VERSION BRUGERMANUAL TIL WINDOWS 16-BIT

Transkript

1 VERSION BRUGERMANUAL TIL WINDOWS 16BIT TM

2 Ansvarsfraskrivelse Novell, Inc. fremsætter ingen erklæringer og fraskriver sig ethvert ansvar i forbindelse med indholdet eller brugen af nærværende manual og fralægger sig udtrykkeligt ethvert ansvar, det være sig udtrykkeligt eller stiltiende, for salgbarhed eller egnethed til bestemte formål. Endvidere forbeholder Novell, Inc. sig ret til at revidere nærværende publikation og når som helst foretage ændringer i indholdet uden at være forpligtet til at oplyse andre fysiske eller juridiske personer om sådanne revisioner eller ændringer. Novell, Inc. fremsætter ingen erklæringer og fraskriver sig ethvert ansvar i forbindelse med al Novellsoftware og fralægger sig udtrykkeligt ethvert ansvar, det være sig udtrykkeligt eller stiltiende, for salgbarhed eller egnethed til bestemte formål. Novell, Inc. forbeholder sig endvidere ret til når som helst at foretage ændringer i alle komponenter, der indgår i softwareprodukter produceret af Novell, uden at være forpligtet til at oplyse andre fysiske eller juridiske personer om sådanne ændringer. Novell og GroupWise er registrerede varemærker tilhørende Novell, Inc. i USA og andre lande. C3P0, Client 32, Envoy og GroupWise 5 er varemærker tilhørende Novell, Inc. WordPerfect og WordPerfect Office er registrerede varemærker tilhørende Corel Corporation i USA og andre lande. QuickMenu er et varemærke tilhørende Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner er et registreret varemærke tilhørende Franklin Quest Co. Word Pro er et varemærke tilhørende Lotus Development Corporation. Windows er et registreret varemærke tilhørende Microsoft Corporation. Excel og Windows 95 er varemærker tilhørende Microsoft Corporation. Xerox er et registreret varemærke tilhørende Xerox Corporation. Version Novell, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Trykt i USA Denne publikation, eller dele heraf, må ikke gøres til genstand for reproduktion, fotokopiering, lagring på et søgesystem, overførsel eller oversættelse til et andet sprog uden udtrykkeligt skriftligt samtykke fra udgiveren. Novell, Inc N. Technology Way Orem, Utah 84097, USA.

3 Indholdsfortegnelse Introduktion Velkommen til GroupWise... 2 Om denne manual... 3 Installere GroupWise... 4 Hente hjælp... 5 Brug af Groupwise 2 Indholdsfortegnelse Acceptér... 9 Adgangsliste Adressebog Afslut Aftale Afvis Arkivér Autodato Avanceret opsætning Bilag Cirkulationskuvert Datoforskel Fuldmagt Gem layout Gem Genvejsliste GroupWise Layoutdesigner Gruppe Gå til dags dato Gå til dato Hent Hjælp Hovedvindue Hylde Indbakke Info Kalender Ledige tidspunkter Lyd Læs Makro Mapper Markér som privat Markér som udført Memo Menuen Vindue Notifikation OLE... 97

4 Opdatér Opgave Opsætning Opsætning af aftale Opsætning af kodeord Opsætning af mappeliste Opsætning af memo Opsætning af post og telefonbeskeder Opsætning af standardlayout Opsætning: Aftaletidspunkter Opsætning: Dato og klokkeslæt Opsætning: Ledige tidspunkter Opsætning: Opgave Opsætning: Oprydning Opsætning: Placering af filer Opsætning: Tilknytninger Opsætning:Vilkår Papirkurv Personlige Adresser Postbesked QuickFinder Regler Ressourcer Send Send igen Sendfunktioner Skift layout Skjul menu Skjult vindue Skrifttyper Slet Stavekontrol Svar Synonymordbog Systemfarver Sæt alarm Sæt dato Søg Telefonbesked Udbakke Uddelegér Udklipsholder Udskriv Udskriv kalender Udskriv, opsætning Udvælg Videresend Viser Indholdsfortegnelse 3

5 Værktøjsbjælke Åbn layout Brug af Bærbar GroupWise Bærbar GroupWise Disketter til Bærbar GroupWise Kontrolliste Krav til Bærbar GroupWise Sådan fungerer Bærbar GroupWise Oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet Definere oplysningsark Installere Bærbar GroupWise Installere Bærbar GroupWise Oprette en modemforbindelse Oprette en netværksforbindelse (direkte) Oprette en TCP/IPforbindelse Afprøve forbindelser Hente oplysninger Sende kuverter Ændre Opsætning: Bærbar Indstille eller ændre tidszone Indeks Indeks Indholdsfortegnelse

6 Introduktion Indholdsfortegnelse 5

7 Velkommen til GroupWise Med Novell GroupWise kan du sende, modtage og styre korrespondance med andre brugere af GroupWise. Du kan også planlægge aftaler med andre brugere og oprette og styre begivenheder i den personlige kalender. Hovedvinduet Med Indbakke og Udbakke kan du se indgående og udgående kuverter. Med kalenderen kan du åbne kalenderlayout. På lokalmenuen kan du vælge de layout, ikonerne åbner. Første gang du åbner GroupWise, vises hovedvinduet. I hovedvinduet kan du åbne andre vinduer, så du kan se indgående og udgående kuverter, åbne kalenderlayout til planlægning af aftaler og åbne layout til afsendelse af postbeskeder, aftaler, opgaver, memoer og telefonbeskeder. Du kan se de kuverter, du har slettet, ved at vælge Papirkurv. Med ikonknapperne for kuvertlayout kan du åbne postbeskeder, aftaler, opgaver, memoer eller telefonbeskeder. Med hylden kan du anbringe layout, makroer eller programmer i hovedvinduet, så du hurtigt kan åbne dem. Layout i GroupWise I et layout kan du se oplysninger. GroupWise indeholder tre typer layout. Kalenderlayout viser de planlagte kuverter, den dato, de er planlagt til, og det tidspunkt, hvor de skal være afsluttede. I et kalenderlayout kan du se aftalelisten, opgavelisten, memolisten, en månedlig kalender og indgående og udgående kuverter. Med GroupWise layout kan du sende en postbesked, en aftale, et memo, en opgave eller en telefonbesked til én eller flere brugere. Du kan f.eks. planlægge flere brugere og ressourcer til en aftale. Med personlige layout kan du placere aftaler, memoer eller opgaver i kalenderen. Du kan f.eks. oprette kuverter til opgavelisten. Med GroupWise Layoutdesigner kan du oprette brugerdefinerede layout. Du kan oprette kalenderlayout, der indeholder de funktioner, du ofte bruger, f.eks. en aftaleliste, Indbakke eller Udbakke. Du kan også oprette personlige layout eller gruppelayout, der indeholder firmaets logo, grafik, film, knapper, lokalmenuer, afkrydsningsfelter og brugerdefinerede beskedfelter. 2 Velkommen til GroupWise

8 Standardlayout sammenlignet med brugerdefinerede layout GroupWise er installeret med et sæt standardlayout. Disse layout er placeret på netværket og vises i alle brugernes lokalmenuer. Hvis du opretter brugerdefinerede layout, vises de i lokalmenuerne under en adskillerlinie. Indbakken og Udbakken Kalenderen Om denne manual Konventioner Du kan bruge Indbakken og Udbakken til at vise de kuverter, du har modtaget, og de kuverter, du har sendt. Indbakken bruges til at åbne kuverter, du har modtaget, og slette kuverter, du ikke længere har brug for. Udbakken anvendes til at trække kuverter, du har sendt, tilbage eller til at finde ud af, om en kuvert er åbnet, accepteret, afvist, slettet osv. Kalenderlayout anvendes til at styre kalenderen. Du kan se aftaler, opgaver og memoer for dagen for at se, hvilke kuverter du har accepteret. Hvis du har en ventende kuvert, kan du åbne kuverten for at læse den. Du kan derefter acceptere eller afvise kuverten. Kuverten fjernes fra kalenderen og placeres i papirkurven, hvis den afvises. I denne manual beskrives alle de funktioner, der er tilgængelige i GroupWise. Funktionerne er opstillet i alfabetisk rækkefølge, så de er nemme at finde. Ikoner Nogle ikoner i GroupWise er ikke navngivet i brugergrænsefladen. En ikon på et trin fører dig til den ikon, der er nødvendig for at udføre den pågældende opgave. Følgende trin indeholder et eksempel herpå: 1 Vælg Fuldmagt, og vælg derefter navnet på den bruger, du ønsker at give fuldmagt. Ord med fed skrift Ord med fed skrift i trin eller forklaringer angiver det, du kan vælge eller markere i trinnet. Følgende trin indeholder et eksempel herpå: 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. Om denne manual 3

9 Installere GroupWise I dette afsnit findes oplysninger om, hvordan du starter GroupWise. Windowsklientsystemkrav I følgende tabel angives de anbefalede krav til kørsel af GroupWise i Windows 3.1. Hardware/Software Processor Windowsversion Hukommelse Plads på harddisk Krav 80486/25 eller større 3.1 eller nyere 8MB Arbejdsstation 2MB; Komplet installation 20MB Køre opsætningsprogrammet Før du kan bruge GroupWise, skal du køre opsætningsprogrammet til GroupWise. Spørg den systemansvarlige, hvor du skal køre opsætningsprogrammet fra. Stien kan f.eks. være N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1 Vælg Filer, vælg Kør i Programstyring eller Filhåndtering, og skriv derefter stien til SETUP.EXE. VIGTIGT: Det anbefales, at du bruger opsætningsprogrammet til GroupWise for at sikre, at alle kataloger og filer er installeret korrekt. 2 Vælg sprogversion, og klik derefter på OK. 3 Vælg en installationstype. Hvis du vælger Brugerdefineret, kan du vælge, hvilke filer der skal installeres, og hvor de skal installeres. 4 Installere GroupWise

10 Når installationen er fuldført, bliver du bedt om at vælge den gruppe, hvor GroupWiseprogramikonerne skal vises. Feltet Programgruppe angiver allerede GroupWise 5 som programgruppen. Hvis du vil placere GroupWisekuvertikonerne i en anden gruppe, skal du skrive det nye gruppenavn. 4 Klik på OK. 5 Klik på Ja for at se en Readmefil. Når du er færdig, skal du klikke på Luk for at fortsætte. Køre GroupWise til Windows Hente hjælp Online hjælp Hvis du vil starte GroupWise, skal du gøre følgende: 1 Dobbeltklik på GroupWiseikonen. Hvis der opstår problemer, når du bruger GroupWise, kan du få flere forskellige typer hjælp. Online hjælp giver hurtig adgang til dokumentationen uden brug af en manual. Du kan når som helst få adgang til hjælp i GroupWise. Følgende funktioner er blot nogle få eksempler på funktioner i online hjælp. Yderligere oplysninger finder du i Hjælp. Hvert dialogfelt indeholder en Hjælpknap, der indeholder specifikke oplysninger om dialogfeltet. Med dialogfeltet Søg kan du finde Hjælpemner ved hjælp af nøgleord. Vælg Hjælp, og vælg derefter Søg efter hjælp om. Med Hvordan kan du vælge Hjælpemner på en liste over almindelige opgaver. Vælg Hjælp, og vælg derefter Hvordan. Instruktører fører dig gennem nogle almindelige opgaver. Vælg Hjælp, og vælg derefter Instruktør. Hente hjælp 5

11 Cool Solutions Magazine Vælg Basics, hvis du vil læse om grundlæggende begreber i GroupWise. Cool Solutions er et online Webmagasin, der kan hjælpe dig med at lære GroupWise at kende. I magasinet finder du nyttige tip og hele artikler, der indeholder detaljer om, hvordan GroupWisefunktioner anvendes. Som supplement hertil finder du ressourcer, f.eks. introduktionskort, du kan hente ind på din egen computer, og demonstrationer, der kan hjælpe dig til at komme i gang. Følgende er et eksempel på, hvad magasinet indeholder. Åbne Cool Solutions 1 Skriv i Webbrowseren. Vælg The Vault, hvis du vil læse tidligere udgaver af magasinet. Vælg Notify Me for at få besked, hver gang en ny artikel er tilgængelig. Vælg Talk to Us, og send feedback om GroupWise. 6 Hente hjælp

12 Sende dine spørgsmål til GroupWiseeksperter Ask the Experts er det forum, hvor du kan spørge om GroupWise. Hvis du mangler hjælp til en funktion og ikke kan finde den i dokumentationen, kan du sende dine spørgsmål til eksperterne. 1 Skriv i Webbrowseren. 2 Vælg Ask the Experts, og vælg derefter Ask Us. 3 Klik på Ask the Cool Solutions Experts. 4 Skriv dine oplysninger og spørgsmål. 5 Vælg Send. Hente ressourcer fra Cool Solutions På de sider, du kan hente ind på din computer, findes mange ressourcer, du kan hente og bruge i din organisation. Siderne indeholder demonstrationer, der viser dig, hvordan GroupWise bruges, artikler fra magasinet og et introduktionskort, for blot at nævne nogle få eksempler. 1 Skriv i Webbrowseren. 2 Vælg Downloadables. 3 Vælg de oplysninger, du vil hente, og følg derefter anvisningerne. Andre typer hjælp Hvis du har brug for yderligere hjælp, skal du kontakte den interne support eller den systemansvarlige. Hvis disse personer ikke kan løse problemet, kan de kontakte teknisk support. Hente hjælp 7

13 Brug af GroupWise 8 Hente hjælp

14 Acceptér Acceptere en aftale, opgave eller et memo Med Acceptér kan du oplyse afsenderen af en aftale, et memo eller en opgave om, at du er ledig. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet. 2 Dobbeltklik på en ventende aftale, opgave eller et ventende memo på kuvertlisten eller på listen over aftaler, opgaver eller memoer. 3 Klik på Acceptér. Eller Hvis du vil sende en kommentar til afsenderen, skal du vælge Funktioner, og derefter vælge Acceptér med kommentar. Skriv svaret i feltet Kommentar tekst, og klik derefter på OK. 4 Vælg Alle forekomster for at acceptere alle forekomster, eller vælg Denne forekomst for kun at acceptere den aktuelle forekomst, hvis kuverten er en del af en autodatodefinition. Afsenderens vindue for Statusinformation om kuverten viser Accepteret og eventuelle kommentarer, du har medtaget. Se Info. Kuvertteksten i kalenderen ændres fra kursiv til normal tekst for at angive, at du har accepteret kuverten. Kuverten forsvinder fra Indbakken. Se Udvælg. Acceptér 9

15 Yderligere oplysninger Afgøre, om en kuvert er accepteret I GroupWise findes der to metoder til at meddele, hvem der har accepteret den kuvert, du har sendt. Den første er en returkvittering. I opsætningen for kuverten kan du vælge, om du vil modtage en returkvittering, hver gang en modtager accepterer en kuvert, du har planlagt. Hvis du vil modtage en returkvittering for en enkelt aftale eller opgave, kan du angive dette i Sendfunktioner, når du sender kuverten. Hvis modtageren af den planlagte kuvert anfører en kommentar ved accepten, vises denne kommentar i returkvitteringen og i vinduet Statusinformation om Udbakke. Du kan også afgøre, hvem der har accepteret aftaler, opgaver og memoer ved at kigge i vinduet Statusinformation. Åbn Udbakken, og dobbeltklik på den kuvert, du vil have oplysninger om. I vinduet Statusinformation vises en liste over dem, der har accepteret eller afvist aftalen eller opgaven, og hvem der ikke har svaret. Hvis modtageren har anført en kommentar, vises kommentaren også. Se Info. Adgangsliste Begreber Du kan bruge adgangslisten til at give andre brugere i posthuset adgang til at læse, oprette og kontrollere kuverter og værktøjer (f.eks. regler) i postkassen. De brugere, du har givet adgangsrettigheder til, kan blive fuldmagtsindehavere. Hvad er en fuldmagtsindehaver? I GroupWise kan du give fuldmagtsindehavere rettigheder til at modtage og sende kuverter. Du kan f.eks. give en anden bruger rettigheder til at acceptere og planlægge aftaler for dig. Denne person kan også modtage notafikation for 10 Adgangsliste

16 aftaler. Du vil også kunne modtage notifikation, og de kuverter, der er accepteret og planlagt af din fuldmagtsindehaver, vises i Indbakken, Udbakken og kalenderen. Du kan give fuldmagtsindehaveren adgang til alle kuverterne i postkassen, eller du kan begrænse fuldmagtsindehaverens læse eller skriverettigheder til én eller flere kuverttyper, f.eks. postbeskeder eller memoer. Adgangsfunktionerne er beskrevet nedenfor. Oprette en adgangsliste 1 Vælg menuen Fil, og klik på Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Adgangsliste for at åbne dialogfeltet Opsætning: Adgangsliste. 3 Klik på Adresser for at åbne adressebogen. 4 Dobbeltklik på den bruger på listen, du vil give adgang til postkassen. Navnene flyttes til feltet Send. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen, og tilføj navnene til adgangslisten. 6 Vælg et brugernavn på adgangslisten, vælg de adgangsrettigheder, du vil give til fuldmagtsindehaveren, og klik derefter på Tilføj. Du kan også vælge flere navne, og derefter give de valgte adgangsrettigheder til alle brugere på samme tid. Hvis du vælger flere brugere, viser de grå felter, at indstillingen er valgt til én eller flere brugere, men ikke til alle. I følgende tabel beskrives de rettigheder, du kan give til fuldmagtsindehavere. Adgangsliste 11

17 Adgangsrettigheder Læs Redigér Abonnér på mine alarmer Abonnere på min notifikation Redigere opsætning/regler/grupper Arkivér kuverter Læs Privatmarkerede kuverter Adgang til At læse de kuverter, du modtager. Du kan begrænse læserettighederne til post og telefonbeskeder, aftaler, memoer eller opgaver. At redigere og sende kuverter i dit navn. Du kan begrænse læserettighederne til post og telefonbeskeder, aftaler, memoer eller opgaver. At modtage den samme alarmnotifikation som for aftaler. Fuldmagtsindehavere modtager kun alarmerne, hvis de vælger Abonnér på alarmer i opsætningen af Abonnér på notifikation. At modtage notifikation, når du modtager en kuvert. Fuldmagtsindehavere modtager kun notifikationerne, hvis de vælger Abonnér på notifikation i opsætningen af Abonnér på notifikation. At redigere opsætningsfunktionerne i postkassen. Fuldmagtsindehavere kan ændre din GroupWiseopsætning og tilføje eller fjerne fuldmagtsindehavere eller ændre fuldmagtsrettighederne i adgangslisten. Fuldmagtsindehavere kan også oprette, redigere og slette regler og personlige grupper samt udføre regler i postkassen. Hvis du giver en fuldmagtsindehaver adgang til at redigere i dialogfeltet Adgangsliste, kan fuldmagtsindehaveren ændre dit kodeord og nægte dig adgang. At anbringe kuverter i arkivbiblioteket og hente dem. Hvis du giver en fuldmagtsindehaver arkivrettigheder, vil kuverterne, der er arkiveret af den pågældende bruger, muligvis blive gemt på brugerens harddisk. Du har muligvis ikke adgang til kuverter, der er arkiveret af fuldmagtsindehaveren. At læse de kuverter, der er markeret som Privat. 7 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Adgangsliste og vende tilbage til dialogfeltet Opsætning. 12 Adgangsliste

18 Yderligere oplysninger Fuldmagtsindehaver og arkivering Hvis du giver en fuldmagtsindehaver arkivrettigheder, vil du muligvis angive placeringen af fuldmagtsindehaverens arkivbibliotek. Hvis arkivbiblioteket er placeret på fuldmagtsindehaverens egen computer, har du ikke adgang til de kuverter, fuldmagtsindehaveren arkivererer. Du kan løse problemet ved at få fuldmagtsindehaveren til at placere arkivet i et netværksbibliotek, som I begge har adgang til. Se Arkiv og Opsætning: Placering af filer. Minimal brugeradgang Når du åbner dialogfeltet Opsætning: Adgangsliste, vil du se, at GroupWise angiver en registrering på adgangslisten for minimal brugeradgang. GroupWise giver minimal adgang til alle brugere i dit GroupWisesystem. Dette er nyttigt, hvis du ønsker at oprette grundlæggende adgangsrettigheder til din postkasse i GroupWise for alle brugere. Selvom Minimal brugeradgang giver alle brugere adgang, skal du angive de rettigheder, alle brugerne skal have. Hvis du vil angive rettigheder til alle brugere, skal du vælge Minimal brugeradgang, og derefter vælge de samme rettigheder, som du vil give til en fuldmagtsindehaver. Adgangsliste 13

19 Adressebog Gemmer hyppigt anvendte adresser Anvend adressebogen, hvis du ikke kender et brugerid, når du skal adressere en kuvert til adskillige brugere, eller når du vil oprette en personlig gruppe. Du kan også tilføje de brugernavne og ressourcer, du ofte anvender, til Personlige Adresser. Se Personlige Adresser. Adressebogen indeholder en brugerliste, et felt med navnet Send, et Carbon Copyfelt og et Blind Copyfelt eller et Rutefelt, hvis du opretter en cirkulationskuvert. Du kan sortere brugerlisten efter fornavn, efternavn eller brugerid. Du kan vælge de brugere, du vil sende en kuvert til, og placere det tilhørende brugerid i det korrekte felt. Når du klikker på OK, overføres brugerid'et til det tilsvarende adressefelt i kuverten. Knappen Ekstern adresse Feltet Send Liste Feltet Carbon Copy Feltet Blind Copy Begreber Adressefelterne Til, CC og BC er de tre adressefelter, der findes i GroupWise. Formålet med felterne beskrives nedenfor. Til anvendes til adresser på primære modtagere. Du skal skrive mindst ét navn i dette felt for at sende en kuvert. Brugere, hvis adresse er angivet i feltet Til, modtager kuverten, så snart den er afsendt. CC anvendes til at angive adresser på modtagere af carbonkopier. CCmodtagere er de brugere, der kan bruge oplysningerne i kuverten, men som ikke er direkte ansvarlige for den. Brugere, hvis adresse er angivet i feltet CC, modtager en kopi af den besked, der er afsendt til den oprindelige modtager. 14 Adressebog

20 BC anvendes til at angive adresser på modtagere af blindkopier. BCmodtagere modtager en kopi af den kuvert, der er sendt til den primære modtager. Det er dog kun afsenderen og BCmodtageren, der har kendskab til denne kopi. BCmodtagere har heller ikke kendskab til andre BCmodtagere. Grupper I GroupWise findes der to typer grupper, du kan bruge til at angive en adresse i en kuvert: fælles grupper og personlige grupper. Fælles grupper oprettes af den systemansvarlige og kan ikke redigeres. Personlige grupper oprettes af dig og kan redigeres eller slettes. Se Gruppe. Ressourcer Ressourcer er kuverter, der kan planlægges til forskellige formål. Ressourcer kan være alt lige fra et lokale til en overheadprojektor eller en bil. Den systemansvarlige definerer ressourcerne ved at give dem et navn og tildele en bruger ejerrettigheder til ressourcen. Den bruger, der ejer ressourcen har fuldmagt til at modtage alle bestillinger og acceptere eller afvise disse bestillinger. Adressere en kuvert 1 Vælg i hovedvinduet den kuvert, du vil sende fra en lokalmenu. 2 Skriv brugerens ID i feltet Til. Adskil hver brugerid med et komma (f.eks. SVENDK,BIRTEJ). Gå til trin syv. Eller Hvis du ikke kender brugerid'erne, kan du fortsætte med trin tre for at bruge adressebogen. 3 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 4 Skriv navnet på brugeren ved at adskille det første og det sidste navn med et mellemrum, eller brug rullepilene til at finde den person, du vil sende en kuvert til. Når du trækker i rullefeltet, vises der bogstaver, der hjælper dig med at se, hvor på listen du befinder dig. 5 Vælg det pågældende brugerid, og vælg Til. Hvis du vil sende en Cabon Copy eller en Blind Copy til en anden bruger, skal du vælge den pågældende brugers ID, og vælge CC eller BC. Dobbeltklik på navnet, hvis du vil fjerne et navn fra felterne Send, Carbon Copy eller Blind Copy. 6 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuverten. BrugerID'erne fremvises i de pågældende adressebøger. 7 Du kan redigere feltet Fra ved at skrive tekst enten før eller efter dit navn. Dit navn vises i en parentes, når beskeden er modtaget. Adressebog 15

21 8 Klik på Send, når du er færdig med kuverten. Adressere en cirkulationskuvert Adressere en kuvert til en gruppe 1 Klik på Send postbesked eller lokalmenuen Tildel opgave, og vælg et gruppelayout. 2 Vælg menuen Send, og klik på Cirkulationskuvert. 3 Vælg Adresser for at åbne adressebogen. 4 Dobbeltklik på brugerne i den rækkefølge, de skal modtage kuverten. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og anbringe navnene i feltet Rute i kuverten. 6 Klik på Send, når du er færdig med kuverten. 1 Vælg det layout, du vil sende, fra en lokalmenu i hovedvinduet. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 3 Vælg Fælles grupper eller Personlige Adresser. Fælles grupper oprettes af den systemansvarlige, men du kan oprette dine egne personlige grupper. Se Gruppe. Fælles grupper Personlige Adresser 4 Dobbeltklik på en gruppe for at anbringe den i feltet Send. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuvertlayoutet. Gruppen vises i feltet Til i kuvertlayoutet. 6 Klik på Send, når kuverten er færdig. 16 Adressebog

22 Planlægge ressourcer 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og klik på Møde. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 3 Vælg Ressourcer for at åbne feltet Ressourceliste. 4 Dobbeltklik på de ressourcer, du ønsker til mødet. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuvertlayoutet. Den ressource, du har valgt, er anbragt i feltet Til sammen med brugerne. Hvis du har reserveret et mødelokale, og den systemansvarlige har defineret det som et sted, vises beskrivelsen i feltet Sted. Yderligere oplysninger Afslut Ekstern adresse Vælg denne knap i adressebogen, når du sender kuverter til brugere i andre postsystemer via én eller flere gateways. Hvis du f.eks. vil sende en kuvert til en bruger på Internettet, skal du vælge Ekstern adresse og derefter angive Internetbrugerens adresse til gatewayen. Yderligere oplysninger om den anvendte gateway finder du i guiden GroupWise Gateway. Info I Info vises oplysninger om en bruger, der findes i adressebogen. Vælg brugeren i adressebogen, og vælg derefter Info for at åbne dialogfeltet Brugeroplysninger, hvis du vil se oplysninger om en bruger. Brug Afslut for at lukke for GroupWise. 1 Vælg menuen Fil i hovedvinduet. 2 Vælg Afslut. Afslut 17

23 Aftale Begreber Med Aftale kan du give dig selv eller andre besked om møder og planlægge de krævede ressourcer, f.eks. lokaler og overheadprojektorer. Den måde, du sender en aftale på, er næsten den samme, som den, du bruger til at sende andre kuverter. Forskellen er de funktioner, der er specielle for hver kuvert, f.eks. planlægning af en dato i en aftale. I dette afsnit beskrives det, hvordan du bruger de funktioner, der er specielle for Aftale. Hvis du har brug for hjælp til at sende en kuvert, skal du læse Send. Gruppeaftaler Du kan sende en gruppeaftale til dig selv og til andre GroupWisebrugere. En gruppeaftale placeres i Udbakken, når du sender den, og i kalenderen og Indbakken, når du modtager den. Når du modtager en aftale, kan du acceptere eller afvise den. Personlige aftaler En personlig aftale er en planlagt aktivitet, der er placeret i kalenderen. Den er ikke placeret i Udbakken eller i andre brugeres Indbakke. En personlig aftale er kendetegnet ved, at den ikke indeholder adressefelter, i modsætning til en gruppeaftale. 18 Aftale

24 Planlægge ressourcer Søge efter ledige tidspunkter Indstille dato, tidspunkt og varighed manuelt Du kan klikke på den dato, hvor aftalen skal vises. Knapperne med enkeltpile giver dig mulighed for at gå én måned frem og tilbage. Dobbeltpilene giver dig mulighed for at gå ét år frem og tilbage. 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og vælg derefter et gruppelayout. 2 Vælg Adressér, hvis du vil åbne adressebogen. 3 Vælg Ressourcer, hvis du vil åbne feltet Ressourcer. 4 Dobbeltklik på de ressourcer, der skal bruges til mødet. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuverten. De ressourcer, du har valgt, placeres i feltet Til sammen med brugerne. Hvis du har reserveret et mødelokale, og den systemansvarlige har defineret det som et sted, vises beskrivelsen i feltet Sted. 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og vælg derefter et gruppelayout. 2 Adressér aftalen til de relevante personer og ressourcer. 3 Vælg Optaget? Oplysninger om funktionerne i Opsætning: Søg ledig finder du i Ledige tidspunkter. 4 Klik på OK for at vise personernes og ressourcernes ledige tidspunkter i adressefelterne. 5 Flyt feltet i gitteret Kombineret klokkeslæt til et ledigt tidspunkt. Du kan trække feltets ramme for at udvide feltets størrelse til en længere aftale. 6 Klik på OK. Tidspunktet og datoen er placeret i felterne Startdato. Hvis du kender tidspunktet for aftalen og ikke behøver at udføre en søgning efter ledige tidspunkter, kan du indtaste datoen, tidspunktet og varigheden direkte i felterne Startdato. Du kan også bruge dialogfelterne Sæt dato og Indtast klokkeslæt til at vælge dato og tidspunkt. Sæt dato 1 Vælg knappen Sæt dato i layoutet. Knappen Dags dato indstiller datoen til dags dato. Med Autodato kan du planlægge datoer. Aftale 19

25 Indtast klokkeslæt 1 Vælg knappen Indtast klokkeslæt i layoutet. Træk den venstre pil for at angive starttidspunktet. Det grå område viser aftalens varighed. Træk den højre pil for at angive sluttidspunktet. Starttidspunkt, Sluttidspunkt og Varighed viser de oplysninger, der angives i felterne Startdato og Varighed i layoutet. Oprette en personlig aftale Acceptere en aftale 1 Vælg lokalmenuen Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter Dag. 2 Træk, hvis du vil vælge et tidsrum på aftalelisten. 3 Angiv en beskrivelse. Et tekstfelt vises, når du begynder at skrive. 4 Klik uden for tekstfeltet, hvis du vil placere aftalen i kalenderen. 5 Dobbeltklik på aftalen for at åbne layoutet til en personlig aftale, hvis du vil redigere beskrivelsen. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet. Som standard vises personlige aftaler ikke i Indbakken. 2 Dobbeltklik på den ventende aftale på kuvertlisten eller aftalelisten. 3 Vælg Acceptér. Se Acceptér eller Afvis. 20 Aftale

26 Yderligere oplysninger Aftaleikoner Som beskrevet nedenfor kan aftaleikonerne og teksten, der vises i Indbakken eller kalenderen, give dig oplysninger om en aftales status. Markeringer (kun Indbakke) (kun Indbakke) Kuverten vises i kursiv (Kun kalender). (Kun aftaleliste) Beskrivelse Du har ikke åbnet aftalen endnu. Du har åbnet aftalen. Dette er en gruppeaftale, du endnu ikke har accepteret eller afvist i kalenderen. Dette er en gruppeaftale, du har accepteret. Markeret som privat. Når du afviser en aftale, flyttes kuverten til papirkurven. Hvis du senere vil acceptere en afvist aftale, kan du fortryde sletningen og derefter acceptere den. Se Acceptér, Afvis og Papirkurv. Uddelegere aftaler Når en bruger planlægger en aftale for dig, har du mulighed for at uddelegere aftalen til en anden bruger. Når du uddelegerer en aftale, modtager modtageren og den oprindelige afsender notifikation om uddelegeringen. Se Uddelegér. Ændre aftaler Du kan ændre en aftale til en anden dag eller et anden tidspunkt eller ændre varigheden, hvis du er den bruger, som oprindeligt har planlagt aftalen. Se Kalender. Tilbagevendende aftaler Du kan bruge et aftalelayout til at planlægge tilbagevendende aftaler. Du kan f.eks. oprette en definition ved hjælp af Autodato, der planlægger en aftale for hver tredje fredag i hver måned. Se Autodato. Aftale 21

27 Afvis Begreber Med Afvis kan du afvise planlagte aftaler, opgaver eller memoer. Når du afviser en kuvert, kan Afvis sende en begrundelse til afsenderen. Vente med at acceptere en kuvert Når en bruger planlægger dig til en aftale, en opgave eller et memo, kan du vælge, om du vil acceptere eller afvise den pågældende kuvert. Kuverten vises i kursiv med et spørgsmålstegn i kalenderen, indtil du accepterer eller afviser kuverten. Når du accepterer en kuvert, vises den med normal tekst i kalenderen. Når du afviser en kuvert, sletter GroupWise kuverten fra Indbakken og kalenderen og anbringer den i papirkurven. Denne kuvert er ikke accepteret. Afvis en kuvert 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet, og dobbeltklik på kuverten for at åbne den. 2 Vælg Afvis for at åbne dialogfeltet Afvis med kommentar. 3 Skriv eventuelt en kommentar, og klik på OK. Når du har afvist en kuvert, lukkes den og slettes fra Indbakken, og kalenderen og anbringes i papirkurven. 22 Afvis

28 Yderligere oplysninger Arkivér Begreber Smide ud og afvise Når du afviser en kuvert, placeres den i papirkurven. Hvis du senere vil acceptere kuverten, kan du fortryde sletningen af kuverten i papirkurven og acceptere den. Du skal dog fortryde sletningen af kuverten, inden papirkurven tømmes. Afvise en kuvert uden at åbne den Hvis du ikke behøver at læse indholdet af kuverten for at afgøre, om du vil afvise den, kan du markere kuverten i Indbakken eller kalenderen og vælge menuen Funktioner og vælge Afvis. Afgøre, om en kuvert er afvist I GroupWise findes der to metoder til at meddele, hvem der har afvist en kuvert, du har sendt. Den første er en returkvittering. I opsætningen for kuverten kan du vælge, om du vil modtage en returkvittering, hver gang en modtager afviser en planlagt kuvert. Hvis du vil modtage en returkvittering for en enkelt aftale eller opgave, kan du angive dette i Sendfunktioner, når du sender kuverten. Hvis modtageren af den planlagte kuvert anfører en kommentar ved afvisningen, vises denne kommentar i returkvitteringen og i Udbakkens Statusinformation. Du kan også afgøre, hvem der har afslået aftaler, opgaver og memoer ved at kigge i informationsvinduet. Åbn Udbakken, og dobbeltklik på den kuvert, der skal vises oplysninger om. I vinduet Statusinformation vises en liste over de modtagere, der har accepteret eller afslået aftalen eller opgaven, og hvem der ikke har svaret. Hvis modtageren har anført en kommentar, vises kommentaren også. Se Info. Med Arkivér kan du flytte kuverter fra postkassen til arkivdatabasen. Du vil muligvis arkivere kuverter for at spare plads på netværksserveren uden at slette vigtige oplysninger. Spare plads på filserveren Du kan arkivere kuverter i et arkivkatalog på harddisken, en diskette eller i et netværkskatalog for at spare plads på netværksserveren uden at slette vigtige oplysninger. Forbedre sikkerhed Du kan forbedre sikkerheden for kuverter ved at arkivere dem. Fuldmagtsbrugere har f.eks. ingen adgang til kuverter, der er arkiveret på harddisken, medmindre de bruger din computer. Arkivér 23

29 Oprette et arkivkatalog 1 Vælg Fil i hovedvinduet, og vælg derefter Opsætning. 2 Vælg Placering af filer. 3 Angiv stien i tekstfeltet Arkivkatalog. Eller Vælg for at åbne dialogfeltet Vælg katalog. Vælg et arkivkatalog, og klik derefter på OK. 4 Klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Arkivere en kuvert Læse en arkiveret kuvert Fjerne kuverter fra arkiv 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke eller Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter en kuvert. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Arkivér. Kuverten flyttes fra Indbakken, Udbakken eller kalenderen og placeres i arkivdatabasen. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke eller Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Åbn arkiv. VIGTIGT: Når du befinder dig i arkivpostkassen, kan du ikke sende kuverter eller oprette regler. Indholdet af arkivdatabasen vises på kuvertlisten, aftalelisten, opgavelisten eller memolisten. 3 Vælg den arkiverede kuvert, vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Læs for at åbne kuverten. 4 Klik på Luk, når du er færdig. 5 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Åbn arkiv for at lukke arkivet og vende tilbage til din postkasse. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke eller Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Åbn arkiv. Arkiverede kuverter vises på kuvertlisten eller aftale, opgave eller memolisten. 3 Vælg eller åbn kuverterne. 4 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Arkivér. VIGTIGT: Den tidligere arkiverede kuvert fjernes fra arkivet. Kuverten flyttes til den mappe, hvor den oprindeligt blev placeret. 24 Arkivér

30 5 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Åbn arkiv for at lukke arkivet og returnere til postkassen. Yderligere oplysninger Autodato Begreber Fuldmagts og arkivrettigheder Du vil normalt ikke give fuldmagtsbrugere rettighed til at arkivere kuverter fra Ind eller Udbakken. Hvis du giver dem rettigheder, kan fuldmagtsbrugere arkivere kuverter fra din postkasse på deres harddisk, og du kan ikke få adgang til de pågældende kuverter igen. Hvis du vil dele adgangen til din arkivdatabase med fuldmagtsindehaverne, kan du arkivere data på et fælles netværksdrev. Hvis du vil vælge placeringen af arkivdatabasen, skal du se Opsætning: Placering af filer. Arkivér sammenlignet med Gem Med funktionen Arkivér kan du gemme kuverter i GroupWiseformat på computerens harddisk eller i et personligt netværkskatalog. En arkiveret kuvert flyttes fra postkassen til den arkivdatabase, du har angivet. Med funktionen Gem kan du gemme kuverter som tekstfiler i et katalog på en harddisk eller netværket. Gem lader den oprindelige kuvert blive liggende i postkassen, og gemmer yderligere en kopi i et tekstfilformat i det angivne katalog. Arkiverede kuverter findes i GroupWiseformat og kan kun læses ved hjælp af GroupWise. Ubeskyttede tekstfiler kan dog læses af uautoriserede brugere i et tekstbehandlingsprogram. Slette en arkiveret kuvert Når du sletter en arkiveret kuvert, anbringes den i arkiveringspapirkurven, der skal tømmes manuelt. Med Autodato kan du planlægge tilbagevendende aftaler, memoer eller opgaver. Autodatokuverter Med Autodato kan du planlægge en aftale, opgave eller et memo på flere forskellige datoer. Når du sender kuverten, kopierer GroupWise kuverten og anbringer en af de angivne datoer i hver kopi af kuverten. Hvis du angiver fem datoer for begivenheden, laver GroupWise derfor fem kopier af kuverten, og planlægger én kopi for hver enkelt dato. Hvis du sender kuverten til andre brugere, placeres der fem kuverter i Udbakken med fem forekomster af autodatoen. Hvis du modtager begivenheden, vil der være fem kopier af kuverten i Udbakken, der hver især er planlagt til forskellige datoer. Autodato 25

31 Oprettelsesmetode Med GroupWise kan du oprette definitioner for Autodato på tre forskellige måder: Som Eksempel, Som Formel og Som Dato. Du kan bruger hver enkelt separat eller sammen til at oprette definitionen. Som Eksempel Med indstillingen Som Eksempel kan du definere autodatokuverter, der forekommer jævnligt. Du kan bruge Dage i ugen, Dage i måneden eller Periodisk til at oprette definitionen. Med Dage i ugen kan du planlægge dage, f.eks. den første tirsdag i hver måned. Med Dage i måneden kan du planlægge dage, f.eks. d. 15. og den sidste dag i hver måned. Med Periodisk kan du definere regelmæssige intervaller, f.eks. hver 12. dag. Som Formel Med indstillingen Som Formel kan du bruge Autodatofunktioner til at skrive og redigere definitioner for autodatoer. 26 Autodato

32 Som Dato Med indstillingen Som Dato kan du oprette definitioner for autodatoer for uregelmæssigt tilbagevendende kuverter. Når du vælger Som Dato, vises en årskalender. Du kan definere autodatoen ved at klikke på de datoer, der skal medtages. Oprette en autodato for Dage i måneden Med Start kan du angive, hvornår begivenheden starter. Med Måneder kan du vælge de måneder, kuverten kan planlægges i. Med indstillingen Som Eksempel planlægges autodatoforekomsterne på dage, hvor følgende falder sammen: Ugen Dage i måneden Datoer i måneden Du kan f.eks. planlægge et memo for hver af dine lønningsdage ved at definere mandag til fredag på eller før den 15. og sidste dag i hver måned. 1 Vælg en aftale, opgave eller et memo fra en lokalmenu i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Autodato. Med Slut kan du angive, hvornår begivenhederne slutter. Med lokalmenuen Dage i ugen kan du vælge Dage i måneden, Dage i ugen eller Periodisk. Autodato 27

33 3 Vælg Dato i feltet Start, vælg den dato, hvor begivenheden kan begynde, og klik derefter på OK. 4 Vælg Dato i feltet Slut, vælg den sidste dato for begivenheden, og klik derefter på OK. Eller Vælg lokalmenuen Slut, vælg Forekomster, og skriv derefter i tekstfeltet Forekomster, hvor mange gange begivenheden skal forekomme. TIP: Det maksimale antal af forekomster er 365. Hvis du vælger et interval og opretter en autodato, der genererer mere end 365 autodatoer, får du kun 365 datoer. 5 Vælg de måneder, kuverten skal planlægges i. Eller Dobbeltklik på feltet Måneder for at tillade forekomster i alle måneder. 6 Vælg lokalmenuen Dage i ugen, og vælg derefter Dage i måneden. Dagene giver dig mulighed for at vælge, hvilke dage begivenheden kan forekomme. Med lokalmenuen På kan du vælge at planlægge forekomster på, før, efter eller nær en bestemt dato. 7 Vælg de dage i ugen, kuverten kan planlægges til. 8 Klik på de datoer i kalenderen, kuverten kan planlægges til. 9 Vælg lokalmenuen På, og vælg derefter det forhold, der skal være mellem dagene og datoerne. 28 Autodato

34 De valgte dage vises til venstre for lokalmenuen På. De datoer, du vælger, vises til højre for lokalmenuen På. Følgende tabel beskriver funktionerne i lokalmenuen På. Funktion Begivenhed forekommer på Eksempel På Før På/Før Efter Dage, hvor dagen og datoen falder sammen. Den valgte dag, der går forud for den valgte dato. Dage, hvor den valgte dag og dato falder sammen, eller den første forekomst af den valgte dag, der kommer før den valgte dato. Den første forekomst af den valgte dag efter den valgte dato. Man den 15. GroupWise planlægger kuverten til hver forekomst af mandag den 15. Man før den 15. GroupWise planlægger kuverten på den mandag, der kommer før den 15. Hvis mandag falder den 15., er den planlagte dato mandag den 8. Man På/Før den 15. GroupWise planlægger kuverten på hver forekomst af mandag den 15. eller på den mandag, der kommer før den 15. Man efter den 15. GroupWise planlægger kuverten på den første mandag efter den 15. Hvis den 15. falder på en mandag, planlægges mandag den 22. Autodato 29

35 Funktion Begivenhed forekommer på Eksempel På/Efter Dage, hvor den valgte dag eller dato falder sammen, eller på den første forekomst af den valgte dag efter den valgte dato. Man På/Efter den 15. GroupWise planlægger kuverten på den første forekomst af mandag den 15. eller på den første mandag efter den 15. Nær På/Nær Den valgte dag, der er tættest på den valgte dato. Dagen kan være før eller efter datoen. Dage, hvor den valgte dag og dato falder sammen eller på den dag, der er tættest på den valgte dato. Dagen kan være før eller efter datoen. Man nær den 15. GroupWise planlægger kuverten på den mandag, der er tættest på den 15. Hvis den 15. falder på en onsdag, planlægges mandag den 13. Man På/Nær den 15. GroupWise planlægger kuverten på hver forekomst af mandag den 15. eller på den mandag, der er tættest på den Klik på OK for at anbringe definitionen for autodatoen i aftalen, memoet eller opgaven, og luk dialogfeltet Autodato. 11 Klik på OK i personlige kuverter eller Send i gruppekuverter for at planlægge forekomster af autodatoer, når du er færdig med at skrive oplysningerne i kuverten. 30 Autodato

36 Oprette en autodato for Dage i ugen Med funktionen Dage i ugen kan du planlægge en begivenhed, der finder sted på en bestemt dag i ugen i en udvalgt måned. Du kan f.eks. planlægge et møde, der skal finde sted den anden tirsdag og den sidste fredag i hver måned. 1 Åbn en personlig aftale, opgave eller et personligt memo eller et gruppelayout af samme type. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Autodato. 3 Angiv intervallet eller antallet af forekomster for autodatoen. 4 Vælg de måneder, kuverten skal planlægges i. 5 Sørg for, at Dage i ugen er valgt. 6 Vælg de forekomster, der skal vises i feltet Dage i ugen. Hvis du f.eks. vælger 2 i linien Tir, angiver du den anden tirsdag i måneden. Hvis du vælger Sidste i linien Fre, angiver du den sidste fredag i måneden. 7 Forskyd den pågældende dag med pilene før og efter dagen. Autodato 31

37 Du kan klikke på knappen for en bestemt dag for at åbne dialogfeltet Forskyd dage. Den venstre pil forskyder dagene før den valgte dag. Du kan også klikke på knappen for en bestemt dag mellem pilene, hvis du vil åbne dialogfeltet Forskyd dage, og angive forskydningen. Hvis dine møder f.eks. finder sted på mandagen før den anden tirsdag, skal du vælge den anden tirsdag, og derefter forskyde én dag før. Den højre pil forskyder dagene efter den valgte dag. 8 Klik på OK for at angive autodatodefinitionen i aftalen, opgaven eller memoet, og luk dialogfeltet Autodato, når du er færdig med at oprette autodatodefinitionen. 9 Klik på OK i personlige kuverter eller Send i gruppekuverter for at planlægge autodatoforekomsterne, når du er færdig med at skrive oplysningerne i kuverten. Oprette en periodisk autodatodefinition Med Periodisk defineres antallet af dage mellem hver begivenhed. Hvis du f.eks. hver fredag har et møde, kan du angive startdatoen i det felt, der angiver intervallet indtil det næste møde, og angive perioden til syv dage. 1 Åbn en personlig aftale, opgave eller et personligt memo eller et gruppelayout af samme type. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Autodato. 3 Angiv intervallet eller antallet af forekomster for autodatoen. 4 Vælg de måneder, kuverten skal planlægges i. 5 Vælg lokalmenuen Dage i ugen, og vælg derefter Periodisk. 32 Autodato

38 6 Skriv antallet af dage mellem begivenheder i skrivefeltet Gentag hver X dage. Autodatoforekomsterne er planlagt det pågældende antal dage mellem begivenhederne og begynder den dato, der er angivet i feltet Interval. Forekomsterne omfatter slutdatoen, eller indtil kuverten er vist det angivne antal gange, du har angivet. 7 Klik på OK for at angive autodatodefinitionen i aftalen, opgaven eller memoet, og luk dialogfeltet Autodato, når du er færdig med at oprette autodatodefinitionen. 8 Klik på OK i personlige kuverter eller Send i gruppe kuverter for at planlægge autodatoforekomsterne, når du er færdig med at skrive oplysningerne i kuverten. Skrive en autodatoformel Med Start kan du angive, hvornår en begivenhed skal starte. 1 Åbn en personlig aftale, opgave eller et personligt memo eller et gruppelayout af samme type. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Autodato. 3 Vælg Som formel. Med Slut kan du angive, hvornår begivenhederne skal stoppe. I Forekomster kan du angive, hvor mange gange begivenheden skal finde sted. 4 Angiv intervallet eller antallet af forekomster for autodatoen. Vælg lokalmenuen Slut, og vælg Forekomster, og skriv derefter i tekstfeltet Forekomster, hvor mange gange en begivenhed skal finde sted. 5 Skriv formlen i feltet Formeltekst. Se Autodatofunktioner under Yderligere oplysninger i dette afsnit. 6 Klik på OK for at gemme autodatodefinitionen og luk dialogfeltet Autodato, når du er færdig med oprettelsen af autodatodefinitionen. 7 Klik på OK i personlige kuverter eller Send i gruppekuverter for at planlægge autodatoforekomster, når du er færdig med at skrive oplysningerne i kuverten. Autodato 33

39 Oprette en autodato for uregelmæssige forekomster Det er sommetider ikke muligt at oprette en definition for autodatoforekomster, fordi forekomsterne er uregelmæssige. Du kan i Som dato vælge de forekomster på årskalenderen. Du kan f.eks. markere alle de fridage, hvor du ikke arbejder, f.eks. juledag eller nytårsdag. 1 Åbn en personlig aftale, opgave eller et personligt memo eller et gruppelayout af samme type. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Autodato. 3 Vælg Som dato. Med pilen på henholdsvis venstre og højre side af årstallet kan du ændre det årstal, årskalenderen viser. Du kan vælge Nulstil, hvis du vil fjerne alle de valgte datoer i kalenderen. 4 Vælg de datoer, hvor du vil planlægge forekomster. 5 Klik på OK for at angive autodatodefinitionen i din aftale, opgave eller dit memo, og luk dialogfeltet Autodato, når du er færdig med at oprette autodatodefinitionen. 6 Klik på OK i personlige kuverter eller Send i gruppekuverter for at planlægge autodatoforekomster, når du er færdig med at skrive oplysningerne i kuverten. Kombinere autodatodefinitioner Indimellem kan du få brug for at oprette en autodatodefinition, der indeholder regelmæssige og uregelmæssige datoforekomster. I de tilfælde kan du bruge Som eksempel til at definere de regelmæssige datoforekomster og derpå skifte til Som dato for at markere de uregelmæssige datoer, eller du kan skifte til Som formel for at redigere formelteksten. Du kan f.eks. bruge Som eksempel til at definere lønningsdage og Som dato til at markere eventuelle undtagelser, f.eks. når en lønningsdag falder på en fridag. 1 Åbn en personlig aftale, opgave eller et personligt memo eller et gruppelayout af samme type. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Autodato. 3 Definér forekomsterne i Som eksempel. 34 Autodato

40 Se Oprette en autodato for Dage i måneden, Oprette en autodato for Dage i ugen eller Oprette en periodisk autodatodefinition tidligere i dette afsnit. 4 Vælg Som dato for at vise forekomsterne fra Som eksempel i årskalenderen, når du er færdig med at definere autodatoen. Vælg Som formel for at vise formlen fra Som eksempel i feltet Formeltekst. Datoer viser de dage, der er defineret i Som eksempel. Hvis du har valgt Som formel, ser dialogfeltet muligvis ud som nedenfor. Som formel viser formlen, som den er defineret i Som eksempel 5 Redigér de viste datoer i årskalenderen, hvis du har valgt Som dato. Redigér formularen i feltet Formeltekst, hvis du har valgt Som formel. 6 Klik på OK for at angive autodatodefinitionen i aftalen, opgaven eller memoet, og luk dialogfeltet Autodato, når du er færdig med at oprette autodatodefinitionen. 7 Klik på OK i personlige kuverter eller Send i gruppekuverter for at planlægge autodatoforekomsterne, når du er færdig med at skrive oplysningerne i kuverten. Autodato 35

41 Acceptere autodatokuverter Slette autodatokuverter Yderligere oplysninger Når du modtager en autodatokuvert fra en anden bruger, modtager du kun notifikation for den første kuvert, der er planlagt i autodatodefinitionen. Samtlige kuverter vises dog Indbakken. Når du accepterer en kuvert, kan du enten acceptere den aktuelle kuvert eller at acceptere alle autodatokuverterne. TIP: Nedenstående fremgangsmåde beskriver, hvordan en kuvert accepteres. Du kan dog også bruge de samme trin, hvis du vil afvise en kuvert, ved at erstatte Acceptér med Afvis. 1 Åbn en autodatokuvert fra Indbakken eller dialogfeltet Notifikation. 2 Vælg Acceptér. Et dialogfelt åbnes, og du bliver bedt om at acceptere den aktuelle autodatokuvert eller alle autodatokuverterne. 3 Vælg Denne forekomst, hvis du kun vil acceptere den aktuelle kuvert. Eller Vælg Alle forekomster, hvis du vil acceptere alle autodatokuverterne. Når du sletter en kuvert, der udgør en del af en autodatodefinition, kan du slette den enkelte forekomst eller alle forekomsterne af autodatoen. 1 Dobbeltklik på ikonen for Indbakke, Udbakke eller Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg en autodatokuvert, vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Slet. Et dialogfelt åbnes, og du bliver bedt om at slette den aktuelle autodatokuvert eller alle autodatokuverterne. 3 Vælg Denne forekomst, hvis du kun vil slette den aktuelle kuvert. Eller Vælg Alle forekomster, hvis du vil slette alle autodatokuverterne. 4 Vælg Denne Udbakke, Alle Indbakker, eller Alle postkasser, hvis du sletter en autodatokuvert fra Udbakken. Se Slet eller Udbakke. Kuverten eller kuverterne slettes og placeres i papirkurven. Redigere en autodatodefinition Du kan returnere dialogfeltet Autodato og redigere definitionen, så længe autodatokuverten ikke er sendt. Hvis du vil åbne dialogfeltet Autodato igen, skal du vælge menuen Send og derefter vælge Autodato. 36 Autodato

42 Når du har sendt en kuvert, kan du ikke længere redigere i definitionen, men du kan flytte en autodatokuvert i kalenderen, på samme måde som du ville have gjort med en hvilken som helst planlagt kuvert. Se Kalender. Autodatofunktioner Hver autodatofunktion har en prioritet. Når GroupWise læser en autodatoformel, udføres funktionerne i prioriteret rækkefølge. (Oplysninger om, hvordan du kan gruppere funktioner efter prioritet, finder du i Grupperingsoperatorer i dette afsnit). Nedenstående tabel viser alle funktionerne og de tilhørende prioriteter. Funktioner Prioritet Et mellemrum (høj prioritet Og) 1 Plus eller + 2 Minus eller 2 Til eller : 3 Hver... Startende... 4 Hver...Begyndende... 4 Før 5 På /Før 5 Efter 5 På/Efter 5 Nær 5 Nær/Efter 5 Eller eller, 6 Ikke eller! 6 Og eller & (lavprioritet Og) 7 Funktionerne på ovenstående liste samt grupperingsoperatorerne (parenteser) beskrives nedenfor i prioriteret rækkefølge, der begynder med den højeste. VIGTIGT: Hvis du skriver en hvilken som helst del af en autodato, skal du bruge den præcise stavemåde for funktionerne. GroupWise kan f.eks. læse "tir" men ikke "tirs". (GroupWise skelner dog ikke mellem store og små bogstaver, så du behøver ikke at skrive formlerne med store bogstaver). Grupperingsoperatorer ( ) I nogle formler skal du bruge parenteser som grupperingsoperatorer for at ændre funktionsprioriteterne eller for at tydeliggøre grupperingen af funktioner. Hvis du f.eks. vil planlægge alle tirsdage og torsdage i juli og august, kan du prøve følgende formel: Tir,Ons,Tor Jul,Aug. Da funktionen Og (et mellemrum) har en højere prioritet end funktionen Eller (et komma), udføres formlen, som om der var indsat parenteser: (Tir),(Tor Jul),(Aug) hvilket betyder, at alle tirsdage i intervallet, alle torsdage i juli og alle dage i august bliver planlagt. Bemærk, hvordan meningen ændres, når parenteserne anvendes, som i følgende formel: Autodato 37

43 (Tir,Tor) (Jul,Aug) Denne formel betyder, at alle planlagte dage skal falde på en tirsdag eller torsdag, og de skal forekomme i juli eller august måned. Slutresultatet bliver, at kun tirsdage og torsdage i juli og august planlægges. Hvis du er i tvivl om operatorprioriteter, og hvordan formlen evalueres, skal du bruge parenteserne for at være sikker på, at formlen udfører de ønskede funktioner. ForskydningsfunktionerPlus (+), Minus () Du kan bruge Plus eller Minus, hvis du vil føje en forskydning til en anden funktion eller en gruppe funktioner. Hvis du f.eks. vil planlægge en begivenhed tre dage før den første torsdag i februar for hvert år, kan du skrive følgende formel: Tor(1) Feb3 Hvis du vil planlægge en begivenhed to dage efter den 25. januar hvert år, kan du skrive følgende formel: Jan 25 plus 2 IntervalTil (:) Intervalfunktionen angiver et interval af dage. Hvis du f.eks. skal planlægge tirsdag, onsdag og torsdag i hver uge hvert år, kan du skrive følgende formel: Tir:Tor Periodiske funktioner Hver, Begyndende, Sluttende Du kan bruge Hver kombineret med funktioner i feltet Interval for at planlægge dage med regelmæssige intervaller, der begynder og slutter på en bestemt dato eller efter et vist antal begivenheder. Hvis du f.eks. vil planlægge et ugentligt møde, der starter den 3. april 1997 og fortsætter frem til den 17. august 1997, kan du angive intervallet, der starter den 3. april 1997 og slutter den 17. august 1997, og bruge følgende formel: hver 7 Relative FunktionerFør, På/Før, Efter, På/Efter, Nær, På/Nær Du kan bruge disse funktioner til at planlægge dage i forhold til en bestemt dato. Hvis du f.eks. vil planlægge torsdagen tættest på den 20. november i et vist antal år, kan du skrive følgende formel og udvide intervallet til flere år.: Tor på/nær nov 20 Eller (,) Du kan bruge funktionen Eller til at angive, at en eller anden funktion eller gruppe af funktioner skal være gældende for at planlægge dage. Hvis du f.eks. vil planlægge en aftale den 15. dag i hver måned, men kun hvis den 15. falder på en tirsdag eller torsdag, kan du skrive følgende formel: 15 (Tir,Tor) 38 Autodato

44 Ikke (!) Funktionen Ikke negerer den efterfølgende funktion. Hvis du f.eks. vil planlægge alle dage i december undtagen tirsdage og torsdage, kan du bruge følgende formel: Dec!Tir!Tor Lavprioritet Og(Og eller &) Lavprioritetsfunktionen Og har den laveste prioritet af alle funktioner, men på samme måde som et mellemrum indikerer funktionen Og mellem to andre funktioner, at disse funktioner skal være gældende. Formlen Tir,Tor Jul,Aug betyder f.eks., at de planlagte dage skal forekomme i juli eller august. Hvis du i stedet vil erstatte højprioritetsfunktionen Og (et mellemrum) med lavprioritetsfunktionen Og, så betyder formlen Tir,Tor og Jul,Aug, at de planlagte dage skal være en tirsdag eller en torsdag, og de skal ligge i juli eller august. I den første formel bliver funktionen Og evalueret før funktionen Eller. I den anden formel bliver funktionen Og evalueret efter funktionen Eller. Sidste Funktionen Sidste har ingen prioritet. Denne funktions eneste formål er at angive den sidste dag i hver måned, når den bruges alene, eller at specificere den sidste ugedag (søndag til lørdag) i hver måned, når den bruges efter et dagskodeord. Hvis du f.eks. vil planlægge den sidste søndag i hver måned, kan du bruge følgende formel: sidste Søn Autodato 39

45 32 Vælg 42 Klik Avanceret opsætning Indstille de avancerede funktioner Indsætter de kuverter, du sender i Udbakken Skjuler emnet, så Notifikation ikke vises Giver dig mulighed for at kræve af modtagere, at de indtaster deres kodeord til postkassen for at afslutte alle de cirkulationskuverter, du sender Bilag Begreber Med Avancerede sendfunktioner kan du angive standarder for de kuverter, du sender. Du kan f.eks. skjule emnet, udskyde levering, vedlægge klassifikationsetiketter og vælge ikke at placere kuverter, du sender, i Udbakken. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 2Dobbeltklik på Avancerede sendfunktioner for at åbne dialogfeltet Opsætning: Avancerede sendfunktioner. funktionerne, og klik derefter på OK. på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Udskyder levering af kuverten det angivne antal dage Placerer en klassifikationstitel i feltet Besked. Klassifikationen kodeformaterer ikke beskeden Giver dig mulighed for at konvertere bilag, du sender via en gateway Med Bilag kan du medtage en fil med en kuvert, sammenfatte beskeder og integrere eller sammenkæde OLEkuverter. Se OLE. Funktioner Bilag kan læses, udskrives, åbnes eller gemmes. Et bilag kan også tilføjes, slettes eller redigeres. Du kan medtage alle filtyper, f.eks. tekstfiler, grafik, programmer, regneark, lydfiler osv. i en kuvert. Hvis en kuvert indeholder et bilag, angives det i feltet I ved papirclipikonen, der vises ved siden af kuvertikonen på kuvertlisten. I de kuverter, der indeholder lydbilag eller de kuverter, der sendes via GroupWise PhoneAccess, vises en højttaler ved siden af kuvertikonen. Bilag sammenlignet med Hent Bilag og Hent har forskellige funktioner i GroupWise. Med Bilag kan du medtage en fil i en kuvert, men bilaget vises ikke i feltet Besked i kuverten. En vedlagt fil beholder alle formateringskoderne. Du kan åbne bilaget, og det starter derefter det program, der er tilknyttet til filformater. Se Opsætning: Tilknytninger. 40 Avanceret opsætning

46 Med Hent kan du åbne en tekstfil i feltet Besked i en kuvert. På den måde kan du oprette en besked i et separat tekstbehandlingsprogram. Nogle formateringskoder kan dog gå tabt, når filen hentes. Vedlægge en fil 1 Vælg en lokalmenu for et kuvertlayout i hovedvinduet, og vælg derefter et kuvertlayout med et bilag. 2 Klik på Vedlæg for at åbne dialogfeltet Bilag. 3 Vælg Vedlæg fil for at åbne dialogfeltet Vedlæg fil. 4 Skriv filnavnet i tekstfeltet Filnavn, hvis du allerede kender det, eller vælg filen på listen. 5 Vælg filen og vælg derefter Vis, hvis du vil se den vedlagte fil. Med Viser kan du se en fil, før du vedlægger den i en kuvert. 6 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke vinduet Vis. 7 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Vedlæg fil. Den vedlagte fil vises på listen Bilag. 8 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Bilag og vende tilbage til kuverten. Bilag 41

47 Åbne et bilag Vise et bilag Udskrive bilag, du modtager Hvis du vil se et bilag, uden at åbne det, skal du læse Vise et bilag i dette afsnit. 1 Åbn et layout, der indeholder et bilag. 2 Vælg Fil, og vælg derefter Bilag. 3 Vælg et bilag, og vælg derefter Åbn. Det program, der er tilknyttet filen, åbner den pågældende fil. Hvis filen ikke åbnes, skal du muligvis definere en tilknytning til filen. Se Opsætning: Tilknytninger. 1 Åbn et layout, der indeholder et bilag. 2 Dobbeltklik på det bilag, der skal starte viseren, og se bilaget. Hvis du vil have flere oplysninger om viseren, skal du se Viser. Se Gem, hvis du vil gemme bilaget. 1 Dobbeltklik på Indbakke i hovedvinduet. 2 Dobbeltklik på den kuvert, der indeholder bilaget, på kuvertlisten. 3 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Udskriv for at åbne dialogfeltet Udskriv. Kuverten og bilagene vises i feltet Kuverter. Du kan vælge dette afkrydsningsfelt for at udskrive bilaget fra det program, det er oprettet i. Yderligere oplysninger 4 Vælg den kuvert, du vil udskrive, i feltet Kuverter, og vælg derefter Udskriv. VIGTIGT: Hvis dialogfeltet Bilagstilknytning vises, skal du definere tilknytningen i tekstfeltet Program, der skal udføres. Klik på OK, når du er færdig. Trække et bilag Du kan trække en filikon fra Windows Programstyring til et layout og vedlægge den i kuverten. Cirkulere et bilag Du kan bruge Cirkulationskuvert til at sende et bilag fortløbende til flere brugere. Brugerne kan indlæse bilaget, foretage ændringer, gemme bilaget og derefter klikke på Afsluttet for at sende det videre til den næste bruger i cirkulationskuverten. Se Cirkulationskuvert. 42 Bilag

48 Cirkulationskuvert Begreber Oprette en cirkulationskuvert Cirkulationskuvert anvendes til at sende en opgave eller en postbesked til flere på hinanden følgende personer. Hvordan bruges Cirkulationskuvert? Du kan skrive et brev, vedlægge det i en kuvert og derefter sende det via editoren til din chef og afdelingschefen, der kan ændre, kommentere og godkende kuverten. Du kan tilføje dig selv som den sidste person i cirkulationskuverten for at hente kuverten og den seneste kopi af det ændrede bilag. Cirkulationskuverter er nyttige, fordi kuverten, når en bruger markerer kuverten som afsluttet, sendes videre til den næste person på listen. Som ophavsmanden til cirkulationskuverten kan du kontrollere cirkulationsstatus for kuverten fra vinduet Statusinformation i Udbakken. 1 Dobbeltklik på Postbesked eller Opgave i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Cirkulationskuvert. Tekstfeltet Til ændres til tekstfeltet Rute. 3 Vælg menuen Send og derefter Sendfunktioner, hvis du vil have alle, der modtager kuverten, til at angive et kodeord, inden de afslutter kuverten. Vælg Avanceret, og derefter Kodeord nødvendigt for at afslutte cirkulationskuvert. Klik to gange på OK. 4 Vælg Adressér, hvis du vil åbne adressebogen. 5 Dobbeltklik på brugernes brugernavne i den rækkefølge, cirkulationskuverten skal sendes, og klik derefter på OK. 6 Afslut udfyldningen af kuverten, og vælg derefter Send. Cirkulationskuvert 43

49 Afslutte en cirkulationskuvert Redigere et bilag til en cirkulationskuvert Yderligere oplysninger 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet, og dobbeltklik derefter på cirkulationskuverten. Dialogfeltet Cirkulationskuvert åbnes. Klik på OK for at fortsætte. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Markér som udført. Hvis afsenderen kræver et kodeord for at afslutte kuverten, bliver du bedt om at indtaste kodeordet. GroupWise sender derefter kuverten til den næste person på cirkulationskuverten. 3 Klik på Luk for at lukke kuverten. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet, og dobbeltklik derefter på cirkulationskuverten for at åbne den. 2 Klik på bilaget i feltet Bilag, vælg menuen Fil, og vælg derefter Åbn. Programmet, der er tilknyttet bilaget, startes og bilaget åbnes. 3 Foretag de nødvendige ændringer, og gem derefter filen. Filen gemmes i det midlertidige filbibliotek på harddisken. GroupWise kan ikke medtage ændringer i cirkulationskuverten, hvis stien til filen ændres. 4 Afslut programmet, og klik på Afsluttet på cirkulationskuvertens statuslinie for at sende det ændrede bilag til den næste bruger. Slette en cirkulationskuvert Hvis du forsøger at slette en cirkulationskuvert, vises et dialogfelt med besked om, at det findes en cirkulationskuvert. Hvis du beslutter dig for at slette kuverten alligevel, sendes kuverten ikke videre til den næste bruger. Hvis du ikke vil stoppe cirkulationskuverten, skal du markere kuverten som afsluttet, inden du sletter den. Kontrollere arbejdsstatus Hvis du vil se, om en modtager af en cirkulationskuvert har afsluttet opgaven, skal du dobbeltklikke på kuverten i Udbakken for at åbne vinduet Statusinformation. Kontrollér kolonnen Status i vinduet for at se status for kuverten (Afleveret, Åbnet, Afsluttet, osv.) Se Info. 44 Cirkulationskuvert

50 Bent har markeret kuverten som afsluttet. Julie har endnu ikke modtaget kuverten. Rasmus har modtaget kuverten. Datoforskel Beregne antallet af dage mellem to datoer Hvis en af modtagerne af cirkulationskuverten bruger en tidligere version af WordPerfect Office end version 4.0, leverer GroupWise en kopi af kuverten til brugeren, markerer kuverten som afsluttet og sender kuverten til den næste modtager. Brug Datoforskel til at beregne antallet af dage mellem to datoer. 1 Dobbeltklik på Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Vis, og vælg Datoforskel for at åbne dialogfeltet Datoforskel. Forskellen mellem to datoer vises i feltet Antal dage forskel. Du kan klikke på knappen med en enkeltpil for at gå en måned frem eller tilbage. Du kan klikke på knapperne med en dobbeltpil for at gå et år frem eller tilbage 3 Klik på den ønskede dato i kalenderfeltet Startdato. 4 Klik på den ønskede dato i kalenderfeltet Slutdato. 5 Vælg Antal dage forskel for at vise antallet af dage mellem start og slutdatoen. 6 Klik på Annullér for at lukke dialogfeltet Datoforskel. Datoforskel 45

51 Yderligere oplysninger Fuldmagt Begreber Datobegrænsninger I GroupWise er det begrænset, hvor langt tilbage og hvor langt frem i tiden de datoer, du anvender, må være placeret. Grænsen går fra den 1/1/1970 til den 31/12/2106. Du kan vælge Gå til startdato eller Gå til slutdato for at åbne kalenderlayoutet på den dato, der vises i felterne Startdato eller Slutdato. Vælg Beregn slutdato for at finde startdatoen plus Antal dage forskel. Vælg Beregn startdato for at finde slutdatoen minus Antal dage forskel. Med Fuldmagt kan du få adgang til en anden brugers postkasse. Hvordan kan jeg bruge fuldmagt? Hvis du er sekretær eller receptionist, kan du blive bedt om at acceptere, afvise eller planlægge møder eller gennemse postbeskeder på en anden persons vegne. Den person, der har tildelt dig fuldmagten, skal også tildele dig de rettigheder, du har brug for. Din chef kan f.eks. give dig læse/skriverettigheder til hendes aftaler, så du kan styre hendes kalender og planlagte møder men ikke læse hendes post. Hvis flere brugere har tildelt dig fuldmagt, kan du have flere vinduer åbne samtidigt, der hver især viser kuverter til forskellige brugere. Du skal som fuldmagtsindehaver have en konto på det samme posthus som den bruger, du er fuldmagtsindehaver for, medmindre du kører med klient/serverindstilling. Angive en person som fuldmagtsindehaver Hvis du vil have nogen til at være fuldmagtsindehaver for dig, skal du give ham eller hende rettigheder i dialogfeltet Adgangsliste. Personen, der skal være din fuldmagtsindehaver, skal derefter tilføje dit navn på hans eller hendes fuldmagtsliste. Se Adgangsliste. Tilbageholdelse af læse og oprettelsesprivileger fra en fuldmagtsindehaver skjuler ikke kuverttyper. Hvis du f.eks. giver en fuldmagtsindehaver læse og oprettelsesadgang til alle kuverter bortset fra aftaler, kan fuldmagtsindehaver stadigvæk se aftalerne på kuvertlisten, men fuldmagtsindehaveren kan ikke læse dem. Hvis du tilbageholder rettighederne til Markér som privat, skjules alle kuverter, der er markeret som privat i postkassen, for fuldmagtsindehaveren. 46 Fuldmagt

52 Føje en bruger til fuldmagtslisten Du kan vælge Fuldmagt i menuen Fil i alle vinduer eller klikke på Fuldmagt i de fleste layout eller vinduer. 1 Klik på Fuldmagt, og vælg derefter Fuldmagt igen for at åbne dialogfeltet Fuldmagt. 2 Vælg Adresser for at åbne adressebogen. Adressebogen viser kun brugere på dit posthuset. Du kan ikke være fuldmagtsindehaver for en bruger, der ikke findes på posthuset. 3 Vælg brugerid'et for den bruger, der har givet dig fuldmagtsrettigheder i dialogfeltet Adgangsliste. Den valgte bruger vises i tekstfeltet BrugerID. Med tekstfeltet BrugerID kan du skrive brugeren, hvis du allerede kender det korrekte brugerid. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Fuldmagt. VIGTIGT: Hvis brugeren, du er fuldmagtsindehaver for, ikke har givet dig adgangsrettigheder ved at føje dig til adgangslisten, vises en besked om, at du er nægtet adgang til den pågældende bruger. Brugerens brugernavn, du lige har tilføjet på din fuldmagtsliste, vises på navnelinien, og du har nu adgang til hans eller hendes kuverter inden for det aktive vindue. Du kan tilføje ligeså mange brugernavne, som du har adgang til. Hvert brugernavn bliver på fuldmagtslisten, indtil du afslutter GroupWise. Fuldmagtsindehaver Du kan vælge Fuldmagt i menuen Fil i alle vinduer, eller hvis du allerede er fuldmagtsindehaver for en bruger, kan du vælge den pågældende bruger ved at klikke på Fuldmagt for at se brugerens navn. 1 Klik på Fuldmagt i næsten alle layout eller vinduer, og vælg derefter navnet på den bruger, du skal være fuldmagtsindehaver for. Fuldmagt 47

53 Hvis det samme layout skal være åbent for flere forskellige brugere, skal du åbne en kopi for hver enkelt bruger, gentage trin 1 og vælge en anden bruger for hvert layout. Fuldmagtslisten vises altid i nederste venstre hjørne af vinduet eller layoutet. 2 Klik på Fuldmagt igen, og vælg derefter dit eget brugerid, når du vil returnere til din egen postkasse. Yderligere oplysninger Arkivere kuverter Du skal generelt undgå at arkivere kuverter, mens du er fuldmagtsindehaver for en anden bruger. Hvis du gør det, arkiverer du kuverter fra en anden brugers postkasse i dit angivne arkivbibliotek. Hvis dette sker, har den anden bruger ikke adgang til disse arkiverede kuverter. Hvis du skal arkivere for den anden bruger, kan du overveje at anbringe arkivbiblioteket på et drev, du (fuldmagtsindehaveren) og den anden bruger har adgang til. Se Opsætning: Placering af filer. 48 Fuldmagt

54 Gem layout Gemme et layout Gem layout bruges til at gemme et kuvertlayout, du ofte sender, eller et layout, du har modtaget. 1 Vælg et kuvertlayout i en lokalmenu i hovedvinduet. 2 Skriv oplysninger om layoutet, føj et bilag til et layout, og vælg de ønskede funktioner. 3 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Gem layout, hvis du vil åbne dialogfeltet GemLayout. Med denne funktion kan du gemme det brugerdefinerede layout sammen med teksten i tekstfelterne. 4 Skriv et navn i tekstfeltet Filnavn, eller vælg et eksisterende layoutfilnavn på listen Filnavn. 5 Klik på OK. Hvis det valgte layoutfilnavn allerede eksisterer, vises en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil erstatte layoutet. Klik på Ja, hvis du vil erstatte layoutet, eller klik på Nej, hvis du vil give layoutet et andet navn. 6 Skriv layoutnavnet i tekstfeltet Navn. Dette navn vises på en lokalmenu i hovedvinduet. 7 Klik på OK. Med denne funktion kan du gemme det brugerdefinerede layout uden teksten i tekstfelterne. 8 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke kuvertlayoutet. Gem layout 49

55 Gem Gemme en kuvert Gem bruges til at gemme kuverter og bilag som filer på harddisken, et personligt netværkskartotek eller en diskette. Når du gemmer en kuvert, placerer Gem kuverten i Ind eller Udbakken og gemmer en yderligere kopi som en tekstfil på en angiven placering. Hvis du gemmer en kuvert, du har oprettet men endnu ikke sendt, gemmes beskeden som en tekstfil (bilag gemmes ikke). 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke i hovedvinduet. Du kan også gemme nye kuverter, du opretter, og kuverter fra papirkurven. 2 Vælg en kuvert på kuvertlisten. 3 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Gem for at åbne dialogfeltet Gem kuverter. Tekstfilen får det samme navn som kuverten, medmindre du skriver et nyt navn. Det kan være nødvendigt at vælge Redigér for at åbne dialogfeltet Vælg katalog for at skifte til en anden server eller et andet katalog. 4 Vælg Redigér, hvis du vil gemme filen i et andet katalog eller på en anden server. 5 Klik på OK, hvis du ikke vil tildele filen et andet filnavn. Eller Skriv et nyt filnavn, og vælg derefter Gem. Hvis der findes filer med samme filnavn, vises en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil erstatte den eksisterende fil. Klik på Ja, hvis du vil erstatte den eksisterende fil, eller på Nej, hvis du vil give filen et andet navn. 6 Vælg Luk for at lukke dialogfeltet Gem kuverter. Gemme et bilag 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke i hovedvinduet. 2 Vælg de kuverter med bilag, du vil gemme. 50 Gem

56 Kuverter, der indeholder bilag, er markeret med en papirclipsikon og kuvertikonen. Hvis du vil markere et område med kuverter eller bilag, skal du vælge den første kuvert, trykke på Skift, og derefter vælge den sidste kuvert i området. Hvis du vil markere flere ikkesekventielle kuverter eller bilag, skal du trykke på Ctrl og vælge de ønskede kuverter. 3 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Gem for at åbne dialogfeltet Gem kuverter. Bilag findes i dialogfeltet og vises med et + under de kuverter, de er vedlagt. Almindelig kuvert Bilag 4 Vælg et bilag på listen Valgte kuverter. Filnavnet vises i tekstfeltet Filnavn. 5 Markér det eksisterende filnavn, og skriv derefter det nye filnavn, hvis du vil tildele filen et andet filnavn. Hvis det filnavn, du har tildelt, allerede eksisterer, vises en meddelelse, hvor du bliver spurgt, om du vil erstatte det eksisterende filnavn. Du kan klikke på Ja, hvis du vil erstatte det eksisterende filnavn, eller klikke på Nej, hvis du vil vende tilbage til dialogfeltet Valgte kuverter for at ændre filnavnet. 6 Klik på Gem, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Valgte kuverter. Gem 51

57 Genvejsliste Oprette eller tilføje i genvejslisten Anvende genvejslisten Med Genvejsliste kan du definere en liste over de biblioteker og filer, du hyppigst anvender. Du kan anvende genvejslisten, når du har brug for at få adgang til eller redigere disse biblioteker og filer. 1 Sørg for, at et biblioteksdialogfelt, f.eks. Tilføj bilag eller Hent, er åbnet. 2 Vælg Genvejsliste, og vælg derefter enten Vis genvejsliste eller Vis begge, hvis genvejslisten ikke vises. 3 Vælg Genvejsliste, og vælg derefter Tilføj kuvert. TIP: Du kan også højreklikke på genvejslisten og derefter vælge Tilføj kuvert. 4 Angiv biblioteket i tekstfeltet Bibliotek/Filnavn, hvis du vil tilføje et bibliotek. Eller Angiv stien og filnavnet til dokumentet, hvis du vil tilføje et dokument. Du kan bruge jokertegn til at medtage bestemte filtyper. Oplysninger om Jokertegn finder du i afsnittet Yderligere oplysninger i dette afsnit. 5 Angiv en beskrivelse af biblioteket eller filnavnet (f.eks. forretningsbrev eller diasserie) i tekstfeltet Beskrivelse. 6 Klik på OK, hvis du vil føje kuverten til genvejslisten. 7 Gentag trinnene 36, hvis du vil tilføje andre kuverter, og klik derefter på OK. 1 Vælg Genvejsliste, og vælg derefter enten Vis genvejsliste eller Vis begge, hvis genvejslisten ikke vises, når du åbner et dialogfelt til et bibliotek (f.eks. Vis genvejsliste eller Vis begge). TIP: Du kan også højreklikke på listen Biblioteker og derefter vælge en af funktionerne. 2 Vælg den kuvert på genvejslisten, du vil anvende. Hvis listen indeholder mange kuverter, kan du hurtigt finde en kuvert ved at klikke på listen Genvejsliste og derefter skrive de første bogstaver for den valgte kuvert. 52 Genvejsliste

58 3 Hvis en kuvert repræsenterer et bibliotek, skal du dobbeltklikke på den for at se en liste over de filer, der er knyttet til den. Denne mappe på genvejslisten repræsenterer biblioteket c:\novell\grpwise5\ofviews. 4 Vælg en fil. Redigere en genvejslistekuvert Slette en kuvert på genvejslisten 1 Sørg for, at et dialogfelt til et bibliotek, f.eks. Tilføj bilag eller Hent, er åbnet, og at du allerede har oprettet en genvejsliste. 2 Vælg Genvejsliste, og vælg derefter Vis genvejsliste eller Vis begge, hvis genvejslisten ikke vises. 3 Vælg den kuvert på genvejslisten, du vil redigere. 4 Vælg Genvejsliste, og vælg derefter Redigér kuvert. TIP: Du kan også dobbeltklikke på Genvejsliste og derefter vælge Redigér kuvert. 5 Skriv nye oplysninger i tekstfelterne Bibliotek/filnavn og Beskrivelse, og klik derefter på OK. 1 Sørg for, at et dialogfelt til et bibliotek, f.eks. Tilføj bilag eller Hent, er åbnet, og at du allerede har oprettet en genvejsliste. 2 Vælg Genvejsliste, og vælg derefter Vis genvejsliste eller Vis begge, hvis genvejslisten ikke vises. 3 Vælg den kuvert på genvejslisten, du vil slette. 4 Vælg Genvejsliste, og vælg derefter Slet kuvert. TIP: Du kan også dobbeltklikke på Genvejsliste og derefter vælge Slet kuvert. 5 Vælg Ja, hvis du er sikker på, at du vil slette kuverten. Genvejsliste 53

59 Yderligere oplysninger Jokertegn Du kan bruge jokertegn til at medtage bestemte filtyper. Hvis du f.eks. skriver c:\oktober\*.rpt, medtages alle filerne i underbiblioteket OKTOBER på drevet C med filtypenavnet.rpt. Hvis du skriver c:\oktober\*.*, medtages alle filer i underbiblioteket OKTOBER. Udskrive genvejslisten Højreklik på genvejslisten, vælg Udskriv genvejsliste, og vælg derefter Udskriv, hvis du vil udskrive genvejslisten. GroupWise Layoutdesigner Med GroupWise Layoutdesigner kan du oprette gruppekuvertlayout, personlige kuvertlayout og kalenderlayout. GroupWise Layoutdesigner er et separat program. Begreber Hvordan bruges GroupWise Layoutdesigner? Når du åbner en ny postbesked, aftale, opgave, et nyt memo, en telefonbesked eller kalenderen, åbner du et layout. Et layout er en skabelon til oprettelse af kuverter, du sender til andre brugere eller dig selv. Et layout kan også være en skabelon, der giver dig mulighed for at se, hvad du har modtaget, på samme måde som i kalenderen. Med GroupWise Layoutdesigner kan du oprette brugerdefinerede layout, du kan sende til andre brugere eller bruge til at se kalenderen. Hvis du sender et layout til en person, der bruger GroupWise til Macintosh eller Windows, er layoutet det samme for den pågældende bruger. Hvis du derimod sender et layout til en person, der bruger GroupWise for DOS, modtages beskeden i et standardlayout for postbeskeder. Her er et par eksempler: Anbring firmalogoet i kalenderlayoutet. Opret et kalenderlayout, der indeholder en Indbakke og en aftale, opgave og memoliste. Opret kuverter, der indeholder afkrydsningsfelter, lokalmenuer, rullelister osv. Medtag et OLEobjekt i layoutet, som kan opdateres, hver gang du sender kuverten. Giv kuverten dit personlige præg. 54 GroupWise Layoutdesigner

60 Oprette et layout 1 Åbn GroupWise Layoutdesigner. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter den nye layouttype, du vil oprette. 3 Vælg Værktøjer på værktøjspaletten til at oprette linier, former, tekst osv. 4 Vælg menuen Fil i layoutet, og vælg derefter Gem for at åbne dialogfeltet Gem som, når du er færdig med at oprette layoutet. 5 Skriv layoutnavnet i tekstfeltet Filnavn, og klik derefter på Gem. GroupWise Layoutdesigner gemmer det layout, du har oprettet, i det katalog, du har angivet i Opsætning: Placering af filer. Se Opsætning: Placering af filer. 6 Vælg menuen Fil på menulinien for kuvertlayoutet, vælg derefter Opsætning for at give layoutet et navn, og klik derefter på OK. Det navn, du giver layoutet, vises i lokalmenuen i GroupWisehovedvinduet, når du starter GroupWise igen. 7 Vælg menuen Fil fra menulinien i GroupWise Layoutdesigner, vælg derefter Afslut for at lukke layoutet og afslutte GroupWise Layoutdesigner. Eller Klik på kontrolmenufeltet, og klik derefter på Luk for at lukke layoutet men lade GroupWise Layoutdesigner være åben. Yderligere oplysninger Hjælp i GroupWise Layoutdesigner Detaljerede oplysninger om GroupWise Layoutdesigner er medtaget i online hjælp. Du kan altid få adgang til Hjælp, mens du arbejder i GroupWise Layoutdesigner. Detaljerede oplysninger om brug af online hjælp finder du i Hjælp. Hjælp til værktøjspaletter Mens du opretter et layout, kan du få speciel hjælp til værktøjspaletten eller andre værktøjer på paletten. 1 Klik på et værktøj for at vælge værktøjspaletten. 2 Tryk på Skift+F1, og klik derefter et vilkårligt sted på værktøjspaletten. 3 Vælg den type værktøjspalette, du bruger. GroupWise Layoutdesigner 55

61 Gruppe Begreber Et Hjælpemne åbnes med en grafisk angivelse af værktøjspaletten. 4 Klik på et værktøj i Hjælpemnet for at få en kort beskrivelse af det pågældende værktøj. Vælg menuen Hjælp, vælg Indhold, vælg Yderligere hjælp og vælg derefter Værktøjspaletter for at få adgang til emner om værktøjspaletten. Bruge Hjælpknapper Du kan få speciel hjælp til alle dialogfelterne. Du kan f.eks. få brug for hjælp til dialogfeltet Opsætning. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Klik på knappen Hjælp. Hjælpemnerne beskriver funktionerne i dialogfeltet Opsætning. Bruge Søg Med Søg kan du finde Hjælpemner ved hjælp af nøgleord. Du vil f.eks. lære, hvordan du ændrer udfyldningsfarven i en kuvert i et layout. 1 Vælg menuen Hjælp, og vælg derefter Søg efter Hjælp om. 2 Angiv nøgleordet farve i tekstfeltet, og vælg derefter Vis emner. Bemærk, at to Hjælpemner om farver vises nederst i dialogfeltet Søg. 3 Vælg Udfyldningsfarveværktøj, og vælg derefter Gå til. Lukke Hjælp Du kan altid lukke et Hjælpvindue. 1 Vælg Luk øverst i et Hjælpvindue. En gruppe er et foruddefineret sæt brugerid'er og ressourcer. Med Grupper kan du sende en kuvert til en gruppe brugere uden at skulle vælge alle deres navne i adressebogen, hver gang du sender en kuvert. Personlige grupper og fælles grupper I GroupWise kan du bruge to forskellige former for grupper: personlige grupper og fælles grupper. Personlige grupper er grupper, du opretter og bruger. Gruppedefinitionerne er placeret i din postkasse, så kun du kan bruge dem. Fælles grupper oprettes af den systemansvarlige. De er placeret på en server, hvor alle brugere har adgang til dem, men fælles grupper kan kun redigeres af den systemansvarlige. Indholdet af grupper Grupper kan medtage brugere, ressourcer og andre grupper. Du kan indtaste brugerid'er eller ressourcer i felterne Til, CC og BC, så de medtages i gruppen. 56 Gruppe

62 På den måde bestemmes det, om brugeren eller ressourcen modtager den oprindelige besked eller en kopi, når du sender en kuvert til gruppen. Hvis din chef f.eks. skal modtage en carbonkopi af alle de aftaler, du planlægger, kan du skrive chefens brugernavn i feltet CC, når du opretter gruppen. Hver gang du bruger gruppen, modtager din chef en carbonkopi af den kuvert, du sender. Oprette en personlig gruppe 1 Vælg menuen Send, og vælg derefter Adresser. 2 Vælg Opret/redigér gruppe>>. 3 Vælg de ønskede brugerid'er, og vælg derefter knapperne Til CC og BC for at flytte brugerid'erne til felterne Send, Carbon Copy og Blind Copy. 4 Vælg Ressourcer, og dobbeltklik derefter på de ønskede ressourcer, hvis du vil medtage ressourcer i gruppen. 5 Vælg Personlige Adresser, og dobbeltklik derefter på de ønskede registreringer, hvis du vil medtage de navne eller grupper, du har føjet til din personlige adressebog. 6 Vælg Gem gruppe, skriv navnet på gruppen i dialogfeltet Gem personlig gruppe, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet. 7 Vælg Personlige Adresser for at se listen med personlige grupper og bekræfte, at gruppen er føjet til feltet Liste. De personlige grupper, du har oprettet, vises i feltet Liste. 8 Klik på OK for at lukke adressebogen. Gruppe 57

63 Redigere en personlig gruppe Adressere en kuvert med en gruppe 1 Vælg menuen Send, og vælg derefter Adresser. 2 Vælg Opret/redigér gruppe>>. 3 Vælg Personlige Adresser, vælg den personlige gruppe, du vil redigere, i feltet Liste, og vælg derefter Redigér. 4 Dobbeltklik på de brugerid'er, du vil slette i felterne Send, Carbon Copy og Blind Copy. 5 Vælg BrugerID, vælg de brugerid'er, du vil tilføje, og vælg derefter knapperne Til, CC eller BC for at flytte brugerid'erne til felterne Send, Carbon Copy eller Blind Copy. 6 Vælg Gem gruppe, skriv navnet på gruppen i dialogfeltet Gem personlig gruppe, og klik derefter på OK. Der vises en besked, hvis det navn, du har skrevet i tekstfeltet Gruppenavn, allerede findes. Klik på Ja for at erstatte den eksisterende gruppe, du lige har ændret, eller klik på Nej for at tildele den personlige gruppe et andet navn. TIP: Du kan også trække brugere fra én adressebog til en anden. Hvis din chefs navn f.eks. vises i feltet CC, og du vil sende en blindkopi til ham eller hende, skal du vælge chefens brugerid og trække det til feltet Blind Copy. 1 Vælg et gruppelayout i lokalmenuerne for kuvertlayout i hovedvinduet, og vælg derefter Adressér for at åbne adressebogen. 2 Vælg Fælles grupper eller Personlige Adresser. 3 Dobbeltklik på en gruppe for at anbringe den i feltet Send. Kommandoknappen Fælles grupper Kommandoknappen Personlige Adresser Adressebogsliste 4 Klik på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til kuvertlayoutet. 58 Gruppe

64 Yderligere oplysninger Gå til dags dato Begreber Sende personlige grupper til andre brugere Når du har oprettet en personlig gruppe, kan du dele gruppen med gruppemedlemmerne. 1 Dobbeltklik på Postbesked i hovedvinduet for at åbne et postbeskedlayout. 2 Vælg Adressér, og vælg derefter Personlige Adresser. 3 Vælg den personlige gruppe, og vælg derefter Redigér for at flytte bruger ID'erne i gruppen til feltet Send. 4 Klik på OK for at vende tilbage til postbeskedlayoutet. 5 Markér alle navnene i tekstfeltet Til, vælg menuen Redigér, og vælg derefter Kopiér. 6 Anbring indsætningspunktet i feltet Besked, vælg menuen Redigér, og vælg derefter Sæt ind. 7 Vælg Send for at sende gruppen til alle gruppemedlemmerne. Eller Redigér tekstfeltet Til, så det indeholder de ønskede modtagere, og vælg derefter Send. Når du har modtaget en besked, skal modtagerne udføre følgende trin: 1 Åbn postbeskeden. 2 Vælg listen med brugere i feltet Besked, vælg menuen Redigér, vælg Kopiér, og klik derefter på Luk. 3 Dobbeltklik på Postbesked i hovedvinduet, vælg menuen Redigér, og vælg derefter Sæt ind. 4 Vælg Adressér, vælg Gem gruppe, navngiv gruppen, og klik derefter på OK. Den personlige gruppe er nu gemt. Med Gå til dags dato kan du vende tilbage til den aktuelle dato i et dagskalender, ugekalender eller årskalenderlayout. Standardlayout for kalenderen Alle kalenderlayout viser som standard dags dato. Hvis du vælger en anden dato, skal du lukke kalenderlayoutet, og den aktuelle dato vises den næste gang, du åbner layoutet. Gå til dags dato 59

65 Vælge Gå til dags dato 1 Vælg lokalmenuen Kalender, og vælg derefter et kalenderlayout. 2 Vælg den dato, du vil ændre i kalenderlayoutet for at tilføje eller flytte en aftale, et memo eller en opgave til en anden dato. 3 Vælg menuen Vis og vælg Gå til dags dato for at vise den aktuelle dato i kalenderlayoutet igen. Gå til dato Gå til en bestemt dato Du kan gå til en bestemt dato ved at klikke på en dag i månedskalenderen. Knapperne med dobbeltpile giver dig mulighed for at vælge et tidligere eller et kommende år. Med Gå til dato kan du se aftaler, memoer eller opgaver, der forekommer på en bestemt dato. 1 Vælg lokalemenuen Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter et kalenderlayout. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Gå til dato for at åbne dialogfeltet Gå til dato. Med Dags dato kan du vende tilbage til den aktuelle dag i månedskalenderen. Knapperne med pilene giver dig mulighed for at vælge en tidligere eller kommende måned. 3 Vælg den ønskede dato, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Gå til dato og vise datoen i kalenderlayoutet. Hent Begreber Med Hent kan du åbne en tekstfil i beskedfeltet til en kuvert. Du kan f.eks. hente en tekstbehandlingsfil ind i kuverten som en besked. Hent sammenlignet med Vedlæg Hent og Vedlæg har forskellige funktioner i GroupWise. Med Hent kan du åbne en tekstfil i beskedfeltet til en kuvert. På den måde kan du oprette en besked i et separat tekstbehandlingsprogram. Nogle af formateringskoderne kan dog forsvinde. Med Vedlæg kan du medtage en fil i den kuvert, du sender, men bilaget vises ikke i kuverten i beskedfeltet til kuverten. Når du vedlægger en fil, gemmes alle formateringskoderne dog. Hvis du vil læse det bilag, du modtager, kan du åbne det, og det vil starte det tilknyttede program. Se Bilag. 60 Gå til dato

66 Hente en fil ind i en kuvert Du kan skrive filnavnet i feltet Filnavn. 1 Vælg et layout fra en hvilken som helst lokalmenu i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Hent, hvis du vil åbne dialogfeltet Hent. Du kan vælge Vis, hvis du vil se en fil, før du henter den ind i beskedfeltet. Du kan vælge andre funktioner i lokalmenuen Funktioner. Hjælp Bruge menuen Hjælp Viser en liste med hovedoverskrifter i menuen Hjælp Giver dig mulighed for at få adgang til kontekstbetinget Hjælp Viser en liste med instruktører, der hjælper dig gennem funktioner 3 Vælg en fil ved at skrive navnet i tekstfeltet Filnavn, eller brug listen Filnavn til at vælge en fil. 4 Vælg Åbn, hvis du vil indsætte filen i feltet Besked. Brug online hjælp til at lære om GroupWise uden at referere til den trykte dokumentation. 1 Vælg menuen Hjælp, og vælg derefter en funktion. Giver dig mulighed for at søge efter et bestemt ord eller en bestemt sætning. Viser en liste med almindelige opgaver Åbner onlinemanualen til makroer i GroupWise Viser oplysninger om denne version af GroupWise Hjælp 61

67 Bruge knapperne i Hjælpvinduet Viser en liste med hovedoverskrifter i menuen Hjælp Afslutter hjælp i GroupWise og vender tilbage til GroupWise Giver dig mulighed for at søge efter et bestemt ord eller en bestemt sætning Med knapperne i alle Hjælpvinduerne kan du hurtigt få adgang til emner. 1 Vælg en knap. Udskriver det aktuelle Hjælpemne Viser en liste med de emner, du har åbnet i løbet af den aktuelle session Giver dig mulighed for at gå tilbage til de emner, du har set i den aktuelle session 2 Klik på Luk for at lukke Hjælpvinduet, når du er færdig. Bruge jumps Jumps er ord eller sætninger, der er markeret med en kraftig understregning. Når du vælger et jump, springer Hjælpfunktionen til det emne, der indeholder oplysninger om det pågældende ord eller den pågældende sætning. 1 Vælg et vilkårligt jump for at se et relateret emne. 2 Vælg knappen Tilbage, hvis du vil vende tilbage til det Hjælpvindue, hvor du startede. 62 Hjælp

68 Bruge popupdefinitioner 1 Vælg et ord eller en sætning, der er markeret med en stiplet understregning, for at se en popupdefinition. Du kan vælge et ord, der er markeret med en stiplet understregning, for at se ordlistens definition af termer. 2 Klik et vilkårligt sted for at lukke definitionen, når du har læst den. Bruge kontekstbetinget Hjælp Du kan få adgang til kontekstbetinget Hjælp til en bestemt funktion fra kuvertlayout, vinduer og andre placeringer i GroupWise. Kontekstbetinget Hjælp er også tilgængelig i nedtonede (inaktive) kuverter og funktioner. 1 Vælg menuen Hjælp, og vælg derefter Hvad er. Markøren skifter til en pil med et spørgsmålstegn ved siden af. Hvis markøren skifter til et spørgsmålstegn med en streg igennem, er den kontekstbetingede Hjælp ikke tilgængelig for denne funktion. 2 Klik på et menupunkt, en funktion i et dialogfelt eller et vilkårligt sted i vinduet for at se et Hjælpemne. Med spørgsmålstegnet har du mulighed for at få adgang til kontekstbetinget Hjælp. Du kan også vælge Hjælp i et vilkårligt dialogfelt for at få flere oplysninger. Hjælp 63

69 Bruge instruktører Hovedvindue Du kan vælge en instruktør, der hjælper dig gennem en opgave i GroupWise. 1 Vælg menuen Hjælp, og vælg derefter Instruktør. 2 Vælg en instruktør, og klik derefter på OK. 3 Følg instruktionerne på skærmen. Med hovedvinduet kan du let åbne Indbakken, Udbakken, papirkurven, kalenderlayout og nye layout til postbeskeder, aftaler, opgaver, memoer eller telefonbeskeder. Du kan også anbringe layout eller programmer på hylden i hovedvinduet for at automatisere korrespondancen. Begreber Med Papirkurv kan du se de kuverter, du har slettet. Med Ind og Udbakke kan du se indgående og udgående kuverter. Med Kalender kan du åbne dine kalenderlayout. Åbne ikoner og lokalmenuer Hovedvinduet vises, når du starter GroupWise. Det giver dig adgang til mange funktioner i GroupWise ved hjælp af ikoner og lokalmenuer. Med hylden kan du anbringe makroer, layout eller programmer i hovedvinduet, så du hurtigt kan åbne dem. Med disse ikonknapper kan du åbne kuvertlayout. Med lokalmenuerne kan du vælge det gruppelayout eller personlige layout, hvert ikon åbner. Lokalmenuerne under ikonerne viser navnet på det layout, ikonen åbner. Hvis lokalmenuen Kalender f.eks. viser Uge, åbnes, layoutet Uge, når du dobbeltklikker på ikonen Kalender. Du kan vælge et andet layout i lokalmenuen. Åbne ny kuvert 1 Vælg en kuvert i lokalmenuen med kuvertlayout i hovedvinduet for at åbne en ny kuvert. Eller Dobbeltklik på en ikonknap for kuvertlayout for at åbne det aktuelle layout. 64 Hovedvindue

70 Vende tilbage til hovedvinduet Hylde Begreber Placere et layout på hylden Hvis andre kuverter er åbne, kan du hurtigt vende tilbage til hovedvinduet. 1 Vælg menuen Vindue i den kuvert, du har åbnet, og vælg derefter Hovedvindue. Hovedvinduet vises foran de andre kuverter, du har åbnet. Hylden anvendes til at automatisere nogle af dine opgaver. Du kan placere layout, programmer, makroer og filer på hylden, så du hurtigt kan åbne dem. Alle ikoner fra hovedvinduet kan trækkes til hylden. Hvordan anvendes hylden? Hylden fungerer næsten på samme måde som Windows Programstyring. På hylden kan du placere alle de hyppigst anvendte programmer, batchfiler, GroupWisemakroer, og layout, så de er let tilgængelige. Hvis du f.eks. vil forberede vigtige beskeder i et tekstbehandlingsprogram fremfor i GroupWise, kan du placere programmet på hylden for at gøre det let tilgængeligt. Hvis du har to kalenderlayout, du ofte henviser til, kan du også kombinere dem på hylden, så du kan åbne begge layout på samme tid. 1 Træk ikonen for Indbakken eller Udbakken til hylden. Vælg et layout fra en hvilken som helst lokalmenu med kuvertlayout i hovedvinduet, træk derefter ikonen i hovedvinduet til hylden. Luk det layout, der åbnes. Når du placerer ikonen på hylden, ændres den til en hyldeikon. Du kan dobbeltklikke på hyldeikonen, når du vil åbne layoutet. Slette en ikon fra hylden 1 Højreklik på hyldeikonen for at vise lokalmenuen, og vælg derefter Slet for at fjerne ikonen fra hylden. Hylde 65

71 Kombinere layout på hylden Når du kombinerer to layout på hylden, kan du vise begge layout samtidigt ved at dobbeltklikke på ikonen for det kombinerede layout. Du kan f.eks. kombinere Ind og Udbakken, så du hurtigt kan se indgående og udgående kuverter. 1 Åbn to eller flere vilkårlige vinduer eller layout. 2 Arrangér vinduerne på den måde, de skal vises, når de åbnes. 3 Minimér layoutene, så de vises som ikoner på skrivebordet. 4 Træk en af layoutikonerne til hylden. 5 Træk den anden layoutikon til den ikon, der allerede er placeret på hylden. 6 Luk layoutikonen på skrivebordet. Første gang du dobbeltklikker på hyldeikonen, vises layoutene som minimerede ikoner. Dobbeltklik på hver minimerede ikon, og luk derefter de åbne layout. Når du herefter dobbeltklikker på hyldeikonen, åbnes begge layout. Føje et program til hylden Du kan placere filer, f.eks. programmer (.exe), batchfiler (.bat) og makrofiler (.wcm),på hylden, så du hurtigt kan starte dem, når det er nødvendigt. 1 Åbn Windows Filhåndtering. 2 Træk en fil til hylden, og slip den. Se Opsætning: Tilknytninger. Ændre egenskaber for hyldeikoner 1 Klik på ikonen på hylden for at ændre ikonens opsætning. 2 Højreklik på ikonen for at vise lokalmenuen, vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Ikoner på Hylden. 66 Hylde

72 3 Foretag ændringer i hyldeikonen, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Ikoner på Hylden og vende tilbage til hovedvinduet. Placere en anden brugers kalender på hylden Hvis du er fuldmagtsindehaver for en anden bruger, og det er nødvendigt at styre denne brugers aftaler, kan du oprette en hyldeikon, der automatisk åbner brugerens Indbakke eller kalender. Se Ressourcer. 1 Åbn et kalenderlayout i hovedvinduet. 2 Klik på Fuldmagt, og vælg derefter Fuldmagt for at åbne dialogfeltet Fuldmagt. 3 Skriv brugerid'et for brugeren, hvis du kender det i forvejen. Eller Vælg Adresser for at åbne adressebogen, dobbeltklik derefter på brugerid'et for at indsætte tekstfeltet BrugerID i dialogfeltet Fuldmagt. 4 Klik på OK. 5 Minimér fuldmagtslayoutet, så det vises som en ikon på skrivebordet. 6 Træk ikonen for fuldmagtslayoutet til hylden. 7 Luk ikonen for fuldmagtslayoutet. Første gang du dobbeltklikker på hyldeikonen, vises den anden brugers kalender som en minimeret ikon. Dobbeltklik på den minimerede ikon, og luk derefter det åbne layout. Når du herefter dobbeltklikker på hyldeikonen, åbnes brugerens kalender. Gemme en filtreret kuvertliste 1 Dobbeltklik på ikonen for Indbakken eller Udbakken. 2 Vælg menuen Vis, vælg derefter Udvælg for at åbne dialogfeltet Udvælg. Se Udvælg. 3 Vælg filterfunktioner, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Udvælg. 4 Minimér den filtrerede Ind eller Udbakke, så den vises som en ikon på skrivebordet. Hylde 67

73 5 Træk den minimerede ikon for Ind eller Udbakken til hylden. 6 Luk den minimerede ikon for Ind eller Udbakken. Første gang du dobbeltklikker på hyldeikonen, vises Ind eller Udbakken som en minimeret ikon. Dobbeltklik på den minimerede ikon, og luk derefter den åbne Ind eller Udbakke. Når du herefter dobbeltklikker på hyldeikonen, åbnes den filtrerede Ind eller Udbakke. Filtret for Ind eller Udbakken på hylden kan ikke anvendes til andre ikoner for Ind eller Udbakke. Oprette en startikon Yderligere oplysninger Du kan placere en ikon med navnet Start på hylden, der indeholder lige så mange layout, du har brug for. Når du starter GroupWise, åbnes alle de layout, startikonen indeholder. 1 Træk det layout, du vil åbne, når du starter GroupWise, til hylden. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Ikoner på Hylden. 3 Skriv Start i tekstfeltet Billedtekst. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Ikoner på Hylden og vende tilbage til hovedvinduet. Udvide hylden Du kan udvide hylden for at se flere ikoner ved at klikke på maksimeringsknappen øverst til højre i hovedvinduet. Gendannelsesknappen erstatter maksimeringsknappen, når vinduet er maksimeret. Vælg gendannelsesknappen, hvis hylden skal have den oprindelige størrelse. Minimeret ikon Du kan minimere alle åbne layout ved at højreklikke på ikonerne på hylden og derefter vælge Opsætning. Vælg Redigér, og klik derefter på Udfør minimeret. 68 Hylde

74 Indbakke Begreber Med Indbakken kan du åbne, læse, slette og få oplysninger om de kuverter, du har modtaget. GroupWisepostkassen Alle kuverterne, uanset om du har afsendt dem eller modtaget dem, gemmes i GroupWisepostkassen på netværket. På samme måde som en brevbakke på skrivebordet kan GroupWisepostkassen opdeles i tre sektioner: én til udgående kuverter, én til indgående kuverter og en tredje til personlige kuverter. Med Indbakken kan du se indgående kuverter. Felter i Indbakken Indbakken indeholder to lister én til kuverter og én til mapper. Med kuvertlisten kan du se de kuverter, du har modtaget. Mappelisten viser alle mapperne. Du kan flytte kuverter til mapper for at holde orden på din korrespondance. Se Mapper. Kolonner i kuvertlisten Kolonnerne i kuvertlisten indeholder oplysninger om de kuverter, du har modtaget. Du kan redigere kolonnerne, så de er tilpasset den måde, kuvertlisten skal vises. Se Yderligere oplysninger i dette afsnit. Kolonnen Fra viser, hvem du har sendt kuverten til. Ikonerne angiver kuverttypen. Kolonnen Emne viser teksten i kuvertens emnefelt. Kolonnen Dato viser den dato og det tidspunkt, kuverten blev modtaget. Læse en kuvert 1 Dobbeltklik på Indbakke i hovedvinduet. Alle nye kuverter, du modtager, placeres i mappen Postkasse. Når du åbner Indbakken, markeres mappen Postkasse. 2 Dobbeltklik på den kuvert, du vil læse. 3 Klik på Luk, når du er færdig med at læse kuverten. Indbakke 69

75 De kuverter, du accepterer eller afviser lukkes automatisk, og filtreres fra Indbakken. Se Acceptér, Afvis, og Udvælg. Slette en kuvert Yderligere oplysninger 1 Dobbeltklik på Indbakke i hovedvinduet. 2 Markér den kuvert, du vil slette, vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Slet. Kuverten vises ikke længere i Indbakken. Du kan dog stadig se kuverten i papirkurven, indtil den tømmes. Markeringer i Indbakke Indbakken indeholder markeringer, du kan bruge til at bestemme kuverttypen, og hvad der er sket med kuverten. I nedenstående tabel beskrives hver markering. Markering Betydning og Uåbnet/åbnet post og Uåbnet/åbnet aftale og Uåbnet/åbnet opgave og Uåbnet/åbnet memo og Uåbnet/åbnet telefonbesked Vedlagt fil Vedlagt lydbilag rød kuvertikon Høj prioritet grå kuvertikon Lav prioritet dobbeltpil Svar ønskes Oplysninger om en kuvert I vinduet Statusinformation kan du se, hvornår en kuvert er sendt til dig, hvem der ellers har modtaget den, og hvilke funktioner afsenderen har brugt for at sende kuverten. Se Info. 70 Indbakke

76 Manipulere kolonneoverskrifter Kolonner kan sorteres efter forskellige kriterier i kuvertlisten, sorteringsordenen kan vendes om, og kolonner kan fjernes fuldstændig. Opgave Trin Tip Sortere efter en anden kolonne. Vende sorteringsordenen om. Flytte en kolonne. Vælg menuen Vis, og vælg Sortér for at åbne dialogfeltet Sortér. Vælg den kuvert, der skal sorteres efter, og klik derefter på OK. Vælg menuen Vis, og vælg derefter Sortér for at åbne dialogfeltet Sortér. Vælg Faldende, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Sortér. Træk en kolonneoverskrift til en ny placering på overskriftsrækken. Udvide en kolonne. Træk den linie, der adskiller de to kolonner, indtil kolonnen er bredere. Fjerne en kolonne. Gendan de slettede overskrifter. Træk kolonneoverskriften fra overskriftsrækken. Højreklik på den overskriftsrække, hvor kolonneoverskriften mangler, og vælg derefter den kolonneoverskrift, du vil gendanne fra lokalmenuen. Listen sorteres efter den valgte kolonneoverskrift. Standardindstillingen er stigende orden (første til sidste). Når du placerer markøren på linien, ændres den til en dobbeltpil. Den slettede overskrift er gendannet. Andre ændringer, f.eks. kolonnebredde eller sorteringsorden, er uforandrede. Filtrere kuverter Du kan filtrere kuverter, så kun bestemte typer vises. Du kan f.eks. vælge kun at se de kuverter, der ikke er åbnet eller accepteret. Se Udvælg. Indbakke 71

77 Delelinie Du kan klikke på og trække delelinien for at udvide mappelisten eller kuvertlisten. Med delelinien kan du udvide mappelisten eller kuvertlisten. Standardmapper GroupWise indeholder fire standardmapper. Mappen med dit navn er i den overordnede hovedmappe (alle andre mapper er indeholdt heri). I mappen Postkasse lagres de nye kuverter, du modtager eller sender. Mappen Kalender indeholder de aftaler, memoer og opgaver, du har modtaget. Mappen Kabinet indeholder de mapper, du opretter. Du kan ikke slette standardmapperne. Info Begreber Med Info kan du registrere status for den kuvert, du har sendt, og få oplysninger om kuverter, du har modtaget. Hvordan anvendes Info? Når du sender en kuvert, kan det være nødvendigt at vide, om modtageren har modtaget og åbnet kuverten. Hvis kuverten er en aftale, opgave eller et memo, viser Info, om kuverten er accepteret eller afvist. Hvis du f.eks. planlægger et møde, vil du måske se oplysningerne om aftalen i Info, for at finde ud af, hvem der har accepteret eller afvist aftalen. Hvis brugeren angiver, hvorfor aftalen er afvist, vises forklaringen under afvisningen. Når du modtager en kuvert, kan du bruge Info til at se de modtagere, der er angivet i feltet Til og i feltet Carbon Copy. Funktioner i vinduet Statusinformation Vinduet Statusinformation viser også de funktioner, du valgte, da du oprettede kuverten, eller de funktioner, afsenderen valgte, da han eller hun oprettede kuverten. Hvis du vil have oplysninger om disse funktioner, skal du læse afsnittet om opsætning af den kuvert, du vil have oplysninger om. 72 Info

78 Indhente oplysninger om de kuverter, du har modtaget 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Papirkurv i hovedvinduet, og vælg derefter en kuvert. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Info for at åbne vinduet Statusinformation. Modtagere viser, hvem der har modtaget kuverten udover dig. BCmodtagere angives ikke. I Funktioner vises de funktioner, der er anvendt til at sende kuverten. 3 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke vinduet Statusinformation. Spore de kuverter, du har sendt 1 Dobbeltklik på Udbakke, og dobbeltklik derefter på en kuvert på kuvertlisten for at åbne vinduet Statusinformation. 2 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke vinduet Statusinformation. Ændre den måde, Info vises på 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke, og dobbeltklik på en kuvert på kuvertlisten for at åbne vinduet Statusinformation. 2 Højreklik på vinduet Statusinformation, vælg View, og vælg derefter Draft, Normal eller Preview. Info 73

79 Kalender Begreber Med kalenderen kan du styre planlagte kuverter, f.eks. aftaler, mapper/projekter, memoer og opgaver. Kalenderfunktioner Et kalenderlayout kan omfatte aftalelisten, mappe/projektlisten, memolisten, opgavelisten, månedskalendere, tekstfelter, OLEobjekter, grafik, film og kuvertlister. Se OLE og GroupWise Layoutdesigner. Aftaleliste Månedskalendere Memoliste Opgaveliste Lokalmenuen Fuldmagt Du kan se din kalender i et dags, uge eller årsformat eller et projekt/mappeformat eller oprette dit eget brugerdefineret kalenderlayout. Med lokalmenuen Kalender kan du vælge et layout. Med lokalmenuen Kalender kan du se planlagte kuverter i forskellige formater. Læse en kuvert Du kan læse en kuvert fra alle kalenderlayout bortset fra layoutet År. 1 Vælg lokalmenuen Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter et kalenderlayout. 2 Dobbeltklik på det kalenderlayout, du vil åbne. 74 Kalender

80 Ændre tidspunkter for kuverter 1 Vælg lokalmenuen Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter et kalenderlayout, der indeholder en aftaleliste og en månedskalender. Du kan bruge månedskalenderen til at gå til en ny dato. Du kan ændre kuverter til en anden dag i kalenderlayout, f.eks. layoutet Dagsprojekter. 2 Vælg datoen for aftalen i månedskalenderen. 3 Vælg den kuvert, du vil ændre tidspunktet for, på aftale, memo eller opgavelisten. 4 Træk kuverten til en anden dag i månedskalenderen og slip den. Træk aftalen til et andet klokkeslæt på aftalelisten, hvis du vil ændre klokkeslættet for en aftale. Se Ændre aftalens varighed i dette afsnit. Hvis du ændrer en personlig kuvert, flyttes kuverten til den nye dag. Hvis du ændrer en gruppekuvert, vises et dialogfelt, der giver dig muligheden for at udføre en søgning efter ledige tidspunkter eller redigere kuverten. Hvis du klikker på Ja, åbner GroupWise aftalelayoutet, hvor du kan foretage ændringer eller vælge Optaget? for at udføre en søgning efter ledige tidspunkter for det nye aftaletidspunkt. Vælg Send for at ændre kuverten for alle. De brugere, du har planlagt, kan derefter acceptere eller afvise det nye klokkeslæt. Hvis du klikker på Nej, ændres aftalen automatisk for alle. VIGTIGT: Du kan kun ændre en gruppekuvert, hvis det er dig, der oprindeligt har planlagt kuverten. Kalender 75

81 Yderligere oplysninger Ændre aftalens varighed Du kan ændre aftalens varighed (eksempelvis fra 1 time til 2 timer) på listen Aftaler. Angiv en anden varighed for aftalen ved at trække håndtaget i slutningen af aftalen til det nye sluttidspunkt. Træk håndtaget i slutningen af aftalen til det nye sluttidspunkt for at udvide aftalen. Årskalender Med layoutet for årskalender kan du se årskalenderen og de dage, der har tilknyttede kuverter. Hvis du vil se begivenhederne for en bestemt dag, skal du dobbeltklikke på den pågældende dag for at vise det kalenderlayout, der anvendes som standard. Pilene ved siden af året gør det muligt at se et andet år. 76 Kalender

82 Ledige tidspunkter Søge efter et aftaletidspunkt Det kan være vanskeligt at planlægge et møde, når du ikke ved, hvem der er optaget. Med funktionen Ledige tidspunkter kan du finde ledige tidspunkter i alle brugeres planer. Ledige tidspunkter markerer ikke kun tidspunkter, hvor en bruger allerede er planlagt til et møde, den markerer også tidspunkter, hvor en bruger har planlagt en personlig aftale. Med Ledige tidspunkter kan du også kun søge efter de klokkeslæt, hvor aftalen skal planlægges. Hvis du f.eks. kun kan planlægge aftalen til en tirsdag, onsdag og torsdag mellem klokken 10:00 og 15:00, er det ikke nødvendigt at søge efter ledige tidspunkter på mandage og torsdage mellem klokken 8:00 og 17:00. På samme måde kan du også udvide søgningen til at omfatte mere end tre måneder. 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og vælg derefter Møde. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 3 Dobbeltklik på brugerid på listen for at flytte dem til feltet Send, og klik derefter på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til aftalen. TIP: Du kan også få adgang til dialogfeltet Ledige tidspunkter fra menuen Send i hovedvinduet. Det er ikke nødvendigt at åbne en aftale for at udføre funktionen Ledige tidspunkter. Brugernavnene vises i feltet Til i aftalen. 4 Vælg Optaget? for at åbne dialogfeltet Ledige tidspunkter. Med tekstfeltet Start kan du angive den første dag, hvor du vil søge efter et ledigt tidspunkt. Med tekstfelterne Til og Fra kan du bestemme tidspunkter for, hvornår aftalen skal planlægges. Med feltet Søgeområde kan du vælge det antal dage, du vil søge efter. Med Vis supplerende aftaleoplysninger kan en bruger, der har adgangsrettigheder til din kalender, se, hvorfor du ikke kan deltage i et møde. 5 Skriv aftalens varighed i tekstfeltet Varighed, hvis mødet er længere end den angivne standardvarighed. 6 Skriv den startdato, det starttidspunkt og interval, der skal søges efter, i gruppefeltet Søgeområde. 7 Vælg de dage, du vil søge efter, i gruppefeltet Vis dage, og klik derefter på OK for at åbne dialogfeltet Vælg aftaletidspunkt. Ledige tidspunkter 77

83 Et brugernavn er nedtonet, indtil oplysningerne bliver fundet. En streg gennem et brugernavn betyder, at du ikke kan få oplysninger om den pågældende bruger. Statusbeskeden forsvinder, når søgningen er udført. Kombineret klokkeslæt viser de klokkeslæt, hvor alle er ledige, og hvor én eller flere personer er optaget. Denne forklaring hjælper dig til at huske, hvad det skraverede mønster i feltet Kombineret planlægning angiver. Dette mønster vises i feltet Kombineret klokkeslæt, når GroupWise ikke kan få adgang til en brugers eller ressources plan. 8 Klik på rullepilene i feltet for at flytte til en ledig dag og et ledigt tidsinterval, og vælg derefter et klokkeslæt i feltet Kombineret klokkeslæt. Den øverste linie i dialogfeltet Vælg aftaletidspunkt viser kombinationen af alle de tidspunkter, hvor brugerne er optaget. 9 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Vælg aftaletidspunkt, og angiv dato og klokkeslæt i tekstfeltet Startdato. Yderligere oplysninger Vise supplerende aftaleoplysninger Hvis du vælger Vis supplerende aftaleoplysninger i dialogfeltet Ledige tidspunkter, kan du se detaljerne for de aftaler, der er planlagt for dig eller de personer, du er fuldmagtsindehaver for. Bogstavet i med en cirkel omkring vises ved siden af navnene på de personer, du kan se detaljer om aftalen for. Den nederste del af dialogfeltet Vælg aftaletidspunkt viser adressefelter, emne, dato, klokkeslæt og varighed for den tidsblok, du klikker på. Hvis du ikke har læserettigheder fra den pågældende person, vises kun navnet på personen og datoen, klokkeslættet og varigheden af aftalen. I tilfælde af en lang søgning efter ledige tidspunkter Dialogfeltet Vælg aftaletidspunkt kan minimeres, så du kan udføre andre funktioner, mens du udfører en søgning efter ledige tidspunkter, der tager lang tid. Teksten til ikonen angiver, hvor mange brugeres planer der er kontrolleret for de tidspunkter, hvor brugerne er optaget (f.eks. 6 ud af 10), og timeglasset bliver på ikonen, indtil søgningen er færdig. Lyd 78 Lyd Med lydbilag kan du vedlægge tale eller andre digitalt indspillede lydfiler i en kuvert. Du kan også bruge lyd til at indspille lydfiler, der er indeholdt i de kuverter, du modtager. Hvis du skal kunne bruge alle mulighederne i funktionen Lyd, skal du have den korrekte hardware og de korrekte softwaredrivere installeret. Hvis du vil oprette lydfiler, skal du også bruge en mikrofon eller en anden inputenhed.

84 Sende lydpost 1 Vælg et gruppelayout i en lokalmenu med kuvertlayout i hovedvinduet. 2 Træk lydikonen fra statuslinien til et vilkårligt gråt område i kuvertlayoutet, og slip ikonen. Så snart du slipper lydikonen, åbnes optagervinduet. TIP: Hvis du trækker lydikonen til et område, der ikke er gråt, skifter markøren og angiver på den måde, at du ikke kan placere lydikonen det pågældende sted. 3 Vælg knappen Optag, og tal højt og tydeligt i mikrofonen. 4 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke optagervinduet og vende tilbage til kuvertlayoutet, når du er færdig med at optage. Du bliver spurgt, om du vil gemme filen. 5 Klik på Ja, og vælg derefter Send. Modtageren kan dobbeltklikke på lydikonen for at afspille den lyd, der er vedlagt kuverten. Yderligere oplysninger Navngive et lydbilag Hvis du ikke navngiver et lydbilag, genereres standardnavnene som Sound Clip 1, Sound Clip 2 osv. Lyd 79

85 Læs Læse en kuvert Med Læs kan du se indeholdet af de kuverter, der vises i et kalenderlayout, Indbakken, Udbakken eller papirkurven. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke, Papirkurv eller Kalender i hovedvinduet. 2 Dobbeltklik på kuverten i Indbakken, papirkurven eller kalenderlayoutet. Eller Vælg kuverten i Udbakken, vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Læs. Afsenderens navn vises i feltet Fra. Beskeden vises i feltet Besked. Dit brugerid vises i et af de tre adressetekstfelter. Dit brugernavn vises i feltet Til eller CC, hvis du har modtaget den oprindelige kuvert eller en carbonkopi. Hvis dit brugernavn vises i feltet BC, ved kun du og afsenderen, at du har modtaget en kopi af kuverten. Dit navn vises i feltet Fra, hvis du har sendt kuverten. 3 Klik på Luk, når du er færdig med at læse kuverten. Yderligere oplysninger Læse flere kuverter Hvis du vil læse alle kuverterne, skal du vælge Læs næste i menuen Funktioner for at åbne den næste kuvert eller Læs forrige i menuen Funktioner for at åbne den forrige kuvert på listen. Kopiere tekst fra en kuvert Du kan ikke ændre teksten i en kuvert, du modtager. Du kan dog kopiere markeret tekst i adressefelterne, emnefeltet eller beskedfeltet til Udklipsholder, hvis du vil anvende teksten i en anden kuvert eller et andet program. 80 Læs

86 Makro Optage en makro Afspille en makro Med makroer kan du optage kommandoer, der udfører opgaver automatisk. Du kan f.eks. oprette en makro, der opdaterer firmaets ugentlige memo, eller sender firmaets nyhedsbrev til alle ansatte. Makrosprog Makrosproget i GroupWise er et kommandobaseret sprog. Det betyder, at GroupWise optager resultaterne af tastetryk eller musmarkeringer i stedet for at optage selve tastetrykkene. I stedet for at optage hvert eneste klik med musen, du bruger til at vælge en personlig gruppe for en træner, optager GroupWise ganske enkelt kommandoen TextSetTo(ToText:"Træner"). Disse kommandoer kaldes produktkommandoer. Makrosproget i GroupWise indeholder også programmeringskommandoer. Med disse kommandoer kan du oprette makroer, der kan svare på brugerinput. 1 Vælg menuen Speciel, og vælg Makro, og vælg derefter Optag. 2 Skriv et navn på den makro, der skal gemmes i dialogfeltet Filnavn. GroupWise tildeler filen filtypenavnet.wcm. 3 Vælg Optag for at starte optagelse af makroen. 4 Brug GroupWise, som du normalt gør. GroupWise optager kommandoer og den tekst, du skriver, samt de markeringer, du foretager med musen. Hvis musmarkøren ændres til en cirkel med en skråstreg, skal de handlinger, der skal optages, udføres ved hjælp af tasteturet fremfor musen. 5 Vælg menuen Speciel og Makro, og vælg derefter Stop, hvis du vil stoppe optagelsen. En afspilning af en makro gentager de handlinger, du har optaget. 1 Vælg menuen Speciel, vælg Makro, og vælg derefter Afspil. 2 Skriv navnet på den makro, du vil afspille, i tekstfeltet Filnavn, eller vælg den makro, du vil afspille, ved hjælp af listerne Drev, Kataloger og Filnavn. 3 Vælg Afspil. TIP: Du kan også dobbeltklikke på et makrofilnavn på fillisten for at afspille makroen uden at vælge Afspil. Makro 81

87 Redigere en makro GroupWisemakroer er dokumentfiler, der kan skrives, redigeres og gemmes på samme måde, som et hvilket som helst andet tekst dokument. Selvom der ikke findes en bestemt editor til redigering af makroer i GroupWise, kan du anvende et besked eller memofelt i et hvilket som helst layout til at udføre redigeringen. Det store postbeskedlayout er det bedste sted at redigere en GroupWisemakro, fordi det indeholder et stort beskedfelt. Hvis du har en Windows eller en DOSversion af WordPerfect 6.0 eller en nyere version, kan du anvende programmets muligheder for at redigere makroer til at skrive eller redigere dine makroer. 1 Vælg Stor postbesked på lokalmenuen Postbesked i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Hent. 3 Skriv navnet på den makro, du vil redigere, i tekstfeltet Filnavn, eller vælg den makro, du vil redigere, ved hjælp af listerne over drev, kataloger eller filer. Hvis du kun vil se makroerne i listen Filnavn, skal du skrive *.wcm i tekstfeltet Filnavn. 4 Vælg Åbn. Makroen indsættes i beskedfeltet, også selvom indsætningspunktet er placeret i felterne Fra eller Til. 5 Skriv nye kommandoer, eller redigér allerede eksisterende kommandoer. TIP: Formater, f.eks. mellemrum, fed eller understreget, påvirker ikke makroen, men kan gøre den lettere at læse. GroupWise indsætter automatisk kommandoen Application, når du optager en makro. Denne kommando fortæller makrofunktionen, medmindre andet er angivet, at kommandoer i makroen skal sendes til GroupWise og ikke til et andet program. 82 Makro

88 6 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Gem for at gemme makroen. Sørg for at du navngiver makroen med et.wcmfiltypenavn. 7 Skriv navnet på makroen i tekstfeltet Filnavn, og klik på OK, og vælg derefter Ja, hvis du vil erstatte en allerede eksisterende makro. TIP: Du kan også redigere en GroupWisemakro i WordPerfect 6.0 eller en nyere version til Windows ved at hente makroen ind i et dokumentvindue. Kompilere en makro Yderligere oplysninger En makrocompiler bruges til at kompilere eller "oversætte" makroer, så GroupWise kan afspille dem. Makroer kompileres, når du afspiller dem. Hvis du modtager en fejlmeddelelse, mens makroen kompileres, kan du vælge Annullér kompilering for at lukke dialogfeltet, eller du kan vælge Fortsæt kompilering for at kontrollere, om der eventuelt findes andre fejl i makroen. Uanset hvad du vælger, afspilles makroen ikke: Alle fejl skal rettes først. Se Redigere en makro i dette afsnit. Finde fejl i makroer Compileren er et nyttigt værktøj til at finde fejl i makroer. Hvis compileren finder en fejl, vises et dialogfelt, der indeholder generelle oplysninger om det pågældende problem. Makrocompileren kan dog kun komme med et "godt bud" på, hvilke funktioner makroen faktisk er designet til at udføre. Fejlene, som compileren finder, fungerer derfor nogle gange som henvisning til, fremfor en bestemt identifikation af, det opståede problem. Onlinehjælp til makroer GroupWise indeholder en onlinemanual til makroer. Hvis du vil have adgang til manualen, skal du vælge menuen Hjælp og derefter vælge Makroer. Onlinemanualen indeholder oplysninger om makrokommandoer og den tilhørende syntaks med yderligere instruktioner og eksempler på brugen af makroer. Makrokommandoer og syntaks Hvis du opretter makroer ved at vælge kuverter med musen, indsættes kommandoerne automatisk i det korrekte format. Hvis de makroer, du indtaster på tasteturet, skal fungere korrekt, skal makrokommandoer og de tilhørende elementer være placeret i den rigtige rækkefølge. Dette kaldes syntaks. Alle makrokommandoer skal staves korrekt og skal indeholde alle de nødvendige parametre og separatorer i den rigtige rækkefølge for at være syntaktisk korrekte. Makrokommandoer består af tre dele: Et kommandonavn, parametre og separatorer. Makro 83

89 Kommandonavn Parameter Eksempel: ViewOpennamed(ViewName: Udvidet Postbesked ;ViewType:MAIL!) Separator Kommandonavn Kommandonavnet viser, hvilke funktioner kommandoen aktiverer. I nogle tilfælde er navnet nok til at udføre en fuldstændig handling. CloseWindow() er f.eks. en fuldstændig makrokommando, fordi GroupWise ikke behøver yderligere oplysninger. Selve kommandonavnet lukker det aktive vindue. For eksempel: CloseWindow() Parametre Hvis GroupWise skal bruge flere oplysninger end kommandonavnet angiver, skal du bruge parametre. Kommandonavnet repræsenterer funktionen. Parametre repræsenterer de funktionsaspekter, du kan ændre, eller de valg, du kan foretage. Hentkommandoen kræver f.eks. en parameter, der angiver, hvilken fil du vil hente. Parametre er altid indeholdt i parenteser. For eksempel: Retrieve(Filename: "C:\FAX.WCM") Separatorer Nogle makrokommandoer kræver adskillige parametre. Parametre skal generelt placeres i den rigtige rækkefølge (undtagen når parametrenavnene skal specificeres) og skal adskilles korrekt. Semikolon (;) anvendes til at adskille individuelle parametre, og en hel streng af parametre skal omsluttes af en parenteser. Kommandoen ViewOpenedNamed kræver f.eks. to parametre: navnet på layoutet og layouttypen. For eksempel: ViewOpenedNamed (ViewName: "Stor postbesked"; ViewType: MAIL!)) Yderligere oplysninger, finder du i afsnittet Macro Basics i onlinemanualen om makroer. Vælg menuen Hjælp, og vælg derefter Makroer, hvis du vil have adgang til makromanualen. Oplysninger om den krævede syntaks og en beskrivelse af hver parameter til alle makrokommandoer i GroupWise finder du i Index of Commands i onlinemanualen til makroer. 84 Makro

90 Mapper Begreber Rodmappen Med mapper kan du organisere og gemme indgående, udgående og personlige kuverter. Hvordan bruger jeg mapper? Hvis du modtager et antal kuverter, der vedrører nogle få emner, projekter eller personer, kan du overveje at oprette nogle mapper. Med mapper er det lettere at organisere korrespondance og finde kuverter, når du har brug for dem. Du kan lettere organisere korrespondancen ved at oprette nogle regler, der sorterer posten. Reglerne kan placerere kuverter i mapper efter emne, afsender (hvis du modtager kuverten) eller modtager (hvis du sender kuverten). Du kan også binde en regel til en mappe. Du kan f.eks. oprette en arkiveringsmappe, hvor en arkiveringsregel arkiverer de kuverter, der anbringes i mappen. Se Regler. Kombinere kuverter i en mappe Mapper kan indeholde en kombination af kuverter. Kuverter, du har modtaget, kuverter, du har sendt, og personlige kuverter kan alle opbevares i den samme mappe. Dette giver dig mulighed for at gruppere alle de kuverter, der vedrører et bestemt projekt, emne, en bestemt person osv. Mappestruktur Du kan oprette mapper i en hierarkisk struktur, så en hvilken som helst mappe kan indeholde undermapper. Alle de mapper, du opretter, er undermapper i rodmappen. Du har et sæt mapper. Mappelisten er den samme, selvom den kan ses på forskellige måder i Indbakken, Udbakken eller kalenderlayoutet. I trinnene i dette afsnit kan du oprette eller redigere mapper ved at åbne et kalenderlayout i stedet for at åbne Indbakken eller Udbakken. En kuvert i en mappeikon angiver, at mappen indeholder en uåbnet kuvert. Undermappe Mapperne, du opretter på hvert hierarkisk niveau, er opstillet alfabetisk. Mapper 85

91 Hvis en mappe indeholder undermapper, vises en knap med et + (plustegn)eller (minustegn) til venstre i mappen. Når du klikker på knappen +, udvides mappen, så du kan se det næste niveau med mapper. Hvis du vil åbne alle niveauer i mappens undermapper, skal du trykke på Ctrl og klikke på knappen +. Hvis du vil lukke mappen og skjule alle undermapperne, skal du klikke på knappen. Standardmapper GroupWise har fire standardmapper. Mappen med dit navn er den øverste overordnede mappe (alle andre mapper er indeholdt i den). Mappen Postkasse anvendes til lagring af nye kuverter, du modtager eller sender. Mappen Kalender indeholder de aftaler, memoer og opgaver, du har modtaget. I mappen Kabinet opbevares de mapper, du opretter. Du kan ikke slette standardmapperne. Oprette en mappe 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Mappeadministrator for at åbne dialogfeltet Mappeadministrator. En overordnet mappe er en hvilken som helst mappe, der indeholder andre mapper. 3 Vælg en overordnet mappe for den mappe, du vil oprette. Hvis du ikke vælger en mappe, anbringes den nye mappe under rodmappen. 4 Vælg Opret for at åbne dialogfeltet Mappenavn. 5 Skriv navnet på mappen i tekstfeltet Mappenavn, og klik derefter på OK for at se mappen på mappelisten i dialogfeltet Mapper. 6 Klik på OK for at vende tilbage til Indbakken eller Udbakken. 86 Mapper

92 Flytte kuverter til en mappe 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke i hovedvinduet. 2 Udvid evt. mapperne ved at klikke på knappen + ved siden af mapperne. 3 Vælg en kuvert på kuvertlisten, og træk og slip derefter kuverten over i den mappe, du vil flytte den til. Sammenkæde en kuvert med flere mapper Åbne og lukke mapper Slette en mappe eller indholdet Sammenkædning af en kuvert med en mappe giver dig mulighed for at se kuverten i mere end en mappe. Hvis du f.eks. har en kuvert, der vedrører både marketing og personaleafdelingen, kan du anbringe kuverten i marketingmappen og derpå sammenkæde den med personalemappen. Du kan åbne kuverten fra begge mapper. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke i hovedvinduet. 2 Tryk på Ctrl, og træk derefter kuverten til en anden mappe. Du kan fjerne kæderne til en kuvert ved at trykke på Alt, mens du trækker kuverten til en anden mappe. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke i hovedvinduet. 2 Hvis du vil udvide strukturen, så du kan se undermapperne i en mappe, skal du klikke på knappen + ved siden af mappen. 3 Vælg en mappe på kuvertlisten for at se indholdet af mappen. De valgte kuverter i mappen vises. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Udbakke i hovedvinduet. 2 Højreklik på den mappe, du vil slette, og vælg derefter Slet i QuickMenu TM for at åbne dialogfeltet Slet Mappe(r). Du skal holde Skift nede, mens du klikker, hvis du vil vælge flere mapper. 3 Vælg Kun indhold, hvis du kun vil slette mapper og kuverter i mappen. Eller Vælg Mappe(r) og Indhold, hvis du vil slette mappen og alle mapper og kuverter i mappen. Mapper 87

93 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Slet Mappe(r). VIGTIGT: Du kan ikke slette en mappe, hvis den er tilknyttet en regel. Du skal først slette eller redigere reglen og derpå slette mappen. Yderligere oplysninger Mapper og regler Du kan anvende funktionen Regler til at organisere kuverter i mapperne. Du kan f.eks. oprette en regel, der anbringer kuverter, som er modtaget fra en bestemt person, i en mappe. Du kan oprette en anden regel, der anbringer kuverter, som er sendt til den pågældende person, i den samme mappe, så du kan gennemse korrespondancen med personen. Se Regler. Funktioner i QuickMenu Hvis du højreklikker på en mappe, vises en QuickMenu TM sammen med nogle af de nedenstående funktioner, afhængigt af mappen. Funktion Opret Slet Omdøb Ekspandér Ekspandér helt Komprimér helt Komprimér Vælg alle Hjælp Forklaring Opretter en ny mappe under den valgte mappe Sletter den valgte mappe med undtagelse af rodmappen Giver dig mulighed for at omdøbe den valgte mappe med undtagelse af rodmappen Udvider den valgte mappe Udvider den valgte mappe og alle undermapper Skjuler alle niveauer af den valgte mappe Skjuler de valgte mapper for kun at vise de nærmeste undermapper Vælger rodmappen og alle undermapper Indeholder kontekstafhængig Hjælp Vise flere mapper Du skal holde Skift nede og klikke eller holde Ctrl nede og klikke, mens du vælger mapper, for at se flere mapper på én gang. Vælg den første mappe på listen, du vil se, hold Skift nede og klik på den sidste mappe, du vil se. Du skal holde Ctrl nede og klikke for at vælge flere mapper, der ikke er placeret i rækkefølge. Alle de fremhævede mapper vises. Fælles mapper og mapper med søgeresultatet GroupWise til Windows 95 TM indeholder mapper, der kan deles med andre brugere, og mapper, der kører en foruddefineret søgning, hver gang du åbner dem. Disse mapper er ikke tilgængelige i GroupWiseversionen til Windows Mapper

94 Markér som privat Markere kuverter, du sender som private Med Markér som privat kan du undgå, at uautoriserede fuldmagtsindehavere åbner kuverter, du sender eller modtager. Fuldmagtsindehavere kan ikke få adgang til kuverter, der er markerede som privat, medmindre du giver dem disse rettigheder i dialogfeltet Opsætning: Adgangsliste. Se Adgangsliste. Hvis du markerer en kuvert som privat, når du sender den, kan hverken fuldmagtsindehaveren eller modtagerens fuldmagtsindehaver åbne kuverten uden rettigheder. Hvis du markerer en kuvert som privat, når du modtager den, er den beskyttet mod uautoriserede fuldmagtsindehavere men ikke mod afsenderens fuldmagtsindehavere. 1 Åbn en ny kuvert fra lokalmenuen med kuvertlayout i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Markér som privat. Kommandoen Markér som privat afkrydses på menuen Funktioner. 3 Færdiggør udfyldningen af kuverten, og klik derefter på Send. Markere modtagne kuverter som privat 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender, og dobbeltklik derefter på en kuvert. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Markér som privat. Markér som privat afkrydses i menuen Funktioner. 3 Klik på Luk, når du er færdig med at læse kuverten. Markér som privat 89

95 Markér som udført Markere en opgave som udført Med Markér som udført kan du markere opgaver eller cirkulationskuverter som udført. Du kan markere opgaver, når du udfører dem. Når du markerer en opgave som udført, overføres den ikke til næste dag. Hvis du markerer en opgave som udført og derefter opdager, at der er dele af opgaven, du ikke har udført, kan du fjerne markeringen af opgaven. Opgaver, der ikke er markerede, flyttes til dags dato i kalenderen. 1 Vælg lokalmenuen Kalender, og vælg derefter et kalenderlayout, der indeholder en opgaveliste. 2 Klik på det umarkerede afkrydsningsfelt ved siden af opgaven. Afkrydsningsfeltet markeres, hvilket angiver, at opgaven er udført. Udført opgave Du kan klikke på afkrydsningsfeltet igen, hvis du vil fjerne markeringen af den udførte opgave. Markere en cirkulationskuvert som udført Når du markerer en cirkulationskuvert som udført, sendes den til den næste person i cirkulationskuverten. VIGTIGT: Du kan ikke fjerne markeringen af en cirkulationskuvert. 1 Åbn cirkulationskuverten i Indbakken eller et kalenderlayout, der indeholder en kuvertliste eller opgaveliste. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Markér som udført. 90 Markér som udført

96 Kuverten sendes til den næste person i cirkulationskuverten. 3 Klik på Luk for at lukke kuverten. Yderligere oplysninger Memo Begreber Kontrollere arbejdsstatus Hvis du vil se, om modtageren af en tildelt eller uddelegeret opgave har udført opgaven, skal du vælge kuverten i Udbakken, vælge menuen Funktioner, og derefter vælge Info. Kontrollér den sidste kolonne i vinduet Statusinformation for at se status for kuverten (Leveret, Åbnet, Udført osv). Se Info. Markere en uåbnet opgave som udført Hvis du vil markere en opgave som udført på kuvertlisten uden at åbne kuverten, skal du først markere opgaven. Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Markér som udført. Med Memo kan du sende en påmindelse om en bestemt dag. Når du sender et memo til dig selv eller en anden bruger, lægges memoet ved den dato, du angiver. Du vil f.eks. vise et memo som en påmindelse om en bestemt dag, f.eks. en fødselsdag, forstående deadline, ferie osv. Måden, du sender et memo på, ligner meget den måde, kuverter sendes på. Forskellen er de funktioner, der er specielle for hver kuvert, f.eks. planlægning af en dato i et memo. I dette afsnit beskrives det, hvordan du bruger de funktioner, der er specielle for Memo. Hvis du har brug for hjælp til at sende en kuvert, skal du læse afsnittet Send. Memoer Et memo kan sendes til dig selv og andre GroupWisebrugere. Et memo anbringes i Udbakken, når du sender det, og i kalenderen og Indbakken, når du modtager det. Memo 91

97 Personligt memo Et personligt memo anbringes kun i din kalender. Det vises ikke i Indbakken eller Udbakken, medmindre du bruger Udvælg. Se Udvælg. Du kan skelne et personligt memo fra et gruppememo ved hjælp af de tomme adressefelter. Indstille datoen manuelt Med knapperne med enkeltpile kan du gå én måned frem og tilbage. Dobbeltpilene giver dig mulighed for at gå én måned frem og tilbage. Oprette et personligt memo Du kan sende memoet på en bestemt dato i kalenderen. Hvis du vil åbne dialogfeltet Sæt dato, skal du gøre følgende: 1 Vælg Memo i hovedvinduet, og vælg derefter et memolayout. 2 Klik på knappen Sæt dato. Du kan klikke på den dato, hvor aftalen skal vises. Dags dato angiver datoen for dags dato. 3 Vælg en dato, og klik derefter på OK. 4 Afslut memoet, og klik derefter på Send. 1 Vælg lokalmenuen Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter Dag. 2 Klik på memolisten, og skriv derefter memoet. Et tekstfelt vises, når du begynder at skrive. 3 Klik uden for tekstfeltet, hvis du vil anbringe memoet i kalenderen. 4 Dobbeltklik på memoet for at åbne et personligt memolayout, hvis du vil redigere memoet. 92 Memo

98 Yderligere oplysninger Markeringer af memoer Som forklaret nedenfor viser memotegnene, der er vises i din Indbakke eller kalender, status for hvert memo. Markeringer (Kun Indbakke) (Kun Indbakke) Kuverten vises i kursiv (Kun kalender). Kuverten vises med normal tekst (Kun kalender). (Kun memoliste) Beskrivelse Du har endnu ikke åbnet memoet. Du har åbnet memoet. Dette er et gruppememo, du endnu ikke har accepteret eller afvist. Dette er et gruppememo, du har accepteret. Markeret som privat. Når du afviser et memo, flyttes kuverten til papirkurven. Hvis du senere vil acceptere et afvist memo, kan du fortryde sletningen af det og derefter acceptere det. Se Acceptér, Afvis, og Papirkurv. Ændre tidspunktet for et memo Du kan ændre tidspunktet for et memo til en anden dato, hvis du er den eneste, der oprindeligt har planlagt memoet. Se Kalender. Uddelegere et memo Når en bruger tildeler et memo til dig, har du mulighed for at uddelegere memoet til en anden bruger. Når du uddelegerer et memo, modtager modtageren og den oprindelige afsender notifikation om uddelegeringen. Se Uddelegér. Tilbagevendende memoer Du kan bruge et memolayout til at planlægge gentagne memoer. Du kan f.eks. oprette en definition ved hjælp af Autodato, der planlægger et memo hver tredje fredag hver måned. Se Autodato. Memo 93

99 Menuen Vindue Begreber Med menuen Vindue kan du åbne hovedvinduet, Indbakken, Udbakken, kalenderen eller papirkurven eller placere et åbent layout øverst. Du kan også bruge menuen Vindue til at arrangere vinduer og ikoner. Arrangere vinduer og ikoner Du kan vælge Arranger ikoner, Minimér GroupWise og Luk alle for at organisere skrivebordet. Funktioner i menuen Vindue Arranger ikoner (kun hovedvinduet) Minimér GroupWise (hovedvindue og kuvertlayout) Luk alle (hovedvindue og kuvertlayout) Beskrivelse Fordeler ikonerne på hylden jævnt Minimerer alle åbne GroupWiselayout, herunder hovedvinduet Lukker alle GroupWiselayout, herunder minimerede layout, bortset fra hovedvinduet Flere åbne layout Hvis du har åbnet mere end ni GroupWiselayout, vises kommandoen Flere nederst i menuen Vindue. Når du vælger Flere, åbnes dialogfeltet Vælg vinduer, hvor alle de åbne layout vises. Når du vælger et layout på listen og klikker på OK, vises det valgte layout. Åbne et layout Placere et layout øverst 1 Vælg menuen Vindue, og vælg derefter Hovedvindue, Indbakke, Udbakke, Kalender eller Papirkurv. Navnet på det vindue, du åbner, vises ikke i menuen Vindue. Hvis du f.eks. vælger menuen Vindue i hovedvinduet, vises Hovedvindue ikke på menuen. Hvis du vælger menuen Vindue i et kuvertlayout, vises Hovedvindue i menuen. Hver gang du åbner et nyt layout, føjes det til menuen Vindue. 1 Klik på menuen Vindue, og vælg derefter layoutet, hvis du vil placere et layout øverst. 94 Menuen Vindue

100 Notifikation Køre Notifikation Indstille opsætning af Notifikation Notifikation giver dig besked, når du modtager en kuvert i Indbakken, eller når en alarm går i gang. Notifikation kan give dig besked på to måder: ved hjælp af en lyd eller et dialogfelt, når du modtager en ny kuvert i Indbakken. Du kan modtage alarmer og notifikationer for en anden bruger, hvis den pågældende bruger giver dig disse rettigheder på adgangslisten. Du kan vælge at modtage alarmerne og notifikationen på notifikationslisten. Se Opsætning: Abonnér på notifikation og Adgangsliste. Notifikation er designet til at køre minimeret i baggrunden, mens du kører andre programmer. Når en besked anbringes i postkassen, registrerer Notifikation den nye besked og aktiveres. Hvis du ikke modtager notifikation, kører Notifikation muligvis ikke. Starte Notifikation 1 Dobbeltklik på ikonen Notify i GroupWiseprogramgruppen i Windows Programstyring. Notifikation startes minimeret på skrivebordet. Starte Notifikation, når Windows startes 1 Træk ikonen Notify fra GroupWiseprogramgruppen til programgruppen Start. Hver gang du starter Windows, startes Notifikation minimeret på skrivebordet. Hvis du afslutter Notifikation, skal du åbne programgruppen Start og derefter dobbeltklikke på GroupWiseikonen Notify eller starte Windows igen. Gruppefeltet Notifikation ved kuverter er en hurtig metode til at indstille opsætningen af notifikation til høj, standard og lav prioritet for hver kuverttype. Du kan vælge at afspille en lyd og vise dialogfeltet Notifikation ved høj, standard og lav prioritet for hver kuvert. Du kan f.eks. indstille forskellige notifikationer for postbeskeder med høj prioritet og postbeskeder med lav prioritet. 1 Højreklik på ikonen Notify på skrivebordet i GroupWisegruppevinduet i Windows Programstyring, og vælg derefter Opsætning. 2 Klik på fanerne GroupWise Notifikation (alle nye beskeder, der er modtaget), Alarmer eller Returstatus (notifikation om de kuverter, du har sendt). 3 Vælg en kuverttype, eller vælg Anvend samme indstilling for alle typer. 4 Vælg, om du vil vise dialogfeltet, afspille en lyd eller starte et program for hver prioritet. Notifikation 95

101 5 Vælg Fjern alle for at minimere notifikation. 6 Klik på fanen Generel for at indstille, hvor ofte Notifikation skal kontrollere postkassen for nye postbeskeder (opdateringsinterval), og hvor ofte dialogfeltet Notifikation skal vises, når en alarm eller besked registreres. Hvis du indstiller opdateringsintervallet til få sekunder, genererer det mere netværkstrafik. Du kan indstille opdateringsintervallet til flere sekunder, hvis du vil have besked om nye kuverter med større mellemrum, hvilket medfører mindre netværkstrafik. 7 Klik på OK, hvis du vil gemme indstillingerne og lukke dialogfeltet Opsætning: Notifikation. Yderligere oplysninger Hvorfor fungerer Notifikation ikke? Hvis Notifikation ikke fungerer, skal du kontrollere følgende: Du skal sikre dig, at Notifikation kører Se efter ikonen Notify på skrivebordet i Windows (Du skal muligvis minimere Programstyring). Hvis ikonen ikke findes på skrivebordet, kører Notifikation ikke. Du skal starte Notifikation for at modtage notifikation. Hvis Notifikation skal starte, hver gang du starter GroupWise, skal du anbringe ikonen Notify i programgruppen Start i Windows. Du skal sikre dig, at brugernavnet er korrekt Hvis brugernavnet eller initialerne ikke er de samme i GroupWise og Notifikation, fungerer Notifikation ikke korrekt. Hvis du vil kontrollere brugernavnet, skal du åbne Notifikation, og vælge Hjælp og derefter vælge Om Notifikation. Du skal sikre dig, at initialerne i parentesen efter brugernavnet er korrekte og svarer til brugerinitialerne i dialogfeltet Om GroupWise. Hvis brugerinitialerne ikke er korrekte, skal du lukke Notifikation, starte GroupWise og derefter starte Notifikation. Hvis dette ikke fungerer, skal du vælge ikonen Notify i programgruppen Start og derefter holde Alt nede og trykke på Enter. Sidst i kommandolinien skal du taste /u= og dine brugerinitialer og derefter klikke på OK. Kontrollér Opsætning: Notifikation Hvis du ikke modtager notifikation om en bestemt kuverttype men modtager notifikation for andre, skal du åbne Opsætning: Notifikation (se Indstille opsætning af notifikation ovenfor). Du skal vælge hver kuverttype og kontrollere, at Vis dialog og Afspil lyd er valgt. Abonnér på Notifikation Det kan være, du ikke abonnerer på din egen Notifikation. Vælg Fil i hovedvinduet, og vælg derefter Opsætning. Dobbeltklik på Abonnér på Notifikation. Hvis dit navn ikke findes på notifikationslisten, skal du vælge Tilføj brugere, vælge dit navn i adressebogen og derefter klikke på OK. 96 Notifikation

102 Sidste udvej Hvis intet andet fungerer, skal du prøve at installere GroupWise igen og genstarte computeren. Hvis dette ikke fungerer, skal du kontakte den systemansvarlige. Du skal sikre dig, at arbejdsbiblioteket er placeret der, hvor GroupWise er placeret. OLE Begreber Med OLE (Object Linking and Embedding) kan du kombinere oplysninger, der er oprettet i andre Windowsprogrammer, i et kuvertlayout eller en kalender i GroupWise. Med OLEfunktionen i GroupWise kan du medtage diagrammer, grafik, regneark, lydfiler og mange andre typer oplysninger i kuverter. Hvordan anvender jeg OLE? GroupWise fungerer som en OLEobjektbeholder og understøtter OLE på to måder. OLEoplysninger kan vedlægges alle slags kuverter, du opretter. Du kan også oprette et brugerdefineret layout i GroupWise, der indeholder et felt til OLEoplysninger. Med OLE kan du medtage filer, der kan opdateres af dig eller modtageren. Du kan f.eks. indsætte en kæde, der sammenkæder et OLEobjekt med en cirkulationskuvert. Hver modtager kan ændre objektet og sende det videre. I stedet for at vente på, at postbeskeden returneres til dig, opdateres kopien af objektet hver gang, en bruger ændrer det. VIGTIGT: Nogle programmer håndterer OLE anderledes end andre. WordPerfect 6.0 bruger f.eks. en ikon i stedet for objektet. OLEkrav Følgende krav skal være opfyldt, for at modtagere kan se eller ændre OLEobjekter: Modtageren skal bruge GroupWise til Windows. En DOSbruger af GroupWise kan f.eks. ikke se OLEobjekter. For at opdatere et objekt skal modtageren have adgang til den oprindelige fil. Det betyder, at filen skal være placeret på netværket, og at du og modtageren skal anvende den samme sti til filen, herunder det samme drevbogstav. OLE 97

103 Vedlægge nyt objekt 1 Vælg et kuvertlayout i en lokalmenu med kuvertlayout i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Vedlæg objekt. De tilgængelige objekttyper vises i dialogfeltet Vedlæg objekt. Listen ændrer sig dog, afhængigt af de programmer, du har installeret. 3 Vælg objekttypen, og vælg derefter Vedlæg nyt for at åbne kildeprogrammet. 4 Opret objektet, eller indsæt en eksisterende fil. Hvis du vil have flere oplysninger, skal du se i dokumentationen til kildeprogrammet. 5 Vælg menuen Filer, og vælg derefter Afslut for at vende tilbage til kuvertlayoutet. Dette trin kan variere, afhængigt af det anvendte kildeprogram. Hvis du vil have flere oplysninger, skal du se i dokumentationen til kildeprogrammet. 6 Klik på Ja for at opdatere objektet og indsætte det i kuvertlayoutet. 7 Afslut kuverten, og vælg derefter Send. Du kan vælge Vedlæg nyt for at vedlægge et OLEobjekt. Du kan vælge Sæt link ind for at vedlægge en OLEkæde. Oprette et OLEfelt i et layout Anbringe et objekt i et OLEfelt 98 OLE 1 Åbn GroupWise Layoutdesigner. 2 Vælg menuen Fil, og vælg derefter en kuverttype. 3 Vælg OLE på paletten, og træk derefter den ønskede størrelse. Hvis du vil have flere oplysninger om GroupWise Layoutdesigner, skal du vælge Hjælp og derefter vælge Indhold. 4 Placér evt. de andre kontrolelementer i layoutet, gem layoutet, og afslut derefter GroupWise Layoutdesigner. Forskellen mellem at vedlægge et objekt og indsætte et objekt i et OLEfelt består i, at modtageren kan se objektet i det øjeblik, hvor modtageren åbner kuverten, når objektet er placeret i et OLEfelt. 1 Åbn OLEkuvertlayoutet. 2 Klik på OLEfeltet, vælg menuen Redigér, og vælg derefter Indsæt objekt. 3 Vælg objekttypen, og klik derefter på OK. Programmet, hvor objekttypen oprettes, åbnes.

104 4 Opret objektet, eller indsæt en eksisterende fil. Hvis du vil have flere oplysninger, skal du se i dokumentationen til kildeprogrammet. 5 Luk kildeprogrammet. Objektet indsættes i OLEfeltet. Hvis du vil sende objektet flere gange, skal du gemme layoutet (se Hylde) Hvis modtageren ikke skal kunne ændre layoutet, skal du vælge Redigér og derefter vælge Gør statisk. Sammenkæde et nyt objekt Genoprette en kæde Opdatere en kæde 1 Åbn OLEserverprogrammet og det kuvertlayout, du vil sammenkæde med (f.eks. WordPerfect til Windows og et GroupWisekuvertlayout). 2 Vælg de oplysninger i OLEserverprogrammet, du vil sammenkæde med et kuvertlayout i GroupWise, og kopiér det til Udklipsholder. Se Udklipsholder. 3 Åbn kuvertlayoutet, vælg Redigér for at vedlægge objektet fra Udklipsholder, vælg Vedlæg objekt, vælg Vedlæg fra Udklipsholder, og vælg derefter Sæt link ind. Hvis kommandoknappen Sæt link ind er nedtonet i menuen Redigér, giver filen i OLEserverprogrammet dig ikke mulighed for at indsætte oplysningerne. Hvis du vil have flere oplysninger, skal du se i dokumentationen til OLEserverprogrammet. Objektet er nu indsat i kuvertlayoutet. En kæde brydes oftest, når du ændrer filnavnet på objektet, eller når stien til filen ikke er den samme som den afsenderen benytter. Når en kæde brydes, modtager du beskeden "OLEkædefilerne er ikke tilgængelige. Redigér disse kæder?" i layoutet. Du skal i GroupWise ændre det filnavn, som objektet er sammenkædet med, så kæden kan genoprettes. 1 Åbn den kuvert, der indeholder det sammenkædede objekt. Den kuvert, der indeholder det sammenkædede objekt, vises som en kuvert med bilag. 2 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Kæder for at åbne dialogfeltet Kæder. 3 Vælg det objekt, du vil genoprette kæden til, og vælg derefter Redigér kæde for at vælge det filnavn, du vil sammenkæde med. Du kan opdatere et sammenkædet objekt manuelt eller automatisk. I GroupWise er automatisk standard, så du, hvis du opdaterer filen i OLEserverprogrammet, opdaterer objektet i kuvertlayoutet. Hvis kæden indstilles til at blive opdateret manuelt, vil evt. ændringer, du foretager i filen i kildeprogrammet, ikke ses, når du ser objektet i GroupWise. Ændringerne træder i kraft, når du åbner eller redigerer objektet. OLE 99

105 Opdatér Opgave Hvis du vil opdatere en kæde manuelt, skal du gøre følgende: 1 Åbn en kuvert i Indbakken, der allerede indeholder et sammenkædet objekt. Kuverten, der indeholder det sammenkædede objekt, vises som en kuvert med et bilag. 2 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Kæder for at åbne dialogfeltet Kæder. 3 Vælg det objekt, du vil opdatere, og vælg derefter Opdatér nu. 4 Klik på OK for at returnere til kuvertlayoutet. Med Opdatér kan du opdatere et åbent vindue, så det viser nye kuverter. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke eller Papirkurv, eller vælg Kalender, og vælg derefter et kalenderlayout. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Opdatér for at opdatere alle åbne vinduer. Du kan definere et opdateringsinterval i Opsætning: Vilkår. Se Opsætning: Vilkår. Med Opgave kan du føje opgaver til din egen opgaveliste eller til en anden brugers opgaveliste. Den måde, du sender en opgave på, er næsten den samme som den, du bruger til at sende andre kuverter. Forskellen er de funktioner, der er specielle for hver kuvert, f.eks. angivelse af prioritet for en opgave. I dette afsnit beskrives det, hvordan du bruger de funktioner, der er specielle for Opgave. Hvis du har brug for hjælp til at sende en kuvert, skal du læse Send. 100 Opdatér

106 Begreber Gruppeopgaver Gruppeopgaver kan placeres i kalenderen og sendes til andre brugere af GroupWise. Opgaverne placeres i Udbakken, når du sender dem, og i kalenderen og Indbakken, når du modtager dem. Når du modtager en opgave fra en anden bruger, kan du acceptere eller afvise den. Personlige opgaver Personlige opgaver placeres kun i kalenderen. De placeres ikke i Indbakken, Udbakken eller i andre brugeres postkasse. En personlig opgave er kendetegnet ved, at den ikke indeholder adressefelter, i modsætning til en gruppeopgave. Indstille Startdato og Frist den manuelt Du kan klikke på den dato, hvor mødet skal vises. Med knapperne med enkeltpile kan du gå frem og tilbage én måned ad gangen. Med dobbeltpilene kan du gå ét år frem og tilbage. Startdatoen for en opgave er den dato, hvor den først vises på modtagerens kalender. Hvis opgaven ikke er udført, vises den med normal skrift indtil datoen i feltet Frist den. Efter feltet Frist den vises den uafsluttede opgave med rødt. Hvis du vil indstille Startdato og Frist den, skal du gøre følgende: 1 Vælg lokalmenuen Opgave i hovedvinduet, og vælg derefter et layout. 2 Vælg knappen Sæt dato til enten Startdato eller Frist den. Dags dato indstiller datoen til dags dato. Med Autodato kan du planlægge tilbagevendende møder med én aftale. Se Autodato. Opgave 101

107 Indstille prioriteten for opgaven Oprette en personlig opgave Afslutte en opgave Opgaver kan have to prioritetsniveauer. Det første niveau er alfabetisk, det andet numerisk. Opgaverne kan f.eks. have prioriteterne A, A1, A2, B, B1, 1, 2 osv. 1 Vælg lokalmenuen Opgave i hovedvinduet, og vælg derefter et layout. 2 Angiv prioriteten i feltet Prioritet. 1 Vælg lokalmenuen Kalender, og vælg derefter Dag. 2 Klik på opgavelisten, og skriv derefter en beskrivelse af opgaven. Der vises et tekstfelt, når du begynder at skrive. 3 Tryk på Tab, når du er færdig. 4 Dobbeltklik på opgaven for at åbne layoutet til personlig opgave, hvis du vil ændre beskrivelsen eller tilføje en prioritet. 1 Vælg lokalmenuen Kalender, og vælg derefter et kalenderlayout med en opgaveliste. 2 Klik på afkrydsningsfeltet ved siden af opgaven. Markeringen af opgaver kan fjernes på samme måde. Markøren ændres til et afkrydsningsmærke, når du flytter den over afkrydsningsfeltet. Hvis opgaven er tildelt til dig af en anden bruger, opdateres afsenderens Statusinformation for at vise, at du har afsluttet kuverten. Se Info. Yderligere oplysninger Tilbagevendende opgaver Du kan bruge et opgavelayout til at planlægge tilbagevendende opgaver. Du kan f.eks. oprette en definition ved hjælp af Autodato, der planlægger en opgave til hver tredje fredag i hver måned. Se Autodato. 102 Opgave

108 Markeringer af opgaver Som skrevet nedenfor kan opgaveikoner og teksten, der vises i Indbakke, angive status for en opgave. Markering Beskrivelse Du har endnu ikke Du har åbnet opgaven i Indbakken åbnet opgaven i Indbakken. Kuverten vises i kursiv (Kun kalender). Kuverten vises med normal tekst (Kun kalender). Dette er en gruppeopgave, du endnu ikke har accepteret eller afvist Dette er en gruppeopgave, du har accepteret Markeret som privat. Vises kun på opgavelisten Uddelegere en opgave Når en bruger tildeler en opgave til dig, har du mulighed for at uddelegere opgaven til en anden bruger. Når du uddelegerer en opgave, vises uddelegeringen i afsenderens vindue med oplysninger om status for opgaven. Se Uddelegér. Prioritet for afsendelse Udover at du kan angive en prioritet for en opgave, kan du også indstille opgavens prioritet for afsendelse til Høj, Normal eller Lav. Kuvertikonen på kuvertlisten vises med rødt ved høj prioritet, med standardfarven ved normal prioritet og med gråt ved lav prioritet. Opgavens prioritet for afsendelse er ikke relateret til opgavens prioritet. Se Opsætning: Opgave eller Sendfunktioner. Ændre tidspunktet for en opgave Du kan ændre en opgave til en anden dag eller et andet tidspunkt, hvis du er den bruger, der oprindeligt har planlagt opgaven. Med kalenderen kan du trække opgaven til en anden dato. Se Kalender. Sende en opgave som cirkulationskuvert Du kan oprette en cirkulationskuvert, når du sender en opgave. Du kan angive en beskrivelse af opgaven til hver person i feltet Besked. Når hver person markerer opgaven som afsluttet, overføres opgaven til den næste person, der er angivet i cirkulationskuverten. Du kan registrere status, hvem der har afsluttet opgaven, og hvem der i øjeblikket arbejder med den i Udbakken. Se Cirkulationskuvert. Opgave 103

109 Opsætning Angive opsætning Med Opsætning kan du ændre standardindstillingerne for sprog, tilknytning, placering af filer, lyde, arkiv, vilkår, kodeord og andre indstillinger. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. Hver ikon i dialogfeltet Opsætning åbner et andet dialogfelt, der giver dig mulighed for at tilpasse opsætningen i GroupWise. 2 Dobbeltklik på en ikon, vælg opsætningen i det dialogfelt, der vises, og klik derefter på OK. Hver opsætning beskrives i et tilsvarende afsnit i denne manual. 3 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. 104 Opsætning

110 Opsætning af aftale Indstille funktioner for afsendelse af aftaler De statusoplysninger, du angiver her, vises, når du åbner Statusinformation for at finde aftaler, du har planlagt. Klik her, hvis du vil modtage notifikation, returbesked eller begge. Med funktionerne for afsendelse af aftaler kan du angive, hvordan du vil sende alle dine aftaler. Du kan ændre disse indstillinger for en enkelt aftale. Se Sendfunktioner. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Aftale, hvis du vil åbne dialogfeltet Aftale. Kuvertikonen i kuvertlisten er rød ved høj prioritet, standardfarven ved normal prioritet og grå ved lav prioritet. Du kan indstille denne funktion til at give modtagere notifikation, når du sender en kuvert. Modtagerne skal køre Notifikation, for at denne funktion fungerer. Opsætning af kodeord 3 Vælg de funktioner, du vil bruge, klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Med opsætning af kodeord kan du angive loggen i kodeordet. Du kan tildele eller ændre dit kodeord i dialogfeltet Definér GroupWisekodeord. Tildele kodeord 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Kodeord for at åbne dialogfeltet Definér GroupWisekodeord. Du kan vælge Skal kun gælde for andre brugere, hvis kodeordet kun skal gælde, når andre brugere logger ind. 3 Skriv et kodeord i tekstfeltet Nyt kodeord, og klik derefter på OK. Opsætning af aftale 105

111 I kodeord skelnes der mellem store og små bogstaver, så hvis du anvender store bogstaver, skal du skrive de samme bogstaver med stort, når du bliver bedt om at angive kodeordet. 4 Skriv det nye kodeord igen i tekstfeltet Skriv kodeord igen, og klik derefter på OK. Kodeordet gælder for dig og de brugere, der logger sig på din postkasse. Hvis kodeordet kun skal gælde, når andre brugere logger på, og ikke når du logger dig på, skal du markere afkrydsningsfeltet Skal kun gælde for andre brugere. VIGTIGT: Hvis du angiver et kodeord og senere glemmer det, har du ikke adgang til nogen af kuverterne. Ændre eller fjerne kodeord Yderligere oplysninger 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Kodeord for at åbne dialogfeltet Definér GroupWisekodeord. 3 Skriv dit nuværende kodeord i tekstfeltet Skriv gammelt kodeord, og klik derefter på OK. 4 Skriv dit nye kodeord i tekstfeltet Nyt kodeord, og klik derefter på OK. eller Klik på OK uden at skrive noget, hvis du har besluttet, at du ikke længere vil have et kodeord. 5 Skriv det nye kodeord igen i tekstfeltet Skriv kodeord igen, og klik derefter på OK. eller Klik på OK uden at skrive noget, hvis du har besluttet, at du ikke længere vil have et kodeord. VIGTIGT: Hvis du angiver et kodeord og senere glemmer det, har du ikke adgang til nogen af kuverterne. Kodeord og fuldmagter Når du angiver et kodeord til din postkasse, påvirker det ikke fuldmagtsindehaveres mulighed for at få adgang til postkassen. En fuldmagtsindehavers mulighed for at få adgang til postkassen er bestemt af de rettigheder, du tildeler fuldmagtsindehaveren på adgangslisten. Se Adgangsliste. 106 Opsætning af kodeord

112 Opsætning af mappeliste Med mappelisten kan du definere, hvordan mapperne vises i Indbakken, Udbakken og kalenderlayout. Begreber Vælge mapper Viser alle mapper og undermapper Viser kun rodmappen og første niveau af undermapperne Viser mapperne, som de så ud, da du sidst anvendte GroupWise Selvom mappelisten viser de samme mapper i Indbakken, Udbakken og kalenderlayout, kan mapperne vises forskelligt i hvert vindue, afhængigt af de standarder, du vælger i opsætningen af mappelisten. Du kan også midlertidigt ændre den måde, mapperne vises på ved at udvide eller komprimere dem i Indbakken, Udbakken og kalenderlayout. Se Mapper. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Mapper for at åbne dialogfeltet Opsætning: Mapper. 3 Vælg en funktion i hvert gruppefelt. Ændrer standardindstillingerne for GroupWise i Opsætning: Mapper 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Mapper, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Opsætning af mappeliste 107

113 Opsætning af memo Indstille funktioner for memo Med Sendfunktionerne i Memo kan du angive, hvordan du vil sende memoer. Når du opretter et memo, kan du vælge Sendfunktioner til kun at gælde for dette memo. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Memo for at åbne dialogfeltet Memo. De statusoplysninger, du angiver for memoer, du sender til brugere, vises i vinduet Statusinformation. Med lokalmenuerne kan du angive, om du vil modtage notifikation, en returbesked, begge dele eller ingen notifikation. 3 Vælg funktionerne. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Memo. 5 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Kuvertikonen på kuvertlisten vises med rødt ved høj prioritet, med standardfarven ved normal og med gråt ved lav prioritet. Du kan indstille denne funktion til at give modtagere besked, når du sender en kuvert. Modtagerne skal køre Notifikation, hvis denne funktion skal kunne anvendes. Opsætning af post og telefonbeskeder Med opsætningen af post og telefonbeskeder kan du angive, hvordan du vil sende alle dine post og telefonbeskeder. Du kan tilsidesætte disse indstillinger, mens du opretter en post eller telefonbesked, ved hjælp af Sendfunktioner. Standardindstillingerne, du har angivet i opsætningen af post og telefonbeskeder, ændres for alle de nye post og telefonbeskeder, du sender. Indstille funktioner for post og telefonbeskeder 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Post/telefonbesked for at åbne dialogfeltet Post /telefonbesked. 108 Opsætning af memo

114 Du kan vælge følgende funktioner for post og telefonbesked: Funktion Forklaring Statusoplysninger Du kan angive status til Ingen, Afleveret, Afleveret og åbnet eller Alle oplysninger. De statusoplysninger, du angiver, vises, når du åbner dialogfeltet Statusoplysninger for at spore de post eller telefonbeskeder, du har sendt til andre brugere. Prioritet Udløb Autoslet Notifikation til modtagere Returbesked/ Notifikation Svar ønskes Du kan indstille prioriteten til Høj, Standard eller Lav. Kuvertikonen på kuvertlisten er rød ved høj prioritet, standardfarven ved normal prioritet og grå ved lav prioritet. Du kan indstille udløb til Ingen eller få kuverten fjernet fra Udbakken og modtagerens Indbakke efter et angivet antal dage, hvis modtageren endnu ikke har åbnet kuverten. Du kan vælge Autoslet, hvis en kuvert, du har sendt automatisk, skal flyttes til papirkurven, når alle modtagerne har slettet kuverten og tømt deres papirkurv. Du kan indstille denne funktion til at give modtagere besked, når du sender en kuvert. Modtagerne skal køre Notifikation, hvis denne funktion skal fungere. Se Notifikation. Du kan vælge at modtage besked, når kuverten, du har sendt, åbnes, slettes eller afsluttes. Brug lokalmenuerne til at angive, om du vil modtage notifikation, returbesked eller begge dele. Du kan vælge en af disse funktioner, hvis svar ønskes skal vises i beskedfelterne i de kuverter, du sender. Du kan angive antallet af dage. Hvis du vælger Ingen, vises der ikke noget svar ønskes i feltet Besked. Opsætning af post og telefonbeskeder 109

115 3 Klik på OK, når du er færdig med at indstille funktionerne, for at lukke dialogfeltet Post/telefonbesked. 4 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Opsætning af standardlayout Brug standardlayout til at angive et standardlayout for hver gruppekuverttype og hver personlig kuverttype. Markere et gruppelayout Det standardgruppelayout, du markerer til en kuvert, åbnes, når du vælger menuen Send og vælger en kuverttype, f.eks. Ny post. Det valgte standardlayout, bruges også til at vise de kuverter, du åbner, som sendes i et standardlayout. 1 Vælg menuen Fil, og vælg Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Standardlayout for at åbne dialogfeltet Standardlayout. 3 Vælg Post, Aftale, Opgave, Memo, Telefon eller Kalender i gruppefeltet Layouttype 4 Markér et layout på listen Layoutnavne. 5 Klik på Vælg som standard for at anvende det markerede layout som standardlayout. I GroupWise placeres en stjerne (*) ud for det layout, du har markeret. 6 Gentag trin 35, indtil du har markeret et standardlayout for alle layouttyper. 7 Klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. 110 Opsætning af standardlayout

116 Markere et personligt layout Det personlige layout, der anvendes som standard, åbnes, når du dobbeltklikker i et tomt område på aftale, opgave eller memolisten. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Standardlayout for at åbne dialogfeltet Standardlayout. 3 Klik på Opgaver, Aftaler eller Memo i gruppefeltet Layouttype, og markér derefter radioknappen Personlig. 4 Markér et layout på listen Layoutnavne. 5 Klik på Vælg som standard for at anvende det markerede layout som standard. I GroupWise placeres en stjerne (*) ud for det layoutnavn, du har markeret. 6 Gentag trin 35, indtil du har markeret et standardlayout for hver enkelt layouttype. 7 Klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Yderligere oplysninger Ændre standardlayoutet fra hovedvinduet Du kan også ændre det layout, der åbnes, når du dobbeltklikker på en kuvertikon i hovedvinduet, ved at trykke på Alttasten, mens du vælger et layout fra lokalmenuen til kuvertlayoutet. Standardlayout Når du vælger menuen Send og derefter vælger Ny aftale, Ny opgave eller Nyt memo, åbner GroupWise det standardgruppelayout, du markerede. Et personligt layout kan ikke åbnes. GroupWise åbner det personlige layout, der anvendes som standard, når du trykker på Indsæt, trykker Enter eller dobbeltklikker i et tomt område på aftalelisten, opgavelisten eller memo listen i et kalenderlayout. Opsætning af standardlayout 111

117 Opsætning: Aftaletidspunkter Med Opsætning: Aftaletidspunkter kan du angive standardtidspunkterne for aftalelayout, standardalarmerne og standardindstillinger for aftalelisten til kalenderlayout. Vælge Opsætning: Aftaletidspunkter Giver dig mulighed for at vælge at vise aftalens varighed eller sluttidspunkt i aftalens layout Du kan angive, at alarmen sættes automatisk for hver aftale, du accepterer, og hvor længe før aftalen alarmen går i gang. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning, hvis du vil åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Aftaletidspunkter, hvis du vil åbne dialogfeltet Opsætning: Aftaletidspunkter. Du kan angive standarden for varigheden af aftaler, du planlægger. Du kan angive et tidspunkt i tekstfeltet Dagen begynder kl. for at angive et starttidspunkt for aftaler i kalenderlayout. Du kan angive intervallet i minutter. 3 Vælg de relevante funktioner. I følgende tabel beskrives funktionerne. Funktioner til aftaletidspunkter Mødevarighed Slutdato og tid Standardaftalevarighed Beskrivelse Vælg Mødevarighed, hvis dine aftalelayout skal vise, hvor længe aftalen vil vare fra den angivne startdato og det angivne tidspunkt. Vælg Slutdato og tid, hvis dine aftalelayout skal vise et bestemt sluttidspunkt for aftalen i stedet for aftalens varighed. Giver dig mulighed for at angive gennemsnitsvarigheden for dine aftaler. På den måde behøver du ikke at angive varigheden i layoutet, med mindre varigheden er usædvanlig. 112 Opsætning: Aftaletidspunkter

118 Funktioner til aftaletidspunkter Timer Minutter Vis tidsintervaller Dagen begynder kl. Interval Beskrivelse Selv når Sæt alarm når accepteret er deaktiveret, kan du stadigvæk sætte alarmer til bestemte aftaler, når du har accepteret dem. Det klokkeslæt, du angiver i Timer eller Minutter, er det standardtidspunkt før en planlagt aftale, hvor Notifikation aktiverer en alarm. Hvis du fjerner Vis tidsintervaller, ser du kun klokkeslæt for planlagte aftaler. Giver dig mulighed for at angive den første registrering i dine kalenderlayout. Aftalelisten begynder med det tidspunkt, du angiver i tekstfeltet. Giver dig mulighed for at angive antallet af minutter mellem hvert klokkeslæt, der er angivet på aftalelisten. 4 Klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Hvis du foretager ændringer i gruppefeltet Vis aftaler, mens et kalenderlayout er åbent, skal du lukke kalenderlayoutet og derefter åbne det igen, før ændringerne kan vises. Opsætning: Dato og klokkeslæt Brug Opsætning: Dato og klokkeslæt til at vælge, hvordan datoer og klokkeslæt skal vises i GroupWise. Angive dato og klokkeslæt 1 Vælg menuen Fil, og vælg Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Dato/klokkeslæt for at åbne dialogfeltet Opsætning: Dato og klokkeslæt. Opsætning: Dato og klokkeslæt 113

119 I følgende tabel vises en liste over funktioner med en beskrivelse af, hvilke andre funktioner der påvirkes: Funktion Dato Klokkeslæt Postbakker Statusinfo Filinfo Funktioner, der påvirkes Felterne Startdato og Slutdato i aftale, opgave og memolayout, dialogfelter, f.eks. Datoforskel, og Oprettelsesdato i vinduet Statusinformation. Aftaleliste i kalenderen; felterne Startdato og Slutdato i Aftaler og Oprettelsesdato i vinduet Statusinformation. Datoen for alle kuverter i Indbakken, Udbakken og papirkurven. Klokkeslæt for status (f.eks. når en bruger åbner en besked) i vinduet Statusinformation. Dato og klokkeslæt for oprettelse af filen i vinduet Statusinformation. 3 Vælg Dato for at åbne dialogfeltet Datoopsætning, og vælg derefter det ønskede datoformat i lokalmenuen Foruddefineret. Med lokalmenuen Foruddefineret kan du vælge mellem forskellige klokkeslætsformater. Feltet Vis bruges til at vise, hvordan det valgte klokkeslætsformat vises. I lokalmenuen Foruddefineret kan du vælge mellem forskellige klokkeslætsformater. I feltet Vis kan du se, hvordan det valgte klokkeslætsformat vises. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Datoopsætning. 5 Vælg Klokkeslæt for at åbne dialogfeltet Klokkeslætopsætning, og vælg derefter det ønskede klokkeslætformat i lokalmenuerne Foruddefineret og Klokkeslætkoder. 6 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Klokkeslætopsætning. I lokalmenuen Klokkeslætkoder kan du vælge mellem minut og timekodekombinationer. 114 Opsætning: Dato og klokkeslæt

120 I gruppefeltet Bestemte formater kan du angive bestemte dato og klokkeslætsindstillinger i Postbakker, Statusinfo og Filinfo. 7 Klik på OK, når du har angivet opsætningen, for at lukke dialogfeltet Opsætning: Dato og klokkeslæt. 8 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Opsætning: Ledige tidspunkter Med Opsætning: Ledige tidspunkter kan du angive standardfunktioner, herunder Aftalevarighed, Søgeinterval og Vis dage. Indstille funktioner til Ledige tidspunkter Med Aftalevarighed kan du angive den korteste aftalevarighed, der vises. Vælg dette afkrydsningsfelt for at se flere oplysninger om andre brugeres eksisterende aftaler, hvis du har de nødvendige adgangsrettigheder. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Ledige tidspunkter for at åbne dialogfeltet Opsætning: Ledige tidspunkter. Et x i afkrydsningsfeltet ved siden af hver enkelt dag betyder, at den pågældende dag medtages i søgningen. Du kan bruge Søgeinterval til at angive det antal dage, du vil søge i. Med Fra og Til kan du angive det tidsinterval, der skal søges i hver dag. 3 Vælg indstillingerne, klik på OK og derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Opsætning: Ledige tidspunkter 115

121 Opsætning: Opgave Indstille funktioner for opgaver Statusoplysningerne vises i vinduet Statusinformation. Du kan vælge at modtage notifikation, når kuverten, du har sendt, åbnes, afvises eller afsluttes. Med funktionerne for afsendelse af opgaver kan du angive, hvordan du vil sende alle dine opgaver. Du kan vælge Sendfunktioner, når du opretter en opgave, for at ændre funktionen kun for denne opgave. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Opgave for at åbne dialogfeltet Opgave. Du kan indstille denne funktion til at give modtager besked, når du sender en opgave. Modtagerne skal køre Notifikation, hvis denne funktion skal fungere. 3 Klik på OK, når du er færdig med at indstille funktionerne, for at lukke dialogfeltet Opgave. 4 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Kuvertikonen vises med rødt ved høj prioritet, med standardfarven ved normal og med gråt ved lav prioritet. I Opgavelayoutet vises feltet Frist den, hvor du kan angive det antal dage, der må gå, inden opgaven skal være afsluttet, eller feltet Frist den, hvor du kan angive en frist. Opsætning: Oprydning Brug Oprydning i Opsætning til at angive, hvor lang tid åbnede kuverter skal ligge i Indbakken, Udbakken, kalenderen og papirkurven. Indstille oprydningsfunktioner 1 Vælg menuen Fil, og klik på Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Oprydning for at åbne dialogfeltet Opsætning: Oprydning. 116 Opsætning: Opgave

122 I følgende tabel beskrives oprydningsfunktionerne: Oprydningsfunktioner Slet og arkivér manuelt Autoslet efter _ dage Auto arkivér efter _ dage Tøm manuelt Autotøm efter _ dage Beskrivelse Lader kuverterne ligge i Indbakken, Udbakken og kalenderen, indtil du sletter dem eller arkiverer dem manuelt. Sletter åbnede kuverter, der har ligget i Indbakken, Udbakken og kalenderen i det antal dage, du angiver i tekstfeltet. Arkiverer åbnede kuverter, der har ligget i Indbakken, Udbakken og kalenderen i det antal dage, du angiver i tekstfeltet. Lader kuverterne ligge i papirkurven, Indtil du sletter dem manuelt med Tøm papirkurv eller Rens de markerede kuverter ud. Sletter kuverter, der har ligget i papirkurven i det antal dage, du angiver i tekstfeltet. 3 Markér en oprydningsfunktion i alle gruppefelterne. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Oprydning. 5 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Opsætning: Placering af filer Med Opsætning: Placering af filer kan du vælge placeringen af arkiverede filer, brugerdefinerede og gemte layout og bilag. 1 Vælg menuen Fil, vælg Opsætning, og dobbeltklik derefter på Placering af filer for at åbne dialogfeltet Opsætning: Placering af filer. Dette katalog gemmer arkivdatabaser. Kataloget Brugerdefinerede layout gemmer de layout, du opretter i GroupWise Layoutdesigner. 2 Skriv stinavnene til katalogerne. eller Opsætning: Placering af filer 117

123 Klik på mappeikonen ved siden af tekstfeltet for at åbne dialogfeltet Vælg katalog, vælg katalogerne, og klik derefter på OK, hvis du ikke ved, hvor du vil gemme filerne. 3 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Placering af filer, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Opsætning: Tilknytninger Med Tilknytninger kan du angive, hvilket program der skal køres, når du åbner en vedlagt fil. Begreber Tilføje eller redigere tilknytninger til filtypenavne Du kan slette et filtypenavn og den tilhørende tilknytning ved at vælge filtypenavnet og derefter vælge Slet. Du kan markere dette afkrydsningsfelt, hvis du vil underrettes, før det tilknyttede program startes. Tilknytninger Med tilknytninger kan du definere en tilknytning mellem et filtypenavn eller en filtype og et program. Når du åbner en vedlagt fil, forsøger GroupWise først at finde en tilknytning mellem et filtypenavn og et program. Hvis GroupWise ikke finder en tilknytning, forsøger det derefter at finde en tilknytning mellem filtypen og et program. Når der findes en tilknytning, åbner GroupWise den vedlagte fil i det tilknyttede program. Hvis der ikke findes en tilknytning, eller hvis du i Opsætning har angivet, at du altid ønsker at blive spurgt, vil du blive bedt om at angive stinavnet til et program, hvor GroupWise kan åbne den vedlagte fil. Filtypenavntilknytninger bruger et vedlagt filtypenavn til at bestemme, hvilket program GroupWise skal åbne, for at du kan få adgang til filen. 1 Vælg menuen Fil og vælg Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Tilknytninger for at åbne dialogfeltet Opsætning: Tilknytninger. Du kan klikke på mappeknappen for at åbne dialogfeltet Vælg fil, hvis du skal finde en fil. 3 Skriv et navn i tekstfeltet Filtypenavn. 4 Skriv stien til det program, du vil tilknytte til filtypenavnet, i tekstfeltet Program. 5 Klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. 118 Opsætning: Tilknytninger

124 Tilføje filtypetilknytninger Yderligere oplysninger Filtypetilknytninger angiver, hvilket program der skal bruges til at åbne en vedlagt fil, der er baseret på filtypen. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Tilknytninger for at åbne dialogfeltet Opsætning: Tilknytninger. 3 Vælg en filtype på rullelisten Filtype. 4 Skriv stinavnet til det program, du vil tilknytte til filtypen i tekstfeltet Program. 5 Klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Meddelelse inden udførelse af tilknyttet program Hvis du vil åbne en fil i et andet program end det program, du har tilknyttet den til i Opsætning: Tilknytninger, skal du vælge Meddelelse inden udførelse af tilknyttet program i dialogfeltet Tilknytninger. Hvis du klikker på dette afkrydsningsfelt, vil du blive underrettet, hver gang du åbner en vedlagt fil. Meddelelsesfeltet viser det oprindelige program, som du evt. kan ændre. Opsætning:Vilkår Vælge sprog Brug Opsætning: Vilkår til at tilpasse GroupWise. Hvis du har et andet sprogmodul, kan du med funktionen Sprog vælge det sprog, der vises i GroupWise. Det sprog, du vælger, påvirker kun brugergrænsefladen, ikke bruger ID'er eller kuverter, du modtager eller sender. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Vilkår for at åbne dialogfeltet Opsætning: Vilkår. 3 Vælg et sprog fra rullemenuen Sprog. 4 Klik på OK, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Det valgte sprog anvendes, når du starter GroupWise igen. Opsætning:Vilkår 119

125 Vælge visningsfunktioner Åbner et nyt kuvertlayout, når du har sendt en kuvert, så du kan sende en anden kuvert Med Visfunktionerne kan du vælge, hvordan layout vises i GroupWise. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Vilkår for at åbne dialogfeltet Opsætning: Vilkår. Viser layout i de farver, du har defineret i Kontrolpanel i Farve i Windows Programstyring Viser den næste kuvert på kuvertlisten, når du accepterer, afviser eller sletter en kuvert 3 Vælg en Visfunktion, og klik på OK, og klik derefter på Luk. Indstille makrosikkerhed Indstille den første dag i ugen Med Vis makrosikkerhed kan du bestemme, om de vedlagte makroer skal afspilles automatisk, når du åbner en kuvert, ikke skal afspilles overhovedet eller til at meddele dig først. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Vilkår for at åbne dialogfeltet Opsætning: Vilkår. 3 Vælg en funktion i Vis makrosikkerhed, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Vilkår. 4 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. Med kalenderfunktion kan du ændre den første dag, GroupWise viser i kalenderlayoutet. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Vilkår for at åbne dialogfeltet Opsætning: Vilkår. 3 Vælg den dag, der skal vises som den første dag i ugen, i lokalmenuen Første dag i ugen, og tryk derefter på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Vilkår. 4 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. 120 Opsætning:Vilkår

126 Ændre opdateringsinterval Med Opdateringsinterval kan du angive, hvor ofte GroupWise kontroller postkassen for indgående kuverter og viser dem i Indbakken eller kalenderen. Jo kortere intervallet er, jo oftere kontrollerer GroupWise for nye kuverter. Dette vil påvirke andre brugere på værtscomputeren, da der genereres netværkstrafik. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning. 2 Dobbeltklik på Vilkår for at åbne dialogfeltet Opsætning: Vilkår. Du kan bruge pilene til at angive minutter eller sekunder. 3 Vælg klokkeslætfelterne Hver x Minutter og x sekunder, angiv det nye interval i hvert tekstfelt, og og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Vilkår. 4 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning og vende tilbage til hovedvinduet. Papirkurv Slette en kuvert Med Papirkurv kan du hente kuverter, du har slettet i Indbakken, Udbakken eller i et kalenderlayout. Når du sletter kuverter, placeres de i papirkurven. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke eller Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg en kuvert, vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Slet. 3 Vælg Denne Udbakke for kun at slette din kopi af kuverten, Alle Indbakker for kun at slette modtagerens kopi eller Alle postbakker for at slette alles kopier, hvis du befinder dig i Udbakken. 4 Klik på OK. Kuverten fjernes fra Indbakken, Udbakken eller kalenderen og placeres i papirkurven. Papirkurv 121

127 Læse en slettet kuvert Fortryde sletning af en kuvert Slette valgte kuverter fra papirkurven Tømme papirkurven 1 Dobbeltklik på Papirkurv i hovedvinduet. 2 Dobbeltklik på kuverten, hvis du vil læse den. 3 Klik på Luk for at lukke kuverten. 1 Dobbeltklik på Papirkurv i hovedvinduet. 2 Vælg en kuvert, vælg menuen Redigér, og vælg derefter Fortryd slet. Den valgte kuvert flyttes tilbage til den mappe, den blev slettet fra. Hvis den mappe, den blev slettet fra, ikke længere findes, flyttes kuverten til rodmappen. 1 Dobbeltklik på Papirkurv i hovedvinduet. 2 Vælg de kuverter, du vil slette, vælg menuen Redigér, og vælg derefter Tøm valgte kuverter. 3 Klik på Ja, hvis du vil tømme kuverterne. De valgte kuverter fjernes fra systemet og kan ikke gendannes. 1 Dobbeltklik på Papirkurv i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Tøm papirkurv. Dialogfeltet GroupWise 5 vises, og du bliver spurgt, om du er sikker på, at du vil rense alle kuverter i Papirkurven. 3 Klik på Ja for at tømme papirkurven, eller klik på Nej for at returnere til vinduet Papirkurv. Hvis du vælger Ja, fjernes alle kuverter i papirkurven fra systemet, og de kan ikke gendannes. Yderligere oplysninger Tilpasse vinduet Papirkurv Kolonneoverskrifter, lister og ikoner i vinduet Papirkurv fungerer på samme måde som i Indbakken eller Udbakken. Du kan flytte overskrifter, sortere efter en anden kolonne, ændre sorteringsordenen osv. Se Indbakke eller Udbakke. Trække for at slette Du kan også slette kuverter fra kuvertlisten, kalenderen eller hylden ved at trække de tilhørende ikoner hen til Papirkurv i hovedvinduet. 122 Papirkurv

128 Slette sammenkædede kuverter Hvis du har en kuvert, der er kædet sammen med flere mapper, og du vil fjerne alle kæderne, kan du trække kuverten hen til papirkurven, mens du holder tasten Alt nede, og lægge kuverten i papirkurven. Alle kæderne fjernes, og du kan se en registrering i papirkurven for hver kæde, du har slettet. Personlige Adresser Tilføje et eksternt navn til den personlige adresseliste Kopiere en systemregistrering til den personlige adresseliste Redigere en personlig adresse Brug Personlige Adresser i adressebogen til at tilføje registreringer og organisere personer og grupper, du sender beskeder til. Adresserne findes på én liste, så du undgår at søge i hele adressebogen. 1 Vælg menuen Send i hovedvinduet, og vælg derefter Adresser. 2 Vælg Personlige Adresser. 3 Vælg Tilføj. 4 Udfyld felterne i registreringen. Du skal som minimum angive et navn og en adresse. 5 Klik to gange på OK. Hvis det navn, du har angivet, er det samme som en anden registrering, bliver du bedt om at ændre et af navnene, så de begge er entydige. 1 Vælg menuen Send i hovedvinduet, og vælg derefter Adresser. 2 Vælg Bruger, Ressourcer eller Fælles grupper. 3 Vælg et navn. 4 Træk navnet hen til knappen Personlige Adresser. 5 Klik på OK. 1 Vælg menuen Send i hovedvinduet, og vælg derefter Adresser. 2 Vælg Personlige Adresser. 3 Vælg et navn, og vælg derefter Redigér 4 Redigér oplysningerne. 5 Klik to gange på OK. Personlige Adresser 123

129 Slette en personlig adresse Postbesked Begreber 1 Vælg menuen Send i hovedvinduet, og vælg derefter Adresser. 2 Vælg Personlige Adresser. 3 Vælg et navn, en ressource eller gruppe. 4 Vælg Slet, og vælg derefter Ja. 5 Klik på OK. Med Postbesked kan du sende beskeder, bilag, lyde og film til andre brugere af GroupWise. Layout til postbesked Layoutet til postbeskeder indeholder forskelligt værktøj, du kan bruge til at oprette og sende en besked. Bilagsknapper Knap med fuldmagtsikon Afsende postbeskeder 1 Vælg lokalmenuen Send post i hovedvinduet, og vælg derefter et layout til en postbesked. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 3 Dobbeltklik på brugerid'er for at flytte dem til feltet Send til. 4 Vælg brugeren, og vælg derefter knapperne CC eller BC, hvis en bruger skal modtage en carbonkopi eller en blindkopi. Hvis du vil fjerne et navn fra felterne Send til, CC eller BC, skal du dobbeltklikke på det navn, du vil fjerne. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og flytte navnene til adressefelterne i layoutet. Navnene indsættes i de tilsvarende adressefelter i kuverten. 124 Postbesked

130 6 Skriv en forklaring til beskeden i feltet Emne. 7 Skriv beskeden i feltet Besked. 8 Vælg menuen Send, og vælg derefter Sendfunktioner. Indstil funktionerne, og klik derefter på OK, hvis du vil ændre sendfunktionerne i postbeskeden. Se Sendfunktioner og Opsætning: Postbesked/Telefon. Du kan vedlægge filer og lydbilag i en postbesked. Se Bilag og Lyd. 9 Klik på Send. GroupWise anbringer kuverten i de Indbakker, der tilhører de brugere, der vises i adressefelterne og i din Udbakke. Læse postbeskeder 1 Dobbeltklik på Indbakke i hovedvinduet. Alle de nye kuverter, du modtager, anbringes i mappen Postkasse. Når du åbner Indbakken, markeres mappen Postkasse. Postbeskeder markeres med en kuvertikon. Når postbeskeden er åbnet, løftes flappen på kuvertikonen. Åbnet postbesked Åbnet postbesked med bilag Uåbnet postbesked 2 Dobbeltklik på den postbesked, du vil læse. 3 Klik på Luk for at lukke postbeskeden, når du er færdig. QuickFinder Begreber Med indekseringsfunktionerne i QuickFinder kan du oprette indeks til udvalgte dokumenter og hurtigt søge efter dokumenter i disse indeks, der indeholder et bestemt ord eller en sætning. Du kan også anvende QuickFinder til at søge efter bestemte filer eller filmønstre. QuickFinderindeks Et QuickFinderindeks er en alfabetisk liste med uforkortet tekst, der indeholder alle de ord, der findes i de angivne filer og kataloger. Indeksfilen indeholder også oplysninger om de filer, hvor ordene er placeret. Et QuickFinderindeks kan ikke udskrives eller vises, da det er oprettet i et meget komprimeret format, der kun kan bruges af QuickFinder. QuickFinder 125

131 Indeksere WordPerfectdokumenter og andre dokumenter QuickFinder kan indeksere filer, der er oprettet i WordPerfect formater og ASCIIformater. QuickFinder indekserer også de fleste typer af.wpg tekst. Andre filformater behandles som ASCIItekst, og QuickFinder indekserer de ASCIIord, filerne indeholder. Udelukke filer fra indeksering Hvis QuickFinder ikke skal indeksere bestemte filer, kan du udelukke disse filer, når du opbygger QuickFinderindex. Se Filer, der ikke indekseres i Yderligere oplysninger i dette afsnit. Oprette et QuickFinderindeks 1 Vælg QuickFinder fra et hvilket som helst dialogfelt til et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Klik på Indeksér. Vælg et katalog, hvis du ikke har angivet et katalog til indeksfilerne, og klik derefter på OK. 3 Vælg Opret. 4 Angiv et navn for det indeks, du vil oprette, og klik derefter på OK. Navnet kan være en beskrivelse, der kan identificere den filgruppe, du indekserer (f.eks. "Nyhedsbreve"). 5 Angiv den fil eller det katalog, du vil indeksere i tekstfeltet Tilføj filliste. Du kan angive et mønster for et filnavn (f.eks. C:\RAPPORTER\*.DMB) til kun at medtage bestemte filer i et katalog. Vælg Gennemse for at se alle filerne i kataloget. 6 Vælg Medtag understruktur for også at indeksere filerne i underkatalogerne. 7 Vælg Tilføj, hvis du vil medtage den fil eller det katalog, du vil indeksere. 8 Gentag trinnene 57, indtil du har tilføjet alle de filer og kataloger, du vil indeksere. 9 Vælg Generér, og klik derefter på OK, når indekseringen er udført. 10 Klik på Luk, og klik derefter på Luk igen for at vende tilbage til dialogfeltet til kataloget. 126 QuickFinder

132 Opdatere og generere indeks igen Redigere et indeks Hvis du ændrer filer, der findes i et indeks (indekskriteriet), skal du opdatere eller generere det pågældende indeks igen. Med værktøjet KickOff kan du opdatere alle dine indeks automatisk på et bestemt tidspunkt af dagen. Det er normalt hurtigere at opdatere et QuickFinderindeks, end det er at generere det igen, fordi en opdatering kun føjer nye oplysninger til den indeksfil, der senest er genereret. Generér indekset igen, når opdateringerne tager for lang tid. Opdatere indeks med nye og redigerede filer 1 Vælg QuickFinder fra et hvilket som helst dialogfelt til et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Vælg Indeksér, og vælg derefter det indeks, du vil opdatere på listen Indeksnavne. 3 Vælg Generér, vælg Indeksér kun med nye eller ændrede filer, og klik derefter på OK. 4 Klik på OK, når indekset er afsluttet. 5 Klik på Luk, og klik derefter på Luk igen for at vende tilbage til dialogfeltet til kataloget. Genere indeks igen Du kan generere indeks igen ved at indeksere alle filerne i indekset igen. 1 Vælg QuickFinder fra et hvilket som helst dialogfelt til et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Vælg Indeksér, og vælg derefter det indeks, du vil opdatere på listen Indeksnavne. 3 Vælg Generér, vælg Indeksér alle filer, og vælg derefter OK. 4 Klik på OK, når indekset er afsluttet. 5 Klik på Luk, klik derefter på Luk igen for at vende tilbage til dialogfeltet til kataloget. Du kan ændre kataloger, filer eller indekseringsfunktioner til et indeks. 1 Vælg QuickFinder fra et hvilket som helst dialogfelt i et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Vælg Indeksér, og vælg derefter det indeks, du vil redigere på listen Indeksnavne. 3 Vælg Redigér. QuickFinder 127

133 4 Angiv den fil eller det katalog, du vil føje til indekset i tekstfeltet Tilføj filliste, og vælg derefter Tilføj. Se Oprette et QuickFinderindeks i dette afsnit. 5 Vælg de filer eller det katalog, du vil fjerne fra indekset på listen Fillister, der skal indekseres, og vælg derefter Fjern. 6 Vælg Funktioner for at indstille bestemte funktioner for det indeks, du redigerer. Se QuickFinder Opsætning: indeks i Yderligere oplysninger i dette afsnit. 7 Vælg Generér, når du er færdig med at redigere indekset. 8 Vælg Indeksér kun nye eller ændrede filer, og klik derefter på OK. eller Vælg Indeksér alle filer, og klik derefter på OK. 9 Klik på OK, når indekset er afsluttet. 10 Klik på Luk, og klik derefter på Luk for at returnere til dialogfeltet til kataloget. Slette et indeks Flytte eller omdøbe et indeks Søge i filer og indeks 1 Vælg QuickFinder fra et hvilket som helst dialogfelt til et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Vælg Indeksér, og vælg derefter det indeks, du vil slette. 3 Vælg lokalmenuen Funktioner, vælg Slet, og klik derefter på Ja. 1 Vælg QuickFinder fra et hvilket som helst dialogfelt til et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Vælg Indeksér, og vælg derefter det indeks, du vil flytte eller omdøbe. 3 Vælg lokalmenuen Funktioner, og vælg derefter Flyt/Omdøb. 4 Skriv den nye sti og det nye filnavn i tekstfeltet Nyt filnavn, og klik derefter på OK, hvis du vil flytte et indeks. eller Skriv et nyt navn til indekset, og vælg derefter OK, hvis du vil omdøbe et indeks. QuickFinder kan hurtigt finde filer og ordmønstre i filer og QuickFinderindeks. 1 Vælg QuickFinder fra et hvilken som helst dialogfelt til et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Vælg lokalmenuen Søg i, og vælg derefter Katalog eller Understruktur for at søge efter filer i det aktuelle katalog eller den aktuelle understruktur. 128 QuickFinder

134 eller Vælg Drev, hvis du vil søge på et helt drev. eller Vælg QuickFinderindeks for at vælge det indeks, du vil søge i. 3 Skriv det filmønster, du vil søge efter i tekstfeltet Sti/Mønster, hvis du vil søge ved hjælp af et mønster for et filnavn. Du kan bruge jokertegn til at søge efter bestemte filtyper. Du kan også kombinere flere søgemønstre i tekstfeltet Sti/Mønster (f.eks. c:\docs\*.doc,*.txt, f:\master\*.let, d:\templates\*.wpg). 4 Skriv søgeordet eller sætningen i tekstfeltet Søg efter, hvis du vil søge efter ord eller sætninger. Klik på Operatorer eller Begreber for at begrænse søgningen. Se Angive søgebetingelser og Udvide QuickFindersøgninger i Yderligere oplysninger i dette afsnit. 5 Vælg Kun WordPerfectdokumenter, hvis du vil begrænse søgningen til dokumenter, der er skrevet i WordPerfectformater. 6 Angiv et datointerval i tekstfelterne Fra og Til, hvis du vil angive filer, hvor datoerne falder inden for et bestemt datointerval. Vælg kalenderikoner for at angive et Fra og Tildatointerval. 7 Vælg Søg i. En liste over filerne, der indeholder søgemønstret, ordet eller sætning, vises i dialogfeltet Søgeresultat. Vælg Gem søgning, hvis du vil gemme listen til en anden søgning. Vælg derefter Vis, hvis du vil se filens indhold. Vælg en funktion i lokalmenuen Funktioner, hvis du vil kopiere, flytte, omdøbe eller slette filer, ændre attributter eller udskrive en liste over de filer, der er fundet. 8 Fortsæt med at søge efter filer ved at vælge QuickFinder og ved hjælp af trinnene 17. Vælg Indsæt fundne filer på søgeresultatlisten, hvis du vil indsætte nye filer, der er fundet, til den oprindelige liste. TIP: Vælg QuickFinder, og vælg derefter Søgeresultatliste fra lokalmenuen Søg i. Denne funktion er tilgængelig efter den første søgning. Kun filerne i den tidligere liste over søgeresultat gennemsøges efter det kriterie, du angiver i denne søgning, herunder filmønstre. 9 Klik to gange på Luk for at returnere til dialogfeltet til kataloget. QuickFinder 129

135 Gemme og genbruge søgninger Yderligere oplysninger Du kan gemme søgninger til senere brug, fjerne den aktuelle søgning og indlæse tidligere gemte søgninger. Rydde søgefelter 1 Vælg Rens i lokalmenuen Funktioner i QuickFinder. Gemme en søgning 1 Definér en søgning ved hjælp af et filmønster eller ordmønster sammen med evt. operatorer, du vil bruge. 2 Vælg Gem søgning i lokalmenuen Funktioner i QuickFinder. 3 Angiv et navn for søgningen, og vælg derefter Gem. Genbruge et søgeresultat 1 Vælg Hent søgning i lokalmenuen Funktioner i QuickFinder. 2 Vælg den søgning, du vil bruge, vælg derefter Hent. Slette et søgeresultat 1 Vælg Slet søgning i lokalmenuen Funktioner i QuickFinder. 2 Vælg den søgning, du vil slette, og vælg derefter Slet. Hente listen over tidligere søgeresultat 1 Vælg Seneste søgeresultat i lokalmenuen Funktioner i QuickFinder, hvis du vil se den seneste Søgeresultatliste. Når du henter denne liste, skal du også hente den søgning, der er anvendt til at generere denne søgning. Fremskynde indeksering Nedenfor vises en række forslag, der kan fremskynde oprettelsen af QuickFinderindeks. Se QuickFinder Opsætning: indeks i dette afsnit. Vælg et bredt indekseringsområde i Indekseringsniveau, f.eks. Dokument eller Afsnit. Start QuickFinder i standalonetilstand (mens ingen andre programmer kører). Opret et indeks, der kun indeholder Dokumentresuméfelter. Udeluk så mange dokumentertyper, som muligt. Medtag ikke tal. Angiv en større indekseringsstatus, hvis du indekserer et stort antal af små filer. 130 QuickFinder

136 Oplysninger om indeksfiler Du kan få mange oplysninger om, hvilke funktioner et indeks indeholder, hvilke filer og kataloger det indekserer, hvornår det blev oprettet, og hvor stort det er. 1 Vælg det indeks, du vil have oplysninger om, og vælg derefter Funktioner fra dialogfeltet QuickFinder. Oplysninger om, hvordan du får adgang til dialogfeltet, finder du i trin 1 og 2 i Oprette et QuickFinderindeks tidligere i dette afsnit. 2 Vælg Info. Bruge QuickFinderindeks, der er genereret af andre Du kan bruge QuickFinderindeks, der er genereret af en anden bruger. Med funktionen Importér indeks kan du importere et indeks. 1 Vælg Funktioner i dialogfeltet QuickFinder. Oplysninger om, hvordan du får adgang til dialogfeltet, finder du i trin 1 og 2 i Oprette et QuickFinderindeks tidligere i dette afsnit. 2 Vælg Importér. 3 Vælg en QuickFinderindeksfil med filtypenavnet.idx, og vælg derefter Importér. Skriv et navn, og klik derefter på OK, hvis du bliver bedt om at angive et indeksnavn. Du har kun søgerettigheder til indekset. Du kan ikke redigere i indekset. QuickFinder Opsætning: indeks Med QuickFinder Opsætning: indeks kan du ændre, hvordan QuickFinder skal generere et indeks, og hvad indekset skal indeholde. Du kan vælge indstillinger for alle indeks eller for et enkelt indeks. De fleste funktioner vil også påvirke indekseringshastigheden. Se Fremskynde indeksering i dette afsnit. Hvis du vil ændre indstillingerne for alle nye indeks, skal du gøre følgende: 1 Vælg Funktioner i dialogfeltet QuickFinder, og vælg derefter Opsætning. 2 Vælg Avanceret, hvis du vil vælge flere indstillinger. Du kan se i følgende tabel, hvis du vil have yderligere oplysninger. Hvis du vil ændre indstillingerne for et bestemt indeks, skal du gøre følgende: 3 Vælg det indeks, du vil anvende ændringerne på, og vælg derefter Redigér. 4 Vælg Funktioner. QuickFinder 131

137 Indstillingerne er beskrevet i følgende tabel. Indstilling Opdatér indekseringsstatistik for hver x filer Placering af indeksfiler Placering af fælles indeksfiler Vis gennemsedialogfelt Udelad filer Kun WordPerfectdokumenter Indeksfil indeholder Indekseringsniveau Medtag tal i indeks Udvidede tegn i ikke WPdokumenter Beskrivelse Giver dig mulighed for at angive, hvor mange filer der indekseres, før statuslinien ændres (Gælder for alle indeks). Giver dig mulighed for at angive standardplaceringen for indeksfiler. (Gælder for alle indeks). Giver dig mulighed for at angive standardplaceringen for fælles indeksfiler. (Gælder for alle indeks). Giver dig mulighed for at angive, hvordan dialogfelterne Redigér indeks og Opret indeks vises. Hvis du vælger Vis gennemsedialogfelt, vises filnavnet, drevene og katalogerne hver gang dialogfeltet åbnes. (Gælder for alle indeks). Ignorerer alle angivne filtyper. Alle filer med filtypenavnene.exe,.com, and.dll kan som standard ikke anvendes. Indekserer kun WordPerfect 5.1/ dokumenter (men ikke WordPerfect 4.2 dokumenter). Giver dig mulighed for at angive, hvor meget af et dokument der skal indekseres. Giver dig mulighed for at angive et søgeområde for ordmønstre (f.eks. på samme linie eller i samme afsnit). Registrerer tal og bogstaver. Giver dig mulighed for at angive, hvordan specialtegn i ukendte formater behandles i indekset. Hvis du indekserer et dokument, der er oprettet i Windows, skal du vælge Fortolk som ANSI. Hvis du registrerer et dokument, der er oprettet i DOS, skal du vælge Fortolk som ASCII. Hvis du har begge typer eller ikke er sikker, skal du vælge Udelad. 132 QuickFinder

138 QuickFinderlogfiler En QuickFinderlogfil oprettes, når QuickFinder forsøger at registrere en fil, der er åben eller beskyttet af et kodeord. Logfilen har det samme navn og er placeret i det samme katalog som QuickFinderindeksfilen, men har typefilnavnet.log. Angive søgebetingelser Følgende operatorer og parametre kan bruges til at oprette et søgemønster med ord i dialogfeltet QuickFinder. Se Søge i filer og indeks i dette afsnit. Foran og bagved operatorer skal der være et mellemrum. Rækkefølgen angiver, hvilke operatorer der implementeres først. For QuickFinder gælder denne rækkefølge: NOT, ORDER, AND, OR. Operatorer Ordmønster Søgeresultat And (&) gul & bil gul AND bil den gule bil Filer, der indeholder ordene "gul" og "bil." Efterfulgt af (..) gul.. bil Gruppe ( ) (/First line (/Line subject reorganisering) "John Hansen" firma X) Not (!) gul! bil gul NOT bil Or ( ) gul bil gul OR bil Ingen jokertegn /Nowildcard Filer, der indeholder begge ord, med det første ord foran det andet ord et vilkårligt sted i dokumentet. Filer, hvor den første side indeholder ordene emne og reorganisering på den samme linie, med John Hansen og firma X på den samme side. Filer med ordet "gul" men ikke "bil." Filer, der indeholder ordene "gul" eller "bil" eller begge ord. * og? behandles som tegn og ikke som jokertegn. Standard er /jokertegn. Præfiks til /Prefix Svarer til alle de ord med samme begyndelsestegn. Skan fra /Noscan Forhindrer QuickFinder i at udføre en scanning. QuickFinder 133

139 Svarer til Ordmønster Søgeresultat Nul eller flere tegn (*) gul* Filer, der indeholder alle variationer af ord, der begynder med "gul," med eller uden andre tegn (f.eks. gul, gule og gulligt). Enkelt tegn (?) gul? Filer, der indeholder ordet "gul" og et enkelt tegn (f.eks. gule). Skeln ikke mellem STORE/små Skeln mellem STORE/små /NoCase /Case Ord, der svarer til søgeordene, og store og små bogstaver ignoreres. Dette er standardindstillingen. Ord, der svarer til store og små bogstavsmønstre i søgeordene. Præfiks fra /NoPrefix Deaktiverer Præfiks. Præfiks til /Prefix Svarer til alle ord med samme begyndelsestegn. Placering af ord Ordmønster Søgeresultat Dokument /Document Ord i det samme dokument (denne indstilling nulstiller alle andre niveauer). Felt /Field Ord i det samme felt. Brug denne funktion sammen med databasefiler, f.eks. filer, der skal flettes. Fungerer kun i søgninger, der ikke er indekseret. Sektion /HardPage Ord i samme sektion, der er knyttet sammen af sektioner. Linie /Line Ord på den samme linie, som aktuelt formateret på disk. 134 QuickFinder

140 Placering af ord Ordmønster Søgeresultat Afsnit /Paragraph Ord i det samme afsnit. Frase ("") " " Sætninger, der svarer fuldstændigt til det, du skriver, hvor "sætning" er den tekst, du søger. Post /Record Ord i den samme post. Brug denne funktion sammen med databasefiler, f.eks. filer, der skal flettes. Fungerer kun sammen med søgninger, der ikke er indekseret. Sætning /Sentence Ord i samme sætning. I antal ord /# Ord, der findes inden for et bestemt antal ord (/2 finder f.eks. søgeord inden for to ord i dokumentet). I antal ord afbrudt Deaktiverer parameteren I antal ord. Dokumentdel Parameter Søgeresultat Hele dokumentet /Entire Svarer til hele dokumentteksten og alle oplysningerne i dokumentresuméet. Dette er standardparameteren. Første side /FirstPage Svarer kun til hele den første side af dokumentteksten og dokumentresuméet. Kun resumé /Summary Svarer til alle oplysningerne i dokumentresuméet. QuickFinder 135

141 Dokumentdel Parameter Søgeresultat Kun tekst /Text Svarer til al dokumenttekst bortset fra overskrifter, fodnoter og dokumentresuméer. Resuméfelter /Summary=name eller /name eller /Summary=n Svarer til det angivne dokumentresuméfelt. Navnet på feltet erstatter feltnummeret i parametermønstret. Se Søge i dokumentresuméfelter nedenfor. Dokumentresumé Parameter Søgeresultat (navn på resuméfelt)/(summary field name) (operator) Eksempel: /author= Se Søge i dokumentresuméfelter i dette afsnit. Søgekriterie i det angivne dokumentresuméfelt. Andet Parameter Søgeresultat Skan fra /Noscan Forhindrer QuickFinder i at udføre en scanning. Jokertegn fra /Nowildcard * og? behandles som tegn og ikke jokertegn. Standard er /Wildcard. Jokertegn til /Wildcard * og? behandles som jokertegn. TIP: Nogle søgeoperatorer fungerer ikke sammen alle søgefelter. /Line og /Summary gælder f.eks. ikke for en søgning, hvor der kun søges efter filnavnet. Brug parenteser til at gruppere en søgning. (/Firstpage (/Line emne reorganisering) "John Hansen" firma X) finder f.eks. alle de filer, hvor den første side indeholder ordene emne og reorganisering på den samme linie, og hvor John Hansen og firma X også findes på siden. TIP: Placér parametrene før de ord, de påvirker. 136 QuickFinder

142 Udvide QuickFindersøgninger Du kan anvende funktionen Begrebsbygger til at udvide søgningerne med QuickFinder ved at medtage alternative former af ordene, f.eks. bøjninger, synonymer og andre stavemåder. Hvis du vil anvende funktionen Begrebsbygger, skal du gøre følgende: 1 Vælg QuickFinder fra et hvilket som helst dialogfelt til et katalog, f.eks. Tilføj bilag eller Hent. 2 Skriv det eller de ord, du vil søge efter, og vælg derefter Begreber. 3 Vælg det søgeord, hvor du vil medtage alternative ord. 4 Vælg mellem følgende indstillinger: Indstilling Ordklasser Beskrivelse Medtager bøjninger af udsagnsord, flertal, tillægsord og biordsformer af det valgte søgeord. Synonymordbog Medtager synonymer for det valgte søgeord fra listen Synoymordbog i søgningen. Syn>Ordklasser Medtager bøjninger af udsagnsord, flertal, tillægsord og biordsformer af synonymet for søgeordet i søgningen. Slåfejl Fonetisk Medtager mulige stavefejl og slåfejl til det valgte ord i søgningen og ord, det valgte ord kan være en stavefejl eller trykfejl for. Medtager fonetiske stavemåder, der lyder som det valgte søgeord. 5 Vælg det oprindelige eller alternative ord, du ikke vil bruge, og vælg Udeluk. (Vælg deaktiverede ord, og vælg Medtag for at aktivere dem igen). 6 Klik på OK, hvis du vil medtage de alternative ord, der er aktiveret, i søgningen. 7 Vælg Søg, hvis du vil begynde søgningen med de alternative ord. Søge i dokumentresuméfelter Flere dokumentresuméfelter gøres tilgængelige, når Hele dokumentresuméfelter eller Kun resuméfelter vælges under indeksgenereringen. Se QuickFinder Opsætning: indeks i Yderligere oplysninger i dette afsnit. Du kan søge efter bestemte ord eller sætninger i et hvilket som helst dokumentresuméfelt, mens du scanner filer på disken. QuickFinder 137

143 Hvis du vil søge i dokumentresuméfelter, skal du gøre følgende: 1 Åbn QuickFinder i et hvilket som helst dialogfelt til et katalog. 2 Vælg Alle resuméfelter i lokalmenuen Funktioner. TIP: Vælg Standard resuméfelter, hvis du vil søge i de resuméfelter, du har valgt i Dokumentresumé. Listen Dokumentresuméfelter vises. Med rullemenuerne kan du flytte gennem den alfabetiske liste over felter. Rul for at se flere resuméfelter 3 Skriv den tekst eller det ordmønster, du vil søge efter, i tekstfelterne ved siden af hvert resuméfelt. Vælg Funktioner, vælg Alle resuméfelter, og vælg derefter et resuméfelt på rullelisten. Skriv den tekst, du søger efter, i det pågældende resuméfelt. 4 Vælg Søg. Hvis du vælger Ingen resuméfelter i lokalmenuen Funktioner for at skjule tekstfelterne Dokumentresumé, anvender QuickFinder ikke den søgetekst, du har angivet i tekstfeltet til dokumentresuméet. TIP: Hvis du anvender mere end et dokumentresumé i søgningen, skal alle søgebetingelserne gælde. Filer, der ikke indekseres QuickFinder ignorerer midlertidige filer, åbne filer og dokumenter med kodeord. Som standard ignorerer QuickFinder også eksekvérbare filer (f.eks. filer med filtypenavnene.exe,.dll og.com). Du kan anvende Udeluk filer, hvis du vil angive, hvilke filer der skal ignoreres. Se QuickFinder Opsætning: indeks i dette afsnit. 138 QuickFinder

144 Gemme QuickFinder indeks QuickFinder gemmer indeks efter hver generering. Du navngiver filen, når du opretter indekset, og QuickFinder lagrer indeks som filer, der anvender filtypenavnet.idx (f.eks. RESUME92.IDX). Filer med stigende indeks får typefilnavnet.inc. Fejlmeddelelser lagres i en fil med filtypefilnavnet.log. Du kan angive kataloget, hvor indeks lagres ved hjælp af funktionen Placering af indeksfiler i dialogfeltet Opsætning: QuickFinder. Køre QuickFinder som et standaloneprogram Du kan køre QuickFinder Indeksér uafhængigt af andre WordPerfectprogrammer ved at dobbeltklikke på ikonen QuickFinder i Windows Programstyring. Regler Begreber Oprette en regel Regler anvendes til at definere et sæt betingelser og funktioner, der skal udføres, når en kuvert opfylder disse betingelser. Du kan angive forskellige funktioner, f.eks. flytte kuverter til mapper, videresende og svare på kuverter og slette kuverter. Med Regler kan du organisere postkassen, automatisere postkassen, når du ikke er på kontoret, eller slette uønskede kuverter. Hvordan bruges Regler? Regler kan automatisere mange opgaver, uanset om din computer er tændt eller slukket. Her følger nogle eksempler: Flytte kuverter til en mappe, afhængigt af afsender, modtager, emne osv. Slette uønskede kuverter, inden de når Indbakken Uddelegere opgaver og aftaler, mens du er på ferie Afvise overlappende aftaler Arkivere alle kuverter, der er placeret i en mappe Rækkefølge for udførelsen af regler GroupWise kontrollerer og udfører regler i den rækkefølge, de vises i dialogfeltet Regler. Når du opretter en ny regel, tilføjes den nederst på listen. Hvis du vil have den kontrolleret og udført på et andet tidspunkt i rækkefølgen, kan du trække reglen til en ny placering på listen. 1 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Regler for at åbne dialogfeltet Regler. 2 Klik på Opret for at åbne dialogfeltet Opret regel. Regler 139

145 3 Indtast et navn i tekstfeltet Navn på regel. 4 Vælg rullelisten Begivenhed, og vælg den begivenhed, der skal starte reglen. Følgende tabel forklarer begivenheden og de funktioner, der er tilgængelige for hver begivenhed. Begivenhed Beskrivelse Tilknyttede funktioner Ny kuvert Reglen aktiveres, når en ny kuvert placeres i postkassen i GroupWise. Indgående (kuverten er placeret i Indbakken), Udgående (kuverten er placeret i Udbakken) eller Personlig (Du har selv oprettet kuverten, og den er placeret i kalenderen) Anbring i mappe Åbn mappe Luk mappe Start Afslut Brugeraktiveret Reglen aktiveres, når en kuvert placeres i en bestemt mappe. Reglen aktiveres, når du åbner en bestemt mappe. Reglen aktiveres, når du lukker en bestemt mappe. Reglen aktiveres, når du starter GroupWise. Reglen aktiveres, når du afslutter GroupWise. Reglen kan kun aktiveres, når du vælger reglen i dialogfeltet Regler og derefter vælger Udfør. Vælg mappe Vælg mappe Vælg mappe Ingen funktioner Ingen funktioner Ingen funktioner 140 Regler

146 5 Vælg Indgående, Udgående eller Personlig for at angive, hvor beskeden stammer fra, hvis du vælger Ny kuvert, Start, Afslut eller Brugeraktiveret. 6 Klik på mappeikonen, vælg en mappe og klik derefter på OK for at vise navnet på mappen i feltet Vælg mappe, hvis du vælger Anbring i mappe, Åbn mappe eller Luk mappe. Hvis du vælger en mappe, anvendes reglen kun på de kuverter, der blev flyttet til mappen, da mappen blev åbnet eller lukket. Hvis du ikke vælger en mappe, anvendes reglen, hver gang en kuvert flyttes til en mappe, eller når en mappe åbnes eller lukkes. 7 Vælg de kuverttyper, der skal aktivere reglen, fra gruppefeltet Hvis kuverttypen er. Med gruppefeltet Hvis kuverttypen er kan du vælge de kuverter, der påvirkes af reglen. Med rullelisten Dato/klokkeslæt kan du definere tidspunkterne for planlagte kuverter. Med Div. værdier kan du åbne et dialogfelt, der viser en liste over kuvertatributter. Med gruppefeltet Hvis kuvertindholdet er kan du skrive den tekst, kuverten skal indeholde, for at den påvirkes af reglen. 8 Vælg Div. værdier og angiv derefter de attributter, kuverten skal indeholde, for at den påvirkes af reglen, hvis du vil vælge flere funktioner. En kuvert skal have den kuvertstatus, du angiver, for at den påvirkes af reglen. En kuvert skal indeholde den bilagstype, du angiver, for at den påvirkes af reglen. En kuvert skal have den prioritet, du angiver, for at den påvirkes af reglen 9 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Diverse værdier. 10 Definér kuvertindholdet ved at skrive brugerid'et, emnet osv. i gruppefeltet Hvis kuvertindholdet er. Regler 141

147 11 Vælg de planlagte kuverter i afsnittet Hvis kuverttypen er, og fjern derefter markeringen i Post og Telefon, hvis de er markeret, hvis reglen kun skal vedrøre planlagte kuverter inden for et bestemt tidsinterval. Vælg lokalmenuen Dato/klokkeslæt, vælg et interval, og indtast derefter dato og klokkeslæt i felterne. 12 Vælg Tilføj, og vælg derefter de funktioner, reglen skal udføre. I følgende tabel beskrives hver funktion, og tabellen indeholder de trin, der er nødvendige for at forberede funktionen til reglen. Funktionerne kan ikke udføres, hvis en kuvert ikke opfylder både Når og Hviskriterierne. Når en kuvert opfylder kriteriet, udfører GroupWise den angivne funktion. Hvis reglen f.eks. aktiveres, når du modtager en kuvert fra en bestemt person, og funktionen for reglen er Slet, sletter GroupWise kuverten uden at spørge dig først. Funktion Resultat Trin Send postbesked Sender en postbesked, du forbereder i forvejen, når en kuvert opfylder kriterierne Når og Hvis. Dialogfeltet Ny postkuvert vises. Skriv oplysningerne, herunder adressen og beskeden. Du kan også vedlægge bilag. Klik på OK for at gemme beskeden og føje Ny kuvert til listen Handlinger. Videresend Videresender alle kuverter, der opfylder kriterierne Når og Hvis, til en anden bruger. Dialogfeltet Videresend åbnes. Skriv oplysningerne, herunder adressen og beskeden. Du kan også vedlægge bilag. Klik på OK for at gemme beskeden og føje Videresend til til listen Handlinger. 142 Regler

148 Funktion Resultat Trin Uddelegér Tildeler igen hver aftale, opgave, memo eller cirkulationskuvert, der opfylder kriterierne Når og Hvis. Dialogfeltet Uddelegér vises. Skriv et brugerid for at uddelegere aftalen, opgaven, memoet eller cirkulationskuverten, og skriv derefter beskeder i tekstfelterne Kommentarer til afsender og Kommentarer til modtager. Klik på OK for at føje Uddelegér til til listen Handlinger. Svar Sender et svar til afsenderen af alle beskeder, der opfylder kriterierne Når og Hvis. Dialogfeltet Svar åbnes. Vælg Svar til afsender eller Svar til alle (afsender og modtagere), og klik derefter på OK. Skriv en besked i det felt, der vises. Du kan medtage CC og BC adresser, men ikke adressen i feltet Til. Du kan også vedlægge bilag. Klik på OK for at gemme beskeden og føje Svar til listen Handlinger. Acceptér Slet/Afvis Rens ud Accepterer alle aftaler, opgaver eller memoer, der opfylder kriterierne Når og Hvis. Afviser alle aftaler, opgaver eller memoer, der opfylder kriterierne Når og Hvis. Fjerner kuverten fra papirkurven. Skriv en besked i dialogfeltet Acceptér med kommentar, og klik derefter på OK for at føje Acceptér til listen Handlinger. Skriv en besked i dialogfeltet Afvis me kommentar, og klik derefter på OK fo at føje Slet/Afvis til listen Handlinger Ingen Regler 143

149 Funktion Resultat Trin Flyt til mappe Flytter alle kuverter, der opfylder kriterierne Når og Hvis, til den valgte mappe. Dialogfeltet Flyt kuvert til mappe åbnes. Vælg den mappe, du vil flytte kuverten til, og klik derefter på Flyt fo at føje Flyt til listen Handlinger. Link til mappe Arkivér Markér som privat Sammenkæder alle kuverter, der opfylder kriterierne Når og Hvis til den valgte mappe. Flytter alle kuverter, der Ingen opfylder kriterierne Når og Hvis, til Arkivbiblioteket. Nye kuverter kan ikke arkiveres, så denne funktion er ikke tilgængelig, hvis du har markeret Ny kuvert på rullelisten Begivenhed. Markerer alle kuverter, der opfylder kriterierne Når og Hvis, som private. Dialogfeltet Link kuvert til mappe åbnes. Vælg den mappe, du vil sammenkæde kuverten med, og vælg derefter Link for at føje Link til mapp til listen Handlinger. Ingen 13 Klik på Gem for at gemme ændringer og lukke dialogfeltet Opret regel. 14 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Regler. Aktivere en regel En regel skal være aktiveret, før den kan anvendes i forbindelse med en begivenhed. Når en regel er aktiveret, markeres den med en afkrydsning. Deaktiveret regel Aktiveret regel 1 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Regler for at åbne dialogfeltet Regler. 2 Vælg den regel, du vil aktivere, og vælg derefter Aktivér. Feltet ved siden af reglen er markeret. Aktivér vises, når du vælger en deaktiveret regel. Deaktivér vises, når du vælger en aktiveret regel. 144 Regler

150 Deaktivere en regel Udføre en regel manuelt Når du deaktiverer en regel, kan reglen ikke aktiveres. Reglen findes dog stadig i dialogfeltet Regler, så du kan aktivere den igen. 1 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Regler for at åbne dialogfeltet Regler. 2 Vælg den regel, du vil deaktivere, og vælg derefter Deaktivér. Feltet ved siden af reglen er ikke længere markeret. Hvis du vil aktivere en regel manuelt, skal du først vælge de kuverter eller mapper, reglen skal fungere sammen med, i Indbakken, Udbakken, papirkurven eller et kalender layout. 1 Dobbeltklik på Indbakken, Udbakken, eller papirkurven. 2 Vælg de kuverter på kuvertlisten eller de mapper på mappelisten, du vil anvende reglen på. 3 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Regler for at åbne dialogfeltet Regler. 4 Vælg den regel, du vil aktivere. En regel kan aktiveres manuelt, uafhængigt af om den er aktiveret eller deaktiveret. 5 Klik på Udfør for at aktivere reglen. Regler 145

151 Redigere en regel 1 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Regler for at vise dialogfeltet Regler. 2 Vælg den regel, du vil ændre. 3 Klik på Kopiér, hvis du vil gemme den oprindelige regel. 4 Klik på Redigér, og foretag derefter de ønskede ændringer i dialogfeltet Redigér regel. Se Oprette en regel i dette afsnit. 5 Klik på Gem for at gemme ændringerne, og luk dialogfeltet Rediger regel. 6 Klik på Luk for at lukke dialogfeltet Regler. Ressourcer Begreber Planlægge en ressource Med Ressourcer kan du reservere mødelokaler, diasfremvisere, videomaskiner osv. til møder. Hvis du er ejer af en ressource, er du ansvarlig for at acceptere eller afvise bestillinger på den. Definition af en ressource Ressourcer er kuverter, der kan planlægges til forskellig brug. De kan være alt fra et lokale til en overheadprojektor eller en bil. Den systemansvarlige definerer ressourcer ved at give dem et identificerende navn og tildele dem til brugerne. Når den systemansvarlige opretter en ressourcedefinition, gives alle fuldmagtsrettigheder til ejeren af den pågældende ressource. Ejeren anvender disse fuldmagtsrettigheder til at modtage notifikation om aftaler og til at acceptere eller afvise aftaler. 1 Vælg lokalmenuen Aftale i hovedvinduet, og vælg derefter Møde. 2 Vælg Adressér. 3 Skriv brugerne i felterne Send Til, CC eller BC. 4 Vælg Ressourcer for at se ressourcelisten, dobbeltklik på de ønskede ressourcer, og klik derefter på OK, når du er færdig. 146 Ressourcer

152 Ressourcelisten 5 Vælg Send, når du er færdig med at udfylde kuverten. Give fuldmagt til en ressource 1 Vælg menuen Fil i hovedvinduet, og vælg derefter Fuldmagt, hvis du vil åbne dialogfeltet Fuldmagt. 2 Vælg Brugere for at åbne adressebogen, og vælg derefter Ressourcer for at se ressourcelisten. 3 Dobbeltklik på de ressourcer, du har fuldmagt til, og klik derefter på OK for at lukke adressebogen og vende tilbage til dialogfeltet Fuldmagt. Du kan kun have fuldmagt til ressourcer, der er placeret i dit posthus. 4 Klik på OK, hvis du vil lukke dialogfeltet Fuldmagt og føje ressourcen til fuldmagtslisten. Ressourcer 147

153 Modtage notifikation om en ressource Acceptere og afvise ressourcebestillinger Oprette en automatisk regel til accept eller afvisning af bestillinger på ressourcer 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Abonnér på notifikation, og vælg derefter Tilføj brugere for at åbne adressebogen. 3 Vælg Ressourcer for at se ressourcelisten. 4 Dobbeltklik på den ressource, du ejer, for at anbringe den i feltet Send til, og klik derefter på OK for at lukke adressebogen og anbringe ressourcen i feltet Notifikationsliste. 5 Vælg Abonnér på notifikation, hvis du vil modtage notifikation, når en bruger bestiller ressourcen. 6 Vælg Abonnér på alarmer, hvis du vil modtage notifikation om de aftaler, ressourcen er planlagt til. 7 Klik på OK, når du er færdig, for at lukke dialogfeltet Abonnér på notifikation, og klik derefter på Luk for at lukke dialogfeltet Opsætning. 1 Dobbeltklik på Indbakke i hovedvinduet. 2 Vælg Fuldmagt, og vælg derefter ressourcen. 3 Dobbeltklik på kuverten på kuvertlisten, vælg Acceptér eller Afvis, og vælg derefter Acceptér eller Afvis igen i det dialogfelt, der vises. Som ejer af en ressource har du alle fuldmagtsrettigheder til ressourcen. Du kan derfor oprette regler for ressourcen. Reglerne, der er beskrevet nedenfor, accepterer eller afviser bestillinger på ressourcen. Reglen Acceptér accepterer, hvis ressourcen ikke er optaget på det bestilte tidspunkt. Reglen Afvis afviser, hvis der er en overlapning af aftaler. 1 Vælg menuen Fil i hovedvinduet, og vælg derefter Fuldmagt for at åbne dialogfeltet Fuldmagt. 2 Vælg den ressource, du vil oprette en regel for, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Fuldmagt. 3 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Regler for at åbne regellisten. 4 Vælg Opret, hvis du vil åbne dialogfeltet Opret regel. 5 Skriv Acceptér i feltet Navn til den regel, der accepterer bestillinger på ressourcer. eller Skriv Afvis i feltet Navn til den regel, der afviser bestillinger på ressourcer. 148 Ressourcer

154 6 Vælg Aftale i gruppefeltet Hvis kuverttypen er, og vælg derefter Div. værdier. 7 Vælg Aftale vil ikke overlappe i gruppefeltet Kuvertstatus for reglen Acceptér. eller Vælg Aftale vil overlappe i gruppefeltet Kuvertstatus for reglen Afvis. 8 Klik på OK, hvis du vil lukke dialogfeltet Diverse værdier. 6 Vælg lokalmenuen Tilføj, og vælg derefter Acceptér, hvis du vil åbne dialogfeltet Acceptér med kommentar. eller Vælg lokalmenuen Tilføj, og vælg derefter Slet/Afvis, hvis du vil åbne dialogfeltet Afvis med kommentar. 10 Skriv evt. et svar i feltet Kommentar, og klik derefter på OK, hvis du vil føje Acceptér eller Slet/Afvis til listen Begivenhed. 7 Vælg Gem for at gemme reglen, og klik derefter på Luk, hvis du vil lukke dialogfeltet Regler. Send Send anvendes til at sende en post eller telefonbesked, planlægge en aftale, tildele en opgave eller sende et memo. Fremgangsmåden for afsendelse af kuverter er grundlæggende den samme for alle typer kuverter. Forskellen består i funktionerne, der er specielle for hver enkelt kuvert, f.eks. planlægning af en dato i en aftale eller udfyldning af tekstfeltet Person i en telefonbesked. Yderligere oplysninger om en kuverttype finder du i det afsnit, hvor den pågældende kuverttype beskrives. I afsnittet beskrives også kuverttypens specielle funktioner. Send 149

155 Sende en kuvert Send igen 1 Vælg den kuvert, du vil sende, i hovedvinduet. Du kan enten dobbeltklikke på ikonen eller vælge layoutet i lokalmenuen under ikonen. Med begge fremgangsmåder kan du åbne kuvertlayoutet. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen, dobbeltklik på navnene for at placere dem i feltet Send til, og vælg derefter OK, hvis du ikke kender modtagernes brugerid'er. eller Skriv i feltet Til brugerid'erne, hvis du kender dem, adskilt med et komma. 3 Skriv en forklaring i feltet Emne. 4 Skriv en besked i feltet Besked. 5 Udfyld de tilhørende tekstfelter, hvis kuverten indeholder flere funktioner, f.eks. Prioritet eller Start og Slut dato. Yderligere oplysning om de funktioner, der er tilgængelige for de enkelte kuverttyper, finder du i Aftale, Opgave, Memo eller Telefonbesked. 6 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Vedlæg fil, hvis du vil vedlægge en fil. Vælg filen på listen Filnavn, og klik derefter på OK. Se Bilag. 7 Vælg menuen Send, og vælg derefter Sendfunktioner, hvis ud vil ændre Sendfunktionerne. Angiv de ønskede funktioner for kuverten, og klik derefter på OK. Se Sendfunktioner. 8 Vælg Send, når du har afsluttet kuverten. Med Send igen kan du sende en kuvert, du allerede har sendt til andre brugere. 1 Dobbeltklik på Udbakke i hovedvinduet, og vælg derefter den kuvert, du vil sende igen. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Send igen, hvis du vil åbne den kuvert, du allerede har sendt. 150 Send igen

156 3 Redigér kuverten, og klik derefter på Send. Der vises en besked, hvor du bliver spurgt, om du vil trække den oprindelige kuvert tilbage. 4 Vælg Ja, hvis du vil trække den oprindelige kuvert, du har sendt, tilbage og sende den ændrede kuvert. eller Vælg Nej, hvis du vil beholde den oprindelige kuvert, du har sendt, og sende den ændrede kuvert. Post og telefonbeskeder kan ikke trækkes tilbage, hvis de allerede er åbnet. Aftaler, memoer og opgaver kan trækkes tilbage når som helst. Sendfunktioner Vælge en Sendfunktion Sendfunktioner i menuen Send anvendes til at tilsidesætte de indstillinger for Sendfunktioner, du vælger i Opsætning. Indstillingerne ændres kun for den kuvert, du opretter. De standardindstillinger, du vælger i Opsætning, forbliver de samme. 1 Åbn en kuvert i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Sendfunktioner for at åbne dialogfelt Sendfunktioner til layoutet. Det viste dialogfelt varierer, afhængigt af hvilket layout der er åbent. Sendfunktioner 151

157 Du kan vælge følgende kuvertfunktioner: Funktioner Anvendes i Beskrivelse Statusoplysninger Alle kuverter Du kan indstille status til Ingen, Afleveret, Afleveret og Åbent eller Alle oplysninger. De angivne statusoplysninger vises, når du åbner vinduet Statusinformation for at registrere de kuverter, du har sendt til andre brugere. Prioritet Alle kuverter Du kan angive prioritet som Høj, Standard eller Lav. Kuvertikonen på kuvertlisten er markeret med rød for høj prioritet, med standardfarve for normal prioritet og med grå for lav prioritet. Udløb Post, telefon Du kan indstille udløbsdatoen til Ingen eller angive, at kuverten skal fjernes fra Udbakken og modtagerens Indbakke efter et bestemt antal dage, hvis modtageren endnu ikke har åbnet kuverten. Autoslet Post, telefon Du kan vælge Autoslet, hvis en kuvert, du har sendt automatisk, skal fjernes fra papirkurven, når alle modtagere har slettet kuverten og fjernet den fra papirkurven. 152 Sendfunktioner

158 Funktioner Anvendes i Beskrivelse Notifikation til modtagere Alle kuverter Du kan indstille denne funktion til at give modtagerne besked, når du sender en kuvert. Modtagerne skal køre Notifikation, hvis denne funktion skal fungere. Se Notifikation. Returbesked/ Notifikation Alle kuverter Du kan vælge at modtage notifikation, når kuverten, du har sendt, åbnes, afvises, slettes eller afsluttes. Brug lokalmenuen til at angive, om du vil modtage notifikation, en returbesked eller begge dele. Hvis du vælger en returbesked, vedlægges alle kommentarer til accepterede og afviste kuverter i feltet Besked i returbesked og i vinduet Statusinformation i Udbakken. Svar ønskes Post, telefon Du kan vælge en af disse funktioner, hvis en bestilling på et svar skal vises i feltet Besked i den kuvert, du har sendt. Du kan evt. angive antallet af dage. Hvis du vælger Ingen, vises der ikke en bestilling på et svar i feltet Besked. Avanceret Alle kuverter Oplysninger om avancerede Sendfunktioner finder du i Avanceret opsætning. 3 Klik på OK, når du er færdig med at indstille funktionerne, for at lukke dialogfeltet Sendfunktioner. Sendfunktioner 153

159 Skift layout Skifte layout, mens du opretter en kuvert Med Skift layout kan du skifte til et andet layout, mens et andet kuvertlayout eller kalenderlayout er åbent. 1 Dobbeltklik på en ikon for et kuvertlayout i hovedvinduet for at åbne et layout. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Skift layout for at åbne dialogfeltet Skift layout. 3 Vælg Gruppe eller Personligt. 4 Vælg radioknappen ved siden af det layout, du vil skifte til, og vælg derefter layoutet på listen Layoutnavne, og klik på OK. Alle de oplysninger, du har skrevet i det oprindelige kuvertlayout eller kalenderlayout, overføres til det nye layout. Yderligere oplysninger Skjul menu 154 Skift layout Skifte layout, mens du læser en kuvert Du kan også skifte layout, mens du læser en kuvert, men du kan kun skifte mellem layouttyper. Hvis en bruger f.eks. sender dig en postbesked, kan du skifte til et andet postbeskedlayout, men du kan ikke skifte til et opgavelayout. Skifte kalenderlayout Du kan skifte layout, når et kalenderlayout er åbent, men du kan kun skifte til et andet kalenderlayout. Når du åbner dialogfeltet Skift layout, er alle radioknapper til kuverttypen nedtonet. Med Skjul menu kan du fjerne rullemenulinien og billedteksten i vinduet i et åbent kalenderlayout. Skjul menu kan f.eks. være nyttig, hvis du hele tiden vil kunne se en lille aftaleliste, men ikke vil bruge menuen til at ændre indstillinger i listen.

160 Skjule rullemenulinien Skjult vindue Skjule hovedvinduet Skrifttyper Begreber Vælge en skrifttype til en kuvert 1 Vælg lokalmenuen Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter et kalenderlayout. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Skjul menu for at fjerne rullemenulinien fra det åbne layout. Hvis du vil gendanne menulinien i det åbne layout, skal du højreklikke på layoutbaggrunden eller statuslinien for at se lokalmenuen og derefter vælge Skjul menu. Med Skjult vindue kan du midlertidigt fjerne hovedvinduet fra skærmen. 1 Sørg for, at der findes et åbent layout udover hovedvinduet. 2 Vælg menuen Fil i hovedvinduet, og vælg derefter Skjult vindue. 3 Vælg menuen Vindue, og vælg derefter Hovedvindue for at gendanne hovedvinduet. Med menuen Skrifttyper kan du ændrer skrifttypeattributterne. Ændre vist tekst Med skrifttyper kan du ændre skriftsnittet, skriftformen og punktstørrelsen, du ser i kuverter, du sender og modtager, vinduer (Indbakke, Udbakke, Papirkurv osv.) og i kalenderlayout. Selvom du ændrer skriftsnittet i kuverter, du sender, vil modtageren ikke modtage kuverten med det skriftsnit, du har valgt. Det skriftsnit, modtageren ser, afhænger af, hvilket skriftsnit han eller hun har valgt til visning af kuverter. Selvom skriftsnittet muligvis ikke er det samme, vises attributterne (fed, understreget osv.), når modtageren ser kuverten. 1 Åbn en ny kuvert fra en lokalmenu i hovedvinduet. 2 Vælg feltet Besked, vælg menuen Redigér, vælg Skrift, og vælg derefter Skrifttype. Skjult vindue 155

161 3 Vælg skriftsnittet, skriftformen og punktstørrelsen på listerne Skriftsnit, Skriftform og Punktstørrelse i dialogfeltet Skrifttype. Eksempelfeltet viser det valgte skriftsnit, skriftformen og punktstørrelsen. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Skrifttype. Den tekst, du skriver i feltet Besked, vises med det valgte skriftsnit, skriftformen og punktstørrelsen. Vælge en skærmskrifttype Vælge WPtegn 1 Åbn det vindue eller layout, du vil se, med et nyt skriftsnit eller en ny skriftform eller punktstørrelse. 2 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Skrift for at åbne dialogfeltet Skrifttype. 3 Vælg skriftsnit, skriftform og punktstørrelse på listerne Skriftsnit, Skriftform og Punktstørrelse i dialogfeltet Skrifttype. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Skrifttype. GroupWise indeholder mere end tegn og symboler, der er grupperet i 15 tegnsæt. Hvert nummerede tegnsæt indeholder en bestemt type tegn. Tegnsæt 0 indeholder f.eks. ASCIItegn, og tegnsæt 8 indeholder græske tegn. De fleste af disse tegn vises på en liste i dialogfeltet WordPerfecttegnsæt. Hvert tegn i et sæt er også nummeret. Kombinationen af et nummer på et sæt og nummeret på tegnet identificerer hvert tegn. (italiensk valutasymbol) er f.eks. placeret i tegnsæt 4 og har nummer 61. Tegnet er derfor 4,61. Tegnet i krydset mellem række 60 og kolonne 1 er (nummer 61), så tegnet = 4,61. Hvis du allerede kender nummeret på det tegn, du skal bruge i dokumentet, kan du skrive nummeret i tekstfeltet Nummer i dialogfeltet WordPerfecttegnsæt. 156 Skrifttyper

162 Hvis du skal indsætte tegn i et Emne eller Beskedfelt, skal du gøre følgende: 1 Placér markøren, hvor du skal have tegnet i teksten til at være, vælg menuen Redigér, vælg Skrifttype, og vælg derefter WP Tegn. Vælg et tegnsæt fra denne lokalmenu. Indtast et tegnnummer her. Vælg et tegn. Slet Slette en kuvert Sletter kun kuverter fra Udbakken Sletter en kuvert fra din Udbakke og modtageres Indbakke, der ikke har åbnet kuverten 2 Vælg lokalmenuen Tegnsæt, og vælg derefter det WordPerfecttegnsæt, du skal bruge. 3 Vælg det tegn, du skal bruge, og vælg derefter Indsæt og luk. eller Vælg det tegn, du skal bruge, vælg Indsæt, og vælg derefter et andet tegn. TIP: Du kan også dobbeltklikke på et tegn for at indsætte det. Alle skrifttyper indeholder ikke alle tegn. Afhængigt af den skrifttype, du bruger, vises nogle tegn i tegnsættet ikke i dokumentvinduet. Disse tegn vises med et tomt felt på skærmen. Tegnene kan dog udskrives, hvis printeren understøtter grafisk. Med Slet kan du fjerne tekst eller en kuvert fra kalenderen, Indbakken, Udbakken, hylden eller bilag. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke eller Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg den kuvert, du vil slette. 3 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Slet. Hvis du har slettet en kuvert fra Indbakken eller kalenderen, slettes kuverten og placeres i papirkurven. Hvis du har slettet en kuvert fra Udbakken, vises dialogfeltet Slet kuvert. Sletter en kuvert fra alle modtageres Indbakke, hvis kuverten ikke er åbnet Slet 157

163 4 Vælg en funktion, og klik derefter på OK for at placere kuverten i papirkurven. VIGTIGT: Hvis du sletter en aftale, opgave eller et memo fra Udbakken, og vælger Alle Indbakker eller Alle postkasser, fjernes elementet fra alle brugeres kalender, selv hvis de allerede har åbnet og accepteret kuverten. Slette tekst Yderligere oplysninger Stavekontrol Du kan slette tekst i en kuvert, når du opretter den. 1 Vælg den tekst, du vil slette. 2 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Slet. Slette flere kuverter Du kan trykke på Skift, klikke eller trykke på Ctrl og klikke på de ønskede kuverter, hvis du vil slette flere kuverter på én gang. Vælg den første kuvert, du vil slette, på listen, og tryk derefter på Skift og klik derefter på den sidste kuvert, du vil slette. Alle kuverter i det markede område slettes. Tryk på Ctrl og klik, hvis du vil vælge flere kuverter, der ikke er placeret i et markeret område. Trække kuverter til papirkurven Du kan trække en kuvert, du vil slette, fra Indbakken, Udbakken eller et kalenderlayout, og slippe den over ikonen Papirkurv i hovedvinduet. Se Papirkurv. Med Stavekontrol kan du kontrollere, om der findes stavefejl, dobbelte forekomster af ord og versalfejl i tekstfelterne i de kuverter, du sender. Du vælger selv de ordbøger, der skal bruges, ved hver stavekontrol. Søge i ordbøger med Stavekontrol Stavekontrol søger i to typer ordbogsfiler: hovedordbøger og supplerende ordbøger. Når du stavekontrollerer et dokument, kontrollerer Stavekontrol først, om et ord eller en sætning findes i de supplerende ordbøger, du opretter og tilpasser. Hvis ordet ikke findes i de supplerende ordbøger, kontrollerer Stavekontrol ordlisterne eller reglerne i de valgte hovedordbøger. Hovedordbøger Filen med hoveordbogen, der leveres sammen med GroupWise, er en *.LEXfil. Se Filnavne til ordbøger i Yderligere oplysninger i dette afsnit. Du kan kæde op til ni kompatible hovedordbogsfiler sammen med hovedordbogen. Se Sammenkæde ordbøger i Yderligere oplysninger i dette afsnit. 158 Stavekontrol

164 Supplerende ordbøger Du kan oprette supplerende ordbøger, der omfatter opslagsord og sætninger, som Stavekontrol skal ignorere, erstatte eller angive erstatninger for. Du kan også føje ord og sætninger til en supplerende ordbog, mens du udfører en stavekontrol. Når Stavekontrol f.eks. stopper ved et ord, du ved, er stavet rigtigt (f.eks. dit efternavn), kan du føje ordet til de supplerende ordbøger, du bruger. Stavekontrollere en tekst i en kuvert 1 Anbring indsætningspunktet i det tekstfelt, du vil stavekontrollere. 2 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Stavekontrol. 3 Vælg den tekst, du vil stavekontrollere, de ordbøger, du vil søge i, og andre funktioner, du vil bruge, fra menuerne Kontrollér, Ordbog og Funktioner. TIP: De indstillinger du vælger i menuerne Kontrollér, Ordbog og Funktioner til én stavekontrol, gælder, hver gang du udfører en stavekontrol, indtil du ændrer indstillingerne. Se Vælge en tekst, der skal kontrolleres, Vælge ordbøger til stavekontrol og Bruge funktioner i Stavekontrol i dette afsnit. 4 Vælg den supplerende ordbog, du vil føje ord til under en stavekontrol, på lokalmenuen Føj ord til. 5 Klik på Start. Ord eller sætning, der markeres af Stavekontrol Erstatninger for ord og sætninger, der foreslås af Stavekontrol Funktioner, der er tilgængelige under en stavekontrol 6 Vælg én af funktionerne, der beskrives i nedenstående tabel, når Stavekontrol vælger et ord eller en sætning. TIP: Du kan også klikke på et markeret ord eller en markeret sætning i tekstfeltet, redigere teksten og derefter klikke på Fortsæt for at fortsætte stavekontrollen. 7 Klik på Ja for at afslutte Stavekontrol, når du har udført en stavekontrol, eller klik på Luk for at afslutte Stavekontrol, før du har udført en stavekontrol. Stavekontrol 159

165 Funktion Erstat ord Ignorér Ignorér alle Tilføj Forslag Fortsæt Beskrivelse Erstatter ordet eller sætningen med den tekst, der er angivet i tekstfeltet Erstat med. Du kan vælge én af kuverterne på listen Forslag eller redigere ordet eller sætningen i tekstfeltet. Ignorerer én forekomst af ordet eller sætningen. Ignorerer alle forekomster af ordet eller sætningen under den aktuelle stavekontrol. Føjer ordet eller sætningen til den ordbog, der er valgt på lokalmenuen Føj ord til. Viser eventuelle yderligere ord eller sætninger på listen Forslag. Giver dig mulighed for at fortsætte en uafsluttet stavekontrol. Lynkorrektur Giver dig mulighed for at tilføje en erstatning for det ord, der er stavet forkert. Se Lynkorrektur. Vælge en tekst, der skal kontrolleres Du kan angive en del af en tekst, som Stavekontrol skal kontrollere ved at vælge teksten, før du vælger funktionen Stavekontrol. 1 Åbn Stavekontrol. 2 Vælg menuen Kontrollér, og vælg derefter Ord eller Skrivefelt. Funktionen Ord kontrollerer det ord, der er nærmest indsætningspunktet. Funktionen Skrivefelt kontrollerer hele skrivefeltet. TIP: Sætning, Afsnit, Side, Dokument, Til slut på dokument og Antal sider er ikke tilgængelige som funktioner i GroupWise. Vælge ordbøger til stavekontrol Du kan vælge kæden af hovedordbogsfiler og supplerende ordbogsfiler, som Stavekontrol skal søge i, mens du kører en stavekontrol. 1 Vælg et tekstfelt, vælg menuen Speciel, og vælg derefter Stavekontrol. 2 Vælg menuen Ordbog, og vælg derefter Hoved. eller Vælg menuen Ordbog, og vælg derefter Supplerende. 3 Vælg Sprog, vælg et sprog, og klik derefter på OK. 160 Stavekontrol

166 Medmindre du har en hovedordbog med filtypenavnet.lex til det valgte sprog, kan du ikke oprette en ordbogskæde til det pågældende sprog. 4 Vælg på listen Ordbøger i søgerækkefølge den placering, hvor en ordbog skal tilføjes, vælg Tilføj, vælg et filnavn for en ordbog, og klik derefter på OK. eller Vælg et filnavn til en ordbog på listen Ordbøger i søgerækkefølge, vælg derefter Slet for at fjerne filnavnet fra kæden. Denne handling sletter ikke filen fra det katalog, du gemmer ordbogsfilerne i. 5 Klik på Luk. Rækkefølgen af filnavne på listen Ordbøger i søgerækkefølge definerer den rækkefølge, Stavekontrol bruger til at søge i en ordbogskæde. Du kan slette og genindsætte filnavnene på listen igen for at ændre søgerækkefølgen. Oprette nye supplerende ordbogsfiler Redigere en supplerende ordbog Du kan oprette nye supplerende ordbogsfiler i det samme dialogfelt til et katalog som det, du bruger til at vælge og sammenkæde de ordbogsfiler, du vil bruge til en stavekontrol. 1 Vælg et tekstfelt, og vælg derefter Stavekontrol i menuen Speciel. 2 Vælg menuen Ordbog, og vælg derefter Supplerende. 3 Vælg på listen Ordbøger i søgerækkefølge den placering, hvor den nye ordbogsfil, du opretter, skal tilføjes. 4 Vælg Opret, angiv det nye filnavn i tekstfeltet Filnavn, og klik derefter på OK. Yderligere oplysninger om tilføjelse af ord og sætninger til nye og eksisterende supplerende ordbogsfiler finder du i afsnittet Redigere en supplerende ordbog nedenfor. Du kan slette, redigere eller tilføje ord og sætninger i en supplerende ordbog. 1 Vælg et tekstfelt, vælg menuen Speciel, og vælg derefter Stavekontrol. 2 Vælg menuen Ordbog, og vælg derefter Supplerende. 3 Vælg en supplerende ordbogsfil, og vælg derefter Redigér. 4 Vælg det ord eller den sætning, du vil slette, på listen Opslagsord, vælg Slet, og klik derefter på Ja. eller Vælg det ord eller den sætning, du vil redigere på listen Opslagsord, vælg Redigér, angiv ændringerne, og klik derefter på OK. Stavekontrol 161

167 eller Vælg Tilføj, skriv det ord eller den sætning, du vil føje til den supplerende ordbog, og vælg derefter en funktion. Du kan angive erstatninger og alternativer. Vælg Tilføj for at tilføje yderligere kuverter, eller klik på OK for at afslutte, hvis du er færdig. 5 Klik på Luk. Yderligere oplysninger om de funktioner, der er tilgængelige i dialogfelterne Redigér ord/sætning og Tilføj ord/sætning finder du i afsnittet Definere ord, der skal ignoreres, Definere erstatninger for ord og sætninger og Definere alternativer nedenfor. Definere ord, der skal ignoreres Definere erstatninger for ord og sætninger Du kan angive de ord, funktionen Stavekontrol skal ignorere under en stavekontrol, ved at føje dem til en supplerende ordbog. Du kan f.eks. definere produktnavne og personnavne i virksomheden som ord, der skal ignoreres. Du kan også angive, hvilke bogstaver i et ord der skal skrives med stort eller småt, ved at definere det som et ord, der skal ignoreres. Se Forskel på store og små bogstaver i Yderligere oplysninger i dette afsnit. 1 Vælg et tekstfelt, vælg menuen Speciel, og vælg derefter Stavekontrol. 2 Vælg menuen Ordbog, og vælg derefter Supplerende. 3 Vælg en supplerende ordbog, vælg Redigér, og vælg derefter Tilføj. 4 Vælg Ignorér, og angiv derefter det ord eller den sætning, Stavekontrol skal ignorere, i tekstfeltet Ord. 5 Vælg Tilføj for at føje ord eller sætninger til den supplerende ordbog, eller klik på OK for at afslutte dialogfeltet. Hvis der findes et ord eller en sætning, du tit skriver forkert, kan du definere et korrekt stavet ord eller en korrekt stavet sætning som erstatning i en supplerende ordbog. Du kan f.eks. angive hvis som erstatning for hivs. Du kan også angive erstatninger for ord f.eks. forkortelser eller akronymer, i form af ord eller sætninger, der er skrevet. Du kan f.eks. angive Random Access Memory som erstatning for akronymet RAM. 1 Vælg et tekstfelt, vælg menuen Speciel, og vælg derefter Stavekontrol. 2 Vælg menuen Ordbog, og vælg derefter Supplerende. 3 Vælg en supplerende ordbog, vælg Redigér, og vælg derefter Tilføj. 4 Vælg Erstatning. 5 Angiv det ord eller den sætning, Stavekontrol skal erstatte, i tekstfeltet Opslagsord. 162 Stavekontrol

168 6 Angiv det ord eller den sætning, Stavekontrol skal foreslå som erstatning, i tekstfeltet Erstatningsord. 7 Vælg Tilføj for at føje yderligere ord eller sætninger til den supplerende ordbog, eller klik på OK for at afslutte dialogfeltet, og klik derefter på Luk, indtil du vender tilbage til Stavekontrol. TIP: Du kan angive, om Stavekontrol skal spørge dig om, om der skal foretages definerede erstatninger, eller om Stavekontrol skal foretage erstatningerne automatisk, mens du udfører en stavekontrol. Vælg Autoerstat i menuen Funktioner for at få Stavekontrol til at foretage erstatningerne automatisk. Definere alternativer Hvis der findes bestemte ord eller sætninger, du vil undgå brugen af, kan du definere en liste med alternative ord og sætninger i de supplerende ordbøger. Stavekontrol viser de angivne alternativer som forslag, når den finder de ord, du vil undgå, under en stavekontrol. Hvis du f.eks. vil begrænse brugen af kønsbestemte termer, f.eks. talsmand, kan du definere alternativer, f.eks. talsperson og repræsentant. Du kan også angive den tekst, Stavekontrol skal vise som en kommentar (f.eks. "denne term er kønsbestemt og skal derfor undgås"). 1 Vælg et tekstfelt, vælg menuen Speciel, og vælg derefter Stavekontrol. 2 Vælg menuen Ordbog, og vælg derefter Supplerende. 3 Vælg en supplerende ordbog, vælg Redigér, og vælg derefter Tilføj. 4 Vælg Alternativer. 5 Angiv det ord eller den sætning, Stavekontrol skal vise alternativer for, i tekstfeltet Opslagsord. 6 Angiv et alternativt ord eller en alternativ sætning i tekstfeltet Alternativ, og vælg derefter Indsæt. Gentag dette trin, indtil alle alternativerne er vist på listen Mulige alternativer. 7 Vælg Tilføj for at føje yderligere ord eller sætninger til den supplerende ordbog, eller klik på OK for at afslutte dialogfeltet. Stavekontrol 163

169 Bruge funktioner i Stavekontrol 1 Vælg et tekstfelt, der skal stavekontrolleres. 2 Vælg menuen Speciel, vælg Stavekontrol, og vælg derefter Funktioner. 3 Vælg eller fravælg de funktioner, der vises i nedenstående tabel. Funktion Ord med tal Dobbeltord Versalfejl Autoerstat Autostart Beskrivelse Vælger ord, der består af bogstaver og tal, som mulige fejl. Vælger dobbelte forekomster af ord, f.eks. den den som mulige fejl, og foreslår ét af ordene i tekstfeltet Erstat med. Vælger ord, der indeholder store bogstaver, der er placeret mellem små bogstaver, f.eks. den, som mulige fejl. Udfører automatisk erstatninger, der er defineret i de valgte supplerende ordbøger. Når du erstatter et ord eller en sætning under en stavekontrol, erstatter Stavekontrol også automatisk alle forekomster af det pågældende ord eller den pågældende sætning i den tekst, der kontrolleres. Starter automatisk stavekontrol, når du aktiverer Stavekontrol. Hvis du allerede har valgt en tekst, starter stavekontrollen automatisk, selvom du ikke har valgt Autostart. Lynkorrekturordbog Aktiverer Lynkorrekturordbogen, så Stavekontrol kan bruge listen Lynkorrektur under en stavekontrol. Bip ved stavefejl Bipper, når funktionen Stavekontrol markerer et ord, som ikke er fundet. TIP: Udvidet kontrol, Kontrollér teksten igen og Dokumentordbog er designet til WordPerfectdokumenter og er ikke tilgængelige i GroupWise. Yderligere oplysninger Genvej til Tilføj ord/ordmønster Du kan også bruge en genvej til at åbne dialogfeltet Tilføj ord/ordsætning for at føje ord til en supplerende ordbog. Før du vælger Start for at starte en stavekontrol, skal du vælge den ordbog, du vil føje ord til, på lokalmenuen Føj ord til, og derefter vælge Tilføj. Se Redigere en supplerende ordbog i dette afsnit. 164 Stavekontrol

170 Stavekontrol og grammatiske fejl Stavekontrol kan ikke opdage en fejl, der er forårsaget af ord, der er stavet korrekt i en forkert kontekst. Hvis du f.eks. skriver den hus i stedet for det hus, registrerer Stavekontrol ikke denne grammatiske fejl, da den og det er gyldige ord og begge er stavet korrekt. Forskel på store og små bogstaver Du kan angive, at der er i et ord skal indgå store eller små bogstaver eller begge dele ved at definere ordet (skrevet med de ønskede bogstaver) som et ord, der skal ignoreres i en supplerende ordbog. Se Definere ord, der skal ignoreres i dette afsnit. Hvis det ord, du definerer, bruges i dokumentet med en anden anvendelse af store eller små bogstaver, end den, der er angivet, markeres det pågældende ord af Stavekontrol som en versalfejlforskel. Sammenkæde ordbøger Med Stavekontrol kan du oprette kæder med hovedordbøger og supplerende ord, der indeholder op til ti ordbøger i hver kæde. Se Vælge ordbøger til stavekontrol i dette afsnit. Du kan sammenkæde op til ni kompatible tredjepartsordbøger med hovedordbogen. Hvis du f.eks. arbejder i medicinalbranchen, kan du medtage en kompatibel medicinsk ordbog i kæden med hovedordbøger. Ordbøger med ordlister og algoritmer Der findes to former for hovedordbøger i Stavekontrol. Det er enten en ordliste eller en algoritmisk ordbog. Den type ordbog, der er tilgængelig, afhænger af det sprog, du bruger. En hovedordbog, der er baseret på en ordliste, giver dig mulighed for at kontrollere den korrekte stavemåde ved at sammenligne hvert ord i dokumentet med ordlisten i ordbogen. En algoritmisk ordbog bruger regler i stedet for ord til at udføre stavekontrollen. Filnavne til ordbøger Hovedordbøger er filer af typen *.LEX. Et almindeligt.lexfilnavn kan være: YYXX.LEX, hvor XX angiver sprogkoden og YY angiver programkoden. WPUS.LEX er f.eks. den amerikanske version af en ordbog, der leveres sammen med GroupWise. WPES.LEX er den spanske version. Navnet på den supplerende ordbog, der leveres sammen med Stavekontrol, er YYSPELXX.SUP, hvor XX angiver sproget, og YY angiver programkoden. Når du navngiver andre supplerende ordbogsfiler, kan det være nyttigt at bruge et.supfiltypenavn. Hvis du arbejder på et netværk, ser filtypenavnet for den supplerende ordbog ud på følgende måde: XXXXX.SUP (XXXXX angiver netværksinitialerne). Stavekontrol 165

171 Internationale ordbøger Hovedordbogen er en fil med filtypenavnet *.LEXfil, der er medtaget som en del af et sprogmodul. Sprogmoduler er tilgængelige på følgende sprog: Katalansk (CA) Dansk (DK) Hollandsk (NL) EngelskAustralien (OZ) EngelskStorbritannien (UK) EngelskCanada (CE) EngelskUSA (US) Finsk (SU) FranskCanada (CF) FranskFrankrig (FR) TyskTyskland (DE) TyskSchweiz (SD) Islandsk (IS) Italiensk (IT) Norsk (NO) PortugisiskBrasilien (BR) PortugisiskPortugal (PO) Spansk (ES) Svensk (SV) Hvis du vil købe et internationalt sprogmodul, skal du kontakte den lokale autoriserede forhandler. Hvis der ikke findes et sprogmodul for det sprog, du vil bruge, kan du oprette din egen supplerende ordbog. Se Oprette nye supplerende ordbogsfiler og Redigere en supplerende ordbog i dette afsnit. 166 Stavekontrol

172 Svar Svar Med Svar kan du svare den person, der har sendt en kuvert til dig, direkte. Når du svarer, åbnes et nyt postlayout, og det sendes til den person, du svarer. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter den kuvert, du vil besvare. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Svar for at åbne dialogfeltet Svar. 3 Vælg Svar til afsender, hvis du kun vil svare afsenderen. eller Vælg Svar til alle (afsender og modtagere), hvis du vil svare afsenderen og alle de personer, kuverten er sendt til. 4 Vælg Medtag besked fra afsender, hvis du vil medtage den oprindelige besked. 5 Klik på OK, skriv beskeden, og klik derefter på Send. Yderligere oplysninger Synonymordbog Begreber Redigere felterne til svaradresse og emne Du kan redigere tekstfelterne til svaradresse og emne. Hvis du ikke vil svare alle men kun én eller to brugere, som den oprindelige kuvert blev adresseret til, kan du f.eks. slette disse brugere fra feltet Til. Du kan også klippe brugere fra tekstfeltet Til og indsætte dem i tekstfelterne CC eller BC. Se Udklipsholder. Med synonymordbogen kan du søge efter synonymer eller antonymer for ord i det tekstfelt i den kuvert, du sender. Synonymordbogen er et særskilt program. Du kan åbne det i GroupWise eller fra Windows Programstyring. Opslagsord, henvisninger og undergrupper Når synonymordbogen viser alternativer til et ord, er de opstillet som opslagsord, henvisninger og undergrupper. Svar 167

173 Opslagsord Undergruppe Henvisning Et opslagsord er et ord, der kan slås op i synonymordbogen. Ordene under opslagsordet er inddelt i navneord (n), verber (v), adjektiver (a) og antonymer (ant) og kaldes henvisninger. En henvisning, der er markeret med et punkttegn ( ), er et opslagsord, der, hvis det vælges, viser andre henvisninger. Henvisninger kan også opdeles i undergrupper, der svarer til forskellige betydninger af opslagsord. Undergrupperne vises under opslagsordene. Slå ord op i synonymordbogen 1 Flyt musmarkøren til det ord, du vil slå op. 2 Vælg menuen Speciel, og vælg derefter Synonymordbog. 3 Vælg en eller flere af funktionerne i dialogfeltet Synonymordbog. Funktionerne beskrives i tabellen nedenfor. Funktion Beskrivelse Ordbog Skifter synonymordbog. Redigér Opslag Hjælp Erstat Slå op Ændrer indholdet i tekstfeltet Ord. Du kan klippe eller kopiere markeret tekst fra tekstfeltet til Udklipsholder, eller du kan indsætte tekst fra Udklipsholder til tekstfeltet. Markér alt vælger teksten i tekstfeltet. Med Fortryd annulleres den sidste ændring, du har foretaget, i tekstfeltet. Viser en liste over aktive opslagsord. Giver adgang til onlinehjælp til synonymordbogen. Erstatter et ord i dokumentet med et ord fra synonymordbogen. Slår et markeret opslagsord op eller et ord, du skriver i tekstfeltet. 4 Klik på listen med henvisninger, hvis du vil slå et andet ord op. 5 Klik på Luk for at lukke synonymordbogen og vende tilbage til dokumentet. 168 Synonymordbog

174 Yderligere oplysninger Systemfarver Sæt alarm Flytte mellem kolonner Hvis du vil flytte mellem kolonner, skal du klikke på pilknapperne til venstre og til højre nederst til venstre i dialogfeltet Synonymordbog. Hvis du vil rulle ned gennem ordhenvisningerne, skal du bruge rullepilene på højre side af hver kolonne. Du skal dobbeltklikke på et opslagsord for at slå det op. Ordet findes ikke Hvis det ord, du søger efter, ikke findes i synonymordbogen, vises beskeden "Ord ikke fundet" nederst i dialogfeltet. International synonymordbog Hovedfilen til synonymordbogen, som har filtypenavnet.ths, indeholder også internationale programpakker og sprogmoduler. Med Systemfarver kan du bestemme, om farverne i dialogfelterne i GroupWise styres af Windows Kontrolpanel eller af GroupWise. Hvis du f.eks. har brugt Windows Kontrolpanel til at vise vinduerne og dialogfelterne med blåt, så vises vinduerne og dialogfelterne også med blåt. Som standard vises systemfarver. Hvis du vil fjerne systemfarverne, skal du gøre følgende: 1 Vælg et kuvertlayout i en lokalmenu i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Systemfarver for at deaktivere denne funktion. Hvis du senere vil vende tilbage til systemfarverne, skal du vælge menuen Vis og derefter vælge Systemfarver. Sæt alarm anvendes til at indstille alarmnotifikation til en planlagt aftale. Hvis du har valgt Sæt alarm når accepteret i Aftaletidspunkter, er det ikke nødvendigt at sætte en alarm, hver gang du accepterer en aftale. VIGTIGT: Notifikation skal køre, hvis alarmen skal fungere. Systemfarver 169

175 Sætte en alarm Du kan klikke på pilene for at ændre antallet i tekstfeltet Timer før. 1 Dobbeltklik på Kalender i hovedvinduet, og dobbeltklik derefter på en aftale, du allerede har accepteret. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Sæt alarm. Du kan klikke på pilene for at ændre antallet i tekstfeltet Minutter før. 3 Skriv det antal timer før aftalen, du vil have besked. 4 Skriv det antal minutter før aftalen, du vil have besked. Hvis du f.eks. vil have besked 10 minutter før aftalen, skal du skrive 0 timer, 10 minutter. 5 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Sæt alarm og vende tilbage til aftalen. Indstille en alarm til at starte et program Du kan indstille en alarm til at åbne en fil eller køre et program, når alarmen starter. Du kan f.eks. indstille en aftale til at sikkerhedskopiere filer, når du ikke er på arbejde, men computeren er tændt. 1 Vælg lokalmenuen Aftale, og vælg derefter en personlig aftale. 2 Skriv alle de oplysninger, herunder den dato og det klokkeslæt, hvor programmet skal starte. Se Aftale. 3 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Sæt alarm for at åbne dialogfeltet Sæt alarm. 4 Skriv hele stien til det program, du vil starte, i tekstfeltet Program, der skal startes, når alarm lyder. Klik på mappeikonen ved siden af tekstfeltet for at åbne dialogfeltet Vælg fil. 5 Vælg det program, du vil starte, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Vælg fil. 6 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Sæt Alarm, og klik derefter på OK for at planlægge aftalen. Du kan også starte makroer ved at indsætte et makronavn som det program, der skal startes. 170 Sæt alarm

176 Sæt dato Sæt dato bruges til at vælge en dato til et møde, et memo eller en opgave. 1 Åbn et aftale, memo eller opgavelayout i hovedvinduet. 2 Vælg menuen Send, og klik derefter på Sæt dato for at åbne dialogfeltet Sæt dato. Du kan vælge en dato ved at klikke på en dag i månedskalenderen. Med knapperne med dobbeltpile kan du vælge et tidligere eller kommende år. Med Dags dato kan du vælge den aktuelle dag i månedskalenderen. Med Autodato kan du planlægge tilbagevendende aftaler, memoer eller opgaver. Med knapperne med enkeltpile kan du vælge en tidligere eller kommende måned. 3 Vælg den ønskede dato, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Sæt dato og vise datoen i layoutet. 4 Klik på Send eller OK, når du har indtastet oplysningerne. Søg Begreber Med Søg kan du søge efter kuverter eller tekst i Indbakken, Udbakken, papirkurven eller kalenderen, der svarer til et bestemt mønster. Søge efter tekst Søgetekst er en anden betegnelse for den tekst, du vil finde. Søgetekst kan indeholde en hvilken som helst kombination af bogstaver, tal, mellemrum eller symboler (f.eks. &, % eller +). I GroupWise skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du f.eks. vil søge efter alle memoer, kan du skrive memo som søgetekst i stedet for at skrive ordet (Memo) på præcis den måde, det vises på skærmen. Søge efter en kuvert 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke, Papirkurv eller Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg de mapper, du vil søge i, og vælg derefter den første kuvert på kuvertlisten. Vælg den aftale, memo eller opgaveliste, du vil søge i, hvis du befinder dig i et kalenderlayout. Hvis du ikke vælger en mappe, søger GroupWise i alle kuverterne i rodmappen. 3 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Søg for at åbne dialogfeltet Søg. Sæt dato 171

177 4 Indtast oplysninger i tekstfeltet Fra, hvis du har åbnet Indbakken, eller i feltet Tiltekst, hvis du har åbnet Udbakken, og indtast derefter teksten i feltet Emnetekst eller Besked. 5 Vælg Søg næste for at søge fremad fra den valgte kuvert eller Søg forrige for at søge tilbage fra den valgte kuvert. Et dialogfelt viser, at søgningen er i gang. Du kan annullere søgningen, før den er afsluttet. GroupWise vælger den første kuvert, der opfylder søgningsbetingelserne. Hvis du vil søge efter andre kuverter, der opfylder søgningsbetingelserne, skal du vælge menuen Redigér og derefter vælge Søg næste eller Søg forrige for at søge fremad eller tilbage. Søge efter tekst i en kuvert 1 Åbn den kuvert, du vil søge i, og klik på feltet Besked. 2 Vælg menuen Redigér, og vælg derefter Søg. 3 Angiv den tekst, du vil søge efter i tekstfeltet Besked, og vælg derefter Søg næste. GroupWise fremhæver den næste forekomst af teksten i beskeden. 172 Søg

178 Yderligere oplysninger Jokertegn Du kan anvende følgende jokertegn i søgeteksten: Tegn Navn Forklaring * Stjerne Svarer til nul eller flere tegn.? Spørgsmålstegn Svarer til et tegn.! Ikketegn Giver dig mulighed for at udelukke et eller flere ord i en søgning. Hvis du søger efter!anders i feltet Fra, finder du alle de kuverter, der ikke er fra Anders., eller Ellertegn Giver dig mulighed for at medtage flere kuverter i søgestrengen og kan bruges skiftevis. Hvis du søger efter Poul i tekstfeltet Fra og Svend Helle i tekstfeltet Besked, finder du kuverter, der er fra Poul om Svend og/eller Helle. & eller mellemrum Ogtegn Giver dig mulighed for at kombinere to tekststrenge i en søgning. Hvis du søger efter David & Susanne i tekstfeltet Emne, finder du kuverter, der indeholder strengene David og Susanne i emnefeltet. Telefonbesked Med Telefonbesked kan du udfylde og sende oplysninger om en telefonsamtale eller et besøg på kontoret. Layoutet til telefonbesked er indeholder tekst og afkrydsningsfelter, der svarer til oplysningerne på de fleste telefonbeskedblokke. Telefonbesked 173

179 Afsende en telefonbesked Felter til oplysninger om personen, der har ringet. Beskedfelt Knap med ikon for fuldmagt Læse en telefonbesked 1 Dobbeltklik på Telefonbesked i hovedvinduet. 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 3 Dobbeltklik på det brugerid, du vil anbringe i feltet Send, og klik derefter på OK for at lukke adressebogen og indsætte navnet i feltet Til i telefonbeskeden. 4 Skriv evt. oplysninger om den person, der har ringet, i oplysningsfelterne. 5 Vælg de afkrydsningsfelter, der vedrører beskeden. 6 Skriv en besked i feltet Besked, og klik derefter på Send. Kuverten anbringes i Indbakken til den bruger, der er angivet i feltet Til. Kuverten anbringes også i Udbakken. 1 Dobbeltklik på Indbakke i hovedvinduet. Afkrydsningsfelter til beskeden Knap med ikon for adressebogen Knap med ikon for bilag Telefonbeskeder markeres med en ikon for en telefon. Når først kuverten er åbnet, løftes telefonrøret på telefonen. Denne telefonbesked er åbnet. Denne telefonbesked er ikke åbnet. 2 Dobbeltklik på den telefonbesked, du vil åbne. 3 Klik på Luk, når du er færdig. 174 Telefonbesked

180 Yderligere oplysninger Udbakke Begreber Holde en telefonbesked privat Hvis du vil forhindre dine fuldmagtsindehavere i at læse dine telefonbeskeder, skal du vælge menuen Funktioner og derefter vælge Markér som privat, når du opretter telefonbeskeden, eller når du modtager den. Fuldmagtsindehavere kan ikke få adgang til kuverter, der er markeret som privat, medmindre du angiver på adgangslisten, at de kan. Se Adgangsliste. Vedlægge filer og lyde Du kan lægge et ubegrænset antal filer og lydbilag ved en telefonbesked. Se Bilag og Lyd. Med Udbakke kan du se og læse kuverter, trække kuverter tilbage og få oplysninger om kuverter, du sender til andre brugere. GroupWisepostkassen Alle kuverter, uanset om du har sendt eller modtaget dem, gemmes i GroupWisepostkassen på netværket. På samme måde som en postbakke på dit skrivebord kan GroupWisepostkassen deles op i tre bakker: én bakke til udgående kuverter, én til indgående kuverter og én til personlige kuverter. Udbakken giver dig mulighed for at se udgående kuverter. Lister i Udbakke Udbakken indeholder to listerén til kuverter og én til mapper. Med kuvertlisten kan du se de kuverter, du har sendt. Mappelisten viser alle mapperne. Du kan flytte kuverter til mapper for at organisere korrespondance. Se Mapper. Mappelisten Kuvertlisten Viser modtagerne Ikonerne angiver kuverttypen. Viser teksten fra feltet Emne i kuverten. Kolonner i kuvertlisten Kolonnerne i kuvertlisten indeholder oplysninger om de kuverter, du har sendt. Du kan tilpasse kolonnerne i kuvertlisten. Se Yderligere oplysninger i dette afsnit. Viser datoen og tidspunktet, hvor kuverten er afsendt Viser den kuverttype, du har sendt Udbakke 175

181 Læse en kuvert Sende en kuvert igen Spore kuvert 1 Dobbeltklik på Udbakke i hovedvinduet. Nye kuverter, du sender, placeres i mappen Postkasse. Når du åbner Udbakken, vælges mappen Postkasse. 2 Vælg kuverten, vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Læs. 3 Når du er færdig med at læse kuverten, skal du klikke på Luk. 1 Dobbeltklik på Udbakke i hovedvinduet. Nye kuverter, du sender, placeres i mappen Postkasse. Når du åbner Udbakken, vælges mappen Postkasse. 2 Vælg den kuvert, du vil sende igen. 3 Vælg menuen Send, og vælg derefter Send igen for at åbne kuverten. Du kan ændre kuverten, hvis det er nødvendigt, f.eks. ændre adresser, emne, besked, start og sluttidspunkt, funktioner osv. 4 Vælg Send. Dialogfeltet Send igen vises, og du bliver spurgt, om du vil trække den oprindelige kuvert tilbage. 5 Klik på Ja, hvis du vil trække den oprindelige kuvert tilbage, eller klik på Nej, hvis du ikke vil trække den oprindelige kuvert tilbage. Når du har klikket på Ja eller Nej, sendes den redigerede kuvert. Post og telefonbeskeder, der er trukket tilbage, kan kun slettes fra modtagerens Indbakke, hvis beskederne endnu ikke er åbnet. Aftaler, opgaver og memoer kan trækkes tilbage når som helst. 1 Dobbeltklik på Udbakke i hovedvinduet. Nye kuverter, du sender, placeres i mappen Postkasse. Når du åbner Udbakken, vælges mappen Postkasse. 2 Dobbeltklik på den kuvert, du vil spore. Statusinformation viser, hvem kuverten er sendt til, og de handlinger, modtagerne har udført (f.eks. åbnet, fuldført eller slettet i kuverten). Se Info. 176 Udbakke

182 Trække en kuvert tilbage Yderligere oplysninger 1 Dobbeltklik på Udbakke i hovedvinduet. Nye kuverter, du sender, placeres i mappen Postkasse. Når du åbner Udbakken, vælges mappen Postkasse. 2 Vælg den kuvert, du vil trække tilbage. 3 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Slet for at åbne dialogfeltet Slet kuvert. 4 Vælg Alle indbakker for at fjerne kuverten fra modtagernes Indbakke og efterlade den i din Udbakke. Vælg Alle postkasser for at slette kuverten fra modtagernes Indbakke og fra din Udbakke. VIGTIGT: Post og telefonbeskeder, der er åbnet af modtagerne, slettes ikke. Aftaler, memoer og opgaver kan trækkes tilbage når som helst. 5 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Slet kuvert og trække kuverten tilbage. Redigere kolonneoverskrifter Du kan sortere kolonnerne i kuvertlisten efter forskellige kriterier, vende sorteringsordnen og fjerne kolonner fuldstændigt. Opgave Trin Tip Sortér efter en anden kolonne. Omvendt sorteringsorden. Flyt en kolonne. Udvid en kolonne. Vælg menuen Vis, og vælg derefter Sortér for at åbne dialogfeltet Sortér. Vælg den kuvert, du vil sortere efter, og klik derefter på OK. Vælg menuen Vis, og vælg derefter Sortér for at åbne dialogfeltet Sortér. Vælg Faldende, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Sortér. Træk kolonneoverskriften hen til en ny placering i overskriftsrækken. Træk linien, der deler de to kolonner, til kolonnen er bredere. Standardindstillingen er Sortér efter dato. Standardindstillingen er stigende orden (første til sidste). Når du anbringer musmarkøren på linien, ændres musmarkøren til en dobbeltpil. Udbakke 177

183 Opgave Trin Tip Gendan de slettede overskrifter Højreklik på overskriftsrækken der, hvor kolonneoverskriften mangler, og vælg derefter den kolonneoverskrift, du vil gendanne, i lokalmenuen. De slettede overskrifter gendannes. Andre ændringer, f.eks. kolonnebredde eller sorteringsorden, angives ikke til standardindstillingen igen. Delelinie Du kan trække delelinien for at udvide mappelisten eller kuvertlisten. Med delelinien kan du udvide mappelisten eller kuvertlisten. Filtrere kuverter Du kan filtrere kuverter, så kun bestemte kuverttyper vises. Du kan f.eks. vælge kun at vise aftaler, du har sendt. Se Udvælg. Standardmapper GroupWise indeholder fire standardmapper. Mappen med dit navn er den øverste overordnede mappe (alle andre mapper er indeholdt i den). Mappen Postkasse er den mappe, hvor nye kuverter, du sender eller modtager, lagres. Mappen Kalender indeholder de aftaler, memoer og opgaver, du har modtaget. Mappen Kabinet indeholder de mapper, du opretter. Du kan ikke slette standardmapperne. Uddelegér Uddelegere en kuvert Brug Uddelegér til at tildele en anden bruger til at afslutte en opgave eller at deltage i et møde. Du kan også uddelegere memoer eller cirkulationskuverter. Når en opgave er tildelt en afdeling, kan afdelingslederen bruge Uddelegér til at tildele den pågældende kuvert til en bruger eller en gruppe af brugere. 1 Dobbeltklik på Indbakke, eller åbn et kalenderlayout, og vælg derefter den kuvert, du vil uddelegere. 2 Vælg menuen Funktioner, og vælg derefter Uddelegér for at åbne dialogfeltet Uddelegér. 3 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 178 Uddelegér

184 4 Dobbeltklik på den bruger, du vil uddelegere opgaven eller aftalen til, og klik derefter på OK for at lukke adressebogen. 5 Skriv dine kommentarer til den nye modtager. 6 Klik på Send. Når brugeren accepterer den uddelegerede kuvert, kan ophavsmanden til kuverten kontrollere oplysningsvinduet, hvis han eller hun vil se kuvertens status. Afslutte en uddelegeret opgave 1 Dobbeltklik på Indbakken, eller åbn et kalenderlayout, og vælg derefter opgaven, der er uddelegeret til dig. 2 Markér afkrydsningsfeltet Afsluttet, og klik derefter på Luk, når du har afsluttet den uddelegerede opgave. VIGTIGT: Når en kuvert uddelegeres, kan den oprindelige afsender få oplysninger om kuverten ved at vælge Info i Udbakken. Afsenderen kan bl.a. se, hvem der har modtaget kuverten, hvem der har uddelegeret den, og hvem der har afsluttet den, samt klokkeslættet og datoen. Yderligere oplysninger Udklipsholder Begreber Bruge regler til uddelegering Du kan bruge funktionen Regler til at uddelegere en opgave eller aftale, der er sendt til dig, afhængigt af vigtigheden eller afsenderen. Du kan også oprette en regel til at uddelegere kuverter for dig, hvis du er på ferie. Se Regler. Brug Udklipsholder til at gemme tekst fra ét tekstfelt og indsætte det i et andet. GroupWise bruger Windows Udklipsholder, så du kan kopiere og indsætte data mellem programmer. Lagring af kuverter Udklipsholder er et hukommelsesområde, du kan bruge til at gemme oplysninger midlertidigt. Udklipsholder 179

185 Når du har brugt Sæt ind, forbliver teksten i Udklipsholder, og den kan indsættes et ubegrænset antal gange, indtil du klipper eller kopierer en anden tekst. Når du kopierer eller klipper anden tekst ud, erstatter denne tekst de oplysninger, der tidligere er placeret i Udklipsholder. Når du opretter en kuvert, der skal sendes, kan du klippe eller kopiere tekst til Udklipsholder til senere brug. Du kan bruge Sæt ind til at hente tekst fra Udklipsholder og indsætte den ved indsætningspunktet. Du kan indsætte tekst i alle felterne i en kuvert. Indsætte tekst Udskriv Udskrive udvalgte kuverter Klip flytter tekst til Udklipsholder, så du kan indsætte den andre steder. Kopiér fjerner ikke den oprindelige tekst, men placerer en kopi af teksten i Udklipsholder. 1 Markér den tekst, du vil kopiere eller klippe ud. 2 Vælg menuen Redigér og vælg Klip eller Kopiér. 3 Vælg det tekstfelt, du vil indsætte teksten i, vælg Redigér, og vælg derefter Sæt ind. Du kan anvende Udskriv til at udskrive en kuvert, der vises, samt postbeskeder, aftaler, opgaver, memoer, telefonbeskeder og bilag. Du kan også udskrive kalenderen. Se Udskriv kalender. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke, Papirkurv eller Kalender i hovedvinduet. 2 Vælg den eller de kuverter, du vil udskrive, vælg menuen Fil, og vælg derefter Udskriv for at åbne dialogfeltet Udskriv. Hvis kuverten indeholder bilag, vises bilagene under den pågældende kuvert i feltet kuvertlisten. 180 Udskriv

186 Udskriv kalender Udskrive en kalender Du kan vælge Udskriv bilag ved hjælp af tilknyttet program, når du skal udskrive et bilag, hvis du har adgang til programmet, hvor bilaget er oprettet. Når du udskriver bilaget, startes det pågældende program, bilaget udskrives, og du vender tilbage til GroupWise. (Filen kan kun indlæses i programmet, hvis du ikke har indstillet en startfunktion til udskrivning). 3 Vælg de kuverter, du vil udskrive, vælg derefter Udskriv for at udskrive de valgte kuverter, og luk dialogfeltet Udskriv. Med Udskriv kalender kan du udskrive aftaler, memoer og opgaver i forskellige formater og sidestørrelser. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Udskriv kalender for at åbne dialogfeltet Udskriv kalender. Denne funktion udskriver kalenderen til en fil i stedet for en printer. Denne funktion sender kalenderen direkte til en printer. Denne funktion sender kalenderen til en printer via den angivne gateway. 2 Vælg en kalendertype fra gruppefeltet Kalendertype. Du kan se, hvordan kalenderen ser ud i eksempelfeltet til højre for gruppefeltet Kalendertype. 3 Vælg en størrelse fra gruppefeltet Papirformat. Nogle papirformater er nedtonet, afhængigt af den valgte kalendertype. 4 Skriv den første dato, du vil udskrive, i tekstfeltet Startdato. 5 Skriv det antal dage, uger eller måneder, du vil udskrive, i tekstfeltet Antal dage. 6 Vælg de relevante funktioner. Nogle funktioner er nedtonet, afhængigt af den valgte kalendertype. Udskriv kalender 181

187 Funktionerne er beskrevet i tabellen nedenfor: Funktioner Udelad weekender Læg raster på optaget Udskriv én dag pr. side Udskriv ledige dage Små månedsoverskrifter Overskrift Bundtekst Beskrivelse Udskriver ikke lørdage og søndage Skraverer de tidspunkter, hvor du har planlagt kuverter Udskriver kuverterne for hver dag på en separat side, når kalendertypen er ASCIIliste Udskriver dage uden nogle planlagte kuverter (kun ASCIIlisten) Udskriver de forrige og næste måneds kalender i miniformat (Kun Måned) Udskriver en overskrift (som du skriver i tekstfeltet) øverst på første side Udskriver en bundtekst (som du skriver i tekstfeltet) nederst på hver side 7 Vælg de relevante funktioner i Indhold for Aftaler, Opgaver eller Memoer. Nogle funktioner er ikke tilgængelige, afhængigt af den valgte kalendertype. Funktionerne i Indhold er beskrevet i nedenstående tabel: Funktion i Indhold Beskrivelse Steder Udskriver det sted, hvor aftalen er planlagt til at blive afholdt. Sluttidspunkter Adskillerlinier Forklaringer Frist Medtag afsluttede 8 Klik på OK, når du er færdig. Udskriver tidspunktet, hvor en aftale er planlagt til at slutte. Udskriver linier til at adskille tidsintervallerne på aftalelisten. Udskriver teksten fra feltet Besked i aftaler, opgaver eller memoer. Udskriver, hvornår opgaverne skal løses. Udskriver opgaver, der er markeret som afsluttet. 182 Udskriv kalender

188 Udskrive til en fil Udskriv, opsætning Begreber Vælge en printer Opret WPfil udskriver kalenderen til en fil i stedet for på printeren. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Udskriv kalender for at åbne dialogfeltet Udskriv kalender. 2 Vælg Opret WPfil. 3 Angiv en sti og et filnavn i tekstfeltet Opret WPfil. 4 Vælg OK, når du har foretaget valgene. Med Udskriv, opsætning kan du angive GroupWise, hvilken printer du vil bruge, og hvilke margener der skal angives for den udskrevne side. Disse indstillinger påvirker de kuverter, du udskriver. Yderligere oplysninger om udskrivning af kalenderen finder du i afsnittet Udskriv kalender. Udskriv, opsætning Du kan anvende Udskriv, opsætning til at udskrive post og telefonbeskeder, aftaler, opgaver, memoer og bilag. Før du forsøger at udskrive fra GroupWise, skal du dog indstille printeren ved hjælp af Udskriv, opsætning. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Udskriv, opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning: Udskriv. 2 Vælg Standardprinter, hvis du vil anvende den standardprinter, der er angivet i Windows Installation. Vælg Bestemt printer, og vælg derefter en printer på rullelisten for at udskrive på en anden printer. 3 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Udskriv. Udskriv, opsætning 183

189 Indstille margener Yderligere oplysninger Udvælg Begreber Indstil margenerne for at angive området af hvidt papir til højre og venstre på den udskrevne side. Du kan angive margenerne i tommer eller centimeter. Hvis du har indstillet margenerne ved hjælp af den ene måleenhed, skal du vælge den anden måleenhed. Margenerne ændres derefter til den nye måleenhed. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Udskriv, opsætning for at åbne dialogfeltet Opsætning: Udskriv. 2 Vælg Tomme eller Centimeter for at vælge en måleenhed. 3 Angiv margenerne ved at skrive eller anvende pilene ved siden af tekstfelterne Venstre, Højre, Top og Bund. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Opsætning: Udskriv. Udskrive bilag Du kan vælge Udskriv bilag ved hjælp af et tilknyttet program i dialogfeltet Opsætning: Udskriv til at udskrive et bilag ved hjælp af det tilknyttede program (se Opsætning: Tilknytninger). Hvis Udskriv bilag ved hjælp af tilknyttet program f.eks. vælges, og du vil udskrive et Quattro Proregneark, der er vedlagt en kuvert, vil regnearket udskrives fra Quattro Pro, og ikke fra GroupWise. Flere udskriftsindstillinger Vælg Opsætning eller Skrift i dialogfeltet Opsætning: Udskriv for at få flere udskriftsindstillinger. Indstillingerne ændrer sig, afhængigt af den printer du har valgt i Opsætning: Udskriv. Du kan få yderligere oplysninger ved at vælge Hjælp i dialogfelterne i Windows. Brug Udvælg til at vise bestemte kuverter. Du kan f.eks. oprette et filter, der viser kuverter, du allerede har åbnet og accepteret. Hvordan bruger jeg et filter? Hvis du modtager et stort antal kuverter hver dag eller vil efterlade kuverter i Indbakken på ubestemt tid, har du sikkert svært ved at finde kuverter. Med et filter kan du se kuverter, der opfylder bestemte kriterier. Du kan også bruge det til at skjule kuverter, der ellers vil være i vejen for dig. Et godt eksempel på at skjule kuverter er standardfiltret. I stedet for at fylde Indbakken med kuverter, du allerede har accepteret, skjuler filtret dem, så du ikke behøver at rulle forbi dem, mens du leder efter en vigtig kuvert. 184 Udvælg

190 Filtrere kuverter Filtret viser kuverter, der opfylder de kriterier, du angiver. Det sletter eller fjerner ikke kuverterne. Hvis en kuvert ikke vises, kan den stadigvæk være placeret i postkassen. Hvis du ændrer filterdefinitionen til at vise alle kuverter, og kuverten ikke vises, er kuverten slettet, arkiveret eller flyttet til en anden mappe. Filtrere en liste Du kan filtrere Indbakken, Udbakken, aftale, opgave eller memolisten eller papirkurven. Filtret fungerer normalt kun i den liste, du har markeret. Hvis du vælger Skal gælde alle funktioner i Kalenderlayout i dialogfeltet Udvælg, gælder filtret for alle de felter, der vises i kalenderlayoutet, uanset om feltet er en kuvertliste eller en opgave, memo eller aftaleliste. Afkrydsningsfeltet Skal gælde alle funktioner i Kalenderlayout er nedtonet, når du filtrerer Indbakken, Udbakken eller papirkurven. Vælge filterfunktioner Med dialogfeltet Udvælg kan du vælge de kuverter, der skal vises på den liste, du filtrerer. Du kan også bruge Udvælg til kun at vise de kuverter, der har bestemte attributter, f.eks. kuverter, der er modtaget fra en bestemt afsender, kuverter, der er sendt til en bestemt modtager, kuverter med bilag, kuverter, der ikke er blevet markeret som afsluttet osv. Du kan vælge kuverterne ved at markere de pågældende afkrydsningsfelter, med undtagelse af adressefelter og datointerval. Attributter beskrives nedenfor. Medtag kuverttype(r) Med denne funktion kan du vælge de kuverter, du vil se. Når du vælger én eller flere kuverttyper, viser GroupWise kun de afkrydsede kuverter. Adressefelter Med adressefelter kan du angive de brugernavne, der findes i de kuverter, der skal vises på listen. GroupWise viser kun de kuverter, der indeholder de brugernavne, du har angivet i de tilsvarende felter. Tomme felter betyder, at GroupWise ikke bruger de felter til at udvælge kuverter. Du kan bruge de booleske operatorer & og i filteringsfelterne for at gøre filtret mere konkret eller bredt. Nogle kuverter indeholder flere felter end andre. Hvis du kun vælger én af de kuverter, f.eks. en telefonbesked, viser GroupWise de supplerende tekstfelter, du kan bruge til at definere filtret. Udvælg 185

191 Supplerende tekstfelter til telefonbeskeder I tabellen nedenfor vises en liste over de kuverter, der indeholder supplerende tekstfelter. Kuvert Supplerende tekstfelter Beskrivelse Aftale Sted Giver dig mulighed for at se aftalerne, der er planlagt til et bestemt sted Opgave Prioritet Giver dig mulighed for at se de opgaver, der har en bestemt prioritet Telefonbesked Person, der ringer Firma Telefon Giver dig mulighed for at se telefonbeskeder fra en bestemt person eller et bestemt firmatelefonnummer Dato Med rullelisten Dato kan du angive et tidsinterval for de kuverter, du vil se. Hvis du f.eks. vil se alle de aftaler, du har modtaget, men kun dem efter i dag, kan du vælge Efter og derefter angive startdatoen. Med Dato kan du vælge Når som helst, Før, På, Efter eller Mellem. Dato funktion Forklaring Når som helst Giver dig mulighed for at se kuverter uden at tage hensyn til den dato, de er sendt eller planlagt til Før På Giver dig mulighed for at se kuverter, der er sendt eller planlagt før en bestemt dato Giver dig mulighed for at se kuverter, der er sendt på eller planlagt til en bestemt dato 186 Udvælg

192 Dato funktion Forklaring Mellem Giver dig mulighed for at se kuverter, der er sendt på eller planlagt mellem to bestemte datoer Kuvertkilde Med Kuvertkilde kan du vælge, om de viste kuverter er indgående eller udgående. Når du filtrerer Indbakken eller Udbakken, er valget allerede udført. Med Personlig kan du vælge, om du vil se dine personlige kuverter, f.eks. opgaver, aftaler eller memoer. Kuvertstatus Med Kuvertstatus kan du se de kuverter, der er reageret på, på en bestemt måde. Du kan f.eks. vise kuverter, der er åbnet men ikke accepteret. Attributterne for Kuvertstatus er ordnet parvis: Åbnet og Uåbnet; Accepteret og Ikke accepteret; Afsluttet og Uafsluttet; Privat og Ikke privat. Når ingen af attributterne i parret er valgt, vises begge muligheder. Hvis en attribut er valgt, vælges den anden ikke. De eneste Kuvertstatusfunktioner, der kan anvendes til filtrering af Udbakken, er Privat og Ikke privat. Bilagstype Med Bilagstype kan du se de kuverter, der indeholder en bestemt bilagstype. Når ingen af typerne vælges, viser GroupWise en hvilken som helst kuvert, uanset om den indeholder et bilag eller ej. Afsenderprioritet Med Afsenderprioritet kan du se de kuverter, der er sendt med en bestemt prioritet. Du kan f.eks. kun se kuverter med høj prioritet. Afsenderstatus Med Afsenderstatus kan du se de kuverter, der indeholder bestemte sendfunktioner. Du kan f.eks. kun se kuverter, hvor afsenderen har bedt om et svar. Attributterne for Afsenderstatus er ordnet parvis: Svar ønskes og Svar ønskes ikke; Cirkulationskuvert og Ingen cirkulationskuvert. Med Svar ønskes kan afsenderen udbede sig et svar fra modtageren. Når du vælger Svar ønskes i dialogfeltet Udvælg, vises kun post og telefonbeskeder, fordi Svar ønskes ikke er tilgængelig for andre kuverttyper. Med Cirkulationskuvert kan du se alle de kuverter, der er sendt eller modtaget med en cirkulationskuvert, eller kun kuverter, der ikke indeholder en cirkulationskuvert. Udvælg 187

193 Filtrere kuverter Hente et filter 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke, Papirkurv eller Kalender i hovedvinduet, og vælg derefter den liste, du vil filtrere. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Udvælg for at åbne dialogfeltet Udvælg. 3 Vælg de kuverter og de funktioner, listen skal vise. Hvis du vil gemme filtret, skal du vælge Gem for at åbne dialogfeltet Gem udvælgelsesfilter, angive et navn i tekstfeltet Filnavn og derefter klikke på OK. 4 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Udvælg. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke, Papirkurv eller Kalender i hovedvinduet, vælg derefter den liste, du vil filtrere. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Udvælg for at åbne dialogfeltet Udvælg. 3 Vælg Hent for at åbne dialogfeltet Hent udvælgelsesfilter. 4 Vælg det filter, du vil hente på listen Filnavn, eller angiv filnavnet i tekstfeltet Filnavn, og klik derefter på OK. Filtret vises i dialogfeltet Udvælg. 5 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Udvælg. Placere et filtreret layout på Hylde Du kan gemme et filtreret layout på Hylden, så du nemt har adgang til det. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke, Papirkurv eller Kalender, og vælg derefter den liste, du vil filtrere. 2 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Udvælg for at åbne dialogfeltet Udvælg. 3 Vælg indstillinger i Udvælg, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Udvælg. 4 Minimér det filtrerede layout, så det vises som en ikon på dit skrivebord. 188 Udvælg

194 5 Træk ikonen for det filtrerede layout til Hylden for at ændre det til en hyldeikon. 6 Luk ikonen for det filtreret layout. Når du dobbeltklikker på hyldeikonen første gang, vises det filtrerede layout som en minimeret ikon. Dobbeltklik på den minimerede ikon, og luk derefter det åbne layout. Når du derefter dobbeltklikker på hyldeikonen, åbnes det filtrerede layout. Hyldeikon Yderligere oplysninger Kalenderlayout I et kalenderlayout kan du anvende forskellige filtre i hver enkelt liste. Hvis du kun vil filtrere det valgte felt, skal du fjerne markeringen af indstillingen Skal gælde alle funktioner i Kalenderlayout, når du definerer filtreret. Feltet Aftaler er filtreret til at vise alle aftaler. Opgavelisten er filtreret til kun at vise opgaver med høj prioritet. Nulstille filtreret GroupWise nulstiller automatisk filtreret til standardfiltreret, når du lukker layoutet eller vinduet. Du kan også vende tilbage til indstillingerne før standardfiltreret ved at vælge Nulstil i dialogfeltet Udvælg. Udvælg 189

195 Eksempler på filtre I følgende eksempler vises nogle almindelige filtre, du kan bruge. Skærmbillederne viser de valg, du skal foretage i filtreret. Standardfiltreret for Indbakke Standardfiltreret for Indbakke aktiveres hver gang, du åbner Indbakken. Det viser alle kuverter, bortset fra de kuverter, du har accepteret. Når du accepterer en kuvert, vises den ikke længere på kuvertlisten; men kuverten vises dog stadigvæk på den tilhørende kalenderliste i kalenderlayout. Filter til cirkulationskuvert Filtret til cirkulationskuverter kan hjælpe dig med at overvåge kuverter, du sender sammen med en cirkulationskuvert. Du kan bruge filtret til Udbakken, så du hurtigt kan finde de kuverter, du sender med en cirkulationskuvert. Hvis du vil overvåge forløbet, skal du åbne oplysningsvinduet for at se, hvem der i øjeblikket har kuverten. Alle møder til et bestemt projekt Hvis du er med i et projekt, der kræver mange møder på forskellige dage, kan du bruge Udvælg sammen med et kalenderlayout til kun at vise de dage, hvor du har møder. 190 Udvælg

196 Indtast navnet på den person, der har planlagt møderne (som det vises i feltet Fra i kuverten) i feltet Fra. Hvis mere end én person kan have planlagt mødet, skal du medtage navnet på hver enkelt person adskilt med et komma. Hvis møderne har et fælles emne, kan du medtage emnet i stedet for eller som en kommentar til afsenderen. Hvis du vælger Skal gælde alle funktioner i Kalenderlayout, kan du også filtrere memoer eller opgaver, der opfylder til kriterierne. Alle møder mellem nu og en deadline Du kan bruge feltet Dato til at se alle aftalerne i Indbakken mellem dags dato og en fremtidig dato. Vælg rullelisten Dato, og vælg derefter Mellem for at vise datofelterne. Angiv startog slutdatoerne. Vælg kun Aftale som kuverttype, og vælg ikke Ikke accepteret. Udvælg 191

197 Videresend Videresende en kuvert Med Videresend kan du sende en kuvert, du har modtaget, til andre brugere. Når du videresender en kuvert, åbner GroupWise et postlayout og medtager den kuvert, du har modtaget, og de tilhørende bilag som et bilag til den videresendte kuvert. 1 Dobbeltklik på Indbakke eller Kalender i hovedvinduet, og dobbeltklik derefter på kuverten for at åbne den. 2 Vælg menuen Send, og vælg derefter Videresend for at åbne et postlayout. Emnet er det samme, bortset fra, at Videresendt tilføjes i slutningen af emnelinien. 3 Vælg Adressér for at åbne adressebogen. 4 Vælg de ønskede brugerid'er, klik på felterne Til, CC og BC for at flytte brugerid'erne til felterne Send, Carbon Copy og Blind Copy, og klik derefter på OK for at lukke adressebogen. 5 Skriv beskeden i feltet Besked. 6 Vælg Send. Yderligere oplysninger Viser Videresende med regler Hvis du skal ud at rejse, kan du oprette en regel, der viser de indgående kuverter og videresender dem til andre, der så kan svare på dem. Se Regler. Cirkulationskuvert Du behøver ikke at bruge Videresend, når du modtager en cirkulationskuvert. GroupWise videresender kuverten til den næste bruger på cirkulationskuverten, når du markerer kuverten som afsluttet. Se Cirkulationskuvert. Med Viser kan du se indholdet af en fil, uden at hente den ind i et program. Viser kan bruges på to forskellige måder: til at vise en fil fra et dialogfelt til et katalog (f.eks. når du henter en fil ind eller vedlægger en fil) eller til at vise en fil, der er vedlagt en kuvert. 192 Videresend

198 Begreber Vise en tekstfil fra et dialogfelt til et katalog Anvende viseren Viseren er designet til at: Hjælpe dig med hurtigt at finde en bestemt fil, specielt når du kender noget af indholdet af filen. Hjælpe dig med at oprette kuverter ved at kopiere dele af den fil, du ser, ind i den kuvert, du er ved at oprette. Kunne vise filer, der er fundet ved hjælp af en søgning med QuickFinder. Yderligere oplysninger finder du i QuickFinder. Tildele visere til bestemte filtyper. Se eller høre en fil, før du bruger den i en kuvert, du sender. Udskrive hele filen eller dele af den uden at hente den ind i et program. Se en vedlagt fil uden at åbne et andet program. Hvis et vindue af typen Viser vises, kan du vælge et filnavn eller bilag for at se indholdet af den pågældende fil. Sådan fungerer Viser Med funktionen Viser kan du hurtigt se indholdet af en fil. Viseren kan vise tekst, grafik, koder og faxer. Den kan også afspille audiovisuelle filer og lydfiler. For at forøge hastigheden er viseren designet til at vise indholdet af filer, men ikke hele formateringen. Hvis en dokumentfil indeholder både tekst og grafik, er det kun teksten, der vises i vinduet Viser. Derfor kan du ikke se indholdet af filen, sådan som den udskrives. 1 Åbn et dialogfelt til et katalog eller dialogfeltet Søgeresultat i QuickFinder. Dialogfelter til et katalog vises, når du bruger Hent, Gem, Vedlæg fil og andre funktioner, hvor du skal angive en fil eller et katalog. 2 Vælg den tekstfil, du vil se, på fillisten. 3 Klik på Vis. Viser 193

199 4 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke dialogfeltet Viser. Vise vedlagte filer 1 Dobbeltklik på Indbakken eller Udbakken i hovedvinduet. 2 Vælg en kuvert med bilag, vælg menuen Fil, og vælg derefter Åbn. 3 Dobbeltklik på bilaget i feltet Bilag for at åbne viseren og se bilaget. Vælg Vedlæg, vælg bilaget, og vælg derefter Vis for at åbne viseren, hvis kuverten ikke indeholder et bilagsfelt. Hvis kuverten indeholder mere end et bilag, skal du trykke på Tab for at gå videre til det næste bilag eller Skift+Tab for at flytte til det foregående bilag. 4 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke viseren. 194 Viser

200 Bruge funktionerne til Viser i tekstfiler Brug funktionerne til Viser til at ændre den måde tekstfilerne vises, filer udskrives, viseren søger efter tekst og kopierer tekst til Udklipsholder. Hvis du vil have adgang til funktionerne til Viser, skal du gøre følgende: 1 Højreklik på vinduet Viser, og vælg derefter en funktion. Funktioner til Viser beskrives i nedenstående tabel. Ikke alle de funktioner, der beskrives nedenfor, vises på samme tid, og der vises muligvis andre funktioner. Funktionerne afhænger af, hvilken filtype der vises, og af andre valg, du foretager i vinduet Viser. Funktion Skifte viser Hexvisning Viserinfo Søg Søg fremad eller Søg bagud Skrifttyper Udskriv Dokument Beskrivelse Gør det muligt at vælge den måde, filen skal vises på. De måder, filen kan vises på, aktiverer forskellige egenskaber eller understøtter forskellige filtyper. Dokument/Tekstviser aktiverer f.eks. funktionen Ordombrydning. Viser en fil i et hexadecimalt format eller konverterer filen til det tidligere format. Gør det muligt at vise aktuelle standardindstillinger efter visnings og filtype. Fremhæver forekomsterne af søgeordene eller søgesætningerne i filen. Se Søge efter tekst i en fil i Viser nedenfor. Gør det muligt at søge efter den næste eller forrige side, hvor søgeteksten i Viser forekommer. Disse funktioner vises kun, når du anvender Søg. Viser hele dokumentets tekst i samme skrifttype og størrelse. Se Ændre skrifttypen på skærmen i dette afsnit. Gør det muligt at udskrive hele eller dele af dokumentet, vælge printere, ændre skrifttyper og angive margener. Draft viser dokumentet med en standardskrifttype. Teksten ombrydes, så den passer til vinduet Viser. Normal forsøger at tilpasse dokumentet dets oprindelige skrifttype. Teksten ombrydes, så den passer til vinduet Viser. Preview viser hele den understøttede formatering. Teksten ruller vandret gennem vinduet. Viser 195

201 Funktion Ordombrydning til Ordombrydning fra Beskrivelse Ombryder dokumenttekst, så den passer til vinduet Viser, uafhængigt af vinduets størrelse. Grafikfelter og tabeller klippes, hvis det er nødvendigt, ved vinduets kant, også når ordombrydning er slået til. Ombryder ikke teksten, så den passer til vinduet Viser. Brug den vandrette rullelinie nederst i vinduet til at flytte teksten til venstre og højre. ASCIItekstfiler vises uden ordombrydning. Fjern fremhævning Fjerner de fremhævelser fra filen i Viser, der er placeret med Søg. Denne funktion vises kun, når du har anvendt Søg. Søge efter tekst i en fil i Viser 1 Højreklik i vinduet Viser, og vælg derefter Søg. 2 Skriv den tekst, du vil søge efter, og vælg derefter Søg fremad. I vinduet Viser vises det sted i dokumentet, søgeteksten først forekommer, og søgeteksten fremhæves. 3 Vælg Søg fremad eller Søg bagud, for at søge efter andre sider, hvor søgeteksten forekommer. Hvis du anvender viseren fra et dialogfelt til et katalog (f.eks. Hent), kan du også tilpasse søgningen med følgende funktioner: Medtag jokertegn (f.eks. "*" eller "?"). Vedlæg en sætning i anførselstegn. Fjern markeringen af Kun hele ord for at søge efter tekst i et ord (f.eks. ninge i holdninger). Vælg Skeln mellem store og små bogstaver for at søge efter ord, der indeholder store bogstaver på præcis samme måde, som du skriver dem i feltet Søgetekst. 196 Viser

202 Ændre skrifttypen på skærmen Udskrive fra en tekstfil Vise en faxfil 1 Højreklik i vinduet Viser, og vælg derefter Skrifttype. 2 Vælg en skrifttype og punktstørrelse. 3 Vælg Fed eller Kursiv, hvis du vil se hele filen i viseren i fed eller kursiv. Hvis bestemte ord står med fed eller kursiv i det oprindelige dokument, viser vinduet Viser disse attributter uafhængigt af den oprindelige skrifttype. 4 Klik på OK. VIGTIGT: Hvis du skifter til Preview, ændres skrifttypen, så den ligner den skrifttype, der anvendes i udskriften. 1 Højreklik i vinduet Viser, og vælg derefter Udskriv. Hvis du viser en vedlagt fil, udskrives bilaget. Hvis du viser en fil fra et dialogfelt til et katalog, skal du fortsætte med trin Vælg en funktion i gruppefeltet Udskriv. 3 Vælg Opsætning for at vælge en printer. 4 Vælg Skærmskrifttype for at udskrive den aktuelle skærmskrifttype. Vælg Bestemt skrifttype, vælg Skift, vælg en skrifttype og en punktstørrelse for at udskrive, og klik derefter på OK. 5 Vælg Tommer eller Centimeter, og angiv derefter venstre margen, højre margen, top og bundmargen i udskriften. 6 Vælg Udskriv. 1 Åbn et dialogfelt til et katalog eller dialogfeltet Søgeresultat i QuickFinder. Dialogfelter til et katalog vises, når du anvender Hent, Gem, Vedlæg fil og andre funktioner, hvor du skal angive en fil eller et katalog. 2 Vælg den faxfil, du vil se, på fillisten. 3 Vælg Vis. 4 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke dialogfeltet Viser. Anvende funktioner i viseren til faxfiler Brug funktionerne i viseren til at ændre den måde, viseren viser faxfiler. Hvis du vil have adgang til funktionerne til faxfiler i viseren, skal du gøre følgende: 1 Højreklik i vinduet Viser, og vælg derefter en funktion. Funktioner i viseren beskrives i tabellen nedenfor. Viser 197

203 Ikke alle de funktioner, der er beskrevet nedenfor, vises på samme tid, og der vises muligvis andre funktioner. Funktionerne afhænger af, hvilken filtype der vises, og af andre valg, du foretager i vinduet Viser. Funktion Beskrivelse Invertér Gør det muligt at ændre visningen fra sort på hvid til hvid på sort og omvendt. Rotér Gør det muligt at vende siden 180 grader. Zoom Gør det muligt at forstørre faxen med op til 200%. Vise en grafik, markør eller ikonfil Vise en audiovisuel fil eller afspille en lydfil 1 Åbn et dialogfelt til et katalog eller dialogfeltet Søgeresultat i QuickFinder. Dialogfelter til kataloger vises, når du anvender Hent, Gem, Vedlæg fil og andre funktioner, hvor du skal angive en fil eller et katalog. 2 Vælg den grafik, markør eller ikonfil, du vil vise, på fillisten. 3 Vælg Vis. 4 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at lukke dialogfeltet Viser. 1 Åbn et dialogfelt til et katalog eller dialogfeltet Søgeresultat i QuickFinder. 2 Vælg den audiovisuelle fil eller lydfil, du vil vise, på fillisten. 3 Vælg Vis. 4 Anvend kontrolknappen til at afspille, spole frem, spole tilbage eller flytte til begyndelsen eller slutningen af en fil. Du kan også bruge rullepilene til at flytte til en anden placering i filen eller rulle gennem det audiovisuelle klip ramme for ramme. I vinduet Viser vises længden på lydfilen og den aktuelle placering. 5 Vælg kontrolmenufeltet for at lukke dialogfeltet Viser. 198 Viser

204 Yderligere oplysninger Filtyper, som vises i viseren Viseren kan vise følgende filtyper: WordPerfectdokumenter (4.2, 5.x, 6.x og 7.0 formater) WordPerfect.WPGgrafikfiler (.WPG) Lydfiler (Waveform, MIDI) Forskellige dokumenter, der ikke er WordPerfectdokumenter og regnearksfiler (herunder dokumenter, der er oprettet i Word til Windows, Ami Pro og Lotus 123 regneark) Forskellige grafikfilformater Forskellige regneark og databaseformater Faxfiler (DCX og visse TIFF formater) Fillister i en ZIP fil Se visere og filtyper Viserinfo anvendes til at vise de visere, der er tilgængelige for bestemte filtyper. 1 Højreklik i vinduet Viser, og vælg Viserinfo. 2 Vælg Viser for at se en liste over visere. Vælg Filtype for at vise en liste over filtyper. 3 Vælg den viser, der kan vise de filtyper, du vil se. Vælg en filtype for at vise de kompatible visere. 4 Klik på Luk. Viser 199

205 Værktøjsbjælke Oprette eller redigere værktøjsbjælker Med værktøjsbjælken kan du gøre kommandoer, makroer eller programmer, du ofte bruger, let tilgængelige. Du kan have specielle værktøjsbjælker for hver enkelt layouttype. 1 Sørg for, at værktøjsbjælken vises, vælg menuen Vis, og vælg derefter Definér værktøjsbjælke. Du kan også højreklikke på værktøjsbjælken og derefter vælge Definér værktøjsbjælke. 2 Vælg Opret, skriv et navn til værktøjsbjælken, og klik derefter på OK. Vælg en værktøjsbjælke i feltet Værktøjsbjælker til rådighed, og vælg derefter Redigér. Aktiverer den funktion eller undermenu, du vælger. Afspiller den tastaturtekst, du indtaster. Afvikler et andet program. Afspiller den valgte makro. Trækker mellemrum til værktøjsbjælken for at adskille kuverterne. 3 Vælg Udføre en funktion, vælg en kategori for funktionen, vælg den ønskede funktion, og klik derefter på Tilføj knap. Vælg Skrive en tastaturtekst, indtast de tastetryk, knappen skal afspille, og vælg derefter Tilføj tekst. Vælg Afvikle et program, klik på Vælg fil, vælg den fil, der afvikler programmet, og klik derefter på OK. Vælg Afspille en makro, vælg Tilføj makro, angiv filnavnet og placeringen af den makro, knappen skal afspille, og klik derefter på OK. Når du tilføjer flere knapper, end der kan vises på skærmen, kan du bruge rullepilene til at se den næste række knapper. 200 Værktøjsbjælke

206 4 Gentag trin 3, indtil du har tilføjet knapper for alle de funktioner, tekster, programmer og makroer, der skal vises på værktøjsbjælken. VIGTIGT: Du skal muligvis flytte dialogfeltet Værktøjsbjælkeeditor for at se hele værktøjsbjælken. Dialogfeltet Værktøjsbjælkeeditor skal være åben for at udføre følgende trin: 5 Flyt en knap til værktøjsbjælken ved at trække den til det sted, hvor den skal placeres. 6 Slet en knap fra værktøjsbjælken ved at trække den væk fra værktøjsbjælken. 7 Flyt mellemrummet fra værktøjsbjælken ved at trække mellemrummet til det sted, hvor det skal placeres. 8 Klik på OK for at afslutte Værktøjsbjælkeeditor, når du er færdig med at oprette værktøjsbjælken. Vise/skjule en værktøjsbjælke Vælge en værktøjsbjælke Hvis du vil vise eller skjule en værktøjsbjælke i et layout eller vindue, skal du gøre følgende: 1 Vælg menuen Vis, og vælg derefter Værktøjsbjælke. Når først du har fået vist en værktøjsbjælke, kan du klikke på de knapper, der ikke er nedtonet. Den aktuelle værktøjsbjælke vises i vinduet eller på værktøjsbjælken, indtil du vælger Værktøjsbjælke igen. Hvis du afslutter og starter GroupWise igen, vises den aktuelle værktøjsbjælke stadig. Hvert vindue eller layout viser en værktøjsbjælke, der passer til det pågældende vindues eller layouts funktionsmåde. Du kan tilpasse de pågældende værktøjsbjælker. 1 Sørg for, at værktøjsbjælken vises, vælg menuen Vis, og vælg derefter Definér værktøjsbjælke for at åbne dialogfeltet Definér værktøjsbjælke. I GroupWise vises kun de værktøjsbjælker, der gælder for det aktuelle layout eller vindue. 2 Vælg navnet på den værktøjsbjælke, du vil bruge i feltet Værktøjsbjælker til rådighed, og klik derefter på Vælg. Værktøjsbjælke 201

207 Tilpasse knapper Skriv, den tekst, der vises på knappen Skriv den hjælpemeddelelse, der vises, når du anbringer musmarkøren på knappen. Vælg Redigér for at ændre grafikken for knapperne. Du kan tilpasse den tekst og grafik, der vises på knapperne på værktøjsbjælken. Du kan også redigere de hjælpemeddelelser, der vises sammen med knapperne. 1 Sørg for, at værktøjsbjælken vises, vælg menuen Vis, og vælg derefter Definér værktøjsbjælke. TIP: Du kan også højreklikke på værktøjsbjælken og derefter vælge Definér værktøjsbjælke. 2 Vælg en værktøjsbjælke, og vælg derefter Redigér. VIGTIGT: Du skal muligvis flytte dialogfeltet Værktøjsbjælkeeditor for at se hele værktøjsbjælken. 3 Dobbeltklik på de knapper, du vil tilpasse. 4 Skriv den tekst, der skal vises på kommandoknappen, i feltet Tekst til knap. 5 Skriv den tekst, der skal vises som hjælpemeddelelse, i tekstfeltet Hjælpemeddelelse. 6 Vælg Redigér for at ændre grafikken for knapperne i Værktøjsbjælke bitmapeditor. Se Redigere grafik for værktøjsbjælken nedenfor. 7 Klik på OK og Luk, indtil du har afsluttet Værktøjsbjælkeeditor. Redigere grafik for værktøjsbjælken Alle knapper har en standardgrafik. Du kan tilpasse denne bitmap eller oprette din egen. 1 Sørg for, at værktøjsbjælken vises, vælg menuen Vis, vælg Definér værktøjsbjælke, og vælg derefter den værktøjsbjælke, du vil redigere. 2 Vælg Redigér, dobbeltklik på den knap, du vil tilpasse, og vælg derefter Redigér igen. 202 Værktøjsbjælke

208 Med Kopiér kan du kopiere grafik til Udklipsholder. Med Sæt ind kan du sætte indholdet af Udklipsholder ind i Bitmapeditor. Vælg disse farver for at ændre bitmapgrafikken. Eksempelknappen viser de seneste fem ændringer. Med Fortryd kan du fortryde ændringerne. Med Rens kan du fjerne hele bitmapgrafikke og få en tom knap, du kan arbejde med. Vælg Pixels for at ændre firkanterne i en bitmap én ad gangen. 3 Redigér standardbilledet, eller opret et nyt billede. 4 Klik på OK og Luk, indtil du har afsluttet Definér værktøjsbjælke. Indstille opsætning af programstart Du kan angive kommandolinien og arbejdskataloget til de knapper, der starter programmer. 1 Sørg for, at værktøjsbjælken vises, vælg menuen Vis, og vælg derefter Definér værktøjsbjælke. 2 Vælg en værktøjsbjælke, og vælg derefter Redigér. 3 Dobbeltklik på den programknap, du vil indstille opsætning af programstart for. 4 Vælg Opsætning, og angiv derefter kommandolinien for programmet. 5 Angiv arbejdskataloget til programmet. Vælg Udfyldning for at ændre områder, der har samme farve, til en anden farve. 6 Vælg Udfør minimeret, hvis programmet skal minimeres, når det åbnes. 7 Klik på OK og Luk, indtil du har afsluttet Definér værktøjsbjælke. Redigere tastaturtekst Du kan redigere teksten for tastaturtekster til de knapper, der afspiller dem. 1 Sørg for, at værktøjsbjælken vises, vælg menuen Vis, og vælg derefter Definér værktøjsbjælke. 2 Vælg den ønskede værktøjsbjælke, og vælg derefter Redigér. 3 Dobbeltklik på knappen for den tastaturtekst, du vil redigere. 4 Vælg Opsætning, og redigér derefter teksten i tekstfeltet Knapinfo/Knaptekst. 5 Klik på OK og Luk, indtil du har afsluttet Definér værktøjsbjælke. Værktøjsbjælke 203

209 Indstille værktøjsbjælkens udseende 1 Sørg for, at værktøjsbjælken vises, vælg menuen Vis, og vælg derefter Definér værktøjsbjælke. 2 Vælg Funktioner. 3 Vælg den skrifttype, der skal vises på knapperne, på listen Skriftsnit. 4 Vælg den punktstørrelse, der skal vises på knapperne, på listen Punktstr. 5 Angiv, om værktøjsbjælken skal vises med tekst, med et billede eller med både billede og tekst. 6 Vælg en funktion i gruppefeltet Placering for at anbringe værktøjsbjælken på skærmen. Med Venstre kan du anbringe værktøjsbjælken lodret til venstre på skærmen. Med Højre kan du anbringe værktøjsbjælken lodret til højre på skærmen. Med Top kan du anbringe værktøjsbjælken vandret øverst på skærmen under menulinien. Med Palet kan du anbring alle knapperne i et vindue, du kan flytte og tilpasse. Med Bund kan du anbring værktøjsbjælken vandret nederst på skærmen. 7 Angiv, hvor mange rækker eller kolonner af værktøjsbjælken der skal vises i layoutet, ved at angive et tal i tekstfeltet Maks. antal rækker/kolonner, der skal vises. Du kan højest angive tre rækker eller kolonner. Jo flere rækker eller kolonner, du angiver, jo mere fylder værktøjsbjælken. Hvis du vælger Palet, vil denne funktion blive nedtonet. 8 Klik på OK og Luk, indtil du har afsluttet Definér værktøjsbjælke. 204 Værktøjsbjælke

210 Åbn layout Åbne et layout Med Åbn layout kan du vælge et brugeredefineret layout, du har oprettet, eller et programlayout. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Åbn layout. 2 Skriv navnet på layoutet i feltet Filnavn. Hvis du ikke kender navnet på layoutet, kan du vælge filen på listen Filnavn eller på genvejslisten. 3 Vælg Åbn for at vise det brugerdefinerede layout, du har oprettet. Åbn layout 205

211 Brug af Bærbar GroupWise 206 Åbn layout

212 Bærbar GroupWise Med Bærbar GroupWise til Windows kan du udfører mange funktioner, mens du er væk fra kontoret. Du kan sende og modtage post, planlægge møder, skrive memoer og tildele opgaver. I Brug af Bærbar GroupWise får du hjælp til at installere, indstille og anvende Bærbar. Hvis du har brug for instruktioner om generelle funktioner i GroupWise, skal du læse Brug af GroupWise. Disketter til Bærbar GroupWise I GroupWiseprogrampakken til Windows findes en Diskette Image CD. Med denne CD kan den systemansvarlige lave disketter, du kan bruge til at installere Bærbar GroupWise. Bærbar GroupWise kan også installeres fra netværket. Kontrolliste Kontrollisten sammenfatter de trin, der bruges i forbindelse med start af Bærbar GroupWise. Opgaverne vises i rækkefølge og beskrives på den side, der henvises til i kolonnen Side. Opgave Side Læs Sådan fungerer Bærbar GroupWise. I dette afsnit beskrives den terminologi og de begreber, der er nødvendige at forstå, før Bærbar GroupWise indstilles eller anvendes. 209 Udfyld oplysningsarket (hvis den systemansvarlige ikke allerede har gjort det). 212 Installér Bærbar GroupWise. 215 Start og indstil Bærbar GroupWise. 218 Bærbar GroupWise 207

213 Opgave Side Opret en modemforbindelse. 221 Opret evt. en netværksforbindelse. 224 Opret evt. en TCP/IPforbindelse 226 Afprøv forbindelserne. 227 Hent oplysninger (kuverter, adressebog osv.) fra hovedpostkassen. 231 Send kuverter (beskeder, aftaler osv.) til andre brugere af GroupWise 234 Krav til Bærbar GroupWise Hardware og softwarekrav Bærbar skal køres på en computer, der opfylder følgende anbefalede hardwareog softwarekrav: Hardware/Software Computer Windows version Hukommelse Diskplads Krav 80486/25 eller større 3.1 eller nyere 8MB 1620MB til Bærbarfiler Systemkrav Vilkår, du bør kende Bærbar kræver, at du har en postkasse (hovedpostkasse) på GroupWisehovedsystemet. Du skal også have tildelt et kodeord til hovedpostkassen. Kontakt den systemansvarlige, hvis du ikke har en hovedpostkasse og et kodeord. Område En samling posthuse. Dit posthus tilhører et bestemt område. Kuverter Postbeskeder, aftaler, opgaver, memoer og telefonbeskeder. 208 Krav til Bærbar GroupWise

214 Hovedpostkassen Groupwisepostkasse i Groupwisehovedsystemet. Hovedplacering eller Groupwisehovedsystemet Det Groupwisehovedsystem, hvor hovedpostkassen er placeret. Modemforbindelse Modemforbindelsen mellem den bærbare computer og Groupwisehovedsystemet. Netværksforbindelse Netværksforbindelsen mellem den bærbare computer og Groupwisehovedsystemet. Posthus En samling postkasser. Hovedpostkassen tilhører et bestemt posthus. Bærbar eller Bærbar GroupWise Groupwiseprogrammet på den bærbare computer. Bærbar postkasse Den postkasse, der er placeret på den bærbare computer, i Bærbar GroupWise. Bestillinger Når Bærbar GroupWise skal bruge oplysninger fra Groupwisehovedsystemet, oprettes en bestilling. Bestillinger sendes til hovedsystemet og medfører typisk, at hovedsystemet opretter et svar, der skal hentes senere. Svar Pakke med oplysninger, der indeholder de opdaterede kuverter, mapper, regler og grupper fra GroupWisehovedsystemet. Disse svar opdaterer den bærbare postkasse, så den svarer til med hovedsystemet. hente Overføre oplysninger fra hovedpostkassen til den bærbare postkasse. Sende Overføre oplysninger fra den bærbare postkasse til hovedpostkassen. Sådan fungerer Bærbar GroupWise Hvis Bærbar GroupWise skal fungere, skal du have en hovedpostkasse på et Groupwisesystem på et netværk. Bærbar GroupWise udveksler kuverter og oplysninger mellem hovedpostkassen og postkassen på den bærbare computer. Når du f.eks. opretter forbindelse til Groupwisesystemet, hvor hovedpostkassen er placeret, kopieres alle de kuverter, hovedpostkassen har modtaget, til den bærbare postkasse. Kuverter, der sendes fra Bærbar GroupWise, kopieres til hovedpostkassen. Oprette bestillinger Uanset hvornår en handling, der kræver, at oplysninger sendes fra den bærbare postkasse til hovedpostkassen, udføres, opretter Bærbar en bestilling. Bestillinger oprettes, hver gang en af følgende handlinger udføres: Send, videresend, uddelegér eller svar på en kuvert Opret en personlig kuvert, mappe, gruppe eller regel Åbn eller slet en kuvert, træk en kuvert tilbage, fortryd sletning af en kuvert, eller tøm papirkurven Sådan fungerer Bærbar GroupWise 209

215 Anmod om at hente kuverter, mapper eller andre oplysninger fra hovedpostkassen. Flyt kuverter til en mappe Slet en mappe Slet en regel Alle bestillinger vises i dialogfeltet Bestillinger i kø til hovedpostkassen. Sende bestillinger Når du opretter forbindelse til Groupwisehovedsystemet, sendes alle de bestillinger, der har status som "Venter på at blive sendt" på bestillingslisten, til hovedpostkassen. Når en bestilling er sendt til hovedpostkassen, behandles den af Groupwisehovedsystemet. Hente svar Mange af de bestillinger, der sendes, genererer svar. Hvis du f.eks. sender en bestilling, der skal hente kuverter fra hovedpostkassen, opretter hovedsystemet, når bestillingen er behandlet, et svar, der indeholder de kuverter, du har bestilt. Oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet Modemforbindelse Hvis du vil have adgang til hovedpostkassen for at sende og hente oplysninger, skal du oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet via en modemforbindelse, en netværksforbindelse (direkte) eller en TCP/IPforbindelse. Systemkrav Netværksforbindelse (direkte) System Requirements Modem anvendes for det meste til at oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet via en gateway. Modemet bruger oplysningerne fra dialogfeltet Modemforbindelse til at oprette forbindelse til hovedpostkassen. Bærbar kan også tilsluttes Groupwisesystemet ved hjælp af en netværksforbindelse. Hvis computeren f.eks. mappet til det posthus, der indeholder hovedpostkassen, kan Bærbar bruge netværksforbindelsen til at sende bestillinger og hente svar fra hovedpostkassen. TIP: Du kan oprette forbindelse til et hvilket som helst posthus i GroupWisehovedsystemet for at få adgang til hovedpostkassen. Du behøver ikke at oprette forbindelse til det posthus, der indeholder hovedpostkassen. 210 Oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet

216 En netværksforbindelse er meget nyttig, hvis du skal hente hovedpostkassen og adressebogen ind i den bærbare computer, før du forlader hovedsystemet, fordi netværksforbindelsen overfører oplysninger hurtigere end en modemforbindelse. Med en netværksforbindelse kan du især spare omkostninger ved udenbys opkald, når du henter hovedpostkassen eller en omfattende brugerliste via et modem. TCP/IPforbindelse Hvis du kører GroupWise i klient/serverindstilling, kan du oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet ved hjælp af en TCP/IPforbindelse. TCP/IPforbindelser bruger en IPadresse og port (Internet Protocol). Hvis du har brug for IPoplysninger, skal du kontakte den systemansvarlige. Hvis du bruger en Internetudbyder med et gratisnummer, mens du er væk fra kontoret, kan du undgå udgifter til telefon ved hjælp af en TCP/IPforbindelse. Derudover behøver du ikke at afslutte en Internetforbindelse og lægge røret på for at oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet via en modemforbindelse. Du kan bruge den samme Internetforbindelse til at oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet. Oprette forbindelse til Groupwisehovedsystemet 211

217 Definere oplysningsark Med følgende oplysningsark kan du indsamle de nødvendige oplysninger om opsætningen af Bærbar GroupWise. Arket er inddelt i seks afsnit, der svarer til en bestemt type oplysninger, du skal have. Den systemansvarlige for Groupwisehovedsystemet kan hjælpe dig med at udfylde oplysningsarket. Brugeroplysninger Fuldenavn BrugerID Kodeord på hovedpostkasse Systemoplysninger Område Posthus Modemoplysninger Beskrivelse (Navn) COMudgang Baud (kan afhænge af hovedsystemets gatewaymodem). Hvis du har problemer med synkroniseringen, kan du prøve at sænke baud. 212 Definere oplysningsark

218 Tidszoneoplysninger Bærbar brugers tidszone Har tidszonen sommertid? Ja Nej Oplysninger om modemforbindelse Navn på forbindelse Telefonnummer til gateway Gateway loginid Gateway kodeord Modemscript (navn og placering, hvis påkrævet) Metode til afbrydelse af forbindelse* Når alle svar er modtaget Vent ikke på svar Manuelt Antal forsøg på genopkald* Standard= 5 Tid ml. forsøg på genopkald* Standard = 1 minut Definere oplysningsark 213

219 Oplysninger om netværksforbindelse Navn på forbindelse Sti til posthus Metode til afbrydelse af forbindelse* Når alle svar er modtaget Vent ikke på svar Manuelt Oplysninger om TCP/IPforbindelse Navn på forbindelse IPadresse IPport Metode til afbrydelse af forbindelse* Når alle svar er modtaget Vent ikke på svar Manuelt * Metode til afbrydelse af forbindelse, Antal forsøg på genopkald og Tid ml. forsøg på genopkald har standardindstillinger. Medmindre den systemansvarlige angiver forskellige værdier for disse indstillinger, skal du indtil videre bruge standardindstillingerne. Du får mulighed for at ændre dem senere. 214 Definere oplysningsark

220 Installere Bærbar GroupWise Bærbar GroupWise kan installeres fra disketter eller fra netværket, afhængigt af hvilken kilde du har adgang til. Installere fra disketter Installere fra netværket Vælge standard, minimum eller brugerdefineret installation 1 Hent installationsdisketterne hos den systemansvarlige. 2 Indsæt Disk 1 i drev A i computeren. 3 Vælg menuen Filer i Windows Programstyring, og vælg derefter Kør for at åbne dialogfeltet Kør. 4 Skriv a:rmsetup.exe i feltet Kommandolinje, og klik derefter på OK. 5 Vælg det sprog, der skal installeres, og klik derefter på OK. 6 Spring afsnittet Installere fra netværket over, og fortsæt med Vælge standard, minimum eller brugerdefineret installation. Hvis du skal installere fra netværket, skal du kende stien til programmet RMSETUP.EXE. Du kan bede den systemansvarlige om hjælp til at finde det pågældende katalog. 1 Vælg menuen Fil i Windows Programstyring, og vælg derefter Kør for at åbne dialogfeltet Kør. 2 Skriv hele stien til RMSETUP.EXEprogrammet i feltet Kommandolinje. Medtag RMSETUP.EXE i stien. Skriv f.eks. X:\POSTOFF\OFWIN40\RMSETUP.EXE, hvor POSTOFF er posthuskataloget. 3 Klik på OK. 4 Vælg det sprog, der skal installeres, og klik derefter på OK. 5 Fortsæt med Vælge standard, minimum eller brugerdefineret installation nedenfor. Du kan vælge Standardinstallation, Minimuminstallation eller brugerdefineret installation. Hver funktion er beskrevet i dialogfeltet. Standard eller minimuminstallation Med standardinstallationen installeres alle filer i Bærbar GroupWise på harddisken. Med minimuminstallationen installeres kun de filer, der er nødvendige for at køre Bærbar GroupWise, herunder programfiler, fælles programfiler, Outside Invisere og TrueTypeskrifttyper. 1 Vælg Standardinstallation eller Minimum for at starte installationen. Dialogfeltet Standardinstallation vises med oplysninger om status for Installere Bærbar GroupWise 215

221 installationen. Når alle filerne er installeret, vises dialogfeltet Vælg gruppe i Programstyring. 2 Klik på OK for at acceptere GroupWise som navnet på den gruppe, Bærbar skal vises i. eller Skriv et andet navn i feltet Programgruppe, og klik derefter på OK. Dialogfeltet GroupWiseinstallation afsluttet vises, når GroupWise er installeret korrekt. Klik på OK for at lukke dialogfeltet, og fortsæt derefter med Opsætning af Bærbar GroupWise. Brugerdefineret installation Med denne funktion kan du vælge de filer i Bærbar GroupWise, der skal installeres på harddisken. 1 Vælg Brugerdefineret installation for at åbne dialogfeltet Brugerdefineret installation. 2 Vælg Kilde. 3 Klik på OK for at acceptere det viste kildedrev og katalog. eller Angiv et kildedrev og katalog, og klik derefter på OK. 4 Vælg Kataloger for at åbne dialogfeltet Valg af kataloger. 216 Installere Bærbar GroupWise 5 Klik på OK for at acceptere de viste destinationsdrev og kataloger.

222 Angiv destinationsdrev og kataloger, og klik derefter på OK. 6 Vælg Filer for at åbne dialogfeltet Groupwise installationsfunktioner. De fleste funktioner i dialogfeltet Groupwise installationsfunktioner er allerede valgt. 7 Fjern markeringen af de filer, der ikke skal installeres, og klik derefter på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Brugerdefineret installation. 8 Vælg Begynd installation. Dialogfeltet Brugerdefineret installation vises med oplysninger om status for installationen. Når alle filer er installeret, vises dialogfeltet Vælg gruppe i Programstyring. Klik på OK for at acceptere GroupWise som navnet på den gruppe, Bærbar skal vises i. Skriv et andet navn i feltet Programgruppe, og klik derefter på OK. Dialogfeltet GroupWiseinstallation afsluttet vises, når GroupWise er installeret korrekt. Klik på OK for at lukke dialogfeltet, og fortsæt derefter med Opsætning af Bærbar GroupWise. Installere Bærbar GroupWise 217

223 Installere Bærbar GroupWise 1 Dobbeltklik på ikonen Bærbar GroupWise for at starte Bærbar GroupWise. Når du starter Bærbar første gang, vises et dialogfelt, der indeholder de oplysninger, du skal bruge, før du kan anvende Bærbar. I dette dialogfelt skal du skrive oplysningerne fra oplysningsarket. 2 Klik på OK for at åbne dialogfeltet Opsætning: Bærbar. Du kan klikke på Hjælp, hvis du vil vide mere om installation og brug af Bærbar GroupWise. 3 Skriv dit brugernavn og brugerid til GroupWise, som det er angivet på oplysningsarket. 4 Klik på Kodeord for at åbne dialogfeltet Skriv kodeord. eller Klik to gange på Annullér, og opret et kodeord til hovedpostkassen, og start derefter Bærbar igen, hvis du ikke har et kodeord til hovedpostkassen. 5 Skriv kodeordet til hovedpostkassen, og klik derefter på OK. 6 Skriv kodeordet igen, og klik på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Opsætning: Bærbar. 7 Skriv navnene til området og posthuset. 8 Klik på Modem, hvis du vil åbne dialogfeltet Opsætning: Modem. 218 Installere Bærbar GroupWise

224 9 Klik på Modemtype for at åbne dialogfeltet Modemtype. 10 Vælg det modem, der er angivet på oplysningsarket, og klik derefter på Vælg for at vende tilbage til dialogfeltet Opsætning: Modem. Hvis dit modem ikke er angivet på listen, skal du oprette en modemdefinition. Klik på Opret, og klik derefter på Hjælp for at få flere oplysninger. 11 Klik på Udgang, hvis du vil åbne dialogfeltet Udgang. 12 Skriv oplysningerne i felterne COMudgang og Baud, og klik derefter på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Opsætning: Modem. 13 Klik på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Opsætning: Bærbar. Installere Bærbar GroupWise 219

225 14 Klik på Tidszone, hvis du vil åbne dialogfeltet Tidszone. 15 Klik på Definér tidszone for at åbne dialogfeltet Vælg tidszone. 16 Vælg en tidszone, og klik derefter på Vælg for at vende tilbage til dialogfeltet Tidszone. VIGTIGT: Som standard er Sommertid aktiveret. Hvis det område, hvor du bor, ikke har sommertid, eller tidsforskydelsen ikke er en time, skal du redigere Sommertid. Se Redigere Sommertid i afsnittet Indstille eller ændre tidszone. TIP: Husk at indstille uret i computeren til den valgte tidszone. Se Stille uret i computer i afsnittet Indstille eller ændre tidszone. 17 Klik på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Opsætning: Bærbar. 18 Klik på Synkronisér, hvis du vil åbne dialogfeltet Synkronisér. Du kan slette bærbare kuverter, der ikke findes i hovedpostkassen, eller opdatere bærbare kuverter, der er redigeret i hovedpostkassen 19 Vælg funktioner, og klik derefter på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Opsætning: Bærbar. Det sidste trin i forbindelse med installation af Bærbar GroupWise er at definere forbindelserne til GroupWisehovedsystemet. 20 Lad dialogfeltet Opsætning: Bærbar være åbent, og fortsæt derefter til næste afsnit Oprette en modemforbindelse. 220 Installere Bærbar GroupWise

226 Oprette en modemforbindelse Du kan oprette en modemforbindelse, en netværksforbindelse (direkte) og en TCP/IPforbindelse, og du kan derefter anvende de forskellige forbindelser, afhængigt af hvilke forbindelser du har brug for. I dette afsnit beskrives det, hvordan du opretter en modemforbindelse. VIGTIGT: Du kan kun skifte til en anden forbindelse, hvis der ikke findes nogen bestillinger i kø på den forbindelse, du skifter fra. 1 Hvis du fortsætter fra afsnittet Installere Bærbar GroupWise, er dialogfeltet Opsætning: Bærbar åbent. Hvis ikke, skal du vælge Opsætning i hovedvinduet og derefter vælge Bærbar. 2 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Opret forbindelse. Hvis du ikke har installeret nogen forbindelse, vises dialogfeltet Opret forbindelse. 3 Vælg Opret i dialogfeltet Forbindelser for at åbne dialogfeltet Opret forbindelser, hvis du tidligere har oprettet forbindelser. 4 Sørg for, at Modem er valgt, og klik derefter på OK for at åbne dialogfeltet Modemforbindelse. 5 Skriv navnet på forbindelsen i feltet Navn på forbindelse. 6 Skriv telefonnummeret til gatewayen i feltet Telefonnummer. VIGTIGT: Du kan bruge komma til at angive en pause på ét sekund i opkaldet [f.eks. 0, (12) ]. Nullet giver adgang til en udgående linie, og kommaet medfører en pause på ét sekund, mens du venter på klartonen, før du ringer nummeret op. Tegn, der ikke læses, f.eks. tankestreg, mellemrum og parenteser, ignoreres, og de kan tages med i telefonnummeret (f.eks. (12) ). 7 Skriv et loginid til gatewayen. 8 Vælg Kodeord for at åbne dialogfeltet Skriv kodeord, og skriv derefter dit kodeord til gatewayen. Oprette en modemforbindelse 221

227 9 Klik på OK, skriv kodeordet igen, og klik derefter på OK. Bærbar understøtter scriptfiler. Kontakt den systemansvarlige, hvis du skal bruge scriptfil, og læs Yderligere oplysninger i dette afsnit. Modemet vises her. 10 Vælg en af metoderne i gruppefeltet Metode til afbrydelse af forbindelse. I tabellen nedenfor beskrives hver metode. Metode Når alle svar er modtaget Vent ikke på svar Manuelt Beskrivelse Afbryder, når bestillinger er sendt, og alle svar på bestillingerne er modtaget (eller afbryder automatisk, når den tid, der er angivet af den systemansvarlige, er udløbet). Afbryder med det samme, når bestillinger er sendt, og ventende svar er modtaget. Ventende svar er svar, der venter i GroupWisehovesystemet. Giver dig mulighed for at bestemme, hvornår forbindelsen skal afbrydes (eller afbryder automatisk, når den tid, der er angivet af den systemansvarlige, er udløbet). Den systemansvarlige angiver en tidsbegrænsning for hvor lang tid brugere kan være tilsluttet GroupWisehovedsystemet. Hvis du vælger Når alle svar er modtaget eller Manuelt som metoden til afbrydelse af forbindelsen, kan denne tidsbegrænsning være årsagen til, at forbindelsen afbrydes tidligere end forventet. Hvis forbindelsen ofte afbrydes i disse indstillinger, skal du kontakte den systemansvarlige. Du kan angive det antal gange, Bærbar GroupWise skal ringe op automatisk, hvis linien er optaget. Du kan også angive intervallet mellem hvert forsøg. 11 Redigér standarden for Genopkald ved at angive nye parametre i felterne Antal forsøg og Tid ml. forsøg. 12 Klik på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Forbindelser. 222 Oprette en modemforbindelse

228 13 Vælg en forbindelse, klik på Vælg, og klik derefter på Luk for at vende tilbage til dialogfeltet Opsætning: Bærbar. 14 Klik på OK for vende tilbage til hovedvinduet. Modemforbindelsen er defineret. Yderligere oplysninger Oprette flere modemforbindelser Du kan oprette mere end én modemforbindelsen. Hvis gatewayen til GroupWisehovedsystemet f.eks. har flere telefonnumre, du kan bruge til at ringe op, kan du oprette en modemforbindelse til hvert telefonnummer. Når du opretter en forbindelse til GroupWisehovedsystemet, skal du vælge den modemforbindelse, du vil bruge. Redigere en modemforbindelse Når du har oprettet en modemforbindelse, kan du ændre den i dialogfeltet Modemforbindelse. 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Forbindelser. 3 Vælg den modemforbindelse, du vil redigere, og vælg derefter Redigér for at åbne dialogfeltet Modemforbindelse. 4 Foretag ændringerne, og klik derefter på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Forbindelser. 5 Klik på Vælg, og klik derefter på Luk for at vende tilbage til hovedvinduet. Bruge scriptfiler Bærbar understøtter scriptfiler. Du kan bruge en scriptfil, når Bærbar udveksler oplysninger med hovedsystemet, før den kan tilsluttes GroupWisehovedsystemet. Du kan f.eks. bruge en scriptfil til at angive oplysninger, der giver Bærbar adgang via sikkerhedssystemet eller til en modempool. 1 Sørg for, at du befinder dig i dialogfeltet Modemforbindelse, og skriv derefter en sti og et filnavn til scriptfilen i feltet Modemscript. Standardstien er programkataloget til Bærbar. eller Klik på mappen ved siden af feltet Modemscript for at åbne dialogfeltet Vælg fil, og dobbeltklik derefter på scriptfilen, hvis du vil vælge en eksisterende scriptfil. Oprette en modemforbindelse 223

229 Hvis du har valgt en eksisterende scriptfil, er du færdig. Hvis du opretter en scriptfil, skal du udføre de resterende trin. 2 Klik på Redigér script for at åbne dialogfeltet Redigér modemscript. 3 Skriv scriptkommandoerne i felterne Se efter og Svar med. Vælg Hjælp i dialogfeltet Redigér modemscript, hvis du vil have flere oplysninger. 4 Klik på Gem, og klik på Luk for at vende tilbage til dialogfeltet Modemforbindelse. Oprette en netværksforbindelse (direkte) Hvis du vil installere en direkte netværksforbindelse (direkte), skal du have netværksadgang til et posthuskatalog på netværket. 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Forbindelser, og vælg derefter Opret. 3 Vælg Direkte forbindelse, og klik derefter på OK for at åbne dialogfeltet Netværksforbindelse. 4 Skriv navnet på en forbindelse i feltet Navn på forbindelse. 5 Skriv hele stien til et posthuskatalog i GroupWisehovedsystemet i feltet Sti til posthus. 6 Vælg en metode til afbrydelse af forbindelsen. Afbryder, når bestillingerne er sendt, og alle svar på bestillingerne er modtaget. Afbryder straks, når bestillingerne er sendt, og ventende svar er modtaget. Med Manuelt kan du manuelt styre, hvornår forbindelsen afbrydes. 7 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Netværksforbindelse. 224 Oprette en netværksforbindelse (direkte)

230 Læg mærke til, at Netværk vises i kolonnen Type på listen over forbindelser. Vælg Netværk som installationsforbindelse, hvis du vil bruge netværksforbindelsen først (f.eks. til at hente oplysninger fra hovedpostkassen, mens du stadigvæk befinder dig i hovedsystemet). 8 Vælg en forbindelse, der angiver Modem i kolonnen Type, hvis du først vil bruge modemforbindelsen. 9 Klik på Vælg, og klik derefter på Luk for at vende tilbage til hovedvinduet. Yderligere oplysninger Redigere en netværksforbindelse Når du har oprettet en netværksforbindelse, kan du ændre den i dialogfeltet Direkte forbindelse. 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Forbindelser. 3 Vælg den netværksforbindelse, du vil redigere, og vælg derefter Redigér for at åbne dialogfeltet Direkte forbindelser. 4 Foretag ændringerne, og klik derefter på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Forbindelser. 5 Vælg en netværksforbindelse, klik på Vælg, og klik derefter på Luk, indtil du vender tilbage til hovedvinduet. Oprette en netværksforbindelse (direkte) 225

231 Oprette en TCP/IPforbindelse 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Forbindelser, og vælg derefter Opret. 3 Vælg TCP/IP, og klik derefter på OK for at åbne dialogfeltet TCP/IPtilslutning. 4 Skriv navnet på forbindelsen i feltet Navn på. 5 Skriv IPadressen i feltet IPadresse. 6 Skriv IPporten i feltet IPport. 7 Vælg en metode til afbrydelse af forbindelsen. 8 Klik på OK for at lukke dialogfeltet TCP/IPtilslutning. Bemærk, at TCP/IP vises i kolonnen Type på listen over forbindelser. 9 Klik på Luk for at vende tilbage til hovedvinduet. 226 Oprette en TCP/IPforbindelse

232 Yderligere oplysninger Afprøve forbindelser Afprøve modemforbindelser Redigere en TCP/IPforbindelse Når du har oprettet en TCP/IPforbindelse, kan du ændre den i dialogfeltet TCP/IPtilslutning. 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Forbindelser. 3 Vælg den TCP/IPforbindelse, du vil redigere, og vælg derefter Redigér for at åbne dialogfeltet TCP/IPtilslutning. 4 Foretag ændringerne, og klik derefter på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Forbindelser. 5 Vælg en TCP/IPforbindelse, klik på Vælg, og klik derefter på Luk, indtil du vender tilbage til hovedvinduet. Før du forsøger at hente oplysninger fra hovedpostkassen eller sende kuverter til andre GroupWisebrugere, skal du kontrollere, at der ikke er nogen problemer med de forbindelser, du har oprettet. Hvis du vil bekræfte, at modemforbindelsen fungerer, skal du oprette forbindelse til GroupWisehovedsystemet. 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg en modemforbindelse på rullelisten Aktuelle forbindelse. Da du kun afprøver modemforbindelsen for at se, om den fungerer, kan du ikke hente oplysninger. Hentning af oplysninger fra GroupWisehovedsystemet beskrives i afsnittet Hente oplysninger. 3 Fjern markeringen af Kuverter, så oplysningerne ikke kan hentes. 4 Vælg Opkald for at initiere forbindelsen. Afprøve forbindelser 227

233 TIP: Modemet på den bærbare computer udsender en klartone, der skifter til en hyletone, når modemet opnår kontakt til gatewaymodemet. Denne procedure kan tage flere minutter, afhængigt af det antal gange, modemet skal ringe op, før det opnår kontakt, og hvor mange bestillinger og svar systemet skal overføre. Hvis forbindelsen fungerer, viser dialogfeltet Forbindelsesstatus beskeden: Forbindelsesstatus: Tilsluttet. 5 Dobbeltklik på kontrolmenufeltet for at afbryde forbindelsen og lukke dialogfeltet Forbindelsesstatus, hvis metoden til afbrydelse af forbindelsen er indstillet til Manuelt. Hvis afprøvningen lykkedes, kan du gå videre til afsnittet Hente oplysninger. Hvis afprøvningen ikke lykkedes, vises en fejlmeddelelse. 6 Klik på OK i fejlmeddelelsesfeltet, og klik derefter på Luk i dialogfeltet Forbindelsesstatus. 7 Vælg Fil, og vælg derefter Opsætning. 8 Vælg Bærbar for at åbne dialogfeltet Opsætning: Bærbar. 9 Vælg Modem for at åbne dialogfeltet Opsætning: Modem. 10 Vælg Udgang for at åbne dialogfeltet Udgang. Kontrollér oplysningsarket for at sikre, at indstillingerne er korrekte. Du kan vælge Hjælp for at få en beskrivelse af funktionerne. 11 Luk alle dialogfelterne, og gentag derefter trin 15 ovenfor for at afprøve forbindelsen igen. Hvis forbindelsen stadig ikke fungerer, skal du kontakte den systemansvarlige. Afprøve netværksforbindelsen Hvis du vil kontrollere, at netværksforbindelsen fungerer, skal du oprette forbindelse til GroupWisehovedsystemet. 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg en netværksforbindelse på rullelisten Aktuelle forbindelse. 228 Afprøve forbindelser

234 Da du kun afprøver netværksforbindelsen for at se, om den fungerer, kan du ikke hente oplysninger. Hentning af oplysninger fra GroupWisehovedsystemet beskrives i afsnittet Hente oplysninger. 3 Fjern markeringen af Kuverter, så oplysningerne ikke kan hentes. 4 Vælg Opkald for at initiere forbindelsen. Hvis forbindelsen fungerer, viser dialogfeltet Forbindelsesstatus beskeden: Forbindelsesstatus: Tilsluttet. 5 Luk dialogfeltet Forbindelsesstatus, hvis metoden til afbrydelse af forbindelsen er indstillet til Manuelt. Hvis afprøvningen lykkedes, kan du gå videre til afsnittet Hente oplysninger. Hvis afprøvningen ikke lykkedes, vises en fejlmeddelelse. 6 Klik på OK i fejlmeddelelsesfeltet, og klik derefter på Luk i dialogfeltet Forbindelsesstatus. 7 Vælg Bærbar, og vælg derefter Send/Hent. 8 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Forbindelser. 9 Vælg en netværksforbindelse, og vælg derefter Redigér for at åbne dialogfeltet Netværksforbindelse. 10 Kontrollér oplysningsarket for at sikre, at den korrekte sti vises i feltet Sti til posthus. 11 Kontakt den systemansvarlige, hvis det er den korrekte sti, og afprøvningen stadig ikke lykkedes. eller Angiv den korrekte sti, der er angivet på oplysningsarket, og klik derefter på OK. 12 Klik på Luk for at vende tilbage til dialogfeltet Send/Hent, og vælg derefter Opkald for at afprøve forbindelsen igen. Afprøve TCP/IPforbindelsen Hvis du vil kontrollere, at TCP/IPforbindelsen fungerer, skal du oprette forbindelse til GroupWisehovedsystemet. 1 Vælg menuen Bærbar i hovedvinduet, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg en TCP/IPforbindelse på rullelisten Aktuelle forbindelse. Da du kun afprøver TCP/IPforbindelsen for at se, om den fungerer, kan du ikke hente oplysninger. Hentning af oplysninger fra GroupWisehovedsystemet beskrives i afsnittet Hente oplysninger. Afprøve forbindelser 229

235 3 Fjern markeringen af Kuverter, så oplysningerne ikke kan hentes. 4 Vælg Opkald for at initiere forbindelsen. eller Hvis forbindelsen fungerer, viser dialogfeltet Forbindelsesstatus beskeden: Forbindelsesstatus: Tilsluttet. 5 Luk dialogfeltet Forbindelsesstatus, hvis metoden til afbrydelse af forbindelsen er indstillet til Manuelt. Hvis afprøvningen lykkedes, kan du gå videre til afsnittet Hente oplysninger. Hvis afprøvningen ikke lykkedes, vises en fejlmeddelelse. 6 Klik på OK i fejlmeddelelsesfeltet, og klik derefter på Luk i dialogfeltet Forbindelsesstatus. 7 Vælg Bærbar, og vælg derefter Send/Hent. 8 Vælg Forbindelser for at åbne dialogfeltet Forbindelser. 9 Vælg en TCP/IPforbindelse, og vælg derefter Redigér for at åbne dialogfeltet TCP/IPtilslutning. 10 Kontrollér oplysningsarket for at sikre, at det er den korrekte IPadresse og IPport, der vises i felterne. 11 Kontakt den systemansvarlige, hvis det er den korrekte IPadresse og IPport og afprøvningen stadig ikke lykkedes. eller Angiv den korrekte IPadresse og IPport, der er angivet på oplysningsarket, og klik derefter på OK. 12 Klik på Luk for at vende tilbage til dialogfeltet Send/Hent, og vælg derefter Opkald for at afprøve forbindelsen igen. 230 Afprøve forbindelser

236 Hente oplysninger Hente kuverter Når afprøvningen af forbindelsen er gennemført, kan du hente oplysninger fra hovedpostkassen til den bærbare postkasse. 1 Vælg menuen Bærbar, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. Knappen Kuverter Afkrydsningsfeltet Kuverter 2 Sørg for, at afkrydsningsfeltet Kuverter er markeret, og vælg derefter knappen Kuverter for at åbne dialogfeltet Vælg kuverter, der skal hentes. Fjern markeringen i et afkrydsningsfelt, hvis en mappe ikke skal 3 Angiv Kuverter, der skal opdateres, Størrelse på kuverter og indstillinger for Tidsperiode som beskrevet nedenfor. Funktion Kuverter, der skal opdateres Hent kun emnelinie Beskrivelse Brug lokalmenuerne til at angive de kuverttyper, du vi hente. Du vil f.eks. vælge at hente post og telefonbeskeder, der ikke er åbnet, og opgaver, der ikke er afsluttet. Hvis du normalt henter mange kuverter, kan denne funktion spare tid og telefonomkostninger ved kun at hente emnelinien for hver enkelt kuvert. Se Hente valgte kuverter i Yderligere oplysninger i dette afsnit. Hente oplysninger 231

237 Funktion Hent indhold, hvis mindre end: Dage før Dage efter Beskrivelse Henter alle kuverter, der ikke overskrider den angivne størrelse. 30K er standardgrænsen for Beskedtekst og Bilag, og 5K er standardgrænsen for felterne Til, CC og BC. Se Hente valgte kuverter i Yderligere oplysninger i dette afsnit. Giver dig mulighed for at angive et antal dage før og efter dags dato, hvis du vil hente kuverterne i det pågældende interval. 4 Klik på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Send/Hent, og gå derefter videre til afsnittet Hente adressebogen. Hente adressebogen Adressebogen kan være nyttig, når du ikke kender brugerid'et, ressourcenavnet eller det fælles gruppenavn, eller når du skal sende en kuvert til flere brugere. Hvis du vil bruge adressebogen i Bærbar, skal du hente den fra GroupWisehovedsystemet. Hvis du ikke vil hente adressebogen, kan du gå videre til afsnittet Oprette forbindelse til GroupWisehovedsystemet. TIP: Da denne proces kan tage et stykke tid, anbefales det, at du henter adressebogen via en netværksforbindelse, mens du er tilsluttet hovedsystemet. 1 Sørg for, at dialogfeltet Send/Hent er åben. 2 Klik på afkrydsningsfeltet Adresser, og vælg derefter knappen Adresser for at åbne dialogfeltet Udvælg adresser. 3 Vælg en funktion, og skriv evt. navnet på området og posthuset i tekstfelterne. 4 Klik på OK for at vende tilbage til dialogfeltet Send/Hent, og gå derefter videre til afsnittet Oprette forbindelse til GroupWisehovedsystemet. TIP: Du kan også hente mapper, regler, medlemmer af fælles grupper og personlige grupper. Oplysninger om hver enkelt funktion får du ved at vælge Hjælp i dialogfeltet Send/Hent og derefter vælge det emne, du vil vide mere om. 232 Hente oplysninger

238 Oprette forbindelse til GroupWisehovedsystemet Når du opretter forbindelse til GroupWisehovedsystemet, sendes det antal kuverter, der vises i dialogfeltet Send/Hent, til GroupWisehovedsystemet. Med oprettelsen af forbindelsen hentes også kuverter fra hovedpostkassen til den bærbare postkasse, dog med den begrænsning, du har angivet i valget af kuverter, der skal hentes. Initiere forbindelsen 1 Sørg for, at dialogfeltet Send/Hent er åbent, og at du har valgt de oplysninger, der skal hentes. 2 Vælg en forbindelse på rullelisten Aktuelle forbindelse, og vælg derefter Opkald for at initiere forbindelsen og åbne dialogfeltet Forbindelsesstatus. TIP: Hvis du bruger en modemforbindelse, udsender modemet på computeren en klartone, der skifter til en hyletone, når modemet opnår kontakt til gatewaymodemet. Denne procedure kan tage flere minutter, afhængigt af det antal gange, modemet skal ringe op, før det opnår kontakt, og hvor mange bestillinger og svar systemet skal overføre. Forbundet med netværk vises, når forbindelsen er oprettet. Send/Hent er afsluttet, når 0 bestillinger venter vises. Minimerer dialogfeltet Forbindelsesstatus uden at påvirke overførslen af forbindelsen Viser det maksimale antal oplysninger om oprettelsen af forbindelsen Logge oplysninger om oprettelse af forbindelse Bærbar kan logge oplysninger til dialogfeltet Forbindelseslog og en logfil (REMOTE1.LOG, REMOTE2.LOG eller REMOTE3.LOG) på harddisken. Hvis du vælger Vis log, vises det maksimale antal oplysninger om oprettelse af forbindelsen. Disse oplysninger omfatter kommandoer for modeminitialisering, forbindelsestid, fejlmeddelelser osv. Vis log er nyttig, hvis du skal løse et problem i forbindelse med oprettelse af en forbindelse. Afbryde forbindelse fra GroupWisehovedsystemet Du kan altid afbryde forbindelse fra GroupWisehovedsystemet ved at klikke på Luk i dialogfeltet Forbindelsesstatus. Hvis dialogfeltet Forbindelsesstatus skal være åben, selvom du afbryder forbindelsen, skal du vælge Afbryd. På den måde får du mulighed for at se oplysninger i vinduet, når du har afbrudt forbindelsen fra GroupWisehovedsystemet. Når du afbryder forbindelsen, skal du lægge mærke til, at knappen skifter navn til Opkald. Hvis du vælger Opkald, genoprettes forbindelsen til GroupWisehovedsystemet. Hente oplysninger 233

239 Yderligere oplysninger Sende kuverter Hente valgte kuverter Når du har hentet kuverter fra hovedpostkassen, kan du annullere de størrelsesbegrænsninger, du har angivet for de pågældende kuverter, med funktionen Hent valgte kuverter. Du vil f.eks. vælge Hent kun emnelinie i Størrelse på kuverter, og når du har læst emnelinien for kuverterne, vil du også læse indholdet. Med Hent valgte kuverter kan du genoprette forbindelsen til hovedpostkassen og hente indholdet af de kuverter, du har valgt. 1 Dobbeltklik på Indbakke, Udbakke eller Kalender i hovedvinduet, afhængigt af hvor den kuvert, du vil hente, er placeret. 2 Vælg de kuverter, du vil hente. 3 Vælg Bærbar, og vælg derefter Hent valgte kuverter. 4 Vælg Forbindelse. Bærbar opretter forbindelse til GroupWisehovedsystemet ved at bruge den forbindelse, du senest har brugt. Du kan ændre forbindelsen i dialogfeltet Hent valgte kuverter. 5 Klik på Luk i dialogfeltet Forbindelsesstatus, når alle kuverter er hentet til den bærbare postkasse, hvis metoden til afbrydelse af forbindelse er indstillet til Manuelt. 6 Læs kuverterne, og dobbeltklik derefter på kontrolmenufeltet for at vende tilbage til hovedvinduet. Når du har hentet kuverterne og adressebogen, er du klar til at sende kuverter til andre brugere. Følgende trin beskriver, hvordan du skal sende en postbesked. Denne procedure er den samme for afsendelse af aftaler, opgaver, memoer og telefonbeskeder. 1 Vælg lokalmenuen Postbesked i hovedvinduet, og vælg derefter et layout til en postbesked. 234 Sende kuverter 2 Vælg Adressér for at åbne adressebogen.

240 3 Dobbeltklik på BrugerID for at flytte dem til feltet Send. 4 Vælg en bruger, og vælg derefter knapperne CC eller BC, hvis en bruger skal modtage en carbonkopi eller blind carbonkopi. 5 Klik på OK for at lukke adressebogen og flytte navnene til adressefelterne i layoutet til postbeskeden. 6 Angiv en beskrivelse af beskeden i feltet Emne. 7 Skriv beskeden i feltet Besked. 8 Vælg menuen Send, og vælg derefter Sendfunktioner, hvis du vil ændre Sendfunktionerne. Angiv funktionerne, og klik derefter på OK. 9 Vælg Send. Postbeskeden placeres på listen Bestillinger. Når du opretter forbindelse til GroupWisehovedsystemet, sendes postbeskeden. Oprette forbindelse til GroupWisehovedsystemet 1 Vælg menuen Bærbar, og vælg derefter Send/Hent for at åbne dialogfeltet Send/Hent. 2 Vælg en forbindelse på rullelisten Aktuelle forbindelse, og vælg derefter Opkald for at initiere forbindelsen og åbne dialogfeltet Forbindelsesstatus. TIP: Hvis du bruger en modemforbindelse, vil modemet på computeren udsende en klartone, der skifter til en hyletone, når modemet opnår kontakt til gatewaymodemet. Denne procedure kan tage flere minutter, afhængigt af det antal gange, modemet skal ringe op, før det opnår kontakt, og hvor mange bestillinger og svar systemet skal overføre. Teksten "Forbundet med netværk" vises, når forbindelsen er oprettet. Send/Hent er afsluttet, når 0 bestillinger venter vises. Minimerer dialogfeltet Forbindelsesstatus uden at påvirke overførslen af forbindelsen Viser det maksimale antal oplysninger om oprettelsen af forbindelsen Sende kuverter 235

241 Afbryde forbindelse fra GroupWisehovedsystemet Du kan altid afbryde forbindelsen fra GroupWisehovedsystemet ved at klikke på Luk i dialogfeltet Forbindelsesstatus. Hvis dialogfeltet Forbindelsesstatus skal være åben, selvom du afbryder forbindelsen, skal du vælge Afbryd. På denne måde får du mulighed for at se oplysninger i vinduet. Når du afbryder forbindelsen, skal du lægge mærke til, at knappen skifter til Opkald. Når du vælger Opkald genoprettes forbindelsen til GroupWisehovedsystemet. Ændre Opsætning: Bærbar Du kan ændre alle oplysninger om brugeren og systemet, standardindstillinger og forbindelsesdefinitioner, du har angivet i Opsætning: Bærbar. VIGTIGT: Hvis du ændrer brugerid, domæne eller posthus, mister du alle oplysningerne i den bærbare postkasse. 1 Vælg menuen Fil i hovedvinduet, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Bærbar for at se dialogfeltet Opsætning: Bærbar. 3 Foretag ændringerne, og klik derefter på OK. Hvis du har ændret brugerid, domæne eller posthus, vises et beskedfelt, der angiver, hvilke oplysninger du har ændret, og at du vil miste alle oplysningerne i den bærbare postkasse. Klik på Ja for at fortsætte, eller klik på Nej, og klik derefter på Annullér, hvis ændringerne ikke skal gemmes. 4 Klik på Luk i dialogfeltet Opsætning for at vende tilbage til hovedvinduet. Indstille eller ændre tidszone Alle kuverter i kalenderen er planlagt i overensstemmelse med den tidszone, du har valgt, da du indstillede opsætning af Bærbar. Når du krydser tidszoner med GroupWise Bærbar, kan du skifte til den nye tidszone. Hvis du gør det, ændres alle de planlagte kuverter, så de viser forskellen mellem de pågældende tidszoner. Du vælger f.eks. USA Eastern Standard i Opsætning: Bærbar, mens du arbejder i tidszonen USA Pacific Standard. Hvis du ændrer tidszonen i Bærbar til USA Pacific Standard, vises en aftale til klokken 15:00 som en aftale til klokken 12:00 i Bærbar. Hvis du ændrer tidszonen i Bærbar, skal du være sørge for, at du har stillet uret i din bærbare computer, så det passer til den nye tidszone. Se Stille uret i computeren i dette afsnit. 1 Vælg menuen Fil i hovedvinduet, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Bærbar for at åbne dialogfeltet Opsætning: Bærbar. 236 Ændre Opsætning: Bærbar

242 3 Vælg Tidszone for at åbne dialogfeltet Tidszone. 4 Klik på Definér tidszone for at åbne dialogfeltet Vælg tidszone. 5 Vælg den nye tidszone, klik på Vælg, og klik derefter på OK for at lukke dialogfeltet Tidszone. 6 Klik på OK i dialogfeltet Opsætning: Bærbar, og klik derefter på Luk i dialogfeltet Opsætning for at vende tilbage til hovedvinduet. Redigere sommertid Stille uret i computeren Brug Redigere sommertid til at angive, hvornår sommertid og normaltid begynder. 1 Vælg menuen Fil, og vælg derefter Opsætning. 2 Dobbeltklik på Bærbar for at åbne dialogfeltet Opsætning: Bærbar. 3 Vælg Tidszone, og vælg derefter Redigér sommertid. 4 Hvis tidszonen ikke har sommertid, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Brug sommertid. 5 Vælg Definér som dage eller Definér som dato. 6 Angiv, hvornår sommertid og normaltid begynder ved hjælp af lokalmenuerne. 7 Angiv det antal timer og minutter, uret skal stilles frem eller tilbage, og klik derefter på OK. 8 Klik på OK for at lukke dialogfeltet Tidszone. 9 Klik på OK i dialogfeltet Opsætning: Bærbar, og klik derefter på Luk for at vende tilbage til hovedvinduet. Du skal altid stille uret i din bærbare computer, når du ændrer tidszone i Bærbar. På den måde sikrer du synkronisering af alle planlagte kuverter mellem den nye tidszone og uret i computeren. 1 Dobbeltklik på Kontrolpanel i hovedvinduet i Windows Programstyring, og dobbeltklik derefter på Dato og tid. 2 Foretag ændringerne, og klik derefter på OK. Du vil muligvis ikke ændre tidszonen, når du rejser. Hvis du er i New York, og planlægger en aftale i Los Angeles til klokken 15:00, og derefter flyver til Californien og vælger ikke at ændre tidszonen i Bærbar, vil aftalen være angivet til klokken 15:00, og aftalen ændres ikke. TIP: Hvis du planlægger at arbejde i en anden tidszone i længere tid, er det normalt en fordel at ændre tidszonen i Bærbar. Indstille eller ændre tidszone 237

243 Indeks 238 Indstille eller ændre tidszone

244 Indeks /.LEXfiler, 171.LOGfiler, 139.SUPfiler, 171.THSfil, 206 A Acceptere, 16 aftaler, 27 autodatokuverter, 42 ressourcebestillinger, 154 Acceptér regelfunktion, 149 Adgangsliste minimal brugeradgang, 20 Adgangsrettigheder, 18 Adressebog, 21 hente på bærbar, 238 personlige adresser, 129 Adresser eksterne, 24 personlige, 129 redigere, 129 Adressere kuverter, 22 Adskillere makrokommandoer, 90 Afbryde fra GroupWisehovedsystem, 242 Afbryde, metode til (Bærbar), 229 Afkrydse opgaver se afslutte, cirkulationkuverter og opgaver, 8 Afsende kuverter igen se hente sendte kuverter, 8 Afsenderprioritet (filterfunktion), 193 Afsenderstatus (filterfunktion), 193 Afslutte uddelegerede opgaver, 185 Afslutte GroupWise, 24 Afslutte opgaver se afslutte, cirkulationskuverter og opgaver, 8 Afsluttet, markere opgaver som se afslutte, cirkulationskuverter og opgaver, 8 Afspille makroer, 87 Afsætte tid i kalenderen se personlige aftaler, 8 Aftaler acceptere, 27 afvise, 29 alarmer, sætte, 175 arkivere, 31 besvare, 173 bilag, 46 datoer, angive, 177 funktioner, 111 gemme, 56 gendanne, 128 hente, 183 hente tekstfiler ind i, 66 kursiveret, 28 læse, 80, 86 markeringer, 28 oplysninger om, vise, 84 opsætning af klokkeslætsfunktioner, 118 planlægge, 25 planlægge tilbagevendende, 32 se filtre, 191 sende igen, 182 slette, 163 Søg ledig, 83 uddelegere, 184 udskrive, 186, 187 videresende, 198 ændre tidspunkter for, 81 ændre varigheden af, 82 Afvis (regelfunktion), 149 Afvise kuverter, 29 ressourcebestillinger, 154 Afvise kuverter se slette, 8 Aktivere regler, 150 Aktuelle dato gå til, 65 Alarmer sætte, 175 Angive tidszoner, 243 Anmode om svar, 115 Antonymer slå op, 174 Arbejdsstationer krav/installation, 10 specifikationer, 10 Arkivere rettigheder, 32 Arkiverede kuverter i fuldmagtsdatabase, 54 Arkivér, 30 regelfunktion, 150 sammenlignet med Gem, 32 Autodato, 32 definitioner,kombinere, 40 kuverter, slette, 42 Autodatofunktioner, 43 Automatisere gentagende opgaver se makroer, 87 Avanceret opsætning, 46 B BC, 22 Bemærke se give modtagere besked, 8 se returkvittering, 8 Bemærkning se også memoer, 191 Beregne forskelle mellem datoer, 51 Beskeder Indeks 239

245 se memoer, 8 se postbeskeder, 8 se telefonbeskeder, 8 Bestemt dato søge efter, 66 Bestillinger oprette, 217 sende fra bærbar, 217 Besvare kuverter se acceptere, 8 se besvare, 8 Bilag, 46 cirkulere, 48 gemme, 56 lyd, 84 udskrive, 48 vise, 48 åbne, 48 Bilagstype (filterfunktion), 193 Brug Synonymordbog, 174 Bruger layout, åbne, 211 Brugerdefineret installation (Bærbar), 222 Brugere gruppere, 62 Bærbar, 214, 217 afbryde fra GroupWisesystem, 242 afbryde, metode til, 229 afprøve forbindelser, 234 computerur, stille, 244 direkte netværksforbindelser, 218, 231 disketter, 214 hente oplysninger, 237 installere, 222, 225 Introduktion, kontrolliste, 214 krav, 215 kuverter, 215 modemforbindelser, 218, 228, 230 oprette bestillinger, 217 opsætning af Bærbar, 219 opsætning, ændre, Indeks C postkasse (definition), 216 scriptfil, bruge, 230 sende kuverter, 241 sommertid, redigere, 243 systemkrav, 215 TCP/IPforbindelser, 218, 233 tidszoner, ændre, 243 tilslutte til GroupWisehovedsystem, 218, 239, 242 Cirkulationskuvert uddelegere, 184 Cirkulationskuverter, 49 adressere, 23 afslutte, 50 bilag, 48 kontrollere status for, 50 markere som Udført, 96 oprette, 49 Computerur stille, 244 Cool Solutions, 12 D Dags dato gå til, 65 Dato og klokkeslætsfunktioner, 119 Datoer begrænsninger, 51 filterfunktion, 192 forskelle mellem, beregne, 51 funktioner, 119 gå til bestemte, 66 indstille, 177 ændre, 66 Deaktivere regler, 151 Delelinie gøre liste bredere, 184 gøre mappelisten bredere, 78 Designe layout, 60 Dialogbokse farver i, 175 Direkte forbindelser (Bærbar) oprette, 231 redigere, 232 Direkte forbindelser (Remote), 218 Diskette installere Bærbar fra, 214 Dobbeltforekomster kontrollere for, 164 Dokumentationskonventioner/opbygning, 9 Dokumenter se indhold, 199 Stavekontrol, 165 Dokumentresumé indeksere med QuickFinder, 142, 143 E Egenskaber ændre hyldeikon, 72 Egenskaber for programstart, 209 Erstatning af ord/sætninger definere til stavekontrollen, 168 F Farver system, 175 Faste aftaler se Autodato, 8 Faxfil se, 203 Fede ord i dokumentationen, 9 Fejlfinding Notifikation, 102 Ferie, slette kuverter under se adgangsliste, 8 se fuldmagtsindehavere, 8 Filer gemme, 56 hente ind i kuverter, 66 indhold, se, 199 oprette genvejslister til hyppigt anvendte, 58

246 søge efter ord i, 134 udskrive kalenderen til, 189 vedlægge, 47 Filindhold se, 199 Filtere eksempler, 196 Filtre, 190, 194 funktioner, 191, 194 hente, 194 Filtreret kuvertliste gemme, 73 Filtypetilknytninger tilføje, 124 Finde ord i Viser, 202 se QuickFinder, 131 Fjerne kolonner i Indbakke, 77 Fjerne kuverter fra arkiv, 31 Flere kuverter, slette, 164 se grupper, 8 Flytte kuverter til mapper, 93 Forbindelser afbryde forbindelsen fra GroupWisesystem, 242 afprøve Bærbar, 234 GroupWisehovedsystem (Bærbar), 239 modem, 218 netværk, 218, 231 TCP/IP, 218, 233 Forespørgsler QuickFinder, 139 Foretage fejlfinding sende spørgsmål, 13 Formater dato og klokkeslæt, 119 Forskelle mellem datoer, beregne, 51 Fortryde (trække tilbage) beskeder se hente sendte kuverter, 8 Frister sætte, 107 Fuldmagter optræde som fuldmagtsindehaver, 53 tilføje, 53 Fuldmagtsindehavere angive, 18 arkivrettigheder, 32 minimal brugeradgang, 20 oplysninger om aftaler, vise, 84 optræde som fuldmagtsindehaver, 52 Fuldmagtsressourcer, 153 Funktioner aftale, 111 dato og klokkeslætsformat, 119 hente på bærbar, 238 layout, vælge funktioner til, 126 memoer, 114 menuen Vindue, 100 miljø, 126 opgaver, 122 rydde op, 122 spore modtagere, 79 standardlayout, 116 Stavekontrol, 170 Søg ledig, 121 vinduet Statusinformationer, 78 Viser, 201 Fælles mapper, 94 Fælles personlige grupper, 65 G Gemme, 56 filtreret kuvertliste, 73 layout, 55 Gendanne menulinie, 161 Gendanne kuverter i papirkurven, 128 GFendanne menulinien (568), 145 Gentagende opgaver se makroer, 87 Gentagne ord kontrollere for, 164 Genvejsliste, 58 Grafik se, 204 GroupWise installere på arbejdsstationer, 10 køre, 11 oversigt, 8 GroupWise Bærbar se Bærbar, 214 GroupWise Layoutdesigner, 8, 60 oprette OLEfelt, 104 GroupWisehovedsystem (Bærbar), 216 afbryde forbindelsen fra, 242 tilslutte til, 218, 239, 242 Gruppe opgaver, 107 Gruppelayout markere, 116 Grupper adressere kuverter til, 23, 64 offentlige kontra personlige, 62 oprette personlige, 63 redigere personlige, 64 Gruppere se mapper, 8 Gruppere layout beskrivelse, 8 Gælder kun for andre brugere (kodeordsfunktion), 112 Gøre kolonner i Indbakken bredere, 77 Gå til dags dato, 65 Gå til dato, 66 Indeks

247 H Handlinger spore modtagere, 182 Hardwarekrav (Bærbar), 215 Hente adressebog (Bærbar), 238 brugerlayout, 211 bærbare oplsyninger, 237 bærbare oplysninger, 237 filtre, 194 Introduktionskort, 13 oplysninger på bærbar, 217 svar på bærbar, 218 tekstfiler, 67 Hente kuverter på bærbar, 240 Hente sendte kuverter, 183 Hexadecimalt format se filer i, 201 Hierarki, mapper, 91 Hjælp online, 67 Hovedord (synonymordbog), 174 Hovedplacering (Bærbar), 216 Hovedpostkasse (Bærbar), 216 Hovedvindue, 8, 100 beskrivelse, 70 hylden, 71 skjule/gendanne, 161 Hvad er (kontektsbetinget Hjælp), 69 Hylde indstille og styre, 71 Hylden filtreret layout, placere på hylden, 194 placere layout på, 71 udvide, 74 ændre ikonegenskaber, 72 I Ikke tilgængelige tidspunkter se Søg ledig, 8 Ikoner aftale, 28 føje til hylden, Indeks hovedvindue, 70 i manualer, 9 Indbakke, 76 kuvert, 131 slette fra hylden, 71 Ikonfil se, 204 Indbakke beskrivelse, 9 oprydningsfunktioner, 122 se filtre, 191 slette kuverter, 164 Indeks dokumentresumé, 143 se også QuickFinder, 8 Indstille datoer, 177 Indsætte tekst, 186 Installere Bærbar, 214, 222 GroupWise på arbejdsstationer, 10 Integrere objekter med OLE, 103 International synonymordbog, 206 Internationale ordbøger, 172 Internet adresser, 129 Cool Solutions, 12 Intervaller opdatere, 127 Introduktion GroupWise, 8 Introduktion,kontrolliste (Bærbar), 214 Introduktionskort hente, 13 J Jokertegn, 179 Jumptermer (online hjælp), 68 K Kabinetmappe, 92 Kalender, 80 afvise kuverter, 29 beskrivelse, 9 indstille den første ugedag, 126 mapper, 92 opgaver, afslutte, 108 oprydningsfunktioner, 122 Kalenderlayout på hylden, 73 se filtre, 191 Kalenderlayout beskrivelse, 8 Kataloger oprette genvejslister til hyppigt anvendte, 58 Kategorisere kuverter se mapper, 8 Klippe tekst, 186 Knapper Hjælpvindue, 68 tilpasse, 208 Kodeordsopsætning, 111 Kolonner redigere kolonneoverskrifter, 183 Kommandobaseret sprog (makroer), 87 Kompilere makroer, 89 Konflikter i aftaler, vise se Søg ledig, 8 Kontekstbetinget Hjælp, 69 Kontrollere levering af kuverter, 78 Kontrolliste Introduktion (Bærbar), 214 Konventioner, dokumentation, 9 Kopiere kuverter til flere mapper, 93 Krav arbejdsstationer, 10 bærbar, 215 OLE, 103 Kursiverede kuverter memoer, 99 Kuverter arkivere, 31 besvare, 173 bilag, 46

248 Bærbar, 215 cirkulations, 49 filtrere, 194 fjerne kuverter fra arkiv, 31 gendanne, 128 hente på bærbar, 237, 240 læse, 75, 80, 86, 181 planlægge tilbagevendende, 32 sende fra bærbar, 241 sende igen, 182 sendfunktioner, 157 videresende, 198 ændre tidspunkter for, 81 Kuverter i kø, 29 Kuvertikoner, 131 Kuvertkilde (filterfunktion), 193 Kuvertstatus (filterfunktion), 193 Kuverttype (filterfunktion), 191 Køre GroupWise, 11 L Layout beskrivelse, 8 gemme, 55 kombinere på hylden, 71 markere i hovedvindue, 70 placere på hylden, 71 standard, markere, 116 tilpasse, 60 åbne, 211 åbne ved start, 73 Layoutdesigner, 60 Introduktion, 8 oprette OLEfelter i, 104 Layoutfunktioner, 126 Ledige tidspunkter se Søg ledig, 8 Levering af kuverter kontrollere, 78 Lokaler se ressourcer, planlægge, 8 Lukke GroupWise, 24 mapper, 93 Lyd, 85 lytte til i Viser, 204 Læse arkiverede kuverter, 31 kalenderkuverter, 80 kuverter i Indbakke, 75 kuverter i Udbakke, 181 postbeskeder, 131 slettede kuverter, 128 Løse kuverter se slette kuverter i papirkurven, 8 M Makroer, 87, 130 afspille, 87 fejlmeddelelser, 89 indsætningspunkt, flytte, 87 kommandoer, syntaks, 89 kompilere, 89 manual, online, 89 optage, 87 redigere, 88 Manual (dokumentation) til onlinemakroer, 89 opbygning, 9, 60 Mappe slette, 93 Mapper beskrivelse, 91 flytte kuverter til, 93 fælles, 94 hierarki, 91 i regler, 94 Kabinet, 92 Kalender, 92 lukke, 93 oprette, 92 opsætning af visning af, 113 postkasse, 92 QuickMenu til, 94 sammenkæde kuverter, 93 standard, 92 søgeresultater, 94 åbne, 93 Mappestruktur, 91 Margener udskrivningsopsætning, 190 Markere flere kuverter til sletning, 164 som Privat, 95 som Udført, 96 Markeringer aftale, 28 memo, 99 opgaver, 109 Memoer afvise, 29 arkivere, 31 beskrivelse, 97 besvare, 173 bilag, 46 datoer, angive, 177 gemme, 56 gendanne, 128 hente, 183 hente tekstfiler ind i, 66 kontrollere status for, 78, 182 kursiverede beskrivelser, 99 læse, 80, 86 markeringer, 99 planlægge tilbagevendende, 32 sende, 97 sende igen, 182 sendfunktoner, 157 slette, 163 uddelegere, 184 udskrive, 186, 187 videresende, 198 Menu Vindue, 100 Menulinie, skjule/gendanne, 160 Miljøopsætning, 125 Minimal brugeradgang (adgangsliste), 20 Minimuminstallation (Bærbar), 222 Modemforbindelser (Bærbar), 216, 218 afprøve, 234 oprette, 228, 230 redigere, 230 Modtage notifikation, 154 Indeks 243

249 Modtagere af Blindkopi (BC), 22 Modtagere, gruppere se personlige grupper, 8 Mødelokale se ressourcer, planlægge, 8 Mødelokaler se ressourcer, 8 Møder se aftaler, 8 Mødesteder se ressourcer, planlægge, 8 Månedlige aftaler se autodatoer, 8 N Netværksforbindelser (Bærbar), 216, 218 afprøver, 235 oprette, 231 redigere, 232 Notifikation, 101, 103 alarmer, 175 returnere notifikation, angive, 115 Notifikation til modtagere (sendfunktion), 115, 159 Notifikationsopsætning, 101 Notifikaton foretage fejlfinding, 102 Nægte kuverter se afvise, 8 O Objektsammenkædning og integrering (OLE) anbringe objekter i felter, 104 Objektsammenkædning og integrering (OLE), 103 oprette felter i layout, 104 Område (Bærbar), 215 Online hjælp, generelt, 67 makroer manual, 89 se QuickFinder, 131 Opdatere, 106 interval, ændre, Indeks Opdatere kæder, 105 Opgavelister se personlig, opgaver, 8 Opgaveopsætning, 122 Opgaver afslutte, 185 afvise, 29 arkivere, 31 besvare, 173 bilag, 46 cirkulations, 49 datoer, angive, 177 gemme, 56 gendanne, 128 hente, 183 hente tekstfiler ind i, 66 kontrollere status for, 78, 182 læse, 80, 86 markere som Udført, 96, 108 markeringer, 109 oprette, 106 planlægge tilbagevendende, 32 se filtre, 191 se makroer, 87 sende igen, 182 sendfunktioner, 157 slette, 163 uddelegere, 184 udskrive, 186, 187 videresende, 198 Oplysninger status, 78 Oplysningsark opsætning af Bærbar, 219 Oprette bestillinger (Bærbar), 217 cirkulationskuverter, 49 direkte netværksforbindelser, 231 kodeord, 111 layout, 61 mapper, 92 modemforbindelser, 228, 230 personlige grupper, 63 TCP/IPforbindelser, 233 Oprette personlige aftaler, 27 Oprette adgangslister, 18 Oprette personlige memoer, 98 Oprette værktøjsbjælker, 206 Oprydningsfunktioner, 122 Opsætning, 110 aftale, 111 aftaletidspunkt, 118 Bærbar, ændre, 242 dato og klokkeslætsformat, 119 kodeord, 111 mappeliste, 113 memo, 114 miljø, 125 Notifikation, 101 opgave, 122 oplysningsark (Bærbar), 219 placering af filer, 123 postbesked, 158 postbeskeder, 114 rydde op, 122 standardlayout, 116 Søg ledig, 121 telefon, 114 Tilknytninger, 124 udskrive, 189 Opsætning af mappeliste, 113 Opsætning af memoer, 114 Opsætningsprogram køre, 10 Optage makroer, 87 telefonbeskeder, 85 vedlægge, 85 Ord slå op (synonymordbog), 174 springe over under stavekontrollen, 168 søge efter filer med bestemte, 134 Ord med fed i dokumentation, 9 Ordbøger, 164 redigere supplerende, 167 Oversigt GroupWise, 8

250 P Papirkurv, 127 afvise kuverter i, 30 oprydningsfunktioner, 122 se filtre, 191 slette kuverter, 128 trække kuverter til, 164 tømme, 128 Parametre makrokommandoer, 90 Personlig gruppe dele, 65 Personlige adresser, 129 aftaler, 27 opgaver, 108 Personlige aftaler, 25 Personlige grupper oprette, 63 redigere, 64 Personlige layout beskrivelse, 8 Personlige memoer, 98 Personligt layout markere, 117 Placering af møder se ressourcer, planlægge, 8 Planlægge se personlige, opgaver, 8 Søg ledig, 83 tilbagevendende kuverter, 32 Planlægge ressourcer, 24 Postbeskeder arkivere, 31 besvare, 173 bilag, 46 cirkulations, 49 gemme, 56 gendanne, 128 hente, 183 hente tekstfiler ind i, 66 læse, 86, 131 se filtre, 191 sende, 130 sende igen, 182 sendfunktioner, 157 slette, 163 stemme, 85 udført cirkulation, 96 udskrive, 186 videresende, 198 Postbeskedopsætning, 114 Posthus (Bærbar), 216 Postkassemapper, 92 Printere vælge, 189 Prioritet angive opgaver, 108 Send kontra Opgave, 109 sendfunktion, 115, 158 Privat bruge regler til at markere som, 150 markere som, 95 Produktkommandoer (makroer), 87 Program starte med alarmer, 176 Program, køre opsætnings, 10 Programmer føje til hylden, 72 Projekter, spore se spore kuverter, kuverter, 8 Punkttegn i synonymordbog, 174 Påmindelser se personlige memoer, oprette, 8 Q QuickFinder, 58, 131 dokumentresumé, søge efter, 142, 143 indeks, opdatere/generere igen, 133 indeks, oprette, 132 indeks, redigere, 133 indeks, slette/omdøbe, 134 indeks, søge, 134 indeksfunktioner, 137 søgeoperatorer, 139 søgeoperatorer, 141 øge hastigheden ved oprettelse af indeks, 136 QuickMenumapper, 94 R Redigere autodatodefinitioner, 42 filtypetilknytninger, 124 modemforbindelser, 230 netværksforbindelser, 232 personlige adresser, 129 personlige grupper, 64 sommertid, 243 startfunktion i hyldeikon, 72 TCP/IPforbindelser, 234 værktøjsbjælker, 206 Redigere kolonneoverskrifter, 77 Redigere tastaturtekst, 209 Regler, 145, 164 aktivere, 150 deaktivere, 151 mapper i, 94 oprette, 145 oprette ressource, 154 Ressourcebestillinger acceptere og afvise, 154 Ressourcer, 152 beskrivelse, 22 fuldmagt, 153 modtage notifikation om, 154 planlægge, 24 regler, oprette, 154 Søg ledig, 83 Rettigheder, give til fuldmagtsindehavere, 18 Returbesked (sendfunktion), 115 Returkvittering (sendfunktion), 17 Returkvittering (sendfunktioner), 30 Returnere den aktuelle dato, 65 Returnotifikation (sendfunktion), 159 Rulleliste hovedvindue, 70 Indeks 245

251 S 246 Indeks Sammenkæde kuverter med mapper, 93 objekter med OLE, 105 Sammenkædede kuverter slette, 164 Satus oplysninger (sendfunktion), 115 Scriptfil, bruge, 230 Se indhold af filer, 199 Send postbesked (regelfunktion), 148 Sende, 155 bestillinger (Bærbar), 217 bærbare kuverter, 241 cirkulationskuverter, 49 oplysninger på bærbar, 217 postbeskeder, 130 svar, 173 telefonbeskeder, 85 Sende igen, 156 se videresende, 8 Sendfunktioner, 157 Skifte layout, 160 Skjule menuer, 160 vinduer, 161 Skrald se Papirkurv, 8 Skraldespand se Papirkurv, 8 Skrifttype, 161, 198 Skærme opdatere, 106 Slet (regelfunktion), 149 Slette autodatokuverter, 42 kolonner i Indbakke, 77 kuverter, 163, 184 kuverter i Indbakke, 76 kuverter i papirkurven, 127 kuverter i Udbakke, 183 mapper, 93 personlige adresser, 130 sammenkædede kuverter, 129 se også Oprydningsopsætning, 8 se også udløb, 8 tekst, 164 Slettede kuverter læse, 128 Smide affald ud se Papirkurv, tømme, 8 Smide kuverter ud se slette, 8 Softwarekrav (Bærbar), 215 Som Datoindstilling, 34 Som Eksempelindstilling, 33 Som Formelindstilling, 33 Sommertid redigere, 243 Sortere kolonner, 77 Specielle tegn, 162 Specifikationer arbejdsstation, 10 Spore kuverter, 78, 182 se også returkvittering, 8 se også returkvittering (sendfunktion), 8 status for cirkulationskuverter, 50 Springe ord over under stavekontrol, 168 Sprog vælge, 125 Sprogkontrol bruge Stavekontrol som, 169 Spørgsmål sende til Novell, 13 Standard bibliotek, 123 bruge printer, 189 indstillinger, 110 layoutopsætning, 116 mapper, 92 Standardinstallation (Bærbar), 222 Startdatoer indstille, 107 Starte programmer med alarm, 176 Startlayout indstille, 73 Station specifikationer, 10 Status kontrollere udførte kuverter, 50 markere kuverter som udført, 97 se midlertidige sendfunktioner, 8 se spore, kuverter, 8 Statusinformation, 17 Statusoplysninger, 78 Statusoplysninger (sendfunktion), 158 Stavefejl kontrollere for, 164 Stavekontrol, 164 alternative ord, definere, 169 funktioner, 170 ord, der skal springes over, definere, 168 ordbøger, angive, 166 ordbøger, bruge, 164 ordbøger, ekstra, 167 ordbøger, typer af, 171 Stavekontrol, udføre, 165 tekst, der skal kontrolleres, vælge, 166 Stedfortræder se adgangsliste, 8 Stedfortrædere se fuldmagtsindehavere, 8 Stille computerur, 244 Store og små bogstaver kontrollere for forkerte, 164 Supplerende ordbøger, 165, 167 redigere, 167 Svar, 173, 216 hente på bærbar, 218 regelfunktion, 149 Svar ønskes, 159 Svar ønskes (sendfunktion), 115, 159 Synonymer slå op, 174 Synonymordbog, 173

252 Syntaks makro, 89 System farver, 175 krav (Bærbar), 215 Søg ledig, 83 Opsætning, 121 Søge efter, 177 aftaletidspunkter, 83 finde, 177 onlinefiler, 131 ord i dokumenter mens Viser er aktiveret, 202 ord og sætninger i Viser, 202 se QuickFinder, 131 Søge efter datoer, 66 Søge efter filer online se QuickFinder, 131 Søgeoperatorer (QuickFinder), 139 Søgeresultater mapper, 94 T Tastatur, anslag se makroer, 87 Tastaturtekst redigere, 209 TCP/IPforbindelser (Bærbar), 218 afprøve, 236 oprette, 233 redigere, 234 Tekst klippe og indsætte, 186 skrifttyper, vælge, 162 slette, 164 søge efter, 177 Tekstsøgning se QuickFinder, 131 Telefon se telefonbeskeder, 8 Telefonbeskeder, 114, 179 besvare, 173 bilag, 46 gemme, 56 gendanne, 128 hente, 183 hente tekstfiler ind i, 66 læse, 86, 180 sende, 85, 180 sende igen, 182 sendfunktioner, 157 slette, 163 udskrive, 186 videresende, 198 Tidszoner ændre, 243 Tildele adgangsrettigheder, 18 Tildele kuverter se uddelegere, 8 Tildele kuverter igen se uddelegere, 8 Tilføje filtypetilknytninger, 124 fuldmagter, 53 Tilføje filtypetilknytninger, 124 Tilpasse knapper, 208 layout, 60 Tilslutte til GroupWisehovedsystem (bærbar), 218, 239, 242 Trække kuverter tilbage se hente sendte kuverter, 8 Tømme papirkurven, 128 U Udbakke beskrivelse, 9 hente kuverter, 183 kolonneoverskrifter, redigere, 183 kontrollere status for, 182 læse kuverter, 181 oprydningsfunktioner, 122 se filtre, 191 sende kuverter igen, 182 slette kuverter, 164 Uddelegér (regelfunktion), 149 Uddelegere opgaver, 109 se også adgangsliste, 8 Udføre cirkulationskuverter og opgaver, 96 Udklipsholder, 185 Udløb (sendfunktion), 115, 158 Udskriv opsætning, 189 Udskrive, 186 bilag, 48 bilag fra tilknyttede programmer, 187 fra Viser, 203 kalenderen, 187 Udvalg se grupper, 8 Udvide hylden, 74 Ugentlige aftaler se autodatoer, 8 Undermapper, 92 Uploade kuverter, 241 Uåbnede postbeskeder, ikoner for, 131 V Vedlægge OLEobjekter, 104 sammenlignet med at hente, 46 Videresend regelfunktion, 148 Videresende, 198 Vigtighed se prioritet, 8 Vindue menu, 100 skjule hoved, 161 Vinduer farver, 175 Vinduet Statusinformationer, 32, 78 Vise den aktuelle dato igen, 206 Vise kuverter indstille hyppighed for visning af, 127 Indeks 247

253 Viser, 199, 205 funktioner, 201 lyd, lytte til i Viser, 204 udskrive fra, 203 understøttede formater, 205 Visningsfunktion se Viser, 199 Værktøjsbjælke, 206 vise/skjule, 207 Værktøjspalette (Layoutdesigner), 61 W WordPerfect tegn, 162 WPtegn, COM Cool Solutions, 12 Æ Ændre datoer, 66 kodeord, 112 opsætning af Barbar, 242 Ændre tidspunkter for kuverter, 81 Ændre tidszoner, 243 Å Åbne bilag, 48 layout, 211 mapper, 93 postbeskeder, 131 Åbnede ikoner, 131 Åbnet se, om en kurvert er blevet se spore kuverter, Indeks