønder Kommunes kommunalbestyrelse efter drøftelser med de øvrige deltagende kommuner en fælles indstilling til direktøren for Statsforvaltningen, jf. pkt Drøftelserne om forslag til fælles indstilling foregår i regi af Det Sønderjyske Koordinationsudvalg senest inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvor der er kommunalvalg. Forslag til indstilling skal efterfølgende behandles af kommunalbestyrelserne i Aabenraa, Haderslev og Sønderborg kommuner inden udgangen af november i det år, hvor der er kommunalvalg. 3.2 For så vidt angår udpegningen af bolignævnenes øvrige medlemmer, udvælges disse i henhold til indstillinger fra de organisationer, der i henhold til lovgivningen er tillagt indstillingskompetence. 3.3 Forslag til indstilling indhentes gennem høring af de større udlejerforeninger og de større lejerforeninger samt annoncering i passende medier, der geografisk dækker alle de deltagende kommuner. Høringsprocessen skal gennemføres så betids, at forslag til indstilling kan ligge klar til det i pkt. 3.1 nævnte møde i det Sønderjyske Koordinationsudvalg. 3.4 På baggrund af indstillingerne fra de i pkt. 3.2 nævnte organisationer, drøfter de deltagende kommuner udpegningen, hvorefter Tønder Kommunes kommunalbestyrelse udpeger medlemmerne og suppleanterne for disse, jf. pkt. 3.1 og Der skal ved udpegningen af formænd og øvrige nævnsmedlemmer samt suppleanter for disse så vidt muligt tages hensyn til, at hver af de deltagende kommuner kan være repræsenteret. Udpegningen foretages efter en samlet vurdering af kandidaternes egnethed. 3.6 Nævnsmedlemmerne udpeges for fire år. Nævnsmedlemmernes funktionsperiode følger kommunalbestyrelsernes valgperiode.

6 3.7 Annoncering finder sted første gang primo 3. kvartal 2017 og skal for hver funktionsperiode være gennemført i passende tid før kommunalbestyrelsernes konstituerende møder. 3.8 Derudover udpeger Tønder Kommune en socialt sagkyndig og suppleant herfor jf. boligreguleringslovens 36, stk. 5 og almenlejelovens 97, stk. 5, som på vegne af alle de deltagende kommuner deltager i behandlingen af sager i bolignævnene vedrørende lejers tilsidesættelse af god skik og orden. 4 Sekretariatsbistand 4.1 Bolignævnenes sekretariat er placeret i Tønder Kommune, der også stiller øvrige nødvendige faciliteter til rådighed. Sekretariatets sagsbehandling består bl.a. i oprettelse af sager, indberetning til relevante internetportaler, kvalificering af problemstilling, undersøgelse af sagen, orientering af modpart, partshøring, udarbejdelse af dagsorden, afholdelse af nævnsmøder, udarbejdelse af afgørelse og retsgrundlag, vejledning af borgere, behandling af aktindsigtssager på nævnsområdet indberetning til Grundejernes Investeringsfond mv. 4.2 De øvrige deltagende kommuner beholder en omtale af bolignævnene på deres respektive hjemmesider og henviser til Tønder Kommunes hjemmeside, hvor bolignævnene er omtalt. Sekretariatet opdaterer hjemmesiden efter behov. 4.3 Såfremt der i de deltagende kommuner indkommer mundtlige henvendelser til bolignævnene, herunder henvendelser ved personligt fremmøde, henvises disse til det fælles sekretariat i Tønder Kommune. Skriftlige henvendelser sendes til det fælles sekretariat snarest muligt og senest tre hverdage efter modtagelsen heraf. 4.4 Ved mundtlige og skriftlige henvendelser er det fælles sekretariat i Tønder Kommune forpligtet til i fornødent omfang at vejlede om indbringelse af sager for bolignævnene. 4.5 De øvrige deltagende kommuner er forpligtet til at stille en fast kontaktperson til rådighed for det fælles sekretariat i Tønder Kommune. Kontaktpersonerne skal bistå det fælles sekretariat i Tønder Kommune med bl.a. at formidle information fra de øvrige deltagende kommuner til Tønder Kommune. 4.6 Sagsbehandlingsgebyret i alle sager indbetales til det fælles sekretariat. 4.7 Indbetalte sagsbehandlingsgebyrer, der vedrører sager fra de øvrige deltagende kommuner, modregnes i de beløb, som de øvrige deltagende kommuner skal betale for behandlingen af sagerne til Tønder Kommune. Dette gælder både standardgebyret (indbringelsesbeløbet), gebyret for forhåndsgodkendelser af lejens størrelse og strafgebyret for udlejere. 4.8 Såfremt forudsætningerne for pkt. 4.7 ændres, f.eks. sagsbehandlingsgebyrernes størrelse, skal bestemmelsen evalueres på førstkommende evalueringsmøde, jf. pkt Det fælles sekretariat sørger for udbetaling af vederlag mv. til formændene og de øvrige nævnsmedlemmer, jf Variable omkostninger til driften af bolignævnssekretariatet 5.1 Omkostningerne til sekretariatsbetjening indeholder, men er ikke begrænset til, personaleomkostninger til sekretariatsmedarbejdere, kontorhold og administration i

7 øvrigt, kørselsgodtgørelse og udgifter i forbindelse med afholdelse af møder, kurser og konferencer for sekretariat samt juridisk rådgivning af bolignævnene. 5.2 De deltagende kommuners bidrag til driften af det fælles bolignævnssekretariat er variabel og afhænger af antal nævnssager, men er beregnet som en fast årlig ydelse på baggrund af antallet af afgjorte nævnssager i 2016, og de deltagende kommuners forholdsmæssige andel heraf. Beregningsgrundlaget er vedlagt som bilag 3 til aftalen. 5.3 På den baggrund er betalingen af den variable del af omkostningerne for 2018 opgjort som følger: Aabenraa Kommune: kr Haderslev Kommune: kr Sønderborg Kommune: kr Tønder Kommune: kr Beløbet er fastsat ud fra en forventet sagsnorm på 300 sager pr. år. Beløbet evalueres hvert andet år, jf Basisomkostning til bolignævnene 6.1 Omkostningerne til bolignævnene indeholder vederlag mv. til bolignævnenes medlemmer, herunder diæter, kørselsgodtgørelse og udgifter i forbindelse med afholdelse af møder, kurser og konferencer for nævnsmedlemmer. 6.2 Formanden for det fælles huslejenævn modtager i 2018 et fast vederlag på kr Formanden for det fælles beboerklagenævn modtager i 2018 et fast vederlag på kr Vederlagene reguleres ikke automatisk. 6.3 De øvrige medlemmer modtager ikke et fast vederlag, men modtager i 2018 kr. 840 for møder på mere end fire timer (svarende til 2 gange almindelig diætsats) og kr. 420 for møder på indtil fire timer (svarende til en almindelig diætsats). Vederlaget følger reguleringen af de almindelige diætsatser. 6.4 De deltagende kommuners andel af basisomkostningerne fordeles i henhold til befolkningsantallet i kommunerne pr. 1. januar Ud fra et samlet befolkningsantal i de 4 sønderjyske kommuner på pr. 1. januar 2017, er den faste del af omkostningerne for 2018 opgjort som følger: Aabenraa Kommune: kr Haderslev Kommune: kr Sønderborg Kommune: kr Tønder Kommune: kr Tønder Kommune forpligter sig til inden udløbet af 2019 at nedbringe de samlede omkostninger til driften af bolignævnene (basisomkostninger og variable omkostninger) med 10 %. 7 Betaling af omkostninger 7.1 De deltagende kommuner skal hvert år inden udgangen af januar måned forudbetale deres andel af udgifterne til driften af de fælles bolignævn, som opgjort i 5 og 6, til Tønder Kommune. Første gang skal indbetales er januar Tønder Kommune fremsender hvert år i december en specificeret opgørelse til de øvrige deltagende kommuner over indbetalte sagsbehandlingsgebyrer jf Indbetalte

8 sagsbehandlingsgebyrer modregnes i det kommende års indbetalinger fra de deltagende kommuner jf Evaluering af samarbejdet 8.1 De deltagende kommuner evaluerer denne aftale hvert andet år på førstkommende møde i Det sønderjyske Koordinationsudvalg. Aftalen evalueres første gang i 1. kvartal Evalueringen foretages bl.a. med henblik på at beslutte, om samarbejdet skal fortsætte, og med henblik på evt. regulering af de deltagende kommuners andel af udgifterne til de fælles bolignævn jf. 5.3 og Ændringer og opsigelse 9.1 Ændringer i aftalen kræver alle de deltagende kommuners godkendelse. 9.2 Såfremt en af de deltagende kommuner ønsker at opsige samarbejdet, kan dette ske skriftligt med 6 måneders varsel. 10 Tvister 10.1 Uoverensstemmelser mellem de deltagende kommuner om forståelsen af denne aftale, afgøres endeligt af den kommunale tilsynsmyndighed, hvis denne kan behandle spørgsmålet. Tilsynsmyndigheden afgør, om spørgsmålet kan behandles Hvis tilsynsmyndigheden ikke kan behandle spørgsmålet, afgøres enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne aftale, herunder tvister vedrørende aftalens eksistens eller gyldighed, ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledningen af voldgiftssagen Såfremt der udtages stævning mod et af bolignævnene, tager de deltagende kommuner stilling til fordelingen af eventuelle advokat- og sagsomkostninger på baggrund af en konkret vurdering af sagens karakter. I mangel af anden aftale er udgangspunktet, at de udgifter der er forbundet med at føre retssagen afholdes af den kommune, hvori det lejemål, der danner grundlag for sagsanlægget, er beliggende Omkostninger i forbindelse med boligretssager om forhåndsgodkendelse betales dog under alle omstændigheder af den kommune, hvori ejendommen er beliggende. 11 Overgangsordning 11.1 Igangværende sager fra de deltagende kommuner pr. 1. januar 2018 overdrages til behandling i de fælles bolignævn I det omfang der overdrages sager fra de øvrige deltagende kommuner til behandling i de fælles bolignævn, er udgifterne hertil indeholdt i den i 5-6 opgjorte fordelingsmodel. Dog skal den overdragende kommune sammen med de sager, der overdrages til behandling i Tønder Kommune, også overføre de indbetalte sagsbehandlingsgebyrer for sagerne. 12 Ikrafttræden 12.1 Aftalen træder i kraft den 1. januar 2018 og fortsætter indtil den opsiges af en af de deltagende kommuner, eller hvis de deltagende kommuner i fællesskab beslutter at afslutte samarbejdet i medfør af 8.

9 Godkendt af Aabenraa Kommunes kommunalbestyrelse den / - Borgmester Thomas Andresen Kommunaldirektør Niels Johannesen Godkendt af Haderslev Kommunes kommunalbestyrelse den / - Borgmester Hans Peter Geil Kommunaldirektør Willy Feddersen Godkendt af Sønderborg Kommunes kommunalbestyrelse den / - Borgmester Erik Lauritzen Kommunaldirektør Tim Hansen Godkendt af Tønder Kommunes kommunalbestyrelse den / - Borgmester Henrik Frandsen Kommunaldirektør Klaus Liestmann