Information. Elektronisk 360 s feedback - manual. Regionshospitalet Randers. Elektronisk 360 s feedback - manual. Baggrund

Transkript

1 Information Baggrund Med udgangspunkt i et projekt fra Aarhus Universitetshospital (Skejby-modellen), har Region Midtjylland (RM) løbende siden 2006 støttet udviklingen og implementeringen af en webbaseret platform til 360 s evaluering af uddannelseslæger. Platformen ejes af et privat firma: PeoplePartner. Modellen betegnes elektronisk 360 s feedback. 360 s feedback er en formativ, helhedsorienteret kompetencevurderingsmetode, som er meget udbredt i den lægelige videreuddannelse indenfor stort set alle specialer og i hele landet. Modellen sætter fokus på kompetencer indenfor de fire lægeroller: Kommunikator Samarbejder Professionel Leder/administrator/organisator Med 360 s feedback indsamles der systematiske data om, hvordan uddannelseslægen fungerer i den tværfaglige, kliniske hverdag. Data indsamles fra et antal samarbejdspartnere, der oplever, hvordan personen fungerer i praksis. Data sammenholdes med personens egen vurdering af egen adfærd. Metoden muliggør en sammenligning mellem uddannelseslægens egen og andres opfattelse af vedkommendes kompetencer og kan anvendes til at udpege mulige udviklingsområder. Side 1 af 9 Version november 2013 Regionshospitalet Randers Tel Skovlyvej 1 DK-8930 Randers NØ Regionshospitalet Randers

2 360 s feedback i den lægelige videreuddannelse skal: Medvirke til at kvalificere yngre læger til at matche den moderne lægerolle Medvirke til at opfylde krav fra specialernes målbeskrivelser Bidrage til en fortsat velfungerende feedbackkultur på RRA 360 s feedback kan også bruges i forbindelse med håndtering af uhensigtsmæssige uddannelsesforløb, til evaluering af speciallæger og andre personalegrupper end læger. Region Midtjylland ønsker elektronisk 360 s feedback implementeret på samtlige af regionens hospitaler og har derfor valgt at støtte implementeringen heraf på Regionshospitalet Randers (RRA), som er det sidste hospital i Region Midtjylland, der indfører modellen. Elektronisk 360 s feedback på RRA startes op i januar Med henblik på at få beskrevet formål, mål, ansvarsplacering, organisering og evaluering blev der i august 2013 nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra alle uddannelsesgivende afdelinger. Denne manual beskriver, hvordan arbejdsgruppen har valgt, at der skal arbejdes med elektronisk 360 s feedback på RRA. Manualen er efterfølgende godkendt af hospitalsledelsen og involverede afdelingsledelser. Hensigten med manualen er, at den skal kunne anvendes som opslagsværk for afdelingsledelser, uddannelsesansvarlige overlæger, hovedvejledere, feedback-facilitatorer (FF), yngre læger under uddannelse, og andre som deltager i eller har interesse for 360 s feedback. Indledning I mange specialer er 360 s feedback et obligatorisk element i kompetencevurderingen af læger i hoveduddannelse, så på en del af de uddannelsesgivende afdelinger på RRA foregår dette allerede bare manuelt. Den elektroniske model har følgende fordele frem for den manuelle: Der anvendes en valideret spørgeramme (der er i de parakliniske specialer mulighed for at anvende en udgave, hvor patientrelaterede spørgsmål er trukket ud af spørgerammen) Den enkelte dataindsamling og især databearbejdning bliver mindre tidskrævende for hhv. respondenter og FF Der genereres systematiske, skriftlige rapporter, som er præcise (ingen regnefejl) Der gives feedback af uddannede FF Data kan aggregeres og bruges til at sige noget om uddannelsesmiljøet på de enkelte afdelinger og hospitalet som helhed. Aggregerede rapporter kan identificere udviklingsområder og anvendes i kvalitetsmonitorering af den lægelige videreuddannelse Der er mulighed for øget produktivitet gennem ændring i uproduktiv adfærd Side 2 af 9

3 Ulemper ved elektronisk 360 s feedback frem for manuel er, at der både ved implementering og løbende herefter er udgifter til uddannelse af FF, licenser til FF og udtræk af rapporter. Hospitalsledelsen på Regionshospitalet Randers har besluttet, at Alle udgifter ud over de implementeringsudgifter, som dækkes af RM, finansieres af de enkelte afdelinger Alle uddannelseslæger (KBU-, I- og H-læger) skal evalueres mindst én gang i hver ansættelse på RRA. AP-læger evalueres dog kun 1 gang under deres ansættelse på RRA For alle kritiske rapporter skal der laves udviklingsplan og om muligt skal 360 s feedback gentages med henblik på om indsatsen har virket Der uddannes FF fra alle uddannelsesgivende afdelinger med 3 eller flere uddannelseslæger pr. år i et sådan omfang, at hver FF gennemfører 3-8 feedbackseancer pr. år. Uddannelseslæger fra mindre afdelinger kan, hvis afdelingerne ønsker det, få feedback på en af de større afdelinger Kun speciallæger uddannes til FF Aktører og ansvarsfordeling Feedback-modtager En feedback-modtager er den uddannelseslæge, som skal have tilbagemelding på sin måde at arbejde på. Alle uddannelseslæger ansat på RRA skal have foretaget 360 s feedback mindst én gang i løbet af deres ansættelse. KBU-læger efter 4 måneders ansættelse I-læger efter 8 måneders ansættelse H-læger 6 måneders før ophør af ansættelse AP-læger efter 3 måneders ansættelse i Akutafdelingen Uddannelseslægen har selv ansvar for at gennemføre processen herunder at udvælge respondenter. Uddannelseslægen har i samarbejde med hovedvejlederen ansvar for, at den udarbejdede udviklingsplan fra 360 s feedback indarbejdes i den individuelle uddannelsesplan. Respondent En respondent er en samarbejdspartner, som den yngre læge har bedt om at besvare det elektroniske spørgeskema. Der spørges til, hvordan den yngre læge (feedback-modtageren) agerer i afdelingen. Respondenternes svar er anonyme. Den yngre læge vælger selv sine respondenter blandt dem, han/hun har arbejdet mest sammen med. Fra litteraturen vides, at der skal være 3 5 respondenter i hver gruppe for at bevare respondenternes anonymitet. Omvendt vides, at der ikke fremkommer nye oplysninger, såfremt der er mere end 7 8 i hver respondentgruppe. Vi anbefaler derfor, at den yngre læge inviterer 4 5 respondenter fra hver gruppe af respondenter. Side 3 af 9

4 I Feedbackmodellen er de grupper af samarbejdspartnere, som kan indgå, defineret: Speciallæger Øvrige lægekolleger Plejepersonale (sygeplejersker, SOSU-assistenter på sengeafdelinger) Andre nære samarbejdspartnere (fx operationssygeplejersker, ambulatoriesygeplejersker, jordemødre, bioanalytikere, sekretærer) Andre samarbejdspartnere (psykologer, socialrådgivere, personale fra andre afdelinger) Der skal være mindst 3 respondentgrupper foruden den yngre læge selv. Såfremt der i en respondentgruppe er mindre end 3 respondenter, der har besvaret, kan respondenter efterfølgende flyttes til en anden gruppe af hensyn til anonymiteten. Respondenterne har ansvar for at udfylde spørgeskemaerne med omhu herunder nøje at overveje formuleringen af evt. kommentarer, da disse kommer ordret med i den endelige rapport, som udleveres til uddannelseslægen. Feedback-facilitator En FF er en læge, som har fået uddannelse dvs. er certificeret til at give tilbagemelding til feedback-modtageren. Det er læger, som er uddannet til at hjælpe den enkelte yngre læge med at tolke rapporten. FF har ansvar for, at den yngre læge er informeret om metodens mål og setup herunder har fået udleveret informationspjecer. FF har ansvar for at generere og udskrive rapporten, som medbringes til feedbacksamtalen. FF har ansvar for, at der afholdes feedback-samtaler, og at der udarbejdes udviklingsplan i forbindelse hermed. FF har tavshedspligt vedrørende rapportens indhold, medmindre der fremkommer oplysninger af arbejdsretslig karakter, idet FF da har pligt til at informere ledende overlæge. Ved oplysninger, som tyder på et problematisk /uhensigtsmæssigt uddannelsesforløb, skal FF inddrage den uddannelsesansvarlige overlæge. FF vælges oftest fra egen afdeling, men kan komme fra en anden afdeling på hospitalet. FF ere på RRA udveksler erfaringer med hinanden og kan på overordnet niveau og i anonymiseret form diskutere problematiske rapporter med andre FF ere fx på møder i styregruppen. Opfølgning på rapport sker via udviklingsplanen i det allerede etablerede vejledersystem med hovedvejleder som nærmeste samarbejdspartner det er derfor ikke FF, der følger op på udviklingsplanen. Hovedvejleder Alle læger i speciallægeuddannelsen har en udpeget hovedvejleder. Denne har konkrete opgaver i relation til planlægning og gennemførelse af uddannelsesforløbet, udarbejdelse af individuelle uddannelsesplaner, karrierevejledning. Side 4 af 9

5 Det er hovedvejlederen, som informerer uddannelseslægen om, hvornår den enkelte yngre læge skal i gang med sin 360 s feedback-proces. Hovedvejleder udleverer samtidig informationspjece til uddannelseslæger. Hovedvejlederne har i samarbejde med den yngre læge ansvar for, at udviklingsplanen fra 360 s feedback indarbejdes i den individuelle uddannelsesplan, og at der følges op på den. Uddannelsesansvarlig overlæge Alle afdelinger, der deltager i lægelig videreuddannelse, skal udpege en uddannelsesansvarlig overlæge (UAO), der bl.a. er ansvarlig for monitorering og kvalitetssikring af uddannelsen på afdelingsniveau og af de enkelte uddannelsesforløb. UAO har det overordnede ansvar for sikre, at alle uddannelseslæger får foretaget 360 s feedback til den aftalte tid, og at der altid er et tilstrækkeligt antal uddannede FF på afdelingen. Mangel på FF ere meddeles til hospitalets uddannelseskoordinerende læge (UKO). Opgaven med at fordele uddannelseslægerne mellem afdelingens FF ere, udsende mail til uddannelseslægerne om at igangsætte processen og booke tid til feedbacksamtale mellem uddannelseslæge og FF i Outlook, kan med fordel varetages af en sekretær. UAO har i samarbejde med afdelingsledelsen ansvar for at modellen implementeres og anvendes i henhold til det vedtagne. Afdelingsledelse Afdelingsledelsen har det overordnede ansvar for den lægelige videreuddannelse herunder, at 360 s feedback implementeres og bruges i den enkelte afdeling. Afdelingsledelserne har sammen med hospitalsledelsen besluttet, at nærværende manual for 360 s feedback skal anvendes på alle uddannelsesgivende afdelinger, så det foregår på en ensartet måde på tværs af afdelingerne. Styregruppen Med henblik på at sikre udvikling, implementering, monitorering og kvalitetssikring af Feedback-modellen er der på RRA nedsat en styregruppe. Styregruppen består af alle FF ere. Styregruppen mødes en gang årligt samt efter behov. UKO indkalder til møder i styregruppen. Support Ved problemer med det elektroniske system og gennemførelse af processen, som ikke løses i afdelingen, kontaktes leverandøren PeoplePartner. Processen Hovedvejlederen kontakter umiddelbart efter introduktionssamtalen FF på afdelingen med besked om, hvornår den yngre læge skal i gang med 360 s feedback. Når tid er, igangsætter FF den elektroniske proces ved via en mail at give den yngre læge besked om at gå i gang. Samtidig aftaler FF med den yngre læge, hvornår der skal gives feedback (ca. 4 5 uger efter at processen igangsættes). Side 5 af 9

6 Uddannelseslægen sætter 360 s feedback-processen i gang ved at udvælge og invitere respondenter til at besvare spørgeskemaet. Det kan anbefales, at uddannelseslægen først personligt sikrer sig, at de enkelte respondenter ønsker at medvirke. I den forbindelse kan lægen udlevere informationspjecen for respondenter. Uddannelseslægen holder øje med, hvornår respondenterne har besvaret spørgeskemaet. Hvis respondenterne ikke besvarer skemaet, kan den yngre læge sende en rykkermail. Respondenternes opgave er at gå ind og besvare spørgsmålene. Når de har gjort det, sender den yngre læge via systemet en takk til dem som besked om, at resultaterne er registreret. Det er FF, der genererer og udskriver rapporten. Denne medbringes til feedback-samtalen, hvor den præsenteres for den yngre læge. Det er herefter uddannelseslægens ejendom. Rapporten kan også sendes som pdf-fil til uddannelseslægen. FF ere vil til enhver tid kunne tilgå alle tidligere rapporter på egne feedbackmodtagere. Feedback-samtalen afholdes. Samtalen skal munde ud i, at der laves en udviklingsplan (se nedenfor). Spørgeskemaet I Feedbackmodellen anvendes en fast spørgerammer, som findes i én udgave til uddannelseslæger i kliniske specialer og én til uddannelseslæger i parakliniske specialer. I sidstnævnte er spørgsmål vedrørende patientkontakt trukket ud. Der er ingen forskel med hensyn til uddannelsestrin. Spørgeskemaet består af en række handlingsorienterede udsagn fx: Denne læge kommer til tiden. Svarkategorierne er: Næsten aldrig Sjældent Af og til Oftest Altid Kan ikke svare Ud over disse kan respondenten i slutningen af spørgeskemaet vælge at give individuelle kommentarer som: Denne læge bør blive ved med... Denne læge bør holde op med... Denne læge bør begynde på... Eventuelle yderligere kommentarer. Side 6 af 9

7 Disse kommentarer refereres ordret i den rapport, som den yngre læge får, når undersøgelsen er færdig. Det er derfor vigtigt nøje at overveje, hvordan man som respondent formulerer disse kommentarer der kan også suppleres med eksempler. Rapporten Feedback-rapporten er den skriftlige rapport, som uddannelseslægen får. Af rapporten fremgår, hvordan de forskellige respondentgrupper har svaret på spørgsmålene. Svarene sættes i relation til den yngre læges egne svar på spørgsmålene. På denne måde bliver det tydeligt, hvilke områder den yngre læge er stærk på, og hvilke der kan forbedres. Rapporten er den yngre læges. Der er fortrolighed omkring denne rapport mellem den yngre læge og FF, med mindre der fremkommer oplysninger af arbejdsretslig og/eller uddannelsesmæssig karakter. I førstnævnte tilfælde har FF pligt til at underrette den ledende overlæge. Såfremt, der fremkommer oplysninger, der tyder på et uhensigtsmæssigt forløb i uddannelsesmæssig forstand, skal FF underrette den uddannelsesansvarlige overlæge. Udviklingsplanen (se nedenfor) er derimod ikke fortrolig, hvilket betyder at evt. indsatsområder for navngivne uddannelseslæger kan drøftes i lukkede fora som fx på vejledermøder i afdelingen. Et eksempel på en rapport kan hentes via hospitalets hjemmeside om lægelig videreuddannelse. Udviklingsplan En udviklingsplan er en handleplan, der lægges for den yngre læges videre udvikling på baggrund af rapportens resultater. Heri beskrives, hvad den yngre læge skal arbejde med der tages udgangspunkt i konkrete eksempler fra dagligdagen, udvalgte spørgsmål fra spørgerammen eller kommentarer fra rapporten. Herefter besluttes, hvordan der konkret skal arbejdes med indsatsområderne for at opnå de aftalte mål. Det kan fx aftales at uddannelseslægen skal have flere af en bestemt type arbejdsopgaver med henblik på at udvikle bestemte kompetencer. Til sidst beskrives, hvordan det skal vurderes, om der sker fremskridt, dvs. hvordan evalueringen skal foregå. Der skal aftales tidspunkt og ansvarlig for opfølgningen. Uddannelseslægen skal drøfte udviklingsplanen med sin hovedvejleder ved førstkommende samtale, så mål herfra kan indgå i den individuelle uddannelsesplan. På lige fod med indsatsområder i øvrigt fx i forhold til medicinsk ekspert-rollen kan disse drøftes i lukkede fora som fx på vejledermøder i afdelingen. Det forventes også, at den yngre læge fremviser udviklingsplanen på næste ansættelsessted, så der kan samles op på relevante indsatsområder. Side 7 af 9

8 Skabelonen til udviklingsplan kan findes på hospitalets hjemmeside om lægelig videreuddannelse. Problematiske rapporter Ved problematiske rapporter inddrages den uddannelsesansvarlige overlæge, som i samarbejde med uddannelseslægen og hovedvejlederen aftaler det videre forløb herunder evt. gentagelse af 360 s feedback-processen efter 3 måneder med henblik på opfølgning på den planlagte udvikling skitseret i udviklingsplanen. Konstateres den problematiske rapport at være et led i et egentligt uhensigtsmæssigt forløb følges regler og retningslinjer for håndtering af uhensigtsmæssige forløb udarbejdet af Det Regionale Råd for Lægers Videreuddannelse, Videreuddannelsesregion Nord. Eventuelt inddrages hospitalets uddannelseskoordinerende overlæge. Etiske spilleregler Alle besvarelserne er anonyme Rapporten tilhører den yngre læge Rapportens indhold er fortroligt, medmindre der i rapporten fremkommer oplysninger, som tyder på problemer af o arbejdsretslig karakter (ledende overlæge inddrages) o uddannelsesmæssig karakter (uddannelsesansvarlig overlæge inddrages) Indholdet i udviklingsplanen er ikke fortroligt indsatsområder for navngivne uddannelseslæger kan fx drøftes på afdelingens interne vejledermøder Problematiske rapporter kan på et overordnet niveau og i anonymiseret form diskuteres mellem feedback-facilitatorer fx på møder i styregruppen Feedback må kun gives af certificerede feedback-facilitatorer I aggregerede rapporter anvendes anonymiserede data Organisation I Feedbackmodellen anvendes et elektronisk system, som leveres af PeoplePartners. Der er truffet aftale om system backup. Kontakten med den eksterne samarbejdspartner foregår hovedsagelig gennem UKO i samarbejde med den etablerede styregruppe. Hver afdeling har en eller flere FF, som foruden at være uddannet til at give feedback - også er oplært i brugen af systemet. Feedback-facilitatoruddannelse Det er UAO s ansvar at give UKO besked, når afdelingen mangler feedback-facilitatorer. UKO er i samarbejde med styregruppen ansvarlig for, at der afholdes kurser for feedbackfacilitatorer. Der afholdes kurser efter behov. Afdelingerne betaler selv for uddannelse af nye feedback-facilitatorer. En opdateret liste over feedback-facilitatorer på RRA findes på hospitalets hjemmeside om lægelig videreuddannelse. Side 8 af 9

9 Implementering Det er UAO i samarbejde med afdelingsledelsen på de enkelte afdelinger, der er ansvarlig for implementering af Feedback-modellen herunder information af afdelingens læger hhv. øvrige personale. En vigtig betingelse for succes er god opbakning fra afdelingsledelser og UAO=superbruger samt god, rigelig og fortsat information til deltagende personale i de enkelte afdelinger ikke mindst i implementeringsfasen. I afdelinger med relativt få læger, må det forudses at tage længere tid at få alle til at være fortrolige med metoden. Foruden nærværende manual er der udarbejdet forskelligt informationsmateriale til brug ude i afdelingerne. Alt materiale og øvrige oplysninger kan tilgås og downloades fra RRA s hjemmeside vedr. lægelig videreuddannelse. Pjecer Der er udarbejdet 2 pjecer: 1) Information til uddannelseslæger, som hovedvejleder udleverer i forbindelse med introduktionssamtalen i afdelingen 2) Information til respondenter, som uddannelseslægen kan udlevere til PowerPoint Der er udarbejdet informationsmateriale til brug for information af diverse relevante personalegrupper. Pjecer og PowerPoints kan downloades fra hospitalets hjemmeside om lægelig videreuddannelse. Monitorering Den elektroniske platform muliggør udtræk af rapporter med aggregerede data, hvilket kan bruges til at identificere generelle udviklingsområder. Der monitoreres én gang årligt på: 1) Udstrækning i brug af 360 s feedback systemet 2) Aggregerede data over gennemsnitlig score på afdelingsniveau 3) Aggregerede data over gennemsnitlig score på hospitalsniveau Data diskuteres i styregruppen og efterfølgende på møder i Det Lægelige Uddannelsesråd. Monitorering finder sted første gang efter 12 mdr. dvs. i første kvartal Yderligere oplysninger Alt materiale vedrørende 360 s feedback findes på RRA s hjemmeside for lægelig uddannelse hospitalets hjemmeside. Yderligere oplysninger fås ved henvendelse til RRA s uddannelseskoordinerende læge. Side 9 af 9