Lejre Kommune Side 1. Økonomiudvalget. ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448

Transkript

1 Side 1 ØU - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune Sagsnr.: 13/20448 Resumé: og Kommunalbestyrelsen har besluttet, at den økonomiske styring i Lejre Kommune skal forbedres. Både på den korte bane med henblik på budgetoverholdelse i 2014 og på den længere bane med henblik på at kunne indfri kravene om effektiviseringer og produktivitetsforbedringer. I denne sag forelægges en status på de tiltag, som koncerndirektionen vil gennemføre for at forbedre økonomistyringen, og sikre budgetoverholdelse i Det nye Økonomiudvalg vil få forelagt en opdateret status som et led i sin opstart af arbejdet primo Planlægningen af indsatserne kan imidlertid ikke vente til januarfebruar, hvorfor sagen bringes op nu. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at indsatserne i forbindelse med forbedret økonomistyring godkendes. Beslutning den : Indstillingen tiltrådt. Afbud: Carsten Rasmussen (A) Sagsfremstilling: Lejre Kommune står i disse år over for en presset økonomi, og denne situation forventes også at gøre sig gældende de kommende år. Der tegner sig fremover en række udfordringer, som kræver en fokuseret og træfsikker økonomistyring, der giver gennemsigtighed og råderum til prioriteringer og omprioriteringer for Kommunalbestyrelsen. Det er derfor et politisk og administrativt mål for 2014, at den nuværende økonomistyring bliver forbedret. Arbejdet med at indfri målet indgår i Koncerndirektionens arbejdsprogram for vinter 2013 og Formålene er: Budgetvalidering: Sikre retvisende budgetter bl.a. ved at give budgetforudsætninger et servicetjek, herunder udarbejde budgetforudsætninger for de væsentligste omkostningsdrivere, hvis forudsætningerne ikke allerede findes og/eller er uklare. Der er ikke tid og rum til at bruge flere år på dette, og derfor ønsker koncerndirektionen at gennemføre en intensiv proces januar-marts 2014 under overskriften: Budgetvalidering. Herigennem tilvejebringes et bedre og mere sikkert grundlag for Kommunalbestyrelsen beslutninger og prioriteringer i budgetproces Budgetoverholdelse Der er igangsat handleplaner for omkostningsreduktioner på de områder, der har merforbrug i Handleplanerne er under fortsat kvalificering, og forelægges de nye fagudvalg i januar-februar. Der gøres systematisk status på handleplanerne ifm. Forventet Regnskab i løbet af året. Parallelt med arbejdet med handleplaner forberedes et samlet katalog over Kommunalbestyrelsens muligheder for at reducere omkostningerne gennem effektivi-

2 Side 2 seringer og besparelser. Kataloget har to formål: A) At sikre en administrativ kapacitet til hurtigt at forelægge besparelsesmuligheder, der kan have effekt i 2014, hvis Forventet Regnskab viser at det er nødvendigt for at overholde budget B) At afdække hvilke muligheder Kommunalbestyrelsen har for at omprioritere midler. Ifm. budgetprocesserne prioriterer Kommunalbestyrelsen således ganske få penge ud af det samlede budget kataloget skal vise omprioriteringsmuligheder og vil naturligt kunne indgå som en fast del af budgetprocessen fremover. Bedre styringspraksis. Ovenstående og særligt budgetvalidering handler om at forbedre Lejre Kommunes styringsgrundlag. Herudover er der behov for at arbejde mere langsigtet med at udvikle styringspraksis. Hermed menes især tre ting: A) evnen til at koble faglig styring og økonomisk styring. B) God datakvalitet og evnen til at omsætte data til relevant styringsinformation for den administrative og politiske ledelse (ledelsesinformation). C) Evnen til at aktivitets- og ressourcestyre, dvs. målrette ressourceanvendelsen, så der skabes størst mulig målopfyldelse. Hermed sætter vi fokus på de store penge i Lejre Kommune, dvs. de penge Lejre Kommune bruger hver dag ca. 4 mio. kr. om dagen fremfor alene på merforbrugene. Sammenfattende er der således tale om at gennemføre et samlet løft af styringen i Lejre Kommune, som øger organisationens forståelse for budgetforudsætninger, sikrer rettidig omhu i forhold til identifikation af risikoområder med henblik på rettidig handling, og som skaber en fælles forståelse for god økonomistyring og forbedret styringspraksis. Konkrete indsatser Målene er omsat til 7 indsatser, som beskrives nedenfor: A. Vurdering, validering, og kvalitetssikring af samtlige budgetområder: Senest ved udgangen af 1. kvartal 2014 skal der være tilvejebragt et samlet og validt overblik over potentielle ubalancer i budgettet, herunder en risikovurdering og et skøn for eventuelle nødvendige budgettilpasninger og/eller besparelseskrav for at få balance i Det kræver en samlet gennemgang af Budget 2014, hvor alle udvalgs- og politikområder er valideret på baggrund af en gennemgang af budgetforudsætninger, samt aktivitets- og udgiftsudvikling. En synliggørelse af budgetforudsætningerne på de enkelte områder er et nødvendigt grundlag for det videre arbejde med en forbedret økonomistyring, da forudsætningerne har betydning for en lang række af de øvrige indsatser, eksempelvis budgetmodeller og udarbejdelse af effektiviserings- og sparekatalog. Indsatsen skal desuden sikre en fælles metodisk tilgang til arbejdet med budgetforudsætninger i kommunen, ligesom arbejdet vil skabe en bedre indsigt i sammenhængene mellem aktiviteter, udgifter, mål og effekter inden for de enkelte fagområder.

3 Side 3 B. Udarbejdelse af budgetmodeller for samtlige budgetområder: På nuværende tidspunkt varierer det meget, hvilke forudsætninger, der ligger til grund for de tildelte budgetter. På en del områder foretages alene en pris- og lønfremskrivning af tidligere års budgetter; på andre områder indgår betydelige op- eller nedjusteringer, fx som følge af demografiske ændringer, i den tekniske fremskrivning. Disse justeringer behandles kun indirekte af de politiske udvalg. Klare budgetmodeller vil øge gennemsigtigheden i de årlige budgetfremskrivninger, samt sikre muligheden for på længere sigt at vurdere budgetternes validitet og robusthed. Samtidig giver budgetmodeller et grundlag for bedre budgetopfølgninger, der har fokus på udviklingen i budgetforudsætningerne. C. Eksekvering af handleplanerne på de udfordrede områder: Elementerne i handleplanerne skal udfoldes og forberedes, sådan at de efterfølgende reelt kan gennemføres. Det indebærer opfølgning på de enkelte elementer og i nogle tilfælde forberedelse af politiske beslutninger, som er en forudsætning for gennemførelse af handleplanen. På nogle områder kan det desuden være nødvendigt med ny beregning af effektiviserings- og besparelsespotentialer. Der er handleplaner på følgende områder: - Specialiseret socialområde (børn og voksne): Forventet merforbrug i 2013 er 17,6 mio. kr. Der er igangsat en samlet analyse og handleplan, som forelægges Udvalget for Børn & Ungdom og Udvalget for Social, Sundhed & Ældre samt på de første møder i Der er tilknyttet ekstern bistand. - Sociale ydelser: Forventet merforbrug i 2013 er 4,5 mio. kr. Der er udarbejdet en handleplan, som er forelagt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre - Sundhed, aktivitetsbestemt medfinansiering: Forventet merforbrug i 2013 er 6,0 mio. kr. Analyse af ind- og genindlæggelsesmønstre er under udarbejdelse med henblik på at kvalificere handleplan. - Dagtilbud: Forventet merforbrug i 2013 er 6,2 mio. kr. Der er gennemført en budgetanalyse fase 1 som blev afrapporteret til Byrådet på budgetseminar 3 i august. Den viste, at budgetoverholdelse i 2014 er muligt, men vil kræve handling, og at der er et potentiale i størrelsesordenen 6 mio. kr. i og Udvalget for Børn Ungdom har besluttet, at der skal udarbejdes en budgetanalyse fase 2 i 1. halvår Job- og arbejdsmarkedsområdet: Forbruget i 2013 er nu nedbragt, så der forventes budgetoverholdelse. Der arbejdes videre med elementerne i handleplanen for at sikre budgetoverholdelse også i D. Tilrettelæggelse af budgetproces 2015: Det er væsentligt at budgetprocessen bliver tilrettelagt med henblik på at opnå et så gennemsigtigt og retvisende budget som muligt. Budgetprocessen forholder sig til den politiske inddragelse der skal ske, og de politiske beslutninger, der skal træffes i løbet af budgetlægningen. Budgetproces for 2015 til tage afsæt i indsatserne A, B og C. Der forelægges forslag til budgetproces medio 1. kvartal E. Udarbejdelse af effektiviserings- og sparekatalog for samtlige budgetområder: Der eksisterer på nuværende tidspunkt ikke effektiviserings- og sparekataloger, som kan i værksættes i forbindelse med merforbrug eller politiske ønsker om råderum til omprioriteringer. I de forudgående års budgetprocesser har sparekataloger indgået ad hoc, men ikke i fast form eller som et fast element i budgetforberedelsen. Et katalog skal ses som et dynamisk værktøj, der løbende vil skulle udvikles og opdateres, og på den måde kan

4 Side 4 indgå i de årlige budgetprocesser. Arbejdet vil tage udgangspunkt i den lokale viden om aktiviteter og udgifter, og inkluderer afholdelse af miniworkshops. Medarbejdere og ledere også fra institutions-/virksomhedsniveau vil blive inddraget, så den viden og de ideer, der findes i den samlede organisation bringes i spil i arbejdet. F. Forbedret ledelsesinformation: Den nuværende ledelsesinformation varierer betydeligt fra område til område. Derfor er kommunens ledere også klædt forskelligt på til at håndtere både daglig økonomisk drift og særlige udfordringer. I foråret 2014 overgår Lejre Kommune til nyt økonomi-, løn- og debitorsystem (KMD Opus), hvilket på kort sigt optager store dele af kommunens personaleressourcer inden for økonomiområdet, men på længere sigt vil give et bedre grundlag for relevant og gennemsigtig ledelsesinformation. I sammenhæng med udvikling af egentlige ledelsesinformationskoncepter for de enkelte fagområder, skal der skabes en større integration af den økonomiske styring og den faglige ledelse. G. Udvikling af fælles forståelse af økonomistyringsprincipper Der skal oparbejdes en fælles forståelse blandt kommunens ledere og økonomimedarbejdere af, hvad god økonomisk styring er. Der vil blive gennemført en kursusdag for Koncernledelsen og økonomikonsulenter, hvor fælles principper for god økonomistyring drøftes. På denne baggrund gennemføres kursus i økonomistyring for alle ledere i kommunen. Undervisningen vil foregå i forbindelse med implementeringen af KMD Opus, hvor de samme medarbejdere vil være indkaldt til OPUS-kurser. Fællesnævneren for de 7 indsatser er, at de vil bidrage til en systematisering af arbejdet med økonomistyring i Lejre Kommune, og derigennem understøtte chefer og ledere bedre i deres arbejde. Initiativerne skal naturligvis gennemføres i tæt kobling med allerede igangsatte projekter, herunder særligt konsulentprojekter på dagtilbudsområdet og det specialiserede socialområde. Implementering af initiativerne Gennemførelse af initiativerne vil lægge et betydeligt arbejdspres på kommunens økonomifunktion, der allerede er udfordret af implementeringen af nyt økonomi-, løn- og debitorsystem. Der købes derfor ekstern bistand til arbejdet med budgetvalidering, hvor alle politikområder vil blive gennemgået i en intensiv proces for at forbedre grundlaget for budgetproces Samarbejdspartneren vil være konsulentfirmaet reflexio, ejet af Mads Rieper. Han har flere års erfaring med økonomistyring i det offentlige, bl.a. fra konsulenthuset Deloitte, men driver nu selv reflexio. Firmaet er et lille firma med 4 medarbejdere, der vil og kan tilpasse sig den konkrete opgave i Lejre Kommune. Reflexio har deltaget i Moderniseringsstyrelsens kortlægning af økonomistyringen i 10 kommuner (udløber af Økonomiaftalen 2013), og har erfaring fra såvel den statslige som den kommunale sektor. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at indsatserne vil forbedre økonomistyringen. Der er behov for ekstern bistand for at kunne løfte opgaverne i især 1. kvartal. Netop 1. kvartals indsatser er afgørende for at opnå et bedre og mere retvisende grundlag for budgetprocessen Handicappolitik: Ingen. Økonomi og finansiering: Udgifter til reflexio finansieres af konsulentkontoen under Bevilling Fælles Funktioner.

5 Side 5 Beslutningskompetence: