Miniudbud vejledning 2. Bestilling af håndværkere

Transkript

1 Miniudbud vejledning 2 Bestilling af håndværkere

2 Vejledning til miniudbud Som indkøber skal du gennemføre et miniudbud, hvis arbejdet/leverancen overstiger en værdi på kroner ekskl. moms. Eller hvis du skal have udført arbejde på time- eller dagsbasis. For at lave et miniudbud skal du bruge miniudbudsmaterialet og tilbudslisten. Begge dokumenter skal redigeres af dig, før de sendes til de leverandører, som er omfattet af rammeaftalen og dermed har krav (og pligt til) på at deltage i konkurrencen.

3 1. Gå ind på og klik på Log in 3

4 2. Udfyld dit Brugernavn og Adgangskode og klik Log ind 4

5 Vælg BOLIGORGANISATIONER og Indkøb 5

6 Vælg rammaftale, geografi og kategori Gå direkte til miniudbud 6

7 Indtast de relevante informationer. Nogle vil være forvalgt 7

8 Opgavebeskrivelse Her beskriver du den konkrete opgave, som der skal konkurreres om. Opgaven skal være så præcist beskrevet, at håndværkeren kan afgive sine priser Der kan også vedlægges eventuelle bilag i mailen (tegninger m.v.). De skal fremgå af beskrivelsen 8

9 Gælder AB92? Systemet vælger nej, idet det kun undtagelsesvis vil være tilfældet. Spørg din nærmeste leder, hvis du er i tvivl. 9

10 Indsæt frister for udbuddet og HUSK TILBUDSLISTEN Når du har udfyldt alle felter, kan du hente dine indtastninger i en pdf og gemme den på skrivebordet. Næste step er at hente tilbudslisten og klargøre den til leverandørerne 10

11 Tilbudslisten skal forberedes og sendes til leverandørerne på rammeaftalen sammen med miniudbudsbetingelserne og evt. bilag De felter, hvor der ønskes nye priser og/eller mængder, markeres med grøn. Skal du bruge et HELT ny tilbudsliste fra leverandøren, skal du kun markere felter med priser. 11

12 Sådan arbejder du med tilbudslisten Aktiver redigering. Marker de relevante felter og højre klik med musen. Skift til grøn farve 12

13 Disse felter skal udfyldes i tilbudslisten MODEL 1, Varekurvmodellen 1) Varekurv-modellen: Hvis du kender enhedsmængderne på fastprisydelserne på forhånd og skal ikke bruge time-/dagspriser. Eksempel: 30 vinduer er slået i stykker i et alment boligbyggeri. Bestilleren behøver derfor 30 enheder af tilbudslistens punkt: Udskiftning af vindueselement under 120x140 cm inkl. bortskaffelse af gammelt vindue, pr. vindue (ekskl. pris for vindue) 13

14 Tilbudslisten MODEL 1, Varekurv-modellen 1) Varekurv-modellen: Du skal markerede de fastprisydelser, du har brug for, med grøn i kolonnen Pris. Så ved tilbudsgiverne, hvad de skal oplyse pris på: 14

15 Tilbudslisten MODEL 1, Varekurv-modellen 1) Varekurv-modellen: Herefter skal du udfylde en mængde for de håndværkerydelser, du har brug for. Kolonnen med mængder er markeret med gul, og du skal erstatte standardmængden, som allerede er udfyldt i listen, med den mængde, du behøver: 15

16 Tilbudslisten MODEL 1, Varekurv-modellen 1) Varekurv-modellen: Nederst i arkene finder du rækken A. YDELSER TOTAL Når du får de udfyldte tilbudslister retur skal du kontrollere denne række. Den håndværker, der tilbyder den laveste sumtotal, vinder miniudbuddet. 16

17 Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet 2) Forsimplet tilbudsliste: Hvis du kender enhedsmængderne på fastprisydelserne på forhånd og skal bruge time-/dagspriser. Eksempel: 30 vinduer er slået i stykker i et alment boligbyggeri. Herudover skal der udføres et stykke tømrerarbejde, som ikke er på tilbudslisten. Bestilleren behøver derfor en pris på 30 enheder af tilbudslistens punkt: a) Udskiftning af vindueselement under 120x140 cm inkl. bortskaffelse af gammelt vindue, pr. vindue (ekskl. pris for vindue), samt b) en timesats og timemængde for lærling/svend/mester 17

18 Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet 2) Forsimplet tilbudsliste De fastprisydelser, du har brug for, skal du markere med grøn i kolonnen Pris. Så ved tilbudsgiverne, hvad de skal oplyse pris på: 18

19 Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet 2) Forsimplet tilbudsliste Her skal du udfylde en mængde for de fastprisydelser, du har brug for. Kolonnen med mængder er markeret med gul, og du skal erstatte standardmængden, som allerede er udfyldt i listen: 19

20 Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet 2) Forsimplet tilbudsliste Herefter skal du fjerne mængderne for time-/dagsprisydelser, så tilbudsgiverne kan give en pris og mængde (tidsforbrug). Både kolonnerne Pris og Mængde markerer du med grøn for de time-/dagsprisydelser, du ønsker en pris på. Så ved håndværkerne, hvad de skal udfylde: 20

21 Tilbudslisten MODEL 2, Forsimplet 2) Forsimplet tilbudsliste: Nederst i arkene finder du rækken A. YDELSER TOTAL og B. TIMEPRISER/C. TILLÆG - TOTAL Når du får de udfyldte tilbudslister retur, skal du kontrollere denne række. Den håndværker, der tilbyder den laveste sumtotal, vinder miniudbuddet. 21

22 Håndværkerne afgiver tilbud Du skal nu rette kontakt til håndværkerne. Henvendelsen sker samtidigt til de relevante leverandører pr. . en skal indeholde 1) Miniudbudsbetingelserne, 2) Den nye tilbudsliste, og 3) AB92, hvis denne er gældende for arbejdet. Håndværkerne skal nu forberede deres tilbud på baggrund af miniudbudsbetingelserne og tilbudslisten (og eventuelt AB92), som du har udfyldt og fremsendt. Du skal besvare eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skriftligt og alle tilbudsgivere skal have en kopi af spørgsmålet og svaret på samme tid. 22

23 Du finder leverandørernes kontaktoplysninger på hjemmesiden under miniudbudsbetingelserne. 23

24 Tilbudsvurdering Du skal vurdere de tilbud, der modtages inden tilbudsfristen. Du skal afvise for sent indkomne tilbud og tilbud, der ikke indeholder en tilbudsliste. Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste pris, vinder kontrakten. Hvis der mangler prisoplysninger i tilbudslisten, skal du lægge priserne i tilbudsgiverens oprindelige tilbudsliste til grund. Hvis priserne er højere end håndværkerens priser i den gamle tilbudsliste, kan du lægge de gamle priser til grund i stedet. Hvis tilbudsgiver eksempelvis har glemt at aflevere en ny tilbudsliste, skal du afvise hans tilbud. Hvis tilbudsgiver afleverer supplerende dokumenter (f.eks. standardforbehold eller forudsætninger for arbejdet, har du ret og i visse tilfælde pligt til at afvise tilbuddet. 24

25 Underretning af tilbudsgivere Hvis du beslutter at annullere miniudbuddet, skal du begrunde det. Begrundelsen må ikke være usaglig. Følgende er eksempler på saglige begrundelser: a) De indkomne priser var ikke konkurrencedygtige nok. b) Mængden af indkomne tilbud gav ikke det fornødne konkurrencegrundlag. c) Finansiering til opgaven blev ikke godkendt. d) Der var fejl i opgavebeskrivelsen eller opgavebeskrivelsen var uhensigtsmæssig. e) Arbejdet har vist sig mere omfattende end forventet. 25

26 Underretning af tilbudsgivere Følgende er eksempler på usaglige begrundelser: a) Vi har ikke tillid til lavestbydende. b) Vi foretrækker en anden tilbudsgiver end lavestbydende tilbudsgiver, fordi den anden tilbudsgiver er lokal. c) Vi foretrækker en anden tilbudsgiver end lavestbydende tilbudsgiver, fordi vi har dårlige erfaringer med lavestbydende. Når du har fundet den vindende tilbudsgiver, skal alle tilbudsgivere underrettes skriftligt og samtidigt, eventuelt pr. mail. Tilbudsgiverne skal alle oplyses om de samlede totalpriser, herunder hvem der var billigst. Hvis du afviser en tilbudsgiver pga. fejl (f.eks. manglende tilbudsliste eller priser), skal det begrundes. 26

27 Eventuel standstill periode Når underretningerne er udsendt, skal du som udgangspunkt afvente en standstill periode på 10 kalenderdage, før du må indgå aftalen og sætte arbejdet i gang. Standstill perioden regnes fra dagen efter underretningen. Falder den sidste dag på en weekend- eller helligdag, udløber fristen dog først ved udgangen af den næste hverdag. (Eksempel: Sidste frist er en søndag: Fristen udløber ved udgangen af mandag) Efter standstill perioden kan arbejdet sættes i værk. 27

28 Materialer! Hvad med materialer? Alle priser i den nye og gamle tilbudsliste er eksklusiv primære materialer. Du kan dog vælge selv at levere materialerne eller kræve materialerne leveret af håndværkeren. Materialepriser opgøres sådan: Håndværkerens materialepriser må ikke overstige laveste markedspris (på en offentligt tilgængelig prisliste), hvis materialet ikke er omfattet af en anden AlmenIndkøb rammeaftale om materialer. Hvis materialet er omfattet af en rammeaftale, kan leverandøren maksimalt fakturere enhedspriser svarende til priserne heri. 28