ectrl Fritekstfaktura

Transkript

1 ectrl Fritekstfaktura

2 Indholdsfortegnelse 1. Oprettelse af fritekstfaktura 3 2. Standardtekster 4 3. Udvidet fritekstfaktura 6 Udvidede funktioner på fakturahovedet 6 Linjeskabelon (udvidet standardtekst) 7

3 1. Oprettelse af fritekstfaktura Fritekstfakturaen findes under Debitor/Fritekstfaktura. Vinduet ser som standard således ud: Nedenfor er beskrevet, hvordan man opretter en ny fritekstfaktura. 1. Tast Ctrl+n for at oprette en ny linje. 2. Tilføj herefter Debitorkonto og Dato (hvis fakturadato er forskellig fra dags dato). 3. Udfyld evt. Arbejdsbeskrivelse under fanebladet af samme navn. 4. Gå ned i nederste vindue og tilføj Beskrivelse, Antal (hvis det er en kreditnota skrives minus foran antal), Salgsbeløb og Finanskonto. 5. Tjek om der sættes Momsgruppe på og tilføj evt. Varemomsgruppe. 6. Hvis flere linjer skal tilføjes, trykkes pil-ned Se faktura før opdatering: vælg Udskrivning/Fritekstfaktura og OK. Bogfør faktura: vælg Opdatering/Fritekstfaktura og OK. Bemærk: for anvendelse af standardtekster henvises til kap ectrl Fritekstfaktura

4 2. Standardtekster Det er muligt at oprette og anvende standardtekster til brug i fritekstfakturaer og derved få et ensartet udtryk på sine fakturaer. Opsætningen af standardteksterne findes under ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Fritekstfaktura/Fritekstfaktura opsætning. Bemærk: Brug af standardtekster svarer ikke til lagerstyring. For at oprette en ny standardtekst trykkes Ctrl+n. I feltet Beskrivelse taster du en kort beskrivelse, så du efterfølgende kan genkende ydelsen det kan være et nummer eller en kort entydig tekst. Salgsbeløb indtastes, og i feltet Finanskonto vælges, hvilken konto beløbet skal konteres på. Varemomsgruppe kommer med en standardværdi, som kan ændres efter behov. I tekstboksen Fakturatekst kommer den tekst, du indtastede i Beskrivelse, men du kan erstatte eller udvide teksten med yderligere beskrivelse, der skal optræde på fakturaen. Her kan man f.eks. skrive sine standardforbehold eller salgs- og leveringsbetingelser. Her er vist et udfyldt eksempel: 4 ectrl Fritekstfaktura

5 For at oprette en fritekstfaktura med standardtekst vælges Debitor/Fritekstfaktura og derefter oprettes en ny faktura på almindelig vis. I stedet for at indtaste en tekst i feltet Beskrivelse, trykkes der på firkanten i højre side af feltet: En liste over valgbare standardtekster, hvorpå den netop oprettede tekst optræder, kommer nu frem: Når en tekst er valgt, bliver de indtastede data i standardteksten overført til linjen. Du skal nu blot tilføje antal og en evt. rabat og tjekke momsgruppen, inden fakturaen er klar til enten at blive bogført med det samme eller få tilføjet endnu en linje. 5 ectrl Fritekstfaktura

6 3. Udvidet fritekstfaktura I den udvidede fritekstfaktura har man en række muligheder som ikke er i den almindelige fritekstfaktura. For at få adgang til den udvidede funktionalitet, bedes du sende en mail til [email protected] og bede om ny fritekstfaktura rettighed. Funktionerne i den udvidede fritekstfaktura gør, at man nu har mulighed for at arbejde med fritekstfakturaen i hele salgsforløbet, fordi den udover funktionen som faktura også kan bruges som tilbud og bekræftelse og kan udskrives som en proformafaktura. Derudover er det blevet muligt at filtrere på visningen, så man fx kun ser åbne eller bogførte fakturer. Derudover kan man arbejde med fakturalinjer i form af linjeskabeloner, som er den udvidede mulighed for brug af standardtekster. De udvidede funktioner inkluderer muligheden for at sætte datoafhængige salgs- og kostpriser på, opdatere og slette i skabeloner på tværs af alle åbne fakturaer, og muligheden for at trække en række statistikker over anvendelsen. Udvidede funktioner på fakturahovedet Fakturahovedet viser nu både Ordresaldo og Dækningsbidrag, hvis der er opsat en kost- og salgspris på varen. Se under afsnittet Linjeskabelon (udvidet standardtekst) for opsætning af dette. Funktionen Vis i højre hjørne giver mulighed for at filtrere hvilke fakturaer, der vises. Det giver bedre overblik, specielt når man har mange fakturaer. Mulighederne er: Alle, Åbne, Bogførte eller Fakturaskabelon: Knappen Funktioner er udvidet med to funktioner Kopier og Opret som fakturaskabelon: 6 ectrl Fritekstfaktura

7 Kopier: giver mulighed for at kopiere den faktura, man står på. Fakturadatoen kan efterfølgende ændres, og man kan vælge at vende fortegnet i kopien, så man nemt kan udarbejde en kreditnota. Det er også muligt at søge nye priser, så man kan sikre sig, at det er de seneste priser, der anvendes. Opret som fakturaskabelon: giver mulighed for at gemme en speciel faktura som en skabelon. Denne skabelon kan så findes gennem filterfunktionen, hvorefter den kan kopieres og bruges som udgangspunkt for nye fakturaer. Knappen Udskrifter har fået et par nye muligheder, henholdsvis Udskriv som tilbud og Udskriv som bekræftelse. Dette giver mulighed for at bruge fritekstfakturaen til både at lave et tilbud med og fremsende en bekræftelse, når kunden har accepteret, og senere fremsende det samme indhold i en faktura. Nederste knap i fakturahovedet er Proforma faktura. Den bruges til udskrift af fakturaen, så den nemt kan kontrolleres, inden bogføring og afsendelse. Linjeskabelon (udvidet standardtekst) Funktionaliteten til standardiseringen af tekster, som beskrevet i kap. 2, er også udvidet. Det er stadig muligt indtaste tekst og data fra bunden på hver linje, men hvis en standardtekst vælges eller man står på en linje, hvor der er anvendt en standardtekst, vil den nye knap Linjeskabelon til højre i nederste vindue nu være aktiv. 7 ectrl Fritekstfaktura

8 Standardteksterne har ikke blot fået et navn, Linjeskabelon, men funktionaliteten er også væsentligt udvidet og berettiger dermed til at kaldes en skabelon. Linjeskabelonsvinduet Ved at trykke på knappen Linjeskabelon, når den er aktiv (eller gå ind ad samme sti som ved almindelige standardtekster), åbnes linjeskabelonsvinduet. Fanebladet Oversigt På fanebladet Oversigt er der nu udover muligheden for at sætte den udvidede fakturatekst på skabelonen også mulighed for at sætte finansielle dimensioner på. Derudover er der en række knapper med udvidet funktionalitet. Knappen Funktioner På knappen Funktioner er der mulighed for at opdatere linjeskabelonen eller at slette den. Opdater: Man kan udvælge og afgrænse, hvad og hvor der skal opdateres: Slet: Her sletter man en linjeskabelon på en eller flere åbne fakturaer afgrænset af den eventuelle udvælgelse, man foretager: 8 ectrl Fritekstfaktura

9 Knapperne Salgspriser og Kostpriser Salgsprisen kan enten rettes direkte i feltet Salgsbeløb eller vha. knappen Salgspriser. Feltet på forsiden er den standardpris, der vil blive valgt, hvis der ikke er nogen opsætning under knappen Salgspriser. Til gengæld er der under knappen Salgspriser mulighed for at sætte et datointerval på prisen. Datointervallet indtastes med en fra-dato og en til-dato, foruden selve salgsprisen: På samme måde kan kostprisen tilføjes. Når begge dele er tilføjet, vil dækningsbidraget kunne beregnes, og fremkommer derved også på fakturahovedet sammen med ordresaldoen. I nedenstående eksempel er den samme linjeskabelon brugt på de to øverste linjer. Forskellen i dækningsbidrag og ordresaldo skyldes afrunding i forbindelse med at beløbet i øverste linje er i Euro. Bemærk: Alle kostpriser er flydende. Man vil sagtens kunne ændre prisen tilbage i tiden. Det er også muligt at have flere datointervaller på én linjeskabelon. 9 ectrl Fritekstfaktura

10 Knappen Statistik Da en given linjeskabelon repræsenterer en given ydelse eller leverance, er der under knappen Statistik givet mulighed for at danne sig et overblik over salget af disse leverancer. Bemærk: Det er vigtigt at pointere, at dette på ingen måde er lagerstyring, men da man gennem anvendelsen af linjeskabeloner har gjort de forskellige fakturalinjer sammenlignelige, kan man udskrive en oversigt over antal, datoer, kunder osv. Udskriften giver et overblik over salget via fritekstfaktura, og der er mulighed for at udvælge og afgrænse på udskriften efter behov. Type: giver mulighed for at vælge om udgangspunktet i statistikken skal være kunden eller linjeskabelonen. Alle/åbne/bogførte: her afgrænses hvad man har behov for at se på. Periode: her kan der afgrænses på et datointerval, og derefter skal man vælge, om specifikationen skal være på Dag, Uge, Måned, Kvartal eller År. Kundespecifikation: her kan det vælges, hvordan sorteringen skal være. Mulighederne er: Bestillingskonto, Fakturakonto, Debitorgruppe eller en kombination. Vis: fortæller, hvordan visningen skal udformes. Antal, beløb, dækningsbidrag, navne osv. Rapport: giver mulighed for at vælge, om der skal akkumuleres for perioden eller perioderne, eller om der skal udskrives gruppetotaler eller kun totaler. Øverste højre del af billedet er relateret til knappen Udvælg, hvor man f.eks. kan afgrænse statistikken til en enkelt konto. 10 ectrl Fritekstfaktura

11 Under knappen Indstil kan man vælge udskrift til skærm eller vælge printer (en helt standard ectrl funktionalitet). Fanebladet Alle åbne På fanebladet Alle åbne vises alle åbne fakturaer, hvor linjeskabelon er anvendt. I eksemplet nedenfor ses ligeledes, at skabelonen er anvendt på debitorer, hvor afregningen i det ene tilfælde er i DKK mens det i det andet tilfælde er EUR. 11 ectrl Fritekstfaktura

12 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited