Referat fra 3. arbejdsgruppemøde vedr. telemedicinsk kortlægning

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon mbk@medcom.dk Dato Vor ref. MBK Referat fra 3. arbejdsgruppemøde vedr. telemedicinsk kortlægning Tidspunkt: Fredag den 30. august 2013 Sted: Deltagere: MedCom, Odense Britta Ravn, Region Midtjylland Lea Nørgaard Bek, Region Midtjylland Tove Lehrman, Region Syddanmark Julia Willer Dallerup, Region Hovedstaden Christian Nøhr, Aalborg Universitet Ulrik Schønnemann, MedWare Lars Hulbæk, MedCom Mie Borch Dahl Kristensen, MedCom (referent) Fraværende: Gillian Flyger, Region Nordjylland Eva Bjørnhøj Ingevold, Region Sjælland Judith Lørup Rindum, Region Hovedstaden Signe Vind, Danske Regioner Tine Ohm Laursen, Sektor for National Sundheds-it Poul Erik Kristensen, Kommunernes Landsforening Kristian Kidholm, Odense Universitetshospital

2 Referat: Lars byder velkommen. Siden sidste møde har MedCom og MedWare på baggrund af kommentarer til første version - ændret en del i databasen. Det drejer sig hovedsageligt om brugeradministrationen, funktionaliteten og selve indholdet. Målet med dette møde er at få fastlåst den første version af databasen, så den praktiske kortlægning for 2013 kan tage fart. 1. Referat fra sidst Ingen kommentarer. 2. Gennemgang af databasen, som den ser ud nu (case) v. Ulrik Der er først og fremmest blevet lavet fem links, der kan udsendes af de enkelte regioner til de personer, der skal foretage den praktiske registrering af et initiativ. Personen som anvender linket vil i første omgang blive bedt om at indtaste navn og mailadresse. Herefter oprettes automatisk en bruger, og personen får tilsendt password for senere login. Når personen opretter et initiativ, skal personen først vælge, om initiativet er et projekt eller i udbredelse/drift. Dette har betydning for den stamdata, som ligger i databasen. Når personen har valgt dette, har personen nu mulighed for at vælge, om initiativet er under et paraplyprojekt. Pt. er det det Lars, Mie og Ulrik, som definerer og opretter paraplyprojekter. Der kan være andre projekter (eksempelvis Patient at Home ), som er at betragte som paraplyprojekter, og regioner og kommuner vil formentligt også have brug for at lave praraplyprojekter. Ved at slippe løs, således at alle kan oprette paraplyprojekter, øges dog risikoen for, at begrebet bliver misbrugt. Man bør derfor kontakte MedCom, hvis man ønsker, at der skal oprettes nogle paraplyprojekter, og så opretter MedCom dem. Dette sikrer overskuelighed i databasen. Idéen med paraplyprojekter er desuden, at vi kan rydde op, f.eks. i forhold til de mange sårprojekter rundt omkring i landet. Ulrik demonstrerer, hvordan man opretter et nyt initiativ (som her antages at være et projekt). Man kommer først ind i stamdatadelen, hvor der er ændret ganske meget. Før lå al stamdata under første fane. Stamdatadelen er nu splittet på i flere faner og de resterende faner (Funktionalitet, Medicinske specialer, Forløbsprogrammer, Lokaliteter, Faser i behandlingsforløb, Brugere, Teknologier, Tekniske funktionaliteter) kommer nu først i næste etape. Dette for rent psykologisk ikke at skræmme folk væk med for mange faner. Stamdatadelen: På første fane i stamdatadelen er datoerne ændret, så det nu kun er år og måned, der registreres. Kontaktpersoner var før noget, man registrerede efterfølgende. Dette er ændret, så man nu gør det i oprettelsesfasen. Desuden kan de kontaktpersoner, som er oprettet, genbruges og de ekstra oplysninger, som er registreret, vises. Hvis en kontaktperson ikke findes, kan man selvfølgelig selv indtaste personens kontaktoplysninger. Der er desuden kommet Næste -knap i bunden på hver side. Næste fane i stamdatadelen er Parter, hvor der for projektejer (og projektdeltagere) nu søges i SOR og yderregistret enten på ydernummer eller navn. Man kan vælge praksis, kommune, region og afdelinger. Man kan desuden filtrere på regionsniveau, så det er nemmere at finde eksempelvis dermatologisk afdeling på OUH. Man kan også i den nye version af databasen se, hvor langt man er nået ( Du er på side 4/5). Sidste fane handler om, hvem der må redigere initiativet. Man står automatisk selv på listen. Teamkonceptet er således droppet, men der bliver personer i hver region, som automatisk har redigeringsrettighed, når et initiativ oprettes i deres region. Dvs. at de personer, som er tilknyttet Region Syddanmark, automatisk har redigeringsrettighed, hvis personen, som opretter initiativet, har anvendt det udsendte link eller uddelegerer redigering til regionen (fane 5 på stamdatadelen). Man kan på nuværende tidspunkt ikke se, hvem der er de telemedicinansvarlige altså hvem man uddelegerer redigeringsrettighed til, men det kan laves således, at man, mår man vælger en region, kan trykke på en knap der viser, hvem det er. 2

3 Efter sidste faner trykker vi nu gem. Nu kommer man videre til det, der før var de efterfølgende faner. Her har MedCom og MedWare taget alt det input, der er kommet ind, og har ændret rundt omkring på fanerne. Nu kommer der eksempelvis ikke tekstfelter frem medmindre man vælger Andet. Fanebladet Sygdomsområder er desuden omdøbt til Forløbsprogrammer. Når man gemmer initiativet til allersidst og ser alle de indtastede ting, har man nu mulighed for at konvertere projektet til udbredelse/drift. Såfremt man gør det, skal man nu indtaste Dato for påbegyndt drift osv. Parterne hedder nu Ansvarlige og Anvendere, og denne gruppe vil måske være anderledes, end da initiativet var et projekt. Ellers er resten af fanebladene stort set identiske. Kommentarer i forbindelse med gennemgang af databasen: Der efterspørges mouse over i forbindelse med at man vælger, om initiativet er en del af et paraplyprojekt. Desuden efterspørges en tekst om, hvordan man får oprettet et paraplyprojekt. Der efterspørges mouse over med eksempler på links. Der spørges ind til, hvorvidt man under projektdeltagere (fanebladet Parter ) eksempelvis kan vælge lægepraksis som en gruppe og ikke en specifik læge. Det kan man ikke her, men det vil fremgå af det, man afkrydser i fanebladet Brugere. Det diskuteres ligeledes, om man ved Anvendere (fanebladet Parter ved initiativ i drift/udbredelse) skal kunne vælge lægepraksis som en helhed. Det diskuteres, hvorfor man både har fanebladet Brugere og Projektdeltagere / Anvendere under fanebladet Parter. Anvendere/projektdeltagere kunne godt være oppe under brugere, så det stod samme sted. Man kunne også lave det sådan, at såfremt man sætter kryds ved almen praksis udvides mulighederne, så man kan vælge mellem specifikke praktiserende læger. Et kompromis kunne være, at man for et initiativ i udbredelse/drift flytter anvendere op under fanen Brugere. Der spørges desuden ind til fodterapeuterne. Der efterspørges definitioner for en unik patient og en patientkontakt (fanebladet Resultater ). Det nævnes, at der typisk vil være flere kontakter end patienter. Der spørges ind til, om det er MAST, man skal tænke ind her? Det pointeres, at man ikke i fanebladet Finansiering skal kunne vælge Medfinansieret, hvis man vælger Egenfinansieret. Det foreslås, at man låser de tre første finansieringsformer, så man kun kan vælge en. Desuden skal den sidste finansieringsform kun komme frem, såfremt man vælger Medfinansieret. Desuden bør Finansieringskilder kun komme frem, såfremt man først har valgt Eksternt finansieret. Gruppen snakker geokodning i forhold til brugergrupper. Der fås på nuværende tidspunkt geokodning, hvis man eksempelvis vælger en specifik læge. Geokodning kræver imidlertid, at vi får dem fra et register, så alt kan kobles på, såfremt der findes et register. Der er et problem i forhold til kommunerne, fordi registret er begrænset (ofte vil prikken på kortet befinde sig på rådhusets adresse i alle kommuner). Alternativt skulle man kunne indtaste specifikke adresser, men gruppen er enige om, at man skal passe på, at det ikke er for detaljeret, og der er desuden enighed om, at det er tvivlsomt, hvorvidt folk ville gøre det. Man bør til at starte med prøve at lade kommunerne udfylde det, og så må gruppen tage den bagefter. 3. Punkter til drøftelse: a. Er vi lykkedes med at fange de vigtigste forbedringsforslag? Der er enighed i gruppen om, at der er sket en god forbedring, men at der stadig er behov for justeringer. Der efterspørges hjælpetekster flere steder. Nogle udtrykker bekymring over, at man skal gemme stamdatadelen før de supplerende oplysninger, fordi man mangler overblikket, når man starter. Problemet kunne afhjælpes ved at lave en supplerende tekst, når man starter med at udfylde oplysninger om initiati- 3

4 vet. Bagtanken med opbygningen er, at vi hellere skal have mange stamkort end få initiativer, der går hele vejen i hvert fald i første omgang. Der efterspørges en udskriv- og gem-funktion for et initiativ. Eventuelt mulighed for at gemme et initiativ som en PDF-fil. I forbindelse med brugeradministration diskuteres det, hvorvidt alle projektejere skal være kontaktpersoner eller overordnede kontaktpersoner i regionen og sygehusene. Problemet er, at man så ikke kan se, hvem der har oprettet medmindre man noterer, hvem man har sendt linket til. Det handler også om, hvor mange kontaktpersoner, man er interesserede i. Der vil desuden opstå et problem i forhold til opdatering, hvis man ikke får en bruger i databasen. Projekter vil forsvinde ud af deres hænder. Der efterspørges en Advi-funktion, således at telemedicinansvarlige kan blive informeret om opdateringer. Der spørges ind til brugerniveauer. Man kan sige, at der er fire brugerniveauer: 1) Den hardcore inderkreds (Mie, Lars, Ulrik), som blandet andet kan oprette paraplyprojekter, 2) Gruppen af de telemedicinansvarlige, 3) Personer, som opretter initiativer og 4) Personer, som kigger med. For gruppe 2 er det et problem, hvis den person, som opretter initiativet ikke vælger regionen, fordi de telemedicinansvarlige i så fald ikke vil have adgang. Alternativt kunne man lave det sådan, at alle telemedicinansvarlige har ret til at redigere alle initiativer. Funktionen Tilhørsforhold skal i den forbindelse ikke droppes, men det skal være muligt for de telemedicinansvarlige at knytte sig til diverse initiativer. I forhold til funktionen med paraplyprojekter, kan det laves sådan, at man kun får vist de paraplyprojekter, der eksisterer i ens egen region. b. Sygdomsområder er nu blevet til Forløbsprogrammer. Er det godt nok og er der flere forløbsprogrammer, vi bør oprette først som sidst? Der anvendes nu Sundhedsstyrelsens status over forløbsprogrammer medio Der er fortsat mulighed for at lægge mere på listen, hvis vi eksempelvis oplever, at mange noterer noget i Andet. Det diskuteres, hvorvidt Forløbsprogrammer er for smalt. Nogle savner eksempelvis sådan noget som Sår og Vandrejournal til gravide. Såfremt, der er nogle forløb, som bør nævnes, kan man sende dette til MedCom. Det diskuteres, hvorvidt Forløbsprogrammer overhovedet skal være et faneblad for sig selv, og om der er overlap til eksempelvis Medicinske Specialer ). Der er enighed om, at man bør gøre det tydeligt, at denne fane kun skal udfyldes såfremt, der er et forløbsprogram, og at dette faneblad ikke nødvendigvis er relevant for alle initiativer. For fanebladet Medicinske specialer kan der være lidt udfordring for især kommunerne. Listen er meget lang, og man burde måske overveje, om man blot burde nævne de 10 hyppigste og så have mulighed for at vælge Øvrige. Alternativt diskuteres, hvorvidt man kunne anvende ICPC Praktiserende lægers diagnoseklassifikation, som er organinddelt og måske mere intuitiv. ICPC er dog måske mere konkurrent til Forløbsprogrammer end til Medicinske Specialer. Det diskuteres, hvorvidt Forløbsprogrammer, Medicinske specialer og ICPC siger det samme, men der er enighed om, at Forløbsprogrammer er noget andet. Det kunne være en god idé at have forløbsprogrammer som en valgmulighed som noget af det første i stamdatadelen (Er det et forløbsprogram?) ved siden at valgmuligheden for paraplyprojekter. Der er enighed om, at der både er behov for Medicinske Specialer og Forløbsprogrammer. Gruppen forsøger at sammenligne ICPC-kodning med medicinske specialer og så vender gruppen tilbage. Medicinske specialer kan overføres til ICPC. Gruppen bliver enige om at flytte Forløbsprogrammer op ved siden af valgmuligheden om, om initiativet ligger under et paraplyprojekt. Hvis ikke den flyttes herop, skal det være meget tydeligt, at den kan springes over. 4

5 c. Er der brug for både faser i behandlingsforløbet og funktionalitet? Der er vist overlap. Man kan sige, at de to faner stiller de samme spørgsmål men fra to sider: Sundhedsvæsnets side og brugerperspektivet. I Region Hovedstaden har man lavet en sammensmeltning af de to, og gruppen bliver enige om at bruge denne liste i databasen. Vi kan herefter se, om der havner meget i Andet. Det sammensmeltede faneblad kalder man i Region Hovedstaden for Aktiviteter. Gruppen bliver enige om, at rækkefølgen for fanebladene skal være således: Medicinske specialer Aktiviteter Forløbsprogrammer d. Teknisk funktionalitet konkret forslag fra Region Hovedstaden (vedlagt) Gruppen er enige om, at Synkronisitet er god at bevare for statistikdelen, men at vi samtidig skal være forståelige for, at folk ikke udfylder det. Det diskuteres, hvorvidt man skal droppe hele fanebladet, hvorvidt man kunne flytte de to første spørgsmål på dette faneblad op på fanebladet Teknologier og hvorvidt man burde nøjes med Integration og så omformulere den. Med- Com og MedWare finder en praktisk løsning. Det overvejes, om man kunne tilføje Integration til fanebladet Teknologier på en sådan måde, at der komme en pop-up Er den integreret med? på de fire øverste svarmuligheder på fanebladet Teknologier. For fanebladet Teknologier diskuterer gruppen, om PC og tablet skal lægges sammen, eller om tablet skal være for sig selv. Grunden til, at PC og tablet på nuværende tidspunkt er sammen er fordi, at teknologierne minder meget om hinanden. Brugermæssigt minder de altså om hinanden, men funktionsmæssigt er de måske meget forskellige. Der kan sagtens laves to bokse i stedet for én. 4. Status på kortlægningsarbejdet v. alle regioner Ikke nået til mødet 5. Status på etablering af national koordinationsgruppe for telemedicin v. Lars Der etableres i efteråret 2013 en national koordinationsgruppe for telemedicin. Med afsæt i både initiativerne i National handlingsplan for udbredelse af telemedicin og de nye initiativer i Strategi for digital velfærd er der øget behov for at koordinere, sikre fremdrift, drøfte udfordringer, der går på tværs af stat, regioner og kommuner, og sikre, at erfaringer fra storskalaprojekter bearbejdes i forhold til national udbredelse. Koordineringsgruppens opgave er at forestå denne koordinering samt at forberede beslutningsoplæg til både den nationale bestyrelse for sundheds-it og styregruppen for digital velfærd. Finansministeriet/Digitaliseringsstyrelsen varetager formandsskabet i gruppen. 6. Eventuelt Specifikke kommentarer til databasen sendes rundt til gruppen. Gruppen efterspørger en forklaring på, hvorfor de forskellige ting skal udfyldes, således at der kommer en forklaring efterfulgt af Angiv flere krydser. I forbindelse med at få opdateret databasen kunne en løsning være, at der én gang om året opdateres ved, at der sendes en mail ud med link til hvert initiativ, som man klikker på, hvorefter man kommer ind og kan redigere. Alternativt skal mailen komme et halvt år efter, at initiativet er oprettet. Dette diskuteres nærmere på et kommende møde. 5