3. Orientering fra medarbejdersiden / næstformand, Anne B. Pors (10 min ) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning.

Transkript

1 Til medlemmerne af HSU HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst HSU-sekretariatet Stine Vestergaard Dato: Sagsnr.: Dagsorden til møde i Hovedsamarbejdsudvalget torsdag den 8. februar 2018 kl , Fredrik Bajers Vej 7 A1-112 (Loungen) Videokonferenceanlæg nr Der serveres kaffe, te, vand og frugt til mødet. 1. Godkendelse af dagsorden / formand, Per Michael Johansen (5 min ) Det indstilles, at HSU godkender dagsordenen. 2. Orientering fra rektoratet / formand, Per Michael Johansen (15 min ) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. Bilag 2.1: Orientering fra rektoratet 3. Orientering fra medarbejdersiden / næstformand, Anne B. Pors (10 min ) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. 4. Orientering fra HSU-sekretariatet / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard (5 min ) Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. 5. Ferieåret 2018/2019 / HR-afdelingen, Henrik H. Søndergaard (5 min ) Det indstilles, at HSU tager beslutning om det kommende ferieår i forhold til fastlæggelse af lukning mellem jul og nytår samt udpegning af lav-servicedage. Pause 5 min Beslutningstagning om mere fokus på jobrotation / næstformand, Anne B. Pors (10 min ) Det indstilles, at HSU godkender fremgangsmåde udarbejdet af PPU med henblik på at sætte mere fokus på jobrotation. 7. Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform / HR-afdelingen, Stine Vestergaard (30 min ) Det indstilles, at HSU evaluerer sit samarbejde og arbejdsform samt beslutter hvilke konsekvenser evalueringen skal føre til. 8. Evt. (65 min ) Kommende møder: Onsdag den 8. februar 2018 kl Onsdag den 11. april 2018 kl Onsdag den 13. juni 2018 kl Onsdag den 19. september 2018 kl Onsdag den 12. december 2018 kl på Campus CPH

2 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 2. Orientering fra rektoratet Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Indstilling: Rektoratet orienterer om organisatoriske og politiske tiltag, som kan have interesse for HSU. Fast punkt på dagsordenen. 2.1: Orientering fra rektoratet Rektoratet har udarbejdet en kort skriftlig orientering over relevante emner. Rektoratet kan evt. supplere mundtligt til mødet. Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. Mette Marie Abildgaard

3 Bilag 2.1 til HSU-møde den 8. februar 2018 Rektor Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg rektor@aau.dk Tlf Dato: Orientering fra rektoratet Forsknings- og Innovationspolitisk strategi Danmark klar til fremtiden Regeringens Forsknings- og Innovationspolitiske strategi Danmark klar til fremtiden blev offentliggjort den 5. december Strategien indeholder 28 initiativer, der skal bidrage til at opfylde to overordnede mål for dansk forskning og innovation: 1. Dansk forskning skal være af højeste internationale kvalitet 2. Forskningen skal gøre mest mulig gavn i samfundet Regeringen vil samtidig fastholde, at der årligt afsættes mindst 1 pct. af bruttonationalproduktet (BNP) til forskning og udvikling. Under mål 1 findes en række initiativer. Af centrale initiativer kan nævnes: Etablering af en Nobelpagt. Uddannelses- og Forskningsministeriet vil samle en række private fonde for at drøfte, om man kan gå sammen om at etablere (og finansiere) få særlige Nobelpriscentre, der kan fremme dansk forskning på Nobelprisniveau. Ministeriet forventer, at man vil lade sig inspirere af modellen med Centers of Excellence under Danmarks Grundforskningsfond. Ny model for fordeling af basisforskningsmidler. Ministeriet vil nedsætte et uafhængigt ekspertudvalg, der skal komme med forslag til kvalitetsindikatorer og forskellige fordelingsmodeller. Udvalget skal belyse praksis og erfaringer fra udlandet. Kortlægning og eftersyn af karrierevejene i dansk forskning og etablering af et nationalt ERC-støtteprogram. Målet er at skabe attraktive karriereveje for særligt talentfulde yngre forskere, så det sikres, at der er et tilstrækkeligt vækstlag for den næste generation af excellente forskere. Der skal også etableres et nationalt ERC-støtteprogram under Danmarks Frie Forskningsfond, der skal styrke yngre forskeres mulighed for at få bevillinger fra European Research Council. Under mål 2 kan nævnes følgende centrale initiativer: Forskningen i nye teknologier skal styrkes, og der skal oprettes et Nationalt Center for forskning i digitale teknologier, der skal understøtte tværdiciplinær forskning i bl.a. kunstig intelligens, big data, Internet of Things, kvantecomputing, it-sikkerhed mv. Forskningscentret skal indgå som del af regeringens kommende digitale hub, der forventes at være en del af regeringens kommende strategi for Danmarks digitale vækst. Det nationale center forventes udbudt som opgave i løbet af 2018 og forventes finansieret via Forskningsreserven, dvs. blive vedtaget som del af Finansloven for 2019.

4 Nedsættelse af meriteringsudvalg, der skal undersøge, om man kan etablere mere dækkende meriteringsstrukturer for danske forskere, så der i højere grad gives merit for andre aktiviteter end publicering (dvs. undervisning og videnspredning). Udvalget skal komme med anbefalinger til universiteterne inden udgangen af Etablering af Forum for Forskningsfinansiering. Ministeriet vil lave et forum, hvor universiteterne og de private og offentlige fonde kan drøfte, hvordan man skaber et styrket samarbejde, koordinering og arbejdsdeling mellem aktørerne. En central udfordring angår håndteringen af indirekte omkostninger. Hele strategien kan læses på Uddannelses- og Forskningsministeriets hjemmeside: Ekstra bevilling fra uddannelses- og forskningsministeren Uddannelses- og forskningsminister Søren Pind har givet en ekstra bevilling til universiteterne på 30 mio. kr., fordelt med 3,8 mio. kr. til hvert universitet. Midlerne skal gå til forskning i big data og kunstig intelligens. På AAU vil dekan Henrik Pedersen komme med et forslag til, hvordan de ekstra midler kan udmøntes, så de giver et synligt resultat på en af vores strategiske indsatser. Udvælgelse af nye talenter Der er tildelt bevilling til 10 nye talenter efter en grundig udvælgelse og et flot ansøgerfelt på 52 ansøgere. De modtager støtte fra det særlige talentplejeprogram, der er etableret som en del af arbejdet med Aalborg Universitets strategi Viden for verden. Håbet er, at talenterne over en årrække udvikler sig til stærke forskere og forskningsledere. De udvalgte talenter får en økonomisk bevilling på 3 mio. kr. i en treårig periode. Talentplejeprogrammet finansieres 50 % fra den centrale strategipulje og 50 % via medfinansiering fra de involverede fakulteter/institutter. Der er afsat 15 mio. kr. af centrale strategimidler til indsatsen. I perioden skal talentet: Gennemføre et forskningsprojekt. Her får talentet mulighed for at modne sin egen forskningsidé som forskningsleder på eget forskningsprojekt Gennemføre en formaliseret forskningslederuddannelse I forbindelse hermed kan den økonomiske bevilling benyttes til: Forskningslederuddannelse Ansættelse af ph.d.-studerende, postdoc eller anden akademisk medarbejder på projektet Indkøb af udstyr og udgifter til laboratoriedrift Deltagelse i konferencer og symposier Ophold ved universiteter i udlandet Dette giver talentet mulighed for at modne sin egen forskningsidé og dermed opbygge et CV, som muliggør parallel og/eller efterfølgende hjemtagning af eksterne forskningsbevillinger. De indsendte ansøgninger gennemgik en faglig bedømmelse af et tværfakultært bedømmelsesudvalg, som bestod af en højt profileret professor fra hvert af AAU s fem fakulteter. Bedømmelsesudvalget indstillede to ansøgere fra hvert fakultet - i alt 10 ansøgere.

5 NOVI legatet Der indføres et nyt legat til uddeling ved universitetets årsfest. NOVI har besluttet at uddele et legat til den kandidat ( semester studerende), som kan præsentere en forretningsidé med et så bæredygtigt potentiale, at konceptet kan omsættes til en virksomhed på NOVI i Aalborg. Legatet har en samlet værdi på kr., og består af et kontantbeløb, et kontorlokale på NOVI i 12 måneder til ½ pris samt diverse assistance leveret af NOVI.

6 Punkt: Type: Orientering Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget Anledning: 3. Orientering fra medarbejdersiden Bilag: Ingen yderligere bilag. Sagsfremstilling: Medarbejdersiden har følgende skriftelige punkter orienteringen fra medarbejdersiden: - Medarbejdersiden ønsker en udmelding af lønforhandlingspuljen til TAP lønforhandlingerne i 1-2 kvartal Medarbejdersiden ønsker at give en tilbagemelding og evaluering af processen med de just afsluttede 4. kvartals lønforhandlinger for VIP personalet. Processen har på flere hovedområdet givet anledning til forbedringer; herunder i forhold til korrekt information, lønoplysninger og proces. - Der er stadig mange konstitueringer på AAU. Det er for mange medarbejdere og de konstituere ledere, at konstitueringer trækker i langdrag, og er uden tidsbegrænsning. Herigennem opstår en række uhensigtsmæssigheder i forhold til både uigennemsigtigheder hos medarbejderne og tvivl om ledelsesrum og langsigtede perspektiver for lederen. - Orientering om medarbejdersidens evaluering af TR aftalen og drøftelse af hvem der skal sidde i arbejdsgruppen for en eventuel revidering. Jf. udmeldingen omkring evaluering af TR aftalen på sidste HSU møde den 6. december 2017, er der initieret en evalueringsproces, som forventes at udmønte i et fælles evalueringssvar til TR aftalen. I tilfælde af, at der skal revideres eller præciseres elementer i TR aftalen, ønsker medarbejdersiden at HSU aftaler hvem der er repræsenteret i en arbejdsgruppe. Indstilling: Det indstilles, at HSU tager orienteringen til efterretning. Anne Bisgaard Pors, næstformand HSU Side 1 af 1

7 Punkt: Type: Beslutningstagning Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 5. Ferieåret 2018/2019 Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: HSU har tidligere besluttet, at man hvert forår ønsker at forholde sig til det kommende ferieår i forhold til fastsættelse af lukning mellem jul og nytår samt i forhold til udpegning af eventuelle indeklemte dage, der udpeges som lavservicedage. HSU har de seneste år truffet beslutning om, at Aalborg Universitet er lukket mellem jul og nytår. Dermed er alle medarbejdere pålagt at afvikle ferie på de arbejdsdage, der i et givent ferieår findes mellem 26. og 31. december, når lukningen på forhånd er varslet i organisationen. Dette følger af Ferielovens bestemmelser om virksomhedslukning mellem jul og nytår, 17, stk. 2. Endvidere har HSU tidligere ønsket at kategorisere evt. indeklemte dage som lavservicedage, hvor de enkelte administrative enheder, fx Campus Service og ITS, definerer, hvad den lavere service disse dage består i. Idet man disse dage ikke opretholder det sædvanlige serviceniveau, gives der udvidet adgang for medarbejderne til at kunne afvikle ferie disse dage. Indstilling: Såfremt HSU fortsat ønsker at fastsætte lukning mellem jul og nytår i ferieåret 2018/2019, indstiller HR-afdelingen følgende beslutning: Aalborg Universitet holder, som i tidligere år, lukket mellem jul og nytår. Alle medarbejdere ved Aalborg Universitet er således pålagt at afvikle ferie på arbejdsdage mellem jul og nytår. HR-afdelingen pålægges at sikre, at Hovedsamarbejdsudvalgets beslutning meddeles alle medarbejdere og efterleves i hele organisationen. Undtaget fra ovennævnte beslutning er personalegrupper, for hvem der via HRafdelingen er indgået lokale rådighedsaftaler, og som følgelig har rådighedsvagter mellem jul og nytår af hensyn til universitetets drift, fx håndværkere og it-personale med rådighedsforpligtelse. I forhold til indeklemte dage, indstiller HR-afdelingen, at der i ferieåret 2018/2019 træffes beslutning om lav-servicedage på: Fredag d. 11. maj (dagen efter Kr. Himmelfartsdag) Mandag den 4. juni (dagen før Grundlovsdag) Tanja Hjorth Jacobsen, HR-afdelingen

8 Punkt: Type: Beslutningstagning Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 6. Øget synlighed for muligheden for jobrotation Anledning: Bilag: Sagsfremstilling: Personalepolitisk Udvalg (PPU) finder det vigtigt, at muligheden for jobrotation for TAPpersonale med fordel kan synliggøres, idet anvendelsen heraf endnu ikke er udbredt tilstrækkeligt. Ingen yderligere bilag. PPU finder, at medarbejdere på AAU gøres opmærksomme på mulighederne for jobrotation. PPU indstiller derfor, at HSU godkender følgende fremgangsmåde med henblik på at sætte fokus på jobrotation: 1. Muligheden for jobrotation indarbejdes i MUS-skemaerne, hvormed der årligt sættes fokus på jobrotation 2. Muligheden for jobrotation drøftes i alle samarbejdsudvalg og indarbejdes evt. som en del af samarbejdsudvalgenes årshjul. 3. AAU Kompetenceudvikling inddrager jobrotation som en del af kompetencestrategien for TAP-medarbejdere i forbindelse med fremtidig revision af kompetencestrategien. Indstilling: Det indstilles, at HSU godkender ovenstående fremgangsmåde med henblik på at skabe øget synlighed for muligheden for jobrotation. Helene Selmer Kristensen HR afdelingen Side 1 af 1

9 , Punkt: Type: Drøftelse Kan frit distribueres Sagsnr: Dato: Sagsfremstilling til møde i Hovedsamarbejdsudvalget 7. Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2017 Anledning: HSU har i medfør af Samarbejdsaftalens 2 pligt til jævnligt at evaluere sit samararbejde og samarbejdsform. Evalueringen skal ske med henblik på at sikre, at samarbejdet kvalificeres og målrettes. HSU har tidligere besluttet, at evalueringen bør ske årligt, hvorfor denne indgår i udvalgets årshjul. Bilag: Bilag 7.1: Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2017 Sagsfremstilling: HR-afdelingen har med udgangspunkt i samarbejdssekretariatets evalueringsmodel udarbejdet en model for evaluering af HSU s samarbejde og samarbejdsform HSU bør med udgangspunkt i samarbejdsaftalen 2013 samt den vedlagte model for evalueringen, overveje og tager stilling til følgende emner forud for HSU-mødet, hvor evalueringen finder sted. 1. Det gode samarbejde (10 min.) 2. De rigtige emner (10 min.) 3. De gode rammer (10 min.) Det tilrådes, at der anvendes cirka 10 minutter pr. område og at drøftelserne drejer sig om, hvad udvalget gerne vil fastholde samt hvad udvalget gerne vil afvikle og eventuelt erstatte det afviklede med Indstilling: Det indstilles, at HSU evaluerer sit samarbejde og samarbejdsform med udgangspunkt i den fremlagte model samt beslutter, hvilke konsekvenser evalueringen fører til. Stine Vestergaard, HR-afdelingen Side 1 af 1

10 Bilag 7.1 til HSU-møde den 8. februar 2018 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst HSU-sekretariatet Stine Vestergaard Dato: Evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform 2017 Model for evaluering af HSU s samarbejde og arbejdsform Med henvisning til Samarbejdsaftalen (2013) 2 skal HSU jævnligt evaluere sit arbejde med henblik på at sikre, at samarbejdet kvalificeres og målrettes. Der er ikke et krav til hvordan denne evaluering skal foregå. HRafdelingen foreslår derfor, at evalueringen tager udgangspunkt i en fælles drøftelse af, hvad et godt samarbejde i HSU kræver af medlemmerne, om de rigtige emner sættes på dagsordenen og behandles, samt hvorvidt rammerne for HSU møderne tilskynder et udbytterigt samarbejde. Det tilrådes, at der anvendes ca. 10 min pr. område og at drøftelserne drejer sig om, hvad udvalget gerne vil fastholde samt hvad udvalget gerne vil afvikle og eventuelt erstatte det afviklede med. 1. Det gode samarbejde HSU s overordnede fælles målsætning er, at Aalborg Universitet i videst muligt omfang er en velfungerende virksomhed. Det gode HSU-samarbejde er en af forudsætningerne herfor, og indebærer bl.a., at parterne hver især varetager informationspligten. Informationspligten er gensidig, hvormed ledelses- og medarbejderrepræsentanterne har pligt til at informere hinanden om og drøfte arbejdspladsens forhold i medfør af samarbejdsaftalens 3, stk. 1. Ledelsens informationspligt fremgår af 3, stk. 2: I samarbejdsudvalget skal ledelsen informere om: 1. Arbejdspladsens seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation. 2. Arbejdspladsens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng. 3. Andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold. 4. Udbud og udlicitering. Information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Stk. 3. Information og drøftelse på rette niveau Det er ledelsens ansvar at sikre, at information og drøftelse sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen. Information og drøftelse skal etableres mellem den ledelse, som har kompetencen, og Side 1 af 3

11 Bilag 7.1 til HSU-møde den 8. februar 2018 medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres, Hvis der opstår en situation, hvor der er krav om information og drøftelse af emner, som ligger uden for formanden for samarbejdsudvalgets ansvarsog kompetenceområde, er det den relevante ledelses forpligtelse at sikre, at der foretages information og høring af alle de berørte samarbejdsudvalg. Medarbejdernes informationspligt fremgår af 3, stk. 4, og indebærer, at medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Informationspligten pålægger således medarbejderrepræsentanterne at orientere ledelsen om, hvad der rører sig blandt medarbejderne, hvormed medarbejdernes synspunkter tages til efterretning af ledelsen. Ifølge 3, stk. 5 skal samarbejdsudvalget sikre, at samtlige medarbejdere holdes orienteret om samarbejdets arbejde, hvorfor dagsorden og referat offentliggøres på AAU Inside. Drøftelse af forhold som er omfattet af informationspligten, skal ske i tilfælde af, at ledelses- eller medarbejderrepræsentanterne fremsætter ønske herom, jf. 3, stk. 6. Evaluering Hvad vil HSU gerne fastholde, samt hvad vil HSU gerne afvikle og eventuelt erstatte det afviklede med? 1. Samarbejde mellem (og evt. indbyrdes på) A- og B-side? 2. Samarbejde mellem formandskab og udvalget? 3. Samarbejdet med underudvalg (PPU)? 4. Samarbejde med udvalg på lavere niveau? 2. De rigtige emner Dagsordenspunkter til behandling i HSU sammensættes på baggrund af en række opgaver fastlagt i samarbejdsaftalens 4 og 5. Yderligere foretages en konkret vurdering af emner, som måtte være af særlig betydning for arbejdspladsen, herunder emner, som er foreslået af medarbejder- og/eller ledelsesrepræsentanterne. Af 4 fremgår det, at HSU skal behandle relevante emner inden for arbejds- og personaleforhold, der er af betydning for arbejdspladsen, mens en række særlige opgaver følger af 5 I medfør af samarbejdsaftalens 4 betragtes nedenstående som relevante emner: 1. Arbejds- og personaleforhold, herunder AAU s personalepolitik bl.a. i forhold til AAU s mål, indsats for fastholdelse af seniorer, politik for orlov samt sygefraværsstatistik og sygefraværssamtaler. 2. Tillid, samarbejde og trivsel, herunder psykisk arbejdsmiljø, tillid og samarbejde på arbejdspladsen samt rammer for faglighed og kvalitet i opgavevaretagelsen. 3. Omstilling på arbejdspladsen HSU varetager en centrale rolle i at sikre en positiv tilgang til forandringer i staten. Side 2 af 3

12 Bilag 7.1 til HSU-møde den 8. februar 2018 I forbindelse med mål, strategi og økonomi skal samarbejdsudvalget behandle følgende i medfør af 5: 1. Sammenhængen mellem institutionens mål/strategi og personalepolitikken. 2. Relevante dele af en eventuel resultatkontrakt for institutionen/direktørkontrakt. 3. Institutionens budget- og finanslovsbidrag, herunder den overordnede prioritering af anvendelsen af bevillingen. Jf. samarbejdsaftalens 5, stk. 3 har HSU også til opgave at behandle følgende emner; kompetenceudvikling, forskelsbehandling, ligebehandling, medarbejdertilfredshed, arbejdsrelateret stress, mobning, chikane og vold. Ovenstående emner er indarbejdet i HSU s årshjul. Evaluering Kommer HSU rundt om de emner, som der skal til for at HSU er velfungerende? 1. Er det de rigtige emner der sættes på dagsordenen og som behandles i HSU? 2. Er der særlige emner, som HSU i 2018/2019 år bør prioritere? 3. De gode rammer Det er vigtigt, at de ydre rammer er på plads, for at udvalget kan få det mest optimale ud af deres møder. Der bør derfor evalueres på om rammerne for HSU-møderne ligger op til et udbytterigt arbejde. Evaluering Hvad vil HSU gerne fastholde, samt hvad vil HSU gerne afvikle og eventuelt erstatte det afviklede med? 1. Forberedelse? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 2. Mødedagen? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 3. Efter mødet? (Formandskab, sekretariat, A-side, B-side, egen forberedelse ) 4. Mellem møderne? Øvrige ønsker vedrørende den praktiske afvikling af HSU s møder, forberedelser hertil, videre behandling af drøftelser mv. kan med fordel overvejes. Side 3 af 3