Brugervejledning til Dokumentarkiv ver 2.0 (og senere versioner)

Transkript

1 Brugervejledning til Dokumentarkiv ver 2.0 (og senere versioner) Hvordan finder jeg Dokumentarkivet? Klik på linket for at logge ind. Log ind med dit SDU brugernavn og password. Hovedmenuen (Startsiden) indeholder tre menupunkter:

2 Oprette en sag / eksamen Når man står med et sæt filer fra en eksamen der skal uploades til Dokumentarkiv skal man som det første oprette en ny sag. En sag svarer til en eksamen. Når den oprettes skal man: vælge semester (Periode) Start med at skrive eksamensaktivitetskoden, eller fagets navn vælg herefter i rullemenuen. Klik på Søg og herefter Opret. Ved oprettelsen tilknytter systemet de studerende som er tilmeldt den eksamen til sagen i Dokumentarkiv ved hjælp af data fra STADS. Bemærk at der ikke længere oprettes en separat sag til reeksamen alt uploades nu i den samme sag. Det anbefales at oprette sagen umiddelbart før man vil uploade eksamensbesvarelserne EFTER at eksamen er afholdt. Søgefunktionerne Når en eller flere sager er oprettet er det muligt at benytte søgefunktionerne: Søg efter sag Søg efter studerende. Ved Søg efter sag med simpel søgeformular indtaster man hele, eller dele af, aktivitetens navn. I dette tilfælde findes der 3 poster ved søgning på projekt :

3 Ved avanceret søgning er der mulighed for at koble sin søgning med oplysninger om Fakultet, periode, administrativ enhed, sagstype og aktivitetskode Ved Søg efter studerende med simpel søgeformular indtaster man hele eller dele af navnet, brugernavnet eller cpr.nr. Ved brug af avanceret søgeformular kan man kombinere flere søgekriterier, f.eks. dele af navn og dele af cpr-nr. (NB! Det behøver ikke at være første del af navn eller nummer man indtaster) Klik på linket Gå til studerende for at få vist de eksamener som den studerende har deltaget i. Du har nu mulighed for at klikke ind på den enkelte sag / eksamen, og hente de dokumenter som ligger på sagen, og på de studerende. Arkivere dokumenter på en sag/eksamen Når en sag åbnes eller oprettes er der mulighed for:

4 at uploade dokumenter til sagen / eksamenen (f.eks. opgaveformuleringen, en zip-fil o.a.). Vælg Dokumenter på sagen. Vi anbefaler at store zip-filer splittes op i mindre, således at filstørrelsen ikke overstiger 75 MB. Brug evt. 7-zip, eller anvend zip-splitteren som er udviklet på SAM. Det er nu muligt at flytte dokumenter som er arkiveret forkert vælg Flyt valgte dokumenter. at uploade dokumenter til de enkelte studerende som deltog i eksamen. Vælg Dokumenter på studerende og klik på Overfør dokument ud for den studerendes navn. Hvis én eller flere studerende ikke findes på sagen (dvs. de var ikke tilmeldt eksamen i STADS da sagen blev oprettet) kan de oprettes manuelt, vælg Tilføj studerende...indtast navn, cpr, brugernavn eller eksamensnummer i søgefeltet, og klik på søg. Upload filer ved at fremsøge filen på din computer ved klik på Select. Vælg dokumenttype i rullemenuen: Opgaveformulering Original Rettet Re-eksamen opgaveformulering Re-eksamen original Re-eksamen rettet.. eller Ukendt. Det er nu muligt at tilknytte en note til et dokument også gamle dokumenter. Klik på det gule papir ved dokumentet for at skrive noten.

5

6 Flytte dokumenter som er arkiveret forkert Såfremt et eller flere dokumenter ved en fejl er blevet arkiveret på en forkert sag eller forkert sted i sagen kan de flyttes. Marker dokumenterne med flueben, og vælg Flyt valgte dokumenter. Ved Flyt til anden sag får man herefter mulighed for at fremsøge sagen ved simpel eller avanceret søgning. Ved Flyt til studerende får man mulighed for at vælge én studerende som er tilknyttet sagen. Uanbringelige dokumenter Såfremt enkelte dokumenter ikke skulle kunne placeres på en sag er det muligt at arkivere dem på Fakultetes Diverse sag der oprettes automatisk en til hvert semester for hvert Fakultet. Det anbefales at tilknytte en note til hvert enkelt dokument, således at det er muligt at identificere dokumentet senere hen. Kan fremsøges ved at søge på Diverse. Lise Petersen, IT-service Projektenheden, august 2013