REGIONSRÅDET. Tirsdag den 22. august Kl Regionsgården i Hillerød, rådssalen. Møde nr. 6

Transkript

1 BESLUTNINGER REGION HOVEDSTADEN REGIONSRÅDET Tirsdag den 22. august 2017 Kl Regionsgården i Hillerød, rådssalen Møde nr. 6 Medlemmer: Sophie Hæstorp Andersen Charlotte Fischer Martin Geertsen Leila Lindén Karin Friis Bach Bergur Løkke Rasmusse Özkan Kocak Abbas Razvi Carsten Scheibye Flemming Pless Per Tærsbøl Randi Mondorf Erik R. Gregersen Hans Toft Anne Ehrenreich Hanne Andersen Karsten Skawbo-Jensen Ole Stark Per Seerup Knudsen Lene Kaspersen Per Roswall Susanne Due Kristensen Erik Lund Erik Sejersten Lars Gaardhøj Lise Müller Susanne Langer Marianne Stendell Jens Mandrup Torben Kjær Bodil Kornbek Niels Høiby Annie Hagel Pia Illum Henrik Thorup Tormod Olsen Vagn Majland Katrine Vendelbo Dencker Marianne Frederik Morten Dreyer Ole Søhøj Nielsen Mødet sluttede kl. 20:52 Afbud: Fraværende: Carsten Scheibye - Lisbeth Dupont-Rosenvold Martin Geertsen ved sag 4-6 Lene Kaspersen - Christoffer Reinhardt Lise Müller ved sag 7-18 Katrine Vendelbo Dencker ved sag 7-18 Per Tærsbøl ved sag Pia Illum ved sag 19-22

2 7. STATUS FOR SUNDHEDSPLATFORMENS ØKONOMI OG IMPLEMENTERING BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Denne sag har sit udspring i behandlingen af de organisatoriske og økonomiske konsekvenser af Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation på regionsrådets møde den 13. juni 2017, her blev der anmodet om en række forskellige redegørelser i forhold til økonomi i relation til Sundhedsplatformen, gevinstrealisering, businesscase mv.. Behandlingen afstedkom yderligere politikerspørgsmål som også søges besvaret i denne sag. INDSTILLING Forretningsudvalget anbefaler over for regionsrådet: 1. at redegørelse om udviklingen i Center for It, Medico og Telefonis (CIMT) økonomi tages til efterretning, 2. at status for den samlede økonomi i relation til anskaffelse af Sundhedsplatformen tages til efterretning, 3. at den opdaterede businesscase som en teknisk opdatering tages til efterretning, 4. at det besluttes at businesscasen, som en teknisk opdatering ikke yderligere vedligeholdes, 5. at der fremadrettet styres efter gevinstrealiseringskonceptet som beskrevet nedenfor, 6. at der orienteres om status for arbejdet med gevinstrealiseringen i forbindelse med den årlige budgetproces, 7. at gennemgangen af økonomi mv. vedr. Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation tages til efterretning, og 8. at It- og afbureaukratiseringsudvalget og forretningsudvalget i forbindelse med den kvartalsvise status for Sundhedsplatformen orienteres om økonomistyringen af Sundhedsplatformen. POLITISK BEHANDLING IT- og afbureaukratiseringsudvalget beslutning den 14. august 2017: Indstillingspunkt 1 og 2 blev anbefalet uden bemærkninger. Formanden satte indstillingspunkt 3 til afstemning: For stemte: A (3), C (1), F (1), V (1), i alt 6. Imod stemte: Ø (1), i alt 1. Undlod at stemme: 0 Indstillingspunkt 3 var hermed anbefalet. Enhedslisten ønskede følgende tilført protokollen: Den bygger på samme forudsætninger, som den gamle. Forudsætningerne for vurderingerne har været, at alt fungerer optimalt, og det er jo ikke virkeligheden. Hvad skal vi med en spekulativ og ikke realistisk businesscase. Eventuelle økonomiske gevinster er uklare og ligger længere ude i fremtiden. Formanden satte indstillingspunkt 4 til afstemning: For stemte: A (3), C (1), F (1), Ø (1), i alt 6. Imod stemte: 0 Undlod at stemme: V (1), i alt 1. Venstre oplyste, at gruppen vil tilkendegive deres stillingtagen ved forretningsudvalgets behandling af sagen. Formanden satte indstillingspunkt 5 til afstemning: For stemte: A (3), C (1), F (1), i alt 5. Imod stemte: Ø (1), i alt 1. Undlod at stemme: V (1), i alt 1. Venstre oplyste, at gruppen vil tilkendegive deres stillingtagen ved forretningsudvalgets behandling af sagen. Enhedslisten ønskede følgende tilført protokollen: Vi er meget skeptiske over for de store økonomiske gevinster og deres hurtige implementering. Side 22 af 79

3 Derudover ønsker vi at lægge vægt på de øvrige gevinster: faglig kvalitet, patienternes oplevelse og datasikkerhed. Indstillingspunkt 6, 7 og 8 blev anbefalet uden bemærkninger. Karsten Skawbo-Jensen (C) og Erik Sejersten (V) deltog ikke i sagens behandling. Regionsrådsformand, Sophie Hæstorp Andersen (A) deltog i mødet. Forretningsudvalgets beslutning den 15. august 2017: Formanden satte indstillingspunkt 1-2 under afstemning: For stemte: A (3), B (2), C (2), F (1), V (3) og Ø (2), i alt 13. Imod stemte: 0. Undlod at stemme: O (2). I alt 15. Indstillingspunkterne 1-2 var herefter anbefalet. Forretningsudvalget tilføjede til 3. indstillingspunkt efter ordet businesscase: som en teknisk opdatering. Formanden satte herefter indstillingspunkt 3 under afstemning: For stemte: A (3), B (2), C (2), F (1), og V (3), i alt 11. Imod stemte: Ø (2). Undlod at stemme: O (2). I alt 15. Indstillingspunkt 3 var herefter anbefalet. Formanden satte indstillingspunkt 4 under afstemning: For stemte: A (3), B (2), C (2), F (1), V (3) og Ø (2), i alt 13. Imod stemte: 0. Undlod at stemme: O (2). I alt 15. Indstillingspunkterne 4 var herefter anbefalet. Formanden satte herefter indstillingspunkt 5 under afstemning: For stemte: A (3), B (2), C (2), F (1) og V (3), i alt 11. Imod stemte: Ø (2). Undlod at stemme: O (2). I alt 15. Indstillingspunkt 5 var herefter anbefalet. Formanden satte indstillingspunkt 6-8 under afstemning: For stemte: A (3), B (2), C (2), F (1), V (3) og Ø (2), i alt 13. Imod stemte: 0. Undlod at stemme: O (2). I alt 15. Indstillingspunkterne 6-8 var herefter anbefalet. Dansk Folkepartis medlemmer oplyste, at gruppen vil tilkendegive sin stillingtagen ved regionsrådets behandling af sagen. Forretningsudvalget bad om et oplæg til, hvordan driftsmålene i gevinstrealiseringsprogrammet afrapporteres til forretningsudvalget. Regionsrådets beslutning den 22. august 2017: Der var omdelt supplerende notat (bilag 10). Side 23 af 79

4 Indstillingspunkt 1 og 2 blev godkendt uden afstemning. Formanden satte indstillingspunkt 3 til afstemning: For stemte: A (13), B (3), C (5), F (1), I (1), O (3) og V (8), i alt 34. Imod stemte: Ø (5). Undlod at stemme: 0. I alt 39. Indstillingspunkt 3 var herefter godkendt, med den præcisering som var anbefalet af forretningsudvalget. Indstillingspunkt 4 blev godkendt uden afstemning. Formanden satte indstillingspunkt 5 til afstemning: For stemte: A (13), B (3), C (5), F (1), I (1), O (3) og V (8), i alt 34. Imod stemte: Ø (5). Undlod at stemme: 0. I alt 39. Indstillingspunkt 5 var herefter godkendt. Indstillingspunkt 6, 7 og 8 blev godkendt uden afstemning. Lene Kaspersen (C), Lise Müller (F), Katrine Vendelbo Dencker (O) og Carsten Scheibye (V) deltog ikke i sagens behandling. Som stedfortrædere deltog Christoffer Buster Reinhardt (C) og Lisbeth Dupont-Rosenvold (V). SAGSFREMSTILLING Der er fra medlemmer af regionsrådet anmodet om en række redegørelser som alle er centreret omkring Sundhedsplatformen. Denne sag vil redegøre for følgende efterspurgte forhold: En redegørelse for udvikling af økonomien i Center for It, Medico og Telefoni (CIMT) for perioden (bilag 1), En status for den samlede økonomi i relation til anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen (bilag 2), En redegørelse for arbejdet med gevinstrealisering (bilag 3), En opdatering af businesscasen for Sundhedsplatformen (bilag 4,) En gennemgang af Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation for så vidt angår antal ansatte, opgaver, driftsøkonomi og investeringsbehov (bilag 5). For de ovenstående punkter foreligger en mere detaljeret gennemgang i bilag til denne sag. Der er endvidere anmodet om en redegørelse for, hvordan der realiseres økonomiske gevinster som følge af Sundhedsplatformen. Regionsrådet vil på orienteringsmødet den 22. august 2017 få en gennemgang af, hvorledes hospitalerne forventer at realisere gevinsterne i budget Det er endvidere besluttet, at It- og afbureaukratiseringsudvalget og forretningsudvalget løbende bliver orienteret om økonomistyringen af Sundhedsplatformen mindst en gang i kvartalet med forventet første leverance ved it- og afbureaukratiseringsudvalgets møde den 29. november I. Udvikling i økonomien for Center for It, Medico og Telefoni i perioden En gennemgang af udviklingen i bevillingen til CIMT i perioden viser, at CIMT s samlede bevilling er steget med ca. 150 mio. kr. i perioden svarende til et løft på ca. 12 %. I samme periode er Region Hovedstadens samlede nettoudgiftsbudget steget fra 34,2 mia. kr. til 38,1 mia. kr. svarende til ca. godt 11 %. Det største løft på bevillingssiden er sket på løn som er vokset med ca. 150 mio. kr., mens øvrig drift netto blev løftet ca. 100 mio. kr. fra 2013 til 2014 og siden hen har været stort set stabil eller Side 24 af 79

5 nedadgående. Anlægsbevillingen er faldet fra 146 mio. kr. i 2013 til 50 mio. kr. fra 2015 og frem. I forhold til den samlede udvikling skal der bemærkes, at der i perioden blandt andet er sket en række ændringer i opgaveporteføljen og dermed overflytning af budget til CIMT svarende til en årlig forøgelse af budgettet med ca. 30 mio. kr. De bevillingsmæssige løft på øvrig drift er i al væsentlighed sket i 2014 og 2015, hvor der blev indarbejdet løft på driftsbevillingen til dækning af afledte driftsudgifter i relation til foretagne investeringer på it- og medicoområdet samt til yderligere investeringer som forudsætning for udrulning af Sundhedsplatformen. Således blev der i budgettet for 2015 bevilget 146 mio. kr. til infrastrukturprojekter, en bevilling som blev gjort varig fra 2015 og frem. Indenfor disse rammer har CIMT over den samlede periode derudover finansieret en række vækstområder for mere end 200 mio. kr. Forøgelsen på løn er finansieret dels ved en varig merbevilling jf. regionsrådssag 11. marts 2014 på 51 mio. kr. dels ved en konvertering af eksterne driftsudgifter (primært til konsulenter) i CIMT til løn, således at der har kunnet opbygges en kapacitet til at løse den omfattende stigning i udviklings- og driftsopgaver. II. Den samlede økonomi i relation til anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen ( ) Projektbevilling Den samlede projektbevilling til implementering og anskaffelse af Sundhedsplatformen udgør for Region Hovedstaden 1.038,4 mio. kr. Regionsrådet godkendte den 17. december 2013 i forbindelse med valg af leverandør til Sundhedsplatformen en samlet projektbevilling for projektperioden på i alt 861 mio. kr. til anskaffelse og implementeringen af Sundhedsplatformen. Regionsrådet godkendte den 14. april 2015 efter en nærmere konkretiseringen af projektet - at projektets bevilling blev tilført 172 mio. kr. til en udvidelse af projektets samlede økonomi over projektperioden. Begrundelsen for udvidelsen var anskaffelse af en medicoteknisk integrationsplatform, etablering af to datacentre samt afsættelse af en yderligere reserve. Midlerne blev fundet ved intern omplacering og forhøjelse af leasingandelen med 36 mio. kr. Samlet set forventes den godkendte projektbevilling overholdt, herunder at de afsatte reserver anvendes i fuldt omfang. Det har særligt her i slutfasen af projektperioden været nødvendigt at foretage stramme prioriteringer inden for den samlede bevilling. Dette skyldes blandt andet, at der fra hospitalsside er en forventning om og ønsker til forbedringstiltag i Sundhedsplatformen. Fra Herlev og Gentofte Hospital, som første hospital gik på Sundhedsplatformen, er der nu gået næsten 1½ år, og der er et stigende behov for at imødekomme ønsker til udvikling og forbedringer. Med så lang en implementeringsperiode bliver det meget vanskeligt, at sondre mellem hvornår noget er en del implementering af Sundhedsplatformen, og hvornår det er tale om almindelig løbende udvikling. Eksempelvis i forhold til behov for nye eller ændrede integrationer til fællesoffentlige systemer, nyt brugerudstyr mv. Øvrige udgifter Ud over den direkte afsatte projektbevilling til Sundhedsplatformen er der inden for budgetterne i andre dele af organisationen afholdt udgifter, som kan relateres til eller er afledt af implementeringen af Sundhedsplatformen. Der er tale om udgifter, som i væsentligt omfang formentlig ville være blevet afholdt til anden it-understøttelse af arbejdet på hospitalerne. På hospitalerne er der samlet set afholdt udgifter på 82 mio. kr. i forbindelse med implementeringen af Sundhedsplatformen til nyt udstyr for at understøtte Sundhedsplatformens arbejdsgange og tekniske krav. Udgifterne er finansieret inden for hospitalernes afsatte budgetter. Hovedparten af indkøbene kan ses som reinvesteringer og behov for investeringer, der formentlig alligevel skulle have været foretaget i forbindelse med den løbende teknologiske udvikling. Side 25 af 79

6 Inden for CIMT's budget har der været aktiviteter og afholdt udgifter i relation til regionernes egenleverancer. Der er i perioden 2015 til 2017 afholdt i alt ca. 107 mio. kr.. Der kan dels være tale om fremrykning af udgifter, aktiviteter vedr. gennemgang og test af udstyr eller indfrielse af tekniske krav, som har været en forudsætning inden implementeringen af Sundhedsplatformen. Det kan imidlertid være svært at sondre mellem, hvad der er udgifter, som er direkte afledt af Sundhedsplatformen, og udgifter, som formentlig alligevel ville være afholdt som led i understøttelsen af et digitaliseret sundhedsvæsen og den teknologiske udvikling i almindelighed. Dette gælder eksempelvis opgradering og udvidelse af kablet og trådløst netværk på hospitalerne. Dette arbejde er nødvendigt som følge af almindelig slitage og forældelse og ændrede brugerbehov, men den oprindelige plan er løbende blevet justeret og på visse områder fremrykket med henblik på at kunne understøtte udrulningsplanen for Sundhedsplatformen og de tekniske og brugermæssige behov knyttet hertil. Tilsvarende er moderniseringen af den tekniske løsning, der skal sikre fleksible kliniske it-arbejdspladser og reducere antallet af logins blevet fremrykket. I Center for Økonomi er der i forhold til afhjælpning af problemerne med korrekt registrering af aktivitet, primo 2017 iværksat en oprydningsopgave, som håndteres inden for centrets budgetramme bl.a. gennem udskydelse af andre opgaver. Udgiften antages at udgøre 8 mio. kr. for regionen og er vigtig af hensyn til at sikre regionen et korrekt indtægtsgrundlag og korrekt finansiering. Anvendelse af personaleressourcer Der er, ud over afholdte udgifter, ligeledes medgået personaleressourcer til projektet og implementeringen. Hospitaler og koncerncentre har udlånt medarbejdere til programorganisationen. Det samlede udlån fra Region Hovedstaden udgør i fuldtidsårsværk. Heri indgår bl.a. de certificere undervisere, som har forestået undervisning af superbrugerne. Løn til de udlånte medarbejdere har i den udlånte periode været afholdt via de afgivende dele af organisationen og inden for de eksisterende lønbudgetter. CIMT har herudover medarbejdere, som ikke formelt er udlånt til programorganisationen, men som vurderes at være beskæftiget med opgaver i relation til Sundhedsplatformen - dette skønnes at udgøre ca. 70 årsværk i 2016 og 2017 og er afholdt inden for CIMT's budget. Der er dog for disse medarbejdere tale om, at opgaverne gradvist udvikler sig fra udviklingsopgaver vedr. implementeringen til almindelige driftssupportopgaver. Lige som det gælder de afledte udgifter, er det også svært at lave en præcis sondring mellem, hvornår medarbejderne skal betragtes som en del af implementeringen af Sundhedsplatformen, og hvornår der varetages almindelige driftsopgaver. Der er snart gået halvandet år siden første hospital gik på Sundhedsplatformen og i denne periode har man løst både opgaver som vedrører de næste hospitaler, som skal på Sundhedsplatformen og drifts- og supportopgaver for de hospitaler, som er på Sundhedsplatformen. Derfor er det vanskeligt at lave præcise opgørelser over, hvad selve implementeringen koster/har kostet. I tillæg hertil har der også i andre koncerncentre og på hospitalerne været medarbejdere, som i større eller mindre omfang har været beskæftiget med afledte opgaver af Sundhedsplatformen. Der foreligger imidlertid ikke opgørelser over dette, da det kan være svært at lave en præcis sondring mellem tidsforbrug medgået til implementering, og hvornår opgaver skifter til almindelig løbende drift. Et eksempel på dette er arbejdet med utilsigtede hændelser (UTH'er), som varetages af Center for Sundhed. Uanset Sundhedsplatform eller ej, så arbejdes der som led i den løbende drift med UTH'er. Der er udarbejdet en opgørelse over tidsforbruget for superbrugerne i forbindelse med go-live-perioderne på de enkelte hospitaler. Ressourceforbruget svarer samlet set til 80 årsværk i et år. Administrationen har gennemført en analyse af udviklingen i udbetalt merarbejde og afspadsering af timer for klinisk personale på Herlev og Gentofte Hospital samt Righospitalet for perioden 2014 til Der Side 26 af 79

7 er ikke på baggrund af denne analyse indikationer på, at der skulle være en stigning i overarbejde i forbindelse med implementeringen af Sundhedsplatformen på de to analyserede hospitaler. Ovenstående opgørelse af af afholdte udgifter, herunder forbug af personaleressourcer er indarbejdet i opdateringen af omkostningssiden i buisnesscasen. Den opdaterede businesscase viser, at de samlede omkostninger ved anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen fortsat beløber sig til 2,1 mia. kr. Dette svarer også til vurderingen i businesscasen, der blev udarbejdet i forbindelse med indgåelse af kontrakten i december III. Arbejdet med gevinstrealiseringer Gevinsterne ved Sundhedsplatformen forstås i Region Hovedstaden som de forbedringer indenfor den faglige kvalitet, patientoplevelsen og effektiviteten, som Sundhedsplatformen gør mulige. Det skal understreges, at de tre kategorier hænger sammen og påvirker hinanden. Arbejdet med at opnå gevinsterne tænkes i en ramme på fem år i anerkendelse af den betydelige omstilling af det kliniske arbejde og ledelse, som Sundhedsplatformen medfører. Der arbejdes således fra år til år med planer og budgetter. Der er udarbejdet et katalog med 26 driftsmål, der er indikatorer for om gevinsterne opnås. Det drejer sig om kvalitative mål og mål for anvendelsen af funktionaliteter i Sundhedsplatformen. Hvor der i forvejen eksisterer driftsmål i Region Hovedstaden, der kan vurdere gevinsten, er disse anvendt fx udsendelse af epikriser til praktiserende læger. Det er de enkelte hospitalsdirektioner, der tager stilling til hvilke driftsmål, de vil arbejde med det næste år. Hospitalsdirektionen udarbejder en gevinstrealiseringsplan med udvalgte mål og denne godkendes af koncerndirektionen. Driftsmålene er dynamiske i den forstand at de revideres efterhånden, som der høstes erfaringer med Sundhedsplatformen i praksis. Der er udarbejdet rapporter for de enkelte driftsmål i Sundhedsplatformen, og målene vises på dashboards (visningssider), men der udestår en vigtig validering op mod den kliniske praksis ligesom for en lang række øvrige styringsmæssige data fra Sundhedsplatformen. Dette arbejde foregår i regi af Sundhedsplatformen under ledelse af Dataenheden i Center for Økonomi, der forventer, at programstyregruppen for platformen kan beslutte en plan for udarbejdelse af endelige mål i september. Først herefter vil en systematisk opfølgning på målene kunne påbegyndes. Når data foreligger genoptages hospitalernes arbejde, hvor gevinstrealiseringsplanerne fornys årligt således, at man gennem arbejdet med få udvalgte mål når igennem alle indikatorerne. Rækkefølgen i dette vil naturligvis blive påvirket af de erfaringer, der gøres på tværs i regionen og af de nye udviklinger af Sundhedsplatformen, der løbende implementeres. Implementering af Sundhedsplatformen medfører en række effektiviseringsmuligheder i det kliniske arbejde og dermed økonomiske gevinster. I den oprindelige business case for Sundhedsplatformen var effektiviseringsmuligheder estimeret til meget betydelige beløb med meget betydelige spænd med et minimumsniveau på 575 mio. kr. årligt, der kunne indfases i løbet af fem år. Business casen har således sat et ambitionsniveau og en tidshorisont, men i øvrigt er det tanken, at der tages stilling til de økonomiske gevinster fra år til år i forbindelse med budgetfastlæggelsen. Forretningsudvalget har besluttet, at der til brug for beslutning af budgettet for 2018 skal indhentes forslag fra hospitalerne til realisering af gevinster, som følge af implementeringen af Sundhedsplatformen for 102 mio. kr. Mulighederne for effektiviseringsgevinster vil løbende udvikle sig i takt med, at systemet optimeres, tilpasses og fejljusteres samt klinikernes anvendelse af systemet forbedres. Dette gælder i første omgang i særdeleshed udviklingen af best./ord.-sæt (pakker af bestillinger ordinationer), men også den nye version af systemet som Epic frigiver i 2018 og indførelsen af Landspatientregister 3 (LPR3) forventes at give betydelige lettelser. Det er pt. forventningen, at der i budget 2019 kan nås et samlet niveau på 250 mio. kr. som et rundt tal, men samtidig som en indikation af, at der på nuværende tidspunkt forventes yderligere og større besparelser i dette budgetår. Side 27 af 79

8 Det er lederne i regionen, der har ansvaret for at realisere gevinsterne ved Sundhedsplatformen, og som nævnt er der spillerum for hospitalsdirektionerne både ved fastlæggelse af gevinstrealiseringsplaner og forslag til realisering af økonomiske gevinster. En forudsætning for en reel udnyttelse af Sundhedsplatformens mange muligheder for forbedringer i klinikken herunder lokale muligheder er en ændring af den måde ledelse udføres på i regionen. Lederne skal tage opgaven på sig og forstå, at platformen ændrer grundlaget for udførelse af kerneopgaven og gå foran i denne forandring. Dette er en stor opgave. Samtlige kliniske ledere har op imod go-live været på et kursus af ca. en halv dags varighed og temaet er en del af regionens ledelsesudviklingsprogram. Det fremtidige arbejde med gevinstrealisering vil indebære vidensdeling og erfaringsudveksling på tværs i regionen. IV. Businesscase for Sundhedsplatformen Der er foretaget en opdatering af businesscasen for Sundhedsplatformen, som besluttet af forretningsudvalg og regionsrådet på møde den 13. juni I forbindelse med beslutningen om at anskaffe Sundhedsplatformen i 2013 blev der udarbejdet en businesscase for anskaffelsen og implementeringen. Denne er senest blevet opdateret i efteråret 2015, jf. resume af businesscase forelagt regionsrådet 2. februar 2016, sag nr 11. En businesscase har til formål at understøtte beslutningsprocesserne og vise de økonomiske konsekvenser ved et projekt og hvilke typer gevinster og omfang, der kan forventes. Businesscasen er ikke udtryk for en egentlig bevilling givet af regionsrådet til projektet, men en opgørelse over de samlede omkostninger, uanset om de er finansieret af en særskilt bevilling eller afholdes inden for eksisterende budgetter. Omkostningerne i regionens businesscase omfatter således, ud over den af regionsrådet besluttede projektbevilling, også interne omkostninger, fx. medgåede personaleressourcer samt et økonomisk estimat for risici ved projektet eller en buffer. Den oprindelige businesscase opgjorde de samlede omkostninger til 2,1 mia. kr. Den opdaterede businesscase viser, at dette estimat fortsat holder. For så vidt angår businesscasens gevinstside udmøntes denne i de gevinstrealiseringsplaner, som er under opdatering og vil indgå i den årlige budgetproces. Gevinstrealiseringsplanerne tager afsæt i gevinsterne identificeret i businesscasen og det gevinstpotentiale, som businesscasen har anvist. For så vidt angår omkostningssiden i businesscasen udmøntes denne gennem budgetlægningen. Samlet set betyder dette, at businesscasen i sin helhed ikke længere opdateres, men fremadrettet bruges som ramme for budgetlægning og gevinstrealiseringsplaner. Det er derfor administrationens vurdering, at udbyttet ved en fortsat vedligeholdelse af businesscasen ikke tilfører yderligere værdi og ej står mål med ressourceforbruget. Der indgår ikke i businesscasen estimater for og konsekvenser af en nedgang i aktiviteten på hospitalerne. Det er vurderingen, at der kan imødeses en nedgang i produktionen på hospitalerne i 2017, men der foreligger ikke valide opgørelser på nuværende tidspunkt. Administrationen vil i forbindelse med de kommende års budgetproces foretage en vurdering af erfaringerne med anvendelse af Sundhedsplatformen, herunder status for arbejdet med optimering og opdatering af systemet, således at dette indgår i beslutningsgrundlaget for det kommende års mål for gevinstrealiseringen. På gevinstsiden betyder den tekniske opdatering, at gevinsterne vurderes at ligge i et interval på mellem 680 og mio. kr. årligt, når gevinsterne er fuldt indfaset. Stigningen i gevinstberegningen kan bl.a. henføres til en almindelige pris- og lønfremskrivning i perioden fra 2011 og frem og afspejler endvidere, at der har været en vækst i udgifterne til hospitalsbehandling i løbet af perioden. Der er i opdateringen af gevinstsiden ikke ændret på forudsætninger i øvrigt om gevinsterne eller tidsprofil for gevinstrealiseringen, så der alene er tale om, at der er taget udgangspunkt i nyere data for Side 28 af 79

9 udgifterne på hospitalerne mv. Gevinstpotentialeberegningen betragtes alene som et pejlemærke i forhold til det konkrete arbejde med gevinstrealiseringen, og der er alene taget stilling til hvor meget, der skal indarbejdes i budgetterne for 2018 men ikke fra årene herefter. V. Overblik over økonomien til Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisationens struktur og størrelse består af tre spor; infrastruktur, som varetages af Region Sjælland for begge regioner, systemforvaltning, som delvist varetages af Region Hovedstaden for begge regioner og support, som varetages af regionerne hver især. Organisationen er dimensioneret til at udgøre cirka 350 årsværk placeret i Region Hovedstaden og cirka 100 årsværk placeret i Region Sjælland, jf. regionsrådet den 13. juni 2017, sag nr. 6. De 350 årsværk i Region Hovedstaden fordeler sig med 108 årsværk til lokal systemforvaltning (anvendelsesoptimering, ændringer og fejl specifikke for Region Hovedstaden), 161 årsværk til fælles systemforvaltning (udvikling og vedligehold af den fælles platform, grundlæggende workflows, etablering af nye moduler og applikationer, mv. samt 83 årsværk til support af brugere i Region Hovedstaden. Mere detaljeret beskrivelse af opgaverne og årsværksfordeling er yderligere beskrevet i bilag 5. Bemandingen afspejler behovet for at sikre kapacitet til løbende optimering og videreudvikling. I forhold til den fremtidige struktur og størrelse er det i samarbejdsaftalen med Region Sjælland aftalt, at parterne vil arbejde for en løbende optimering af Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisationens størrelse. Lønudgifter i driftsorganisationen tilvejebringes indenfor regionens eksisterende lønbudgetter. Bemandingen fordelt på hovedopgaver fremgår af nedenstående tabel 1. Mange af de medarbejdere, der i dag arbejder med Sundhedsplatforms relaterede opgaver, og som er udlånt fra CIMT, hospitaler og øvrige koncerncentre mv. til programorganisationen vil indgå i den nye SP drifts- og udviklingsorganisation. Fra hospitaler og øvrige centre vil lønsum svarende til 90 årsværk blive overført til SP drifts- og udviklingsorganisation, mens CIMT bidrager med 260 årsværk inden for CIMT s nuværende lønramme. Fra hospitalernes side er der i dag indstationeret ca. 170 årsværk til Sundhedsplatformen. Dermed føres mere end halvdelen af de udstationerede fra hospitalerne fra 1. januar 2018 tilbage til det kliniske arbejde på hospitalerne. De øvrige driftsudgifter er afledt af hovedopgaverne i driftsorganisationen indenfor systemforvaltning, infrastruktur og support. Der er en nettobesparelse på den løbende vedligeholdsomkostning (licensbetaling) ved overgangen til Sundhedsplatformen på 6 mio. kr. i 2018 og op til ca. 22 mio. kr. fra Dette modsvares dog af en række andre driftsudgifter. Da der endnu er en række uafklarede forhold vedrørerende de fremadrettede krav til infrastrukturen i forbindelse med fremtidige opgraderinger afsættes der således 24 mio. kr. til reinvesteringer i infrastrukturen i Det er forventningen, at der også vil være behov for midler til den fortsatte vedligeholdelse og løbende udskiftning af infrastrukturen fra 2019 og frem, men der foreligger ikke estimater herfor på nuværende tidspunkt. Endvidere forlænges lejemålet på Lyngbyvej, hvor den nuværende programorganisation er placeret, med et år til udgangen af Dette gøres for at sikre stabilitet og kontinuitet for medarbejderne i forbindelse med overgangen fra projekt til drift. Husleje og øvrige personalerelaterede driftsomkostninger andrager i alt 4,8 mio. kr. i Hertil kommer licensudgifter mv. vedr. nogle af de udvidelser og tilkøb, som er foretaget i programperioden. Samlet set beløber disse poster sig til 17 mio. kr. i 2018 og 9-12 mio. kr. i Endelig afsættes i 2018 endvidere 10 mio. kr. i 2018 til at indkøbe ekspertbistand vedr. justering og optimering af Sundhedsplatformen på områder, hvor regionen ikke selv har ekspertisen eller ikke kan rekruttere den nødvendige ekspertise og specialviden. Estimater særligt for er behæftet med usikkerhed forbundet med omfanget af driftsudgifter i forhold til at understøtte den fortsatte drift af Sundhedsplatformen. I arbejdet med at etablere et roadmap for udviklingen af Sundhedsplatformen er der, efter drøftelse med Side 29 af 79

10 de klinisk faglige miljøer (via Styregruppen for Klinisk Administrativt Indhold, KAI), tilvejebragt en prioriteret liste over ønsker. Derudover indeholder roadmappet krav som følge af kontraktuelle eller fællesoffentlige forpligtelser, der kræver ændringer eller integration til Sundhedsplatformen. Disse er pt. estimeret til samlet set 86 mio. kr.. Hertil kommer nyt Landspatientregister pt. estimeret til op til 62 mio. kr. Da disse behov samlet set overstiger den nuværende økonomiske ramme, herunder i lyset af presset på anlægsrammen, medfører det et behov for underlægge udviklingen af Sundhedsplatformen en meget stram prioritering. KONSEKVENSER Såfremt indstillingen tiltrædes vil det betyde, at der fremadrettet styres efter det beskrevne gevinstrealiseringskoncept, og at businesscasen i konsekvens heraf ikke længere opdateres. Endvidere vil It- og afbureaukratiseringsudvalget og forretningsudvalget fremover i forbindelse med den kvartalsvise statusrapportering om Sundhedsplatformen blive orienteret om økonomistyringen af Sundhedsplatformen. RISIKOVURDERING Såfremt det ikke besluttes, at der skal styres efter det beskrevne gevinstrealiseringskoncept, så skal der udarbejdes et nyt styringsgrundlag for gevinstrealiseringen, som skal være lige så konkret i sin tilgang, ellers vil der være en risiko for, at de potentielle gevinster ved Sundhedsplatformen ikke kan realiseres. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen har ikke i sig selv bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Regionen vil udsende en pressemeddelelse. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Sagen forelægges for forretningsudvalget den 15. august 2017 og regionsrådet den 22. august DIREKTØRPÅTEGNING Hjalte Aaberg / Jens Gordon Clausen JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. Bilag 1 redegørelse CIMT økonomi 2. Bilag 2 programøkonomi og andre afledte udgifter 3. Bilag 3 Gevinstrealisering ifm. Sundhedsplatformen 4. Bilag 4 Businesscase SP 5. Bilag 5 SP driftsorganisation 6. Bilag 6 Resume Region Hovedstadens business case for Sundhedsplatformen version Bilag 7 Region Hovedstadens business case for Sundhedsplatformen version Oplæg til ITA om SP økonomi og BC og gevinst 9. Slides til Bilag 1 og 5 til ITA udvalget 10. Oversigt over Driftsmål for gevinster ved Sundhedsplatformen Side 30 af 79

11 Bilag 1 - Side -1 af 7 BILAG 1 Redegørelse for udviklingen i økonomien for Center for It-, Medico og Telefoni (CIMT) Regionsrådet udbedte sig på mødet den 13. juni 2017 en mere detaljeret gennemgang i udviklingen af økonomien i Center for It-, Medico og Telefoni (CIMT). Der blev på mødet udleveret et bilag, som beskrev udviklingen i CIMT s forbrug årene , mens der i det følgende tages udgangspunkt i CIMT s bevillingsudvikling over årene. Når der tages udgangspunkt i det oprindelige budget i de enkelte år, fjernes effekten af overførsler mellem årene, og det giver dermed et klarere billede af udviklingen i CIMT s bevilling over tid. Denne udvikling gennemgås med udgangspunkt i de af Regionsrådet oprindeligt godkendte budgetter. Indledningsvist bemærkes, at den stigende digitalisering generelt i den offentlige som private sektor alt andet lige medfører stigende udgifter og ressourcer på it-området. Mængden af teknologi stiger. Eksempelvis er antallet af pc ere steget med over 20% fra og kapitalværdien af regionens portefølje af medico-teknisk udstyr er steget med ca. 1,3 mia. kr. i perioden 2012 til Det betyder øgede krav til den underliggende teknologiske infrastruktur. Manuel opgaveløsning erstattes af digitaliseret opgaveløsning, som kan medføre en opgaveglidning fra fx de sundhedsfaglige personalegrupper til teknologipersonalet. Samtidig smelter it og kerneproduktionen (primært sundhedsydelser i Region Hovedstadens tilfælde) i stigende grad sammen, hvilket medfører et øget behov for fx it-medarbejdere med indsigt eller erfaring i det sundhedsfaglige domæne for at sikre, at ny teknologi lever op til de sundhedsfaglige behov. Det er ingen tegn på, at disse tendenser ændrer sig de kommende år. Tværtimod accelererer behovene inden for fx sikkerhedsområdet og dataområdet. Disse trends gør sig også gældende i Region H og CIMT. Den økonomiske og personalemæssige ramme i CIMT har siden etableringen i januar 2012 primært udviklet sig i opadgående retning. Udover ovennævnte faktorer skyldes dette blandt andet også o Hjemtagelse af opgaver fra hospitaler eller eksterne leverandører o Nye opgaver o Sundhedsplatformen o Krav om øget kvalitet (klinisk servicedesk, it-servicedesk, sikkerhed mv.)

12 Bilag 1 - Side -2 af 7 Udviklingen i CIMT s bevilling I det følgende behandles CIMT s bevillingsmæssige udvikling fra 2013 til Der tages udgangspunkt i den oprindelige bevilling jf. budgettet for det pågældende år, og dermed ikke det korrigerede budget, som også indeholder nettooverførsler ind i og ud af år. CIMT har ikke siden dannelsen i 2012 overskredet de vedtagne budgetter. Udviklingen i CIMT s bevilling fordelt på øvrig drift, løn og anlæg i perioden er afspejlet i nedenstående figur og yderligere i tabellen under figuren: Figur 1: CIMT s bevillingsrammer i faste priser, 2017 (oprindeligt budget, dog i 2013 korrigeret for den endelige regulering af overførsler af budget fra hospitalerne til CIMT i 1. økonomirapport 2014). Mio, kr. (faste priser ) Ændring Drift inkl. indtægter Løn Samlet drift Anlæg Samlet opr. bevilling Tabel 1: CIMT s bevillingsrammer i faste priser, 2017-pl (oprindeligt budget korrigeret i 2013 for teknisk sag i 1. økonomirapport 2014.). Som det fremgår ovenfor er CIMT s samlede bevilling steget med godt 150 mio. kr. i perioden svarende til et løft på ca. 12 %. Det største løft på bevillingssiden er sket på løn som er vokset med ca. 150 mio. kr., mens øvrig drift netto blev løftet ca. 100 mio. Side 2

13 Bilag 1 - Side -3 af 7 kr. fra 2013 til 2014 og siden hen har været stort set stabil eller nedadgående. Anlægsbevillingen er faldet fra 146 mio. kr. i 2013 til 50 mio. kr. fra 2015 og frem. I forhold til den samlede udvikling skal der bemærkes at der i perioden blandt andet er sket følgende ændringer i opgaveporteføljen og dermed overflytning af budget til CIMT: - Overtagelse af budgetansvar vedr. ADSL-linjer og mobiltelefoni + 10 mio. kr. - Overtagelse af opgaver i relation til overtagelse af RHEL + 7 mio. kr. - Overtagelse af opgaver vedr. Steno Diabetes Center + 4 mio. kr. - Overtagelse af ansvaret vedr. digital post +10 mio. kr. Dette svarer til en årlig forøgelse af budgettet med ca. 30 mio. kr. I samme periode er Region Hovedstadens samlede nettoudgiftsbudget steget fra 34,2 mia. kr. til 38,1mia. kr. svarende til ca. godt 11 %. Statens It statens pendant til CIMT som er indtægtsdrevet virksomhed har til eksempel oplevet en indtægtsmæssig stigning i perioden på ca. 30 %, hvilket indikerer en væsentlig vækst i udviklingen i efterspørgslen på it og teknologiområdet I det nedenstående gennemgås CIMT s tre bevillingsrammer øvrig drift, løn og anlæg nærmere. Udvikling i CIMT s ramme for øvrig drift Som det fremgår af figur 2 er CIMT s ramme for øvrig drift gået fra 759 mio. kr. i 2013 til 860 mio. kr. i 2017, dvs. en forøgelse på 100 mio. kr. Figur 2: Udviklingen i CIMT s bevilling på øvrig drift Side 3

14 Bilag 1 - Side -4 af 7 De bevillingsmæssige løft på drift er i al væsentlighed sket i 2014 og 2015, hvor der blev indarbejdet løft på driftsbevillingen til dækning af afledte driftsudgifter i relation til foretagne investeringer på it- og medico-området samt til yderligere investeringer som forudsætning for udrulning af Sundhedsplatformen. Således blev der i budgetprocessen for 2015 bevilget 146 mio. kr. til infrastrukturprojekter. En bevilling som blev gjort varig fra 2015 og frem. Der er omvendt medfinansieret væsentlige beløb fra drift og til løn (60 90 mio. kr. årligt) stigende over perioden Indenfor disse rammer har CIMT over den samlede periode derudover bl.a. finansieret følgende vækstområder: Stigning i drifts- og vedligehold på det medico-tekniske område svarende til 65 mio. kr. årligt Stigning i udgifter til fx Microsoft-licenser på ca. 15 mio. kr. årligt Medfinansiering på 73 mio. kr. samt allokering af driftsreserver til SP svarende til ca. 22 mio. kr. perioden i forbindelse med Regionsrådet 14. april 2015 sag nr. 5 om ændret økonomi for SP Egenleverancer til Sundhedsplatformen svarende til mere end 100 mio. kr. samlet i I alt mere end 200 mio. kr. Generelt er CIMT s driftsbudget for en stor andel bundet af faste kontraktsbundne udgifter (godt 500 mio. kr.) i form af eksterne aftaler, og desuden aktiviteter bundet op på lovgivning og nationale samt regionale forpligtelser. Eksempelvis udgør driftsomkostninger til fællesregionale og fællesoffentlige aktiviteter årligt ca. 30 mio. kr. CIMT s interne prioritering af driftsmidler perioden er sket under konstant hensyntagen til udrulningen og implementeringen af Sundhedsplatformen, hvilket har krævet væsentlig udbygning af og reinvesteringer i it-infrastruktur som ved CIMT s dannelse i 2012 har været nedslidt. CIMT har således i disse år forsøgt at indhente et investeringsmæssigt efterslæb i regionens it-infrastruktur fra tidligere år. Udvikling i CIMT s lønramme Som det fremgår af figur 4 er CIMT s lønramme gået fra 361 mio. kr. i 2013 til 512 mio. kr. i 2017, dvs. en bruttoforøgelse på 151 mio. kr. Side 4

15 Bilag 1 - Side -5 af 7 Figur 3: Udviklingen i CIMT s lønbevilling i 2017-priser. Forøgelsen på løn er finansieret dels ved en merbevilling jf. Regionsrådet 11. marts 2014 sag nr. 7 på 51 mio. kr. (som i den følgende budgetproces for 2015 blev gjort varig) samt ved, at CIMT har konverteret eksterne driftsudgifter (primært til konsulenter) til løn kunne opbygge kapacitet til at løse den omfattende stigning i udviklings- og driftsopgaver. Således viser regnskabtal at konsulentforbruget i 2016 var godt 100 mio. kr. lavere end i Herudover er indeholdt overførsel af opgaver til CIMT fra hospitaler mv. samt flytning af medarbejdere og tilhørende lønbudget til Center for Ejendomme, Centerfælles Bogholderi. Som nævnt i Regionsrådssag nr. 7 fra 11. marts 2014, skyldes merbevillingen og CIMT s strategi for ressourceoptimering gennem konvertering af konsulenter til fastansatte et øget ressourcebehov for at opretholde og optimere det nuværende serviceniveau i en periode, hvor brugen af CIMT s ydelser i regionen generelt er stigende og der bl.a. fortsat implementeres nye it-systemer samt indkøbes nyt medicoteknisk udstyr. Stigning i bemanding er primært sket i forhold til at kunne stille ca. 130 medarbejdere til rådighed for SP-programmet. Herudover tilvækst på godt 130 medarbejdere inden for følgende opgaveområder: Infrastruktur (godt 30%) o Der har i perioden været vækst i medarbejderantallet i CIMT s infrastruktur som følge af en professionalisering af varetagelsen af regionens underliggende drift ligesom der har været en væsentlig udbygning af infrastrukturen i perioden som en forudsætning for succesfuld udrulning af Sundhedsplatformen. Side 5

16 Bilag 1 - Side -6 af 7 Kliniske supportservices (godt 40%) o Anvendelsessupport af Sundhedsplatformen og implementering af denne samt parallel systemsupport på gamle systemer i forbindelse med Sundhedsplatformen. Medico-services (godt 30%) o Medico-området har også på årsværk i perioden været i vækst, som er bredt ud over de forskellige apparaturområder som følge af generel udstyrsvækst i regionen samt overtagelse af nye opgaver. Den fremadrettede udvikling i forhold til ressourcer afhænger bl.a. den kommende CIMT-analyse og hvordan den kommende SP drifts- og udviklingsorganisation påvirker den nuværende interne fordeling af CIMT-medarbejdere. Udvikling i CIMT s anlægsramme Som det fremgår af figur 4 har CIMT s anlægsramme været på 50 mio. kr. årligt siden den i 2015 jf. budgetprocessen for 2015 blev nedskrevet fra hhv. 146 mio. kr. i 2013 og ca. 108 mio. kr. i Figur 4: Udviklingen i CIMT s anlægsbevilling Nedjusteringen af anlægsrammen skal bl.a. ses i lyset af den betydelige investering, der foretages i forbindelse med Sundhedsplatformen, samt i lyset af anlægsloftet og de udfordringer dette har medført for regionen i forhold til realiseringen af investeringer i byggerier. Anlægsrammen er historisk set primært blevet anvendt til at finansiere fællesoffentlige og fællesregionale projekter samt større systemprojekter i Region Hovedstaden (fx RIS/PACS). Således er der historisk set brugt ca. 30 mio. kr. årligt i anlægsmidler til tværregionale og fællesoffentlige projekter. Det bemærkes, at også porteføljen af den- Side 6

17 Bilag 1 - Side -7 af 7 ne type projekter er stigende og der derfor også i de kommende år er behov for en skarp prioritering på dette område. Side 7

18 Bilag 2 - Side -1 af 7 Opgang Blok A Afsnit 1. sal Center for Økonomi Budget og Analyse Kongens Vænge 2 DK Hillerød Til: Bilag 2 Telefon Direkte Mail oekonomi@regionh.dk Web CVR/SE-nr: Dato: 10. august 2017 Status vedr. den samlede økonomi vedr. anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen I forbindelse med møde den 13. juni 2017 i forretningsudvalget er der efterspurgt et notat om den samlede økonomi i relation til Sundhedsplatformen. Dette notat har til formål at beskrive de samlede udgifter, som implementeringen af Sundhedsplatformen har afstedkommet i projektperioden. Sundhedsplatformen er et fælles projekt mellem Region Hovedstaden og Region Sjælland, hvor Region Hovedstadens andel af projektet er 75% mens Region Sjællands andel er 25%. Udrulningen af systemet er nu gennemført på Region Hovedstadens hospitaler og senere i 2017 følger udrulningen i Region Sjælland. Denne gennemgang af programøkonomien omfatter alene implementeringen i Region Hovedstaden. Tidsmæssigt omfatter gennemgangen projektperioden Notatet indeholder en Gennemgang af den samlede godkendte projektbevilling Øvrige afledte udgifter afholdt inden for eksisterende budgetmæssige rammer Anvendelse af personaleressourcer Afslutningsvis relateres disse direkte og indirekte udgifter til businesscasen for Sundhedsplatformen. I. Den samlede godkendte projektbevilling Den samlede projektbevilling til implementering og anskaffelse af Sundhedsplatformen udgør 1.038,4 mio. kr. Projektbevilling til Sundhedsplatformen efter tillægsbevilling i april 2015 Mio. kr pl R 2014 KB 2015 BO 2016 BO 2017 I alt Projektbevilling i alt 63,1 359,4 381,2 234,7 1038,4 Heraf: Anlæg ekskl. Leasing 34,7 53,3 4,2 18,9 111,1 Drift 20, ,2 104,7 309,1 Anskaffelser som leasingfinansieres 8,2 220,5 254,3 93,8 576,8 Reserve 7,6 16,5 17,3 41,4

19 Bilag 2 - Side -2 af 7 Regionsrådet godkendte den 17. december 2013 i forbindelse med valg af leverandør til Sundhedsplatformen en investeringsbevilling på 629 mio. kr. og en driftsbevilling på 232 mio. kr. over projektperioden i alt 861 mio. kr. til anskaffelse og implementeringen af Sundhedsplatformen. I forbindelse med budgetvedtagelsen for 2015 blev det besluttet at leasingfinansiere en del af den besluttede anskaffelse i alt 541 mio. kr. Regionsrådet godkendte den 14. april 2015 efter en nærmere konkretisering af projektet - at projektets bevilling blev tilført 172 mio. kr. til en udvidelse af projektets samlede økonomi over projektperioden. Begrundelsen for udvidelsen var anskaffelse af en medico-teknisk integrationsplatform, etablering af to datacentre samt afsættelse af en yderligere reserve. Midlerne blev fundet ved intern omplacering og forhøjelse af leasingandelen med 36 mio. kr. Den samlede bevilling udgjorde herefter 1.033,4 mio. kr. Med en samlet pris- og lønregulering på 5 mio. kr. udgør bevillingen herefter 1.038,4 mio. kr. Programmets regnskabsresultater i de enkelte år har, som det fremgår af næste afsnit, medført nogle tidsforskydninger mellem årene i forhold til de oprindeligt afsatte rådighedsbeløb. Regnskab og budget i programmet for perioden Den samlede bevilling på 1.038,4 mio. kr. er nedenfor vist med realiseret forbrug i regnskaber samt det korrigerede budget for 2017 fordelt på drift og anlæg. Projektbevilling tilført Programmet for Sundhedsplatformen Mio. kr. årets priser R 2014 R 2015 R 2016 B 2017 I alt Programmet 38,9 136,3 255,2 117,0 547,3 Teknik 4,5 39,8 46,8 6,1 97,2 Diverse adm, implem. Mv. 13,2 11,9 4,0 29,1 I alt anlæg 43,4 189,2 314,0 127,1 673,6 Programmet 17,3 15,3 78,2 78,3 189,1 Teknik 1,9 21,8 26,7 16,5 66,8 Diverse adm, implem. Mv. 0,5 12,8 31,9 25,6 70,8 Driftsramme 19,7 49,9 136,8 120,4 326,7 Samlet bevilling til programmet 63,0 239,1 450,8 247,4 1000,3 Linjeorganisationen 4,3 10,7 23,1 38,1 Samlet projektbevilling 63,0 243,4 461,5 270,5 1038,4 Note: Omfatter den samlede bevilling som godkendt af regionsrådet den 17. december 2013 og den godkendte tillægsbevilling fra 14. april 2015, herunder en reserve på 41,4 mio. kr.. Samlet forventes den godkendte projektbevilling overholdt, dog således at de afsatte reserver forventes anvendt i fuldt omfang. Det har særligt her i slutfasen af projektperioden været nødvendigt at foretage stramme prioriteringer. Med så lang en prioriteringsperiode, hvor nogle af hospitalerne efterhånden har været på Sundhedsplatformen i lang tid, så opstår der behov og forvent- Side 2

20 Bilag 2 - Side -3 af 7 ninger om forbedringstiltag. Men samtidigt er det nødvendigt at fastholde fokus på at pengene i projektbevillingen skal bruges til at afslutte implementeringen og inden for det oprindelige scope for projektet. Løbende forbedringstiltag vil sædvanligvis høre til og skal håndteres af den fremtidige driftsorganisation. Som det fremgår af oversigten forventes der i implementeringsperioden anvendt 673,6 mio. kr. på investeringsområdet. Hovedparten af beløbet, 547,3 mio. kr., går til betaling af køb og udvikling af systemet på baggrund af kontrakten med Epic. Hvad angår udgifterne på teknikområdet, 97,2 mio. kr., drejer det sig om udgifter til anskaffelse af servere, storage og infrastruktur samt til anskaffelse og udvikling af øvrige integrationer. Hertil kommer 29 mio. kr. til implementerings- og klinisk administrative udgifter, hvoraf en stor del af udgifterne kan henføres til udvikling og anskaffelse af den medico-tekniske integrationsplatform. På driftsområdet forventes der i implementeringsperioden anvendt 326,7 mio. kr. Udgifterne 189,1 mio. kr. går primært til drift- og vedligeholdelse af systemet fra Epic i projektperioden, samt til udgifter til fælles omkostninger i programmet ligesom uddannelse, rejseomkostninger/transport etc. På teknikområdet udgør udgifterne i perioden 66,8 mio. kr. til den løbende betaling for drift og vedligeholdelse efterhånden som systemet er implementeret og datacentrene er etableret samt til udgifter i forbindelse med test af systemet. Til implementering, administrative udgifter samt til kliniskadministrative driftsudgifter anvendes 70,8 mio. kr. i perioden, herunder udgifter til drift og vedligeholdelse af den medico-tekniske integrationsplatform. Inden for den samlede projektbevilling er der i alt 38 mio. kr. for Region Hovedstaden, hvor opgaverne efter aftale i Programstyregruppen løses af linjeorganisationen i de to regioner. Det drejer sig bl.a. om indretning af undervisningslokaler, frikøb af ekstra personale frem for anvendelse af konsulenter, udgifter vedr. licenser til rapportering/ledelsesinformation. Hertil kommer udgifter i forbindelse med den tekniske aftestning og gennemprøvning af udstyr lokalt på hospitalerne op til go-live perioderne. II. Øvrige udgifter (uden for den samlede bevilling til Sundhedsplatformen) Ud over den direkte afsatte projektbevilling til Sundhedsplatformen, er der inden for budgetterne i andre dele af organisationen afholdt udgifter, som i en eller anden udstrækning kan relateres til implementeringen af Sundhedsplatformen. Det skal bemærkes at der er tale om udgifter, som under alle omstændigheder ville være blevet afholdt til it-understøttelse af arbejdet på hospitalerne. Men hvor udgifter- Side 3

21 Bilag 2 - Side -4 af 7 ne er blevet målrettet Sundhedsplatformen, da dette er den valgte it-løsning. Hvis ikke regionen havde valgt Sundhedsplatformen, ville der have været afholdt udgifter i dette felt, som understøttede de gamle it-løsninger, eller en anden ny løsning. Hospitaler: I forbindelse med implementeringen af Sundhedsplatformen, er, og har der i varierende omfang, været behov for at indkøbe nyt udstyr på hospitalerne til at understøtte Sundhedsplatformens arbejdsgange. Dette er finansieret inden for hospitalernes afsatte budgetter. Hovedparten af indkøbene kan ses som reinvesteringer og behov for investeringer, der alligevel skulle have været foretaget i forbindelse med den teknologiske udvikling. Der er typisk tale om indkøb af mobile enheder og rullende arbejdsstationer (workstations on wheels) Samlet er der indkøbt for 81,9 mio. kr. Hospital I alt Herlev/Gentofte 15,0 Rigshospitalet 20,0 Nordsjælland 12,3 Amager/Hvidovre 14,8 Bornholm 1,3 Bispebjerg/Frederiksberg 13,2 Region H Psykiatri 5,3 I alt 81,9 Der har på hospitalerne været anvendt ledelsesmæssige ressourcer i forbindelse med forberedelse af go-live på hospitalet. Der har tilsvarende været brugt personaleressourcer fra øvrige stabsfunktioner på hospitalerne til forberedelserne. Det er imidlertid ikke muligt at udarbejde opgørelser over medgået tidsforbrug for denne indsats og sondre mellem almindelige opgavevaretagelse og projektafledt opgavevaretagelse. Det kliniske personales tidsforbrug i forbindelse med Sundhedsplatformens uddannelsesaktiviteter er ikke opgjort og indregnet i omkostningerne, idet dette er forudsat afholdt inden for de normale rammer for tid til uddannelsesaktiviteter. I forbindelse med beslutningen om overtagelse af og etablering af Steno Diabetes Center Copenhagen (SDCC), besluttede regionsrådet at afsætte budget til etableringen og overtagelsen af SDCC. Herunder indgik budget til at bringe SDCC over på regionens it, herunder Sundhedsplatformen. Konkret lå der i denne bevilling 23 mio. kr. til at komme på Sundhedsplatformen. Center for It-, Medico og Telefoni: Inden for CIMT's budget har der været aktiviteter og afholdt udgifter i relation til regionernes egenleverancer. Der er i perioden 2015 til 2017 afholdt i alt ca. 107 mio. kr. som i en eller anden udstrækning kan relateres til Sundhedsplatformen. Side 4

22 Bilag 2 - Side -5 af I alt Egenleveranceprogram Klientvirtualisering Klinisk support 1 1 Netværk I alt For at Sundhedsplatformen kunne implementeres i Region Hovedstaden, var der en række forudsætninger, der skulle være etableret, ligesom der afledt af Sundhedsplatformen har været større og mindre tilpasninger i CIMT s forretningsområde og organisation. Disse leverancer og forandringer er i CIMT gennemført af egenleveranceprogrammet i tæt samarbejde med Sundhedsplatformen. Ved egenleveranceprogrammets afslutning var der leveret et to cifret antal egenleverancer, herunder eksempelvis: Klargøring af hardware til Sundhedsplatformen (eksempelvis: PC ere, skærme, touch-skærme, info-skærme, netværksprintere, lokale printere og stregkodescannere), klargøring af print til Sundhedsplatformen, forberedelse af den tekniske support i forbindelse med Sundhedsplatformens go-live, klargøring af mobile enheder til Sundhedsplatformen, brugerstyring, og udrulning af fællesbrugerløsning på alle delte arbejdsstationer (betyder hurtigt log-in via en kortlæser). Der er gennemført en "SP Klient virtualisering", som betyder at der forud for udrulning af Sundhedsplatformen til samtlige klinikere i Region Hovedstaden, blev etableret en central løsning, der bedre understøtter de nuværende PC er i Region Hovedstaden (Dvs. at EPICs desktop applikationer blev tilgængelige via en Citrix baseret løsning til applikationsvirtualisering). Det kan imidlertid være svært at sondre mellem hvad der er udgifter som er direkte afledt af Sundhedsplatformen og udgifter, som alligevel skulle være afholdt som led i understøttelsen af et digitaliseret sundhedsvæsen. Dette gælder eksempelvis trådløst netværk på hospitalerne, som under alle omstændigheder skulle gennemføres, men som af hensyn til Sundhedsplatformen er fremrykket. Som yderligere eksempel kan nævnes implementering af en ny version af det Fælles MedicinKort (FMK), hvor Sundhedsdatastyrelsen har stillet nye yderligere krav til løsningen, og som skal implementeres inden udgangen af Dette betyder for regionen øgede udgifter på omkring 9 mio. kr. til tilpasninger i Sundhedsplatformen. Kravet til regionen ville være kommet uanset hvilken patientjournal regionen anvender. Den konkrete udgift afholdes inden for CIMT's budgetramme i Øvrige koncerncentrene: Alle koncerncentre har haft stor fokus på at understøtte et så væsentligt og vigtigt projekt som Sundhedsplatformen. Dette har naturligt også afspejlet sig i den løbende opgavevaretagelse inden for centrenes almindelige opgaver. Dette gælder blandt andet arbejdet med utilsigtede hændelser, og andre opgaver omkring kvalitet og patientsik- Side 5

23 Bilag 2 - Side -6 af 7 kerhed, løbende økonomistyring, uddannelsesplanlægning, forelæggelse af mødesager for de stående udvalg, forretningsudvalg mv. Det vil sige, at de enkelte centre inden for den almindelige opgaveportefølje har bidraget til at understøtte projektet. Dette er primært sket gennem medarbejderressourcer. I Center for Økonomi er der i forhold til afhjælpning af problemerne med korrekt registrering af aktivitet primo 2017 iværksat en oprydningsopgave, som medfører øgede udgifter til kodning. Denne problemstilling søges løst inden for centrets budgetramme gennem udskydelse af andre opgaver. Udgiften antages at udgøre 8 mio. kr. for regionen og er vigtig af hensyn til at sikre regionen et korrekt indtægtsgrundlag og korrekt finansiering. III. Anvendelse af interne personaleressourcer Ud over afholdte udgifter er der ligeledes medgået personaleressourcer til projektet og implementeringen. Hospitaler og koncerncentre har udlånt medarbejdere til programorganisationen. Det samlede udlån fra Region Hovedstaden fremgår af nedenstående figur. I 2017 er der tale om, at udlånet omregnet til fuldtidsårsværk svarer til 290. Heri indgår bl.a. de certificere undervisere, som har forestået undervisning af superbrugerne. Løn til de udlånte medarbejdere har i den udlånte periode været afholdt via de afgivende dele af organisationen. Lønforbruget indgår således under de respektive hospitaler og koncerncentres budgetter og er afholdt inden for de eksisterende budgetrammer. Center for It-, Medico og Telefoni har herudover haft medarbejdere, som ikke formelt har været udlånt til programorganisationen, men som vurderes at være beskæftiget med opgaver i relation til Sundhedsplatformen - dette skønnes at udgøre ca. 70 årsværk i 2016 og Der er for disse medarbejdere tale om, at opgaverne gradvist udvikler sig fra opgaver i relation til implementeringen til almindelige driftssupportopgaver. Det er svært at lave en præcis sondring for, hvornår opgaverne overgår fra udvikling og implementering til almindelig drift, når der er en implementeringsperiode som strækker sig over 1½ år. Side 6

24 Årsværk Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 2 - Side -7 af 7 Personaleressourcer medgået til implementeringen CIMT medarbejdere beskæftiget med SP relaterede opgaver Udlånte medarbejdere I tillæg hertil har der også i andre koncerncentre og på hospitalerne været medarbejdere, som i større eller mindre omfang har været beskæftiget med afledte opgaver af Sundhedsplatformen, jf. beskrivelsen ovenfor. Der foreligger imidlertid ikke konkrete opgørelser over dette, og her er der ligeledes tale om, at det kan være svært at lave en præcis sondring mellem tidsforbrug medgået til udvikling og implementering og hvornår der er tale om varetagelse af almindelig løbende drift. Der er udarbejdet en opgørelse over tidsforbruget for superbrugerne i forbindelse med go-live-perioderne på de enkelte hospitaler. Dette svarer samlet set til 80 årsværk i et år. Administrationen har gennemført en analyse af udviklingen i udbetalt merarbejde og afspadsering af timer for klinisk personale på Herlev og Gentofte Hospital samt Rigshospitalet for perioden 2014 til Der er ikke på baggrund af denne analyse indikationer på, at der skulle være en stigning i overarbejde i forbindelse med implementeringen af Sundhedsplatformen på de to analyserede hospitaler. IV. Sammenhæng til businesscase for Sundhedsplatformen Der er foretaget en opdatering af businesscasen. Businesscasen indeholder ud over den konkrete projektbevilling også et skøn for medgåede interne ressourcer både i form af personaleressourcer og andre afledte udgifter. Businesscasen omfatter således alle de udgifter, som er omtalt i afsnit ovenfor om øvrige udgifter samt de medgåede personaleressourcer, som også er omtalt ovenfor. Opdateringen af businesscasen viser, at de samlede omkostninger for Region Hovedstaden både i businesscasen fra efteråret 2015 udgør 2,1 mia. kr. og nu udgør 2,1 mia. kr. Side 7

25 Bilag 3 - Side -1 af 5 Center for Økonomi Kongens Vænge Hillerød Bilag 3 Telefon Direkte Mail Torben.Stentoft@regionh.dk Web Dato: 7. august 2017 Arbejdet med gevinstrealisering i forbindelse med Sundhedsplatformen Gevinster ved implementering af Sundhedsplatformen skal forstås som realisering af de forbedringer, som Sundhedsplatformen giver mulighed for. Det vil sige forbedringer i forhold til den faglige kvalitet, patienternes oplevelse og effektiviteten i udførelsen af de kliniske opgaver. Disse kategorier hænger naturligvis sammen: En bedre faglig kvalitet kan indebære både mere effektivitet i ressourceindsatsen og en bedre oplevelse for patienterne. Og større effektivitet vil ofte give en bedre patientoplevelse. Arbejdet med gevinstrealisering er tilrettelagt i tre spor. Et spor er styring gennem driftsmål, et andet styring gennem budgetter og det tredje drejer sig om mobilisering af ledere og medarbejdere. De enkelte spor gennemgås nedenfor. Driftsmålstyring Som et led i strategien om fokus og forenkling baseres styringen af resultatmål på driftsmålstyring. Dette anvendes også ved arbejdet med, at realisere gevinsterne ved Sundhedsplatformens implementering. Der er udarbejdet et katalog med 26 driftsmål, som indikatorer for gevinster. Kataloget er udarbejdet først og fremmest ud fra den viden og erfaring der lå hos medarbejderne i programorganisationen, som har konfigureret sundhedsplatformen. Forholdene for de enkelte specialer på de enkelte hospitaler er forskellige. Arbejdstilrettelæggelsen og personalesammensætningen varierer. Derfor er det vigtigt, at den enkelte hospitalsdirektion tilrettelægger realiseringen af gevinsterne på de enkelte hospitaler. De enkelte hospitalsdirektioner har derfor udarbejdet gevinstrealiseringsplaner, der består af et udvalgt sæt af indikatorer, som man ønsker at arbejde med det det første halvandet år efter go-live på hospitalet. Planerne, der godkendes af koncerndirektionen, revideres herefter årligt. Alle mål skal være opnået i løbet af fem år. Opfølgningen af planerne har været vanskeliggjort af dataproblemer jf. nedenfor.

26 Bilag 3 - Side -2 af 5 Tre af de 26 driftsmål er af koncernledelsen udpeget som kampagnemål, hvilket vil sige driftsmål, der skal følges i hele regionen, men som er administrativt besluttede. Det drejer sig om anvendelse af best./ord.-sæt for o akut apopleksi o hoftenær fraktur og o koronar syndrom vurdering af prøvesvar reduktion af diktering Målet om best./ord.-sæt er valgt for fremme brugen af best./ord.-sæt generelt. Best./ord.-sæt er pakker af bestillinger og ordinationer, der kan anvendes ved en bestemt diagnose og/eller funktion, f.eks. akut indlæggelse med apopleksi. Best./ord.- sæt, der findes både til indlagte og ambulante patienter, gør det langt lettere for lægen at gennemføre et givet sæt af ordinationer. Det kan f.eks. dreje sig om fysioterapi, røntgenundersøgelse, blodprøver og medicin og indlæggelse på et givet sengeafsnit, som med best./ord.-sættet gennemføres i en og samme arbejdsgang. Sættene er bygget i tæt samarbejde med kliniske eksperter fra de enkelte specialer og giver derfor samtidig lægen et billede af, hvad der er den kliniske standard for en given diagnose. Sættene indebærer således en effektiv måde at arbejde på for lægerne, men har i praksis vist sig at tage for lidt hensyn til lokal fysik og logistik på de enkelte hospitaler, hvorfor de ikke er taget i brug i ret stort omfang. Der bliver nu uddannet 45 kliniske byggere fra hospitalerne, hvis hovedopgave bliver at rette best./ord.-sæt til så de fungerer efter hensigten. Dette er allerede foretaget på neurologisk afdeling på Herlev og Gentofte hospital. Her er bygget et best./ord.-sæt, tilpasset lokal logistik og fysik for akut apopleksi, der ikke er trombolysekrævende. Anvendelsen er af best./ord.-sættet ligger i juli 2017 på 69 %, det vil sige meget tæt på målsætningen om 70 % i driftsmålet. Opfølgning på driftsmålet afventer i øvrigt ombygningen af de øvrige sæt til lokale forhold på alle hospitaler. Kampagnemålet for åbning af prøvesvar indebærer at prøvesvar for akutte patienter skal signeres som sete indenfor senest 6 timer. Målet har baggrund i en lang række utilsigtede hændelser, hvor en kerneårsag har været, at resultatet af en diagnostisk analyse ikke er blevet set af den rette kliniker i tide. Dette har ofte haft sammenhæng med, at der ikke var umiddelbar adgang til systemerne hvor prøvesvarerne befandt sig, prøvesvarene skulle printes og bringes til sædvanligvis lægen. Sundhedsplatformen integrerer til analysesystemerne og prøvesvarene bliver sendt til de relevante klinikere. Driftsmålet skal sikre, at prøvesvarene faktisk også bliver åbnet af medarbejderne. Der bygges for øjeblikket en rapport i programorganisationen, som kan belyse i hvilken grad målet opnås, jf. afsnittet nedenfor om data. Side 2

27 Bilag 3 - Side -3 af 5 Det tredje kampagnemål drejer sig om reduktion af diktering målet er en reduktion til 5 % af niveauet for Målet beror på at beslutninger skal dokumenteres af den, der træffer dem, og uden forsinkelse og risiko for fejl ved overdragelse mellem aktører. Målet er samtidig muligt at opstille, fordi der i Sundhedsplatformen registreres langt flere data end tidligere i struktureret form dvs. gennem klik og afkrydsninger. Herved kan data gemmes i databaser og bringes frem, hvor de er relevante. Dette betyder også, at en langt større del af den kliniske aktivitet er registreret i forhold til tidligere og kan genbruges i statistikker og rapporter. Dette gælder imidlertid ikke for data der er indlæst som tekst. Hele funktionen af Sundhedsplatformen forudsætter således at der særligt fra lægeligt hold dokumenteres langt mindre i tekst end tidligere. Målet er opnået og koncernledelsen har besluttet at ophæve det som kampagnemål. Driftsmålene i kataloget skal opfattes som dynamiske, således at de løbende revideres på baggrund af de erfaringer der indhøstes med Sundhedsplatformen. En første revision forventes således forelagt koncernledelsen i september. Der foreligger i Sundhedsplatformen data på alle driftsmål og der er udarbejdet en lang række visningssider (dashboards), hvor disse data indgår. Der er imidlertid for gevinstdriftsmålene, ligesom for en lang række øvrige styringsmæssige data, usikkerhed overfor validiteten af data. Herved forstås, at det ikke endeligt er sikret at data der præsenteres i Sundhedsplatformen faktisk viser, hvad der er sket i klinikken. De ovenfor nævnte data om anvendelse af best./ord-sæt for akut apopleksi på neurologisk afdeling på Herlev og Gentofte hospital er en undtagelse herfra. Der foregår i regi af programorganisationen, under ledelse af Region Hovedstadens datakontor en intensiv proces for at skabe fremdrift i valideringen. Der forventes således i september 2017 besluttet en plan for dette i programmets styregruppe. Heri vil indgå validering af data for gevinstdriftsmålene. Som nævnt ovenfor skal hospitalerne forny gevinstrealiseringsplanerne årligt således, at man gennem arbejdet med få udvalgte mål når igennem dem alle. Rækkefølgen i dette vil naturligvis blive påvirket af de erfaringer der gøres på tværs i regionen og af de nye udviklinger af Sundhedsplatformen, der løbende implementeres. Patienternes oplevelse Blandt de forbedringer Sundhedsplatformen gør mulige er bedre oplevelser af forløbet for patienterne. Dette hænger sammen med indførelsen af MinSundhedsplatform.dk, der som noget helt nyt i Danmark giver patienterne adgang til hospitalernes systemer. Hertil kommer at personalet får et bedre og hurtigere overblik over hele patientens situation og dermed kan forventes ikke, at skulle gentage spørgsmål patienten allerede har svaret på (med mindre det er et sikkerhedstjek), og at personalet samtidig er bedre i stand til at svare på spørgsmål patienten stiller. Side 3

28 Bilag 3 - Side -4 af 5 Der er ikke udarbejdet driftsmål på området idet data jo må komme fra patienterne selv. Det er aftalt med Amager/Hvidovre Hospital og Frederiksberg/Bispebjerg Hospital, at der i Region Hovedstadens nye system til måling af patienttilfredshed, hvor patienter tilkendegiver deres mening via tablets inden de forlader afdelingen, indføres spørgsmål, der kan belyse ovenstående. Spørgsmålene har været anvendt af enkelte afdelinger tidligere på Amager/Hvidovre Hospital og på hele Bispebjerg/Frederiksberg Hospital inden go-live. Der er således mulighed for at se data før og efter Sundhedsplatformen og følge op med gentagelse af undersøgelsen senere. På lidt længere sigt er det tanken at udarbejde egentlige driftsmål ud fra denne type data. Budgetstyring Ved beslutningen om iværksættelse af programmet for Sundhedsplatformen blev der udarbejdet en businesscase. Det indstilles i nærværende sag, at den på udgiftssiden opdaterede businesscase tages til efterretning, og at det besluttes at businesscasen ikke yderligere vedligeholdes, men at der fremadrettet styres efter gevinstrealiseringskonceptet. Businesscasen indeholder økonomiske gevinstestimater der spænder over et stort interval, men samtidig ligger på et betydeligt niveau på minimum 670 mio. kr. pr år for det kliniske område. Samtidig er foreslået en indfasning af de økonomiske gevinster over fem år. I det nuværende koncept for gevinstrealisering forventes de økonomiske gevinster vurderet fra år til år, hvor businesscasen har angivet et ambitionsniveau og peget på en tidsmæssig ramme for arbejdet. De ovenfor nævnte driftsmål drejer sig dels om kvalitetsforbedringer f.eks. udsendelse af genoptræningsplaner og dels om anvendelse af Sundhedsplatformens funktionaliteter f.eks. best./ord.-sæt. Men driftsmålene er samtidig drivere for overordnede mål, herunder effektiviseringsmål. Ligeledes virker en række af de arbejdsgange, som brugen af Sundhedsplatformen i sig selv medfører, som drivere for de overordnede mål. De overordnede effektiviseringsmål indbefatter færre sengedage pr. forløb og færre ambulante besøg pr. forløb. For arbejdet med budget 2018 har forretningsudvalget ved møde den 13. juni besluttet, at der skal indkaldes forslag fra hospitalerne til realisering af gevinster, som følge af implementeringen af Sundhedsplatformen for 102 mio. kr. Hospitalerne er blevet bedt om at specificere besparelserne indenfor følgende kategorier: generelle små effektiviseringer som gælder alle brugere, herunder login lettere sygeplejedokumentation lægers selvstændige inddatering af ordinationer og bestillinger nemmere adgang til MedCom dokumentation ophør af diktering Side 4

29 Bilag 3 - Side -5 af 5 integrationer til medico-teknisk udstyr, integration til anæstesidatabasen eller andre mindre specifikke gevinster. Mulighederne for effektiviseringsgevinster vil løbende udvikle sig i takt med at systemet optimeres. Dette gælder i første omgang i særdeleshed udviklingen af best./ord.-sæt, men også den nye version af systemet som Epic frigiver i 2018 og indførelsen af Landspatientregister 3 forventes at give betydelige lettelser. Der er forventning, at der i budget 2019 kan nås et samlet niveau på 250 mio. kr. som et rundt tal, men samtidig som en indikation af, at der på nuværende tidspunkt forventes yderligere og større besparelser i dette budgetår. Ledelsesmæssig mobilisering Ansvaret for opnåelse af gevinster med Sundhedsplatformen beror ligesom øvrige resultatmål hos lederne på de forskellige niveauer. For at det bliver muligt at varetage dette er det vigtigt, at der er råderum for den enkelte leder. Som nævnt tidligere er de enkelte hospitalsdirektioner i høj grad tillagt en selvstændig rolle i gevinstrealiseringen gennem udarbejdelse af lokale gevinstrealiseringsplaner, ligesom det er de enkelte hospitalsdirektioner, der skal komme med forslag til udmøntning af spareforslaget på 102 mio. kr. i budget Ud over det nævnte er det imidlertid vigtigt, at alle ledere påtager sig og forstår opgaven med, at gennemføre de forbedringer, som Sundhedsplatformen gør mulige. De nævnte driftsmål skal kun ses som indikatorer på, at forbedringerne faktisk sker, men i det konkrete arbejde vil der være langt flere muligheder, som kun kan opdages og gennemføres lokalt. Cirka tre måneder før go-live er der blevet gennemført kurser af fire timers varighed for alle hospitalets ledere, hvor disse opgaver er blevet præsenteret og hvor direktionerne har meldt ud om de ændringer der sker i ledelsesopgaven, når IT bliver integreret i kerneydelsen, og at man som leder er nødt til at forholde sig til udnyttelsen af ITsystemet og sikre sig, at mulighederne bliver brugt. Ledelse med Sundhedsplatformen er ligeledes integreret i Region Hovedstadens ledelsesudviklingsprogram på niveauet: Ledere af medarbejdere. Det videre arbejde kommer til at indbefatte erfaringsudveksling og vidensdeling på tværs i regionen indenfor specialerne og på tværs af disse, idet tidsperspektivet for det samlede arbejde med at realisere de forbedringer Sundhedsplatformen gør mulige, stadig er fem år dvs. indtil Side 5

30 Bilag 4 - Side -1 af 5 Opgang Blok C Afsnit 1. sal Center for Økonomi Budget og Analyse Kongens Vænge 2 DK Hillerød Bilag 4 Telefon Direkte Mail oekonomi@regionh.dk Web CVR/SE-nr: Dato: 10. august 2017 Opdatering af businesscase for Sundhedsplatformen Forretningsudvalget og regionsrådet besluttede på møde den 13. juni 2017, at businesscasen for Sundhedsplatformen skulle opdateres. Der er foretaget en teknisk opdatering af businesscasen. Dette notat har til formål at redegøre for ændringer i businesscasen i forhold til businesscasen fra november 2015, herunder beskrive, hvordan opdateringen er gennemført. Businesscasen er ikke udtryk for en egentlig bevilling givet af regionsrådet til projektet, men en opgørelse over de samlede omkostninger, uanset om de er finansieret af en særskilt bevilling eller afholdes inden for eksisterende budgetter. Dette betyder ligeledes, at de opgjorte gevinster ikke på forhånd er indarbejdet som budgetreduktioner i regionens budgetter. Rent bevillingsmæssigt har regionsrådet truffet beslutning om den konkrete bevilling til anskaffelse af Sundhedsplatformen på i alt mio. kr. Udgifter omfattet af regionsrådets bevilling indgår, som et delelement i businesscasens opgørelse af de samlede omkostninger. Omkostningerne i regionens businesscase omfatter således, ud over den af regionsrådet besluttede projektbevilling, også et skøn over interne omkostninger, fx. medgåede personaleressourcer samt en buffer/økonomisk estimat for risici. Den oprindelige businesscase opgjorde de samlede omkostninger til 2,1 mia. kr. Den opdaterede businesscase viser, at dette estimat fortsat holder. For så vidt angår businesscasens gevinstside udmøntes denne i de gevinstrealiseringsplaner, som er under opdatering og vil indgå i den årlige budgetproces. Gevinstrealiseringsplanerne tager afsæt i gevinsterne identificeret i businesscasen og det gevinstpotentiale, som businesscasen har anvist. For så vidt angår omkostningssiden i businesscasen udmøntes denne gennem budgetlægningen. Samlet set betyder dette, at businesscasen i sin helhed ikke længere opdateres, men fremadrettet bruges som ramme for budgetlægning og gevinstrealiseringsplaner.

31 Bilag 4 - Side -2 af 5 Der indgår ikke i businesscasen estimater for og konsekvenser af en nedgang i aktiviteten på hospitalerne. Businesscasen er udarbejdet i forbindelse med beslutningen om at foretage investeringen i Sundhedsplatformen, og har efterfølgende været brugt som pejlemærke mere end som et styringsgrundlag. Businesscasen opgør efter opdateringen de samlede omkostninger til 2,1 mia. og er dermed samlet set uændret i forhold til businesscasen fra efteråret Gevinsterne i den opdaterede businesscase ligger i et interval mellem 680 mio. kr. og mio. kr., når gevinsterne i beregningsmodellen er fuldt indfaset. Stigningen i gevinstberegningen afspejler bl.a. den almindelige pris- og lønudvikling siden gevinsterne første gang blev beregnet forud for udbuddet samt det forhold, at hospitalsbudgetterne har haft en vækst i samme periode. Samlet set viser businesscasen, at der fortsat er tale om en fornuftig investering. I Region Hovedstaden vil gevinstrealiseringen blive fulgt og understøttet gennem driftsmålsindikatorer og hospitalernes gevinstrealiseringsplaner. Mulighederne for effektiviseringsgevinster vil udvikle sig løbende og der vil i forbindelse med den årlige budgetproces blive foretaget en vurdering af, hvilke erfaringer der er gjort med Sundhedsplatformen og hvor langt arbejdet med optimering af systemet er nået. De samlede omkostninger i businesscasen Der er foretaget en opdatering af omkostningerne ved anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen. De samlede omkostninger udgjorde i businesscasen fra november ,1 mia. kr. og udgør i den opdaterede businesscase ligeledes 2,1 mia. kr. Opdateringen gennemgås nedenfor. Der indgår som ét element i businesscasen, de udgifter som er afholdt inden for den af regionsrådet godkendte projektbevilling. Der er nærmere redegjort for regionsrådets beslutninger omkring projektbevillingen i bilag 2 til denne sag. Der er indarbejdet udgifter afledt af Sundhedsplatformen der er her tale om udgifter som er afholdt på hospitalerne til anskaffelse af udstyr og udgifter afholdt af koncerncentrene. Dette er der ligeledes nærmere redegjort for i bilag 2. Der er foretaget en opdatering af projektets interne ressourcetræk, som omfatter medgået personaleressourcer til projektet. Denne er baseret på udlånte medarbejdere til programorganisationen, som månedligt opgøres af programorganisationen, dog korrigeret for vakancer. Der er for Center for It-, Medico og Telefoni endvidere indregnet personaleressourcer svarende til ca. 70 årsværk, som ligger ud over de ca. 130 årsværk, som er udlånt til programmet. Endelig er der foretaget en opdatering af forbruget af superbrugerressourcer på hospitalerne i forbindelse med Go-live-perioderne. Side 2

32 Bilag 4 - Side -3 af 5 Det interne ressourcetræk er omregnet til kroner ved anvendelse af en omregningsfaktor på kr. pr. årsværk. Denne faktor er uændret i de to businesscases og ændringen i omkostningerne afspejler således en reel ændring i personaletrækket. I takt med at implementeringen nærmer sig sin afslutning, sker der samtidigt et fald i den buffer, som er indregnet i businesscasen. Sammenligning af de samlede investeringsomkostningerne i businesscase 2.4 og 3.0 Mio. kr. Businesscase okt version 2.4 Businesscase aug version 3.0 Anlæg Programmet Teknik Diverse adm, implem. Mv 9 29 Linjeorganisationen Drift Programmet Teknik Diverse adm, implem. Mv Linjeorganisationen Projektbeviilling i alt Projektstøtte forprojekt Lokale anskaffelser hospitaler - 82 Egenleverancer i CIMT og CØK, og SDCC Investeringsudgift total Internt ressourcetræk (personaleforbrug) Investeringsomkostninger total Kapitalisering af risici (Buffer 20%) Investeringsomkostninger total, inkl. "buffer" Ændringer i de løbende drifts og vedligeholdelsesudgifter Der er foretaget en opdatering af skønnet over ændringer i de løbende drifts- og vedligeholdelsesudgifter ved driften af Sundhedsplatformen. Der er indarbejdet de for nuværende kendte konsekvenser af etableringen af en fælles drifts- og udviklingsorganisation i samarbejde med Region Sjælland, jf. sag til regionsrådet den 13. juni Der er dog en del usikkerhed forbundet med især den løbende vedligeholdelse af infrastrukturen. Side 3

33 Bilag 4 - Side -4 af 5 Ændringer i løbende drifts og vedligeholdelsesudgifter Mio. kr I alt Businesscase okt Businesscase aug Samlet set over perioden er der tale om et uændret forløb. Den opgjorte nettogevinst kan primært henføres til at fald i licensudgifterne. De økonomiske gevinster i businesscasen Der er foretaget en teknisk opdatering af gevinsterne i businesscasen. Opdateringen indebærer, at der er sket en opdatering af udgifterne, der ligger til grund for beregningen af gevinsterne. Der er ikke herudover foretaget ændringer i vurderingerne af gevinsterne eller foretaget ændringer i indfasningsperioden. Dette betyder at gevinsterne i den oprindelige businesscase blev beregnet på baggrund af regnskabsdata fra 2011, mens beregningen i den nu opdaterede version er foretaget på regnskabsdata fra Det betyder populært sagt, at kagen som gevinster beregnes på er blevet større, men måden gevinsterne beregnes på er fastholdt uændret. Herved fås et billede af, hvad alene en opdatering af omkostningsbasen for gevinsterne betyder. Det er fastholdt et minimums- og et maksimumsscenarium, som angiver et spænd for gevinsternes størrelse i den opdaterede businesscase ligger gevinsterne i et spænd mellem 684 mio. kr. og mio. kr. årligt, når gevinsterne er fuldt indfaset. Stigningen afspejler bl.a. at udgiftsniveauet fra 2011 til 2015 er steget som følge af pris- og lønudviklingen, og at der har været en vækst i budgetterne til hospitalsdrift i samme periode. De anførte scenarier udgør et pejlemærke og en ramme for, hvordan der konkret skal arbejdes med gevinstrealiseringen i regionen. Der vil konkret i forbindelse med den årlige budgetlægning blive taget stilling til, hvor meget der skal indarbejdes som effektiviseringsgevinst i relation til Sundhedsplatformen. Der er ikke fra regionens side indarbejdet gevinstrealisering i budgetterne for 2016 og 2017, men der er indkaldt forslag fra hospitalerne indenfor en ramme for gevinstrealiseringen i budget 2018 på 102 mio. kr. Nedenfor er foretaget en sammenligning af minimumsscenariet i businesscasen fra oktober 2015 og version 3.0 fra august Side 4

34 Bilag 4 - Side -5 af 5 Økonomiske gevinster -minimumsscenariet Mio. kr I alt Businesscase okt Businesscase aug I den følgende tabel er sammenlignet maksimumsscenariet for de to versioner af businesscasen. Økonomiske gevinster -maksimumsscenariet Mio. kr I alt Businesscase okt Businesscase aug Tilbagebetalingstid Opdateringen af businesscasen ændrer ikke ved tilbagebetalingsperioden for investeringen. Tilbagebetalingsperioden ligger i den opdaterede businesscase på mellem 9 og 10 år målt fra tidspunktet for start af arbejdet med kravspecifikationen. Hvis der måles fra start af implementeringen i 2014 er tilbagebetalingsperioden på mellem 7 og 8 år. Minimumscenariet Businesscase nov Version 2.4 Businesscase aug Version 3.0 Nutidsværdi Intern rente 17 % 21 % Tilbagebetalingsperiode målt fra start af kravspecifikation (2012) Tilbagebetalingsperiode målt fra start af implementering (2014) 11 år 10 år 9 år 8 år Maksimumscenariet Businesscase nov Version 2.4 Businesscase aug Version 3.0 Nutidsværdi Intern rente 26 % 31 % Tilbagebetalingsperiode målt fra start af kravspecifikation 9 år 9 år (2012) Tilbagebetalingsperiode målt fra start af implementering (2014) 7 år 7 år Side 5

35 Bilag 5 - Side -1 af 7 BILAG 5 Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation bemanding og økonomi På Forretningsudvalgets møde den 13. juni 2017 blev der efterspurgt uddybende oplysninger om Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisationens bemanding og økonomi. Disse beskrives i nærværende bilag. SP drifts- og udviklingsorganisationens struktur og størrelse består af tre spor; infrastruktur, som varetages af Region Sjælland for begge regioner, systemforvaltning, som delvist varetages af Region Hovedstaden for begge regioner og support, som varetages af regionerne hver især. Organisationen er dimensioneret til at udgøre cirka 350 årsværk placeret i Region Hovedstaden og cirka 100 årsværk placeret i Region Sjælland. Systemforvaltning Systemforvaltning er delt op i to dele: en fælles som varetages af Region Hovedstaden og en lokal del, som varetages af de to regioner hver især. Den fælles funktion forestår udvikling og vedligehold af den fælles platform, grundlæggende workflows, etablering af nye moduler og applikationer. De to lokale funktioner forestår mindre lokale tilpasninger, forbedringstiltag, anvendelsesoptimering og fejlrettelser i forhold til lokal funktionalitet og opsætning. Endvidere indgår de også i projekter og opgaver i den fælles centrale systemforvaltning, hvis der er behov fx i forbindelse med en større opgradering. Hovedopgaverne indenfor systemforvaltning består primært af at sikre en professionel og effektiv optimering, fejlretning og løbende vedligehold af Sundhedsplatformen, så den er anvendelig for brugerne, og udvikles, så den lever op til de sundhedsfaglige behov og lovgivningsmæssige krav. Sundhedsplatformen anvendes af brugere, som løbende finder mindre fejl og/eller forslag til forbedringer, som optimerer de kliniske arbejdsgange. Klinikerne indmelder sagerne til regionernes it-organisation, som sikrer at henvendelserne registreres og aktuelt er der ca sager. Hertil kommer opgaver vedrørende integrationer, informationssikkerhed, kontakt til og inddragelse af kliniske miljøer og eksperter mv. Sundhedsplatformen udgøres af 16 applikationsområder (undersystemer), der hænger sammen, fx Medicinering, Patientregistrering, Onkologi. Bemandingen består konkret af såkaldte applikationskoordinatorer samt medarbejdere med tværgående roller. Applikationskoordinatorerne er fordelt i grupper på de 16 specifikke applikationsområder. Grupperne varierer i størrelse fra 4-15 medarbejdere pr. applikation. De skal varetage al koordination og konfiguration i forhold til applikationsområdet og det faglige område den dækker, analysere brugerbehov, prioritere ændringer til området, teste, dokumentere, give input til uddannelsesmateriale m.m. Applikationskoordinatorer skal

36 Bilag 5 - Side -2 af 7 være Epic-certificeret for at kunne foretage konfiguration af Sundhedsplatformen og arbejder både med daglige vedligeholdelsesopgaver og udviklingsopgaver. De tværgående roller udgøres bl.a. af integrationsspecialister (ca. 15 medarbejdere), der skal udvikle og optimere integrationer til de øvrige systemer og databaser i regionen og nationalt mv., projektledere (ca. 12 medarbejdere), specialister i datakonvertering (ca. 5 medarbejdere), medarbejdere til facilitering af behovsafdækning og samarbejde med de kliniske medarbejdere (ca. 10 medarbejdere). Support Hovedopgaverne indenfor support af Sundhedsplatformen består primært af at understøtte brugerne i form af undervisning, hjælp til konkrete problemer (help desk medarbejdere og supportmedarbejdere placeret på det enkelte hospital mv. ca. 30 i alt) samt at være kanal for ønsker til forbedringer således, at brugerne kan udføre deres daglige opgaver effektivt og på højt fagligt niveau. Bemandingen består konkret af specialister til at lave optimering og support af de mange kliniske og administrative moduler i Sundhedsplatformen samt ca. 15 principal trainers, der skal undervise brugere i ny funktionalitet samt nye brugere. Oversigt over årsværk til opgaverne i Region Hovedstaden Region Hovedstadens årsværksandel af SP drifts- og 2018 udviklingsorganisation Systemforvaltning - lokalt Applikationskoordinatorer 86 Tværgående funktioner 22 I alt systemforvaltning - lokalt 108 Systemforvaltning - fælles Applikationskoordinatorer 60 Tværgående funktioner 101 I alt systemforvaltning - fælles 161 Support Klinisk it konsulenter og principal trainers 64 Tværgående funktioner 19 I alt support 83 Samlet 352 Tabel 1. Antal ansatte og hovedopgaver Bemandingen afspejler behovet for at sikre kapacitet til løbende optimering og videreudvikling. I forhold til den fremtidige struktur og størrelse er det i samarbejdsaftalen med Region Sjælland aftalt, at parterne vil arbejde for en løbende optimering af SP drifts- og udviklingsorganisationens størrelse. Lønudgifter i driftsorganisationen tilvejebringes indenfor regionens eksisterende lønbudgetter. Mange af de medarbejdere, der i dag arbejder med Sundhedsplatforms relaterede opgaver, og som er udlånt fra CIMT, hospitaler og øvrige koncerncentre mv. til Side 2

37 Bilag 5 - Side -3 af 7 programorganisationen vil indgå i den nye SP drifts- og udviklingsorganisation. Fra hospitaler og øvrige centre vil lønsum svarende til 90 årsværk blive overført til SP drifts- og udviklingsorganisation, mens CIMT bidrager med 260 årsværk inden for CIMT s nuværende lønramme. Fra hospitalernes side er der i dag indstationeret ca. 170 årsværk til Sundhedsplatformen. Dermed føres mere end halvdelen af de udstationerede fra hospitalerne fra 1. januar 2018 tilbage til det kliniske arbejde på hospitalerne. Den samlede løntilvækst i forhold til CIMT s budget estimeres til 52 mio. kr., svarende til de 90 årsværk. De faktiske lønudgifter vil være kendte, når stillingsbesættelserne konkret er gennemført i løbet af Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation - driftsudgifter Driftsudgifterne følger af hovedopgaverne i driftsorganisationen indenfor infrastruktur, systemforvaltning og support. Estimater særligt for er behæftet med usikkerhed forbundet med omfanget af driftsudgifter i forhold til at understøtte den fortsatte drift af Sundhedsplatformen. Udgiftsområde Beskrivelse Nettobesparelsen som følge af bortfald af udgifter til nuværende Besparelser løbende leverandører af systemer, der erstattes af SP, modsvaret af den nye vedligeholdelse, centralt løbende betaling til Epic. Besparelser løbende vedligholdelse, hospitaler Nettobesparelsen på lokale systemer på hospitalerne. Der resterer en afdækning heraf. Tabel 2. Nettoændring øvrige driftsudgifter (mio. kr.)??? Infrastruktur reinvesteringer Vedligeholdelse og reinvesteringer i SP infrastrukturen 24?? Øvrige driftsudgifter licenser, undervisning, husleje etc. Ekspertbistand Driftsudgifter til Infrastruktur support/licenser Tilkøb af den medicotekniske integrationsplatform Mobile enheder på hospitalerne Brugerlicenser Udvikling af e-learingsprogrammer/undervisning af brugere Forlængelse af lejemål på Lyngbyvej i 2018 Til justering og optimering af SP, hvor regionen ikke selv har eskpertisen eller ikke kan rekruttere den nødvendige ekspertise og speicalviden I alt (mio. kr.) 45?? Som det fremgår af tabellen er der en nettobesparelse på den løbende vedligeholdsomkostning (licensbetaling) ved overgangen til Sundhedsplatformen på op til ca. 22 mio. kr. Da der endnu er en række uafklarede forhold ift. de fremadrettede krav til infrastrukturen i forbindelse med fremtidige opgraderinger afsættes der 24 mio. kr. til reinvesteringer i infrastrukturen. Det er forventningen, at der også vil være behov for midler til den fortsatte vedligeholdelse og løbende udskiftning af infrastrukturen fra 2019 og frem, men der foreligger ikke estimater herfor på nuværende tidspunkt. Efterlevelse af kravene fra Epic omkring vedligeholdelse og opgraderinger skal bl.a. bidrage til at fastholde kvalitetsløftet i oppetiden og svartiderne i Sundhedsplatformen. Endvidere forlænges lejemålet på Lyngbyvej, hvor den nuværende programorganisation er placeret, med et år til udgangen af Dette gøres for at sikre stabilitet og 10 Side 3

38 Bilag 5 - Side -4 af 7 kontinuitet for medarbejderne i forbindelse med overgangen fra projekt til drift. Husleje og øvrige personalerelaterede driftsomkostninger andrager i alt 4,8 mio. kr. i Hertil kommer licensudgifter mv. vedr. nogle af de udvidelser og tilkøb, som er foretaget efterfølgende, eksempelvis tilkøb af den medicotekniske integrationsplatform, de indkøbte mobile enheder på hospitalerne samt behov for fortsat at kunne udvikle e- lærings-programmer. Samlet set beløber disse poster sig til 17 mio. kr. i Endelig afsættes i 2018 endvidere 10 mio. kr. til at indkøbe ekspertbistand vedr. justering og optimering af Sundhedsplatformen, idet der er områder, hvor regionen ikke selv har ekspertisen eller ikke kan rekruttere den nødvendige ekspertise og specialviden. De foreløbige vurderinger er således, at der i 2018 vil være en merudgift på ca. 45 mio. kr. Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation anlægs- og udviklingsudgifter Identificerede ønsker og krav til udvikling af Sundhedsplatformen I arbejdet med at etablere et roadmap for udviklingen af Sundhedsplatformen er der efter drøftelse med de klinisk faglige miljøer (via Styregruppen for Klinisk Administrativt Indhold, KAI) tilvejebragt en prioriteret liste over ønsker. Derudover indeholder roadmappet krav som følge af kontraktuelle eller fællesoffentlige forpligtelser, der kræver ændringer eller integration til Sundhedsplatformen. I tabel 3 er de enkelte udviklingstiltag listet og beskrevet. Der er løbende sket, og der vil også fremadrettet ske ændringer i Roadmappet både i forhold til estimater og tilføjelser/ændringer til udviklingsprojekter. SP ROADMAP Projektnavn Epic Base Releases/Opgradering til Epic 2017/2018 Sundhedsplatformens servermiljø Kliniske Kvalitetsdatabaser Medicindispensering og -administration (MDA) Optimeringsindsatser efter programperioden Udbredelse af Patientrapporterede oplysninger (PRO) Min Sundhedsplatform Udviklingsomk. Reg H-andel (mio. kr.) Beskrivelse KAI prioritet 2018 Opgradere SP til version 2018 (nuværende version er 2015) og derved sikre rammerne for anvendelse, i form af nyeste funktionalitet og fejlrettelser af Epic. 1 6 Opgradering af SP til version 2018 skal understøttes af et servermiljø, der lever op til Epics Target Platform Guide, der er er en forudsætning for Epics garantier vedr. SPs stabilitet Sikring af at, at LPR-baserede databaser/registre kan modtage data fra SP via LPR3 samt at der er en arbejdsgangsunderstøttet indberetning til LPR3 via SP 1 Videreudvikling og forbedring af uhensigtsmæssige arbejdsgange i Sundhedsplatformens MDA-modul, der skal højne patientsikkerheden og skabe lettere arbejdsgange for det kliniske personale 1 15 Løbende videreudvikling/optimering af SP inden for fire områder: 1. KAI-temaer, der er betegnelser for patientforløb/behandlinger og tværgående processer i relation til SP. Det enkelte KAI-tema relaterer sig enten til en diagnose eller en procedure 2. Forbedringsønsker fra klinikken 3. Integrationer til 3. parts systemer (prioritering af ressourcer dels til eventuelle ikke-gennemførte integrationer, 1 19 dels til yderligere integrationer) 4. Andre udviklingstiltag ( wild card -projekter/udviklingstiltag, som har et større omfang end almindelige optimeringsindsatser) Implementering af Patientrapporterede oplysninger til prioritering af ambulante kontroller 2 1 Implementering af niveau 3 af MinSP, som omfatter funktionerne, videokonsultation, telemedicinsk deviceintegration samt yderligere udbygning af muligheder for patientuddannelse og patientspørgeskemaer 2 3 Facility-udvidelser ved nyt hospitalsbyggeri - Region Hovedstaden Nye hospitalsbyggerier skal være klar til at bruge SP 2 1 Videreudvikling af Business Intelligence Forberedelse af yderligere moduler til selvbetjent rapportering på kliniske områder samt tilpasning af (Selvbetjeningsmoduler) eksisterende moduler allerede i drift 2 1 Velkomst-Kiosk Sikring af gennemførelse af de nødvendige processer ved implementering af velkomststandere efter endt pilotafprøvning, herunder støtte til at udvælge de relevante afsnit 2 Mobile arbejdsgange (udrulning) Videreudvikling af mobile arbejdsgange i SP på applikationerne Haiku og Canto målrettet læger 2 2 Talegenkendelse/intercaoptimering analyse Afdækning af i hvilket omfang talegenkendelse vil være relevant at anvende, når SP er fuld implementeret 2 0 TOTAL ekskl. LPR3, FMK og CAVE (mio. kr.) 60 Side 4

39 Bilag 5 - Side -5 af 7 Tabel 3: SP Roadmap eksklusiv FMK, CAVE og LPR3 Udover ovenstående er der også udviklingstiltag på Sundhedsplatformen, der handler om at efterleve krav fra nationalt hold. Disse udgøres pt. af projekterne LPR3, Nationalt CAVE-register (information om patientoplysninger, som sundhedspersoner skal være særligt opmærksomme på fx bivirkninger) og Antikoaligulationsbehandling (AK-behandling) i Fælles Medicin Kort (FMK). LPR3 er en ny version af Landspatientregistret, som regionerne er forpligtede til at indberette til fra efteråret Det nuværende estimat for implementering er indikativt og usikkert men ligger i omegnen af mio. kr. En andel heraf forventes finansieret fra statslig side (estimeret til 28 mio. kr.). I Forslag til budget er der pt. lagt op til at afsætte 43 mio. kr. hertil. Udgifterne til Nationalt CAVE-register og AK-behandling i FMK estimeres til at løbe op i cirka 26 mio. kr., hvortil der kommer et betydeligt ressourcebehov fra SP-drifts og udviklingsorganisationen til udvikling og implementering af funktionalitet og snitflader. Rammen til udvikling af Sundhedsplatformen I sagen om de organisatoriske og økonomiske konsekvenser af Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation behandlet på Regionsrådsmøde d. 13.juni 2017, blev det indstillet og godkendt at den beskrevne organisation danner grundlag for budgetforslaget for De økonomiske konsekvenser heraf var, at der blev fastholdt en reserve på 35 mio. kr. til eventuelt at kunne afhjælpe udfordringerne i forhold til at imødekomme ønsker om den fortsatte udvikling og optimering af funktionaliteten i Sundhedsplatformen. Som det fremgår af tabel 3 er ønskerne til udvikling af Sundhedsplatformens dog væsentligt større end, hvad der kan dækkes af den pulje på 35 mio. kr., som der foreslås afsat i budget Derfor er der den 21. juni på IT- og Afbureaukratiseringsudvalget indstillet og anbefalet et budgetinitiativ om Udvidelse af økonomisk ramme til honorering af Sundhedsplatforms udviklingsønsker fra klinikken hvori der prioriteres yderligere 15 mio. kr., som kan anvendes til at indfri en større mængde af udviklingsønskerne prioriteret af KAI, navnlig til den indsats i roadmappet, der handler om Optimeringsindsatser efter Programperioden. Forslaget indgår i de viderebudgetdrøftelser. Der er derudover i CIMT en årlig investeringsramme på 50 mio. kr. til finansiering af anlægsfinansierede projekter på it-området (primært nye it-systemer eller udvikling af ny funktionalitet). Rammen er historisk set blevet brugt til bl.a. at finansiere såvel regionale som nationale forpligtelser. I 2018 indeholder projektporteføljen bl.a. Praksys, telemedicin, beslutningsstøtte i FMK og udbud af Patologisystem samt en række stra- Side 5

40 Bilag 5 - Side -6 af 7 tegiske projekter i regionen, og der vil derfor sandsynligvis kun være få midler derfra, der vil kunne anvendes til at finansiere udvikling af Sundhedsplatformen. Prioritering af udviklingsaktiviteter i 2018 Såfremt de to ovennævnte sager indarbejdes i budgetforslag for vil dette i 2018 give en driftsramme til udviklingsaktiviteter på 35 mio. kr. fra reserven samt en driftsramme til udviklingsønsker fra klinikken på 15 mio. kr. Nedenstående tabel opsummerer de for nuværende forventede rammer for 2018 set i forhold til de estimerede behov: Tabel 4. Ønsker vs. ramme for SP udviklingsaktiviteter 2018 (mio. kr.) I drøftelserne og prioriteringen af udviklingsaktiviteterne har der været fokus på, at få truffet beslutning om, hvilke udviklingsaktiviteter, der skulle indgå i de to regioners budgetprocesser for Der vil fortsat være behov for at udvikle og optimere funktionaliteten i Sundhedsplatformen i de kommende år, men behovet og prioriteringen er endnu ikke endeligt fastlagt og vil afhænge af finansieringen samt særligt beslutningen omkring nye nationale projekter og forpligtelser, herunder særligt LPR3, FMK og CAVE. Behovet for udviklingen af Sundhedsplatformen er på grund af presset på anlægsrammen nødt til at blive underlagt en meget stram prioritering af såvel ønskerne og forpligtelserne i forhold til Sundhedsplatformen. Som det fremgår af tabellen overstiger de pt. estimerede udgifter den forventede ramme med mio. kr. for LPR3 og ca. 36 mio. kr. for de øvrige aktiviteter. Administrationen følger i den kommende tid udviklingen i estimaterne tæt med henblik på at kunne sikre finansiering. En mulig løsning kunne være at se på mulighederne for at driftsfinansiere en del af udgifterne for dermed at nedbringe presset på anlægsrammen. Side 6

41 Bilag 5 - Side -7 af 7 Side 7

42 Bilag 6 - Side -1 af 10 Region Hovedstadens business case vedrørende Sundhedsplatformen et resumé November 2015

43 Bilag 6 - Side -2 af 10 Indledning Dette dokument har til formål at give en kort introduktion til den business case der er udarbejdet i relation til regionens investering i Sundhedsplatformen. Der er en kort gennemgang af, hvad en business case er og hvordan den skal forstås, samt en gennemgang af den konrete business case for Sundhedshedsplatformen. Visionen for Sundhedsplatformen er, at det overordnet skal være lettere at være patient, at være sundhedsprofessionel, og at lede kvalitet og effektivitet. Mere konkret vil det bl.a. betyde understøttelse af papirløse arbejdsgange i form af én fælles elektronisk patientjournal for alle hospitaler i de to regioner, og den vil således erstatte mange af de nuværende kliniske it-systemer med ét centralt system. En business case anvendes til at foretage en samlet vurdering af, om en investering er en fornuftig løsning. I business casen sammenholdes omkostninger og gevinster ved en investering inkl. risici og usikkerhed. Sundhedsplatformen vil supportere de mest anvendte it-understøttede funktioner i det kliniske personales daglige arbejde, herunder blandt andet patientadministration, notatskrivning, medicinering, planlægning af patientforløb samt håndtering af diverse prøve- og undersøgelsesresultater. Programmet omfatter understøttelse af den centrale patientadministration, klinisk information og planlægning, samt understøttelse af en række specialer. Sundhedsplatformen vil integreres med væsentlige nationale og regionale systemer. Formål og principper for en business case. Formålet med en business case er at understøtte beslutningen om at foretage en investering. Grundlæggende omfatter en business case en beregning og tydeliggørelse af gevinster og udgifter ved et projekt samtidigt med at der tages højde for projektets risici og usikkerhed. Der foretages en sammenligning mellem den nuværende situation og den fremtidige situation, som den skitseres med projektet og investeringen. Et af formålene med en business case er at fastholde organisationens fokus på, at gevinsterne ved et givent projekt realiseres som forudsat. Formål med en business case er at fastholde fokus på både omkostninger og gevinster Der er i regionens business case for Sundhedsplatformen taget udgangspunkt i bedste praksis og med inspiration fra statens model for udarbejdelse af en business case for it-projekter. Business casen opdateres ved forskellige faseskift i projektet. Business casens opgørelse over omkostninger er ikke det samme som den bevilling, som Regionsrådet har givet til Sundhedsplatformen, 2

44 Bilag 6 - Side -3 af 10 idet business casen ud over selve bevillingen, ligeledes medtager medgåede personaleressourcer samt et økonomisk estimat for projektets risici. Gevinsterne ved et it-projekt opgøres allerede samtidigt med at der udarbejdes et udbudsgrundlag. Dette betyder, at der er tale om forventede gevinster. Denne del af businesscasen opdateres efterhånden, som gevinstrealiseringen konkretiseres og de fremtidige arbejdsgange fastlægges. Det skal også bemærkes, at der ikke med business casen er taget stilling til i hvilket omfang, og hvordan gevinsterne skal anvendes. Business casens omkostninger omfatter mere end den bevilling, som regionsrådet har givet til projektet I det følgende gennemgås den konkrete business case for Region Hovedstadens investering i Sundhedsplatformen, således som business casen foreligger med udgangen af oktober Revisionen af Regionens business case sker i forbindelse med at projektet nu skifter fase pr. 1. november Tidsplan Programmet forventes at forløbe over 6 år fra , og timingen for programmets faser er angivet i Illustration 1. Illustration 1: Overordnet programplan 3

45 Bilag 6 - Side -4 af 10 Gevinsterne ved sundhedsplatformen Gevinsterne ved Sundhedsplatformen kan inddeles i kvalitative gevinster og økonomiske gevinster. Nedenfor er skitseret de samlede gevinstområder opdelt på de to typer af gevinster. Illustration 2: Typer af gevinster Hver enkelt af de økonomiske gevinstområder er blevet nedbrudt til nogle konkrete gevinstelementer, som relateres til indholdet i det udbudte it-system. Illustrationen herunder skitserer principperne for gevinstområdet Bedre patientforløb og behandling. 4

46 Bilag 6 - Side -5 af 10 Gevinstområde Gevinstelement Som følge af... Færre sengedage/genindlæggelser pr. forløb Bedre informeret klinisk personale samt bedre koordinering af forløb på tværs af afdelinger Bedre behandling og patientforløb Færre ambulante besøg pr. forløb Bedre informeret klinisk personalesamt alternative behandlingsforløb (fx. telemedicin samt patientempowerment) Færre parakliniske undersøgelser pr. forløb Reduktion af dobbeltprøver Færre medicneringsfejl pr. forløb Beslutningsstøtte i medicineringsprocessen Illustration 3: Principper for gevinstopgørelse I alt er der identificeret 14 gevinstelementer, og for samtlige af disse er der på hospitalsniveau udarbejdet konkrete estimater baseret på ensartede principper. Når Sundhedsplatformen og gevinsterne er fuldt indfaset, viser business casen at der kan forventes en gevinst i Region Hovedstaden på mellem 575 mio. kr. og 900 mio. kr. årligt for de 14 gevinstelementer. Eksempel på hvordan gevinster beregnes : Færre parakliniske undersøgelser pr. forløb er opgjort som en reduktion af radiologiske undersøgeler med 3-5 pct. og en reduktion i øvrige kliniske analyser med 3-5 pct. Bedre behandling og patientforløb Mere effektiv patientadministration Mere effektiv e kliniske processer Mere effektive administrative processer It-gevinster Gevinsten ved Sundhedsplatformen kan i kroner opgøres til mellem 575 mio. kr. og 900 mio. kr. årligt Illustration 4: procentvis fordeling af de økonomisk opgjorte gevinster 5

47 Bilag 6 - Side -6 af 10 Hovedgevinsterne ved investeringen forventes i form af kvalitative forbedringer og identificeres som hhv. bedre patientsikkerhed og tilfredshed, bedre medarbejdertilfredshed og bedre ledelsesmæssig beslutningsstøtte, jf. illustration 2. Ikke alle de anførte gevinster kan nødvendigvis omsættes til besparelser i kroner. Dele af gevinsterne udmønter sig eksempelvis i frigjort tid og kapacitet, som kan anvendes til flere patientbehandlinger og dermed bidrage til det årlige produktivitetskrav. For nogle områder vil det være nemt at identificere gevinsterne, mens de gevinster, som er spredt ud på mange funktioner gennem marginale besparelser, kan være sværere at realisere som egentlige kronebesparelser. Som eksempel på gevinster som forventes at kunne realiseres som egentlige kronebesparelser er bortfald support og systemudgifter for gamle it-systemer og bortfald af dikteringsopgaver. Mens færre medicineringsfejl er eksempel på en gevinst, som kan være vanskelig at omsætte til egentlige kronebesparelser. Der vil ved de kommende års budgetforslag blive taget nærmere stilling til hvilke gevinster, der skal realiseres. Der vil ved de kommende års budgetforslag blive taget nærmere stilling til, hvilke gevinster, som skal realiseres Der er ikke med den opstillede business case taget stilling til, hvordan gevinsterne skal anvendes. Der er medio 2015 etableret en Business Change Manager funktion i Center for Økonomi til realiseringen af de forretningsmæssige gevinster i Region Hovedstaden. Business Change Manageren har det tværgående ansvar for at sikre, at forberedende aktiviteter og støttefunktioner er på plads inden go-live på det første hospital i maj Regionens gevinstrealisering forudsætter på en aktiv forandringsledelse og på løbende målinger af fastlagte indikatorer for forbedringstiltagene. Samtidig med implementeringen af Sundhedsplatformen gennemføres andre projekter og initiativer, som påvirker samme gevinstområder som Sundhedsplatformen. Disse omfatter eksempelvis kvalitetsfondsbyggerierne, strukturelle besparelser og andre effektiviseringsprojekter, FMK/fælles medicinkort etc. Business casen medregner ikke gevinster for regionens andre initiativer, men tager forbehold for disse ved at holde gevinstestimaterne for Sundhedsplatformen konservative. Omkostninger vedr. Sundhedsplatformen Omkostningssiden i business casen består af følgende typer af omkostninger Direkte investeringsudgifter, dvs. den projektbevilling som regionsrådet har godkendt til Sundhedsplatformen. Den direkte investeringsomkostning udgør 1,1 mia. kr. ud af den samlede business case-omkostning på 2,1 mia. kr. 6

48 Bilag 6 - Side -7 af 10 Indirekte omkostninger i form af internt ressourcetræk i form af de medarbejderressourcer som medgår til programmet i programperioden. En kapitalisering af risici ved programmet beregningsteknisk opgjort som 20 pct. af de to ovenstående punkter. Forskellen mellem de nuværende og fremtidige drifts- og vedligeholdelsesudgifter. Som anført i indledningen er det således kun det første element i udgiftssiden, som svarer til den af regionsrådet afgivne bevilling, mens de øvrige elementer beregningsteknisk medtages for at vurdere det samlede ressourcetræk op imod gevinstsiden. De forventede totale investeringsomkostninger i business casen for Region Hovedstaden udgør 2,1 mia. kr., hvoraf ca. 840 mio. kr. repræsenterer interne personaleomkostninger. It-investering inkl. reserver Driftsbevilling inkl. reserver Internt ressourcetræk Kapitalisering af risici Illustration 5: procentvis fordeling af omkostningerne Sundhedsplatformens forventede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger er estimeret til mellem 170 og 210 mio. kr. årligt, når platformen er fuldt idriftsat, hvilket svarer til en reduktion af de hidtidlige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger på op til 35 mio. kr. initialt fra Ligesom gevinstsiden løbende ajourføres, er der også en løbende ajourføring af omkostningerne, forstået på den måde, at den bliver mere og mere konkret efterhånden som projektet skrider frem og som risiciene mindskes. Risici Sundhedsplatformen er forbundet med en række risici, der kan medføre ekstra omkostninger og/eller reduktion af gevinster såfremt Business casens risikovurdering har til formål at fremhæve de væsentligste og mest sandsynlige risisic, herunder håndteringen af disse 7

49 Bilag 6 - Side -8 af 10 de ikke håndteres korrekt. De identificerede risici falder i tre hovedgrupper. Den første risikogruppe omfatter at organisationen ikke anvender løsningen optimalt, forårsaget af manglende forankring og ejerskab, modstand mod forandring og manglende sikring af rette governance til gennemførsel af standardisering på tværs af regionerne. Den anden risikogruppe indbefatter forsinket eller fejlagtig leverance af løsningen, herunder overskridelse af budget og tidsplan og manglende funktionalitet i løsningen. Den tredje risikogruppe omfatter knaphed på ressourcer til implementering grundet Sundhedsplatformens betydelige størrelse og krav til allokering af kliniske ressourcer. Illustration 6 herunder viser systematikken omkring risicihåndteringen. Hver enkelt identificeret risiko vurderes ud fra sandsynlighed for, at risikoen opstår og dens konsekvens. Ud fra dette fås en samlet risicoscore for risiciene. Der opstilles endvidere beskrivelser af, hvad der skal til for at imødegå de bekrevne risici. Illustration 6: Overordnede risici forbundet med Sundhedsplatformen Afslutning og sammenfatning Investeringsomkostningerne estimeres til ca. 3 mia. kr. for de to regioner tilsammen, hvoraf de totale investeringsomkostninger for Region Hovedstaden udgør 2,1 mia. kr. Af disse udgør 1,1 mia. kr. eksterne omkostninger til anskaffelse og support, mens 840 mio. kr. Sundhedplatformen har tjent sig hjem på mellem 9 og 11 år målt fra projektopstart i

50 Bilag 6 - Side -9 af 10 repræsenterer omkostninger til internt ressourceforbrug, herunder ca. 40 % til uddannelse og træning af Sundhedsplatformens brugere. Ved erstatning af nuværende it-systemer med Sundhedsplatformen forventes reducerede årlige drifts-og vedligeholdelsesomkostninger. Når platformen er fuldt idriftsat, estimeres de årlige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger til mellem 170 og 210 mio. kr. årligt, hvilket svarer til en reduktion på 35 mio. kr. initialt fra Når Sundhedsplatformen og gevinsterne er fuldt indfaset, viser business casen, at der kan forventes en årlig gevinst i Region Hovedstaden på mellem 575 mio. kr. og 900 mio. kr. Illustration 7 indeholder en grafisk fremstilling af hovedtallene i business casen dvs. de samlede omkostninger og de samlede gevinster over perioden frem til Pengestrøm - akkumuleret Pengestrøm maksimum, akkumuleret Pengestrøm minimum, akkumuleret Illustration 7: Projektet akkumulerede omkostninger og gevinster Investeringen i projektet er i bedste fald tilbagebetalt omkring 2020 og i værste fald 2022 med en tilbagebetalingsperiode på 9-11 år målt fra Tilbagebetalingsperioden må ikke forveksles med finansieringsmåden for Sundhedsplatformen, hvor det er besluttet, at en del af investeringen finansieres ved leasing, hvor leasingafgiften løber frem til En intern rente viser, hvordan projektet vil klare sig over for andre investeringer 9

51 Bilag 6 - Side -10 af 10 Den interne rente er beregnet til % og nutidsværdien ved investeringen estimeres til 2,4-4,8 mia. kr. Både projektets interne rente og nettonutidsværdien fortæller, at projektet og investeringen er sund. Samlet vurderes det, at Sundhedsplatformen såvel økonomisk som kvalitativ er en attraktiv investering. Nettonutidsværdien er de samlede omkostninger plus de samlede gevinster over anskaffelsens levetid omregnet til nutidens kroner. Hvis nutidsværdien er positiv er business casen positiv 10

52 Bilag 7 - Side -1 af 38 Region Hovedstadens business case ved Sundhedsplatformen Version 2,4 1

53 Bilag 7 - Side -2 af 38 Business case for Sundhedsplatformen Region Hovedstaden Programdirektørs navn Gitte Fangel Region H projektejer: Koncerndirektør Svend Hartling Programchef Mikael Bay Skilbreid Business change manager Torben Stentoft Effektivisering: Ja Kvalitetsforbedrende: Ja Lovkrav Ja Version 2,4,4 Dato 28/ Program-ID Itsp01 Indholdsfortegnelse Ledelsesresumé... 3 Baggrund og formål for programmet... 6 Overordnede løsningsscenarier... 8 Sundhedsplatformen (Maksimum scenariet) scenariet Gevinstestimater Økonomiske gevinster Ikke-økonomiske gevinster Omkostningsestimater Tidsplan Samlet investeringsvurdering Risikovurdering Bilag Dokumenthistorik

54 Bilag 7 - Side -3 af 38 Ledelsesresumé Denne business case har til formål at understøtte beslutningen om at investere i Sundhedsplatformen, baseret på en vurdering af investeringens attraktivitet i form af både omkostninger samt kvalitative og økonomiske gevinster og risici. Der gøres opmærksom på, at nærværende business case udgør tredje version (version 2,4), hvor leverandøren er valgt og it-løsningens omfang er kendt, konfigurationen er påbegyndt og der er igangsat planlægning af implementeringen. Formålet med business casen er at beskrive præmisser for overordnede gevinster og omkostninger, herunder fra ledelsens side at definere målsætningen for gevinstpotentialer. Denne målsætning er baseret på hospitalernes input, hensyntagen til regionens nuværende modenhedsniveau indenfor sundheds-it samt ekstern erfaring omkring gevinstpotentialer ved implementering af modne EHR-systemer, mens investerings-, drifts- og vedligeholdelsesomkostninger er specificeret ud fra den valgte leverandørs tilbud og estimeret ressourcebehov i Masterplanen. Trods detaljering af både gevinster og omkostninger er estimaterne baseret på aktuelt kendte og overordnede præmisser, og business casen skal fortsat betragtes som et dynamisk dokument der vedligeholdes under hele programmets og løsningens levetid, og periodisk opdateres med aktuelle og faktuelle oplysninger om løsningsomfang, omkostninger, gevinster, risici, implementeringsplan mv. Region Hovedstaden befandt sig i 2012 i en situation, hvor de nuværende kontraktkomplekser for EPJporteføljen, herunder portalerne med GS!Åben/OPUS, skulle genudbydes 1. I stedet for at forlænge kontraktkomplekserne eller overføre aftalerne til nye leverandører, ønskede Region Hovedstaden at gå sammen med Region Sjælland om anskaffelse af en ny Sundhedsplatform. Foruden de lovgivningsmæssige krav om genudbud opleves et stort behov for at udskifte den nuværende platform, idet de primære kliniske systemer i det daglige ikke understøtter arbejdsgangene i et moderne sundhedsvæsen samt ikke lever op til standarder om driftssikkerhed. Visionen for Sundhedsplatformen er, at det overordnet skal være lettere at være patient, at være sundhedsprofessionel, og at lede kvalitet og effektivitet. Mere konkret vil det bl.a. betyde understøttelse af papirløse arbejdsgange i form af én fælles elektronisk patientjournal for alle hospitaler i de to regioner og vil således erstatte store dele af det nuværende kliniske it-system portefølje med ét centralt system. Sundhedsplatformen vil supportere de mest anvendte it-understøttede funktioner i det kliniske personales daglige arbejde, herunder blandt andet patientadministration, notatskrivning, medicinering, planlægning af patientforløb samt håndtering af diverse prøve- og undersøgelsesresultater. Programmet omfatter understøttelse af den centrale patientadministration, klinisk information og planlægning, samt understøttelse af en række specialer. Sundhedsplatformen vil integreres med væsentlige nationale og regionale systemer. Samlet vil Sundhedsplatformen berøre omkring slutbrugere i Region Hovedstaden 2. Anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen forventes at løbe over 6 år, initieret i 2012 med analyse og kravspecifikationen, anskaffelse og udbud i 2013, samt design og test i 2014, 2015 og Implementering foregår i 2016 og Investeringsomkostningerne estimeres til ca. 3 mia. DKK for de to regioner tilsammen, hvoraf de totale investeringsomkostninger for Region Hovedstaden udgør 2,1 mia. DKK. Af disse udgør 1,1 mia. DKK eksterne omkostninger til anskaffelse og support, mens 840 mio. DKK repræsenterer omkostninger til internt ressourceforbrug, herunder ca. 40 % til uddannelse og træning af Sundhedsplatformens brugere. Derudover er der i investeringssummen inkluderet omkostninger til programledelse samt en reserve til at dække eventuelle øgede interne eller eksterne omkostninger. 1 Notat til Koncerndirektionen vedr. anskaffelse af Sundhedsplatformen d. 2/ (Journal nr ) 2 SP Programstyregruppen

55 Bilag 7 - Side -4 af 38 Ved erstatning af nuværende it-systemer med Sundhedsplatformen forventes reducerede årlige drifts-og vedligeholdelsesomkostninger. Når platformen er fuldt idriftsat, estimeres de årlige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger til mellem 170 og 210 mio. DKK årligt, hvilket svarer til en reduktion på 35 mio. DKK initialt fra 2018 og reduceret løbende, blandt andet pga. hjemtagning af flere driftsopgaver sammenlignet med i dag. Denne version af business casen er ikke opdateret for så vidt angår gevinstsiden i forhold til version 2,1. Der er medio 2015 etableret en Business Change Manager funktion i Center for Økonomi til realiseringen af de forretningsmæssige gevinster i Region Hovedstaden. Business Change Manager har det tværgående ansvar for at sikre, at forberedende aktiviteter og støttefunktioner er på plads inden go-live på det første hospital i maj Regionens gevinstrealisering er baseret på en aktiv forandringsledelse og baseres på løbende målinger af fastlagte indikatorer for forbedringstiltagene. Der arbejdes pt. tæt sammen med Herlev/Gentofte Hospital omkring identifikation af relevante indikatorer for gevinstrealiseringen og etablering af en baselinemåling. Der forventes at foreligge en ledelsesgodkendt gevinstrealiseringsplan i februar Baseret på erfaringer fra udrulningen på Herlev/Gentofte Hospital opdateres de operationelle værktøjer for gevinstrealiseringen i dialog med næste go-live hospital i november Bilag 2 indeholder en overordnet beskrivelse af proces og tilrettelæggelse af gevinsterealiseringen i Region Hovedstaden. Businesscasen forventes i 2016 opdateret med nye gevinstestimater baseret på erfaringer fra de første go-live hospitaler. Der udestår på nuværende tidspunkt en plan for realiseringen af de it-mæssige gevinster ved Sundhedsplatformen. [Følgende 2 afsnit er under revision fsa. gevinstrealiserings proces pr. 28/ ] Sundhedsplatformen forventes at generere både økonomiske og kvalitative forretnings- og it-gevinster. Den totale årlige økonomiske gevinst er estimeret til mio. DKK når Sundhedsplatformen er fuldt implementeret. Dette svarer til ca. 2,5-4 % af regionens totale driftsomkostninger og til ca. 4-8 % af den omkostningsbase (2011), som Sundhedsplatformen påvirker. De største økonomiske gevinster forventes ved tidsbesparelser som følge af mere effektiv patientadministration og klinisk planlægning, herunder integrering af booking, journalisering og selektiv automatisering af processer (ca. 57 %). Økonomiske gevinster forventes endvidere ved mere tidseffektive kliniske processer (diagnose, behandling og forskning), som følge af beslutningsstøtte og datatilgængelighed (ca. 28 %). Derudover forventes gevinster ved bedre patientforløb og behandling baseret på færre sengedage, ambulante besøg, parakliniske undersøgelser og medicineringsfejl (ca. 11 %) samt mere effektiv administration og ressourceudnyttelse (ca. 2 %). Endvidere estimeres it-gevinster som følge af mere stabil it-drift med færre nedbrud samt mere effektiv it-support og it-udvikling (ca. 2 %). Hovedgevinsterne ved investeringen forventes i form af kvalitative forbedringer og identificeres som hhv. bedre patientsikkerhed og tilfredshed, bedre medarbejdertilfredshed og bedre ledelsesmæssig beslutningsstøtte, jf. illustration 3A. I tillæg hertil giver Sundhedsplatformen mulighed for mere korrekt afregning samt strukturelle forbedringer, opnået i form af centralisering af standardiserede funktioner. Det må på nuværende tidspunkt konstateres, at de økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster er tæt forbundne, således at realiseringen af en række af de økonomiske gevinster forudsætter realisering af de kvalitetsmæssige gevinster. Sundhedsplatformen er forbundet med en række risici, der kan medføre ekstra omkostninger og/eller reduktion af gevinster såfremt de ikke håndteres korrekt. De identificerede risici falder i tre hovedgrupper. Den første risiko gruppe omfatter at organisationen ikke anvender løsningen optimalt, forårsaget af manglende forankring og ejerskab, modstand mod forandring og manglende sikring af rette governance til gennemførsel af standardisering på tværs af regionerne. Den anden risikogruppe indbefatter forsinket eller 4

56 Bilag 7 - Side -5 af 38 fejlagtig leverance af løsningen, herunder overskridelse af budget og tidsplan og manglende funktionalitet i løsningen. Den tredje risikogruppe omfatter knaphed på ressourcer til implementering grundet Sundhedsplatformens betydelige størrelse og krav til allokering af kliniske ressourcer. De største risici forventes at være forbundet med leverancen af løsningen i form af manglende opfyldelse af funktionelle krav, overskridelse af tidsplan og budget. Dette vil henholdsvis reducere og forskyde gevinstrealiseringen samt øge programomkostningerne. Sundhedsplatformen vurderes overordnet at være en høj-risiko investering, hvilket skyldes både budgettets størrelse, antallet af interessenter som er involveret, afhængigheden mellem de to regioner samt alvorligheden af, at platformen forsinkes eller ikke kan levere den forventede funktionalitet og gevinst. På baggrund af de estimerede omkostninger og gevinster forventes en tilbagebetalingsperiode på 9-11 år. Grundet en lang modningstid på 2 år til kravspecifikation og leverandørvalg, kan det være interessant at betragte tilbagebetalingsperioden fra start af implementeringsfasen, hvor design, byg og test påbegyndes (2014), hvilket giver en tilbagebetalingsperiode på 7-9 år. Den interne rente beregnes til % og nutidsværdien ved investeringen estimeres til mio. DKK. Samlet vurderes det, at Sundhedsplatformen er en såvel økonomisk som kvalitativ attraktiv investering. 5

57 Bilag 7 - Side -6 af 38 Baggrund og formål for programmet Region Hovedstaden er gået sammen med Region Sjælland om anskaffelse af en ny Sundhedsplatform. Behovet for anskaffelse af en ny Sundhedsplatform kan henføres til strategiske rationaler på både Hospitals- og koncerncenterniveau, Region Hovedstaden niveau og nationalt niveau (se Illustration 1A), jf. projektkommissoriet, hvor (Ja) angiver at det strategiske rationale begrunder programmet, mens (Nej) angiver at det strategiske parameter ikke begrunder programmet. Strategiske rationaler CIMT niveau Krav om udbud: Ja Stabilisering af it-drift: Ja Systemkonsolidering: Ja Strategiske rationaler Region Hovedstaden niveau Øget kvalitet, inkl. kvalitetshandlingsplanen: Ja Effektiv opgavevaretagelse: Ja Lovgivning: Ja Hospitalsplan: Nej Strategiske rationaler Nationalt niveau RSI-pejlemærke: Ja NSI: Nej National Digitaliseringsstrategi: Ja Illustration 1A: Strategiske rationaler for Sundhedsplatformen På CIMT niveau begrundes anskaffelsen af en ny Sundhedsplatform for det første i krav om genudbud af kontraktkomplekserne for EPJ-porteføljen, fx. GS!ÅBEN/OPUS, der udløb i Derudover opleves et behov for at stabilisere drift, idet medarbejderne benytter et tungt og ustabilt it-system, der nedsætter produktivitetsniveauet som følge af bl.a. nedbrud. Endvidere anses det for nødvendigt at konsolidere systemlandskabet, idet de primære kliniske systemer ikke i dag understøtter arbejdsgangene i et moderne sundhedsvæsen. Der er besvær med at logge på, lange svartider, dobbeltregistrering og manglende overblik over patientens journal, da systemerne ikke snakker sammen. Som konsekvens heraf oplever patienterne et dårligt informeret sundhedspersonale, unødvendig ventetid mellem behandlinger, utilsigtede hændelser og irritation ved at skulle gentage samme oplysninger flere gange. En ny Sundhedsplatform anses således, som en væsentlig forudsætning for, at sikre en stabil klinisk itarbejdsplads, der fungerer på et tilstrækkeligt modenhedsniveau og som kan understøtte regionernes overordnede målsætninger. På Region Hovedstaden niveau ses Sundhedsplatformen, som et vigtigt redskab i opnåelsen af en række mål i strategien Fokus og Forenkling, som udgør operationalisering af regionens kvalitetspolitik. Sundhedsplatformen betragtes således som et initiativ, der understøtter kvalitetspolitikkens fire værdier sikkerhed, patienten i centrum, effektivitet og lighed i form af mål om højere kvalitet i patientbehandlingen og mere effektiv patientbehandling. Mere specifikt understøtter Sundhedsplatformen mål omkring videreudvikling af sikkerhedskulturen og reduktion af patientskader ved fx velinformeret sundhedspersonale (patientsikkerhed), udvikling af kulturen omkring patientinddragelse ved fx aktiv deltagelse i eget forløb (patienten i centrum) og standardiserede behandlingstilbud på tværs af hospitaler via udbredelse af fælles arbejdsgange bl.a. understøttet af elektroniske standard behandlingsplaner (lighed i behandling). Derudover supporterer Sundhedsplatformen mere effektiv patientbehandling med henblik på et mere sammenhængende patientforløb, som følge af blandt andet bedre planlægning, itunderstøttelse af arbejdsgange og kommunikation ved fx effektiv system- og dataadgang. I tillæg hertil begrundes Sundhedsplatformen i imødekommelse af krav om effektiv varetagelse af opgaver i Region Hovedstaden, idet platformen skal understøtte mere integrerede og strømlinede arbejdsgange. Der efterspørges således et system, der giver en mere tidssvarende it-arbejdsplads og som forbedrer effektivitet i kliniske- og administrative processer og arbejdsgange, og derved øger tilfredsheden for både patienter og medarbejdere. Mere specifikt har Sundhedsplatformen til formål, at understøtte papirløse arbejdsgange i form af, at danne grundlag for én fælles elektronisk patientjournal for alle hospitaler i 6

58 Bilag 7 - Side -7 af 38 Østdanmark. Herunder at samle patientinformationer så der er nem adgang til patientens sundhedsdata på tværs af regionernes hospitaler og afdelinger, mens andre sektorer involveret i patientforløbet, fx praktiserende læger, speciallæger, kommunale ansatte og patienten selv, på sigt vil kunne se og opdatere relevante data baseret på rettigheder. Som følge heraf anses Sundhedsplatformen også som en investering, der understøtter den nationale dagsorden om øget digitalisering af sundhedsvæsnet og afskaffelse af den papirbaserede patient journal. Desuden som et initiativ, der understøtter opnåelse af RSI pejlemærker (Regionernes Sundheds-it) i form af tilførsel og brug af it-redskaber for, at imødekomme sundhedsvæsnets udfordringer omkring blandt andet flere behandlingsmetoder, krav til øget effektivitet, øget specialisering og bedre samarbejde på tværs af sundhedssektoren. En overordnet beskrivelse af Sundhedsplatformens funktionalitet findes i afsnit 2. Afhængigheder IT organisationerne håndterer tilpasninger af IT miljøerne og håndterer afledte omkostninger i disse processer og initiativer inden for eksisterende rammer. 7

59 Bilag 7 - Side -8 af 38 Overordnede løsningsscenarier I dette afsnit beskrives udvalgte overordnede løsningsscenarier, som helt eller delvist vil adressere de ovenstående strategiske rationaler, herunder imødekomme Region Hovedstadens udfordring om en mere tidssvarende it-arbejdsplads, som forbedrer kvalitet og effektivitet i kliniske- og administrative processer og arbejdsgange. For denne business case er der udvalgt to overordnede scenarier til at illustrere gevinst- og omkostningsniveau, hhv. Sundhedsplatformen ( Maksimum scenariet ) og 0-scenariet. Maksimum scenariet repræsenterer en investering i en omfattende Sundhedsplatform, mens 0-scenariet repræsenterer det mest sandsynlige alternativ til Sundhedsplatformen, såfremt denne ikke realiseres. De to scenarier er illustreret i Illustration 2A i form af hhv. grad af it-system-forandring og forretningsproces-forandring. Heraf ses, at Sundhedsplatformen er karakteriseret ved fuld systemudskiftning og udbygning samt ændringer af processer og arbejdsgange, mens 0-scenariet er karakteriseret ved delvis systemudskiftning og udbygning samt en finjustering af arbejdsgange i eksisterende forretningsprocesser. Illustration 2A: Overordnede løsningsscenarier Sundhedsplatformen (Maksimum scenariet) Sundhedsplatformen indebærer en fuld udskiftning og udbygning af den grundlæggende it-platform i form af patientadministrative-, medicin- og dokumentationsplanlægningssystemer. Sundhedsplatformen indeholder endvidere specialespecifikke moduler til understøttelse af Anæstesi, Intensiv, Kardiologi, Onkologi, fødejournal, akutmodtagelser og operationsplanlægning. Der implementeres moduler til at håndtere logistik og ressourcestyring af hospitalernes fysiske ressourcer, afregning mellem hospitalerne, samt oprettelse af rapporter og klinisk datavarehus. Endvidere indeholder Sundhedsplatformen en patientportal til understøttelse af patientens rolle i behandlingen og indsigt i egne oplysninger. 8

60 Bilag 7 - Side -9 af 38 Der vil blive opsat integrationer mellem Sundhedsplatformen og den centrale nationale sundheds-it intrastruktur, samt til nationale kliniske databaser og registre. På det regionale niveau integreres Sundhedsplatformen med logistiksystemer, parakliniske systemer, en række specialiserede kliniske systemer, Medico samt administrative systemer og ledelsesinformation. For et mere detaljeret overblik over indholdet i Sundhedsplatformen, se illustration 2B. Heri er det grønne område scopet for Sundhedsplatformen. Integrationer er de gule områder (til regionale systemer) og de røde områder (nationale systemer). Illustration 2B: Sundhedsplatformens scope. Sundhedsplatformen vil dermed erstatte store dele af den nuværende system portefølje og stille de mest anvendte it-understøttede funktioner i det kliniske personales daglige arbejde til rådighed. Herunder patientadministration, notatskrivning, medicinering og planlægning af patientforløb. For en detaljeret beskrivelse af Sundhedsplatformens scope henvises til scope-dokumentet vedlagt denne business case (Bilag 1 Samlet overblik over scope for Sundhedsplatformen 11. maj 2015). I vurderingen af Sundhedsplatformens gevinster forudsættes en situation, hvor alle krav (ca. 2500) 3 til funktionalitet opfyldes. Der tages således udgangspunkt i, at den valgte løsning indeholder den maksimale udgave af den efterspurgte it-funktionalitet. Endvidere baseres business case beregningerne på 2011 som baseline år. Derudover forudsættes, at de estimerede økonomiske gevinster, repræsenterer det gevinst- 3 Udbudsmateriale bilag 3: Kravspecifikation 9

61 Bilag 7 - Side -10 af 38 niveau, som Sundhedsplatformen som minimum kan generere. Denne version af business casen er udarbejdet mens løsningen er anskaffet og er under konfiguration, hvorfor der forekommer en højere grad af præcision for omkostningsestimaterne end i tidligere udarbejdede versioner. Da omkostninger og gevinster dog endnu ikke er realiserede, forudsættes det at business casen endnu bærer præg af usikkerheder i analyser og estimater, og at flere versioner af business casen skal udarbejdes i takt med, at først omkostninger og derefter gevinster realiseres. 0-scenariet 0-scenariet afspejler den situation, hvor det besluttes at fortsætte i nuværende situation, men stadig at kunne it-understøtte driften af regionens hospitaler i perioden , tilsvarende den tidshorisont hvor Sundhedsplatformen anskaffes og implementeres. 0-scenariet forventes at indebære delvis systemudskiftning og udbygning, som følge af at flere af de nuværende systemer er så forældede, at de ikke længere lever op til de kliniske behov, og at der således ikke er andre muligheder end at udskifte/opgradere disse systemer for fortsat, at kunne it-understøtte hospitalsdriften. (Allerede planlagte/igangværende investeringer, jf. it-handlingsplanen, er ikke inkluderet i 0-scenariet). I dette scenarie vil der forventes systemforandringer for primært tre af regionens systemer hhv. det patientadministrative system GS!ÅBEN/OPUS, operationsplanlægningssystemet ORBIT og medicinmodulet EPM 4. Som følge af forældelse og manglende opfyldelse af klinikernes behov vil GS!ÅBEN/OPUS skulle udskiftes med et nyt patientadministrativt system, fx Clinical Suite også udbudt af CSC. Denne investering er desuden en naturlig konsekvens af, at kontrakten med GS er ved at udløbe og et genudbud i 2013 er nødvendigt. It-system forandringerne i 0-scenariet vil endvidere indebære en opgradering af ORBIT fra version 4 til version 5, for at reducere dobbeltarbejde og spildtid i forbindelse med operationsplanlægning. En investering der allerede var planlagt før Sundhedsplatformen kom på agendaen. Endelig vil kliniske behov samt lovgivningsmæssige krav kræve løbende udvidelse af EPM med ny funktionalitet, herunder digitalisering af krav til kompleks medicinering inkl. cytostatika. Foruden ovennævnte it-system forandringer vil selektive integrationer med flere mindre systemer samt forretningsmæssige procesforandringer i form af finjustering af arbejdsgange, herunder lean-projekter, være forventeligt. Estimerede investeringsomkostninger ved 0-scenariet er opsummeret i Illustration 2C. 4 Systemkoordinatorer for GS!Åben/OPUS 10

62 Bilag 7 - Side -11 af 38 Illustration 2C: Investeringsomkostninger for 0-scenariet Som det fremgår af illustrationen er investeringsomkostningerne inddelt i hhv. omkostninger til forretningsinvestering og omkostning til it investering, begge fordelt på hhv. internt ressourceforbrug og eksterne udgifter. Udskiftning af GS!ÅBEN/OPUS vil indebære de største investeringsomkostninger og medføre eksterne udgifter på 70 mio. DKK til anskaffelse, samt 5 mio. DKK til ekstern support til fx opsætning (baseret på timers support x 1000 DKK pr. time). It investeringsomkostningerne vil endvidere kræve internt ressourceforbrug til opsætning og konfigurering anslået til 12 mio. DKK (baseret på 15 årsværk samt 2 mio. DKK til integrationer). På forretningssiden vil udskiftning af GS!ÅBEN/OPUS bevirke et internt ressourceforbrug til uddannelse på timer (2 timer x brugere) svarende til ca. 28 mio. DKK (baseret på 1200 timer pr. årsværk og en årsløn på DKK 5 ). Endelig forventes forretningsmæssige investeringsomkostninger på 15 mio. DKK til udbud, herunder jurister og konsulenter. Således vil den samlede investering for udskiftning af GS!ÅBEN/OPUS udgøre 129 mio. DKK 6. Opgradering af ORBIT vil indebære en mindre investering på 7 mio. DKK 7, inkluderende både anskaffelse af hardware, ekstern support og internt ressourceforbrug i forbindelse med konvertering af data, test og uddannelse af brugere. Endelig vil udvidelse af EPM med nye moduler omfatte en investering på ca. 12 mio. DKK 8 svarende til 4 mio. DKK pr. modul inkl. anskaffelse, ekstern support og uddannelse. De totale (engangs) investeringsomkostninger ved 0-scenariet, i form af udskiftning af GS!ÅBEN/OPUS, opgradering af ORBIT og udvidelse af EPM med nye moduler, vil således udgøre ca. 150 mio. DKK. De estimerede årlige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger ved 0-scenariet (når fuldt implementeret) er angivet i illustration 2D. 5 Nøgletal fra Ressourceestimater implementering version 9, d. 24/ CIMT estimater 7 Projektkommissorium ORBIT d. 20/4-2012; Systemkoordinator ORBIT 8 Systemkoordinator EPM 11

63 Bilag 7 - Side -12 af 38 Illustration 2D: Drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for 0-scenariet Omkostningerne baseres på fortsat eksistens af en tværgående uddannelsesorganisation på 20 årsværk samt 125 superbrugere på tværs af hospitalerne svarende til 95 mio. DKK (baseret på en årsløn pr. årsværk på DKK), samt årlige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for relevante systemer på 68 mio. DKK. Dette beløb tager udgangspunkt i uændrede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for alle systemer med undtagelse af det nye patientadministrative system. Baseret på et leverandøroverslag 9 forventes disse omkostninger at udgøre ca. 40 mio. DKK årligt, svarende til en årlig reduktion på drift og vedligehold på ca. 40 mio. DKK, idet de årlige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for GS!ÅBEN/OPUS i dag udgør 82 mio. DKK 10 De omtalte systemmæssige forandringer forventes også at generere både kvalitative og kvantitative gevinster, herunder dele af de gevinster som Sundhedsplatformen forventes at indbringe, jf. afsnit 3 for en beskrivelse af forventede gevinstområder ved Sundhedsplatformen. Ved udvidelse af EPM forventes en gevinst i form af færre medicineringsfejl. Opgradering af ORBIT vil medføre overblik over patient flow på tværs af afdelinger, hvilket muliggør planlægning af et mere sammenhængende patientforløb i forhold til operationer, og derved reducerer ventetider mellem behandlinger og forkorter forløbet. Da Sundhedsplatformen i tillæg hertil giver samlet planlægning på tværs af alle aktiviteter (ikke kun operation) samt integration på tværs af sektorer (fx praksissektoren), herunder mulighed for brug af telemedicin og samling af prøveresultater (fx røntgen), antages 0-scenariet at kunne opnå 5 % af de gevinster som Sundhedsplatformen ville kunne generere indenfor området bedre patientforløb og behandling (svarende til 3-5 mio. DKK). Opgradering af ORBIT og indføring af nyt patientadministrativt system ville endvidere muliggøre tidsbesparelser for det kliniske personale i form af færre dobbeltregistreringer (fx kodeindberetninger), mindre tid på kommunikation mellem afdelinger, fremfinding af data og 9 CIMT estimater, IBM 10 IMT Aktivitetsmodel 12

64 Bilag 7 - Side -13 af 38 operationsplanlægning 11. Denne gevinst vurderes at kunne udgøre ca. 15 % af Sundhedsplatformens effektivitetsgevinster vedrørende patientadministration og klinisk planlægning, (svarende til mio. DKK årligt), idet Sundhedsplatformen i tillæg, vil give automatiserede processer (fx udarbejdelse af epikrise og indberetning til kliniske databaser) og integreret booking for alle aktiviteter. Tilsammen udgør de årlige kvantitative gevinster ved 0-scenariet således ca mio. DKK, jf. bilag 1. På baggrund af ovenstående omkostninger og gevinster er 0-scenariets nettopengestrøm udarbejdet jf. Illustration 2E (angivet i DKK mio.). Nettopengestrømmen er baseret på en række tidsmæssige antagelser herunder: Erstatning af GS!ÅBEN/OPUS antages at komme i udbud i 2013, mens implementeringen påbegyndes i 2014 og afsluttes i 2015 Investeringsomkostninger afholdes over to år med 50 % i 2014 og 50 % i 2015 Gevinster realiseres gradvist med første delvise effekt i 2015 med 50 % og 100 % i 2016 og frem Alle gevinster realiseres med samme opskrivning. Illustration 2E: Nettopengestrøm for 0-Scenariet Som det ses af illustrationen vil 0-scenariets investeringer indebære en negativ nettopengestrøm i og en positiv nettopengestrøm på mio. DKK fra 2016 og frem. Investeringen vil være tilbagebetalt i 2017, jf. den akkumulerede nettopengestrøm, dvs. en tilbagebetalingsperiode på 4 år. Bemærk at pengestrømmen ikke er diskonteret. 11 Systemkoordinatorer (EPM, ORBIT og GS!Åben/OPUS) 13

65 Bilag 7 - Side -14 af 38 Gevinstestimater Som nævnt i indledningen er dette afsnit om gevinster ved Sundhedsplatformen ikke opdateret i denne version af business casen. I dette afsnit specificeres de identificerede (økonomiske og ikke-økonomiske (kvalitative)) gevinster ved Sundhedsplatformen. Gevinsterne ved Sundhedsplatformen er inddelt i otte overordnede områder som angivet i Illustration 3A. Tre af områderne tager form af ikke-økonomiske (herefter kvalitative) gevinster, hhv. bedre patientsikkerhed og tilfredshed, bedre medarbejdertilfredshed og bedre ledelsesmæssig beslutningsstøtte, mens de resterende fem områder udgør økonomiske gevinster, hhv. bedre patientforløb og behandling, mere effektive processer og arbejdsgange, mere effektiv og stabil it-drift, vedligehold og udvikling, muliggjorte strukturelle forbedringer og mere korrekt afregning. I business casen estimeres kun gevinster for områderne bedre patientforløb og behandling, mere effektive processer og arbejdsgange og mere effektiv og stabil it-drift, vedligehold og udvikling (markeret med grå), da styregruppen har ønsket, at der regnes på de gevinster der frigør mest kapacitet på regionens hospitaler. Disse gevinster vil således vil være bærende for den økonomiske gevinstside af business casen. Illustration 3A: Overordnede gevinstområder Det bemærkes at re-investeringsbeslutningen ikke tages i betragtning i business casen. Business casen fokuserer udelukkende på at vurdere niveauet af frigjort kapacitet som Sundhedsplatformens gevinster medfører, mens beslutningen om hvad den frigjorte kapacitet skal anvendes til (fx mere tid til patienten, større patientindtag, besparelser mv.) holdes ude for business case arbejdet og tages stilling til i andet henseende i forbindelse med implementeringsplanlægning. Ligeledes betragtes afledte effekter på hospitalernes indtægter ikke. 14

66 Bilag 7 - Side -15 af 38 Økonomiske gevinster De økonomiske gevinstområder i fokus for gevinstberegningerne struktureres yderligere i hhv. gevinst underområder og gevinstelementer, jf. Illustration 3B, og detaljeres i det følgende. Illustration 3B: Strukturering af gevinstområder Bedre patientforløb og behandling omhandler effekten af bedre kvalitet i patientforløbet og er detaljeret i Illustration 3C. Illustration 3C: Gevinstelementer for Bedre patientforløb og behandling Denne gevinst kvantificeres i form af færre sengedage/genindlæggelser (pr. forløb), færre ambulante besøg (pr. forløb), færre parakliniske undersøgelser (pr. forløb) samt færre medicineringsfejl (pr. forløb). Dette opnås gennem bedre informeret klinisk personale via samlet overblik over alle patientens undersøgelser, behandling og kontroller, øget automatisering baseret på valgt standard, bedre beslutningsstøtte, 15

67 Bilag 7 - Side -16 af 38 reduktion af ventetider og dobbeltprøver via tværgående og tværsektorielt samarbejde, herunder samling af prøvesvar fra fx klinisk biokemi, patologi og mikrobiologi, samt mulighed for alternative behandlingsforløb (fx telemedicin). Gevinstområdet mere effektive processer og arbejdsgange, se Illustration 3D, omhandler produktivitetsforbedringer i medarbejdernes tid, og er inddelt i underområderne mere effektive kliniske processer, mere effektiv patientadministration og klinisk planlægning og mere effektiv administration og ressourceudnyttelse. Illustration 3D: Gevinstelementer for Mere effektive processer og arbejdsgange Mere effektive kliniske processer, i form af tidsbesparelser i diagnose-, behandlings-, og forskningsforløb realiseres som følge af beslutningsstøtte samt bedre dataoverblik. Produktivitetsgevinster ved patientadministration og klinisk planlægning udgøres af hhv. tidsbesparelser som følge af automatisering af processer i start- og slut patientforløb, som fx udarbejdelse af epikrisen, tidsbesparelser i den kliniske planlægning via blandt andet integreret booking og brug af standardplaner, samt tidsbesparelser i forbindelse med journalisering og journalopslag. Endelig forventes mere effektive administrative processer og bedre udnyttelse af ressourcer, i form af bedre mobilitet for klinikerne og mere push baserede og standardiserede arbejdsprocesser via alarmer og håndholdt hardware, også at medføre økonomiske gevinster. It-gevinster realiseres i form af mere effektiv og stabil it drift, vedligehold og udvikling, jf. Illustration 3E. Mere stabil it-drift er en forventelig konsekvens af et nyere system, og tager form af færre nedbrud og øget tilgængelighed. Dette forventes at medføre både gevinster i it-organisationen, i form af reduktion af supportomkostninger forbundet med dette, og produktivitetsgevinster på regionens hospitaler, som følge af et hurtigere system med mindre nedetid og derved spildtid for det kliniske personale. I gevinstestimaterne herfor indgår reduktion i support som it-gevinster, mens produktivitetsgevinsterne implicit medregnes i gevinstområdet mere effektive processer og arbejdsgange. Sundhedsplatformen forventes endvidere at medføre mere effektiv it-support baseret på at kun ét system skal supporteres, hvilket vil give kompetencefordele for medarbejderne og øge produktiviteten. Endelig forventes itgevinster i form af mere effektiv it-udvikling, da der blandt regionerne vil være synergieffekter ved fælles it udvikling for de to regioner, frem for separat i pr. regioner (eksempelvis udvikling forbundet med efterfølgende tilvalg af optioner). 16

68 Bilag 7 - Side -17 af 38 Illustration 3E: Gevinstelementer for Mere effektiv og stabil it drift, vedligehold og udvikling Gevinstområder, muliggjorte strukturelle forbedringer og mere korrekt afregning, estimeres der ikke økonomiske gevinster for. Gevinsten muliggjorte strukturelle forbedringer, herunder centralisering af aktiviteter så som patientadministrationscentre, apotek inkl. centrale enheder for produktion af medicinblandinger, fælles ambulatorier og lignende, vil kunne iværksættes som følge af standardisering og ensartning af processer som Sundhedsplatformen understøtter. Der vælges dog ikke at regne på denne gevinst, da den først muliggøres efter de andre gevinster, og ikke selvstændigt kan retfærdiggøre Sundhedsplatformen. Mere korrekt afregning er en yderligere gevinst ved Sundhedsplatformen. Ny afregningsfunktionalitet i Sundhedsplatformen kan give anledning til øgede indtægter baseret på mere korrekt fakturering, nye afregningsformer til fx telemedicin og afkodning af DRG takster. Eventuelle øgede indtægter kan dog moderes af en modsatrettet effekt på indtægter ved, at fx patientforløb bliver kortere og/eller justering af fx DRG-baseline. Da mere korrekt afregning kan påvirke indtægterne både positivt og negativt, kan nettoeffekten på nuværende tidspunkt ikke sandsynliggøres, hvorfor denne gevinst ikke inkluderes i gevinstberegningerne men betragtes kvalitativ. I Illustration 3F fremgår de årlige estimerede forretnings- og it-gevinster for Region Hovedstaden samlet. Gevinstpotentialer i nærværende business case repræsenterer en, af ledelsen defineret, målsætning for Region Hovedstadens hospitaler og er baseret på ekstern erfaring omkring gevinstpotentialer ved implementering af EHR-systemer, hospitalernes input samt hensyntagen til regionens nuværende modenhedsniveau indenfor sundheds-it. Processen for estimering af gevinster har bestået af tre trin. Det første trin omhandlede interne workshops samt dialog med alle hospitalerne omkring, hvor Sundhedsplatformen ville gøre en forskel givet regionens nuværende situation. Det næste trin omfattede en indsamling af eksterne erfaringer for it-investeringer der ligner Sundhedsplatformen, med henblik på at få et perspektiv på størrelsesordenen af de mulige gevinstområder. I det tredje trin blev der, på baggrund af trin 1 og 2, udarbejdet et forslag til Region Hovedstadens målsætning for gevinster, hvilke er præsenteret i dette dokument. Gevinsterne er grov estimeret for hvert hospital og for Region Hovedstaden som helhed. Optionerne Journaloptioner, Digital Diktering og Talegenkendelse berører hver især en eller flere af ovenstående gevinstområder og er estimeret individuelt (se bilag 2). For at imødekomme usikkerheden omkring gevinsternes størrelse, da afgørende forhold så som grad af standardisering, procesforandring mv. endnu er ukendte, estimeres gevinsterne i intervaller, og størrelsen af hver gevinst angives således som hhv. et minimum estimat og et maksimum estimat. I tilfælde hvor samme omkostningsgruppe berøres af flere gevinster foretages en nedjustering af baseline således gevinsten ikke tælles med flere gange. 17

69 Bilag 7 - Side -18 af 38 Timingen for gevinsteffekterne baseres på den valgte leverandørs foreslåede tidsplan, herunder en antagelse om at Region Hovedstaden gennemfører udrulning af Sundhedsplatformen på to hospitaler (Herlev/Gentofte Hospital og Rigshospitalet) i 2016 og på resterende hospitaler i 2017 (se afsnit 5) samt følgende antagelser (detaljeret i bilag 3): Forretningsmæssige gevinster realiseres gradvist med første delvise effekt i 2016 med 10 %, 20 % i 2017, 40 % i 2018, 80 % i 2019 og 100 % i 2020 og frem Alle forretningsmæssige gevinstelementer realiseres med samme opskrivning It driftsrelaterede gevinster realiseres gradvist med første delvise effekt i 2017 med 50 %, 70 % i 2018, 80 % i 2019 og 100 % i 2020 og frem Som angivet i antagelserne forventes den første delvise gevinsteffekt på 10 % allerede i året hvor systemet idriftsættes. Denne antagelse baseres på erfaringer fra andre større it investeringsprojekter samt fra anbefalinger i statens business case model for offentlige digitaliseringsprojekter Statens business case model for offentlige digitaliseringsprojekter 18

70 Bilag 7 - Side -19 af 38 Illustration 3F: Årlige gevinstestimater pr. gevinstelement (minimum/maksimum) 19

71 Bilag 7 - Side -20 af 38 De årlige estimerede gevinster (afrundet) når Sundhedsplatformen er fuldt implementeret er opsummeret i Illustration 3G. Illustration 3G: Årlige gevinster pr. gevinstområde Som det fremgår, udgør de totale årlige økonomiske gevinster ved Sundhedsplatformen mellem 575 og 910 mio. DKK, hvoraf de største gevinster realiseres som konsekvens af mere effektiv patientadministration og klinisk planlægning svarende til 57 % af de samlede gevinster. Derudover udgør mere effektive kliniske processer som følge af hhv. klinisk beslutningsstøtte og procesunderstøttelse de næststørste gevinster svarende til ca. 28 %. De årlige økonomiske gevinster svarer til 2,5-4 % af de totale driftsomkostninger for somatisk og psykiatrisk hospitalsdrift (22 mia. DKK) og til 4-8 % af de adresserbare omkostninger 13 (11 mia. DKK), dvs. den omkostningsbase som gevinsterne påvirker, jf. Illustration 3H. 13 De adresserbare omkostninger udgør den omkostningsbase, som gevinsterne ved Sundhedsplatformen påvirker og således den omkostningsbase, som gevinsterne er estimeret ud fra 20

72 Bilag 7 - Side -21 af 38 Illustration 3H: Gevinster i forhold til totale driftsomkostninger og adresserbare omkostninger Ikke-økonomiske gevinster De kvalitative gevinster består af hhv. bedre patientsikkerhed og tilfredshed, bedre medarbejdertilfredshed og bedre ledelsesmæssig beslutningsstøtte jf. Illustration 3I. Sundhedsplatformen har til formål at tilsikre bedre patientsikkerhed og tilfredshed i form af højere kvalitet i behandlingen, et bedre oplevet patientforløb, herunder mere sammenhængende forløb, kortere ventetider, bedre indsigt i eget forløb samt større patientsikkerhed i form af fx færre dødsfald. Ikke mindst vil patienten opleve bedre informeret og velforberedt sundhedspersonale samt bedre service, men patienten vil også få bedre mulighed for selv, at tilgå egne oplysninger og tage aktiv del i undersøgelse og behandling. Bedre medarbejdertilfredshed opnås gennem mere velfungerende processer med blandt andet færre dobbeltindtastninger samt fuld tilgængelig patientinformation og beslutningsstøtte, der sikrer oplevet leveret kvalitet i arbejdet. Endvidere vil medarbejdertilfredsheden påvirkes af et hurtigere og mere stabilt system med færre nedbrud og mindre spildtid på fx log-on og afventning af svar (det er eksempelvis angivet at det kan tage op til 3 min. at logge på EPM 14 ). Bedre ledelsesmæssig beslutningsstøtte understøttes af bedre overblik og højere kvalitet i datagrundlag, hvilket giver ledelsen mulighed for at træffe mere datadrevne og fakta-baserede beslutninger. 14 Intern validering IMT 21

73 Bilag 7 - Side -22 af 38 Illustration 3I: Kvalitative gevinstområder Der gøres opmærksom på, at der i løbet af årrækken for denne business case i Region Hovedstaden pågår eller er implementeret andre projekter/initiativer som påvirker samme gevinstområder som Sundhedsplatformen. Disse omfatter blandt andet Kiso (kliniske inddateringer og oversigter), der har medført bedre patientforløb og behandling samt mere effektive processer og arbejdsgange for sygeplejerskerne, DUP (digital udgående post) der har givet mere effektive administrative processer, FMK (fælles medicinkort) der har til formål at øge patienttilfredshed samt give bedre patientforløb og behandling samt mere effektive kliniske og patientadministrative arbejdsgange, som følge af centralisering af alle patientens medicinoplysninger, Mobility-programmet der har til formål at procesunderstøtte arbejdet med Sundhedsplatformen, ESA (effektiv systemadgang), der via single sign-on har til formål at reducere tid på system log-on, samt Kvalitetsfondsbyggerierne, herunder især Nyt Hospital Herlev og nyt hospital i Nordsjælland, hvilket også vil medføre gevinster på områderne bedre patientforløb og behandling, mere effektive processer og arbejdsgange samt mere effektiv og stabil it-drift, idet ny hardware vil medfølge. Business casen medregner ikke gevinster for regionens andre initiativer, men tager forbehold for disse ved at holde gevinstestimaterne for Sundhedsplatformen konservative. 22

74 Bilag 7 - Side -23 af 38 Omkostningsestimater Omkostninger forbundet med Sundhedsplatformen omfatter henholdsvis programudgifter i forbindelse med anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen, og drifts- og vedligeholdelsesomkostninger når platformen er idriftsat. Investeringsomkostningerne udgøres af hhv. forretningsmæssige investeringer så som ressourceforbrug til fx uddannelse og brugertest, og it-investeringer i form af selve anskaffelsen af platformen, integrationer og diverse ekstern support. Tilsvarende omfatter drifts- og vedligeholdelsesomkostninger både forretningsmæssige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger til fx uddannelse af brugere og procesdesign, og it-drifts og vedligeholdelsesomkostninger til fx support og udvikling. De anførte omkostningsestimater er baseret på den bevillingsmæssige allokering af budgetmidler til gennemførelse af projektet via Regionsrådets beslutning af 17. december 2013 og 14. april 2015, hvorefter den samlede projektbevilling udgør mio. DKK. Ved regionsrådets beslutning af 14. april 2015 er der tilført projektet i alt 172 mio. DKK ved overførsel af midler fra regionens it-organisation CIMT til programorganisationen samt afsættelse af reserver i CIMT. De estimerede investeringsomkostninger for Region Hovedstaden er angivet i Illustration 4A-4D, fordelt på tværs af programmets faser, hhv. analyse og kravspecifikation i 2012, udbud og anskaffelse i 2013, design, byg og test i 2014 og 2015 og udrulning inkl. pilot i 2016 (Region Hovedstaden) og 2017 (Region Hovedstaden og Region Sjælland). (Se afsnit 5 for yderligere information om tidsplanen). Omkostningerne og tidsplanen er baseret på estimater fra Leverandørvederlaget og Masterplanen og er opdateret til nuværende status i projektet. Estimaterne for de forretningsmæssige investeringsomkostninger er baseret på det faktiske årsværksforbrug (ÅV) i programorganisation i 2014 og 2015 samt programorganisationens vurderinger for ressourcetræk i 2016 og 2017 pr. oktober For Region Hovedstaden er beregningerne således baseret på et niveau for udlånte medarbejdere i oktober 2015 på 238 ÅV stigende til 409 ÅV i Hertil er tillagt konkret beregnede opgørelser over timeforbrug for superbrugere i forbindelse med Go-live aktiviteter baseret på programmets anbefalinger omkring ratio mellem antal superbrugere og antal medarbejdere for de forskellige medarbejderkategorier svarende til 69 ÅV i 2016 og 64 i For anskaffelsesomkostningerne inkl. ekstern support er fordelingen mellem regionerne baseret på en fordelingsnøgle på 75/25 % mellem Region Hovedstaden og Region Sjælland. Således allokeres 75 % af disse omkostninger til Region Hovedstaden og 25 % til Region Sjælland Ressourceestimater implementering version 9, d. 24/

75 Bilag 7 - Side -24 af 38 Investeringsomkostninger, it investering (eksterne omkostninger) Eksterne omkostninger, DKK mio. pr. aktivitet Total It investering - Anlægsudgift ekskl. Reserve 0,0 0,0 47,7 261,1 249,5 107,4 665,6 - Anlægsreserver (PMO og Reg. H) 0,0 0,0 0,0 11,5 17,3 11,5 40,3 - Driftsbevilling ekskl. PMO risikopulje og Reg H reserve) 0,0 0,0 15,4 75,3 99,8 99,9 290,4 - PMO risikopulje og Reg. H reserve 0,0 0,0 0,0 11,3 12,8 12,8 36,8 Investeringsbudget, total 0,0 0,0 63,1 359,1 379,2 231,6 1033,0 - Projektstøtte (ekstern support) - forprojekt 11,0 20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 31,0 Investeringsomkostning i alt 11,0 20,0 63,1 359,1 379,2 231,6 1064,0 Illustration 4A: It investeringsomkostninger for Sundhedsplatformen Investeringsomkostninger, internt ressourcetræk (interne omkostninger) Internt ressourcetræk, DKK mio. pr. aktivitet Total Forretningsressourcer - Kravspecifikation, udbud og business case* 9,00 12,00 0,0 0,0 0,0 0,0 21,0 -program 0,0 0,0 9,4 11,9 11,9 11,9 45,0 -Teknik 0,0 0,0 17,2 37,1 37,1 37,1 128,5 -Administration 0,0 0,0 15,2 29,5 29,5 29,5 103,5 -Implementering 0,0 0,0 10,9 15,1 15,1 15,1 56,2 -certificerede undervisere 0,0 0,0 0,0 0,0 99,0 99,0 198,0 -superbrugere 0,0 0,0 0,0 0,0 30,5 27,4 57,9 -Klinisk 0,0 0,0 28,4 26,2 26,2 26,2 107,1 -Klinisk tværsektorielt 0,0 0,0 11,9 37,1 37,1 37,1 123,3 Internt ressourcetræk total Internt ressourcetræk total, afrundet Total investering 9,0 12,0 92,9 156,9 286,4 283,3 840, Illustration 4B: Interne ressourceomkostninger for Sundhedsplatformen Total investering, DKK mio. pr. aktivitet Total It investering & It investering 11,00 20,0 63,1 359,1 379,2 231, ,0 forretningsressourcer Internt ressourcetræk 9,0 12,0 92,9 156,9 286,4 283,3 840,5 Programledelse 2,0 2,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4,0 Investering total Kapitalisering af risici (Buffer 20%)* og ** Investering total, inkl. "buffer" Investering total, afrundet 22,0 34,0 156,0 516,0 665,6 514, ,5 0,0 0,0 0,0 56,9 103,1 78,7 238,7 22,0 34,0 156,0 572,9 768,7 593, , * For 2015 er risikobufferen for internt ressourcetræk og programledelse beregnet med en 3 månederseffekt, idet beregningen foretages pr. 1. oktober ** De afsatte anlægs- og driftsreserver samt risikopulje er fratrukket Illustration 4C: Totale investeringsomkostninger for Sundhedsplatformen 24

76 Bilag 7 - Side -25 af 38 De forventede totale investeringsomkostninger for Region Hovedstaden udgør 2,1 mia. DKK, hvoraf de mio. DKK repræsenterer eksterne omkostninger til anskaffelse, herunder 666 mio. DKK i anlægsudgifter og 290 mio. DKK i driftsudgifter. Hertil kommer afsatte reserver på 40 mio. DKK på anlægsbevillingen samt 37 mio. DKK på driftsbevillingen. Ca. 840 mio. DKK repræsenterer interne omkostninger forbundet med konfiguration, programledelse og implementering (jf. Illustration 4B). Derudover er der inkluderet en buffer pulje som kapitalisering af risici i den resterende programperiode på 20 % af den resterende investeringssum, svarende til ca. 239 mio. DKK. Heri er korrigeret for de faktiske afsatte reserver. Sundhedsplatformens forventede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger udgøres af forretningsmæssige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger og it drifts- og vedligeholdelsesomkostninger, jf. Illustration 4E. Som ses heraf, estimeres disse til mellem 170 og 210 mio. DKK årligt når platformen er fuldt idriftsat 16, hvilket svarer til en reduktion på op til 35 mio. DKK initialt fra 2018 og falder løbende sammenlignet med i dag jf. illustration 4D. Omkostningsestimaterne tager udgangspunkt i at drift og vedligehold af platformen udføres delvist af regionen selv og delvist af den valgte leverandør, og generelt vil stige over tid 17. Illustration 4D: Årlige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for Sundhedsplatformen 16 Leverandørvederlag 17 Leverandørvederlag. Stigning i driftsomkostninger er en konsekvens af en forventning om stigning i antal brugere på brugerportalen over tid, og udgør en variabel omkostning 25

77 Bilag 7 - Side -26 af 38 Tidsplan I indeværende afsnit gøres rede for den tidsplan for anskaffelse og implementering af Sundhedsplatformen, som repræsenterer den planlagte tidsplan. Investeringsprogrammet for Sundhedsplatformen er inddelt i 4 overordnede faser, hhv. Analyse og kravspecifikation, Anskaffelse og udbud, Implementering, samt Gevinstrealisering og drift. Programmet forventes at forløbe over 6 år fra , og timingen for programmets faser er angivet i Illustration 5A 18. Den anvendte tidsplan er godkendt af styregruppen og repræsenterer den tidsplan der fremgår af Leverandørvederlaget. Illustration 5A: Overordnet programplan Programmet initieredes med analyse og kravspecifikation primo 2012, inkluderende aktiviteter så som behovsanalyse, specifikation af funktionelle krav til Sundhedsplatformen samt offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og planlægning af forløbet. Anskaffelse og udbud foregik fra 4. kvartal 2012 hvor platformen blev sendt i udbud, og afsluttedes ultimo 2013 med valg af leverandør efter tre udskillelsesrunder i form af prækvalifikation, to dialogrunder og tilbudsgivning. Herefter startede implementering af Sundhedsplatformen med planlægning, design, byg og test i I løbet af 2014 og 2015 foretages detaljeret design af platformen og udvikling af systemet mens udrulning på de første hospitaler, Herlev/Gentofte og Rigshospitalet/Glostrup, gennemføres i I 2017 udrulles Sundhedsplatformen på hhv. alle sygehuse i Region Sjælland samt resterende hospitaler i Region 18 Projektkommissorium version 1.0 d. 24/2-2012; PID - statisk del for udbud af Sundhedsplatformen d. 14/

78 Bilag 7 - Side -27 af 38 Hovedstaden (jf. afsnit 3). Sundhedsplatformen er således fuldt idriftsat i Region Hovedstaden primo 2018 De overordnede milepæle er opsummeret i Illustration 5B 19. Milepæl Timing Program igangsat Primo 2012 Udbud offentliggjort 19. september 2012 Kontrakt underskrevet 20. december 2013 Løsning designet, bygget og testet Ultimo Q Udrulning Region Hovedstaden Herlev/ Gentofte pilothospital Q2-Q Udrulning Hovedstaden komplet Q Første delvise gevinsteffekt realiseret Q Første fulde gevinsteffekt realiseret Q Illustration 5B: Overordnede milepæle 19 Programledelsen 27

79 Bilag 7 - Side -28 af 38 Samlet investeringsvurdering I indeværende afsnit vurderes investeringens samlede attraktivitet, baseret på sammenholdning af de tidligere estimerede økonomiske gevinster og omkostninger i afsnit 3 og 4 samt på Leverandørvederlagets antagelser vedrørende tidslinjen: Implementering af Sundhedsplatformen initieres med pilotprojekt i 2016 (2 hospitaler) og forventes fuldt implementeret i Region Hovedstaden medio 2017 og betragtes fuldt idriftsat Q Anskaffelsesomkostninger 20 ved Sundhedsplatformen afholdes over en 4-årig periode, fra 2014 til 2017 Forretningsmæssige gevinster realiseres gradvist med første delvise effekt i 2016 med 10 %, 20 % i 2017, 40 % i 2018, 80 % i 2019 og 100 % i 2020 og frem Alle forretningsmæssige gevinstelementer realiseres med samme opskrivning It gevinster realiseres gradvist med første delvise effekt i 2017 med 50 %, 70 % i 2018, 80 % i 2019 og 100 % i 2020 og frem På baggrund af ovenstående antagelser ser investeringens pengestrøm ud som angivet i Illustration 6A og 6B (minimum og maksimum estimater). Som det fremgår, falder programmets samlede investerings omkostninger i perioden , mens reducerede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger indtræffer fra 2018 og frem og aftager gradvist frem mod 2027, hvor disse bliver en øget omkostning sammenlignet i dag. Effekten fra gevinsterne fremkommer fra 2016 og frem og modererer gradvist omkostningerne i takt med at flere af gevinsterne realiseres. Først i 2018 vil nettopengestrømmen være positiv svarende til at de årlige gevinster overstiger de årlige omkostninger. Derefter vil de årlige gevinster udgøre mio. DKK. 20 Licenser, udstyr, integrationer og konvertering 28

80 Bilag 7 - Side -29 af 38 Pengestrømsopgørelse, minimum estimat DKK mio. Omkostninger Økononomiske gevinster Total Investeringsbudget Anlæg 0,0 0, Programmet 0,0 0, Teknik 0,0 0, Diverse adm, implem. Mv 0,0 0, Reserve i Region H 0,0 0, Drift Programmet Teknik Diverse adm, implem. Mv Reserve i Region H Projektstøtte forprojekt Investeringsbudget total Øvrigt ressourcetræk Internt ressourcetræk Programledelse Øvrigt ressourcetræk total Investeringsomkostninger total Kapitalisering af risici (Buffer 20%) Investeringsomkostninger total, inkl. "buffer" Reducerede it-drifts og vedligeholdsomkostninger Drift og vedligehold Reducerede It-drifts og vedligeholdsomkostninger total Omkostninger total Omkostninger total afrundet Forretningsmæssige gevinster: Bedre behandling og patientforløb Mere effektive kliniske processer Mere effektiv patientadmin. & klinisk planlægning Mere effektive administration og ressourceplanlægning Forretningsmæssige gevinster total It-gevinster: Mere stabil it drift Mere effektiv it support Mere effektiv it udvikling It-gevinster total Økonomiske gevinster total Økonomiske gevinster total afrundet Pengestrøm total Pengestrøm minimum, akkumulleret ,1 461, Illustration 6A: Detaljeret pengestrømsopgørelse (minimum) 29

81 Bilag 7 - Side -30 af 38 Pengestrømsopgørelse, maksimum estimat DKK mio. Omkostninger Økononomiske gevinster Pengestrøm total Total Investeringsbudget Anlæg 0,0 0, Programmet Teknik Diverse adm, implem. Mv Reserve i Region H Drift Programmet Teknik Diverse adm, implem. Mv Reserve i Region H Projektstøtte forprojekt Investeringsbudget total Øvrigt ressourcetræk Internt ressourcetræk Programledelse Øvrigt ressourcetræk total Investeringsomkostninger total Kapitalisering af risici (Buffer 20%) Investeringsomkostninger total, inkl. "buffer" Reducerede it-drifts og vedligeholdsomkostninger Drift og vedligehold, inkl. "buffer" (20%) Reducerede It-drifts og vedligeholdsomkostninger total Omkostninger total Omkostninger total afrundet Forretningsmæssige gevinster: Bedre behandling og patientforløb Mere effektive kliniske processer Mere effektiv patientadmin. & klinisk planlægning Mere effektive administration og ressourceplanlægning Forretningsmæssige gevinster total It-gevinster: Mere stabil it drift Mere effektiv it support Mere effektiv it udvikling It-gevinster total Økonomiske gevinster total Økonomiske gevinster total afrundet Pengestrøm maksimum, akkumulleret , ,4 Illustration 6B: Detaljeret pengestrømsopgørelse (maksimum) 30

82 Bilag 7 - Side -31 af 38 Investeringens finansielle prognoser beregnes over en 17-årig periode ( ) 21 som følge af angivelser i Leverandørvederlaget, hvorfor pengestrømme ud over beregningsperioden ikke er inkluderet i investeringsvurderingen. Nutidsværdimetoden anvendes til diskontering (tilbageskrivning) af Sundhedsplatformens fremtidige indtægter og udgifter for at vurdere investeringens værdi i dag under hensyntagen til renten. Til dette anvendes en diskonteringsrente på 4 %, i overensstemmelse med gængs investeringsanalyse, hvilken angiver renten før skat og tager hensyn til risici forbundet med investeringen. (Finansministeriet har historisk anvendt en diskonteringsrente for offentlige programmer på 6 % 22, hvilken kritiseres for at være for høj, mens eksperter anbefaler en diskonteringsrente på 3-5 %) 23. De finansielle nøgletal, hhv. investeringens nutidsværdi, interne rente, tilbagebetalingstid og årlige gevinster fremgår af Illustration 6C. Minimum Maksimum Finansielle nøgletal estimat estimat Nutidsværdi (NPV), DKK mio Intern rente (IRR) 17 % 26 % Tilbagebetalingstid i hele år fra start af kravsspecifikation 11 9 Tilbagebetalingstid i hele år fra start af implementering 9 7 Årlig økonomisk gevinst DKK mio Samlede projektomkostninger DK mio Illustration 6C: Finansielle nøgletal De foreløbige estimater af økonomiske gevinster og omkostninger indikerer at Sundhedsplatformen vil være en rentabel investering for Region Hovedstaden over den 17-årige beregningsperiode. For det første fordi investeringen har en positiv nutidsværdi (kapitalværdi), jf. illustration 6C, hvilket betyder at de estimerede gevinster vil overstige de estimerede omkostninger. Således vil Sundhedsplatformen være en lønsom investering selv i minimumsscenariet. Investeringen giver desuden en intern rente mellem 17 % og 26 %, hvilket angiver at Sundhedsplatformen vil give en årlig forrentning på minimum 17 % og maksimum 26 %. (Variansen afspejler at gevinsterne estimeres i intervaller). Da der kræves en intern rente på minimum 4 % (jf. diskonteringsrenten) for at investeringen går i 0 (nutidsværdien af gevinsterne er lig nutidsværdien af omkostningerne), og at den beregnede rente overgår dette, indikeres også her, at investeringen er attraktiv selv hvis kun minimum gevinstestimaterne realiseres. Derudover understøttes Sundhedsplatformens økonomiske attraktivitet af, at tilbagebetalingsperioden estimeres til 9-11 år (jf. den akkumulerede pengestrømsopgørelse i Illustration 6A og 6B -talt fra 2012 hvor de første omkostninger forfalder), hvilket omtrent overholder smertegrænsen på 10 år for en it investering. Grundet en lang modningstid på 2 år til kravspecifikation og leverandørvalg, kan det være interessant at betragte tilbagebetalingsperioden fra start af implementeringsfasen, der påbegyndes med design, byg og test i 2014, hvilket giver en tilbagebetalingsperiode på 7-9 år. Som angivet indledningsvist, er nærværende 21 Leverandørvederlag 22 Finansministeriet Vejledning i udarbejdelse af samfundsøkonomiske konsekvensvurderinger 23 Ny og lavere samfundsøkonomisk diskonteringsrente,

83 Bilag 7 - Side -32 af 38 investeringsvurdering baseret på en række antagelser. Estimater for omkostninger og økonomiske gevinster skal således opdateres i takt med at omkostninger og gevinster realiseres, da disse vil have indflydelse på investeringens rentabilitet, hvilket alt andet lige må forventes at påvirke de finansielle nøgletal tilsvarende. På baggrund af foreløbige analyser, herunder ekstern validering med alle Region Hovedstadens hospitaler og ekstern erfaring omkring gevinstpotentialer ved implementering af EHR-systemer, vurderes de mest betydningsfulde gevinster ved Sundhedsplatformen, at være kvalitative i form af bedre patientsikkerhed og bedre patient- og medarbejdertilfredshed, understøttet af blandt andet bedre kvalitet i behandlingen, bedre informeret sundhedspersonale, optimerede patientforløb, mere stabil it-drift og smartere arbejdsgange. Derudover angiver analyserne at Sundhedsplatformen i tillæg vil medføre årlige økonomiske nettogevinster (primært produktivitetsgevinster), i en størrelsesorden på ca mio. DKK (årligt, når fuldt implementeret), hvilket betyder at investeringen også kan betale sig økonomisk. Det må på nuværende tidspunkt konstateres, at de økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster er tæt forbundne, således at realiseringen af en række af de økonomiske gevinster forudsætter realisering af de kvalitetsmæssige gevinster. 32

84 Bilag 7 - Side -33 af 38 Risikovurdering I dette afsnit af business casen gives et overblik over Sundhedsplatformens risikoprofil i form af en beskrivelse af væsentlige risici og tilhørende konsekvenser forbundet med investeringen. I vurderingen af Sundhedsplatformens attraktivitet er fem risici identificeret inden for tre overordnede risikoområder, hvilke omfatter hhv. at organisationen ikke anvender løsningen optimalt, at leverance af løsningen er forsinket eller fejlagtig samt at nødvendige kliniske ressourcer til implementering er knappe. Risiciene er identificeret på baggrund af generelle betragtninger af risici forbundet med større itinvesteringer, særlige forhold ved offentlige institutioner, udbudsform samt Sundhedsplatformens forventede funktionalitet. De identificerede risici fremstår desuden som overordnede kategorier, det vil sige hver især omfattende en række mindre risici af en bestemt type. Business casens risikovurdering har således ikke til formål at liste alle specifikke risici ved investeringen, men derimod at fremhæve de væsentligste og mest sandsynlige overordnede grupper af risici, herunder konsekvenserne af- og håndteringsmekanismerne for disse. For eksempel beskrives risikoen ved projektforsinkelse som én generel risiko omhandlende forsinkelse og ikke som flere forskellige afhængig af forsinkelsens tidshorisont og årsag. De fem risici er beskrevet i form af sandsynlighed, konsekvens, og håndteringsmekanismer i Illustration 7A. Illustration 7A: Overordnede risici forbundet med Sundhedsplatformen Risici ved at organisationen ikke anvender løsningen optimalt omfatter hhv. manglende forankring af Sundhedsplatformen på regionens hospitaler, potentiel modstand mod forandring grundet dårlig erfaring med tidligere systemanskaffelser og implementeringsforløb, samt manglende sikring af rette governance struktur til standardisering på tværs af regionerne. Manglende forankring og modstand mod forandring forventes som konsekvens af omfattende ændringer i arbejdsgange for en stor gruppe af mennesker, og skal afværges ved ledelsesmæssig opbakning og relevant uddannelse af medarbejdere for at sikre ejerskab på tværs af hospitalerne, idet denne risiko, ved indtræffelse, ville betyde at væsentlige økonomiske og kvalitative gevinster ikke blev realiseret. Manglende sikring af rette governance struktur til beslutning og gennemførelse af standardisering ses som en af de risici med størst sandsynlighed for at indtræffe, idet der kræves opnåelse af enighed blandt en stor 33

85 Bilag 7 - Side -34 af 38 gruppe interessenter, herunder de to regioner samt en lang række sundhedsfaglige råd, for at opnå størst udbytte af standardiseringspotentialet. Såfremt dette fejler, vil konsekvensen være stor i form af at forventede effektivitetsgevinster baseret på at standardiseringsmulighederne ikke realiseres og skal derfor afværges ved ledelsesmæssigt fokus tidligt i forløbet. Risikoområdet "forsinket eller fejlagtig leverance af it-løsningen omfatter to risici. Den ene tager form af at løsningen ikke opfylder de funktionelle krav angivet i kravspecifikationen, herunder ikke er tilpasset de kliniske arbejdsgange samt ikke opfylder den forventede driftsstabilitet og er behæftet med nedbrud. Dette kan få betydning for opnåelse af tilsigtede gevinster, herunder især effektivitetsgevinster. Da overensstemmelse mellem krav og leverancer håndteres ved løbende dialogmøder med leverandøren samt evaluering og test af løsningens funktionalitet i form af use case sessioner og it-eksperimentarium, forventes sandsynligheden for indtræffelse af risikoen lav. Konsekvensen forventes dog middelhøj idet det vil reducere størrelse af både forventede forretningsgevinster og it gevinster. Den anden risiko forbundet med forsinket og fejlagtig leverance af it-løsningen omfatter at budget og/eller tidsplan ikke overholdes, og anses som den største risiko blandt de identificerede. Erfaring med store itprojekter viser at især tidsplaner ofte overskrides, hvorfor denne risiko forventes at være af højere sandsynlighed. Konsekvenserne forventes tilsvarende høje, eftersom både programomkostninger vil øges i forbindelse med overskridelse af budget og realisering af gevinster forskydes som følge af overskridelse af tidsplan, hvilket vil medføre en længere tilbagebetalingsperiode på investeringen. Dette skal undgås ved tæt opfølgning, herunder involvering af ledelsen til at godkende eventuelle budget- og forløbsændringer. Knaphed af kliniske ressourcer til implementering anses som en konsekvens af programmets størrelse og betydelige krav til ressourceallokering, hvilket ville kunne betyde at regionerne selv forsinker implementeringen og derved forskyder gevinstrealisering. Dette skal afværges ved tidlig og detaljeret planlægning af aktiviteter, således at relevante kompetencer indhentes rettidigt. Med udgangspunkt i ovenstående risikovurdering, er prisen på omtalte risici estimeret, jf. Illustration 7B. Som angivet, tager risikopriserne form af reducerede gevinster og/eller øgede omkostninger. De øgede omkostninger er estimeret med udgangspunkt i en omkostningsbaseline på 2,2 mia. DKK, mens de reducerede gevinster er estimeret på baggrund af en årlig gevinstbaseline på mio. DKK Risikobeløbene skal betragtes individuelt, dvs. under antagelse af at når én risiko indtræffer, er de andre ikke tilstede, og tager således forbehold for konsekvensen af at flere risici kan indtræffe samtidig. 34

86 Bilag 7 - Side -35 af 38 Illustration 7B: Risikobeløb pr. område Risikoprisen ved modstand mod forandring og manglende forankring estimeres til mio. DKK årligt svarende til en reduktion i gevinsterne på % af det årlige maksimale potentiale, som følge af at funktionaliteterne i Sundhedsplatformen ikke udnyttes optimalt grundet organisatorisk modstand. Risikoprisen for manglende sikring af governance til beslutning og gennemførelse af standardisering estimeres tillige til mio. DKK årligt svarende til tab på % af årlige gevinster som følge af at standardiseringspotentialet ikke udnyttes optimalt. Risikopriserne ved forsinket eller fejlagtig leverance udgøres af 1) tab af gevinster i tilfælde af at løsningen ikke opfylder de funktionelle krav (svarende til tab af op til et års gevinster på mio. DKK), 2) tab af gevinster ved at blive et år forsinket (svarende til tab af et års gevinster på mio. DKK), 3) overskridelse af budget på % svarende til samt en stigning i investeringsomkostninger på mio. DKK samt 4) øgede driftsomkostninger som følge af nedbrud på 0-5 mio. DKK. I overensstemmelse med risikovurderingen (Illustration 7A) forventes den største risikopris at være forbundet med forsinket eller fejlagtig leverance da de både medfører tab af gevinster og øgede omkostninger. Endelig estimeres en engangspris på mio. DKK ved manglende ressourcer til implementering, svarende til mistede gevinster ved op til et års forsinkelse som følge af, at nødvendige ressourcer ikke er tilgængelige. Illustration 7C: Nøgletal for business case ved 3 års forskydning i tidsplan 35

87 Bilag 7 - Side -36 af 38 På baggrund af ovenstående karakteriseres Sundhedsplatformen som værende en høj-risiko investering. Dette skyldes både budgettets størrelse, antallet af interessenter der er involveret, afhængigheden mellem de to regioner samt alvorligheden af at platformen forsinkes eller ikke kan levere den forventede funktionalitet og gevinster. Det er således vigtigt at de identificerede risici afværges rettidigt for at opretholde Sundhedsplatformens rentabilitet. 36

88 Bilag 7 - Side -37 af 38 Bilag 1. Bilag 1 Samlet overblik over scope for Sundhedsplatformen 11. maj Bilag 2 BC Gevinstrealisering version 2,4,4 37

89 Bilag 7 - Side -38 af 38 Dokumenthistorik Version Forfatter Dato Beskrivelse 0,5 Business case spor 18/ Udkast til review hos interessenter 1,0 Business case spor 28/ Aflevering af første version 1,8 Business case spor 11/ Udkast til internt review (runde 1) efter valgt leverandør 1,9 Business case spor 15/ Udkast til internt review (runde 2) efter valgt leverandør 2,0 Business case spor 27/ Aflevering af version 2,0 2,1 Business case spor 9/ Opdatering af investeringsomkostninger i henhold til ændringer i betalingsstrøm og 2012/2013 realiseret budget 2,4,1 CØK, SP, CIMT, Region H 2,4,4 CØK, SP, CIMT, Region H 28/ Gennemskrivning ift. nuværende projektfase. Opdatering af scope afsnit, omkostninger, investeringsvurdering (drift, tidsplan). Med rettelser. 29/ Gennemskrivning ift. nuværende projektfase. Opdatering af scope afsnit, omkostninger, investeringsvurdering (drift, tidsplan). Med accepterede rettelser. 38

90 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Center for Økonomi Bilag 8 - Side -1 af 13 Udgifter til Sundhedsplatformens anskaffelse og implementering samt opdatering af businesscasen Ved Budgetchef Jette Sylow Rasmussen It- og afbureaukratiseringsudvalgets møde den 14. august

91 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -2 af 13 Den samlede projektbevilling til Sundhedsplatformen Regionsrådet den 17.december 2013: 861 mio. kr. Budget 2015: beslutning om at leasingfinansiere 541 mio. kr. af projektbevillingen Regionsrådet 14. april 2015: forøgelse af projektbevillingen med 172 mio. kr. Der forventes budgetoverholdelse V 2

92 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -3 af 13 Øvrige udgifter afholdt inden for eksisterende budgetter Hospitaler 82 mio. kr. Steno Diabetes center Copenhagen 23 mio. kr. CIMT 107 mio. kr. Egenleverancer 33 mio. kr. Klientvirtualisering 65 mio. kr. Klinisk support 1 mio. kr. Netværk 8 mio. kr. Øvrige koncerncentre 8 mio. kr. Afholdt inden for de respektive enheders eksisterende budgetrammer dog givet særskilt bevilling vedr. SDCC i forbindelse med overtagelse V 3

93 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -4 af 13 Anvendte personaleressourcer projektperioden (1) Årsværk CIMT medarbejdere beskæftiget med SP relaterede opgaver Udlånte medarbejdere Udlånte medarbejdere til program er finansieret inden for lønbudgetterne hos de afgivende enheder. V 4

94 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -5 af 13 Anvendte personaleressourcer projektperioden (2) Ud over egentlig udlån CIMT 70 årsværk Hospitaler superbrugere i forbindelse med Go-live og uddannelse Dertil kommer men her ikke kvantificeret : Øvrige koncerncentre, fx. Utilsigtede hændelser, kvalitet, rapportering etc. Hospitalsledelser/hospitalsstabe V 5

95 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -6 af 13 Opdatering af businesscase (1) Den oprindelige businesscase blev udarbejdet i forbindelse med udbud og valg af leverandør i 2013: Samlede omkostning for Region Hovedstaden på 2,1 mia. kr. Opdaterede businesscase august 2017: Viser forsat en samlet omkostning på 2,1 mia. kr. V 6

96 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -7 af 13 Opdatering af businesscase (2) Businesscasen er ikke udtryk for en bevilling Businesscasen omfatter på omkostningssiden den besluttede projektbevilling samt et skøn over interne omkostning fx personaleressourcer og en buffer. Gevinstsiden er ikke indregnet på forhånd i regionens budgetter. V 7

97 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -8 af 13 Opdatering af businesscase - investeringen (3) Mio. kr. Businesscase okt version 2.4 Businesscase aug version 3.0 Anlæg Drift Projektbeviilling i alt Projektstøtte forprojekt Lokale anskaffelser hospitaler - 82 Egenleverancer i CIMT og CØK, og SDCC Investeringsudgift total Internt ressourcetræk (personaleforbrug) Investeringsomkostninger total Kapitalisering af risici (Buffer 20%) Investeringsomkostninger total, inkl. "buffer" V 8

98 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -9 af 13 Opdatering af businesscase - gevinstsiden (4) Teknisk opdatering Regnskabsdata fra 2015 er anvendt Øvrige forudsætninger er ikke ændret Ved fuld indfasning dvs. efter 5 år: Minimumsscenarie: 680 mio. kr. Maksimumsscenarie: mio. kr. Stigning kan forklares med at hospitalsbudgetterne gennem tiden er vokset med pris- og lønudviklingen og en realvækst V 9

99 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -10 af 13 Businesscase Udrulningen i Region Hovedstaden er gennemført Businesscasen bruges fremover som ramme og pejlemærke Fremtidige udgifter håndteres via budgetprocesser Gevinstrealisering baseres på de konkrete gevinstrealiseringsplaner Der træffes beslutning om de kommende års gevinst i forbindelse med budgetprocessen på grundlag af status for anvendelse af Sundhedsplatformen, status optimeringer og forbedringer, uddannelse etc. Derfor ikke behov for at businesscasen fremover opdateres V 10

100 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Center for Økonomi Bilag 8 - Side -11 af 13 Gevinstrealisering status ved Torben Stentoft It- og afbureaukratiseringsudvalgets møde den 14. august

101 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -12 af 13 Hvor kommer de 102 mio fra? Business case gevinster rundt tal 700 mio. Over 5 år dvs. 140 mio. om året Ingen forslag til budget 2017 Budget mio Reduceret for Go Live tidspunkt 35 mio. Reduceret for mangler i SP 13 mio. Summa summarum 102 mio. 12

102 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 8 - Side -13 af 13 Data for gevinstdriftsmål Rapporter er bygget (de fleste) Valideres sammen med hospitalerne Prioriteres i forhold til alle rapporter 20. september To rapporter er validerede Akut apopleksi HGH: 69 % opfyldelse (mål 70 %) Epikriser (67% - 86 %) 13

103 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Center for It, Medico og Telefoni Bilag 9 - Side -1 af 11 Bilag 1. Redegørelse for CIMT s økonomiske udvikling ITA 14. august

104 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 9 - Side -2 af 11 Indledning Regionsrådet udbad sig på mødet den 13. juni 2017 en mere detaljeret gennemgang i udviklingen af økonomien i Center for It-, Medico og Telefoni (CIMT). Der blev på mødet udleveret et bilag, som beskrev udviklingen i CIMT s forbrug årene , mens der i det følgende tages udgangspunkt i CIMT s bevillingsudvikling over årene. Når der tages udgangspunkt i det oprindelige budget i de enkelte år, fjernes effekten af overførsler mellem årene, og det giver dermed et klarere billede af udviklingen i CIMT s bevilling over tid. Denne udvikling gennemgås således med udgangspunkt i de af Regionsrådet oprindeligt godkendte budgetter, og dermed ikke flyt og tilførsler i regi af året økonomirapporter. CIMT har aldrig i denne periode overskredet den totale bevilling givet af Regionsrådet Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 2

105 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 9 - Side -3 af 11 Samlet bevilling Som det fremgår ovenfor er CIMT s samlede bevilling steget med godt 150 mio. kr. i perioden svarende til et løft på ca. 12 %. Løn som er vokset med ca. 150 mio. kr., Øvrig drift blev løftet ca. 100 mio. kr. fra 2013 til 2014 og siden hen har været stort set stabil eller nedadgående. Anlæg er faldet fra 146 mio. kr. i 2013 til 50 mio. kr. fra 2015 og frem. Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 3

106 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 9 - Side -4 af 11 Øvrig drift Løft på ca. 100 mio. kr. i perioden. De bevillingsmæssige løft på drift er i al væsentlighed sket i 2014 og 2015, hvor der blev indarbejdet løft på driftsbevillingen til dækning af afledte driftsudgifter i relation til foretagne investeringer på it- og medico-området samt til yderligere investeringer som forudsætning for udrulning af Sundhedsplatformen. Indenfor disse rammer har CIMT over den samlede periode derudover finansieret væsentlige vækstområder, herunder på medico drift/ vedligehold, opdrift på licensområdet, medfinansiering af SP m.v. Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 4

107 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 9 - Side -5 af 11 Hjemtagning og forbrugsvækst eksempler. I forhold til den samlede udvikling skal der bemærkes at der i perioden blandt andet er sket følgende ændringer i opgaveporteføljen og dermed overflytning af budget til CIMT: Overtagelse af budgetansvar vedr. ADSL-linjer og mobiltelefoni + 10 mio. kr. Overtagelse af opgaver i relation til overtagelse af RHEL + 7 mio. kr. Overtagelse af opgaver vedr. Steno Diabetes Center + 4 mio. kr. Overtagelse af ansvaret vedr. digital post +10 mio. kr. Dette svarer til en årlig forøgelse af budgettet med ca. 30 mio. kr. Indenfor disse rammer har CIMT over den samlede periode derudover bl.a. finansieret følgende vækstområder: Stigning i de årlige drifts- og vedligehold på det medico-tekniske område svarende til 65 mio. kr. set ift Stigning i udgifter årligt til fx Microsoft-licenser på ca. 15 mio. kr. set ift Medfinansiering på 73 mio. kr. samt allokering af driftsreserver til SP svarende til ca. 22 mio. kr. perioden i forbindelse med Regionsrådet 14. april 2015 sag nr. 5 om ændret økonomi for SP Egenleverancer til Sundhedsplatformen svarende til mere end 100 mio. kr. samlet i I alt mere end 200 mio. kr. i perioden både til engangsudgifter og varig opdrift set ift Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 5

108 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 9 - Side -6 af 11 Løn Løn er steget med ca. 150 mio. kr. i perioden. Forøgelsen på løn er finansieret dels ved en merbevilling på 51 mio. kr. samt ved, at CIMT har konverteret eksterne driftsudgifter (primært til konsulenter). Stigning i bemanding er primært sket i forhold til at kunne stille ca. 130 medarbejdere til rådighed for SP-programmet. Herudover tilvækst på godt 130 medarbejdere inden for følgende opgaveområder: Infrastruktur (professionalisering af infrastrukturvaretagelse bl.a. forudsætning for fornuftig udrulning af SP) Kliniske supportservices (anvendelsessupport af SP sideløbende med parallel systemsupport på gamle EPJ relaterede systemer. Medicoservices (vækst genereret af voksende udstyrspark) Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 6

109 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Bilag 9 - Side -7 af 11 Anlæg CIMT s anlægsramme givet i budgettet har været på 50 mio. kr. årligt siden den fra 2015 blev nedskrevet fra hhv. 146 mio. kr. i 2013 og ca. 108 mio. kr. i Nedjusteringen af anlægsrammen skal bl.a. ses i lyset af den betydelige investering, der foretages i forbindelse med Sundhedsplatformen, samt i lyset af anlægsloftet og de udfordringer dette har medført for regionen i forhold til realiseringen af investeringer i byggerier. Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 7

110 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Center for It, Medico og Telefoni Bilag 9 - Side -8 af 11 SP drifts- og udviklingsorganisation Bilag 5. Økonomi og bemanding ITA 14. august

111 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 -Center Statusfor forit,sundhedsplatformens økonomi og implementering medico og telefoni Bilag 9 - Side -9 af 11 SP drifts- og udviklingsorganisation Bemanding og hovedopgaver Region Hovedstadens årsværksandel af SP drifts- og udviklingsorganisation 2018 Systemforvaltning - lokalt Applikationskoordinatorer Tværgående funktioner I alt systemforvaltning - lokalt Systemforvaltning - fælles Applikationskoordinatorer Tværgående funktioner I alt systemforvaltning - fælles Support Klinisk it konsulenter og principal trainers Tværgående funktioner I alt support Samlet SP drifts- og udviklingsorganisation er samlet set dimensioneret til ca. 450 årsværk, heraf ca. 350 i Region Hovedstaden Systemforvaltning er delt op i to dele: Lokal systemforvaltning, som varetages af de to regioner hver især og forestår mindre lokale tilpasninger, forbedringstiltag, anvendelsesoptimering og fejlrettelser i forhold til lokal funktionalitet og opsætning Fælles systemforvaltning, som varetages af Region Hovedstaden og forestår udvikling og vedligehold af den fælles platform, grundlæggende workflows, etablering af nye moduler og applikationer Support varetages af de to regioner hver især og forestår understøttelse af brugerne i form af undervisning, hjælp til konkrete problemer samt kanal for forbedringer Infrastrukturdrift varetages af Region Sjælland 9

112 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 -Center Statusfor forit,sundhedsplatformens økonomi og implementering medico og telefoni Bilag 9 - Side -10 af 11 SP drifts- og udviklingsorganisation Økonomi, øvrige driftsudgifter Udgiftsområde Besparelser løbende vedligholdelse, hospitaler Beskrivelse Nettobesparelsen som følge af bortfald af udgifter til nuværende leverandører af systemer, der erstattes af SP, modsvaret af den nye løbende betaling til Epic. Nettobesparelsen på lokale systemer på hospitalerne. Der resterer en afdækning heraf. Infrastruktur reinvesteringer Vedligeholdelse og reinvesteringer i SP infrastrukturen 24?? Øvrige driftsudgifter licenser, undervisning, husleje etc. Driftsudgifter til Infrastruktur support/licenser Tilkøb af den medicotekniske integrationsplatform Mobile enheder på hospitalerne Brugerlicenser Udvikling af e-learingsprogrammer/undervisning af brugere Forlængelse af lejemål på Lyngbyvej i Ekspertbistand Til justering og optimering af SP, hvor regionen ikke selv har eskpertisen eller ikke kan rekruttere den nødvendige ekspertise og speicalviden 10?? Besparelser løbende vedligeholdelse, centralt I alt (mio. kr.) ??? 45 De foreløbige vurderinger er, at der i 2018 vil være en merudgift på ca. 45 mio. kr. Nettobesparelse på den løbende vedligeholdsomkostning ved overgangen til Sundhedsplatformen er på op til ca. 22 mio. kr. Til fremadrettede krav til infrastrukturen i forbindelse med fremtidige opgraderinger afsættes 24 mio. kr. i 2018 til reinvesteringer i infrastrukturen Til øvrige driftsudgifter afsættes 17 mio. kr. i 2018 samt 9-12 mio. kr. i Estimater særligt for er behæftet med usikkerhed forbundet med omfanget af driftsudgifter i forhold til at understøtte den fortsatte drift af Sundhedsplatformen 10

113 Region Hovedstaden Punkt nr. 7 - Status for Sundhedsplatformens økonomi og implementering Center for it, medico og telefoni Bilag 9 - Side -11 af 11 SP drifts- og udviklingsorganisation Økonomi, anlægs- og udviklingsudgifter Roadmap for udvikling af Sundhedsplatformen er etableret efter drøftelse med de klinisk faglige miljøer samt krav som følge af kontraktuelle eller fællesoffentlige forpligtelser, der kræver ændringer eller integration til Sundhedsplatformen De estimerede udgifter til Roadmap-aktiviteterne overstiger pt. den forventede ramme med ca. 36 mio. kr. Behovet for udviklingen af Sundhedsplatformen er på grund af presset på anlægsrammen nødt til at blive underlagt en meget stram prioritering af såvel ønskerne og forpligtelserne i forhold til Sundhedsplatformen Særligt for LPR3, der er en ny version af Landspatientregistret, som regionerne er forpligtede til at indberette til fra efteråret 2018, er der pt en manko på mio. kr. 11