Referat af bestyrelsesmøde 12. juni 2018

Transkript

1 Møde: Bestyrelsen FOB, Kalundborg Tid: Tirsdag den 12. juni 2018 kl , FOB, Nørre Alle 45, Kalundborg Deltagere: Vivi Stæhr, Susanne Christensen, Pia Schacht, Allan Juul Afbud: Thomas Andersen Referent: Christen Mors Referat af bestyrelsesmøde 12. juni Godkendelse af referat fra mødet den 26. april 2018 Bestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet 2.0 Sager til beslutning 2.1 Revisionsprotokollat RI har udarbejdet revisionsprotokollat for 2017, der opsummerer regnskabsaflæggelsen og kommer med en række anbefalinger. Der er givet en blank påtegning (bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender Revisionsprotokollatet Bestyrelsen godkendte Revisionsprotokollatet 2.2 Støttet helhedsplan i afdeling 21 Der er sammen med Landsbyggefonden (LBF) udarbejdet en støttet helhedsplan for afdeling 21, der indebærer renovering af to ældre etageejendomme. Der er afholdt afdelingsmøde den 31. oktober 2016, hvor beboerne godkendte helhedsplanen. Beskrivelse: Der skal udføres nyt tag, vinduer, facader, rumindretning, bad/toilet, køkken, ny fælles trappeopgang med elevator. Der udover skal der i rækkehus udføres sammenlægning af fire 1-rums boliger til to boliger med nyindretning, bad/toilet, køkken mv. 14 boliger skal totalrenoveres. Udgiftsinddeling efter LBF-skematik: Udgiftsart Udgift i kr. Finansieringskilder Lånebehov Støttede arbejder (gr. 1) Ustøttede arbejder (gr. 2) Private arbejder (gr. 3) Støttet lån (1/5 ordning) (fællespuljetilskud) (egen trækningsret) (henlæggelser) Ustøttet lån Ustøttet lån Samlet udgift Lånebehov

2 Fritagelser: Nørre Alle 45 Landsbyggefonden har udarbejdet finansieringsskitsen, der indeholder en finansieringskilde i form af fritagelse for indbetaling til dispositionsfond på kr. pr. år. samt fritagelse for indbetaling af pligtmæssige bidrag på kr. pr. år. Disse fritagelser vil være gældende indtil lånet er betalt ud. Det er FOB s egenkapital, der påvirkes af fritagelserne, da dispositionsfonden ikke vil modtage indbetaling fra afdeling 21. Egen trækningsret vokser ved indbetaling af pligtmæssige bidrag fra afdelingerne. Trækningsretten vil således heller ikke modtage indbetalinger fra afdeling 21 (bilag vedlægges). FOB s andel af udgifter FOB bidrager til finansiering af den støttede helhedsplan med 1) tilskud på kr. som en del af 1/5 ordning 2) tilskud på kr. fra egen trækningsret (som del af fællespulje) Det indstilles, at bestyrelsen godkender Igangsætning af støttet renoveringssag i afdeling 21 Tilskud fra dispositionsfonden ved 1/5 ordning: kr. Tilskud fra egen trækningsret: kr. Fritagelse for dispositionsfondsforpligtelsen Fritagelse for pligtmæssig bidrag Bestyrelsen godkendte Igangsætning af støttet renoveringssag i afdeling 21 Tilskud fra dispositionsfonden ved 1/5 ordning: kr. Tilskud fra egen trækningsret: kr. Fritagelse for dispositionsfondsforpligtelsen Fritagelse for pligtmæssig bidrag 2.3 Skift af bank Bestyrelsen godkendte på mødet den 24. januar 2018, at direktøren arbejder videre med konkurrenceudsættelse af de ydelser, FOB aftager. Vi bruger Jyske Bank og har undersøgt betingelserne for to konkurrerende pengeinstitutter, Sparekassen Sjælland og Arbejdernes Landsbank. Bank Jyske Bank Sparekassen Sjælland Arbejdernes Landsbank Rente af indestående -0,4% 0,0% 0,1% Gebyr for kapitalforvaltning (Andel af nominel værdi) 0,1% 0,65% 0,05% Som det ses af ovenstående skema, tilbyder Arbejdernes Landsbank de bedste vilkår. Yderligere gebyrer er på samme niveau for de tre banker. Ovenstående ville for 2017 have medført en besparelse på ca kr. ved bankskifte. Det indstilles, at bestyrelsen godkender skift af bank fra Jyske Bank til Arbejdernes Landsbank Bestyrelsen godkendte skift af bank fra Jyske Bank til Arbejdernes Landsbank

3 2.4 Bestyrelseshonorar Nørre Alle 45 For regnskabsår, der påbegyndes efter 31. august 2017 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen 79,62 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 47,76 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Det giver 679 lejemålsenheder og et samlet bestyrelseshonorar på kr. Formand modtager ½: kr., resten deles mellem 4 øvrige medlemmer, kr. til hver. Det indstilles, at bestyrelsen godkender regulering af bestyrelseshonorar Bestyrelsen godkendte regulering af bestyrelseshonorar 2.5 Afdeling 8 s sekretariatsaftale med LLO Bestyrelsen godkendte på mødet den 26. april at forespørge afdelingsbestyrelsen i afd. 8 om behovet for en sekretariatsaftale med LLO samt beskrive på hvilken måde denne har hjulpet afdelingen. Herefter vil bestyrelsen træffe beslutning om afdeling 8 s fortsatte medlemskab. Afdelingsformand Henrik Andersen har givet udtryk for, at afdelingsmødet har truffet denne beslutning, hvorfor den ikke kan omgøres (bilag vedlægges). Afdelingsbestyrelsen har ikke godtgjort behovet for sekretariatsaftalen eller beskrevet på hvilken måde denne har hjulpet afdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen opsiger aftalen med LLO Bestyrelsen besluttede at afvente afdelingsbestyrelsens tilbagemelding års jubilæum i 2019 Bestyrelsen nedsatte et jubilæumsudvalg på mødet den 15. maj Udvalget består af Vivi Stæhr, Pia Schacht og forretningsfører. Udvalget og den resterende bestyrelse vil drøfte hvilke initiativer, der skal markere 100 års jubilæet i Det indstilles, at bestyrelse godkender initiativer, der skal markere 100 års jubilæet i 2019 Bestyrelsen besluttede at invitere beboerne Nis Vind Larsen og Preben Madsen til at indgå i jubilæumsudvalget samt kontakte tidligere journalist på Kalundborg Folkeblad, Ole Brandt, idet Nis Vind Larsen har anbefalet ham til at skrive boligforeningens historie 2.7 Bestyrelsesseminar Formand og direktør har udarbejdet program for seminar lørdag den 16. juni (bilag vedlægges). Det indstilles, at bestyrelsen godkender program for bestyrelsesseminar Bestyrelsen godkendte program for bestyrelsesseminar 2.8 Tilsynssag om referater Bestyrelsen blev på det seneste møde den 26. april bekendt med at afdeling 8 har rejst en sag om manglende offentliggørelse af referater, at de enkelte punkter i referaterne er for korte og at der er for mange lukkede punkter. FOB skrev i høringssvar, at kritikken af den manglende offentliggørelse er fuldt berettiget og at vi fremadrettet vil sikre offentliggørelse af referaterne. Vi pointerede dog også at: FOB er både en forening såvel som en forretning. Af foreningsmæssige årsager vil vi gerne være så åbne og transparente som muligt. Men som forretning træffer vi også en række afgørelser, der ikke egner sig til offentliggørelse

4 Det er derfor bestyrelsens holdning, at der nødvendigvis må være en række forhold, der behandles som lukkede punkter og derfor ikke offentliggøres I Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v., 1, pkt. 3 er fremhævet at: Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at den organiseres og tilrettelægges effektivt, samt for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de regler, der gælder herfor Bestyrelsen mener at det vil indsnævre mulighederne for at forvalte dette ansvar og udøve effektiv drift, hvis ikke bestyrelsen suverænt kan beslutte hvilke forhold, man vurderer skal behandles som lukkede punkter (bilag vedlægges) Tilsynet har behandlet sagen den 15. maj 2018 og er nået til følgende Tilsynsafgørelse: Tilsynet finder af Fællesorganisationens Boligforening (FOB) tidligere ikke har overholdt reglerne om tilgængelige referater, men at dette nu er bragt i orden. Tilsynet indskærper således, at FOB fremover vil overholde dette Tilsynet indskærper tillige overfor FOB, at referaterne er udfærdiget således, at beboerne ud fra referaterne kan danne sig et kort overblik over, hvad der er drøftet og besluttet, dog under hensyntagen til, at det er organisationsbestyrelsens ansvar at vurdere, hvis der er emner, som af forskellige årsager ikke bør fremgå af de tilgængelige referater Herudover findes der ikke yderligere regler i almenboligloven om udfærdigelse af referater, ligesom Tilsynet ud fra det foreliggende ikke har myndighed til at foretage sig yderligere vedr. referaternes indhold Det indstilles, at bestyrelsen godkender sagsfremstilling samt Tilsynets afgørelse Bestyrelsen godkendte sagsfremstilling samt Tilsynets afgørelse 2.9 Tilsynssag om gentagne tilsidesættelser af foreningens vedtægter Afdelingsbestyrelsen i afd. 8 har rejst en sag i Tilsynet om, at bestyrelsen gentagne gange har tilsidesat foreningens vedtægter. Afdelingsbestyrelsen kommer også med indsigelse mod indkaldelse til generalforsamling i forhold til pkt. 4: Endelig godkendelse af foreningens regnskab (bilag vedlægges): Tilsynet har behandlet sagen den 16. maj 2018 og er nået til følgende Tilsynsafgørelse: Tilsynet finder, at FOB har handlet i overensstemmelse med almenboliglovens regler og FOB s vedtægter vedr. pkt. 4 på dagsordenen Tilsynet er således enig i de fremsendte parthøringssvar fra FOB, og vi har herefter ikke yderligere bemærkninger til sagen Det indstilles, at bestyrelsen godkender sagsfremstilling samt Tilsynets afgørelse Bestyrelsen godkendte sagsfremstilling samt Tilsynets afgørelse 3.0 Sager til drøftelse 3.1 Erhvervslejemål i afdeling 8

5 Afdeling 8 indeholder et erhvervslejemål, der har været svært at udleje. I øjeblikket er en del af lokalet udlejet, hvor udlejer tidligst kan opsige lejemålet til fraflytning 1. august Den resterende del af erhvervslejemålet har ikke været muligt at udleje og genererer derfor lejetab for afdelingen. Bestyrelsen bør overveje fremtiden for erhvervslejemålet. Der har tidligere været drøftelser, der har drejet sig om at nedrive tilbygningen ud mod Nørre Alle og etablere en familiebolig i den del af erhvervslejemålet, der ligger indeni den oprindelige bygning. Afdelingsbestyrelsen gav på markvandringen den 14. maj 2018 udtryk for, at de støtter denne løsning. Såfremt FOB ønsker at arbejde hen imod denne løsning, kræver det følgende: Der skal udarbejdes skitse for nyt lejemål og for ryddet areal mod Nørre Alle Der skal indledes drøftelser med Landsbyggefonden om støttemuligheder Såfremt nyt lejemål betragtes som nybyggeri, kræver det kommunal grundkapital Der skal udarbejdes budget for byggesagen og budget for forøget lejeindtægt fra nyt lejemål Herved tilvejebringes oplysning om hvornår merlejen ved familielejemålet overskrider udgiften til låneydelsen ved det kreditforeningslån, der hjemtages til at finansiere byggeudgiften Det indstilles, at bestyrelsen drøfter problemstillingen og tager foreløbig stilling til proces Bestyrelsen godkendte at direktøren går videre med den skitserede proces under forudsætning af, at der ikke er hjemfaldspligt på den matrikel, hvor erhvervslejemålet er beliggende 4.0 Sager til orientering 4.1 Status på markvandringer Der er afholdt markvandringer i afdelingerne med deltagelse af varmemester Erik Nexø og direktør Christen Mors. I afdelingerne 8, 14, 16 og 23 har tillige en eller flere repræsentanter fra afdelingsbestyrelserne deltaget. Markvandringerne danner baggrund for udarbejdelse af afdelingens planlagt og periodisk vedligeholdelse (PPV) og arbejderne for det kommende år i hver enkelt afdeling vil indgå i kt. 116 i afdelingsbudgettet. Vi tilstræber at lave samlet udbud for de bygningsdele, der skal udskiftes de enkelte afdelinger. Udbuddet udføres af bygherrerådgiver Jonna Nielsen, der tillige vil udføre eftersyn i byggeperioden. Christen Mors har samarbejdet med Jonna Nielsen i seks år med gode resultater. 4.2 Personaleorientering Der orienteres om nyt vedr. personale siden seneste møde 4.3 Budgetter Administrationen er i færd med at udarbejde afdelingsbudgetter. Der er udsendt mødeforslag til afdelingsbestyrelserne om gennemgang af det nye budget for afdelingen. 5.0 Eventuelt