Referat. Kultur- og Fritidsudvalget

Transkript

1 Referat Kultur- og Fritidsudvalget Møde nr.: 2/2018 Dannet den: Onsdag den Mødedato: Tirsdag den Mødetidspunkt: 17:30-18:30 Mødested: Ringsted Musik- og Kulturskole Medlemmer Daniel Nørhave (hjdan) O Line Lynnerup (lily) V Mazlum Øz (maoz) V Nichlas Riise (nrii) A Torben Lollike (tlo) B Andreas Karlsen (akar) C Jan Jakobsen (jja) Ø Fraværende Bemærkninger

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 22. maj Forberedelse af årligt møde med Folkeoplysningsrådet KFUM Nordrupøster tilbyder køb af markedsføring Kunst og kultur i det offentlige rum Nye vedtægter for Frivilligrådet Orientering - model for medlemstilskud til folkeoplysende foreninger Ørslev Kulturforening tilbyder køb af markedsføring Dan-Tyrk tilbyder Kultur- og Fritidsudvalget køb af markedsføring Budget prioritering af forslag til budgettet Delegationsplan for Kultur- og Trivselsudvalget Status på ejendomsstrategi og cases Aftale med Kærehave skov Orientering fra formand og direktør - maj Budgetrapport 1. kvartal

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 22. maj 2018 Åben sag Sagsid: 17/24261 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Godkendt med bemærkning om, at punkt 11 gøres til et åbent punkt.

4 Side 3 2. Forberedelse af årligt møde med Folkeoplysningsrådet Åben sag Sagsid: 13/14076 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 GaeldendeVedtaegter pdf (31057/16) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag lægges der op til en drøftelse i Kultur- og Fritidsudvalget af det kommende møde med Folkeoplysningsrådet i juni Beskrivelse af sagen Det daværende Kultur- og Trivselsudvalg besluttede i november 2015 en model for udvalgets møder med råd og nævn. Udvalget besluttede bl.a., at udvalget på dets forudgående møde før mødet med det enkelte råd udpeger konkrete ønsker til dialogen med det enkelte råd. I modellen for møder med råd og nævn er følgende form for møder mellem udvalget og rådene besluttet: x Der afholdes ét årligt møde mellem udvalget og hhv. Folkeoplysningsrådet, Frivilligrådet samt Aftenskolernes samråd hver for sig Dagsordenen for møderne vil som udgangspunkt være: 1. Gensidig orientering 2. Ønsker og idéer til udmøntningen af gældende politikker for området og identifikation af særlige indsatsområder fremadrettet i forhold til den kommende Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitik 3. Budget og økonomi 4. Eventuelt I Folkeoplysningsrådets vedtægter (bilag 1) står der bl.a. følgende om rådets kompetencer og pligter: 1. Folkeoplysningsrådet skal gennem dialog med Kultur- og Trivselsudvalget være med til fortsat at udvikle muligheder og rammer inden for folkeoplysningsområdet. Folkeoplysningsrådet rådgiver Kultur- og Trivselsudvalget i alle beslutninger herom.

5 Side 4 2. Folkeoplysningsrådet inddrages aktivt i arbejdet med udformningen af retningslinjer for støtte og tilskud under folkeoplysningsområdet. 3. Folkeoplysningsrådet har pligt til at udtale sig om den af Byrådet vedtagne budgetramme for folkeoplysningsområdet. 4. Folkeoplysningsrådet har pligt til at udtale sig om politikker der vedrører det folkeoplysende område. På denne baggrund foreslår administrationen følgende dagsorden for mødet med Folkeoplysningsrådet i juni 2018: 1. Gensidig orientering 2. Ønsker og idéer til udmøntningen af gældende politikker for området og identifikation af særlige indsatsområder fremadrettet i forhold til den kommende Kultur-, Fritids- og Frivillighedspolitik 3. Budget og økonomi 4. Eventuelt Udvalget kan pege på øvrige punkter til mødet. Inddragelse og høring Ingen Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering Administrationen vurderer, at en drøftelse på mødet vil danne et godt udgangspunkt for dialogen med Folkeoplysningsrådet. Indstilling Direktionen indstiller, at dagsorden for mødet med Folkeoplysningsrådet godkendes samt at yderligere emner til mødet drøftes i udvalget. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Godkendt. Udvalget ønsker et punkt med drøftelse af model for medlemstilskud i Ringsted Kommune.

6 Side 5 3. KFUM Nordrupøster tilbyder køb af markedsføring Åben sag Sagsid: 18/12 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Bilag, KFUM Nordrupøster (65407/18) 2 Bilag Økonomioversigt intern markedsføringspulje opdateret (69007/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til om man ønsker at købe markedsføring i forbindelse med Midsommerfest i Nordrup. Beskrivelse af sagen Midsommerfesten afholdes den 2. juni Det er KFUM-spejderne i Nordrupøster der er arrangør af festen. Der er aktiviteter fra kl Aktiviteterne består af musikindslag og madboder. Midsommerfesten vil blive annonceret i Lokalbladet, Ørslev Nyt og SNYT. Desuden vil der blive omdelt løbesedler til husstandende i Sneslev, Ørslev, Farendløse og Nordrup. Endvidere vil der blive opsat plakater i den lokale Brugs og i de lokale institutioner. Arrangementet vil endvidere også fremgå af kultunaut og KFUM Nordrups hjemmeside. Der forventes 200 besøgende, og 100 spisende gæster til spisning om aftenen. Foreningen har fremsendt følgende budget: Børneaktiviteter: Indtægt Udgift 200 Børneaktiviteter i alt Kaffebod Indtægt Udgift (jordbærkager, service) 600 Kaffebod i alt Aftensmad (100 spisende gæster) X

7 Side 6 Indtægt Udgift (leje af grill, mad, kul) Aftensmad i alt Pølsebod Indtægt Udgift (madvarer, drikkevarer mm.) Pølsebod i alt Tombola Indtægt Udgift 500 Tombola i alt Udgifter, diverse Forplejning, flagstænger 750 Udgifter, diverse i alt 750 Overskud Der anmodes om at udvalget køber markedsføring for kroner. Ansøgningen vedlægges som bilag. Der resterer kroner på kontoen for intern markedsføring pr. 1. maj Se bilag. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen har præg af et socialt arrangement målrettet områdets beboere, hvorfor også markedsføringsværdien anses som begrænset. Det er endvidere administrationens vurdering, at intensionen med den interne markedsføringspulje ikke er at støtte midsommerfester, Sankt Hans-aftener og andre lignende arrangementer. Indstilling Direktionen indstiller, at ansøgningen afvises. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Godkendt.

8 Side 7 4. Kunst og kultur i det offentlige rum Åben sag Sagsid: 18/8553 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet har vedtaget en hensigtserklæring om, at der skal arbejdes med kunst og kultur i det offentlige rum i Ringsted Kommune. Med sagen her lægges der op til beslutning om, hvordan der skal arbejdes videre med hensigtserklæringen. Beskrivelse af sagen I forhold til hensigtserklæringen om, at der skal arbejdes med kunst og kultur i det offentlige rum kan administrationen se tre overordnede veje frem: 1. At der udarbejdes en kunststrategi for Ringsted Kommune efter ansøgning hos Statens Kunstfond eller 2. At der afsættes midler til kunst i det offentlige rum gennem reservation af midler i anlægspuljen eller midler til kunstindkøb hos institutioner mv. eller 3. At der afsættes midler til kultur i det offentlige rum gennem fokuseret pulje til kultur i det offentlige rum 1. Kunststrategi For at sikre en retning for anvendelsen af kunst i det offentlige rum og få et overblik over økonomien til en indsats på området kan der udarbejdes en kunststrategi for Ringsted Kommune. En kunststrategi kan angive retningslinjer for kunstaktiviteter og kunstinvesteringer. Kunststrategien kan sikre, at kunstfagligheden får en solid forankring i kommunen således at beslutninger om, hvordan de kommunale midler til kunst skal fordeles, træffes på et oplyst grundlag. En kunststrategi kan desuden angive, hvordan kunst skal inddrages direkte i planlægning og udvikling af bymiljøer i samarbejde med f.eks. arkitekter, ingeniører og byplanlæggere. Statens Kunstfond har en række ordninger med støtte til kunst i det offentlige rum. Statens Kunstfond støtter bl.a. udarbejdelse af kunststrategier for fx kommuner. Næste ansøgningsrunde er august 2018.

9 Side 8 Ringsted Kommune kan fremsende ansøgning om støtte til udarbejdelse af en kunststrategi. På baggrund af kunststrategien kan Byrådet derefter definere de økonomiske rammer, der skal til for at realisere kunststrategien. 2. Kunst i det offentlige rum Ringsted Kommune arbejder i dag i begrænset omfang med kunst i det offentlige rum. Dette kendetegner i øvrigt kommunerne generelt, hvor en opgørelse fra foråret 2018 fra Fagbladet Billedkunsteren viser, at 74 procent af kommunerne ikke har en ordning, der sikrer midler til kunstnerisk udsmykning i forbindelse med byggerier, ligesom 51 procent af kommunerne ikke afsætter et årligt beløb til kunstindkøb. På området kunst i det offentlige rum kan administrationen derfor pege på to mulige konkrete fremgangsmåder: a) Etablere en pulje til kunstprojekter i kommunens anlægsbyggerier b) Etablere en pulje til kunstindkøb til institutioner, offentlige rum mv. Model A: Pulje til kunstprojekter i kommunens anlægsbyggerier Staten har en pulje til kunstprojekter i tilknytning til statens byggevirksomhed. Der afsættes 1,5 % af håndværkerudgifterne i statsligt byggeri i alle større byggesager, og kunsten kan her være med til at understrege en bygnings-/institutions identitet og give en ekstra dimension i hverdagen til de mennesker, der færdes på stedet. Kunstprojekterne i staten udføres fortrinsvis som bygningsintegreret kunst, hvilket vil sige at kunsten bliver skabt til stedet og indgår i samspil med arkitekturen. Kunst og dekoration har gennem tiden været en væsentlig del af arkitekturen, men i de sidste årtier er det traditionelle kunstbegreb blevet udfordret, så det ikke bare omfatter maleri og skulptur men også digital kunst som videoinstallationer og lys- og lydkunst. Nogle kommuner har en lignende pulje til kunstprojekter i forbindelse med anlægsbyggerier, og størrelsesordenen er typisk 1-1,5 procent af anlægsbudgettet. Såfremt denne model vælges skal der udarbejdes budgetforslag til budget Model B: Pulje til kunstindkøb til offentlige institutioner, offentlige rum mv. Hvor model A med en pulje i forbindelse med anlægsbyggerier vil sikre, at der arbejdes med kunst i nye projekter, vil en pulje til kunstindkøb til offentlige institutioner, offentlige rum mv. kunne sikre, at eksisterende institutioner og eksisterende byrum udvikles med ny kunst. Såfremt denne model vælges skal der udarbejdes budgetforslag til budget Fokuseret pulje til kultur i det offentlige rum Det er administrationens vurdering, at der arbejdes bredt med kultur i det offentlige rum i Ringsted Kommune i dag. Det sker fx ved gennemførelsen af aktiviteterne under Sommer i Ringsted, ved Middelalder- og Børnefestivallen, ved kulturaktiviteter i landområderne mv. Aktiviteterne koordineres ofte af eventsekretariatet i Ringsted Kongrescenter, og de kommunale kulturinstitutioner indgår ofte i aktiviteterne. Der søges løbende planlagt forskellige aktiviteter med forskellige formål og perspektiv, så der dækkes en bred flade af kulturelle udtryksformer. Der er programfrihed hos de enkelte kulturinstitutioner.

10 Side 9 På området kultur i det offentlige rum kan administrationen den fremgangsmåde, at der etableres en særlig pulje til kultur i det offentlige rum. Puljen kunne være på kr og kunne fx anvendes til en årlig gadeteaterfestival eller lignende. Nærmere retningslinjer for puljen skal udarbejdes. Såfremt denne model vælges skal der udarbejdes budgetforslag til budget Inddragelse og høring Ingen Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser, men afhængigt af valg af model vil der eventuelt skulle udarbejdes forslag til budget Vurdering Administrationen vurderer, at der skal tages stilling til valg af tilgang til hensigtserklæringen vedr. kunst og kultur i det offentlige rum. Indstilling Direktionen indstiller, at der ved model for tilgang til kunst og kultur i det offentlige rum vælges mellem 1. At der udarbejdes en kunststrategi for Ringsted Kommune efter ansøgning hos Statens Kunstfond eller 2. At der afsættes midler til kunst i det offentlige rum gennem reservation af midler i anlægspuljen eller midler til kunstindkøb hos institutioner mv. samt at der udarbejdes budgetforslag om dette til budget 2019 eller 3. At der afsættes midler til kultur i det offentlige rum gennem fokuseret pulje til kultur i det offentlige rum samt at der udarbejdes budgetforslag om dette til budget 2019 Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler, 1. At der udarbejdes en kunststrategi for Ringsted Kommune efter ansøgning hos Statens Kunstfond og 2. At der afsættes midler til kunst i det offentlige rum gennem reservation af midler i anlægspuljen eller midler til kunstindkøb hos institutioner mv. samt at der udarbejdes budgetforslag om dette til budget 2019 og 3. At der afsættes midler til kultur i det offentlige rum gennem fokuseret pulje til kultur i det offentlige rum samt at der udarbejdes budgetforslag om dette til budget 2019

11 Side Nye vedtægter for Frivilligrådet 2018 Åben sag Sagsid: 18/6560 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag Forslag til vedtægter Frivilligrådet 2018 og frem (50676/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet har på møde den 9. april 2018 besluttet at tilbyde Ungdomsforum en plads i Frivilligrådet. Det er ensbetydende med en mindre ændring i Frivilligrådets vedtægter. Med denne sag fremlægges vedtægtsændringsforslag til beslutning. Beskrivelse af sagen I forbindelse med udpegning af medlemmer til Frivilligrådet, har Byrådet besluttet at Ungdoms forum skal tilbydes en plads i Frivilligrådet. Frivilligrådets sammensætning fremgår af Frivilligrådets vedtægter. Frivilligrådet består af 11 medlemmer, hvoraf de syv er udpegede af Byrådet, og de fire er valgt af, og blandt, de frivillige sociale organisationer i kommunen. De syv udpegede medlemmer er: 1 repræsentant for Kultur- og Trivselsudvalget 1 repræsentant for Folkeoplysningsrådet 1 repræsentant for Ældrerådet 1 repræsentant for Integrationsrådet 1 repræsentant for Handicaprådet 1 repræsentant for Café Dagmar (Kirkens Korshær) 1 repræsentant for Landsbyforum I forbindelse med at Byrådet har godkendt de nye medlemmer af Frivilligrådet, er det besluttet at Ringsted Ungdomsforum skal tilbydes en plads i rådet. Ringsted Ungdomsforums opgaver er: At sikre et forum for åben dialog mellem unge i Ringsted kommune At lave et årligt arrangement for de unge mennesker i Ringsted mellem år At mødes en gang årligt med Byrådets partier med de unges mærkesager på dagsordenen, i en festlig og uhøjtidelig indpakning.

12 Side 11 RUF er for alle unge mellem år, som er bosiddende i Ringsted Kommune. Der er ikke valg til Ungdomsforum, men der kan udpeges personer fra fx Campusrådet, lokale ungdomsforeninger, elevorganisationer mv. Ungdomsforum består af minimum 5 medlemmer, der sidder i minimum 2 år. Ungdomsforum er tilknyttet Ringsted Ungdomsskole, som har sekretariatsrollen for Ringsted Ungdomsforum. Byrådets beslutning om at Ungdomsforum skal have en plads i Frivilligrådet kræver en mindre ændring i Frivilligrådets vedtægter. Forslag til vedtægtsændring fremgår af (bilag), hvor ændringer er fremhævet med rødt. Det drejer sig om en tilføjelse til listen over de udpegede medlemmer, samt ændringer af medlemstal fra 11 til 12. Inddragelse og høring Frivilligrådet har på møde den 25.april 2018 drøftet vedtægtsændringsforslaget. Frivilligrådet besluttede at indstille til Byrådet, at forslaget vedtages. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at vedtægterne med ændringer er fyldestgørende i forhold til at sikre repræsentation af Ungdomsforum i Frivilligrådet. Indstilling Direktionen indstiller, at vedtægtsændringsforslaget godkendes. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Jan Jakobsen

13 Side Orientering - model for medlemstilskud til folkeoplysende foreninger Åben sag Sagsid: 18/3383 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Bilag - Medlemstilskud udbetalt i 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018.pdf (60663/18) 2 Bilag - Medlemstilskud udbetalt i 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018 målt på økonomi.pdf (65725/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag får Kultur- og Trivselsudvalget en orientering af hvordan den nuværende ordning for medlemstilskud fungerer. Endvidere gives der en kort orientering om øvrige tilskudsmodeller. Beskrivelse af sagen I Folkeoplysningslovens 15 fremgår det, at kommunalbestyrelsen skal yde tilskud til aktiviteter for børn og unge under 25 år. Det er op til den enkelte kommunalbestyrelse, hvordan man ønsker at sikre dette tilskud. I princippet opfylder man kravet, hvis man udbetaler 1 krone for hvert medlem som en forening har som aktiv. Budgettet til medlemstilskud er i 2018 kr Den nuværende model: Den 11. marts 2013 vedtog Byrådet en ny ordning for udbetaling af medlemstilskud. Ordningen blev vedtaget efter indstilling fra Folkeoplysningsrådet. Ordningen har haft virkning fra Modellen bygger på enkelthed, og er økonomisk styrbar. Den er inspireret af modeller, som i store træk også virker i mange andre kommuner. Ordningen sikrer, at der ikke udbetales mere i medlemstilskud end der er afsat i budgettet, idet summen af det afsatte budgettal deles op i faktorer ud fra medlemstal som foreningerne har indberettet. X Modellen bygger på tre grundlæggende ting: 1. Hvor mange penge der er afsat i budgettet 2. Hvilken faktor udløser det enkelte medlem

14 Side Foreningens samlede kontingentindbetaling for aktive medlemmer under 25 år Foreningerne indberetter sine medlemmer i følgende kategorier: Alder: Udløser faktor: 0-3 år år år år 1, år 0 60 og derover 0 Handicappede: Som ovenover, dog: år år 2 60 og derover 2 Kategorierne er identiske med de aldersgrupper som foreninger der er medlem af DIF, DGI og Firmaidrætten oplyser til dog med den undtagelse, at de 0-3 årige også skal indberettes til Ringsted Kommune. Ved at bruge ovennævnte faktorer og differencer mellem de forskellige aldersgrupper er der givet et særligt incitament til foreninger, som rekrutterer og fastholder den aldersgruppe (de unge), som traditionelt er sværest at fastholde i foreningslivet. På den anden side har det været vurderingen ved den eksisterende model, at det folkeoplysende kontinuerlige foreningsarbejde med de 0-3 årige må anses for begrænset, hvorfor disse også udløser den laveste faktor. Et tilskud kan ikke overstige foreningens samlede kontingentindbetalinger for de 0-24 årige. Den tidligere model: Før ovenstående model blev vedtaget, udbetalte man et fast beløb på 235 kroner pr. medlem. Ordningen blev kaldt Ringstedordningen. Modellen er let at administrere efter både for foreningerne og for administrationen. Udfordringen er, at modellen ikke er økonomisk styrbar, da beløbet er et fast tilskud. Det vil i princippet betyde, at man budgetter med et beløb til medlemstilskud, men først efterfølgende ved, om budgettet holder, da kommunen er forpligtet til at udbetale et fast tilskud uanset antallet af tilskudsberettigede medlemmer. Fordelen ved denne model er, at foreningerne på forhånd ved, hvad de får i tilskud. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

15 Side 14 Vurdering Det er administrationens vurdering, at den nuværende model fungerer rigtig godt. Ordningen er nem at administrere efter, både for foreningerne og administrationen. Endvidere sikrer ordningen, at budgettet ikke overskrides. Modellen tilgodeser endvidere de foreninger som kan fastholde de årige, som er en meget svær aldersgruppe at fastholde i foreningslivet. Dette viser den seneste undersøgelse af foreningslivet i Ringsted fra 2016 også. Såfremt Kultur- og Trivselsudvalget ønsker at ændre den nuværende tilskudsmodel skal Folkeoplysningsrådet inddrages i dette jf. Folkeoplysningslovens 35. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den Sagen genoptages på næste møde. Udvalget ønsker en opgørelse over udviklingen i medlemstal samt det samlede forbrug for de forskellige aldersgrupper siden Ej til stede: Nichlas Riise Supplerende sagsfremstilling Administrationen har udarbejdet to bilag der viser 1. medlemsudviklingen blandt de folkeoplysende foreninger som har søgt om medlemstilskud i perioden og frem 2. medlemstilskud opdelt inden for hver alderskategori. I dette bilag er der endvidere lavet en beregning på hvad den tidligere model med et fast tilskud pr. medlem ville udløse indenfor de enkelte alderskategorier. Der er i opgørelsen udelukkende medtaget folkeoplysende foreninger som har søgt om medlemstilskud. Der kan derfor være foreninger som er godkendte, aktive folkeoplysende foreninger som ikke har ansøgt. Der er heller ikke taget højde for nye og nedlagte foreninger. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Sagen genoptages på næste møde. Udvalget ønsker en beregning af 1) en model, hvor alle medlemmer får samme tilskud, og hvilke konsekvenser det har for hver enkelt forening 2) en model, hvor alle medlemmer fra 0-24 samt 60+ får samme tilskud, og hvilke konsekvenser det har for hver enkelt forening

16 Side Ørslev Kulturforening tilbyder køb af markedsføring Åben sag Sagsid: 18/12 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Bilag, Ørslev Energifestival (65331/18) 2 Bilag Økonomioversigt intern markedsføringspulje opdateret (69007/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til om man ønsker at købe markedsføring i forbindelse med Ørslev Energifestival. Beskrivelse af sagen Ørslev Kulturforening tilbyder Kultur- og Fritidsudvalget at købe markedsføring til Ørslev Energifestival. Festivalen afholdes ifølge festivalens facebookside den sidste fredag og lørdag i august måned. Ørslev Kulturforening har som formål at skabe lærerige aktiviteter og skabe fællesskaber på tværs i lokalområdet. Et eventuelt overskud går til at støtte de lokale foreninger. Det er anden gang at festivalen afholdes. Deltagerkredsen er ifølge ansøgningen lokale erhvervsdrivende og foreninger som laver lærerige og sjove aktiviteter som handler om energi. Festivalen afsluttes med fællesspisning og koncert. Formålet med festivalen er at skabe synlighed af områdets foreningsliv, styrke fællesskabet i lokalområdet, og samtidig facilitere lærende og folkeoplysende aktiviteter til børn og voksne. Sidste år deltog cirka 500 personer i festivalen, og det er forventningen at man i 2018 får samme besøgstal. Et tilsagn om køb af markedsføring vil blive brugt på annoncering og skiltning. Arrangementet vil blive annonceret på sociale medier, kultunaut, TV2 Det sker i både online og trykt udgave, i lokalaviser og i Ørslev Nyt. Endelig vil der ved indfaldsvejene blive opsat skilte der reklamerer for festivalen. X

17 Side 16 Der anmodes om at udvalget køber markedsføring for kroner. Der er fremsendt følgende budget: Udgifter Telt Lyd, lys og scene Bordskilte og diverse 265 Hestevogn Farmorhuset Energi-aktiviteter Annoncering Mad Musik Skilte og bannere Samaritter Strøm I alt udgifter Indtægter (ekskl. ans. fra fonde mv.) Fællesspisning Turpas til aktiviteter Konkurrencer Bar I alt indtægter Ansøgte midler fra fonde mv. Kulturpuljen, Ringsted Kommune Temaudviklingspuljen i Ringsted Markedsføringspuljen i Ringsted Kommune Nordea Fonden I alt ansøgte fonde mv Budgetteret overskud Ansøgningen vedlægges som bilag. Der resterer kroner på kontoen for intern markedsføring pr. 1. maj Se bilag. Administrationen gør opmærksom på, at ansøgningen er modtaget, inden det nye ansøgningsskema for puljen er offentliggjort og udsendt. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen opfylder kriterierne i retningslinjerne. Det er dog vurderingen, at markedsføringsværdien er begrænset, da deltagerkredsen forventes at være borgere primært fra Ørslev.

18 Side 17 Indstilling Direktionen indstiller, at der købes markedsføring for kr. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Godkendt efter afstemning. O Daniel Nørhave (hjdan) O V Line Lynnerup (lily) V V Mazlum Øz (maoz) V Nichlas Riise (nrii) A B Torben Lollike (tlo) B C Andreas Karlsen (akar) C Ø Jan Jakobsen (jja) Ø For x x x x x x Imod x Undlod

19 Side Dan-Tyrk tilbyder Kultur- og Fritidsudvalget køb af markedsføring Åben sag Sagsid: 18/12 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: 1 Bilag Dan-Tyrk Ansøgningsskema Intern markedsføringspulje_dok_ _v1 (2).docx - Ansøgningsskema Intern markedsføringspulje_dok_ _v1 (2).docx (69003/18) 2 Bilag DanTyrk budget byfest 2018 (69074/18) 3 Bilag Økonomioversigt intern markedsføringspulje opdateret (69007/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg DanTyrk har tilbudt at Kultur-og Fritidsudvalget kan købe markedsføring af foreningen i forbindelse med to events, der afvikles på Ringsted Byfest de juni Med denne sag skal det besluttes om, der skal købes markedsføring, og i så fald med hvilket beløb. Beskrivelse af sagen DanTyrk planlægger at afvikle to events fra deres telt til byfesten: x 1. Der afholdes en fodboldturnering for børn/unge piger og drenge med åbningskamp med borgmester og byrådsmedlemmer. Formålet er at synliggøre idrættens positive virkninger i almindelighed, og fodboldens i særdeleshed. Herudover ønsker foreningen at synliggøre de etablerede fodboldklubbers tilbud. 2. DanTyrk teltet tilbyder tyrkisk/dansk musik, børneshows, mad og drikke mv. Formålet er at styrke den kulturelle sameksistens og synliggøre værdien af mangfoldighed. Foreningen forventer, at der skabes synlighed for mere end 1000 mennesker, idet byfesten er et offentligt arrangement. Eventen og byfesten markedsføres i perioden fra den 18. maj og frem til byfesten. Der sker via plakater, på Kultunaut.dk, pressemeddelelser til lokale medier, foreningens hjemmeside og Facebook side, Instagram samt via Ringsted Byfests officielle Facebook side.

20 Side 19 På selve dagen vil foreningens medlemmer være iført t-shirts med Midt i mulighederne logoer påtrykt. Herudover vil der blive opsat de bannere, roll-ups mv. som Ringsted Kommune stiller til rådighed. Følgende budget er fremsendt: Bidrag fra I alt Bemærkninger Budgetpost Dantyrk Sponsorer Kommunen Lej af lys lyd anlæg Tryk af t-shirts til frivillige Fair Play- og vinderpræmier(byfest Cup) Indkøb af diverse remedier - Markedsføring af arrangement - Musikprogram (2 bands/kunstnere) Teltleje (herunder gulv) Leje af oppustelig forboldbane Organisering stk. á 100 kr. (vi genbruger tidligere indkøbte, men skla have trykt "Ringsted Kommune - Midt i mulighederne" logoet på Opsætning og tryk af plakater Honorarer og transport Pr. dag: kr. Tilgængelig fredag - søndag Mødeaktivitetet, planlægning, dialog med div. Parter (100 timer á 100 kr. ) Bemanding af telt og bane Sum Forberedelse, bemanding, eksekvering, oprydning m.v.(estimeret til 50 timer á 100 kr. til 10 personer pr. time) Administrationen gør opmærksom på, at budgetposterne Organisering og Bemanding af telt og bane ikke er udgifter, men kapitaliseret frivillig arbejdskraft.

21 Side 20 Foreningen anmoder om, at udvalget køber markedsføring for kroner. Ansøgningen (bilag) og budgettet (bilag) er vedlagt. Der resterer kroner på kontoen for intern markedsføring pr. 1. maj Se bilag. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at ansøgningen opfylder kriterierne i retningslinjerne for intern markedsføring. Administrationen vurderer endvidere, at markedsføringsværdien af eventen ikke er på kr , men ligger i samme leje som i 2017, hvor der blev købt markedsføring for kr Indstilling Direktionen indstiller, at der købes markedsføring for kr Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Godkendt.

22 Side Budget prioritering af forslag til budgettet Åben sag Sagsid: 17/26108 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Budget Politisk tidsplan (maj).pdf (63938/18) 2 Forslag fra fagudvalgene til budget , maj.pdf (67471/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Af tidsplan for budgetprocessen for budget fremgår, at fagudvalgene i maj måned prioriterer, hvilke forslag til budgettet, inden for det enkelte fagudvalgs egen ramme, der skal oversendes til behandling i Byrådet. Beskrivelse af sagen I forbindelse med budgetprocessen udarbejder fagudvalgene en række forslag, som kan indgå i den videre proces. I april måned behandlede fagudvalgene, hvilke forslag der skulle udarbejdes til budgettet. Administrationen har efterfølgende på baggrund af beslutningen i fagudvalgene udarbejdet og viderekvalificeret forslag til budgettet. I denne sag fremlægges katalog med forslag til budget 2019 til behandling med henblik på fagudvalgene i maj måned endeligt prioriterer, hvilke forslag til budgettet, der skal oversendes til behandling i Byrådet. Kataloget med forslag er vedlagt som bilag. Af den vedtagne budgetproces fremgår, at der ikke skal udarbejdes omstillingsforslag. Det økonomiske råderum dvs. finansieringen af driftsønsker vil derfor alene blive tilvejebragt ved budgetkorrektioner på baggrund af forventet forbrug i 2019 og dels ved konkrete politiske sager, der kan frigøre midler til drift. Rammen for prioritering af driftsønsker er først kendt efter økonomiaftalen mellem regeringen og KL er indgået og udarbejdelsen af forslag til teknisk budget i august. Partierne har ligeledes mulighed for at indsende forslag til budgettet. Sidste frist for at indsende forslag fra partierne er den 10. august. Administrationens mulighed for at kvalificere partiernes forslag fremmes ved at fremsende forslagene så tidligt som muligt. Inddragelse og høring Den 11. juni vil byrådet tage stilling til, hvilke forslag fra fagudvalgene, der skal indgå i den videre proces og sendes i offentlig høring. Der er planlagt offentlig høring i perioden 21. august til 12. september.

23 Side 22 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det vurderes at det økonomiske råderum for prioritering af driftsønsker vil blive beskedent, idet der ikke udarbejdes omstillingsforslag. Ligeledes vurderes det, at mulighederne for prioritering af anlægsønsker i 2019 vil blive yderst beskedent. Det skal ses i sammenhæng med at der ikke er disponibel ramme for nye anlæg i 2019 og at der vurderes at være i risiko for stigende priser på eksisterende anlæg. Der henvises til sag i Plan- og Boligudvalget vedrørende udviklingen i byggepriser. Indstilling Direktionen indstiller, at fagudvalgene beslutter, hvilke forslag til budget , inden for eget område, der ønskes oversendt til behandling i Byrådet Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler, at forslag KTU 2 Udbedring af problemer vedr. ventilation og indeklima samt akustik og lydisolering på Musik & Kulturskolen uddybes ift. om det er muligt, at gennemføre forslaget i etaper.

24 Side Delegationsplan for Kultur- og Trivselsudvalget Åben sag Sagsid: 18/9055 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Delegationsplan , Delegationsplan for Folkeoplysningsrådet.pdf (69200/18) 2 Delegationsplaner Kultur- og Trivselsudvalget 2012.pdf (69194/18) 3 Delegationsplan for Kultur og Fritidsudvalget - Delegationsplan for Kultur og Fritidsudvalget.pdf (69190/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Delegationsplanen for Kultur- og Fritidsudvalget bør revideres, fordi udvalget har overdraget en række ansvarsområder til andre udvalg samt fordi der i forgangne byrådsperiode er delegeret opgaver til administrationen. Beskrivelse af sagen Delegationsplanen for Kultur- og Fritidsudvalget bør revideres af tre hovedgrunde: Det hidtidige Kultur- og Trivselsudvalg har ændret navn til Kultur- og Fritidsudvalget og har bl.a. overdraget opgaven vedr. sundhedsfremme til andre udvalg Det giver mulighed for at få en samlet oversigt af delegation på udvalgets område inkl. delegation til Folkeoplysningsrådet At det tydeliggøres, hvem der hhv. beslutter, anbefaler og indstiller i delegationen De nuværende delegationsplaner er godkendt i Byrådet i juni Opgaver, som i henhold til lovgivningen skal varetages af kommunalbestyrelsen, kan delegeres til det udførende niveau i kommunen, med mindre det fremgår af lovgivningen, at dette ikke er muligt (f.eks. ved teksten kommunalbestyrelsen beslutter i et møde.. ). Byrådet kan delegere opgaver til fagudvalgene, som derefter kan delegere opgaverne videre til administrationen. Omfattet af delegationsplanerne er de områder i lovgivningen, hvor det er angivet, at kommunalbestyrelsen skal eller kommunalbestyrelsen kan. Desuden er medtaget enkelte andre områder, hvor Byrådet i Ringsted Kommune har delegeret

25 Side 24 kompetencen til fagudvalg eller administration og for Kultur- og Fritidsudvalgets område også delegation til Folkeoplysningsrådet. Formålet med delegationsplanerne er at tydeliggøre, på hvilket niveau beslutninger beslutningerne træffes, og at sikre så smidige og ubureaukratiske arbejdsgange som muligt. Det foreslås, at der anvendes en ny skabelon for delegationsplaner. Derfor har det ikke været muligt at indskrive ændringer direkte i de gamle delegationsplaner. De tidligere delegationsplaner for hhv. Kultur- og Trivselsudvalget og for Folkeoplysningsrådet er vedlagt (bilag 1 og 2). Den nye delegationsplan er vedhæftet som bilag 3. Opgaverne er inddelt efter lovgivning. Til forskel fra de tidligere delegationsplan er der indføjet anbefalende instans, idet sagsgangen i det politiske system er således, at direktionen indstiller, fagudvalgene anbefaler, og Byrådet beslutter. Det er endvidere angivet, hvor det efter lovgivningen ikke er muligt at delegere beslutningen (B*). For Kultur- og Fritidsudvalgets område er delegation til Folkeoplysningsrådet tillige indskrevet. Det foreslås i lighed med tidligere delegationsplaner, at den overvejende del af de beslutninger, der skal træffes i den daglige drift, delegeres til administrationen eller direktionen. Det er i de nye delegationsplaner ikke angivet, hvilken afdeling i administrationen, der kan træffe beslutning. Dette afgøres af den enkelte direktør eller chef, som i disse situationer vil være den juridisk ansvarlige instans. Endelig foreslås det, at delegationsplanen ved godkendelsen er gældende for hele byrådsperioden. Justeringer og ændringer i perioden indføres løbende i delegationsplanen, og behandles samlet ved begyndelsen af den nye byrådsperiode. Følgende hovedemner eller lovområder er nye i forhold til den tidligere delegationsplan: Sundhedsloven Delegation til administration under Servicelovens 18 er indskrevet Rammer for frivilligråd er præciseret Inddragelse og høring Til orientering i Folkeoplysningsrådet og Frivilligrådet. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at den foreslåede delegationsplan vil bidrage til at skabe en smidig og ubureaukratisk beslutningsproces, som tydeliggør hvor beslutningerne træffes. Samtidig styrkes klarheden og gennemskueligheden i kompetenceniveauet mellem fagcentrenes drift og kommunens politiske styrelse. Indstilling Direktionen indstiller,

26 Side at delegationsplanen for Kultur- og Fritidsudvalget godkendes som den fremgår af bilag at godkendelsen af delegationsplanen er gældende for hele byrådsperioden. Justeringer og ændringer i perioden indføres løbende i delegationsplanen, og behandles samlet ved begyndelsen af den nye byrådsperiode. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Anbefales godkendt.

27 Side Status på ejendomsstrategi og cases Åben sag Sagsid: 18/7883 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 liste med Ejendomme. (66954/18) 2 Bilag 2 case Anlægspavillonen. (66955/18) 3 Bilag 3 case Jystrup. (66957/18) Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering x x x x x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådets besluttede i 2016 i forbindelse med godkendelse af Budget 2017, omprioriteringsforslag PBU12 Optimering af ejendomsporteføljen, at gennemføre besparelser for Vej- og Ejendomscenteret på 1,25 mio. kr. i 2018, stigende til 2,0 mio. kr. i 2019 og 3,0 mio. kr. i 2020 samt de efterfølgende år. Besparelserne svarer til en reduktion af et areal svarende til ca m2 og er indarbejdet i det tekniske budget. I forlængelse heraf orienterer administrationen i denne sag om status på arbejdet med at gennemføre effektiviseringer og driftsbesparelser i forbindelse med kommunens ejendomsanvendelse samt beslutning af 3 konkrete cases. Beskrivelse af sagen Sagen er lukket i medfør af Byrådets forretningsorden, 1, stk. 2, da den omhandler økonomiske oplysninger om kommunens bygninger, som vurderes at kunne påvirke eventuelle tilbudsgivere. Sagen vil kunne åbnes, når specifikke cases er valgt og eventuelle udbud er gennemført. Muligheder for at gennemføre besparelser Med baggrund i en analyse af kommunale bygninger er følgende muligheder identificeret for at opnå de besluttede besparelser. På grund af beløbets størrelse kan besparelsen kun opnås igennem en kombination af følgende muligheder Reducere bygningsarealet Prioritere vedligeholdelsen Genoprette/ombygge bygninger Andre bygningsrelaterede besparelser ved at reducere energiforbruget o ændre på serviceniveauet o ændre på administrationsaftaler

28 Side 27 Reducere bygningsarealet I forhold til at prioritere reduktion af bygningsarealet arbejdes videre med at fokusere på både udgifter og behov. I forhold til udgifterne vil der blive set på Energiforbruget for bygningen Bygninger med et højt energiforbrug, typisk varme ventilation og højt el forbrug identificeres i et parallelt forløb omkring ESCO energiforbedringer, så der ikke investeres i energiforbedring på bygninger, som af andre årsager skal afvikles Vedligeholdelsesefterslæbet for bygningen Alle bygninger kategoriseres i 3 kategorier grøn, gul og rød efter vedligeholdelsesudgifter, hvor der tages udgangspunkt i vedligeholdelsesefterslæb i år Det fremtidige vedligeholdelsesbehov for bygningen Alle bygninger kategoriseres i 3 kategorier grøn, gul og rød efter vedligeholdelsesbehov i årene I forhold til behovet vil der blive set på Udnyttelsesgraden af bygningen både areal- og tidsmæssigt o Allerede tomme eller ikke benyttede bygninger f.eks. fraflyttede bygninger o Bygninger, der ikke anvendes til kommunale velfærdsopgaver o Bygninger, der kun anvendes få timer om ugen, som f.eks. forsamlings- og aktivitetshuse, der kun udnyttes få dage/timer o Bygninger med lav udnyttelse af arealet, som eksempelvis skoler med mere end 20 m² pr. elev Børnehaver med mere end 10 m² pr. barn Muligheder for sammenlægning med nærliggende bygninger med ledige arealer og/eller anvendelsestider o Bygninger i nærheden af hinanden, typisk i samme lokalområde o Bygninger, der udnyttes på forskellige tider af dagen/ ugen o Bygninger hvor lokalerne kan anvendes til flere formål Muligheder for erstatning af bygninger I form af f.eks. nybyggeri, om- eller tilbygning til bygninger eller leje af bygninger Prioritere vedligeholdelsen Bygninger prioriteres i kategorier 1-5 efter, hvor vigtige de er for politikere og brugere, både repræsentativt og anvendelsesmæssigt. Erfaringsmæssigt betyder en vurdering / prioritering af ejendommene, at de til rådighed værende midler anvendes mere effektivt. Genoprette/ombygge bygninger Genopretning af bygninger kan ske ud fra følgende Løbende driftsudgifter til vedligeholdelse kan erstattes af engangsinvesteringer o Reducerer vedligeholdelsesefterslæbet fordi nedslidte bygningsdele udskiftes

29 Side 28 o o o Reducerer det fremtidige vedligeholdelsesbehov, hvis der vælges mindre vedligeholdelseskrævende materialer Reducere vedligeholdelse, som følge af hærværk Reducere energiforbruget og give bedre indeklima i bygningerne Eksempler kunne for eksempel være Etablering af børnefællesskaber f.eks. skole, SFO, børnehave, daginstitution Samle kulturelle aktiviteter Multihaller med samling af flere funktioner Andre bygningsrelaterede besparelser Reducere energiforbruget En reduktion af energiforbruget medfører økonomiske besparelser samt besparelser på vedligeholdelsen Ændre på serviceniveauet f.eks. rengøring eller vedligeholdelse af udearealer Ændre på administrationsaftaler, hvor stordrift gevinster kan medføre lavere priser. Inddragelse og høring Ejendomsudvalget inddrages i udfærdigelse af konkrete cases i forhold til at opnå de besluttede besparelser. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssig konsekvens. Vurdering Med baggrund i analysen er konklusionen, at de ønskede besparelser kræver, at de nødvendige aktiviteter skal besluttes og gennemføres i løbet af de næste ca. 12 måneder, hvilket betyder, at mulighederne på den korte sigt fokuseres på at ændre administrationsaftaler, at reducere bygningsarealet i forhold til tomme og ikke-benyttede bygninger samt bygninger, hvor brugerne umiddelbart kan flyttes til andre lokaler. Der vil på længere sigt stadigt være behov for at arbejde med at reducere energiforbruget og prioritere vedligeholdelsen. Ejendomspolitikken danner rammerne for optimering af ejendomsstrategien og efterfølgende ejendomsporteføljen i Ringsted Kommune. Ejendomsstrategien justeres årligt og udmøntes i en oversigt over ejendomme i kommunen prioriteret i rød, gul og grøn (bilag 1). Med baggrund i ejendomspolitikken og ejendomsstrategien udarbejder Vej- og Ejendomscenteret i samarbejde med ejendomsudvalget konkrete cases til beslutning, som indfrier de besluttede besparelser, hvor udgangspunktet er at etablere lokale kraftcentre for de aktiviteter der skaber velfærd for borgerne. Følgende cases lægges op til politisk beslutning: Case 1 Sammenlægning af Kulturhuset og Hyldegården i Anlægspavillonen med etablering af samlet kraftcentrum i området omkring Sportscenteret og Bibliotek og borgerservice er visuel beskrevet i bilag 2, skønsmæssig årlig driftsbesparelse kr. 0,5 mio. Begrundelse

30 Side 29 Alle 3 bygninger har lav udnyttelsesgrad, og aktiviteter ligger på forskelige tidspunkter. Ydermere er alle bygningerne i kategori rød på ejendomslisten med vedligeholdelsesefterslæb (bilag 1) Kulturhuset står over for en akut fugt og skimmel renovering i kælderen på op imod 2 mio. kr. Hyldegården står overfor en snarlig renovering af tag og murværk for mindst 1,5 mio. kr. Anlægspavillonen står overfor udskiftning af tag og udvendig vedligeholdelse. Udskiftning af vinduer og udvendig vedligeholdelse er startet. Renovering af Anlægspavillonen financierers ved salg af Kulturhuset og Hyldegården og understøtter den kommende helhedsplan for Sportscenteret med samling af aktiviteter i området for alle aldersgrupper. Case 2 Sammenlægning af Børnehuset Jystrup, Jystrup Aktivitetshus med samlet kraftcentrum på Søholmskolen er visuel beskrevet i bilag 3, skønsmæssig årlig driftsbesparelse kr.0,4 mio. Begrundelse De 3 bygninger ligger inden for kort afstand af hinanden, og bygningerne har alle et større vedligeholdelsesefterslæb jf. bilag 1. Det vurderes, at Søholmskolen har arealmæssig kapacitet til at huse andre aktiviteter. Samling af aktiviteter på Søholmskolen vil give mulighed for aktiv udnyttelse af arealer og bedre faciliteter for brugerne af Jystrup aktivitetshus, som står overfor en større renovering. Børnehuset Jystrup sælges, mens aktivitetshuset reduceres til omklædningslokaler. Case 3 Nedlæggelse af ejendommene Jordmodervej 23, 25 og 27 samt Lindegårdsvej 23 med og skønsmæssig årlig driftsbesparelse på kr. 0,15 mio. Begrundelse Alle ejendomme har et større vedligeholdelsesefterslæb, er dyre i drift og står overfor at skulle have udført kloakering eller etablere mini renseanlæg for at leve op til miljøkravene i I forbindelse med erhvervsområdet Jordemodervej vil nedlæggelse af Jordmodervej 23, 25 og 27 sikre plads til skovrejsning. Nedlæggelse af Lindegårdsvej 23 vil muligøre forskønnelse af området for borgerne i Kværkeby. Ud over de 3 cases forventes den tidligere børneinstitution Toften nedlagt i juni 2018, samt den tidligere dagpleje ved Byskovskolen, afdeling Benløse, nedlagt og området udnyttet til parkeringspladser, hvilket rejses i en separat case i juni Den samlede økonomiske besparelse ved at gennemføre alle cases estimeres til kr. 1,25 mio., idet den endelige besparelse vil blive opgjort i forbindelse med udmøntningen af de nævnte cases samt i forbindelse med den endelige optimering af projekterne. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at administrationen arbejder videre med ejendomsstrategien og udmøntning i et antal konkrete cases som medfører de ønskede besparelser, 2. at case 1, 2 og 3 alle igangsættes med udarbejdelse af businesscases og detaljeret plan for projekterne med inddragelse af berørte brugere og foreninger i samarbejde med ledelsen i de berørte centre. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Orienteringen taget til efterretning.

31 Side Aftale med Kærehave skov Åben sag Sagsid: 18/6897 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Underskrevet aftale med Kærehave Skov dec 2016.pdf (54451/18) 2 Bilag 2 - Notat fra Søren Paludan 13. april 2018.pdf (56322/18) 3 Bilag 3 - Kærehave skov - enalyzer_report(13).pdf (53239/18) Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Orientering X X Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kommune har en lejeaftale med skovejer for den private, bynære skov, Kærehave skov. Lejeaftalen udløber med udgangen af I denne sag skal der tages stilling til om lejeaftalen skal fornyes eller ej. Beskrivelse af sagen Kærehave skov er på 38 ha, og det er den eneste gamle skov, der ligger i tilknytning til Ringsted by. Skoven tilbyder en række faciliteter ud over almindelig naturoplevelse. Disse er bålhytter, skovbaser og grejbank. Skoven er en privat skov. I en privat skov har offentligheden adgang til at færdes på skovens stier fra kl. 6 morgen til solnedgang. I en offentlig skov kan offentligheden færdes både på og uden for stierne hele døgnet. I begge tilfælde kan der være periodevise lukning og afgrænsninger af hensyn til jagt, dyr, skovdrift mv. Skovens facilliteter er etableret i forbindelse med et samarbejds og pilot projekt i Partnere var Nordeafonden, LAG-Ringsted, Dansk Skovforening, Ringsted Kommune og ejer af Kærehave skov, Søren Paludan. Formålet med projektet var at sikre innovative bynære rammer for øget trivsel og sundhed for borgerne via aktiv brug af natur. Pilotprojektet løb i 2012 og 2013, og var baseret på en samarbejdskontrakt med skovejer. Pilotprojektet er afsluttet og der er ingen fondsmæssige forpligtigelser for Ringsted Kommune. Ringsted Kommune har efterfølgende indgået og fornyet lejekontrakter med skovejer, og den nuværende kontrakt udløber med udgangen af Af lejekontrakten fremgår det, at denne skal tages op i forbindelse med kommunens vedtagelse af budget for Lejekontrakten (bilag 1) indeholder følgende tre formålsbestemmelser:

32 Side 31 At synliggøre brugen af skoven i forhold til børnehaver, skoler, ældreinstitutioner, øvrige institutioner, foreninger, børnefamilier og borgerne generelt. At gennemføre aktiviteter og oplevelsestilbud, der kan supplere de nuværende aktiviteter At arbejde for projekter der kan afprøve og skabe evidens omkring brug af naturen som værktøj i forhold til specifikke brugergrupper bl.a. ift. sundhedsfremme. Skovens brugergrupper er en række af kommunens institutioner, borgere samt fritidsbrugerne. De økonomiske udgifter for Ringsted Kommune er kr. årligt plus moms. Udgiften hører under Klima og Miljøudvalgets budget. For at danne et grundlag for Byrådets beslutning har administrationen været i dialog med relevante parter med henblik på at få et overblik over, hvorledes, og i hvilket omfang, skoven vurderes at blive brugt. Dialogen er foregået med udgangspunkt i de tre formålsbestemmelser i kontrakten, og beror på brugen i Dialogparterne er: 1. Skovejer, hvor der har været afholdt et status- og dialog møde med skovejer. Skovejer har efterfølgende udarbejdet et notat om brugen af skoven, og udviklingsmulighederne. (bilag 2) 2. Kommunale institutioner, hvor der er gennemført en elektronisk spørgeskemaundersøgelse. 3. Grøn guide og sundhedskonsulent. Ad. 1 Skovejer oplyser: At synliggørelse er sket af en række forskellige kanaler, herunder hjemmeside og sociale medier. At der er mange forskellige brugergrupper, der benytter skoven. At skovejer ser potentiale i at kunne udnytte skoven bedre indenfor skole og institutionsområdet og sundhedsområdet, og at skoveejer gerne vil samarbejde med Ringsted Kommune omkring dette. At skovejer ser et potentiale i skoven i forhold til understøttelse af tilflytning. At skovejer forventer aftalen videreført med en prisregulering, således at prisen i en ny aftale vil være kr. plus moms. Ad 2. Spørgeskemaundersøgelsen (bilag 3) viser: at 95 % af de adspurgte har kendskab til skoven og dens faciliteter at 17 % af de adspurgte ikke har besøgt skoven i 2017, 33 % har besøgt skoven mellem en og fem gange og 50 % har besøgt den mere end fem gange at antallet af børn, der har besøgt skoven fra de enkelte institutioner er fordelt med omkring en tredjedel hvor det er 0-25 børn. Omkring en tredjedel hvor det er børn og omkring en tredjedel, hvor det er mere 50 børn. at omkring 75 % har benyttet skovens faciliteter i forbindelse med deres besøg

33 Side 32 at færre forventer at besøge skoven i 2018, set i forhold til 2017 at 22 % af dem, der bruger skoven, vurderer at brugen af skoven og dens faciliteter, har en understøttende betydning for løsningen af kerneopgaver. 33 % vurderer at det har delvis betydning af løsningen af kerneopgaverne og 45 % vurderer at det ikke har betydning. Ad 3. Dialog med Grøn guide og sundhedskonsulent Sundhed og Træning: I forbindelse med sundhedstilbud blev skoven brugt omkring fire gange i 2017 Primært brug er til gåture. Træningsfaciliteterne bruges hvis vejret tillader det. Bruger ikke bålhytte og grejbank. Grøn Guide Natur og Land: Har i 2017 brugt skoven max. 20 gange. Både sammen med skoler og institutioner og i andre sammenhæng. Deltagerantal mellem 10 til 60. Oplyser at grejbanken i skoven ikke opdateres af skovejer. Vil godt kunne bruge skoven uden adgang til grejbank og brænde. Henviser til skovejer når der er henvendelser om Skovens dag. I 2017 deltog skovejer ikke i arrangementet. Vil godt kunne tage ansvar for at lave Skovens dag. Administrationen foreslår følgende tre muligheder for samarbejde med skovejer: 1. At den nuværende aftale forlænges og honoreres med kr. årligt plus moms alt inklusive. Det forudsættes, at skovejer opdaterer grejbanken ved aftalens start, og at opdatering derefter sker løbende i aftaletiden. 2. At der afsættes kr. årligt i budgettet til køb af ydelser af skovejer. Puljen forankres i Teknik- og Miljøcenteret. 3. At aftalen ikke forlænges. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationens vurdering tager udgangspunkt i de tre formålsbestemmelser i kontrakten, holdt op mod oplysningerne fra de tre adspurgte parter. Formålsbestemmelsen: At synliggøre brugen af skoven i forhold til børnehaver, skoler, ældreinstitutioner, øvrige institutioner, foreninger, børnefamilier og borgerne generelt.:

34 Side 33 Administrationen vurderer, at der er opnået stor synlighed af skoven og dens faciliteter, og de muligheder der er for at bruge disse. Det vurderes, at synligheden især har øget brugen hos borgere og fritidsbrugerne Formålsbestemmelsen: At gennemføre aktiviteter og oplevelsestilbud, der kan supplere de nuværende aktiviteter: Administrationen vurderer, at der kun i mindre grad er udviklet supplerende aktiviteter og oplevelsestilbud i den tid den nuværende kontrakt har løbet. Formålsbestemmelsen: At arbejde for projekter der kan afprøve og skabe evidens omkring brug af naturen som værktøj i forhold til specifikke brugergrupper bl.a. ift. Sundhedsfremme: Målsætning omkring brugen af skoven som sundhedsfremmende tilbud er ikke opfyldt set i forhold til kommunale institutioners primære målgruppe. Samtidig vurderer 45 % af institutionerne, at brug af Kærehave Skov ikke har betydning for løsning af deres kerneopgave og 33 procent, at det kun har delvis betydning, mens 22 % vurderer det har stor betydning. På den baggrund og med de erfaringer der er opnået i den tid lejekontrakten har løbet, vurderes det, at udbyttet i forhold til løsning af kommunale kerneopgaver og udvikling af nye sundhedstiltag, ikke står mål med den udgift, der er forbundet med at opretholde lejekontrakten. Målgrupperne vil stadig kunne besøge skoven indenfor de rammer, der er for benyttelse af private skove. Skovejer vil ligeledes stadig kunne tilbyde skovens faciliteter til de forskellige målgrupper på vilkår fastsat af skovejer. En mulighed for Ringsted Kommune er fx at afsætte en pulje på fx kr til ad hoc køb af ydelser i skoven. Administrationen vurderer, at der ikke vil blive tale om en væsentlig serviceforringelse i forhold til skovens besøgende. Indstilling Direktionen indstiller, at lejekontrakten med skovejer ikke forlænges. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Orienteringen taget til efterretning. Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler, at der arbejdes videre med model 1 eller model 2 samt at der ikke arbejdes videre med model 3.

35 Side Orientering fra formand og direktør - maj 2018 Åben sag Sagsid: 17/26456 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den Intet.

36 Side Budgetrapport 1. kvartal 2018 Åben sag Sagsid: 18/8160 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 Budgetrapport med tekst.docx (63066/18) 2 Bilag 2 - Skattefinansieret drift i tabelform.pdf (70505/18) 3 Bilag 3 - foreslåede budgetændringer.docx (63069/18) 4 Bilag 4 - Byudviklingsfond marts 2018.pdf (63070/18) 5 Bilag 5 - Specificeret anlægsoversigt.pdf (70618/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kulturog Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Hermed forelægges kommunens 1. budgetrapport Rapporten indeholder forventet regnskab på drift, renter og anlæg baseret på faktisk forbrug fra januar til marts samt periodiserede forventninger på de enkelte bevillinger. Der afrapporteres også på kommunens likviditet samt på overholdelse af den finansielle strategi. I forbindelse med budgetrapporten er der en række forslag til budgetændringer. Beskrivelse af sagen Budgetrapporten inkl. bemærkninger til alle væsentlige forventede afvigelser fremgår i bilag 1. I bilag 2 findes den skattefinansierede drift på tabel-form, i bilag 3 findes detaljer om forslag til budgetændringer, der indstilles godkendt i forbindelse med sagen. I bilag 4 findes status på kommunens Byudviklingsfond (køb og salg). Specificeret anlægsoversigt kan findes i bilag 5. Opdateret anlægsplan ses i bilag 6. Budgetrapporten er udarbejdet på baggrund af forbruget ved udgangen af marts 2018.

37 Side 36 Der er i det korrigerede budget forventet et ordinært driftsoverskud på 80,2 mio. kr. Efter 1. kvartal resulterer de samlede tilbagemeldinger i forhold til den ordinære drift et forventet driftsoverskud på 84,1 mio. kr. hvilket er ca. 3,8 mio. kr. højere end budgetteret. Forventningerne resulterer i en overskridelse af servicerammen på ca. 12,5 mio. kr. som primært er en kombination af driftsoverførsler på 29,8 mio. kr. serviceudgiftspuljen i budgettet på 14,9 mio. kr. og det forventede mindreforbrug på den skattefinansierede drift på 3,7 mio. kr. Finansiering Kommunens finansieringsbudget er på ca ,5 mio. kr., og der forventes p.t. en positiv afvigelse på 0,1 mio. kr. Renter På renteområdet forventes på nuværende tidspunkt budgetoverholdelse. Skattefinansieret drift For den skattefinansierede drift er det samlede budget ca ,5 mio. kr., og der forventes på nuværende tidspunkt samlet set et mindreforbrug på 3,7 mio. kr., hvilket dækker over en række forskellige mindre- og merforbrug. For Økonomiudvalget ventes merforbrug på 0,7 mio. kr. Klima- og Miljøudvalget venter budgetoverholdelse. Plan- og Boligudvalget venter budgetoverholdelse. På Børne- og Undervisningsudvalgets område forventes samlet set et mindreforbrug på 5,4 mio. kr. Dette er fordelt med mindreforbrug på Skoler på 3,9 mio. kr., et mindreforbrug under Dagtilbud på 1,4 mio. kr. og budgetoverholdelse under Børn og unge. På skoleområdet er det primært den afsatte pulje til dækning af skolernes merforbrug på 3,5 mio. kr. vedr. Vidtgående specialtilbud, der medfører mindreforbruget, mens det under Dagtilbud er institutionerne, der samlet bidrager med mindreforbrug på 2,3 mio. kr. der driver mindreforbruget. Vedr. Børn og unge virker det til at det forøgede fokus, samt det over nogle år forhøjede budget har haft en effekt, og for første gang i mange år ventes der ikke budgetoverskridelse på det område.

38 Side 37 På Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets område ventes samlet et forventet merforbrug på 2,4 mio. kr. På sundhedsområdet forventes mindreforbrug på 3,7 mio. kr. Det er færre udgifter end ventet til aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet, der bidrager positivt med forventet 6 mio. kr. Mens der ventes merforbrug på 2,1 mio. kr. vedr. Vederlagsfri fysioterapi. På området for Handicap, social og psykiatri forventes budgetoverholdelse. Under Myndighedsenhedens dispositionsregnskab ventes merforbrug på 2,7 mio. kr. primært som følge af højere tilgang fra Ungeenheden, end den tilsvarende afgang. For boligstøtte (boligsikring og boligydelse) ventes et mindreforbrug på ca. 1,3 mio. kr. For de øvrige udvalgsbevillinger ventes mindreforbrug på 0,9 mio. kr. Mens institutionerne på området samlet set bidrager med mindreforbrug på 0,6 mio. kr. På Unge under socialområdet forventes der merforbrug på 6,1 mio. kr. Unge under 18-år bidrager med 1,1 mio. kr. i merforbrug mens Unge over 18-år venter merforbrug på 5,0 mio. kr. Ændringen skyldes primært flere STU-sager (2,5 mio. kr.) samt anbringelsessager for de årige. På beskæftigelsesområdet forventes budgetoverholdelse, når der ikke er indregnet tilpasningen på NNF s område. Denne vurderes på nuværende tidspunkt at koste kommunen ca. 2,5 mio. kr. Derudover ventes en regulering af beskæftigelsestilskud på 4-5 mio. kr. hvilket til sammen gør, at den afsatte pulje til dækning af merudgifter på området på i alt 8 mio. kr. indstilles flyttet til arbejdsmarkedsområdet. Se bilag 3 for yderligere beskrivelse. På Ældre- og Genoptræningsudvalgets område forventes der samlet et mindreforbrug på 1,4 mio. kr. Det er primært visitationsrammen, der ventes at give et mindreforbrug. For Kultur- og Fritidsudvalget forventes samlet set budgetoverholdelse. Anlæg For de Skattefinansierede Anlæg ventes mindreforbrug på 98,8 mio. kr. Det samlede anlægsbudget udgør 200,6 mio. kr. I bilag 5 ses specifikationer for alle anlæg. Likviditet Kommunens gennemsnitlige likviditet over de seneste 365 dage opgøres pr. 31. marts 2018 til 324,9 mio. kr. På samme tid sidste år blev gennemsnitslikviditeten opgjort til 281,9 mio. kr. Budgetomplaceringer m.v. Der er nævnt en række forslag til budgetændringer jf. bilag 3, der foreslås godkendt i forbindelse med denne sag. Det drejer sig om følgende sager: 8,0 mio. kr. Udmøntning af pulje på beskæftigelsesområdet 24,2 mio. kr. under Klima- og Miljøudvalget vedr. en flytning af budgettet vedr. bevillingerne kollektiv trafik og Færdselstællinger fra Teknik- og Miljøcentret til Vej- og Ejendomscentret 0,16 mio. kr. stigende til 0,19 mio. kr. under Økonomiudvalget vedr. flytning af en administrativ stilling fra Teknik- og Miljøcentret til Vej- og Ejendomscentret 0,25 mio. kr. under Økonomiudvalget flytning af budget vedr. erhvervsrettet sagsbehandling 0,23 mio. kr. faldende til 0,17 mio. kr. under Økonomiudvalget flytning af budget vedr. forbedring og udvidelse af BBR

39 Side 38 1,2 mio. kr. under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. flytning af budget alkoholbehandling og behandling af stofmisbrugere til misbrugsbehandling 21,4 mio. kr. under Social- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. sammenlægning af bevillinger under Socialpsykiatrien 1,6 mio. kr. indtægts- og udgiftsbevilling under Børne- og Undervisningsudvalget vedr. tidlig indsats for sårbare familier (Satspulje) under Sundhedstjenesten (samlet tilskud 5,65 mio. kr. over 4 år) 0,05 mio. kr. Besparelse ved hjemtagning af sekretariatsbetjeningen af huslejenævnet Disse budgetændringer søges godkendt i forbindelse med behandlingen af sagen og er nærmere beskrevet i bilag 3. Finansiel strategi Kommunen har p.t. lån for i alt 435,6 mio. kr. Heraf udgør støttede lån til ældreboliger 102,3 mio. kr. og lån og kreditter vedr. klimatilpasningsprojekter 27 mio. kr. Andelen af kommunens gæld, der således indgår i rammerne udstukket af den finansielle strategi, udgør 306,3 mio. kr. Andelen af fastforrentede lån udgør p.t. ca. 57 %. Det er en overholdelse af den finansielle strategi, der tilsiger, at fastrenteandelen til enhver tid mindst skal udgøre 50 %. Andelen af gæld i CHF udgør p.t. ca. 34 %, svarende til 104,7 mio. kr. hvilket er i overensstemmelse med den finansielle strategi, der fastsætter andelen af gæld i udenlandsk valuta til maksimalt at udgøre 50 %. Inddragelse og høring Budgetrapporten er en intern administrativ proces, og der har ikke været borgerinddragelse eller høring. Økonomi De bevillingsmæssige konsekvenser af sagen ses på tabelform nedenfor. Se Bilag 3 for nærmere beskrivelser af de enkelte beløb.

40 Side 39 Vurdering I forhold til det politisk bestemte serviceniveau er vurderingen, at det overholdes. Der er visse udfordringer fortsat på det specialiserede område, hvor det p.t. er for de unge årige, der ventes et merforbrug. Samtidig er der for de udsatte børn nu overensstemmelse mellem budgettet og det forventede regnskab, hvilket tyder på at de igangsatte handleplaner, det forøgede ledelsesfokus og de ekstra tilførte midler, har haft en effekt. Indstilling Direktionen indstiller,