Partnerskabsaftale om afholdelse af Ferie-camp og Udsatte Lege 2017 i Randers

Transkript

1 Partnerskabsaftale om afholdelse af Ferie-camp og Udsatte Lege 2017 i Randers 1. Parterne Nærværende partnerskabsaftale er indgået mellem parterne: Landsforeningen af VæreSteder/Idrætsorganisationen Dansk Væresteds Idræt Danmarksgade 6A, Fredericia CVR: I det følgende kaldet Randers Kommune Laksetorvet 8900 Randers C CVR: I det følgende kaldet Randers Kommune. 2. Formål Denne partnerskabsaftale har til formål at beskrive partnerskabet mellem LVS/IDVI og Randers Kommune omkring afholdelse af Ferie-camp og Udsatte Lege 2017 (herefter kaldet Udsatte Lege 2017) i Randers, herunder parternes forpligtelser og rettigheder i forbindelse hermed. Baggrunden for aftalen er, at LVS/IDVI har fået ideen om afholdelse af Udsatte Lege 2017 for hhv. tidligere misbrugere og udsatte voksne (såvel misbrugere som ikke-misbrugere). LVS/IDVI har fået bevilling til Udsatte Lege 2017 fra Kulturministeriet. LVS/IDVI har forespurgt Randers Kommune om Randers vil være værtsby for Udsatte Lege 2017, hvilket Randers Kommune har sagt ja til. Udsatte Lege 2017 afvikles i og ved Randers Idrætspark. Den konkrete projektledelse i forbindelse med planlægning og afholdelse af Udsatte Lege 2017 varetages af 3. Varighed og opsigelse Partnerskabsaftalen er indgået med virkning fra 1. januar 2017 og er tidsbegrænset til 31. august 2017, hvor den ophører uden opsigelse. 4. Samarbejdsstruktur

2 Herunder beskrives grundlaget for samarbejdet. 4.1 Ligeværdigt samarbejde Afholdelse af Udsatte Lege 2017 foregår i et ligeværdigt samarbejde mellem LVS/IDVI og Randers Kommune. Udover nærværende aftale indgår LVS/IDVI en selvstændig aftale med Randers FC om Udsatte Lege Projektejer LVS/IDVI er projektejer af Udsatte Lege Værtsby Randers Kommune er værtsby for afholdelse af Udsatte Lege Projektledelse Projektledelse i forbindelse med planlægning og afholdelse af Udsatte Lege 2017 varetages af LVS/IDVI, og LVS/IDVI varetager herunder ansættelsen af projektlederen, for yderligere se punkt 8.3. Projektledelse. 4.5 Projektgruppe Til den praktiske, konkrete planlægning og afholdelse af Udsatte Lege 2017, herunder booking/leje af idrætsfaciliteter, overnatningsfaciliteter, transport, informationsmateriale, kommunikationsplan, 'nedlukning', evaluering, osv., er der nedsat en projektgruppe. Projektgruppen har deltagelse af repræsentanter fra LVS/IDVI, Randers Kommune og RFC. Projektgruppen ledes og sekretariatsbetjenes af projektleder fra 4.6 Formidling og pressedækning Formidling og pressedækning følger i udgangspunktet og så vidt muligt ansvarsområderne, idet formidling og pressedækning skal være i overensstemmelse med projektets kommunikationsplan. Det betyder, at LVS/IDVI præsenterer information og besvarer spørgsmål, som vedrører projektideen bag Udsatte Lege 2017 samt det sociale og sportslige indhold i arrangementerne, herunder også forhold, som vedrører de enkelte deltagere i arrangementerne. at Randers Kommune præsenterer information og besvarer spørgsmål, som vedrører Randers Kommunes baggrund for at være værtsby, kommunens sociale politik, idrætsfaciliteter, 'den olympiske by', kulturelle- og oplevelsesmæssige tilbud i øvrigt i Randers, osv. 5. LVS/IDVIs opgaver LVS/IDVI forpligter sig til flg. opgaver: 5.1 Information og motivation over for landets væresteder

3 I forbindelse med afholdelse af Udsatte Lege 2017 vil der være behov for en del information og motivation over for landets væresteder i forhold til mobilisering af deltagere i arrangementerne. Denne opgave varetages af 5.2 Valg af idrætsgrene til Udsatte Lege 2017 Til Udsatte Lege 2017 skal der ske udvælgelse af idrætsgrene. Denne opgave varetages af 5.3 Retningslinjer for deltagelse i IDVI-arrangementer Udsatte Lege 2017 skal afholdes i overensstemmelse med IDVIs retningslinjer - 'Retningslinjer for deltagelse i IDVI-arrangementer'. Det bemærkes i den forbindelse, at det under Udsatte Lege 2017 er forbudt at indtage rusmidler på arrangementsområdet. 5.4 Hvert deltagende hold skal have en holdleder Til Udsatte Lege 2017 sørger LVS/IDVI for, at hvert deltagende hold har en holdleder som stævneledelsen kan kommunikere med. IDVI tilbyder disse holdledere kurser i holdledelse. 5.5 Rekruttering af det nødvendige antal frivillige hjælpere Til Udsatte Lege 2017 sørger LVS/IDVI som udgangspunkt for rekruttering af det nødvendige antal frivillige medhjælpere. RFC hjælper med opgaven. 5.6 Rekruttering af det nødvendige antal dommere til fodbold mv. Til Udsatte Lege 2017 sørger LVS/IDVI som udgangspunkt for rekruttering af det nødvendige antal dommere til fodbold mv. RFC hjælper med opgaven. Eventuel økonomisk honorering af dommere, betales af 5.7 Oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside om Udsatte Lege 2017 LVS/IDVI forestår oprettelse og vedligeholdelse af hjemmeside om Udsatte Lege Forsikring af deltagerne i Udsatte Lege 2017 Under afviklingen af Udsatte Lege 2017 er deltagerne forsikret via forsikring tegnet af 5.9 Stævneledelse I forbindelse med afholdelse af Udsatte Lege 2017 etablerer LVS/IDVI en stævneledelse med deltagelse af LVS/IDVI og RFC. 6. Randers Kommunes opgaver Randers Kommune forpligter sig til flg. opgaver: 6.1 Leje/lån af faciliteter I forbindelse med afholdelse af Udsatte Lege 2017 vil der være behov for lån/leje af forskellige idrætsfaciliteter såsom fodboldbaner, haller, omklædningsfaciliteter, bordtennisborde, badmintonbaner, svømmehaller,

4 bueskydningsbane, hockeybane, atletikstadion, petanquebaner, beachvolleybaner, overnatningsfaciliteter (gerne som olympisk by), bespisningsfaciliteter mv. Randers Kommune stiller disse faciliteter til rådighed for Udsatte Lege 2017, så vidt muligt vederlagsfrit. Hvis vederlag ikke kan undgås, betaler LVS/IDVI disse. 6.2 Invitation af udsatte voksne fra Randers Kommune Randers Kommune bidrager med hjælp til invitation til Udsatte Lege 2017 af udsatte voksne fra Randers Kommune, ligesom Randers Kommune selv afholder eventuelle ekstra udgifter i forbindelse med disses deltagelse. 6.3 Sponsorat Randers Kommune giver et sponsorat på kr ,- til brug for planlægning og afholdelse af Udsatte Lege Økonomi Herunder beskrives de økonomiske forudsætninger for afholdelse af Feriecamp og Udsatte Lege 2017 i Randers. 7.1 Bevilling LVS/IDVI har fået bevilling til Udsatte Lege 2017 fra Kulturministeriet. LVS/IDVI udarbejder budget for Udsatte Lege Leje og lån af faciliteter Randers Kommune stiller så vidt muligt faciliteter (fx fodboldbaner, haller, omklædningsfaciliteter, bordtennisborde, badmintonbaner, svømmehaller, bueskydningsbane, hockeybane, atletikstadion, petanquebaner, beachvolleybaner, overnatningsfaciliteter, bespisningsfaciliteter, vederlagsfrit til rådighed for Ferie-camp og Udsatte Lege Hvis lejebetaling ikke kan undgås, betaler LVS/IDVI for leje af faciliteterne. 7.3 Eventuel økonomisk honorering af fodbolddommere mv. Eventuel økonomisk honorering af fodbolddommere mv., betales af 7.4 Invitation af udsatte voksne fra Randers Kommune Randers Kommune forpligter sig på at invitere udsatte voksne fra Randers Kommune og bevilger kr som et sponsorat. 7.5 Sponsorer LVS/IDVI og Randers Kommune ser med stor velvillighed på bidrag fra eventuelle sponsorer til Udsatte Lege Dog skal det undgås, at eventuelle sponsorater karambolerer med eksisterende forpagtningsaftaler i Randers Idrætspark. Ligeså skal der undgås sponsorater, der måtte karambolere med ideen bag, og ånden i Udsatte Lege Projektgruppen er af styregruppen bemyndiget til at indgå standardkontrakter omkring sponsorater. Ved indgåelse af eksklusivsponsorater inddrages den nødvendige faglige kompetence på

5 styregruppeniveau. Styregruppen skal orienteres om indgåelse af alle sponsorater. 8. Misligholdelse Der skelnes i aftalen mellem almindelig og væsentlig misligholdelse. Almindelig misligholdelse foreligger, når en af parterne ikke har opfyldt sine forpligtelser ifølge aftalen eller i øvrigt ikke opfylder de forpligtelser der med rimelighed kan forventes af parten. Ved almindelig misligholdelse, kan enhver af aftalens andre parter give den misligholdende part et skriftligt påkrav om at afhjælpe misligholdelsen inden for en frist på mindst otte dage. Foruden pligt, har den misligholdende part ret til at afhjælpe misligholdelse. Væsentlig misligholdelse foreligger, når almindelig misligholdelse ikke er blevet afhjulpet inden for fristen ifølge et påkrav, eller når en part ophører med den virksomhed aftalen angår og forudsætter. Ved væsentlig misligholdelse kan enhver af modparterne til den misligholdende part hæve aftalen med øjeblikkelig virkning. Parterne har i øvrigt misligholdelsesbeføjelser i henhold til dansk rets almindelige regler om misligholdelse og erstatning i kontraktforhold 9. Konflikthåndtering Parterne forpligter sig til, at søge enhver konflikt løst ved forhandling. Finder en part, at der er en konflikt, skal parten således rette henvendelse til parten eller eventuelt parterne, der findes at være årsag til konflikten. Løser dette ikke konflikten, forpligter parterne sig til i forening at søge opad i samarbejdsstrukturen om at søge konflikten løst. 10. Underskrifter Nærværende partnerskabsaftale er udfærdiget og underskrevet i to enslydende eksemplarer, hvoraf hver part besidder ét eksemplar. Dato og underskrift: Cliff Kaltoft Claus Omann Jensen LVS/IDVI Randers Kommune