Opfordring!! Alle beboer opfordres til at oplyse deres mailadresse, så fremtidig information kan gives via denne. Bestyrelsens mailadresse er:

Transkript

1 Opfordring!! Alle beboer opfordres til at oplyse deres mailadresse, så fremtidig information kan gives via denne. Bestyrelsens mailadresse er: Se også Siden er under opbygning og input modtages naturligvis!

2 Information til grundejerforeningen Birkhøjens medlemmer Referat af ordinær generalforsamling afholdt torsdag d. 26. marts Fremmødte: Hus nr.: 30, 36, 37,40, 47, 49, 77, 85 Referent: Anja Steenbuck, nr. 37 Dagorden: 1. Valg af dirigent 2. Formandens beretning for det forgangne år 3. Aflæggelse af regnskab 4. Vedtagelse af budget 5. Valg af bestyrelse (Christian Gernyx, Anja Steenbuck modtager genvalg, Claus Haldrup ønsker ikke valg) 6. Valg af revisor og revisorsuppleanter 7. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne 8. Sammensætning af udvalg 9. Eventuelt Ad 1. Niels Elbek nr. 30 blev valgt som dirigent. Dirigenten kunne konstatere at indkaldelsen og dagsorden er udsendt rettidig. Ad 2. Formanden præsenterede årsberetningen. Beretningen godkendt. Vedlagt som bilag 1. Vejfonden. Vurdering af kommende budgettering vedlagt som bilag. Vedlagt som bilag 2. Ingen kommentar til årsberetningen. Ad 3. Rettidige udsendte regnskab blev præsenteret af kasserer Christian Gernyx, regnskabet var godkendt af foreningens revisorer. Tømning af sandfang gav anledning til diskussion om hvorvidt der skal gruses eller saltes. Ved grusning giver det større behov for tømning af sandfang. Anja Steenbuck undersøger om der er mulighed for en evt. blanding af grus og salt. Fremtidig aftale med Søften Maskinstation vedlagt som bilag 3. Evt. indsigelser kan skriftlig tilkendegives til næste generalforsamling. Regnskabet godkendt. Ad 4. Budgettet præsenteret af kasserer Christian Gernyx. Budgetforslag godkendt.

3 Ad 5. Christian Gernyx modtog genvalg. Anja Steenbuck modtog genvalg. Søren Aarestrup nr. 85 blev valg i bestyrelsen. Svenn Nilsson og Mogens Bang var ikke på valg og fortsætter dermed i bestyrelsen. Suppleant: Birgitte Berdin Mikkelsen Lars Baungaard Ad 6. Niels Have nr. 50 og Bent Hansen nr. 57 blev genvalgt som revisorer. Kristian Kragh nr. 40 blev genvalgt som revisorsuppleant. Ad 7. Der var ikke modtaget forslag til behandling på generalforsamlingen. Ad 8. Festudvalg: Lars Enevoldsen, nr. 69, Christian Gernyx, nr. 47, Kurt Udengaard, nr. 71, Søren Nielsen, nr.49 har alle været med i festudvalget, men ønsker ikke at fortsætte. Alle takkes for god indsats! Det blev på generalforsamlingen vedtaget at festudvalget nedlægges. Samtidig blev det besluttet, at det bliver muligt for evt. initiativtager, at ansøge om tilskud til arrangementer. Der stilles ikke krav til hvilke arrangementer der ansøges til, bestyrelsen vil behandle alle forslag. Legepladsudvalg: Claus Haldrup nr. 21 fortsætter, samt 1 bestyrelses medlem denne vælges ved kommende konstituering. Skadedyrsudvalg: Joos Kallehauge, nr. 46, Lars Baungaard, nr. 81, Svenn Nilsson, nr. 55, Niels Elbek, nr. 30 repræsentere skadedyrsudvalget. Antenneudvalg: Niels Elbek, nr. 30, Kristian Kragh, nr. 40 fortsætter i udvalget. Henrik Nymark, nr. 77 blev valgt ind i udvalget.

4 Ad 9. Alle beboer opfordres til at sende en mail til da dette giver mulighed for fremsendelse af information via mail. Brændeovne, brændsel og afbrændingsform skal være så dette ikke giver gener for de omkringboende! Græssende køer - der blev på generalforsamlingen henstillet til, at bestyrelsen tager kontakt til kommunen og gør opmærksom på at indhegningen syd for søen skal fjernes, da dette ikke er i overensstemmelse med gældende regler. Antenneudvalget gav et referat af deres arbejde i det forgangne år. Dirigenten afsluttede generalforsamlingen og takkede for god ro og orden. Niels Elbek, dirigent Svenn Nilsson, formand

5 Bilag 1 Grundejerforeningen Birkhøjen Beretning 2008 Ændringer i bestyrelsen Kurt Udengaard Christensen har desværre været nødsaget til at forlade bestyrelsen januar Bestyrelsen har derfor omkonstitueret sig. Svenn Nilsson er tiltrådt som formand og Mogens Bang er tiltrådt som næstformand. Suppleant Claus Haldrup er blevet medlem af bestyrelsen som afløser for Kurt. Bestyrelsen vil benytte denne lejlighed til at sige stor tak til Kurt for hans indsats. Opkrævning af kontingent Aftalen med Hinnerup kommune om opkrævning af kontingent gennem ejendomsskatten blev opsagt af Favrskov kommune i 2007 med virkning fra Grundejerforeninger skulle herefter med virkning fra januar 2008 selv sørge for opkrævningen. Det har nødvendiggjort en ændring i vedtægterne i 9 stk. 4. Er ændret fra " kontingentet skal opkræves via ejendomsskattebilletten af Hinnerup Kommune til " kontingent bliver opkrævet af Grundejerforeningen en gang årligt". Ændringen af vedtægterne blev vedtaget ved den ekstraordinære generalforsamling den 14. maj Grundejerforeningens kasserer har varetaget arbejdet med at opkræve kontingent for Da indbetalingerne forløb tilfredsstillende, har bestyrelsen besluttet også fremover at varetage opkrævningen af kontingentet. Vejfonden Som bekendt blev der i 2006 indgået en aftale mellem kommunen og Grundejerforeningen om at kommunen forestår driften af vejene indtil 2018 og tilbageleverer vejene til grundejerforeningen med nyt slidlag samme år. Grundejerforeningen skal herefter selv forestå driften af vejene. Ved generalforsamlingen i 2008 blev det besluttet at bestyrelsen skulle se nærmere på om opsparingsniveauet i vejfonden er tilfredsstillende. Bestyrelsen har gennemført en vurdering af opsparingen i vejfonden, sammenholdt med forventede udgifter til vedligeholdelse af veje med tilhørende tilbehør og installationer frem til Vurderingen bliver i sin helhed vedlagt referatet fra denne generalforsamling som bilag. Der er i vurderingen anlagt et konservativt skøn. På denne baggrund indstiller bestyrelsen, at der fortsat overføres gennemsnitligt kr til vejfonden pr år. Hjemmesiden Hjemmesiden har nu siden februar 2009 været velkørende og er blevet udbygget, så der nu kan findes mange nyttige informationer om Grundejerforeningen Birkhøjen. Hjemmesiden er fortsat under konstruktion, men det er nu muligt at finde frem til medlemmer af grundejerforeningens bestyrelse og udvalg, diverse nyheder, vedtægter, arrangementer og relevante links. Råger og andre skadedyr. Råger: Har kontaktet formanden for Hinnerup Jagtforening Ove Lindrup, som har oplyst, at der ved reguleringen af rågeunger i forsommeren 2008 kun er nedskudt 154 rågeunger. Dette er kun en tredjedel af, hvad der er nedlagt i 2007 og langt fra det antal råger, der er tilladelse til at skyde.

6 Viltforvaltningen har derfor givet Favrskov kommune tilladelse til regulering af råger i Nørreskoven fra midten af februar indtil den 31. marts Hinnerup Jagtforening har nu snart gennemført reguleringen, med det formål, dels at udtynde antallet af voksne råger, og dels at skræmme rågerne således at lysten til at etablere reder i Nørreskoven bliver væsentlig mindre og at de i bedste fald helt forsvinder fra Nørreskoven. Mosegrise: Mosegrise og vandrotter har heller ikke i 2008 forvoldt de store problemer. Der er dog konstateret en del mosegriseaktivitet i skråningen på fællesarealet op mod Birkhøjen 85 og 87 og der er konstateret enkelte huller rundt omkring parceller, der ligger ud til fællesarealer. Det opfordres til at kontakte skadedyrsudvalget, når der konstateres problemer med mosegrise og muldvarpe. Dræbersnegle: Der har heller ikke været registreret de store gener med dræbersnegle i Flere grundejere meddeler, at det har været nødvendigt at indsamle og aflive dræbersnegle, men invasionen har generelt set været mindre end i foregående år. Legepladser Der er i 2008 blevet lavet en aftale mellem Flinthøjen og Birkhøjen om vedligeholdelse af den fælles legeplads. Grundejerforeningen Birkhøjen varetager inspektion og nødvendig vedligehold i ulige år og Flinthøjen i lige år. Grønne arealer Der er foretaget en hårdt tiltrængt udtynding i træbevoksningerne på fællesarealet mellem de ulige og lige numre. Danjord A/S har foretaget udtyndingen. Grundejere med skel ud til slugten med træbevoksningerne varetager det sidste oprydningsarbejde og grenene bliver lagt på Skt. Hans Bålpladsen. Alle fra grundejerforeningen, der har lyst og/eller kan bruge gavn-træet er velkomne til at tage del i oprydningsarbejdet. Engarealerne blev slået 2 gange. Første gang i forbindelse med mælkebøtternes frøsætning og sidste gang i sensommeren. Vejene En inspektion af sandfangene i kloakbrønde langs vejene afslørede at det var hårdt tiltrængt at de skulle tømmes for sand. Trods at vedligeholdelsen af vejene er pålagt kommunen skal Grundejerforeningen varetage tømning af sandfangene i kloakker langs vejene. Der er indgået en aftale med Grundejerforeningerne Lerhøjen og Birkegaarden om oprensning af sandbrøndene for første gang i 2008 og herefter hvert 3. år. Vejmarkeringer (hajtænder m.m.) er blevet opmalet og skulle gerne kunne holde de næste 10 år. Der var ingen indkaldelse til grøn 1/2time, men vedligeholdelsen af rundkørslerne er blevet klaret alligevel. Ukrudt langs kantstenene bryder asfalten, når det får lov at blive stående. Endnu engang opfordres alle grundejere til selv at fjerne ukrudtet langs kantstenene, inden det gør nævneværdig skade på vejbelægningen. Vejtræer er også blevet beskåret i 2008 og vil fortsat blive beskåret en gang om året, så trækronerne vedbliver at være kompakte. En tak til Jens Viggo Jensen for kontrol af skadedyr og sygdomme i foreningens vejtræer.

7 Snerydning. Vinteren 2008 har været mild og der har ikke været det store behov for snerydning og grusning. Fester 2008 Fastelavnsfesten blev desværre aflyst, da der var for få tilmeldte. Skt. Hans festen forløb fint med flot bål, hvor heksen blev sendt til Bloksbjerg og grundejerforeningen var vært med pølser, øl og sodavand. Til sommerfesten i august var der kun tilmeldt 8 husstande. Det blev en hyggelig sammenkomst hvor 16 voksne med børn fik en hyggelig eftermiddag og aften. Marts 2009 Svenn Nilsson

8 Bilag 2 Bilag til beretning - Vejfond: På generalforsamlingen i 2008 blev bestyrelsen pålagt til næste generalforsamling at udarbejde et budget over fremtidige økonomiske forhold. Det har bestyrelsen gjort... Først lidt baggrund: Vejfondens formål jf. Grundejerforeningen Birkhøjens vedtægter 6 stk. 6: Grundejerforeningen Birkhøjen kan oprette en vejfond. Fonden skal sikre, at en passende del af grundejerforeningens midler afsættes til de fremtidige vedligeholdelsesarbejder på foreningens vejarealer. Fondens midler indestår på en særskilt konto, alternativt investeres de i danske statsobligationer. Med baggrund i vejenes og specielt bundopbygningens beskaffenhed, indgik Grundejerforeningen Birkhøjen i november 2006 aftale med Hinnerup Kommune, om at kommunen frem til december 2018 forestår driften af vejene. Ved udgangen af perioden overdrager kommunen vejene med nyt slidlag tilbage til grundejerforeningen. Med en forventet levetid på 20 år for asfaltslidlag betyder det i princippet, at grundejerforeningen ikke vil have udgifter (udbetalinger) til nyt asfaltslidlag før I relation til vedtægterne for vejfonden er udgifterne frem til og med 2038 vurderet i det følgende. Alle priser er inkl. moms. Fra Vejfonden tages reparations- og vedligeholdelsesudgifter som ikke forventes afholdt oftere end hvert 5. år Rådgiver ved overtagelse fra kommunen. Kr ,- i 2018 Opretning fortov lbm. á kr. 250,- I alt kr ,- år 2028 Opretning af kantsten - afsat kr ,- ved 3. slidlag i år 2038 Nyt asfaltslidlag - (kommunen betaler 2018) - afsat 7050 m2 á kr. 85,- plus regulering af riste og brønde mv. I alt kr ,- i år 2038 Reparation af revner i asfalt. Afsat kr hvert femte år Vejmarkering og vejskilte. Afsat kr ,- hvert 10. år Kloakrenovering (regnvand). Den store joker. Afsat kr ,- i år Det vil sige, at løbende udgifter til fx. ukrudtsbekæmpelse og tømning af sandfangsbrønde ikke tages fra Vejfonden. Ved udførelse af arbejder fra Hinneruplund frem til anden rundkørsel vil Birkgegården og Lerhøjen bidrage forholdsmæssigt jf. gældende aftale. (ca. 6% af Birkhøjens totale vejareal). Af praktiske årsager er alle mængder frem til Hinneruplund dog indregnet, hvilket vel kan sidestilles med et konservativt skøn. Prisstigninger sidestilles med rentetilskrivning.

9 Birkhøjens Grundejerforening Birkhøjen Vejfond - Udvikling År Side 9 af Ind- og udbetaling / Saldo