Brugervejledning. Opret sag: Websag hos Forsikringsforbundet. På forsiden trykkes på TR

Transkript

1 Brugervejledning Websag hos Forsikringsforbundet Opret sag: På forsiden trykkes på TR Herfra trykkes på Websag (bemærk at indhold og rækkefølge i menuen kan variere) For at oprette sag, trykkes på Opret og Opret sag

2 Du er nu klar til at oprette sag, på følgende billede Sagstype: Her noteres hvad sagen vedrører. Der er mulighed for at vælge mellem flere forskellige sagstyper i rullegardinet. Der skal vælges den beskrivelse der er mest relevant for sagen. Der kan kun vælges en sagstype. Emneord: Her vælges de emneord der er mest relevante for sagen. Emneord bruges til fremtidige søgninger. Både på nuværende sag, men også hvis der er behov for at få indblik i lignende sager. Der kan vælges flere emneord. Emneord kan også omhandle potentielle udkom af sagen (ex. Kan der både står advarsler og afskedigelser ved oprettelse af sagen). Ansvarlig sagsbehandler: Medlem: Dette felt er udfyldt på forhånd og oplyser om hvem der har oprettet sagen

3 Her noteres hvilket medlem sagen omhandler. Feltet linker til selskabets medlemsliste. Du kan derfor søge blandt alle aktive medlemmer i selskabet. Søgning kan foretages på både for- og efternavn. Der skal noteres min. 4 anslag, så hvis medlem eksempelvis her Per, kan det være en fordel at søge på efternavn. Der kan noteres mere end et medlem Titel: Resume/Status: Eventuel modpart: Eventuelle andre parter: Titlen på sagen, vil være det der fremadrettet giver overblik for både dig og Forsikringsforbundets faglige sekretærer. For overblikkets skyld, noteres: navngivning så anbefaler vi internt hvem-hvad-hvor-hvornår for hurtigt at kunne kende sagen igen på en liste. Fx Pia Hansen Barsel Kundecenter Vest 2017 eller Keld Bevomme Voldgiftssag Tryg Ved oprettelse af sagen, er det her du giver en kort beskrivelse af sagen. Hvornår der er aftalt møde med medlem, modpart og andre interessantere, samt øvrige relevante oplysninger for sagen. Her noteres modpart på sagen (ex. Nærmeste leder, HR oa.) Her noteres evt. andre parter, der er relevante for sagen Sagen oprettes herefter på Gem Håndtering af igangværende sager Under temaet Websag får du et overblik over dine sager.

4 For at trække en sag frem, trykkes på sagsnummer. Fremgår sagen ikke af overblikket, kan denne søges frem via søgefeltet. Feltet reagere på dine aktive medlemmer, og søgning skal ske med minimum 4 bogstaver.

5 Når du trækker en sag frem, dukker følgende billede op. Der kan rettes i emneord, tekst oa. efter behov. Ret emneord til, så det passer med sagens fakta. Ex. Hvis arbejdstid ikke længere er relevant for sagen, fjernes denne. Emneord kan også udvides med nye relevante data. Se Brug af emneord, for yderligere vejledning. Opdater Resume/status efterhånden som sagen skrider frem. Next step giver et overblik over fremtidig handlingsplan Modpart giver et overblik over øjeblikkelig forhandlingsparter Evt. andre parter opdateres om nødvendigt Når relevante data er registreret, opdateres sagen med Gem For at komme tilbage til forsiden, trykkes på tilbage til overblik

6 Luk Sag / Opret lukkenotat: Skal en sag lukkes, følges denne procedure Emneord, Resume/status, Next step, Evt. Modpart opdateres med alle relevante bemærkninger. For at lukke en sag, trykkes på feltet Luk sagen

7 Når sagen ønskes lukket, skal der udfyldes lukkenotat. Notatet giver et fyldestgørende overblik over sagens forløb, håndtering samt resultat. Dette er med til at give dig, din formand og Forsikringsforbundet et bedre overblik over resultatet af dit arbejde. Man kan vælge at angive i lukkenotatet, hvor meget tid der er brugt på sagen. Titel er obligatorisk og skal dermed udfyldes. Her udfyldes udfaldet af sagen. Under Notat gives et kort resumé af sagen, samt udfaldet af sagen. Relevante Bilag kan eksporteres og gemmes på sagen. Disse overføres fra gemte filer fra din egen PC. Husk at slette dem fra egne drev, når de er overført Kontant godtgørelse og værdi af andre opnåede aftaler hjælper Forsikringsforbundet til at få et overblik over hvor mange penge der reddes hjem til medlemmet. Her kan disse registreres. Lukkenotat-håndtering beskriver på hvilket plan sagen er løst. Der kan vælges mellem løsningerne: Løst lokalt af TR/PF, Lokalt med bistand (ex. Faglige sekretærer), Løst alene af sekretariatet eller Løst organisatorisk (ved organisationsmøde, voldgift). Der kan kun vælges en løsning Lukkenotat-resultat beskriver sagens resultat. I rullegardinet kan du vælge mellem flere mulige resultater. Der kan kun vælges et resultat Sagen afsluttes når du trykker Gem Vigtigt!! Lukkede sager vil ikke længere fremgå af overblikket i Websag. Se punktet Søg sager for beskrivelse af hvordan du finder disse igen.

8 Send / Opret besked: Der kan under sagsbehandling og håndtering af sagen, være behov for kommunikation mellem medlem, TR og faglige sekretærer. Der kan i den forbindelse sendes besked til medlem, ligesom medlemmet har mulighed for, via deres egen side på Forsikringsforbundets hjemmeside, at sende dig beskeder. Du kan få et overblik over dine beskeder på overblikket, her Tryk Opret ny besked for at oprette ny besked Udfyld derefter beskedformularen Notetype: For at sende besked til anden modtager vælges Besked i rullegardinet Titel er obligatorisk Note: Her skriver du beskedens indhold Sag: Her kan søges på oprettede websager. Beskeden knyttes herefter til den pågældende sag. (skal udfyldes) Bilag giver mulighed for at vedhæfte relevante bilag i beskeden. Ex. Mails mm. I søgefeltet Modtager skriver du hvem beskeden er rette til. Modtageren findes via søgning. Beskeden sendes til modtager på Send

9 Den sendte besked vil herfra lægge sig ind på sagen. Ønsker du at se beskeden går du til Websag, og finder sagen frem Under fanebladet Sagsindhold Finder du den oprettede besked Vigtigt!! Det er ikke muligt at sende eller modtage beskeder på lukkede sager. Her må medlemmet kontakte os direkte via mail eller telefon

10 Opret almindelig note: I forbindelse med sagsbehandlingen kan der opstå behov for at der oprettes en note på sagen. Her kan du beskrive forhandlingsforløb, forhandlingsnotat, eller andet der er relevant for sagen. For at oprette dette, skal du igen gå i Websag og trykke på feltet Opret ny besked (som beskrevet i Send /Opret besked). Denne besked sendes ikke til andre, men lægger sig udelukkende op på sagen. Notestype: Her vælges Note i fanebladet Skift notestype Websag: Her noteres hvilken sag noten skal knytte sig op til. Der kan søges på eksisterende sager. Titel: Her noteres notens titel Note: Her skriver du notens indhold Bilag: Her kan du gemme evt. relevante bilag i relation til sagen Noten oprettes og gemmes ved at trykke Gem Vigtigt!! Hvis du kommer til at fortryde Notetypen, skal du være opmærksom på, at en ændring af denne, vil medføre nulstilling af noten. Det er derfor vigtigt, at denne er korrekt fra starten. Opret kontaktnote: Formålet med kontaktnoten er at man så hurtigt som muligt kan registrere sager. Det står frit for om man hellere vil benytte en almindelig note, men i kontaktnoter er der nogle liste-felter hvor man kan vælge møde, telefonsamtale og så videre - frem for at skulle skrive det selv.

11 Brug af emneord: Emneord er din mulighed for at give en hurtig beskrivelse, at det sagen drejer sig om. Sagens natur kan ændre sig mange gange under forløbet, og det er derfor vigtigt, at du som TR hele tiden gør dig tanker om, hvilke emner der vedrører sagen og hvor den bevæger sig hen. På den lange bane, er det ikke øjebliksbillede der er vigtigt, men det er slutproduktet der giver værdi. Med de rigtige emneord, gør du det muligt at søge indsigt og hjælp i kommende sager, ved at se hvordan du tidligere løste lignende sager. Søgefelter: Flere stede støder du på diverse søgefelter, hvor du kan søge medlemmer mm. Disse er koblet op på din lokale personaleforenings medlemslister, og du vil derfor kunne finde dine medlemmer herunder. En søgning kan foretages ved at skrive medlemmets navn. Du skal dog være opmærksom på, at dette kræver minimum 4 anslag. Det anbefales derfor, at du søger på efternavn.

12 Søg sager: Der kan fra tid til anden være behov for at søge efter sager. Det kan du gøre via Websag hvor du trykker på punktet Søg Her kan du både søge på sager og noter Trykker du på Søg sag, dukker følgende billede op. Her er der flere søgemuligheder Hvis du ikke ønsker at søge en konkret sag, men en særlig sagstype eller emneord er dette også en mulighed. På den måde kan du få hjælp til at løse en i gangværende sag, ved at se på tidligere løsningsmuligheder Ønsker du at medtage lukkede sager i din søgning, kan du bede om dette her Tryk Find for at starte søgning Vigtigt!! Det er muligt at søge på andre sager end dine egne. Men kun hvis du har særlige beføjelser. Dette vil typisk være hvis du er faglig sekretær eller formand for din personaleforening.

13 Søg på noter / beskeder: Der kan fra tid til anden være behov for at søge efter noter eller beskeder. Det kan du gøre via Websag hvor du trykker på punktet Søg Her kan du både søge på sager og noter Trykker du på Søg noter, dukker følgende billede op. Her er der flere søgemuligheder Husk at du også kan søge efter noter på lukkede sager Tryk Find for at starte søgning Vigtigt!! Det er muligt at søge på andre beskeder eller noter end dine egne. Men kun hvis du har særlige beføjelser. Dette vil typisk være hvis du er faglig sekretær eller formand for din personaleforening.