Kontrolfrekvensvejledning 2011

Transkript

1 Kontrolfrekvensvejledning 2011 (Vejledning om kontrolfrekvenser m.v. på fødevareområdet) Afsnit I... 2 Indledning... 2 Formål og anvendelse... 2 Fødevarekontrollen... 2 Risiko- og behovsorienteret basiskontrol... 3 Muligheder for omprioritering i forhold til kontrolfrekvensvejledningen... 4 Afsnit II... 5 Kontroltyper og -aktiviteter... 5 Kapitel Begreber og definitioner Virksomhed Kontrolbesøg Dokumentation af kontrolbesøg Standard- og elitefrekvenser for kontrolbesøg Elitestatus Kontrolkrav på særlige kontrolområder... 6 Kapitel Ordinære kontrolbesøg... 6 Kapitel Ekstra kontrolbesøg Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger Skærpet kontrol Opfølgende kontrolbesøg i øvrigt Bestilte kontrolbesøg Ekstra kontrol ved forbrugerklager i ultralav- og lavrisiko virksomheder... 9 Kapitel Anden kontrol... 9 Afsnit III Fastsættelse af frekvenser for ordinære kontrolbesøg Kapitel Individuel fastsættelse af ordinære kontrolbesøg i den enkelte virksomhed Fastsættelse af ordinære kontrolbesøg i sæsonvirksomheder Fastsættelse af ordinære kontrolbesøg i virksomheder, der bliver etableret eller ændrer status i løbet af året Supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet i virksomheder på engrosområdet Kapitel Brancher Afsnit IV Kontrolplanlægning Planlægning af ordinær kontrol i detailvirksomheder med standardfrekvens Planlægning af ordinær kontrol i engrosvirksomheder med standardfrekvens Planlægning af ordinær kontrol i detail med engrosvirksomhed Planlægning af ordinær kontrol i virksomheder med elitestatus Særlig kontrolplanlægning i kødvirksomheder Kontrolplanlægning i virksomheder, der er registeret som 3. partscertificerede Planlægning af opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger Tidsforbrug på kontrolbesøg Afsnit V Ikrafttræden Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 1 af 16

2 Afsnit I Indledning Denne vejledning beskriver bestemmelserne i bekendtgørelse om fødevarekontrol og offentliggørelse af kontrolresultater, herefter benævnt kontrolbekendtgørelsen. Vejledningen er rettet mod tilsynsmyndigheden som foretager kontrol med fødevarevirksomheder m.v. Vejledningen skal læses sammen med kontrolbekendtgørelsen og kontrolvejledningen, som findes på fødevarestyrelsens hjemmeside ( Kontrolvejledningen indeholder generelle retningslinjer, som de tilsynsførende følger, når de kontrollerer fødevarevirksomheder mv. Kontrolfrekvensvejledningen opdateres årligt. Formål og anvendelse Vejledningens formål er at sikre, at tilsynsmyndigheden følger ensartede principper for fastsættelse af basiskontrollen i fødevarevirksomheder mv., der er autoriserede eller registrerede eller har registrerede aktiviteter i henhold til autorisationsbekendtgørelsen. Vejledningen beskriver rammer og principper for fastlæggelse af omfanget af ordinær kontrol i fødevarevirksomheder mv., herunder fastsættelse og tildeling af standard- og elitefrekvenser for ordinær kontrol samt retningslinier for kontrolplanlægning. Desuden beskriver vejledningen retningslinier for ekstra kontrol som fx opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger, der skal udføres som supplement til den ordinære kontrol. Vejledningen omfatter udover den generelle del: Standard- og elitefrekvenser for ordinære kontrolbesøg i brancher af fødevarevirksomheder (bilag 1) Risikovurdering for brancher af fødevarevirksomheder (bilag 2) Supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet på engrosområdet (bilag 3) Vejledende frekvenser for sæsonvirksomheder m.v. (bilag 4) Retningslinier for kontrolplanlægning på slagterier og engros kødvirksomheder (bilag 5) Kodeks for gebyrbelagte kontrolbesøg (bilag 6) Kontrol i Grønland er ikke omfattet af denne vejledning. Fødevarekontrollen Formålet med fødevarekontrollen er, at færre mennesker bliver syge af den mad de spiser, og at flere virksomheder overholder reglerne. Fødevarekontrollen i fødevarevirksomheder mv. gennemføres som en kombination af flere kontrolindsatser, hvor kontrol og vejledning af fødevarevirksomheder har til formål at få så mange fødevarevirksomheder som muligt til at forstå og følge reglerne. I det følgende vises en oversigt over forskellige af fødevarestyrelsens kontrolindsatser på fødevareområdet. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 2 af 16

3 Kontrolindsats Basiskontrol Autorisationsbesøg Ordinære kontrolbesøg efter faste frekvenser Ekstra kontrol efter anmærkninger Anden kontrol på særlige områder efter faste frekvenser Prioriteret basiskontrol Ordinære kontrolbesøg målrettet særlige indsatsområder Kontrolkampagner Basiskontrollen er regelmæssig, forebyggende og gennemføres normalt efter faste frekvenser eller retningslinjer. Gennem kontrol og vejledning af virksomheden sætter kontrolbesøget effektivt fokus på den generelle standard i virksomheden. Udgangspunktet for basiskontrollen er virksomhedernes behandling og salg af fødevarer, godkendelsesvilkår og de øvrige forhold, som kan påvirke fødevarernes sikkerhed. Prioriteret basiskontrol planlægges mere fleksibelt og målrettes særlige indsatsområder. Prioriteret basiskontrol gennemføres i brancher eller virksomheder, der af forskellige konkrete og faglige årsager har behov for det. Indsatsområderne prioriteres fra år til år, men kontrollens fokus i den enkelte virksomhed svarer til den øvrige basiskontrol. Kontrolbesøg i forbindelse med kontrolkampagner er målrettet et eller flere kontrolemner, og kontrollen og vejledningen er mere dybdegående. Kampagnerne øger synligheden af kontrollen, og gennem information før, under og efter kampagnerne gøres virksomhederne opmærksomme på reglerne og på risikoen ved at overtræde dem. Udover de nævnte kontrolindsatser findes fx fødevarestyrelsens rejsehold, som fokuserer på særlige indsatsområder og problemstillinger. Risiko- og behovsorienteret basiskontrol Kontrolomfanget i fødevarevirksomheder bestemmes ud fra en risiko- og behovsorienteret vurdering. Det betyder, at kontrolindsatsen prioriteres, differentieres og målrettes mod brancher og virksomheder, hvor fødevarerisikoen og behovet for kontrol er størst. Risikovurderingen foretages på brancheniveau. Forskelle i risici mellem forskellige brancher af fødevarevirksomheder m.v. kommer til udtryk ved differentierede standard- og elitefrekvenser for ordinær kontrol. Behovsvurderingen foretages på virksomhedsniveau. Her vil forskelle mellem virksomhedernes evne og vilje til at overholde fødevarelovgivningen medføre enten mindre kontrol fastsat ved elitefrekvenser for virksomheder, der har opnået elitestatus eller mere kontrol i form af opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger. Frekvenser for ordinær kontrol for risikogrupper fastsættes i kontrolbekendtgørelsen. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 3 af 16

4 Nedenfor vises en oversigt over sammenhængen mellem risikovurdering og behovsorientering. Mørkhøj Tilsynsmyndighed Risikofaktorer for branche Risikovurdering af brancher Virksomhedens aktiviteter Risikogruppe Branchevalg Detail Engros Individuel vurdering af kontrolbehov i engros Kontrolomfang Standard- og elitefrekvens, ekstra kontrol mv. Behovsvurdering af virksomheder Kontrolhistorik Kontrolbesøg Gebyr Tid Muligheder for omprioritering i forhold til kontrolfrekvensvejledningen Fødevarestyrelsens ledelse kan efter drøftelse med Fødevareministeriets departement omprioritere kontrolindsatsen i forhold til kontrolfrekvensvejledningen, hvis det på grund af særlige forhold ud fra en faglig betragtning skønnes nødvendigt. Sådanne særlige forhold kan for eksempel være: Fødevareforureninger, tilbagetrækningssager, opsporingsarbejde og lignende, der nødvendiggør en særlig indsats eller behov for intensiveret efterforskning på et bestemt fødevareområde. Ekstraordinære kontrolindsatser, fx kontrolkampagner eller lignende, som ikke har været planlagt fra årets start. Behov for at flytte ressourcer fra fødevarekontrollen til veterinærområdet, for eksempel ved udbrud af smitsomme husdyrsygdomme. Enhver beslutning om omprioritering skal godkendes af Fødevareministeriets departement. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 4 af 16

5 Afsnit II Kontroltyper og -aktiviteter Kapitel Begreber og definitioner Begreber og definitioner, der anvendes i denne vejledning, er beskrevet i Kontrolvejledningens afsnit 2, Begreber og definitioner. I det følgende er dog beskrevet enkelte begreber, som er tæt knyttet til kontrollen med fødevarevirksomheder. 1.2 Virksomhed I fødevarelovgivningen anvendes betegnelsen virksomhed. I kontrolsammenhænge anvendes i stedet betegnelsen kontrolobjekt. Et kontrolobjekt er et udtryk for den enhed, der kontrolleres, og som modtager en selvstændig kontrolrapport. Et kontrolobjekt er f.eks. en dagligvareforretning, en restaurant, en brødfabrik, en bagerafdeling i et supermarked eller et hospitalskøkken. 1.3 Kontrolbesøg Et kontrolbesøg bør gennemføres som et sammenhængende forløb af højst én dags varighed. I særlige tilfælde, hvor der er tale om fysisk store virksomheder eller omfattende kontrol, kan et kontrolbesøg i engrosvirksomheder undtagelsesvist strække sig over to eller flere på hinanden følgende arbejdsdage, hvis der er en faglig begrundelse for det. 1.4 Dokumentation af kontrolbesøg Ved kontrolbesøg udarbejdes en kontrolrapport som dokumentation for den gennemførte kontrol. Udarbejdelse og offentliggørelse af kontrolrapporter i detail- og engrosvirksomheder er beskrevet i Vejledning om detailrapporten og offentliggørelse og Vejledning om engrosrapporten og offentliggørelse. Disse vejledninger er bilag til Kontrolvejledningen, som findes på Fødevarestyrelsens hjemmeside. 1.5 Standard- og elitefrekvenser for kontrolbesøg I bilag 1 findes standard- og elitefrekvenser for ordinære kontrolbesøg i alle brancher af fødevarevirksomheder. 1.6 Elitestatus Fødevarevirksomheder med standardfrekvens 0,5 eller mere kan opnå elitestatus (elitevirksomheder). For brancher med standardfrekvens på 1 eller derover findes desuden særlige elitefrekvenser for virksomheder, der opnår elitestatus. Elitevirksomheder i risikogruppe Særlig høj kan efter ét år med elitestatus opnå en yderligere reduktion af elitefrekvensen, jævnfør bilag 1. Virksomheden opnår elitestatus når: Virksomhedens seneste 4 kontrolrapporter er uden anmærkninger, og samtlige kontrolrapporter gældende for de seneste 12 måneder ligeledes er uden anmærkninger. Virksomheden er registeret som 3. partscertificeret, og den ikke har fået anmærkninger på de seneste 2 kontrolrapporter, jævnfør kontrolbekendtgørelsen. 3. partscertificerede virksomheder, der får mere end 12 årlige kontrolbesøg, må ikke have anmærkninger på kontrolrapporter de seneste 2 måneder. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 5 af 16

6 Elitestatus bortfalder: Når virksomheden får anmærkninger på en kontrolrapport. Ved ejerskifte bortset fra i en 3. partscertificeret virksomhed, hvis virksomheden dokumenterer, at 3. partscertificeringen fortsætter uændret. Når certificeringen ophører i en 3. partscertificeret virksomhed, medmindre virksomheden opfylder betingelserne for at opnå elitestatus på baggrund af kontrolhistorikken. I forbindelse med ejerskifte og flytning kan virksomheden på særlige betingelser få videreført kontrolresultater fra tidligere ejer eller virksomhed, jf. kontrolbekendtgørelsen. Virksomheden har efterfølgende mulighed for at opnå elitestatus ved førstkommende kontrolbesøg. Alle kontrolresultater, der gives på en kontrolrapport, tages med i vurderingen af virksomhedens eventuelle elitestatus. Når virksomhedens elitestatus bortfalder, gennemføres kontrollen igen efter standardfrekvensen. 1.7 Kontrolkrav på særlige kontrolområder På særlige kontrolområder findes kontrolkrav, der skal overholdes, uanset de i denne vejledning nævnte krav til kontrolfrekvenser og -planlægning. Dette er for eksempel tilfældet inden for følgende kontrolområder: Økologikontrol Kontrol i forbindelse med importaktiviteter Kontrol i forbindelse med eksportaktiviteter Kontrol med specificeret risikomateriale (SRM) Kontrol med handelsnormer for frugt og grønt Kontrol med indførsel, oplagring, distribution og formidling i foreninger med formidling af grønlandske og færøske fødevarer til privat brug (branche A). Kontrol med fødevarevirksomheder, der leverer bi- og restprodukter til foderbrug (branche A). Kontrol med dyrevelfærd på slagterier. Disse kontrolkrav er beskrevet i de relevante regler og vejledninger på områderne. Kapitel Ordinære kontrolbesøg Ordinær kontrol i den enkelte virksomhed gennemføres efter standard- eller elitefrekvenserne fastsat i bilag 1. Kontrolbesøg fordeles over året, så virksomheden kontrolleres med passende intervaller. Det første ordinære kontrolbesøg i nyetablerede, registrerede virksomheder og ved ejerskifte skal som udgangspunkt gennemføres inden for en periode, der står i rimeligt forhold til virksomhedens standardfrekvens, dog senest inden for 6 måneder. Eksempelvis bør en virksomhed med standardfrekvens 3 efter et ejerskifte have det første ordinære kontrolbesøg inden for 4 måneder. I virksomheder med kontrolfrekvens Efter behov skal der foretages et ordinært kontrolbesøg i forbindelse med nyetablering. Dette gælder dog ikke for virksomheder med frekvens Efter behov i branchegrupperne "Fødevarevirksomheder med primærproduktion" og "Øvrige, hvor der ved nyetablering kun skal gennemføres et ordinært kontrolbesøg, hvis der er en konkret begrundelse. Ved ejerskifte i virksomheder med kontrolfrekvens Efter behov skal der kun gennemføres kontrolbesøg, hvis der er en konkret begrundelse. Desuden kan kontrol i virksomheder med Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 6 af 16

7 kontrolfrekvens Efter behov foretages i forbindelse med kontrolkampagner eller prioriteret basiskontrol.. Der gælder særlige retningslinier for: - Virksomheder, der i forbindelse med ejerskifte eller flytning viderefører kontrolhistorikken fra tidligere ejer eller virksomhed. Disse virksomheder skal have det første ordinære kontrolbesøg inden for 2 måneder. - Nyetablerede, autoriserede virksomheder, som skal have et autorisationsbesøg inden virksomheden påbegynder sine aktiviteter, jævnfør autorisationsvejledningen. Kontrol i sæsonvirksomheder gennemføres, når virksomheden har åbent. Det er derfor vigtigt at få oplysninger om åbningsperioder. Årets første ordinære kontrolbesøg bør gennemføres hurtigst muligt efter sæsonåbning. Omfanget af ordinær kontrol er nærmere beskrevet i afsnit IV om kontrolplanlægning. Ordinære kontrolbesøg gennemføres ved brug af en kombination af flere kontrolmetoder. I virksomheder, hvor der kræves skriftlige egenkontrolprogrammer, gennemføres kontrollen med udgangspunkt i kontrolmetoden audit. I virksomheder, hvor der ikke kræves skriftligt egenkontrolprogram, er tilsyn og overvågning, fysisk kontrol og dokumentkontrol de foretrukne kontrolmetoder. Definitioner på kontrolmetoder fremgår af Kontrolvejledningen. Audit er en planlagt, systematisk gennemgang og kontrol af virksomhedens egenkontrolprogram, handlinger og egenkontrolresultater. Forberedelse og gennemførelse af audit er nærmere beskrevet i Vejledning om audit, som er et bilag til Kontrolvejledningen. Kapitel Ekstra kontrolbesøg I nogle tilfælde forberedes og udføres ekstra kontrolbesøg med samme kontrolomfang og -metode som ordinære kontrolbesøg og omfatter flere lovgivningsområder, jævnfør afsnit IV om kontrolplanlægning. Dette er tilfældet ved - Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger, - Forbrugerklager i lavrisiko virksomheder og - Bestilte kontrolbesøg. I andre tilfælde kontrolleres udelukkende enkelte forhold for eksempel i forbindelse med - Forbrugerklager (bortset fra lavrisiko virksomheder), - Smitteopsporing i forbindelse med udbrud af fødevarebårne sygdomme og - Tilbagetrækningssager. Ved disse kontrolbesøg benyttes de kontrolmetoder, der er mest relevante, for eksempel audit eller fysisk kontrol. Ekstra kontrolbesøg kan normalt ikke erstatte ordinære kontrolbesøg. 3.2 Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger Der gennemføres som udgangspunkt et opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger ved kontrollen i en virksomhed. Anmærkninger omfatter indskærpelser, påbud, forbud, bøder og politianmeldelser. Det opfølgende kontrolbesøg gennemføres inden for rimelig tid, efter at anmærkningen er givet, eller en eventuel frist er udløbet, og i rimelig tid inden det næste ordinære kontrolbesøg. Der skal dog tages hensyn til bl.a. overtrædelsens karakter og virksomhedens kontrolfrekvens. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 7 af 16

8 Som udgangspunkt skal der følges op på anmærkningen senest to måneder efter det kontrolbesøg, der gav anledning til anmærkningen. Der kan dog være forhold i en sag, der medfører, at besøget først meningsfyldt kan gennemføres senere, for eksempel frister eller andre praktiske foranstaltninger. Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger har samme kontrolomfang og -metode som ordinære kontrolbesøg og omfatter flere lovgivningsområder, jævnfør afsnit IV om kontrolplanlægning. I virksomheder med mere end 12 årlige kontrolbesøg er retningslinjerne for opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger beskrevet i bilag 5, kontrolplanlægning i kødvirksomheder i afsnittet om planlægning af opfølgende kontrolbesøg i den enkelte virksomhed. Disse retningslinjer gælder for opfølgning på anmærkninger ved ordinære kontrolbesøg. Opfølgning på anmærkninger ved anden kontrol kan foretages i forbindelse med anden kontrol. Det opfølgende kontrolbesøg kan i enkelte tilfælde undlades, hvis kontrollen kan gennemføres mere hensigtsmæssigt på anden vis for eksempel ved administrativ kontrol (skrivebordskontrol) af indsendt dokumentation. Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger kan normalt ikke erstatte ordinære kontrolbesøg efter standardfrekvenserne, da opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger blandt andet har til formål at øge kontrolaktiviteten i virksomheden. Det gælder også for engrosvirksomheder i risikogruppe særlig høj, som har standardfrekvens 5. Opfølgning på anmærkninger kan undtagelsesvist foretages på et ordinært kontrolbesøg i følgende tilfælde: Opfølgning på anmærkninger, hvortil der er knyttet en frist (typisk påbud), som betyder, at tidspunktet for fristens udløb er nogenlunde sammenfaldende med et planlagt ordinært kontrolbesøg. Opfølgning på anmærkninger, der gives på et opfølgende kontrolbesøg, hvis der er planlagt et ordinært kontrolbesøg inden for 2 måneder. 3.3 Skærpet kontrol Hvis tilsynsmyndigheden vurderer, at ét opfølgende kontrolbesøg ikke er tilstrækkeligt til at sikre, at virksomheden får rettet varigt op på de ulovlige forhold, kan det være nødvendigt med skærpet kontrol i en periode. Det vil sige flere ekstra kontrolbesøg inden for et givet tidsrum, jævnfør kontrolvejledningens afsnit 5.2, Kontroltyper og eksempler nævnt i kontrolvejledningens bilag 6. Ved skærpet kontrol i en periode skal kontrolomfang og -metode ved det første af de ekstra kontrolbesøg svare til kontrolomfang og -metode ved ordinære kontrolbesøg. Ved de øvrige ekstra kontrolbesøg kan kontrollen målrettes det eller de aktuelle problemer i virksomheden. 3.4 Opfølgende kontrolbesøg i øvrigt Kontrol i forbindelse med for eksempel tilbagetrækningssager, smitteopsporing ved udbrud af eller mistanke om fødevarebårne sygdomme eller forbrugerklager i andre virksomheder end lavrisiko virksomheder kan udføres som opfølgende kontrolbesøg i de tilfælde, hvor der ikke er planlagt et ordinært kontrolbesøg inden for rimelig tid. I disse tilfælde kan den ekstra kontrol udføres som en målrettet kontrol, hvor der kun kontrolleres de lovgivningsområder, der er relevante i forbindelse med opfølgningen, og der benyttes de kontrolmetoder, der er mest relevante. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 8 af 16

9 3.5 Bestilte kontrolbesøg I følgende situationer kan virksomheder bestille et kontrolbesøg, der skal udføres inden for 2 måneder: Efter anmærkninger på den seneste kontrolrapport, hvor tilsynsmyndigheden ikke foretager opfølgende kontrolbesøg, jævnfør kapitel 3.2. Efter ejerskifte. Dette er dog ikke tilfældet, hvis en virksomhed ansøger om fornyet autorisation i forbindelse med ejerskifte, da virksomheden i så fald skal have et autorisationsbesøg. Efter at virksomheden er blevet registreret som certificeret med henblik på at få tildelt elitestatus. Ved bestilte kontrolbesøg skal kontrolomfang og -metode svare til kontrolomfang og -metode ved ordinære kontrolbesøg. 3.6 Ekstra kontrol ved forbrugerklager i ultralav- og lavrisiko virksomheder I ultralav- og lavrisiko virksomheder skal der i forbindelse med relevante forbrugerklager udføres ekstra kontrolbesøg. For lavrisiko virksomheder er det et supplement til den ordinære kontrol efter standardfrekvensen. Ved ekstra kontrolbesøg i lavrisiko virksomheder skal kontrolomfang og -metode svare til kontrolomfang og -metode ved ordinære kontrolbesøg og omfatter flere lovgivningsområder, jævnfør afsnit IV, Kontrolplanlægning. I ultralavrisiko virksomheder er det tilstrækkeligt at kontrollere de områder, som er relevante i forhold til forbrugerklagen. Ved relevante forbrugerklager i øvrige virksomheder henvises til kapitel 3.4. Kapitel Anden kontrol De fleste kontrolopgaver kan udføres i forbindelse med ordinære eller ekstra kontrolbesøg. I de tilfælde, hvor kontrolopgaverne ikke bliver udført i forbindelse med ordinære eller ekstra kontrolbesøg, gennemføres kontrolbesøget som anden kontrol. Eksempler på kontrolopgaver, som skal udføres som anden kontrol, fordi kontrolområderne kontrolleres hyppigere end den fastsatte kontrolfrekvens: Kontrol før og efter slagtning på slagterier. Kontrol i forbindelse med eksport af kød og kødprodukter til USA og Kina, jævnfør Vejledning om kontrol med virksomheder, der eksporterer fødevarer til tredjelande. Kontrol med specificeret risikomateriale. Kontrol ved indførsel af ikke animalske fødevarer med særlige restriktioner, jævnfør bekendtgørelse om indførsel af fødevarer m.v. med særlige restriktioner (Restriktionsbekendtgørelsen). Eventuelle særlige krav til hvilke lovgivningsområder, der skal kontrolleres i forbindelse med disse besøg, fremgår de relevante regler og vejledninger på området. Eksempler på kontrolopgaver, som kan udføres som anden kontrol, fordi virksomhedens kompleksitet, størrelse eller aktiviteter gør, at det ikke altid kan nås inden for den fastsatte kontrolfrekvens: Kontrol med økologiregler. Kontrol med eksportaktiviteter ud over kontrol i forbindelse med eksport af animalske fødevarer til USA og Kina. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 9 af 16

10 Kontrol med importaktiviteter ud over kontrol ved indførsel af ikke animalske fødevarer med særlige restriktioner, f.eks. kontrol med import af kosttilskud. Kontrol med handelsnormer. Anden kontrol kan normalt ikke erstatte ordinære kontrolbesøg. Afsnit III Fastsættelse af frekvenser for ordinære kontrolbesøg I bilag 2 placeres brancher af detail- og engrosvirksomheder samt detail med engrosvirksomhed i risikogrupper ud fra en risikovurdering på baggrund af 7 risikofaktorer og i nogle tilfælde ved brug af en korrektionsfaktor. Ud fra den samlede risikovurdering er der fastsat standardfrekvenser og eventuel elitefrekvenser for hver risikogruppe. Disse frekvenser findes i bilag 1. I branchegrupperne Fødevarevirksomheder med primærproduktion, Primærproducenter med direkte levering til den endelige forbruger, Øvrige, Fødevarekontaktmaterialer (FKM) og Bibrancher der benyttes til registrering af særlige aktiviteter er risikogrupper og kontrolfrekvenser fastsat ud fra andre kriterier. Kapitel Individuel fastsættelse af ordinære kontrolbesøg i den enkelte virksomhed Tilsynsmyndigheden skal fastlægge antallet af ordinære kontrolbesøg for hver enkelt fødevarevirksomhed i myndighedens område ud fra standard- og elitefrekvenserne for branchen. Hvis virksomheden er tildelt flere brancher, skal kontrolfrekvensen for ordinære kontrolbesøg normalt fastsættes ud fra den branche, der er placeret i den højeste risikogruppe, og som derfor giver flest ordinære kontrolbesøg. I kapitel 6.1 findes dog undtagelser for dette dels for engrosvirksomheder med behandling, der oplagrer egne fødevarer produceret i virksomheden og dels i visse tilfælde for virksomheder i branche I, Kødvirksomheder, mindre, der tildeles bibrancher til beskrivelse af virksomhedens aktiviteter. Er virksomheden tildelt flere brancher, skal de aktiviteter, der er knyttet til den enkelte branche, normalt kontrolleres med den kontrolfrekvens, der svarer til den aktuelle branche. Ved fastsættelse af kontrolfrekvensen skal der tages hensyn til, om virksomheden har elitestatus. Hvis virksomheden har haft elitestatus i 12 måneder, skal kontrolfrekvensen reduceres yderligere for virksomheder i risikogruppe Særlig høj, jævnfør bilag 1. Virksomheder skal have mindst ét ordinært kontrolbesøg hvert år. Virksomheder med en kontrolfrekvens under 1 skal dog have ordinære kontrolbesøg svarende til den tildelte frekvens. Ved fastsættelse af kontrolfrekvensen i den enkelte virksomhed tages som udgangspunkt ikke hensyn til virksomhedens størrelse, produktionens omfang eller alsidighed. Disse faktorer vil derimod have indflydelse på varigheden af det enkelte kontrolbesøg. På engrosområdet skal der dog foretages en supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet, jf. kapitel 5.4 og bilag 3, som medfører, at virksomheder i visse risikogrupper med en varemængde og aktivitet, der er væsentlig mindre end det, der som standard karakteriserer branchen, får en reduceret standardfrekvens. I løbet af året kan det være nødvendigt, at tilsynsmyndigheden ændrer det fastlagte antal ordinære kontrolbesøg for den enkelte virksomhed, hvis virksomheden ændrer branche, aktivitet eller opnår eller mister elitestatus. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 10 af 16

11 Det planlagte antal ordinære kontrolbesøg i kontrolobjektregistret (KOR) skal løbende opdateres, så KOR hele tiden afspejler den planlagte ordinære kontrol efter standard- eller elitefrekvensen for virksomheden i det aktuelle kalenderår. Kontrolfrekvensen kan eventuelt reduceres, så den står i rimelig forhold til den periode, virksomheden har eksisteret (nyetablerede virksomheder) eller har haft åbent (sæsonvirksomheder), jævnfør kapitel 5.2 og 5.3 samt bilag Fastsættelse af ordinære kontrolbesøg i sæsonvirksomheder Der findes to selvstændige brancher for virksomheder med sæsonåbent. Det drejer sig om: Restauranter mv. i branche A, der har åbent op til 6 måneder om året, som registreres med branche C. Chokolade- og konfektureforretninger, der har åbent op til 6 måneder om året, som registreres med branche B. Øvrige sæsonvirksomheder skal placeres i de brancher, der svarer til virksomhedens aktiviteter. Kontrolfrekvensen for sæsonvirksomheder, der bliver indplaceret i en helårsbranche, kan i nogle tilfælde reduceres, så den står i rimelig forhold til virksomhedens åbningsperiode. Ved åbningsperioden forstås den samlede periode, virksomheden har åbent i løbet af året. Hvis for eksempel en virksomhed har åbent fra april til september (seks måneder), 1 uge i efterårsferien og tre uger i december, vil åbningsperioden svare til ca. 7 måneder. For sæsonvirksomheder, der indplaceres i brancher med en kontrolfrekvens på 1 eller mindre, kan frekvensen dog ikke nedsættes. For sæsonvirksomheder, der indplaceres i brancher med en kontrolfrekvens på 2 eller mere, kan frekvensen ikke reduceres til mindre end 1. Eventuel reduktion af kontrolfrekvensen i sæsonvirksomheder skal foretages efter retningslinjerne i bilag Fastsættelse af ordinære kontrolbesøg i virksomheder, der bliver etableret eller ændrer status i løbet af året Standardfrekvensen for virksomheder, der bliver etableret i løbet af året, kan eventuelt reduceres, så den står i rimelig forhold til den periode, virksomheden har eksisteret. Virksomheder, der opnår eller mister elitestatus i løbet af året, eller elitevirksomheder, der har haft elitestatus i 12 måneder, og som har mulighed for yderligere reduktion af frekvensen, tildeles ny kontrolfrekvens. Denne nye kontrolfrekvens kan eventuelt reduceres, så den står i rimelig forhold til den resterende del af året. Eventuel reduktion af standardfrekvensen i nyetablerede virksomheder eller i virksomheder med ændret elitestatus skal foretages efter retningslinjerne i bilag Supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet i virksomheder på engrosområdet Standardfrekvensen for virksomheder på engrosområdet kan evt. reduceres på baggrund af en vurdering af andre faktorer end den generelle risiko- og behovsvurdering. Baggrunden for denne særlige individuelle vurdering af kontrolbehovet i engrosvirksomheder er, at engrosvirksomheder i samme branche kan være meget forskellige med hensyn til aktivitet og vareudvalg. Retningslinier for supplerende individuel vurdering af kontrolbehovet i virksomheder på engrosområdet er beskrevet i bilag 3. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 11 af 16

12 Kapitel Brancher Hver virksomhed skal tildeles en hovedbranche og evt. en eller flere bibrancher. Hovedbranchen vælges ud fra den aktivitet, der bedst karakteriserer virksomheden. Virksomhedens evt. øvrige aktiviteter karakteriseres ved bibrancher. I detail, bortset fra detail med engrosvirksomhed, er der dog kun to mulige bibrancher, som beskrives sidst i dette afsnit. I engrosvirksomheder og i detail med engrosvirksomhed kan det være nødvendigt at tildele en virksomhed bibrancher som i følgende eksempler: En virksomhed, der har en eller flere aktiviteter, der adskiller sig væsentligt fra den aktivitet, der karakteriseres af hovedbranchen, for eksempel et mejeri, der producerer juice eller en kontorvirksomhed, der også er transportør. En virksomhed, der er autoriseret efter hygiejneforordningen for animalske fødevarer, og hvor aktiviteterne skal offentliggøres på særlige lister i forhold til EU, for eksempel fremstilling af hakket kød, opskæring, tarmvirksomhed og frostlager mv. I disse tilfælde skal virksomheden tildeles en eller flere bibrancher, medmindre aktiviteten fremgår af virksomhedens hovedbranche. Dette gælder også for virksomheder i gruppen detail med engrosvirksomhed, der ikke som udgangspunkt er autoriseret efter hygiejneforordningen for animalske fødevarer som fx engrossupermarkeder, der omfatter en tilvirkningsafdeling med hakning af kød. Virksomheder, der opbevarer animalske frost- eller kølevarer, skal tildeles bibrancher for disse aktiviteter, uanset om det er virksomhedens egne varer eller andre virksomheders varer, der opbevares. Dette er dog ikke tilfældet ved oplagring af fødevarer, der udelukkende indgår i virksomhedens egen produktion. I disse tilfælde er aktiviteten en integreret del af de aktiviteter, der er omfattet af hovedbranchen. Hvis en virksomhed har selvstændige afdelinger med og uden behandling, bør hovedbranchen som udgangspunkt vælges i gruppen af brancher af virksomheder med behandling, medmindre behandlingsaktiviteten er så begrænset, at det ville være misvisende, hvis denne aktivitet blev afgørende for valg af hovedbranchen. Eksempelvis vil en mindre afdeling med hakning af kød i et engrossupermarked skulle tildeles en bibranche, selvom det er en engros med behandling aktivitet. Hvis en virksomhed har flere brancher, der er lige karakteriserende, bør det tilstræbes, at hovedbranchen vælges blandt de brancher, der har den højeste frekvens (og evt. kan opnå elitestatus), jf. dog undtagelsen nævnt i bilag 1 i branche A, Engrossupermarkeder. Virksomhedens kontrolfrekvens fastsættes normalt ud fra den hoved- eller bibranche, som har den højeste kontrolfrekvens, jævnfør kapitel 5.1. Der er dog følgende undtagelser: For engrosvirksomheder med behandling, der tildeles bibrancher som følge af oplagring af egne fødevarer produceret i virksomheden, og hvor frekvensen for bibranchen er højere end for hovedbranchen, fastlægges kontrolfrekvensen dog ud fra virksomhedens hovedbranche. Dette gælder dog ikke, hvis der er tale om frostlagring af varer, som ikke anvendes i egen produktion her skal altid foretages kontrol med frostlageret efter frekvensen for frostlageret. For engrosvirksomheder i branche I, Kødvirksomheder mindre, der tildeles bibrancher til beskrivelse af virksomhedens aktiviteter, og hvor frekvensen for bibranchen er højere end for hovedbranchen skal kontrolfrekvensen fastsættes som beskrevet: Hvis aktiviteterne kun omfatter opskæring af kød, fremstilling af hakket kød, tilberedt kød eller kødprodukter, eller oplagring af egne varer på køl eller frost, inkl. indfrysning, fastlægges kontrolfrekvensen ud fra virksomhedens hovedbranche.. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 12 af 16

13 Hvis aktiviteterne omfatter fx slagtning eller slagtemæssig behandling af nedlagt vildt, eller oplagring af varer for andre på køl eller frost, inkl. indfrysning, skal disse aktiviteter kontrolleres med den kontrolfrekvens, som gælder for de pågældende aktiviteter. Hvis virksomheden ønsker at eksportere til tredjelande, som stiller krav om specifikke kontrolfrekvenser, som det fx gælder for USA, skal disse krav opfyldes. Anvendelse af bibrancher i detailvirksomheder er begrænset til virksomheder, som også har produktion af mad ud af huset (diner transportable), for eksempel slagtere eller osteforretninger, og virksomheder der leverer bi- og restprodukter til foderbrug. Der findes en særlig branchegruppe med bibrancher, der benyttes til registrering af særlige aktiviteter. Branchegruppen omfatter to brancher: Fødevarevirksomheder, der leverer bi- og restprodukter til foderbrug og Hakket kød, hjemmemarked. Afsnit IV Kontrolplanlægning Kapitel 7 Alle relevante lovgivningsområder 1 skal kontrolleres over en periode. Kontrollen af lovgivningsområderne udføres som stikprøvekontrol. 7.1 Planlægning af ordinær kontrol i detailvirksomheder med standardfrekvens På detailområdet, skal kontrollen planlægges, så alle relevante lovgivningsområder kontrolleres inden for tre år. Det sker i praksis ved, at virksomheder med og uden elitestatus indgår i en samlet gruppe, hvor kontrollen skal planlægges, så alle relevante lovgivningsområder kontrolleres inden for tre år. Ved ordinære kontrolbesøg i detailvirksomheder kontrolleres som minimum, og når det er relevant: Hver gang: - Mindst ét af de tre lovgivningsområder inden for hygiejne. - Ophængning af kontrolrapport. - Et skiftende lovgivningsområde som følge af aktuelle centrale eller regionale kontrolkampagner eller efter en konkret vurdering af behovet i den pågældende virksomhed. Hvert år: - Alle lovgivningsområder vedrørende hygiejne, dog mindst én gang hvert andet år i virksomheder med frekvens 0,5. - Alle kritiske kontrolpunkter, dog mindst én gang hvert andet år i virksomheder med frekvens 0,5. Hvert tredje år: - Virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan i virksomheder, hvor der er krav om skriftlig egenkontrol. Ved betinget og endelig autorisation: 1 Reglerne på fødevareområdet er inddelt i 12 lovgivningsområder, jf. bilag 3 til kontrolvejledningen. Lovgivningsområdet hygiejne er på kontrolrapporten opdelt i 3. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 13 af 16

14 - Virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan i relevant omfang ved kontrolbesøg. Planlægning af opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger er beskrevet i kapitel Planlægning af ordinær kontrol i engrosvirksomheder med standardfrekvens I engrosvirksomheder skal kontrollen i virksomheder med standardfrekvens planlægges, så alle relevante lovgivningsområder bliver kontrolleret i hver enkelt virksomhed inden for ét år. Dog skal alle relevante lovgivningsområder kontrolleres inden for to år i virksomheder med frekvens 0,5. Ved ordinære kontrolbesøg i engros virksomheder kontrolleres som minimum, og når det er relevant: Hver gang: - Mindst ét af de tre lovgivningsområder vedrørende hygiejne. Hvert år: - Virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan, dog mindst én gang hvert andet år i virksomheder med frekvens 0,5. - Et repræsentativt udsnit af alle relevante kritiske kontrolpunkter, dog mindst én gang hvert andet år i virksomheder med frekvens 0,5. Ved betinget og endelig autorisation: - Virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan i relevant omfang ved kontrolbesøg. På udvalgte lovgivningsområder kan kontrolfrekvensen sættes ned til én gang hvert andet år, hvis lovgivningsområdet er under særlig god styring, og virksomheden eventuelt lever op til højere krav fx som følge af en 3. partscertificering. Dette gælder dog ikke lovgivningsområderne vedr. hygiejne. I vurderingen af muligheden for nedsat frekvens skal der lægges vægt på virksomhedens kontrolhistorik på det pågældende lovgivningsområde og på omfanget af risici for fødevaresikkerheden. Planlægning af opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger er beskrevet i kapitel Planlægning af ordinær kontrol i detail med engrosvirksomhed I detail med engrosvirksomhed uden behandling skal kontrollen planlægges som beskrevet i kapitel 7.1 om kontrolplanlægning i detailvirksomheder. I de tilfælde, hvor en detail med engrosvirksomhed uden behandling har afdelinger med behandling, som er registreret med bibrancher, skal kontrollen med disse afdelinger dog planlægges som beskrevet i kapitel 7.2 om kontrolplanlægning i engrosvirksomheder. I detail med engrosvirksomhed med behandling skal kontrollen planlægges som beskrevet i kapitel 7.2 om kontrolplanlægning i engrosvirksomheder. Planlægning af opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger er beskrevet i kapitel Planlægning af ordinær kontrol i virksomheder med elitestatus I engrosvirksomheder med elitestatus skal kontrollen planlægges, så alle relevante lovgivningsområder kontrolleres inden for to år. På detailområdet indgår virksomheder med elitestatus sammen med virksomhederne uden elitestatus i en samlet gruppe, hvor kontrollen skal planlægges, så alle relevante lovgivningsområder kontrolleres inden for tre år. Ved ordinære kontrolbesøg i virksomheder med elitestatus kontrolleres som minimum, når det er relevant: Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 14 af 16

15 Hver gang: - Mindst ét af de tre lovgivningsområder vedrørende hygiejne. I detailvirksomheder kontrolleres endvidere hver gang: - Ophængning af kontrolrapport. - Et skiftende lovgivningsområde som følge af aktuelle centrale eller regionale kontrolprojekter eller efter en konkret vurdering af behovet i den pågældende virksomhed. Hvert år: - Lovgivningsområdet hygiejne behandling af fødevarer. I virksomheder med frekvens 0,5 dog mindst én gang hvert andet år. - I detailvirksomheder desuden: Alle kritiske kontrolpunkter, dog hvert andet år i virksomheder med frekvens 0,5. - I engrosvirksomheder desuden: Et repræsentativt udsnit af alle relevante kritiske kontrolpunkter, dog hvert andet år i virksomheder med frekvens 0,5. Hvert andet år i engrosvirksomheder: - Virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan. Hvert tredje år i detailvirksomheder: - Virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan. Ved første kontrolbesøg efter overført kontrolhistorik i både detail- og engrosvirksomheder: - Virksomhedens risikovurdering og HACCP-plan. 7.5 Særlig kontrolplanlægning i kødvirksomheder Der findes supplerende retningslinjer for planlægning af kontrollen i slagterier og en gros kødvirksomheder med behandling samt USA-godkendte køle- og frysehuse, hvor der opbevares kød. Det er beskrevet i bilag 5. Ved kontrolplanlægning for branche I, Kødvirksomheder mindre, henvises til beskrivelsen i bilag 5, kapitel 2, Kontrolplanlægning. Slagtebusser er ikke omfattet af de supplerende retningslinjer i bilag 5. Kontrolplanlægning i slagtebusser skal i stedet foretages efter retningslinjerne i kapitel 7.2 og Kontrolplanlægning i virksomheder, der er registeret som 3. partscertificerede Kontrollen i 3. partscertificerede virksomheder planlægges som i øvrige virksomheder i samme branche. Ved ordinær kontrol i 3. partscertificerede virksomheder skal rapporter fra den eksterne kontrol indgå i kontrollen, jævnfør Vejledning om audit, som er indsat som bilag i Kontrolvejledningen. Rapporteringen fra den eksterne kontrol kan give anledning til kontrol af lovgivningsområder, der ellers ikke var planlagt kontrolleret ved det aktuelle kontrolbesøg. 7.7 Planlægning af opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger Ved opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger skal der følges op på det eller de lovgivningsområder, der har givet anledning til bemærkninger. Derudover kontrolleres andre relevante lovgivningsområder, så det opfølgende kontrolbesøg svarer til et ordinært kontrolbesøg, jf. kapitel 7.1, 7.2 og 7.3. Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 15 af 16

16 7.8 Tidsforbrug på kontrolbesøg Den tid, der anvendes på de enkelte kontrolbesøg, fastlægges med udgangspunkt i en konkret faglig vurdering og en ressourcemæssig prioritering. I den konkrete faglige vurdering indgår bl.a. en vurdering af virksomhedens aktiviteter, egenkontrol og kontrolhistorik samt virksomhedens størrelse og hvilke relevante lovgivningsområder, der skal kontrolleres. Som udgangspunkt gennemføres kontrolbesøg af én tilsynsførende. Kontrolbesøg kan efter en konkret vurdering gennemføres af flere tilsynsførende, hvis det er fagligt begrundet eller af andre årsager skønnes hensigtsmæssigt. Eksempler på begrundelser er: Det er nødvendigt for at sikre, at alle relevante lovgivningsområder kontrolleres efter de fastsatte retningslinier i kapitel 7.1, 7.2, 7.3, 7.4 og 7.5. Krævende kontrolopgaver i for eksempel store og komplekse virksomheder, i virksomheder med særlige aktiviteter eller særlige problemstillinger, og hvor der eventuelt er behov for konkret vejledning, eller hvor særlige kompetencer hos de tilsynsførende er nødvendige for at gennemføre kontrollen. Virksomheder, der mangler vilje til at overholde lovgivningen, og hvor der som følge deraf kan opstå vanskelige eller truende situationer. Gennemførelse af kontrolbesøg med flere tilsynsførende skal generelt ske på en måde, der ikke unødigt belaster virksomheden økonomisk. Der kan ikke opkræves gebyr for tilsynsførende, der medvirker ved kontrolbesøg i forbindelse med kompetenceudvikling eller oplæring. Afsnit V Ikrafttræden Vejledningen træder i kraft den 1. januar 2011 Kontrolfrekvensvejledning erstatter kontrolfrekvensvejledning 2010 af 19. juli Fødevarestyrelsen den 5. november 2010 Vibeke Højbjerg Kontrolfrekvensvejledning 2011, side 16 af 16