Miniudbud. bestilling af håndværkere

Transkript

1 Miniudbud bestilling af håndværkere

2 Miniudbud Vejledning til miniudbud Som indkøber skal du gennemføre et miniudbud, hvis arbejdet/leverancen overstiger en værdi på kroner ekskl. moms. Eller hvis du skal have udført arbejde på time- eller dagsbasis. For at lave et miniudbud skal du bruge miniudbudsmaterialet og tilbudslisten. Begge dokumenter skal redigeres af dig, før de sendes til de leverandører, som er omfattet af rammeaftalen og dermed har krav på (og pligt til) at deltage i konkurrencen. Om materialer Hvad med materialer? Alle priser i den nye og gamle tilbudsliste er eksklusiv primære materialer. Du kan vælge selv at levere materialerne eller kræve materialerne leveret af håndværkeren. Materialepriser opgøres sådan: Håndværkerens materialepriser må ikke overstige laveste markedspris (på en offentligt tilgængelig prisliste), hvis materialet ikke er omfattet af en anden AlmenIndkøb rammeaftale om materialer. Hvis materialet er omfattet af en rammeaftale, kan leverandøren maksimalt fakturere enhedspriser svarende til priserne heri. 1

3 Guide 1. Gå ind på og klik på Log in 2. Udfyld dit Brugernavn og Adgangskode og klik Log ind 2

4 3. Vælg BOLIGORGANISATIONER og Indkøb 4. Vælg rammeaftale, geografi og kategori og klik på knappen Gå direkte til miniudbud 3

5 5. Indtast de relevante informationer. Nogle vil være forvalgt 6. Opgavebeskrivelse Her beskriver du den konkrete opgave, som der skal konkurreres om. Opgaven skal være så præcist beskrevet, at håndværkeren kan afgive sine priser. Der kan også vedlægges eventuelle bilag i mailen (tegninger, rådgivermateriale m.v.). Det skal fremgå af beskrivelsen, at du har vedlagt bilag. 4

6 7. Gælder AB92? Systemet vælger nej, idet det kun undtagelsesvis vil være tilfældet. Spørg din nærmeste leder, hvis du er i tvivl. 8. Indsæt frister for udbuddet og HUSK TILBUDSLISTEN Som bestiller, beslutter du hvilke tidsfrister, der skal være. Jo mere kompleks opgaven er, jo mere tid har leverandørerne brug for. Når du har udfyldt alle felter, kan du hente dine indtastninger i en pdf og gemme den på skrivebordet: Næste step er at hente tilbudslisten og klargøre den til leverandørerne. Tilbudslisten skal forberedes og sendes til leverandørerne på rammeaftalen sammen med miniudbudsbetingelserne og evt. bilag 5

7 Tilbudslisten Sådan arbejder du med tilbudslisten Aktiver redigering. Marker de relevante felter og højre-klik med musen. Skift til grøn farve. Hvilke dele af tilbudslisten, der skal udfyldes, afhænger af opgaven. OBS! Der findes en vejledning som beskriver, hvilke felter, der skal markeres i selve tilbudslisten. 6

8 Håndværkerne afgiver tilbud Du skal nu rette kontakt til håndværkerne. Henvendelsen sker samtidigt til de relevante leverandører pr. . en skal indeholde Miniudbudsbetingelserne, Den nye tilbudsliste, og AB92, hvis denne er gældende for arbejdet. Håndværkerne skal nu forberede deres tilbud på baggrund af miniudbudsbetingelserne og tilbudslisten (og eventuelt AB92), som du har udfyldt og fremsendt. Du skal besvare eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skriftligt og alle tilbudsgivere skal have en kopi af spørgsmålet og svaret på samme tid. Evt. bilag. Du finder leverandørernes kontaktoplysninger på hjemmesiden under miniudbudsbetingelserne. Du kan gemme kontaktoplysningerne som en PDF eller sende dem til dig selv eller blot kopiere dem på skærmen over til dit mailsystem 7

9 Tilbudsvurdering Du skal vurdere de tilbud, der modtages indenfor tilbudsfristen. Du skal afvise for sent indkomne tilbud og tilbud, der ikke indeholder en tilbudsliste. Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste pris, vinder kontrakten. Hvis der mangler prisoplysninger i tilbudslisten, skal du lægge priserne i tilbudsgiverens oprindelige tilbudsliste til grund. Hvis priserne er højere end håndværkerens priser i den gamle tilbudsliste, kan du lægge de gamle priser til grund i stedet. Hvis tilbudsgiver afleverer supplerende dokumenter (fx standardforbehold eller forudsætninger for arbejdet, har du ret og i visse tilfælde pligt til at afvise tilbuddet. Annullering af miniudbud Hvis du beslutter at annullere miniudbuddet, skal du begrunde det. Begrundelsen må ikke være usaglig. Følgende er eksempler på saglige begrundelser: De indkomne priser var ikke konkurrencedygtige nok. Mængden af indkomne tilbud gav ikke det fornødne konkurrencegrundlag. Finansiering til opgaven blev ikke godkendt. Der var fejl i opgavebeskrivelsen eller opgavebeskrivelsen var uhensigtsmæssig. Arbejdet har vist sig mere omfattende end forventet. 8

10 Følgende er eksempler på usaglige begrundelser: Vi har ikke tillid til lavestbydende. Vi foretrækker en anden tilbudsgiver end lavestbydende tilbudsgiver, fordi den anden tilbudsgiver er lokal. Vi foretrækker en anden tilbudsgiver end lavestbydende tilbudsgiver, fordi vi har dårlige erfaringer med lavestbydende. Underretning af tilbudsgivere Når du har fundet den vindende tilbudsgiver, skal alle tilbudsgivere underrettes skriftligt og samtidigt, eventuelt pr. mail. Eventuel standstill periode Når underretningerne er udsendt, bør du som udgangspunkt afvente en standstill periode på 10 kalenderdage, før du må indgå aftalen og sætte arbejdet i gang. Standstill perioden regnes fra dagen efter underretningen. Falder den sidste dag på en weekend- eller helligdag, udløber fristen dog først ved udgangen af den næste hverdag. (Eksempel: Sidste frist er en søndag: Fristen udløber ved udgangen af mandag). Efter standstill perioden kan arbejdet sættes i værk. Tilbudsgiverne skal alle oplyses om de samlede totalpriser, herunder hvem der var billigst. Hvis du afviser en tilbudsgiver pga. fejl (f.eks. manglende tilbudsliste eller priser), skal det begrundes. 9

11 Miniudbud Version 1 Oktober 2014