Med venlig hilsen. Niels Vincent Andersen

Transkript

1 Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 20. april 2017 kl Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 13. april 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen Alle mødt. Lisbeth Jakobsen indledte mødet med pkt Hun forled herefter mødet. Sune Falther kom herefter på med pkt Han forlod herefter mødet. Endelig kom Bjarne Davidsen på med pkt Han forlod efterfølgende mødet.

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Protokol fra mødet den 23. marts 2017 Underskrevet siderne Protokol fra det konstituerende møde 23. marts 2017 Underskrevet 1454

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 Mikael Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og 66 Palle Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Michael Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Poul Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per Administrativ orientering Fælles afdelingsmøde i 61 & 62 den omkring sammenlægning. Uklarheder om de økonomiske konsekvenser ved en sammenlægning. Afdelingsbestyrelserne underrettes om dette fra administrationen. Afholdt byggeudvalgsmøde i afd. 61. Jorton tager hånd om de påpegede udfordringer. Palle og Mikael deltog. Kommende mandag er der byggeudvalgsmøde i afd. 40. Michael og Per deltager Ad pkt Personaleorientering. Ida Nilsson er ansat som grøn koordinator med øjeblikkelig virkning. Uddannet anlægsgartner og kommer fra uopsagt stilling i Vej & Park i Vejen kommune. Haderslev kommune har meddelt, at de nu gerne indgår i en ny dialog omkring renovering af afd. 5. Under hensyntagen til ministeriets afslag til Haderslev Boligselskab om nedrenovering på Skovvænget/Brombærvej, skal vi være meget præcise og specifikke i vores argumentation omkring begrundelsen for evt. nedrenovering. 1455

4 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Afd. 26 Ekstraomkostninger til miljøsanering. Se nedennævnte sagsfremstilling. P.g.a. sagens hastende karakter fremsendte Lisbeth sagsfremstilling og indstilling til godkendelse pr mail primo april. Alle medlemmer af organisationsbestyrelsen godkendte efterfølgende pr mail. Bestyrelsen påtalte den korte responstid. Krav fra kommunen. Alternativt havde byggepladsen ligget stille i en måned med ekstraomkostninger til følge. Bestyrelsen undrede sig over det store rådgivningshonorar. Teknisk afd. er i dialog omkring dette med rådgiveren. Endvidere undersøges muligheden for, om der kan kompenseres for huslejestigningen på 14,02 kr/m2/år Afd. 20 Udskiftning af vinduer. Se nedennævnte sagsfremstilling. Ad pkt Sagsfremstilling. Vores rådgivere i afdeling 26, CF Møller har forholdt os nedenstående problemstilling i forhold til den igangværende renovering. Byggesagen påbegyndtes primo februar, efter godkendt skema B, hvorefter der af nedbrydningen i marts er konstateret ekstra omkostninger for håndtering og deponering af byggeaffald.omkostningerne skyldes de ændrede grænseværdier for tungmetaller og PCB, på bygningsdele som nedbrydes af den eksisterende bygningsmasse. I projekt- og udbudsmaterialet er en screening og håndtering heraf indehold, rapport udført af Dansk Bygningsanalyse (bilag 1+2). Desværre har det under udførelsen været nødvendigt at udføre en supplerende miljøundersøgelse(bilag3), grundet ændrede grænseværdier, hvorfor der påløber yderligere miljøsaneringsarbejder i forbindelse med renoverings og nedbrydningsarbejdet.den samlede økonomi af de ekstra miljøsaneringsarbejder er som følger: Udarbejdelse af miljørapport, Dansk Bygningsanalyse/KIWA (bilag 2+4) - inkl moms kr.: Ekstra byggepladsomkostninger, hovedentreprenør (bilag 5) - inkl moms kr.: Ekstra miljøsaneringsarbejder (bilag 6)- inkl moms kr.: Ekstra rådgivning ca. - inkl moms kr.: Sum af omkostninger inkl moms kr.: Altså yderligere miljøsaneringsarbejder for kr. Landsbyggefonden er bekendt med problemstillingen og har godkendt, at skema C forhøjes med t.kr. (støttede arbejder) og de resterende 862 t.kr. (ustøttede arbejder) kan dækkes af reguleringskontoen. For at komme videre skal Haderslev kommune godkende forhøjelsen både på de støttede og ustøttede arbejder, men det kan de først gøre, når det er godkendt i organisationsbestyrelsen. Det er vigtigt for renoveringen, at godkendelsen både fra jer og kommunen kommer snarest, da vi risikerer stilstand på byggepladsen indtil der er en afklaring, hvilket vil betyde yderligere omkostninger for renoveringen. 1456

5 Hvis Haderslev Kommune skal nå at have punktet med på næste dagsorden skal de have godkendelsen senest fredag den 7. april og de har derfor accepteret, at bestyrelsen godkender ekstraudgiften ved en accept pr. mail, hvis I ikke kan nå at mødes. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en ekstraudgift vedrørende renoveringen af afd. 26 på ,- kr på grund af miljøsaneringer. Ekstraudgiften finansieres ved en forhøjelse af støttede arbejder (skema C) på ,- kr. Dette finansieres med en forhøjelse af kreditforeningslånet og betyder en huslejestigning på 14,02 kr/m2/år. De resterende ,- kr finansieres via afdelingens reguleringskonto og har ingen konsekvenser for huslejen. Godkendt som indstillet. Ad pkt Sagsfremstilling. Afdeling 20 har på et afdelingsmøde den 6. maj 2015 godkendt vinduesudskiftning med et samlet budget på 6,2 mio. kr., hvilket medfører en huslejestigning på ca. 430 kr./måned. Indstilling. Bestyrelsen godkender optagelse af kreditforeningslån på 6,2 mio.kr. til finansiering af vinduesudskiftningen. Godkendt som indstillet. 1457

6 Dagsordenens punkt 4 Økonomi Budgetopfølgning afd. 0 Lisbeth deltog i dette punkt og gennemgik den udleverede budgetopfølgning. Udsving på enkelte konti i forhold til det budgetterede. Største afvigelse skyldes afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling. Ingen bemærkninger i øvrigt. 1458

7 Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling PR, markedsføring, medlemsblad m.m. Sune Falther deltager i dette dagsordenspunkt. Sune gennemgik det nuværende setup. Efter en del drøftelse blev konklusionen, at der fremadrettet også lægges nyheder på hjemmesiden. Sune laver et brush-up af markedsføringsplanen. Sune efterlyser emner og input fra bestyrelsen. Omkring medlemsbladet henviste Sune til BL s pressechef, som roste bladet og frekvensen som en del af informationsstrømmen. Der vil blive igangsat et arbejde omkring ny hjemmeside m.m., og her vil Ny servicestruktur herunder maskiner, aktuel status i processen m.m. IT-udvalget blive inddraget. Bjarne deltog i dette dagsordenspunkt. Gennemgik status på projektet med fokus på implementeringen. Omtalt blev det grønne og blå hold, servicecenteret, synsforretningen, maskinparken, m.m. Der udsendes en info til alle afdelingsformænd omkring arbejdet med servicepakker. Udsendes ultimo uge 17. Enighed om at udfærdige et talepapir til alle bestyrelsesmedlemmer inden afdelingsmøderne, som starter den 8. maj. Organisationsbestyrelsen har udfærdiget en skrivelse omkring status, som udsendes til alle afdelingsformænd snarest. Kommende møder Bestyrelsesseminar 6. maj Bestyrelsesmøder første halvår /5 og 15/6 INTRO-møde 12. juni kl Bestyrelsesmøder andet halvår 2017 Fastlægges på bestyrelsesmødet i maj Julekaffe 6. december Regnskabsmøde Nytårskur 10. januar Bestyrelsesmøder første halvår 2018 Generalforsamling februar

8 Dagsordenens punkt 6 Eventuelt Niels Vincent Andersen Palle Agø Mikael Haas Sørensen Michael Mouritzen Per Friis Bent Wiuff Poul M. Jensen Christian Skovfoged 1460